HOSPITAL..

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIN

DE LOS BIENES PATRIMONIALES EN ALMACENES(BIENES FUNGIBLES,
DE MEDICAMENTOS Y DE ACTIVO FIJO)
INDICE:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
A.

Finalidad
Alcance
Objetivo generaI
Objetivos especficos
Responsabilidades
Rgimen legal
Definicin de conceptos
Procesos de las actividades :

Actividades en los almacenes de bienes fungibles y de

medicamentos.

A.1. Actividades a realizar por el ingreso de bienes

fungibles y de medicamentos
A.2. Actividades a realizar por la salida de bienes fungibles
y de medicamentos.
A.3. Actividades a realizar para gestionar y controlar las
existencias y de determinar los saldos de bienes fungibles y de
medicamentos.
A.4. Distribucin de los impresos.
A.5. Toma de inventario fsico y valorizado de los bienes
fungibles y de medicamentos:
A.5.1. Fase de preparacin del inventario.
A.5.2. Fase del conteo de materiales.
A.5.3. Fase final del inventario fsico.
IX. Anexos de impresos adjuntos.
X. Flujogramas:.
-

De procesos en almacn de bienes fungibles.

De procesos en almacn de bienes de medicamentos.

HOSPITAL_____________________________________
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA LA GESTIN
DE LOS BIENES PATRIMONIALES EN ALMACENES(BIENES FUNGIBLES,
DE MEDICAMENTOS Y DE ACTIVO FIJO)
I.

FINALIDAD

El presente Manual tiene por finalidad servir de gua y orientacin al personal

del establecimiento de salud, delimitando claramente sus funciones,
uniformizando procedimientos y estableciendo pautas para actuar dentro de la
gestin y control de los bienes patrimoniales de la institucin.
II.

ALCANCE

Las prescripciones contenidas en el presente Manual son aplicables en los

niveles relacionados a la gestin de los bienes patrimoniales, debiendo el
personal que forma parte de ella, regirse por las normas dictadas y utilizar los
mtodos y procedimientos establecidos para llevar a cabo sus tareas..
III.

OBJETIVO GENERAL

Establecer las normas para efectuar todos los procesos inherentes a la gestin
y control de los bienes fungibles, de medicamentos y de activo fijo, que se
administran en los almacenes, farmacia y oficinas del establecimiento de salud.
IV.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Actuar de acuerdo a la normas de la Ley N 1178 de Administracin y

Control Gubernamental (SAFCO), particularmente, con relacin al
Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

Actuar segn el texto desarrollado de las Normas Bsicas del Sistema

de Administracin de Bienes y Servicios.

Definir un ordenamiento de los procesos administrativos, relacionados

con la emisin y distribucin del acerbo documental.

Definir los controles en los ingresos y egresos de bienes, la entrega y la

designacin de bienes a los funcionarios, y del mantenimiento y cuidado
de los bienes.

Definir los controles en los ingresos y egresos de los medicamentos que

se gestionan en las reas de farmacia.

V.

RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de los funcionarios en el presente Manual, est relacionado

con su designacin y el cumplimiento de las funciones laborales principales y
especficas, encomendadas particularmente, en los momentos de la ejecucin
de los procesos de la gestin y control de los bienes patrimoniales.
VI.

RGIMEN LEGAL

Ley N 1178 de 20-07-1990, Sistemas de Administracin y Control

Gubernamental del Estado (SAFCO), art. 2, b) Ejecucin de Actividades,
y art. 10, b).
Decreto Supremo N 25964 de 21-10-2000, Normas Bsicas del Sistema
de Administracin de Bienes y Servicios.

Resolucin Suprema N 217055 de 20-05-1997, Normas Bsicas del

Sistema de Organizacin Administrativa, ttulo III (15, b. Manual de
Procesos).

L ey N1737 de 17-12-1996, del Medicamento, y su Reglamento

aprobado por Decreto Supremo N 25235 de 30-11-1998 (cap. VIII
Donacin, cap. X Adquisicin y suministro).

Resolucin Ministerial N 0582 de 01-11-2000, Manual de Farmacia,

cap.II (2 Recepcin, 3 Almacenamiento).

Ley Financial de la Repblica, para la gestin del ejercicio 2003.

Disposiciones administrativas emitidas por el Ministerio de Salud y

Salud.

