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Calzado de cuero

6.

Personal, estructura, organizacin, direccin y control

PERSONAL, ESTRUCTURA, ORGANIZACIN, DIRECCIN Y


CONTROL

Introduccin
En este captulo se abordan diversos temas que permitirn a cualquier empresario dar solucin a las
siguientes interrogantes: qu funciones desempea el propietario en la micro y pequea empresa?,
cules son las actividades fundamentales de toda empresa?, cmo se definen los puestos necesarios
para su operacin?, cmo se establece un procedimiento efectivo de contratacin?, qu tipos de
estructuras organizacionales existen y cmo elegir la ms adecuada?, cmo se elabora y qu debe
contener un manual de organizacin?, cul es el marco normativo que rige las relaciones de trabajo?,
cmo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitacin?, cmo es el proceso administrativo en
una empresa?, etctera.

Contenido:
I. Funciones de la empresa
Produccin Comercializacin Contabilidad y Finanzas Personal Compras
II. Necesidades y Categoras de Personal
III. Procedimientos de Contratacin del Personal
Definicin del Puesto Reclutamiento Seleccin Contratacin
IV. Marco Normativo Laboral
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley Federal del Trabajo Ley del
Seguro Social Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores Ley
del Sistema de Ahorro para el Retiro
V. Proceso de Capacitacin del Personal
VI. Estructura Organizacional
Organigramas Manual de organizacin
VII. Proceso Administrativo de una Empresa
Planeacin Organizacin Direccin Control

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I.

Personal, estructura, organizacin, direccin y control

Funciones de la empresa

En toda empresa se desarrollan a un tiempo diversas funciones interrelacionadas que producen ciertos
resultados y la calidad y cantidad de stos son responsabilidad fundamental de los empleados que tienen
a su cargo dichas funciones. Sin embargo, la suma de estos resultados no obedece a reglas aritmticas,
ya que en la administracin gerencial es factible que la suma pueda ser menor, igual o mayor a sus
sumandos. Al no existir coordinacin y orientacin de los objetivos predeterminados por la Direccin,
puede ocurrir que en vez de alcanzarlos se propicie una situacin que ponga en riesgo la supervivencia
de la empresa.
Las funciones ms comunes en toda empresa son:
1. Produccin.- Comprende el proceso productivo que se lleva a cabo en la empresa, desde que
ingresan los insumos (materia prima, materiales auxiliares, maquinaria, herramientas, personal)
hasta que, mediante la conversin adecuada de todos, se logra un producto listo para su venta. El
ciclo de produccin comprende las siguientes actividades bsicas:
Planeacin de la produccin. Establecimiento de objetivos, normas, procedimientos, mtodos,
estrategias y tcticas para la administracin de la maquinaria, materiales, mano de obra y los
procesos.
Organizacin de la produccin.- Coordina los factores determinantes de la produccin, como: el
nmero de piezas por producto, el nmero de operaciones de cada pieza, la interdependencia entre
piezas, la variacin de capacidad de las mquinas para las distintas clases de trabajo, el nmero de
submontajes, la necesidad de entregar en fechas determinadas, la recepcin de pedidos pequeos y
numerosos, y otros.
Direccin de la produccin.- Fija y establece polticas funcionales de produccin (sobre planta y
equipo, diseo e ingeniera de productos, planeacin y control de la produccin, y personal
operativo), mantenimiento, toma de decisiones y medidas correctivas necesarias para la regulacin
del proceso productivo, y la integracin de equipos de trabajo con proyectos de mejora continua.
Control de la produccin.- Supone el conocimiento completo y exacto de la situacin de todos los
materiales que se utilizan en el proceso productivo, mediante la regulacin del trfico de piezas en la
fabricacin y los montajes para conocer el proceso de las materias en transformacin, calcular la
posibilidad de cumplir los compromisos, prevenir la reduccin de existencias y aprovechar la
maquinaria, materias primas, almacenes y capacidad instalada en general.
Establece la
coordinacin entre el control de calidad y el control de costos.
2. Comercializacin. Es una de las fases principales en el desarrollo de una empresa, ya que
representa el factor clave para colocar los productos en el mercado de consumo y de esta forma
satisfacer las necesidades de los consumidores y obtener utilidades. La funcin comercial
comprende diversas actividades, entre las que cabe mencionar las siguientes:
Investigacin de mercados. Reunin, registro, tabulacin y anlisis de datos relacionados con el
producto, el precio, la marca, el envase, la garanta y servicios, las necesidades del cliente y la
competencia.

