Organizacin de la informacin: un factor

determinante en la gestin empresarial

Lic. Yuniet Rojas Mesa1

Resumen
La gestin de la informacin y el conocimiento es actualmente una actividad
estratgica para el xito de las empresas. Se exponen algunas reflexiones
sobre la importancia de la organizacin para la gestin de la informacin en
el entorno empresarial, as como sobre el lugar que ocupa el profesional de
la informacin, tanto en la organizacin como en la gestin. Finalmente, se
presentan algunos de los beneficios que genera una adecuada gestin de la
informacin y del conocimiento en las organizaciones.
Descriptores (DeCS): GESTION DE RECURSOS; CIENCIAS DE LA
INFORMACN/organizacin y administracin;
Descriptores (DeCI): GESTION DE LA INFORMACIN/estrategias; GESTION DE
LA INFORMACIN/organizacin y administracin; GESTION DEL
CONOCIMIENTO/estrategias; GESTION EMPRESARIAL
Abstract
Information arrangement is nowadays a strategic activity on enterprise
success. Some considerations on the importance of organization for
information management in enterprise environment as well as the place
that information professional occupies in it are exposed. Some benefits
provided for a suitable information management in organizations are
presented.
Subject headings (DeCS): RESOURCES MANAGE MENT; INFORMATION
SCIENCE/organization and administration
Subject headings (DeCI): INFORMATION MAGEMENT/strategies;
INFORMATION MANAGEMENT/organization and administration; KNOWLEDGE
MANAGEMENT/strategies; ENTERPRISES MANAGEMENT
El fenmeno de la explosin de la informacin se inicia con el auge de la
imprenta. El nmero de manuscritos haba crecido considerablemente desde
el surgimiento de las universidades. Pero no es hasta que aparece y se
multiplica el uso de la imprenta que el libro impreso y otras fuentes de
informacin, adquieren su crecimiento exponencial.
Los cientficos tenan por costumbre comunicar sus experiencias y
observaciones en ferias y cartas, pero, para el siglo XVII, se estableci como
vehculo de la comunicacin cientfica, las revistas. El surgimiento de esta
nueva fuente de informacin tambin provoc un aumento de la circulacin
de documentos impresos.

Algunas corrientes del pensamiento, como el romanticismo y la ilustracin,

fomentaron movimientos literarios, pero no es hasta la revolucin industrial
de la dcada del 90 del siglo XIX, que las patentes y otros documentos
propios de este y de los negocios vuelven a provocar otro aumento
importante de la documentacin.
La segunda revolucin industrial impuls con sus innovaciones una
particular relacin entre ciencia y tcnica. A su vez, la industria sufri un
vuelco sustantivo. As, naci el inters de la industria y de los hombres de
ciencia por la informacin novedosa y til; ello provoc un nuevo aumento
de la masa documental. Por tanto: obtener informacin se convirti en una
necesidad no slo de la ciencia y la tcnica, sino tambin de la industria y la
economa de ese fin de siglo.
La creacin del Instituto Internacional de Bibliografa (hoy FID), como
resultado de estas circunstancias, es un intento por responder a esta nueva
situacin.
Hacia finales del siglo XIX, comenzaron a observarse importantes
fenmenos dentro de la documentacin. La vida media de los documentos
se redujo de forma considerable. Pedieron terreno las bibliografas
universales y retrospectivas. Se necesitaba de centros que tuvieran a su
disposicin informacin actualizada y de utilidad prctica inmediata. El
hombre de finales de este siglo XIX tena nuevas necesidades, que por sus
caractersticas la biblioteconoma ni la bibliografa (ubicada dentro o fuera
de sta) poda resolver.
Terminada la Segunda Guerra Mundial, los Estados Unidos se erigieron como
potencia dominante a escala mundial, mientras que el resto de las potencias
capitalistas y la antigua URSS quedaron debilitadas. La guerra haba
demostrado el doble uso de la ciencia, ambos decisivos para el desarrollo y
la seguridad nacional. Las dos guerras mundiales favorecieron el desarrollo
cientfico. Se impuls el desarrollo de varias disciplinas, por ejemplo, la
fsica, la teora de la informacin y la logstica, la automatizacin, la
navegacin area y martima; tambin se inauguraron nuevas profesiones
como la ciberntica y nuevas tendencias en las ciencias sociales. Con la
segunda guerra mundial, se demostr la necesidad de un acceso efectivo a
la informacin; se dirigi la atencin sobre la recuperacin de la informacin
y la creacin de nuevos mtodos de organizacin bibliogrfica y
tratamiento,
en
general,
de
la
masa
documental.
En la dcada de los 60, con la introduccin de la computadora se produjo un
salto en la produccin documentaria equivalente al ocurrido cuando se
estableci la imprenta de caracteres mviles. Moreira al respecto plante:
"Como la mquina de vapor actu de motor en la revolucin industrial, la
computadora movi los engranajes de una nueva era", permiti al hombre
trazarse nuevas metas en este campo.
Se desarrollaran ms tarde: las bases de datos y sus sistemas de gestin,
los traductores automticos y toda una amalgama de aplicaciones
lingsticas.

