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Compras
Egresos
Ventas
Ingresos
Varios
Administrativo
simultneamente.
contables:
sirven
para
ambos
propsitos
2- Segn su origen:
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Administrativos
Contables
Administrativo contables
2- Segn el medio de registro:
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
SUBSISTEMA DE COMPRAS
Este subsistema se encarga de obtener los recursos (bienes y servicios)
necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa, al menor
costo y calidad, y procurando que se realice en el momento oportuno. El
alcance abarca desde que se detecta la necesidad de aprovisionamiento
hasta que el sector de compras busca la mejor cotizacin del proveedor y
asegura que las mercaderas y servicios se reciban en el momento
correcto.
COMPROBANTES
NOTA INTERNA DE PEDIDO
Es el comprobante que emite el encargado del Dpto. de Depsito elevado al
rea de compras, con el detalle de las mercaderas requeridas. Es
confeccionado al llegar al punto de pedido definido por la empresa para cada
producto. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de
comprobante, mercaderas solicitadas, cantidad y firma del encargado de
depsito.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio e interno.
Respaldado por:
LISTA DE PRECIOS
Es un documento que enva el proveedor, ofreciendo el detalle
actualizado de los precios y tipos de productos de la mercadera a
comprar, junto con las promociones, descuentos y condiciones de pago.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros y externo.
ORDEN DE COMPRA
Es el comprobante utilizado para solicitar un pedido de mercaderas a los
proveedores, detallando el producto requerido, precio, condiciones de pago,
formas de entrega y dems condiciones de compra. Los datos que contiene
son: fecha, nombre y nmero de comprobante, proveedor, mercaderas
solicitadas y cantidad.
Clasificacin: Administrativo, registrable, propio, externo.
Respaldado por:
Lista de precios.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
REMITO ORIGINAL
Es el comprobante que acompaa la mercadera enviada por el proveedor. Se
referencia en el informe de recepcin. Los datos que contiene son: fecha,
nombre y nmero de comprobante, mercaderas que fueron enviadas por el
proveedor y cantidad.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros, externo.
Respaldado por:
Lista de Precios,
Orden de Compra.
INFORME DE RECEPCIN
Es el comprobante que se confecciona, al recibir las mercaderas, que
contiene cantidades y detalles de las mercaderas recibidas. Las mercaderas
recibidas son las que estn en condiciones de ser ingresadas al depsito, ya
que de no cumplirlas sern devueltas y no constaran en este comprobante. Los
datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante, proveedor
que las envi, descripcin y cantidades de las mercaderas recibidas.
Clasificacin: Administrativo, registrable, propio, interno.
Respaldado por:
Remito Original,
Orden de Compra.
Produce altas a:
Planilla de Stock
FACTURA ORIGINAL
Comprobante comercial que permite individualizar correctamente una
operacin de venta de un bien, mediante el cual el vendedor detalla los efectos
vendidos, sus cantidades, precio y dems condiciones de compra y de pago.
La misma debe cumplir con las exigencias de la AFIP.
Los datos que contiene son: fecha, nombre, nmero y tipo de comprobante,
cantidad, descripcin, valor unitario y valor total de las mercaderas, total bruto,
bonificaciones (si las hubiere), IVA, importe total y condiciones de pago.
Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, de terceros, externo.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Respaldado por:
Orden de Compra,
Remito Original,
Informe de Recepcin.
Factura original,
Informe de recepcin,
Orden de compra
Planilla de stock
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Respaldado por:
Factura original,
Informe de recepcin,
Orden de compra,
Nota de dbito
Orden de compra
Informe de recepcin.
Administrativo,
computadorizado,
obligatorio
por
leyes
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Factura original,
Otras facturas,
Resumen bancario,
Informe de recepcin
Factura original
Minuta
Remito duplicado,
Minuta
Paales S.R.L.
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SUBSISTEMA DE EGRESOS
De manera genrica, este subsistema tiene por objeto la funcin de cancelar
las obligaciones contradas por la empresa
(proveedores, acreedores,
entidades financieras, fisco nacional, provincial, municipal, organizaciones
sindicales, pago de haberes). De acuerdo a la ley Nro. 25345 conocida como
ley antievasin todos los pagos mayores a $1.000 deben realizarse de modo
bancarizado, es decir que se limitan los pagos en dinero efectivo.
Los dems pagos que resulten por gastos menores se abonarn por caja chica.
