MATERIAL DE APOYO ASIGNATURA AUDITORIA OPERATIVA

ETAPAS DE LA AUDITORIA OPERATIVA (I Parte)

Profesor: Sra. Nelly Freire Ibez

1. EVALUACION DEL SISTEMA DE INFORMACION Y CONTROL

EVALUACION
Una evaluacin implica la necesidad de comparar los resultados con normas preestablecidas. Para
el caso de la evaluacin del sistema de informacin y control y, en general, para las evaluaciones
que corresponde hacer dentro de la auditora operativa, es necesario contar con dichas normas.
La evaluacin del sistema de informacin y control, consiste en la captacin de la informacin ms
relevante que emana de este sistema, como son:
Destino de la informacin
Periodicidad de la informacin
Uso de la informacin por los Ejecutivos
La finalidad de la evaluacin es:
Determinar el alcance del examen
Determinacin de las fallas del sistema de informacin y control
Repercusin en las diversas reas de la empresa
Determinar el orden en que se efectuarn los exmenes
Determinar el nivel de preparacin que deben tener los auditores que desarrollarn el
trabajo
La importancia de una buena evaluacin reside en que el xito de la auditora depende, en gran
medida, de lo que se logre captar en esta etapa, dado que la informacin y control son parte de
un nico sistema que junto con servir como elemento coordinador e integrador de funciones
interrelacionadas, mide la eficiencia de la ejecucin y, a travs de la retroalimentacin, se
constituye en parte importante del proceso decisional.
Para efectuar la evaluacin del sistema de informacin y control se requiere la participacin de un
especialista en sistemas de informacin que tenga experiencia en diferentes sistemas, sean estos
manuales, mecanizados o electrnicos. Por otra parte, el encargado de la revisin debe ser un
profesional que posea, en alto grado, las siguientes cualidades:
Capacidad analtica
Amplia experiencia
Conocimientos
Capacidad Creativa

INFORMACION
El auditor encargado, debe reunir el mayor nmero posible de informacin y antecedentes
necesarios para su anlisis.
En primer lugar, debe ubicar dentro de la organizacin a la persona apropiada para, a travs de
una serie de entrevistas, someterla a un determinado nmero de preguntas relacionadas con los
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sistemas de informacin y control. Esta persona puede ser el contralor el jefe de procesamiento
de datos, el gerente administrativo o cualquier otro ejecutivo del rea administrativa de alto nivel.
El auditor debe dirigir sus preguntas hacia los siguientes aspectos:
a) Relacionados con el sistema contable
Si es manual, mecanizado o electrnico
Si est proyectado para proporcionar informacin que sirva en la toma de decisiones
Si los informes financieros son oportunos
Si los estados permiten establecer responsabilidades
b) Relacionados con el sistema de costos
Si hay dificultad para valorar la produccin en proceso.
Si la informacin del sistema es:
o Inadecuada
o Poco confiable
o A destiempo o poco oportuna
o Intil para planeamiento
o Intil para establecer controles de produccin
o Intil para la determinacin de los precios de venta, etc.
Falta informacin bsica acerca de las operaciones, como por ejemplo:
o Solicitud de materiales
o Lista de operaciones
o Carga de mquina mano de obra asignada
o Produccin defectuosa
o Cuellos de botella, etc.
Si el sistema de Existencias o abastecimiento es:
o Existencias -Materias primas- Productos en proceso- Productos terminados
excesivos y/o desequilibrados
o Rotacin lenta de inventario
o Obsolescencia
o Paralizacin de lneas de produccin por falta de materia prima, etc.
c) Relacionados con los presupuestos
Si se formulan presupuestos de venta, produccin, caja o compras, etc.
Si son confeccionados y aprobados por ejecutivos facultados para ello.
Si estn coordinados entre s.
Si existe control presupuestario.
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d) Relacionados con otros aspectos.

