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La correspondencia comercial
Autor: Ral Morueco Gmez

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Presentacin del curso

Sabra redactar correctamente una carta comercial? Cualquier profesional que se
dedique al secretariado, es conocedor de la importancia que tiene la carta
comercial en una empresa, por ello, es conveniente familiarizarse con ella,
entender su estructura, formato, etc.
A lo largo de este curso, marcaremos las pautas necesarias para redactar cartas
comerciales.

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1. Introduccin
Aunque es evidente que el empleo de las nuevas tecnologas: internet, intranet,
videoconferencias, etc. ha desplazado a determinados documentos que
tradicionalmente se soportan en papel, no podemos olvidar ni obviar la importancia
que tiene la carta comercial a la hora de mantener contactos y relaciones
comerciales.
Desde el punto de vista de un profesional del secretariado, conocer los aspectos que
rodean a este documento escrito, sus formatos, sus normas, etc. dar un valor
aadido a todo profesional que se precie.

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2. Escribir una carta. Secretariado

A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema ms
rgido y un tono ms objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas, por ello, cuanto
nos referimos en este tema al concepto de carta siempre nos referiremos a la carta
corporativa. sta, representa un documento que sirve de medio de comunicacin
para la empresa con su entorno: clientes, proveedores, etc.
La carta no solo cobra una gran importancia dentro de la empresa por la posibilidad
de comunicar algo con solemnidad, sino que adems, representa la imagen
corporativa y ofrece informacin a su destinatario: logo, direcciones, webs, etc. En
cierta forma, publicita.
Consejos a tener en cuenta para su escritura
Vamos a dar algunos consejos que a buen seguro le resultan tiles a la hora de
redactar una carta:
- A diferencia de las cartas personales, una carta comercial no deber ir escrita a
mano o a mquina sino a ordenador.
- Debemos cuidar con esmero la presentacin, sta deber ser impecable ya que
representa la imagen corporativa de la empresa y la primera impresin y no
volveremos a tener una segunda oportunidad. Para lograr una buena presentacin,
debemos cuidar aspectos que afectan a la forma, tales como:
1 . Elegiremos un papel de calidad libre de arrugas y/o manchas. Preferiblemente
de color blanco en tamao DIN A4 (21,5 x 29,5 cm) por ser este tamao el ms
utilizado por las impresoras, aunque tambin se podr usar el tamao 21,5 x
35 cm.
2 . Estableceremos unos mrgenes adecuados, por ejemplo, 3 cm para los
mrgenes laterales y 2,5 para el superior y el inferior.
3 . Deber existir una correcta separacin entre prrafos (espaciado), de al menos,
dos saltos.
4 . Es conveniente definir una separacin entre lneas con el fin de repartir el texto
a lo largo del documento y darle as una mejor lectura, por ejemplo, 1 y 1,5.
5 . Seleccionaremos un tipo de letra sobria, por ejemplo, Arial o Time New Roman
en un tamao de entre 11 y 12. En la misma carta no se deberan usar dos o
ms estilos.
6 . Es recomendable justificar siempre los textos.
Pero otros aspectos afectan al fondo del documento, stos son:
1 . Se revisar concienzudamente la ortografa.
2 . Se revisarn las construcciones gramaticales.
3 . Se revisar que aquello que deseamos comunicar es lo que realmente comunica
la carta. A veces, esto no ocurre y el receptor de la misma no capta el mismo
mensaje que el que pretende portar la carta, producindose malos entendidos.
4 . El contenido de una carta comercial deber ser directo, objetivo, con una
redaccin clara y concisa, mantenindose el mismo estilo tanto al comienzo
como en la despedida.
- Algunas cartas usan frmulas como s/ref(su referencia) o n/ref (nuestra
referencia) con el objetivo de indicar el asunto o la referencia de que se trata.

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- Algunas cartas comerciales, deben de adaptarse al formato del sobre que las
porta, por ejemplo, los sobres con ventanilla usados normalmente para cartas
comerciales de tipo publicitarias o informativas.
- En una carta comercial, tanto el papel como el sobre debern llevar membrete. En
este tipo de misivas es comn adjuntar el franqueo de retorno.

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3. Estructura de una carta

La carta posee una estructura definida que debemos analizar en detalle.