Sucesivamente se digitaliz la informacin impresa y hoy coexistan ambas.

Las conjeturas sobre el fin del impreso se quedaron solo en posibilidad
irreal, el crecimiento del consumo de papel tal vez sea el indicador ms
importante en este sentido.
La dcada de los aos 90 del siglo XX, como si la historia quisiera repetir su
influjo 100 aos despus, volvi a convertirse en una dcada de impulso
para el fenmeno de la explosin de la informacin. Internet gener un caos
informacional sin precedentes, las industria editorial se democratiz a
niveles antes insospechados, cada da se aparecen millones de nuevas
pginas, y ni siquiera los potentes robots de Google, Yahoo, Altavista o los
integradores como Copernic, son suficientes para la indizacin de la
informacin publicada en Internet. Por poner solo un ejemplo, un buscador
como Google, con sus millonarias respuestas a cualquier solicitud de
informacin, se plantea que slo indiza el 12 por ciento de la informacin
disponible en Internet, y tarda alrededor de 6 meses en darle la vuelta al
mundo para indicar nuevas direcciones.
La explosin de la informacin es el origen de muchas tendencias dentro del
campo de la informacin, y de ella depende hasta la propia existencia de
quines se encargan de su procesamiento, entre otras actividades. Aunque
es un problema multidisciplinario, a los especialistas en informacin les
compete buena parte de la bsqueda de los mtodos para enfrentarla.
Encontrar la informacin pertinente, aadirle valor para diferenciarla de la
que puede encontrar el usuario comn, analizar la informacin que generan
las fuentes personales y los flujos documentales, es una misin de los
especialistas en informacin dentro de este universo creado por el hombre.
Por ello, la gestin del recurso "informacin" en el siglo XXI, o desde la
dcada del 80 del siglo XX, para ser ms precisos, se impone como una
funcin esencial de la ciencia de la informacin. Se trata de una revolucin
basada en la informacin, porque los avances tecnolgicos actuales
permiten procesar, almacenar, recuperar y comunicar informacin en
cualquiera de sus formas (voz, textos, imgenes) sin importar la distancia,
el tiempo o el volumen, informacin.
La

informacin y el conocimiento
el entorno empresarial

como

factor

de

xito

en

Como se ha dicho, la explosin de la informacin constituye para muchos un

problema y no sin razn es que surgi el trmino "infoxicacin",
precisamente para referirse a dicho fenmeno desde la perspectiva del
usuario. Es difcil para un individuo comn sentirse rodeado de informacin,
no disponer de las herramientas necesarias que viabilicen su consulta y,
sobre todo, decidir cul es realmente til y rene los requisitos de calidad
necesarios. El tiempo para decidir y utilizar la informacin que responde a
sus necesidades y exigencias se prolonga ms de lo planificado. El problema
entonces est en la calidad y en la visibilidad de la informacin y no en su
cantidad.
En el ambiente empresarial es cada da ms comn la incertidumbre de sus
directivos para tomar decisiones adecuadas y que sean proporcionales en

