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AUDITORIA INTERNA Y OPERACIONAL

Material didctico para el mdulo de Auditora Interna y Operacional


Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

AUDITORIA INTERNA

Material didctico para el mdulo de Auditora Interna y Operacional


Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO PROFESIONAL DE LA AUDITORA


INTERNA (LAS NORMAS) EMITIDO: OCTUBRE 2008 REVISADO: OCTUBRE 2010 INSTITUTO DE
AUDITORES INTERNOS.

Introduccin
Los trabajos que lleva a cabo auditora interna son realizados en ambientes legales y
culturales diversos, dentro de organizaciones que varan segn sus propsitos, tamao y
estructura, y por personas de dentro o fuera de la organizacin. Si bien estas diferencias
pueden afectar la prctica de la auditora interna en cada ambiente, el cumplimiento de las
Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna es esencial para
el ejercicio de las responsabilidades de los auditores internos. En el caso de que los
auditores internos no puedan cumplir con ciertas partes de las Normas por impedimentos
legales o de regulaciones, debern cumplir con todas las dems partes y efectuar la
correspondiente declaracin.
Si los auditores internos utilizan estas Normas junto con normas emitidas por otros
organismos de regulacin, podrn mencionar el uso de las otras normas en sus comunicados
de auditora, cuando sea apropiado. Si hubiera inconsistencia entre estas Normas y las
normas emitidas por otros organismos, los auditores internos debern cumplir con estas
Normas y podrn tambin cumplir con las otras en caso de que sean ms restrictivas.
El propsito de las Normas es:
1. Definir principios bsicos que representen el ejercicio de la auditora interna tal como este
debera ser.
2. Proporcionar un marco para ejercer y promover un amplio rango de actividades de
auditora interna de valor aadido.
3. Establecer las bases para evaluar el desempeo de la auditora interna.
4. Fomentar la mejora de los procesos y operaciones de la organizacin.
Las Normas son requisitos enfocados a principios, de cumplimiento obligatorio, que
consisten en:
Declaraciones de requisitos bsicos para el ejercicio de la auditora interna y para
evaluar la eficacia de su desempeo, de aplicacin internacional a nivel de las
personas y a nivel de las organizaciones.
Interpretaciones que aclaran trminos o conceptos dentro de las Declaraciones.
En las Normas se emplean trminos a los que se han dado determinados significados que
estn definidos en el Glosario. Por ejemplo, en las Normas se utiliza la palabra debe para
indicar un requisito incondicional, y la palabra debera en los casos en que se espera su
cumplimiento cuando se aplica el juicio profesional, a menos que las circunstancias
justifiquen un desvo.

Es necesario tener en cuenta tanto las Declaraciones como sus Interpretaciones, y los
significados especficos indicados en el Glosario, para entender y aplicar correctamente las
Normas.
La estructura de las Normas est formada por las Normas sobre Atributos, las Normas sobre
Desempeo y las Normas de Implantacin. Las Normas sobre Atributos tratan las
caractersticas de las organizaciones y las personas que prestan servicios de auditora
interna. Las Normas sobre Desempeo describen la naturaleza de los servicios de auditora
interna y proporcionan criterios de calidad con los cuales puede evaluarse el desempeo de
estos servicios. Las Normas sobre Atributos y sobre Desempeo se aplican a todos los
servicios de auditora interna. Las Normas de Implantacin amplan las Normas sobre
Atributos y Desempeo, proporcionando los requisitos aplicables a las actividades de
aseguramiento (A) y consultora (C).
Los servicios de aseguramiento comprenden la tarea de evaluacin objetiva de las
evidencias, efectuada por los auditores internos, para expresar una opinin o conclusin
independiente respecto de una entidad, operacin, funcin, proceso, sistema u otro asunto.
La naturaleza y el alcance del trabajo de aseguramiento estn determinados por el auditor
interno. Por lo general existen tres partes en los servicios de aseguramiento: (1) la persona o
grupo directamente implicado en la entidad, operacin, funcin, proceso, sistema u otro
asunto, es decir el dueo del proceso, (2) la persona o grupo que realiza la evaluacin, es
decir el auditor interno, y (3) la persona o grupo que utiliza la evaluacin, es decir el usuario.
Los servicios de consultora son por naturaleza consejos, y son desempeados, por lo
general, a pedido de un cliente. La naturaleza y el alcance del trabajo de consultora estn
sujetos al acuerdo efectuado con el cliente. Por lo general existen dos partes en los servicios
de consultora: (1) la persona o grupo que ofrece el consejo, es decir el auditor interno, y (2)
la persona o grupo que busca y recibe el consejo, es decir el cliente del trabajo. Cuando
desempea servicios de consultora, el auditor interno debe mantener la objetividad y no
asumir responsabilidades de gestin.
La elaboracin y revisin de las Normas es un proceso continuo. El Consejo de Normas de
Auditora Interna realiza un extenso proceso de consulta y debate antes de emitir las
Normas. Esto incluye la solicitud de comentarios en todo el mundo mediante el proceso de
borrador de exposicin. Todos los borradores de exposicin son colocados en la pgina web
del Instituto de Auditores Internos adems de ser distribuidos a todos los Institutos locales.
Las sugerencias y comentarios sobre las Normas pueden enviarse a:
The Institute of Internal Auditors
Standards and Guidance
247 Maitland Ave.
Altamonte Springs, Florida 32701 - USA
E-mail: guidance@theiia.org
Web: http://www.theiia.org

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NORMAS SOBRE ATRIBUTOS


1000 Propsito, Autoridad y responsabilidad
El propsito, la autoridad y la responsabilidad de la actividad de auditora interna deben estar
formalmente definidos en un estatuto, de conformidad con la definicin de auditora interna,
el Cdigo de tica y las Normas. El director ejecutivo de auditora debe revisar
peridicamente el estatuto de auditora interna y presentarlo a la alta direccin y al Consejo
para su aprobacin.
Interpretacin:
El estatuto de auditora interna es un documento formal que define el propsito, la autoridad
y la responsabilidad de la actividad de auditora interna. El estatuto de auditora interna
establece la posicin de la actividad de auditora interna dentro de la organizacin,
incluyendo la naturaleza de la relacin funcional del Director ejecutivo de auditora con el
Consejo; autoriza su acceso a los registros, al personal y a los bienes relevantes para el
desempeo de los trabajos; y define el alcance de las actividades de auditora interna. La
aprobacin final del estatuto de auditora interna corresponde al Consejo.
1000.A1 La naturaleza de los servicios de aseguramiento proporcionados a la organizacin
debe estar definida en el estatuto de auditora interna. Si los servicios de aseguramiento
fueran proporcionados a terceros ajenos a la organizacin, la naturaleza de esos servicios
tambin deber estar definida en el estatuto de auditora interna.
1000.C1 La naturaleza de los servicios de consultora debe estar definida en el estatuto de
auditora interna.
1010 Reconocimiento de la definicin de auditora interna, el Cdigo de tica y las
Normas en el estatuto de auditora interna
La naturaleza obligatoria de la definicin de auditora interna, el Cdigo de tica y las
Normas debe estar reconocida en el estatuto de auditora interna. El director ejecutivo de
auditora debera tratar la definicin de auditora interna, el Cdigo de tica y las Normas con
la alta direccin y el Consejo.
1100 Independencia y objetividad
La actividad de auditora interna debe ser independiente, y los auditores internos deben ser
objetivos en el cumplimiento de su trabajo.
Interpretacin:
La independencia es la libertad de condicionamientos que amenazan la capacidad de la
actividad de auditora interna de llevar a cabo las responsabilidades de la actividad de
auditora interna de forma neutral. Con el fin de lograr el grado de independencia necesario
para cumplir eficazmente las responsabilidades de la actividad de auditora interna, el
Director ejecutivo de auditora debe tener acceso directo e irrestricto a la alta direccin y al
Consejo. Esto puede lograrse mediante una relacin de doble dependencia. Las amenazas a
la independencia deben contemplarse en todos los niveles, del auditor individual, de cada
trabajo, funcional y organizacional.

La objetividad es una actitud mental neutral que permite a los auditores internos desempear
su trabajo con honesta confianza en el producto de su labor y sin comprometer su calidad.
La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio sobre asuntos de
auditora a otras personas. Las amenazas a la objetividad deben contemplarse en todos los
niveles, del auditor individual, de cada trabajo, funcional y organizacional.
1110 Independencia dentro de la organizacin
El director ejecutivo de auditora debe responder ante un nivel jerrquico tal dentro de la
organizacin que permita a la actividad de auditora interna cumplir con sus
responsabilidades. El director ejecutivo de auditora debe ratificar ante el Consejo, al menos
anualmente, la independencia que tiene la actividad de auditora interna dentro de la
organizacin.
Interpretacin:
La Independencia dentro de la organizacin se alcanza de forma efectiva cuando el Director
ejecutivo de auditora depende funcionalmente del Consejo. Algunos ejemplos de
dependencia funcional del Consejo implican que este:
Apruebe el estatuto de auditora interna;
Apruebe el plan de auditora basado en riesgos;
Reciba comunicaciones peridicas del Director ejecutivo de auditora sobre el
desarrollo del plan de auditora interna y otros asuntos;
Apruebe las decisiones referentes al nombramiento y cese del Director ejecutivo
de auditora; y
Formule las preguntas adecuadas a la direccin y al Director ejecutivo de
auditora para determinar si existen alcances inadecuados o limitaciones de
recursos.
1110.A1 La actividad de auditora interna debe estar libre de injerencias al determinar el
alcance de auditora interna, al desempear su trabajo y al comunicar sus resultados.
1111 Interaccin directa con el Consejo
El director ejecutivo de auditora debe comunicarse e interactuar directamente con el
Consejo de Administracin.
1120 Objetividad individual
Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y evitar cualquier conflicto
de intereses.
Interpretacin:
El conflicto de intereses es una situacin en la cual un auditor interno, que ocupa un puesto
de confianza, tiene un inters personal o profesional en competencia con otros intereses.
Tales intereses en competencia pueden hacerle difcil el cumplimiento imparcial de sus
tareas. Puede existir un conflicto de intereses an cuando no se produzcan actos
inadecuados o no ticos. Un conflicto de intereses puede crear una apariencia de

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deshonestidad que puede socavar la confianza en el auditor interno, la actividad de auditora


interna y la profesin. Un conflicto de intereses podra menoscabar la capacidad de un
individuo de desempear sus tareas y responsabilidades con objetividad.
1130 Impedimentos a la independencia u objetividad
Si la independencia u objetividad se viese comprometida de hecho o en apariencia, los
detalles del impedimento deben darse a conocer a las partes correspondientes. La
naturaleza de esta comunicacin depender del impedimento.
Interpretacin:
El impedimento o menoscabo a la independencia de la organizacin y a la objetividad
individual puede incluir, entre otros, a los conflictos de intereses, limitaciones al alcance,
restricciones al acceso a los registros, al personal y a los bienes, y limitaciones de recursos
tales como el financiero.
La determinacin de las partes apropiadas a quienes deben exponerse los detalles de un
impedimento a la independencia u objetividad depende de la expectativas sobre las
responsabilidades de la actividad de auditora interna y del director ejecutivo de auditora
ante la alta direccin y el Consejo segn se describe en el estatuto de auditora interna, as
como de la naturaleza del impedimento.
1130.A1 Los auditores internos deben abstenerse de evaluar operaciones especficas de las
cuales hayan sido previamente responsables. Se presume que hay impedimento de
objetividad si un auditor interno proporciona servicios de aseguramiento para una actividad
de la cual el mismo haya tenido responsabilidades en el ao inmediato anterior.
1130.A2 Los trabajos de aseguramiento para funciones por las cuales el director ejecutivo de
auditora tiene responsabilidades deben ser supervisadas por alguien fuera de la actividad de
auditora interna.
1130.C1 Los auditores internos pueden proporcionar servicios de consultora relacionados a
operaciones de las cuales hayan sido previamente responsables.
1130.C2 Si los auditores internos tuvieran impedimentos potenciales a la independencia u
objetividad relacionados con la proposicin de servicios de consultora, deber declararse
esta situacin al cliente antes de aceptar el trabajo.
1200 Aptitud y cuidado profesional
Los trabajos deben cumplirse con aptitud y cuidado profesional adecuados.
1210 Aptitud
Los auditores internos deben reunir los conocimientos, las aptitudes y otras competencias
necesarias para cumplir con sus responsabilidades individuales. La actividad de auditora
interna, colectivamente, debe reunir u obtener los conocimientos, las aptitudes y otras
competencias necesarias para cumplir con sus responsabilidades.

Interpretacin:
Los conocimientos, las aptitudes y otras competencias es un trmino colectivo que se refiere
a la aptitud profesional requerida al auditor interno para llevar a cabo eficazmente sus
responsabilidades profesionales. Se alienta a los auditores internos a demostrar su aptitud
obteniendo certificaciones y cualificaciones profesionales apropiadas, tales como la
designacin de auditor interno certificado y otras designaciones ofrecidas por el Instituto de
Auditores Internos y otras organizaciones profesionales apropiadas.
1210.A1 - El director ejecutivo de auditora debe obtener asesoramiento y asistencia
competentes en caso de que los auditores internos carezcan de los conocimientos, las
aptitudes u otras competencias necesarias para llevar a cabo la totalidad o parte del trabajo.
1210.A2 Los auditores internos deben tener conocimientos suficientes para evaluar el riesgo
de fraude y la forma en que se gestiona por parte de la organizacin, pero no es de esperar
que tengan conocimientos similares a los de aquellas personas cuya responsabilidad
principal es la deteccin e investigacin del fraude.
1210.A3 Los auditores internos deben tener conocimientos suficientes de los riesgos y
controles clave en tecnologa de la informacin y de las tcnicas de auditora disponibles
basadas en tecnologa que le permitan desempear el trabajo asignado.
Sin embargo, no se espera que todos los auditores internos tengan la experiencia de aquel
auditor interno cuya responsabilidad fundamental es la auditora de tecnologa de la
informacin.
1210.C1 El director ejecutivo de auditora no debe aceptar un servicio de consultora, o bien
debe obtener asesoramiento y asistencia competentes, en caso de que los auditores internos
carezcan de los conocimientos, las aptitudes y otras competencias necesarias para
desempear la totalidad o parte del trabajo.
1220 Cuidado profesional Los auditores internos deben cumplir su trabajo con el cuidado y
la aptitud que se esperan de un auditor interno razonablemente prudente y competente. El
cuidado profesional adecuado no implica infalibilidad.
1220.A1 - El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional al considerar:
El alcance necesario para alcanzar los objetivos del trabajo;
La relativa complejidad, materialidad o significatividad de asuntos a los cuales se
aplican procedimientos de aseguramiento;
La adecuacin y eficacia de los procesos de gobierno, gestin de riesgos y control;
La probabilidad de errores materiales, fraude o incumplimientos; y
El costo de aseguramiento en relacin con los beneficios potenciales.

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1220.A2 Al ejercer el debido cuidado profesional el auditor interno debe considerar la


utilizacin de auditora basada en tecnologa y otras tcnicas de anlisis de datos.
1220.A3 - El auditor interno debe estar alerta a los riesgos materiales que pudieran afectar los
objetivos, las operaciones o los recursos. Sin embargo, los procedimientos de aseguramiento
por s solos, incluso cuando se llevan a cabo con el debido cuidado profesional, no
garantizan que todos los riesgos materiales sean identificados.
1220.C1 El auditor interno debe ejercer el debido cuidado profesional durante un trabajo de
consultora, teniendo en cuenta lo siguiente:
Las necesidades y expectativas de los clientes, incluyendo la naturaleza, oportunidad y
comunicacin de los resultados del trabajo;
La complejidad relativa y la extensin de la tarea necesaria para cumplir los objetivos del
trabajo; y
El costo del trabajo de consultora en relacin con los beneficios potenciales.
1230 Desarrollo profesional continuo
Los auditores internos deben perfeccionar sus conocimientos, aptitudes y otras
competencias mediante la capacitacin profesional continua.
1300 Programa de aseguramiento y mejora de la calidad
El director ejecutivo de auditora debe desarrollar y mantener un programa de aseguramiento
y mejora de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de auditora interna.
Interpretacin:
Un programa de aseguramiento y mejora de la calidad est concebido para permitir una
evaluacin del cumplimiento de la definicin de auditora interna y las Normas por parte de la
actividad de auditora interna, y una evaluacin de si los auditores internos aplican el Cdigo
de tica. Este programa tambin evala la eficiencia y eficacia de la actividad de auditora
interna e identifica oportunidades de mejora.
1310 Requisitos del programa de aseguramiento y mejora de la calidad
El programa de aseguramiento y mejora de la calidad debe incluir tanto evaluaciones
internas como externas.
1311 Evaluaciones internas
Las evaluaciones internas deben incluir:
El seguimiento continuo del desempeo de la actividad de auditora interna, y
Revisiones peridicas mediante autoevaluacin o por parte de otras personas
dentro de la organizacin con conocimientos suficientes de las prcticas de
auditora interna.
Interpretacin:
El seguimiento continuo forma parte integral de la supervisin, revisin y medicin del da a
da de la actividad de auditora interna. Est incorporada en las prcticas y polticas de rutina
usadas para administrar la actividad de auditora interna, y utiliza procesos, herramientas e

informacin considerados necesarios para evaluar el cumplimiento de la definicin de


auditora interna y las Normas, y la aplicacin del Cdigo de tica. Las revisiones peridicas
son evaluaciones de propsito especial para evaluar el cumplimiento de la definicin de
auditora interna, el Cdigo de tica y las Normas.
Los conocimientos suficientes de las prcticas de auditora interna requieren un
entendimiento de todos los elementos del Marco Internacional para la Prctica Profesional.
1312 Evaluaciones externas
Deben realizarse evaluaciones externas al menos una vez cada cinco aos por un revisor o
equipo de revisin cualificado e independiente, proveniente de fuera de la organizacin. El
director ejecutivo de auditora debe tratar con el Consejo:
La necesidad de evaluaciones externas ms frecuentes, y
Las cualificaciones e independencia del revisor o equipo de revisin externo,
incluyendo cualquier conflicto de intereses potencial.
Interpretacin:
Un revisor o equipo de revisin cualificado demuestra su competencia en dos reas: la
prctica profesional de la auditora interna y el proceso de evaluacin externa. La
competencia puede demostrarse a travs de un equilibrio de experiencia y conocimiento
terico. La experiencia obtenida en organizaciones de tamao similar, complejidad, sector o
industria y de similar contenido tcnico es ms valiosa que la experiencia en otras reas
menos relevantes. En el caso de un equipo de revisin, no es necesario que todos los
miembros cuenten con todas las competencias; es el equipo en su conjunto el que est
cualificado. El Director ejecutivo de auditora utilizar su juicio profesional para valorar si un
revisor o equipo de revisin demuestra la competencia suficiente para considerarse
cualificado.
Un revisor o equipo de revisin independiente es aqul que no tiene conflictos de intereses
reales o aparentes, y no forma parte ni est bajo el control de la organizacin a la cual
pertenece la actividad de auditora interna.
1320 Reportar sobre el programa de aseguramiento y mejora de la calidad
El director ejecutivo de auditora debe comunicar los resultados del programa de
aseguramiento y mejora de la calidad a la alta direccin y al Consejo.
Interpretacin:
La forma, el contenido y la frecuencia de la comunicacin de resultados del programa de
aseguramiento y mejora de la calidad se establecen mediante comentarios con la alta
direccin y el Consejo, y tienen en cuenta las responsabilidades de la actividad de auditora
interna y del director ejecutivo de auditora segn lo indica el estatuto de auditora interna.
Para demostrar el cumplimiento de la definicin de auditora interna, el Cdigo de tica y las
Normas, Los resultados de las evaluaciones peridicas internas y externas se comunican al
finalizar tales evaluaciones, y los resultados de la vigilancia continua se comunican al menos
anualmente.
Los resultados incluyen la evaluacin del revisor o equipo de revisin con respecto al grado
de cumplimiento.

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1321 Utilizacin de Cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio


Profesional de la Auditora Interna
El director ejecutivo de auditora puede manifestar que la actividad de auditora interna
cumple con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna
slo si los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad apoyan esa
declaracin.
Interpretacin
La actividad de auditora interna cumple con las Normas cuando alcanza los resultados
descritos en la definicin de auditora interna, el cdigo de tica y las Normas.
Los resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad incluyen los resultados
tanto de las evaluaciones internas como de las externas.
Toda actividad de auditora interna tendr resultados de evaluaciones internas. Aquellas
actividades cuya existencia exceda los cinco aos tendrn tambin resultados de
evaluaciones externas.
1322 Declaracin de incumplimiento
Cuando el incumplimiento de la definicin de auditora interna, el Cdigo de tica o las
Normas afecta el alcance u operacin general de la actividad de auditora interna, el director
ejecutivo de auditora debe declarar el incumplimiento y su impacto ante la alta direccin y el
Consejo.

Normas sobre desempeo


2000 Administracin de la actividad de auditora interna
El director ejecutivo de auditora debe gestionar eficazmente la actividad de auditora interna
para asegurar que aada valor a la organizacin.
Interpretacin:
La actividad de auditora interna est gestionada de forma eficaz cuando:
Los resultados del trabajo de la actividad de auditora interna cumplen con el
propsito y la responsabilidad incluidos en el estatuto de auditora interna,
La actividad de auditora interna cumple la definicin de auditora interna y las
Normas, y
Los individuos que forman parte de la actividad de auditora interna demuestran
cumplir con el Cdigo de tica y las Normas.
La actividad de auditora interna aade valor a la organizacin (y a sus partes interesadas)
cuando proporciona aseguramiento objetivo y relevante, y contribuye a la eficacia y eficiencia
de los procesos de gobierno, gestin de riesgos y control.
2010 Planificacin
El director ejecutivo de auditora debe establecer planes basados en los riesgos, a fin de
determinar las prioridades de la actividad de auditora interna. Dichos planes debern ser
consistentes con las metas de la organizacin.
Interpretacin:
El director ejecutivo de auditora es responsable de desarrollar un plan basado en riesgos.
Para ello, debe tener en cuenta el enfoque de gestin de riesgos de la organizacin,
incluyendo los niveles de aceptacin de riesgos establecidos por la direccin para las
diferentes actividades o partes de la organizacin. Si no existe tal enfoque, el director
ejecutivo de auditora utilizar su propio juicio sobre los riesgos despus de consultar con la
alta direccin y el Consejo.
2010.A1 - El plan de trabajo de la actividad de auditora interna debe estar basado en una
evaluacin de riesgos documentada, realizada al menos anualmente. En este proceso deben
tenerse en cuenta los comentarios de la alta direccin y del Consejo.
2010-A2 El Director ejecutivo de auditora debe identificar y considerar las expectativas de
la alta direccin, el Consejo y otras partes interesadas de cara a emitir opiniones de auditora
interna y otras conclusiones.
2010.C1 - El director ejecutivo de auditora debera considerar la aceptacin de trabajos de
consultora que le sean propuestos, basndose en el potencial del trabajo para mejorar la
gestin de riesgos, aadir valor y mejorar las operaciones de la organizacin. Los trabajos
aceptados deben ser incluidos en el plan.

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2020 Comunicacin y aprobacin Normas internacionales para el ejercicio profesional


de la auditora interna
El director ejecutivo de auditora debe comunicar los planes y requerimientos de recursos de
la actividad de auditora interna, incluyendo los cambios provisionales significativos, a la alta
direccin y al Consejo para la adecuada revisin y aprobacin.
El director ejecutivo de auditora tambin debe comunicar el impacto de cualquier limitacin
de recursos.
2030 Administracin de recursos
El director ejecutivo de auditora debe asegurar que los recursos de auditora interna sean
apropiados, suficientes y eficazmente asignados para cumplir con el plan aprobado.
Interpretacin:
Apropiados se refiere a la mezcla de conocimientos, aptitudes y otras competencias
necesarias para llevar a cabo el plan. Suficientes se refiere a la cantidad de recursos
necesarios para cumplir con el plan. Los recursos estn eficazmente asignados cuando se
utilizan de forma tal que optimizan el cumplimiento del plan aprobado.
2040 Polticas y procedimientos
El director ejecutivo de auditora debe establecer polticas y procedimientos para guiar la
actividad de auditora interna
Interpretacin:
La forma y el contenido de las polticas y procedimientos deben ser apropiados al tamao y
estructura de la actividad de auditora interna y de la complejidad de su trabajo.
2050 Coordinacin
El director ejecutivo de auditora debera compartir informacin y coordinar actividades con
otros proveedores internos y externos de servicios de aseguramiento y consultora para
asegurar una cobertura adecuada y minimizar la duplicacin de esfuerzos.
2060 Informe a la alta direccin y al Consejo
El director ejecutivo de auditora debe informar peridicamente a la alta direccin y al
Consejo sobre la actividad de auditora interna en lo referido al propsito, autoridad,
responsabilidad y desempeo de su plan. El informe tambin debe incluir exposiciones al
riesgo y cuestiones de control significativas, cuestiones de gobierno y otros asuntos
necesarios o requeridos por la alta direccin y el Consejo.
Interpretacin:
La frecuencia y el contenido del informe estn determinados por comentarios con la alta
direccin y el Consejo, y dependen de la importancia de la informacin a ser comunicada y la
urgencia de las acciones a seguir por parte de la alta direccin y el Consejo.

