Tercer Trabajo Encargado Individual

Proceso Productivo del Servicio de Consultora

Y
Propuestas de Mejora del Proceso Productivo

Curso:

ECONOMIA GERENCIAL

Profesor:

XXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX

Lima- Per
2014

INDICE

ANTECEDENTES....................................................................................... 3

SERVICIO DEMANDADO............................................................................5

2.1

Desarrollo Local.................................................................................5

2.2

Inversin Pblica................................................................................6

2.3

Servicios Pblicos.............................................................................. 6

2.4

Gestin Pblica..................................................................................7

DESCRIPCIN DEL PROCESO...................................................................8

3.1

Obtencin de la informacin a travs de fuentes primarias..............8

3.2

Anlisis de procesos y procedimientos..............................................8

3.3

Presentacin de propuesta y toma de decisiones..............................8

3.4

Definir visin y objetivos....................................................................9

3.5

Diseo y aprobacin del proceso.......................................................9

3.6

Implementacin.................................................................................9

PROPUESTAS DE REDUCCIN DE COSTOS.............................................10

4.1

Primera Propuesta...........................................................................10

4.2

Segunda Propuesta..........................................................................10

4.3

Tercera Propuesta............................................................................ 11

BIBLIOGRAFIA......................................................................................... 12

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1 ANTECEDENTES
Gobernanza Consultores Asociados nace desde febrero de
2006, utilizando el nombre comercial de Gobconsult con el cual
comienza sus operaciones y brinda servicios para el diseo de
estrategias de desarrollo territorial y mejora de operaciones de
servicios pblicos, a travs de asistencia tcnica, capacitacin, consultora y gestin
para la generacin de fortalezas para el buen gobierno y el desarrollo humano
sustentable.
La empresa cuenta con amplia experiencia de servicios en el sector pblico,
especialmente en el mbito regional y local, as como en programas de desarrollo
comunitario de industrias extractivas, como es nuestra participacin en las acciones de
responsabilidad social de BPZ Exploracin & Produccin SRL, como encargados de la
ejecucin de su Programa de Apoyo a la Mejora de la Gestin de Inversiones (PAMI).
Gobconsult mantiene alianzas y vnculos de colaboracin con instituciones y empresas
que le permiten mejorar y ampliar la prestacin de servicios y generar nuevos
conocimientos, herramientas y buenas prcticas de gestin que contribuyan al buen
gobierno local, como la Asociacin de Municipalidades del Per AMPE, Estudio de
Abogados Castiglioni Ghiglino, Municipio al da portal de fortalecimiento de la inversin
Municipal y Gonzles y Jimnez arquitectos, entre otros.
Durante los aos 2013 y 2014, Gobconsult form parte de las acciones de
responsabilidad social de BPZ Exploracin & Produccin SRL, siendo encargados de
la ejecucin de su Programa de Apoyo a la Mejora de la Gestin de Inversiones (PAMI)
en las municipalidades provinciales Tumbes, Contralmirante Villar y Zarumilla;
implementando buenas prcticas de gestin de inversiones para la programacin
multianual y su validacin en el Presupuesto Participativo, programacin operativa,
mantenimiento de infraestructura y coordinacin para la toma de decisiones en
relacin con la gestin de proyectos, tales prcticas de gestin fueron desarrolladas
por IFC Grupo del Banco Mundial, quienes tambin realizaron la supervisin del
Programa.
PAMI tambin incluyo acciones de asistencia tcnica a la Red de Accin por los Nios,
Nias y Adolescentes de la Regin Tumbes (REDNNAT), para la formulacin del Plan
de Accin por la Niez y Adolescencia de la Regin Tumbes, identificando
intervenciones para contribuir a la solucin de problemas en materias de salud,
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educacin, trabajo y maltrato infantil. As mismo, PAMI realiz actividades de

capacitacin sobre inversiones pblicas y recursos del canon para periodistas de los
diferentes medios de comunicacin en la regin Tumbes.

