NDICE

INTRODUCCIN........................................................................................................3

2
2.1.
2.2.
2.3.
2.3.1.
2.3.2.
2.4.
2.5.
2.6.

CAPTULO I: INFORMACIN GENERAL.................................................................4

Qu es Access?.......................................................................................................4
Iniciar Access..............................................................................................................5
Familiarizarse con el Entorno.....................................................................................5
La Pantalla Inicial.......................................................................................................5
Las Barras..................................................................................................................6
Componentes de una Base de Datos........................................................................8
Diseo de una Base de Datos....................................................................................8
Ayuda..........................................................................................................................9

3
3.1.
3.2.
3.3.

CAPTULO II: OPERACIONES CON BASES DE DATOS.....................................10

Crear una Base de Datos.........................................................................................10
Cerrar la Base de Datos...........................................................................................12
Abrir una Base de Datos existente...........................................................................12

4
CAPTULO III: OPERACIONES CON TABLAS....................................................16
4.1.
Crear una tabla de datos.........................................................................................16
4.2.
Edicin de Tablas....................................................................................................20
4.2.1. Introducir y modificar datos en una tabla................................................................20
4.2.2. Desplazarse dentro de una tabla............................................................................21
4.2.3. Buscar y reemplazar datos......................................................................................22
4.3.
Formato de Tabla.....................................................................................................24
4.3.1. Tipos de Datos.........................................................................................................24
4.3.2. Propiedades de los campos....................................................................................25
4.3.3. Tamao del campo..................................................................................................26
4.3.4. Formato del campo..................................................................................................27
4.3.5. Lugares decimales..................................................................................................28
4.3.6. Mscara de entrada.................................................................................................28
4.3.7. Ttulo........................................................................................................................28
4.3.8. Valor predeterminado..............................................................................................29
4.3.9. Regla de validacin.................................................................................................29
4.3.10. Texto de validacin..................................................................................................29
4.3.11. Requerido................................................................................................................30
4.3.12. Permitir longitud cero...............................................................................................30
4.3.13. Indexado..................................................................................................................30
4.4.
Guardar una tabla....................................................................................................30
4.5.
Cerrar una tabla.......................................................................................................31
4.6.
Modificar el diseo de una tabla..............................................................................31

5
5.1.
5.2.
5.3.
5.4.
5.5.
5.6.
5.7.
5.8.

CAPTULO IV: RELACIONES ENTRE OBJETOS.................................................33

Crear la primera Relacin........................................................................................33
Aadir tablas a la ventana Relaciones.....................................................................35
Quitar tablas de la ventana Relaciones...................................................................36
Modificar Relaciones................................................................................................36
Eliminar Relaciones..................................................................................................37
Limpiar la ventana relaciones...................................................................................37
Mostrar relaciones directas......................................................................................38
Visualizar todas las relaciones.................................................................................39

6
CAPTULO V: CONSULTAS....................................................................................40
6.1. Tipos de Consultas...................................................................................................40
6.2. Crear una Consulta..................................................................................................40
6.3. La vista Diseo.........................................................................................................42
6.4. Aadir campos..........................................................................................................43
6.5. Definir Campos Calculados......................................................................................44
6.5.1. Formar expresiones..................................................................................................44
6.6. Encabezados de columna........................................................................................46
6.7. Cambiar el rden de los campos..............................................................................46
6.8. Guardar la Consulta.................................................................................................47
6.9. Modificar el diseo de una consulta.........................................................................47
6.10. Ordenar las Filas......................................................................................................48
6.11. Seleccionar filas........................................................................................................48
6.12. Las consultas Multitabla...........................................................................................50
6.13. Combinar Tablas.......................................................................................................50
6.14. Las Consultas de resmen.......................................................................................51
6.15. Inclur Criterios de Bsqueda...................................................................................52
6.16 Las Consultas de Accin..........................................................................................53
6.16.1 Consultas de Creacin de Tabla..............................................................................53
7.
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.

CAPTULO VI: LOS FORMULARIOS.....................................................................56

El Asistente para Formularios..................................................................................57
Editar datos de un formulario...................................................................................60
La vista diseo de formulario...................................................................................60
Trabajar con controles..............................................................................................62

8
8.1.

CAPTULO VII: LOS INFORMES............................................................................65

El asistente para informes........................................................................................66

BIBLIOGRAFA.......................................................................................................71

INTRODUCCIN

Este manual ha sido preparado para secretarias bilinges de Minera Spence, con el
propsito de desarrollar la unidad de competencia laboral, Digitar, Archivar y Distribur
Documentos.
Sin lugar a dudas, el buen desempeo laboral, slo se logra en la medida que se
consigue compatibilizar eficientemente a los trabajadores, con el cargo que tienen que
desempear, de modo que exista una completa identificacin entre ambos.
Este material didctico, ha sido diseado para ayudar a que los trabajadores actualicen
los conocimientos requeridos por el puesto y se adapten a l. Para asi lograr el objetivo
fundamental de la Empresa: ser un productor de cobre eficiente, con costos competitivos,
sin Incidentes y con respeto por el medio ambiente.
Les deseamos mucho xito en el desarrollo de esta actividad y recuerde que este xito,
depende mucho de ustedes.

CAPTULO I:

INFORMACIN GENERAL

2.1. Qu es Access?
Una Base de Datos es un conjunto de informacin relacionada con un asunto, tema o
actividades especficas. Se pueden utilizar Bases de Datos, para cosas tan sencillas
como mantener un registro de nuestra coleccin de discos de msica, hasta llevar toda la
gestin de una gran empresa u organizacin.
Microsoft Access es un potente sistema de administracin de Bases de Datos
Relacionales. Las Bases de Datos de Access, son documentos combinados donde se
divide la informacin por reas de objetos especializados. As por ejemplo, como
elemento primario de informacin, se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una
tabla para cada tipo de datos, de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas
se crean como elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas
tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.
Las consultas se utilizan para localizar y recuperar los datos especficos, que cumplen
unas determinadas condiciones especificadas por el usuario. Las consultas permiten
actualizar varios registros al mismo tiempo y realizar operaciones de muy diversas ndole,
con los datos almacenados en las tablas.
Por otro lado, los formularios permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las
tablas, de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en l
los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseo de ficha creado, bien de
forma automtica por el Asistente para formularios o manualmente desde el principio por
el propio usuario.
Los informes se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos, en
la forma que resulte ms apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes, que
incorporen clculos basados en los datos de las tablas, para mostrar resultados totales o
promedios o bien para generar e imprimir catlogos, listas de nombres y direcciones o
etiquetas postales.
Todos los elementos anteriores (y algunos ms), estn organizados en Access en la
ventana Base de Datos

2.2.

Iniciar Access

Las dos formas bsicas de iniciar Access.

Desde el botn Inicio
, situado normalmente en la esquina inferior izquierda de
la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al
colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en su computador, buscar Microsoft Access, hacer clic sobre l y se iniciar el
programa.
Desde el icono de Access del escritorio

2.3. Familiarizarse con el Entorno

2.3.1. La Pantalla Inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla (figura 1), la que veremos sus componentes
fundamentales. As conoceremos los nombres de los diferentes elementos y ser ms
fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin (y en general
todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ve en el PC, ya que
cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como
veremos ms adelante.

Figura: 1
5

2.3.2. Las Barras

La barra de ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del programa. En el extremo de la derecha estn los
botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.
La barra de men

La barra de men contiene las operaciones de Access, agrupadas en diferentes mens

desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Access.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las cosas ms
habituales se realizan ms rpidamente desde los iconos de las barras de herramientas
que veremos en el siguiente punto.
Cada opcin tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente
a la opcin pulsando simultneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si
pulsamos Alt+A se abre la opcin Archivo.
En Access, la barra de men tiene un comportamiento "inteligente" que consiste,
bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va
utilizando.
Los mens desplegables de la barra de men contienen tres tipos bsicos de elementos:
1. Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se
reconocen porque a la derecha del nombre del comando aparece la combinacin de
teclas para ejecutarlo desde el teclado en el caso que se pueda. Por ejemplo, en el men
? (ayuda), F1 para entrar en la ayuda de Microsoft Access.

Figura: 2
2. Opcin con otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men
a su lado con ms opciones para que elegir una de ellas. Se reconocen porque tienen
un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men, Bases de datos de ejemplo
(Figura 2).
3. Opcin con cuadro de dilogo. Al hacer clic en la opcin aparece un cuadro de
dilogo donde se pedir ms informacin y que tendr botones para aceptar o cancelar la
accin. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en
el men ?, Detectar y reparar
Las barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas
de las operaciones ms habituales, como Guardar

, Abrir

, Imprimir

, etc.

Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento, se reconocen

porque tienen el color atenuado.
La barra mostrada, es la de base de datos, existen ms barras de herramientas como por
ejemplo la del panel de tareas (es la que ocupa la mitad derecha de la pantalla), stas
son accesibles segn la pantalla en la que se encuentre y se irn viendo a lo largo del
curso. Incluso se podrn definir barras propias.

La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones

sobre el estado de la aplicacin, proporciona distinta informacin segn la pantalla en la
que se encuentre en cada momento.
2.4. Componentes de una Base de Datos
Una Base de Datos puede estar compuesta por los siguientes objetos:
- Tabla: Unidad donde se crea el conjunto de datos de la Base de Datos. Una tabla est
formada por filas y columnas. Las filas equivalen a los registros de un archivo y las
columnas a los campos.
- Consultas: En estos objetos se definen las preguntas que se formulan a la Base de
Datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas
(pantalla, impresora).
- Formularios: Objeto en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma
ms cmoda y visiblemente ms atractiva.
- Pginas: Estos objetos son pginas de datos en formato Web.
- Informes: Objeto que permite preparar los registros de las Bases de Datos de forma
personalizada para imprimirlos.
- Macros: Objeto que contiene un conjunto de instrucciones que se pueden almacenar
para automatizar tareas repetitivas.
- Mdulos: Objeto que contiene un programa o conjunto de instrucciones en lenguaje
Visual Basic.
2.5. Diseo de una Base de Datos
Antes de utilizar Access para crear las tablas, los formularios y los dems objetos que
formarn la Base de Datos, es obligatorio invertir algn tiempo (bastante) en disear la
Base de Datos, porque un buen diseo de sta, es clave para que realice las operaciones
que se esperan de una forma efectiva, precisa y eficaz.

El tiempo que se pierde en este punto lo recuperar con creces ms adelante. Por lo
tanto, antes que nada, debe:
-

Determinar la finalidad de la Base de Datos.

Determinar las tablas que se necesitan en la Base de Datos.
Determinar los campos que se necesitan en las tablas.
Identificar los campos con valores exclusivos.
Determinar las relaciones entre las tablas.
Precisar y ajustar el diseo.
Agregar datos y crear salidas de informacin (listados).

