CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO INDUSTRIAL Y DE SERVICIOS

Modulo 1. Elabora y gestiona la informacion administrativa

Submodulo 1. Elabora documentacion administrativa

Especialidad
Administracion

Profesora
Lic. Ma. Del Rocio Martinez Rodriguez

Alumna
Sandra Maritza Murillo Ibarra

Grado y Grupo
6N1

OBSERVACIONES

PRIMER PARCIAL

Caracteristicas fundamentales del manual de bienvenida

1.Contenidos o temas para el manual

El manual de bienvenida es un soporte de comunicacin imprescindible en el
plan de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador sea trabajador
eventual, becario o directivo, este manual resume la cultura corporativa de la
organizacin e incluye toda la informacin necesaria y til para que la
integracin en el puesto y en la empresa sea lo ms positiva posible.
Tambin conocido como manual de induccin, es un documento creado por las
empresas que apoya a la induccin del nuevo trabajador, este manual le
presenta al trabajador toda la informacin relevante de la empresa de manera
general, desde su historia, dueos, objetivos, misin, visin, que se pretende
como objetivo organizacional, y debe dar respuestas a todas las inquietudes
laborales del nuevo trabajador, facilitndole la integracin como uno ms del
equipo.

2. Manual de organizacion
El manual de organizacin es un instrumento metodolgico de la ciencia y
tcnica de la administracin osea es un medio de accin de prctica por
excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organizacin.

Aspectos positivos del uso del manual de la organizacion

Contribuye a formular y crear la organizacin, as como al anlisis de

esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales

La descripcin de los puestos y unidades de la organizacin contribuye a

facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o
institucin

Los manuales de organizacin suministran informacin sobre las

relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad

Constituye un medio eficaz de la direccin de personal para la

preparacin de cuadros directivos y empleados

Aspectos negativos del uso del manual de la organizacion

La elaboracin de un manual de organizacin es costosa y requiere

tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese
instrumento

Es dinmica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualizacin;

ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco
menos que imposible porque es muy arduo el proceso

Cuando son excesivamente descriptivos tienen efecto negativo sobre el

personal, que no llega a entender de manera clara

3. Manual de procedimientos

Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse

en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, esto quiere
decir que incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen en su
responsabilidad y participacin, suelen contener informacin y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o equipo de
oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de
las actividades dentro de la empresa.
En l se encuentra registrada y transmitida la informacin bsica referente al
funcionamiento administrativo, facilita las labores, la evaluacin y control interno
y su vigilancia, la conciencia en los empleados y jefes de que el trabajo se est
realizando o no adecuadamente.

Tiene 4 procedimientos obligatorios

Tratamiento de no conformidades

Auditora Interna

Sistema de mejora

Control de la documentacin

4. Documentacion propia del documento

La correspondencia

La correspondencia es un elemento importante en las organizaciones

diariamente, ya que la misma nos permite enviar y recibir documentos y no slo
se pueden enviar documentos si no tambin paquetes ahorrando tiempo, dicho
contenido presenta informacin importante acerca de la correspondencia, la
carta y como debe de elaborarse un sobre, el cual es un valioso instrumento en
el mbito empresarial.
El sobre y la redaccin de la carta juegan un papel muy importante y
fundamental en este proceso de comunicacin, siguiendo los pasos estipulados
se puede lograr hacer un buen uso de la correspondencia.

Clasificacion de la correspondencia

Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin

(prensa, radio,TV, Carteleras, pancartas.)
Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y
oficial.
Por su contenido: Primera clase y Segunda clase
Primera clase: es toda correspondencia de carcter actual y personal su
contenido es solo de informacin: cartas, tarjetas, postales, documentos de
negocios, peridicos, etc.
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras,

paquetes, cuya tramitacin se realiza tambin por correo.

Postal: Cuando se acudea la oficina de correos para hacerla llegar a su destino,
se divide en:
Ordinaria: Es la que sigue curso normal a travs del correo
Certificada: Cuando el remitente paga unatarifa doble y exige un recibo para su
entrega a su destinatario
Telegrfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del
telgrafo
Abiertas: No llevan signo de puntuacin en la fecha, direccin, firma, antefirma,
excepto en las abreviaturas.
Cerradas: Son las que llevan los signos depuntuacin
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
Medianas:Cuando contienen doscientas palabras
Cortas: Cuando contienen cien palabras

5.Carta

Partes de la carta comercial

1.- Encabezamiento.
1.- Membrete.
2.- Fecha.
3.- Referente.
4.- Nombre del destinatario.
5.- Direccin (ciudad y pas).
6.- Saludo.