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2 SERVICIO DEMANDADO
Gobconsult realiza mejora de procesos y competencias para el diseo de estrategias
de desarrollo sustentable y la mejora de operaciones con la implementacin de buenas
prcticas de gestin para la provisin de bienes y servicios pblicos; a tal efecto,
desarrollamos conocimientos y proponemos innovaciones con diversas herramientas
de gestin, que les permita a las autoridades, funcionarios y trabajadores de las
instituciones pblicas realizar un buen gobierno y una gestin pblica de calidad, con
una activa interaccin con los lderes del sector privado y los ciudadanos,
contribuyendo as al proceso de desarrollo integral de la poblacin en sus respectivos
territorios.
Gobconsult como parte de su compromiso con la innovacin y modernizacin de la
gestin pblica viene desarrollando herramientas y sistemas de informacin que
permitan la simplificacin de procedimientos y mejora de la calidad en la atencin a los
ciudadanos; actualmente est implementado un piloto de su sistema AHORA,
Plataforma para la Atencin Virtual de Servicios Administrativos al Ciudadano.
A continuacin presentaremos cuatro de los principales servicios que Gobconsult
ofrece a todas las instituciones pblicas y privadas que intervienen en el mejoramiento
de la gobernabilidad y desarrollo de la ciudad.
2.1

DESARROLLO LOCAL
Servicios de diseo de estrategias e
identificacin

concertada

de

intervenciones para el desarrollo local

sustentable.
El desarrollo local, asumiendo lo local
como un rea homognea de un territorio
independientemente del mbito de la
jurisdiccin poltica administrativa, se define como un proceso
permanente de aprovechamiento de los recursos sociales, econmicos,
ambientales, sociales e institucionales disponibles en cada localidad,
desplegando y fortaleciendo las capacidades internas, proyectando sus
resultados fuera del territorio, a nivel regional, nacional o global.

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2.2

INVERSIN PBLICA
Servicios de implementacin de buenas prcticas de gestin y promocin
de inversin pblica para la equidad social y la competitividad territorial.
La inversin pblica, constituye un elemento fundamental para el
desarrollo humano: es un instrumento eficaz de Distribucin de riqueza
con equidad para mejorar la calidad de vida de las personas y generarles
mayores

oportunidades

de

desarrollo

personal,

desigualdades; as como tambin debe permitir

reduciendo

las

un Crecimiento

econmico y generacin de riqueza, generando condiciones positivas y

favorables para el desarrollo de la inversin privada con oportunidades de
empleo adecuado para la poblacin y mejora de sus ingresos.

2.3

SERVICIOS PBLICOS
Servicios de diseo de operaciones y desarrollo de innovaciones para la
mejora de la calidad de los servicios pblicos.
El servicio pblico es el desarrollo de actividades tendientes a la
satisfaccin de las necesidades de los ciudadanos usuarios, en que
predomina el inters general. El carcter de pblico hace referencia a que
es una actividad asumida por el Estado, es decir la administracin
pblica, que garantiza no solo su prestacin sino tambin su continuidad,
bajo un rgimen jurdico pblico, cuya gestin puede ser realizada por el
propio Estado o por terceros.

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2.4

GESTIN PBLICA
Servicios de fortalecimiento institucional y gestin por procesos para
modernizar y hacer ms eficaz la gestin pblica
La modificacin de los sistemas administrativos como de contratacin,
presupuesto, rendicin de cuentas e inversiones, vienen siendo
modificados y modernizados, con la finalidad de mejorar la gestin
pblica y tener un mejor control del gasto; sin embargo, an existen
muchas limitaciones de articulacin entre los diferentes sistemas
administrativos, lo cual dificulta la gestin municipal.

