Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
6.
Introduccin
En este captulo se abordan diversos temas que permitirn a cualquier empresario dar solucin a las
siguientes interrogantes: qu funciones desempea el propietario en la micro y pequea empresa?,
cules son las actividades fundamentales de toda empresa?, cmo se definen los puestos necesarios
para su operacin?, cmo se establece un procedimiento efectivo de contratacin?, qu tipos de
estructuras organizacionales existen y cmo elegir la ms adecuada?, cmo se elabora y qu debe
contener un manual de organizacin?, cul es el marco normativo que rige las relaciones de trabajo?,
cmo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitacin?, cmo es el proceso administrativo en
una empresa?, etctera.
Contenido:
I. Funciones de la empresa
Produccin Comercializacin Contabilidad y Finanzas Personal Compras
II. Necesidades y Categoras de Personal
III. Procedimientos de Contratacin del Personal
Definicin del Puesto Reclutamiento Seleccin Contratacin
IV. Marco Normativo Laboral
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal del Trabajo Ley del
Seguro Social Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Ley
del Sistema de Ahorro para el Retiro
V. Proceso de Capacitacin del Personal
VI. Estructura Organizacional
Organigramas Manual de organizacin
VII. Proceso Administrativo de una Empresa
Planeacin Organizacin Direccin Control
67
Calzado de cuero
I.
Funciones de la empresa
En toda empresa se desarrollan a un tiempo diversas funciones interrelacionadas que producen ciertos
resultados y la calidad y cantidad de stos son responsabilidad fundamental de los empleados que tienen
a su cargo dichas funciones. Sin embargo, la suma de estos resultados no obedece a reglas aritmticas,
ya que en la administracin gerencial es factible que la suma pueda ser menor, igual o mayor a sus
sumandos. Al no existir coordinacin y orientacin de los objetivos predeterminados por la Direccin,
puede ocurrir que en vez de alcanzarlos se propicie una situacin que ponga en riesgo la supervivencia
de la empresa.
Las funciones ms comunes en toda empresa son:
1. Produccin.- Comprende el proceso productivo que se lleva a cabo en la empresa, desde que
ingresan los insumos (materia prima, materiales auxiliares, maquinaria, herramientas, personal)
hasta que, mediante la conversin adecuada de todos, se logra un producto listo para su venta. El
ciclo de produccin comprende las siguientes actividades bsicas:
Planeacin de la produccin. Establecimiento de objetivos, normas, procedimientos, mtodos,
estrategias y tcticas para la administracin de la maquinaria, materiales, mano de obra y los
procesos.
Organizacin de la produccin.- Coordina los factores determinantes de la produccin, como: el
nmero de piezas por producto, el nmero de operaciones de cada pieza, la interdependencia entre
piezas, la variacin de capacidad de las mquinas para las distintas clases de trabajo, el nmero de
submontajes, la necesidad de entregar en fechas determinadas, la recepcin de pedidos pequeos y
numerosos, y otros.
Direccin de la produccin.- Fija y establece polticas funcionales de produccin (sobre planta y
equipo, diseo e ingeniera de productos, planeacin y control de la produccin, y personal
operativo), mantenimiento, toma de decisiones y medidas correctivas necesarias para la regulacin
del proceso productivo, y la integracin de equipos de trabajo con proyectos de mejora continua.
Control de la produccin.- Supone el conocimiento completo y exacto de la situacin de todos los
materiales que se utilizan en el proceso productivo, mediante la regulacin del trfico de piezas en la
fabricacin y los montajes para conocer el proceso de las materias en transformacin, calcular la
posibilidad de cumplir los compromisos, prevenir la reduccin de existencias y aprovechar la
maquinaria, materias primas, almacenes y capacidad instalada en general.
Establece la
coordinacin entre el control de calidad y el control de costos.
2. Comercializacin. Es una de las fases principales en el desarrollo de una empresa, ya que
representa el factor clave para colocar los productos en el mercado de consumo y de esta forma
satisfacer las necesidades de los consumidores y obtener utilidades. La funcin comercial
comprende diversas actividades, entre las que cabe mencionar las siguientes:
Investigacin de mercados. Reunin, registro, tabulacin y anlisis de datos relacionados con el
producto, el precio, la marca, el envase, la garanta y servicios, las necesidades del cliente y la
competencia.
68
Calzado de cuero
Distribucin. Determinacin de los canales por los cuales la empresa hace llegar el producto a los
consumidores.