Disposiciones administrativas emitidas por el Ministerio de Hacienda.

Disposiciones administrativas emitidos por la Contadura General de la

Nacin.

Disposiciones emitidas por la Contralora General de la Repblica.

VII.

DEFINICIN DE CONCEPTOS

1. Almacn: es el espacio fsico debidamente acondicionado, donde ingresan

bienes, para ser registrados, clasificados, ordenados, cuidados, distribuidos y
asignados ante los requerimientos de los usuarios.
En el caso de un almacn de farmacia, muchas veces, por algn (os)
medicamento (s) especial, para su conservacin, se requiere contar con
ambiente especial, fro, de gran espacio, de luminosidad, con mucha
ventilacin.

2. Bienes fungibles: son aquellos bienes de uso consumo rpido, y

mayormente se relacionan con material de papelera, de tiles de limpieza y
aseo, y para el mantenimiento de los bienes duraderos (muebles, enseres y
otros).
Tambin, comprende aquellos accesorios, repuestos y complementos, que se
destinarn a los vehculos del establecimiento sanitario.
3. Bienes sustancias: medicamentos: son aquellos bienes que se
expenden a los pacientes mediante prescripcin mdica. Esos medicamentos,
requieren un tratamiento especial, en cuanto a observar, vigilar su embalaje, su
fecha de caducidad, su composicin de elaboracin, su lugar de conservacin,
y otras caractersticas particulares, que el profesional farmacolgico deber
cumplir, realizar alertar.
4. Bienes de activos fijos (depreciables): son bienes, que de acuerdo a la
normativa pblica, son sujetos de depreciacin, y comprenden inmuebles,
equipos, maquinaria, vehculos y enseres, que sirviendo para los fines, uso y
propiedad del hospital, deben mantenerse en lugares adecuados.
5. Bienes de activos fijos (no depreciables): son aquellos bienes, que de
acuerdo a la norma pblica no son sujetos de depreciacin, pero por su uso,
materialidad e importancia, se consideran como activos fijos, y estn
relacionados por ejemplo, con el instrumental mdico, accesorios de oficina:
grapadora, anilladora, telfono, bandejas y otros.
6. BINCARD (anexo 4), es un impreso que sirve para registrar cada bien con
sus datos mnimos indispensables, como son: nombre, caracterstica (de ser el
caso), cdigo, fecha de ingreso y cantidad.
Este impreso, se deber colocar junto sujeto al conjunto de cada bien (es),
debiendo estar visible.
7. KARDEX (anexo 5), es un impreso que sirve para registrar -adems, de
los datos sealados en el Bincard-, el precio de compra -por unidad y toda la
compra- segn factura del proveedor.
El conjunto de Kardex, se custodiar en la oficina de almacn, mediante un
archivador espacio especfico.
VIII.

PROCESOS DE LAS ACTIVIDADES :

A. ACTIVIDADES EN LOS ALMACENES DE BIENES FUNGIBLES Y DE

MEDICAMENTOS :
A.1. Actividades a realizar para el ingreso de bienes
fungibles y de medicamentos :
Una vez aplicados los procedimientos propios de la adquisicin de bienes, el
producto, debera aplicarse en los procedimientos del manejo de almacen.

Flujo de Procedimiento para Adquisicin de Materiales e Insumos a Almacenes

Almacenes

Unidad de Compras

Administracin

Comentarios

En Almacenes se realiza un Anlisis

de Rotacin de Materiales e Insumos
para determinar los Insumos a ser
Solicitados a traves del SIAF

Anlisis de
Rotacin
de Materiales e
Insumos
Solicitud de
Materiales e
Insumos

Verificar Saldos
de Materiales e
Insumos
Fisicamente

Almacenes verifica la existencia de los

articulos a solicitar, y realiza su
pedido de solicitud en el modulo de
Cotizaciones-Compras del SIAF.

Verificar Saldos
Presupuestarios

Administracin verifica los saldos

presupuestarios a travs del SIAF
para realizar la compra de los
materiales e insumos solicitados por
Almacenes

No
Autorizado

Si la compra es factible se autoriza,

de lo contrario se requiere una
reformulacin de la Solicitud de
Materiales e Insumos

Si

Con la autorizacin de Administracin,

a unidad de Compras realiza la
invitacin directa a Proveedores,
Cotizaciones y Cuadros Comparativos

Cuadro Comp.

