Captulo 1: Origen del secretariado

Nadie sabe exactamente cmo y cundo aparecieron los secretarios. Estos

surgieron como una consecuencia natural la necesidad que tiene una persona
prominente de alguien en quien poder confiar sus asuntos confidenciales y que
puedan actuar en beneficio de su jefe.
En las distintas civilizaciones y pocas se encuentran rasgos y situaciones que
nos llevan a conocer el pasado del hombre que desempearon labores de carcter
secretarial sin recibir el nombre se secretarios.
Estos hombres tuvieron mucha importancia y llegaron a construir una verdadera
clase social a la cual se les llamo ESCRIBAS, COPISTAS, EMANUECES,
ESCRIBANOS O SECRETARIOS, es decir, que estos profesionales dieron sus
primeros pasos junto al inicio de la civilizacin, primero como proclamadores
pblicos y luego como escribas.
Entre los escribas romanos podemos destacar a Tirn, nacido en Roma, en el ao
93 a.c. gracias a su inteligencia e inters por los estudios despert gran
estimacin amo Cicern.
La importancia de Tirn radica en su intervencin de las notas Tironianas, un
sistema taquigrfico muy seguro y rpido en su poca.
En los comienzos de la poca moderna los nobles tenan secretarios
(generalmente hombres) y se les elega el dominio de varios idiomas, entre ellos el
latn. La importancia enorme de estos secretarios, puede resumirse en dos
aspectos como consejeros, es decir, integraban los consejos de administracin y
del estado del reino; y como autoridad de sus escritos, que no podan ser
alterados, sino por el propio rey.
Pronto nace el comercio desarrollado por hombres dotados de una gran
inteligencia y voluntad. Se conocen como "Mercaderes" y se les designa
"comerciantes" por dedicarse al transporte de las mercaderas. Estos hombres
necesitaron igual que el rey de consejeros nace as el secretariado comercial para
diferenciarlo del secretario del estado. Ambos cumplen iguales funciones que se
han mantenido hasta nuestros das.
Captulo 2: El secretariado en la actualidad
El secretariado ejerce una actividad de enorme importancia dentro del mbito
comercial, mercantil, administrativo y de ejecucin; por que es un asistente
ejecutivo que posee el dominio completo de las tcnicas de la oficina que
1

demuestra capacidad para asumir responsabilidad que su jefe le ha delegado, con

gran iniciativa en las labores diarias, aplicando el sentido comn para emitir un
juicio acertado en los asuntos cotidianos y tomando decisiones dentro del margen
de autoridad que se le ha asignado.
Por ello es indispensable que el secretario posea capacidades intelectuales,
disposicin dinmica, seguridad personal, criterio adecuado y personalidad, etc.
Acorde en las funciones y caractersticas peculiares de la actividad que puede
desempear el secretario, puede clasificarse en Secretario Ejecutivo,
Administrativo, Comercial, Bilinge, Computacional, etc.
SECRETARIADO EJECUTIVO: Constituye un elemento de mayor importancia en
cuanto a la mayor responsabilidad, injerencia y autoridad que posee en el manejo
de los asuntos, negocios y actividades propias de una empresa o entidad. Acta a
nombre propio y a nivel de jefatura en las diversas acciones dinmicas como:
compra, venta, contrataciones, etc.
Posee una formacin idnea, conociendo de la redaccin, administracin de
personal y empresa, tcnicas de oficina, publicidad, derecho comercial y derecho
administrativo, relaciones pblicas, relaciones humanas y un elevado grado
cultural.
Por su formacin y calidad laboral resulta un elemento importante en la forma y
toma de decisiones, organizacin y planificacin de la empresa. En suma es un
ejecutivo ms.
SECRETARIADO ADMINISTRATIVO: Es el funcionario que asesora al jefe en las
decisiones laborales y actividades administrativas de una empresa o servicio
pblico, semifiscal o municipal.
Maneja la correspondencia, archiva, informa, atiende el pblico, conecta al jefe
con otros funcionarios, etc.
SECRETARIO COMERCIAL: Es la persona que colabora y asesora en las
actividades mercantiles, comerciales o profesionales a su jefe inmediato.
Completamente las labores, sugiere y acta en nombre de su jefe o superior. Debe
poseer una preparacin tcnica y profesional adecuada a sus funciones, redactar
eficientemente la correspondencia comercial y de otra ndole; manejar las
comunicaciones en forma expedita; tener habilidad y destreza dactilogrfica y
taquigrfica.
2

SECRETARIADO BILINGE: Es el secretario poseedor de una adecuada

preparacin tcnica, domina los idiomas, que emplea que cada una de sus labores
peculiares: Castellano-ingles, castellano-francs, castellano-alemn, etc.
SECRETARIADO RECEPCIONISTA: Las cualidades ms sobresalientes que
posee el secretario recepcionista es la cortesa, la amabilidad; adems de un
amplio conocimiento de las relaciones pblicas, pues mantiene un contacto directo
con el pblico.
SECRETARIADO DACTILOGRAFO: Debe ser un experto mecanografiar todo tipo
de documento que circula dentro de la empresa, al igual que la que enva al
exterior.
SECRETARIADO TAQUIGRAFO: Es la persona diestra en el manejo de tomar
notas al momento en que la persona las dicta. Las notas son tomadas en algunos
de los sistemas taquigrficos conocidos.
SECRETARIADO COMPUTACIONAL: Debe ser experto en esta rea, porque
adems de manejar la correspondencia interior como al exterior, debe conocer y
trabajar archivos y sistemas computacionales que posea la empresa.
Captulo 3: Formacin del secretario

Es la formacin del secretario se deben considerar las capacidades tcnicas y las

cualidades humanas que forman la personalidad del individuo.
Las capacidades tcnicas se aprenden, en cambio las de la personalidad se van
formando poco a poco, durante la infancia, para afirmarse en la adolescencia y la
juventud.
La personalidad de cada individuo depende de infinitas circunstancias
ambientales, como son: la salud, el entorno que rodea al individuo, de los padres,
de las amistades, de las aspiraciones, de las frustraciones, etc. De esta manera,
se deduce que la personalidad es posible de modificarla con voluntad y
perseverancia.
El alumno de secretariado debe tener en cuenta que es de vital importancia
singular si se tiene en cuenta que de ellas depende principalmente el desempeo
correcto de aquellas funciones complementarias que no se apoyan con

conocimientos tecnolgicos y que, sin embargo, son necesarios para asumir las
labores propias del perfecto secretario.
Por ejemplo: Carolina Moncada decide aprender alemn, porque es el
conocimiento de tal idioma es una estrategia poltica en la empresa donde quiere
ingresar. Se trata de un factor eminentemente tecnolgico. Pero, la condicin que
impone la empresa a la aspirante Carolina es de tener un elevado sentido de la
responsabilidad o acreditar facilidades para tomar decisiones por su cuenta en
determinado momento, no cabe duda de que esta caracterstica no tiene nada de
tecnologa y que adems resulta difcil de adquirir si no ha sabido desarrollarla
convenientemente cuando era posible hacerlo.
La secretaria que consiga destacarse por sus valores, no solo afianzara su
puesto de trabajo y conseguir una interesante remuneracin, sino probablemente
ser disputada por otras empresas de la competencia. En el supuesto de que
sobresalgan sus conocimientos, su iniciativa y el sentido de la responsabilidad,
quizs se reconozcan tales mritos y tal vez llegara al medio ejecutivo, en donde
si se esfuerza, es posible que pueda lograr un puesto en el directorio.

Captulo 4: La personalidad
La personalidad humana es un modo de ser permanentemente y sistemtico del
individuo, se forman de comportamiento y reacciones frente a las diversas
circunstancias de la vida.
La personalidad es el reflejo del YO interno frente a los dems ahi se revela por
la conducta total del individuo, u por las reacciones de los dems ante esa
conducta. Este impacto de la conducta de una persona, hace que los dems
reaccionen ante ella favorablemente o desfavorablemente.
Los componentes fundamentales de la personalidad es la capacidad de
adaptarse con igual facilidad de los tipos ms variados de situaciones, y saber
actuar de la mejor manera que mejor satisfaga a los dems y a uno mismo. La
persona que ha aprendido a comportarse adecuadamente en todas las
circunstancias de su vida habr conseguido desarrollar una personalidad eficiente.
4

Los componentes fundamentales de la personalidad son factores de ndole

fisonmico y squico y los encontramos en la descripcin de cada persona, los
detalles, los rasgos, las caractersticas y pautas de comportamiento que lo
caracterizan pueden clasificarse en general, dentro de ciertos aspectos: fsicos,
intelectuales, emotivos, sociales y el sistema de valores que constituyen las
caractersticas de la personalidad y de los cuales se desprenden otros de gran
importancia que enriquecen cualitativa y cuantitativamente los niveles y grados de
personalidad y en su mayora son de ndole sicolgica.
Para instalar un adecuado estudio y mejorar la personalidad, revisaremos
preliminarmente los aspectos squicos que inciden en la personalidad y son la
base de los nombrados anteriormente.

a)
LOS INSTINTOS: Constituyen un conjunto completo de reacciones
hereditarias, o sea, toda actividad que entra en juego espontneamente, sin
reflexin, experiencias o educacin y son de condicin innata. Los instintos ms
importantes son: el de la propia conservacin, el de la nutricin, el sexual, el
maternal, etc.
b)
LA HERENCIA: Es un factor de orden interno que se perfila con una
proyeccin de caractersticas fsicas y somticas (estructura de cuerpo) que se
advierten de una generacin a otra, caractersticas biolgicas concretas como el
color del cabello, de los ojos, color de la tez, etc.
c)
EL AMBIENTE O MEDIO: Es un factor externo que constituye a determinar
actitudes humanas frente a determinadas situaciones y circunstancias. El medio
proporciona valores naturales, sociales y culturales existentes en el lugar y un
momento determinado que influye en el lugar y un momento determinado que
influye en la vida material y sicolgica del individuo (ambiente intelectual, ambiente
peligroso, etc.).
d) LOS HABITOS: Son modalidades por actos repetidos de diversa ndole, que
constituye un conjunto de disposiciones que tienden a suministrar a la
personalidad variadas cualidades a un individuo y que por adquiridas dependen de
cada persona y de la preocupacin que ponga este en adquirirlo y perfeccionarlo
(hbitos higinicos, de estudio, etc.).

e)
LOS MODALES: Son maneras que se expresan en el lenguaje, trato,
reaccin, ademanes, gestos o comportamientos de un individuo frente a las
diversas situaciones de la vida (modales bruscos, modales refinados).
f)
LOS GUSTOS: Son preferencias de naturaleza adquirida, hacia ciertos
elementos y cosas que en alguna circunstancia se han conocido, pueden ser
preferencias por la msica, prendas de vestir, etc.
g)
LAS FOBIAS: Son reacciones de aversin de gran intensidad de parte de un
individuo ante determinados estmulos externos como: la oscuridad (nictofobia),
encierro (claustrofobia), miedo al precipicio (cremofobia), a la altura (acrofobia),
etc.
h)
LAS ACTITUDES: Son formas de costumbre, disposiciones mentales hacia
una experiencia, tarea o modo de vida, ya sea positiva o negativa, de aceptacin o
rechazo hacia estas situaciones.
i)
EL CRITERIO: Es el de menor grado de idoneidad que manifiesta una
persona para emitir juicios e ideas frente a determinadas circunstancias.
j)
EL TALENTO: Es la capacidad natural que tiene un individuo que unido a la
adquisicin de ciertos conocimientos le permiten alcanzar un desarrollo y grado de
pericia en una actividad especfica (literatura, pintura, artesana, etc.).
k)
LA APTITUD: Son sntomas de capacidad para adquirir algn conocimiento
o habilidad para aprender o ejecutar algo, a travs de un entrenamiento.
l)
LA AFECTIVIDAD: Es la capacidad de reaccionar emotivamente frente a
cosas, situaciones o personas. La reaccin puede ser emocin (miedo, clera,
afecto), de sentimiento (crueldad, mentira, odio, lealtad), de pasin (que se
traduce en una reaccin absorbente).
m) LAS ASPIRACIONES: Son deseos permanentes de un individuo tendiente al
logro de un objetivo. Pueden ser aspiraciones sociales polticas, laborales,
religiosas, econmicas, etc.
n)
EL CARCTER: Es el conjunto de rasgos squicos del individuo, maneras
habituales de sentir y reaccionar propias de cada uno.
) LA INTELIGENCIA: La constituye una capacidad creadora dinmica potencial
para actuar frente a situaciones, problemticas y alcanzar objetivos, fines o metas.