2070 Proveedor de servicios externos y responsabilidad de la organizacin sobre


auditora interna
Cuando un proveedor de servicios externos presta servicios de auditora interna, dicho
proveedor debe poner en conocimiento de la organizacin que esta ltima retiene la
responsabilidad de mantener una funcin de auditora interna efectiva Interpretacin Esta
responsabilidad se demuestra a travs del programa de aseguramiento y mejora de la
calidad que evala el cumplimiento con la definicin de auditora interna, el cdigo de tica y
las Normas.
2100 Naturaleza del trabajo
La actividad de auditora interna debe evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de
gobierno, gestin de riesgos y control, utilizando un enfoque sistemtico y disciplinado.
2110 Gobierno
La actividad de auditora interna debe evaluar y hacer las recomendaciones apropiadas para
mejorar el proceso de gobierno en el cumplimiento de los siguientes objetivos:
Promover la tica y los valores apropiados dentro de la organizacin,
Asegurar la gestin y responsabilidad eficaces en el desempeo de la organizacin,
Comunicar la informacin de riesgo y control a las reas adecuadas de la
organizacin, y
Coordinar las actividades y la informacin de comunicacin entre el Consejo de
Administracin, los auditores internos y externos, y la direccin.
2110.A1 La actividad de auditora interna debe evaluar el diseo, implantacin y eficacia de
los objetivos, programas y actividades de la organizacin relacionados con la tica.
2110-A2 La actividad de auditora interna debe evaluar si el gobierno de tecnologa de la
informacin de la organizacin apoya las estrategias y objetivos de la organizacin.
2120 Gestin de riesgos
La actividad de auditora interna debe evaluar la eficacia y contribuir a la mejora de los
procesos de gestin de riesgos.
Interpretacin:
Determinar si los procesos de gestin de riesgos son eficaces es un juicio que resulta de la
evaluacin que efecta el auditor interno de que:
Los objetivos de la organizacin apoyan a la misin de la organizacin y estn
alineados con la misma,
Los riesgos significativos estn identificados y evaluados,
Se han seleccionado respuestas apropiadas al riesgo que alinean los riesgos con la
aceptacin de riesgos por parte de la organizacin, y
Se capta informacin sobre riesgos relevantes, permitiendo al personal, la direccin y
el Consejo cumplir con sus responsabilidades, y se comunica dicha informacin
oportunamente a travs de la organizacin.

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La actividad de auditora interna rene la informacin necesaria para soportar esta


evaluacin mediante mltiples trabajos de auditora. El resultado de estos trabajos,
observado de forma conjunta, proporciona un entendimiento de los procesos de gestin de
riesgos de la organizacin y su eficacia.
Los procesos de gestin de riesgos son vigilados mediante actividades de administracin
continuas, evaluaciones por separado, o ambas.
2120-A1 La actividad de auditora interna debe evaluar las exposiciones al riesgo referidas
a gobierno, operaciones y sistemas de informacin de la organizacin, con relacin a lo
siguiente:

Fiabilidad de integridad de la informacin financiera y operativa,


Eficacia y eficiencia de las operaciones y programas,
Proteccin de activos, y
Cumplimiento de leyes, regulaciones, polticas, procedimientos y contratos.

2120.A2 La actividad de auditora interna debe evaluar la posibilidad de ocurrencia de fraude


y cmo la organizacin maneja gestiona el riesgo de fraude.
2120.C1 Durante los trabajos de consultora, los auditores internos deben considerar el
riesgo compatible con los objetivos del trabajo y estar alertas a la existencia de otros riesgos
significativos.
2120.C2 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos del riesgo obtenidos de
los trabajos de consultora en su evaluacin de los procesos de gestin de riesgos de la
organizacin.
2120.C3 Cuando ayudan a la direccin a establecer o mejorar los procesos de gestin de
riesgos, los auditores internos deben abstenerse de asumir cualquier responsabilidad propia
de la direccin, como es la gestin de riesgos.
2130 Control
La actividad de auditora interna debe asistir a la organizacin en el mantenimiento de
controles efectivos, mediante la evaluacin de la eficacia y eficiencia de los mismos y
promoviendo la mejora continua.
2130-A1 La actividad de auditora interna debe evaluar la adecuacin y eficacia de los
controles en respuesta a los riesgos del gobierno, operaciones y sistemas de informacin de
la organizacin, respecto de lo siguiente:
Fiabilidad e integridad de la informacin financiera y operativa,
Eficacia y eficiencia de las operaciones y programas,
Proteccin de activos, y
Cumplimiento de leyes, regulaciones, polticas, procedimientos y contratos.

2130.C1 Los auditores internos deben incorporar los conocimientos de los controles que
han obtenido de los trabajos de consultora en su evaluacin de los procesos de control de la
organizacin.
2200 Planificacin del trabajo
Los auditores internos deben elaborar y documentar un plan para cada trabajo, que incluya
su alcance, objetivos, tiempo y asignacin de recursos.
2201 Consideraciones sobre planificacin
Al planificar el trabajo, los auditores internos deben considerar:
Los objetivos de la actividad que est siendo revisada y los medios con los cuales
la actividad controla su desempeo;
Los riesgos significativos de la actividad, sus objetivos, recursos y operaciones, y
los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel
aceptable;
La adecuacin y eficacia de los procesos de gestin de riesgos y control de la
actividad comparados con un enfoque o modelo de control relevante.
Las oportunidades de introducir mejoras significativas en los procesos de gestin
de riesgos y control de la actividad.
2201.A1 Cuando se planifica un trabajo para partes ajenas a la organizacin, los auditores
internos deben establecer un acuerdo escrito con ellas respecto de los objetivos, el alcance,
las responsabilidades correspondientes y otras expectativas, incluyendo las restricciones a la
distribucin de los resultados del trabajo y el acceso a los registros del mismo.
2201.C1 Los auditores internos deben establecer un acuerdo con los clientes de trabajos de
consultora, referido a objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y dems
expectativas de los clientes. En el caso de trabajos significativos, este acuerdo debe estar
documentado.
2210 Objetivos del trabajo
Deben establecerse objetivos para cada trabajo.
2210.A1 Los auditores internos deben realizar una evaluacin preliminar de los riesgos
relevantes para la actividad bajo revisin. Los objetivos del trabajo deben reflejar los
resultados de esta evaluacin.
2210.A2 - El auditor interno debe considerar la probabilidad de errores, fraude,
incumplimientos y otras exposiciones significativas al elaborar los objetivos del trabajo.
2210.A3 Se requieren criterios adecuados para evaluar controles. Los auditores internos
deben cerciorarse del alcance hasta el cual la direccin ha establecido criterios adecuados
para determinar si los objetivos y metas han sido cumplidos. Si fuera apropiado, los auditores
internos deben utilizar dichos criterios en su evaluacin. Si no fuera apropiado, los auditores
internos deben trabajar con la direccin para desarrollar criterios de evaluacin adecuados.
2210.C1 Los objetivos de los trabajos de consultora deben considerar los procesos de
gobierno, riesgo y control, hasta el grado de extensin acordado con el cliente.

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2210.C2 Los objetivos de los trabajos de consultora deben ser compatibles con los valores,
estrategias y objetivos de la organizacin.
2220 Alcance del trabajo
El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo.
220.A1 - El alcance del trabajo debe tener en cuenta los sistemas, registros, personal y
bienes relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros.
2220.A2 Si durante la realizacin de un trabajo de aseguramiento surgen oportunidades de
realizar trabajos de consultora significativos, debera lograrse un acuerdo escrito especfico
en cuanto a los objetivos, alcance, responsabilidades respectivas y otras expectativas. Los
resultados del trabajo de consultora deben ser comunicados de acuerdo con las normas de
consultora.
2220.C1 Al desempear trabajos de consultora, los auditores internos deben asegurar que
el alcance del trabajo sea suficiente para cumplir los objetivos acordados. Si los auditores
internos encontraran restricciones al alcance durante el trabajo, estas restricciones debern
tratarse con el cliente para determinar si se contina con el trabajo.
2220.C2 Durante los trabajos de consultora, los auditores internos deben considerar los
controles consistentes con los objetivos del trabajo y estar alertas a los asuntos de control
significativos.
2230 Asignacin de recursos para el trabajo
Los auditores internos deben determinar los recursos adecuados y suficientes para lograr los
objetivos del trabajo, basndose en una evaluacin de la naturaleza y complejidad de cada
trabajo, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles.
2240 Programa de trabajo
Los auditores internos deben preparar y documentar programas que cumplan con los
objetivos del trabajo.
2240.A1 - Los programas de trabajo deben incluir los procedimientos para identificar,
analizar, evaluar y documentar informacin durante la tarea. El programa de trabajo debe ser
aprobado con anterioridad a su implantacin y cualquier ajuste ha de ser aprobado
oportunamente.
2240.C1 Los programas de trabajo de los servicios de consultora pueden variar en forma y
contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo.
2300 Desempeo del trabajo
Los auditores internos deben identificar, analizar, evaluar y documentar suficiente
informacin de manera tal que les permita cumplir con los objetivos del trabajo.
2310 Identificacin de la informacin
Los auditores internos deben identificar informacin suficiente, fiable, relevante y til de
manera tal que les permita alcanzar los objetivos del trabajo.

Interpretacin:
La informacin suficiente est basada en hechos, es adecuada y convincente, de modo que
una persona prudente e informada sacara las mismas conclusiones que el auditor. La
informacin fiable es la mejor informacin que se puede obtener mediante el uso de tcnicas
de trabajo apropiadas. La informacin relevante apoya las observaciones y recomendaciones
del trabajo y es compatible con sus objetivos. La informacin til ayuda a la organizacin a
cumplir con sus metas.
2320 Anlisis y evaluacin
Los auditores internos deben basar sus conclusiones y los resultados del trabajo en anlisis
y evaluaciones adecuados.
2330 Documentacin de la informacin
Los auditores internos deben documentar informacin relevante que les permita soportar las
conclusiones y los resultados del trabajo.
2330.A1 - El director ejecutivo de auditora debe controlar el acceso a los registros del
trabajo. El director ejecutivo de auditora debe obtener aprobacin de la alta direccin o de
asesores legales antes de dar a conocer tales registros a terceros, segn corresponda.
2330.A2 - El director ejecutivo de auditora debe establecer requisitos de retencin para los
registros del trabajo, sea cual fuere el medio en el cual se almacena cada registro. Estos
requisitos de retencin deben ser consistentes con las guas de la organizacin y cualquier
regulacin u otros requisitos pertinentes.
2330.C1 El director ejecutivo de auditora debe establecer polticas sobre la custodia y
retencin de los registros de trabajos de consultora, y sobre la posibilidad de darlos a
conocer a terceras partes, internas o externas. Estas polticas deben ser consistentes con las
guas de la organizacin y cualquier regulacin u otros requisitos pertinentes.
2340 Supervisin del trabajo
Los trabajos deben ser adecuadamente supervisados para asegurar el logro de sus
objetivos, la calidad del trabajo y el desarrollo del personal.
Interpretacin:
El alcance de la supervisin requerida depender de la pericia y experiencia de los auditores
internos y de la complejidad del trabajo. El director ejecutivo de auditora tiene la
responsabilidad general de la supervisin del trabajo, ya sea que haya sido desempeado
por la actividad de auditora interna o para ella, pero puede designar a miembros
adecuadamente experimentados de la actividad de auditora interna para llevar a cabo esta
tarea. Se debe documentar y conservar evidencia adecuada de la supervisin.
2400 Comunicacin de resultados
Los auditores internos deben comunicar los resultados de los trabajos.
2410 Criterios para la comunicacin

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Las comunicaciones deben incluir los objetivos y alcance del trabajo as como las
conclusiones correspondientes, las recomendaciones, y los planes de accin.
2410-A1 - La comunicacin final de los resultados del trabajo debe incluir, si corresponde, la
opinin y/o las conclusiones del auditor interno. Cuando se emite una opinin o conclusin,
debe considerar las expectativas del Consejo, la alta direccin y otras partes interesadas y
debe estar soportada por informacin suficiente, fiable, relevante y til.
Interpretacin: Las opiniones en los trabajos de auditora pueden ser clasificaciones
(ratings), conclusiones u otras descripciones de los resultados. Un trabajo de auditora puede
estar relacionado con controles sobre un proceso especfico, riego o unidad de negocio. La
formulacin de opiniones al respecto requiere de la consideracin de los resultados del
trabajo y su importancia.
2410.A2 Se alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo
cuando se observa un desempeo satisfactorio.
2410.A3 Cuando se enven resultados de un trabajo a partes ajenas a la organizacin, la
comunicacin debe incluir las limitaciones a la distribucin y uso de los resultados.
2410.C1 Las comunicaciones sobre el progreso y los resultados de los trabajos de
consultora variarn en forma y contenido dependiendo de la naturaleza del trabajo y las
necesidades del cliente.
2420 Calidad de la comunicacin
Las comunicaciones deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas
y oportunas.
Interpretacin:
Las comunicaciones precisas estn libres de errores y distorsiones y son fieles a los hechos
que describen. Las comunicaciones objetivas son justas, imparciales y sin desvos y son el
resultado de una evaluacin justa y equilibrada de todos los hechos y circunstancias
relevantes. Las comunicaciones claras son fcilmente comprensibles y lgicas, evitando el
lenguaje tcnico innecesario y proporcionando toda la informacin significativa y relevante.
Las comunicaciones concisas van a los hechos y evitan elaboraciones innecesarias, detalles
superfluos, redundancia y uso excesivo de palabras. Las comunicaciones constructivas son
tiles para el cliente del trabajo y la organizacin, y conducen a mejoras que son necesarias.
A las comunicaciones completas no les falta nada que sea esencial para los receptores
principales e incluyen toda la informacin y observaciones significativas y relevantes para
apoyar a las recomendaciones y conclusiones. Las comunicaciones oportunas son
realizadas en el tiempo debido y son pertinentes, dependiendo de la significatividad del tema,
permitiendo a la direccin tomar la accin correctiva apropiada.
2421 - Errores y omisiones
Si una comunicacin final contiene un error u omisin significativos, el director ejecutivo de
auditora debe comunicar la informacin corregida a todas las partes que recibieron la
comunicacin original.

2430 Uso de Realizado de conformidad con las Normas Internacionales para el


Ejercicio Profesional de la Auditora Interna
Los auditores internos pueden informar que sus trabajos son "realizados de conformidad con
las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditora Interna" slo si los
resultados del programa de aseguramiento y mejora de la calidad respaldan dicha
afirmacin.
2431 Declaracin de incumplimiento de las Normas
Cuando el incumplimiento de la Definicin de Auditora Interna, el Cdigo de tica o de las
Normas afecta a un trabajo especfico, la comunicacin de los resultados de ese trabajo
debe exponer:
El principio o regla de conducta del Cdigo de tica, o las Normas con las cuales
no se cumpli totalmente,
Las razones del incumplimiento, y
El impacto del incumplimiento sobre ese trabajo y los resultados comunicados del
mismo.
2440 Difusin de resultados
El director ejecutivo de auditora debe difundir los resultados a las partes apropiadas.
Interpretacin:
El director ejecutivo de auditora o la persona por l designada debe revisar y aprobar la
comunicacin final del trabajo antes de su emisin y decidir a quines y cmo ser
distribuida dicha comunicacin.
2440.A1 - El director ejecutivo de auditora es responsable de comunicar los resultados
finales a las partes que puedan asegurar que se d a los resultados la debida consideracin.
2440.A2 A menos de que exista obligacin legal, estatutaria o de regulaciones en contrario,
antes de enviar los resultados a partes ajenas a la organizacin, el director ejecutivo de
auditora debe:
Evaluar el riesgo potencial para la organizacin.
Consultar con la alta direccin y/o el consejero legal, segn corresponda.
Controlar la difusin, restringiendo la utilizacin de los resultados.
2440.C1 El director ejecutivo de auditora es responsable de comunicar los resultados finales
de los trabajos de consultora a los clientes.
2440.C2 Durante los trabajos de consultora pueden identificarse cuestiones referidas a
gobierno, gestin de riesgos y control. En el caso de que estas cuestiones sean significativas
para la organizacin, deben ser comunicadas a la alta direccin y al Consejo.
2450 Opiniones globales
Cuando se emite una opinin global, debe considerar las expectativas de la alta direccin, el
Consejo, y otras partes interesadas y debe ser soportada por informacin suficiente, fiable,
relevante y til.

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Interpretacin: La comunicacin identificar:


El alcance, incluyendo el periodo de tiempo al que se refiere la opinin;
Las limitaciones al alcance;
La consideracin de todos los proyectos relacionados incluyendo cuando se
confe en otros proveedores de aseguramiento;
El riesgo, marco de control u otros criterios utilizados como base para la opinin
global; y La opinin global, juicio o conclusin alcanzada. Cuando existe una
opinin global que no es favorable, deben exponerse las causas de esta opinin.
2500 Seguimiento del progreso
El director ejecutivo de auditora debe establecer y mantener un sistema para vigilar la
disposicin de los resultados comunicados a la direccin.
2500.A1 - El director ejecutivo de auditora debe establecer un proceso de seguimiento para
vigilar y asegurar que las acciones de la direccin hayan sido implantadas eficazmente o que
la alta direccin haya aceptado el riesgo de no tomar medidas.
2500.C1 La actividad de auditora interna debe vigilar la disposicin de los resultados de los
trabajos de consultora, hasta el grado de alcance acordado con el cliente.
2600 Decisin de aceptacin de los riesgos por la direccin
Cuando el director ejecutivo de auditora considere que la alta direccin ha aceptado un nivel
de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la organizacin, debe tratar este asunto
con la alta direccin. Si la decisin referida al riesgo residual no se resuelve, el director
ejecutivo de auditora debe informar esta situacin al Consejo para su resolucin.

Glosario
Aceptacin del riesgo - El nivel de riesgo que una organizacin est dispuesta a aceptar.
Actividad de auditora interna - Un departamento, divisin, equipo de consultores, u otro/s
practicante/s que proporciona/n servicios independientes y objetivos de aseguramiento y
consulta, concebidos para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. La
actividad de auditora interna ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un
enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de
gestin de riesgos, control y gobierno.
Aadir / Agregar valor- La actividad de auditora interna aade valor a la organizacin (y
sus partes interesadas) cuando proporciona aseguramiento objetivo y relevante, y contribuye
a la eficacia de los procesos de gobierno, gestin de riesgos y control.
Cdigo de tica - El Cdigo de tica del Instituto de Auditores Internos (The Institute of
Internal Auditors - IIA) es una serie de principios significativos para la profesin y el ejercicio
de la auditora interna, y de Reglas de Conducta que describen el comportamiento que se
espera de los auditores internos. El Cdigo de tica se aplica tanto a las personas como a
las entidades que suministran servicios de auditora interna. El propsito del Cdigo de tica
es promover una cultura tica en la profesin global de auditora interna.
Conflicto de intereses - Se refiere a cualquier relacin que vaya o parezca ir en contra del
mejor inters de la organizacin. Un conflicto de intereses puede menoscabar la capacidad
de una persona para desempear sus obligaciones y responsabilidades de manera objetiva.
Consejo (Consejo de Administracin) - El trmino Consejo se refiere al cuerpo de
gobierno de una organizacin, tal como el consejo de administracin, el consejo de
supervisin, el responsable de un organismo o cuerpo legislativo, el comit o miembros de la
direccin de una organizacin sin nimo de lucro, o cualquier otro rgano de gobierno
designado por la organizacin, a quien pueda reportar funcionalmente el director ejecutivo de
auditora.
Control - Cualquier medida que tome la direccin, el Consejo y otras partes, para gestionar
los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La
direccin planifica, organiza y dirige la realizacin de las acciones suficientes para
proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarn los objetivos y metas.
Control adecuado - Es el que est presente si la direccin ha planificado y organizado
(diseado) las operaciones de manera tal que proporcionen un aseguramiento razonable de
que los objetivos y metas de la organizacin sern alcanzados de forma eficiente y
econmica.
Controles de tecnologa de la informacin - Controles que soportan la gestin y el
gobierno del negocio, y proporcionan controles generales y tcnicos sobre las
infraestructuras de tecnologa de la informacin tales como aplicaciones, informacin,
infraestructura y personas.

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Cumplimiento - Adhesin a las polticas, planes, procedimientos, leyes, regulaciones,


contratos y otros requerimientos.
Debe - Las Normas emplean la palabra debe para referirse a un requisito incondicional.
Debera - Las Normas emplean la palabra debera donde se espera cumplimiento a menos
que las circunstancias, basadas en el juicio profesional, justifiquen alguna desviacin.
Director ejecutivo de auditora - El director ejecutivo de auditora describe a la persona en
un puesto de alto directivo (senior) responsable de la gestin efectiva de la actividad de
auditora interna de acuerdo con el estatuto de auditora interna y la definicin de auditora
interna, el cdigo de tica y las Normas. El Director ejecutivo de auditora u otros a su cargo
tendrn las certificaciones y cualificacin apropiadas. El nombre del puesto especfico del
Director ejecutivo de auditora puede variar segn la organizacin.
Entorno / Ambiente de control - Se refiere a la actitud y a las acciones del Consejo y de la
direccin respecto a la importancia del control dentro de la organizacin. El entorno de
control proporciona disciplina y estructura para la consecucin de los objetivos principales del
sistema de control interno. El entorno de control consta de los siguientes elementos:

Estatuto - El Estatuto de la actividad de auditora interna es un documento formal escrito que


define el propsito, autoridad y responsabilidad de la actividad de auditora interna. El
Estatuto establece la posicin de la actividad de auditora interna dentro de la organizacin,
autoriza el acceso a los registros, al personal y a los bienes pertinentes para la ejecucin de
los trabajos, y define el mbito de actuacin de las actividades de auditora interna.
Fraude - Cualquier acto ilegal caracterizado por engao, ocultacin o violacin de confianza.
Estos actos no requieren la aplicacin de amenaza de violencia o de fuerza fsica. Los
fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero, bienes o
servicios, para evitar pagos o prdidas de servicios, o para asegurarse ventajas personales o
de negocio.
Gestin de riesgos - Un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar
acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento
razonable respecto del alcance de los objetivos de la organizacin.
Gobierno - La combinacin de procesos y estructuras implantados por el Consejo de
Administracin para informar, dirigir, gestionar y vigilar las actividades de la organizacin con
el fin de lograr sus objetivos.
Gobierno de tecnologa de la informacin - Consiste en el liderazgo, las estructuras de la
organizacin y los procesos que aseguran que la tecnologa de la informacin de la empresa
soporta las estrategias y objetivos de la organizacin.

Independencia - Libertad de condicionamientos que amenazan la capacidad de la actividad


de auditora interna para llevar a cabo sus responsabilidades de forma imparcial
Impedimentos o menoscabos - Los impedimentos o menoscabos a la independencia de la
organizacin y a la objetividad individual pueden incluir conflicto de intereses personales;
limitaciones al alcance; restricciones al acceso a los registros, al personal y a los bienes; y
limitaciones de recursos (fondos).
Marco Internacional para la Prctica Profesional - Marco conceptual que organiza la gua
de orientacin autorizada, promulgada por el IIA. La Gua de Orientacin Autorizada incluye
dos categoras (1) obligatoria y (2) aceptada y recomendada enrgicamente.
Norma - Un pronunciamiento profesional promulgado por el Consejo de Normas de Auditora
Interna que describe los requerimientos para desempear un amplio rango de actividades de
auditora interna y para evaluar el desempeo de la auditora interna.
Objetividad - Es una actitud mental independiente, que permite que los auditores internos
lleven a cabo sus trabajos con confianza en el producto de su labor y sin comprometer su
calidad. La objetividad requiere que los auditores internos no subordinen su juicio al de otros
sobre temas de auditora.
Objetivos del trabajo - Declaraciones generales establecidas por los auditores internos que
definen los logros pretendidos del trabajo.
Procesos de control - Las polticas, procedimientos y actividades, los cuales forman parte
de un enfoque de control, diseados para asegurar que los riesgos estn contenidos dentro
de las tolerancias establecidas por el proceso de evaluacin de riesgos.
Programa de trabajo - Un documento que consiste en una lista de los procedimientos a
seguir durante un trabajo, diseado para cumplir con el plan del trabajo.
Proveedor externo de servicios - Una persona o empresa, ajena a la organizacin, que
posee conocimientos, tcnicas y experiencia especiales en una disciplina en particular.
Riesgo - La posibilidad de que ocurra un acontecimiento que tenga un impacto en el alcance
de los objetivos. El riesgo se mide en trminos de impacto y probabilidad.
Riesgo residual - El riesgo que permanece despus de que la direccin haya realizado sus
acciones para reducir el impacto y la probabilidad de un acontecimiento adverso, incluyendo
las actividades de control en respuesta a un riesgo.
Servicios de aseguramiento - Un examen objetivo de evidencias con el propsito de
proveer una evaluacin independiente de los procesos de gestin de riesgos, control y
gobierno de una organizacin. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeo, de
cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida (due diligence).
Servicios de consultora - Actividades de asesoramiento y servicios relacionados,
proporcionadas a los clientes, cuya naturaleza y alcance estn acordados con los mismos y
estn dirigidos a aadir valor y a mejorar los procesos de gobierno, gestin de riesgos y
control de una organizacin, sin que el auditor interno asuma responsabilidades de gestin.

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Algunos ejemplos de estas actividades son el consejo, el asesoramiento, la facilitacin y la


formacin.
Significatividad o materialidad - La importancia relativa de un asunto dentro de un contexto
en el cual est siendo considerado, incluyendo factores cuantitativos y cualitativos, tales
como magnitud, naturaleza, efecto, relevancia e impacto. El juicio profesional ayuda a los
auditores internos cuando evalan la significatividad de los asuntos dentro del contexto de
los objetivos relevantes.
Tcnicas de auditora basadas en tecnologa - Cualquier herramienta automatizada de
auditora, tal como el software generalizado de auditora, los generadores de datos de
prueba, programas de auditora computarizada, y elementos de auditora de especializacin.
Tambin se conocen como tcnicas de auditora asistidas por computadora (TAAC).
Trabajo - Una especfica asignacin de auditora interna, tarea o actividad de revisin, tal
como auditora interna, revisin de autoevaluacin de control, examen de fraude, o
consultora. Un trabajo puede comprender mltiples tareas o actividades concebidas para
alcanzar un grupo especfico de objetivos relacionados.
***

AUDITORIA OPERACIONAL

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Este Material est compuesto de una serie de Boletines emitidos por la Comisin de Auditora
Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (Federacin de colegios de
Profesionistas), presenta la opinin unnime de los miembros de dicha Comisin. El mismo se
ha compilado para fines de estudio y transmisin del Conocimiento.

INDICE
Esquema Bsico de la Auditora Operacional
Introduccin................................................................................................
Propsito del boletn .................................................................................
Concepto de la Auditora Operacional ..............................................
Objetivos de la Auditora Operacional ..............................................
Alcance .....................................................................................................
Aplicacin de la Auditora Operacional............................................
La Auditora Interna y la Auditora Operacional ..............................
La Auditora Externa y la Auditora Operacional ..............................
La Consultorio Administrativa y la Auditora Operacional .............
La Auditora Operacional y otros trabajos profesionales ...............
Metodologa de la Auditora Operacional
Introduccin..............................................................................................
Propsito ....................................................................................................
Directrices de actuacin .......................................................................
Operaciones .............................................................................................
Metodologa de la Auditora Operacional........................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Investigacin y Anlisis ...........................................................................
Diagnstico ...............................................................................................
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de compras
Introduccin..............................................................................................
Propsito del boletn ...............................................................................
Concepto y alcance de la operacin de compras .......................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Visita a las instalaciones .........................................................................
Anlisis financiero de informacin operativa ...................................
Entrevistas ..................................................................................................
Examen de la documentacin e investigaciones
especficas.
Resumen y discusin previa de los problemas ..
detectados
Elaboracin del informe .........................................................................

