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PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atencin de solicitudes
en materia de sealizacin
Cdigo: PM05-PR02
Fecha: 20/09/2012
1.0
2.0
3.0
ELABOR:
REVIS
NOMBRES:
Martha Liliana Snchez Aparicio
Angela Yohana Jaime Buritic
FIRMA
PL02-PE01-PR05 V4
FIRMA
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atencin de solicitudes
en materia de sealizacin
Cdigo: PM05-PR02
Fecha: 20/09/2012
1.
OBJETIVO
BASE LEGAL
3.
ALCANCE
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PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atencin de solicitudes
en materia de sealizacin
Cdigo: PM05-PR02
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sealizacin y finaliza con la entrega a correspondencia para envo de la respuesta al
peticionario y archivo del cumplido del oficio de respuesta, de acuerdo con lo establecido
en la tabla de retencin documental de la Entidad.
4.
DEFINICIONES
Contratista: Persona que suscribe un acuerdo o contrato con una organizacin para
desarrollar un trabajo especfico.
Control: Actividades tendientes a verificar y sancionar el no cumplimiento de la
normatividad vigente o de una especificacin o requisito tcnico.
Correspondencia: Conjunto de documentos o correos electrnicos que se reciben o se
expiden
Cumplido: Copia de documento de respuesta en el que se evidencia que fue recibido,
mediante firma de quien lo recibi.
Derecho de peticin: Derecho que la constitucin Nacional en su Artculo 23 ha
concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades
para que se les suministre informacin sobre situaciones de inters general y/o particular.
Dispositivos para la regulacin del trnsito: Son los mecanismos fsicos o marcas
especiales, que indican la forma correcta como deben circular los usuarios de las calles y
carreteras. Los mensajes de los dispositivos para la regulacin del trnsito se dan por
medio de smbolos, elementos y leyendas de fcil y rpida interpretacin.
Documento: Escrito en que consta iinformacin fidedigna o susceptible de ser empleada
como tal para probar algo. El medio de soporte de los documentos puede ser papel, disco
magntico, ptico, electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
Operativo: Accin o conjunto de acciones desarrolladas por un sujeto o sujetos con un
objetivo o fin definido.
Pliego de Condiciones: Documento contractual, de carcter comprensivo y obligatorio
donde se establecen las condiciones o clusulas que se aceptan en un contrato de obras
o servicios, una concesin administrativa o una subasta.
Profesional interno: Persona asignada para desarrollar una labor dentro del grupo de
sealizacin de la entidad, ya sea personal de planta o por contrato de prestacin de
servicios.
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RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
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Fecha: 20/09/2012
Director(a) de Control y Vigilancia
Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta en materia de sealizacin, cuando
sea de su competencia, dar visto bueno a los oficios que deben ser firmados por la
Subsecretara de Servicios o por el Secretario (a) de Movilidad
Profesional Universitario y/o Especializado.
Recibir, hacer una evaluacin tcnica integral y generar concepto tcnico y/o atender los
requerimientos que le sean asignados en materia de sealizacin.
Auxiliar Administrativo
Recibir y actualizar las bases de datos de correspondencia recibida y entregada, imprimir
las planillas, entregar los requerimientos o solicitudes al profesional asignado, fotocopiar y
escanear los documentos y archivar los cumplidos.
6.
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No.
Responsable
Auxiliar
Administrativo
Dependencia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Auxiliar
Administrativo
Direccin de
Control y
Vigilancia
Profesional
Universitario y/o
Especializado y/o
auxiliar
Direccin de
Control y
Vigilancia
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Descripcin
Soporte
Tiempo
Recibir la correspondencia
diariamente por parte de la
oficina de radicacin.
Planilla de
Correspondencia
Programa de
Correspondencia
1 da
Planilla de
Correspondencia.
30 minutos
Planilla de
Correspondencia
Programa de
Correspondencia
30 minutos
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No.
Responsable
Dependencia
Administrativo
Auxiliar
Administrativo
Direccin de
Control y
Vigilancia
Auxiliar
Administrativo
Direccin de
Control y
Vigilancia
Descripcin
profesional
interno
o
a
contratista externo.
Registrar en base de datos de
seguimiento
la
correspondencia entregada a
los
profesionales
o
a
contratistas externos.
Asignar el documento en el
aplicativo de correspondencia
e Imprimir la
planilla de
entrega de correspondencia.
Entregar correspondencia al
contratista externo o personal
de
la
entidad
segn
corresponda y obtener firma
de parte de quien recibe los
documentos. Si la entrega se
realiz al contratista externo
continuar con la actividad
No.13.
Verificar
si
existen
antecedentes
del
requerimiento y a su vez
verificar a travs de las
bases
de
datos
georeferenciadas,
informacin relacionada
en la solicitud.