eficiencia y eficacia. En las propias organizaciones, se existe una dispersin

de datos e informacin que, en ocasiones, duplica tareas y hace imposible
su recuperacin por parte de quienes la necesitan en el momento oportuno.
Hoy, un buen nmero de empresas presentan estructuras obsoletas e
inadecuadas para atender, con suficiencia, los requerimientos actuales.
Muchos directivos perciben desorganizacin de la informacin en su
empresa, pero no interiorizan an la necesidad de implementar un sistema
de gestin de informacin. Urge la apertura de estructuras para la
incorporacin del conocimiento, el aprovechamiento inteligente de las
oportunidades que ofrece el entorno; la creatividad y la innovacin son las
nicas fuentes de diferenciacin y factores competitivos por excelencia.
En la nueva sociedad de la informacin, en la que vivimos, es evidente el
valor de la gestin de la informacin para las empresas y las organizaciones,
un factor esencial para su xito. Sus productos son indispensables para
aumentar la competitividad, mejorar la calidad de los productos y servicios,
procurar la satisfaccin de los clientes y desarrollar un fructfero mercado.
El desempeo satisfactorio de las organizaciones en la sociedad de la
informacin est determinado por su capacidad para crear valores a partir
de la solucin de los problemas y retos que plantea el entorno, mediante la
identificacin y perfeccionamiento de los flujos de informacin tiles
mediante la gestin del conocimiento.
La gestin del conocimiento se ocupa precisamente de la identificacin,
captura, recuperacin, presentacin y transmisin de los datos,
informaciones y conocimientos de la organizacin. La informacin puede
captarse, tanto desde el interior como del exterior de la empresa. El objetivo
es que el conocimiento que reside en la organizacin pueda utilizarse por
aquellos que lo necesitan para actuar de manera adecuada en cada
momento.
Una organizacin que aspire a competir con xito, debe ser una
organizacin que aprenda; debe, tambin, revelar los procesos que le
permitan incorporar a su actividad, la informacin pertinente y relevante
que posee. Est obligada a aplicar, con creatividad e iniciativa, las
experiencias y saberes que le ofrecen, en primer lugar, sus propios
trabajadores, sus proveedores, los grupos de inters y los clientes es decir,
la sociedad en su conjunto y ms especficamente aquellos sectores en los
que dicha organizacin opera.
Los procesos de descripcin, anlisis y representacin de la informacin, as
como las nuevas tecnologas asociadas a ellos, adquieren, en estas
circunstancias, un sentido trascendente: ms que simples medios para la
obtencin de resultados debe considerrseles como herramientas que
contribuyen al desempeo, al aprendizaje individual y colectivo, as como a
la construccin positiva de la empresa, en funcin de obtener utilidades y
crear los valores propios de la organizacin.
Las empresas lderes son actualmente aquellas que, dentro de s, gestionan
conocimiento y mejoran su capacidad de aprendizaje. El conocimiento en
una organizacin es mucho ms que simples datos e informacin, es el
recurso de los individuos y grupos para tomar decisiones y por ello, uno de

