GESTIN DOCUMENTAL II

JENNYFER NATALIA DIAZ CHICANGANA

FABIOLA ALCALA LOURIDO
JHON FREDY NOREA PEREZ

UIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
2015

GESTIN DOCUMENTAL II

ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

JENNYFER NATALIA DIAZ CHICANGANA

FABIOLA ALCALA LOURIDO
JHON FREDY NOREA PEREZ

Instructor:
JAIRO HERNN DAZ ARIAS

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIN Y LA DOCUMENTACIN, BIBLIOTECOLOGIA
Y ARCHIVISTICA
2015

TABLA DE CONTENIDO
1.

INTRODUCCIN.1

2.

OBJETIVOS
2.1

Objetivo General..2

2.2

Objetivos Especficos.2

3.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES.3

4.

CLASIFICACIN, ORDENACIN Y DESCRIPCIN DE ARCHIVOS..3

5.

DIFERENCIA ENTRE ORDENACIN Y ORGANIZACIN.3

6.

CLASIFICACIN DOCUMENTAL4

7.

PRINCIPIOS CLASIFICACIN DOCUMENTAL4

8.

ORGANIZACIN EN LA CLASIFICACIN4

9.

PASOS METODOLOGICOS CLASIFICACIN DOCUMENTAL5

10.

UNIDADES DOCUMENTALES.6

11.

TIPOS DOCUMENTALES..7

12.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO...7

13.

FASES CICLO VITAL DOCUMENTO..7

14.

PROCESOS DE GESTIN DOCUMENTAL

14.1

Planeacin.....8

14.2

Produccin9

14.3

Gestin y trmite.....9

14.4

Organizacin.9

14.5

Transferencia..10

14.6

Disposicin de documentos..11

14.7

Preservacin largo plazo.11

14.8

Valorar los documentos..12

15.

CLASIFICACIN ARCHIVO13

16.

EJEMPLOS ETAPAS PRODUCCIN DOCUMENTA..14, 15, 16, 17, 18, 19

17.

VALORES DOCUMENTALES....20

18.

ASPECTOS IMPORTANTES ACUERDO AGN 003......21

19.

ASPECTOS IMPORTANTES ACUERDO AGN 004......22

20.

ASPECTOS IMPORTANTES ACUERDO AGN 005....23, 24

21.

CONCLUSIN..25

22.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS.26

INTRODUCCIIN

El presente taller tiene como finalidad, conocer las bases legales que rigen la
funcin Archivistica. Partiendo desde el punto de vista que es de importancia tener
conocimiento en el tema para la implementacin de los procesos de Gestin
Documental en las entidades pblicas y/o privadas con funciones pblicas.
Con la investigacin de los temas propuestos, los ejemplos y dems actividades
complementarias; se crearon bases que con ayudas tecnolgicas y documentos
de apoyo (acuerdos, leyes, decretos, entre otros) nos encontramos en capacidad
de darle tramite a la documentacin.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Con la normatividad vigente, buscamos que todos los procesos archivsticos se
lleven a cabo en las empresas. Es por ello que con el presente trabajo buscamos
la mejora continua en pro de una mejor prestacin de servicios. Con los
conocimientos adquiridos en la presente unidad, estamos en la capacidad de
diferenciar el ciclo vital de los documentos y dems funciones que cumplen en
cada una de ellas.

OBJETIVOS ESPECFICOS

Definir el ciclo vitar de los documentos, fases y etapas.

Destacar la importancia que tiene la unidad de correspondencia en las

empresas.

Conocer a fondo las funciones archivsticas y el marco que lo rige.

Diferenciar de qu manera se clasifican los archivos.