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3 DESCRIPCIN DEL PROCESO

A continuacin describiremos la metodologa que Gobconsult utiliza en el desarrollo de
sus

servicios,

la

cual

denominamos

Servicio

de

Consultora

para

Mejoramiento de Procesos de Gestin , la cual presenta las siguientes

etapas:
O b t e n c i n
In f o r m a c i
n fu e n te s
p r im a r ia s

A n lis is d e
p r o c e2
sos y
p ro c e d im ie
n to s

3.1

D is e o y
a p ro b a c i n
del
p ro c e s o

P ro p u e s ta
y to m a d e
d e c is io n e s

v is i n y
o b j e t i4
vos

OBTENCIN

Im p le m e n t
a c i n 6

DE LA INFORMACIN A TRAVS DE

FUENTES PRIMARIAS
Comprende la revisin de la Base Legal y documentacin existente del
proceso y procedimientos, ello, con el objeto de determinar el alcance y
lmites en el diseo y mejora del procedimiento. As tambin entrevistas y
reuniones con los funcionarios responsables y vinculados, con la finalidad
de conocer su forma de participacin en el proceso y procedimiento, as
como recoger sus demandas y opiniones.
3.2

ANLISIS

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Comprende la recopilacin de informacin de la forma como se viene

gestionando el procedimiento, en base a entrevistas y observacin del
trabajo real; identificando qu se hace, cmo se hace, para qu se hace,
quin lo hace, dnde lo hace y cules son los insumos, productos y
resultados obtenidos.
3.3

PRESENTACIN

DE PROPUESTA Y TOMA DE DECISIONES

Identificados los procesos y el marco normativo vigente, se hace un

anlisis de los procedimientos actuales considerando la finalidad de cada
uno de los procesos y se define una primera propuesta de visin y
objetivos, la misma que requiere cambios en la forma de hacer las cosas.
En tal sentido se presenta a funcionarios claves los cambios ms
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importantes en el diseo a fin de contar con su aprobacin y/o aclarar

dudas e inquietudes.
3.4

DEFINIR

VISIN Y OBJETIVOS

Establece el alcance esperado de los procesos propuestos y sus

procedimientos, los que deben estar alineados con los objetivos y
polticas de gestin institucional, orientados a mejorar la calidad y
cobertura de las demandas y expectativas de los ciudadanos que se ven
afectados por los resultados de los procedimientos.
3.5

DISEO

Y APROBACIN DEL PROCESO

Comprende la definicin de valor de las acciones actuales en funcin a la

visin esperada de los procesos y sus procedimientos, a fin de
determinar su permanencia o eliminacin, igualmente se determinan los
responsables de las acciones, los productos esperados y los controles
que deben realizarse para el monitoreo del procedimiento.
3.6

IMPLEMENTACIN
Comprende los cambios tecnolgicos, la capacitacin a los usuarios y
aquellas acciones necesarias para facilitar los cambios en la gestin
institucional y en sus procedimientos, tanto en aspectos normativos,
organizacionales, tecnolgicos y otros resulten necesarios.

Como se puede apreciar la metodologa utilizada por nuestra empresa est basada en
la mejora de los procesos de una empresa o institucin que requiera nuestros
servicios, y la eficiencia de esta metodologa est basada en la participacin
multidisciplinaria de profesionales con amplia experiencia en la gestin administrativa
pblica y privada.

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4 PROPUESTAS DE REDUCCIN DE COSTOS

4.1

PRIMERA PROPUESTA.

Nuestra primera propuesta se basa en mejorar el diseando para el proceso de

produccin de nuestro servicio de consultora con la implementacin de diversos
herramientas informticos que soporten el manejo de la informacin que cada
una de las fases de la metodologa presenta planteada, a fin de mejorar ms en
tiempo y eficiencia en la prestacin de nuestros servicios, esto traducido en un
sencillo procesamiento de datos mediante una herramienta que permita la
comparacin de informacin previamente recogida o recolectada por nuestros
profesionales, ayudando en un anlisis comparativo que permite recoger los
resultados empleados en la resolucin de los diversos escenarios encontrados
en otras realidades semejantes, reduciendo drsticamente el tiempo de toma de
decisin para la resolucin de los problemas encontrados, debemos de
reconocer que nuestro taln de Aquiles est en la cantidad histrica de
informacin recolectada y los conocimientos multidisciplinarios y holsticos que
nuestros profesionales deben de tener, pero en una primera utilizacin del
prototipo diseado se logr un ahorro de entre 15% a 20% en la fabricacin de
los documentos que la consultora presenta, lo que nos permita concentrarnos
en la solucin principal y entregar antes de los plazos previstos y un ahorro en
los gastos administrativos, recoleccin y traslados.
4.2

