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Claudia Jimena Alvarado Ortega

Administracin Documental 185826

SENA

Taller 1 Generalidades Administracin Documental


1. Establece los objetivos que debe perseguir la Administracin Documental.
Segn la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de
Documentos, Artculo 21. Programas de Gestin Documental, establece que:
Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de
documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes,
en el Artculo 19 las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de
avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando
cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico.
En sntesis, la administracin documental debera buscar:
* Conservar
* Preservar
* Disponer de la documentacin e informacin organizada, en tal forma que la
informacin institucional sea recuperable para su uso de la Administracin en el
servicio al ciudadano y como fuente de la memoria histrica de la Institucin y
del Pas.
2. Ensayo del papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras.
La gestin documental es vital en la organizacin porque permiten fortalecer
el orden y la legalidad de la misin entre los individuos que la integran, esto al
saber que los actos que ellos realicen deberan ser reportados y sern
respaldados por la organizacin; estos reportes son las constancias de un
servicio al cliente y la constancia para que el pago del trabajador sea
debidamente pago.
El ordenar los archivos debe facilitar el tener a mano la informacin y el envo
de la misma a los usuarios directos que la necesiten.
La administracin de documentos conlleva un ciclo de vida igual al de cualquier
otro objeto ya sea vivo o no, ya que empieza en una creacin con argumentos
de normatividad establecidos, el envio hacia un sitio requerido, se podra
requerir a un trmite para lograr la validez de algo. El documento podra
volverse digitalizado, y luego se archiva el documento en alguna clase de
legajador o archivador fsico. Finalmente, despues de un tiempo prolongado en
aos, estos documentos podran ser botados y reciclados ya que la vigencia
del mismo ha caducado.

Para que el ciclo de vida de todos los documentos pueda mantenerse sin
alteraciones del medio, deben ser archivados con base en unos parmetros
como el tratamiento secuencial y coherente en tema y fecha, por solo
mencionar algunos aspectos. puedan ser accedidos en algn momento de
inters para la organizacin.
La gestin documental es la aplicacin de las actividades administrativas las
cuales se relacionan con la
planeacin, el control, la direccin y la
organizacin de la informacin creada en las entidades; estas informaciones
podran ser alteradas pero siempre de manera responsable y con la
autorizacin de los entes delegados para poder actualizar la informacin. Esto
debe ser tenido en cuenta para respetar el orden original de la informacin
junto con la procedencia, la fecha, el autor y el contenido.
Durante la historia, todas las organizaciones que han querido mantener el
poder o influencia sobre el entorno y los dems individuos, han tenido que
adquirir la mayor informacin relevante para poder alcanzar los objetivos y
tambien en organizarlos en temticas que pudieran ser accedidos en algn
instante de inters. La historia en las pequeas empresas es similar, quiz la
informacin no le permitir tener influencia sobre los dems, pero le permitir
tener un orden ante las influencias del exterior, ya que de no ser as se
arriesgan a que por la falta de orden se vuelvan en organizaciones obsoletas y
poco actualizadas.
La gestin de documento es algo bsico que puede empezar en la biblioteca
personal al archivar los documentos y libros con base en el orden alfabtico de
los ttulos o las temticas. Pero en el archivo de una gran organizacin se debe
tener en cuenta las posibles auditorias de informacin y la digitalizacin de
documentos impresos.
En cada rea de una organizacin, la gestin de los documentos deben tener
las correspondientes acciones para el archivado con base en el contenido de la
informacin y la periodicidad en el acceso. Otros aspectos son la importancia,
la necesidad de documentar primero, preservar el medio ambiente, fcil y
rpido acceso.
La ventaja de una administracin en la documentacin es que es posible
demostrar la
transparencia,
aprovechar los recursos materiales, la
implementacin de otras actividades administrativas como evaluar las
necesidades de informacin y mantenimiento de gestin, adems de
planes de mejoramiento y de contingencia.
Algunas ventajas de la implementacin en la administracin documental son:
- La reduccin del tiempo de consulta en archivos impresos o
electrnicos.
- Reduccin en los costes de archivado y la actualizacin de
archivado.
- Reduccin de tiempo e inconvenientes en la recuperacin de un
documento.
- Acceso fcil a un documento en particular.
- Mejora en la atencin a cliente.
- Reduccin de costes legales.

3. Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y haz una breve
descripcin de cada una de ellas a partir del tema funciones de la
Administracin Documental.
El puesto de trabajo se encuentra en el nivel tcnico especficamente en la
revisin de equipos electricos de hospitales.
Para realizar la labor se debe tener un talonario de formatos de revisin, los
cuales estn enumerados, y en donde se diligencia los datos del trabajador, la
fecha, el lugar de establecimiento y la clase de equipo para revisar.
Se anota el estado inicial fsico y operativo del equipo y el trabajador lo firma
junto a la firma de la persona encargada del establecimiento.
Luego el equipo se enva al centro de revisin junto con el formato de revisin.
La secretaria anota los datos del formato de revisin de equipos en un libro de
control de entradas y salidas de equipos el cual consta de:
1. La fecha de entrada y de salida
2. El nombre y firma del tcnico responsable
3. El nombre y firma de la persona encargada del libro de control
4. La marca y caractersticas del equipo
5. Las acciones realizadas en el equipo
Cuando el equipo es revisado se le coloca un sticker con el nmero
correspondiente al formato y le es devuelto al propietario, entonces se le
entrega un segundo formulario con las acciones realizadas en el equipo y un
espacio en donde se llena la firma del propietario.
El documento de revisin es devuelto a la empresa y se procede a almacenar
en folders A-Z junto con los otros documentos en orden ascendente con base
en el numeral que le corresponde al formato y al sticker.
Si en algn momento se desea acceder a la informacin detallada de cualquier
equipo revisado, entonces se solicita el numero del sticker y se procede a
buscar los registros de revisin.
Si se hace una nueva revisin al equipo anteriormente revisado entonces se
diligencia un nuevo formato con un nuevo numeral y se adjunta el o los
formatos anteriores correspondientes al equipo. El numero del nuevo formato
ser la nueva guia para el equipo.
Remite la actividad por el link que dice: >> Ver/Completar actividad:
Generalidades de La Administracin Documental