Captulo 5: La personalidad y sus importantes aspectos

Los aspectos que tienen gran incidencia en la formacin del secretario, para que
se desenvuelvan apropiadamente en su trabajo son:

Fsicos

Intelectuales

Emotivos

Sociales

Valores

Trabajo

ASPECTOS FISICOS: La complexin o constitucin, al tipo corporal, los rasgos, la

manera de vestirse, la apariencia fsica de la persona y corresponde al aspecto de
orden fisonmico.
El organismo humano sufre desgaste y los cuidados y malos tratos que se le
proporcionan pueden retardar o acelerar su gradual desgaste, por eso una de las
cualidades humanas ms importantes es el bienestar fsico o la salud que es la
base para realizar con buen rendimiento y agrado cualquiera de las actividades a
que se dedique.
Por lo antes mencionado es necesario que peridicamente se efecte revisiones
mdicas con un facultativo de medicina general, quin podr ser descubrir
pequeos sntomas que el paciente desconozca. Estos ligeros padecimientos,
aunque no sean graves, pueden debilitar su energa y sobrecargar otros rganos
del cuerpo. Casi todas las enfermedades graves puedes tratarse con mucha
facilidad si se descubren en sus comienzos.

Preocpese adems del cuidado de los ojos, odos y dientes. La buena vista es un
don inapreciable y debe conservarse sometindola a exmenes anuales. Si se
necesitan lentes, deben usarse con constancia.
Los odos tambin requieren atenciones y cuidados regulares. Mantngalos
aseados y no se introduzcan en ellos objetos punzantes para extraer el cerumen,
pues puede daarlos en forma irreparable.
El cuidado y aseo de los dientes es importante, no solo debe cepillarlos, sino que
debe hacerlo bien. Con un cepillo blando, dentfrico adecuado, cepillar de abajo
hacia arriba tantos minutos como sea necesario (3 a 5 minutos) para eliminar
impurezas, tambin es recomendables usar hilo dental. El mal aliento (halitosis) se
produce por la acumulacin de bacterias en el interior de la boca. El secreto de
una sonrisa perfecta son unos dientes sanos y blancos.
Captulo 6: La higiene:
Es uno de los aspectos ms importantes que ayuda a mantener la salud, pues
manteniendo el cuerpo limpio se previenen innumerables enfermedades.
Para mantener una higiene adecuada todo individuo debe:
Baarse diariamente (ducha, tina o por partes) Usar jabn adecuado Lavarse
como mnimo dos veces por semana el cabello. Solucionar problemas del cabello
(caspa, alopecia) Cepillar los dientes despus de cada comida, para evitar las
caries y el mal aliento. Lavarse las manos despus de casa vez que se va al bao.
Lavarse diariamente los pies. Secarlos bien para evitar los hongos.
Despus de asearse convenientemente es necesario efectuar algunas
operaciones que ayudan a mantener el aseo y el buen estado corporal, algunas de
estas son:
1.

Depilar peridicamente axilas y piernas.

2. Usar aceite emulsionado o hidratante para el cuerpo, despus del bao.

3.

Usar un desodorante adecuado para controlar la transpiracin.

4.

Mantener las manos impecables y presentables.

5.

Repara inmediatamente el resquebramiento de las uas y esmalte de estas.

6.

Evitar mordisquearse las uas y padrastros.

7.

Cortarse peridicamente el cabello.

8.
Peinar adecuadamente el cabello, tomando en cuenta la moda y forma del
rostro.
9.

Perfumarse discretamente.

10. Si se maquilla, hgalo en forma discreta y de acuerdo con su vestuario.

Captulo 7: La dieta

Es el tipo de alimentacin que sigue una persona para regular o disminuir los
alimentos, bebidas y comer de un modo racional. En efecto, una dieta equilibrada
es absolutamente imprescindible para gozar de una buena salud.
Para la nutricin de nuestro organismo se requieren alimentos nutritivos que
proporcionen protenas, carbohidratos, minerales, vitaminas, etc. Estos nutrientes
aportan calor y energa al cuerpo que sirven para completar y renovar los tejidos
corporales y para regular las funciones especficas y los aportes de los nutrientes
sealados anteriormente.

LAS PROTEINAS: Proporcionan los elementos para la formacin o recuperacin

de los tejidos.
LOS CARBOHIDRATOS: Proporcionan energa, pero cuando se consumen en
cantidades excesivas se almacenan en forma de grasa.
LA GRASA: Tambin proporcionan energa y caloras al organismo y si se
ingieren en grandes cantidades se almacenan en el cuerpo igual que los
carbohidratos.

LOS MINERALES: Constituyen en la salud corporal, regulando la irritabilidad

del sistema nervioso, fortaleciendo los huesos y dientes, participando en la
formacin de hemoglobina y controlar el funcionamiento de algunas glndulas.
LAS VITAMINAS: Son esenciales para el crecimiento y la salud algunas de
estas pueden obtenerse qumicamente, pero las naturales son las mejores
fuentes.
EL AGUA: Es necesario para todas las funciones orgnicas, es un elemento
simple, pero el ms importante del organismo vivo.
El adecuado equilibrio diario de la dieta alimenticia es fundamental para el buen
funcionamiento del cuerpo. Cuando se altera esta se transforman todas las
funciones, no se evacua con la regularidad los deshechos, se sobrecargan el
trabajo de algunos rganos otros permanecen inactivos.
Para mantener una dieta equilibrada es necesario consumir alimentos de los cinco
grupos, que estn conformados por los siguientes elementos:
GRUPO 1: leche, mantequilla, huevos, yogurt, etc.
GRUPO 2: carnes, pescados y mariscos, etc.
GRUPO 3: frutas y verduras.
GRUPO 4: legumbres, fideos, harinas, etc.
GRUPO 5: bebidas y dulces.
Como la salud fsica y mental est estrechamente relacionada, trate de evitar los
problemas emocionales a la hora de comer. Si le es posible, reljese durante
algn tiempo despus de las comidas. Deje a un lado los problemas en esos
momentos para que no se le entorpezca su digestin.
Para evitar la obesidad, cada persona debe determinar su peso, segn su altura,
edad y corpulencia. Aunque en algunos casos la obesidad es producto de un
desequilibrio glandular, casi siempre esa es consecuencia de comer en exceso. El
peso excesivo supone una carga adicional para los rganos vitales, especialmente
para el corazn. En efecto la obesidad es el origen de muchas enfermedades en
adultos y ancianos.

10

Recuerde, es ms fcil bajar tres kilos, que diez, entonces no espere que se
acumulen.
Captulo 8: Normas de cortesa y presentaciones( Imagen Ejecutiva)

8.1- NORMAS DE CORTESIA EN LA MESA:

Con el cuidado que ponga una persona en la mesa, se revela el grado de
educacin de una persona.
De la educacin que se tenga en l hogar depende la conducta que se tenga en el
futuro.
-

Lvese las manos antes de cada comida.

Los cubiertos se ubican segn el orden en que se usarn.

El plato del pan se ubica a la izquierda.

Las copas o vasos se ponen a la derecha.

No se deben apoyar los codos sobre la mesa.

Se sirve por la izquierda y se retira por la derecha.

La servilleta se usa antes y despus de beber agua y al final de la comida.

Nunca debe llevarse el cuchillo a la boca.

Evtese comer con demasiada prisa o con demasiada lentitud.

Es impropio oler, soplar las comidas o bebidas, lo mismo que hacer ruidos
al ingerir estos alimentos.
Al terminar, los cubiertos de dejan sobre el plato, en forma diagonal, con los
mangos hacia el comensal.
-

Los platos usados se retiran uno a uno, nunca se amontonan.

8.2- PRESENTACIONES Y ASISTENCIA A ACTOS SOCIALES:

11

Ayuda mucho a conocer los principales aspectos de estas actividades pues

cualquier persona se mantiene tranquila al no tener la preocupacin de cometer
errores y disfrutar la permanencia en el lugar. Cada vez que tenga oportunidad
practique las siguientes reglas:
-

La persona ms joven es presentada a la mayor, la de menos jerarqua es

presentada a la de ms jerarqua.

Ser cortes es respetar al prjimo, el saludo con beso y el t se reservarn

exclusivamente para las amistades.

En una reunin social ningn hombre permanece sentado si hay una dama
de pie.
-

Fumar en lugares pblicos ha adquirido mala reputacin.

El varn al sentarse no debe dejar ver la totalidad del calcetn.

El hombre puede pararse con una mano en el bolsillo de la chaqueta o

pantaln, pero nunca las dos manos en los bolsillos.
Las damas deben sentarse cmodamente, con ambas piernas hacia un
costado, con las manos sobre el regazo.
-

Al estornudar, se debe proteger la boca con un pauelo.

En un evento social se debe usar pauelos blancos y de gneros.

La vestimenta apropiada para un cctel es una atenida sencilla.

En una oficina en encargado y/o profesional debe levantarse para recibir o

despedir a sus clientes o visitas.

El invitado educado llega con puntualidad y se retira a la hora determinado

o prudente.

El varn es quien debe abrir puertas a su compaera o acompaante, ya

sea para entrar o salir.

