PROCEDIMIENTOS EN

LAS CUENTAS POR

COBRAR Y LAS
CUENTAS POR PAGAR
(Consideraciones Generales)

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PROCEDIMIENTOS EN LAS CUENTAS POR COBRAR Y LAS CUENTAS

POR PAGAR

CONTENIDO
Introduccin
Cuentas por cobrar
Concepto
Origen
Clasificacin
Presentacin en estados financieros
Modelo de la cuenta por cobrar
Tramites
Registros
Factura tramitada como cuenta por cobrar
Cuentas incobrables
Cuentas por pagar
Concepto
Modelo
Cuenta en el mayor
Tramites
Registros
Relacin de cuentas por pagar
Eliminacin de las cuentas personales
Pagos y cobros con descuento
Cuentas liquidadas en partidas
Errores y contrapartidas
Comprobantes originales como cuenta por pagar
Procedimientos de auditoria
Procedimientos de auditoria-cuentas por cobrar
Procedimientos de auditoria-cuentas por pagar
Conclusiones
Preguntas de Auto evaluacin

INTRODUCCIN.
Las Normas y Procedimientos de Auditora, tienen tal importancia que
conjuntamente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
rigen la Contabilidad en General.
En esta obra vamos a observar como se aplican los procedimientos de
Auditora especficamente en las Cuentas por Pagar y las Cuentas por Cobrar.
Las normas contables son dinmicas. Se van adaptando a los cambios
experimentados en el entorno, bajo el cual desarrollan su actividad las
empresas, por lo que la siguiente obra perder al paso del tiempo la vigencia
con la que debe contar.

Los empresarios y contadores o tenedores de libros, estn obligados moral y

legalmente a llevar la contabilidad estrictamente con la verdad, como un medio
mas de engrandecer al pas.
Mi mejor deseo es que esta memoria pueda servir a algunas personas para
aumentar sus conocimientos y los ayude a ganarse la vida honradamente.

1. CUENTAS POR COBRAR.

1.1 CONCEPTO.
Las Cuentas por Cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto
anlogo.
1.2 ORIGEN.
Atendiendo a su origen, se pueden formar dos grupos de Cuentas por Cobrar:
A cargo de clientes.
A cargo de otros deudores.
Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo
de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancas o prestacin de
servicios, que representen la actividad normal de la misma. En el caso de
servicios, los derechos devengados deben presentarse como Cuentas por
Cobrar aun cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operacin
de la entidad.
En el segundo grupo, debern mostrarse las cuentas y documentos por cobrar
a cargo de otros deudores, agrupndolas por concepto y de acuerdo con su
importancia.
Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales
fue constituida la entidad tales como prestamos a accionistas y a funcionarios y
empleados, reclamaciones, ventas de activo fijo, impuestos pagados en
exceso, etc. si los montos involucrados no son de importancia pueden
mostrarse como otras Cuentas por Cobrar.
Las cuentas a cargo de compaas tenedoras, subsidiarias, afiliadas y
asociadas deben presentarse en rengln por separado dentro del grupo
Cuentas por Cobrar, debido a que frecuentemente tienen caractersticas
especiales en cuanto a su exigibilidad. Si de considera que estas cuentas no
son exigibles de inmediato y que sus saldos mas bien tienen el carcter de
inversiones por parte de la entidad, debern clasificarse en capitulo especial
del activo no circulante.
1.3 CLASIFICACION.
Los saldos acreedores en las Cuentas por Cobrar deben reclasificarse como
Cuentas por Pagar si su importancia relativa lo amerita.

Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos formando
parte de las Cuentas por Cobrar, deben presentarse deducindose del saldo de
la cuenta en la que fueron cargados.
Cuando el saldo en Cuentas por Cobrar de una entidad incluya partidas
importantes a cargo de una sola persona fsica o moral, su importe deber
mostrarse por separado dentro del rubro genrico Cuentas por Cobrar o en su
defecto, revelarse a travs de una nota a los estados financieros.
Cuando existan Cuentas por Cobrar y por pagar a la misma persona fsica o
moral, debern cuando sea aplicable compensarse para efecto de presentacin
en el balance general, mostrando el saldo resultante como activo o pasivo
segn corresponda.
1.4 PRESENTACION EN ESTADOS FINANCIEROS.
Las estimaciones para cuentas incobrables, descuentos, bonificaciones, etc.
deben ser mostradas en el balance general como deducciones a las Cuentas
por Cobrar. En caso de que se presente el saldo neto, debe mencionarse en
nota a los estados financieros el importe de la estimacin efectuada.
Debe quedar claramente establecido en el Balance General, o en las notas a
los estados financieros, la situacin de las Cuentas por Cobrar con respecto a
gravmenes de cualquier tipo que recaigan sobre ella, restricciones que
tengan por estar condicionada su recuperabilidad a terminacin de obras,
prestacin de servicios, etc.
Cuando existan cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera
deber revelarse este hecho en el cuerpo del balance general o en una nota a
los estados financieros.
Ventajas de registrar en Cuentas por Cobrar.
Por la ndole de sus operaciones, algunas empresas tienen necesidad
expedir recibos para el cobro de determinados renglones de ingreso.
Entre ellos se encuentran:
El cobro de rentas a los usurarios de bienes inmuebles o muebles.

de

El cobro de servicios prestados, como por ejemplo: reparacin en talleres, de

auto transportes y otras mquinas; suministro de energa elctrica; suministro
de servicio telefnico; cobro de fletes y pasajes a grandes embarcadores;
anuncios en la prensa; prestacin de servicios profesionales, etctera.
Cobro peridico de intereses sobre inversin de capitales a largo plazo.
De esta necesidad ha nacido la Cuenta por Cobrar, que es una documento mas
completo que el simple recibo y cuyas caractersticas y ventajas son:
A travs de ella se contabiliza el ingreso devengado, con oportunidad,
crendose paralelamente el activo correspondiente.
Se controla la entrada de fondos previamente, pues el documento es
una orden de cobro al cajero.