Cotizaciones
Invitacin
Directa a
Proveedores

A.1.1. Recepcin de los materiales bienes con la Gua de Remisin del

proveedor.
A.1.2. Inspeccin de los materiales que ingresan, ya sea en forma visual,
cuantitativa, aleatoria, de acuerdo a las caractersticas segn la gua del
proveedor fabricante, con la finalidad de evidenciar la conformidad mediante la
integridad y conservacin de los bienes.
A.1.3. Registro de los bienes similar a lo consignado en la Gua de Remisin
del proveedor-, transcrito al impreso de Nota de Ingreso en el Almacn
(anexo 2).
A.1.4. Registro de cada bien en el Bincard, con los datos mnimos, ya
sealados en el numeral VII. 6.
A.1.5. A continuacin, en el impreso Kardex, se registrar el mismo bien, con
los datos sealados en el numeral VII.7.

Flujo de Procedimiento para Ingreso de materiales e insumos a Almacenes

Proveedor

Encargado de
Compras

Almacenes

Comentarios

El proveedor, entrega la factura al

encargado de Compras.
El Encargado de Compras,
adjunta la factura al
Requerimiento de Material, a las
tres cotizaciones, y al cuadro
comparativo y entrega estos
documentos al Encargado de
Almacenes.

Factura
Cuadro Comp.

Cotizaciones
Req. de
Materiales

Factura
Cuadro Comp.

Cotizaciones

La Encargada de Almacenes,
recibe los documentos.

Req. de
Materiales

Revisa cuidadosamente junto con

un funcionario de la unidad
solicitante, si la mercaderia
recibida coincide con lo
expresado en la Factura y el
Requerimiento de Materiales

No
A

Correcto?

Si los documentos o la
mercaderia no coinciden con la
Factura y el Requerimiento de
Materiales , la mercaderia y la
factura son rechazadas.

Si
Si el representante de la unidad
solicitante acepta la mercaderia
entregada por el proveedor,
registra el ingreso de la
mercaderia en el Mdulo de
Almacenes del SIAF.

TIPO DE NOTA: ENTRADA

Compra con Factura, cuando
llega los artiiculos y factura.
Compra con Nota de Remision,
cuando solo llega articulos.

Imprime una Nota de Ingreso a

Almacen.

Archiva la Nota de Ingreso y una

fotocopia de la Factura.

Factura

Cuadro Comp.

Cotizaciones

Req. de
Materiales
A
Contabil

Envia a Contabilidad la Factura

original, el Requerimiento de
Materiales, las tres Cotizaciones
y el Cuadro Comparartivo,
haciendo firmar la copia de la
factura en seal de conformidad
de recepcion de los anteriores
documentos.

A.2. Actividades a realizar por la salida de bienes

fungibles y de medicamentos:
A.2.1. Acorde al impreso Nota de Solicitud de Bienes (anexo 1),
debidamente aprobada con las firmas autorizadas, preparar los bienes para
entregarse a los usuarios.
A.2.2. Entrega de los materiales bienes con el impreso Nota de Salida del
Almacn, debiendo realizar una inspeccin de los bienes que salen, ya sea en
forma visual, cuantitativa, aleatoria, segn las caractersticas de la gua del
fabricante, con la finalidad de obtener la conformidad en la entrega.
A.2.3. En dicha Nota de Salida del Almacn, se registrar los bienes que se
han entregado, y adems, de la firma/sello de recepcin, se debe especificar la
rea persona que se destina recibe.
A.2.4. Registro de cada bien que ha salido- en su respectivo Bincard,
especificando, la fecha de salida y la cantidad.
A.2.5. A continuacin, en el respectivo Kardex, se registrar por el bien que
ha salido, su valor precio, por unidad de todo el conjunto.

Procedimiento para salida de materiales o insumos de Almacenes

Unidad Solicitante

Administracin

Almacenes

Comentarios

La unidad Solicitante elabora la

Solicitud de pedido interno y pasa a
administracin o a los jefes de Servicio
Autorizados para su firma en seal de
aprobacin.

Administracin revisa la solicitud, en

cuanto a cantidades, si no esta
correcta, la misma es devuelta a la
unidad solicitante para su correccin,
si esta correcta, firma la solicitud y
esta es devuelta a la unidad
solicitante.