COMPROBANTES
COMPROBANTES DE GASTOS MENORES
Denominacin dada, con el slo efecto de su agrupamiento en el narrativo y
diagrama, al conjunto de comprobantes (factura, ticket-factura, factura contado,
etc.) recibidas por los gastos menores que realiza la Empresa, tales como:
fotocopias, artculos comestibles, artculos de librera, taxis, etc. Los datos que
contienen son: fecha, nombre y nmero de comprobante, concepto, importe e
IVA en los casos que corresponda.
Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, de terceros, externo.
Produce altas en:
REMITO DE PAGAR
Es el comprobante realizado por la empresa para acompaar a los pagares
emitidos por la documentacin de una deuda, debiendo ser firmado por el
respectivo acreedor, dejando as constancia de la recepcin del documento.
Los datos que contiene son: fecha de emisin, nombre y nmero de
comprobante, importe a pagar en letras y nmeros, nombre del acreedor y
fecha de vencimiento.
Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, interno.
Respaldado por:
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Mayor de Proveedores,
Planilla de Inversiones
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Orden de Pago
Orden de pago
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Orden de pago
Remito de pagare
Orden de pago
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
SUBSISTEMA DE VENTAS
Este subsistema abarca toda la operatoria que comprende las ventas
realizadas por la empresa. Tiene por objeto ofrecer a los clientes los productos
de la misma y de registrar su salida y entrega.
Abarca desde el pedido de cotizacin por parte del cliente hasta la entrega de
las mercaderas registrando contablemente las facturas correspondientes.
COMPROBANTES
PEDIDO DE COTIZACIN
Este comprobante es confeccionado por los clientes para solicitar informacin
sobre el precio y condiciones de ventas de los productos ofrecidos por la
empresa. Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de
comprobante, detalle de mercaderas solicitadas y cantidad de las mismas.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, de terceros, externo.
PRESUPUESTO
Comprobante que enva la empresa respondiendo a los terceros en virtud de
las solicitudes previamente recibidas, describiendo las caractersticas, precios,
formas de financiacin, etc. de los productos requeridos, as como el plazo de
validez de las condiciones ofrecidas.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio, externo.
Respaldado por:
Pedido de Cotizacin.
NOTA DE PEDIDO
Comprobante emitido por los clientes detallando la mercadera seleccionada
que desea comprar (puede darse tambin la posibilidad que este comprobante
lo confeccione el vendedor de la empresa, detallando el pedido que realiza el
cliente). Los datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante,
mercaderas solicitadas, cantidad.
Clasificacin: Administrativo, registrable, de terceros, externo
Respaldado por:
Pedido de Cotizacin,
Presupuesto.
Produce altas a:
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
HOJA DE RUTA
Nota de Pedido
Produce baja:
Planilla de Stock
FACTURA DUPLICADO
Comprobante comercial que permite individualizar correctamente una
operacin de venta de un bien o la prestacin de un servicio, mediante el cual
el vendedor detalla los efectos vendidos, sus cantidades, precio y dems
condiciones de compra y de pago. La misma debe cumplir con las exigencias
de la AFIP.
Los datos que contiene son: fecha, nombre, nmero y tipo de comprobante,
cantidad, descripcin, valor unitario y valor total de las mercaderas, total bruto,
bonificaciones (si las hubiere), IVA, importe total y condiciones de pago.
Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, externo.
Respaldada por:
Remito Duplicado,
Nota de Pedido,
Planilla de clientes,
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Factura Duplicado,
Remito Duplicado,
Nota de Pedido.
Factura Duplicado,
Remito Duplicado,
Informe de recepcin
Nota de Pedido.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Planilla de cliente
Nota de Pedido
Remito Duplicado
PLANILLA DE CLIENTES
Es el registro en el cual se detallan los datos personales de cada cliente, los
movimientos de sus cuentas, importes y sus saldos. Por cada operacin se
indica la fecha, nmero de comprobante, importe y saldo. Podra prescindirse
de este registro teniendo en cuenta que se lleva una contabilidad en lnea y
reemplazarse por el registro del mayor contable de cliente.
Clasificacin: Administrativo, computadorizado
Recibe Altas de:
Factura Duplicado,
Recibo Duplicado
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Factura Duplicado.