Medios de promocin. Definicin de las actividades necesarias para dar a conocer el producto y los
mecanismos ms apropiados de promocin en el mercado seleccionado; determinacin de
presupuesto para promocin y publicidad, seleccin de medios para la publicidad, determinacin de
estrategias y tcticas de promocin, entre otros.
3. Contabilidad y finanzas. Esta funcin comprende las siguientes actividades bsicas: proveer los
recursos monetarios adecuados, por su cuanta y origen, para efectuar las inversiones necesarias,
as como desarrollar las operaciones cotidianas de la empresa; establecer y tener en funcionamiento
una organizacin para la recopilacin de datos, sobre todo financieros y de costos, con el fin de
mantener informada a la empresa de los aspectos econmicos de sus operaciones. Dentro de sus
funciones bsicas estn:
Obtencin de financiamiento. Bsqueda de recursos mediante financiamiento interno y externo.
Elaboracin de presupuestos. Formulacin de presupuestos para la asignacin de recursos
econmicos y financieros a cada rea operativa, por ejemplo, la comercializacin, la produccin y las
compras.
Costos y gastos. Determinacin de los costos y gastos ocasionados por la produccin y
administracin, por ejemplo: costos de mano de obra, costos por proceso, costos estndar, costos
por distribucin y ventas, costos administrativos, entre otros.
Contabilidad. Establecimiento del sistema de control interno para el manejo de registros contables
que permitan generar informacin financiera confiable, como el estado de posicin financiera, el
estado de resultados y los estados financieros proforma, flujo de caja y bancos.
Crdito. Determinacin de tipos de crdito, plazos y formas de pago.
Cobranzas. Distribucin de la cartera de clientes, control de pagos y crditos.
Facturacin. Elaboracin y revisin de facturas.
Nmina. Determinacin de pagos por concepto de sueldos e impuestos.
Caja. Manejo adecuado del efectivo, recepcin de cobros, manejo de cuentas de cheques.
4. Personal. Seleccionar, contratar, inducir y capacitar al personal idneo (de acuerdo al perfil del
puesto), as como organizarlo e integrarlo para alcanzar la productividad ptima en el desempeo de
sus labores, a partir de las siguientes funciones bsicas:
Reclutamiento
Seleccin
Contratacin
Induccin
Capacitacin
Desarrollo
Incentivos y reconocimientos
5. Compras. Suministra a la empresa una corriente continua de insumos con la calidad y precios
convenientes. Las actividades bsicas de este rubro son:
69
Calzado de cuero
Calidad. Adquisicin de insumos que cubran las especificaciones de produccin, para cubrir los
requisitos de los clientes.
Cantidad. Determinacin de la cantidad de insumos requeridos para el cumplimiento de
compromisos.
Precio. Obtener el mejor precio de compra sin afectar la calidad y la cantidad.
Tiempo. Elaboracin de programas de reaprovisionamiento (justo a tiempo) con base en los
compromisos contraidos y los pronsticos de ventas.
Control de inventarios. Determinacin de los tipos de inventarios (materia prima, artculos en
proceso, productos terminados, herramientas, refacciones), del tamao de los inventarios, costos
asociados (instalaciones de almacenaje, deterioro y obsolescencia, seguros, manejo, intereses),
sistemas de control de inventarios (UEPS, PEPS, costo identificado, costo promedio, detallistas),
inventarios de seguridad, lotes econmicos, perspectivas sobre precios futuros, tiempo de
reabastecimiento y trnsito, lapso de los procesos, grado de integracin al producto y poltica de
servicios.
Proveedores. Evaluacin, seleccin y desarrollo de proveedores de acuerdo con su confiabilidad,
servicios, ubicacin, condiciones de venta, fechas de entrega, transferencias de derechos,
descuentos en la compra, descuentos en la cantidad, descuentos por pronto pago y alianzas
estratgicas.
En tanto que las empresas medianas y grandes se pueden permitir la incorporacin de un equipo
especializado para cada rea, el jefe de una micro o de una pequea empresa se ocupa al mismo tiempo
de las funciones administrativas y operativas, y tiene que sacarlas adelante a pesar de sus recursos
limitados y de no ser un especialista en todas las reas del negocio que dirige, cuestin que tampoco es
fcil de lograr por razones del avance tecnolgico (que cada vez es ms complejo).
Pero si bien se trata de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el pequeo
empresario deba asumirlas en su mayora. En tal caso, se recomienda la contratacin de los servicios de
especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva. Cabe mencionar los siguientes:
Un asesor jurdico de buena reputacin y en funcin de sus recursos.
Un contador con las mismas caractersticas del anterior.
Un experto en comercializacin, sobre todo en la etapa de arranque.
