6

dicas
infalveis
para conquistar
patrocinadores
para eventos

Introduo
Antes de abordar os possveis patrocinadores
Est na hora de apresentar a proposta para o patrocinador
1. Quem voc?
2. Apresentando o planejamento
3. Apresentao: hora de falar de nmeros!

Ps-apresentao: o que fazer?

Concluso
Sobre a Smartalk
Sobre a Sympla

Introduo
Para que um evento alcance o sucesso
desejado, preciso contar com local
adequado, uma decorao bem feita,
planejamento de venda de bebidas e
alimentos, atraes interessantes, uma
tima infraestrutura e diversas outras
coisas. E conseguir tudo isso pode envolver
uma grande quantia de dinheiro, dependendo
do tamanho do evento que voc estiver
organizando. Na hora de arrecadar fundos
para a sua realizao, surge a tarefa de captar
patrocnios.

Para conquistar patrocinadores preciso elaborar um briefing

do evento com estatsticas, valores e demais pormenores para
que a empresa investidora tenha uma ideia realista das suas
pretenses. Afinal, somente assim ser possvel julgar se
vantajoso ou no patrocinar seu evento. Alm de apresentar
os benefcios e diferenciais da sua produo, permita que o
patrocinador exponha as suas sugestes e dvidas.
Quer saber o que mais voc precisa fazer para que a sua
negociao d certo? Confira o nosso ebook com 6 dicas
infalveis para conquistar patrocinadores!

Para levantar uma boa

quantia, interessante
procurar por patrocinadores
uma misso nem sempre fcil.

Antes de
abordar os
possveis
patrocinadores
preciso escolher bem as empresas que
voc convidar para que sejam as suas
patrocinadoras. Prospectar uma quantidade
de pelo menos 30 empresas a serem abordadas
com sua proposta uma tima maneira de
comear.

Faa uma ampla pesquisa de todas as empresas que possuem pblico alvo similares ao do
evento que voc vai produzir. Para otimizar essa etapa, evite perder tempo com empresas
que no consideram a possibilidade de patrocinar algum evento e selecione aquelas que j
possuem polticas de patrocnio.
Aps listadas, entre em contato com cada uma delas. Verifique qual setor voc deve abordar e
se h algum agendamento a ser feito para conversar sobre a possibilidade de uma parceria.
Saiba que o termo patrocnio nem sempre bem-vindo em uma primeira conversa.
Quanto maior for a empresa que voc entrar em contato, mais trabalhoso ser para obter
respostas. Mas esse procedimento mesmo muito burocrtico, portanto no desanime!
Enviar um e-mail, ser original e ser apresentado para as pessoas certas so atitudes que
podem contribuir para o andamento do processo.
Bons contatos tambm so essenciais para conseguir bons patrocinadores. Assim, invista
no seu networking: conhea pessoas influentes da sua rea e pea indicaes.

Est na hora
de apresentar a
proposta para o
patrocinador
Quando voc for conversar com uma empresa
sobre esse assunto, muito importante
conhecer antecipadamente o perfil da mesma,
quais so seus produtos ou servios, quais
so seus objetivos e se o pblico-alvo do
negcio coincide com o do seu evento. Com
base nisso, voc dever montar um projeto
que oferea retornos realmente teis ao
patrocinador e, assim, interess-lo.

Alm disso, muitos pensam que falar de maneira formal e carregada de jarges agrega valor
e credibilidade ao discurso, mas isso no verdade. Afinal, o patrocinador est interessado
nas vantagens da parceria e esse deve ser o foco da sua fala.
Ou seja, o contedo apresentado muito mais interessante do que o formato no qual ele ser
apresentado. Para no errar nas informaes que devem fazer parte do seu briefing,
atente-se a estes trs momentos:

Quem voc?
O conhecimento e a confiana com que voc
ir se apresentar pode ser um fator decisivo
para a tomada de deciso do investidor.
Ningum quer investir tempo e recursos em
algo incerto. Portanto, para algum aceitar ser
patrocinador, preciso que tenha certeza da
seriedade da sua produo de eventos e da
capacidade que ela tem de alcanar suas metas.
Dedique tempo e seja bastante profissional na
hora de montar sua proposta e se apresentar.
No esquea de ser cuidadoso com a sua
aparncia e investir no seu knowhow. Um
produtor de eventos deve transmitir cincia
sobre o que faz para que o patrocinador acredite
e compre a ideia.