sus principales activos estratgicos. Administrar el conocimiento en una

empresa significa detectar, organizar y difundir el conocimiento existente en
la organizacin y colocarlo a disposicin de sus usuarios.
El conocimiento puede ser explcito -cuando est plasmado en documentos,
procedimientos, bases de datos de informacin, etc. o tcito - cuando forma
parte de la experiencia de los individuos que trabajan en la empresa. Una
empresa con experiencia en la administracin de conocimientos se
preocupa por convertir el conocimiento tcito en explcito y, para ello, lo
organiza y lo pone a disposicin de todos de manera comprensible.
Administrar el conocimiento en una organizacin no es una cuestin simple,
e impone retos importantes a los profesionales de la Informacin. En este
nuevo entorno, es necesario nutrirse de herramientas totalmente diferentes
y apropiarse de un espacio. Son muchos los modelos, establecidos por las
compaas informticas o de software, para la gestin de la informacin y el
conocimiento
en
ambientes
empresariales
que
sugieren
slo
infraestructuras tecnolgicas, software para el manejo de datos y redes, que
faciliten la comunicacin entre directivos y empleados, ellos no conciben,
como elemento necesario, los recursos humanos, los especialistas en
informacin.
As ocurre, con mucha frecuencia, que las herramientas informticas (lo
tangible) se confunden con una parte importante del contenido (lo
intangible
o
la
informacin
en
s
misma).
Desde nuestra perspectiva, creemos que son necesarias soluciones hbridas
que involucren el recurso humano especializado y las tecnologas de
informacin para la ejecucin de procesos especficos, que van desde el
anlisis y representacin de la informacin hasta la automatizacin de
distintas actividades como la descripcin, el almacenamiento y la
recuperacin. De esta manera, se propicia la creacin y uso del
conocimiento en el contexto de la organizacin, la tecnologa interviene
para facilitar el acceso a las fuentes de conocimiento explcito y el
especialista en informacin utiliza sus herramientas propias para
seleccionar, analizar, representar, sintetizar y facilitar el acceso al
conocimiento.
Para ello, existe un conjunto de modelos especficos. Sin embargo, la
estrategia ms adecuada es tomar de cada uno, su parte positiva de
acuerdo con la peculiaridad del caso que se trate y las necesidades
particulares de cada organizacin. La implementacin de un sistema de
gestin de conocimientos en la empresa debe contemplar cuatro elementos
bsicos:
1) Gestin de la documentacin interna
Habitualmente se identifica con necesidades de gestin documenta que
pueden presentarse como:
Imposibilidad de encontrar los documentos necesarios en el momento
oportuno.
Saturacin de espacios fsicos con documentos "supuestamente"
necesarios.
Necesidad de un sistema de gestin de documentos electrnicos.

2) Arquitectura de contenidos Internet/intranet

En el diseo o rediseo de las intranets empresariales, los empresarios se
percatan de que la intranet de la empresa no puede limitarse a un pequeo
peridico de anuncios en el que se publican algunas noticias, normas y
manuales.
3) Estrategias para la gestin de la informacin y el conocimiento
La alta direccin de la organizacin necesita de una visin global de sus
sistemas y polticas de informacin para la toma de decisiones estratgicas
en el marco empresarial.
4) Gestin de recursos de informacin externa
Suele provenir del gestor de la informacin y su objetivo es facilitar un
correcto acceso a las fuentes. Es frecuente encontrar territorialismo en el
uso de la informacin, cada departamento consume sus recursos y fuentes
de informacin. Con ello, se multiplican los esfuerzos y costos para su
obtencin. Los servicios de informacin ayudan al cliente a seleccionar y
difundir la informacin necesaria para los objetivos de la organizacin.
Estas necesidades estn condicionadas por el importante cmulo de
informacin que rodea a la empresa y de la que no puede aislarse para
establecer sus metas, objetivos, mercados, etctera. Implica la informacin
del entorno en el que suelen establecerse dos niveles de anlisis: uno, social
o general (con informacin ambiental general) y otro, para tareas
especficas (informacin ambiental especfica).
El primero afecta por igual a todas las organizaciones de cualquier sistema
social, el segundo es aquel que influye sobre ellas de un modo ms directo.
Al respecto, algunos autores han identificado variables especficas que
inciden en cada entorno.
La informacin ambiental general es aquella que su relacin con la
organizacin es ms remota, con ella no se relaciona a diario, pero debe
observrsele con sistematicidad porque puede incidir en los cambios,
polticas y estrategias de la empresa a mediano o largo plazo. Pueden ser
nuevas normas de comportamiento de la sociedad, el nivel de alfabetizacin
social, las nuevas disposiciones constitucionales, el marco econmico
general, entre otras.
La informacin ambiental especfica es aquella que la empresa toma o
analiza de su entorno ms cercano, la que se encuentra en el escenario
inmediato de actuacin para la organizacin y que incide directamente en la
definicin de sus polticas y estrategias. Laudon y Laudon, enumeran seis de
estas variables, que se considera importante citar, ellas son: clientes,
proveedores, distribuidores, financiadores, reguladores (autoridades
pblicas) y competidores.
No slo la informacin externa es importante para la empresa. Dentro de
una organizacin, se genera constantemente un importante flujo de
informacin y conocimiento, que se manifiesta como un recurso intangible;
ellos son especialmente valiosos para la empresa, porque son difciles de
imitar. Resultan difciles de adquirir, no se encuentran en ningn mercado y
crecen, con el paso del tiempo, mediante un proceso de acumulacin
interna dentro de la empresa. Por esto, pueden sustentar ventajas