Planilla de Clientes
Planilla de Clientes
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Recibo Duplicado
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Recibo Duplicado.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
SUBSISTEMA DE VARIOS
Este subsistema comprende registros y comprobantes correspondientes a
tareas no incluidas en el conjunto de operaciones bsicas y de modalidad
operativa de la empresa. Incluye operaciones vinculadas con: recursos
humanos, financieros, impositivo.
PLANILLA HORARIA
Comprobante que refleja la asistencia diaria de los empleados. En la
misma se detalla:
a) Razn Social y/o Nombre y Apellido del empleador.
b) Nombre y Apellido del trabajador.
La confecciona diariamente cada empleado colocando su hora de ingreso
y hora de salida del establecimiento segn turnos y firma en cada uno de
ellos.
Genera una carga de datos a la Planilla de Liquidacin de Sueldos y
Jornales.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio.
LEGAJO DEL PERSONAL
Conjunto de comprobantes y documentacin aportada por el trabajador, que
refleja los datos personales de los empleados y de sus cargas de familia; fecha
de ingreso al establecimiento; categora; cuil, nro. DNI, sueldo bsico;
modalidad de contratacin y fecha de egreso del trabajador en caso de
despido. Sirve de base para liquidacin de sueldos. Contiene toda la
informacin y la documental referida al personal en relacin de dependencia.
Genera una carga de datos a la Planilla de Liquidacin de Sueldos y Jornales.
Clasificacin: Administrativo, no registrable, propio, interno.
RECIBO DE SUELDOS
Es un comprobante en el que constan los sueldos devengados en el mes, el
mismo es exigido por la Ley de Contrato de Trabajo Ley 20744, la cual
establece el contenido necesario del mismo:
Art. 140. Contenido necesario.
El recibo de pago deber necesariamente contener, como mnimo,
las siguientes enunciaciones:
a) Nombre ntegro o razn social del empleador y su domicilio y su
Clave nica de Identificacin Tributaria (C.U.I.T);
b) Nombre y apellido del trabajador y su calificacin profesional y su
Cdigo nico de Identificacin Laboral (C.U.I.L.);
c) Todo tipo de remuneracin que perciba, con indicacin substancial
de su determinacin. Si se tratase de porcentajes o comisiones de
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Planilla horaria.
OTRAS FACTURAS
Se incluyen facturas de servicios de limpieza, alquileres, seguros contratados,
energa elctrica, agua, telfono, etc. Los datos que contiene son: fecha de
emisin, nombre del comprobante, datos de la empresa prestadora de
servicios, datos del consumidor (empresa), periodo de liquidacin, consumo,
fechas de vencimiento y montos a pagar en cada una de ellas, IVA, adicionales,
entre otras.
Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, de terceros, externo.
Respaldado por:
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Contrato de alquiler,
RESUMEN BANCARIO
Comprobante emitido por el banco en el cual se detallen los dbitos y crditos
bancarios en forma cronolgica. En l pueden verse los montos deducidos por
comisiones, gastos de chequeras, impuestos, etc., permitiendo as actualizar
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
MINUTA
Comprobante que es emitido para reflejar hechos econmicos que deben
contabilizarse y no encuadran en ningn comprobante preestablecido que
permita su registracin. Se utiliza para reflejar las amortizaciones que se
realizan al cierre del ejercicio, los asientos de cierres de ejercicios, las
diferencias de caja determinadas por el arqueo de las mismas, la constitucin
de previsiones, exigibilidad de cheques diferidos, devengamiento de sueldo,
provisiones, devengamiento impositivos, devengamiento de intereses, etc. Los
datos que contiene son: fecha, nombre y nmero de comprobante conceptos y
montos.
Clasificacin: Administrativo-contable, registrable, propio, interno.
Los respaldos de este comprobante dependen de la operatoria que se est
analizando, es decir que varan segn la funcin que se le de a la minuta;
ejemplo de esto ltimo seria si se est dando de baja la planilla de stock con la
minuta, esta tendr como respaldo a la planilla de stock.
Distinto es el caso, si se analiza la operatoria de cheques diferidos recibidos, la
planilla de cheques diferidos recibidos ser respaldo de la minuta, debido a que
la minuta genera una baja en el registro mencionado al producirse la fecha de
exigibilidad del cheque.
Estos son algunos de los ejemplos de respaldos de minuta, como se
menciono anteriormente debe hacerse un anlisis exhaustivo en funcin de la
operatoria en cuestin.