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Distribucin. Determinacin de los canales por los cuales la empresa hace llegar el producto a los
consumidores.
Medios de promocin. Definicin de las actividades necesarias para dar a conocer el producto y los
mecanismos ms apropiados de promocin en el mercado seleccionado; determinacin de
presupuesto para promocin y publicidad, seleccin de medios para la publicidad, determinacin de
estrategias y tcticas de promocin, entre otros.
3. Contabilidad y finanzas. Esta funcin comprende las siguientes actividades bsicas: proveer los
recursos monetarios adecuados, por su cuanta y origen, para efectuar las inversiones necesarias,
as como desarrollar las operaciones cotidianas de la empresa; establecer y tener en funcionamiento
una organizacin para la recopilacin de datos, sobre todo financieros y de costos, con el fin de
mantener informada a la empresa de los aspectos econmicos de sus operaciones. Dentro de sus
funciones bsicas estn:
Obtencin de financiamiento. Bsqueda de recursos mediante financiamiento interno y externo.
Elaboracin de presupuestos. Formulacin de presupuestos para la asignacin de recursos
econmicos y financieros a cada rea operativa, por ejemplo, la comercializacin, la produccin y las
compras.
Costos y gastos. Determinacin de los costos y gastos ocasionados por la produccin y
administracin, por ejemplo: costos de mano de obra, costos por proceso, costos estndar, costos
por distribucin y ventas, costos administrativos, entre otros.
Contabilidad. Establecimiento del sistema de control interno para el manejo de registros contables
que permitan generar informacin financiera confiable, como el estado de posicin financiera, el
estado de resultados y los estados financieros proforma, flujo de caja y bancos.
Crdito. Determinacin de tipos de crdito, plazos y formas de pago.
Cobranzas. Distribucin de la cartera de clientes, control de pagos y crditos.
Facturacin. Elaboracin y revisin de facturas.
Nmina. Determinacin de pagos por concepto de sueldos e impuestos.
Caja. Manejo adecuado del efectivo, recepcin de cobros, manejo de cuentas de cheques.
4. Personal. Seleccionar, contratar, inducir y capacitar al personal idneo (de acuerdo al perfil del
puesto), as como organizarlo e integrarlo para alcanzar la productividad ptima en el desempeo de
sus labores, a partir de las siguientes funciones bsicas:

Reclutamiento

Seleccin

Contratacin

Induccin

Capacitacin

Desarrollo

Administracin de sueldos y salarios

Deducciones IMSS, SAR, ISPT, entre otras.

Control de incidencias del personal

Evaluacin del personal

Incentivos y reconocimientos
5. Compras. Suministra a la empresa una corriente continua de insumos con la calidad y precios
convenientes. Las actividades bsicas de este rubro son:

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Calidad. Adquisicin de insumos que cubran las especificaciones de produccin, para cubrir los
requisitos de los clientes.
Cantidad. Determinacin de la cantidad de insumos requeridos para el cumplimiento de
compromisos.
Precio. Obtener el mejor precio de compra sin afectar la calidad y la cantidad.
Tiempo. Elaboracin de programas de reaprovisionamiento (justo a tiempo) con base en los
compromisos contraidos y los pronsticos de ventas.
Control de inventarios. Determinacin de los tipos de inventarios (materia prima, artculos en
proceso, productos terminados, herramientas, refacciones), del tamao de los inventarios, costos
asociados (instalaciones de almacenaje, deterioro y obsolescencia, seguros, manejo, intereses),
sistemas de control de inventarios (UEPS, PEPS, costo identificado, costo promedio, detallistas),
inventarios de seguridad, lotes econmicos, perspectivas sobre precios futuros, tiempo de
reabastecimiento y trnsito, lapso de los procesos, grado de integracin al producto y poltica de
servicios.
Proveedores. Evaluacin, seleccin y desarrollo de proveedores de acuerdo con su confiabilidad,
servicios, ubicacin, condiciones de venta, fechas de entrega, transferencias de derechos,
descuentos en la compra, descuentos en la cantidad, descuentos por pronto pago y alianzas
estratgicas.
En tanto que las empresas medianas y grandes se pueden permitir la incorporacin de un equipo
especializado para cada rea, el jefe de una micro o de una pequea empresa se ocupa al mismo tiempo
de las funciones administrativas y operativas, y tiene que sacarlas adelante a pesar de sus recursos
limitados y de no ser un especialista en todas las reas del negocio que dirige, cuestin que tampoco es
fcil de lograr por razones del avance tecnolgico (que cada vez es ms complejo).
Pero si bien se trata de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el pequeo
empresario deba asumirlas en su mayora. En tal caso, se recomienda la contratacin de los servicios de
especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva. Cabe mencionar los siguientes:
Un asesor jurdico de buena reputacin y en funcin de sus recursos.
Un contador con las mismas caractersticas del anterior.
Un experto en comercializacin, sobre todo en la etapa de arranque.
Un consultor en procesos industriales y administracin.
En el caso particular de este giro, se sealan las reas funcionales y el bosquejo de organigrama ms
apropiados para una pequea empresa:

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Director
general

Gerente de
produccin
Encargado de
mercadotecnia

II.

Encargado de
administracin y
finanzas

Necesidades y categoras de personal

El desarrollo ptimo de cualquier empresa requiere de la determinacin y seleccin adecuada del


personal que en ella participar.
Es imprescindible conocer las especialidades y habilidades requeridas con objeto de cumplir cabalmente
con todas las actividades que se necesitan para lograr los propsitos del negocio. Conocido el tipo de
empresa y sobre todo los objetivos de sta hay que localizar mediante las diversas fuentes de
reclutamiento al personal que rena los requisitos para cada puesto, de acuerdo al perfil establecido.
Una pequea empresa en el giro que nos ocupa requiere en esencia del siguiente tipo de personal:
No. de
personas

