Nomor

RevisiKe
BerlakuTgl

:
:
:

SPO
( Standart Prosedur Operasional )
Pengendalikan Dokumen

Disiapkan :
Pokja Admen

...........................................
NIP.......................................

PenanggungJawab
Diperiksa
Ketua Tim Akreditasi

Disahkan
Kepala Puskesmas

.............................................
NIP........................................

Dr. Kartikaningsih
NIP. 19681125 200301 2010

DINAS KESEHATAN KABUPATEN PEMALANG

PUSKESMAS KALIMAS KECAMATAN RANDUDONGKAL
Jln. Raya Kalimas No. 01 Telp. (0284) 562065 Kalimas

PUSKESMAS
KALIMAS

Pengendalian Dokumen
No. Kode
:
Terbitan
:
No. Revisi
:
Tgl. Mulaiberlaku
:
Halaman
:

Disahkan oleh
Kepala Puskesmas
Kalimas

SPO
dr. Kartikaningsih
NIP. 19681125 200301
2010

1. Tujuan
2. Kebijakan
3. Definisi

4. Prosedur

Sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di puskesmas, baik

dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi puskesmas
maupun akreditasi puskesmas.
Pengendalian Dokumen Puskesmas Kalimas mengikuti langkahlangkah dalam Prosedur sbb :
Pengendalian dokumen puskesmas adalah: sistem pengelolaan
dokumen/surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran
maupun dokumen akreditasi puskesmas.
Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat
keputusan yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan
dokumen akreditasi puskesmas.
Dokumen/arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaian
masih tinggi/masih dipakai dalam kegiatan, masih disimpan di
unit-unit pelayanan.
Dokumen/arsip in aktif adalah: dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/sudah tidak dipakai, untuk dokumen
rekam medis apabila pasien yang sudah meninggal atau sudah
pindah.
Master dokumen adalah: dokumen akreditasi yang telah
lengkap/telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun
belum dibubuhi cap puskesmas.
Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen (contoh
kelompok Prosedur Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK), dst).
A. Pengkodean (coding) dokumen kelompok pelayanan :
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A
2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B
3. Pelayanan program KIA dan KB dengan kode: C
4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode:
D
5. Pelayanan program Gizi dengan kode: E
6. Pelayanan program P2P dengan kode: F
7. Pelayanan program Kesehatan Lingkungan (kesling) dengan
kode: G
8. Prosedur pelayanan/kerja disingkat: PK
9. Instruksi kerja disingkat: IK
10.Daftar tilik disingkat: Dt
11.Kerangka acuan disingkat: KA
12.Surat keputusan disingkat: SK
13.Kebijakan disingkat: Kb
14.Dokumen eksternal disingkat: Dek
B. Penyimpanan dokumen/arsip
1. Dokumen rekam klinik/medis
wajib disimpan sekurangkurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas
dilampaui, rekam medis/klinis dapat dimusnahkan,
kecuali

persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan

jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya rekam
medis.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayanai di puskesmas
harus dipelihara dan disimpan minimal 2 tahun dan pada setiap
resep harus diberi tanda :
a. Umum: resep umum
b. Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan.
c. Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsostek/Jampersal
untuk
resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari
pembiayaan retribusi.
3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Pemalang.
4. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-masing
kelompok
pelayanan/program,
sedangkan
administrasi
manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program.
C. Sistem penomoran
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
daerah Kabupaten Pemalang.
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan
masing-masing
disesuaikan
dengan
sistem
pengkodean yang telah ditentukan.
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.
4. Urutan penomoran meliputi : kode pelayanan, kode dokumen,
bulan, tahun dan nomor urut dokumen.
Contoh: C/PK/IV/13/002
C
Kode KIA dan KB
PK
Prosedur Kerja
IV
Bulan April
13
Tahun 2013
00
Nomor urut
2
prosedur
D. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan contoh format
terlampir
1. Format prosedur
2. Format instruksi kerja
3. Format rekam klinis/medis
4. Format resep
5. Format rujukan internal
6. Format rujukan eksternal
7. Format inform consent
8. Format penolakan tindakan
9. Format permintaan rujukan eksternal
5. Diagram Alir
6. Referensi

Manajemen kearsipan, Zulkifli Amsah, Gramedia Pustaka Utama,

1995
Bahan Ajar Pelatihan Manajemen Perkantoran, Depkes RI, 2009

7. Dokumen Terkait

PK, IK, Dokumen akreditasi program

Dokumen pelayanan medis dasar

8. Distribusi

Semua unit Pelayanan dan Program Puskesmas Kalimas

Kalimas,
Kepala Puskesmas Kalimas

9. Rekaman Historis Perubahan

NO.