Principios bsicos de diseo:

-

Una tabla no debe contener informacin duplicada (dos veces en el mismo

registro).
La informacin no debe duplicarse entre las tablas (un mismo registro en dos
tablas distintas).
Cuando cada elemento de informacin est almacenado en una tabla, se actualiza
en un slo lugar.
Cuando cada tabla contiene datos slo sobre un asunto, debe mantener la
informacin acerca de cada tema separada de otro asunto. Por ejemplo, en cuanto
a sus clientes, puede almacenar las direcciones en una tabla diferente a la de los
pedidos, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar la direccin.

2.6. Ayuda
Una forma rpida de aprenderse las caractersticas de Access es utilizar el comando
Qu es esto? del men de Ayuda. Cuando eliges este comando, el puntero del mouse
se transforma en un Cursor de Ayuda. Con dicho cursor puedes hacer clic sobre distintas
caractersticas y elementos para obtener informacin acerca de los mismos. Algunos
cuadros de dilogo contienen un botn de Ayuda.

CAPTULO II:

OPERACIONES CON BASES DE DATOS

3.1. Crear una Base de Datos

Para crear una nueva base de datos debemos:
Hacer clic sobre la opcin Base de datos en blanco del panel de tareas que
aparece a la derecha de la pantalla.

Figura: 3
Si este panel no est visible podemos utilizar en el men Archivo de la barra de mens la
opcin Nuevo...

Figura: 4
O bien hacer clic sobre el icono Nuevo
de la barra de herramientas. En estos dos
casos aparecer el panel de tareas y podremos seleccionar Base de datos en blanco.

10

A continuacin aparecer el siguiente cuadro de dilogo donde se indica el nombre

de la base de datos que se est creando y el lugar donde se guardar.

Figura: 5
En el cuadro Guardar en: hacer clic sobre la flecha de la derecha para seleccionar la
carpeta donde se guardar la base de datos.
Observar como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la carpeta
seleccionada.
Hacer doble clic sobre la carpeta donde guardara el archivo.
En el cuadro Nombre de archivo: escribir el nombre que se quiere poner a la base de
datos.
Hacer clic sobre el botn Crear.
Automticamente se crear una nueva base de datos a la cual Access asignar la
extensin .MDB, y aparecer la ventana Base de datos.

11

Figura: 6
Si se observa la ventana Base de datos, en la parte de la izquierda aparecen los
diferentes tipos de objetos que puede tener en la base de datos (tablas, consultas,
formularios,...) y en la parte de la derecha, dependiendo del tipo de objeto seleccionado,
Access muestra los objetos que hay creados y permite crear nuevos de distintas formas.
En nuestro caso el tipo de objeto seleccionado es la Tabla, principal elemento de
cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.

En este momento no hay tablas creadas, cuando las hay stas aparecern en la
parte derecha de la ventana debajo de las opciones Crear...
3.2.

Cerrar la Base de Datos

Se puede cerrar una base de datos de varias formas:

Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar.
O hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Base de datos.
Si se quiere adems cerrar la sesin de Access elegir la opcin salir o hacer clic en el
botn cerrar
de la ventana de Access.
3.3. Abrir una Base de Datos existente
Se puede abrir una base de datos ya existente desde tres sitios distintos:
Desde la barra de mens:
Ir al men Archivo.

12

Figura: 7
Elegir la opcin Abrir...
Desde la barra de herramientas:
Hacer clic sobre el icono Abrir

de la barra de herramientas.

Desde el panel de tareas:

Se tiene un apartado Abrir un archivo donde aparecen las ltimas bases de datos
que se abrieron y la opcin Ms archivos...

Figura: 8
Elegir la opcin Ms archivos...
En cualquiera de los tres casos anteriores aparecer el cuadro de dilogo Abrir:

13

Figura: 9
Elegir la carpeta donde est la base de datos que se quiere abrir.
Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella.
Al abrir una carpeta, sta se situar en el cuadro superior Buscar en: y en el cuadro
inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
Hacer clic sobre la base de datos para colocar su nombre en el cuadro Nombre de
archivo: y hacer clic sobre el botn Abrir.
O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrir directamente.
Otra forma de abrir una base de datos, consiste en utilizar una lista de documentos
abiertos anteriormente.

14

Figura: 10
Al final del men desplegable de la opcin Archivo de la barra de mens aparece una
lista con los ltimos documentos abiertos.
Tambin aparece esta lista en el panel de tareas como se ha comentado anteriormente.
Para abrir la base de datos basta hacer doble clic sobre su nombre en la lista.
El primer documento de la lista es el ltimo que se abri.
Esta forma de abrir la base de datos suele ser la ms utilizada ya que normalmente se
trabaja siempre con la misma base de datos.

15

CAPTILO III:

OPERACIONES CON TABLAS

4.1. Crear una tabla de datos

En este captulo veremos cmo crear una tabla de datos para poder, en las unidades
siguientes, introducir datos y luego trabajar con stos utilizando las ventajas que
proporciona Access.
Para crear una tabla de datos hay que posicionarse en la ventana, base de datos, con el
objeto tablas seleccionado, si se hace clic en el icono
las distintas formas que se tienen para crear una tabla:

se abre una ventana con

Figura: 11
Vista Hoja de datos: Consiste en introducir directamente los datos en la tabla y
segn el valor que se introduzca en la columna determinar el tipo de datos que tiene la
columna.
Vista diseo: es el mtodo personalizado.
Asistente para tablas: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso la
creacin de la tabla, utilizando un juego de tablas que tiene ya predefinidas.
Importar tabla: Consiste en crear una nueva tabla a partir de otra existente en otra
base de datos.

16

Vincular tabla: Consiste en crear una referencia a otra tabla, almacenada en otra
base de datos.
Otra forma de crear una tabla en vista diseo. Este mtodo consiste en definir la
estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras
consideraciones como claves, etc.
Aparecer la ventana Diseo de tabla:

Figura: 12
En la barra de ttulo tenemos el nombre de la tabla (como todava no se ha asignado
un nombre a la tabla, Access le ha asignado un nombre por defecto Tabla1; a
continuacin se tiene la rejilla donde se definen las columnas que componen la
tabla, se utiliza una lnea para cada columna, as en la primera lnea (fila) de la rejilla se
determina la primera columna de la tabla y as sucesivamente. En la parte inferior
izquierda hay dos fichas (General y Bsqueda), para definir propiedades del campo
es decir caractersticas adicionales de la columna que estamos definiendo. Y a la
derecha hay un recuadro con texto brinda ayuda sobre lo que se tiene que hacer, por
ejemplo en este momento el cursor se encuentra en la primera fila de la rejilla en la
columna Nombre del campo y en el recuadro inferior derecho Access se indica que el
nombre de un campo puede tener hasta 64 caracteres.

17

Se va rellenando la rejilla definiendo cada una de las columnas que compondr la tabla:

Figura: 13
El generador de campos: permite definir campos a partir de los campos de una tabla
ejemplo, que se activa pulsando el icono
de la barra de herramientas. O bien definir
en forma personal los campos directamente como se explica a continuacin .
En la primera fila escribir el nombre del primer campo, al pulsar la tecla INTRO pasar al
tipo de datos, por defecto se ubica en Texto como tipo de dato. Si se quiere cambiar de
tipo de datos, hacer clic sobre la flecha de la lista desplegable inferior y elegir otro tipo.

Figura: 14

18

Una vez ingresados datos en la segunda columna, la parte inferior de la ventana, la

correspondiente a Propiedades del campo, se activa para indicar caractersticas del
campo, las que se detallan en la unidad temtica siguiente.
A continuacin pulsar la tecla INTRO para ir a la tercera columna de la rejilla.
La tercera columna no es obligatorio utilizarla, ya que nicamente sirve para introducir
un comentario, generalmente una descripcin del campo. Este cometario aparecer en
la barra de estado de la hoja de datos.
Repetir el proceso hasta completar la definicin de todos los campos (columnas) de la
tabla.
La Clave Principal
Antes de guardar la tabla hay que asignar una clave principal.
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y sirve de
identificador de registros, con esta clave se puede saber sin ningn tipo de
equivocacin el registro que identifica. No se puede definir ms de una clave principal,
pero podr tener una clave principal compuesta por ms de un campo.
Para asignar una clave principal a un campo, se debe seguir los siguientes pasos:
Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.
Hacer clic sobre el icono Clave principal
de la barra de herramientas.
A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicando que dicho campo es
la clave principal de la tabla.
Si se quiere definir una clave principal compuesta (basada en varios campos),
seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el campo a
seleccionar, una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el icono
.
Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave
principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en
la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

19

Cuando se intente insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el
sistema no dejar crear la nueva fila y emitir un error de este tipo:

Figura: 15
4.2. Edicin de Tablas
4.2.1. Introducir y modificar datos en una tabla.
Para introducir datos en una tabla, se puede elegir:
Desde la ventana Base de Datos seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre
sta para que su nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn

de la ventana Base de datos.

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en la ventana Base de Datos.

Si se est en la ventana Diseo de tabla, hacer clic sobre el icono Hoja de datos
de la barra Diseo de tabla.
En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Figura: 16
Cada fila sirve para introducir un registro.
Escribir el valor del primer campo del registro.
Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

20

Cuando se termine de introducir todos los campos del primer registro, pulsar INTRO
para introducir los datos del segundo registro.
En el momento en que cambia de registro, el registro en el cual se estaba introduciendo
informacin se almacenar, no siendo necesario guardar los registros de la tabla.
Hacer clic sobre el botn Cerrar
de la ventana Hoja de datos para terminar con dicha
tabla.
Para borrar un registro entero:
Seleccionar el registro que se quiere eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la
izquierda del registro.
El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o el icono

de la barra Hoja de datos.

Para modificar algn valor introducido tiene que situarse sobre el valor a modificar y
volverlo a escribir.
Si se quiere cambiar algo de la estructura de la tabla, tiene que pasar a la Vista
Diseo haciendo clic sobre el icono

de la barra Hoja de datos.

4.2.2. Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla se
desplazamiento:

utiliza la barra de

La barra indica en qu registro se est ubicado y el nmero total de registros de la

tabla.
El recuadro en blanco indica el registro actual.
Al final donde pone de 4 indica el nmero total de registros, que en este caso es
cuatro.
Haciendo clic sobre los diferentes botones se ejecutarn las operaciones indicadas a
continuacin:
Para ir al primer registro de la tabla.
Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al ltimo registro de la tabla.
21

Para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Se puede ir directamente a un registro determinado de la siguiente forma:
Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el nmero del registro actual.
Escribir el nmero del registro al que queremos ir.
Pulsar INTRO.
Tambin se puede desplazar por los diferentes campos y registros pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del
teclado.
4.2.3. Buscar y reemplazar datos
Muchas veces se necesitar buscar algn registro conociendo el valor de alguno
de sus campos. Para poder realizar esta operacin se tiene a su disposicin la
herramienta Buscar de Access.
Para hacer uso de esta herramienta se debe visualizar los datos, por ejemplo, con la
vista Hoja de datos se posiciona el cursor en el campo donde se quiere buscar y
finalmente se puede desplegar el men Edicin y seleccionar la opcin Buscar...
O bien hacer clic sobre el botn

de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar siguiente:

Figura: 17
En el cuadro Buscar: se escribe el valor que se necesita.
En el cuadro Buscar en: se indica el campo donde se encuentra el valor que se
necesita. Por defecto coge el campo donde se tiene el cursor en ese momento, si se
quiere que busque en cualquier campo seleccionar de la lista el nombre de la tabla.