Proceso
/funciones

1 Director general

Direccin y Control

Capacitacin
necesaria
experiencia
5 aos

1 Gerente de produccin

Produccin

5 aos

2 Encargados de rea

Administracin
mercadotecnia

15
Responsables
mquinas

finanzas 3-5 aos

de Produccin/Corte,
costura, 2 aos
montado y acabado

sueldo o salario
mensual ($)
15,000
10,000
8,000
3,000

10 Auxiliares

Produccin/Almacn

1 ao

1,800

1 Auxiliar

Aseo

1 aos

1,200

2 Auxiliares

Administracin/Finanzas

2 aos

1,800

1 Enfermera

Primeros Auxilios

1 ao

1,500

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Nota: Los sueldos o salarios mensuales sealados son slo referenciales y pueden variar segn la
regin, localidad, experiencia y nivel de calificacin de las personas a contratar. Los valores consignados
corresponden al primer semestre de 1998.
Antes de cubrir cualquier vacante, se deben desarrollar las siguientes actividades: definicin de cada
puesto, reclutamiento de los empleados, seleccin y contratacin, adems de tener en cuenta los costos
que involucran estas actividades.

III.

Procedimiento de contratacin del personal

El activo ms valioso de cualquier empresa es su propio personal. Este hecho se comprueba cuando uno
se percata de que las actividades de todo negocio las realizan los empleados. El propietario necesita
estar consciente de este asunto. Gracias a sus amplios recursos financieros, las empresas medianas y
grandes utilizan especialistas que desarrollan las funciones de administracin del personal de la empresa.
Pero el pequeo empresario carece de recursos financieros; por tanto, casi nunca recurre a un
especialista en administracin de personal. En lugar de esto, l mismo controla todas las actividades del
personal o las delega en un empleado que, adems, realiza sus tareas normales.
La administracin de personal no es una actividad de tiempo completo dentro de una pequea empresa,
pero no deja de tener gran importancia. De hecho, el empresario dedicar buena parte de su energa a
manejar con efectividad la administracin de personal.
El propsito de la administracin reside en contratar y colocar a la gente en los puestos para los que est
verdaderamente calificada. Las actividades que conforman el proceso de administracin de personal
inician cuando se presenta una vacante o se crea un nuevo puesto. Antes de cubrirlo, se desarrollarn las
siguientes actividades: definicin del puesto, reclutamiento de los empleados, seleccin y contratacin.

IV.

Marco normativo laboral

Tiene por objeto regular las relaciones laborales entre patrones y trabajadores a travs del contrato de
trabajo, en donde se establecen los procedimientos laborales obligatorios, con base en las siguientes
leyes:
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Establece en su artculo 123, apartado "A" que El Congreso de la Unin deber expedir leyes sobre el
trabajo, las cuales regirn:
Entre los obreros, jornaleros, empleados, domsticos, artesanos y, de una manera general, todo contrato
de trabajo.
Ley Federal del Trabajo
Con base en estos preceptos, la Ley Federal del Trabajo establece los principios mnimos por los cuales
se regirn las relaciones de trabajo. Estos principios se refieren a:
1. Relaciones individuales de trabajo
Duracin de las relaciones de trabajo
Suspensin de los efectos de las relaciones de trabajo
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Rescisin de las relaciones de trabajo


Terminacin de las relaciones de trabajo
2. Condiciones de trabajo
Jornada de trabajo
Das de descanso
Vacaciones
Salario
Salario mnimo
Normas protectoras y privilegios del salario
Participacin de los trabajadores en las utilidades de la empresa
3. Derechos y obligaciones de los trabajadores y de los patrones
Obligaciones de los patrones
Obligaciones de los trabajadores
De la capacitacin y adiestramiento de los trabajadores
4. Trabajo de las mujeres
5. Trabajo de los menores
6. Trabajos especiales
Trabajadores de confianza
7. Relaciones colectivas de trabajo
Coaliciones
Sindicatos, federaciones y confederaciones
Contrato colectivo de trabajo
Contrato-ley
Reglamento interior de trabajo
8. Huelgas
9. Riesgos de trabajo
10.Autoridades del trabajo y servicios sociales
Esta ley presume la existencia del contrato y la relacin de trabajo entre la persona que presta un servicio
personal y el que lo recibe, por lo que la falta de un contrato por escrito no priva al trabajador de los
derechos que deriven de las normas de trabajo y de los servicios prestados, puesto que la ley imputa al
patrn la falta de tal formalidad. Por otro lado, si no se determina el servicio o servicios que deba prestar
el trabajador, ste quedar obligado slo a desempear el trabajo que sea del mismo gnero de los que
formen el objeto de la empresa; sin embargo, las condiciones de trabajo ya se encuentran definidas en
los contratos colectivos aplicables y por disposicin expresa de la ley, sta predominar sobre el contrato
individual de trabajo.
Tambin por disposicin expresa de la ley, los empleados de confianza no pueden pertenecer a los
sindicatos y siempre y en todo caso, deber firmarse con stos un contrato individual de trabajo.
El contrato de trabajo constituye una necesidad de carcter administrativo, tanto para el trabajador como
para la empresa.
Para el trabajador representa un documento que le otorga certeza respecto de:
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Sus obligaciones particulares: lugar, tiempo y modo de la prestacin del servicio.