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4. Estilos de disposicin de las cartas comerciales

1 . Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms sencillo y cmodo de utilizar ya que
todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel.
Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se
dejan dos espacios verticales.
2 . Estilo Bloque: muy similar al anterior, aunque con algunas diferencias, as por
ejemplo, la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se
escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.
3 . Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y de hecho, es uno de los ms
utilizados en reas comerciales. Este estilo mantiene las mismas caractersticas
del estilo bloque pero cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a
diez espacios.
4 . Estilo Sangrado: tiene algunas diferencias con respecto al anterior: cada una de
las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco
espacios en relacin con la anterior. De idntica forma se hace con la
despedida, la antefirma, las iniciales y la firma.
Encabezado
Parte superior de la carta que inicia el escrito de una carta. Se compone de los
siguientes apartados:
- Membrete.Se indicarn los datos del remitente, es decir, quien enva la carta.
Deber de indicarse el nombre completo, cuando es una persona fsica, la Razn
Social, cuando se trata de una empresa, la direccin, el telfono, fax, direccin Web,
correo electrnico, logo de la empresa, etc.
- Destinatario.Se debern indicar todos los datos de contacto de la persona fsica o
jurdica a quien se dirige la carta. Existen dos formas posibles de hacerlo:
Cuando la carta se le enva a una persona concreta:

Cuando la carta, a pesar de no enviarla a una persona concreta si que

deseamos hacer constar los datos de la persona que debera leerla primero

- Fecha.Se indicar la fecha en la que se ha escrito la carta. El da se indicar en

nmero, el mes en letra y el ao completo en nmeros sin colocar el punto de

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nmero, el mes en letra y el ao completo en nmeros sin colocar el punto de
separacin de los millares, tampoco se pondr el punto al final.
Por ejemplo: Madrid, 25 de septiembre de 2010o Madrid a 24 de octubre de
2010.
- Referencias.Permiten la identificacin del asunto de la carta por medio de
abreviaturas, habitualmente compuestas por caracteres alfa numricos. Las
referencias solemos encontrarlas en , por ejemplo, lo anuncios de trabajo cuando
una determinada empresa pone un anuncio con varias ofertas de trabajo, a cada una
de ellas le indican una referencia que el candidato deber aadir en la carta, de esta
forma, a su recepcin ser ms fcil identificarlas por asuntos.
Algunas frmulas usadas son:
S/Ref. (Sus referencias). Permite al destinatario identificar la carta o el
expediente correspondiente a la carta recibida.
N/Ref. (Nuestras referencias).Identifica la carta o el expediente.
- Asunto.Se indicar de forma breve el asunto sobre el que versa la carta.
- Lnea de atencin. Se suele utilizar para indicar que la carta vaya dirigida
expresamente a una determinada persona o departamento aunque en la direccin se
haya indicado la direccin de la empresa. Se suelen usar frmulas como: A la
atencin de seguida del nombre completo o el cargo de la persona a quien nos
dirigimos.
Por ejemplo: A la atencin del Sr. Luis Alcoyar Martn o A la atencin del Dpto.
Recursos Humanos.
- Saludo. Permite comenzar la carta de una forma corts, para ello debemos usar
freses breves.
Por ejemplo, si conocemos al destinatario podremos usar: Estimado Sr. Daz,
Estimado Jos Luis, Apreciado Rafael.
Si se desconoce al destinatario, bastar con: Estimado Sr.:.
Existen otras frmulas que podremos adoptar dependiendo del formato de la carta y
a quien va dirigida, por ejemplo: Querido amigo: o Apreciado cliente:.
Cuerpo
Parte clave de la carta, ya que en ella es donde se expone el motivo de la misma
(motivos comerciales, de reclamacin, de informacin, de quejas, etc.).
La exposicin deber ser clara, sencilla y precisa, sin rodeos. Es necesario que antes
de su redaccin tengamos una idea clara de aquello que pretendemos exponer
exponiendo las ideas de una forma estructurada para que el destinatario no se
pierda en el mensaje. Se divide en tres partes:
1 . Introduccin. Parte inicial donde se iniciar la carta y se captar la atencin del
destinatario.
2 . Exposicin. Parte central donde expondremos el contenido del mensaje.
3 . Conclusin. Parte ltima, permite concluir la carta.
Consejos con respecto al cuerpo de la carta