22

En el cuadro Coincidir: elegir entre estas tres opciones:

Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el
valor introducido en el campo.
Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero
no tiene porque coincidir exactamente con l.
Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo.
Despus podemos indicarle Buscar:

Todos para buscar en todos los registros de la tabla.

Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que se encuentra
situado.
Abajo para buscar a partir del registro en el cual est situado adelante (ltimo).
Si se activa la casilla Maysculas y minsculas, esto diferencia la bsqueda entre
maysculas y minsculas (si se busca Maria no encontrar mara).
Hacer clic sobre el botn Buscar siguiente, para empezar la bsqueda hay que
posicionarse en el primer registro que cumpla la condicin de bsqueda. Si se quiere
seguir la bsqueda, hacer clic sobre el botn Buscar siguiente sucesivamente para
encontrar todos los valores que buscamos.
Despus cerrar el cuadro de dilogo.
Para sustituir un valor por otro utilizar la opcin Reemplazar. Para hacer uso de esta
herramienta se deben visualizar los datos, por ejemplo; con la vista Hoja de datos se
posiciona el cursor en el campo donde se quiere reemplazar y finalmente desplegar el
men Edicin y seleccionar la opcin Reemplazar...
O bien hacer clic sobre el botn
Reemplazar.

de la barra de herramientas y seleccionar la ficha

23

Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:

Figura: 18
La ficha Reemplazar tiene las mismas opciones que la ficha buscar y adems un cuadro
para introducir el valor de sustitucin denominado Reemplazar por:. Para sustituir el
valor hay que hacer un clic en el botn Reemplazar. Si es necesario suplir mas de un
valor, encontramos un botn Reemplazar todos que sustituye todos los valores
encontrados por el que se va a cambiar.
4.3. Formato de Tabla
4.3.1. Tipos de Datos
En la siguiente tabla se resumen los tipos de campo contemplados en Access 2000, as
como la utilidad de cada uno de ellos.

Texto: En este tipo de campo se almacena texto o combinaciones de texto y nmeros,

como por ejemplo, direcciones. Tambin se guardan aqu nmeros con los que no se
van a realizar clculos, como nmeros de telfonos o cdigos postales. Para controlar
el nmero mximo de caracteres que pueden introducirse, utilice la propiedad Tamao
del campo (en la vista Diseo).
Memo: Se utiliza para almacenar texto de gran longitud, como notas o descripciones.
Numrico: Se utiliza para almacenar datos numricos que pueden ser utilizados en
todo tipo de operaciones matemticas, excepto operaciones monetarias (para este
tipo de clculos, utilice el tipo Moneda). Use la propiedad Tamao del campo para
definir el tipo Numrico especfico.
Fecha/Hora: Sirven para almacenar fechas y horas.
Moneda: Los campos de este tipo se utilizan para almacenar valores monetarios.
Para los nmeros almacenados en este tipo de campo se tiene una precisin de 15
dgitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dgitos a la derecha.
24

Autonumrico: Este tipo de campo almacena exclusivamente nmeros secuenciales

(en incrementos de una unidad) o nmeros aleatorios insertados automticamente
cuando se agrega un registro.
Si/No: Son campos que slo contienen uno de dos valores, como Si/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.
Objeto Ole: En este campo se pueden insertar objetos de cualquier tipo creados en
otros programas (como documentos de Microsoft Word, hojas de clculo de Microsoft
Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios) mediante el protocolo OLE y pueden
ser vinculados a, o incrustados en una tabla de Access.
Hipervnculo: Tipo de campo que sirve para almacenar hipervnculos.
Un
hipervnculo puede ser una ruta de acceso a una ubicacin en una red local, o una
direccin URL para acceder a una pgina Web.
Asistente para bsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla
o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. Al elegir esta opcin en la
lista de tipos de datos, se inicia un asistente que permite definirlo automticamente.

Los tipos de campo Numrico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No, disponen de formatos de

visualizacin predefinidos. Utilice la propiedad Formato para seleccionar uno de los
formatos disponibles para cada tipo de datos. Tambin puede crear un formato de
visualizacin personalizado.
4.3.2. Propiedades de los campos
Cada campo de una tabla dispone de una serie de caractersticas que proporcionan un
control adicional sobre la forma de funcionar del campo. Las propiedades aparecen en
la parte inferior izquierda de la ventana Diseo de tabla cuando se tiene un campo
seleccionado.

Figura: 19
Las propiedades se agrupan en dos fichas, la ficha General donde indicamos las
caractersticas generales del campo y la ficha Bsqueda en la que podemos definir una
lista de valores vlidos para el campo, esta ltima ficha est explicada en el tema 3
junto con el asistente de bsqueda.
25

Las propiedades de la ficha General pueden cambiar para un tipo de dato u otro
mientras que las propiedades de la ficha Bsqueda cambian segn el tipo de control
asociado al campo.
Hay que tener en cuenta que si se modifican las propiedades de un campo despus de
haber introducido datos en l, se pueden perder estos datos introducidos.
A continuacin se explican las propiedades que disponen segn los diferentes tipos de
datos.
4.3.3. Tamao del campo

Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximo de caracteres
que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteres y valor
mximo de 255.
Para los campos Numrico, las opciones son:
Byte: (equivalente a un carcter). Para almacenar valores enteros entre 0 y 255.
Entero: Para valores enteros, comprendidos entre -32.768 y 32.767.
Entero largo: Para valores enteros, comprendidos entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647.
Simple: Para la introduccin de valores, comprendidos entre -3,402823E38 y
-1,401298E-45 para valores negativos y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para
valores positivos.
Doble: Para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y
-4,94065645841247E-324 para valores negativos y entre 1,79769313486231E308 y
4,94065645841247E-324 para valores positivos.
Id. de rplica: Se utiliza para claves autonumricas en bases rplicas.
Decimal: Para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en
una base de datos .adp) y nmeros entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de
datos .mdb).
Los campos Autonumricos son Entero largo.
A los dems tipos de datos, no se les puede especificar tamao.

26

4.3.4. Formato del campo

Esta propiedad se utiliza, para personalizar la forma de presentar los datos en pantalla
o en un informe.
Se puede establecer para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE y
Autonumrico.
Para los campos Numrico y Moneda, las opciones son:
Nmero general: Presenta los nmeros tal como fueron introducidos.
Moneda: Presenta los valores introducidos con el separador de millares y el smbolo
monetario asignado en Windows, como puede ser $.
Euro: Utiliza el formato de moneda, con el smbolo del euro.
Fijo: Presenta los valores sin separador de millares.
Estndar: Presenta los valores con separador de millares.
Porcentaje: Multiplica el valor por 100 y aade el signo de porcentaje (%).
Cientfico: Presenta el nmero con notacin cientfica.
Los campos Fecha/Hora, tienen los siguientes formatos:
Fecha general: Si el valor es slo una fecha, no se muestra ninguna hora; si el valor es
slo una hora, no se muestra ninguna fecha. Este valor es una combinacin de los
valores de Fecha corta y Hora larga. Ejemplos: 3/4/93, 05:34:00 PM y 3/4/93 05:34:00
PM.
Fecha larga: Se visualiza la fecha con el da de la semana y el mes completo. Ejemplo:
Lunes 21 de agosto de 2000.
Fecha mediana: Presenta el mes con los tres primeros caracteres. Ejemplo: 21-Ago2000.
Fecha corta: Se presenta la fecha con dos dgitos para el da, mes y ao. Ejemplo:
01/08/00.
El formato Fecha corta, asume que las fechas comprendidas entre el 1/1/00 y el
31/12/29, son fechas comprendidas entre los aos 2000 y el 2029 y las fechas
comprendidas entre el 1/1/30 y el 31/12/99, pertenecen al intervalo de aos entre 1930
y 1999.
Hora larga: Presenta la hora con el formato normal. Ejemplo: 17:35:20.
Hora mediana: Presenta la hora con formato Pm o Am. Ejemplo: 5:35 Pm.
Hora corta: Presenta la hora sin los segundos. Ejemplo: 17:35.
Los campos S/No, disponen de los formatos predefinidos S/No, Verdadero/Falso y
Activado/Desactivado.
S, Verdadero y Activado, son equivalentes entre s, al igual que lo son No, Falso y
Desactivado.

27

Nota: El control predeterminado para un dato S/No, es la casilla de verificacin; por lo

que, en la vista Hoja de Datos los datos de este tipo, aparecen como una casilla de
verificacin y no se ve el efecto de la propiedad formato. Si se quiere ver el efecto, se
tiene que cambiar el control predeterminado en la ficha Bsqueda de las propiedades
del campo, en la propiedad Mostrar control elegir el Cuadro de texto, como se muestra
a continuacin.

Los campos Texto y Memo, no disponen de formatos predefinidos. Para los campos
Texto, se tendran que crear formatos personalizados.
4.3.5. Lugares decimales
Esta propiedad permite indicar el nmero de decimales, que se quiere asignar a un tipo
de dato Numrico o Moneda.
4.3.6. Mscara de entrada
Se utiliza la mscara de entrada, para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, se puede crear una mscara
de entrada para un campo Nmero de telfono, que muestre exactamente cmo debe
introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.
Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas, que facilita el establecer
esta propiedad, y al cual se acceder al hacer clic sobre el botn
, que aparece a la
derecha de la propiedad a modificar, una vez activada dicha propiedad.
4.3.7. Ttulo
Se utiliza esta propiedad ,para indicar cmo queremos que se visualice la cabecera del
campo.
Por ejemplo, si un campo se llama Fnac y se indica Fecha de nacimiento, como valor
en la propiedad Ttulo, en la cabecera del campo Fna,c se ver Fecha de nacimiento.

28

4.3.8. Valor predeterminado

El valor predeterminado, es el valor que se almacenar automticamente en el campo,
si no se introduce ningn valor. Se suele emplear, cuando se sabe que un determinado
campo, va a tener la mayora de las veces el mismo valor. Se utiliza esta propiedad,
para indicar o especificar cul va a ser ese valor y que as se introduzca
automticamente en el campo, a la hora de introducir los datos de la tabla.
Por ejemplo, si se tiene la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de
clientes son de la provincia Valencia, se puede introducir ese valor en la propiedad
Valor predeterminado del campo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes
clientes, automticamente aparecer el valor Valencia y no se tendr que teclear.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE, y
el Autonumrico.
4.3.9. Regla de validacin
Esta propiedad permite controlar la entrada de datos, segn el criterio que se
especifique. Hay que escribir el criterio, que debe cumplir el valor introducido en el
campo, para que sea introducido correctamente.
Por ejemplo si se quiere que un valor introducido, est comprendido entre 100 y 2000,
se puede especificar en esta propiedad >=100 Y <=2000.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE, y
el Autonumrico.
4.3.10. Texto de validacin
En esta propiedad se escribe el texto, que se quiere que aparezca en pantalla, si se
introduce en un campo un valor que no cumple la regla de validacin, especificada en la
propiedad anterior.
Debe ser un mensaje, para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los
datos, sepa el porqu de su error y pueda solucionarlo.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE, y
el Autonumrico.