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Pgina

Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de ventas
Introduccin..............................................................................................
Propsitos del Boletn ..............................................................................
Concepto y alcance de la operacin de ventas ...........................
Objetivo de la auditora operacional de ventas .............................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Visitas a las instalaciones .......................................................................
Anlisis financiero y de informacin operativa ................................
Entrevistas ..................................................................................................
Examen de la documentacin e investigaciones especficas...
Resumen y discusin previa de los problemas detectados.... ..
Elaboracin del informe .........................................................................
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de cobranzas
Introduccin..............................................................................................
Propsitos del Boletn ..............................................................................
Concepto y alcance de la operacin de cobranzas ....................
Objetivo de la auditora operacional de cobranzas ......................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Visitas a las instalaciones .......................................................................
Anlisis de la informacin financiera y operativa ............................
Entrevistas. .................................................................................................
Examen de documentacin.................................................................
Diagnstico preliminar ............................................................................
Resumen de observaciones y su discusin previa ...........................
Elaboracin del informe .........................................................................
Informe .......................................................................................................
Auditora Operacional de la administracin de recursos Humanos
Introduccin..............................................................................................
Propsitos del Boletn ..............................................................................

Conceptos y alcance de la administracin de recursos humanos .........................................................................................................


Objetivo e la auditora operacional de la administracin
de recursos humanos..............................................................................
Metodologa .............................................................................................
Familiarizacin ..........................................................................................
Estudio ambiental ....................................................................................
Planeacin ................................................................................................
Organizacin ............................................................................................
Direccin ...................................................................................................
Control........................................................................................................
Visita a lugares en que labora el personal ........................................
Investigacin y anlisis ...........................................................................
Anlisis de informacin cuantitativa y examen de documentacin ........................................................................................................
Entrevistas ..................................................................................................
Recapitulacin de hallazgos ................................................................
Discusin de borrador con los involucrados .....................................
Diagnstico [informe definitivo) ...........................................................
Auditora Operacional de centros de proceso electrnico de datos
Introduccin...........................................................................................
Propsitos del Boletn ......................................................................... ,
Concepto de alcance de las actividades desarrolladas en
los centros PED
Objetivos de la auditora operacional de centros de PED .
Metodologa ..........................................................................................
Familiarizacin .......................................................................................
Visita a las instalaciones .......................................................................
Anlisis de la informacin financiera y operativa ..........................
Entrevistas ...............................................................................................
Examen de la documentacin .........................................................
Recapitulacin de hallazgos .............................................................
Discusin de borrador con los involucrados ..................................
Informe definitivo ..................................................................................

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Auditora Operacional de Otorgamiento de crdito


Introduccin...........................................................................................
Propsitos del Boletn ...........................................................................
Conceptos y alcance de la operacin de otorgamiento
e crdito ...................................... .......................................................
Metodologa. . .......................................................................................
Familiarizacin .......................................................................................
Visitas a las Instalaciones .....................................................................
Investigacin y anlisis ........................................................................
Anlisis de la informacin financiera y operativa ..........................
Entrevistas ...............................................................................................
Examen de documentacin e investigaciones especficas . . .
Diagnstico ............................................................................................
Recapitulacin y verificacin de hallazgos ....................................
Discusin de las observaciones con los involucrados ..................
Elaboracin del informe ......................................................................
Auditora Operacional de la Administracin de Inventarios
Introduccin...........................................................................................
Propsitos del Boletn ...........................................................................
Concepto y alcance de la administracin de inventarios .
Objetivo de la auditora operacional de la administracin
de inventarios .........................................................................................
Metodologa ..........................................................................................
Familiarizacin .......................................................................................
Investigacin y anlisis ........................................................................
Anlisis de informacin financiera y operativa ..............................
Entrevistas ...................'. ..........................................................................
Examen de documentacin e investigaciones especficas . . .
Diagnstico ............................................................................................
Resumen de observaciones y discusin previa .............................
Informe ....................................................................................................
Auditora Operacional de los Sistemas Administrativos de Informacin
Introduccin...........................................................................................
Propsitos del Boletn ...........................................................................

Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de


Informacin ............................................................................................
Objetivos de la auditora operacional de los sistemas
administrativos de informacin .........................................................
Metodologa ..........................................................................................
Familiarizacin .......................................................................................
Visitas a las instalaciones de la empresa ........................................
Investigacin inicial ..............................................................................
Investigacin y anlisis ........................................................................
Diagnstico ............................................................................................
Elaboracin y discusin del informe.................................................
Conceptos asociados a la informacin que requiere las
empresas ................................................................................................

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ESQUEMA BSICO DE LA AUDITORIA


OPERACIONAL

Introduccin.
Desde fines de los aos sesenta, algunos contadores pblicos han venido realizando
trabajos de examen administrativo, cuyo propsito es promover la eficiencia de las
entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditora
Operacional.
La importancia de dictar normas sobre este tipo de trabajo fue reconocida por el
IMCP. En diciembre de 1972, la Comisin de Auditora Operacional emiti su primer boletn,
con el propsito de identificar el trabajo de auditora 2 Operacional realizado por contador
pblico, independiente o no, y con la intencin de lograr unificar criterios sobre el tema.
Desde entonces se reconoci que este tipo de trabajo, dada su naturaleza, que
implica un alto contenido de creatividad, est sujeto a una dinmica que implica el que su
conceptualizacin y metodologa fueren afinndose 3 a base de aproximaciones sucesivas.
Es este el origen de esta nueva versin del Boletn No. 1 de la Comisin de Auditora
Operacional.
Propsito del boletn.
Este boletn persigue definir el concepto, objetivo, alcance y aplicacin de la
auditora operacional, as como 4 su relacin y diferenciacin con la auditora interna, la
externa, la consultora y otro tipo de trabajos profesionales de naturaleza anloga.
Los criterios aqu expuestos, pretenden eliminar las divergencias que sobre el tema
han existido, adoptando una posicin prctica de Identificacin de conceptos y
apartndose de polmicas doctrinales y acadmicas estriles.
Concepto de la auditora operacional.
Por auditora operacional debe entenderse: El servicio que presta el contador
pblico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer
recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa 5 de la entidad.
Como se menciona en el boletn No. 2, este trabajo frecuentemente requiere de un
equipo multidisciplinario. Cuando ello ocurra, el contador pblico que dirija o participe en
dicho equipo, deber cuidar que los conocimientos propios y los de los dems profesionales
garanticen un trabajo de calidad.
Objetivo de la auditora operacional.
El objetivo de la auditora operacional se cumple al presentar recomendaciones que
tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique.
Existen tres niveles en que el contador pblico puede participar en apoyo a las
entidades, a saber:
Primero. En la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnstico de
obstculos).
Segundo. En la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc.,
interviniendo en su formacin.

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Tercero. En la implantacin de los cambios e innovaciones. (Implantacin de sistemas, etc.)


La auditora operacional persigue: detectar problemas y proporcionar bases para
solucionarlos; prever obstculos a la eficiencia; presentar recomendaciones para simplificar
el trabajo e informar sobre obstculos al cumplimiento de planes y tareas aquellas cuestiones
que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administracin de las entidades, en
la consecucin de la ptima productividad.
En la prctica de una auditora operacional, el contador pblico se circunscribir al
primer nivel de apoyo, ya que su participacin en los dems niveles queda fuera de la
prctica de auditora operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados
dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y
consultora administrativa.
El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: Investiga, analiza y
evala los hechos, es decir, diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que
los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos.
El auditor operacional hace las veces del mdico general, que diagnostica las fallas
(enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser l mismo u otro
contador pblico, el que promover las soluciones concretas. Esto ltimo corresponde a los
niveles d apoyo segundo y tercero mencionados en el prrafo 8.
Alcance.
En este apartado se sealan aquellas actividades que delimitan la prctica de la
auditora operacional, que la identifican claramente y que la equiparn o distinguen de otros
trabajos.
Algunos autores firman que la auditora operacional no debe presentar
recomendaciones, que slo debe conjuntar hechos, ayudar a la administracin a evaluar
desempeos y determinar qu tipos de investigaciones adicionales deben hacerse para
lograr avances. El diseo de las recomendaciones es, en opinin de tales autores,
responsabilidad de los encargados de reas o especialistas en las actividades sometidas a
evaluacin.
La Comisin de Auditora Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un criterio
uniforme sobre este particular, considerando que la auditora operacional debe proponer
recomendaciones especficas (en los casos que se 15 tengan elementos para ello) y que de
no ser as, pudieran tener un carcter general; pero en todos los casos deben presentarse
sugerencias para mejorar la eficiencia.

De otra manera, el servicio se vera restringido, pues sin presentar recomendaciones,


en lo general ste slo sera requerido por grandes entidades que tienen el potencial
suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las soluciones. En nuestro medio la
tendencia es que la administracin requiere no slo se le presenten los hechos comparados
contra estndares, sino que exigen del auditor la presentacin de recomendaciones. As, el
servicio de auditora operacional es ms til y ms acorde a nuestra realidad.
En relacin con los elementos del proceso administrativo que deben ser tomados en
cuenta en un examen de auditora Operacional, la revisin debe ser integral, abarcando
todos los pasos de dicho proceso (planeacin, organizacin, direccin y control) y no debe
restringirse slo al control.
El boletn No. 2 de esta Comisin - Metodologa -en su edicin revisada, define a la
operacin como el "conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular
dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir".

En dicho boletn se resalta Igualmente la caracterstica de que en el examen de


una operacin se consideren todos los departamentos que en ella intervienen y se presenta
un cuadro de las principales operaciones que pueden darse en una entidad.
Las anteriores referencias son un antecedente del nfasis que se desea aadir para
aclarar de mejor manera lo que es una operacin, evitando dar nuevas definiciones pero
incluyendo en su lugar ciertas comparaciones y reglas simples, que junto con las ya
indicadas, faciliten la formacin de un mejor juicio:
1, No es lo mismo un departamento que una operacin. En una operacin pueden
intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte
de ellos.
2. No deben confundirse las funciones fundamentales de la administracin con las
principales operaciones o funciones de una entidad; lo que s es importante
resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma en que ellas
son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas.
3. Los lmites que se establezcan a una operacin en una entidad, deben dar
consideracin a la posibilidad de realizar una investigacin completa y lgica,
que aporte sugerencias integrales y no una visin parcializada y eventualmente
errnea de los hechos.
La segregacin de operaciones en una entidad est ms acorde a las funciones
tradicionales de la misma 24 (vender, comprar, producir, cobrar, almacenar, otorgar crdito,
invertir, etc.) que a cualquier otra consideracin.
Aplicacin de la auditora operacional.
Aunque no pueden establecerse reglas fijas que determinen cundo debe
practicarse la auditora operacional, s se pueden mencionar aquellas que habitualmente los
administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado
como ms frecuentes:
1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.

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2. cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y


3. para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano
crecimiento de las entidades.
La auditora operacional puede realizarse en cualquier poca y con cualquier
frecuencia; lo recomendable es que se practique peridicamente, a fin de que rinda sus
mejores frutos. As, puede prepararse un programa cclico de revisiones, en el cual un rea
sea revisada cuando menos cada dos aos, mantenindose un examen permanente de
aquellas operaciones que requieran especial 26 atencin del monto de recursos invertidos
en ellas o por su criticidad.
En cuanto a la metodologa de su aplicacin, el 27 boletn No. 2 de esta Comisin,
la seala en detalle.
La auditora interna y la auditora operacional.
En los ltimos aos se ha notado cierta tendencia de parte de los auditores internos,
de adoptar el trmino "Auditor operacional".
Esto obedece a que tradicionalmente la auditora interna se ha ligado a la auditora
financiera. Actualmente se considera que el auditor interno, que no es tambin operacional,
se ha rezagado en su prctica profesional. Desde luego debe entenderse que el auditor
interno siempre deber estar en aptitud de realizar evaluaciones del proceso generador de
informacin financiera, particularmente cuando en esta rea se detecten fallas de
consideracin.
La auditora externa y la auditora operacional.
Las normas de auditora que rigen el examen de estados financieros, obligan al
contador pblico independiente a ". . . Efectuar un estudio y evaluacin adecuados del control
interno existente, que le sirvan de base para determinar el grado de confianza que va a depositar en
l; 30 asimismo, que le permita determinar la naturaleza, extensin y oportunidad que va a dar a los
procedimientos de auditora". (Boletn E-02 de la Comisin de Normas y Procedimientos de

Auditora del IMCP).


Asimismo, el referido boletn seala que el contador pblico "Como resultado de este
trabajo, est obligado ^ a formular sugerencias constructivas para mejorar los sistemas examinados y
en consecuencia, aumentar la eficiencia en la operacin de la entidad".
El examen de control interno que realiza el contador pblico independiente para
dictaminar los estados financieros, se enfoca a la medida en que el control interno permite
"la obtencin de informacin financiera, veras y confiable" que es uno de los cuatro objetivos del
control Interno, de acuerdo con el boletn E-02 al que ya se ha hecho mencin.
Por su parte, normalmente el contador pblico independiente cumple con la
responsabilidad profesional adicional de informar sobre la situacin que guarda el control
interno, a travs de comentarios, memoranda sobre situaciones especficas e informes que
contienen recomendaciones orientadas a mejorar el control interno en sus objetivos de
"obtencin de informacin financiera, veraz y confiable" y " proteccin de los activos de la entidad".

El mismo boletn E-02 Oe la Comisin de Normas y Procedimientos de Auditora de


este Instituto, seala un tercer objetivo de control interno en las entidades: "La promocin de
eficiencia en la operacin de la entidad". Evidentemente, si el auditor externo en su revisin
detecta obstculos en este propsito, tambin lo seala en su carta de recomendaciones.
El nfasis del auditor externo al revisar el control interno, en consecuencia, es juzgar
la efectividad de ste en materia de su contribucin a la confiabilidad de la informacin
financiera; por ello, la auditora financiera tiene un propsito prioritario perfectamente
determinado: Proporcionar elementos para que el auditor pueda emitir un juicio sobre la
razonabilidad de la informacin mostrada en los estados financieros. Consecuentemente, la
revisin del control interno, realizada como parte de la auditora financiera, no debe
confundirse con la auditora operacional, toda vez que sus propsitos y metodologa son
diferentes.
La consultora administrativa y la auditora operacional.
La consultora administrativa se ha desarrollado como una especialidad de los
servicios tradicionales del contador pblico.
Como ha quedado mencionado, el diseo e implantacin de sistemas y
procedimientos, actividades propias del consultor, es trabajo subsecuente al diagnostico de
problemas u obstculos administrativos; sin embargo, es frecuente que el propio consultor
diagnostique los problemas y posteriormente disee e implante las soluciones.
La fase de diagnstico que realiza el consultor, por su propsito - detectar
obstculos de la eficacia y la eficiencia - y su metodologa, coincide con el examen de la
auditora operacional, y consecuentemente, cuando ste es realizado por contador
pblico, se recomienda se rija por los lineamientos de este boletn.
La auditora operacional y otros trabajos profesionales.
Las diferencias existentes con otras denominaciones con que se conoce a la
auditora operacional, son exclusivamente de grado y de forma. Ahondar en polmicas que
resultan ms gramaticales que tcnicas, es estril.
En la prctica, los usuarios de este tipo de trabajos profesionales, no encuentran
diferencias substanciales entre ellos y utilizan sus beneficios Indistintamente. Lo que es ms, el
usuario poco le importa el ttulo con el que se le designe, lo que le interesa es que se
satisfaga el propsito de diagnosticar obstculos a la eficiencia de su entidad. Asimismo, los
prestadores de este servicio, tanto internos como externos, en un alto porcentaje, no
encuentran tampoco diferencias concretas entre ellos.
Las denominaciones anlogas a la de auditora operacional, son, entre otras:
auditora administrativa; auditora de operaciones; auditora de eficiencia; auditora de la
productividad; auditora operativa; diagnstico administrativo; evaluacin administrativa y
revisin administrativa.
Independientemente del nombre con que se le designe, cuando es un contador
pblico quien realiza un trabajo tendiente a promover eficiencia, invariablemente debe
garantizarse la calidad del servicio profesional. Por ello, el esquema de referencia bsico de
este boletn es el de todos aquellos trabajos profesionales ejecutados por contadores
pblicos, o en su nombre, y que persigan como objetivo bsico el promover la eficiencia

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operativa de la entidad, a travs de la presentacin de recomendaciones. Este tipo de


servicio profesional debe designarse, preferentemente, como auditora operacional.
Si la manera de realizar un trabajo y ciertas peculiaridades de enfoque difieren
significativamente, para que pueda ser calificado con una denominacin distinta al de
auditora operacional, pero el objetivo es idntico, se recomienda se respeten las normas de
trabajo y calidad de la participacin del contador pblico para la auditora operacional, es
decir, las directrices de actuacin relativas a independencia mental, conocimientos,
experiencia y evidencia suficientes, as como las etapas fundamentales que debe respetar
el contador pblico en materia de metodologa (Vase el boletn No. 2).
Se recomienda a los prestadores y usuarios de este tipo de servicio profesional,
definir claramente, desde su contratacin, el objetivo, alcance y caractersticas,
precisndose el producto final del mismo.
Aunque la Comisin de Auditora Operacional no es normativa, el contenido de sus
boletines representa recomendaciones que se espera adopten los Contadores Pblicos
miembros del IMCP.

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA
OPERACIONAL

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Introduccin.
Entendindose el objetivo de la auditora operacional y poseyendo la capacidad
profesional adecuada, lo nico necesario para ejercerla, independientemente de 1
cualquier posible metodologa, es la actitud mental de bsqueda constante de
oportunidades para aumentar eficiencia en los controles operacionales y en la realizacin
misma de las operaciones.
No obstante, el poseer una metodologa claramente definida que permita
sistematizar todos y cada uno de los pasos de la revisin, coadyuva a la formulacin de
conclusiones valederas, en el menor tiempo posible. El mtodo por si mismo no garantiza
una eficiente auditora operacional, pero apunta la veracidad del diagnstico. A la
metodologa general de la Auditora Operacional se refiere este Boletn.
Propsito.
El propsito de este Boletn es exponer conceptos generales sobre la actuacin del auditor
operacional, su mbito de trabajo la metodologa que debe emplearse en el desarrollo de
una auditora operacional. En otros boletines que traten de operaciones especficas
(compras, ventas etc.), se discutirn procedimientos de examen aplicables a casos
concretos.
Con objeto de lograr este propsito, el Boletn se 4 ha dividido en las siguientes
secciones:
1. Directrices de Actuacin
2. Operaciones
3. Metodologa
4. Informe
En la primera de estas secciones se hace referencia a los aspectos de actuacin profesional
que debe tomar en cuenta el contador pblico, al llevar a cabo una 5 Auditora
Operacional. En la segunda se define y se comenta el concepto de operacin y se dan
ejemplos de las mismas. En la tercera se exponen las herramientas de trabajo con que se
cuenta para el desarrollo del examen, y en la ltima se indica cmo debe informarse de los
resultados obtenidos en la auditora.
Directrices de actuacin
La auditora operacional no es privativa del contador pblico, ni tiene que ser desarrollada
por un profesional independiente. Sin embargo el concepto de mantener una actitud
objetiva es vlido. Esto evitar influencias o presiones por parte de las personas a quien se va
a informar o de 6 las personas que tienen a su cargo las operaciones, objeto del examen. En
este sentido la tradicional independencia del contador pblico, como auditor o consultor
externo, aunque no es un requisito, si resulta conveniente.
El contador pblico, antes de aceptar su designacin como auditor operacional, debe
precisar si tiene los conocimientos y la experiencia que requiere el caso particular. Cabe
destacar que por la naturaleza de la auditora operacional, el contador, en ocasiones,

trabaja en coordinacin con especialistas de otras disciplinas; en estos casos, podr tomar
como suya la labor realizada por otros profesionales y aceptar la responsabilidad
correspondiente cuando tenga la capacidad de supervisarla. Adems, deber indicar
claramente en su informe, que se ha apoyado en el trabajo de otros profesionales.
Por todo lo anterior, debe insistirse en la necesidad de una actitud mental,
conocimiento y experiencia adecuadas por parte del contador pblico a fin de que est en
posibilidades de llevar a cabo auditoras operacionales.
Al igual que en cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega parte de su
ejecucin a colaboradores, el contador pblico tiene la obligacin de cerciorarse de su
capacidad y experiencia, y Cebe ejercitar una adecuada supervisin de sus labores.
Por ltimo, es necesario indicar que el contador pblico deber obtener evidencia suficiente
que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe; dicha evidencia debe
quedar debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor operacional.
Operaciones.
En auditora operacional se define a una operacin como al conjunto de
actividades orientadas al logro de un 11 fin u objetivo particular dentro de la empresa, tales
como vender, comprar, producir, etc.
En el enfoque de trabajo de la auditora operacional, las operaciones que realiza una
empresa deben considerarse de manera integral, independientemente de que en la
mayora de los casos la ejecucin de una operacin en particular est asignada a varios
departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
As, la operacin de ventas, por ejemplo, ser estudiada en todas sus etapas, ya sea
que se desarrollen en 13 el propio departamento o rea de ventas, o en otros departamentos, como pueden ser contabilidad, crdito y cobranzas, produccin, embarques,
etc.
Aunque el enfoque descrito establece el estudio de las operaciones directamente y
no del personal que las realiza, la investigacin deber determinar si el personal encargado
de la operacin tiene capacidad para ejecutarla.
Para contar con un marco de referencia ms especfico de la aplicacin de la
auditora operacional, se utilizarn las operaciones de una empresa de carcter industrial y
sus sub operaciones ms sobresalientes como gua para emitir Boletines especficos.

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Convencionalmente se usar la siguiente clasificacin:


Operaciones generales
Comercializacin:

Compras:

Operaciones especficas

Investigacin de Mercado
Ventas
Publicidad
Distribucin

- Compras

Produccin:
Programacin y control de la
produccin
Administracin de Inventarios
Mantenimiento
Almacenaje

Administracin de Recursos Humanos:


Reclutamiento y Seleccin
Capacitacin y Desarrollo
Administracin de Sueldos y Salarios
Finanzas:
Administracin del efectivo
Administracin de Inversiones de
Capital
Otorgamiento de Crdito
Cobranzas
Obtencin de
Financiamiento
Sistemas:
Organizacin y mtodos
Procesamiento Electrnico de la
Informacin

Metodologa de la auditora operacional.


La metodologa que se comenta en este Boletn que se simplifica en tres pasos
fundamentales: familiarizacin, investigacin y anlisis, y diagnstico, tiene un carcter
genrico y deber adecuarse a las situaciones especficas que se encuentren en el
desarrollo de la revisin.
I.

Familiarizacin

El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro


del contexto de la Empresa que est auditando a travs del estudio de:
(1) Los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad econmica en que se
desenvuelve la Empresa y que inciden en la administracin de la operacin que se
revisa.
(2) La infraestructura especfica establecida para hacer frente a la administracin de la
operacin (planeacin, 20 organizacin, direccin y control), y
(3) Los antecedentes respecto de deficiencias detectadas a travs de cartas de
sugerencias u otros informes 21 emitidos en el pasado por auditores internos, externos o
consultores.
En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor sistematizar sus
esfuerzos para familia- 22 rizarse con la Empresa en general y con la operacin que se
revisar en lo particular:
A) ESTUDIO AMBIENTAL
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala
que permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad en esta
investigacin inicial ser definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a
investigar sern los siguientes:
a) La importancia que para la Empresa representa la operacin que se audita, medida de
acuerdo a las repercusiones financieras que tendra si se mejorara su eficiencia;
b) indicadores tales como rotaciones, razones financieras, etc.;
c) estructura de la organizacin y polticas aplicables a la operacin que se revisa;
d) reglamentacin federal, estatal, y municipal que rigen las prcticas de manejo de la
operacin;
e) informacin de la forma como la competencia resuelve los problemas de una
operacin similar.
B) ESTUDIO DE LA GESTION ADMINISTRATIVA
Respecto a la gestin administrativa de la empresa (planeacin, organizacin, direccin y
control), el auditor deber estudiar su instrumentacin prctica a fin de conocer, en

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trminos generales sus caractersticas y posibles deficiencias, La evaluacin de esta


instrumentacin se har en detalle en una fase posterior por lo que en este proceso de
familiarizacin al auditor nicamente le interesa conocer las caractersticas esenciales de la
misma.
C) VISITA A LAS INSTALACIONES
Tiene por objeto observar directamente cmo se efectan las operaciones e
identificar sntomas de problemas.
Durante el proceso de familiarizacin es lgico que el auditor entre en contacto
con los diversos funcionarios y empleados que manejan directamente la operacin y que,
mediante entrevistas informales conozca de ellos tanto caractersticas especficas como
problemas de la operacin misma.
Una vez realizado el proceso de familiarizacin, el auditor operacional estar en
posibilidad de: dando orden a sus ideas y como fundamento en los hechos que haya
observado, estructurar un programa de trabajo lo suficientemente detallado para entrar a
la siguiente fase de la metodologa, de una manera ordenada, estando as en posibilidad
de delegar parte de las investigaciones y de supervisar su realizacin. El uso de programas
estndar se considera aceptable en la medida en que se haga la adecuacin pertinente al
caso especfico que se investiga.
II. Investigacin y anlisis.
El objetivo de esta segunda fase de la metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para evaluar, la eficiencia y efectividad de la operacin en cuestin.
En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole,
utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo
estadstico.
La utilizacin de estadsticas resulta particularmente efectiva en esta fase y al
respecto es recomendable que 30 aqullas sean verificadas antes de ser utilizadas.
En el caso de que la empresa carezca de informacin respecto de la competencia
o de las estadsticas necesarias para evaluar la operacin el auditor deber efectuar los
estudios e investigaciones necesarios para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como: entrevistas
formales, revisin de expedientes, revisin de documentacin, observaciones directas,
investigacin en las Cmaras y Asociaciones a los que pertenezca la empresa, actualizacin de estadsticas, seguimiento y comparacin de hallazgos, etc.
Cualquiera que sea el caso, el auditor deber cuidar que sus investigaciones se
planeen y desarrollen de tal manera que en el menor tiempo necesario obtenga la
informacin ms objetiva posible. Esta caracterstica comn a cualquier revisin de
eficiencia, debe ser especialmente cuidada en vista de la diversidad de criterios existentes
para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar.