YANG DIRUBAH

ISI PERUBAHAN

DAFTAR
TILIK

Pengendalian Dokumen
No. Kode
:
Terbitan
:
No. Revisi
:
Tgl. Mulaiberlaku
:
Halaman
:

PUSKESMAS
KALIMAS

NO

dr. Kartikaningsih
NIP. 19681125 200301 2010

KEGIATAN
Apakah Pengkodean dokumen sudah sesuai
dengan masing-masing dibawah ini?
A. Pengkodean (coding) dokumen kelompok
pelayanan :
1. Administrasi Manajemen dengan kode: A
2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B
3. Pelayanan program KIA dan KB dengan
kode: C
4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan
(Promkes) dengan kode: D
5. Pelayanan program Gizi dengan kode: E
6. Pelayanan program P2P dengan kode: F
7. Pelayanan program Kesehatan Lingkungan
(kesling) dengan kode: G
8. Prosedur pelayanan/kerja disingkat: PK
9. Instruksi kerja disingkat: IK
10.Daftar tilik disingkat: Dt
11. Kerangka acuan disingkat: KA
12. Surat keputusan disingkat: SK
13. Kebijakan disingkat: Kb
14. Dokumen eksternal disingkat: Dek
Apakah penyimpanan dokumen seperti dibawah
ini?
B. Penyimpanan dokumen/arsip
1. Dokumen rekam klinik/medis
wajib
disimpan sekurang-kurangnya dua tahun,
terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat, setelah batas waktu sebagaimana
dimaksud
diatas
dilampaui,
rekam
medis/klinis dapat dimusnahkan,
kecuali
persetujuan tindakan dan persetujuan lain
harus disimpan jangka waktu 10 tahun,
terhitung dari tanggal dibuatnya rekam

YA

TIDAK

Tgl mulai
diberlakukan

TIDAK BERLAKU

medis.
2. Sistem penyimpanan resep yang telah
dilayanai di puskesmas harus dipelihara dan
disimpan minimal 2 tahun dan pada setiap
resep harus diberi tanda :
a. Umum: resep umum
b. Askes: untuk resep yang diterima oleh
peserta asuransi kesehatan.
c.Gratis/Jamkesmas/Jamkesda/Jamsostek/J
ampersal untuk resep yang diberikan
kepada pasien yang dibebaskan dari
pembiayaan retribusi.
3. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran
sesuai
dengan
sistem
penyimpanan
dokumen/arsip aturan Pemerintah Daerah
Kabupaten Pemalang.
4.
Penyimpanan
dokumen
akreditasi
disimpan
di
masing-masing
kelompok
pelayanan/program, sedangkan administrasi
manajemen (admen) menyimpan master
dokumen semua kelompok pelayanan dan
program.
Apakah Sistem penomoran
masing-masing dibawah ini?

sesuai

dengan

C. Sistem penomoran
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan
aturan
Pemerintah
daerah
Kabupaten
Pemalang.
2.
Penomoran
kelompok
pelayanan
dilakukan oleh kelompok pelayanan masingmasing
disesuaikan
dengan
sistem
pengkodean yang telah ditentukan.
3. Penomoran dokumen diurutkan sesuai
dengan pengkodean.
4. Urutan penomoran meliputi : kode
pelayanan, kode dokumen, bulan, tahun dan
nomor urut dokumen.
Contoh: C/PK/IV/13/002
C
Kode KIA dan KB
PK
Prosedur Kerja
IV
Bulan April
13
Tahun 2013
00
Nomor urut
2
prosedur
Apakah masing-masing format dokumen sudah
diseragamkan?

D. Format dokumen diatur/diseragamkan dengan

contoh format terlampir
1. Format prosedur
2. Format instruksi kerja
3. Format rekam klinis/medis
4. Format resep
5. Format rujukan internal
6. Format rujukan eksternal
7. Format inform consent
8. Format penolakan tindakan
9. Format permintaan rujukan eksternal