competitivas de manera sostenible en el tiempo, porque es difcil que los

competidores puedan copiarlos a corto plazo.
Bueno, clasifica esta informacin, segn la naturaleza de los datos, en:
informacin interna para la toma de decisiones y para la comunicacin y
coordinacin de los individuos, as como de las actividades de la empresa.

Organizacin de la informacin y el conocimiento en el entorno

empresarial
Un elemento clave en la gestin del conocimiento es una correcta
organizacin de la informacin, porque ambas actividades se encuentran
estrechamente relacionadas. El conocimiento se construye a partir de la
informacin recibida, y esta ltima se manifiesta como conocimiento
explcito en el entorno empresarial mediante dismiles formas, por ejemplo:
mensajes, informes, circulares, normas, manuales de procedimiento,
estudios de mercados, bases de datos, etc. Los sistemas de gestin
documental que se ocupan de su gestin son, por tanto, fundamentales.
Pero, cuando se trata del conocimiento tcito, entonces son los especialistas
en informacin quienes deben contribuir para la conversin en explcito, al
propiciar el contacto humano entre los que lo poseen y los que necesitan. El
intercambio puede fomentarse mediante la organizacin de reuniones
tcnicas de trabajo, eventos cientficos, intercambios de conocimientos,
creacin de bases de datos de expertos y listas de discusin, etctera.
El desarrollo de estos nuevos cometidos ha supuesto una evolucin en la
misin y objetivos de los profesionales de la informacin. La gestin del
conocimiento explcito es un proceso cclico, en el que cada subproceso
realiza transformaciones, agrega valores a la informacin y se complementa
con los siguientes. En cada proceso, est presente la organizacin y la
representacin de la informacin para posibilitar la generacin de nuevos
conocimientos e informacin de modo eficaz.
La seleccin es el proceso mediante el cual el especialista debe identificar la
informacin pertinente y relevante para la empresa y que es necesario
incorporar al sistema. Para ello, es necesario considerar la comunidad de
usuarios, las temticas, las tecnologas disponibles, la tipologa de fuentes,
as como la misin, objetivos y metas de la organizacin.
Para un mejor desarrollo de este y los dems procesos que dependen del
especialista en informacin, se impone un conocimiento de la realidad
empresarial, una familiarizacin con sus costos, eficacia, eficiencia,
procesos y polticas, tanto empresariales como de comunicacin, como
punto de partida para entender primero la organizacin y garantizar
despus su oportuna participacin en la estrategia institucional.
La descripcin de los documentos desde el punto de vista formal obedece a
la necesidad de crear puntos de acceso para la bsqueda y recuperacin de
los materiales con los que es necesario trabajar. En ella, el especialista
deber procurar nuevos modos de descripcin y anlisis documental, que
representen transparente y objetivamente las estructuras, contenidos y que
faciliten los puntos de acceso. Estas tcnicas deben proyectarse ms all de