En la mayora de los casos se evita el llevar cuenta personal a los

deudores.
La Cuenta por Cobrar es necesariamente personal
El sistema de Cuentas por Cobrar se emplea con ventaja absoluta y
elimina las cuentas personales especialmente en aquellos casos en
que se prestan servicios a clientes no regulares.

1.5 MODELO DE LA CUENTA POR COBRAR.

Las Cuentas por Cobrar son plizas que pueden adoptar varias formas, pero
fundamentalmente se expiden por duplicado, sirviendo el original de recibo
para el cliente y el duplicado al carbn como documento contabilizado, razn
por la cual la copia contiene espacio para aplicacin solamente a cuentas de
crdito (pues representa sistemticamente un cargo a la cuenta de mayor
Cuentas por Cobrar, razn por la que en ella no se indica cuenta de cargo).
Algunas empresas, especialmente de servicios pblicos, expiden las Cuentas
por Cobrar por triplicado, sirviendo el original como recibo al usuario; el
duplicado como aviso de cobro a Contadura, y el triplicado debidamente
archivado, como cargo al cliente, evitndose con ello llevarle cuenta personal
por debe y haber.
1.6 TRAMITES DE LA CUENTA POR COBRAR.
Los tramites de la Cuenta por Cobrar son los siguientes, suponindola por
duplicado:

Se expide tomando los datos de cualquiera de estos antecedentes.

Calendario de vencimientos.
Presupuesto aprobado por el cliente previamente, en caso de servicio de
reparaciones.
La orden del cliente para la prestacin del servicio, de acuerdo con
tarifas establecidas.
Reporte de consumo mensual, calculado tambin de acuerdo con tarifas,
como en el caso de suministro de energa elctrica
Convenios celebrados con el cliente.
La tira de la caja registradora para dar entrada a las ventas al contado
en tienda.

Se anexan los documentos comprobatorios, si los hubiere.

Se le asigna numeracin consecutiva y se pasa a revisin y aprobacin.
El original se enva al cajero como orden de cobro, quin lo guarda en el
archivo cronolgico alfabtico.
El duplicado se anota en el registro que viene a ser un diario, as como en los
auxiliares y en el ndice de Cuentas por Cobrar.
Se enva el duplicado al cajero, quien lo archiva por numeracin consecutiva.

Al efectuarse el cobro de la Cuenta por Cobrar, el cajero anota su libro de caja,

estampando el sello fechador de cobrado al duplicado y lo devuelve a la
Contadura, despus de haberle anotado el numero de entrada a caja.
La Contadura anota en el rengln respectivo del registro de Cuentas por
Cobrar, la fecha de cobro, anotacin que tambin hace en el ndice respectivo.
Se archiva el duplicado en gabinete, por el mtodo alfabtico, juntando con un
broche todas las cuentas de un mismo cliente, mediante lo cual se conoce el
volumen de sus operaciones con la empresa.
1.7 EL REGISTRO DE CUENTA POR COBRAR.
Debemos advertir que las Cuentas por Cobrar estn controladas por una
cuenta de mayor, de activo circulante, que se carga del importe de las cuentas
expedidas, se abona del valor de las cuentas cobradas, y su saldo representa
el monto de las cuentas pendientes de cobro.
El registro de Cuentas por Cobrar, es un diario que sirve para anotar las
expedidas y de las que se toman datos para cargar la cuenta del libro mayor.
tiene las siguientes columnas:
Fecha, a cargo de, numero consecutivo, numero de caja, Cuentas por Cobrar
Debe, fecha de cobro. Varias columnas de haber, para acreditar las cuentas de
mayor, por las que se origine la Cuenta por Cobrar.
Observaciones:
Cada mes se suman las columnas del registro y el total de cada una pasa al
libro mayor. Puede correrse en el diario general un asiento, tomando estos
totales de cargo a Cuenta por Cobrar y abonos a varias cuentas, para de ah
pasar este asiento al libro mayor, tal asiento es solamente el de cargo, pues el
de abono se toma del libro de caja.
1.8 LA FACTURA TRAMITADA COMO CUENTA POR COBRAR.
El objeto de la Cuenta por Cobrar es controlar y contabilizar los ingresos
procedentes de la prestacin de servicios y no los que originen las ventas a
crdito. Sin embargo, en algunos casos resulta prctico que para evitar se
lleven cuentas personales a los clientes, las facturas a su cargo, se tramiten
como Cuentas por Cobrar. En tales casos las facturas que se expidan a cargo
de clientes se harn cuando menos en dos copias: el original para el cliente y el
duplicado como documento contabilizado, ambos ejemplares tendrn el mismo
trmite que ya se ha expuesto para el original y duplicado de la Cuenta por
Cobrar, con la variante de que en el registro debe adicionarse una columna de
haber para acreditar la cuenta de costo y ventas.
1.9 CUENTAS INCOBRABLES.
La Ley del Impuesto Sobre la Renta contempla a las cuentas incobrables, en
sus artculos 22-VI y 24-XVII. En los cuales considera a estas cuentas, como
una deduccin autorizada, cuando
se trate de perdidas por crditos
incobrables, considerndose realizadas cuando se consuma el plazo de
prescripcin que corresponda, o antes, si fuera notoria la imposibilidad practica