Consecuentemente el auditor debe buscar hechos y evitar distorsionarlos con


interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta no tener todos los elementos
necesarios para formarse una opinin de conjunto a fin de que el diagnstico final sea lo
ms objetivo.
Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas como las que
en seguida se explican:
A) Entrevistas:

Las entrevistas formales son una de las tcnicas de mayor uso en la auditora operacional,
toda vez que a travs de ellas se obtiene la informacin de primera mano respecto de la
operacin.
Cuando se utiliza esta herramienta deber cuidarse:
Planear las entrevistas para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las
polticas y procedimientos.
Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiadas al
tipo de evidencia que se desea recopilar determinando el tamao de la muestra y la
oportunidad de la entrevista. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que
administra las principales actividades as como con el personal de lnea, asegurndose
de haber obtenido una opinin veraz y significativa de lo que ocurre en la operacin.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como
opinin general.
B) Evaluacin de la gestin administrativa:

Habindose realizado en la fase de familiarizacin el estudio preliminar de la planeacin,


organizacin, direccin y control de la operacin bajo examen en esta fase se proceder a
evaluar en detalle su efectividad y eficacia. De la planeacin deber estudiarse
fundamentalmente el grado de efectividad logrado para anticipar problemas y programar
actividades eficientemente; en cuanto a la organizacin, de especial inters es la crtica
detallada de la estructura de la organizacin, la clara definicin de lneas de autoridad y
responsabilidad, la coordinacin del o los departamentos encargados de la operacin entre
s y con otras reas de la empresa, as como los niveles jerrquicos y actitud aparente de los
empleados y funcionarios encargados de la operacin; respecto de la direccin, interesan
36 al auditor operacional los indicios que hablen de la calidad directiva de los ejecutivos, la
efectividad del sistema de informacin que respalda las decisiones de la direccin y la
oportunidad de estas; en cuanto al control, que no es ms que la comparacin de lo
planeado con lo ejecutado, especial inters tiene para el auditor operacional los mecanismos de programacin y presupuestaron as como su contenido y oportunidad como
instrumentos de evaluacin.
C) Examen de la documentacin:

La finalidad de esta tcnica es coadyuvar a la verificacin objetiva de la


informacin sujeta a anlisis o bien la obtencin de algunos datos especficos.

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III. Diagnstico.
Una vez estudiada y evaluara la infraestructura administrativa se sumarizarn los
hallazgos y se sealar la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aqullos que
sean indicios de notorias fallas de eficiencia. El auditor debe alejarse del detalle, y con base
en los hallazgos especficos, ensayar el resumen de los de mayor relevancia; el mtodo que
se explica en los incisos A y B, resulta de utilidad a este propsito.

A. Fase creativa:
En esta fase se precisar si los problemas detectados son congruentes con la
realidad de la empresa. Esta fase no representa, de ninguna manera la solucin detallada
de los problemas (dicha solucin corresponde a un trabajo de consultorio).
Sumarizados los hallazgos se proceder como sigue:
a) Ensayar un modelo conceptual de la estrategia administrativa que ms convenga a la
empresa para la operacin estudiada de acuerdo con las circunstancias que le rodean,
o bien, compararlos con modelos ya establecidos;
b) precisar la prioridad que debe darse a los elementos del modelo anterior;
c) considerar el costo-beneficio del modelo diseado.
Este modelo puede ser tan simple como lograr una panormica previa de los problemas y
sus soluciones conceptuales, antes de precisar las sugerencias detalladas.
B. Reverificacin de hallazgos:
El modelo desarrollado en "A" se sujetar a una nueva verificacin para separar con
mayor precisin de los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico
definitivo como sigue:
a) Comparar el esquema con el modelo vigente y asegurarse que las diferencias son
importantes;
b) listar las excepciones encontradas en la confrontacin y compararlas con las que se
haban listado al iniciarse la fase creativa;
c) ratificar la existencia de los problemas diagnosticados mediante comentarios con las
personas directamente involucradas;
d) asegurarse que se trata de problemas cuya solucin es factible porque existen tcnicas
disponibles para ello;
e) interrelacionar los problemas encontrados con los que pudieran haber detectado en
otras reas y asegurarse que las alternativas de solucin propuestas no generarn
mayores o ms complejos problemas o agravarn los existentes.

C. Elaboracin del informe:


Elaborado el borrador del informe, el auditor deber proceder a:
a) Discusin del borrador con los involucrados.
Discutir con los involucrados el borrador del Informe persigue el doble propsito de
asegurarse de que se trata de hallazgos reales y que los involucrados coinciden con su
existencia precisamente en la forma en que se describe en el borrador.
Un objetivo adicional de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que
hagan frente comn con el auditor al presentar el diagnstico definitivo a la alta
gerencia;
b) informe definitivo
En ste el informe de la Auditora Operacional y se trata ms adelante en detalle
Informe.
Importancia y concepto
El informe sobre auditora operacional es el producto terminado del trabajo
realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la Empresa de
la labor del auditor.
Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas
detectados en relacin con la eficiencia operativa de la Empresa y con los controles
operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del
examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos
problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia
operativa y en ltima instancia, en la productividad.
Para que la Auditora Operacional sea til a la Empresa, el informe debe ser gil y orientado
hacia la accin. Adems, siempre que sea posible, bebe cuantificarse el efecto de los
problemas existentes y de los posibles cambios.
Naturaleza
Por las caractersticas de la Auditora Operacional, el informe debe tener la
naturaleza equivalente a un diagnstico, en el cual se plasmen los hallazgos derivados del
trabajo, relacionados con la eficiencia operacional y el efecto y las consecuencias de los
problemas detectados.
Congruentemente con la afirmacin anterior debe precisarse que no es posible que como
resultado final del trabajo se presente una opinin fundamentada tipo dictamen sobre
estados financieros, sobre el grabo de eficiencia existente en la Empresa.
El informe o diagnstico de Auditora Operacional no tiene la finalidad de emitir un
dictamen, no es posible darle tal alcance.

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Por otra parte, tambin debe quedar claro que el informe de la Auditora operacional es
distinto al producto terminado de un proyecto de consultora en administracin pues en este
ltimo, el resultado final implica necesariamente proporcionar sugerencias especficas, el
diseo de las formas, procedimientos y sistemas necesarios, la instalacin de ellos y
posteriores visitas de supervisin; todo ello con el propsito de que las ideas presentadas
funcionen a plenitud y aporten los beneficios deseados.
En algunos casos, el informe de Auditora Operacional puede ser el inicio de un trabajo de
consultora en administracin a cargo de consultores externos e internos.
Estructura
El contenido bsico del informe normalmente debe incluir los tres elementos siguientes:
a) Alcance y limitaciones del trabajo;
b) situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional;
c) sugerencias para mejorar la eficiencia.
A continuacin se dan algunas orientaciones en relacin con cada uno de estos
elementos;
a) alcance y limitaciones del trabajo.
Esta seccin debe ser breve y en ella deben identificarse los objetivos del trabajo
realizado; las operaciones sujetas a examen (as como las que se excluyen cuando
pudiera existir alguna confusin); el criterio de prioridades establecido; la contratacin
especfica, en su caso; las limitaciones; la participacin de otros profesionales si la hubo, y
la responsabilidad asumida sobre las labores que hayan realizado:
b) situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia operacional.
En esta parte del informe es conveniente presentar un resumen jerarquizado en el que
resalten los hallazgos ms significativos y se destaque el efecto de ellos, referenciado a
una descripcin ms extensa en la que se proporcionen mayores datos sobre los
problemas detectados, sus causas y consecuencias, ejemplo, etc.;
c) sugerencias para mejorar la eficiencia.
Es conveniente que las sugerencias se incluyan inmediatamente despus de que se
sealaron las situaciones que afectan desfavorablemente la eficiencia de operacin.
Dichas sugerencias podrn ser especficas en los casos en que se tengan elementos para
ello; en otras ocasiones las recomendaciones tendrn un carcter general.
Estas recomendaciones deben estar enfocadas a que se mejore la eficiencia citando
casos especficos en los cuales puedan modificarse los procedimientos o criterios,
cuantificando en lo posible los resultados previsibles de un cambio.
Evaluacin y efecto de los problemas

El enfoque que conviene dar al informe debe tender a resaltar objetivamente siempre que
sea posible el efecto cuantificado que provocan las ineficiencias detectadas, sus causas
y consecuencias.
Conviene presentar muy claramente a los administradores de las Empresas el efecto
de la ineficiencia existente (cunto les cuesta o dejan de ganar), a fin de motivar la toma
de las medidas correctivas conducentes.
El efecto y consecuencias de los problemas a que se hace referencia, pueden
corresponder a una prdida; en tanto que las sugerencias que se presenten deben estar
orientadas a un aumento de productividad, ahorros que podran lograrse o bien otros
aspectos susceptibles de provocar nuevas fuentes de utilidades.
Generalmente el mencionar en el informe la causa de la ineficiencia, proporciona
las bases para los cambios que deban efectuarse para eliminarla.
Responsabilidad
La responsabilidad del auditor operacional consiste en informar sobre los problemas
detectados y sugerir posibles soluciones. La implantacin de las medidas necesarias para
solucionar los problemas detectados, en trminos generales, queda fuera del alcance del
trabajo de auditora operacional, incluso en aquellos casos en que el auditor haya
presentado recomendaciones especficas.
La solucin de los problemas es responsabilidad directa de la Empresa, la que podr
recurrir a consultores externos para ese objetivo.
Forma
Los hallazgos de la Auditora Operacional pueden irse comunicando en el curso del
examen o su trmino; esto depender en gran parte de la trascendencia de los problemas
detectados y de la urgencia de que se apliquen las medidas correctivas. Una observacin
de menor importancia puede no ameritar su inclusin en una comunicacin formal, bastar
hacerla del conocimiento del funcionario responsable del rea para que ste proceda a
tomar las medidas necesarias. Cuando se detecte un problema grave que requiera de una
solucin urgente, ser necesario informarlo de inmediato sin esperar el trmino de la auditora.
Es importante que el resultado de la Auditora Operacional se presente
invariablemente por escrito. Adicionalmente otros medios de comunicacin pueden resultar
convenientes.
Para que el informe de Auditora Operacional cumpla con su cometido, el auditor
deber pensar en la persona a quien se dirige, en su preparacin, posicin dentro de la
organizacin, etc., y de acuerdo a las circunstancias, decidir la forma en que debe
presentarse, Lo que hay que recordar es que se debe ser tan verstil como sea necesario
para lograr una adecuada comunicacin.
El auditor debe dar especial consideracin a la conveniencia de utilizar recursos
audiovisuales, tales como pizarrones, lminas, proyecciones, etc. El tipo de presentacin y
los equipos a utilizar deben de escogerse tomando en consideracin cul va a ser el
auditorio, el rea de que se dispone, el tiempo con que se cuenta, costo, etc.

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

Debe recordarse que una presentacin audiovisual siempre debe complementarse con un
informe escrito.
El informe audiovisual tiene varias ventajas, entre las 63 cuales estn las siguientes:

Se centra la atencin
Se obliga a leerlo
Se logra un cambio de impresiones automtico
El auditor se percata de las reacciones
Invita a la inmediata solucin de los problemas
Puede llevarse borrador escrito que luego se modifica si procede.
Recomendaciones prcticas para elaborar el informe.

Adems de los conceptos anteriores, a continuacin se presentan algunas


recomendaciones prcticas para elaborar el informe.

Definir cul es el propsito del informe (final, parcial, de detalle, de


panorama).

A quien se dirige

Qu le interesa al o a los lectores (No decir lo que ya se conoce) uso de sntesis


(permite tener una idea general sin leer el informe).

Necesidad de seccionar y utilizar ndices (as que puede ir, a la seccin o


informacin de respaldo que interese).

Utilizacin de subttulos (fijar ideas, ayudan a memorizar)

Los comentarios deben jerarquizarse (inconscientemente siempre se considera que lo


primero el lo ms importante).

Solo en casos de excepcin deben describirse procedimientos de examen.

Las tendencias y las cifras relativas pueden ser mejores que las estticas y los nmeros
absolutos.

Siempre que sea conveniente deben usarse cifras cerradas en miles, cientos, etc.

Un declogo para preparar un buen informe de Auditora Operacional en el siguiente:


I)

Enfatizar los aspectos significativos que mejoren la operacin del negocio. Cualquier
ejecutivo estar interesado en cambios de procedimientos que resulten en reduccin
de costos. No estar igualmente interesado en controles protectivos.

II)

Omitir partidas o hechos poco significativos que no requieran la atencin de los


ejecutivos.

III) Limitar el informe al mnimo indispensable.


IV) No esperar que el funcionario conozca tecnicismos. Escribir el informe en el lenguaje que
l est acostumbrado a usar.
V) No hacer crticas que no vayan acompaadas de sugestiones constructivas o que no
estn respaldadas por hechos. En aspectos tcnicos, en los que el auditor est
capacitado para hacer una recomendacin especfica, los hallazgos deben ser
informados con la sugestin de que sean estudiados con mayor detalle por expertos
calificados cuando la situacin parezca requerir dicha accin.
VI) Discutir el informe con todos los responsables que se vean afectados por sus
observaciones y recomendaciones.
VII) En la medida de lo posible, obtener el acuerdo de los funcionarios afectados por las
recomendaciones, y en su caso, presentarlas como sugestiones conjuntas.
VIII) Si no se cuenta con la aprobacin de los afectados, cuando menos asegurarse que si
hay acuerdo a las circunstancias y hechos que se informan. As los afectivos superiores
podrn ver la posicin del afectado y la del auditor y tomar una decisin (accin).
IX) Enviar copia (o sntesis) del informe final a todos los encargados de departamentos
operativos que se vean afectados, as como al funcionario superior responsable de la
operacin auditada. (si se usan sumarios, debe tenerse cuidado que sean lo
suficientemente amplios para dar una idea adecuada de los antecedentes y de las
razones para la recomendacin).
X) No circular material que no contenga el propio informe.
Este Boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos (Federacin de colegios de Profesionistas), presenta la opinin unnime de los
miembros de dicha Comisin y fue autorizada para su publicacin por el Comit Ejecutivo
del Instituto.

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AUDITORIA OPERACIONAL DE
COMPRAS

Introduccin.
Este boletn presenta lo que se considera deben ser los aspectos bsicos de la auditora
operacional de compras en empresas industriales y comerciales.
Como lo indica el Boletn No. 2 de esta Comisin, el contador requiere una preparacin
adicional y prctica 2 en las operaciones que va a revisar; y en consecuencia, en este caso
deber contar con experiencia y conocimientos especficos de compras.
Las compras constituyen una operacin de primordial importancia dentro de las empresas.
El costo y abastecimiento de los artculos que se adquieren para su reventa o su
transformacin es factor determinante en los resultados econmicos de la empresa, por la
influencia que suelen tener en el costo total.
Propsitos del boletn.
Los propsitos de este boletn son los siguientes;
Establecer, el concepto bsico y el alcance de la operacin de compras.
Definir el producto de la auditora operacional de compras considerando el marco general
de actividades y objetivos de la empresa.
Indicar y orientar acerca de la metodologa (instrumentos, tcnicas y procedimientos) para
efectuar la 7 auditora operacional de compras.
Orientar en cuanto a la forma en que puede presentarse la informacin relativa a los
resultados obtenidos en el trabajo.
Concepto y alcance de la operacin de compras.
La operacin de compras es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para
adquirir los recursos necesarios, principalmente de carcter material para la realizacin de
sus objetivos.
La operacin de compras comprende entre otras, las siguientes actividades:
Proponer objetivos, polticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las
necesidades de produccin, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y tcnicos que integran la
operacin de compras y proponer los cambios pertinentes.
Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos
artculos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener informacin
histrica Oe estos artculos.
Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artculos y servicios que las
diversas reas de la empresa requieran.

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Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisicin de algn artculo lo hagan
cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones
adecuadas de los artculos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento
normal.
Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los
artculos y servicios.
Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisicin de cada artculo requerido.
Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artculo requerido, as como
las propias de su empresa, garanticen una compra ptima al menor costo y aseguren el
abastecimiento ptimo de los artculos adecuados.
Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades,
especificaciones, tiempo, precio y dems condiciones de entrega.
Presentar las reclamaciones y en su caso hacer la devolucin de artculos surtidos en
desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las
observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores,
Participar en el establecimiento de las polticas relativas al pago a proveedores
considerando las condiciones de Tesorera de la empresa para aprovechar al mximo las
posibilidades de negociacin de las compras.
Coordinar sus actividades con reas relacionadas, principalmente, produccin, ventas,
almacenes, control de calidad y tesorera.
Objetivo de la auditora operacional de compras
El objetivo de la auditora operacional de compras es examinar las actividades que la
integran con el propsito de mejorar los controles operativos componentes y la propia
eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.
Metodologa.
La metodologa general para el examen de las operaciones est contenida en el boletn 2
de esta Comisin. En este Boletn se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo
la Auditora Operacional de Compras. Los procedimientos que se describen a continuacin
debern adecuarse y complementarse en cada caso particular.
Familiarizacin.
El auditor debe familiarizarse en lo particular con la operacin de compras, llevando a cabo
un estudio general de sus objetivos, polticas, organizacin, ubicacin de la operacin de
compras en el flujo de las operaciones.
Estudiar los expedientes de auditoras e informes y cartas de recomendaciones o
sugerencias cuando esto sea aplicable.
Visita a las Instalaciones.

Inspeccionar las instalaciones de compras, incluyendo las reas de recepcin, almacenaje,


etc.
INVESTIGACION Y ANALISIS
Anlisis financiero y de informacin operativa
Analizar la informacin existente relativa a compras, tanto de carcter interno como
externo.
Deber analizarse si el tipo de estadsticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus
necesidades como pueden ser compras de artculos por reas geogrficas, por clase de
proveedor, etc.
Estudiar las cifras estadsticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en
valores.
Comparar los datos de compras con las de ejercicios anteriores y de ser posible con los de
empresas similares. Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras
internas y externas, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones,
precios de algunos artculos, etc.
Entrevistas
Elaborar cuestionarios y guas de entrevistas que permitan conocer cmo se realiza la
operacin de compras, para entrevistar a los responsables de la ejecucin de las compras y
verificar la aplicacin de las polticas en esa rea. Estas entrevistas debern hacerse tanto
con las personas que deciden las polticas de compras como con las que las ejecutan, as
como con las que tienen a su cargo actividades relacionadas con las compras, tales como
las de produccin, ventas, almacenes, control de calidad y tesorera. En algunos casos es
conveniente realizar encuestas o entrevistas con proveedores.
Examen de la Documentacin e investigaciones especficas
Estudiar los diversos registros, formas, archivos relativos a compras, proveedores,
requisiciones, anlisis de precios, condiciones de compra, estadsticas, anlisis de casos
significativos, etc. Esta revisin debe abarcar entre otros aspectos la verificacin de que
existe el 34 nmero suficiente de proveedores para cada artculo, que se haga una
investigacin de nuevos proveedores, peridicamente, que no hayan surtido en los ltimos
meses el artculo que se estudie.
Comprobar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los anlisis
estadsticos y en las entrevistas. Analizar los programas de auditora interna y de ser posible
los papeles de trabajo que origine para detectar reas en que se puede sugerir algunos
procedimientos adicionales que permitan asegurarse de que las polticas establecidas para
llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente. Investigar que el tipo de relacin y
control que exista en el trato con los Agentes Aduanales para el caso de compras de
importacin asegure un procedimiento eficiente en las compras del exterior.
Preparar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operacin, lo cual facilita la
localizacin de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse
memoranda descriptivos de la operacin para su estudio y anlisis. Por ltimo se podr
analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean stos almacenes

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centrales o unidades de consumo (de fabricacin o de vent). Si los trminos 36 de entrega


son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados por la empresa o si
resulta ms recomendable contratar entregas que Incluyan fletes pagados.
Cuantificar el posible efecto de cambios en algunos artculos, materiales y en los mtodos
de compra, vgr. Compras de volumen, determinacin del lote econmico de compra,
alternativas de comprar o fabricar, etc.
Investigar si la empresa opera con base en algn presupuesto de compras en cuyo caso
deber estudiarse ste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicacin sobre
los mismos.
Conviene investigar si se tiene establecida una poltica de rotacin de compradores cuando
el volumen de las compras permita esta prctica. Asimismo deber investigarse si se tiene
una adecuada supervisin del personal que efecta directamente las compras. Estudiar el
costo total del manejo del departamento de compras en funcin del volumen de
operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad. Analizar si es
el caso, si se cumple con las polticas establecidas por el Departamento de Ventas cuando
el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada artculo.
Revisar los mtodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso
que regulen la operacin de compras.
Resumen y discusin previa de los problemas detectados.
Estudiar la informacin obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan
mejorar la eficiencia en la operacin de compras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan
captar de alguna omisin en el trabajo desarrollado.
Discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a medida
que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa,
motivar su participacin y afinar la interpretacin del auditor.
Elaboracin del informe
Elaborar los informes
Informe.
En el Boletn 2 se establece el concepto de informe para la Auditora Operacional. A
continuacin se insertan algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse en una
Auditora Operacional de Compras:

Inexistencia de polticas u objetivos para la operacin o falta de vigilancia sobre las


mismas.

Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la


operacin de compras.

Falta de coordinacin con departamentos directamente relacionados con la


operacin de compras.

Falta de definicin de lneas de autoridad o fallas en la organizacin del personal


que atiende las compras.

Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artculos que se compren.

Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algn


artculo (archivos de proveedores).

Inadecuado control del personal de compras.

Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores


Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin unnime de los
miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el Comit Ejecutivo
del Instituto.

An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los


trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la
profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de
la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de
cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

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AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS

Introduccin.
Este Boletn comprende los lineamientos fundamentales de la Auditora Operacional de
ventas en empresas industriales o comerciales, ya que otro tipo de empresa de carcter
especial, como son las instituciones de crdito 1 o las empresas de servicios, ameritan un
tratamiento especfico en los programas de trabajo, los cuales debern adecuarse a sus
particularidades.
Como seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el auditor operacional debe tener presente
la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y/o experiencia especializada
para efectuar o supervisar la auditora de la 2 operacin que vaya a examinar; en este caso
especficamente de la operacin de ventas. Adems debe tener personal igualmente
calificado.
Propsitos del boletn.
Las ventas constituyen una operacin de primordial importancia en las empresas, en virtud
de que producen los ingresos y permiten cristalizar su objetivo. Su influencia en los resultados
que se obtienen es determinante, pues son el elemento natural de que se dispone para
hacer frente a los costos y gastos totales que se efectan para llevar a cabo las operaciones
de la empresa. Consecuentemente, todas las mejoras en la eficiencia de la operacin de
ventas, inciden directamente en la obtencin de mejores resultados.
Por lo tanto, los propsitos del presente Boletn son:
Establecer el concepto bsico de la operacin de ventas y el alcance que se le dar para
los efectos particulares del Boletn.
Definir de manera general el objetivo de la auditora operacional de ventas, considerando
principalmente el objetivo general de la empresa en esa operacin y su enfoque particular
a incrementar su eficiencia.
Sealar la metodologa que puede utilizarse para efectuar la auditora operacional de
ventas.
Dar orientaciones acerca de algunos instrumentos, tcnicas y procedimientos de que puede
disponer el auditor para llevar a cabo la auditora operacional Pe ventas y respecto a la
necesidad de que al efectuar este trabajo el auditor est imbuido de una actitud mental
que permita estar constantemente aprovechando su labor, utilizando dichos elementos
para enfocar su trapajo a promover la eficiencia en la operacin.
Orientar respecto a la manera en que se puede informar de los resultados obtenidos en la
auditora operacional de ventas.
Concepto y alcance de la operacin de ventas.
Para los efectos de este Boletn, la operacin de ventas es el conjunto de actividades que
realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al
mismo tiempo sus objetivos econmicos. Este concepto no sacrifica el objetivo de servicios
para satisfacer al cliente, por el inters de alcanzar utilidades, ni viceversa; pretende un
equilibrio adecuado entre ambas finalidades que permita la obtencin de rendimientos
razonables y dar al cliente lo que requiere.

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La operacin de ventas comprende las siguientes actividades


1. Proponer los objetivos y aplicar las polticas establecidas para ventas, dentro de los
objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Especficamente los
objetivos pueden estar relacionados con el nivel de servicio, el crecimiento de las
ventas, su estabilidad, las ganancias, la determinacin de precios, el tipo de
productos, la Distribucin, los canales de venta, etc. Las polticas pueden referirse al
volumen y frecuencia de las ventas, las zonas, las remuneraciones al personal de
ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que
integran la operacin de ventas y proponer los cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en
que se necesiten, oportunamente, en las cantidades convenientes y a los precios
correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de accin de la empresa y
coordinar con los dems departamentos involucrados la posibilidad de satisfacerlas
adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse el resultado de investigaciones de
mercado efectuadas para conocer sus preferencias y las condiciones del mercado.
5. Conocer las caractersticas de sus competidores y las condiciones de venta que
ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca un
pedido, hasta que se hace la entrega del artculo en cuestin, con oportunidad y a
satisfaccin del interesado. Esta secuencia incluye la distribucin fsica de los artculos
y la seleccin de los canales ms adecuados.
10. Coordinar la operacin de ventas con la operacin de publicidad para incrementar
la efectividad de ambas.
11. Realizar promociones de ventas,
12. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes y
potenciales y otras caractersticas convenientes.
13. Preparar el pronstico de ventas.
14. Someter la direccin de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado,
explicar peridicamente las variaciones que se tengan. Estas explicaciones
permitirn tomar las medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de
planeacin.

15. Establecer las estadsticas necesarias, por zonas, lneas, artculos, agentes u otros
criterios de clasificacin, para tener informacin oportuna y suficiente que permita
reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.
16. Seleccionar y promover lneas y/o artculos con mejores mrgenes.
17. Adiestrar al personal de ventas en la obtencin de sus objetivos, cumpliendo las
polticas de comercializacin y crdito y su aplicacin.
18. En resumen, la operacin de ventas consisten en el conjunto de actividades que
previa investigacin y anlisis del mercado, permite se adopten las medidas
necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artculos y servicios que
produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactoria,
obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.
Objetivo de la auditora operacional de ventas.