Las miradas furtivas al reloj, los ojos semi entonados o el bostezo apenas
disimulado, son una falta de educacin, igual para el dueo de casa, como para el
invitado.
12

Captulo 9: Equilibrio emocional

El equilibrio emocional es un aspecto muy importante en el funcionamiento de una

oficina, pues el hombre es un ser eminentemente social y el contacto que se
produce en esta socializacin es la base se las RELACIONES HUMANAS, pues
estas son el enlace existencial entre las personas con el objetivo de comunicar y
repartir sus sentimientos, emociones, inquietudes e ideales.
Las relaciones humanas en el trabajo son la integracin de actividad en una
situacin de trabajo de maneras que los empleados se motiven en forma
productiva.
Algunas se las principales necesidades humanas en la oficina son:
-

Necesidad de seguridad

Necesidad de aceptacin

Necesidad de reconocimiento

Necesidad de contribuir

Necesidad de sentirse necesario

NECESIDAD DE SEGURIDAD: Toda persona necesita sentirse segura, social,

mental y fsicamente. Para vivir y trabajar bien con otras personas, la gente
precisa sentir que no esta amenazada. En la oficina, este sentimiento de
seguridad resulta el xito y la autoconfianza que podamos sentir.
NECESIDAD DE ACEPTACION: A la gente no gusta estar sola, por eso, trata de
identificarse con un grupo o con una organizacin. En la oficina, cada empleado
gusta sentir que es miembro de la compaa, que es aceptado por sus
compaeros y que a estos le es grato trabajar con l. La productividad de una
persona disminuye cuando se siente rechazada por los dems.
NECESIDAD DE RECONOCIMIENTO: Para cualquier persona resulta
imprescindible pensar bien en s misma y saber que los dems piensen bien de
ella. En la oficina el reconocimiento puede manifestarse por medio de una sonrisa
13

de aprobacin, de un elogio por el trabajo bien realizado, de un premio econmico,

de un ascenso, de una responsabilidad adicional, o simplemente mediante una
prueba concreta de amistad. La necesidad de reconocimiento hace que toda
persona se sienta complacida cuando se le llama por su nombre, cuando se
aprecian sus habilidades especiales y cuando se le elogia por haber efectuado un
buen trabajo.
NECESIDAD DE CONTRIBUIR: La necesidad de producir algo beneficioso para
todos constituye un deseo psicolgico, un empleo de oficina siente satisfaccin al
producir trabajo que, directa o indirectamente beneficia a su jefe, a sus clientes o a
sus compaeros.
NECESIDAD DE SENTIRSE NECESARIO: El sentirse necesario es un deseo
bsico del ser humano. Aunque el trabajo de una persona no tenga gran
trascendencia necesita pensar que su trabajo es importante y necesario. En la
oficina, al igual que en todo sitio donde la gente trabaja junta, cada empleado
necesita sentir que su trabajo contribuye a lograr los objetivos generales de la
compaa.
Captulo 10: El trabajo
Es la forma ms comn de servir a otros y obtener lo necesario para satisfacer
nuestras necesidades. Es el factor productivo bsico que consiste el esfuerzo
humano aplicado a la produccin de riquezas.
El trabajo humano se basa en el esfuerzo fsico, la aptitud y la habilidad intelectual
y artstica del hombre. La remuneracin de este factor es el SALARIO, el cual se
determina en el mercado del trabajo entre la oferta y la demanda.
El trabajo se puede mirar desde muchos ngulos econmicos, polticos, sociales,
etc., sin embargo, una de las facetas ms importantes es la tica. Hay personas
que trabajan porque si. El trabajo carece de valor constructivo en lo personal; es
parte mecnica de un proceso productor; el hombre se ha convertido en una
mquina. Es exigencia imperativa que el fin de su trabajo sea noble y pueda
enriquecer la personalidad des que lo realiza.
10.1.- CUALIDADES DE TRABAJO
El cargo de secretario no est ajeno a la solicitud de ciertas caractersticas que
debe poseer todo empleado que tenga este ttulo, entre las ms importantes
estn:
14

EXACTITUD: Es la ausencia de errores en el trabajo. La exactitud es fundamental

y es la base del trabajo de un secretario: las cartas deben transcribirse sin errores
ortogrficos, con una puntuacin y estilo correcto, proporcionar informacin exacta
a los que llaman por telfono o visitan la empresa; las cartas y documentos deben
archivarse bien, pues es un documento mal archivado se puede dar por perdido;
tomar bien los datos de las citas que se efectan; las cuentas se llevaran
correctamente; los grficos se dibujaran con precisin y los diversos asuntos
confidenciales se manejaran con tino.
ORGANIZACIN: Para organizar el trabajo de oficina es preciso realizarlo;
especificar materialmente sus partes y esto se lograra al conocer detalladamente
la rutina de oficina, o sea, las actividades propias de sta y el tiempo que nos
llevara a efectuarlo. Evitar toda interrupcin, teniendo a mano el material y la
informacin, no cambiar de trabajo sin terminar el anterior.
LEALTAD (FIDELIDAD): El empleado de una empresa debe ser leal desde el
primer da en que empieza a trabajar en la empresa y fiel al proteger su
informacin sin divulgarla.
10.2 Cmo clasificar los archivos.
La oficina es el lugar donde las secretarias debern realizar sus funciones de la
mejor manera, para ello tienen diferentes responsabilidades, entre ellas, la
clasificacin y el archivo de toda la documentacin que ingresa, que sale, que
tienen movimiento dentro de la oficina.
Para esta tarea de clasificacin de archivos, existen numerosas maneras de
organizarse y de archivar la documentacin, dependiendo del rubro y la actividad
que tenga la oficina, pero para todas en general, existen mtodos bsicos de
clasificacin y archivo que conoceremos en esta oportunidad.
- El archivo tiene como funcin bsica ofrecer fcil acceso y el de guardar la
documentacin de acuerdo a la importancia que tiene por el tiempo que sea
necesario.
- Los bsicos son los Archivos Generales, Archivos Alfabticos, Archivos
Numricos, Archivos Alfa Numricos.
- Los archivos pueden realizados en estantes con archivadores de palanca,
folders, o separadores, y si usted tiene suficiente documentacin es mejor utilizar
un mueble gavetero, donde se pueda guardar la informacin en folders o
subarchivos,
15

- El sistema alfabtico es como su nombre lo indica, se ordena de acuerdo a la

letra inicial o al nombre del documento, que coincida con la letra del alfabeto; por
ejemplo si la oficina es de un negocio de venta de galletas, tendr un proveedor y
un comprador que deben tener archivos separados, si el cliente o el proveedor
tienen un nombre que empieza con la letra A usted lo archivar en la letra A de
su gavetero y as en forma sucesiva, de la misma manera con los compradores,
ambos en archivos separados; en la parte seleccionada para el cliente usted
colocar el archivo de todo lo referente a l, como ser fechas de compra, fechas
de entrega, fechas de pagos, documentos en general; en la parte interior del
gavetero o archivador deber colocar una gua para indicar los archivos que se
guardan en el gavetero, por ejemplo en la letra A se guardan a las empresas:
Abdas, Amrica, etc.,
- El sistema numrico, usa nmeros en vez de usar el alfabeto, generalmente se
usa para clasificar por aos, luego los meses y los das, son muy tiles para
realizar cualquier tipo de archivo especialmente financiero; si va a usar los
nmeros consecutivos puede asignarlos de acuerdo a la llegada de documentos o
de importancia, al igual que para el archivo alfabtico usted necesitar colocar una
hoja de control o gua donde indique el orden de archivo y lo que se archiva en l.
- El archivo alfanumrico es una combinacin de ambos sistemas por ejemplo: A1, A-2, A-100, etc.; pueden ser tambin 1-A, 1-B, 1-C, etc., para la orientacin de
las personas que lo usan debe contener la hoja de control o gua.
- El archivo General est destinado para aquella documentacin que no est
inmersa en las funciones de la empresa y que no guardan relacin directa, pero
que si deben ser archivadas; por ejemplo pueden ser oficios recibidos para
contribuir a la mejora de un jardn, etc. entonces usted podr optar por archivar en
correspondencia recibida dentro de un sistema de archivo escogido, del mismo
modo para la correspondencia que sale de la oficina y no hay relacin directa con
algn proveedor o comprador, usted la archivar en correspondencia saliente y de
igual manera bajo el sistema elegido.
- En cada sistema de archivo debe tener una hoja de control o gua y un libro de
registro de prstamos de documentos, dnde puedan firmar las personas que lo
usan y quede la constancia de la entrega o devolucin.
Tambin puede usted crear su propio archivo, bajo su criterio y necesidad de
acuerdo al rubro al que se dedica la empresa, pero en una oficina bien organizada
siempre debe existir un sistema de archivo que facilite ubicar la documentacin y
sobre todo para no llenar el escritorio de una torre de papeles.
16

Captulo 11:Informtica e Internet

Diferenciar los elementos del sistema informtico
Cmo usar la computadora

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Introduccin
Partes principales de un computador
La tecnologa y la computadora
Recursos para intercambiar informacin con la PC
Recursos para convertir informacin en material impreso
Recursos para utilizar la informacin audiovisual, de la computadora
Recursos para intercambiar informacin audiovisual con la
computadora
8. Los CD y sus mltiples funciones
9. Conclusin

I)

17

Introduccin

En los inicios de la invencin de la computadora esta fue tomada como un recurso

de lujo, y al principio, era muy monopolizado y reservado el uso de la
computadora, a los empresarios, las grandes industrias, los profesionales, y las
personas que quisieran darse el lujo de tener una computadora.
Pero los tiempos han cambiado, y la era de la computadora est bombardeando a
todos los niveles y sectores de la sociedad, las escuelas, las universidades, los
lugares de trabajo, los lugares de ocio, y aun hasta las amas de casa, se estn
interesando en el uso de la computadora.
El Internet, y la ampliada variedad de ofrecimientos que le brinda al consumidor,
ha abierto todas las puertas, para que la realidad de la computadora, llegue hasta
el hogar y en todo lugar sea un xito total.
Por ello es imprescindible de que toda persona, conozca el uso que se le puede
dar a la computadora, y todos los mas variados recursos disponibles, para darle
un mayor uso, a esta herramienta de trabajo, de ocio, y de crecimiento tecnolgico
e intelectual.

II)

Partes principales de un computador

La computadora bsicamente, tiene Monitor, CPU, Mouse y un Teclado.

18

Para tener una computadora donde escribir y hacer diferentes trabajos, solamente
se necesita tener un monitor, un mouse, un teclado y un cpu.
EL CPU: Es el cerebro de la Computadora, bsicamente, en el se almacena y
procesa todo el contenido, de la PC.
El Monitor: Es el Proyector de la Imagen de la PC.
Teclado y Mouse: Son dos herramientas tiles para que podamos interactuar con
la informacin contenida en la PC. A travs de ellos, podemos accesar a cada
una de las partes de la PC.
III)

La tecnologa y la computadora

La tecnologa del computador ha avanzado, con el transcurrir del tiempo, y las

nuevas tecnologas, van ampliando los conocimientos de computacin, pero,
tambin otras ramas del conocimiento tecnolgico han ido creciendo, tales como
por ejemplo la electrnica, la cual, ha estado caminando en continuo desarrollo, y
esto ha generado, grandes cambios tecnolgicos, en todas la reas de la vida.
Esos constantes avances, han incentivado al mercado, a la ciencia, a la
educacin, a la economa, y a todos los aspectos de la vida humana, a ir de la
mano, con los ltimos avances tecnolgicos, y esta armona, entre los dos ramos,
la informtica y la electrnica, y otras tecnologas semejantes, han hecho del
mundo de la computacin, un macrocosmo, donde todo est entrelazado, y todo
puede caminar de la mano, y todo puede adaptarse a otros tipos de tecnologas.
La tecnologa audio, visual, audio visual, escrita, y de todas las formas y estilos de
informaciones, pueden tener un destino comn (la computadora), bien sea para
su uso, distribucin, produccin, reproduccin, comercializacin, edicin, o
cualquier otro tipo de uso o procedimiento.
Es por ello, que necesitamos comprender acerca del mundo de la computacin y
sus mltiples usos.