1. Qu son las AGRUPACIONES DOCUMENTALES?

Son el conjunto de documentos generados por una entidad administrativa, en el
ejercicio de sus funciones, las cuales, segn su jerarqua ilustrada en el
organigrama, originan fondos, las secciones, las subsecciones, las series y las
subseries documentales.
2. Defina clasificacin, ordenacin Archivstica y Descripcin.
Clasificacin: Es la labor intelectual y fsica que consiste en separar la
documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados, sta puede ser:
Clasificacin de Fondos, Clasificacin de Secciones y Subsecciones,
Clasificacin
de
Series
y
Subseries.
Se hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series
documentales. Sigue el modelo orgnico de la Institucin, ya que el archivo es la
imagen de la misma, la estructura orgnica de esa queda cristalizada en dicha
clasificacin.
Cabe anotar que todo ello se debe realizar bajo los principios de procedencia y el
principio de orden original.
Ordenacin: La ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin
fsica a los documentos. Dicho de otra manera, la ordenacin determina qu
documento va primero y cules van despus, es decir, es el proceso mediante el
cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los
tipos documentales al interior de los expedientes segn un criterio
predeterminado.
Descripcin: Es la representacin precisa de una unidad de descripcin y en su
caso de las partes que la componen, obtenida mediante recopilacin, anlisis y
organizacin de toda aquella informacin que sirva para identificar, gestionar y
localizar la documentacin y explicar su contenido y el contexto de su produccin.
3. Establezca la diferencia entre ordenacin y organizacin de archivos.
Organizacin de archivos
La organizacin de archivos es la
accin o el proceso de clasificacin,
ordenacin y descripcin de los
documentos de una entidad.

Ordenacin de archivos
Esta operacin, en tanto complemento
de la clasificacin, consiste en poner en
orden
(cronolgico,
alfabtico,
numrico)
las
unidades
documentales
(documentos
o
expedientes) dentro de las series
constituidas.

4. Qu se refleja con la Clasificacin?

La clasificacin debe reflejar la estructura da cada entidad de tal manera que las
agrupaciones documentales resultantes correspondan a las subdivisiones que
conforman la entidad.
5. Qu implica la clasificacin?
La clasificacin implica, identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgnica y las funciones desarrolladas por una entidad a lo
largo de su gestin.
6. En qu principios debe basarse la clasificacin y en qu consiste cada
uno de ellos?
PRINCIPIO DE PROCENDENCIA: El principio de procedencia se define como aquel
segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que
procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de
cada fondo y en este la integridad y carcter seriado de los documentos.
Este principio es vlido tanto para los archivos histricos como para lo
administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la
institucin que produce los documentos identificando en ella las dependencias y
funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series.
El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organizacin de los
documentos del archivo como en la ordenacin, clasificacin y descripcin de los
mismos.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Es el que hace relacin al orden que
conservan los documentos dentro de
cada serie, de acuerdo a la secuencia
que origino el expediente y en el orden en que se dieron los documentos que
materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la resolucin
administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina que tiene
la competencia especifica. En consecuencia, debe respetase el orden natural de
los documentos ya que son producidos en una relacin causa efecto.
7. Qu determinan las funciones comunes y especficas de una
organizacin en la Clasificacin?
Las funciones en el proceso de la clasificacin determinan las series que
corresponden a cada agrupacin documental, ya que estas son el resultado de
actuaciones reguladas por normas de procedimiento, en concordancia con las
tareas encomendadas a cada dependencia, encontramos que en todas las
organizaciones existen funciones comunes y especficas.
4

Teniendo claro que las comunes son todas aquellas funciones administrativas
genricas que sirven de apoyo para el ejercicio de las competencias de cualquier
entidad y las especificas desarrollan la misin de la entidad y constituye su razn
de ser hacindola diferente de cualquier otra.
8. Cules son los pasos metodolgicos de la clasificacin?
Acciones (Identificacin de funciones y productores):
Es importante tener en cuenta las funciones, ya que son las atribuciones
encomendadas a una institucin para que realice y cumpla los fines para los que
sta fue creada, en las cuales se refleja el departamento productos de los
documentos.
En esta etapa se debe identificar la procedencia de los documentos teniendo en
cuenta la estructura organiza y las funciones desarrolladas por una institucin a lo
largo de su gestin.

La clasificacin documental se fundamenta en:

- La aplicacin de los principios de procedencia y de orden origianal para identificar
las categorias y grupos que reflejan la estructura jerarquica del fondo.
- La identificacion de las funciones asignadas a las dependencias.
- Los asuntos que tramita cada divisin administrativa.