La auditora operacional de ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos aspectos


administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y
alcance de la operacin de ventas, con el propsito de detectar problemas o deficiencias
en los controles operacionales existentes o en la realizacin misma de las operaciones, de
cuya solucin pueden surgir disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia
operativa.
Metodologa.
En el Boletn No. 2 de esta Comisin, se establece la metodologa general para la auditora
operacional, la cual es aplicable a la auditora de ventas, considerando el objetivo a que se
refiere el prrafo anterior, y considerando que en cada caso, los procedimientos deben
determinarse fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias particulares de la
empresa y por el criterio del auditor. Los aspectos particulares de la metodologa aplicables
a esta operacin se comentan a continuacin.
Familiarizacin.
Familiarizacin general con el entorno econmico, poltico, social y legal, en el que acta la
empresa y con la operacin Pe ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus polticas, su
estructura orgnica, sus sistemas, sus procedimientos y sus prcticas, que permita la
ubicacin de ventas en el flujo de las operaciones.
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos que se
pretendan estudiar; la falta de adecuacin de los objetivos especficos de ventas con los
generales de la empresa; la no actualizacin de ellos, etc.
Ms especficamente, la familiarizacin puede llevarse a cabo investigando, entre otros, las
caractersticas y estratificacin de los siguientes aspectos.
a) Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus competidores; la
porcin del mercado que absorbe; sus canales de distribucin; el nmero promedio
de clientes que maneja; etc.

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b) Las caractersticas de los productos: Artculos de primera necesidad o de lujo; de


demanda permanente, estacional o "de moda", etc.
c) La poltica para la determinacin de precios: Para saber si son predeterminados, si
son materia de negociacin o si se calculan en cada ocasin, al recibir una solicitud
de cotizacin.
d) En su caso, obtener lista autorizada de precios vigentes.
e) La poltica de crdito que se tenga establecida.
f)

La poltica de publicidad establecida.

g) Los clientes importantes que se tengan y, en su caso, el grado de dependencia de la


empresa de alguno o algunos de ellos.
Estudio de los expedientes de auditora, informes y cartas de recomendaciones o
sugerencias, cuando esto sea aplicable.
Visitas a las Instalaciones.
Inspeccin de las instalaciones del departamento de ventas y de los dems departamentos
vinculados (compras, produccin, publicidad, facturacin, almacenaje, embarques, crdito
y cobranzas).
Investigacin y anlisis.
Anlisis financiero y de informacin operativa.
Anlisis de la informacin existente, tanto de carcter interno como externo, relativo a
ventas, con objeto de evaluar su importancia en el conjunto de operaciones de la empresa,
comparacin de las ventas con las efectuadas con aos anteriores, apreciando su
tendencia y aplicacin de razones financieras.
Los anlisis ms convenientes a considerar son: a) Por productos, en unidades, precios y
contribucin a la utilidad; b) Por reas (estados de la Repblica, regiones, etc.); c) Por
canales de distribucin; d) Por clientes; e) Por tipo de consumidor (por ejemplo: mayoristas,
detallistas, grandes almacenes, clientes especiales, etc.); f) El anlisis del costo directo de
distribucin y su comparacin contra el precio de venta por lneas de artculos.
Entrevistas.
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer como se realiza la
operacin de ventas, tendientes a investigar si se efectan eficientemente. Es muy
conveniente la elaboracin de diagramas de flujo que muestren grficamente la secuencia
de la operacin, los cuales pueden complementarse con memorandos Descriptivos de ella.
Entrevistas con los responsables de la ejecucin de las ventas y con los de los
departamentos relacionados con ellas, verificando el cumplimiento de las polticas que la
empresa tenga establecidas. En algunos casos es conveniente realizar encuestas o celebrar
entrevistas con clientes, comisionistas, agencias de publicidad y dems elementos externos
que estn relacionados con las ventas.

Examen de la documentacin.
Estudio de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su
funcionabilidad.
Precisar si los responsables de la operacin de ventas tienen presentes los objetivos a lograr,
los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados
por la Direccin. La responsabilidad de su logro debe ser conocida y aceptada por topos los
que intervienen en la operacin de ventas. Es necesaria su coordinacin con los
presupuestos.
Verificacin de la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los
principales artculos, que sirvan de base para preparar los dems presupuestos. Estos
presupuestos deben surgir de pronsticos que se base en investigaciones de mercados, en
la experiencia de los responsables primarios de la operacin de ventas y estar de acuerdo
con los objetivos fijados para ella.
Verificacin de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos les
informen sobre las causas de desviaciones y su justificacin y medidas correctivas
adoptadas al respecto.
Seleccin de los productos ms importantes de la empresa y determinar:
a. Si su mercado, su promocin y publicidad estn de acuerdo a los estudios y planes
previos, as como con el canal de distribucin previsto.
b. Su vida probable; su penetracin en el mercado; su posicin frente a la
competencia.
c. Respecto a productos que acusen una tendencia descendente en ventas, la
previsin de artculos sustitutos, de diversificacin y/o simplificacin.
d. Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinacin del precio y
los factores que se consideraron para fijarlos: Disposiciones legales, competencia y
costos de produccin, distribucin, inversin en inventarios, en cuentas por cobrar,
en activo fijo, etc.
e. Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de los productos.
f.

La utilidad marginal que aportan por unidad vendida.

g. La forma en que interviene ventas en la determinacin de los niveles de inventarios y


en el impulso de la realizacin de productos de lento movimiento y obsoletos.
Determinacin del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser
importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los principales artculos que las
provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa por impedirlos, los efectos que han tenido
en el cliente, el conocimiento que de esto tiene el responsable de las ventas y sus puntos de
vista al respecto.
Revisin de los costos de los canales de distribucin, en comparacin con los volmenes de
ventas de cada uno; determinacin de si tales costos se han fijado con base en estudios

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formales, y evaluacin, comprendiendo el aspecto motivacional, de los sistemas de remuneracin a la fuerza de ventas.
Conocimiento de la preparacin del personal que ejecuta la operacin para tener una idea
general de la forma como se atienden las ventas. An cuando se entiende que el objeto de
estudio en la auditora operacional son precisamente las operaciones ms que las personas
que las ejecutan o los departamentos responsables de ellas, de cualquier manera su
conocimiento resulta muy til.
Tambin es til conocer si hay una adecuada atribucin de las cargas de trabajo y de las
funciones, acordes con la capacidad del personal de ventas.
Diagnstico.
Resumen y discusin previa de los problemas detectados.
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar la
interpretacin del auditor y hacer partcipe a los afectados, en la labor creativa.
Elaboracin del informe.
Elaboracin de informes al cliente, para lo cual es recomendable hacer una recapitulacin
de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos.
Finalmente, en la metodologa ser necesario utilizar un proceso de comprobacin continua
de la informacin obtenida de las diversas fuentes y, siempre que sea posible, la
cuantificacin del efecto de los problemas detectados y/o de los posibles cambios en los
mtodos de ventas que procuren mayor eficiencia que los establecidos en la empresa.
Informe.
En el Boletn No. 2, se establecen los lineamientos bsicos para el informe de la auditora
operacional. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden
informarse como resultados de la auditora operacional de ventas.

Falta de definicin, de objetivos para la operacin de ventas y carencia de polticas;


incumplimiento con objetivos y polticas; falta de vigilancia.

Fallas en la estructura orgnica del departamento de ventas.

Descoordinacin con otros departamentos relacionados con la operacin de


ventas.

Desconocimiento del mercado y de la competencia.

Ausencia de estudios de mercado en el lanzamiento de nuevos productos.

Prdida de penetracin en el mercado.

Inexistencia de listas de precios.

Inadecuado sistema de remuneraciones a vendedores.

Carencia de un sistema integral de informacin.

Estadsticas de las ventas, por los criterios de clasificacin necesarios en la empresa.

Determinacin de lneas y/o artculos improductivos por precios bajos y/o deficiente
estructura de los costos.

Presupuestos inexistentes y/o inadecuados. Falta de explicacin de desviaciones.

Incentivos inadecuados en funcin al volumen de compras de los clientes y falta de


informacin sobre los costos relativos.

Sistemas y distribucin inadecuada.

Productos y/o lneas con mrgenes de utilidad poco satisfactorios.

Es importante en todos los casos, que se procure cuantificar el efecto, precisar las
consecuencias y determinar las causas de los problemas detectados y dar sugerencias
para resolverlos.
Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de
Contadores Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin
unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el
Comit Ejecutivo del Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para
la profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o
bien de la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben
dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

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AUDITORIA OPERACIONAL DE
COBRANZAS

Introduccin.
Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para
llevar a cabo la auditora operacional de cobranzas en las empresas industriales y
comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin,
independientemente de las personas o departamentos involucrados. Por su naturaleza,
los lineamientos bsicos establecidos en este boletn no prevn ciertas situaciones
especficas que pueden presentarse en la prctica.
Como se seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el auditor operacional debe tener
presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia
especializada para efectuar o supervisar la auditora de la operacin que vaya a
examinar; en este caso especficamente de la operacin de cobranzas. Adems debe
tener personal igualmente calificado.
Propsitos del boletn.
Este boletn tiene los siguientes propsitos:
1. Establecer el concepto bsico de la operacin de cobranzas y el alcance que,
para efectos de este boletn, se le dar a esta operacin.
2. Definir los objetivos de la auditora operacional de cobranzas, considerando la
ubicacin que guarda esta operacin en los objetivos generales de la empresa.
Se incluyen tambin algunos aspectos que deben tomarse en cuenta para lograr
la eficiencia de esta operacin.
3. Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditora
operacional de cobranzas e indicar algunos de los instrumentos y tcnicas de
que dispone el auditor para la ejecucin de este trabajo.
4. Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar de
los resultados obtenidos en la auditora operacional de cobranzas.
Concepto y alcance de la operacin de cobranzas.
La operacin de cobranzas es el conjunto de actividades que realiza una empresa para
la recuperacin del precio de los productos o servicios que fueron proporcionados a sus
clientes mediante el uso de su crdito. La operacin de cobranzas incluye la
coordinacin con los objetivos, polticas y actividades de la operacin de otorgamiento
de crdito, si bien, este boletn no cubre el anlisis de esta ltima operacin.
Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de cobranzas, se
mencionan a continuacin las actividades bsicas que la integran.
1. Participar en la fijacin de objetivos y polticas de cobranzas, considerando los
objetivos generales de la empresa y los establecidos particularmente para la
operacin de crdito.
Los objetivos pueden estar relacionados con niveles de las cuentas por cobrar, periodos
de recuperacin, documentacin de cuentas por cobrar, costo de la ejecucin de la
operacin e identificacin de las cuentas incobrables. Las polticas pueden referirse a

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descuentos por pronto pago, aceptacin de documentos, intereses moratorios, no


aceptacin de cheques post-fechados, periodos de acciones de prosecucin, etc.
2. Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa, la
cuantificacin de los objetivos establecidos. Las metas deben permitir evaluar las
actividades realizadas.
3. Planear las actividades y los recursos que deben asignarse para alcanzar las
metas establecidas en esta operacin.
4. Proponer y asignar los recursos humanos y materiales que integran la operacin y
manejarlos en forma eficiente.
5. Definir los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de cobradores y
otros que requiera la operacin; llevarlos a la prctica de acuerdo a lo previsto y
efectuar cambios que los actualicen y mejoren.
6. Controlar la documentacin de las cuentas por cobrar de la empresa.
7. Tramitar el cobro de la documentacin de acuerdo al procedimiento
establecido (presentacin de facturas para su pago, aceptacin de
documentos, envo de la factura por correo, vigilancia de los cobros a travs de
Bancos, etc.).
8. Llevar a cabo la prosecucin de la cobranza, utilizando los medios que se
consideren convenientes, tomando en cuenta las condiciones particulares de
cada cliente (estados de cuenta, cartas recordatorio, cartas de insistencia,
llamadas
telefnicas,
telegramas,
visitas,
entrevistas
personales,
re
documentaciones, agencias de cobranzas, abogados, etc.) y dejar constancia
de los resultados de la misma.
9. Registrar los resultados de la accin de cobro en forma coordinada por caja,
control de correspondencia, contabilidad, etc. Este registro estar en funcin a
los sistemas establecidos, as una empresa codificar el aviso de cobro para su
posterior proceso electrnico extraer el documento del archivo de pendientes
de pago, anotar en sus registros individuales la cobranza efectuada, etc.
10. Controlar y registrar las modificaciones en los adeudos de los clientes, derivados
de intereses moratorios, remesas devueltas, rebajas, devoluciones, descuentos y
reposiciones,
11. Estratificar u obtener informacin estratificar sobre las cuentas por cobrar de la
empresa en relacin a las ventas realizadas a clientes, su importancia, zonas geogrficas, ciclos productivos, experiencias crediticias y costumbres de pago. Esta
estratificacin tiene por objeto adecuar las acciones de cobranza en relacin
con el tipo de cliente de que se trate y ejercer un control ms estricto sobre los
clientes de importancia.
12. Informar oportunamente sobre la cobranza realizada. Esta informacin debe
proporcionar, en su caso, los datos necesarios para el clculo de descuentos por
pronto pago; incentivos a cobradores, agentes y otros; los clientes activos y sus
condiciones generales; la rotacin de las cuentas; etc.

13. Informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso. Proponer la
cancelacin de cuentas incobrables y controlar el trmite de las canceladas.
Obtener para fines fiscales la evidencia de 1a imposibilidad prctica de cobro.
14. Proponer y en su caso obtener seguros de crdito.
15. Coordinar las actividades de cobranzas con las de crdito, ventas, embarques,
caja y contabilidad.
16. Participar en la seleccin, adiestramiento
encargado de las cobranzas.

capacitacin

del

personal

17. Es importante destacar que las actividades descritas no intentan ser limitativas,
solamente pretenden establecer el perfil de la operacin de cobranzas.
Objetivo de la auditora operacional de cobranzas.
La auditora operacional de cobranzas tiene como objetivo promover la eficiencia de las
actividades que integran esta operacin.
La eficiente operacin de las cobranzas, puede ser examinada considerando, entre
otros, los siguientes aspectos.
1. Que al establecer las polticas de cobranza se considere la repercusin en otras
polticas de la empresa.
2. Que al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena
voluntad de los clientes.
3. Que el perodo de cobro sea el mnimo.
4. Que la rotacin de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crdito
concedido a los clientes.
5. Que las cuentas incobrables sean las mnimas.
6. Que la cobranza se realice al menor costo posible.
7. Que exista una adecuada coordinacin con las operaciones afines.
Metodologa.
Para realizar la auditora operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra
operacin, la metodologa y los instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor son
similares, sin embargo en este apartado se comentarn los aspectos particulares
aplicables a esta operacin, de conformidad a los pasos que se establecen en forma
genrica en el Boletn No. 2 de esta Comisin. (Vase en dicho Boletn la seccin
referente a Metodologa).
Familiarizacin.
1. Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser necesario
conocer la estructura de organizacin del departamento de Cobranzas y la ubicacin

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organizacional de las reas de crdito, embarques y caja, as como las relaciones con
Ventas y Contabilidad. Deber familiarizarse con los objetivos, polticas y sistemas de las
reas anteriormente mencionadas.

Visitas a las instalaciones


Inspeccionar las instalaciones de los departamentos de Crdito y Cobranzas,
facturacin, embarques y caja.
Investigacin y anlisis.
Anlisis de la informacin financiera y operativa
Obtencin de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio
adecuado de la situacin operacional de las cobranzas, como relacin de saldos de
clientes, antigedad de los mismos, rotacin de las cuentas por cobrar, importes
cobrados peridicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de los
clientes, gastos fijos y variables de la cobranza, anlisis de las fechas efectivas de cobro
en relacin con los vencimientos de la documentacin, etc. La utilizacin de cuadros
comparativos con ejercicios anteriores o empresas similares, el uso de cifras relativas
permiten obtener mayor provecho de la informacin analizada.
Entrevistas.
Elaboracin de guas de entrevista y cuestionarios que permitan conocer cmo se
realiza la operacin de cobranza.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de cobranzas
para conocer las actividades que realizan, las cargas de trabajo, el nivel de preparacin
del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes.
Deber entrevistarse tambin al personal de otras reas relacionadas, tales como:
a. Al personal de Ventas, fundamentalmente al responsable del rea y a los
agentes vendedores en lo relativo a la relacin entre Ventas y Cobranzas, las
opiniones de los clientes referente a las gestiones de cobros y la participacin de
los agentes en la cobranza.
b. Al personal de embarques para conocer la oportunidad con que se realizan los
embarques y los controles establecidos.
c. Al personal de Contabilidad sobre los controles de las cuentas de clientes,
conciliaciones de las mismas, envos de estados de cuenta etc.
d. Al personal de relaciones y servicio a clientes para conocer quejas que afecten
la cobranza.
En algunos casos ser conveniente celebrar entrevistas con agencias de cobranza y
abogados.

Examen de documentacin e investigaciones especficas.


Deber analizar entre otros, los formatos, archivos, registros e informes que se mencionan
a continuacin.

Formatos. Relacin de cobranza, valores recibidos por correo, notas de cargo y


crdito, facturas y documentos (pagars, letras de cambio), informes de
cobradores, etc.

Archivos. De prosecucin, de antecedentes de los clientes, de cobranza en


trmite, de 50 cobranza en poder de abogados y agencias de cobro, etc.

Registros. De control de clientes (condiciones generales de crdito y cobro), de


cobranzas realizadas por cobrador o agente, de documentos descontados o al
cobro en instituciones bancarias, etc.

Informes. Relacin de saldos de clientes, su antigedad, informes de cobranza,


consumos de clientes, estadsticas que muestren tendencias, etc.

Debern elaborarse diagramas de flujo para el anlisis de los procedimientos y la


identificacin precisa de los problemas.
En relacin con diagramas de flujo conviene elaborar un diagrama general de la
operacin y diagramas detallados para las siguientes actividades: Control de la
documentacin de cobro, cobranza local, cobranza fornea, notas de cargo y crdito,
informes de cobranzas y probablemente actividades conexas.
En lo que se refiere a preparacin de estudios especficos y verificaciones adicionales,
enseguida se mencionan algunos ejemplos:

Examen de presupuestos de cobranza y anlisis histricos de cobranza real


contra cobranza deseada.

Estudio de los canales de cobranza utilizados y de posibles alternativas.

Seleccin de los clientes ms importantes de cada estrato para comparar sus


costumbres de pago con los plazos de crdito concedidos.

Estudio especfico de cuentas por cobrar de lenta recuperacin o de cobro


dudoso.

Estudio de los motivos que originan cancelacin de cuentas.

Anlisis de la gestin de los cobradores y agentes y del sistema de incentivos


establecido.

Costo de la cobranza en relacin con cada peso cobrado.

Anlisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables.

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Estudio del afianzamiento del personal de cobranzas,

Estudio de algunos datos estadsticos, tales como: cobros a travs de bancos,


devoluciones de documentos enviados al cobro, notas de cargo y crdito, etc.

Diagnstico preliminar.
Resumen de observaciones y su discusin previa
Discusin de las recomendaciones con los interesados. Este trabajo debe desarrollarse a
medida que progresa el examen y tiende a aprovechar la experiencia, afinar 66 la
interpretacin del auditor y hacer participe a los afectados en la labor creativa.
Elaboracin del informe.
Consiste en la elaboracin del informe de la auditora operacional. Conviene destacar
en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la informacin obtenida y
cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que sern incluidos en el informe.
Informe.
Los elementos bsicos que debe contener el informe de la auditora operacional de
cobranzas son los que se mencionan en el Boletn No. 2 de esta Comisin, en la seccin
correspondiente a Informe.
A continuacin mencionamos algunos ejemplos aplicables en forma particular a esta
operacin.

Establecimiento de objetivos y polticas o medios de control para vigilar su


observancia o hacer sugerencias sobre los establecidos.

Modificaciones a la estructura de organizacin de departamentos involucrados


en la operacin. Pueden hacerse sugerencias para estructurar el departamento
de cobranzas por zonas geogrficas, por la importancia o magnitud de los
clientes, por productos, la inclusin de puestos supervisores, la eliminacin de
niveles excesivos, etc.

Establecimientos de presupuestos, sugerencias a los mtodos de control y en


general al sistema de informacin

Modificaciones en los sistemas de cobro establecidos, en las polticas de


prosecucin, en el control de la documentacin, en el registro de los datos y en
los informes que proporciona. Se puede sugerir por ejemplo, la participacin activa de los agentes vendedores en la labor de cobranzas, enfatizar la cobranza
por correo, el establecimiento de un sistema de prosecucin, etc.

Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanizacin. Incluye


desde archivos hasta la elaboracin de correspondencia y sistematizacin
parcial o total de la operacin.

Sugerencias para mejorar la motivacin del personal. Pueden proporcionarse


para la elaboracin de planes de incentivos a cobradores, agentes de ventas y
supervisores, y jefes de departamento; pueden referirse tambin a la
participacin del personal en la fijacin de las metas, la comparacin con los
resultados reales, el reconocimiento de la labor efectuada y programas de
competencia inter-reas de cobro.

Observaciones para reducir los riesgos de la operacin de cobranzas, tales como


el afianzamiento de personal, seguro de crdito, rotacin de cobradores,
arqueos peridicos, confirmacin de saldos a clientes, etc.

Recomendaciones de carcter fiscal Vigilancia de los plazos de prescripcin de


las cuentas incobrables, documentacin que ampare la imposibilidad prctica
de cobro, etc.

Comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperacin de la


cartera para mejorar la situacin financiera de la empresa.

Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de


Contadores Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin
unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el
Comit Ejecutivo del Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para
la profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o
bien de la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben
dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

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AUDITORIA OPERACIONAL DE LA
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS

Introduccin
Los recursos humanos de una empresa estn integrados cuantitativamente por el conjunto
de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura organizativa, y cualitativamente,
por el conjunto de sus conocimientos, habilidades, salud fsica y mental, su ideologa y sus
motivaciones. El inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en
peligro su futuro desarrollo; el capital financiero y los dems recursos materiales poco significan
estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la riqueza (safisfactores sociales y
utilidades) que se espera de toda empresa.
La importancia de la Administracin de Recursos Humanos como una de las actividades
administrativas bsicas est sealada por la necesidad de contar con el nmero de personas
adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa. En la prctica
administrativa, esta actividad ha recibido distintas denominaciones; algunas de ellas son:
Administracin de Personal, Relaciones Industriales o simplemente Recursos Humanos; pero en
cualquier caso, con menor o mayor nfasis los departamentos encargados de planearla, dirigirla y
controlarla cubren las sub actividades que se sealan ms adelante al explicarse su concepto y
alcance.
Este boletn hace referencia a los lineamientos para efectuar la Auditora Operacional de la
Administracin de Recursos Humanos de una empresa, independientemente de la actividad
especfica a que se dedique.
Como qued establecido en el Boletn No. 2 de esta Comisin el contador pblico debe
contar con conocimientos y/o experiencia especializada para efectuar o supervisar con efectividad la
auditora de una operacin, ya sea que la desarrolle directamente o en coordinacin con
especialistas. No siendo la Administracin de Recursos Humanos un rea en que la preparacin
acadmica del contador pblico suministre la informacin necesaria para hacer de l un especialista,
la regla antes sealada resulta particularmente aplicable.

Propsitos del boletn.


Son propsitos de este boletn:
1.

Establecer el concepto bsico de la Administracin de Recursos Humanos y el alcance que se


da a esta actividad para efectos de una revisin operacional.

2.

Definir el objetivo de la Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos.

3.

Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de las tcnicas disponibles.

4.

Ilustrar algunos ejemplos de utilidad al informar sobre los resultados de la Auditora Operacional
de la Administracin de Recursos Humanos.

Concepto y alcance de la administracin de recursos humanos


La Administracin de Recursos Humanos es el conjunto de actividades encaminadas a
planear y reclutar el personal necesario a la empresa; establecer las bases de remuneracin ms
adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados y de stos entre s;
entrenar y desarrollar al personal y cuidar que ste cuente con los servicios requeridos para el

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desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfaccin de sus necesidades como


individuos.
Para efectos de este boletn la Administracin de Recursos Humanos abarca, por lo menos las
siguientes actividades:
1.

Contratacin y despido de personal, que incluye las operaciones de reclutamiento, seleccin,


preparacin inicial de nuevos empleados, promociones y despido.

2.

Administracin de sueldos y salarios, que implica la clasificacin de empleados y obreros


conforme a su experiencia y la fijacin de los sueldos correspondientes a cada categora; el
sealamiento de los procedimientos de evaluacin para la determinacin de mritos; el
establecimiento de incentivos y compensaciones adicionales y las polticas para su otorgamiento.

3.

Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de comunicaciones


entre el personal y de ste con la alta direccin de la empresa; la negociacin de los contratos
colectivos y otras relaciones con el sindicato; el cuidado y promocin de la disciplina necesaria al
buen y eficiente funcionamiento de la empresa y la continua investigacin de fallas e
implantacin de instrumentos que mejoren la eficiencia del personal.

4.

Organizacin, capacitacin y desarrollo, que implican coordinar con la alta gerencia, la


definicin de la organizacin (que incluye descripcin de puestos) y las necesidades de
capacitacin y desarrollo del personal; establecer y vigilar programas de desarrollo tendentes a
que el personal pueda asumir mayores responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario
para fortalecer su capacitacin tcnica.

5.

Servicio a empleados, que involucra servicios mdicos, facilidades de trabajo al personal,


instalaciones, mtodos adecuados de proteccin y seguridad industrial, as como los servicios que
permitan esparcimiento, etc.

6.

Vigilancia del rgimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de las disposiciones
laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del personal (en boletn por separado se
tratar en detalle de la Auditora Operacional del rgimen fiscal de una empresa).

Objetivo de la auditora operacional de la administracin de recursos humanos


El objetivo de la Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos es
examinar crticamente, las actividades y sub actividades indicadas en el apartado anterior, con la
finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo.

Esta revisin no debe confundirse con una encuesta sobre la moral del personal, sta es slo
una de sus fases, su objetivo es ms amplio.

Metodologa.
El mtodo que en seguida se escribe deber adecuarse a las caractersticas concretas Oe
cada caso. Este mtodo se basa en la metodologa en general que se explica en el Boletn 2 de esta
Comisin.