19

A continuacin, conozcamos de cerca otros usos que podemos darle al

computador, y los diferentes recursos que podemos usar, para interactuar con
todos los medios tecnolgicos disponibles.
Conozcamos algunos equipos, recursos y herramientas que podemos usar para
darle mayor utilidad al computador, y estudiemos algunas de sus caractersticas:
Otros recursos, herramientas tiles para darle mayor uso a la computadora:
CD
DISKETTE
PENDRIVE
IMPRESORA
SCANNER
COPIADORA
MULTIFUNCIONAL
VIDEO BEAM (proyectar informaciones tanto visuales como audio-visuales)
CORNETAS (parlantes)
AUDIFONOS
WEB CAM
CELULARES
REPRODUCTORES MP3
REPRODUCTORES MP4
CAMARA DIGITAL

IV)

20

Recursos para intercambiar informacin con la PC

Hay algunas herramientas de trabajo que nos permiten insertar, o extraer

informacin en nuestro computador, estos son el disquete, el CD y el pendrive.
Podemos tener gran variedad de informacin en nuestra PC, y podemos extraerla
de all, para enviar esa informacin a otra PC, para imprimirla, e incluso para
reproducir copias de ellas.
Cada uno de estos valiosos recursos, muy comnmente usados, nos sirven para
guardar imgenes, fotos, trabajos escritos, y diferentes informaciones, cada uno
de estos tienen diferentes espacios de almacenamiento, y es necesario,
conocerlos cada uno de cerca.
V)

Recursos para convertir informacin en material impreso

Este tipo de recursos nos sirven para poder tener acceso de manera impresa, a la
informacin escrita que esta archivada en la computadora. Tanto, la impresora
como el scanner, la fotocopiadora y la multifuncional, nos sirven para obtener
la informacin, que est archivada en la computadora, y plasmarla de manera
impresa en papel.
En el caso del Scanner, y de la Multifuncional, no solamente extraemos
informacin de la computadora para imprimirla, sino que tambin, podemos
insertar informacin, copiando documentos, fotos, o cualquier otro tipo de
imgenes o redacciones impresas, y luego archivarlas en el computador.
La Multifuncional, contiene 3 funciones en una, imprimir, fotocopiar, y scannear.

21

VI)

Recursos para utilizar la informacin audiovisual, de la

computadora

En el caso de estos, tanto, las Cornetas como los Audfonos, son equipos que
nos permiten tener acceso al audio del computador.
En el caso del Video Beam, nos permite proyectar informaciones tanto visuales
como audio-visuales.
En el caso de la Web Cam, es una cmara que nos sirve para poder visualizar a
otras personas, y permitirles visualizarnos, cuando estamos, chateando en
Internet.
VII)

Recursos para intercambiar informacin audiovisual con la

computadora

Estos equipos, tanto celulares de nuevas tecnologa, reproductores mp3,

reproductores mp4, y cmaras digitales, son muy tiles, para insertar
informacin en la computadora, y tambin sirven para descargar informacin de la
computadora.

22

A travs del reproductor mp3, podemos descargar de la computadora audios, y

msicas, y tambin podemos trasladar audios y msicas desde el mp3 a la
computadora.
El reproductor mp4, nos sirve adems de para estas mismas funciones, sirve
tambin para trasladar videos, desde la computadora al mp4, y desde el mp4 a la
computadora.
El pendrive, y el CD, tambin comparten estas mismas funciones, adems de
reproducir, archivos escritos e imgenes, tambin pueden reproducir audio,
msica y videos.

VIII)

Los CD y sus mltiples funciones

Los CD, Tienen una gran variedad de uso, en el mundo de la informtica,

podemos archivar informacin en ellos, de diferentes contenidos e Informaciones:
Documentos escritos, imgenes, dibujos, fotografas, msicas, audios, videos, es
variada la cantidad de informacin que podemos condensar en un CD.

En los CD, podemos archivar cualquier variedad de informacin, obtenidas desde

diferentes fuentes, tales como:
Contenidos archivados en:
La computadora o laptos,
El pendrive,
El Disquete
Un CD,

23

El Reproductor mp3,
Internet, email.
El Reproductor mp4,
La Cmara Digital,
El Celular con Cmara,
El Celular con mp3, etc.
CD de Programas de Instalacin.
Al mismo tiempo, toda esta informacin contenida en los CD, tambin las
podemos trasladar desde un CD a la computadora.

IX) Conclusin
La Computadora es un equipo de trabajo, que nos permite, interactuar con la
informacin, de diferentes maneras, y a travs de diferentes recursos, conocer su
utilidad, nos permite, avanzar con la tecnologa, y sacar provecho de ella al
mximo.
Hay un sin nmero, de usos que le podemos dar, usando una variedad de
equipos, y recursos tecnolgicos. Es imprescindible, de que nos preocupemos, por
conocer ms acerca de los adelantos tecnolgicos, sus beneficios, y sus
utilidades.
Para conocer mas acerca de cada uno de estos recursos tecnolgicos, es
necesario, estudiar otros cursos, y aprovechar toda la informacin que hay
condensada en los sitios de Internet, en materiales impresos, en cursos, talleres,
disponibles en Internet y en tu comunidad

24

Captulo 12 :REDACCION ADMINISTRATIVA.

El Oficio

Es un documento de carcter oficial utilizado por funcionarios que desempean

cargos directivos, directores, sub directores, Jefe de Departamento Seccin, en los
organismos del estado.
Partes del oficio:
1.-Encabezamiento:
Ao calendario: Se escribe al comienzo de los documentos con
maysculas y entre comillas Ejemplo: Ao..

2.-Membrete: Se escribe en los lados izquierdos del papel con letras

maysculas, sealando el nombre de la institucin, su direccin, telfono,
etc.
SUB PREFECTURA DE HUARAZ
PLAZA DE ARMAS N 107 telfono 261000
3.-Lugar y fecha. Se escribe a partir de la mitad del papel sealando la
ciudad y la fecha.
Lima, 20 de abril de
Lima, abril de...
4.-Nmero y cdigo. Se escribe con letras maysculas la palabra oficio
seguido del nmero correlativo, - el ao y las iniciales de la institucin.
OFICIO N 262- / INC
OFICIO N 005- / DEMUNA PN
25

5.-Destinatario. Abarca el nombre, el cargo y el lugar de la persona a quien

va dirigido el oficio.
Seor:
Juan Miranda Alcntara
Director Regional de Salud
6.-Asunto. Se ubica al lado derecho del papel y contiene un resumen de la
que se va a tratar en el documento.
ASUNTO: Pago de remuneracin

7.- Referencia. Se escribe a la misma altura del asunto y se usa solamente

cuando se requiere mencionar un documento recibido anteriormente.
REFERENCIA: Carta del 03/04/..
8.-Texto. Es la parte ms importante, aqu se dar a conocer el mensaje de
la comunicacin en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente
existen expresiones para iniciar el texto, tales como:
1. Tengo a bien comunicarle....................
2. Es grato comunicarme a usted............
3. Tengo el agrado de dirigirme a usted (igual jerarqua).
4. Tengo el honor de dirigirme a usted (mayor jerarqua).

9.- Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesa. Existen, tambin,
expresiones conocidas como:

26

Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideracin y estima

personal.
Atentamente,

10.- Firma y posfirma

Firma:- Se escribe la rbrica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el
documento, y a su vez el cargo que le distingue, ms el sello respectivo.
Ejemplo:
Firma

Post firma

Ing. Luis Carrizales Rojas

-------------------------------------Director Regional de Agricultura

11.- Con Copia. Seala si el documento ha sido emitido con copia. Se

escribe al lado del izquierdo del papel debajo de la firma y post firma.
12.- Iniciales. Se colocan iniciales con maysculas las que corresponden a
la persona que firma el documento; con minsculas a la persona que
redacto el documento (secretaria).
LCR/ fmc
13. Anexo. Sirve para sealar toda la documentacin que se adjunta al oficio
(catlogo, programa, revista, tarjeta, etc.).
14. Distribucin. Este elemento es usual en los oficios mltiples y en las
transcripciones, y no as en los directos o simples. Aqu se menciona, en trminos
generales, a las personas y/o dependencias destinatarias.

27

CLASES DE OFICIOS
1. Oficio simple o directo
2. Oficio mltiple
3. Oficio de transcripcin

1. Oficio Simple o Directo. Este documento se utiliza el contenido va dirigido a

una sola persona. Se usa generalmente para una invitacin, agradecimiento,
peticin, felicitacin, informacin de eventos o actividades deportivas culturales.
2. Oficio Mltiples. Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto
va dirigido a diferentes personas.
USOS:
Se usa para limitar ordenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias,
informacin, etc., a diferentes oficinas o despachos simultneamente.
El trato que se emplea es vertical ascendente y descendente, y horizontal jefes de
instrucciones del mismo nivel jerrquico.
3. Oficio de Transcripcin. El nombre de transcripcin ya nos indica la finalidad
de este tipo de redaccin. Mediante este documento podemos transcribir el
contenido de una comunicacin de manera original ntegramente y sin ninguna
alteracin.
USOS:
Nos valemos de este documento para transcribir oficios, resoluciones, decretos,
directivas, memorndums. El oficio de transcripcin circula de una autoridad hacia
sus subordinados o de una autoridad a otra del mismo nivel jerrquico dentro o
fuera de la institucin.
CARACTERSTICAS:
La estructura del oficio mltiple es bsicamente igual a la del oficio simple.
1. El NO de oficio es igual para todos los ejemplares que se van a distribuir.
28

2. Al momento de redactar el documento no se escribe el nombre del destinatario.

Este espacio se llena con lneas de punto.
3. En el oficio mltiple necesariamente se escribe la palabra Distribucin en la
penltima parte del documento.

MODELO DE OFICIOS SIMPLES O DIRECTOS

Apafa Colegio Privado Inmaculada de Merced
AV. Alfonso Ugarte s/n Huaraz
Telef : 428-7845 / 456- 4531
Ao
Huaraz, 06 de mayo 2013
OFICIO N. 128- 2013/CPIM
Seor
Rubn Rodrguez Mndez
DIRECTOR SUBREGIONAL DE EDUCACIN
ASUNTO: Invitacin Inauguracin del local escolar
Tengo el agrado de dirigirme a usted para invitarlo a la inauguracin del
local escolar del colegio Privado Inmaculada de Merced esta ciudad; obra que ha
sido posible gracias al aporte generoso y a la participacin desinteresada de los
padres de familia del plantel.
Dicho evento se llevar a cabo el prximo 16 de mayo a las once de la
maana en nuestro local ubicado en la avenida Alfonso Ugarte N 616 en esta
localidad. Esperamos contar con su presencia que dar realza a esta ceremonia.
Es propicia la oportunidad para expresarle los sentimientos de mi especial
consideracin y estima personal.
Atentamente,

29

Pedro Ruiz Cornejo

PRESIDENTE
ASOC.DE PADRES DE FAMILIA

PRC/fra
DIRECCIN SUBREGIONAL
DE EDUCACIN ANCASH
Ao..
Huaraz, 07 de mayo del 2013
OFICIO N 493-2013/ DSRE
Seor
Pedro Ruiz Cornejo
PRESIDENTE DE LA ASOC. DE PADRES DE FAMILIA
COLEGIO PRIVADO INMACULADA DE MERCED
ASUNTO: Aceptacin a invitacin inauguracin
REF: OF N 128- 13 /CPIM
Tengo el agrado de dirigirme a usted para agradecerle su gentil invitacin
formulada mediante oficio de la referencia, del 06 de los corrientes.
En respuesta a dicho documento acepto complacido su referencia
comprometindome a estar presente en la fecha, hora y lugar por usted.
Creo propicia la oportunidad para ofrecerle las expresiones de mi especial
consideracin.
Atentamente,
Rubn Rodrguez Mndez
30

DIRECTOR SUBREGIONAL
DE EDUCACIN

RRM/fra

OFICIO MULTIPLE
Confederacin Nacional de Comunidades
Interindustriales (CONACI)
"AO.."
Huaraz, 31 de Octubre de 2013.

OFICIO MLTIPLE N 030/CONACI/13.

