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Metodologia de
Gesto de Processos
Projeto Fomento Gesto de Processos nos
MPs
SUMRIO
Introduo ..................................................................................................... 5
1 INTRODUO E CONCEITUAO
1.1 Introduo
Reviso bibliogrfica; e
contemplando
mapeamentos
dos
os
processos,
tpicos:
planejamento
das
atividades,
dos
processos,
anlise
melhorias
MPAC;
MPGO;
MPPE;
MPPR;
MPRN;
MPSC.
1.2 Conceituao
Neste captulo, sero abordadas as definies conceituais de processos
e gesto de processos elaboradas a partir de levantamento bibliogrfico.
Toda organizao desenvolve, no seu cotidiano, inmeras atividades
rotineiras, que levam produo dos mais variados resultados na forma de
produtos e servios. Tais atividades, devido sua natureza e dos resultados
gerados, podem ser enquadradas na forma de processos organizacionais que,
de forma integrada, trabalham no sentido de promover a consecuo dos
objetivos principais da organizao, diretamente relacionados a sua misso. O
desempenho das organizaes modernas est ligado a sua capacidade
adaptativa, concernente s constantes mudanas ocorridas no cenrio de
competitividade do mercado, sendo os processos de mudana inevitveis para
aquelas que pretendem continuar existindo e desempenhando suas atividades
com a devida eficcia. Neste contexto, atua a gesto de processos
identificando, monitorando, avaliando e revisando rotinas de trabalho, com foco
na melhoria contnua e no alcance dos objetivos da organizao.
Um processo, para Davenport (1994), seria uma ordenao especfica
das atividades de trabalho no tempo e no espao, com um comeo, um fim,
inputs (entradas) e outputs (sadas) claramente identificados, enfim, uma
estrutura para ao.
J Harrington (1993) o define como sendo um grupo de tarefas
interligadas logicamente, que utilizam os recursos da organizao para gerar
os resultados definidos, de forma a apoiar os seus objetivos.
Para Johansson et al. (1995), processo o conjunto de atividades
ligadas que tomam um insumo (input) e o transformam para criar um resultado
(output). Teoricamente, a transformao que nele ocorre deve adicionar valor e
criar um resultado que seja mais til e eficaz ao cliente do processo.
Afirma
Paim
(2006),
que
os
processos
esto
intrinsecamente
pelos
fornecedores,
as atividades
do
processo,
que
de
melhorias
nos
diferentes
processos
organizacionais
11
12
- So ligados essncia do
funcionamento da
Organizao;
- So suportados por outros
processos internos;
- Resultam no produto ou
servio que recebido pelo
cliente.
APOIO
GESTO
- So centrados na
organizao;
- Garantem o suporte
adequado aos processos
finalsticos;
- Esto relacionados aos
processos que suprem
recursos (humanos,
materiais, financeiro) para os
processos finalsticos.
13
14
15
primeira,
suas
atividades
possuem
carter
estratgico
na
17
18
19
METODOLOGIA UTILIZADA
importncia
trabalhar
de
forma
proativa,
identificando
20
portal (site do MP), dentre outras formas de adquirir maior conhecimento sobre
a rea onde se vai atuar.
importante realizar esse estudo para adquirir uma carga de
informaes que d condies de nortear as primeiras reunies com o gestor
da rea, passando maior segurana e ajudando-o a pensar nas solues mais
viveis para o alcance de bons resultados em suas rotinas.
Nvel 5 Certificaes
Indicao: processos gerenciados.
Adiciona os benefcios: maior previsibilidade e controle; melhoria
contnua e refinamento dos processos; melhoria na imagem da rea.
26
levantamento
das
informaes
necessrias
(atividades,
resistncias
ou
disparidade
das
informaes
repassadas
pelos
entrevistados.
Por seu turno tambm pode ser utilizado o questionrio, no caso de um
levantamento que envolva um nmero considervel de pessoas, grande
distanciamento geogrfico ou dificuldade para realizao de entrevista.
Independentemente da forma de levantamento de dados, preciso ter
mo um checklist com as perguntas que no podem ser esquecidas e
documentar os resultados de cada levantamento.
Com o intuito de obter melhor organizao e compreenso das
informaes levantadas, o recomendado a utilizao da ferramenta de
fluxograma que ser detalhada no tpico a seguir.
3.2.2 Desenhar os Fluxogramas
Os fluxogramas so diagramas (representaes grficas) da forma como
o trabalho acontece. Eles tm a funo de simplificar e tornar claro o
entendimento sobre os processos organizacionais alm de auxiliar na
compreenso da inter-relao de suas variveis (pessoas, processos,
sistemas), eventos, resultados etc., em vrios nveis de detalhes. Por isso, seu
contedo e esttica devem ser trabalhados a fim de torn-lo agradvel e
compreensvel para qualquer pessoa.