La contraprestacin que recibe por su trabajo: salario, descansos, vacaciones, retribuciones
complementarias, entre otras;
Su estabilidad relativa en el empleo.
Y a la empresa:
Le facilita exigir al trabajador el cumplimiento de sus obligaciones, con base en el anlisis del puesto
o, cuando menos, su descripcin.
Le permite resolver con seguridad cualquier disputa sobre la manera concreta de desarrollar el
trabajo.
Constituye un elemento indispensable como prueba, al estar firmado por el trabajador, en posibles
conflictos laborales.
Las relaciones individuales de trabajo pueden ser:
1. Por tiempo indeterminado. Constituye la regla general en las relaciones laborales, donde una persona
se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado y continuo que constituya para la empresa una
necesidad permanente, mediante el pago de un salario.
2. Por tiempo determinado. La relacin de trabajo por tiempo determinado puede ser de dos tipos:
Eventual. Aquella relacin por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo personal
subordinado, que constituya, para la empresa una actividad extraordinaria y accidental, mediante
el pago de un salario.
Temporal. Es aquella relacin por la cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo
personal subordinado que constituya para la empresa una necesidad permanente, limitada por el
tiempo, por la naturaleza del servicio o por la ndole del trabajo, mediante el pago de un salario.
Este tipo de contratos puede adoptar a su vez las siguientes formas:
Contrato por obra determinada. Es el documento individual de trabajo por tiempo
determinado cuya duracin est sujeta a la terminacin de la obra que estipula el mismo.
Contrato a precio alzado. Es el documento individual de trabajo por tiempo determinado, en
el que la remuneracin es global por la obra material del mismo.
Los contratos temporales se prorrogarn a su vencimiento por todo el tiempo que sea necesario,
mientras subsistan las necesidades que le dieron origen.
En el caso de los vendedores, se puede establecer un contrato en el que se estipule un componente
salarial base que asegure la permanencia del vendedor en la empresa, y un componente por comisin
que represente un incentivo adicional para que mejore su desempeo. La divisin de porcentajes
utilizados con mayor frecuencia son los que corresponden al 60% de salario base y 40% a comisiones.
Habitualmente, las relaciones laborales se establecen bajo el rgimen de contrato indeterminado en los
puestos directivo, para el personal operativo y el auxiliar. En el caso de tener ms de 20 trabajadores, se
recomienda contar con un contrato colectivo de trabajo.
Las relaciones colectivas de trabajo se establecen en el Ttulo Sptimo de la Ley Federal del Trabajo,
donde se reconoce el derecho de los trabajadores y patrones a asociarse para el mejoramiento y defensa
de sus intereses, y se estipula que: El patrn que emplee trabajadores miembros de un sindicato tendr
la obligacin de celebrar con ste, cuando lo solicite, un contrato colectivo.

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Por otra parte, el Reglamento Interior de Trabajo define el conjunto de disposiciones obligatorias para
trabajadores y patrones en el desarrollo de los trabajos en una empresa, dentro de las que destacan:

Horas de entrada y salida.


Lugar y momento donde se inicia la jornada.
Das y horas para realizar la limpieza.
Das, lugares y formas de pago.
Normas para el uso de asientos y sillas.
Normas para prevenir los riesgos de trabajo (higiene y seguridad).
Labores insalubres y peligrosas que no deben desempear los menores.
Permisos y licencias.
Todas las disposiciones disciplinarias y su forma de aplicacin.
Todas las normas necesarias por la naturaleza de cada empresa para conseguir la mayor seguridad,
desempeo y desarrollo del trabajo.

Ley del Seguro Social


sta ley establece en su Ttulo Segundo del Rgimen Obligatorio, las personas que son sujeto del
rgimen de aseguramiento obligatorio, mismo que comprende:
Riesgos de trabajo
Enfermedades y maternidad
Invalidez y vida
Retiro, cesanta en edad avanzada y vejez
Guarderas y prestaciones sociales
Tambin establece las obligaciones de los patrones referentes a su registro, como: la inscripcin de los
trabajadores al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), la informacin de sus altas y bajas, las
modificaciones de salario y dems datos, conforme a las disposiciones de la Ley del Seguro Social y sus
reglamentos.
Secretara del Trabajo y Previsin Social (STPS)
Todos los negocios deben cumplir con el Reglamento Federal de Seguridad, Higiene y Medio Ambiente
de Trabajo y Normas Relativas que se presentan en el captulo sobre Instalaciones: Ubicacin y Servicios
Auxiliares, y en los Anexos de este documento.
Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT)
Establece en su artculo 29 la obligacin de los patrones para: 1) inscribirse e inscribir a sus trabajadores
en el Instituto, 2) determinar el monto y efectuar el pago de las aportaciones por el cinco por ciento sobre
el salario de la gente a su servicio; y 3) proporcionar la informacin relativa a cada trabajador conforme lo
seala sta ley, as como los Sistemas de Ahorro para el Retiro y su reglamento.
Ley del Sistema de Ahorro para el Retiro
Con la creacin del SAR se estableci una nueva prestacin obligatoria para los trabajadores que
consiste en el 2% del salario integrado del trabajador, el cual deber aportar el patrn para complementar
el fondo del IMSS dirigido al retiro de dicho empleado. De igual forma, el patrn deber realizar la
aportacin del 5% para la vivienda de los trabajadores (INFONAVIT).