29

4.3.11. Requerido
Si se quiere que un campo se rellene obligatoriamente, tendr que asignar a esta
propiedad el valor S; en caso contrario, el valor ser el de No.
Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos, excepto el Objeto OLE, y
el Autonumrico.
4.3.12. Permitir longitud cero
Los campos Memo y Texto cuentan con esta propiedad para controlar que no se puedan
introducir valores de cadena que no contengan caracteres o estn vacos.
4.3.13. Indexado
Se utiliza esta propiedad para establecer un ndice de un solo campo. Los ndices
hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y
tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin.
Por ejemplo, si se busca empleados basndose en un campo llamado Apellidos, se
puede crear un ndice sobre este campo para hacer ms rpida la bsqueda.
Esta propiedad dispone de tres valores:
No: Sin ndice.
S (con duplicados): Cuando se asigna un ndice al campo y adems admite valores
duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).
S (sin duplicados): Cuando se asigna un ndice pero sin admitir valores duplicados.
4.4. Guardar una tabla
Para guardar una tabla, se puede:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Guardar.
O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.
Como la tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

30

Escribir el nombre de la tabla.

Hacer clic sobre el botn Aceptar.
Nota: Si no se ha asignado una clave principal antes de guardar la tabla, aparecer un
cuadro de dilogo avisando de ello y preguntando si se quiere que Access cree una. Si se
le dice que S, aade un campo de tipo autonumrico y lo define como clave principal. Si
se le dice que No, se guarda la tabla sin clave principal, ya que una clave principal en una
tabla es conveniente, pero no obligatoria.
4.5. Cerrar una tabla
Para cerrar una tabla, seguir los siguientes pasos:
Ir al men Archivo y elegir la opcin Cerrar.
O bien hacer clic sobre el botn Cerrar, de la ventana de la tabla de datos.
4.6. Modificar el diseo de una tabla
Aqu se ver las tcnicas de edicin de registros, para modificar tanto la definicin de una
tabla, como los datos introducidos en ella.
Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su definicin (por ejemplo,
aadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,
etc.), se tendr que realizar una modificacin en su diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso due no lo
estuviera.
Seleccionar la tabla que se quiere modificar, haciendo clic sobre sta, para que su
nombre aparezca remarcado.
Hacer clic sobre el botn Diseo
, de la ventana de la base de datos.
Aparecer la ventana de diseo de tablas estudiada, en la unidad temtica anterior.
Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a
modificar y realizar las sustituciones necesarias.
Para aadir un nuevo campo:
Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo
o bien,
Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el icono
de la barra
Diseo de tabla. En este ltimo caso, el nuevo campo se insertar delante del que se
encuentra posicionado.

31

Para eliminar un campo,

Posicionarse en el campo y hacer clic en el icono

de la barra Diseo de tabla

o bien,
Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo, clic en su extremo
izquierdo y cuando est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.
Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo,
tambin desaparecern.
Por ltimo, guardar la tabla.

32

5.

CAPTULO IV

RELACIONES ENTRE OBJETOS

En esta unidad, se ver cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que
pueden existir, entre dos tablas de una base de datos.
Una vez creadas tablas independientes, para cada tema de la base de datos, se necesita
una forma de indicar a Access, cmo debe combinar la informacin. El primer paso de
este proceso, consiste en definir relaciones entre las tablas. Una vez realizada esta
operacin, ya se puede comenzar a crear otros tipos de objetos, como consultas,
formularios e informes, para mostrar informacin de varias tablas a la vez.
En una relacin se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo
con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos
coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico
para cada registro y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, una tabla con
informacin sobre empleados, puede relacionarse con otra con datos de pedidos a travs
de un campo comn, que podra ser id. de empleado.
A la hora de establecer relaciones entre tablas, pueden presentarse dos situaciones
diferentes:
Relacin Uno a Varios
La relacin uno a varios, es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un
registro de la Tabla A, puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un
registro de la Tabla B, slo tiene un registro coincidente en la Tabla A.
Relacin Uno a Uno
En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro
coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que
la mayora de la informacin relacionada de esta forma, estara en una sola tabla. Puede
utilizar la relacin uno a uno, para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte
de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin, que slo se aplica a
un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los
empleados, acogidos a un determinado plan de jubilacin.
5.1. Crear la primera Relacin
Para crear relaciones en Access primero se debe acceder a la ventana Relaciones, se
puede optar por:

33

Estando en la ventana Base de datos, ir al men Herramientas, y elegir la opcin

Relaciones...
O bien
Hacer clic sobre el botn

de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla de la derecha, esperando indicarle las

tablas que formarn parte de la relacin a crear.

Seleccionar una de las tablas que pertenecen a la relacin y haciendo clic sobre ella,
aparecer dicha tabla remarcada.
Hacer clic sobre el botn Agregar.
Repetir los dos pasos anteriores, hasta aadir todas las tablas de las relaciones a
crear.
Hacer clic sobre el botn Cerrar.
Ahora aparecer la ventana Relaciones, con las tablas aadidas en el paso anterior.

34

Para crear la relacin:

Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal (en nuestro caso aulaclic_codigo).
Pulsar el botn izquierdo del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrar hasta el campo
codigo de la tabla secundaria (Tabla1).
Soltar el botn del ratn.
Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones:

En la parte superior, deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas (clientes
de aulaClic y tabla1) y debajo de stos, el nombre de los campos de relacin
(aulaclic_codigo y codigo). Ojo! Siempre deben ser campos que contengan el mismo
tipo de informacin y por lo tanto, del mismo tipo.
Observar en la parte inferior el Tipo de relacin que se asignar, dependiendo de las
caractersticas de los campos de relacin (en nuestro caso uno a varios).
Activar el recuadro Exigir integridad referencial, haciendo clic sobre ste.
Si se desea, se puede activar las casillas Actualizar en cascada los campos
relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados.
Para terminar, hacer clic sobre el botn Crear.
Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana Relaciones.
5.2. Aadir tablas a la ventana Relaciones
Si ya se ha creado una relacin y se quiere crear otra, pero no se dispone de la tabla
en la ventana Relaciones, se debe aadir la tabla a la ventana:
Primero se debe situar en la ventana Relaciones, haciendo clic sobre el icono
barra de herramientas.

de la
35

Para aadir la tabla se puede elegir entre:

Hacer clic sobre el cono Mostrar tabla
o bien,
Del men Relaciones elegir la opcin Mostrar tabla.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas, estudiado en el apartado anterior.

Aadir las tablas necesarias.
Cerrar el cuadro de dilogo.
5.3. Quitar tablas de la ventana Relaciones
Si se quiere eliminar una tabla de la ventana Relaciones:
Primero se sita en la ventana Relaciones, haciendo clic sobre el cono
de herramientas.

de la barra

Despus se puede elegir entre:

Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Ocultar tabla del
men contextual que aparecer,
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y del men Relaciones, elegir la opcin
Ocultar tabla, desaparecer de la ventana la tabla y todas las relaciones asociadas a
ella.
5.4. Modificar Relaciones
Para modificar relaciones ya creadas:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:

36

Hacer clic con el botn derecho, sobre la relacin a modificar y elegir la opcin
Modificar relacin... del men contextual que aparecer,
o bien,
Hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Relaciones, la opcin
Modificar relacin...
Se abrir el cuadro de dilogo Modificar relaciones estudiado anteriormente.
Realizar los cambios deseados.
Hacer clic sobre el botn Aceptar.
5.5. Eliminar Relaciones
Si lo que se quiere es borrar la relacin se puede:
hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar y elegir la opcin Eliminar
del men contextual,
o bien,
Hacer clic sobre la relacin a modificar y elegir del men Edicin la opcin Eliminar
Hacer clic con el botn izquierdo sobre la relacin, la relacin quedar seleccionada,
y a continuacin pulsar la tecla Del.
La relacin queda eliminada de la ventana y de la base de datos.
5.6. Limpiar la ventana relaciones
Cuando la base de datos contiene muchas tablas y muchas relaciones, la ventana
Relaciones puede llegar a ser tan compleja, que sea difcil interpretarla. Se puede
salvar esta dificultad limpiando la ventana y visualizando en ella nicamente las tablas
que son de inters y sus relaciones. Para ello, utilizar la opcin Borrar diseo y
Mostrar relaciones directas que se describen a continuacin.
Para limpiar la ventana Relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre estas dos formas:
Elegir del men Edicin la opcin Borrar diseo

37

o bien,
hacer clic en el icono

de la barra de herramientas.

Desaparecern todas las tablas y todas las relaciones de la ventana Relaciones.

Desaparecen las relaciones de la ventana, pero siguen existiendo en la base de datos,
nicamente hemos limpiado la ventana.
A partir de ese momento se pueden ir aadiendo a la ventana, las tablas que interesan
(con la opcin Mostar tabla estudiada anteriormente) y las relaciones definidas con esas
tablas con la opcin Mostrar directas, que se explican a continuacin.
5.7. Mostrar relaciones directas
Esta opcin permite visualizar en la ventana Relaciones, todas las relaciones basadas
en una tabla determinada para ello:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:

Hacer clic con el botn derecho sobre la tabla y elegir la opcin Mostrar directas del
men contextual que aparecer,
Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y elegir del men Relaciones, la opcin
Mostrar directas

38

Hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el cono

Aparecern todas las relaciones asociadas a la tabla y todas las tablas que intervienen en
estas relaciones.
5.8. Visualizar todas las relaciones
Si se quiere visualizar en la ventana Relaciones todas las relaciones:
Posicionarse en la ventana Relaciones y elegir entre:
Hacer clic con el botn derecho sobre el fondo de la ventana y elegir la opcin
Mostrar todo del men contextual que aparecer,

Elegir del men Relaciones la opcin Mostrar todo

Hacer clic en el icono

Aparecern todas las relaciones existentes en la base de datos y las tablas asociadas.