Produce altas en:
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Planilla de inversiones.
Orden de Pago
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Otras Facturas.
Orden de pago
Factura Original.
PLANILLA DE INVERSIONES
Planilla que se utiliza para reflejar las colocaciones de excedentes financieros
en ttulos pblicos. Permite realizar el seguimiento de las mismas, en relacin a
sus montos, fechas de inicio de la inversin, vencimiento, intereses, etc. Sirve
a su vez de base para la confeccin de las correspondientes minutas
contables.
Clasificacin: Administrativa, computadorizada.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Orden de pago
Minuta
Minuta
PLANILLA DE PRESTAMO
Registro que refleja los PRSTAMOS solicitados, indicando montos, fecha de
constitucion, vencimientos, intereses, y demas. sirve a su vez de base para la
confeccion para la correspondiente minutas contables de devengamiento.
Clasificacin: administativa, computadorizada.
Recibe altas de:
Notas de crdito bancaria
Minutas.
Recibe bajas de:
Orden de pago.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
SISTEMA CONTABLE
El sistema contable permite tanto procesar datos sobre los resultados de la
ejecucin de los planes como facilitar la vigilancia de los recursos y
obligaciones de la empresa. Los datos procesados por la contabilidad, que
forma parte del sistema de control interno del ente, se refieren al patrimonio y a
su evolucin en el tiempo. Es decir que la contabilidad forma parte del sistema
de informacin de la empresa, cumpliendo as una funcin bsica dentro de la
administracin.
Dicho sistema contable debe adecuarse al marco legal vigente. Actualmente el
Cdigo De comercio (Ley 2.637 Texto del 1859 con sus modificaciones) fija las
disposiciones respecto de toda actividad comercial, mientras que la Ley 19550
es parte integrante de dicho Cdigo al remplazar en aquel los artculos que
legislan acerca de las Sociedades Comerciales. Adicionalmente la Resolucin
Tcnica Nro. 8 y 9 de la FACPCE establecen las normas generales y
particulares de exposicin contable respectivamente.
Los libros obligatorios deber cumplir con los requisitos del Art. 53 del Cdigo
de Comercio: Los libros que sean indispensables conforme las reglas de este
Cdigo, estarn encuadernados y foliados, en cuya forma los presentar cada
comerciante al Tribunal de Comercio de su domicilio para que se los
individualice en la forma que determine el respectivo tribunal superior y se
ponga en ellos nota datada y firmada del destino del libro, del nombre de aqul
a quien pertenezca y del nmero de hojas que contenga para que los libros
tengan valor legal ante terceros.
Sin embargo estos requisitos podrn obviarse en la medida que se cumpla el
artculo 61 de la Ley 19550 de Sociedades Comerciales: podr prescindirse
del cumplimiento de las formalidades impuestas por el artculo 53 del Cdigo
de Comercio para llevar los libros en la medida que la autoridad de control o el
Registro Pblico de Comercio autoricen la sustitucin de los mismos por
ordenadores, medios mecnicos o magnticos u otros, salvo el de Inventarios y
Balances. Dicha solicitud, deber incluir una descripcin detallada del
sistema1.
En el Art. 54 del Cdigo de Comercio se mencionan, como requisitos
intrnsecos, que est prohibido:
1.- Alterar en los asientos el orden progresivo de las fechas y
operaciones con que deben hacerse.
Una alternativa para evitar su confeccin en forma manual es utilizar el sistema copiativo lser, que
consiste en la entrega del libro rubricado a empresas que se especializan en esta tarea, para luego enviarle
los originales por email, CD, manuscritos, etc.; y que mediante un proceso de copiado lser se transcribe
al libro rubricado
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
2.- Dejar blancos ni huecos, pues todas sus partidas se han de suceder
unas a otras, sin que entre ellas quede lugar para intercalaciones ni
adiciones
3.- Hacer interlineaciones, raspaduras ni enmiendas, sino que todas las
equivocaciones y omisiones que se cometan se han de salvar por medio
de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisin o el
error.
4.- Tachar asiento alguno.
5.- Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la
encuadernacin y foliacin.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
El Cdigo de Comercio establece los tres primeros meses de cada ao, como plazo para extender el Libro Inventario
y Balance, lo que debe ser interpretado desde el cierre de los Estados Contables.
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable
Paales S.R.L.
Prctica profesional de aplicacin administrativo - contable