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El monto de estas aportaciones se realiza cada bimestre al sistema bancario, mediante los formatos
creados especficamente para el SAR. Las aportaciones recibidas se canalizarn en forma individual a
una de las administradoras de fondos para el retiro (AFORE) que seleccione cada trabajador para su
administracin.

V.

Proceso de capacitacin del personal

Induccin, presentacin, ubicacin de su puesto, habilitacin de los recursos necesarios para la


operacin, informacin de misin, objetivos, procesos y posibilidades de desarrollo.
El nuevo trabajador puede tener experiencia en algn trabajo previo o ser reciente su ingreso al mercado
laboral. En cualquiera caso es muy probable que requiera capacitacin. El propsito bsico de un
programa de capacitacin es que el personal mejore su desempeo en el trabajo.
La empresa no debe considerar a la capacitacin como un hecho que se da una sola vez para cumplir
con un requisito legal. La capacitacin ms apropiada es aquella que se imparte dentro de un proceso
continuo y siempre en busca de un mejoramiento de los conocimientos y habilidades de los trabajadores
para que estn al da frente a los cambios repentinos que se suceden en el mundo altamente competitivo
de los negocios. La capacitacin continua tambin significa que los trabajadores se preparan para
avanzar hacia oportunidades mejores y ms difciles dentro o fuera de la empresa. Esto, a la vez, permite
mejorar el ambiente de trabajo y reducir la rotacin de personal. El efecto ms importante de la
capacitacin continua es que beneficia tanto a la compaa como a los empleados.
La capacitacin y el adiestramiento de los trabajadores se legisla en los artculos 153-A a 153-X de la Ley
Federal del Trabajo, donde se establece que: Todo trabajador tiene el derecho a que su patrn le
proporcione capacitacin o adiestramiento en su trabajo que le permita elevar su nivel de vida y
productividad, conforme a los planes y programas formulados, de comn acuerdo, por el patrn y el
sindicato o sus trabajadores y aprobados por la Secretara del Trabajo y Previsin Social (STPS). Dicha
capacitacin o adiestramiento podr proporcionarse dentro o fuera de la empresa, por personal propio o
instructores especializados contratados, instituciones, escuelas u organismos, o mediante adhesin a los
sistemas generales que se establezcan y registren en la STPS.
As mismo seala que la capacitacin y el adiestramiento debern tener por objeto:
I. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad, as como
proporcionarle informacin sobre la aplicacin de nueva tecnologa en ella;
II. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creacin;
III. Prevenir riesgos de trabajo;
IV. Incrementar la productividad, y
V. En general, mejorar las aptitudes del trabajador.
El desarrollo del personal involucra dos elementos parecidos en gran medida, pero con diferentes
objetivos y, por tanto, con diversas formas de diseo y ejecucin, a saber:
El Adiestramiento.- Referente al entrenamiento bsico proporcionado con mayor frecuencia dentro de las
pequeas empresas para que un trabajador desempee eficazmente las funciones para las que ha sido
contratado.
La Capacitacin.- Referente al entrenamiento avanzado que recibe el trabajador para facilitar su
desarrollo personal y profesional y, consecuentemente, el de la empresa misma, mediante la adquisicin
de conocimientos sobre todo de carcter tcnico, cientfico y administrativo.
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Los propsitos de un programa eficiente y efectivo de entrenamiento del personal comprenden cuatro
tipos de cambio:
Transmisin de informacin: distribuir informacin entre los integrantes del proceso de capacitacin,
entrenados como un cuerpo de conocimientos genricos sobre el trabajo, la empresa, sus productos y
servicios, su organizacin y polticas.
Desarrollo de habilidades: aquellas habilidades y conocimientos directamente relacionados con el
desarrollo del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras. Se trata de una capacitacin orientada
directamente al trabajo.
Desarrollo o modificacin de actitudes: se enfoca al cambio de actitudes negativas por actitudes
ms favorables entre los trabajadores, al aumento de la motivacin y al desarrollo de la sensibilidad
del personal en cuanto a sentimientos y reacciones de otras personas.
Desarrollo del nivel conceptual: el entrenamiento se puede llevar a cabo para desarrollar entre los
trabajadores un alto nivel de abstraccin y facilitar la aplicacin de conceptos en la prctica
administrativa o para elevar el nivel de generalizacin y as pensar en trminos globales y amplios.
Un programa de entrenamiento involucra necesariamente cuatro etapas: inventario de necesidades y
diagnstico de entrenamiento, planeacin del entrenamiento, ejecucin y evaluacin de los resultados.

Programa de capacitacin al personal del giro

Nombre
Proceso productivo de zapatos

Personal al que habra que capacitar


Personal operativo

Manejo de equipo y maquinaria

Operadores de maquinaria

Seguridad industrial

Todo el personal

Primeros auxilios

Enfermera

VI. Estructura organizacional


Es el elemento que define las relaciones que deben existir entre las actividades y los rganos de decisin
de una empresa, as como las lneas de autoridad formal que se fijan y el derecho que por su nivel
jerrquico tiene un empleado de exigir el cumplimiento responsable de sus deberes a un colaborador
directo o de aceptar el colaborador las decisiones que por funcin haya tomado su superior.
La estructura organizacional representa la autoridad y las diversas combinaciones de la divisin de
funciones. Se expresa en organigramas y se complementa con un anlisis de puestos.
En micro y pequeas empresas, esta funcin se da muchas veces a travs del propio dueo o gerente y
depender de la magnitud de las operaciones, pero siempre es conveniente procurar su establecimiento
por escrito.