39

CAPTULO V

CONSULTAS

6.1. Tipos de Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos, que permiten recuperar datos de
una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.
Existen varios tipos de consultas:
Consultas de seleccin.
Son las consultas que extraen o los muestran datos. Muestran aquellos datos, de una
tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado, se podrn
consultar los datos para modificarlos (sto se podr hacer o no segn la consulta). Una
consulta de seleccin, genera una tabla lgica (se llama lgica porque no est
fsicamente en el disco duro, sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre,
se vuelve a calcular).
Consultas de accin.
Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas:
de accin, de eliminacin, de actualizacin, de datos anexados y de creacin de tablas.
Consultas especficas de SQL.
Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrcula QBE de Access, sino que se
tienen que definir directamente en SQL.
6.2. Crear una Consulta
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos, donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic sobre el objeto Consulta, que se encuentra en el lateral izquierdo de la
ventana Base de datos.
Esta es la pantalla que aparece:

40

Luego se tienen tres alternativas:

Hacer doble clic sobre la opcin, Crear una consulta utilizando el asistente.
En este caso se abre la ventana del asistent,e en la que se pide elegir la tabla de la
que va a sacar los datos, los campos que se quieren visualizar y el ttulo de la consulta.
A continuacin, genera automticamente la consulta correspondiente.
Hacer doble clic sobre la opcin Crear una consulta en vista diseo.
En este caso, se abre la ventana Diseo de consulta que se detallar ms adelante y
en la que se podr definir con ms detalle la consulta.
Hacer clic sobre el botn
de la ventana Base de datos.
Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

El Asistente para consultas sencillas, es lo mismo que la opcin Crear una consulta
utilizando el asistente, comentada ms arriba.
Los otros asistentes, permiten generar tipos especiales de consulta ,que se ver ms
adelante.
La opcin Vista Diseo, tiene el mismo efecto que la opcin Crear una consulta en
vista diseo. sta es la opcin que se explicar a continuacin.
Al entrar en la Vista Diseo de consulta, se pide primero las tablas de las que la
consulta sacar los datos, con un cuadro de dilogo parecido al siguiente:

41

Seleccionar la tabla de la que se quiere sacar datos y hacer clic sobre el botn
Agregar.
Si se quiere extraer datos de varias tablas, agregar de la misma forma las dems
tablas.
Finalmente hacer clic sobre el botn Cerrar.
Aparecer la ventana Vista Diseo de consultas.
6.3. La vista Diseo

42

Si se observa la pantalla, en la parte superior se tiene la zona de tablas, donde

aparecen las tablas aadidas con sus correspondientes campos y en la parte inferior
denominada cuadrcula QBE, se define la consulta.
Cada columna de la cuadrcula QBE, corresponde a un campo.
Cada fila tiene un propsito que detallamos brevemente a continuacin, ms adelante
se ir profundizando en la explicacin:
Campo: Ah se ubica el campo a utilizar, que en la mayora de los casos ser el campo
a visualizar. Puede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un
campo calculado.
Tabla: Nombre de la tabla de la que se extrae el campo. Ser til cuando se definan
consultas basadas en varias tablas.
Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.
Mostrar: Si la casilla de verificacin aparece desactivada, la columna no aparecer en
el resultado, ya que se suele desactivar, cuando se quiere utilizar el campo para definir
la consulta, pero no se quiere que aparezca en el resultado. Por ejemplo, si se desea
que la consulta saque todos los alumnos de Iquique, se necesita el campo Poblacin
para seleccionar los alumnos, pero no se quiere que aparezca la poblacin en el
resultado, ya que todos son de la misma poblacin.
Criterios: Sirve para especificar un criterio de bsqueda. Un criterio de bsqueda, es
una condicin que deben cumplir los registros, que aparecern en el resultado de la
consulta. Por lo tanto, est formado por una condicin o varias condiciones, unidas por
los operadores Y (AND) y O (OR).
O: Esta fila y las siguientes, se utilizan para combinar condiciones.
6.4. Aadir campos
Para aadir campos a la cuadrcula, se puede:
Hacer doble clic sobre el nombre del campo, que aparece en la zona de tablas. ste
se colocar en la primera columna libre de la cuadrcula.
Hacer clic sobre el nombre del campo, que aparece en la zona de tablas y sin soltar el
botn del ratn, arrastrar el campo sobre la cuadrcula; soltar el botn cuando se est
sobre la columna, delante de la cual se quiere dejar el campo que se est aadiendo.
Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vaca de la rejilla, aparecer a la
derecha la flecha para desplegar la lista de todos los campos, de todas las tablas que
aparecen en la zona de tablas. Si se tienen muchos campos y varias tablas, se puede
reducir la lista, seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, as en la lista
desplegable, slo aparecern campos de la tabla seleccionada.
Tambin se podr teclear directamente, el nombre del campo en la fila Campo: de
una columna vaca de la cuadrcula.
Si se quiere que todos los campos de la tabla, aparezcan en el resultado de la
consulta, se puede utilizar el asterisco * (sinnimo de 'todos los campos').
43

6.5. Definir Campos Calculados

Los campos calculados, son campos obtenidos del resultado de una expresin o de una
funcin.
6.5.1. Formar expresiones
Los campos calculados, son campos obtenidos del resultado de una expresin.
Una expresin, se forma combinando un operador con uno o generalmente dos
operandos. La mayora de las veces, un operando ser un campo de la tabla y el otro
un valor concreto u otro campo.
Operadores.
Operador +, se utiliza para sumar dos nmeros.
Operador -, se utiliza para hallar la diferencia entre dos nmeros.
Operador *, se utiliza para multiplicar dos nmeros.
Operador ^, se utiliza para elevar un nmero a la potencia del exponente ( nmero ^
exponente )
Operador / , se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado de signo flotante.
Operador \, se utiliza para dividir dos nmeros y obtener un resultado entero.
Operador Mod, divide dos nmeros y devuelve slo el resto.
El operador &, se utiliza para concatenar dos expresiones de tipo texto.
Tambin se puede utilizar el operador de suma + cuando los dos operandos son de tipo
texto, para concatenarlos. Un consejo es utilizar el operador & para la concatenacin y
as evitar errores o confusiones.
Un operando puede ser un nombre de columna, una expresin, un valor concreto o una
funcin predefinida.
Valores concretos
Los valores concretos, se deben escribir siguiendo las siguientes reglas:
Los valores numricos se indican poniendo el nmero sin ms. Se tiene que utilizar,
para separar la parte entera de los decimales, el smbolo definido en la configuracin
de Windows; adems, los valores numricos no se pueden escribir formateados, no se
pueden escribir con separadores de miles. Por ejemplo, en una expresin correcta no
puedo escribir (ventas + 1.000.000) ni tampoco (ventas + 1,000,000); se tiene que
escribir (ventas +1000000)
Ejemplo: 2
Los valores de tipo texto deben ir siempre entre comillas simples ' o dobles ".
Ejemplo: ', ' ",", 'VALENCIA'
44

Los literales de fecha se escriben entre # y deben estar en el formato de EE.UU.,

incluso si no se est utilizando la versin norteamericana, del motor de base de datos
Microsoft Jet. Por ejemplo, el 10 de mayo de 1996, se escribe 10/5/96 en Espaa y
Latinoamrica y 5/10/96 en Estados Unidos de Amrica. Para indicar la fecha 10 de
mayo de 1996, en cualquier base de datos ya sea espaola, latinoamericana o de
EE.UU., se deber escribir #5/10/96#; con el formato #mes/dia/ao#
Tambin se puede utilizar la funcin DateValue, que reconoce las configuraciones
internacionales establecidas por Microsoft Windows. Por ejemplo, DateValue('10/5/96'),
es equivalente a #05/10/96# si la configuracin de Windows, define las fechas con el
formato dia/mes/ao.
Funciones predefinidas.
Access tiene muchas funciones predefinidas que se pueden utilizar, enumerarlas y
explicarlas sera demasiado largo. Lo mejor es saber que se tiene a su disposicin
muchas funciones y que cuando se quiera obtener algo diferente, se debe consultar la
ayuda de Access para ver si existe ya una funcin, para lo que se quiera realizar.
A ttulo de ejemplo, ver algunas que se utilizan ms a menudo:
DATE() o fecha() devuelve el da en que estamos.
NOW() o Hoy() devuelve el da y la hora actual.
YEAR(fecha) o Ao() devuelve el ao de la fecha.
MONTH(fecha) o Mes() devuelve el mes de la fecha.
DATEVALUE(literal) o ValorFecha() convierte el literal en un valor de fecha.
Nombres de campos.
Los nombres de los campos se indican entre corchetes [ ]. Cuando un nombre de
campo est formado por una sola palabra, se pueden omitir corchetes; pero si el
nombre, contiene varias palabras separadas por espacios en blanco, es obligatorio
ponerlo entre corchetes [ ].
Por ejemplo para hacer referencia al campo Poblacin, puedo escribir Poblacin o
[Poblacin], pero el campo Fecha de nacimiento, siempre se escribir [Fecha de
nacimiento]
Uso del parntesis.
Cuando se combinan varias expresiones, se puede utilizar los parntesis para delimitar
cada expresin. Siempre se tiene que utilizar un parntesis de apertura (y uno de
cierre).
Ejemplo: ventas + (ventas * 0.1)
45

El uso del parntesis, sirve para que la expresin quede ms clara, sobretodo cuando
combinamos muchas expresiones y para que los operadores acten en el rden que se
desee, para as olvidarse de la prioridad de los operadores.
6.6. Encabezados de columna
Se puede cambiar el encabezado de las columnas, del resultado de la consulta.
Normalmente aparece en el encabezado de la columna, el nombre de la columna. Si se
quiere cambiar ese encabezado, se indica en la fila Campo: escribindolo delante del
nombre del campo y seguido de dos puntos ( : ). Se suele utilizar sobretodo, para los
campos calculados. En la consulta que aparece ms arriba, tienes el ejemplo de la
segunda columna. sta tendr en el encabezado mes_nacimiento y en la columna, se
visualizar el mes de la fecha de nacimiento (se tiene un campo calculado que utiliza la
funcin mes( ), funcin que obtiene el mes de una fecha).
6.7. Cambiar el orden de los campos
Si se han includo campos en la cuadrcula y se quiere cambiar el rden de estos
campos, podra mover una columna (o varias) arrastrndola o bien cortando y pegando.
Para mover una columna arrastrndola:
Posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y cuando aparece la flecha
hacer clic; la columna aparecer resaltada (est seleccionada).
Mover un poco el cursor, para que aparezca la flecha
. Pulsar el botn del ratn y sin
soltarlo, arrastrar la columna hasta la posicin deseada.
Para mover una columna cortndola:
Seleccionar la columna (posicionar el cursor sobre el extremo superior de la columna y
cuando aparece la flecha hacer clic).
Hacer clic sobre el icono
(o elegir la opcin Cortar del men Edicin, o bien
teclear Ctrl+X); desaparecer la columna.
A continuacin, crear una columna en blanco en el lugar donde se quiera mover la
columna que se ha cortado, con la opcin Columnas del men Insertar.
Seleccionar esa columna y hacer clic sobre el icono
men Edicin, o bien teclear Ctrl+V).

(o elegir la opcin Pegar del

Se pueden seleccionar varias columnas consecutivas, seleccionando la primera y

manteniendo la tecla May pulsada; seleccionar la ltima columna a seleccionar. Se
seleccionarn las dos columnas y todas las columnas, que se encuentren entre las dos.