Estructura orgnica:
En esta etapa se debe recopilar informacin referente a la estructura organizativa,
la evolucin orgnica del sujeto productor, las competencias de cada uno de los
niveles que integran la unidad.
Aqu se debe incluir unidades desaparecidas en reestructuraciones anteriores, pero
cuyas funciones han generado tipologas documentales asimilables con otras
actuales.
De tal manera que permita reconstruir el camino seguido por algunas series
documentales y establecer su secuencia correcta.
- Series documentales y asuntos:
En esta etapa se debe realizar entrevistas a los responsables de unidades de
gestin, es decir a los productores de documentos. De la cual se pueden obtener
informacin de las series que generan, documentos que componen sus
expedientes, el volumen y los plazos que se suelen seguir para su permanencia en
el archivo de gestin.
9. Qu son unidades documentales?
UNIDADES DOCUMENTALES: Es entendida como una unin de documentos en
pro de generar una accin administrativa para que en su posterior trmite realice
la
funcin
con
motivo
de
su
creacin.
Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los
documentos que hagan parte de esta unin.
10. Defina Unidad Documental Simple y unidad documental Compleja y de
dos ejemplos de cada una.
UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Es la que est conformada por una sola
tipologa, ya que su funcin es la misma y un tanto repetitiva.
Ejemplo 1:
Actas
Ejemplo 2:
Informes

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Es la que posee variedad de tipologas

documentales que van relacionadas con algo en comn.

Ejemplo 1:
Historias Laborales
Conformado por: Fotocopia documento de identificacin, formato nico de hoja
de vida, certificados de afiliacin a fondos, soportes de estudios, contratos
laborales, etc.

Ejemplo 2:
Historias acadmicas
Conformado por: Fotocopia documento de identificacin, fotocopia registro civil,
formato de inscripcin, certificado ICFES, fotocopia acta y diploma de bachiller,
actas de validacin, actas de habilitacin, etc.
11. Defina Tipos documentales y de 3 ejemplos
TIPO DOCUMENTAL: Es la unidad archivstica mnima que se conforma por un
solo documento completo.
Ejemplo 1: Fotocopia de documento de identidad
Ejemplo 2: Contrato laboral
Ejemplo 3: Certificado afiliacin a EPS
12. Qu es el ciclo vital de los documentos y cules son sus fases o
etapas?
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin
temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.
Son fases o etapas del ciclo vital del documento las siguientes:

Transferencia Secundaria
ARCHIVODE GESTIN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Fase Activa

Fase Semiactiva

Fase Inactiva

Transferencia Primaria

13. Segn el Artculo 9 del Decreto 2609 de 2012 (VINCULADO EN EL DECRETO

1080) Los Procesos de la gestin documental son: Planeacin, Produccin,
Gestin y trmite, Organizacin, Transferencia, Disposicin de documentos,
Preservacin a largo plazo, y Valoracin. Teniendo en cuenta estos procesos,
visite una entidad pblica e indague paso a paso cules son las actividades que se
realizan en cada uno de ellos e ilstrelos con fotografas.

Tomado de pgina Universidad Cooperativa de Colombia

a) Planeacin:
Objetivo: Asegurar que la documentacin que se genera en los procesos y reas
cumpla con los lineamientos establecidos y la poltica de gestin de informacin y
documentacin vigente.
i.
ii.
iii.
iv.

Presentar la solicitud de modificacin de documentos: diligenciar el formato

y notificar a la Direccin de Planeacin y Efectividad mediante Memorando.
Evaluar solicitud: verificar el proceso al que se vincula y analizar la solitud
frente al procedimiento actualmente establecido.
Notificar la modificacin de la documentacin del SGI: notificar a la Direccin
de Gestin Documental mediante memorando.
Revisar el Cuadro de Clasificacin Documental, CCD: verificar en el CDD si
la tipologa documental solicitada se encuentra asociada.

v.

Crear nueva Seria/Sub serie documental: establecer las dependencias que

custodian la documentacin nueva. Definir el cdigo para la nueva Serie/sub
serie. Y por ltimo registrar la nueva serie en el CCD y TRD.
Ajustar los instrumentos archivsticos.
Revisar los instrumentos archivsticos.

vi.
vii.

b) Produccin:
Objetivos: Elaborar documentos oficiales, teniendo en cuenta los lineamientos de
autorizacin para firmar comunicados en la institucin, utilizando el Gestor de
Contenidos.
i.