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Existen tres tipos de estructuras organizacionales bsicas:

a) Lineal. La organizacin lineal se fundamenta ms en la autoridad y la responsabilidad que en la


naturaleza de las habilidades, y se ejerce cuando la autoridad procede directamente de un nivel
superior y donde cada subordinado es responsable slo ante su superior jerrquico; es decir, siempre
hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado y contina el mando por escalas
ininterrumpidas. Este tipo de estructura presenta las siguientes ventajas y desventajas:

Ventajas

Desventajas

Es sencilla y clara
Se carece de especializacin
Se establece una disciplina laboral
Es poco flexible para futuras expansiones
Se facilita la rapidez de accin
Es difcil capacitar a un jefe en todos los
No hay conflicto de autoridad ni fuga de
aspectos que debe coordinar
responsabilidad
Los jefes siempre estn saturados de trabajo,
Es ms fcil y til en la micro empresa
sobre todo de detalles
La organizacin descansa en personas y al
perderse una de stas se producen trastornos
administrativos.

Ejemplo de estructura lineal:

G e re n te o
P r o p ie t a r io

H o r n e r o d e c o c c i n

M e z c la d o r

E s t ib a d o r

C h o fe r

b) Funcional. Se basa en la naturaleza de las actividades a realizar y se organiza especficamente por


departamentos o secciones, de acuerdo con los principios de la divisin del trabajo de las labores de
una empresa, y aprovecha la preparacin y las aptitudes profesionales del personal en donde puedan
lograr mayor rendimiento.
La organizacin funcional se aplica particularmente en pequeas, medianas y grandes empresas,
donde al frente de cada departamento est un jefe que tiene a su cargo una funcin determinada y
como superior de todos los jefes est un director o gerente que coordina las tareas de aqullos
conforme a la concepcin y propsitos de la empresa.

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Ventajas

Personal, estructura, organizacin, direccin y control

Desventajas

Aumenta la capacidad y eficiencia de los Dificulta definir la autoridad y responsabilidad


jefes por la especializacin.
de cada jefe en los aspectos que no son
Permite separar las actividades en sus
comunes.
elementos ms simples.
Se duplica el mando y genera la fuga de
Existe la posibilidad de rpida adaptacin en
responsabilidad.
casos de cambios de procesos.
Se reduce la iniciativa para acciones
comunes.
Existen quebrantamientos de disciplina y
numerosos conflictos.
Ejemplo de estructura funcional:
GERENCIA

DEPTO. DE PRODUCCION

Preparado y mezclado
Labrado
Horneado
Acabado

DEPTO. CONTABILIDAD

Facturacin
Cuentas por pagar
Cuentas por cobrar

DEPTO. PERSONAL

Administracin del
personal
Nminas

c) Lnea y asesora. Este tipo de organizacin es lineal, en cuanto que cada uno de los trabajadores,
empleados y vendedores rinden cuentas a un solo supervisor en cada caso, con la modalidad de que
en la organizacin de lnea y asesora existen especialistas que hacen las veces de asesores de la
direccin en aspectos concretos y determinados. Esto no debe confundirse con que la autoridad se
comparta, puesto que la funcin de los asesores es exclusivamente aportar sus consejos u opiniones,
sin dar rdenes, ya que stas provienen de lnea.
Este tipo de organizacin trata de aprovechar las ventajas y evitar las desventajas de las anteriores
estructuras.

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Ventajas

Desventajas

Est basado en la especializacin planeada.

Puede haber confusin en funciones y


posiciones de los asesores con relacin a los
Proporciona a la direccin y a los jefes
supervisores de lnea, a menos que los
conocimientos especializados.
organigramas y el manual de organizacin
indiquen las funciones.
Mayor oportunidad de ascenso para el
personal capaz, puesto que hay necesidad Los asesores pueden ser poco o nada
de cargos de responsabilidad.
efectivos por falta de autoridad al realizar su
labor o apoyo en la aplicacin de sus
Permite la especializacin de los cuerpos
recomendaciones.
asesores y al mismo tiempo se mantiene el
principio de responsabilidad.
La incapacidad de comprender los puntos de
vista particulares puede causar roces entre
El aumento de eficiencia en las operaciones
jefes de lnea y asesores.
compensa el costo adicional de este tipo de
organizacin.
El diseo de la organizacin.

Ejemplo de este estructura de lnea y asesora:

GERENTE GENERAL

AUDITORIA INTERNA

GERENTE DE
COMERCIALIZACION

GERENTE DE
FINANZAS

GERENTE DE

GERENTE DE REL.