46

6.8. Guardar la Consulta

Podr Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botn

de la barra de herramientas

o bien,
Seleccionando la opcin Guardar del men Archivo.
Si es la primera vez que se guarda la consulta, aparecer el cuadro de dilogo para
darle un nombre.
Se puede poner cualquier nombre, excepto el de una tabla ya creada.
A continuacin hacer clic sobre el botn Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn.
Se puede ejecutar una consulta, desde la ventana Diseo de consulta o bien, desde
la ventana Base de datos.
Desde la ventana Base de datos:
Primero seleccionar la consulta a ejecutar haciendo clic sobre ella.
A continuacin hacer clic sobre el botn

de la ventana de la base de datos.

Desde la vista diseo de la consulta:

Haciendo clic sobre el botn
de la barra de herramientas.
Cuando la consulta es de seleccin, para visualizar el resultado, tambin se puede
hacer clic sobre el botn
(Vista Hoja de Datos)
Cuando se est visualizando el resultado de una consulta, lo que se ve realmente, es la
parte de la tabla que cumple los criterios especificados; por lo tanto, si se modifica algn
dato de los que aparecen en la consulta, estaremos modificando el dato en la tabla
(excepto algunas consultas que no permiten esas modificaciones).
6.9. Modificar el diseo de una consulta
Si lo que se quiere es modificar el diseo de una consulta:
Situarse en la ventana Base de datos, en el objeto Consultas,
Seleccionar la tabla a modificar haciendo clic sobre ella.
Hacer clic sobre el botn
.

47

6.10. Ordenar las Filas

Para ordenar las filas del resultado de la consulta:
Hacer clic sobre la fila Orden: del campo por el cual se quiere ordenar las filas, hacer
clic sobre la flecha que aparecer para desplegar la lista y elegir el tipo de ordenacin.
Puede ser Ascendente; en este caso, se ordenarn de menor a mayor si el campo es
numrico; por orden alfabtico si el campo es de tipo texto; de anterior a posterior si el
campo es de tipo fecha/hora, etc..., o bien puede ser Descendente en orden inverso.
Se puede ordenar tambin por varios campos; para ello rellenar la fila Orden: de todas
las columnas por las que quiera ordenar. En este caso, se ordenan las filas por la primera
columna de ordenacin; para un mismo valor de la primera columna, se ordenan por la
segunda columna y as sucesivamente. El rden de las columnas de ordenacin, es el
que aparece en la cuadrcula; es decir, por ejemplo, si se quiere ordenar por provincia y
dentro de la misma provincia, por localidad, tendr que tener en la cuadrcula primero la
columna provincia y despus la columna localidad. El tipo de ordenacin es
independiente, por lo que se puede utilizar una ordenacin distinta para cada columna.
Por ejemplo, ascendente por la primera columna y dentro de la primera columna,
descendente por la segunda columna.
6.11. Seleccionar filas
Para seleccionar filas, tiene que indicar un criterio de bsqueda. Un criterio de
bsqueda, es una condicin que debern cumplir todas las filas, que aparezcan en el
resultado de la consulta.
Normalmente la condicin estar basada en un campo de la tabla. Por ejemplo, para
seleccionar los alumnos de Iquique, la condicin sera poblacin = "Iquique". Para
escribir esta condicin en la cuadrcula, se tiene que tener en una de las columnas de
la cuadrcula el campo poblacion y en esa columna, poner en la fila Criterios: el resto
de la condicin o sea ="Iquique".
Cuando la condicin es una igualdad, no es necesario poner el signo =. Se puede
poner directamente el valor Iquique en la fila Criterios: ya que si no se pone operador,
asume por defecto el =.
Tampoco es necesario poner las comillas, las aadir por defecto. Siempre que se
encuentra un texto, lo encierra entre comillas.
Si en la fila Criterios: se quiere poner un nombre de campo, en vez de un valor (para
comparar dos campos entre s), se tiene que encerrar el nombre del campo entre
corchetes [ ]. Por ejemplo, se quiere poner la condicin precio = costo, en la que
precio y costo son dos campos, tenemos que poner en la fila criterios: [costo]; si no
ponemos los corchetes, aadir las comillas y entender Precio = "costo", precio igual
al valor Costo, no al contenido del campo Costo.
Para indicar varias condiciones, se emplean los operadores Y y O.
48

En un criterio de bsqueda, en el que las condiciones estn unidas por el operador Y,

para que el registro aparezca, se deben cumplir todas las condiciones. Por ejemplo,
precio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendido
entre 101 y 1199.
En un criterio de bsqueda, en el que las condiciones estn unidas por el operador O, el
registro aparecer en el resultado de la consulta, si cumple al menos una de las
condiciones.
Todas las condiciones establecidas en la misma fila de la cuadrcula, quedan unidas
por el operador Y.
En el ejemplo siguiente seran alumnos de Iquique Y, cuya fecha de nacimiento est
comprendida entre el 1/1/60 y el 31/12/69.

Del mismo modo pasa con cada una de las filas O:

Si queremos que las condiciones queden unidas por el operador O, tenemos que
colocarlas en filas distintas (utilizando las filas O: y siguientes).
Por ejemplo, si en la cuadrcula QBE, tenemos especificado los siguientes criterios:

Visualizaremos de la tabla Alumnado, los campos Apellidos, Nombre, Poblacin y Fecha

nacimiento. Los alumnos aparecern ordenados por Apellidos, pero nicamente
aparecern aquellos que sean de Iquique y hayan nacido entre el 1/1/60 y el 31/12/69, o
bien aquellos de Arica, sea cual sea su fecha de nacimiento.
Ojo! El criterio de la fecha de nacimiento, nicamente afecta a la poblacin Iquique,
por encontrarse en la misma fila.
Access no diferencia entre maysculas y minsculas, a la hora de realizar la bsqueda de
registros.

49

6.12. Las consultas Multitabla

Una consulta multitabla, es una consulta que obtiene datos de varias tablas, por lo
que deber contener en la zona de tablas de la ventana Diseo, las distintas tablas de
donde obtiene esos datos.
Para aadir una tabla a la zona de tablas, podemos (una vez en la ventana Diseo de
consulta):
Desplegar el men Consulta y elegir la opcin Mostar tabla
o bien,
Hacer clic sobre el icono

de la barra de Herramientas.

Si las tablas no estn relacionadas o no tienen campos con el mismo nombre, la

consulta obtiene la concatenacin, de todas las filas de la primera tabla, con todas las
filas de la segunda tabla. Si se tiene una tercera tabla, concatenar cada una de las
filas obtenidas en el primer paso, con cada una de las filas de la tercera tabla y as
sucesivamente. Se observa que no interesa basar la consulta en muchas tablas, ya que
el resultado de la concatenacin, puede alcanzar dimensiones gigantescas.
Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones obtenidas no sirven y
entonces, tenemos que aadir algn criterio de bsqueda, para seleccionar las filas que
al final interesan. Por ejemplo, le puede interesar datos de la tabla Alumnado y de la
tabla Curso,s porque se quiere sacar una lista con los datos de cada alumno y nombre
del curso al que pertenece. En este caso, no le interesa unir el alumno con cada uno de
los cursos, sino unirlo al curso que tiene asignado. Para esto, se tiene que combinar
las dos tablas.
6.13. Combinar Tablas
Combina dos tablas por un campo (o varios) de unin, de la misma forma que se
relacionan tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unin de una de
las tablas, sobre el campo de unin de la otra tabla. De hecho, si aaden a la zona de
tablas relacionadas, stas aparecern automticamente combinadas, en la zona de
tablas de la ventana Diseo de Consulta.
Tambin se combinan automticamente, tablas que tengan un campo con el mismo
nombre en las dos tablas, aunque no exista una relacin de afinidad entre ellas.
Cuando dos tablas estn combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access, busca directamente en la otra tabla, las filas que tienen el mismo valor
en el campo de unin, con lo cual se emparejan slo las filas que luego aparecen en el
resultado y la consulta es ms eficiente.

50

Cuando las tablas estn combinadas, aparecen en la ventana diseo de la consulta, de la

siguiente manera:

Las composiciones vistas hasta ahora son composiciones internas, ya que todos los
valores de las filas del resultado, son valores que estn en las tablas que se combinan.
Con una composicin interna slo se obtienen las filas, que tienen al menos una fila de
la otra tabla que cumpla la condicin. Veamos un ejemplo:
En la lista de alumnos comentada anteriormente, no saldrn los alumnos que no tengan
curso asignado.
Pues en los casos, en que queremos que tambin aparezcan las filas que no tienen
una fila coincidente en la otra tabla, utilizaremos la Composicin externa.
6.14. Las Consultas de resmen
En Access se puede definir un tipo de consultas, cuyas filas resultantes son un
resmen de las filas del origen de la consulta; por eso se denominan consultas de
resumen. Tambin se conocen como consultas sumarias.
Es importante entender, que las filas del resultado de una consulta de resmen, tienen
una naturaleza distinta, a las filas de las dems tablas resultantes de consultas, ya
que corresponden a varias filas de la tabla origen.
Para simplificar, ver el caso de una consulta basada en una sola tabla, una fila de una
consulta 'no resumen', corresponde a una fila de la tabla origen; contiene datos que se
encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta de
resmen, corresponde a un resmen de varias filas de la tabla origen. Esta
diferencia es lo que va a originar una serie de restricciones, que sufren las consultas de
resmen y que se vern a lo largo del tema. Por ejemplo, este tipo de consulta no
permite modificar los datos del origen.

51

En el ejemplo que viene a continuacin, se tiene un ejemplo de consulta normal, en la que

se visualizan las filas de una tabla de oficinas, ordenadas por regin. En este caso, cada
fila del resultado se corresponde con una sola fila de la tabla oficinas, mientras que la
segunda consulta es una consulta resmen, cada fila del resultado, se corresponde con
una o varias filas de la tabla oficinas.