A representao do processo por meio de fluxograma permite:
27
falhas/xitos,
executado
em
relao
ao
planejado,
percentual
de
Exemplos de indicadores
PRC.SINFO.05 Atendimento
30
Figura 10: Sequncia de utilizao das ferramentas para melhoria das rotinas
31
Eliminar burocracia;
Simplificar;
Eliminar retrabalho;
Uniformizar.
32
aps
redesenho,
torna-se
possvel
complementao
ou
33
34
35
37
ser
utilizado
posteriormente
transformado
em
padres
ou
procedimentos.
Essas informaes podem auxiliar a rea de gesto de processos a
aprimorar a metodologia e a tomar decises com mais agilidade.
A ttulo de exemplificao, foram extradas informaes do Bianchini
(2013) que trata das lies aprendidas pelo autor na gesto de processos:
envolvimento da alta direo crucial para o sucesso;
procurar reduzir resistncias mudana desde o incio do projeto;
esclarecer expectativas sobre os resultados do projeto de gesto
processos atuais.
39
REFERNCIAS
Excelncia:
40
ANEXO I Brainstorming
1. Nome da
Ferramenta:
2. Conceito
A ferramenta de Exposio de Ideias, tambm chamada de brainstorming, uma
ferramenta para gerao de novas ideias, conceitos e solues para qualquer assunto
ou tpico num ambiente livre de crticas e de restries imaginao. til quando se
deseja gerar em curto prazo uma grande quantidade de ideias sobre um assunto a ser
resolvido, possveis causas de um problema, abordagens a serem usadas, ou aes a
serem tomadas.
A tcnica de brainstorming prope que um grupo de pessoas se rena e utilize seus
pensamentos e opinies para atingir um denominador comum e levar determinado
projeto adiante. Nenhuma ideia deve ser descartada ou julgada como errada ou
absurda, todas devem constar na compilao ou anotao das sugestes ocorridas no
processo, para depois evoluir at a soluo final.
Para facilitar a aplicao da tcnica, interessante seguir algumas etapas, como
abaixo descrito:
1. Preparao do grupo
Dedique um tempo para esclarecer os propsitos da sesso de brainstorming e as
cinco regras que devem ser seguidas:
2. Definio do problema
A clara definio do problema um dos pontos mais importantes e, frequentemente,
um dos mais negligenciados. Descreva o problema ou assunto para o qual esto
procurando ideias e assegure que todos o tenham compreendido. Evite que o grupo
41
Conceda alguns minutos para que todos pensem sobre a pergunta e pea que
eles apresentem suas ideias. Defina se as ideias sero solicitadas de forma
estruturada ou no estruturada:
o Estruturada: para facilitar a utilizao desse mtodo, o organizador do
grupo pode pedir aos participantes que se disponham em um crculo.
Na sequncia, ele ir definir uma rotao dentro desse crculo de
pessoas para que cada um contribua com uma ideia em cada rodada.
Se a pessoa no tem uma ideia, passa a vez;
o No estruturada: as pessoas apresentam suas ideias medida que
vo surgindo, sem que haja uma ordem ou sequncia preestabelecida
para que exponham sua opinio. Este mtodo requer que o organizador
do grupo monitore de perto o processo para assegurar que as regras
sejam seguidas e que todas as pessoas tenham a chance de participar.
42
3. Exemplo de Aplicao
Para trabalhar a tcnica de exposio de ideias (brainstorming), vamos estabelecer
um problema qualquer, que servir de tpico para discusso. A ttulo de exemplo,
trabalharemos com um problema bastante abrangente, apenas para demonstrar a
variedade de informaes que surgem ao longo de uma reunio de brainstorming.
O tpico a ser discutido ser Quais so os principais problemas que afetam a sua
rea?. Os participantes tero 5 minutos para pensar sobre a questo levantada. Aps
esse pequeno perodo de reflexo, teremos 30 minutos para realizar a reunio e expor
as ideias sobre o tema.
Estabeleceremos o mtodo de coleta das informaes de forma estruturada. Dessa
forma, para facilitar a organizao da reunio, os participantes iro se agrupar em um
crculo, de tal forma que todos sejam vistos. O organizador do grupo ir iniciar a coleta
das ideias que sero ditas por cada um dos participantes. Qualquer participante pode
comear a expressar suas ideias (uma dica o organizador definir quem ir iniciar a
exposio e indicar o sentido do prximo expositor). Para tornar o encontro mais
eficiente, cada um dever expressar a sua opinio sempre pensando no problema
especfico que foi proposto. Caso um participante da reunio no tenha ideia a ser
apresentada quando chegar o seu momento de falar, basta passar a vez, aguardando
a prxima rodada.