Identificar el tipo y asunto de formato que se requiere elaborar: determinar

segn destinatario, que tipo de documento se requiere gestionar.
Seleccionar el formato a diligenciar.
Diligenciar el formato.
Crear nueva proteccin.
Revisar comunicacin.
Firmar y Radicar documento.
Publicar y enviar documentos.

ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

c) Gestin y trmite:
Objetivos: Ejecutar el trmite de los objetos postales, utilizando el Gestor de
contenidos.
i.

Identificar el tipo de objeto: determinar si el envo corresponde a un objeto

postal interno o externo.
Iniciar la distribucin de un objeto postal (Gestor de Contenido).
Notificar la recogida del objeto postal.
Aprobar la recoleccin.
Transferir custodia del objeto postal.
Aprobar envi en sistema.
Transportar objeto postal al destinatario.
Decepcionar objeto postal.

ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.

d) Organizacin:
Objetivos: Crear los registros de documentos en el sistema que corresponda,
clasificarlos, ordenarlos y describirlos adecuadamente en los archivos de gestin.
i.

Clasificar la informacin:
Identificar
Verificar
Separar
Agrupar

ii.
iii.
iv.
v.

Transferir a la unidad de archivo Sede/Nacional

Ordenar los documentos
Describir la documentacin
Gestionar acciones correctivas.

e) Transferencia:
Objetivo: Establecer las actividades, responsabilidades y controles que aseguren el
proceso de Transferencia Documental (internas, primarias y secundarias) y la
debida custodia de la informacin y documentacin.
Es importante destacar que este procedimiento cumple con dos tiempos que
son:
PLANIFICACIN DE LAS TRANSFERENCIAS
i.
ii.

iii.

iv.

Elaborar Calendario de Transferencias: se elaborara uno para todo el ao y

se deber concertar con cada oficina productora.
Gestionar aprobacin de Calendario de Transferencias: presentar al Consejo
de Archivo el Calendario concertado con las dependencias, y esperar la
aprobacin del Consejo de Archivo.
Socializar Calendario de Transferencias: proyectar Circular Interna
oficializando el calendario con firma del Subdirector/Jefe de Desarrollo
Institucional, dirigido a los responsables de las dependencias y soportado
con el Calendario anexo.
Realizar control al calendario de transferencia: notificar con 15 das hbiles
de anticipacin y mediante Memorando dirigido al Responsable de la
dependencia, la preparacin de la informacin para traslado.

EJECUTAR LAS TRANSFERENCIAS

i.

ii.
iii.

Alistar transferencia documental: consta de procesos como verificar el

Calendario de Transferencias, separar expedientes que ya han cumplido el
tiempo de retencin. Foliar la documentacin de los expedientes separados
para transferencia. Diligenciar formato de Transferencia Documental,
proteger el formato diligenciado anexo en el sistema ECM.
Remitir la Transferencia documental: se notifica mediante Memorando al
Analista CAD con soportes.
Recibir y Verificar la transferencia documental: se cotejan los documentos
fsicos recibidos con el Anexo que soporta el Memorando de notificacin.
Desproteger el Anexo: Transferencia documental y actualizar el archivo
nativo con el nombre y fecha del encargado de cotejar transferencia. Luego,
proteger en el mismo identificador del Anexo, la Transferencia actualizada
con los datos actualizados.
10

v.

Nota: si existen novedades al momento de la verificacin se prosigue a la

actividad No.4.
Gestionar acciones correctivas: Notificar la novedad mediante Memorando y
firma del Subdirector/Jefe de Desarrollo Institucional, al responsable de la
dependencia soportndolo con el anexo actualizado. Luego de esto,
subsanar las novedades encontradas validando los pasos desde la actividad
No.1.

f) Disposicin de documentos:
Objetivo: Asegurar la valoracin y disposicin de los documentos que ameritan su
conservacin permanente o su eliminacin segn lo establecido en las tablas de
retencin documental.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.

Identificar y clasificar los documentos.