No
A

Correcto?
Si

La unidad solicitante entrega el

formulario de pedido a Almacenes.

Solicitud
de Pedido

Correcto?
TIPO DE NOTA: SALIDA
Salida por Consumo,
Registrar Centro de Consumo
Nombre de la persona a la cual
se le entrega
Centro de Gestion

No

Almacenes revisa si la solicitud lleva

las firmas del Jefe de la Unidad
Solicitante y Administracin, revisa el
saldo del material o insumo en
existencias.

Si el material o insumo no existe, se

rechaza la Solicitud de Pedido.

Si
En caso de que todo este correcto,
registra el pedido en el mdulo de
Almacenes del SIAF.

Imprime la Nota de Salida.

Entrega la Nota de Salida y los
Insumos o materiales a la unidad
solicitante.
El encargado de la unidad solicitante,
revisa que las cantidades esten
correctas, en caso de existir diferencia
en cantidades o calidad solicitada, se
anota en observaciones la cantidad
entregada y el saldo pendiente de
entrega.

No
Correcto?
Si

En caso de que todo este correcto,

Firma la nota de salida, y devuelve a
lencargado de Almacenes.

La encargada de Almacenes archiva la

nota de Salida de Almacenes
correlativamente.

Procedimiento para distribucin de materiales o insumos de Almacenes

Unidad Solicitante

Almacenes

Comentarios

La premisa es que la solicitd ya fu

realizada y aprobada..

Nota de
Salida por
Consumo en
mdulo
Almacenes
SIAF

Entrega de lo
solictado de
acuedo a la Nota
de Salida

Recepcin y
Verificacin

No

Entrega de Nota de Salida y los

Insumos o materiales a la unidad
solicitante.

El encargado de la unidad solicitante,

recepciona y verifica que todo lo
solictado est de acuerdo a la nota de
salida

Nota de Salida

Si
Correcto?

Nota de Salida

Si el proceso de soliicitd es realizado

mediante el mdulo de Compras SIAF,
despues de su aprobacin
,automticamente se genera una nota
de salida por Consumo.
Si el proceso de solicitd es manual
se debe realizar una Nota de Salida
por Consumo en el mdulo
Almacenes - SIAF
La nota de Consumo exige el registro
de
-Centro de Consumo destino,
(Ubicacin)
-Responsable
-Centro de Gestin solicitante
Luego del registro se debe imprimir la
Nota de Salida

En caso de que todo este correcto, el

responsable de la unidad solicitante
Firma la nota de salida, y la devuelve
al encargado de Almacenes.

Firma de la Nota y
devolucin de la
Nota de Salida

Nota de Salida

Archivo de la nota
de Salida

10

El responsable de Almacenes archiva

la nota de Salida .

A.3. Actividades a realizar para gestionar y controlar

las existencias, y de determinar los saldos de bienes fungibles y de
medicamentos :
A.3.1. Los pedidos de bienes deben hacerse con la debida anticipacin para
evitar que se interrumpa el proceso de atencin a las reas de entrega a los
pacientes.
A.3.2. Los bienes deben almacenarse teniendo en cuenta que las existencias
antiguas deben salir primero, acorde al sistema FIFO, sin embargo es
importante recordar que el sistema SIAF, utiliza con fines de determinacin de
costo y precio el del PPM (precio promedio ponderado), por lo que solo el
procedmiento FIFO (primeros en entrar y primeros en salir se aplica al manejo
fisico, con la finalidad de evitar posibles vencimientos.
A.3.3. La Nota de Solicitud deben ser firmados por:
-

El responsable del rea solicitante.

Los responsables de la Administracin y del Almacn.

A.3.4. La Nota de Salida deben ser firmadas por :

-

El responsable de Almacn, previa constatacin de los bienes que se

entregarn.

El funcionario que recibe y el jefe de rea donde se destinan los bienes.