As ideias devero ser anotadas em um quadro ou folha de papel de tal forma que
todos consigam ver o que j foi escrito. Nada deve ser descartado inicialmente, j que
isso poderia inibir a participao daqueles que tiveram suas ideias de alguma forma
preteridas. As anotaes devero continuar at que se esgote o tempo estabelecido
(30 minutos) ou at que ningum tenha mais o que sugerir. Apenas a ttulo de
exemplo, uma discusso desse tipo poderia levantar vrias opinies dos participantes,
como representado na tabela 1 (colocados em ordem aleatria, sem especificao da
prioridade de cada ideia apresentada):
43
1. Infraestrutura do imvel da
promotoria muito ruim
2. Os equipamentos de
informtica so lentos
3. Faltam oficiais de
promotoria na comarca
5. No tem reclamaes da
promotoria
6. Necessitam de
treinamentos
7. Faltam veculos na
promotoria
9. Cada um executa as
atividades da sua forma
18. O horrio de
funcionamento da promotoria
no adequado
20. Dificuldade de
compartilhar informaes com
outros rgos
25. Necessidade de
treinamento para os sistemas
de informtica
Tabela 1: Exemplos de ideias que podem ser apresentadas na reunio de brainstorming (para o tema
sugerido)
Depois de apresentadas todas as ideias pelo grupo, importante reler cada uma delas
para confirmar se o entendimento est adequado. Esse ser o momento de esclarecer
eventuais pontos nebulosos. Tambm ser o momento de eliminar as duplicidades e
tentar agrup-las por afinidades. Essa etapa ficar mais clara na explicao da
ferramenta Diagrama de Afinidades.
44
DIAGRAMA DE AFINIDADES
2. Conceito
Esta ferramenta utilizada com o objetivo de se conhecer o problema por meio da
organizao das ideias. a representao grfica de grupos de dados afins, que so
conjuntos de dados verbais que tm entre si alguma relao natural que os distingue
dos demais.
Este diagrama muito usado para reunir grupos de dados dispersos ou organizar
grupos confusos de dados, quando as ideias formam um caos, quando o tema muito
grande, ou quando o tema muito complexo. uma ferramenta exploratria e pode
mostrar como um grupo de pessoas entende um problema ou um fato desconhecido.
Geralmente, usado para organizar as informaes geradas no processo de
exposio de ideias (brainstorming). A figura 1 representa um Diagrama de Afinidades
elaborado a partir da seleo de 12 ideias que foram agrupadas conforme suas
similaridades. Apenas a ttulo de exemplo, as ideias representadas pelos nmeros 2, 5
e 12 estariam ligadas por terem relao com a Afinidade 2. Algumas ideias podem
ficar sem vnculo de afinidade com as demais, como o caso das ideias 6 e 11,
representadas na figura sem pertencerem a qualquer grupo de afinidade.
3. Exemplo de Aplicao
Resgatando as informaes da ferramenta de Exposio de Ideias (brainstorming), na
Tabela 1 foram relacionadas as seguintes variveis sobre a problemtica levantada
(Quais so os principais problemas que afetam a sua Promotoria de Justia?):
1. Infraestrutura do imvel da
promotoria muito ruim
4. Alta demanda dos cidados
da cidade
7. Faltam veculos na
promotoria
10. Falta recepo na
promotoria
13. A transferncia entre
servidores difcil
2. Os equipamentos de
informtica so lentos
5. No tem reclamaes da
promotoria
8. A interao entre membros
e servidores precria
11. O nmero de secretrios
insuficiente
14. Falta entendimento mais
claro da tabela taxonmica
20. Dificuldade de
compartilhar informaes com
outros rgos
22. A progresso na carreira
lenta
25. Necessidade de
treinamento para os sistemas
de informtica
3. Faltam oficiais de
promotoria na comarca
6. Necessitam de
treinamentos
9. Cada um executa as
atividades da sua forma
12. Acmulo de processos na
promotoria
15. A promotoria no tem
segurana
18. O horrio de
funcionamento da promotoria
no adequado
21. Os servidores recebem
remunerao baixa
23. H pouco espao fsico na
promotoria
26. Faltam promotores de
justia na comarca
46
Infraestrutura;
Pessoas;
Mtodo de Trabalho;
Regras do MP (Polticas da Instituio).