de cobro, amplindonos el concepto de cuentas incobrables, el Reglamento de

esta ley nos dice los siguiente:
Art. 25 RISR
Las perdidas por crditos incobrables sealadas en la fraccin XVII DEL
artculo 24 de la Ley, se deducirn en el ejercicio en que se consuma la
prescripcin en los trminos de las leyes aplicables o se de la notoria
imposibilidad practica de cobro.
Se considera que existe notoria imposibilidad practica de cobro de un crdito,
entre otros, en los siguientes casos:
Cuando el deudor no tenga bienes embargables.
Cuando el deudor haya fallecido o desaparecido sin dejar bienes a su
nombre.
Cuando se trate de crdito cuya suerte principal al da de su vencimiento
no exceda del equivalente de 60 veces el salario mnimo general del
rea geogrfica correspondiente al Distrito Federal y no se hubiera
logrado el cobro dentro de los dos aos siguientes a su vencimiento.
Cuando se compruebe que el deudor ha sido declarado en quiebra,
concurso o en suspensin de pagos. En el primer supuesto, debe existir
sentencia que declare concluida la quiebra por pago concursal o por
falta de activo.
En el caso sealado en la fraccin III, la deduccin, proceder en el ejercicio en
el que se cumpla el plazo a que la misma se refiere.
El crdito incobrable se contabilizara en un peso.
En todos los caso, el saldo de Cada Cuenta considerada como crdito
incobrable deber quedar registrado en contabilidad con importe de un peso,
por un plazo mnimo de cinco aos y conservar la documentacin que
demuestre el origen del crdito.
A veces, las empresas en su esfuerzo por aumentar las ventas conceden
crdito con demasiada liberalidad o no se muestran muy diligentes en el cobro
de las deudas de los clientes. Tales prcticas pueden generar costos
innecesarios que, en perodos de recesin, tal vez representen la lnea divisoria
entre la supervivencia y la quiebra. Por lo es recomendable, el cambio de
polticas para conceder los crditos, as mismo hacer una estimacin Contable
para Cuentas Incobrables.
Estimacin Contable para Cuentas Incobrables
La Comisin de Principios de Contabilidad, hace mencin de las estimaciones
Contables, cuando comenta que formando parte de las operaciones normales
de una entidad, existen eventos cuyos efectos, a la fecha de presentacin de
los estados financieros, no son susceptibles de cuantificarse con exactitud,
estando es este caso las cuentas por pagar. Frecuentemente, esta estimacin
se hace en condiciones de incertidumbre en cuanto al resultado de los eventos
que han ocurrido o con probabilidad de que ocurran y que, por lo tanto,
involucran el uso del juicio.

Para la Estimacin contable se debe tomar en cuenta lo siguiente.

Verdadera necesidad de registrar la estimacin contable y

establecimiento de polticas adecuadas al respecto.
Compilacin de informacin relevante, suficiente y confiable para
respaldar la estimacin contable.
Participacin de personal capacitado en la preparacin de la estimacin
contable.
Evaluacin de la estimacin a travs de comparaciones con resultados
reales posteriores o de la congruencia con los planes de operacin de la
entidad.

2. LA CUENTA POR PAGAR.

2.1 CONCEPTO.
Las cuentas por pagar representan las obligaciones a cargo del ente
econmico originadas en bienes o en servicios requeridos.
Esta cuenta registrar los saldos no documentados, a cargo de los almacenes,
pendientes de pago.
Subcuentas:
Retenciones
En esta subcuenta debern registrarse las retenciones de impuesto sobre la
renta, seguridad social, formacin profesional, embargos judiciales, cuotas
alimenticias y otras retenciones al personal.
Dividendos
En esta subcuenta se registrarn los dividendos declarados, pendientes de
pago.
Proveedores
Registrar los compromisos a favor de proveedores por adquisiciones de
bienes o servicios.
Otros
Se registrar el importe de otras Cuentas por Pagar, cuyos conceptos no
encajen dentro de las subcuentas anteriores.
La Cuenta por Pagar se representa por una pliza de forma especial que tiene
como finalidades:
Servir de orden de pago al cajero en todos los casos de erogacin de
fondos.
Contabilizar los pagos por efectuar, con indicacin de las cuentas que
deban ser cargadas por esta causa.
Registrar oportunamente el pasivo circulante a cargo de la empresa, el
cual debe ser liquidado en breve plazo.

Evitar en la mayora de los casos la apertura de cuentas personales a

los proveedores y acreedores diversos.