SEGUNDA PROPUESTA

En esta segunda propuesta nos apoyaremos nuevamente en herramientas

informticas desarrolladas por nuestro equipo de profesionales informticos, esta
propuesta est basada ms en la fabricacin previa de documentos o fichas que
permitan la recoleccin apropiada de informacin reduciendo el tiempo en su
fabricacin y tabulacin, ya que ms importante que el diseo de la ficha o
documento, la verdadera importancia est en la compresin e interpretacin de
la informacin solicitada de una realidad determinada, por ello es importante
saber preguntar utilizando un lenguaje que se pueda comprender y responder de
manera sencilla y que permita una tabulacin y clasificacin rpida de la
informacin.

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Este proceso es desarrollado cada vez que se genera un nuevo servicio,

permitindonos clasificar las distintas etapas y/o procesos que la organizacin o
institucin solicitante del servicio tenga, tambin realizamos anlisis de diversos
sectores creando diseos previos que nos permiten tener formatos o plantilla tipo
que luego podemos perfeccionar al trmino de un nuevo servicio, as hemos
logrado tener un banco de fichas de ms de 10,000 unidades, que logran tocar
muchos de los procesos comunes que las organizaciones pblicas o privadas
tienen, permitindonos una reduccin considerable en el procesos de sus
fabricacin y calidad en su presentacin, dado que tambin estamos modelando
la idea de la recoleccin de esta informacin en lnea, va la internet, situacin
que estamos probando a fin de validar su efectividad comparada con el
levantamiento tradicional de la entrevista.
Esta solucin nos ha permitido mejorar la calidad de las fichas entregadas y
gestionadas con nuestros clientes y con ello obtener un ahorro en su desarrollo
de hasta el 5% efectivo de los insumos y tiempo en su elaboracin, ayudando de
manera efectiva a la reduccin de costos para nuestra empresa y la mayor
percepcin de calidad de nuestro servicio.
4.3

TERCERA PROPUESTA

Esta ltima propuesta est basada ms en un proceso de capacitacin previa al

servicio con el fin de lograr una efectiva resolucin del mismo, siendo para
nuestra organizacin de vital importancia el convencimiento de que todos los
actores involucrados en el servicio estn debidamente capacitados con la
metodologa que aplicaremos y que la comprensin de la misma y su
importancia sea el xito del servicio, para ello deberemos dividir la capacitacin
inicial hacia dos sector, los actores centrales (usuarios de la institucin u
organizacin demandante) y los actores secundarios (beneficiarios del producto
resultante del servicio), esto realmente permite que el xito del servicio pueda
ser medido de manera efectiva por la institucin u organizacin solicitante del
servicio, logrando as una efectividad casi completa del servicio ofertado, pero
debemos de reconocer que esta propuesta no siempre nos provoca una ahorro
directo en el costos del servicio ofertado, pero tampoco un sobrecosto del
mismo, quizs muchas veces el reconocimiento de su importancia nos ha
permitido la sensibilizacin de cliente y una participacin activa, lo cual ha
logrado muchas veces no incurrir en gastos por la aplicacin de esta solucin.

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La aplicacin de esta propuesta no es de afectacin directa en el costos, pero si

en la calidad del servicio la cual se incrementa considerablemente por una
percepcin ms profunda del beneficio que nuestro cliente percibe del servicio.

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5 BIBLIOGRAFIA

Pgina Web de GOBCONSULT

http://gobconsult.com/

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