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PRINCIPIOS DE FAYOL

El ingeniero y terico de la administracin fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial, definiendo


que la funcin administrativa slo tiene incidencia sobre el personal de la empresa. Sus ms grandes contribuciones
al rea las plasm en el libro Administration industrielle et gnrale, publicado en Pars en 1916.
Las investigaciones de Henry Fayol en el rea, se basaron en un enfoque sinttico, global y universal de la empresa,
con una concepcin anatmica y estructural de la organizacin. Uno de sus resultados fue la creacin de una serie
de 14 principios que toda empresa debera aplicar para lograr altos ndices de eficiencia, donde destacan la
disciplina, autoridad y correcta delimitacin de funciones.
1) UNIDAD DE MANDO: Cada empleado debe recibir rdenes de un slo superior. De esta forma, se evitan cruces de
indicaciones a modo de fuego cruzado.
2) AUTORIDAD: A pesar de que el cargo otorga la autoridad formal, no siempre se tendr obediencia si no existe la
capacidad de liderazgo. Por ello, es necesario tener la capacidad de dar rdenes y que ellas se cumplan. La
autoridad conlleva responsabilidad por las decisiones tomadas.
3) UNIDAD DE DIRECCIN: Se debe generar un programa para cada actividad. Todo objetivo de tener una secuencia
de procesos y plan determinado para ser logrado. Adems, de contar con un administrador para cada caso.
4) CENTRALIZACIN: Toda actividad debe ser manejada por una sola persona. Aunque gerentes conservan la
responsabilidad final, se necesita delegar a subalternos la capacidad de supervisin de cada actividad.
5) SUBORDINACIN DEL INTERS PARTICULAR AL GENERAL: Deben prevalecer los intereses de la empresa por sobre
las individualidades. Siempre se debe buscar el beneficio sobre la mayora.
6) DISCIPLINA: Cada miembro de la organizacin debe respetar las reglas de la empresa, como tambin los acuerdo
de convivencia de ella. Un buen liderazgo es fundamental para lograr acuerdos justos en disputas y la correcta
aplicacin de sanciones.
7) DIVISIN DEL TRABAJO: La correcta delimitacin y divisin de funciones es primordial para el buen funcionamiento
de la empresa. Se debe explicar claramente el trabajo que cada colaborador debe desempaar. Adems, se debe
aprovechar la especializacin del personal para aumentar la eficiencia.
8) ORDEN: Cada empleado debe ocupar el cargo ms adecuado para l. Todo material debe estar en el lugar
adecuado en el momento que corresponde.
9) JERARQUA: El organigrama y jerarqua de cargos debe estar claramente definidos y expuestos. Desde gerentes a
jefes de seccin, todos deben conocer a su superior directo y se debe respetar la autoridad de cada nivel.
10) JUSTA REMUNERACIN: Todo empleado debe tener clara nocin de su remuneracin y debe ser asignada de
acuerdo al trabajo realizado. Los beneficios de la empresa deben ser compartidos por todos los trabajadores.
11) EQUIDAD: Todo lder debe contar con la capacidad de aplicar decisiones justas en el momento adecuado. A su
vez, deben tener un trato amistoso con sus subalternos.
12) ESTABILIDAD: Una alta tasa de rotacin de personal no es conveniente para un funcionamiento eficiente de la
empresa. Debe existir una razonable permanencia de una persona en su cargo, as los empleados sentirn seguridad
en su puesto.
13) INICIATIVA: Se debe permitir la iniciativa para crear y llevar a cabo planes, dando libertad a los subalternos para
que determinen cmo realizar ciertos procedimientos. Junto con esto, se debe tener en cuenta que en ocasiones se
cometern errores.
14) ESPIRITU DE CUERPO: El trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo colaborativo,
que tambin ayuda a generar un mejor ambiente laboral.

REAS FUNCIONALES

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Fayol, en su anlisis funcional y sistmico de las organizaciones, encontr ciertas operaciones que se repetan en
cualquier tipo de empresas, las cuales eran necesarias para el logro de sus objetivos. Ms tarde, este estudio se
tradujo en un anlisis ms profundo respecto a la divisin de trabajo dentro de las organizaciones actuales. A
continuacin mencionaremos los grupos correspondientes a esas operaciones importantes que Fayol estudi en su
momento.
Operaciones o reas de la
organizacin
Tcnica.
Comercial.
Financiera.
Seguridad.
Contabilidad.
Funciones administrativas.