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- Lo ideal es que una carta trate un nico asunto, pero hay veces que no queda ms
remedio que la carta contenga varios, en ese caso, debern ir tratados en distintos
prrafos o puntos con el objetivo de no mezclar los mismos.
- Debemos usar frases en positivo, tener claro la estructuracin de las ideas,
plasmar en un lenguaje correcto y sencillo aquello que deseamos transmitir, no dar
rodeos innecesarios a aquello que se desea explicar. Si la carta no es personal o
confidencial, podemos pedir que algn compaero la lea y nos ofrezca su opinin
antes de enviarla.
- Es necesario corregir la ortografa y las expresiones gramaticales. Pondremos un
especial cuidado a las preposiciones, stas, mal usadas cambiarn el sentido de la
frase, por ejemplo: este pedido se gener en FICASA o este pedido se gener para
FICASA.
- En cuanto al formato le ofrecemos estos consejos:
Debemos establecer mrgenes de 3 cm a ambos lados de la carta. El tipo de
letra ser Times New Roman o Arial en un tamao de 11 o 12, con excepcin
de la referencia o el asunto en el que se podr usar un tamao 10.
Se podr sangrar la primera lnea del prrafo a 1 o 1,25 cm, de esta forma, se
vern mucho mejor los prrafos del documento.
Es recomendable justificar los prrafos aunque hay cartas cuya alineacin de
los prrafos son a la izquierda.
Cuando el texto de la carta no ocupa demasiada extensin, con el fin de
repartir el texto en el documento podremos dejar los espacios entre lneas
(interlineado) doble o a 1,5 cm, adems, se facilita la lectura.
Si deseamos destacar alguna frase o palabra concreta, usaremos la letra
negrita y no el subrayado.
Evitaremos el empleo de abreviaturas como Sr/Sra., emplearemos,
Seor/Seora.
A continuacin vamos a mostrar dos ejemplos donde podr comprobar a simple
vista la importancia que tiene el correcto formato de una carta, en el primer ejemplo
encontrar una carta con formato: texto justificado, mrgenes, sangrado de la
primera lnea del prrafo, espacio entre lneas a 1,5 cm, reparto del texto, etc. El
segundo ejemplo, a pesar de ser la misma carta, la presentacin es peor por no
respetarse todo lo anteriormente citado.
EJEMPLO CARTA CON FORMATO

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EJEMPLO CARTA SIN FORMATO

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Cierre
Es el texto con el que se concluye la carta, en ella podremos distinguir los siguientes
apartados:
- Despedida.Frmula de cortesa con la que despedimos la carta, sta, deber ir en
consonancia con la frmula usada en la cabecera o encabezado. Algunas frmulas
empleadas son:
Atentamente o Cordialmente.
Le envo un cordial saludo.
Reciba un cordial saludo.
Reciba un atento saludo.
Estamos a su disposicin.
Aprovecho la ocasin para saludarle atentamente.
Se despide atentamente.
Un saludo.
Sin otro particular.
En espera de sus noticias
Debemos evitar utilizar otras frmulas obsoletas o demasiado recargadas que en su
momento fueron utilizadas, como por ejemplo
Dios guarde a usted muchos aos.
Me despido de usted, reiterndole mi amistad y consideracin.
Quedo a sus pies.
- Firma. Es importante que una carta vaya siempre firmada, la firma da autenticidad
al la misma y lo que es ms importante, la valida jurdicamente, por todo ello,
debajo de la frmula de despedida (unas cuatro lneas por debajo), se deber indicar

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el nombre y la firma manuscrita (aunque en ocasiones sta suele ir impresa) que se
situar por encima del nombre del firmante.
A menudo la persona firmante de la carta puede delegar o autorizar la firma de la
misma a otra persona que la representar en su nombre, en ese caso se indicarn las
abreviaturas: P.O. (por orden) o P.P. (por poder).
- Adjuntos o anexos. Cuando a una carta la acompaan otros documentos, por
ejemplo, factura, catlogos, etc., se indicar los documentos que acompaan a la
misma en el adjunto o anexo de la cata, indicando siempre el nmero de
documentos anexos o las pginas de los mismos para que en caso de extravo
podamos cotejar todos los datos.
- Posdata. Se utilizar para recordar un hecho importante, sta deber ser breve y
se suele abreviar con la palabra: PD.