Elaborar inventario.
Elaborar propuesta de eliminacin documental.
Diligenciar el formato de acta de eliminacin.
Presentar propuesta de eliminacin documental al Consejo de Archivo.
Remitir propuesta de eliminacin.
Presentar propuesta de eliminacin documental al Comit de Archivo.
Eliminar documentos.

g) Preservacin a largo plazo

Objetivo: Establecer las actividades para la preservacin a largo plazo de la
documentacin.
i.
ii.

iii.

iv.

Codificar las unidades de informacin: rotular las carpetas y cajas donde se

van a ubicar los documentos de acuerdo al instructivo.
Disponer fsicamente los archivos en el mobiliario: ubicar en el mobiliario la
informacin por sala, modulo, fila, entrepao, caja, carpeta y documento de
acuerdo a las respectivas series documentales producidas por cada unidad
productora.
Ingresar la documentacin en el URM: registrar las unidades de conservacin
del rea productora al sistema URM de acuerdo a la organizacin fsica que
se haya realizado segn punto N2.
Conservar adecuadamente los documentos de archivos fsicos: archivar los
documentos en un rea restringida, con acceso limitado al personal
autorizado, conservndolas en condiciones que garanticen la integridad
fsica y funcional de la documentacin desde el momento de la emisin, su
periodo de vigencia hasta su disposicin final. (Acuerdo 04 de 1994 captulo
III art. 60).

11

v.

Solicitar prstamo de documentos en URM por parte de las unidades

productoras: ingresar al URM, crear solicitud de prstamo, registrar campos
obligatorios, una vez registrada la informacin aparecer la confirmacin de
la solicitud.
Recuperar las unidades de conservacin: segn las consultas realizadas por
los diferentes usuarios.
Realizar comunicacin informando inconsistencia: en el Gestor de
Contenidos descargar la plantilla memorando.
Realizar seguimiento: realizar por parte de la Unidad de Archivo el debido
seguimiento hasta recuperar la documentacin.
Custodiar los documentos: Ubicar el documento devuelto de acuerdo a la
informacin registrada en el URM, por sala, fila, modulo, entrepao, caja,
carpeta y documento.

vi.
vii.
viii.
ix.

h) Valorar los documentos

Objetivo: Establecer las actividades que garanticen la preservacin a largo plazo de
los documentos.
i.

Establecer el valor de los documentos

Revisar si los documentos propuestos tienen valor:

Administrativo
Contable o Fiscal
Legal
Tcnico

Asignar valor primario a los documentos identificados.

Nota: Los documentos identificados con valor Histrico, Cientfico y/o Cultural, se
les asignar valor secundario y por tanto tendr conservacin permanente
ii.

Determinar los tiempos de retencin

Verificar las Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos o Resoluciones del estado que
obligan la conservacin de la documentacin.
Estimar el tiempo de retencin que se le deben asignar a la Serie Documental en
cada fase del ciclo vital as:

Tiempo (aos) que permanecer el documento en el Archivo de Oficina.

Tiempo (aos) que permanecer el documento en el Archivo Satlite.
Tiempo (aos) que permanecer el documento en el Archivo Central.

12

Codificar el documento

iii.

Registrar en el SGD las series, subseries y documentos identificados. Esto

es, Crear, Modificar o Retirar informacin de:

El Cuadro de Clasificacin Documental

El Cuadro de Descripcin de Serie/Subserie
La Tabla de Retencin Documental

Publicar documentos
iv.

Proyectar Memorando de notificacin del cambio y obtener aprobacin del

Director de Gestin Documental sobre los cambios realizados.

Socializar los documentos

v.

Capacitar al equipo de trabajo sobre los cambios realizados de tal manera

que se garanticen los nuevos registros en las oficinas productoras.
Garantizar el uso de los documentos en su versin vigente

vi.

Divulgar la TRD ajustada

vii.

Proyectar Circular Interna informando los cambios realizados en SGD a los

usuarios finales con revisin del Director de Gestin Documental.

Publicar en el micro sitio de Gestin Documental la TRD ajustada. (En la actualidad

se est trabajando en la elaboracin de las TRD).
14. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital
de los documentos y cules son los procesos de la Gestin Documental que
se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestin, Archivo Central e Histrico).
ARCHIVO DE GESTIN
Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrada por las oficinas productoras.

Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

13

ARCHIVO CENTRAL
Se agrupan documentos transferidos por las distintas oficinas productoras, en esta
fase la consulta no es muy frecuente, sin embargo sigue teniendo vigencia.

Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

ARCHIVO HISTORICO
Se transfieren los documentos desde el archivo central, los documentos en este
archivo se conservan permanentemente, la consulta es baja.

Organizacin
Consulta
Conservacin
Disposicin final

15. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y
explicar el paso a paso detallado de ste por sus diferentes etapas desde su
produccin.
Ejemplo 1
Actas Comit de Archivo (Sede)
1. Planeacin
Descargar la plantilla establecida en el sistema de gestin de contenidos.

14

2. Produccin
En el sistema de gestin de contenidos el usuario proyecta el acta en este caso en
secretario de comit que es el analista de gestin documental.

3. Gestin y trmite
Se agregan los metadatos del acta como por ejemplo personas asistentes al comit,
ausentes y el presidente del comit, adems fecha en que se llev a cabo dicha
reunin y nmero de folios.

15

4. Organizacin
La descripcin, ordenacin y clasificacin lo hace el sistema automticamente
5. Transferencia
El sistema despus de determinado tiempo la transfiere a otro tipo de archivo donde
su consulta es media.
6. Disposicin de documentos
Estos tiempos de conservacin el sistema los adecua automticamente de acuerdo
al tipo documental que se est tramitando.
7. Preservacin a largo plazo
Se realiza back up con informacin registrada en el sistema de gestin de
contenidos
8. Valoracin
El sistema determina dicho valor previo a un estudio realizado antes de la
elaboracin de las TRD.
Ejemplo 2: Creacin de una Carta por el sistema URM (gestin de documentos
electrnicos)
1. Ingresamos al Sistema URM.
2. Proyectar contribuidor: luego de escoger la plantilla y buscar el archivo nativo,
se diligencia el formato, se guarda y se protege.
3. Revisor: aprueba o rechaza el documento: ingresa al sistema, mira las
asignaciones de flujo de trabajo (aprueba o rechaza).
4. Remitente: revisa y firma. Revisa el flujo de trabajo, desprotege el documento,
descarga el archivo nativo, se introduce la firma digital. Nuevamente protege con
metadatos.
5. Por ultimo regresa al Sistema de Gestin de contenidos, y revisa la asignacin
de flujo de trabajo, y aprueba el documento.
El programa de gestin de documentos electrnicos, se aplica bajo la poltica de
Cero Papel. Dicho sistema, asigna y gestiona el ciclo de vida de los documentos
electrnicos de archivo.

16

Ejemplo 3
ACTA: Documento interno que constituye la memoria de reuniones, cuyo objetivo es
relacionar lo que sucede, se debate, o se acuerda en este.
Los componentes mnimos del acta son:

Membrete
Lugar y fecha
Numero de acta
Agenda
Desarrollo de la agenda

Posteriormente despus que tengamos el documento debidamente estructurado y

organizado, se le coloca un nmero interno de radicacin, donde indica la cantidad de
documentos originados en trascurso de ao.
Despus que el documento est debidamente diligenciado y firmado por todos los
asistentes, se organiza en la carpeta de acta de instruccin aos 2015, al trmino de ao
se le aplica el proceso de organizndolo cronolgicamente desde la fecha ms antigua a
ms reciente. Despus empezamos la respectiva foliacin, y procedemos a realizar la hoja
de control donde indica la descripcin de documento desde su nmero de folios hasta
nombre de documento despus rotulamos la carpeta donde indica la serie y Subserie y la
unida productora de documento que es la PGD la encargada de organizar el documento
segn su ubicacin si es activa (primera etapa) semiactiva (segunda etapa) o histrica
(ciclo vital),
Transcurrido el tiempo de retencin en el Archivo Central, seleccionar y microfilmar una
muestra representativa hasta el 1 % de aquellos documentos que sean trascendentales
para la Polica Nacional. Los dems documentos sern eliminados mediante picado.

17

FORMATO DE ACTA

18

FORMATO DE TABLA RETENCIN DOCUMENTAL

POLICIA NACIONAL

19

16. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas
fases o etapas.