Si la direccin superior se interesa activamente en el planeamiento y control.
Si existen sistemas de medicin de eficiencia operativa.
Si existen sistemas de acceso rpido a la informacin histrica.
Si existen programas de administracin de fondos y planeamiento de inversiones a
corto y largo plazo.
Si existen estudios de punto de equilibrio (costo).
Otro medio utilizado para recoger informacin y antecedentes es la observacin directa. Al
utilizar esta tcnica, el auditor adems de ir confrontando lo entregado a travs de las entrevistas,
puede ir formndose una idea, a priori, de los principales problemas a resolver. Estos problemas
pueden ser:
a) Problemas de coordinacin
Comunicaciones ineficaces causa de informacin deficiente, falta de instrucciones por
escrito y sistemas inadecuados de comunicacin
Falta de espritu de trabajo y desinters a causa de planes y objetivos mal diseados
Apoyo dbil a las lneas de autoridad en virtud de una superposicin de las funciones
Antagonismo entre los ejecutivos por preferencias de la direccin general de las ideas
de algn ejecutivo sobre las de otro.
Sistemas de controles mal proyectados y realizados, por falta de normas bien
definidas de desempeo.
Negligencia por parte de la alta direccin en definir con toda claridad y hace3r cumplir
polticas y prescribir deberes y funciones bien definidas a ejecutivos y departamentos
b) Problemas de Delegacin
Como producto de la incapacidad de los ejecutivos de delegar, por temor a que algn
subordinado los sobrepase en eficiencia o dejar de ser el hombre imprescindible, etc. El
jefe cuya labor principal debera ser la creacin y la planeacin, dedica la mayor parte de
su tiempo a labores de rutina.
Para el anlisis de este tipo de problemas se hace indispensable la formulacin de normas que
permitan comparar y/o medir. Las normas son criterios preestablecidos que permiten medir
resultados reales. Representan lo que se debe lograr en condiciones normales de operacin de la
empresa, o en una unidad de trabajo determinada, de acuerdo a los objetivos y los planes
existentes.

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NORMAS
Las normas pueden representar cantidades de productos, unidades de servicios, horas-hombre,
velocidad y muchos otros conceptos que sirvan para medir fsicamente. Tambin pueden ser
expresadas en trminos monetarios, costos, ingresos, gastos e inversiones.
En auditora operativa es necesario que las normas estn formuladas porque sin ellas no es posible
una evaluacin. Cualquier tipo de evaluacin implica una comparacin y, por lo tanto, requiere
algn estndar, norma o pauta con la cual comparar la situacin real.
Las normas deben ser acordes con los objetivos de la empresa; entregar una base para medir
efectivamente el trabajo a realizar, y ser esencialmente dinmicas dentro de la organizacin.
La preparacin de normas no est sujeta a procedimientos generales, ya que cada empresa debe
establecerlas de acuerdo a sus propias necesidades de control.
La metodologa a seguir para preparar una norma, debera seguir los siguientes pasos:
1. Obtencin de antecedentes tanto externos como internos, relacionados con el problema.
a. Antecedentes externos:
Estudios especiales, sobre lo que en general se considera una norma
aceptable para el problema en estudio
Opinin de expertos
Experiencia de otras empresas del ramo
Situacin general del medio en que se desenvuelve la empresa.
b. Antecedentes internos:
Objetivos y planes de la gerencia
Poltica de personal, relaciones pblicas, financiamiento, crditos, ventas, etc.
Tipo de empresa
Magnitud de la empresa
Situacin relativa dentro del mercado
Ubicacin geogrfica
Tipo de Producto o servicio y caractersticas de stos
Capacidad tecnolgica, disponibilidad de recursos humanos y materiales en
cantidad y calidad
Condiciones de trabajo, proceso productivo, mtodos, turnos, condiciones
laborales, distribucin de mquinas y equipos, estados de conservacin de
ellas, repuestos, materiales disponibles y disponibilidad de espacio.