Partes de la carta familiar

Membrete
1. Lugar y fecha
2. Destinario
3. Saludo
4. Cuerpo
5. Despedida
6. Firma y rubica
7. Nombre y apellidos a cargo

Partes de la carta formal

8. Se utiliza un lenguaje formal

9. Es breve y precisa
10. Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud
11. Busca dar informacin completa
12. Se dirige de usted al destinatario
13. Casi siempre es para personas no conocidas o temas formales
14. Lugar y fecha y a quien es destinada la carta de la persona
15. Poner al inicio el nombre de quien lo escribe y a quien se dirige la carta

Carta poder

La carta poder es un documento de tipo privado, suscripto por un otorgante y

dos testigos, que guarda la apariencia y redaccin de una carta informal y con
una formalidad menor que la que ostenta un poder notarial, a travs de la cual el
mencionado otorgante apoderar a una determinada persona a la hora de la

realizacin de actos jurdicos en su nombre, es decir, asumir en ellos la

representacin del otorgante.

6. Oficio
Es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas,
rdenes, informes, o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
invitacin, de felicitacin, de colaboracin, de agradecimiento, etctera. Estas
redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas,
municipios, colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otras.

Lineamientos

Un lineamiento es una tendencia, una direccin o un rasgo caracterstico de algo

por ejemplo, un presidente puede tomar una decisin y afirmar que respeta su
lineamiento poltico, es decir, que se encuentra en sintona con su ideologa o
con su partido poltico.

Memorandum

Es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter administrativo a

personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno, regularmente
este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin hay
formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la
palabra es variable y todos son correctos Memoranda,
Memorndums,
Memorandos o Memorndumes).

7.Acta
Un documento de carcter oficial que declara la condicin legal de una persona
o institucin, como el acta de diputado que reciben los parlamentarios electos en
algunos pases

Acta de nacimiento

Acta de matrimonio

Acta de defuncion

Acta de divorcio

Acta administrativa

Acta constitutiva

SEGUNDO PARCIAL

8. Recibos

Recibos descriptivos

Un recibo descriptivo es un documento en el que se especifica la entrega de

algn bien material que puede ser en especie o dinero.
Como lo dice su nombre, el recibo descriptivo, debe contener una resea exacta
del o los artculos o cantidad de dinero que se esta recibiendo, esto acompaado
de la fecha, del nombre de la persona o razn social de la empresa que lo est
enviando, la razn por la que lo hace y el nombre y firma de la persona o
empresa que lo recibe.

Recibos por pago de honorarios

El recibo por honorarios es un documento probatorio del pago de servicios a una

persona independiente con quien no se tiene una relacin laboral fija y
permanente, que sirve adicionalmente para efectos tributarios, de retencin de
impuestos por servicios, para poder ser deducidos en la declaracin de renta.

Acuerdo

La decisin tomada en comn por dos o ms personas, o por una junta,

asamblea o tribunal. Tambin se denomina as a un pacto, tratado, convenio,

convencin o resolucin tomada en el seno de una institucin por lo tanto, la

manifestacin de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir
efectos jurdicos. El principal efecto jurdico del acuerdo es su obligatoriedad
para las partes que lo otorgan.

Aviso

Informacin, noticia o advertencia con la que se avisa a alguien de algo.

Citatorio

Documento con el fin de citar a una persona para que comparezca ante un juez.

Comunicado

Escrito consignado y firmado por una persona o entidad que se enva a uno o
varios medios de comunicacin para difundir cierta informacin.

Convocatoria

Anuncio o escrito con el que se convoca algo o a alguien

Reporte

Noticia o informe acerca de un hecho o suceso reciente

Oficio

El trmino suele utilizarse para hacer referencia a aquella actividad laboral que
no requiere de estudios formales.

Nota

Escrito breve en un papel u otro soporte con el que se avisa de algo o se

recuerda algo.