Auxiliar
Administrativo
Direccin de
Control y
Vigilancia
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Direccin de
Control y
Vigilancia
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Direccin de
Control y
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Profesional
Universitario y/o
Especializado
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Soporte
Tiempo
Base de Datos
30 minutos
Planilla de
Correspondencia
30 minutos
Planilla de
Correspondencia
20 minutos
1 hora
10 minutos
Acta de reunin
y/o formato de
visita de campo
1 da
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No.
Responsable
Dependencia
10
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Direccin de
Control y
Vigilancia
11
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Direccin de
Control y
Vigilancia
12
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Direccin de
Control y
Vigilancia
13
Auxiliar
Administrativo
Direccin de
Control y
Vigilancia
14
Profesional
Universitario y/o
Especializado y
Auxiliar
Administrativo
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Direccin de
Control y
Vigilancia
Descripcin
Hacer un Anlisis tcnico
integral de la informacin
recolectada
y
de
las
condiciones
fsicas
y
operativas del segmento vial y
determinar las acciones a
desarrollar.
Ingresar a base de datos de
compromisos para diseo de
sealizacin, implementacin
Retiro,
Mantenimiento
o
reubicacin de sealizacin
y/o solicitar operativo al grupo
de transporte de la Direccin
de Control y Vigilancia.
Proyectar oficio de respuesta
al
peticionario,
descargar
consecutivos del aplicativo de
correspondencia,
enviar
comunicaciones
a
otras
dependencias, ya sea a travs
de medio fsico, o electrnico
si se considera necesario;
informando acerca de las
acciones y registrar. Entregar
el oficio al lder del grupo
Mediante el registro en el
formato
F1-PM05PR02
Continuar con la actividad
No.14.
Recibir los proyectos de
respuesta de parte del(os)
contratista(s) externos y firmar
planilla de recibido.
Entregar a un profesional del
grupo de sealizacin los
proyectos de respuesta de los
contratistas
externos
e
internos del personal de la
Entidad para revisin.
Soporte
Tiempo
30 minutos
Base de datos
30 minutos
Correo
electrnico,
Aplicativo de
correspondencia,
memorando u
oficio
Formato de
entrega de oficios.
2 Horas
20 minutos
Planillas de
correspondencia
Oficio de
respuesta
30 minutos
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No.
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16
Responsable
Profesional
Universitario y/o
Especializado del
grupo de
sealizacin
Profesional
Universitario y/o
Especializado
Profesional
Universitario y/o
Especializado
17
18
Director de Control
y Vigilancia
Director de Control
y Vigilancia
19
20
21
Secretario (a) de
Movilidad o
Subsecretario(a)
de Servicios de la
Movilidad
Auxiliar
Administrativo
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Dependencia
Descripcin
Soporte
Tiempo
Direccin de
Control y
Vigilancia
Revisar y determinar
Existen observaciones?
Si:
Devolver
oficio
al
contratista externo o al
profesional interno para su
correccin. Continuar con
actividad No. 16
No: Continuar con la actividad
No.17
Oficio de
respuesta
30 minutos
Direccin de
Control y
Vigilancia
Oficio de
respuesta
30 minutos
Oficio de
respuesta
Direccin de
Control y
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Remitir al Despacho o a la
Subsecretara de Servicios de
la Movilidad para aprobacin,
si fuere de su competencia.
Despacho o
Subsecretara de
Servicios de la
Movilidad
Direccin de
Control y
Oficio de
respuesta
Oficio de
respuesta
Oficio de
respuesta
Oficio de
respuesta
1 da
1 da
da
1da
10 minutos
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No.
Responsable
Profesional
Universitario y/o
Especializado
22
Auxiliar
Administrativo
23
Dependencia
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Descripcin
Entregar al contrato de
correspondencia de la Entidad
la respuesta al requerimiento
para enviar al peticionario.
Archivar los cumplidos de
acuerdo
con
las
especificaciones establecidas
en las tablas de retencin
documental.
Soporte
Tiempo
Oficios recibidos y
contestados
30 minutos
9.
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
Archivos
escaneados
20 minutos
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10.
FLUJOGRAMA
INICIO
Asignar
en
el
aplicativo
de
correspondencia e imprimir la planilla de
entrega de correspondencia.
Fue asignado a
un funcionario de
la Entidad?
NO
S
1
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1
NO
Requiere visita?
SI
Programar y realizar visitas de campo y/o
reuniones de atencin a la comunidad previstas,
para complementar y actualizar
informacin.Diligenciar formato de verificacin
y/o acta de reunin si se requiere
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documento
5
3
de
NO
Existen
observaciones?
SI
Devolver al contratista externo o
profesional para su correccin.
al
con la
Remitir al Despacho o
a la
Subsecretaria de Servicios de la
Movilidad para aprobacin, si fuere de
su competencia.
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Entregar a correspondencia y
escanear los oficios.
FIN
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