Una consulta de resmen, se define activando la opcin Totales del men Ver o bien
haciendo clic sobre el icono
de la barra de herramientas.
En cualquiera de los dos casos, se aade una fila a la cuadrcula QBE, la fila Total:
Todas las columnas que incluyamos en la cuadrcula, debern tener un valor en esa fila.
E, ese valor le indicar a Access, qu hacer con los valores contenidos en el campo
escrito en la fila Campo:
Los valores que podemos indicar en la fila Total: son los que aparecen al desplegar la
lista asociada a la celda, como puedes ver en la imagen superior:
6.15. Inclur Criterios de Bsqueda
La opcin Dnde permite poner un criterio de bsqueda, que se aplicar a las filas
del origen de la consulta, antes de realizar los clculos. Por ejemplo, si se quiere saber
cuntos alumnos tenemos de Iquique, tenemos que contar los registros de la tabla
alumnado, pero seleccionando previamente los de Iquique. sto se definira de la
siguiente forma:

52

Tambin se puede inclur un criterio de bsqueda, en una columna que no tenga la

opcin Dnde. En este caso, la condicin se aplicar a las filas resultantes de la
consulta. Para la condicin de seleccin, se pueden utilizar los mismos operadores de
condicin, que en una consulta normal. Tambin se pueden escribir condiciones
compuestas (unidas por los operadores OR, AND, NOT). Notar que existe una limitacin,
en la fila Criterios: no se podr poner un nombre de columna, si esta columna no es una
columna de agrupacin.
6.16 Las Consultas de Accin
Las consultas de accin, son consultas que permiten realizar cambios en los datos,
almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla, a partir
de los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o
eliminar registros
6.16.1. Consultas de Creacin de Tabla
Las consultas de creacin de tabla, son consultas que almacenan en una nueva
tabla, el resultado de una consulta de seleccin.
Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias. Se crean para una
determinada tarea, (por ejemplo, para almacenar el resultado de una consulta compleja,
que tarda en ejecutarse y que se va a utilizar en varios informes) y cuando se ha
terminado esa tarea, se borran. Tambin puede ser til, para sacar datos en una tabla
para enviarlos a alguien o para crear copias de nuestras tablas.
Para crear una consulta de Creacin de tabla:
Se abre una nueva consulta en vista diseo.
Se aade la tabla o las tablas, de donde se van a sacar los datos a grabar en la nueva
tabla.
Se disea la consulta como una consulta de seleccin normal, de tal forma que en el
resultado de esa consulta, aparezcan exactamente los registros, que se quieran
guardar en la nueva tabla.
Desplegar el men Consulta y elegir la opcin Consulta de creacin de tabla

53

o bien desplegar el botn

de la barra de herramientas y elegir la opcin Consulta
de creacin de tabla.
Aparecer el cuadro de dilogo Crear tabla:

Escribir en el recuadro Nombre de tabla: el nombre de la nueva tabla.

Normalmente se crear la tabla, en la misma base de datos (opcin Base de datos
activa), pero se puede crear la tabla en otra base de datos. En este caso, se tiene que
activar la opcin Otra base de datos: y escribir en el cuadro Nombre del archivo: el
nombre de la base de datos, donde se crear la tabla. Debe ser el nombre completo
includa la ruta; por eso es ms cmodo buscar la base de datos con el botn
Examinar.... Al pulsar Examinar... aparecer el cuadro de dilogo, para buscar en el
rbol de carpetas, la base de datos donde se quiere guardar la nueva tabla.
Por ltimo hacer clic sobre el botn Aceptar y volver a la ventana Diseo de consulta:

54

La ventana de diseo, ser igual a la de una consulta de seleccin. En ella definir la

consulta de seleccin, para obtener los datos a grabar en la nueva tabla. La nica
diferencia es que en la barra de ttulo, despus del nombre de la consulta, pone Consulta
de creacin de tabla y si abre las propiedades de la consulta, haciendo clic sobre el
cono
de la barra de herramientas, ver en la propiedad Tabla de destino, el nombre
de la tabla que se tiene que crear y en Base de datos de destino, la base de datos
donde se crear:

Para ver los datos que se grabarn en la nueva tabla, hacer clic sobre el tipo de vista
Hoja de datos, de la barra de herramientas
o bien desplegar el men Ver y elegir
la opcin Vista hoja de datos. Esta opcin permite visualizar los datos, sin que se cree
la nueva tabla.
La opcin Ejecutar consulta, hace que se cree la nueva tabla con los datos obtenidos
de la consulta. Para ejecutar la consulta, hacer clic sobre el icono
el men Consulta y elegir la opcin Ejecutar.

o bien desplegar

Cuando se ejecuta una consulta de creacin de tabla, avisa de esta creacin. Tambin
avisa cuando ya existe una tabla, con el nombre de la nueva tabla.
Los campos de la nueva tabla, se llamarn como el encabezado de los campos de la
consulta y heredarn el tipo de datos de los campos origen, pero no heredan propiedades
como clave principal, ndices, etc.

55

7.

CAPTULO VI

LOS FORMULARIOS

Los formularios sirven para definir pantallas y generalmente para editar los registros
de una tabla o consulta.
En esta unidad se ver cmo crear un formulario, manejarlo para la edicin de
registros y cambiar su diseo.
Para crear un formulario, se tiene que posicionar en la ventana Base de datos, con
el objeto Formularios seleccionado. Al hacer clic en el botn
ventana, con las distintas formas que se tienen para crear un formulario:

se abre una

Vista Diseo: Abre un formulario en blanco en la vista diseo y se tienen que ir

incorporando los distintos objetos, que se quiere aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar, ya que en la mayora de los casos, es ms cmodo y rpido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y despus sobre el formulario creado, modificar el
diseo para ajustar el formulario a necesidades propias. En esta unidad, se ver ms
adelante cmo modificar el diseo de un formulario.
Asistente para formularios: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en
la creacin del formulario.
Autoformulario: Consiste en crear automticamente un nuevo formulario, que
contiene todos los datos de la tabla o consulta origen.
Segn el tipo de formulario que se elija (en columnas, en tabla,...), el formulario
presentar los datos de manera diferente. Cuando se hace clic en una de las opciones,
en la parte izquierda aparece un esquema, de cmo se presentarn los datos con esa
opcin. Por ejemplo Autoformulario: en columnas, presenta cada registro en una
pantalla, mientras que Autoformulario: en tabla, presenta varios registros en una
misma pantalla y cada registro en una fila.
56

Para poder utilizar esta opcin, se tiene que rellenar previamente el cuadro Elija la
tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen
del formulario. Este ser el nico dato a introducir; despus, seleccionar el tipo de
autoformulario y pulsar el botn Aceptar; Access se encarga del resto.
Asistente para grficos: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la
creacin del grfico.
Asistente para tablas dinmicas: Utiliza un asistente que va guiando paso por
paso, en la creacin de la tabla dinmica.
A continuacin, se explica la forma de crear un formulario utilizando el asistente.
7.1. El Asistente para Formularios
Para arrancar el asistente para formularios, podemos hacerlo como lo vimos en el punto
anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos, con el
objeto Formularios seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un
formulario utilizando el asistente.

Aparece la primera ventana del asistente:

57

En esta ventana, pide introducir los campos a inclur en el formulario.

Primero seleccionar la tabla o consulta de donde coger los datos, del cuadro
Tablas/Consultas, el cual ser el origen del formulario. Si se quiere sacar datos de
varias tablas, lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego, elegir
como origen del formulario esa consulta.
A continuacin seleccionamos los campos a inclur en el formulario, haciendo clic
sobre el campo y clic sobre el botn
, simplemente doble clic sobre el campo.
Si se ha equivocado de campo, pulsar el botn
. El campo se quita de la lista de
campos seleccionados.
Se puede seleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn
y
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn
.
A continuacin pulsar el botn Siguiente> y aparece la ventana, que puede ver en la
siguiente pgina.

En esta pantalla, elegir la distribucin de los datos dentro del formulario. Seleccionando
un formato, aparece en el dibujo de la izquierda, el aspecto que tendr el formulario con
esa distribucin.
Una vez seleccionada la distribucin que interes,a pulsar el botn Siguiente y aparece la
siguiente pantalla:

58

En esta pantalla elegir el estilo que se quiere dar al formulario. Puede elegir entre los
estilos, que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo, aparece en el dibujo de la
izquierda, el aspecto que tendr el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que interesa, pulsar el botn Siguiente y aparece la
ltima pantalla del asistente para formularios:

En esta ventana, el asistente pregunta el ttulo del formulario. Este ttulo, tambin
ser el nombre asignado al formulario.

59

Antes de pulsar el botn Finalizar, se puede elegir entre:

Abrir el formulario para ver o introducir informacin. En este caso, se ver el
resultado del formulario preparado, para la edicin de registros. Por ejemplo:

o bien,
Modificar el diseo del formulario: Si se selecciona esta opcin, aparecer la vista
Diseo de formulario, donde se podr modificar el aspecto del formulario
7.2. Editar datos de un formulario
Para editar datos de una tabla utilizando un formulario, se debe abrir el formulario,
posicionndose en la ventana Base de datos, con el objeto Formularios
seleccionado y hacer clic en el botn
o simplemente hacer doble clic, sobre el
nombre del formulario en la ventana Base de datos.
Aparecern los datos del origen del formulario, con el aspecto definido en el formulario (la
vista Formulario). A continuacin, se puede buscar datos, reemplazar valores,
modificarlos como si se estuviera en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarse a
lo largo de la tabla, utilizando la barra de desplazamiento, por los registros
que ya se conocen. Lo nico que cambia, es el
aspecto de la pantalla.
7.3. La vista diseo de formulario
La vista diseo es la que permite definir el formulario. En ella se indica a Access, cmo
debe presentar los datos del origen del formulario. Para ello se sirve de los controles,
que se ver ms adelante.
Para entrar en la vista diseo, se debe posicionar en la ventana Base de datos con
el Formulario seleccionado y a continuacin hacer clic en el botn
.

60

Aparecer la ventana Diseo de formulario:

Esto es el encabezado del

Esto es el pie del formulario

El rea de diseo consta de tres secciones:

La seccin Encabezado de formulario: En ella se pone, lo que se quiere que aparezca
al principio del formulario.
La seccin Detalle: En ella aparecern los registros del origen del formulario o varios
registros o uno slo por pantalla, segn el tipo de formulario. Aunque se visualicen
varios registros en una pantalla, se debe indicar en la seccin Detalle, el diseo
correspondiente a un slo registro.
La seccin Pie de formulario: En ella se pone, lo que se quiere que aparezca al final
del formulario.
Se puede eliminar el encabezado o el pie con el men; Ver la opcin encabezado o pie
de formulario.
La marca a la izquierda de la opcin, indica si las secciones estn abiertas o cerradas;
si se quitan las secciones, se perdern todos los controles definidos en ellas.
Para abrirlas, slo se tiene que volver a seleccionar la opcin.
Alrededor del rea de diseo, se tienen unas reglas que permiten medir las distancias
y los controles; tambin se dispone una cuadrcula, que ayuda a colocar los controles
dentro del rea de diseo.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrcula, se tiene en el men Ver, las opciones
Regla y Cuadrcula respectivamente.