A.3.5. El responsable de almacn -para evitar retrasos- estar pendiente de los

pedidos que se han efectuado, coordinando con la Area de Compras. Debe
tener una relacin con las empresas proveedoras, con su direccin y telfono.
A.3.6. Todo material enviado por los proveedores que lleguen con el envase
abierto roto en malas condiciones, debe separarse, anotando con tinta roja en
la Gua de Remisin del proveedor, esa situacin irregular
A.3.7. De obtenerse envases vacos (cartones, botellas depsitos), por el
vaciado tratamiento de las sustancias, ellos deben ser internados en el
almacn por las personas que lo han utilizado, bajo responsabilidad.
A.3.8. Los materiales que ingresan al hospital, despus de la hora de
recepcin, debern ser recibidas en caso de emergencia.
A.3.9. Para mantener el stock, el responsable de almacn, realizar las
siguientes acciones:
-

Coordinar diariamente con el responsable de presupuesto.

Coordinar con la Direccin de Administracin la compra de un
determinado bien, cuando se encuentre en un 50% de utilizacin.

11

A.3.10. Se determinar el mnimo de existencias, en coordinacin con las reas

de consumo.
A.3.11. Los repuestos y accesorios usados que deben cambiarse por otros
nuevos, sern internados en el almacn para ser dados de baja.
A.3.12. Los repuestos, accesorios y complementos para los vehculos, se
adquirirn de acuerdo a las necesidades, no debiendo mantenerse ningn
stock.
A.3.13. Para internar equipo, artculos materiales al almacn, debe
formularse con solicitud escrita, y firmarlo tanto por la persona que entrega
como por el responsable de almacn, quien recibe.
A.3.14. Ninguna persona ajena al almacn, debe ingresar sin autorizacin del
Responsable del Almacn y del Administrador.
A.3.15. Cuando el almacenero permanece dentro del almacn, queda -la mitad
superior de la hoja de la puerta de entrada- abierta, pero con seguro. Si se
ausenta, la puerta debe quedar totalmente cerrada y con llave.
A.3.16. Los materiales deben colocarse, de tal manera que no haga contacto
directo con el suelo, para evitar la suciedad, la contaminacin y humedad, y
posiblemente su deterioro.
A.3.17. Ante la falta de capacidad del almacn, y de no haber otro espacio
disponible, el material se colocar en forma ordenada en los pasillos exteriores
colaterales. Diariamente, se verificar su existencia para constatar la
conformidad.
A.3.18. La rea que devuelve material, lo entrega al almacn mediante nota
escrita. Nuevamente, el responsable de almacn, ingresa en el Bincard y en
el Kardex.
A.3.19. Por la recepcin por parte de los bienes, se formula una gua parcial.
A.3.20. Para la remisin de materiales a reparticiones que estn fuera de la
ciudad, se procede como sigue:
-

Se procede al embalaje de los materiales, cumpliendo con la seguridad y

el hermetismo. De ocurrir lo contrario, el responsable asumir la
responsabilidad.

Se remiten los paquetes por la empresa de transporte que ofrezca

mejores garantas, en cuanto a seguridad, precios y prontitud.

Se recaba de esa empresa, por duplicado, el comprobante de remisin,

una debe enviarse a tesorera para se efecte el pago de la factura, y
otra, para el control del almacn.

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A.3.21. Particularmente, acerca de la administracin de los medicamentos en la

farmacia, y acorde a lo dispuesto por su normativa especfica, se proceder en
la siguiente forma:
1. Cuando llegan los nuevos medicamentos a la farmacia, estos deben
mantenerse separados de las existencias hasta que se realice la inspeccin
y se d la conformidad.
2. Al ejecutar la inspeccin completa de los medicamentos, se verificar:
-

Precios unitarios y precios totales, de acuerdo a la factura y nota de

remisin.
Integridad de los envases.
Cantidad solicitada con la despachada.
Concentracin.
Rotulacin.
Fecha de vencimiento.
N de lote.
Registrar el ingreso de los medicamentos en el libro correspondiente,
firmado por el profesional farmacutico que realiz la recepcin y la
fecha.

3. Habiendo ingresado mediante la Nota de Ingreso (anexo 2) los

medicamentos para su almacenamiento, se ubican conforme a una
organizacin preestablecida, que puede ser:
-

Clase teraputica/farmacolgica.
Indicacin clnica.
Orden alfabtico.
Nivel de uso.
Lnea marca farmacutica.