las normas establecidas para el trabajo especfico de las bibliotecas y

centros de informacin. Pero, no deben perderse de vista las posibilidades
de apoyo que pueden brindar los formatos establecidos para estos fines.
Puede ser necesario que estas tcnicas, previstas para el trabajo especfico
de empresas, se despojen de la inflexibilidad, de la duplicidad de
informacin que generan, de la acotacin de detalles irrelevantes a los
usuarios y de otros males que suelen padecer los tradicionales formatos de
descripcin bibliogrfica.
Otra tarea difcil pero importante, es exigir uniformidad o establecer
requisitos mnimos esenciales para la elaboracin de los documentos que se
generan en el entorno empresarial: informes, circulares, controles u otros.
Ello, permitir al especialista en informacin, simplificar y racionalizar los
mtodos y tcnicas a utilizar en el procesamiento, unificar los productos,
acelerar los procesos e intercambiar informacin con otros ambientes.
El anlisis y evaluacin de la informacin, por su parte, es una tarea
medular para los especialistas de la informacin y, en su consecucin, se
necesita agudeza de criterios y tcnicas eficientes.
Los profesionales de la informacin debe realizar el anlisis y la evaluacin
de la informacin, seleccionar la informacin necesaria dentro y fuera de la
empresa, analizarla, compararla e integrarla en funcin de cada tarea y
conseguir que cada trabajador o ejecutivo disponga de la informacin que
requiere
para
el
ejercicio
de
sus
funciones.
El anlisis de informacin es decisivo para la interaccin con aquellos
profesionales implicados en la direccin, que tienen ante s la
responsabilidad de la toma de decisiones. Ellos requieren informacin
representada grficamente, anlisis comparativos, sntesis, anlisis de
contenido, resmenes y servicios a la medida, que garanticen la certeza de
sus determinaciones, la transparencia en sus consultas, el despeje de ruidos
e incertidumbres para su veredicto. Al mismo tiempo, necesita estar
actualizado del quehacer cotidiano interno y externo de la empresa; slo
as, es posible liderar la organizacin, enlazar grupos de trabajo o centralizar
y difundir informacin en la compaa.
En el entorno empresarial, el anlisis de la informacin debe ir mas all de
la simple recopilacin y lectura de textos para llegar hasta la interpretacin
proyectiva; ello significa que, el anlisis debe ser constituirse en actividad
intelectual que emplee mtodos y procedimientos capaces de discernir lo
principal de lo accesorio y lo trascendental de lo pasajero o superfluo. El
producto resultante de este anlisis debe presentarse en un lenguaje
sencillo, legible, exhaustivo, coherente, directo, sin ambigedades y con un
orden lgico que resista cualquier crtica o duda, especificar claramente lo
que se sabe, lo que no se sabe y las opciones respecto de lo que podra
suceder en el futuro. Debe ser, adems, veraz y profundo, adaptarse a
necesidades de los usuarios a quienes se dirige, considerar el contexto en
que se realiza y los objetivos funcionales que se persiguen con
estos productos, as como integrar la informacin interna y externa
concerniente a la institucin para que el producto terminado constituya un
soporte directo a la toma de decisiones.

