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Prembulo
A Norma de Controlo Interno (NCI) da Cmara Municipal de Salvaterra de
Magos foi aprovada em 2002.
Decorridos oito anos sobre o incio da sua aplicao, importa elaborar um
documento que seja mais completo e tenha, naturalmente, em conta a
experincia da sua aplicao, acolhendo sugestes dos servios e de
entidades fiscalizadoras da actividade municipal de alterao, de incluso, de
clarificao, de maior especificao, enfim, de adopo de regras e
procedimentos de controlo que garantam maior uniformidade, segurana e
eficincia gesto municipal.
Tambm foram lidos e apreciados alguns documentos de controlo interno em
vigor em diversos municpios portugueses e dessa leitura e apreciao
resultaram importantes contributos para a construo e redaco da presente
Norma de Controlo Interno.
A criao de um sistema de controlo interno uma imposio do Plano Oficial
de Contabilidade para as Autarquias Locais (POCAL), conforme estabelecido
no artigo 11 do Decreto-Lei n 54-A/99, de 22 de Fevereiro, com as alteraes
posteriores (Dec. Lei n 162/99, de 14 de Setembro, Dec-Lei n 315/2000, de
2 de Dezembro e Dec. Lei n 84-A/2002, de 5 de Abril).
As autarquias locais esto vinculadas ao cumprimento de um vasto conjunto de
normativos legais cujo cumprimento ter de estar sempre presente no exerccio
das suas atribuies. A Norma de Controlo Interno procura especificar e
aprofundar os aspectos considerados mais importantes e sensveis para se
assegurar uma mais eficiente e eficaz gesto patrimonial e financeira.
Tal como as realidades mudam, tambm os sistemas de controlo interno tero
de mudar e aperfeioar-se para cumprirem bem os seus objectivos. Assim, tal
como estabelecido no ponto 2.9.3 do POCAL o rgo executivo deve no s
assegurar o funcionamento do sistema de controlo interno, mas tambm o seu
acompanhamento e avaliao permanente. Assim, dever ser encarada com
toda a normalidade a reviso peridica da NCI e incentivadas as sugestes e
propostas de alterao; assim como ser desejvel que os titulares dos rgos
do Municpio, dirigentes e funcionrios se mantenham ao corrente das boas
prticas de auditoria e controlo interno.
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Artigo 14
Cheques
1. Os cheques devero ser emitidos na seco de contabilidade e apensos
respectiva ordem de pagamento, sendo remetidos tesouraria para serem
devidamente assinados pelos titulares dos cargos e entregues, posteriormente,
s entidades credoras;
2. Os cheques so emitidos nominativamente e cruzados conforme estipulado
na respectiva Lei Uniforme;
3. A tesouraria aps proceder entrega do meio de pagamento deve apor a
respectiva data, na ordem de pagamento e proceder ao devido registo;
4. Os cheques no preenchidos esto guarda do tesoureiro, bem como os j
emitidos que tenham sido anulados, devendo inutilizar-se as assinaturas, se as
houver, e arquiv-los sequencialmente;
5. Os cheques emitidos devero ter uma validade no superior a seis meses.
Expirado o prazo de validade, devem os mesmos ser anulados, procedendo-se
ao seu cancelamento junto da entidade bancria e efectuando-se os
respectivos registos contabilsticos de regularizao.
Artigo 15
Valores recebidos via Multibanco
Nos recebimentos por multibanco devem respeitar-se as seguintes disposies:
1. Os valores recebidos devero ser objecto de apuramento dirio;
2. Ao funcionrio responsvel pelo controlo destes recebimentos caber o
envio das guias de recebimento para a tesouraria, que proceder ao tratamento
da informao.
Artigo 16
Recepo de valores por correspondncia
Os valores recebidos pelo correio devem ser entregues na tesouraria, a qual
comunicar o facto ao respectivo servio emissor, a fim de ser emitida a
correspondente guia de recebimento.
Artigo 17
Cobrana por entidade diferente do tesoureiro
A cobrana por funcionrios estranhos tesouraria e em local diverso daquela
deve ser efectuada atravs da emisso de documentos de receita, com
numerao sequencial, que indiquem o servio de cobrana.
Artigo 18
Fundo de maneio
1. No cumprimento do disposto no ponto 2.9.10.1.11 do POCAL compete ao
rgo executivo do Municpio a aprovao do regulamento do fundo de maneio.
Norma de Controlo Interno
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Captulo IV Despesa
Artigo 24
Circuito da Despesa
1. Regra geral, o circuito das despesas envolve os servios financeiros, a
saber, o servio requisitante, seco de compras / aprovisionamento, seco
de contabilidade, sector do patrimnio e tesouraria.
2. Compete aos responsveis dos diversos servios verificar a necessidade de
aquisio de bens e servios, dando origem ao desencadear do processo da
despesa.