Un consultor en procesos industriales y administracin.
En el caso particular de este giro, se sealan las reas funcionales y el bosquejo de organigrama ms
apropiados para una pequea empresa:
70
Calzado de cuero
Director
general
Gerente de
produccin
Encargado de
mercadotecnia
II.
Encargado de
administracin y
finanzas
Proceso
/funciones
1 Director general
Direccin y Control
Capacitacin
necesaria
experiencia
5 aos
1 Gerente de produccin
Produccin
5 aos
2 Encargados de rea
Administracin
mercadotecnia
15
Responsables
mquinas
de Produccin/Corte,
costura, 2 aos
montado y acabado
sueldo o salario
mensual ($)
15,000
10,000
8,000
3,000
10 Auxiliares
Produccin/Almacn
1 ao
1,800
1 Auxiliar
Aseo
1 aos
1,200
2 Auxiliares
Administracin/Finanzas
2 aos
1,800
1 Enfermera
Primeros Auxilios
1 ao
1,500
71
Calzado de cuero
Nota: Los sueldos o salarios mensuales sealados son slo referenciales y pueden variar segn la
regin, localidad, experiencia y nivel de calificacin de las personas a contratar. Los valores consignados
corresponden al primer semestre de 1998.
Antes de cubrir cualquier vacante, se deben desarrollar las siguientes actividades: definicin de cada
puesto, reclutamiento de los empleados, seleccin y contratacin, adems de tener en cuenta los costos
que involucran estas actividades.
III.
El activo ms valioso de cualquier empresa es su propio personal. Este hecho se comprueba cuando uno
se percata de que las actividades de todo negocio las realizan los empleados. El propietario necesita
estar consciente de este asunto. Gracias a sus amplios recursos financieros, las empresas medianas y
grandes utilizan especialistas que desarrollan las funciones de administracin del personal de la empresa.
Pero el pequeo empresario carece de recursos financieros; por tanto, casi nunca recurre a un
especialista en administracin de personal. En lugar de esto, l mismo controla todas las actividades del
personal o las delega en un empleado que, adems, realiza sus tareas normales.
La administracin de personal no es una actividad de tiempo completo dentro de una pequea empresa,
pero no deja de tener gran importancia. De hecho, el empresario dedicar buena parte de su energa a
manejar con efectividad la administracin de personal.
El propsito de la administracin reside en contratar y colocar a la gente en los puestos para los que est
verdaderamente calificada. Las actividades que conforman el proceso de administracin de personal
inician cuando se presenta una vacante o se crea un nuevo puesto. Antes de cubrirlo, se desarrollarn las
siguientes actividades: definicin del puesto, reclutamiento de los empleados, seleccin y contratacin.
IV.
Tiene por objeto regular las relaciones laborales entre patrones y trabajadores a travs del contrato de
trabajo, en donde se establecen los procedimientos laborales obligatorios, con base en las siguientes
leyes:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Establece en su artculo 123, apartado "A" que El Congreso de la Unin deber expedir leyes sobre el
trabajo, las cuales regirn:
Entre los obreros, jornaleros, empleados, domsticos, artesanos y, de una manera general, todo contrato
de trabajo.
Ley Federal del Trabajo
Con base en estos preceptos, la Ley Federal del Trabajo establece los principios mnimos por los cuales
se regirn las relaciones de trabajo. Estos principios se refieren a:
1. Relaciones individuales de trabajo
Duracin de las relaciones de trabajo
Suspensin de los efectos de las relaciones de trabajo
72
Calzado de cuero
Calzado de cuero
74
Calzado de cuero
Por otra parte, el Reglamento Interior de Trabajo define el conjunto de disposiciones obligatorias para
trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa, dentro de las que destacan:
75
Calzado de cuero
El monto de estas aportaciones se realiza cada bimestre al sistema bancario, mediante los formatos
creados especficamente para el SAR. Las aportaciones recibidas se canalizarn en forma individual a
una de las administradoras de fondos para el retiro (AFORE) que seleccione cada trabajador para su
administracin.
V.
Calzado de cuero
Los propsitos de un programa eficiente y efectivo de entrenamiento del personal comprenden cuatro
tipos de cambio:
Transmisin de informacin: distribuir informacin entre los integrantes del proceso de capacitacin,
entrenados como un cuerpo de conocimientos genricos sobre el trabajo, la empresa, sus productos y
servicios, su organizacin y polticas.
Desarrollo de habilidades: aquellas habilidades y conocimientos directamente relacionados con el
desarrollo del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras. Se trata de una capacitacin orientada
directamente al trabajo.