2.2 MODELO DE LA CUENTA POR PAGAR.

Las Cuentas por Pagar son de carcter individual, pues se expide una para
cada proveedor por cada factura que presente, o a cada persona a quien deba
hacerse un pago.
Los datos que debe contener son:
Denominacin de la empresa, la mencin de ser Cuenta por Pagar, fecha de su
expedicin, numero de orden. Numero de asiento en caja, a favor de quien se
expide. Su domicilio. La cuenta y subcuenta que deba ser cargada (indicndola
generalmente por su smbolo numrico de identificacin. El concepto del pago.
Importe del mismo espacio para asentar las firmas de quien la formule, revise,
apruebe, registre en diario y registre en auxiliares. Espacio para asentar la
cantidad recibida y firma de quien cobre.
En el documento no se indica la cuenta de abono, pues queda sobreentendido
que es Cuenta por Pagar, algunas empresas imprimen al reverso de este
documento una lista de las cuentas que se carguen, con columna para
cantidad.
La Cuenta por Pagar puede expedirse por duplicado, envindose el original al
cajero, anexos los comprobantes, y sirviendo el duplicado para correr los
asientos en libros principales, auxiliares e ndice de Cuentas por Pagar.
2.3 CUENTA EN EL MAYOR CUENTAS POR PAGAR.
En el libro mayor debe abrirse una cuenta de pasivo circulante, con este titulo
que recibe como: abonos, el importe de las Cuentas por Pagar expedidas;
cargos, el valor de las Cuentas por Pagar pagadas; su saldo representa el valor
de las cuentas expedidas pendientes de pago, y ser siempre acreedor.
El asiento de crdito de esta cuenta proviene del registro de Cuentas por Pagar
y el de cargo del libro de caja.
2.4 TRAMITES DE LA CUENTA POR PAGAR.
Los tramites de las Cuentas por Pagar son los siguientes, suponindolas por
duplicado:
Para formularla se toman los datos de cualquiera de estos antecedentes:
Las notas de remisin o facturas que presenten los proveedores por
ventas que hagan al contado comercial (plazo mximo de 30 das).
Los recibos que presenten todas aquellas personas a quienes por
cualquier causa debe efectuarse un pago.
La relacin de pagos hecha por el cajero menor, quien anexando los
comprobantes, recibe nueva dotacin de fondos por su importe.
Notas de proveedores que vendieron a crdito, para hacerles pagos
parciales o totales.

En caso de remesas a proveedores forneos por cuenta de mayor

cantidad, las notas de compra de giros.
Se expide por duplicado, con indicacin de cuentas de cargo, anexando
los documentos comprobatorios al original.
Se le asigna numeracin consecutiva y se pasa a revisin y aprobacin.
El original se enva al cajero como orden de pago, quien lo guarda en
archivo cronolgico alfabtico.
Con el duplicado se anota el registro de Cuentas por Pagar (que viene a
ser un diario), as como los auxiliares de las cuentas de cargo y el ndice
de plizas.
Se archiva el duplicado por numeracin consecutiva, en carpeta
separada del original.

Al efectuarse el pago, el cajero estampa el sello fechador de pagado, tanto

en la cuenta como en los comprobantes anexos, y anota la salida de fondos en
el libro de caja.
Si el pago no se hace en efectivo, sino mediante cheque (que siempre deber
ser nominativo), el cajero expide adems el cheque anotando su numero, tanto
en la Cuenta por Pagar como en el libro de caja, y enva la cuenta y el cheque
a la Contadura, quien anota en el registro la fecha de pago, gestiona las firmas
del cheque y enva este al departamento de correspondencia. Anexando la
carta remesa que formule.
Se registra el pago en el ndice de Cuentas por Pagar, archivando el original de
la pliza en gabinete o carpeta, por numeracin consecutiva, pasando la carta
al expediente de la persona interesada.
Como una nota sobre este tramite, debemos manifestar que cuando las
cuentas se archivan en gabinete, su guarda, aun cuando en orden consecutivo,
es independiente: por lo cual si bien hay mayor flexibilidad en el archivo para
caso de consulta, hay tambin mayores posibilidades de extravo de alguna.
Debido a esto, algunos contadores prefieren archivarlas en carpetas sujetas
con broches, en juegos de 50 o 100. la posibilidad de extravo de algunas
plizas es otra razn que justifica su expedicin por duplicado, adems de la
divisin del trabajo
2.5 EL REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR.
Este libro es un diario que sirve para registrar las Cuentas por Pagar
expedidas y contiene como columnas:
Fecha, a favor de, numero de la cuenta, numero del cheque, fecha de pago,
numero de caja, Cuentas por Pagar haber. Varias columnas de debe para las
cuentas que deben cargarse con motivo de su expedicin abriendo columna
solo a las de mas movimiento. Una columna para titulo y otra para importe en
los casos de cargo a cuentas de poco movimientos.
Mensualmente este registro produce un asiento de concentracin, de cargo a
varias cuentas con abono a Cuentas por Pagar, por el importe de las expedidas
en el mes. Este asiento puede hacerse directamente en el libro mayor o bien
pasando por el diario general previamente. El asiento por el pago se toma