Seor:
Juan Prada Cisneros
Gerente General de Mypes Peruanas S.A.C
LIMA
ASUNTO: OCTAVO CAMPEONATO NACIONAL DE FTBOL
"INTER-COMUNIDADES INDUSTRIALES".
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. para comunicarle que la Confederacin Nacional de
Comunidades Interindustriales (CONACI) ha organizado el octavo campeonato nacional de ftbol
"Intercomunidades Industriales", en colaboracin con el Instituto Peruano de Deporte. Dicho
certamen lo declarar inaugurado el Sr. Ministro de Educacin, el da sbado 05 de noviembre a
las 3 p.m, en el Estadio Deportivo de Huaraz.
Recurrimos a ustedes para que tengan a bien difundir y hacer de conocimiento pblico
esta competencia, cuyos fondos sern invertidos en la remodelacin de nuestro campo deportivo.
Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi especial consideracin
y estima personal.

Atentamente,

31

...........................................
Daniel Altamirano Torres
PRESIDENTE
Anexo:
Un programa completo (10 hojas).
05 entradas (invitacin de honor).
Distribucin:
Diarios
: 10
Radios
: 15
Revistas : 07
DAT/zpz.

MODELO DE OFICIO DE TRANSCRIPCIN

DIRECCIN SUBREGIONAL DE EDUCACION ANCASH

"Ao......................................................................."

Huaraz, 01 de Noviembre de 2013

OFICIO N 010-2013/DSR
Seor: Leonel Fernndez
Gerente General de Marketing Efectivo S.A.C

ASUNTO: Transcripcin de Of Mlt. N 120- 2013/ME

Se ha recibido el siguiente oficio que a la letra dice:
"Ao................................................................." Ministerio de Educacin.-Huaraz 25 de
Octubre de 2013.-OF Mltiple 120.-/ME Seor Jos Infante Almedrades.-Director
Subregional de Educacin 1.-Asunto: Pagos de salarios.-Tengo a bien comunicar a usted
que este despacho a dispuesto modificar la fecha de pagos, la misma que de ahora en
adelante ser a partir del 31 de cada mes.-Hago propicia la oportunidad para expresarle
los sentimientos de mi especial consideracin y estima.-Muy atentamente.-Lic. Luis
Giraldo Ramrez.-Director Nacional de Economa.
Lo que transcribo a usted para su conocimiento y dems fines.
32

Atentamente,
Jos Infante Almendrades
DIRECTOR SUBREGIONAL
DE EDUCACIN

DISTRIBUCIN:
Director del Colegio 01
Archivo
01

Memorndum
Es una comunicacin diplomtica en la que se transmite algo que debe tomarse
en cuenta y que puede ser:

Una orden
Un mensaje
Un pedido
Un permiso
Una justificacin, etc.

Este documento es muy simple y de uso comn entre personas que laboran en las
distintas dependencias tanto estatales como privadas.
Caractersticas:

Un documento breve y directo

Funcional y practico
Circula dentro de la institucin
Sobre todo de accin inmediata

Clases:
Diferenciamos dos clases de memorando: Simple y Mltiple
Memorando simple
Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir o transcribir documentos; dar
a conocer la realizacin de actividades o la ejecucin de tareas y, en general, para
informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario.

33

Caractersticas
Comparte las mismas caractersticas con el oficio simple, pero con
la diferencia que en el cdigo lleva la palabra "memorando" como nombre del
documento.

Memorando mltiple
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra informacin, en forma
simultnea, a varios destinatarios.

Caractersticas
Tiene las mismas caractersticas que posee el oficio mltiple, con la diferencia que
emplea "memorando mltiple" como nombre del documento. En algunas entidades
lo conocen como el nombre de "memorando circular".

PARTES:

1. Numeracin. Se escribe la palabra memorando seguido del cdigo o

nmero correspondiente, del ao y de las iniciales de la institucin.
Ejemplo.

MEMORANDO N4496- 2013 /DGE

2. Informacin. Se escribe la palabra DE: Seguida del nombre completo y

cargo del remitente; luego la palabra A: seguida del nombre completo y
cargo del destinatario; la palabra ASUNTO: seguida de un resumen del
tema o texto del documento; y la palabra FECHA: Seguida de la fecha del
da.

DE
34

ASUNTO

FECHA

3. Cuerpo o texto. Es la parte donde se expresa la claridad y precisin el

motivo del documento, redactando lo fundamental, lo necesario, en forma
directa y sin palabreras.
4. Despedida. Generalmente es muy simple con 1 2 palabras

Atentamente, cordialmente, muy atentamente.

5. Firma y rubrica. Es la firma de la persona que remite el documento.

Pedro Daz Napur

GERENTE GENERAL

6. Con copia o distribucin. Se utiliza cuando el documento debe ser

entregado para su conocimiento a otra persona adems del destinatario.

DISTRIBUCIN
C.C. Dpto. de personal
C.C. Archivo

7. Iniciales. Se escriben las iniciales con mayscula las del jefe y con
minscula el de la secretaria.

35

PDN/fra

MODELO MEMORANDUM SIMPLE

MEMORANDO N 0012-2013/ GG
De

: Dr. Hctor Pantoja Huerta

GERENTE GENERAL

: Lic. Jaime Garca Guerrero

JEFE DE PERSONAL

Asunto: Modificacin de horario

Fecha: Chimbote, 5 de abril de 2013
----------------------------------------------------------------------------------------------------

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 10 de

abril de los corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el
cual ser de 7:30 Am a 4:30 Pm con un receso de 30 minutos
a la 1:00 Pm para el refrigerio.
Haga conocer esta decisin al personal a cargo

Atentamente,

Dr. HCTOR PANTOJA HUERTA

GERENTE GENERAL

HPH/fra

36

MODELO MEMORANDUM MLTIPLE

MEMORANDO N 0012-2013/ GG
De

: Dr. Hctor Pantoja Huerta

GERENTE GENERAL

: Lic. Jaime Garca Guerrero

JEFE DE PERSONAL

Asunto: Modificacin de horario

Fecha: Chimbote, 5 de abril de 2013
---------------------------------------------------------------------------------------------------

Por el presente comunico a usted que a partir del lunes 10 de

abril de los corrientes se modificara el horario de trabajo del personal el
cual ser de 7:30 Am a 4:30 Pm con un receso de 30 minutos
a la 1:00 Pm para el refrigerio.
Haga conocer esta decisin al personal a cargo

Atentamente,

Dr. HCTOR PANTOJA HUERTA

GERENTE GENERAL
C.C. Archivo
HPH/ fra

37

CERTIFICADO
Concepto: Es un documento que acredita la veracidad de un hecho. La
autoridad que emite previamente a comprobado al verdad de este hecho.
Circulacin:
Se difunde dentro de una institucin o fuera de ella y enlaza a una autoridad
y su subalterno, a una persona natural o jurdica.
FACULTADA PARA EXPEDIR CERTIFICADOS:
Tiene facultad para expedir certificados: la autoridad administrativa, poltica,
policial, religioso, etc. Sobre asunto de su competencia.
USOS
El certificado se usa para acreditar un trabajo:
Asistencia
Domiciliario
Salud
Estudio
Estudio
Conducta
Propiedad
Soltera
Supervivencia
Defuncin
Partes:
1. El Certificante. Se escribe el cargo con mayscula acompaado con la
palabra.
CERTIFICA:
EL GERENTE GENERAL DE FINANCIERA ORION S.A.A
CERTIFICA:
Es la parte ms importante del documento, contiene la constancia de
algn hecho requerido por una persona.
2. Certifica:
Que el seor Luis Fernndez Carbajal..
3. La frase final. Se escribe despus del cuerpo y contiene casi siempre la
siguiente expresin:
38

Se expide el presente a peticin del interesado para los usos que crea
conveniente.
4. Lugar y fecha
Huaraz, 24 de agosto de 20..
5. Firma cargo y sello
Jos Villar Lobatn
DIRECTOR
6. Pie de pagina
JVL/ fra

MODELO DE CERTIFICADO DE TRABAJO

CERTIFICADO DE TRABAJO

39

El que suscribe, Sr. JHONATAN GOMEZ MONROY, Identificado con DNI N

45485080, Gerente General de DISTRIBUCIONES EL CHIRINGUITO
S.A.C., con RUC 2052125587.
CERTIFICA:
Que, el Sr. LUIS FABIAN ROSAS VILLAROEL, Identificado con DNI
N 46854727, ha laborado en nuestra empresa como PREVENTISTA, durante
el periodo comprendido desde el 02/05/2013 hasta el 30/06/2013,
demostrando durante su permanencia responsabilidad, honestidad y
dedicacin en las labores que le fueron encomendadas.
Se expide la presente a solicitud del interesado, para los fines que
crea conveniente.
Huaraz, 01 de Julio del 2013.

JHONATAN GOMEZ MONROY

Gerente General de DISTRIBUCIONES EL CHIRINGUITO S.A.C

JGM/fra
CONSTANCIA

Concepto.- No existe una diferencia clara y definida entre ambos documentos,

razn por la cual se utilizan los dos indistintamente. A pesar de ello hay una
40

diferencia que podramos aceptar, en principio, y que consiste en considerar al

certificado como testimonio de hechos ocurridos o ya concluidos y a la
constancia como testimonio de hechos en realizacin o que acaban de ocurrir.
Por ejemplo, se expide constancia de trabajo cuando se est elaborando;
constancia de ingreso, cuando uno es admitido a un centro de estudios,
constancia de matrcula, luego que se ha efectuado este acto; constancia de
vacante, cuando en una institucin educativa existe vacante para matricular a un
alumno(a), etc.
Usos:
Se usa para acreditar la verdad de los siguientes casos

Matrcula
Estudios
Pagos
Asistencias, etc

MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO

HOSPITAL REGIONAL DE CAJAMARCA

Av. Luis Maceros N 100
41

EL DIRECTOR DEL HOSPITAL REGIONAL DE SALUD

HACE CONSTAR:
Que, la Srta. Vilma Soln Aguirre viene laborando en esta Entidad
Departamental de la Regin de Salud de Cajamarca, en calidad de contratada, en
la unidad de Trmite Documentario, desde 01 de enero del ao en curso,
desempendose con eficiencia y responsabilidad.
Se expide la presente constancia a peticin de la interesada para los fines
que crea conveniente.

Huaraz, 18 de mayo del 2013.

Jon Delgado Bardales

Director

JMC/ fra
SOLICITUD

42

Concepto: La solicitud es un documento por medio del cual se pide el goce de

un derecho, beneficio o servicio que se considera que puede ser atendido.
El derecho a peticin en caso de Per est amparado por el Art.2 inciso.20,de la
actual Constitucin Poltica que manifiesta que toda persona tiene derecho a
formular peticiones ,individual o colectivamente ,por escrito ante la autoridad
competente, la que est obligada a dar al interesado una respuesta tambin por
escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
Un aspecto importante en este documento es que deben acompaar documentos
probatorios para fundamentar el pedido; estos pueden ser

Recibos

Facturas

Certificados

Fotografas, etc.

Usos:
Se usa para solicitar:
Certificados de estudios, inscripcin del postulante, trabajo, domicilio,
prstamos, concisin, de becas, bonificaciones, etc.
Partes:
1.-Sumilla: es el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del
papel. La sumilla es importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el
contenido de la solicitud.
Ejemplos: SOLICITO: Examen de subsanacin
SOLICITO: Certificado de Estudios de 5to ao A()
43

2.-Destinatario: Es la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe

escribirse despus de la sumilla y todo en mayscula.
Ejemplos: SEOR DIRECTOR DEL COLEGIO
MODELO DE SOLICITUD
SOLICITA: CONSTANCIA DE ESTUDIOS

SEOR DIRECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA JUAN XXIII DE HUARAZ

SD
Andrea Gmez Marn, alumna del primer grado, seccin, A turno maana,
del plantel que usted dignamente dirige, con 19 aos de edad y domiciliada en el
Jr. Independencia N 240 Palmira, ante usted, con el debido respeto expongo lo
siguiente:
Que es para m requisito indispensable para poder conseguir trabajo ( a
medio tiempo) presentar una constancia de estudios del ao que estoy cursando y
as poder ayudar a mis padres que se encuentran delicados de salud ,por lo que
recurro a su despacho para que se me expida dicho documento.
POR TANTO:
Solicito a usted Seor director acceder a mi peticin por ser de justicia.
Huaraz, 07 de mayo del 2013.