Podemos notar pela anlise da figura que a maioria das ideias apresentadas foram
juntadas em algum dos quatro grupos de afinidade identificados inicialmente. A
exceo ficou para as ideias de nmeros 4, 5, 8 e 20 que, pelo exemplo dado, no
puderam ser associados aos grupos existentes. Essas ideias podero ser tratadas de
forma individualizada, entretanto, para dar sequncia ao exemplo que estamos
trabalhando, iremos priorizar os grupos de afinidade, pois contm mais ideias
levantadas.
47
48
MATRIZ GUT
2. Conceito
Considerada uma ferramenta administrativa para identificar, observar, analisar e
buscar solues para os problemas e desafios da organizao, a Matriz GUT busca
priorizar os problemas de maneira a tratar os de maior impacto antes que os demais.
uma ferramenta muito importante para a gesto de problemas dentro de uma
instituio, e se mostra bastante eficaz, apesar da simplicidade no desenvolvimento e
manuteno.
A grande vantagem em se utilizar essa ferramenta que ela auxilia o gestor a avaliar
de forma quantitativa os problemas da instituio, tornando possvel priorizar as aes
para correo desses problemas, levando-se em considerao a gravidade, a urgncia
e a tendncia de cada um.
Gravidade: impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou
organizaes e efeitos que surgiro a longo prazo, caso o problema no seja
resolvido.
Urgncia: relao com o tempo disponvel ou necessrio para resolver o problema.
Tendncia: potencial de crescimento do problema, avaliao da tendncia de
crescimento, reduo ou desaparecimento do problema.
A pontuao de 1 a 5, para cada dimenso da matriz, permite classificar, em ordem
decrescente, os problemas a serem atacados na melhoria do processo. A tabela a
seguir pode ser til como parmetro para a atribuio dos pontos:
Pontuao
Gravidade
4
3
Os prejuzos ou
dificuldades so
extremamente graves
Muito graves
Graves
Pouco graves
Sem gravidade
Urgncia
Tendncia
necessria uma
ao imediata
No tem pressa
A anlise deve ser feita por todas as pessoas envolvidas no processo, lembrando que
deve haver consenso entre os membros do grupo. Aps atribuda a pontuao, podese somar ou multiplicar as variveis de Gravidade, Urgncia e Tendncia (GUT) para
achar o resultado.
Os problemas devero ser priorizados de acordo com os pontos obtidos: aqueles que
apresentarem uma maior pontuao sero os que se dever enfrentar primeiro, uma
vez que sero os mais graves, urgentes e com maior tendncia a se tornarem piores.
49
5
4
5
4
4
4
5
3
4
4
5
3
Pontuao
Prioridade
(G + U + T)
13
12
15
10
2
3
1
4
Para o exemplo descrito na tabela 2, o grupo definiu em comum acordo cada um dos
valores de GUT que seriam atribudos s variveis. Pela pontuao aplicada na tabela,
podemos notar que a varivel Mtodo de Trabalho foi escolhida como sendo aquela
de maior prioridade, j que sua pontuao foi maior. claro que essa pontuao
poder ser diferente de rea para rea, em funo da realidade vivida por cada uma
delas. Existem algumas em que os problemas de infraestrutura tm uma intensidade
maior. Existem outras que sofrem mais com as questes de pessoal. Entretanto, para
o exemplo dado, a equipe entendeu que a varivel de maior prioridade para
tratamento seria a relativa ao mtodo de trabalho.
Em funo do resultado dessa anlise, agora sabemos qual problema dever ser
tratado primeiro (Mtodo de Trabalho). Essa etapa de fundamental importncia para
que possamos focar no problema principal, no esquecendo, mas deixando para um
segundo momento o tratamento dos demais problemas identificados.
Nosso prximo passo agora ser o de determinar as causas desse problema que j
foi identificado e priorizado. Todas as aes a serem tomadas devero,
necessariamente, atuar sobre as causas do problema. Para que essas causas fiquem
evidentes, utilizaremos a ferramenta chamada de Diagrama em rvore, tambm em
anexo.
50
GRFICO DE PARETO
2. Conceito
O Grfico de Pareto trata-se de uma ferramenta que dispe a informao de forma a
permitir a concentrao dos esforos para melhoria nas reas onde os maiores
ganhos podem ser obtidos. Na sua base est o Princpio de Pareto que determina que
um pequeno nmero de causas (geralmente 20%) responsvel pela maioria dos
problemas (cerca de 80%).
igualmente pelo Princpio de Pareto que compreende-se que, dentro de uma coleo
de itens, aqueles considerados mais importantes normalmente representam uma
pequena proporo do total. Por exemplo: (a) um nmero relativamente pequeno de
clientes responde pelo maior volume de negcios em uma empresa; (b) um nmero
relativamente pequeno de materiais responde pela maior parte do valor em estoque;
(c) uma pequena quantidade de atividades ocupa a maior parte da jornada de trabalho
de um servidor. So esses os itens significativos do total de horas, clientes ou
materiais em estoque.
na deteco dos 20% de causas que do origem a 80% dos efeitos que o Diagrama
de Pareto se revela uma ferramenta muito eficiente. De fato, o Diagrama de Pareto diz
que, em muitos casos, a maior parte das perdas que se fazem sentir so devidas a um
pequeno nmero de problemas considerados vitais. Os problemas restantes, que do
origem a poucas perdas, so considerados triviais e no constituem qualquer perigo
srio.