Deben los especialistas en informacin evaluar e indicar el mejor momento

u oportunidad para una decisin, as como agregar valor a sus anlisis a
partir de la integracin de informaciones aparentemente inconexas y
presentar la informacin como un todo nico.
Una herramienta importante para un analista de informacin es el mapeo de
tendencias para obtener informacin alternativa til a la toma de decisiones
y la eleccin del rumbo ms conveniente para el logro de los objetivos y
metas de la empresa.
Un factor a considerar es la brevedad o urgencia con que la informacin
debe analizarse y colocarse a disposicin de los usuarios, pero este factor
no puede ser el causante de salidas incompletas, anlisis y evaluaciones
superfluas
o
servicios
de
poca
calidad.
En cuanto al almacenamiento y recuperacin, planificar la organizacin de
una intranets coherente y til para la empresa, que contemple el sistema de
gestin documental, es un punto esencial en la actividad del especialista en
informacin a la hora de organizar la informacin y es clave para el xito del
proyecto. Su tarea consiste en concebir una visin integradora de la
informacin, que comprenda a la totalidad de los elementos que confluyen
en la intranets (datos, documentos, sistemas informticos, cultura
informacional, comunicacin, estudios de mercados...) y deber adaptar los
procesos internos a los necesarios flujos de informacin, tomar posiciones,
as como adoptar estrategias en el entorno de la intranets para la
implementacin de un modelo para la gestin del conocimiento.
La adecuada calidad de la presentacin, su claridad y la conservacin de la
informacin puede lograrse con el uso de las redes y depsitos lgicamente
ordenados: pginas que faciliten el acceso y la recuperacin de la
informacin necesaria a cada usuario, portales web que enlacen de manera
coherente la informacin que cada rea o dependencia genera, cuyo
alcance no sea solo el de un portal de noticias y estructura de la empresa,
sino un sitio de acceso, donde se establezcan espacios de informacin,
actualizaciones constantes y se organicen y representen orgnicamente los
contenidos. Esta es una opcin accesible y aplicable para aquellas empresas
que dispongan de la tecnologa necesaria.
Otra herramienta til en la organizacin y representacin del flujo de
informacin organizacional son los poderosos sistemas de bases de datos
que posibilitan la localizacin, recuperacin y almacenamiento de miles de
documentos de manera sencilla y en poco tiempo. Estos documentos, bien
descritos, pueden recuperarse desde cualquier punto de la intranets y en el
momento necesario. Permiten, al mismo tiempo, una administracin
sistemtica, as como el establecimiento de criterios de almacenamiento y
conservacin acordes con el dinmico ambiente empresarial.
Para una lgica y eficiente recuperacin en estos sistemas, se impone el uso
de lenguajes documentales bien estructurados y adecuados al entorno
empresarial particular de cada organizacin. Ellos deben reducir las
ambigedades, facilitar la bsqueda y la recuperacin por combinaciones de
trminos, una indizacin flexible y de fcil comprensin para el usuario, una
rpida actualizacin, as como posibilitar la elaboracin de estrategias de
bsquedas simples, donde pueda combinarse una gran cantidad de

relaciones cognitivas; en resumen: concebidos a la medida del usuario.

Muchas investigaciones demuestran que la bsqueda por materias es la
ms utilizada.
Vale sealar que cualquier sistema de informacin, con independencia del
marco donde se site, debe antes de concebir su estructura y
funcionamiento, estudiar con detenimiento las necesidades de sus usuarios
potenciales, establecer sus peculiaridades y capacidades, nivel de
conocimiento, fines de la informacin, cmo y cundo la desea. Con ello,
pueden, entonces, determinarse las prioridades, concebir la forma de
organizacin y representacin de la informacin, disear servicios a la
medida, utilizar y distribuir mejor los recursos disponibles en beneficio de
sus usuarios e incidir de manera ms efectiva en el cumplimiento de las
metas y objetivos de la empresa. Se debe identificar, categorizar, agrupar y
estudiar a la comunidad de usuarios con el objetivo de ofrecer productos y
servicios verdaderamente relevantes y pertinentes, con vistas a lograr una
verdadera comunicacin entre suministradores de informacin y
destinatarios.
La diseminacin de la informacin no es un aspecto menos importante. El
profesional que se desarrolla en este campo debe ser capaz de determinar
los flujos de informacin en la organizacin, las salidas de cada proceso, los
usuarios de cada salida y los requerimientos informacionales de cada uno.
Con esta visin, puede organizarse la informacin, administrar el acceso al
conocimiento, posibilitar que cada usuario obtenga una perspectiva
personalizada de la informacin en funcin de sus necesidades reales, sus
funciones y nivel en la toma de decisiones.
La empresa podra administrar mejor sus activos organizacionales y sera
ms eficiente al diseminar mejores prcticas e informacin, reducira el
tiempo de desarrollo de los nuevos productos y generara un ambiente de
trabajo cooperativo, informado e inteligente.
Un complemento significativo para una mejor entrega de los productos y
servicios de informacin es la implementacin de mecanismos de control y
evaluacin. Medir el impacto que producen en el entorno empresarial sera
vital para reevaluar procedimientos y tareas. Conocer cmo influyen los
servicios en el comportamiento organizacional, cunto enriquecen el capital
intelectual y el aprendizaje organizacional, cmo mejoran la toma de
decisiones y el capital humano es esencial para el trabajo de informacin,
con ello es posible saber si se apoyan de veras los objetivos de la
organizacin y cuan acertadas son las acciones de informacin. La falta de
retroalimentacin limita la eficiencia de los servicios. Se ha de ser usuario
de los propios servicios. La informacin que ellos suministran mediante
encuestas, entrevistas, estadsticas de uso, medidas de indicadores de
calidad, hablaran sobre su nivel de satisfaccin, utilidad y relevancia.
Los profesionales de la informacin deben estar preparados para asumir con
eficiencia el reto de la organizacin, as como de la gestin de la
informacin y el conocimiento en el ambiente empresarial, para salir del
ambiente tradicional de las bibliotecas y centros de Informacin y
enfrentarse a entornos ms dinmicos y cambiantes.