Funcin especfica
Elaboracin de los productos o servicios.
Comprar y vender.
Obtiene y aplica el capital necesario.
Salvaguardar los bienes.
Genera informacin sobre la situacin econmica.
Prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar las funciones anteriores.

FASES
1.
2.
3.
4.

Planeacin
Organizacin
Direccin
Control

Si observamos cmo se desarrolla la vida de todo organismo social y principalmente la de aquellos que, como la
empresa, forma el hombre libremente podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparacin con lo que
ocurre en la vida de los organismos fsicos podr aclararnos mejor estas dos fases.
La primera etapa. Se refiere a la estructuracin o construccin del organismo. En ella, partiendo de una clula, se
van diferenciando los tejidos y rganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apta ya
para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o especficas.
La segunda etapa. Es aquella en la que, ya totalmente estructurado el organismo, desarrolla en toda su plenitud las
funciones, operaciones o actividades que le son propias, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que
tiende a realizar la vida de ese organismo.
Cosa semejante ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de uno o pocos
hombres, todo se dirige a la estructuracin de ese organismo social; cuando est debidamente estructurado, hay
una segunda etapa, que consiste en la operacin o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines
propuestos.
Para efectos de una mejor comprensin de este tema se exponen a continuacin algunos criterios de diversos
autores acerca de las etapas del proceso administrativo, que realiz Jos A. Fernndez Arena.
Henry Fayol. Etapas: Previsin, organizacin, comando, coordinacin y control.
Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeacin, organizacin, integracin, direccin y control.
G. R. Terry. Etapas: Planeacin, organizacin, ejecucin y control.
Agustn Reyes Ponce. Etapas: Previsin, planeacin, organizacin, integracin, direccin y control.
Burt K. Scanlan. Etapas. Planeacin, organizacin, direccin y control.
De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, podemos concluir que, cuatro son las
etapas bsicas para su estudio y conformacin de sus dos principales fases; fase mecnica, compuesta por la
planeacin y la organizacin, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de Qu se va a hacer? y Cmo se
va a realizar? respectivamente; la otra fase, la dinmica cuya implantacin dentro de la organizacin, nos permite
ver con mayor claridad lo que al momento se est haciendo y as mismo poder evaluar tales acciones.
Con el propsito de clarificar la existencia de estas cuatro fases del proceso administrativo, enseguida se presenta el
significado de cada una de ellas, as como su importancia y la composicin en sus respectivos elementos.

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PLANEACIN

Proceso por el cual se obtiene una visin del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante
la eleccin de un curso de accin.
Importancia de la planeacin:
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al mximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
"Planear es funcin del administrador, aunque el carcter y la amplitud de la planeacin varan con su autoridad y
con la naturaleza de las polticas y planes delineados por su superior".
El reconocimiento de la influencia de la planeacin ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de
la administracin para distinguir entre formular la poltica (fijar las guas para pensar en la toma de decisiones) y la
administracin, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegacin de
autoridad o posicin en la organizacin, puede mejorar la planeacin establecida o hacerla bsica y aplicable a una
mayor proporcin de la empresa que la planeacin de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los
directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra ms
claramente esta divisin.
Elementos de la planeacin:

Los propsitos. Las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que persigue en forma
permanente o semipermanente un grupo social.
La investigacin. Aplicada a la planeacin la investigacin consiste en la determinacin de todos los factores
que influyen en el logro de los propsitos, as como de los medios ptimos para conseguirlos.
Los objetivos. Representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para alcanzar,
establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.
Las estrategias. Cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo de los
recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas.
Polticas. Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de
decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin.
Programas. Son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrn de realizarse para
lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecucin.
Presupuestos. Son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social expresado en
trminos econmicos, junto con la comprobacin subsecuente de la realizacin de dicho plan.
Procedimientos. Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la
realizacin de un trabajo repetitivo.
ORGANIZACIN