Na construo do Diagrama de Pareto utilizado um grfico de barras e linhas,
conforme demonstrado na Figura 1. Nas barras do grfico, so apresentados os
quantitativos das ocorrncias em ordem decrescente; j na linha, representado o
percentual dessas ocorrncias de forma cumulativa.
40
87,5%
90,6%
76,6%
30
96,9%
95,3%
93,8%
100%
100%
98,4%
80%
Reclamaes
82,0%
61,7%
25
70%
69,5%
60%
20
50%
15
10
90%
46,1%
40%
30%
29,7%
20%
Percentuais Acumulados
93,0%
35
110%
99,2%
97,7%
96,1%
94,5%
10%
0%
AI
LR
LN
RA
CO
VC
MP
AE
CI
DE
AC
MT
LF
PD
FE
PR
SU
EL
51
Traar o diagrama.
3. Exemplo de Aplicao
Para exemplificar a aplicao do Grfico de Pareto, usaremos as informaes
referentes ao nmero de atendimentos realizados no MP (registrados no sistema) para
o ms de outubro de 2012. Essas informaes sero estratificadas por assunto, para
que possamos analisar quais as demandas que mais so apresentadas ao Ministrio
Pblico pela sociedade. Essas informaes sero representadas na Tabela 1 e foram
extradas do sistema informatizado, com o auxlio dos servidores da Superintendncia
de Informtica (Sinfo).
Sequncia
1
Assunto
Sem Assunto
Direito Administrativo e Outras
Matrias de Direito Pblico
Direito Civil
Direito Penal
Direito do Consumidor
Direito da Criana e do
Adolescente
Sigla do
Quantidade
Percentuais
Percentual
Assunto Atendimentos
Acumulados
Vazio
1.236
29,55%
29,5%
DAeDP
953
22,78%
52,3%
Civil
605
14,46%
66,8%
DP
353
8,44%
75,2%
Cons
213
5,09%
80,3%
DCA
200
4,78%
85,1%
52
Assunto
Sigla do
Quantidade
Percentuais
Percentual
Assunto Atendimentos
Acumulados
PP
72
1,72%
93,7%
10
Direito do Trabalho
DT
63
1,51%
95,2%
11
Direito Internacional
DI
48
1,15%
96,4%
12
DPM
45
1,08%
97,5%
13
Direito Eleitoral
DE
43
1,03%
98,5%
14
Registros Pblicos
Direito Eleitoral e Processo
Eleitoral do STF
Direito Previdencirio
RP
28
0,67%
99,2%
DEePE
20
0,48%
99,6%
Dpre
15
0,36%
100,0%
4.183
100,0%
100,0%
15
16
TOTAL
PCeT
193
4,61%
89,7%
DT
96
2,30%
92,0%
Tabela 1: Atendimentos realizados pelo MP-GO no ms de outubro de 2012 segmentados por assunto
Fazendo uma anlise mais detida da Tabela 1, possvel verificar que existem 16
tipos de assuntos tratados por um determinado MP, totalizando 4.183 atendimentos
registrados no ms de outubro de 2012. Cada assunto possui uma quantidade de
atendimentos realizados. A coluna Percentual representa o quanto cada assunto
representa em relao ao total de atendimentos (por exemplo: o assunto 3 Direito
Civil possui um total de 605 atendimentos realizados e representa 14,6% de todos os
4.183 atendimentos realizados no MP para o ms). A coluna Percentuais
Acumulados, por sua vez, faz a soma de todos os percentuais registrados at o
momento da leitura da linha da tabela (por exemplo: o assunto 1 Sem Assunto
possui os mesmos 29,5% nas colunas Percentual e Percentual Acumulado por se
tratar do primeiro registro. Quando analisamos o assunto 4 Direito Penal,
verificamos que o seu percentual acumulado trata-se da soma dos quatro assuntos
lidos at o momento: 1 Vazio + 2 DaeDP + 3 Civil + 4 DP, mostrando que
esses 4 registros representam 75,2% dos atendimentos registrados por esse MP no
ms de outubro de 2012).