Andrea Gmez Marn

44

MODELO DE SOLICITUD

SOLICITA: CERTIFICADO DE TRABAJO

SEOR GERENTE REGIONAL DE MINERA ANTAMINA

S.G
Isidro Llico Grados, con DNI N 26701208, domiciliado en el Jr.Chota N
238 de esta ciudad, ante usted, con el debido respeto expongo:
Que por convenir a mis intereses, solicitud a usted se me otorgue, por la
dependencia correspondiente, un certificado de los servicios que prest en esa
Direccin regional como Jefe de la Unidad de Planillas, durante dos aos: del 02
de enero del 2012 hasta el 31 diciembre del 2013.
POR LO EXPUESTO:
Solicito a usted Seor Gerente acceder a mi peticin por ser de justicia.
Huaraz ,15 de mayo del 2014.

--------------------------------------45

Isidro Llico Grados

INFORME

Concepto:
El informe escrito es un documento formal que presenta, de manera ordenada y
especfica, datos acerca de un tema particular y a un receptor determinado. Este,
por lo general, es una autoridad a la que se le rinde cuentas (acerca de un
proceso, una investigacin o una actividad realizada).
Debe destacarse que el informe busca la eficacia comunicativa a partir de los
datos que se manejen y, por ello, este documento transmite una informacin
especfica, orientada hacia un determinado objetivo y tipo de receptor.

46

INFORME
Conceptos: Es un medio de comunicacin que consiste en dar cuenta detallada
sobre asuntos determinados, observaciones que se pueden hacer y al mismo
tiempo sugiere posibles soluciones para mejorar o aliviar una situacin dada.
USOS :Es de uso interno toda institucin o dependencia, va dirigido de un
subordinado a su inmediato superior, jefe o director, tambin podra darse entre
personas dl mismo nijel o jerarqua cuando el caso lo requiera.
El informe para que cumpla su objetivo debe ser:

Preciso y exacto en sus apreciaciones , basados en hechos verdicos y

sobre todo de ideas claras para no confundir al receptor o a lector,
Redactar ordenadamente, todo lo que ha sucedido, sin omitir ningn dato.
Demostrar el debido respeto y amabilidad.

CLASES
INFORME ORDINARIO: Es el que utiliza ms, puede ser diario, semanal
quincenal o mensual .De acuerdo a las circunstancia del caso.
INFORMES EXTRAORDINARIOS: Es el que ocasionalmente, cuando se presenta
algn asunto imprevisto.
PARTES
1. Numeracin: Se escribe la palabra INFORME, con mayscula, seguida del
nmero, separadas por una lnea oblicua, luego las iniciales del cargo o
autoridad del remitente; separada por una lnea oblicua e inmediatamente el
ao en curso.
Si la institucin o entidad tiene papel membretado, puede utilizar para
redactar el informe, de lo contrario en papel simple a mquina, y con copia
para el interesado.
2. Encabezamiento: En este lugar se escribe el lugar y fecha , la localidad , el
da el mes y el ao ; seguida de los siguientes trminos ; que pueden ser de
dos formas :
A
AL (A)
DEL (DE)
ASUNTO
REFERENCIA :(SOLO EN CASOS NECESARIOS, PERO NO ES
INDISPENSABLE).
NOTA: La segunda forma es la ms correcta

47

MODELO DE INFORME
INFORME SOBRE RESULTADO DE EXMENS DE INGRESO.
INFORME N 007-DA-2013
Huaraz,dedel 200
DEL
AL

Director Acadmico.

: Rector de la Universidad Nacional de Huaraz

ASUNTO: exmenes de ingreso.

Tengo el honor de informar a su honorable Rectorado, el resultado de los
Exmenes de Ingreso a nuestra Universidad, llevada a cabo el dade
del presente ao.
De los 5,000 postulantes que se haber presentado a los diferentes Programas
Acadmicos, han logrado ingresar, por orden de mritos, 1,100 haber ocupado los
primeros puestos en sus respectivos Colegios.
La Direccin a mi cargo est adoptando las medidas convenientes para la
matrcula de los ingresos y el inicio de clases.

Muy Atentamente,
..
Firma del Director Acadmico.

48

CENTRO GRAFICO
PUNTO COM
Jr. Quispe 215- huaraz
Telefax: 330-8574
Email:gficpunto@hotmail.com
INFORME N 003-2007-ME-DREI-UGELCH-CNPI-D
A

: Ing LISBETH SALVATIERRA CONDORI

DE

: Jefe

ASUNTO

: ACCIDENTE DE OBRERO.

Unidad de Operacin

Tengo el agrado de dirigirme a Ud., para informarle lo siguiente:

El da 06 de los corrientes nos enteramos que el obrero de planta sufri un
accidente un da anterior, en circunstancias en que inspeccionaba una de las
mquinas de la offset bicolor , sufriendo roturas de hueso de tres de sus dedos de
la mano derecha ; motivo por la cual dispuse su traslado inmediato a un hospital
cercano.

Es todo cuanto tengo que informara Ud.

Atentamente
_____________________________
REBECA SUM LOZA
Jefe de operaciones

49

CONTRATO
Concepto .La palabra contrato proviene del latn CONTRATUS, que significa
(pacto o convenio) en que las partes se obligan mutuamente a cumplirlo.
Este es un documento que se utiliza en sector pblico y privado y los contratantes
pueden ser personas naturales o jurdicas mediante este documento se da un
carcter formal y como consecuencia se establecen deberes y obligaciones para
ambas partes .
CLASES:
1) De compra venta. Cuando ambas partes acuerdan que el vendedor
entregue un artculo al comprador a cambio de un pago.
2) De arrendamiento. En el cual el dueo de mueble o inmueble que obliga a
conceder a otro el uso y disfrute del mismo por un tiempo determinado
mediante el pago de un valor que se llama alquiler o merced conductiva.
3) De trabajo. Aquel por el cual una persona obliga a ejecutar una obra o
presta un servicio a otra mediante el pago de un precio salario o sueldo.
4) De sociedad .Cuando varias personas acuerdan formar una sociedad para
realizar una actividad productiva cuyos resultados beneficiara a todos.
PARTES:
1. TTULOS .Es la parte que identifica el documento , ejemplo
2. INTRODUCCIN. Es la parte donde se identifica las personas que
participan en el contrato sealando sus datos personales.
3. CLUSURAS. Es la parte ms importante del contrato .Aqu se indica con
claridad y precisin toda las condiciones y caractersticas del contrato.
4. ACEPTACIN: De sealar que ambas partes conocen el contenido del
contrato y sobre todo que estn conforme con las clausuras dadas.
5. LUGAR Y FECHA
6. FIRMA

CONTRATO DE TRABAJO
50

Conste por el presente documento de contrato de trabajo que celebran una parte
de la empresa ..,representado legalmente por el Sr.,Identificado
con D.N.I N, con domicilio legal en., a quien en adelante se le denomina
promotor , y de otra parte el Srta..., profesin .., identificndose con D.N.I N
domiciliada en ,a quien en adelante se le denominara TRABAJADOR. El
presente contrato redacta en las condiciones y trminos siguientes:
PRIMERO. El promotor requiere cubrir temporalmente los servicios de una
secretaria para su oficina principal.
SEGUNDO.- En virtud de este contrato el PROMOTOR cobrar los servicios de un
trabajador para que realice las labores de contadora de acuerdo a las leyes en
vigencia.
TERCERO.- El plazo de vigencia de este contrato de 1 ao a partir del primero
de diciembre del presente ao hasta el 30 de diciembre de 20..
CUARTO.-EL TRABAJADOR observara el horario de trabajo que le asigne la
gerencia de recursos humanos, debiendo cumplirlos de lunes a sbados.
QUINTO.- EL TRABAJADOR deber las normas que establecen el manual de
Organizacin y funciones y el reglamento interno de las empresas
SEXTO.- EL TRABAJADOR abandonara la suma de S/.500.00(Quinientos y
00/100 Nuevos Soles) como sueldo mensual, suma de cual se deducir los
descuentos y aportaciones que establece la ley.
SEPTIMO.- EL TRABAJADOR est sujeto a la evaluacin permanente de su
funcin laboral, mediante supervisin interna.
OCTAVO.-Queda entendido que el PROMOTOR, no est obligado a dar aviso
adicional referente al trmino del presente contrato, su extensin opera
adicionalmente al vencimiento del plazo convenido en la clausura tercera.
NOVENO.- EL TRABAJADOR est sujeto para este contrato el Rgimen Laboral
de la actividad privada , dentro de los alcances del Decreto Ley N.. Los
contratos firman este documento en seal de conformidad con lo expresado en
lima a los tres das del mes de diciembre del dos mil, de...del.

PROMOTOR

51

TRABAJADOR

CONTRATO DE ARENDAMIENTO
Conste por el presente documento, el Contrato de Arrendamiento que celebran
de una parte, Don., identificado con D.N.I N, con domicilio legal
en.., a quien en adelante se le denomina el ARREDANDOR, y de la otra
parte la Srta... , identificada con D.N.I N..domiciliada en., a quien en
adelante se le denomina ARRENDATARIO .De acuerdo a los trminos y
condiciones siguientes.
PRIMERO. El inmueble situado en
SEGUNDO.- El termino de duracin del presente contrato es de un ao, con
renovacin posterior por acuerdo de las partes.
TERCERO.- Son obligaciones de ARRENDEDOR:
1. Entregar el bien al ARRENDATARIO quien al recibirlo, se presume que
se haya en estado de servir y con todo lo necesario para su uso.
2. A mantener el ARRENDATARIO en el uso del bien durante el Plazo del
contrato.
3. Al realizar durante el arrendamiento las reparaciones necesarias que
pongan en peligro el bien, las que el ARRENDATARIO debe tolerarlas
aun cuando importen privacin del uso de una parte de l.
CUARTO.- Son obligaciones del ARRENDATARIO:
1. A recibir el bien, cuidarlo diligentemente y usarlo para el destino que se le
concedi en el contrato.
2. A pagar puntualmente la renta en el plazo y lugar convenido.
3. A pagar puntualmente los servicios pblicos, de agua, luz y arbitrios,
suministrados en beneficio de bien con sujecin a las normas que lo
regulen.
4. A dar aviso inmediato al ARRENDEDOR de cualquier usurpacin,
perturbacin, imposicin de servidumbres que se intente contra el bien.
5. Permitir al ARRENDEDOR que inspecciones por causa justificada el bien.
6. A efectuar las reparaciones por su uso indebido y dar aviso de inmediato de
los daos y prejuicios resultantes. Los gastos de mantenimiento y
conservacin ordinaria son de cargo del ARRENDATARIO.
7. A no hacer uso imprudente del bien o contrato al orden pblico o a las
buenas costumbres.
8. A no introducir cambios ni modificaciones en el bien, sin consentimientos de
ARRENDEDOR.
9. A no sub-arrendar el bien, total parcialmente ni ceder el contrato, sin
consentimiento escrito del ARRENDEDOR.
52