tambin mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por
el diario general previamente. el asiento por el pago se toma tambin
mensualmente del libro de caja, bien sea para el mayor o pasando por el diario
general
2.6 ELIMINACIN DE LAS CUENTAS PERSONALES.
En las empresas se lleva tanto a los clientes y deudores como a los
proveedores y acreedores, una subcuenta personal en donde se registran las
transacciones con cada uno. Este procedimiento es conveniente, pues con ello
se conserva una historia de las operaciones efectuadas, que en algunos casos
sirve para solicitar o conceder descuentos, si el volumen de las transacciones
lo justifica. Sin embargo, mantener el mayor auxiliar significa trabajo que puede
evitarse expidiendo en cada caso de cobro o pago una cuenta con lo cual la
contabilidad se simplifica, pues se eliminan tales mayores auxiliares.
Contra esta evidente ventaja que disminuye el trabajo, existe el inconveniente
de perderse la historia de las operaciones y, adems, cuando se tienen
frecuentes transacciones a crdito con una persona, la determinacin de su
saldo solo puede hacerse sumando las cuentas que estn pendientes de
liquidacin, lo que a veces es laborioso, tanto mas si son numerosas.
Por esta causa algunos contadores emplean las Cuentas por Cobrar y por
Pagar dadas las innegables ventajas que ofrecen para control de cobros y
pagos y registro oportuno de activo y pasivo; pero llevando al mismo tiempo
dos libros auxiliares de las respectivas cuentas de mayor: Cuentas por Cobrar y
Cuentas por Pagar, abriendo una tarjeta o subcuenta a cada persona, donde se
registren tanto las cuentas expedidas como las liquidadas, con lo que se
conoce en todo tiempo el saldo a su favor o cargo.
En todo caso, cuando las transacciones con personas son a crdito y con
liquidaciones parciales, aun cuando se emplee el sistema de Cuentas por
Cobrar y por pagar, debe abrirse cuentas personales a los deudores y
acreedores.
2.7 COBROS Y PAGOS CON DESCUENTO.
Las Cuentas por Cobrar y por pagar se expiden para ser liquidadas
ntegramente por su valor nominal, por lo que al hacerse efectivas con
descuento habr necesidad de hacer ajustes. Algunos autores opinan que
cuando se paga una Cuenta por Pagar con descuento debe darse salida en
caja por su valor integro, expidindose una Cuenta por Cobrar por el
descuento, la que a su vez servir para dar la entrada a caja.
en mi opinin tambin puede seguirse otro procedimiento que consiste en:
Anotar sobre el original y duplicado de la Cuenta por Pagar el descuento
obtenindose el importe neto, y rubricando ambos ejemplares el funcionario
que lo apruebe.
Registrar estos descuentos con nmeros rojos en el registro de Cuentas por
Pagar, en el primer rengln disponible, dndole a la partida el nmero de

referencia del rengln anterior (bis) que tambin como referencia se indicar
tanto en la pliza como en el rengln de la cuenta descontada.
Anotar tambin en rojo esta operacin en los auxiliares e ndices de plizas. La
cuenta de abono en el registro ser la original de cargo o la de gastos y
productos financieros si el descuento fue por pronto pago.
Tratndose de descuentos en Cuentas por Cobrar puede seguirse el mismo
procedimiento, con asientos inversos.
2.8 CUENTAS LIQUIDADAS EN PARTIDAS.
Al expedirse las cuentas se tiene el propsito de que sean liquidadas en una
sola partida de modo que cuan la liquidacin se hace e varias, la operacin
contable se complica. Algunos autores recomiendan asentar en caja el pago
parcial, entrerrenglonando el registro en la columna de fecha de cobro pago, la
cantidad liquidada, pero dado que la ley prohbe entrerrenglonaduras, el
procedimiento no es debido.
Otros autores solucionan la dificultad en la siguiente forma:
En el registro, rengln de la cuenta original y columna de fecha de liquidacin,
anotan la palabra cancelada.
Expiden tantas cuentas nuevas como vayan
anotndolas en el registro respectivo.

a ser los pagos parciales

Cada cuenta produce un asiento de Cuentas por Pagar a Cuentas por Pagar
o Cuentas por Cobrar a Cuentas por Cobrar, toda vez que la aplicacin a las
cuentas debidas ya se hizo al expedir la cuenta sustituida y los nuevos asientos
solamente se registran para mayor facilidad en los tramites posteriores de
cancelacin.
En mi opinin puede seguirse un tercer procedimiento.
Se expide al deudor una nota de crdito por su pago parcial, en caso de
Cuentas por Cobrar.
Se expide al acreedor una nota de dbito por su cobro parcial (o se le pide un
recibo) en caso de Cuentas por Pagar.
El duplicado de las notas de dbito o crdito servirn de documentos
contabilizadores para correr asientos en el libro de caja, anotando como
referencia tanto l nmero de la nota expedida como el de la cuenta que parcial
ente se liquida.
En las Cuentas por Cobrar o por pagar se anota el reverso la liquidacin parcial
con indicacin de su fecha, numero de la nota y saldo insoluto.
En los registros respectivos, en la columna de observaciones del registro se
indica pagos parciales