Notificacion

Documento en el que se notifica o se comunica una cosa de manera oficial

Ley

Regla o norma establecida por una autoridad superior para regular, de acuerdo
con la justicia, algn aspecto de las relaciones sociales.

TERCER PARCIAL

9. Documentos administrativos del departamento de Recursos Humanos

Curriculum Vitae

Un currculum vtae, tambin simplificado C. V. o currculum, es el documento

que resume los datos y experiencias ms importantes de una persona.
El trmino suele aplicarse a la bsqueda de trabajo y en estos casos, el
aspirante a un empleo, debe presentar un documento con todo lo que ha hecho
hasta la fecha, a modo de resumen de sus mritos ya que existen distintas
formas de presentarlo, pero suelen incluirse los datos personales, estudios,
experiencia laboral, publicaciones y otros datos de inters, siempre relacionados
con el puesto al que se vaya a entrar.

10. Clave unica de registro de la poblacion

La Clave nica de Registro de Poblacin (CURP) es un cdigo alfanumrico
nico de identidad de 18 caracteres utilizado para identificar oficialmente tanto a
residentes como a ciudadanos mexicanos de todo el pas.

Para que sirve la curp?

Sirve para llevar un registro de la poblacion y contar la cantidad de

personas que hay en el pais, este documento es 100% gratuito e incluso
lo puedes imprimir tu mismo y tendra validez oficial en cualquier lado.

Como se integra la curp?

Con dieciocho elementos, representados por letras y nmeros, que se generan a

partir de los datos contenidos en el documento probatorio de tu identidad (acta
de nacimiento, carta de naturalizacin o documento migratorio), y que se refieren
a:
16. El primero y segundo apellidos
17. La fecha de nacimiento
18. El sexo
19. La entidad federativa de nacimiento
20. Los dos ltimos elementos de la CURP evitan la duplicidad de la clave y
garantizan su correcta integracin.

11. Instituto Mexicano del Seguro Social

Son los avisos que presentas como patrn ante el Instituto para la
inscripcin, modificacin de salario y baja de tus trabajadores

Como patrn ests obligado a presentar este trmite dentro de los 5 das
hbiles siguientes al movimiento y si eres patrn del campo, el plazo para
presentarlo es de 7 das

Debers presentar obligatoriamente las modificaciones de salario

originadas por Revisin de Contrato Colectivo de Trabajo ante el Instituto,
dentro de los 30 das naturales siguientes a la celebracin del convenio a
travs de dispositivo magntico, en la Subdelegacin de control del
registro patronal

Sern motivo de rechazo los documentos y formatos que carezcan de tu

firma como patrn o del representante legal, as como de los datos
necesarios para su correcto proceso

En la presentacin de movimientos afiliatorios a travs de medios

electrnicos, tienes en un plazo de 3 das hbiles contados a partir de la
entrega de la constancia de aceptacin por parte del Instituto, para
realizar las aclaraciones que procedan. Pasado este lapso se dar por
aceptada

Aviso de modificacion de salario del asegurado

Son los avisos que presentas como patrn ante el Instituto para la
inscripcin, modificacin de salario y baja de tus trabajadores.

CONCLUSION

La administracion es parte importante de nuestra vida y es algo que siempre

llevaremos a cabo en cualquier cosa.
Me parece que todos los conceptos que son parte de la administracion son muy
importantes ya que los llevamos a cabo dia a dia, asi como en lo laboral y la vida
cotidiana.
Te ayudan a tener un control y estar bien organizado en lo que quieres hacer o
estas por hacer, son conceptos para llegar al exito, son fundamentales en
cualquier empresa por lo que cada una de ellas tiene que ponerlos en practiva y
de igual manera los trabajadores ya que asi lograran tener mejor produccion y
sentirse satisfechos con lo que han logrado puesto que tendran mejor salario, al
igual las reglas de cada empresa que al mismo tiempo son necesarias para
trabajar en armonia y sentirse satisfecho de tu propio trabajo, trabajar con ganas
es la idea.
Yo pienso que cada empleado tiene que estar motivado de hacer su trabajo
sobre todo sentirse comodo para echarle ganas, un trabajor no motivado no es
bueno en sus labores ya que todo lo hace por obligacion.