4. El almacenamiento de los medicamentos debe ser al resguardo de la luz

solar, en condiciones de temperatura y humedad adecuada.
5. Separar los solventes inflamables del resto de los medicamentos.
6. Almacenar las existencias, utilizando el sistema primero que entra/primero
que sale sistema FIFO, en donde los lotes nuevos se colocan detrs de
los antiguos, para evitar prdidas por fechas de vencimiento.
De ocurrir el vencimiento de medicamentos, el mdulo informtico emite el
listado mediante el impreso Vencimiento de Medicamentos (anexo 8).
7. Los regentes farmacuticos, dependiendo del caso,
estn obligados a adoptar los recaudos necesarios de almacenamiento para
la adecuada conservacin de las especialidades farmacuticas,
preparaciones oficinales, cosmticos, miscelneas y sustancias qumicas.
8. Debe someterse al Registro sanitario especfico y al

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control de calidad, los medicamentos naturales y tradicionales elaborados

en base a recursos naturales, y cuyo uso se justifica por una tradicin que
ha dado cuenta de su eficacia y seguridad y que se refuerza con la
investigacin nacional e internacional.
A.4.

Distribucin de los impresos :

El responsable de almacn que confecciona la Nota de Ingreso en el

Almacn, que consta de dos (2) ejemplares, se distribuye en la
siguiente forma:
* Original, al rea de contabilidad.
Copia, al archivo del almacn general.

La Nota de Salida del Almacn, que se confecciona por triplicado, se

distribuye en la siguiente forma:

Original, al rea solicitante de los bienes.

Copia, al rea de contabilidad.
Copia, al archivo del almacn general.

A.5. Toma de inventario fsico y valorizado de los

bienes fungibles y de medicamentos :
El responsable de almacn, al finalizar el inventario deber preparar una
relacin en el impreso Inventario Fsico y Valorizado de Bienes Fungibles
de Almacn (anexo.) valorizada por triplicado de los materiales en stock en
almacenes, y adems, debe identificar los materiales que no hubieran tenido
movimiento por dos ms aos.
Tambin durante la gestin al trmino del aludido inventario de bienes
fungibles, a travs del mdulo informtico de Almacenes, puede obtener
informacin del consumo por los centros reas, mediante el impreso
Reporte de Consumo por Centros (Anexo 6).
Igualmente, durante el curso de la gestin y por el inventario de bienes de
medicamentos, el mdulo informtico de Farmacia, puede emitir la siguiente
informacin :
-

Informe de Movimientos de Medicamentos e

Insumos (anexo 9).
Formulario de Registro de Existencias (anexo 10).
Inventario Fsico Valorado (anexo 11).

Con la finalidad de efectuar el inventario fsico semestral y/o anual de

materiales, se deber cumplir con las siguientes instrucciones para cada fase
especfica.

14

A.5.1. Fase de preparacin del inventario :

a. La seccin del kardex valorizado deber :
1. Preparar las relaciones de materiales, indicando: N del cdigo del bien,
descripcin, y unidad de medida (kilo, litro, metro, etc).
2. Numerar correlativamente las tarjetas Bincard de inventario fsico y anotar
lo siguiente:
N del cdigo del bien.
Descripcin.
Ubicacin.
Unidad de medida.
Cantidad unitaria y total.

Estas tarjetas, debern ser colocadas en el casillero correspondiente a cada

bien.
3.

Completar lo pendiente de registrar las entradas y salidas de los bienes,

hasta tener un saldo definido.

b. Los almaceneros debern efectuar el trabajo siguiente:

1. Limpiar el almacn.
2. Ordenar los materiales, almacenndose en el lugar que les corresponda.
3. Separar todos los bienes malogrados e inservibles.
4. Aclarar los datos de las tarjetas de control que estuvieran ilegibles por el
uso.
5. Las reas sanitarias y administrativas, debern abastecerse suficientemente
de materiales, durante el perodo y trmino del inventario, con la finalidad de
no paralizar el inventario y permitir un recuento efectivo y exacto de los
bienes.
A.5.2. Fase del conteo de materiales :
a. El personal responsable y de inventariadores, independiente en cuanto a las
funciones de los almaceneros y kardistas, estar integrado por los
siguientes cargos:
-

Director de Administracin, y responsable del

Inventario. Resolver cualquier duda sobre el particular.
Contador General.
Inventariador
Inventariador.
Inventariador.