Los duplicados de las notas se anexan a las Cuentas por Cobrar o por pagar.
El inconveniente inevitable de este procedimiento consiste en que para
comprobar el saldo de las Cuentas por Cobrar o por pagar, al sumar los
renglones por las cuentas vivas en los registros, deben examinarse las que se
estn liquidando parcialmente, para considerarlas solamente por su saldo.
2.9 ERRORES Y CONTRAPARTIDAS.
Puede presentarse los siguientes casos:
Cometer error en la cuenta y advertirlo antes de registrarla. Se corrige
destruyendo la cuenta y formulando una correcta.
Cometer error en la cuenta y registrarla con dicho error. Se corrige
cancelando la cuenta mediante asiento en el registro en nmeros rojos y
expidiendo una nueva cuenta con el mismo numero. En el asiento errado
se indicara con correccin, y en la contrapartida se indicara
anulacin, anotando en el rengln inmediato siguiente el nuevo asiento
que produce la pliza correcta.
Expedir correctamente una pliza pero registrarla errneamente.
Se corrige corriendo el mismo asiento errneo con cantidades en rojo, como
cancelacin corriendo el asiento correcto en el rengln siguiente en negro, pero
cuidando de hacer las referencias cruzadas en el asiento errado y su
correccin.
2.10 LOS COMPROBANTES ORIGINALES MANEJADOS COMO CUENTAS
POR PAGAR.
Las ventajas de la expedicin de las Cuentas por Pagar, son servir de orden
de pago controlando la salida de fondos y registrando obligacin o pasivo
previamente a su pago, con eliminacin de cuentas personales. estos fines
pueden lograrse sin necesidad de expedir materialmente la Cuenta por Pagar,
para lo cual se procede como sigue:
A los documentos originales se les anotan las cuentas de cargo con su importe,
dndoles numeracin consecutiva.
Se anotan en el registro como si fueran las plizas.
Se siguen los dems tramites ya descritos para la Cuenta por Pagar.
En el caso de pagos de caja menor, se tomara como comprobante la relacin
que para reembolso presenta el cajero menor, anexas las constancias de pago.
El nico inconveniente del procedimiento ser que los documentos
contabilizadores. No este tipificados como lo esta la Cuenta por Pagar, sino
que adoptan formas distintas, con diversas dimensiones.

COMPAA LA COSTEA S.A. DE C. V.

BALANCE GENERAL AL 31 DE DICIEMBR E DE 2010

ACTIVO
PASIVO
C irculante
prestamos a corto plazo
$ 3,333.00
efectivo
$ 88,388.00
proveedores
10,000.00
inversiones temporales
20,000.00
prestamos a largo plazo
25,000.00
cuentas por cobrar
6,000.00
total pasivo
$ 38,333.00
inventarios
5,000.00
total activo circulante
$119,388.00 capital contable
F ijo
capital social
$150,000.00
terreno
$ 33,633.00
actualizacin de capital y utilidades retenidas
13,260.00
equipo de transporte
56,055.00
resultado del ejercicio
3,933.00
depreciacin
934.00
retanm
2,732.00
total activo fijo
88,754.00 total capital contable
169,809.00
total activo
$208,142.00 total pasivo y capital
$208,142.00

3. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
OBJETIVOS DE AUDITORIA.
Los objetivos de los procedimientos de Auditora relativos a Cuentas por
Cobrar, son los siguientes:
Comprobar la autenticidad de las Cuentas por Cobrar.
Comprobar la valuacin de las Cuentas por Cobrar, incluyendo el
registro de las estimaciones necesarias para cuentas de dudosa
recuperacin.
Determinar los gravmenes y contingencias, que pudieran existir,
considerando que las empresas realicen operaciones financieras en las
que se involucren las Cuentas por Cobrar, de las que se deriven
obligaciones contingentes para la propia empresa y/o que limitan la
disposicin de las mismas, como es el caso del descuento de
documentos. La cesin de adeudos, la obtencin de prestamos con
garanta de las Cuentas por Cobrar, etc.
Verificar que las Cuentas por Cobrar estn registrados en la
contabilidad, comprobando que estos correspondan a transacciones y
eventos efectivamente realizados durante el periodo, y que se hayan
determinado en forma razonable y consistente.
Comprobar la adecuada presentacin y revelacin en los estados
financieros.
3.1 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORA DE CUENTAS POR COBRAR.
PLANEACION.
El auditor deber efectuar una planeacin del trabajo para llevar a cabo una
estrategia que conduzca a decisiones apropiadas acerca de la naturaleza,
oportunidad y alcance del trabajo de Auditora en las reas de Cuentas por
Cobrar, considerando siempre los aspectos de importancia relativa y riesgo de
Auditora.
En la planeacin, el auditor debe obtener informacin sobre las principales
caracterstica de las Cuentas por Cobrar, tales como poltica para la
determinacin de la estimacin para cuentas de dudosa recuperacin, etc.