"...... quin mejor que un bibliotecario o un documentalista puede

comprender los problemas referidos a las estructuras clasificatorias,
taxonomas, lenguajes de indizacin, metadatos, etc., que surgen en
cualquier proceso de tratamiento masivo de la informacin y el
conocimiento? Quin puede conocer mejor las tcnicas aplicables al diseo
de sistemas para la gestin documental, sobre polticas de preservacin de
documentos y conocimientos, que los profesionales de la archivstica que
han realizados esas tareas y han desarrollado instrumentos particulares
durante siglos? Quin conoce mejor las claves, necesidades y
comportamientos de los usuarios de la informacin que los profesionales
que le han prestado servicio en bibliotecas, archivos o centros de
documentacin? Quin conoce la problemtica de las grandes bases de
datos de informacin desestructurada mejor que los documentalistas, que
desde los principios de la explosin de la informacin cientfica y tcnica
han participado directamente en la creacin de los grandes repositorios de
informacin especializada?

Beneficios esperados con la gestin de la informacin en las empresas

Entre los principales beneficios que pueden esperarse de una adecuada
gestin de la informacin en las organizaciones, se encuentran:
Disponer de la informacin necesaria en el momento oportuno.
Colocar a disposicin de todos los miembros de la empresa recursos
de informacin generados dentro de la propia empresa, necesarios
para el desarrollo de las tareas cotidianas.
Integrar y administrar la informacin interna y externa como un todo
para facilitar la toma de decisiones ms eficientes.
Crear una estructura organizativa que garantice y facilite la
comunicacin entre sus miembros.
Desarrollar una cultura empresarial de coordinacin entre los
individuos en la empresa.
Reducir los costos de la administracin de documentos.
Mejorar la respuesta a los clientes, suministradores, distribuidores y a
quienes financian la empresa.
Generar productos ms innovadores y menos costosos, a partir del
aprovechamiento de las experiencias y de la informacin que reducir
el trabajo.

Referencias bibliogrficas
1. Paos Alvarez , A. Reflexiones sobre el papel de la informacin como
recurso competitivo de la empresa. Anales de la Documentacin
2000;2:21-38.
2. Maestre P. Diccionario de gestin del conocimiento e informtica.
Madrid: Fundacin para la difusin de las ingenieras y el
conocimiento;
2000.
p.
111.
3. Liveware: Ingeniera de Software. L W - K M: Una aproximacin a la
gestin del conocimiento organizacional. [en lnea] Disponible en:

http:// www.cutter.com/consorcium/ [Consultado: 14 de mayo 2003].

4. Bustelo Rueta C, Garca Morales Huidoro E. La consultora en
organizacin de la informacin. El Profesional de la Informacin
2000;9(9):4-10.
Recibido: 17 de febrero del 2004. Aprobado: 7 de marzo del 2004.
Lic. Yuniet Rojas Mesa.
Centro de Informacin de Ciencias Mdicas. Facultad de Ciencias Mdicas de
Cienfuegos.
Calle 51 y Ave. 5 de Septiembre. Cienfuegos. Cuba.
Correo electrnico: yuniet@jagua.cfg.sld.cu
1 Licenciada en Informacin Cientfico-Tcnica y Bibliotecologa. Centro
Provincial de Informacin de Ciencias Mdicas de Cienfuegos.