COMPRAS

INDUSTRIALES

Al establecer un sistema de organizacin, se deben observa los siguientes aspectos:


a) Tipo de empresa. Es decir, determinar el ramo de actividad a que se dedica: industrial, comercial o
de servicios.
b) Volumen de operaciones. Consiste en determinar los hechos y operaciones de la empresa para
conocer su complejidad.
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Expansin e influencia territorial de sus actividades. Consiste en determinar la magnitud en cuanto a


desconcentracin territorial de las operaciones de la empresa.
Otros factores adicionales para disear la estructura organizacional de cualquier empresa se presentan
en los Anexos.
Organigramas
Un organigrama representa en forma grfica las principales funciones y lneas de autoridad de una
empresa en un momento dado. Existen diversos criterios para fijar el nombre con que se designan las
grficas en las que se representa la estructura de un organismo social.
Pasos para elaborar un organigrama:
a) Elaborar una lista de funciones y subfunciones probables;
b) Compararla con una lista de comprobacin;
c) Preparar cuadros o plantillas, y
d) Disear el organigrama.
Todo organigrama debe contener los siguientes datos: ttulo o descripcin condensada de las actividades,
fecha de formulacin, nombre del responsable de elaboracin, aprobacin, explicacin de lneas y
smbolos especiales.
Los organigramas pueden ser de tres tipos, de acuerdo con su:
a) Contenido

Estructurales. Tiene por objeto la representacin de los rganos


que integran el organismo social.
Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica, adems de los
rganos, las funciones principales que stos realizan.
De integracin de puestos. Sealan en cada rgano los diferentes
puestos establecidos, as como el nmero de puestos existentes y
requeridos.

b) Ambito de aplicacin

Generales. Representan slo a los rganos principales de la


empresa y sus interrelaciones.

Especficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos


de la organizacin de una unidad o rea de la empresa.

c) Presentacin

Vertical. Es el que muestra la jerarqua orgnica en sus diferentes


niveles desde el ms alto hasta el ms bajo
Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha ms
bien que de arriba hacia abajo.
Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando
combinaciones verticales y horizontales.
De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor
nmero de unidades en espacios reducidos.
Circular. Se sita al ejecutivo en el centro de un crculo con lneas
horizontales de la grfica vertical, formando una serie de crculos
concntricos alrededor del ejecutivo jefe.
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Calzado de cuero

Personal, estructura, organizacin, direccin y control

Ejemplos de organigramas de acuerdo con su clasificacin se presentan en los anexos de esta gua.
Manual de organizacin
Complementa la informacin que bosqueja un organigrama. Los manuales de organizacin exponen con
detalle la misin, los objetivos generales y la estructura de la empresa, sealan los puestos y las
interrelaciones que existen entre ellos; y explican la estructura funcional, los grados de autoridad y
responsabilidad, los canales de comunicacin y coordinacin y las actividades de los rganos de la
empresa.
Preparado adecuadamente, el manual de organizacin ofrece informacin completa sobre los asuntos
correspondientes a cada puesto, permite conocer y entender mejor los requisitos, las limitaciones, y las
relaciones entre unos y otros elementos del mismo puesto con los dems de la empresa.
Tipos de manuales de organizacin:
a)
b)

Manuales generales de organizacin. Son aquellos que abarcan toda la empresa.


Manuales especficos. Son los que se ocupan de una funcin o unidad administrativa en particular.

El contenido de los manuales de organizacin vara en forma amplia; sin embargo, hay dos herramientas
de anlisis organizacional que se incluyen en casi todos los manuales: las descripciones de puestos y los
organigramas. La combinacin de estos instrumentos muestra las lneas de autoridad y obligacin, las
principales funciones, las responsabilidades y autoridad de cada puesto y las interrelaciones primordiales
entre las posiciones clave. Adems, los manuales de organizacin suelen incluir la enunciacin del o los
objetivos de la empresa.
Entre los puntos ms importantes que contiene un manual de organizacin se encuentran los siguientes:
Presentacin o identificacin
ndice o contenido
Prlogo o introduccin
Directorio
Antecedentes histricos
Misin y objetivos generales
Estructura orgnica
Organigrama
Estructura funcional
As mismo, conveniente analizar en detalle los siguientes aspectos:
Conocer y entender los objetivos de la empresa para que su estructura refleje los objetivos que se
pretenden alcanzar.
Realizar el agrupamiento de funciones de acuerdo con las actividades principales de la empresa.
El diseo de la organizacin de la micro y pequea empresa es proyectada en la mayora de los casos
por el propio empresario. Aun cuando algunos empresarios pueden solicitar ayuda de expertos, por lo
general toman las principales decisiones a partir de la estructuracin de la empresa.
El diseo de la organizacin tiene como finalidad la eficiencia y humanizacin de las relaciones. Mayor
racionalidad, rentabilidad, estabilidad y flexibilidad para los propietarios.

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Personal, estructura, organizacin, direccin y control

Como resultado de la interaccin de diversas fuerzas, algunas empresas sufren cambios estructurales
ms o menos frecuentes, por lo que el abandono de las formas rgidas y burocrticas y el avance hacia
estructuras dinmicas y flexibles es una tendencia de las empresas hoy en da.

VII.