Dichas caractersticas incluyen la forma en que opera la empresa, condiciones

jurdicas, sistemas de informacin (Manual o PED), estructura y calidad de la
organizacin, segregacin de funciones, definicin de lneas de autoridad y
responsabilidad, etc. As mismo, la planeacin debe incluir la determinacin en
su caso, de posibles limitaciones que puedan afectar el alcance de su trabajo y
opinin.
REVISION ANALTICA.
Para conocer la importancia de la relacin de las Cuentas por Cobrar dentro de
la estructura financiera, identificar cambios significativos o transacciones no
usuales, etc., el auditor puede aplicar, entre otras, las siguientes tcnicas:
Comparacin de cifras con las de ejercicios anteriores, tomando como
referencia los ndices de inflacin generales y/o especficos, fluctuaciones en
precios, cambiarias, etc., para juzgar si las variaciones (o su ausencia) y las
tendencias son lgicas.
Anlisis de razones financieras tales como rotacin de Cuentas por Cobrar,
etc., para identificar variaciones y tendencias, as como para juzgar la
razonabilidad de estas con base en el conocimiento general del negocio y de
su entorno.
Obtener explicaciones de variaciones importantes e investigar cualquier
relacin no usual o inesperada entre el ao actual y anterior, contra
presupuestos, etc., en cuanto a:
Rotacin de Cuentas por Cobrar
Antigedad de las cuentas por cobrar
Clculos globales de los ingresos por Cuentas por Cobrar.
De ser posible, comparacin de cifras con la informacin disponible de
empresas del ramo.
ESTUDIO Y EVALUACION PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO.
Llevar a cabo el estudio y evaluacin preliminar del control interno contable
existente y la localizacin de controles clave para el manejo de las Cuentas por
Cobrar, incluyendo la evaluacin de los controles internos en ambientes de
PED, particularmente en aplicaciones importantes donde la informacin se
procesa sin dejar huellas visibles. En su caso, deber determinarse y
documentarse la justificacin del enfoque de la revisin, ya sea alrededor o a
travs del computador.
Habindose determinado, en forma preliminar, la confianza que se puede
depositar en el sistema de control contable a travs del seguimiento y
observacin de las transacciones y de la existencia de los controles clave, y
considerando la importancia relativa y el riesgo de Auditora en las reas de
ingresos y Cuentas por Cobrar, el auditor estar en posicin de definir la
naturaleza de los procedimientos de Auditora, tanto de cumplimiento como
sustantivos, con el alcance y oportunidad que consideren necesarios en las
circunstancias.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO.
Desarrollar pruebas de cumplimiento que proporcionen el grado de seguridad
razonable de que los procedimientos de control interno existen y se aplican
eficazmente. Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con
procedimientos clave de control que han sido considerados en la determinacin
de la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas sustantivas.
En trminos generales las pruebas de cumplimiento se enfocan a corroborar el
funcionamiento de los controles internos claves, por lo tanto, como cualquier
procedimiento de Auditora deben disearse en funcin a las circunstancias
particulares de cada entidad.
Algunas de las pruebas de cumplimiento aplicables al rea de Cuentas por
Cobrar, cuya ejecucin se realiza mediante la aplicacin de las tcnicas de
Auditora ya conocidas, son las siguientes:
Comprobacin de la autorizacin apropiada y documentada respecto de
los sistemas, mtodos y procedimientos usados.
Verificacin de que la funcin de recepcin de efectivo se mantenga
independiente de cualquier otra funcin de registro.
Revisin de la existencia de procedimientos de control adecuados que
clasifique peridicamente y por fecha de vencimiento las Cuentas por
Cobrar.
Verificacin de que existan conciliaciones entre el libro mayor con sus
auxiliares correspondientes.
Verificacin de los procedimientos para determinar las estimaciones
relativas a Cuentas por Cobrar y juzgar si estas son adecuadas en las
circunstancias
PRUEBAS SUSTANTIVAS.
Tomando en consideracin la planeacin de la Auditora, el estudio y
evaluacin del control interno y los factores de importancia relativa y riesgo de
Auditora, el auditor deber establecer la naturaleza de las pruebas sustantivas
con el alcance y oportunidad que considere necesarios en las circunstancias.
Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia respecto a la valuacin,
integridad, existencia y exactitud sobre los ingresos y las Cuentas por Cobrar.
Es recomendable que los procedimientos de Auditora se coordinen con
aquellos relacionados con efectivo, inventarios y costo de ventas, ya que esto
le dar al auditor una mayor eficiencia en el desarrollo de su trabajo.
Inspeccin de la documentacin que ampara las cuentas por cobrar con objeto
de verificar su propiedad, o bien revisin de cobros posteriores.
Confirmacin de Cuentas por Cobrar.
La confirmacin directa al auditor de los adeudos se considera el procedimiento
ms efectivo para comprobar la autenticidad de las Cuentas por Cobrar. Por
ello, es un procedimiento de Auditora que, salvo casos justificados de
excepcin, invariablemente debe de aplicarse.
Verificacin de cobros posteriores.