La creacin de una estructura, la cual determine las jerarquas necesarias y agrupacin de actividades, con el fin de
simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organizacin naci de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a
cooperar para obtener sus fines personales, por razn de sus limitaciones fsicas, biolgicas, psicolgicas y sociales.
En la mayor parte de los casos, esta cooperacin puede ser ms productiva o menos costosa si se dispone de una
estructura de organizacin.
Se dice que con buen personal cualquier organizacin funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener
cierto grado de imprecisin en la organizacin, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder
realizar sus tareas. Con todo, es obvio que an personas capaces que deseen cooperar entre s, trabajarn mucho
ms efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas
con otras.
Este es un principio general, vlido tanto en la administracin de empresas como en cualquier institucin.

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As, una estructura de organizacin debe estar diseada de manera que sea perfectamente claro para todos quien
debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las
dificultades que ocasiona la imprecisin en la asignacin de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicacin y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
A continuacin se enumeran y explican los elementos de la organizacin los cuales, una vez comprendidos y
asimilados coadyuvaran en una mejor administracin:
Elementos de la organizacin:
a) Divisin del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: La
primera; (jerarquizacin) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La
segunda; (departamentalizacin) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades especficas, con
base en su similitud.
b) Coordinacin. Es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr
oportunidad, unidad, armona y rapidez, en desarrollo de los objetivos.

DIRECCIN

Comprende la influencia del administrador en la realizacin de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus
empleados mediante la comunicacin, la supervisin y la motivacin.
Cuando un administrador se interesa por s mismo en la funcin directiva, comienza a darse cuenta de parte de su
complejidad. En primer lugar, est tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que
tambin l mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Est en contacto directo con la gente,
tanto con los individuos, como con los grupos. Pronto descubre, como factor productivo, que la gente no est
solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene tambin sus propios objetivos. Para poder encaminar el
esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en
trminos de los resultados relacionados con la orientacin, la comunicacin, la motivacin y la direccin.
Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado
de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra ndole,
y tiene que integrarlos. Tambin es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es su
jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que l
quiere o deba hacerse. La direccin implica el uso inteligente de un sistema de incentivos ms una personalidad que
despierte inters en otras personas.
La direccin como parte del proceso administrativo se compone de varios elementos:

Toma de decisiones. Significa la eleccin de un curso de accin o alternativa. Al tomar decisiones es


necesario antes de evaluar las alternativas, definir y analizar el problema, para posteriormente aplicar la
decisin o alternativa que mejor se sugiera.
Integracin. Al igual que en la toma de decisiones, tambin existe un proceso para la adecuada integracin
en cuanto al personal se refiere, este proceso inicia con el reclutamiento u obtencin de los candidatos que
aspiran a un puesto determinado, en seguida se introducirn, o dicho en otras palabras, se les ambientar;
para finalmente capacitarlos en el desarrollo de las funciones que habrn de realizar.
Motivacin. La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a
travs de ella se logra la ejecucin del trabajo, de acuerdo a normas o patrones de conducta esperados.
Comunicacin. La comunicacin en cualquier grupo que se trate, es de vital importancia ya que involucra a
los individuos no solo en su papel de comunicadores, sino en el buen uso que a la informacin se le da.
Supervisin. Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen
adecuadamente.
CONTROL

El proceso de determinar lo que se est llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y as
evitar desviaciones en la ejecucin de los planes.
Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningn administrador puede controlar sin ellos. El no
puede medir si sus subordinados estn operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a

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mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras ms claros, completos, y coordinados sean los planes y ms largo
el periodo que ellos comprenden, ms completo podr ser el control.
Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dnde y cmo erraron, para descubrir qu ocurri y
porqu, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control
previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.
ELEMENTOS DEL CONTROL:

Establecimiento de estndares. Es la aplicacin de una unidad de medida, que servir como modelo, gua o
patrn en base en lo cual se efectuar el control.
Medicin de resultados. La accin de medir la ejecucin y los resultados, puede de algn modo modificar la
misma unidad de medida.
Correccin. La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las
desviaciones en relacin con los estndares.
Retroalimentacin. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en
donde se encuentra la relacin ms estrecha entre la planeacin y el control.

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