61

7.4. Trabajar con controles

Seleccionar controles.
Para seleccionar un control, basta hacer clic sobre l. Cuando un control est
seleccionado, aparece rodeado de cuadrados, que llamaremos controladores de
movimiento (los ms grandes) y controladores de tamao (los ms pequeos), como
se observa en la siguiente imagen:

Para seleccionar varios controles, hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar;
mantener pulsada la tecla May y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si se quiere seleccionar varios controles contiguos, hay una forma ms rpida: pulsar
el botn izquierdo del ratn, sobre el fondo del rea de diseo y sin soltarlo arrastrarlo.
Aparece dibujado en el rea de diseo un cuadrado, cuando se suelta el botn del
ratn. Todos los controles que entren en ese cuadrado, quedarn seleccionados, (no
hace falta que el control se encuentre completamente dentro del cuadrado).
Aadir controles
Para aadir al formulario un nuevo campo del origen, lo ms rpido y cmodo es abrir
el cuadro Campos (si no est abierto), haciendo clic en el botn
de la barra de
herramientas. En este cuadro, aparecen todos los campos del origen del formulario. A
continuacin, hacer clic sobre el campo a aadir y sin soltar el botn del ratn, arrastrar
el campo en el rea del formulario, hasta el lugar donde se quiere que aparezca el
campo. Access crear automticamente, una etiqueta con el nombre del campo y un
cuadro de texto asociado al campo.
Si se quiere aadir otro tipo de control, como por ejemplo una imagen, abrir el cuadro
Herramientas, hacer clic sobre el tipo de control que se quiere aadir y al soltar el
botn del ratn, vemos que el cursor ha tomado otra forma. Ahora posicionarse en el
rea del formulario, donde se quiere definir el control, apretar el botn izquierdo del
ratn y mantenindolo apretado arrastrar el ratn, hasta dejar el control del tamao
deseado.
Para mover un control de sitio, seleccionar el control y mover un poco el ratn
sobre el control, hasta que el puntero del ratn tome forma de mano. En ese momento,
pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrar el control hasta su posicin
definitiva. Cuando se selecciona un control, tambin se selecciona la etiqueta que tiene
asociada y se movern tanto el control, como su etiqueta.
Para mover nicamente su etiqueta, mover el ratn encima del controlador de
movimiento de la etiqueta y cuando el puntero del ratn toma la forma de un dedo
ndice, arrastrar la etiqueta.
Tambin, se puede mover el control sin su etiqueta, del mismo modo pero el dedo
ndice, debe aparecer encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y al mover uno de ellos, se
movern todos.
62

Cambiar el tamao de los controles.

Para cambiar el tamao de un control, seleccionarlo para que aparezcan los
controladores de tamao; a continuacin, mover el ratn encima de uno de los
controladores de tamao. Cuando el puntero toma la forma de una flecha doble, pulsar
el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo, arrastrarlo hasta que el control tome el tamao
deseado.
Para cambiar el tamao de varios controles a la vez, seleccionarlos y al cambiar el
tamao de uno de ellos, se cambiarn todos.
Para alinear varios controles, se pueden mover uno a uno guindonos por la
cuadrcula, aunque se tiene una opcin del men Formato, que permite realizarlo de
forma ms cmoda. Seleccionar los controles a alinear, desplegar el men Formato, el
men Alinear y elegir la opcin deseada, segn se quiera alinear los controles a la
izquierda, derecha, arriba, abajo, a la cuadrcula. Para ver el efecto de cada opcin,
tenemos un dibujo en la parte izquierda de la opcin.
Ajustar el tamao de los controles.
Si se quiere que varios controles tengan el mismo tamao, para dejar nuestro
formulario ms homogneo y agradable a la vista, se tiene una herramienta muy til, la
opcin Tamao del men Formato.
Se procede de la misma forma que para alinear controles; seleccionar los controles que
se quieren ajustar, desplegar el men Formato, el men Tamao y elegir la opcin
ms adecuada a lo que se quiere hacer.
Se puede elegir Ajustar, lo cual hace el control lo suficientemente grande, para que
quepa todo su contenido.
A la cuadrcula: ajusta a la cuadrcula.
Ajustar al ms alto: todos los controles toman la altura del ms alto.
Ajustar al ms corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al ms ancho: todos los controles toman la anchura del ms ancho.
Ajustar al ms estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Cuando se quiere alinear y dejarlos del mismo tamao, es preferible primero ajustar el
tamao y despus alinearlos, porque a veces al cambiar la anchura, se pierde la
alineacin.
Ajustar el espacio entre controles.
Si se quiere cambiar la distancia entre controles, adems de moverlos libremente por el
rea de diseo, se pueden utilizar unas opciones del men formato.
Seleccionar los controles que se quieren ajustar, desplegar el men Formato, el men
Espacio horizontal y elegir la opcin ms adecuada a lo que se quiere hacer, dejarlos
con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los
controles seleccionados, tal como muestra la imagen a la izquierda de la opcin
(Aumentar), o reducir ese espacio (Disminur).
63

Tambin se puede hacer lo mismo con el espacio vertical; seleccionar los controles que
se quieren ajustar, desplegar el men Formato, el men Espacio vertical y elegir la
opcin ms adecuada a lo que se quiere hacer; dejarlos con el mismo espacio entre
controles (Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados, tal
como muestra la imagen a la izquierda de la opcin (Aumentar), o reducir ese espacio
(Disminur).

64

CAPTULO VII

LOS INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente
para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios, es que los datos que
aparecen en el informe, slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y
en los informes, se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por
grupos.
En esta unidad se ver cmo crear un informe, utilizando el asistente y cmo cambiar
su diseo una vez creado.
Para crear un informe hay que posicionarse en la ventana Base de datos, con el
objeto Informes seleccionado; si se hace clic en el botn
ventana con las distintas formas, que se tienen para crear un informe:

se abre una

Vista Diseo: Abre un informe en blanco en la vista diseo y se tiene que ir

incorporando los distintos objetos, que se quiere aparezcan en l. Este mtodo no se
suele utilizar, ya que en la mayora de los casos, es ms cmodo y rpido crear un
autoinforme o utilizar el asistente y despus sobre el informe creado, modificar el diseo
para ajustar el informe a nuestras necesidades.
Asistente para informes: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la
creacin del informe.
Autoinforme: Consiste en crear automticamente un nuevo informe, que contiene
todos los datos de la tabla o consulta origen.

65

Segn el tipo de autoinforme que se elija, el informe presentar los datos de manera
diferente; al hacer clic en una de las opciones, en la parte izquierda, aparece un
esquema de cmo se presentarn los datos con esa opcin. Por ejemplo Autoinforme:
en columnas, presenta cada registro en una pgina, mientras que Autoinforme: en
tablas, presenta varios registros en una misma pgina y cada registro en una fila.
Para poder utilizar esta opcin, se tiene que rellenar previamente el cuadro Elija la
tabla o consulta de donde proceden los datos del objeto: con el nombre del origen
del informe. ste ser el nico dato a introducir, despus seleccionamos el tipo de
autoinforme y pulsar el botn Aceptar. Access se encarga del resto.
Asistente para grficos: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la
creacin del grfico.
Asistente para etiquetas: Utiliza un asistente que va guiando paso por paso, en la
creacin de etiquetas.
Explicaremos a continuacin, la forma de crear un informe utilizando el asistente.
8.1. El asistente para informes
Para arrancar el asistente para informes, se puede hacer como se vi en el punto
anterior o bien, otra forma ms rpida es desde la ventana Base de datos, con el
objeto Informes seleccionado, haciendo doble clic en la opcin Crear un informe
utilizando el asistente.

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Aparece la primera ventana del asistente:

En esta ventana, se pide introducir los campos a inclur en el informe.

Primero se selecciona la tabla o consulta, de donde coger los datos del cuadro
Tablas/Consultas, el cual ser el origen del informe. Si se quiere sacar datos de
varias tablas, lo mejor ser crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir
como origen del inform,e esa consulta.
A continuacin seleccionar los campos, haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo
y clic sobre el botn
o simplemente doble clic sobre el campo.
Si se ha equivocado de campo, pulsar el botn
y el campo se quita de la lista de
campos seleccionados.
Se pueden seleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn
o
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botn
.
A continuacin pulsar el botn Siguiente> y aparece la ventana como la siguiente:

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En esta pantalla, se eligen los niveles de agrupamiento dentro del informe. Se pueden
agrupar los registros, que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada
concepto, aadir una cabecera y pie de grupo. En el pie de grupo, normalmente se
visualizarn totales de ese grupo.
Para aadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el
campo, por el cual se quiere agrupar y hacer clic sobre el botn
(o directamente
hacer doble clic sobre el campo).
En la parte de la derecha, aparece un dibujo que indica la estructura que tendr el
informe. En la zona central, aparecen los campos que se visualizarn para cada registro.
En nuestro ejemplo, encima aparece un grupo por poblacin y encima un grupo por
cdigo postal.
Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al
grupo para seleccionarlo y pulsar el botn

Si se quiere cambiar el rden de los grupos definidos, utilizar los botones

. La
flecha hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel; la flecha hacia abajo baja el
grupo un nivel.

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Con el botn
, se puede refinar el agrupamiento. Haciendo clic
en ese botn, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

En este cuadro ,aparecen los distintos grupos que se tienen definidos y por cada grupo,
tenemos el campo que define el grupo en Campos de grupo: el cuadro Intrvalos de
agrupamiento:. Desplegando el cuadro, podemos indicar que utilice para agrupar el
valor completo contenido en el campo o que utilice la primera letra, las dos primeras,
etc. Despus de pulsar el botn Aceptar, volvemos a la ventana anterior.
Una vez que se tengan los niveles de agrupamiento definidos, hacer clic en el botn
Siguiente> y pasar a la siguiente ventana, que se muestra en la siguiente pgina...

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En esta pantalla, puede elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenacin. Seleccionar el campo por el que se quiere ordenar los registros, que
saldrn en el informe y elegir si se quiere una ordenacin ascendente o descendente.
Para elegir una ordenacin descendente, hacer clic sobre el botn Ascendente y
pasar a ser Descendente.
Se puede elegir un tipo de ordenacin diferente, en los distintos campos de ordenacin.
Esta pantalla permite adems, aadir totales de forma casi automtica. Si queremos
aadir lneas de totales, tenemos que hacer clic sobre el botn
aparecer el cuadro de dilogo Opciones de resmen:

En el cuadro de dilogo, aparece la lista de los campos numricos que se tienen en el

informe y las funciones de agregado, que se pueden seleccionar para calcular algn
total. Para que en el informe aparezca la suma de algn campo, slo se tiene que
seleccionar la casilla, que se encuentra en la fila del campo y en la columna Suma. Se
puede as elegir varios totales.
En el cuadro Mostrar, si se activa la opcin Detalle y resmen, aparecern en el
informe tanto las lneas de detalle (los registros del origen), como las lneas de totales.
Si se activa la opcin Resumen slo, no aparecern las lneas de detalle.
Si se activa la casilla Calcular el porcentaje del total por sumas, aade un total, el
porcentaje que representa la suma calculada, sobre la suma total de todos los registros.
Por ejemplo, si se suman las horas por grupo, el porcentaje sera el porcentaje que
representan las horas del grupo, sobre el total de horas de todos los grupos.
Una vez rellenadas las opciones correspondiente,s hacer clic en el botn Aceptar, para
volver a la ventana del asistente.

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BIBLIOGRAFA
Microsoft Access 2000, Jos Daniel Snchez Navarro, Editorial McGraw-Hill.

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