Proceso administrativo de una empresa

Los componentes esenciales de las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son:
planeacin, organizacin, direccin y control.
Planeacin
La funcin de la planeacin busca influir en el futuro adoptando acciones predeterminadas y lgicas en el
presente, por lo que representa la esencia de una operacin efectiva.
Las actividades bsicas que involucra la planeacin son:
Elaboracin de la planeacin prospectiva, determinacin de objetivos y metas generales y particulares
para cada rea, preparacin de mtodos, estrategias, opciones, polticas y procedimientos, formulacin
de programas y presupuestos que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo
plazos.
El proceso de planeacin prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodolgico:
1. Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones: el tipo de futuro que se desea alcanzar y definir
la situacin de la empresa si se contina en la direccin actual.
2. Definicional. Conocimiento de la situacin actual de la empresa, de sus principales caractersticas y de
sus interacciones internas y externas.
3. Confrontacin estratgica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la
identificacin de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos
polos con objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
4. Convergencia. Determinacin de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situacin
actual y definicin de la orientacin global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.
Organizacin
La organizacin contribuye a ordenar los medios para que los recursos humanos trabajen en forma unida
y efectiva en el logro de los objetivos generales y especficos de la empresa. La organizacin conlleva
una estructura o marco que integra las diversas funciones de la empresa, de acuerdo con un modelo que
sugiere orden, arreglo y relacin armnica.
La planeacin y la organizacin son funciones mediante las que no se logra materialmente el objetivo;
pero ordenan los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posicin relativa de las actividades que
la empresa habr de desarrollar. La organizacin relaciona entre s las actividades necesarias y asigna
responsabilidades a quienes deben desempearlas.
Las actividades bsicas relativas a la funcin de organizacin son:
Asignacin de recursos (humanos, financieros, materiales), actividades (cmo), responsables (quin),
tiempos (cundo), determinacin de grados de especializacin y divisin del trabajo (comercializacin,
produccin, compras, personal), establecimiento de jerarquas (relaciones de autoridad y
responsabilidad), asignacin de funciones, determinacin de tramos de control, diseo de la estructura
organizacional, elaboracin de manuales de organizacin, polticas y procedimientos, entre otros.

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Calzado de cuero

Personal, estructura, organizacin, direccin y control

Direccin
El propsito fundamental de esta funcin es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y
grupo que integran la empresa, con el fin de que las actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a
los planes establecidos.
La funcin de Direccin comprende las siguientes etapas:
Autoridad. Forma en que se delegan y ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y
bsqueda de los objetivos y metas planeadas.
Comunicacin. Forma en que se establecen los canales de comunicacin y en que sta fluye hacia el
interior y exterior de la empresa.
Supervisin. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se plane y se orden.
Las actividades bsicas que comprenden la funcin de direccin son:
Determinacin de lo que debe hacerse (planeacin), establecimiento de cmo se llevarn a cabo las
actividades de la empresa (organizacin) y vigilancia de lo que debe hacerse (control).
Control
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y
con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviacin que los resultados
puedan tener respecto a lo planeado. El proceso de control consta de cuatro pasos bsicos:
1. Sealar niveles medios de cumplimiento; es decir, establecer niveles aceptables de produccin de los
trabajadores, como cuotas mensuales de produccin para los operarios y ventas para los vendedores.
2. Verificar el desempeo a intervalos regulares (da, semana, mes).
3. Determinar si existe alguna variacin de los niveles medios reales respecto a los establecidos.
4. Tomar medidas correctivas, como entrenamiento o mayor instruccin. De existir variacin, continuar
con la actividad.
Las actividades bsicas que comprende el proceso de control son:
Establecer indicadores y estndares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad),
medir y evaluar lo realizado (anlisis de datos estadsticos, informes contables, informes de produccin),
comparar esto contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluacin del funcionamiento,
inspeccin y localizacin de fallas) e implantar medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
Al paso de los aos se han desarrollado mejores mtodos de control, direccin y administracin de las
empresas. Algunas de las herramientas que hoy utilizan las empresas para mejorar su desempeo son:
Administracin de la Calidad Total
Reingeniera de Procesos de Negocios
Estas contienen una fuerte orientacin hacia los procesos, lo que implica una busca por:
Mejorar la calidad del producto.
Reducir el tiempo del ciclo de produccin.
Reducir los costos.
La administracin de la calidad total tiene un enfoque tendente a crear:
Un clima armnico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
Prevenir la generacin de errores en lugar de su correccin.
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Personal, estructura, organizacin, direccin y control

Crear una cultura de servicio al cliente.


Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevencin y evaluacin) y por incumplimiento
(por fallas internas y externas).
La reingeniera de procesos de negocios es un enfoque sistemtico para mejorar radicalmente los
procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos de naturaleza estratgica son importantes e
indispensables para el cumplimiento de los objetivos y metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo.
La reingeniera de procesos es el medio por el que una empresa puede lograr cambios radicales en su
desempeo, mtodos de trabajo, costos, tiempo de servicio y calidad, etctera, mediante el anlisis de
diagramas de flujo de proceso y otros mtodos aplicados en la ingeniera industrial.
Esta tcnica comprende cinco etapas bsicas:
Preparacin. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden
alcanzar.
Identificacin. Desarrollo de un modelo de negocio orientado al consumidor en los procesos
fundamentales de valor estratgico.
Visin. Bsqueda de oportunidades de avance decisivo en los procesos.
Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantacin de las percepciones por medio del
diseo social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrn a su cargo el
proceso rediseado.
Transformacin. Ejecucin de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena
produccin.
Un factor fundamental para llevar a cabo con xito la reingeniera de procesos es la motivacin del
personal de la empresa, para que se comprometa en esta accin de cambio radical, ya que no se trata de
un enfoque parcial ni vertical, sino de un cambio profundo y participativo.

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