10. A devolver el bien al ARRENDEDOR al vencerse el plazo del Contrato en el

estado que lo recibi.
QUINTO.-De comn acuerdo se establece una merced Conductiva Mensual
dey 00/100.En los cuales se encuentran incluido el impuesto por renta de
primera categora .Se pagar por adelantado en el domicilio del ARRENDEDOR,
como la primera merced a la firma del contrato.
SEXTO.- El contrato de Arrendamiento puede resolverse:
1. Si el ARRENDATARIO no paga la merced conductiva durante dos
mensuales ms quince das.
2. Si el ARRENDATARIO da el bien destino diferente de aquel para el que se
le concedi expresa o tcitamente, o permite algn acto contrario al orden
pblico o a las buenas costumbres.
3. Por sub-arrendar o ceder arrendamiento sin consentimiento escrito del
ARRENDEDOR.
4. Si el ARRENDEDOR o el ARRENDATARIO no cumple cualquiera de sus
obligaciones.
SEPTIMO.- Se establece por el ARRENDATARIO la garanta siguiente:
..y 00/100, los cuales no generan inters alguno y sern
devueltos al ARRENDEDOR al trmino del contrato, y recibiendo el inmueble
como fue entregado .Esta garanta no ser considerada bajo ningn forma
como adelanto de arriendo.
OCTAVO.- Las partes se someten expresamente a la jurisdiccin de los jueces de
la ciudad de., y para todo efecto sealan su domicilio, el ARRENDEDOR
en; y el ARRENDATARIO en, domicilios que podrn variar solo por
carta notarial.
Las partes despus de ledo del presente documento, se ratifican en su contenido
y aceptan que todo lo no previsto se determina por lo establecido en el Cdigo
Civil vigente, suscribindolo en un ejemplar.
..dedel

________________

________________

D.N.I

D.N.I

PARTE

53

Concepto: Es un documento breve que se eleva ante una autoridad superior o

responsable de una identidad para ponerla al tanto de los incidentes ocurridos
durante la jornada de trabajo .La redaccin del parte es muy sencilla, es ms corta
que el informe la palabra PARTE.
Caractersticas:
a. Debe ser veras, imparcialmente porque el autor es responsable de su
contenido.
b. Tiene carcter interno, se usa exclusivamente dentro de una dependencia.
c. La forma del parte debe ir acompaada del nombre y apellido de quien lo
eleva.
d. Tanto el parte como el memorando se asemejan en su estructura por ser
breves, concretos y sencillos.
Partes:
1. Lugar y fecha.
2. Se escribe la palabra AL y el nombre de la autoridad a quien se eleva el
parte.
3. ASUNTO: Se escribe abreviadamente el motivo del documento.
4. TEXTO O CUERPO: Aqu se explica claramente una precisin, el motivo
o tema del documento.
5. DESPEDIDA :Se hace CON LA PALABRA ATENTAMENTE:
6. Firma y cargo de la persona que eleva el document.

Huaraz,.de ..del 200..

AL

: Director del colegio Nuestra SEORA

ASUNTO

: Mal comportamiento

Comunico a Usted que el seor que Auxiliar de Educacin , Jaime

Echegaray Muoz, falto respeto al profesor Jos Torre Zegarra , por una
llamada de atencin al ser sorprendido en actitud insolente ante los alumnos
de la seccin del 5to ao , seccin A de nuestro plantel .
Por lo tanto sugiero a usted aplicar la sancin que estpula el
54
Reglamento interno.
Atentamente

MODELO DE PARTE
Huarazdedel 200..

AL

: Gerente de Personal del Complejo Textil Grocio Prado

ASUNTO

: Incidente

Comunic a usted que la operativas Elena Carbajal Sarvia y Rosario

Tasayco Contreras, del primer turno, fueron participes de una confrontacin por
una mquina de costura por lo que ninguna de ellas quera ceder a la otra la
mquina.
Por lo que sugiero a usted aplicar una amonestacin como estpula el
reglamento de la Empresa.
Atentamente,

Ana Mara Avalos Tasayco

JEFA DE LINEA

55

CITACIN
Concepto.-Es una documento breve que se emplea tanto en entidades estatales
como privadas para citar a reuniones .Este documentos es firmado por la
Secretaria de la dependencia.
Caractersticas
a. Debe ser veras, imparcial porque el autor es responsable de su contenido.
b. La forma de la citacin debe ir acompaada del nombre y apellido de la
secretaria quien lo redacta.
Partes:
1. Encabezamiento.
Membrete de la Institucin
Centrado la palabra CITACIN
Destinatario .A quien va dirigido dicho documento (si va dirigida a
una persona dentro de la institucin se le adjuntar el cargo que
ocupa)
2. Cuerpo de la Citacin. Siempre se utiliza las palabras .por encargo de

3. Despedida
Agradeciendo con anticipacin la asistencia.
Lugar y fecha
4. Firma de la secretaria de la dependencia con sello respectivo.

56

MEMBRETE

CITACIN
Seor: CARLOS LEON YATACO
Tengo el agrado de dirigirme a Ud. Por encargo del Sr.
.., con el objetivo de citarlo a la reunin de ..que
se realizara el da .del presente , a horas en el

Al agradecerle su puntual asistencia, aprovecho la oportunidad para

reiterarle los sentimientos de mi consideracin ms distinguida.

Huaraz..dede 20

__________________
Janet Ramirez Vargas
Secretaria

MODELO DE PODER

Huaraz,.dedel 200...
Seor

57

Miguel CSPEDES Seminario

Ciudad.
Estimado seor:
Por la presente delego a usted amplio poder que en mi representacin
exige de Don Pablo Salamanca, el pago de la suma de S/ 10.000 (Diez mil
nuevos soles y 00/100) que me adeuda.
Puede hacerlo personalmente o en forma coactiva mediante ocasin
judicial correspondiente, cuya validez har usted efectiva de acuerdo con las
disposiciones legales pertinentes.

Atentamente
Sal Melgarejo Villavicencio
D.N.I N 68463375

LEGALIZACIN
La frmula que utilizan los notarios pblicos para legalizar las firmas de un
documento generalmente es la siguiente:
CERTIFICO : Que la firma que tengo ante m pertenencia al
seor.. Identificado con
DNI .N.quien firma ante m.

Huaraz, 14 de octubre del 200.

.

Firma del interesado

Notario Pblico
MEMORIAL

Concepto.- Es un documento escrito mediante cual un grupo de personas se

dirigen a una autoridad para solicitar un beneficio, una gracia que no est
amparada por la ley; de ah depende mucho su correcta redaccin, usando
trminos o palabras convenientes para llegar a la autoridad y tener una respuesta
58

positiva. Recurdese que con el memorial se solicita algo que no est amparado
por la ley
Caractersticas:
1. Documentos cuyos remitentes son un grupo de personas que plantean
un beneficio de inters colectivo.
2. Siempre est dirigido a una autoridad, por eso decimos que circula en
sentido vertical ascendente.
3. Los ciudadanos que afirman deben ser mayores de edad, hombres o
mujeres .Cuando ms grande sea el nmero mayor validez tendr el
documento.
4. La redaccin del documento puede hacerse a mano o a mquina .Su
extensin depender del tema o argumento.
Casos en que se usan:

De los trabajadores a sus patrones.

Los vecinos al alcalde su jurisdiccin.
Los pobladores a un Ministro o al Presidente de la republica
De los estudiantes al Director, al Decano al Rector.

PARTES:
1. Destinatario.- Se escribe el cargo completo como mayscula y luego con
iniciales.
SEOR
MINISTRO DE EDUCACIN
S.M.E
2. Texto.- Se considera algunos aspectos.
A. Introduccin: En la que se menciona los deseos de los solicitantes y
los motivos de su peticin.
B. La exposicin: Es la parte central de documento y dentro se escribe
el argumento de la peticin.
C. Conclusin: se utiliza generalmente la frase por lo expuesto
3. Lugar y fecha :
4. Firma.
MODELOS DE MEMORIAL
SEOR MINISTRO DE ECONOMA Y FINANZAS.
Loa
firmantes,
vecinos
del
distrito
de
provincia
de...Departamento de., ante Ud. , con el debido respeto nos presentamos
y exponemos:
59

Que, las obras pblicas comenzadas en el Gobierno anterior, hasta la fecha

se encuentran paralizadas, razn por la cual, interesados en buscar el progreso
beinal de la Repblica 2006-2008, se incluyen partidas especficas, a fin de que
las obras sern concluidas en su totalidad, tales como:
1 Colegio Nacional de Educacin Secundaria.
2 Loza deportiva Hroes del Cenepa
3 la Plaza de Armas, etc.
Por las necesidades anotadas y teniendo en cuenta la labor patritica del
Gobierno, suplicamos se sirva dictar las disposiciones necesarias para que se
inclyanlas partidas correspondientes.
Es gracia que esperamos alcanzar.

Huarazdedel 200

(Firma de las autoridades y vecinos del distrito)

CARTA
La carta debe ser breve sin olvidar los puntos fuertes del postulante, por ejemplo ,
mis puntos fuertes son la responsabilidad, la creatividad y el dinamismo, por lo
que podra aportar capacidades de desarrollo a vuestra distinguida firma Esto
hace a una adecuada valoracin , sin subvalorarse ni sobrevalorarse .Luego
pediremos que , por favor , se nos conceda una entrevista para tener oportunidad
de un primer conocimiento mutuo para evaluar posibilidades sin que esto implique
un compromiso por parte de la empresa
Finalmente desarrollaremos un saludo cordial.
Tanto el papel en el que se escribe la carta y el tapeado deben ser de excelente.
Calidad
CARTA DE RECOMENDACIN
GRAFIC CENTER S.A.C
Av. Alfonso Ugarte N 157-Huaraz
telef: 325-4578 fax: 3285462
www.graficentr.com.pe
60

e-mail:pedidos@graficenter.com
de.de 20.

Seor
Juan Carlos Aguia V.

De mi consideracin:
El seorita Claudia Mendoza Aguilar, ex-secretaria de nuestra firma
necesita trabajar en una empresa importante como la vuestra .Es bastante
conocida por su destacada labor profesional, habiendo escalado rpidamente de
auxiliar de secretario a secretaria general , en solo 2 aos .Esto indica que goza
de simpata , por su inteligencia activa y su responsabilidad.
La conozco como muy bien, quien aparte de ser una excelente profesional,
es una persona de agradable trato y muy sociable; todo ello me hace estar seguro
de que si usted le brinda la oportunidad de empleo en su compaa, la Srta.
.Mendoza ser capaz de demostrarle lo que muestro en esta carta.
Esperando que mi recomendado encuentre vuestra gentil ayuada , me es
grato saludarle.

Atentamente,
GLADYS SANTIAGO MING
Gerente

CURRICULUM VITAE
Concepto: Es la mejor tarjeta que existe en el mundo profesional .Es un informe o
historial de un mismo o tambin la relacin de sus ttulos, honores, cargos,
trabajos realizados, datos biogrficos, etc. Que califican a una persona para
determinada pretensin que contiene el Curriculum Vitae.
El C.V debe contener bsicamente 3 ingredientes:
61

1. Una imagen positiva, solicitada y capas de desprender intereses.

2. Suficientes recursos como para compensar los inevitables aspectos
negativos.
3. Siente deseo de probabilidad, autopromocin.
CLASES.
Currculo Funcional. Esta organizada en base a los objetos del trabajo
cualidades.
Currculo Orientado. Tiene como objetivo mostrar a los profesionales que
se ha preparado para desempear ciertas funciones a travs de los diferentes
cargos en reas diversas.
Currculo Clsico .Trata de demostrar la amplitud de la formacin
educacional a los logros profesionales adquiridos por el candidato.