ARCHIVO
CENTRAL

ARCHIVO DE
GESTIN

ARCHIVO
HISTRICO

Valores
primarios

Valores
secundarios

Administrativo

Histrico

Contable

Cientfico

Fiscal

Cultural

Legal

20

17. Destaque los aspectos ms importantes a tener en cuenta en la los

Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.
Acuerdo AGN 003 de marzo 15 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente el
Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el comit evaluador de Documentos
del Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones
Se define al comit evaluador de documentos como el responsable de describir
sobre la valoracin y disposicin final de los documentos de archivo con el fin de
salvaguardar el patrimonio documental del pas. Este comit est conformado de la
siguiente manera:

Director general del Archivo General de la Nacin

Subdirector de gestin del patrimonio documental
Subdirector del sistema nacional de archivos
Jefe de la oficina asesora jurdica

Coordinador grupo de valoracin documental y transferencias secundarias

Director de patrimonio del ministerio de cultura
Un representante de los investigadores registrados en el Archivo General de
la Nacin
Un historiados designado por la academia Colombiana de historia
Un archivista designado por el Colegio Colombiano de Archivistas

Este equipo tiene que llevar a cabo algunas funciones como:

Asesora al Archivo General de la Nacin en el estudio de los asuntos relativos
al valor secundario de los documentos, as como la eliminacin de estos.
Emitir conceptos sobre las consultas relacionadas con los tiempos de
conservacin de los documentos.
Emitir concepto sobre los valores testimoniales, informativos, culturales,
cientficos e histricos de los documentos.
Asesorar al Director del Archivo General de la Nacin en los asuntos relativos
a la evaluacin de las TRD y TVD aprobada por las entidades.
Recomendar al Director del Archivo General de la Nacin la inclusin en la
lista representativa de los bienes de inters cultural de archivos y
documentos.
Conceptuar sobre los planes especiales de manejo y proteccin de los bienes
archivsticos del mbito nacional que conforman el patrimonio documental
del pas.
Proponer las acciones necesarias para proteger el patrimonio documental.

21

Acuerdo AGN 004 de marzo 15 de 2013: Por el cual se reglamentan

parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para
la elaboracin, presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las TRD
y TVD.
Este acuerdo aplica a las entidades del estado de orden nacional, departamental,
distrital y municipal, y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, las
cuales debern elaborar, evaluar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y TVD,
y adems debern tener en cuenta que las TRD se deben elaborar y aplicar tanto
para la organizacin y disposicin de documentos fsicos como electrnicos. Y las
TVD se deben elaborar y aplicar para la organizacin de fondos acumulados.
Para elaborar dichos instrumentos deber llevarse a cabo a partir de los CCD
siguiendo la estructura orgnico-funcional de la entidad, adems contar con los
siguientes criterios:

Idoneidad: Deben ser elaboradas por un equipo altamente calificado

Anlisis contextual: Evaluar los documentos de acuerdo al contexto legal
Trazabilidad y control: Las entidades deben conservar la informacin que
sirvi como soporte para la elaboracin de las TRD y TVD

APROBACIN: Estos instrumentos deben ser aprobados mediante acto

administrativo expedido por el representante legal de la entidad.
PUBLICACIN: Las TRD y TVD deben publicarse en las respectivas pginas web
de la entidad y deben mantenerse all permanentemente.
EVALUACIN Y CONVALIDACIN: El comit evaluador de documentos del AGN
tendr 90 das para evaluar las TRD y TVD para convalidar que hayan sido
elaboradas y aprobadas conforme a la norma, cabe anotar que en caso de ser
sugeridos ajustes por parte del comit evaluador a las TRD o TVD la entidad deber
hacerlo en los plazos establecidos para no incurrir en alguna sancin.
Las TRD debern actualizarse cuando se presenten alguno de los siguientes casos:
o
o
o
o

Cuando hayan cambios en la estructura orgnica de la entidad

Cuando hayan cambios en las funciones
Cuando la entidad sufra proceso de liquidacin
Cuando se generen nuevas series y tipos documentales

Las entidades debern implementar mecanismos tecnolgicos que permitan la

automatizacin de la elaboracin, consulta y actualizacin de las TRD de forma que
facilite su interoperabilidad con el registro nico de series documentales.