Desarrollo o modificacin de actitudes: se enfoca al cambio de actitudes negativas por actitudes
ms favorables entre los trabajadores, al aumento de la motivacin y al desarrollo de la sensibilidad
del personal en cuanto a sentimientos y reacciones de otras personas.
Desarrollo del nivel conceptual: el entrenamiento se puede llevar a cabo para desarrollar entre los
trabajadores un alto nivel de abstraccin y facilitar la aplicacin de conceptos en la prctica
administrativa o para elevar el nivel de generalizacin y as pensar en trminos globales y amplios.
Un programa de entrenamiento involucra necesariamente cuatro etapas: inventario de necesidades y
diagnstico de entrenamiento, planeacin del entrenamiento, ejecucin y evaluacin de los resultados.
Nombre
Proceso productivo de zapatos
Operadores de maquinaria
Seguridad industrial
Todo el personal
Primeros auxilios
Enfermera
77
Calzado de cuero
Ventajas
Desventajas
Es sencilla y clara
Se carece de especializacin
Se establece una disciplina laboral
Es poco flexible para futuras expansiones
Se facilita la rapidez de accin
Es difcil capacitar a un jefe en todos los
No hay conflicto de autoridad ni fuga de
aspectos que debe coordinar
responsabilidad
Los jefes siempre estn saturados de trabajo,
Es ms fcil y til en la micro empresa
sobre todo de detalles
La organizacin descansa en personas y al
perderse una de stas se producen trastornos
administrativos.
G e re n te o
P r o p ie t a r io
H o r n e r o d e c o c c i n
M e z c la d o r
E s t ib a d o r
C h o fe r
78
Calzado de cuero
Ventajas
Desventajas
DEPTO. DE PRODUCCION
Preparado y mezclado
Labrado
Horneado
Acabado
DEPTO. CONTABILIDAD
Facturacin
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar
DEPTO. PERSONAL
Administracin del
personal
Nminas
c) Lnea y asesora. Este tipo de organizacin es lineal, en cuanto que cada uno de los trabajadores,
empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor en cada caso, con la modalidad de que
en la organizacin de lnea y asesora existen especialistas que hacen las veces de asesores de la
direccin en aspectos concretos y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se
comparta, puesto que la funcin de los asesores es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones,
sin dar rdenes, ya que stas provienen de lnea.
Este tipo de organizacin trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de las anteriores
estructuras.
79
Calzado de cuero
Ventajas
Desventajas
GERENTE GENERAL
AUDITORIA INTERNA
GERENTE DE
COMERCIALIZACION
GERENTE DE
FINANZAS
GERENTE DE
GERENTE DE REL.
COMPRAS
INDUSTRIALES
Calzado de cuero
b) Ambito de aplicacin
c) Presentacin
Calzado de cuero
Ejemplos de organigramas de acuerdo con su clasificacin se presentan en los anexos de esta gua.
Manual de organizacin
Complementa la informacin que bosqueja un organigrama. Los manuales de organizacin exponen con
detalle la misin, los objetivos generales y la estructura de la empresa, sealan los puestos y las
interrelaciones que existen entre ellos; y explican la estructura funcional, los grados de autoridad y
responsabilidad, los canales de comunicacin y coordinacin y las actividades de los rganos de la
empresa.
Preparado adecuadamente, el manual de organizacin ofrece informacin completa sobre los asuntos
correspondientes a cada puesto, permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las
relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los dems de la empresa.
Tipos de manuales de organizacin:
a)
b)
El contenido de los manuales de organizacin vara en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas
de anlisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales: las descripciones de puestos y los
organigramas. La combinacin de estos instrumentos muestra las lneas de autoridad y obligacin, las
principales funciones, las responsabilidades y autoridad de cada puesto y las interrelaciones primordiales
entre las posiciones clave. Adems, los manuales de organizacin suelen incluir la enunciacin del o los
objetivos de la empresa.
Entre los puntos ms importantes que contiene un manual de organizacin se encuentran los siguientes:
Presentacin o identificacin
ndice o contenido
Prlogo o introduccin
Directorio
Antecedentes histricos
Misin y objetivos generales
Estructura orgnica
Organigrama
Estructura funcional
As mismo, conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:
Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se
pretenden alcanzar.
Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo con las actividades principales de la empresa.
El diseo de la organizacin de la micro y pequea empresa es proyectada en la mayora de los casos
por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos, por lo
general toman las principales decisiones a partir de la estructuracin de la empresa.