RIVERA CASTILLA MARTN ALONSO

Av. 28 DE JULIO n 587-Huaraz
Telf.: 426-3626 CEL. 9206-2350
riveracastilla@hotmail.com

I.

DATOS PERSONALES:
1.1. Fecha y Nacimiento
1.2. D.N.I N
62

:25-05-70
:22603304

1.3. Estado civil

II.

: Soltero

ESCOLARIDAD
2.1. Educ. Primaria
2.2. Educ. Secundaria
2.3. Educ. Superior

:Escuela de varones N 22237-chincha

:Colegio Nacional Jos pardo -chincha
:Universidad San Luis Gonzaga de Ica
Facultad de Contabilidad
:Especializacin en tributacin de la
Universidad Catlica de Lima
Post Grado de Ciencias Administrativas
Universidad de lima

2.4. Otros estudios

III.

EXPERIENCIA LABORAL:
3.1. asistente Contable Estudio ARANA ASOCIADOS S.A. 1990-92
3.2. Asistente de Gerencia Empresa Industrial NEVADA S.A. 1992-95
3.3. Director de la Escuela Profesional de Administracin, Universidad
Nacional San Luis Gonzaga de Ica 1990-95.
3.4. Contador General Empresa Comercial COSMOS S.A. 1995

IV. REFERENCIAS:
4.1. Personal

: Seor Joaqun Massa

TELF.263845
Seorita .Ana Gabriel Lundo Pratt

4.2 Profesionales

: CPC Dennys Velit Soliguen

Gerente Estudios ARANA Y
ASOCIADOS
Telf. 271142
Ing ,Mark Lerios Jeffersn

REGLAS DE ORTOGRAFA
ACENTO ORTOGRFICO
Se denomina tilde o acento ortogrfico a la rayita oblicua () que se coloca
sobre la vocal tnica de la slaba tnica de algunas palabras, de acuerdo a
determinadas reglas.
MONOSLABAS
Las monoslabas no se tildan, con excepcin de las palabras con tilde
diacrtica
( ver
reglas especiales)
A
bien cien den di
diez dio
dios
Dos

fa

fe

fin

fue

gran ha

haz

luz

muy

ni

no

pan

pie

ras

Rin

ruin

Ruiz

san

seis

sin

soy

tren

Ti

tull

un

va

vi

vio

yen

63 Huir

AGUDAS
Se tildan las palabras agudas (fuerza de voz en la ltima slaba) que terminan en
vocal o en las consonantes No S
Al

as

Bogot

Carn (carnet) Este (de estar)

Sal re
lleg Galn

ir

quiz llegar

Pel

saldr

anunci
asegur
recin Beln
listn

Por lo tanto no se tildan:

Andaluz
Estambul
Mamey
Pared

sof
bistur instru

seal
len

feliz
piedad

caf

manifiesto
tab

Ortiz
tambor

mandil
reloj

GRAVES
Se tildan las palabras graves o llanas (fuerza de voz en la penltima slaba)
que terminan en consonante que no sea la N ni la S:
lbum

ngel

arcngel

azcar

bsquet

cliz

Csped

clmax

dbil

difcil

dctil

Flix

Frum

bolvar

lder

cncer

Rcord

Tupac Amaru Gonzles

Excepto : bceps, Frceps, trceps.

64

Prez

trax vley
Hctor

ltex

ESDRJULAS
Fuerza de voz de la antepenltima slaba. Se tildan todas:
Amaznico Amrica
Cmara
econmico
Esttico
Hlito

benemrita

contemporneo

Exmenes

beneplcito

crmenes

glido

hpica
informtica

habito

hsares

Kilmetros

lmpara

mnibus

Rgimen

regmenes

sntesis

prncipe
Fsico

Si al juntar do o ms palabras se forma un vocablo compuesto esdrjulo, ste,

deber llevar tildes Ejemplos:
Afirmando-se
Afirmndose

solucionando-se
solucionndose

sepa-lo
SPALO

SOBRESDRJULA
Las llamadas sobresdrjula (fuerza de voz antes de las tres ltimas slabas)
Son palabras compuestas (verbo+ pronombres enclticos).se tildan todas:
CASTGASENOS

cuntaselo

dgaselo

Habindoseme

invirtasele

pirdasete

TILDE
Das EN HIATO
pas
raz
Se encuentra de vocal abierta tona(a, e, o) con cerrada tnica ( ) no forma
Ral sin hiato,
Belande
acta siempre llevar tilde, en cualquier slaba que
diptongo
y la vocal cerrada
se Res
halle:
rene
malla
Martua

flor

evaluacin

Prohbe
65

rehsa

ahnco

Evacuacin

or

ahnco

Rer

atad

(Tngase presente que la letra h no impide ni el diptongo ni el hiato)

CASOS ESPECIALES
Tildacin diacrtica .En una serie de palabras principalmente monoslabas, se
utiliza la tilde con el fin de diferenciarlas de otras de igual estructura que tienen
distintos significado o funcin gramatical:

MONOSLABOS
mi
tu
l
s

66

( pronombre personal )- mi (adjetivo posesivo )

(pronombre personal )-tu (adjetivo posesivo):
Segn t, a tu hermano no le gana nadie.
(pronombre personal)- el artculo:
Con l son doce los que conforman el nuevo gabinete.
( adverbio que afirma // sustantivo // pronombre personal si
( conjuncin condicional// nota musical ):
Consultada si le gustara ser alcaldesa, contesto que s , pero preciso
que solo si se lo propone el mismo presidente te dar el s.
( toma de los verbos ser y saber )- se ( pronombre ):
S bueno con tus padres , me dijo y luego se march , no s , si a tu
casa o al cine

d
t
ms
o

An
Aun

(del verbo dar ) de (preposicin):

Te d o no te d la foto, tu estars aqu a las tres de la tarde.
(sustantivo)- te (pronombre)
te parece que el t est muy cargado ?
( adverbio de cantidad )- mas ( conjuncin equivalente a pero ):
Estaba ms sucio que nunca .Se lo advert , mas no me hizo caso
( conjuncin , cuando va entre cifras para evita confusin con el
creo ): subir 20 22%
O(en cualquier otra forma ):
Acertado o no , ese es el clculo
Lleva tilde cuando equivale a todava .No la lleva cuando equivale a
hasta , tambin , inclusive:
An no llega, pero s que an enfermo vendr.

ADVERVIOS TERMINADO EN MENTE

Se escribir el adverbio marcando en el adjetivo la tilde que debiera llevar como simple :
gilmente bsicamente
Fcilmente
Lcitamente
Difcilmente
Cortsmente
Cnicamente
Comnmente
Polticamente

a.
b.
c.

d.

e.
f.

67

COMILLAS ()
Se emplean para marcar las citas textuales de algn texto o document que se
inserte.
Para sealar las declaraciones del algn personaje o protagonista del hecho No
nos van a silenciar , afirmo
Cuando dentro del entrecomillado vaya otro , el segundo se marcara con comillas
simples: No nos pueden exigir que enfrentemos a la concertaciones en aras del
futuro diferente que pregona el gobierno
En los apodos :
el loco perochena
Tomochi Careca Achica precio
Reynaldo Rodrguez Lpez El padrino
En palabras tomadas en otros idiomas: dumping stock showman
No van entre comillas los ttulos de libros, nombre de espectculos, equipos
deportivos, marcas, logos, establecimientos comerciales.
Tampoco los dilogos (indicados por el guin mayor)

INTERROGACIN
EXCLAMACIN
(? !)
Nunca se escribe punto despus de cerrar signo de interrogacin o de
exclamacin
Habr aumentos de sueldos?
Qu tal gol!
Una interrogacin entre parntesis anota deuda:
Estos son los files (?) compaeros del presidente
A continuacin delo signo de interrogante o exclamacin que cierra, la siguiente
palabra debe empezar con mayscula, salvo que haya una coma que los separe.
Un signo de exclamacin encerrado entre parntesis expresa asombro, extraeza:
Dijo que se marchaba muy satisfecho (!) y que volver pronto.

MECANOGRAFA
El POLITECNICO SEOR DE LA SOLEDAD tiene el privilegio de usar un
programa de mecanografa que consta de 36 niveles: que medir las
pulsaciones totales, nuestro puntaje y el puntaje a conseguir, calcular
nuestros errores en porcentajes y medir el tiempo en que desarrollaremos
dicho ejercicio, dentro de su central de cmputo para que las alumnas de
secretariado ejecutivo computarizado, se desarrollen de acorde a la tecnologa.

El arte de la mecanografa
Convertirse en un buen mecangrafo es slo cuestin de tiempo, entrenamiento y
prctica. No requiere ninguna habilidad especial.
Realmente, adquirir una buena velocidad a la hora de mecanografiar no es muy
difcil, nicamente debes seguir y recordar los tres consejos que se muestran a
continuacin, y los resultados sern slo cuestin de tiempo:

68

No cometas errores: Si quieres escribir tan rpido como piensas, no

cometas errores!, da igual lo lento que vayas al principio. Cada vez que te
equivocas debes rectificar, y esto supone muchas acciones en tu cabeza,
primero se tiene que dar cuenta que ha cometido un error, pensar en pulsar
el botn de borrar el ltimo carcter introducido, y luego volver a pulsar la
misma tecla. Haznos caso, trata de no cometer errores, por muy lento que
teclees al principio.

No mires el teclado: El tiempo que pierdes mirando el teclado, es tiempo

que pierdes a la hora de pulsar teclas. Al principio, en las primeras
lecciones vas a aprender cmo colocar los dedos para no tener que mirar el
teclado. Cretelo, no slo es posible, si no que adems te va a permitir
coger velocidad de mecanografa conforme vayas practicando.

Practica! Slo con la prctica constante vas a conseguir mejorar tus

habilidades mecanogrficas. As que te aconsejamos que practiques la
mecanografa tres o cuatro das por semana, en sesiones de entre 15
minutos y 1 hora. Con esto es suficiente para ir mejorando semana a
semana.

Ya est! Esto es todo lo que necesitas saber antes de empezar.

No cometer errores, no mirar el teclado y practicar 4 veces por semana

69

La posicin de las manos

El siguiente paso, tras haber ledo las tres claves de la mecanografa, es aprender
a colocar las manos y dedos en el teclado.
Observa atentamente la siguiente figura para entender cmo y dnde deben
descansar tus manos y dedos en el teclado:

70

Dedo
Pulgar

Mano Izquierda

Mano Derecha

Estos dedos descansan en la barra espaciadora

ndice

Descansa sobre la tecla F

Descansa sobre la tecla J

Corazn

Descansa sobre la tecla D

Descansa sobre la tecla K

Anular

Descansa sobre la tecla S

Descansa sobre la tecla L

Meique

Descansa sobre la tecla A

Descansa sobre la tecla

Usando esta tcnica se minimiza la distancia entre tus dedos y cada una de las
teclas, as que, con un mnimo esfuerzo y prctica, sers capaz de escribir
realmente rpido.
71

Esta tcnica ha sido estandarizada y utilizada durante largo, largo tiempo. Es la

misma tcnica que le ensean a cualquier persona hoy da, incluso si vas a una
academia privada.
Existe un truco para saber si tus dedos estn bien colocados sin siquiera mirar el
teclado. Te has fijado en que las teclas F y J tienen unas pequeas marcas?
Coloca tus dedos ndices encima de estas teclas, notas las marcas?
La fila donde tus dedos deben descansar se conoce con el nombre de fila gua.
Un consejo para las siguientes lecciones:
Despus de pulsar cada tecla, deja que tus dedos descansen sobre la fila
gua.
Eso te ayudar a dejar de mirar el teclado.

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