Apresentando
o planejamento
Para o patrocinador, o que mais interessa saber o que ele ganhar em troca
se patrocinar seu evento. Afinal, essa parceria s funciona se os dois lados
tiverem benefcios. Ento, explicite tudo o que voc pode oferecer a ele, como: mais
visibilidade, aparecimento na mdia, promoo da marca, aumento de vendas, ganho
de clientes e divulgao de produtos.

Deixe claro quais as cotas de

patrocnio voc disponibilizou.
Depois de apresentadas as vantagens do patrocinador, mostre objetivamente como
ele pode contribuir com o evento. Deixe claro quais as cotas de patrocnio voc
disponibilizou. O ideal que voc receba incentivo financeiro, mas isso nem sempre
possvel. Portanto, oferea outras opes de recursos que o patrocinador poder
fornecer, como uma atrao relacionada ao evento, impresso de banners ou cartes,
presentes de lembrana aos convidados, notcias em veculos de comunicao.
Se a primeira vez que esse evento ir acontecer, separe as referncias e as ideias
que o inspiraram a promov-lo. Assim, o seu possvel patrocinador perceber os
propsitos para que ele acontea. Caso o evento j tenha sido realizado, mostre os
frutos obtidos nas outras edies para motiv-lo.

Apresentao:
hora de falar
de nmeros!
No adianta voc fazer um timo planejamento, srio e vivel, se ele no
tiver uma apresentao fsica que capte a ateno do possvel patrocinador.
A apresentao do seu projeto deve ser clara, pontual, de modo que a pessoa possa
ler rapidamente. Slides podem ser utilizados nesse sentido, pois demonstram que
voc se dedicou preparao da apresentao. E, se a apresentao da proposta j
foi feita com seriedade e profissionalismo, mais fcil do patrocinador acreditar que
o evento ser dirigido da mesma forma.
importante detalhar nitidamente os custos envolvidos e mostrar um calendrio bem
elaborado de aplicao e retorno dos investimentos. Faa um oramento detalhado
para ajudar. Sobre a temtica e a organizao do evento em si, quanto mais detalhes
voc der, mais credibilidade a proposta ter.
Nmeros do uma ideia palpvel sobre o rendimento do evento. So exemplos de
dados interessantes para estarem presentes na apresentao:

O patrocinador poder ter acesso

ao mailing do evento. Portanto,
mostre quantos participantes
esto previstos para seu evento
e o quanto isso pode agregar
potencial de alcance da marca;

Propostas de valor e benefcios

do patrocnio em si, como
mais visibilidade, promoo da
marca, aumento das vendas,
divulgao de produtos e ganho
de clientes;

Qual ser o valor das cotas;

Caso exista em grande volume,

revele antigos patrocinadores
para gerar credibilidade e
segurana.

Ps-apresentao:
o que fazer?

Aps a reunio com o possvel patrocinador, ainda h algumas atitudes importantes

que voc pode realizar para garantir que ele participe do seu evento. Para fazer esse
follow up, trabalhe dois fatores:
Seja atencioso e emptico para que ele se sinta vontade na hora de esclarecer
todas as dvidas e, por consequncia, garantir que voc tenha a oportunidade
de responder s objees que sero feitas;
Encaminhe materiais de apoio como flyers, fotos e novas apresentaes.
Deixe-o informado sobre os avanos da produo do evento e mudanas no
planejamento.

Concluso
Conquistar patrocnio uma tarefa que
exige habilidade do produtor, mas lembrese que pedir patrocnio no pedir favor!
Deve ser um negcio com vantagens
para os dois lados e, portanto, precisa ser
planejado de forma realista, objetiva e
muito profissional.
Para isso, uma boa apresentao fornece
credibilidade e auxlio para que voc no perca
o seu foco durante a reunio. Alm disso,
lembre-se que o mais importante se colocar
no lugar da empresa que pretende converter
para o patrocnio, pensando e deixando bem
evidente no que o evento trar de vantajoso
para ela.

A Smartalk uma empresa de produo de

apresentaes matadoras para eventos, feiras,
divulgao de servios, captao de patrocnio
e muito mais. Prezamos pela criatividade
e garantimos que o nosso contedo conta
histrias.

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