Figura 2: Grfico de Pareto dos atendimentos realizados no MP, segmentados por assunto, em outubro
de 2012
53
54
DIAGRAMA EM RVORE
2. Conceito
O Diagrama em rvore tem o objetivo de desdobrar um problema para buscar sua
causa raiz. Ele serve para desdobrar uma ideia, um conceito, uma tarefa, um processo
em seus componentes mais bsicos, permitindo que seja mais bem conhecido. uma
ferramenta utilizada com o objetivo de se permitir a identificao, em alto grau de
detalhamento, de todos os meios e tarefas necessrios para se atingir um objetivo
proposto.
Esta ferramenta exibe em detalhes a ampla gama de caminhos e tarefas que precisam
ser percorridos a fim de realizar o objetivo principal e cada sub-objetivo relacionado.
Pode ser usado para determinar a(s) causa(s) primria(s) de um problema ou criar um
plano para resolver um problema. Sua forma de uma estrutura com ramificaes,
lembrando uma ''rvore", com o estabelecimento dos vnculos racionais entre o
objetivo e as tarefas que o compe, conforme demonstrado na figura 1.
ordenada
detalhamento/
55
3. Exemplo de Aplicao
Como j foi dito, o Diagrama em rvore ir nos ajudar a identificar as causas do
problema priorizado. Para tanto, iremos retomar o problema identificado como
prioritrio na ferramenta Matriz GUT (j vista neste pen drive), qual seja, o problema
com o Mtodo de Trabalho.
56
57
Causas Identificadas
Faltam
instrues
padronizadas
de
trabalho
Tabela 1: Exemplo de possveis aes a serem adotadas para eliminao das causas do problema
Porm, to importante quanto levantar as aes que devero ser realizadas ser
controlar a adequada execuo das mesmas. Nesse sentido, faremos um maior
detalhamento dessas aes e dos seus controles em uma ferramenta especfica,
chamada de Plano de Ao, explicada no Anexo VII.
58
2. Conceito
O Diagrama de Causa e Efeito, tambm conhecido por Diagrama Espinha de Peixe ou
Diagrama de Ishikawa, tem o objetivo de auxiliar na identificao das possveis causas
de um problema, abrangendo pelo menos 6 fatores: mo-de-obra, mtodo, materiais,
mquinas, medio e meio-ambiente. Estes fatores tambm so conhecidos por 6M
e permitem identificar, de maneira sistemtica, as causas relacionadas a um problema.
Mo de Obra
Mtodo
Materiais
EFEITO OU
PROBLEMA
Mquinas
Medio
Meio Ambiente
3. Exemplo de Aplicao
Para demonstrar a aplicao do Diagrama de Causa e Efeito, iremos retomar o
problema n 20 (dificuldade de compartilhar informaes com outros rgos), citado no
Diagrama de Afinidades, Anexo II deste material, que acabou no se encaixando em
nenhum dos quatro grupos de afinidade identificados.
O primeiro passo transcrever claramente o problema para a caixa de Efeito do
Diagrama Espinha de Peixe, explicando brevemente aos participantes porque esta
situao considerada um problema para a Instituio. Em seguida, utilizando a
metodologia do brainstorming (Anexo I) ou mesmo fazendo sugestes livres, os
participantes iro elencar causas potenciais associadas a cada um dos 6 fatores (6M)
definidos no Diagrama Espinha de Peixe. O ideal que se encontre pelo menos uma
causa potencial associada a cada fator, como no exemplo apresentado na Figura 2, a
seguir.
Mo de Obra
Desconhecimento
sobre o que deve
ser compartilhado
Materiais e
Informaes
Mtodo
Falta de
funcionrios
suficientes para
atender a
demanda de
solicitaes
Informaes disponveis
no sistema nem sempre
so confiveis para
serem compartilhadas
No h fluxo
determinado para
a recepo de
informaes de
outros rgos
No h fluxo determinado
para a transmisso de
informaes para outros
rgos
No h indicador
estabelecido para prazos
de entrega de
informaes para outros
rgos
Computadores lentos
Medo de
compartilhar
informaes que
possam ser
confidenciais
Sistema do MP no
conversa com sistemas
de outros rgos
Infra-estrutura
Medio
Dificuldade de
compartilhar
informaes com
outros rgos
Resistncia de
outros rgos
em fornecer
determinadas
informaes
para o MP
Ambiente
organizacional
61
PLANO DE AO - 5W2H
2. Conceito
O Plano de Ao, chamado de 5W2H, um produto do planejamento, capaz de
orientar as diversas aes que devem ser implantadas. Serve como referncia s
decises, permitindo que seja feito o acompanhamento adequado do desenvolvimento
de vrias atividades.