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2. Formulacin de un anteproyecto de norma. Se basar en un estudio superficial de los

antecedentes recopilados
3. Prueba de la norma tentativa. Se examinar a fondo toda la informacin recogida y toda
nueva informacin, no considerada ante3riormente al actuar en un plano terico.
PRUEBAS
Esta informacin ser complementada con pruebas para verificar la validez de la hiptesis o
anteproyecto preliminar. Debe efectuarse un nmero suficiente de pruebas para establecer
resultados confiables:
1. Tabulacin de la informacin terica y experimental: Todos los datos recogidos a travs de la
investigacin rutinaria de los conocimientos existentes, mas los provenientes de las pruebas
efectuadas, son la base para la comparacin y la valoracin de los pros y contras a considerar
2. Formulacin de un anteproyecto de norma sobre bases reales: A travs de la interpretacin
cuidadosa de los datos clasificados se formula una nota que pueda considerarse como la
respuesta apropiada a lo buscado. De cualquier forma es necesario probarla con anterioridad
para verificar su utilidad.
3. Ajustar el anteproyecto y formular la norma definitiva. A veces el anteproyecto no sufrir
ninguna modificacin; otras veces es posible que se hayan producido errores. Por lo cual, es
preciso efectuar pruebas similares con anterioridad, luego de lo cual se formular la norma
definitiva. Se publica y se da a conocer a toda la organizacin cuando proceda.

Bibliografa: Extracto del Libro Fundamentos de Auditora del Profesor Fernando Poblete
Velzquez
Profesora: Sra. Nelly Freire Ibez

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1 TRABAJO PRACTICO EN CLASES

Dado que Ud. desempea actividades en una empresa, forme un grupo de trabajo de
hasta 5 personas (equipo)y plantee diferentes propuestas de auditoras operativas para
desarrollar durante este curso; discutan las propuestas llegando a un ejemplo prctico,
el que deber ser planteado por escrito y desarrollado durante el semestre.

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2 TRABAJO PRACTICO EN CLASES

Con el enunciado o ejemplo de Auditora Operativa preparado por su grupo la clase
anterior, desarrolle la etapa de Evaluacin del sistema de Informacin y Control y
presente:
Primero:
Destino de la informacin
Periodicidad de la informacin
Uso de la informacin por los Ejecutivos

Segundo:
Determinar el alcance del examen
Determinacin de las fallas del sistema de informacin y control
Repercusin en las diversas reas de la empresa
Determinar el orden en que se efectuarn los exmenes
Determinar el nivel de preparacin que deben tener los auditores que desarrollarn el
trabajo

Nota: Entregue en una hoja independiente el desarrollo sin olvidar indicar la fecha, Seccin y
nombre de los integrantes.

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3 TRABAJO PRACTICO EN CLASES

Con el enunciado o ejemplo de Auditora Operativa preparado por su grupo las clases
anteriores, efecte el cuestionario bsico para definir la calidad de la informacin en la
empresa. Este caso ser intercambiado entre grupos.
a)

Relacionados con el sistema contable

Si es manual, mecanizado o electrnico
Si est proyectado para proporcionar informacin que sirva en la toma de decisiones
Si los informes financieros son oportunos
Si los estados permiten establecer responsabilidades
b) Relacionados con el sistema de costos
Si hay dificultad para valorar la produccin en proceso.
Si la informacin del sistema es:
o Inadecuada
o Poco confiable
o A destiempo o poco oportuna
o Intil para planeamiento
o Intil para establecer controles de produccin
o Intil para la determinacin de los precios de venta, etc.
Falta informacin bsica acerca de las operaciones, como por ejemplo:
o Solicitud de materiales
o Lista de operaciones
o Carga de mquina mano de obra asignada
o Produccin defectuosa
o Cuellos de botella, etc.
Si el sistema de Existencias o abastecimiento es:
o Existencias -Materias primas- Productos en proceso- Productos terminados excesivos
y/o desequilibrados
o Rotacin lenta de inventario
o Obsolescencia
o Paralizacin de lneas de produccin por falta de materia prima, etc.
c) Relacionados con los presupuestos
Si se formulan presupuestos de venta, produccin, caja o compras, etc.
Si son confeccionados y aprobados por ejecutivos facultados para ello.
Si estn coordinados entre s.
Si existe control presupuestario.
d) Relacionados con otros aspectos.
Si la direccin superior se interesa activamente en el planeamiento y control.
Si existen sistemas de medicin de eficiencia operativa.
Si existen sistemas de acceso rpido a la informacin histrica.

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Si existen programas de administracin de fondos y planeamiento de inversiones a corto y

largo plazo.
Si existen estudios de punto de equilibrio (costo).

Nota: Entregue el desarrollo sin olvidar indicar la fecha, Seccin y nombre de los integrantes.