Comprobacin de los anlisis de antigedad de saldo con la documentacin de

respaldo.
Evaluacin, mediante examen documenta, de los resultados de la confirmacin
de saldos, discusin con los funcionarios responsables de la cartera,
informacin de abogados, agencias de cobranzas, etc., de la recuperacin de
las Cuentas por Cobrar y evaluacin de la estimacin creada para cuentas de
dudosa recuperacin.
Verificacin de impuestos causados.
Como parte de la revisin de ingresos y Cuentas por Cobrar, el auditor debe
verificar simultneamente, la correccin de los impuestos que se determinan
tomando como base dichos ingresos
Revisin analtica.
Tambin es factible comprobar la razonabilidad de las cifras de Cuentas por
Cobrar a travs de la aplicacin de tcnicas de revisin analtica.
Verificar el calculo de los ingresos por intereses, comisiones etc.
Revisar que los efectos de la inflacin sobre la informacin financiera
requeridos por el boletn B-10 y sus adecuaciones inherentes a Cuentas por
Cobrar, se hayan determinado conforme lo establece el principio contable.
DECLACIONES DE LA ADMINISTRACIN.
Obtencin de declaraciones de la administracin.
Cerciorarse que en la carta de declaraciones de la Administracin se indique
los aspectos relevantes Cuentas por Cobrar.
PRESENTACION Y REVELACION EN LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Cerciorarse de que exista revelacin y presentacin adecuada en los estados
financieros.
El auditor debe cerciorarse que en los estados financieros y sus notas, los
ingresos y Cuentas por Cobrar se presenten de conformidad con principios de
contabilidad y se efecten las revelaciones que sealan los mismos.
Las principales relaciones en los estados financieros respecto de los ingresos y
las Cuentas por Cobrar, son las siguientes:
Clasificacin apropiada
Gravmenes en caso de existir
Operaciones y saldos con partes relacionadas.
Clientes principales
Compromisos de ventas futuras.
Importe de las Cuentas por Cobrar en moneda extranjera
Presentacin de cifras actualizadas en los estados financieros, en
funcin de las disposiciones normativas vigentes de principios de
contabilidad.
3.2 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA EN LAS CUENTAS POR PAGAR.

1. Revise la seccin relativa del cuestionario de control interno y a base de

pruebas selectivas. Asegrese que los procedimientos indicados han sido
observados.
2. Obtenga o prepare relacin de Cuentas por Pagar y haga el siguiente
trabajo.
a) a)
Verifique la suma y comprela con el saldo del mayor
b) b)
Coteje la relacin con los auxiliares de Cuentas por Pagar
3. Investigue los saldos individuales importantes revisando facturas, estados de
cuentas y otros comprobantes para cerciorarnos de que el pasivo exista en
la fecha del balance.
4. Solicite confirmacin, con la amplitud que el supervisor juzgue necesario, de
los saldos importantes. Si hubiramos recibido contestaciones inconformes
se debern investigarse y proporcionar los ajustes que procedan.
5. Examine los registros y las notas de entrada al almacn por un periodo
anterior a la fecha del balance para asegurarnos que se hayan registrado los
pasivos correspondientes.
6. Revise y extracte los contratos o compromisos de compra importantes, en
casos de que existan.
7. Compruebe que el pasivo por prestaciones al personal, por conceptos de
participacin de
utilidades, gratificaciones por pagar, etc. Se hayan
calculado de acuerdo con lo que establezca la ley, el contrato de trabajo o
las decisiones del consejo de administracin.
8. Revise los pagos posteriores de Cuentas por Pagar y determine si se han
liquidado pasivo no registrado, o por cantidades diferentes a las que
muestran los libros.
9. Reclasifique los saldos que no sean a favor de proveedores, as como los
saldos deudores, para efectos de presentacin de estados financieros.
CONCLUSIONES.
El Contador Pblico, debe conocer muy bien el giro de la empresa en la que
labore, as como sus polticas que esta tenga, ya que en esto se debe basar
para llevar la contabilidad adecuada, y as mismo tiene que implementar
procedimientos para un trabajo eficiente y fcil, para el departamento de
contabilidad, as como a quienes se sirvan de este.
En cuanto a las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar, cada empresa lleva
sus polticas internas, las cuales varan de una de otra, pero en lo general se
llega a un mismo fin.
BIBLIOGRAFA.
Contabilidad General
Anzures
Impresos Nacionales S. A. DE C. V.
Mxico, D. F. 1997
Principios de Contabilidad Generalmente aceptados
Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C.
Dcima Edicin
Mxico, D. F.

Normas y Procedimientos de Auditoria

Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A. C.
Dcima Octava Edicin
Mxico, D. F.
Ley del Impuesto Sobre la Renta
Ediciones Fiscales Isef
Mxico, D. F.
Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta
Ediciones Fiscales Isef
Mxico, D. F.
Auto evaluacin
1.- Cmo se originan las Cuentas por Cobrar?
2.- Cmo se registran los intereses devengados de Cuentas por Cobrar?
3.- Cmo se presenta en los Estados Financieros las cuentas incobrables,
descuentos y bonificaciones?
4.- Cmo se registran las Cuentas por Cobrar?
5.- Que procede cuando existen Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar a
una misma persona fsica o moral?
6.- Que ventajas tiene el manejo de Cuentas por Cobrar?
7.- Qu finalidad tiene la pliza de Cuentas por Pagar?
8.- Qu procedimiento se lleva a cabo cuando se hacen cobro o pagos con
descuento?
9.- Qu procedimiento se sigue cuando las cuentas por pagar o por cobrar
son liquidadas es partidas?
10.- Cmo se registran las Cuentas por Pagar en el libro mayor?
11.- Qu ventaja existe al tener subcuentas personales de clientes y
deudores, as como de proveedores y acreedores?
12.- Qu se considera una cuenta incobrable?