, portanto, basicamente uma ferramenta para a organizao de determinadas
atividades, possibilitando o mximo de clareza possvel aos responsveis pela
execuo das aes. um documento que apresenta de forma estruturada todos os
procedimentos e recursos que devem ser mobilizados para a execuo daquilo que foi
expresso no escopo do projeto.
Em resumo, o 5W2H representa um formulrio para a execuo e o controle de
tarefas, em que so atribudas as responsabilidades e determinado como o trabalho
dever ser realizado, assim como o local, motivo e o prazo para a concluso, bem
como os custos envolvidos.
Esta ferramenta extremamente til, uma vez que elimina por completo qualquer
dvida que possa surgir sobre um processo ou atividade, trazendo maior eficincia ao
trabalho, pois evita erros na comunicao ou transmisso de informaes. Com a
formalizao do plano, torna-se possvel o envolvimento de todos nas discusses, no
caso de serem necessrios ajustes durante a execuo das tarefas, facilitando a
identificao dos pontos de melhoria e agilizando as alteraes necessrias.
A denominao 5W2H existe devido a sete palavras em ingls:
What
O Que?
Who
Quem?
Where
Onde?
When
Quando?
Why
Por qu?
How
Como?
How much
Quanto custa?
62
padronizar procedimentos que devem ser seguidos como modelo, para prevenir
o reaparecimento do problema;
O desdobramento pode ser feito continuamente para nveis cada vez mais prximos
do nvel operacional. O ltimo nvel no desdobrvel , evidentemente, o nvel
de ao operacional: aquele em que cabe ao operador executar a ao planejada.
Para facilitar a viso do contexto geral pode ser elaborado, alm dos formulrios para
cada ao operacional, um formulrio geral com o resumo de todas as aes.
Para o desenvolvimento um conjunto de atividades de complexidade elevada, tambm
pode ser formalizado um projeto especfico para o acompanhamento das aes,
utilizando-se da metodologia de Gesto de Projetos. Para maiores informaes,
recomendvel a leitura do material especfico do CNMP.
3. Exemplo de Aplicao
Nesse momento, j temos a identificao das aes que devero ser adotadas para
eliminar a causa do problema identificado, qual seja, Mtodo de Trabalho, que foi
identificado e priorizado com a utilizao das ferramentas j vistas. Para facilitar a
sequncia da nossa anlise, iremos retomar a tabela elaborada atravs da ferramenta
Diagrama em rvore, demonstrada na Tabela 2:
Causas Identificadas
Faltam
instrues
padronizadas
de
trabalho
Tabela 2: Exemplo de possveis aes a serem adotadas para eliminao das causas do problema
63
Objetivo:
ID
QUEM?
(Responsvel)
QUANDO?
(Prazo)
Integrante A
30/08/12
30/10/12
30/11/2012
19/12/2012
31/01/2013
Promotor A
Coordenador
30/10/2012
31/01/2012
ONDE SER
FEITO?
COMO SER
FEITO?
POR QU?
Ir ajudar a
Levantamento
priorizar as
das atividades
Promotoria
rotinas que
que mais ocupam
podero ser
os integrantes
padronizadas
Mapeando os
Estabelecer o
procedimentos
Promotoria
padro a ser
em conjunto com
adotado
GGI
OBSERVAES
Conversar com
todos os
integrantes da
promotoria
Agendar reunio
com integrantes
do GGI
Importante que
Difundir as
todos os
boas prticas
integrantes
da promotoria
participem
Eliminar os
Reunio com
pontos de
Promotoria participao das divergncia na
reas afins
interpretao
dos Atos
Confirmar o
Poder ser
Encaminhando os entendimento
verificada a
Gabinete do pontos de
acerca da
possibilidade de
PGJ
sugesto por
matria e
audincia com o
ofcio
evitar dvidas
PGJ ou SPGJAA
similares
Subsidiar a
Observando as
proposta de
Promotoria diferentes reas
redistribuio
da promotoria
das atividades
Propondo o
Buscar reduzir
redirecionamento
A proposta ser
a presso
de algumas
encaminhada para
Promotoria
sobre algumas
atividades das
apreciao do
reas da
reas mais
promotor titular
promotoria
sobrecarregadas
Levantamento do Equilibrar a
Levar em
volume e
demanda de considerao os
Promotoria complexidade das atividades
aspectos
demandas de
entre as
qualitativos e
cada promotoria promotorias quantitativos
Palestras
Promotoria
explicativas
64
65
FLUXOGRAMA
2. Conceito
O fluxograma uma ferramenta muito utilizada para representar a sequncia das
atividades desenvolvidas em uma rotina de trabalho, atravs da utilizao de smbolos
previamente concebidos.