1. Familiarizacin

El auditor debe familiarizarse con la Administracin de Recursos Humanos de la empresa que


est examinando a travs del estudio de (1) los problemas especiales inherentes al ramo de la
actividad econmica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; (2) la
infraestructura especfica establecida para la Administracin de Recursos Humanos (planeacin,
organizacin, direccin y control) y (3) los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a travs de
cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o
consultores.
En seguida se Incluyen algunos lineamientos que permitirn al auditor sistematizar sus
esfuerzos para familia rizarse con el proceso de Administracin de Recursos Humanos.

A. Estudio Ambiental
En esta primera fase puede llegarse a obtener informacin orientadora de gran vala que
permita al auditor diagnosticar las reas crticas. El grado de profundidad en esta investigacin inicial
ser definido por el criterio del auditor. Los principales aspectos a investigar en esta fase son los
siguientes:

a) La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa. Un dato


Indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las nminas y el costo de
las prestaciones al personal.
b) Los resultados obtenidos en el manejo del personal. Indicadores de los resultados son: La
rotacin de personal (por departamentos, por tipo de separacin, etc.); ausentismo, puntualidad,
quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, nmeros de demandas laborales,
accidentes de trabajo, etc.
c) Los programas establecidos, formales e informales, relativos a seleccin, reclutamiento,
entrenamiento, desarrollo, evaluacin de puestos, etc.
d) Las polticas fijadas por la alta gerencia, tanto explcita como implcitamente para la
Administracin de Recursos.
e) La filosofa que la gerencia tiene en materia de Administracin de Recursos Humanos, sus
valores prioritarios, metas y objetivos.
f)
La forma en que se ha interrelacionado la filosofa administrativa de la gerencia con las
polticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia
administracin haya observado.
g) La reglamentacin federal, estatal y municipal que rigen las prcticas del manejo de
personal.
h) La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administracin de Recursos
Humanos.

B. Planeacin.
Respecto de planeacin el auditor deber estudiar la forma en que la administracin
resuelve los siguientes problemas:

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a.

Previsin de las necesidades de personal a corto y mediano plazo (obrero,


administrativo, ejecutivo, etc.)

b.

Planeacin coordinada de la administracin de sueldos con las otras actividades (finanzas,


produccin, etc.)

c.

Previsin de problemas con el sindicato y el personal de confianza a travs de instrumentos


que permitan su inmediato sealamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc).

d.

Anticipacin de las necesidades de desarrollo de personal (inventario de ejecutivos).

e.

Programas de entrenamiento.

f.

Anticipacin de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones que representan


servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad industrial, etc.

C. Organizacin:
Aspectos a estudiar en materia de organizacin son 38 los siguientes:
a)

Estructura de organizacin del Departamento de Re- 39 cursos Humanos y relaciones de


autoridad con otros departamentos.

b)

Lneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades clave


(reclutamiento, contratacin y terminacin de empleo, mantenimiento de 40 registros de
personal, administracin de sueldos, adiestramiento y desarrollo, negociacin de contratos, etc).

c)

Coordinacin entre el Departamento de Recursos Humanos y los departamentos de operacin


en cuanto a planeacin y programacin de las necesidades de la fuerza de trabajo;
determinacin de las normas de 41 competencia y habilidad del personal: polticas de
evaluacin, ascensos y aumentos de sueldo y preparacin y mantenimiento de descripcin de
labores.

d) Niveles jerrquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del


Departamento de 42 Recursos Humanos.

D. Direccin:
Indicios de la calidad directiva de la Administracin de Recursos Humanos son;
a)

Ejecucin de las sub actividades bsicas en cuanto a; oportunidad y eficacia.

b)

Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos.

E. Control:
En cuanto a esta fase de la infraestructura administrativa que permite comparar lo planeado
con lo ejecutado habr de estudiarse:
a) Procedimiento de definicin de las polticas de personal.

b)

Procedimientos para establecer: niveles de remuneracin, escalas de sueldos, aumentos por


mrito y escalafn, sistema de pago de incentivos, evaluacin de personal; capacitacin y
desarrollo; utilizacin de fuerza de trabajo; reclutamiento, seleccin y contratacin.

c)

Programas de simplificacin y distribucin de cargas de trabajo.

d)

Procedimientos presupuestarios para la revisin de lo realizado por el Departamento de Recursos


Humanos.

e)

Valor que tiene como control el contenido de los informes clave, tales como: necesidades y
disponibilidad de la fuerza de trabajo; anlisis de costos de nminas, con variaciones clasificadas
por causas y responsables; rotacin de empleados; tiempo perdido, sueldos y salarlos de la
industria, etc.

f) Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribucin y perodos cubiertos por los
informes que se elaboran para que los responsables de la Administracin de Recursos Humanos
comparen lo planeado con lo ejecutado y tengan elementos para tomar decisiones.

Visita a lugares en que labora el personal


En empresas de gran magnitud, deber visitarse, por lo menos, las instalaciones en las que trabaja la
mayora de los obreros y empleados y hacerse observaciones sobre:
a)

Apariencia de la salubridad y situacin de las instalaciones. Mtodos de seguridad, luz,


ventilacin, instrumentos de trabajo, etc.

b)

Relaciones entre jefes y subordinados y de stos entre s, etc,

2. Investigacin y anlisis
Estudiados el ambiente en que se desenvuelve la Administracin de Recursos Humanos y la
infraestructura administrativa (planeacin, organizacin, direccin y control) establecida para hacerle
frente, el objetivo de esta fase es analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para
evaluar su efectivizad prctica. El desarrollo de programas especficos, hechos a la medida de las
circunstancias que rodean a la empresa, son Oe gran utilidad al auditor para la sistematizacin Oe
esta fase.

Anlisis de informacin cuantitativa y examen de la documentacin


El auditor deber asegurarse que las estadsticas sobre las que basar sus conclusiones
(rotacin de personal, ausentismo, etc.) estn elaboradas correctamente.

Si la empresa carece de informacin respecto de la competencia, o de las estadsticas


necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, el entrenamiento, o alguna de las otras sub
actividades de la Administracin de Recursos Humanos el auditor deber efectuar los estudios e
investigaciones necesarias para obtener elementos de juicio suficientes.
El tipo de investigaciones o estudios que se desarrollen para lograr dicha informacin puede
revestir una gama muy amplia de posibilidades tales como; entrevistas con el personal), revisin de
expedientes de personal; investigaciones en las Cmaras de Comercio o Industria a las que pertenece

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la empresa; actualizacin de estadsticas, seguimiento


entrenamiento y desarrollo, etc.

y comparacin de programas de

El auditor deber cuidar que sus investigaciones se planeen y desarrollen de tal manera que
en el menor tiempo necesario, obtenga la informacin ms objetiva posible, esta caracterstica comn
a cualquier revisin de eficiencia, debe cuidarse especialmente en una Revisin Operacional de la
Administracin de Recursos Humanos en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los
resultados de las medidas tomadas para administrar personal. Consecuentemente, el auditor debe
buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier naturaleza hasta
no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinin de conjunto, a fin de que el
Diagnostico Final sea lo ms objetivo posible.

Entrevistas
Esta es una de las tcnicas de mayor uso en una Auditora Operacional de la Administracin
de Recursos Humanos. En esta fase, deber cuidarse:
a) Planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin prctica de las
polticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin.

b)

Desarrollar cuestionarios y seleccionar las tcnicas de encuesta ms apropiadas al tipo de


evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el tamao de muestra y oportunidad de la
entrevista.

c)

Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las sub actividades, as como con
el personal de lnea a travs de (1) plticas informales, y (2) 64 encuestas tcnicamente dirigidas
que permitan la obtencin de una opinin significativa del personal.
En cada caso se ubicar la fuente para evaluar la validez de los resultados como
opinin general.

Recapitulacin de hallazgos
Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumarizarn los hallazgos y
se sealar la interpretacin que se hace de ellos, resaltando aqullos; que sean indicios de notorias
fallas de eficiencia. El auditor deber alejarse del detalle y, con base en los hallazgos especficos,
ensayar en resumen de los de mayor relevancia, el mtodo que se explica en el Boletn no. 2 de esta
Comisin sobre la fase creativa y la re verificacin de hallazgos resulta particularmente til.

Discusin del borrador con los involucrados


Discutir con los involucrados el borrador del informe con objeto de (1} asegurarse de que se
trata de hallazgos reales y (2) que los involucrados coinciden con su existencia, precisamente en la
forma en que se describe en el borrador.
Uno de los objetivos de esta discusin es convencer a los involucrados a fin de que hagan
frente comn con el auditor al presentar el Diagnstico Oefinltivo a la alta gerencia.

3. Diagnstico Informe definitivo

En el Boletn 2 de esta comisin se establece el concepto de informe para Auditora


Operacional. En seguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos y sus interpretaciones que podran
hacerse en el curso de una Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos y servir
de base para la elaboracin del informe final.
No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad)
de personal.
Durante el ao se contrataron, en un lapso de mes y medio, trescientos obreros para iniciar
las operaciones de la planta 2, de los cuales ciento ochenta tuvieron que ser despedidos seis meses
despus por no estar capacitados para desarrollar el trabajo que se les encomend. Los sueldos
pagados a los ciento ochenta obreros despedidos durante los seis meses de referencia ascendieron a
1,400 millones aproximadamente y a 400 millones las prestaciones respectivas, el importe de las
indemnizaciones pagadas por despido fue de 600 millones aproximadamente.
Lo escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.
En una muestra seleccionada, de quince de los treinta y dos departamentos con que cuenta
la empresa, se encontr desequilibrio en sueldos entre jefe y subordinados en todos los casos, excepto
dos. Un ejemplo de ello es el siguiente:
Persona

Puesto

J. Prez
A. Reyes
J. Hernndez
F. Rodrguez

Jefe de Auxiliares
Auxiliar
Auxiliar
Auxiliar

Antigedad
4 aos
3 aos
5 aos
4 aos

Sueldo mensual
$ 700,000
700,000
840,000
620,000

Existe un grave problema de comunicacin entre jefes y subordinados que hace peligrar
la productividad y buena marcha de la empresa.

La sumarizacin de quejas recibidas en los ltimos seis meses es como sigue:


% de quejas
Insultos a la gerencia o a supervisores, recibidas sin mencionar motivo
Demanda de buen trato por parte de sus jefes
Sugerencias para mejorar la productividad

Material didctico para el mdulo de Auditora Interna y Operacional


Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

62.0
37.5
0.5
100

En los ltimos tres aos los funcionarios medios (subgerentes y supervisores) dedicaron dos das al ao,
en
Promedio, a actividades de entrenamiento.
En esos mismos tres aos se Desocuparon ocho puestos de gerencia media que tardaron en
volverse a ocupar un mes y medio en promedio, habindose tenido que traer, en todos los casos,
personal de fuera de la empresa, por no haberse encontrado a nadie, dentro de la empresa,
suficientemente desarrollado para ocupar el puesto.
No se cuenta con programa alguno para capacitar; y desarrollar personal.
Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora la productividad.
Se observ un notorio hacinamiento de escritorios y personas en las oficinas administrativas,
que prcticamente anula el trnsito por los pasillos.
Conforme a una encuesta realizada, el 80% del personal no se encuentra satisfecho con el
servicio de comedor.
Quince de las treinta y seis regaderas de los servicios sanitarios se encuentran descompuestas.
Desde hace aproximadamente dos meses el equipo de aire acondicionado est
descompuesto.
el ausentismo por enfermedades de los sistemas digestivo y respiratorio conforme a las
incapacidades autorizadas por el Seguro Social aument en el ao, en un 32%.
La filosofa para manejar personal, dada la alta rotacin habida, es inadecuada.
la rotacin de personal, en los ltimos dos aos, fue del 40%, superior en un 25% a la rotacin
observada por la competencia.
En el ltimo ao, el 66% de los empleados que renunciaron, sealaron como causa principal de su
renuncia las exageradas medidas disciplinarias establecidas ya que se les exiga llegar puntualmente so
pena de regresarles a su casa; sin embargo, era frecuente que se quedaran a trabajar hasta altas
horas de la noche sin percepcin extra alguna.
En la encuesta realizada entre el personal ejecutivo, el 70% seal" ...estar convencido que
slo con "mano dura" era posible obtener resultados medianamente satisfactorios de los empleados..."

Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de


Contadores Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin
unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el
Comit Ejecutivo del Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para
la profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o
bien de la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben
dejarse de cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

AUDITORIA OPERACIONAL DE
CENTROS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO
DE DATOS

Material didctico para el mdulo de Auditora Interna y Operacional


Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

Introduccin.
El avance de la tecnologa y el consecuente abatimiento de los costos de los equipos de
proceso electrnico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el nmero de
empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el proceso de
informacin, por otro lado, las empresas que utilizan el PED, debido a las ventajas que
ofrece, como son, principalmente, velocidad, exactitud, oportunidad y manejo eficiente
de grandes volmenes de datos, tienden a incorporar el mayor nmero de sistemas al
PED en las reas susceptibles de automatizarse. Esto origina que la informacin producida
por los centros de PED sea un elemento de suma importancia para la toma de decisiones
en las empresas y para el control adecuado de muchas de sus operaciones.
Normalmente, los recursos econmicos destinados ala actividad de PED representan
cantidades importantes, lo cual hace indispensable que el rendimiento obtenido sobre
dicha inversin deba ser satisfactorio, o sea, que el aprovechamiento de la capacidad
instalada en PED (personal y equipo) debe ser el mximo posible.
A diferencia de la mayora de las operaciones que normalmente existen en una empresa,
el PED tiene algunas caractersticas especiales que no se presentan en las dems
operaciones. Estas caractersticas motivan que la Auditora Operacional del PED incluya
aspectos especiales en la ejecucin y el enfoque de algunos procedimientos.
Estas caractersticas son:
1.

Concentracin del proceso de informacin en una funcin de la empresa.

Los computadores son usados para procesar informacin de muchos tipos,


independientemente del departamento, rea, localidad, etc., de la empresa donde se
generen los datos fuente o se necesiten los reportes. Debido a esto, en los centros de PED
se manejan datos de diferentes lugares de la empresa, lo cual origina una concentracin
de las actividades de proceso de informacin en una funcin especfica de la empresa,
ya sea una o ms localizaciones fsicas.
2.

Descentralizacin de la supervisin del proceso de informacin.


En los sistemas que no utilizan el PED, generalmente la ejecucin de la mayora de los
procedimientos est bajo la supervisin y control de un slo ejecutivo responsable del
departamento o rea la que se refiere la operacin. Sin embargo, en los casos de
sistemas automatizados, parte del proceso es realizado en el centro de PED, el cual es
una unidad administrativa diferente a aquellas en donde se generan los datos fuente y
se utiliza la Informacin.
Lo anterior motiva que la supervisin del proceso de informacin en una forma total,
quede bajo la responsabilidad de dos o ms ejecutivos, dependiendo del nmero de
departamentos o reas que generen datos y reciban informacin en funcin de un
sistema determinado.
3.

El centro de PED es slo parte del flujo total de los sistemas.

En la mayora de los sistemas hay algunos procedimientos que no es posible o prctico


automatizar, originando que existan partes manuales y partes automatizadas. Esto

motiva que, considerando las diversas operaciones de la empresa desde su origen hasta
su terminacin, el PED comprenda solamente una parte del flujo total de las
operaciones.
Debido a las caractersticas anteriores, el alcance de este Boletn, se limita en la siguiente
forma:
1. Aspectos que incluye:
a) los centros de proceso electrnico de datos que forman parte de la organizacin
administrativa de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras
divisiones, reas o 8 departamentos de la misma empresa;
b) todas las funciones realizadas dentro del centro de PED y que son necesarias para su
operacin.
2. Aspectos que excluye:
Aunque este boletn no cubre en forma especfica los puntos mencionados a
continuacin, muchos de los aspectos comentados ms adelante son aplicables en
la Auditora Operacional de las situaciones excluidas.
a) el PED incluye slo un parte de los sistemas en los que existe algn grado de
automatizacin. En este Boletn no se pretende cubrir la Auditora Operacional de
dichos sistemas; sin embargo, con objeto de estudiar algunas de las funciones propias
del centro de PED, ser necesario que el auditor examine documentacin relacionada con uno o varios sistemas, pero sin tener como objetivo la auditora de los
mismos.
b) Esta situacin puede originar que, como resultado de las irregularidades observadas
en la documentacin examinada, el auditor detecte la necesidad de efectuar una
Auditora Operacional de algn sistema en particular, lo cual debe considerarse
como un trabajo adicional a la Auditora Operacional del centro de PED.
c) centros de servicio (Service Bureaus), debido a que su operacin incluye algunos
aspectos
d) que no existen cuando el centro de PED forma
de la misma empresa.

13 parte de la organizacin dentro

e) mini-computadores, ya que en la mayora de los casos, los procedimientos para la


auditora de las operaciones en los que intervienen, difieren de los empleados en la
auditora de centros de PED. Debido a la aparicin en el mercado de minicomputadores cada vez ms poderosos, el auditor debe evaluar en cada caso
particular, las caractersticas de la organizacin y operacin relacionadas con el minicomputador, con objeto de determinar los procedimientos a seguir en su revisin;
f)

estudios de viabilidad para la adquisicin de equipos de cmputo electrnico


(inicialmente o con motivo de ampliaciones), ya que su revisin detallada requiere de

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

procedimientos diferentes y conocimientos ms profundos de los necesarios para la


Auditora Operacional de centros de PED.
La metodologa planteada en este Boletn es general y no se enfoca a ningn tipo de equipo
de PED o de empresa en particular.
Como qued establecido en el Boletn No. 2 de esta Comisin, el contador pblico debe
contar con conocimientos y experiencia especializada para efectuar o supervisar con
efectividad la auditora de una operacin, ya sea que la desarrolle directamente o en
coordinacin con especialistas. Siendo el PED un rea que requiere de especializacin, la
regla antes sealada resulta particularmente aplicable.
Propsitos de boletn.
Son propsitos de este Boletn:
1. Establecer el concepto bsico de los centros de PED y el alcance que se da a su
actividad para efectos de una revisin operacional.
2. Definir el objetivo de la Auditora Operacional de los centros de PED.
3. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de las tcnicas
disponibles.
4. Ilustrar algunos ejemplos de utilidad al informar sobre los resultados de la Auditora
Operacional de centros de PED.
Concepto y alcance de las actividades Desarrolladas en los centros de PED
Un centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa de donde: a) se
realizan actividades de proceso de datos, mediante la utilizacin de uno o ms
computadores y otros equipos auxiliares relacionados, para producir informacin para la
toma de decisiones y ejercer control de las operaciones de una empresa, y b) se desarrollan
los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una
herramienta de proceso.
Para efectos de este Boletn, el centro de PED abarca, por lo menos, las siguientes
actividades:
1. La recepcin y control de los documentos fuente; la verificacin de que cumplan
con requisitos establecidos en cuanto a su integridad, legibilidad y autorizaciones; la
conversin de los datos fuente a un medio legible por el equipo de PED; y verificacin
de dicha conversin.
2. El proceso de los datos mediante la operacin, programacin y control de las
diferentes unidades que constituyen el equipo de PED.
3. El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo de PED y
la actualizacin de los mismos, en los sistemas que as lo requieran.

4. La custodia y control de los archivos y programas grabados en un medio legible por el


equipo de PED, as como la documentacin que los ampara.
5. La conciliacin de los datos incluidos en los reportes con la formacin de los
documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribucin de los reportes.
6. La identificacin y control de las transacciones errneas detectadas durante el
proceso y el seguimiento de su correccin y reincorporacin al proceso.
7. El establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin del
equipo de PED, los archivos de datos, los programas y la documentacin.
8. El establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo y recuperacin del
equipo de PED, los archivos de datos, los programas y la documentacin.
9. El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse (o la conversin de
sistemas manuales o mecnicos), incluyendo el estudio preliminar, la definicin de
requerimientos y especificaciones tcnicas, el diseo, la preparacin y prueba de
programas, el establecimiento de procedimientos, la prueba, conversin e
implementacin del sistema y el desarrollo de la documentacin soporte,
relacionada con cada uno los puntos anteriores.
10. El mantenimiento (modificaciones) a los sistemas y programas existentes y el desarrollo
de la documentacin respectiva.
11. El desarrollo, establecimiento y documentacin de polticas, procedimientos y
estndares relacionados con las actividades del centro.
Objetivos de la Auditora Operacional de Centros de PED
El objetivo de la Auditora Operacional de Centros de PED, es examinar crticamente las
actividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de detectar problemas que
estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su
operacin.
Metodologa.

El mtodo para auditor la operacin de los centros de PED que a continuacin se describe,
est organizado 35 de conformidad a la estructura de la metodologa sealada en el Boletn
No. 2 de esta Comisin,
1. Familiarizacin
El auditor debe familiarizarse con el centro de PED mediante el estudio de:
a) La estructura de organizacin del centro de PED y su ubicacin dentro de la
organizacin general de la empresa;
b) los planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su coordinacin con los
planes y objetivos generales de la empresa;

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

c) los manuales de polticas y procedimientos de las diferentes actividades desarrolladas


en el centro de PED, incluyendo su administracin;
d) los informes resultantes de revisiones efectuadas anteriormente por auditores internos
y externos y consultores;
e) los antecedentes del centro de PED en relacin a su origen, desarrollo, equipo de
proceso de datos original y sus modificaciones, relaciones, con usuarios, prioridades
en el desarrollo de sistemas, etc., y
f)

los estados financieros de la empresa y el impacto que tienen los costos y gastos del
centro de PED en los resultados de operacin.

Asimismo, el auditor deber conocer:


a) cules son las principales reas que reciben servicio del centro de PED y que
importancia tienen estas en relacin a la empresa, tanto financiera como
operativamente;
b) cules sistemas estn automatizados y en que grado
c) y cules sistemas importantes, susceptibles de automatizarse, no lo estn;
d) una descripcin detallada de la configuracin del equipo de PED y del sistema
operativo, la cual deber incluir: marca, modelo, cantidad, capacidad y velocidad
de la unidad central de proceso, de las unidades perifricas y otro equipo auxiliar;
tipo, versin y proveedor del sistema operativo y otros programas de operacin, as
como una descripcin de las modificaciones
e) que se le hayan hecho, en su caso.
Visita a las instalaciones.
Debern visitarse las instalaciones correspondientes al centro de PED, incluyendo los lugares
en donde se guardan los archivos de respaldo y hacer observaciones sobre:
a) lo adecuado de su ubicacin y d e la distribucin de las reas de trabajo y las
medidas para restringir el acceso a personal no autorizado;
b) los controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad
dentro de los lmites especificados por el proveedor del equipo de cmputo, dentro
del rea en que se encuentra este instalado;
c) las medidas establecidas para la deteccin y contencin de incendios (detectores
de humo, prohibicin de fumar, sistemas de extincin de fuego, etc.);
d) el orden y limpieza del equipo y accesorios (discos, cintas, tarjetas disketes, etc.) y de
la documentacin;
e) las condiciones ambientales (luz, ventilacin, etc.), y

f)

las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados y de estos entre s.

2. Investigacin y anlisis
Anlisis de la informacin financiera y operativa
El auditor deber obtener y analizar objetivamente la informacin que se menciona a
continuacin, la cual por la naturaleza de las actividades de los centros de PED, es
principalmente operativa. En caso que la informacin solicitada no se prepare como parte
de las actividades normales del centro de PED, el auditor debe evaluar el esfuerzo requerido
y la disponibilidad de datos para que se le proporcione y solicitar su preparacin cuando lo
considere justificable; independientemente, en la mayora de los casos, la falta de este tipo
de informacin normalmente representa ausencia de elementos de evaluacin y control de
las actividades del centro de PED:
a) Presupuesto de gastos del centro de PED comparado contra los gastos reales;
b) estadsticas de tiempo extra trabajado y las razones que lo motivaron;
c) reportes de recepcin de documentos fuente que incluyan informacin sobre la
documentacin recibida despus de las fechas y horas programadas;
d) estadsticas sobre la captura de datos fuente (nmero de golpes por hora y errores
por operador);
e) estadsticas de uso de la unidad central de proceso y del equipo perifrico
(incluyendo terminales remotas) que muestren:

Produccin normal

Reprocesos

Corridas especiales

Pruebas y compilaciones de nuevos programas ~" Mantenimiento de equipo y


sistema operativo

Fallas del equipo

Tiempo ocioso

Cuando sea aplicable deber obtenerse el detalle a nivel de participacin;


f)

reportes de actividad por terminal (frecuencia de uso, duracin, errores de


operacin, etc.);

g) estadsticas de mantenimiento por cada unidad de equipo (preventivo y por fallas);


h) estadsticas de entregas de reportes a usuarios con datos sobre calidad, oportunidad
y necesidades de reproceso por errores;

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

i)

reportes
de
tiempo
incurrido
y
grado
de
avance,
comparados
contra
presupuestos,
por
los
diferentes
proyectos de desarrollo de nuevas aplicaciones y mantenimiento de las existentes;

j)

estadsticas de ocupacin de personal, mostrando


entrenamiento, vacaciones, rotacin, etctera.

tiempo

productivo,

de

Entrevistas.

Debido a que esta tcnica proporciona al auditor 64 informacin valiosa para el desarrollo
de su trabajo, se deber:
a) planear las entrevistas necesarias para obtener informacin sobre la ejecucin
prctica de las polticas y 65 procedimientos estudiados en la fase de familiarizacin.
b) utilizar cuestionarios que sirvan como gua para obtener informacin sobre el centro
de PED y las actividades que en l se realizan.
c) efectuar entrevistas con el personal que el auditor considere conveniente y que
debern abarcar los siguientes grupos:

Personal que trabaja en el centro de PED incluyendo las siguientes reas:


gerencia, anlisis y diseo de sistemas, programacin, operacin del equipo,
mesa de control y biblioteca de cintas y discos.

Directivos de la empresa, con objeto de conocer el grado en que participan


en el desarrollo de los planes relativos al PED y la coordinacin con los planes
generales de la empresa, el grado de supervisin que ejercen sobre el centro
de PED y las expectativas en relacin al servicio que debe proporcionar el
centro de PED a la empresa en general.

Usuarios de los servicios de PED, para conocer el grado en que participan en


el desarrollo de nuevos sistemas, la forma en que se atienden sus solicitudes de
servicio (nuevos sistemas y cambios a los existentes), la calidad y oportunidad
de la informacin que reciben, el uso que les dan a los reportes recibidos y la
utilidad de la informacin que contienen (grado de detalle, formato, etc.) y la
naturaleza de las relaciones con el personal del centro de PED.