15

b. En el conteo de materiales deber ejecutarse los procedimientos

siguientes :
1. El conteo deber ser ejecutado en el mismo orden en que estn
almacenados los materiales, sin omitir ningn artculo. Se abrir una tarjeta
en el caso que se hubiera omitido por un bien tem.
2. Los inventariadores debern, pasar revista a todos los casilleros para
asegurarse que todos tienen su correspondiente tarjeta de inventario fsico.
- Tambin, contarn los materiales teniendo en cuenta, la condicin de los
artculos, y si hay alguna nota de salida de material antes del inventario.
- Anotar con tinta, el resultado de su conteo en las tarjetas de inventario
fsico; si hubiera un bien malogrado, solicitar al jefe de inventariadores, una
tarjeta adicional de inventario fsico para dicho artculo malogrado.
- Firmar las tarjetas kardex y el Bincard, en seal de haber efectuado el
conteo.
-

Dejar la tarjeta Kardex en el casillero correspondiente.

3. El Responsable de Inventario, deber:

- Tomar nota de las ltimas entradas y salidas de almacn, con la finalidad
de efectuar el corte de movimiento de dicho almacn.
-

Mantener un control de todas las tarjetas numeradas de inventario fsico.

- Pasar revista a los almacenes, casillero por casillero, para asegurar que
no habido omisin alguna.
- Al finalizar el conteo, recoger todas las tarjetas de kardex, las que
deber ordenar de acuerdo a la numeracin de las tarjetas.
4. Los almacenes no atendern los das del inventario fsico, sin embargo, si
hubieran entradas y salidas urgentes que atender, deber seguir los pasos
siguientes:
Todas las recepciones de materiales, efectuadas durante el conteo, sern
almacenadas por separado con sus respectivas Notas de Ingreso al
Almacn, fechadas.
Todas las Notas de Salidas de materiales urgentes que tienen que ser
atendidas durante el conteo, debern ser presentadas, previo a su
despacho, al jefe de inventariadores, quien proceder a identificarlas con
las palabras, segn sea el caso :
-

ANTES DE INVENTARIO.

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DESPUS DE INVENTARIO.

A.5.3 Fase final del inventario fsico :

Deber ser ejecutado por personal ajeno a los almacenes, es decir por los
inventariadores, en la forma sigue :
a. Se confrontarn las cantidades segn el Bincard con las cantidades segn
kardex, tomando nota de:
- En los casos que no hubiera diferencia, se anotar la cantidad contada
en las relaciones de materiales en stock.
- En los casos que hubiera diferencia, se proceder a efectuar un nuevo
conteo con personal que no particip en el primer conteo. Si la diferencia
subsistiera, deber anotarse en las relaciones de materiales no
consignados, con fines de poder efectuar el ajuste contable de los
sobrantes y faltantes que hubieran.
-

Toda diferencia importante deber ser investigada.

- La relacin de sobrantes y faltantes, deber ser aprobada por un

funcionario, como condicin previa para su contabilidad y ajuste del kardex
valorizado.
b. Las relaciones del inventario fsico, debern ser valorizadas, y enviadas a la
oficina contable para su revisin y contabilizacin.

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IX.

ANEXOS DE FORMATOS ADJUNTOS :

Los formatos que se han sealado en el presente Manual, y que lneas abajo
se detallan, son emitidos segn su contenido de informacin- por los mdulos
informticos de Almacenes, Farmacia, dentro del funcionamiento del Sistema
Integrado de Administracin Financiera (SIAF).
A. Formatos usados en la gestin de almacn de bienes fungibles:
ANEXO 1: Nota de Solicitud.
ANEXO 2 : Nota de Ingreso.
ANEXO 3 : Nota de Salida.
ANEXO 4 : Bincard.
ANEXO 5 : Kardex de almacn.
ANEXO 6 : Reporte de Consumo por Centros.
B. Formatos usados en la gestin de almacn de bienes de medicamentos:
ANEXO 1 :
ANEXO 2 :
ANEXO 3 :
ANEXO 7 :
ANEXO 8 :
ANEXO 9 :

Nota de Solicitud.
Nota de Ingreso.
Nota de Salida.
Salidas por consumo a los centros.
Vencimiento de medicamentos.
Informe de movimientos de medicamentos e
insumos.
ANEXO 10 : Formulario de Registro de Existencias.
ANEXO 11 : Inventario Fsico Valorado.

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