A chamada rotina de trabalho, por sua vez, constituda por um conjunto de atividades
que, uma vez executadas, iro gerar um resultado. So exemplos de rotinas de
trabalho: Arquivamento de documentos (conjunto de atividade que, uma vez
executadas, ir resultar no arquivamento dos documentos da rea), Atendimento ao
Pblico (ter como resultado o cidado atendido ou o cidado encaminhado
conforme sua demanda), Controle da participao em audincias (ter como
resultado a adequada participao do promotor de justia na audincia) e a
Realizao de visitas e inspees (que possui como resultados a determinao das
medidas a serem adotadas pelos estabelecimentos e o encaminhamento peridico
de relatrios ao CNMP e Corregedoria Geral do Ministrio Pblico).
A representao das rotinas de trabalho atravs de fluxogramas possui uma srie de
vantagens, a saber: 1. Padroniza e facilita a leitura e o entendimento das rotinas; 2.
Possibilita ter uma viso mais abrangente das atividades; 3. Contribui no entendimento
das instrues contidas nos atos e demais documentos que determinam a execuo
das rotinas, dentre outras vantagens.
Para a metodologia proposta, o fluxograma ser sempre representado na sequncia
da esquerda para direita, seguindo o passo a passo das atividades, conforme vo
sendo executadas. A Figura 1 mostra um exemplo de como um fluxograma pode ser
representado.
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Smbolo
Descrio
Indica o incio das atividades representadas no fluxograma. o ponto de partida para
que a rotina de trabalho possa ser realizada.
Indica que mais de um fator pode dar incio a uma rotina de trabalho. Esse smbolo
utilizado quando for possvel identificar que as atividades do fluxograma podem comear
a partir de vrios eventos distintos.
Representa uma atividade do fluxograma. Contm, em seu interior, a descrio resumida
da atividade representada.
Utilizado quando o fluxograma tiver a possibilidade de seguir mais de um caminho.
Geralmente representado com uma pergunta que possibilita apenas duas respostas:
sim ou no. Cada uma dessas respostas ir conduzir a sequncia das atividades para
um caminho especfico.
Utilizado para representar que a sequncia de uma atividade ir seguir mais de um
caminho simultaneamente (de forma paralela). Nesse caso, a sada de uma atividade ir
dar incio a, no mnimo, duas novas atividades que sero realizadas de forma
independente.
Utilizado sempre que a sequncia de atividades puder seguir um dentre mltiplos
caminhos possveis existentes no fluxograma. Por analogia, esse smbolo poderia
representar o cruzamento de vrias vias de trnsito. Uma vez que fosse tomada a
deciso de qual via seguir, nenhuma outra poderia ser percorrida ao mesmo tempo.
Representa uma anotao de texto, uma observao que o elaborador do fluxograma
entendeu ser necessria para esclarecer ou acrescentar informaes relevantes ao
leitor.
Representa a sequncia em que as atividades esto sendo executadas. Informa o
sentido de realizao dessas atividades.
Representa um ponto de ligao entre duas atividades. Geralmente esses pontos so
descritos com letras do alfabeto. Como exemplo, uma atividade pode estar sendo
direcionada para um ponto A dentro do fluxograma. Outro ponto A, por sua vez,
estar dando sequncia a uma atividade em outro local do fluxograma, como se
estivesse interligando essas duas atividades.
Demonstra que ser necessrio aguardar um prazo para realizao da atividade
seguinte (exemplo: 15 dias). Tambm pode representar uma atividade realizada de
forma cclica (exemplo: s 09 horas). Normalmente, essa informao descrita junto ao
smbolo.
Indica o fim das atividades representadas no fluxograma. Esse smbolo descreve o
ponto em que se encerra a rotina de trabalho descrita.
Tabela 1: Legenda da simbologia proposta
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3. Exemplo de Aplicao
Para demonstrar como um fluxograma pode ser representado e lido, pegaremos o
exemplo dado pela Figura 2, que descreve a rotina de Realizao de Audincia
Pblica, que possui como objetivo orientar na execuo do processo de audincia
pblica, promovendo debates com terceiros em procedimentos que envolvam assunto
de interesse geral, para auxiliar a Promotoria de Justia na deciso da matria do
processo. A referncia normativa adotada para elaborao desse fluxograma a
Resoluo CNMP n 82 de 29 de fevereiro de 2012.
Descrio da Atividade
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Descrio da Atividade
Secretaria/
Assessoria
jurdica
Assessoria
Elaborar o edital de convocao;
jurdica
Promotor
de Justia
Secretaria/
Anexar documentos pertinentes, tais como: edital de convocao, relatrio
Assessoria
da audincia pblica e outros;
jurdica
Salvar.
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