En relacin con la informacin recibida por los usuarios, es conveniente


evaluar si todos los reportes recibidos son utilizados o si es posible suprimir
algunos o reducir la informacin que contienen.

Auditores internos y externos para conocer el grado en que participan en el


desarrollo de nuevos sistemas, la naturaleza de las revisiones que han
efectuado al centro de PED y la forma en que utilizan el equipo de PED como
herramienta de auditora

Personal de organizacin y mtodos manuales, para conocer su relacin con


el centro de PED y su grado de participacin en el desarrollo de sistemas
automatizados.

Examen de la documentacin
Adems de los documentos estudiados en las etapas de familiarizacin y anlisis de la
informacin financiera y operativa, el auditor deber examinar otra documentacin, que
puede ser:
a)
b)

c)
d)

e)
f)

descripciones de puestos;
evaluaciones peridicas de la actuacin del personal del centro de PED. (En relacin a
este punto y el siguiente deben considerarse los aspectos que sean aplicables del Boletn de
Auditora Operacional de la Administracin de Recursos Humanos).
programas de entrenamiento para el personal del centro de PED y los usuarios;
estudios de viabilidad para adquisicin y ampliacin del equipo, compra de programas
paquete y desarrollo de nuevos sistemas. En relacin a los estudios para la adquisicin
ampliacin de equipo y compra de programas paquete, el auditor nicamente deber
examinar que la documentacin sea adecuada y que los elementos de juicio, las
conclusiones y recomendaciones sean razonables, ya que la evaluacin de los aspectos
tcnicos relacionados con estos estudios requieren de conocimientos y procedimientos
diferentes
a los necesarios para la Auditora Operacional de centros de PED;
manuales de estndares de anlisis, diseo y documentacin de sistemas, de
programacin y de operacin;

g)

documentacin de algunos sistemas importantes;

h)

registros de flujo de documentos y datos dentro del centro de PED;

i)

registros de datos errneos con datos sobre su correccin y reincorporacin al proceso;

j)

programas de uso de equipo

k)

bitcoras de uso del equipo (manuales o automatizadas);

l)

procedimientos de custodia, retencin y reconstruccin de archivos y programas;

m)

planes de accin en caso de siniestros o fallas prolongadas del equipo.

Durante la ejecucin de su revisin el auditor deber tener presente aquellos aspectos que
deben existir en un centro de PED y cuya ausencia puede afectar la eficiencia de sus
operaciones, con objeto de evaluar la informacin obtenida en el desarrollo de los pasos
anteriores y determinar la existencia de posibles problemas. A continuacin se mencionan
algunos de los principales aspectos a considerar.

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

a)

estructura de organizacin balanceada y con una adecuada segregacin de


funciones;

b)

entrenamiento y supervisin adecuados, debidamente documentados, para asegurar


competencia e integridad personal.
En este aspecto tambin es importante considerar la dependencia que tiene la continuidad
de operaciones del centro PED, por la concentracin de conocimientos y habilidades en una
persona o un grupo reducido.

c)
d)

Existencia de estndares de actuacin y vigilancia de su cumplimiento.


la direccin de la empresa interviene en un grado satisfactorio en los planes y
administracin del centro PED y el desarrollo de aplicaciones y vigila su coordinacin con la
polticas, objetivos y planes generales de la empresa;

e) existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas y el


mantenimiento de los existentes, que permitan una administracin adecuada de los
proyectos, as como una orientacin de los recursos de PED hacia las reas de la empresa en
donde se obtendr el mayor beneficio, incluyendo un grado satisfactorio de participacin
del usuario.
f)

la capacidad del equipo instalado es adecuada para las necesidades de la empresa a


corto plazo y tiene la flexibilidad para incrementarse de acuerdo a futuros requerimientos.
Adems, los conocimientos del personal de PED y el apoyo que proporciona el proveedor
del equipo, permiten utilizar el equipo actual en una forma eficiente, tomando en
consideracin el uso del sistema operativo y otros programas de soporte (sofware) ms
adecuados al tipo de aplicaciones existentes;

g) existencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el uso del equipo


de PED, incluyendo terminales remotas y para detectar oportunamente las fallas habidas (del
equipo y del personal);
h) existencia de procedimientos que, razonablemente, aseguren que los datos recibidos son
controlados y capturados adecuadamente que la informacin es procesada en su
totalidad, sin duplicaciones y alteraciones los reportes son completos, correctos y su distribucin es controlada adecuadamente; y el proceso de los datos se lleva a cabo de
acuerdo a lo requerido por la aplicacin respectiva.
i)

existencia de procedimientos de seguridad y proteccin que aseguren razonablemente:


acceso
restringido
a
personas
no
autorizadas
a
los
datos,
programas
y
actividades
de
operacin;
medidas
preventivas
y
correctivas
en
caso
de
siniestros
y
fallas
prolongadas
del
equipo;
reconstruccin
de
archivos
y
programas
destruidos accidentalmente o por otras causas continuidad en las actividades de PED en
caso d incapacidad del centro de PED de la empresa para operar
normalmente.

3. Diagnstico.
Recapitulacin de hallazgos.

Una vez estudiada y analizada la operacin, se har un resumen de los problemas y fallas
detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten. Posteriormente
debern visualizarse las posibles causas y efectos e los problemas detectados.
Discusin del borrador con los involucrados.

Debe discutirse con los involucrados el borrador del informe con el objeto de:
a) asegurarse que se trata de hallazgos reales, y
b) que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma que
describe en el borrador.
Uno de los objetivos de esta discusin, es convencer a los involucrados con el fin de que
hagan frente comn
102 con el auditor al presentar el diagnstico definitivo a la alta
gerencia
Informe definitivo.

En el Boletn No. 2 de esta Comisin se establece el concepto de informe para Auditora


Operacional. En seguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos, y sus interpretaciones
que podran hacerse en el curso de una Auditora Operacional de centros de PED y servir de
base para la elaboracin del informe final.
No se prepara un programa diario para la utilizacin del computador
La utilizacin del computador no se lleva a cabo con base en un programa en el que se
asignen prioridades y tiempos estimados de proceso. En la prctica, el Jefe de Operacin es
quien decide el orden de los procesos a efectuar conforme es informado por los operadores
que un proceso ha sido terminado.
El tiempo ocioso del equipo representa, en promedio durante los ltimos seis meses, un 32%
del tiempo disponible dentro del horario normal de trabajo; esta cifra es mayor en los casos
en que el Jefe de Proceso se ausenta temporalmente del centro de PED.
Por otro lado, el importe de las horas extras pagadas al personal de operacin, se ha
incrementado en un 28% durante el mismo perodo,
Con el objeto de reducir el tiempo ocioso del equipo de cmputo y tambin el costo del
tiempo extra, es recomendable se efecte un estudio de las cargas de trabajo actuales y se
determine la posibilidad de distribuirlas 106 para reducir los picos que motivan las horas
extras. Adems, de prepara un programa de los procesos que deben realizarse diariamente,
indicando la prioridad para su ejecucin y la duracin estimada.

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

No existen estndares para la documentacin del desarrollo de sistemas y sus


modificaciones
Al examinar la documentacin de los sistemas de nminas, cuentas por pagar y estadsticas
de ventas, se observ que, adems de encontrarse incompleta en algunos aspectos
(principalmente diagramas de flujo), no hay uniformidad en la presentacin y orden de la
informacin que contienen. Esto se debe a que no se han establecido estndares que
indiquen los requisitos que debe reunir toda la documentacin relacionada con el desarrollo
y mantenimiento de sistemas.
Lo anterior ha motivado que el tiempo invertido en hacer modificaciones a los sistemas
mencionados, haya sido superior en un 80% al que se requerira en circunstancias normales
de trabajo, motivando un incremento en el costo.
Se recomienda que se desarrollen, documentos e implementen estndares para la
preparacin de la documentacin relacionada con el desarrollo y mantenimiento de
sistemas.
Falta de metodologa para la administracin del desarrollo de sistemas
A la fecha de la revisin se encontraban en proceso de desarrollo las aplicaciones de control
presupuestal y programacin de mantenimiento preventivo de maquinaria. Aun cuando
hace diez meses que se iniciaron, los analistas manifestaron que estn en etapa de diseo.
Debido a que no existe un calendario de actividades ni reportes de avance peridicos, no es
posible evaluar el esfuerzo dedicado a estas aplicaciones ni determinar la fecha en que
deben quedar terminadas.
Con objeto de controlar y evaluar adecuadamente el esfuerzo humano invertido en los
proyectos, es necesario que se establezca una metodologa formal -para la administracin
de los mismos. Esto permitir obtener un mejor aprovechamiento de los recursos y controlar
efectivamente el costo incurrido en cada proyecto.
Tiempos de reproceso excesivos
Las estadsticas de uso del computador, preparadas para la auditora, indican que el tiempo
promedio utilizado en reprocesos durante los ltimos seis meses, es aproximadamente un 38%
del tiempo total disponible, Las causas principales son el uso de archivos equivocados y la
falta de instrucciones de operacin para algunos sistemas.
Debido al impacto que tiene el costo de los reprocesos en los gastos totales del centro de
PED, es conveniente reducirlos al mnimo posible. Para tal efecto, es necesario que se
elaboren los instructivos de operacin faltantes y que se establezca un procedimiento para
solicitar por escrito a la biblioteca los archivos que sern usados en los procesos a efectuar
diariamente.
Reportes no utilizados
Durante entrevistas con varios usuarios se determin que los siguientes reportes no son usados
para propsito alguno:

Nombre del reporte

Periodicidad

Usuario

Ventas por zona geogrfica

Mensual

Depto. de ventas

Materiales de Importacin

Semanal

Depto. de Produccin

Relacin de cobros en efectivo

Diario

Depto. de Cobranzas efectivo

Cuentas por pagar vencidas Mensual

Depto. de Contabilidad

Aunque estos reportes eran usados anteriormente, la informacin que contienen est
incluida en otros reportes generados por nuevos sistemas. El tiempo de proceso necesario
para producir dichos reportes representa un 4% del total mensual disponible.
Con objeto de eliminar el costo innecesario que representa la preparacin de los reportes
arriba indicados, se sugiere que su elaboracin sea suspendida.
Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el Comit Ejecutivo del
Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la
profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de
la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de
cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

Material didctico para el mdulo de Auditora Interna y Operacional


Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

AUDITORIA OPERACIONAL DE
OTORGAMIENTO DE CREDITO

Introduccin.
Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevar a
cabo la auditora operacional de otorgamiento de crdito en las empresas industriales y
comerciales y est en relacin con la revisin misma de la operacin, independientemente
de que en ella intervengan personas o departamentos relativos a otras reas de la empresa.
Este Boletn prev situaciones generales y no casos especficos que pudieran presentarse en
alguna empresa en particular.
En vista de la estrecha relacin que guarda la operacin de otorgamiento de crdito con la
de cobranzas, este boletn incluye parte de la informacin mencionada en el boletn relativo
a la operacin de cobranzas, por lo que se sugiere que, en lo posible, se realicen ambas
auditoras en forma simultnea, con la finalidad de obtener resultados ms completos e
integrales.
Propsitos del boletn.
Este boletn tiene los siguientes propsitos
Establecer el concepto bsico de la operacin de otorgamiento de crdito y el alcance
que, para efectos de este boletn, se dar a esta operacin.
Definir el objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito, considerando la
relacin que guarda esta operacin con los objetivos generales de la empresa. Se hace
mencin tambin de algunos aspectos que deben tomarse en cuenta para lograr la
eficiencia de esta operacin.
Sealar la metodologa que se considera aplicable para realizar la auditora operacional de
otorgamiento de crdito e indicar algunos de los instrumentos y tcnicas de que dispone el
auditor para la ejecucin de este trabajo.
Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los resultados de
la auditora,
Concepto y alcance de la operacin otorgamiento del crdito
La operacin de otorgamiento de crdito es el conjunto de actividades que realiza una
empresa para otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que 8 proporciona a sus
clientes, sujeto a ciertas condiciones y caractersticas que regulan su recuperacin.
Como se mencion en prrafos anteriores, en el anlisis de esta operacin se hace
referencia a algunos de los objetivos, polticas y actividades de la operacin de cobranzas,
con objeto de darle mayor congruencia y claridad.
Para establecer el marco de referencia que delimita la operacin de otorgamiento de
crdito, se mencionan a continuacin las actividades bsicas que la integran;
1. Participar en la fijacin de objetivos y polticas de crdito acordes a los presupuestos
financieros de la empresa.

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

Los objetos fundamentales estn relacionados con niveles de las cuentas por cobrar y
costo de la ejecucin de la operacin, y entre las polticas se pueden mencionar los
referentes a: lmites de crdito, forma de investigacin de los solicitantes, personal
autorizado para concederlo, documentacin de los crditos otorgados, obtencin
de seguros de crdito, condiciones generales del otorgamiento, etc.
2. Intervenir en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa la
cuantificacin de los objetivos establecidos. Evaluar peridicamente las actividades
realizadas con los planes trazados.
3. Planear los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operacin
para alcanzar las metas establecidas, asignarlos y manejarlos en forma eficiente.
4. Tramitar las solicitudes de crdito de clientes potenciales, obteniendo las referencias
que se requieran, bancarias, comerciales, de agencias especializadas, etc., y
registrando la informacin Bsica del cliente una vez que se est operando con l.
5. Establecer lmites de crdito a los clientes, de acuerdo al tipo de actividades que
realicen, sus referencias crediticias, las experiencias que guarde la empresa, el
volumen de mercanca que desplaza, etc. Deben existir estratos para la autorizacin
de estos lmites, as como revisarse peridicamente. Estas actividades pueden ser
realizadas por un Comit de Crdito.
6. Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las polticas generales de crdito y
a las especficas de aprobacin establecidas.
7. Establecer y actualizar permanentemente los archivos de clientes, en los que se
encuentre su capacidad de crdito, las operaciones con ellos realizadas, forma de
pago, frecuencia y monto de sus compras, fechas de pedidos, embarques y pagos,
etc.
8. Mantener informacin sobre las condiciones generales del mercado crediticio y
particularmente de las ramas de actividad en que se desarrolle la empresa.
9. Conservar una estrecha comunicacin entre crdito y otras operaciones de la
empresa, particularmente con las de cobranzas, ventas, embarques y contabilidad.
10. Informar oportunamente sobre los niveles generales de crdito mantenidos en la
empresa en determinado momento (en relacin con las condiciones pre
establecidos) y los casos individuales de excepcin que sean de importancia.
Objetivo de la auditora operacional de otorgamiento de crdito
La auditora operacional de otorgamiento de crdito tiene como objetivo promover la
eficiencia de las actividades que integran esta operacin.
La eficiente operacin de otorgamiento de crdito puede ser examinada considerando,
entre otros, los siguientes aspectos:
1. El apego a las polticas de crdito y su relacin con las estrategias y tcticas
financieras de la empresa.

2. Que el otorgamiento del crdito se realice en el menor tiempo posible.


3. Que exista un adecuado equilibrio de las caractersticas del crdito ofrecido
por la empresa con las necesidades del cliente y las condiciones generales
del mercado y de la competencia.
4. Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los lmites planeados de
crdito.
5. Que las cuentas incobrables sean las mnimas.
6. Que el costo de la operacin de otorgamiento de crdito sea el mnimo
posible, considerando los beneficios que est ofreciendo a la empresa.
Metodologa.
Para realizar la auditora operacional de otorgamiento de crdito como para la de cualquier
otra operacin, la metodologa, los instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor son
similares y se encuentran claramente descritos en el boletn No. 2 de esta comisin. A
continuacin se comentan algunos aspectos particulares que se consideran de inters.
Familiarizacin.
1.
Adems de la familiarizacin de carcter general con la empresa, ser necesario
conocer la estructura de organizacin de crdito y la ubicacin organizacional del rea de
cobranzas, as como las relaciones con ventas, embarques y contabilidad. Deber familia
rizarse con los objetivos, polticas y sistemas de las reas anteriormente mencionadas, as
como con la de procesamiento electrnico de datos, cuando proceda. Igualmente deber
conocer los planes y programas establecidos a corto, mediano y largo plazo y los controles
establecidos para su cumplimiento.
Visita a las instalaciones.
Inspeccionar las instalaciones de los departamentos mencionados en el prrafo anterior,
para observar recursos materiales, relaciones interpersonales, ambiente de trabajo, etc.
Investigacin y anlisis.
Anlisis de la informacin financiera y operativa.
Obtencin y anlisis de la informacin que se considere necesaria para formarse un juicio
adecuado de la situacin operacional de los crditos, como relacin de clientes activos,
clasificaciones por tipo de crdito, tipo de industria o comercio, costumbres crediticias, etc.,
y los lmites de crdito establecidos. Adicionalmente debe obtenerse o consultarse
informacin de cobranzas, como ndice de la eficiencia en la concesin y manejo de los
crditos, por ejemplo: relaciones de saldos de clientes, antigedad de los mismos, rotacin
de las cuentas por cobrar y sus respectivos estndares, consumos anuales de clientes, etc.
Deber obtenerse informacin sobre el costo de crdito y el anlisis de alternativas distintas
de operacin.
Entrevistas.

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Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operacin de otorgamiento
de crdito para conocer las actividades que realizan, el apego y adecuacin de las polticas
establecidas, las cargas de trabajo, el nivel de preparacin del personal, los elementos
Materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes. Deber entrevistarse tambin al
personal de otras reas relacionadas, tales como
a) Al personal de cobranzas, fundamentalmente
b) al responsable del rea y a los cobradores en lo relativo a problemas de
recuperacin de la cartera;
c) al personal de facturacin con objeto de verificar el cumplimiento de las polticas y
aprobaciones de crditos;
d) al personal de ventas para conocer sus opiniones personales y las que hayan
obtenido de los clientes en lo referente a las gestiones de crdito;
e) al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de clientes,
detectar omisiones en los procedimientos de crdito y observar la coordinacin en la
informacin de uso comn;
f)

al personal de procesamiento electrnico de datos, cuando proceda, para conocer


los procedimientos en vigor que correspondan, los mecanismos de control interno
establecidos, los equipos utilizados, etc.

En algunos casos ser conveniente celebrar entrevistas con las agencias especializadas de
investigacin, que utilice la empresa.
Deber evaluarse la conveniencia de emplear cuestionarios para obtener la informacin
deseada, tanto del personal de la Compaa como, en su caso, de clientes vigentes y
declinados. Las tcnicas de encuesta a utilizar debern ser las apropiadas para el tipo de
datos que se requieran obtener.
Examen de documentacin e investigaciones especficas.
El auditor deber examinar la documentacin que considere necesaria y efectuar los
estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de
juicio y verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin y en la realizacin de las
entrevistas.
A continuacin se describen algunos de ellos
a) Solicitar el manual de sistemas y procedimientos, cuando exista, y asegurarse a travs
de estudios y pruebas selectivas de su cumplimiento y actualizacin; en su caso
deber solicitarse la documentacin del sistema respectivo, cuando la aplicacin de
crdito es manejada en el computador. De cualquier forma debern evaluarse los
procedimientos en operacin, en cuanto a formatos, archivos, flujos, puntos de
control, y registros e informes, es decir, la existencia de un sistema que permita normar
las actividades del personal, comunicar las desviaciones, sus causas, justificaciones y
medidas correctivas;

b) seleccin y estudio de los crditos concedidos para cerciorarse de que se estn


realizando de acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos;
c) de acuerdo con los estratos que clasifiquen los clientes en funcin de su importancia,
seleccionar los ms representativos de cada uno de ellos para comparar sus
costumbres de pago con los plazos de crdito comedidos; en su caso, aplicar
muestreo estadstico precisando el procedimiento apropiado, especialmente cuando
la empresa cuenta con un computador, y es a travs de este medio que se obtiene
la muestra;
d) estudio de los motivos que originan la cancelacin de cuentas incobrables,
profundizar sobre los causados por crditos mal concedidos;
e) anlisis del tiempo promedio requerido para la autorizacin de los crditos y para la
aprobacin de los pedidos, considerando las polticas y procedimientos relativas a
monto y oportunidad de la venta;
f)

anlisis de las horas requeridas para el proceso (hombre o mquina) para determinar,
aunque sea de manera general, la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar o
substituir equipos electromecnicos o electrnicos.

Diagnstico.
Recapitulacin y re verificacin de hallazgos.
Una vez estudiada y analizada la operacin se har un resumen de los problemas y fallas
detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situacin que afecten, Posteriormente
debern visualizarse las posibles causas y efectos de los problemas detectados.
El resumen resultante del punto anterior se sujetar a una nueva verificacin para separar
con mayor precisin los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnstico
definitivo,
Discusin de las observaciones con los involucrados.
Debe discutirse con los interesados el borrador del informe con objeto de afinar la
interpretacin del auditor, asegurarse de que se trata de hallazgos reales y hacer partcipes a
los afectados en la labor creativa.
Elaboracin del informe.
Los elementos bsicos que bebe contener el informe de la auditora operacional son los que
se mencionan en el boletn No. 2 de esta Comisin, en la seccin correspondiente a informe.
El informe de auditora operacional de otorgamiento de crdito debe hacer referencia a la
carencia o incumplimiento de alguno de los elementos descritos en el alcance de este
boletn, tales como: objetivos, polticas, procedimientos e informes.
Igualmente deber mencionar las deficiencias que se localicen en el empleo de los recursos
y la forma en como estos se planean, organizan, dirigen y controlan. Tal sera el caso de
inadecuada interpretacin del mercado crediticio, planes descoordinados de las estrategias

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financieras de la empresa, organizacin inadecuada, lentitud en los procesos operativos,


elementos materiales ineficientes para los volmenes y complejidad de las actividades e
informacin incompleta e inoportuna.
Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores
Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el Comit Ejecutivo del
Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la
profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de
la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de
cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

AUDITORIA OPERACIONAL DE LA
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS

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Introduccin.
Este Boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para llevara
cabo la Auditora Operacional de la Administracin de Inventarios, en empresas industriales y
comerciales de tipo comn; es decir, se exceptan aquellas con caractersticas especiales,
tales como constructoras, extractivas, de servicio, etc.
Como lo seala el Boletn No. 2 de esta Comisin, el contador pblico requiere de
conocimiento y experiencia especializada para efectuar y supervisar la auditora de la
operacin que vaya a revisar, en este caso, especificamente la administracin de
inventarios, ya sea que la desarrolle directamente o en coordinacin con otros especialistas.
Los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o a la
transformacin para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso,
artculos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancas.
Generalmente los 3 inventarios representan uno de los activos ms importantes de una
empresa industrial o comercial y son un factor determinante en la consecucin de los
objetivos y resultados econmicos de la misma.
Propsitos del boletn.
1. Establecer el concepto bsico de la administracin de inventarios y el alcance que
se le dar para los efectos particulares de este Boletn.
2. Definir el objetivo de la Auditora Operacional de la o Administracin de Inventarios.
3. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de algunos
instrumentos y tcnicas de que dispone el auditor para la ejecucin de su trabajo.
4. Destacar algunos aspectos importantes que deben considerarse al informar los
resultados obtenidos en el trabajo.
Concepto y Alcance de la administracin de inventarios
Para los efectos de este boletn, la Administracin de Inventarios es el conjunto de
actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las existencias
(materia prima, materiales, suministros, productos semi elaborados y terminados) para
produccin y/o venta en la cantidad, calidad y oportunidad necesarias, a costos ptimos.
Con objeto de establecer el marco de referencia de la Administracin de Inventarios, a
continuacin se mencionan las actividades bsicas que la integran, las cuales no intentan
ser limitativas sino solamente enunciativas:
1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la
Administracin de Inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y
vigilar su cumplimiento.
2. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos
materiales y humanos necesarios.

3. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos que


integran la Administracin de Inventarios.
4. Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, en base a los
programas de produccin y/o ventas.
5. Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de
materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesarias.
6. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda,
custodia, distribucin, acomodo y movimiento de materiales, as como la ptima
utilizacin de reas de. almacenaje.
7. Disear la documentacin para controlar los movimientos de existencias y definir el
flujo de las mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno
de datos.
8. Implantar sistemas de costos y mtodos de valuacin para el registro contable de
inventarios.
9. Definir la forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes
necesarios que permitan mantener la comunicacin en los diferentes niveles de la
organizacin.
10. Implantar procedimientos presupuestarios para comparar sistemticamente con los
resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.
11. Implantar sistemas de informacin que permitan conocer los costos de ordenar,
reponer y mantener los inventarios, as como el costo beneficio atribuible a la
dinmica de los inventarios.
12. Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios de lento
movimiento y obsoletos.
13. Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, produccin, ventas,
control de calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.
Objetivo de la auditora operacional de la administracin de inventarios
El objetivo de la Auditora Operacional de la Administracin de Inventarios, es examinar las
actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y
oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su
eficiencia operativa.
Metodologa.
La metodologa de que dispone el Auditor es similar a la de la revisin operacional de
cualquier otra operacin, sin embargo, en este apartado se incluyen algunos aspectos
particulares aplicables a la operacin que nos ocupa, enmarcados dentro de la
metodologa que establece el boletn No. 2 de esta Comisin.

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Familiarizacin.
Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el
entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se
desenvuelve, asimismo, con la actividad especfica de administracin de inventarios,
referente a los siguientes aspectos:
1. Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos.
2. Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados, directa o
indirectamente, con la administracin de inventarios.
3. Caractersticas de los artculos de la empresa y del mercado de su ramo de
actividad.
4. Importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera de la empresa y
del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma.
5. Recomendaciones o sugerencias de auditoras o revisiones anteriores, cuando esto
sea aplicable.
6. Las instalaciones de la empresa, para Inspeccionar la ubicacin y caractersticas de
las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los Inventarios.
Investigacin y anlisis.
Anlisis de informacin financiera y operativa
El auditor deber obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de la situacin
operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin de existencias,
materiales obsoletos y de lento movimiento, rotacin de inventarios, tendencias y otras
razones financieras, puntos de re-orden, optimizacin, aprovisionamiento, programtica
lineal, ndices de re expresin y procedimientos de valuacin.
Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin recabada, con perodos
anteriores y de ser posible con empresas similares.
Entrevistas
Mediante entrevistas, el auditor deber:
Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la
operacin de los inventarios.
Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las actividades y
tambin con personal de otras reas o departamentos relacionados, como compras, ventas,
produccin, investigacin, desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia, etc.