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Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013 : Por el cual se establecen los criterios
bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en la
entidades pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictan otras
disposiciones
Se habla de la organizacin de documentos de archivo, lo cual quiere decir que las
entidades del estado estn en la obligacin de organizar los documentos de archivo
para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificacin,
ordenacin y descripcin de modo que el proceso de organizacin apoye la gestin
administrativa de la entidad, adems este proceso de organizacin debe efectuarse
bajo los principios de procedencia y orden original.
CLASIFICACIN DOCUMENTAL
CLASIFICACIN EN ARCHIVO DE GESTIN: Las dependencias de la entidad con
fundamento en el CCD y TRD deben velar por la clasificacin de los documentos
que conforman los archivos de gestin.
CLASIFICACIN EN ARCHIVO CENTRAL: Lugar responsable de recibir, organizar,
custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos
recibidos en transferencia primaria, la clasificacin en este archivo debe responder
al CCD.
CLASIFICACIN EN ARCHIVO HISTORICO: En este lugar se conservan los
acervos histricos de la entidad, la clasificacin en este archivo debe responder a
la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerrquica.
ORDENACIN DOCUMENTAL
Las reas responsables de gestin documental deben velar por la adecuada
ordenacin de sus documentos teniendo en cuenta los principios de ordenacin:
Principio de procedencia y principio de orden original.
DESCRIPCIN DOCUMENTAL:
Las entidades deben desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar
instrumentos de descripcin que permitan controlar las unidades documentales que
conforman el archivo, y para esto se debe tener en cuenta las siguientes pautas:
a. Instrumentos de descripcin archivsticos: Son documentos en los que se
relacionan documentos con el fin de establecer control de los mismos y
permita su recuperacin.

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Censo: En el que se describen de manera general los archivos

pertenecientes a un mbito nacional y territorial.
Gua: Describe de manera general un archivo territorial o institucional.
Inventario: Instrumento de control en el que se describe de manera exacta
los datos de una unidad de conservacin.
Catalogo: Instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva los
documentos seleccionados de una serie.
ndices: Lista alfabtica o numrica de trminos onomsticos, toponmicos,
cronolgicos y temticos.

b. Niveles de descripcin: Programa de descripcin documental se puede llevar a

cabo de forma secuencial a partir de los siguientes niveles:

Fondo
Seccin y subseccin
Serie y subserie
Expedientes
Unidad documental

c. reas de descripcin: Permite su identificacin con la estructura documental:

rea de identificacin
rea de contexto
rea de contenido y estructura
rea de condiciones de acceso y utilizacin
rea de documentacin asociada
rea de notas
Descriptores con funciones y relaciones
rea de control de la descripcin

Las entidades deben desarrollar procesos de descripcin mediante la

implementacin de medios tecnolgicos que permitan la visualizacin de los
instrumentos de descripcin.
Todo lo dicho en este Decreto aplica a las entidades para los diferentes niveles, as
como a las entidades privadas que cumplen funciones pblicas.

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CONCLUSIN

Hemos visto la importancia que tiene el documento desde que se crea, has su
disposicin final. Por tanto se ha partido desde la conclusin que la gestin
documental es importante implementarla en todas las entidades. Ya que por medio
de estos procesos podemos suplir las necesidades de informacin de los usuarios.
Fue de gran importancia retomar los trminos archivsticos, reconocer sus
diferencias y sobretodo conocer su significado. Con ayuda de los equipos
tecnolgicos, el talento humano y los conocimientos vistos, podemos dar buen
manejo a los Centro de Administracin documental de la entidad.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

LEY 594. Ley General de Archivos. Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Publicada en el Diario
Oficial No. 44084 de 14 de Julio de 2000. Colombia.

DECRETO 2578. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,

se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto nmero 4124
de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administracin de los
archivos del Estado. Publicado en el Diario Oficial No. 48643 de 13 de
Diciembre de 1012. Colombia.

DECRETO 2609. Por el cual se reglamenta el Ttulo V de la Ley 594 de 2000,

parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras
disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades
del Estado. Publicado en el Diario Oficial 48647 de 17 de Diciembre de 2012.
Colombia.

DECRETO 1080. Por medio del cual se expide el Decreto nico

reglamentario del sector cultura. Ministerio de Cultura de 26 de Mayo de
2015. Colombia.

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