El diseo de la organizacin tiene como finalidad la eficiencia y humanizacin de las relaciones. Mayor
racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.
82
Calzado de cuero
Como resultado de la interaccin de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios estructurales
ms o menos frecuentes, por lo que el abandono de las formas rgidas y burocrticas y el avance hacia
estructuras dinmicas y flexibles es una tendencia de las empresas hoy en da.
VII.
Los componentes esenciales de las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son:
planeacin, organizacin, direccin y control.
Planeacin
La funcin de la planeacin busca influir en el futuro adoptando acciones predeterminadas y lgicas en el
presente, por lo que representa la esencia de una operacin efectiva.
Las actividades bsicas que involucra la planeacin son:
Elaboracin de la planeacin prospectiva, determinacin de objetivos y metas generales y particulares
para cada rea, preparacin de mtodos, estrategias, opciones, polticas y procedimientos, formulacin
de programas y presupuestos que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo
plazos.
El proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodolgico:
1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones: el tipo de futuro que se desea alcanzar y definir
la situacin de la empresa si se contina en la direccin actual.
2. Definicional. Conocimiento de la situacin actual de la empresa, de sus principales caractersticas y de
sus interacciones internas y externas.
3. Confrontacin estratgica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la
identificacin de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos
polos con objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
4. Convergencia. Determinacin de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situacin
actual y definicin de la orientacin global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.
Organizacin
La organizacin contribuye a ordenar los medios para que los recursos humanos trabajen en forma unida
y efectiva en el logro de los objetivos generales y especficos de la empresa. La organizacin conlleva
una estructura o marco que integra las diversas funciones de la empresa, de acuerdo con un modelo que
sugiere orden, arreglo y relacin armnica.
La planeacin y la organizacin son funciones mediante las que no se logra materialmente el objetivo;
pero ordenan los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posicin relativa de las actividades que
la empresa habr de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna
responsabilidades a quienes deben desempearlas.
Las actividades bsicas relativas a la funcin de organizacin son:
Asignacin de recursos (humanos, financieros, materiales), actividades (cmo), responsables (quin),
tiempos (cundo), determinacin de grados de especializacin y divisin del trabajo (comercializacin,
produccin, compras, personal), establecimiento de jerarquas (relaciones de autoridad y
responsabilidad), asignacin de funciones, determinacin de tramos de control, diseo de la estructura
organizacional, elaboracin de manuales de organizacin, polticas y procedimientos, entre otros.
83
Calzado de cuero
Direccin
El propsito fundamental de esta funcin es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y
grupo que integran la empresa, con el fin de que las actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a
los planes establecidos.
La funcin de Direccin comprende las siguientes etapas:
Autoridad. Forma en que se delegan y ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y
bsqueda de los objetivos y metas planeadas.
Comunicacin. Forma en que se establecen los canales de comunicacin y en que sta fluye hacia el
interior y exterior de la empresa.
Supervisin. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se plane y se orden.
Las actividades bsicas que comprenden la funcin de direccin son:
Determinacin de lo que debe hacerse (planeacin), establecimiento de cmo se llevarn a cabo las
actividades de la empresa (organizacin) y vigilancia de lo que debe hacerse (control).
Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y
con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviacin que los resultados
puedan tener respecto a lo planeado. El proceso de control consta de cuatro pasos bsicos:
1. Sealar niveles medios de cumplimiento; es decir, establecer niveles aceptables de produccin de los
trabajadores, como cuotas mensuales de produccin para los operarios y ventas para los vendedores.
2. Verificar el desempeo a intervalos regulares (da, semana, mes).
3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los establecidos.
4. Tomar medidas correctivas, como entrenamiento o mayor instruccin. De existir variacin, continuar
con la actividad.
Las actividades bsicas que comprende el proceso de control son:
Establecer indicadores y estndares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad),
medir y evaluar lo realizado (anlisis de datos estadsticos, informes contables, informes de produccin),
comparar esto contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluacin del funcionamiento,
inspeccin y localizacin de fallas) e implantar medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
Al paso de los aos se han desarrollado mejores mtodos de control, direccin y administracin de las
empresas. Algunas de las herramientas que hoy utilizan las empresas para mejorar su desempeo son:
Administracin de la Calidad Total
Reingeniera de Procesos de Negocios
Estas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos, lo que implica una busca por:
Mejorar la calidad del producto.
Reducir el tiempo del ciclo de produccin.
Reducir los costos.
La administracin de la calidad total tiene un enfoque tendente a crear:
Un clima armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
Prevenir la generacin de errores en lugar de su correccin.
84
Calzado de cuero
85