Examen de documentacin e investigaciones especficas


Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en las
entrevistas, as como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deber examinar la
documentacin selectivamente y realizar las investigaciones especficas que considere
necesarias. A continuacin se mencionan algunas de ellas:
1. Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su actualizacin y
cumplimiento.
2. Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su
funcionalidad.
3. Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de
los informes que se elaboran, relativos a la actividad de inventarios.
4. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la secuencia que
sigue la operacin en sus diferentes fases.
5. Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar resultados
reales y detectar oportunamente las posibles desviaciones.
6. Analizar las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista financiero como
fiscal, de los diferentes sistemas de costos y mtodos de valuacin de inventarios, en
comparacin con los que utiliza la empresa.
7. Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad
de recursos humanos.
8. Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios y evaluar su
razonabilidad.
9. Investigar las tcnicas de almacenaje y funcionalidad de las mismas.
10. Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos manejos de
existencias y posibles siniestros.
11. Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a los inventarios en
casos de siniestros. Estudiar endosos y reclamaciones.
12. Identificar excesos o necesidad de espacio para almacenaje, movimiento y
distribucin de mercancas.
13. Estudiar fianzas e incidencias.
Diagnstico.
Resumen de observaciones y discusin previa.
Conceptualizar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto,
considerando los siguientes aspectos:

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a) Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible, en las


circunstancias prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato;
b) cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operacin y resultados de la
empresa.
c) interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras reas
operativas;
d) considerar el costo-beneficio de los cambios o mejoras a sugerir;
e) asignar a las recomendaciones prioridades para la implantacin.
Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista,
aprovechar su experiencia y afinar la interpretacin del auditor.
Preparar el informe.
Informe.
En el Boletn No. 2 de esta Comisin, establece el concepto de informe para
Auditora Operacional. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que
pueden informarse como resultado de la Auditora Operacional de Inventarios:

Falta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y polticas para la operacin


de inventarios.

Fallas en la estructura orgnica del Departamento de inventarios.

Deficiencia en el control fsico y/o contable de los inventarios.

Falta de planeacin de requerimientos de materiales

Niveles de inventarios ptimo, alto costo en la administracin de los mismos.

Inadecuada coordinacin del rea de inventarios con las reas de compras,


produccin, ventas, control de calidad, mercadotecnia, etc.

Desconocimiento del costo de ordenar, reponer y mantener el inventario.

Inadecuada informacin para toma de decisiones.

Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y fianzas,

Falta de manuales de operacin.

Este boletn de la Comisin de Auditora Operacional del Instituto Mexicano de Contadores


Pblicos (Federacin de Colegios de Profesionistas) presenta la opinin unnime de los miembros de dicha Comisin, y fue autorizado para su publicacin por el Comit Ejecutivo del
Instituto.
An cuando la Comisin de Auditora Operacional no es una comisin normativa en los
trminos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditora operacional para la
profesin, la hacen recomendar el cabal cumplimiento de sus recomendaciones o bien de
la urgente unificacin profesional sobre el tema, considerando que no deben dejarse de
cumplir sin la presencia de circunstancias que claramente obliguen a ello.

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AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS


SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE INFORMACION

Introduccin.
En el momento que vivimos, la administracin se torna cada vez ms difcil y sofisticada. En
este ambiente los sistemas administrativos de informacin juegan un papel importante ya
que proporcionan los elementos que apoyan la toma de las principales decisiones que
afectan el futuro de las empresas o entidades. Por esta razn la funcin de "informar" a los
ejecutivos responsables de la administracin cobra especial importancia en el proceso
administrativo de planeacin y control de las operaciones.
El presente boletn se enfoca a los lineamientos ms sobresalientes que debe considerar todo
contador pblico al efectuar una evaluacin de los sistemas de informacin con los que
cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los
informes que se obtienen.
El boletn No. 7 de esta Comisin enumera las caractersticas de la revisin operacional en
centros de procesamiento electrnico de datos, sin embargo, cabe mencionar que el
alcance y contenido del presente boletn no est limitado a la funcin de operar o
administrar un 3 centro de cmputo sino que trata de evaluar las caractersticas principales
de los sistemas administrativos de informacin independientemente de cuales sean los
medios que se utilicen para procesar los datos, ya sean electrnicos, electromecnicos o
manuales.
La aplicacin de este boletn es general, no se limita a algn tipo de entidad, no obstante, se
incluyen conceptos que deben considerarse en los sistemas administrativos de informacin
de las empresas, como meros ejemplos.
Propsitos del boletn.
Los sistemas de informacin administrativa cubren las reas de planeacin, de operacin, de
control, de evaluacin y en general de comunicacin. En este boletn se pretenden abarcar
todas esas reas, con excepcin de la de planeacin, la cual debe ser objetivo de un
boletn especial, an cuando se haga una referencia general en este boletn.
Los propsitos que se persiguen al emitir este boletn son los siguientes
a) Establecer los conceptos bsicos de los sistemas administrativos de informacin.
b) Definir el objetivo de la auditora operacional de los sistemas administrativos de
informacin, independientemente del medio que se Utilice para procesar los datos.
c) Auxiliar la revisin crtica de la informacin que se obtiene de los diferentes sistemas
administrativos de informacin de la empresa.
d) Fomentar la creatividad de las personas que realizan el trabajo de la auditora
operacional de los sistemas administrativos de informacin.
e) Establecer la metodologa aplicable a la revisin de los sistemas administrativos de
informacin, de acuerdo a ciertas tcnicas disponibles para llevarla a cabo.

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f)

Ejemplificar los conceptos tratados en el boletn, indicando los puntos mnimos a


incluir en los sistemas administrativos de informacin. Para este fin, se incluyen los
principales conceptos que estn asociados con las diferentes reas del control de las
operaciones en las empresas.

Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de informacin


Por sistema administrativo de informacin se entiende el conjunto de procedimientos que se
utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos generados en las operaciones de las
empresas o entidades, con el fin de obtener informacin sobre el resultado de la ejecucin
de estas operaciones.
La calidad de los sistemas administrativos de informacin radica en:

Exactitud durante el proceso y en la obtencin de informacin sobre las diferentes


operaciones.

Oportunidad con que se logra el proceso de los datos.

Enfoque de la informacin, atendiendo las necesidades del usuario final,

Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas administrativos


de informacin.

Existen los siguientes tipos de sistemas administrativos dependiendo del enfoque final de la
informacin que generan:
Sistemas de proceso de transacciones, cuyas caractersticas radican en procesar
operaciones en volumen y que de los archivos del sistema, desde los manuales hasta los
computarizados, es posible obtener informacin con un alto grado de detalle, as como
informacin resumida. Como ejemplo de sistemas de proceso de transacciones estn los de
cuentas por cobrar, control sobre las cuentas por pagar, control de las existencias y
valuacin de inventarios, etc.
Sistemas de informacin para la gerencia y sistemas de respaldo en, las decisiones. Estos
sistemas estn encaminados a proporcionar informacin dirigida a los ms altos niveles de la
organizacin.
Consisten en concentrar, comparar y analizar datos obtenidos de los sistemas de proceso de
transacciones, con objeto de apoyar el proceso de toma de decisiones de los
administradores y ejecutivos. Estos sus temas tienen como caractersticas principales el estar
orientados a proporcionar informacin sobre la problemtica de la alta direccin y
complementarse con el uso de modelos de simulacin o de tcnicas avanzadas para
accesar los datos en detalle e incrementar la calidad y velocidad de las funciones de
consulta.
En trminos generales se puede afirmar que la diferencia entre los dos tipos de sistemas
indicados, consiste en que el primero se orienta al proceso de una transaccin especfica, la
cual es validada y almacenada para posteriormente emitir informacin para los niveles
operativos de la empresa; el segundo sistema est orientado a los principales directivos y
puede adaptarse al estilo del proceso de toma de decisiones importantes. Adems, los

sistemas de proceso de transacciones se enfocan exclusivamente al proceso de la


operacin sin considerar las otras reas de la empresa o entidad, en cambio, los sistemas de
informacin gerencial o de respaldo en la toma de decisiones, integran los datos de varios
sistemas en las funciones de la empresa como un todo.
Las siguientes tcnicas pueden considerarse de aplicacin general para lograr que la
informacin de cualquier sistema tenga la calidad requerida por los usuarios;
a) Comparacin de la informacin. Es importante comparar la informacin con las
operaciones o perodos que la empresa llev a cabo con anterioridad y con medidas
estndar de eficiencia obtenidas en el proceso de planeacin. Tambin, se pueden
realizar comparaciones con datos externos a la compaa como por ejemplo:
razones e ndices financieros de la industria a la que pertenece la empresa,
estadsticas de ventas y penetracin de mercado u otros datos que pueden estar
disponibles en cmaras de comercio o industria, secretaras de estado, bancos de
informacin, etc.
b) Deteccin de la informacin relevante. La informacin debe ser relevante en los
aspectos principales que afectan la operacin del negocio. Sobre esta base existen
varias tcnicas que ayudan a la presentacin de la informacin para qu sea
relevante, como por ejemplo: utilizar cifras en miles, millones, etc., concentrar datos
de diferentes fuentes de informacin y compararlos, producir informacin por las
excepciones sustanciales a las polticas establecidas, etc.
c) Anlisis
e
interpretacin
de
la
informacin.
Principalmente
en
los
informes
que
sern
utilizados
por
los
ejecutivos
de
ms
alto
nivel,
es
recomendable
que
la
informacin se presente resumida y analizada con objeto de hacer ms eficiente el
tiempo que el ejecutivo dedica a la lectura del informe. Este anlisis debe
incluir
la
explicacin
de
las
variaciones
obtenidas
en
la
comparacin
de
la
informacin,
segn
se
sugiri
en
el
inciso anterior.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS DE
INFORMACION
Los objetivos de la auditora operacional de los sistemas administrativos de informacin son
los siguientes:
a) Evaluar el contenido y la presentacin de los informes que se distribuyen a los
diferentes usuarios en todos los niveles de la organizacin.
b) Proponer planes de accin especficos para mejorar la calidad de la informacin que
se obtiene a todos los niveles de la organizacin.
c) Recomendar la obtencin de reportes adicionales para cubrir las carencias de
informacin importante para la administracin de la entidad econmica, as como el
medio ms apropiado para lograrlo.

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d) Estudiar la relacin costo-beneficio que representa para la empresa el proceso de los


datos
y
la
obtencin
de
reportes,
con
el
fin
de
proponer
medidas
tendientes
a
lograr
que
esta
relacin
sea
favorable
y
que
el
costo
se mantenga en niveles aceptables.
Metodologa.
La auditora operacional de los sistemas administrativos de informacin se lleva a cabo de
conformidad con la metodologa establecida en forma genrica en el boletn No. 2 de esta
Comisin; no obstante, en este apartado se comentan los aspectos particulares aplicables al
examen de los sistemas administrativos de informacin.
La metodologa general para llevar a cabo una auditora operacional, debe considerar que
los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y las circunstancias
particulares de la empresa o entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la
auditora. Asimismo, cuando se revisan sistemas administrativos de informacin, el trabajo
puede incluir todos los informes que sirven a todos los departamentos, oficinas, secciones o
dependencias de la empresa que intervienen en la operacin cotidiana, o bien, determinar
un alcance reducido para el trabajo si las circunstancias as ameritan, en cuyo caso ste ser
el universo para la realizacin de la auditora.
Familiarizacin.
Adems de la familiarizacin de carcter general, ser necesario conocer la estructura
organizacional de operacin y los sistemas que la organizacin tiene instalados para obtener
informacin.
Es importante determinar el enfoque de los diferentes sistemas de informacin, sus objetivos,
las polticas que son aplicables a estos sistemas y los medios para el procesamiento de
transacciones que se utilizan en la empresa o entidad.
Tambin es necesario un conocimiento profundo de las actividades que se realizan, los
procedimientos de planeacin y ejecucin de los trabajos, el estilo gerencial en prctica y
en general, todos aquellos datos que afectan la operacin. Para familiarizarse con las
operaciones, es recomendable visitar las instalaciones y realizar una investigacin inicial,
segn se explica a continuacin:
Visitas a las instalaciones.
Al realizar las visitas a las instalaciones, es conveniente no perder de vista la ubicacin fsica
que tienen las diferentes oficinas e instalaciones. Este aspecto ser principalmente
importante al analizar la distribucin de los 16 diferentes informes que se producen en la
empresa, particularmente cuando son consultados a travs de unidades electrnicas de
consulta.
No se debe olvidar que el principal objetivo de las visitas a las instalaciones es el de obtener
un conocimiento detallado de la forma de operacin de la entidad e involucrarse an ms
con sus polticas, administracin y procedimientos de control. Es importante considerar que el
ptimo entendimiento de la organizacin, ayudar a enfocar mejor las recomendaciones

que resulten del anlisis que se realice de la situacin de los sistemas administrativos de informacin.
Investigacin Inicial.
En la investigacin preliminar conviene determinar cmo se lleva a cabo la planeacin de
las operaciones, con objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los
procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situacin financiera a
futuro."
Otros puntos importantes a considerar durante la etapa de investigacin inicial, radican en la
obtencin de informacin sobre las caractersticas de la administracin del negocio, la
calidad del control interno establecido y la rigidez, y elasticidad de los mtodos y
procedimientos que se utilizan.
Adems en la investigacin inicial se deber obtener informacin general sobre la calidad
de la informacin que proporcionan los actuales sistemas administrativos de informacin. Por
tanto, los siguientes pasos de la metodologa se enfocan en forma directa a los problemas
que afectan la calidad de la informacin que se procesa.
Investigacin y Anlisis
Dentro de esta etapa de investigacin y anlisis, tiene relevancia la obtencin de ejemplos
de la informacin que se genera en el proceso de planeacin estratgica, en la planeacin
detallada de las operaciones y en el control de las actividades, as como evaluar en forma
detallada la calidad del proceso de planeacin y la disponibilidad que tiene la empresa de
tener acceso a cifras sobre la industria o el mercado en el cual participa.
El obtener un ejemplar de cada uno de los informes que se producen para incluirlo en los
papeles de trabajo facilita el anlisis. Las entrevistas con los usuarios, con objeto de obtener
sus comentarios e impresiones sobre la calidad, oportunidad, utilidad y veracidad de los
informes que se evalan, forman parte de esta etapa.
El determinar las necesidades adicionales de informacin del personal de la empresa y
documentarlas en forma detallada en los papeles de trabajo, servir de base para
completar el diagnstico realizado.
Al analizar cada uno de los informes que se producen, se deben evaluar de manera rpida
los mtodos de recoleccin de informacin fuente y el clculo de resultados, que sirvieron de
base para su elaboracin, de tal manera que se cuente con un respaldo objetivo acerca de
los datos contenidos en el informe.
Para documentar los ejemplos de informes recopilados, se recomienda disear un papel de
trabajo, el cual puede denominarse "inventario de informes" que incluya como mnimo la
siguiente informacin para cada uno de esos informes:
Nombre del informe.
Breve explicacin del objetivo que se persigue con la obtencin del informe.
Utilizacin del informe.

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Compilacin a cargo del Maestro Ricardo Illescas Hidalgo

Breve explicacin del contenido.

Frecuencia de preparacin.

Persona responsable de su elaboracin.

Distribucin del informe, mencionando los diferentes puestos que reciben copia.

Medio que se utiliza para su obtencin.

Formatos del informe, o sea si es pre impreso o no, y en su caso la existencia de


formas impresas.

Existe la prctica generalizada de utilizar formatos pre impresos para ciertos informes
rutinarios, lo que facilita su elaboracin y en ciertos casos, mejora la presentacin del mismo.
Esta prctica ha resultado de gran utilidad para los organismos que la utilizan y es aplicable
tanto para sistemas de proceso de transacciones como para sistemas de informacin
gerencial. Es recomendable que en la etapa de anlisis se considere esta posibilidad ya que
puede redundar en sugerencias posteriores.
Una vez investigada en detalle la situacin de los sistemas de informacin, de haber
documentado y conformado los papeles de trabajo, es necesario proceder al anlisis. Para
realizar el anlisis de la informacin recolectada se recomienda lo siguiente:
Evaluar detalladamente la calidad de la informacin.

Evaluar la presentacin que se utiliza para los informes y la informacin escrita o


visual.

Evaluar la calidad de las bases de comparacin que se utilizan para medir los
resultados de operacin de la empresa.

Evaluar en forma preliminar y general la carga de trabajo del personal y de los


directivos que reciben los informes, considerando el tiempo de consulta y otros
recursos con que cuentan para analizarlos.

Evaluar si el grado de detalle incluido en los informes es suficiente para poder tomar
una decisin o accin con respecto a su contenido.

Determinar el costo de la Informacin y evaluar en un anlisis de la relacin


costo/beneficio, si los resultados son favorables para la empresa que obtiene dicha
informacin.

Evaluar la facilidad para recuperar o reconstruir los archivos que son base para la
informacin.

Evaluar si los medios que se utilizan para almacenar los reportes que se producen
cumplen adecuadamente con su fin y si se cumple con los requerimientos legales de
conservacin de datos fuente.

Evaluar si la distribucin que se realiza Oe los diferentes reportes que se emiten es la


adecuada o bien si existe otro tipo de personal que tambin debe de estar asociado
con la informacin que se maneja.

Evaluar las inquietudes de cambio que el personal y los directivos tienen respecto de
los informes que se estn obteniendo.

Evaluar si existen requerimientos de informacin adicional que deba incluirse en los


sistemas, con objeto de recomendar el camino para obtenerla.

La etapa de anlisis de la informacin recopilada es la que ms se presta para


desarrollar la creatividad del auditor operacional de sistemas administrativos de
informacin y por lo tanto es la etapa a la que debern dedicarse los recursos del
grupo de trabajo con mayor capacidad y experiencia para obtener
recomendaciones realmente tiles para la empresa.

Para documentar los resultados del anlisis realizado, se deben elaborar les de
trabajo que pueden denominarse "Inventario de Puntos Detectados en la Revisin",
en los cuales se anotarn todas aquellas inquietudes y observaciones que fueron
determinadas durante el curso del trabajo, sirvan de base para llevar a cabo el
diagnostico de la situacin encontrada.

Diagnstico.
En la etapa de diagnstico, el auditor operacional deber asegurarse de la validez de los
puntos detectados en el anlisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa.
No deber perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales debern
de ser prcticas y realistas.
Durante la etapa del diagnstico deber de elaborarse un plan de accin para llevar a
cabo la implantacin de las mejoras que se hayan propuesto. Este plan deber definirse en
tal forma que al momento de presentarlo a la alta direccin indique claramente el camino
que el auditor operacional propone para solucionar, indique claramente el camino que el
auditor operacional propone para solucionar los problemas que han sido encontrados, no en
forma aislada, sino agrupados en forma ordenada, y as proponer una solucin integral al
problema de informacin.
Cuando se elabore el plan de accin debern definirse los recursos que son necesarios para
llevarlo a cabo. Asimismo deber obtenerse el costo que tendr la implantacin del plan,
con el fin de estar preparado para apoyar y respaldar la recomendacin.
Tambin es necesario realizar un anlisis de la relacin costo/beneficio que representa la
implantacin de las recomendaciones propuestas como resultado del anlisis realizado de la
situacin de los sistemas administrativos de informacin, ya que de este anlisis se
desprender el principal respaldo al plan de accin que el auditor operacional proponga. El
anlisis del costo/beneficio deber incluir tanto los aspectos tangibles (costos y beneficios
que pueden medirse en unidades monetarias) como los intangibles (circunstancias que
tienen efecto en los costos y beneficios pero que no son valorables).

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En conclusin, el resultado del diagnstico deber de ser un plan de accin para mejorar la
situacin actual, incluyendo un anlisis detallado de la relacin costo/beneficio de la
implantacin de los sistemas modificados y/o adicionales.
Elaboracin y Discusin del informe
En esta etapa se elabora un informe describiendo los resultados de la revisin. Los elementos
que deber contener el informe sern aquellos determinados durante la etapa de
diagnstico y deben presentarse en forma clara y ordenada. Debe ser dirigido a un nivel lo
suficientemente alto dentro de la organizacin con el fin de contar con la aprobacin y
apoyo al plan de accin que se sugiere, as como el compromiso para adoptarlo.
En trminos generales se puede indicar que un informe de auditora operacional de los
sistemas administrativos de informacin debe contener como mnimo los siguientes puntos:

Introduccin, indicando el alcance y el enfoque de la revisin.

Resumen de la situacin encontrada en lo relativo a los sistemas administrativos de


informacin.

Conclusin general sobre el estudio.

Plan de accin sugerido para llevar a cabo las mejoras y cambios a los sistemas
administrativos de informacin, incluyendo el anlisis de los recursos necesarios,
anlisis del costo/beneficio que representa, tiempos estimados para lograr los
resultados propuestos y designacin previa de los responsables para llevar a cabo
este trabajo.

Una vez terminado, el informe final podr ser la base para controlar el avance de la
implantacin del plan de accin sugerido.
Conceptos asociados a la informacin que requieren Las Empresas
Con el propsito de motivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas
administrativos de informacin, a continuacin se mencionan algunos puntos que deben de
considerarse al redisear los informes sobre la situacin de los recursos en las empresas o
entidades:
Relativos a las Finanzas

Informar acerca del cumplimiento del plan estratgico.

Informar sobre los planes y programas especficos que realizan los ejecutivos,
comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc.

Proporcionar informacin sobre el manejo y la utilizacin del efectivo indicando los


costos de financiamiento.

Informar acerca de la situacin que guarda la cartera, incluyendo datos sobre


antigedad de los saldos, anlisis de la antigedad de la cobranza realizada, vol-

menes de ventas por cliente, volmenes de notas de crdito emitidas, cheques de


clientes devueltos por el banco, devoluciones por cliente, etc.

Informar sobre la situacin que guardan las existencias de los inventarios, incluyendo
ndices de rotacin, evaluacin de productos de lento movimiento, deteccin de la
obsolescencia, planeacin de requerimientos de materiales y suministros, valuacin
de los inventarios, etc.

Analizar la funcin de produccin en la empresa, los costos Incurridos en produccin,


la capacidad instalada en funcin a la realmente utilizada, anlisis del cumplimiento
del programa de produccin y controles para determinar y valorar la produccin en
proceso.

Informar sobre la situacin de los activos fijos en la empresa, incluyendo su valor,


depreciacin, localizacin, as como su re expresin financiera.

Anlisis financiero de la situacin de la empresa, comparativo con el mercado, con


ejercicios anteriores y medicin del impacto de la inflacin a sus activos y pasivos.

Informar sobre la situacin de los prstamos a cargo de la empresa y el costo que ha


tenido el financiamiento. Asimismo, informar la situacin de las lneas de crdito
establecidas y la disponibilidad para obtener crditos adicionales para la empresa.

Informar sobre la situacin que guarda la inversin de los accionistas en la empresa,


tanto desde el punto de vista de las acciones preferentes, como de las acciones
comunes.

Informar acerca de la rentabilidad de la empresa y los resultados obtenidos,


analizando el origen de los gastos efectuados y de los ingresos.

Considerar la necesidad informar por reas de. responsabilidad, con objeto poder
medir la eficiencia con que han trabajado las diferentes reas dentro de la
organizacin.

Relativos a la Maquinaria y los Equipos

Caracterstica fsica de la maquinaria y equipo, incluyendo su antigedad y


estadsticas de explotacin y utilizacin.

Estudio del estado tecnolgico que guarda la maquinaria que se utiliza en la planta o
de los equipos. Anlisis de los proyectos para erogaciones adicionales para compra o
renta de equipos. Problemas generados por los programas de mantenimiento, as
como los costos incurridos por este concepto.

Estudios sobre programas de inversin, control de proyectos y seguimiento de las


erogaciones.

Mtodos de trabajo, resultado de las mejoras efectuadas, as como evaluacin de las


mejoras propuestas.

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Relativos a la funcin de produccin y al mantenimiento de inventarios

Situacin de las rdenes de venta por surtir. Situacin de las rdenes de compra por
recibir. Respuesta y desarrollo de proveedores. Programacin de produccin,
incluyendo tiempos ociosos o muertos. Posicin de inventarios y su rotacin.

Relativos a los Productos o Servicios que ofrece la Compaa

Anlisis sobre el momento que pasa la compaa en funcin del ciclo de vida de sus
productos. Evaluacin de la competencia. Anlisis de las reclamaciones a las
garantas y costos que se ha incurrido.

Rentabilidad y contribucin por lnea de productos; por producto o servicio.

Informacin sobre el costo/beneficio de programas de

investigacin y mejoras en el diseo de productos o en la prestacin del servicio.

Informacin sobre nuevos productos o servicios o sobre mejoras en los existentes.


Comparacin entre la calidad obtenida y las especificaciones o estndares
establecidos.

Relativos a la funcin de mercadeo

Estadsticas de ventas, comparativas con pronsticos; de nuevas cuentas, de cuentas


perdidas, promedio de rdenes surtidas, devoluciones, etc. Situacin del inventario en
poder de clientes. Rentabilidad por cliente, por distribuidor, por rea geogrfica.

Efectividad de la fuerza de ventas. Efectividad de los medios promocionales y de


publicidad.

Situacin del servicio a clientes.

Participacin en el mercado, tamao del mercado y

fuerzas que intervienen.

Relativos a los costos

Anlisis de los costos de produccin. Desviaciones en funcin a costos


predeterminados. Productividad y eficiencia de la mano de obra, tiempos extras,
destajos, maquila, etc. Efecto en los costos de la capacidad no utilizada. Anlisis de
los suministros y los faltantes en los inventarios, determinando si existe la posibilidad de
disminuir la rotacin en los mismos.

Resultados obtenidos de la implantacin de programas para reducir costos y gastos.


Estructura de precios de los productos en funcin a los costos.

Estudio sobre ventajas de comprar parte de la produccin o servicio en vez de


desarrollarlos internamente. Estudio sobre cantidades econmicas de recompra o de
produccin

Relativos a Planeacin de los Recursos Humanos

Nmero de empleados y obreros que participan en la empresa.

Anlisis de la rotacin de personal, incluyendo la investigacin sobre las causas que


llevan a la rotacin excesiva.

Anlisis de las relaciones sindicales.

Valuacin de los requerimientos para aumentos de

sueldos y prestaciones sociales y sindicales.

Anlisis de los puestos vacantes que existen dentro de

la organizacin, as como de aquellos que pueden

reestructurarse.

Otros Conceptos Importantes

Factores externos tales como la medicin de las condiciones econmicas y su efecto


en las operaciones de la empresa, condiciones polticas, situacin laboral en el pas y
de impuestos.

Presupuestos y programas a largo plazo, as como estudios de la planeacin


estratgica para la empresa a futuro.

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