Artigo 25
Processamento da Despesa
1. O movimento de bens armazenveis, envolve as seguintes operaes:
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Captulo V Terceiros
Artigo 26
Aquisies
1. Os procedimentos com as aquisies de bens e servios so promovidos
pela seco de compras e aprovisionamento;
2. Quando outros servios municipais forem autorizados a desenvolver
processos de aquisio de bens ou servios, devero observar, igualmente, os
procedimentos de adjudicao adequados;
Artigo 27
Recepo de bens
1. A recepo de bens dever ser efectuada:
a) No armazm municipal, para os bens relativos a obras municipais ou
a outras actividades do Municpio, no qual ser efectuada a conferncia
quantitativa e qualitativa, confrontando os artigos recepcionados com a
guia de remessa/guia de transporte ou factura e com o exemplar da
requisio externa em poder do armazm;
b) Nos respectivos economatos para os bens consumveis destinados a
tarefas administrativas, seguindo os mesmos procedimentos referidos na
alnea anterior;
c) Nos servios requisitantes, sendo os responsveis destes
competentes para proceder s validaes referidas nas alneas
anteriores e acusar a recepo dos bens;
2. As conferncias fsicas referidas no nmero anterior devero ser feitas por
pessoa distinta da que faz o confronto com os documentos e no dever ter
acesso a estes.
Artigo 28
Conferncia de documentos
1. As Facturas devem ser recebidas directamente na seco de compras e
aprovisionamento, que as encaminhar para o servio de conferncia, depois
de devidamente registadas. Estas, posteriormente devem ser remetidas
novamente seco de compras e aprovisionamento, no prazo mximo de dez
dias teis devidamente conferidas.
2. A conferncia referida no ponto anterior deve permitir que a contabilizao
das facturas seja feita, preferencialmente, no ms a que respeitam e que haja
um rigoroso controlo das dvidas a pagar e do prazo mdio de pagamento do
Municpio.
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Artigo 29
Reconciliao de contas correntes
1. Com uma periodicidade mnima trimestral, dever ser feita reconciliao
entre os extractos de conta corrente dos clientes e fornecedores com as
respectivas contas do Municpio;
2. Com igual periodicidade devero, tambm, ser feitas reconciliaes nas
contas de devedores e credores e do Estado e outros entes pblicos;
3. As reconciliaes nas contas referentes aos emprstimos do Municpio
devem ser feitas sempre que se revele necessrio e, nomeadamente, tendo em
conta a validao dos valores debitados a ttulo de amortizaes, juros e outros
encargos, cruzando a informao contabilstica com a apresentada pelas
entidades bancrias.
Artigo 30
Antiguidade de saldos de clientes
1. Relativamente aos clientes e outros devedores do Municpio, dever ser
elaborado, pela seco de contabilidade, um mapa com a antiguidade dos seus
dbitos, de modo a poder controlar-se a efectiva aplicao das medidas
legalmente previstas para os atrasos nos pagamentos;
2. O mapa referido no nmero anterior dever ser mensalmente actualizado
pela seco de contabilidade, cabendo ao chefe da Diviso Financeira
apresentar ao Presidente da Cmara ou seu substituto legal as medidas a
aplicar para sanar as situaes de incumprimento.
Artigo 31
Circularizao a terceiros
1. O procedimento de circularizao a terceiros tem por objectivo a validao
dos saldos das suas contas atravs de evidncia externa e deve obedecer s
seguintes regras:
a) O envio de cartas pode abranger a totalidade das entidades terceiras
ou uma amostra destas, devendo, neste caso, incluir as que apresentam
saldos com os valores mais relevantes;
b) Na carta de circularizao deve constar a indicao dos saldos, de
acordo com os registos do Municpio;
c) A organizao e anlise das respostas cabem ao Revisor Oficial de
Contas;
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Captulo VI Existncias
Artigo 32
Sistema de inventrio
O Municpio de Salvaterra de Magos vai adoptar o sistema de inventrio
permanente, de modo a que se disponha sempre de informao actualizada
sobre as existncias do Municpio.
Artigo 33
Armazenamento das existncias
Os locais de armazenamento das existncias do Municpio so no armazm
municipal, no economato de informtica e no economato de material de
escritrio.
Artigo 34
Armazm municipal
1. O armazm municipal o local de entrada, conferncia, registo, gesto e
encaminhamento ao destino final de materiais destinados a obras e trabalhos
promovidas directamente pela autarquia, bem como outros que se tornam
necessrios ao exerccio das suas atribuies;
2. Este economato est integrado na seco de compras e aprovisionamento,
sendo gerido e controlado pelo respectivo chefe da diviso financeira, que
poder designar funcionrio para as tarefas quotidianas de gesto corrente;
3. Os materiais geridos e controlados por este armazm devem estar
guardados em local apenas acessvel aos funcionrios do prprio armazm,
conforme referido no nmero 2.
4. Periodicamente e sem aviso prvio, o responsvel pela Diviso Financeira
dever proceder a inventariao e controlo fsico dos materiais guarda do
sector de economato, sendo obrigatria a inventariao anual com referncia a
31 de Dezembro de cada ano.
Artigo 35
Economato de Informtica
1. no economato de informtica onde se faz a entrada, conferncia, registo,
gesto e encaminhamento de todos os produtos e consumveis informticos
necessrios ao funcionamento das actividades desenvolvidas pelo Municpio,
nomeadamente as de ndole administrativa, de gesto e de planeamento que
se desenvolvem nos diversos servios municipais;
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