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5. Diseo de cartas
Una carta enfocada a la correspondencia comercial, podr tener distintos diseos
que vendrn, en muchos casos, marcados por las caractersticas del sobre (ensobrar).
Algunos los ms utilizados son los siguientes:

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6. Diseo de sobres
Con el fin de adoptar las cartas a los sobres cuando usamos la correspondencia
comercial (envo de cartas masivas), podemos utilizar distintos formatos o modelos,
a continuacin ilustramos algunos de los ms utilizados.

Modelo de sobre estndar

Modelo de sobre de ventanilla. Este modelo aprovecha la ventanilla transparente

para mostrar la direccin que lleva impresa la carta.

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7. Plegado de cartas
Dado que la mayora de las cartas usan un formato DIN A4, su doblado se realizar
en tres partes iguales, de esta forma, podremos ensobrarla en un sobre estndar de
medidas 22 x 11,50 cm.

Plegado de una carta en formato DIN A4

Si se utilizasen sobres de 26 x 18,5 cm, doblaremos una carta en formato DIN A4
por su mitad.
Si no se desea doblar la carta en formato DIN A4, tendremos que utilizar sobres de
32 x 22 cm.

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8. Tipos de cartas
Como comentamos con anterioridad, una carta puede tener distintos motivos en
funcin de a quien se dirija la misma.
Vamos a mostrar una serie de distintos tipos de cartas que sirvan como plantillas o
guas en la redaccin de cualquier carta real en la empresa.
Ejemplo 1: Carta comercial

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Ejemplo 2: Carta de solicitud

Ejemplo 3: Carta de pedido

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9. Abreviaturas ms utilizadas en las cartas

ABREVIATURA

SIGNIFICADO

Afmo.

Afectsimo

a.m.

Antes de medioda (Ante meridiem)

a/c.

A cuenta

acept.

Aceptacin

admon.

Administracin

afmo/a.

Afectsimo/a

ap.

Aparte

art o art.

Artculo

At. o Atto.

Atento

Atte.

Atentamente

c/.

Cargo

c/c o cta. cte

Cuenta corriente

cap. o cap.

Captulo

cgo.

Cargo

ch/.

Cheque

Ca o C.

Compaa

col.

Columna

D./D.

Don/Doa

D.m.

Dios mediante

d/f.

Das fecha

d/v.

Das vista

desct. o dto.

Descuento

doc.

Documento

dupdo.

Duplicado

ed.

Edicin

ef/.

Efecto

entlo.

Entresuelo

etc.

Etctera

f.c.

Ferrocarril

fol. o f.

Folio

gral.

General
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ib.

Ibdem

id.

dem

Imp.

Imprenta

t.

tem

l.

ley o libro

l.c.

En el lugar citado (loco citado)

lib.

Librado

Lic. o Licdo o Lcdo

Licenciado

m.n.

Moneda nacional

min.

Minuto

ms.

Manuscrito

Mtro.

Maestro

N.B.

Ntese bien

N S.

Nuestra Seora

n.

Nmero

ntro/a.

Nuestro/a

O.M.

Orden Ministerial

p.a.

Por autorizacin

P.A.

Por ausencia

p.d. o P.S. (Post Scriptum) Posdata

p.ej.

Por ejemplo

p.p.

Por poder (debajo de una firma)

p. o pag.

Pgina

pags.

Pginas

pdo.

Pasado

prof.

Profesor

prl.

Prlogo

prov.

Provincia

R.O.

Real Orden

rev.

Revisin

S.A.

Sociedad Annima

s.e.u.o.

Salvo error u omisin

sig.

Siguiente

Sr./a.

Seor/a
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Srs Sres.

Seores (para Seoras Sras)

Srta.

Seorita

Ud/s.

Usted/es

Para terminar, recordaremos una cita del clebre poeta, ensayista, msico y
crtico estadounidense Ezra Weston Loomis Pound (1885-1972): Los
buenos escritores son aquellos que conservan la eficiencia del lenguaje. Es
decir, lo mantienen preciso, lo mantienen claro .

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