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MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atencin de solicitudes
en materia de sealizacin
Cdigo: PM05-PR02
Fecha: 20/09/2012

RESOLUCIN DE APROBACIN No. 312 del 19 de Junio de 2008


Acta de Aprobacin No. 070 de septiembre 21 de 2012
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

ORIGEN DE LOS CAMBIOS

1.0

Adopcin del procedimiento

2.0

Modificacin del procedimiento

3.0

Modificacin del procedimiento


AUTORIZACIONES

ELABOR:

REVIS

NOMBRES:
Martha Liliana Snchez Aparicio
Angela Yohana Jaime Buritic
FIRMA

NOMBRE: Juan Carlos Abreo Beltrn B

CARGO: Profesionales universitarios

CARGO: Director de Control y Vigilancia

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FIRMA

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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atencin de solicitudes
en materia de sealizacin
Cdigo: PM05-PR02
Fecha: 20/09/2012
1.

OBJETIVO

Describir las actividades para la adecuada atencin de requerimientos o solicitudes de


usuarios sobre sealizacin en las diferentes localidades de la ciudad.
2.

BASE LEGAL

Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Cdigo de Procedimiento Administrativo


y de lo Contencioso Administrativo.
Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la
efectividad del control de la gestin pblica
Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar
regulaciones, procedimientos y trmites innecesarios existentes en la administracin
pblica.
Ley 1383 de 2010 Por la cual se reforma la Ley 769 de 2002-Cdigo Nacional de
Trnsito y se dictan otras disposiciones
Decreto 371 de 2010 Por el cual se establecen lineamientos para preservar y
fortalecer la transparencia y para la prevencin de la corrupcin en las entidades y
Organismos del distrito Capital
Ley 1239 de 2008 " Por medio de la cual se modifican los artculos 106 y 107 de la
ley 769 del 2 de agosto de 2002 y se dictan otras disposiciones"
Ley 769 de 2002 Cdigo Nacional de Trnsito Terrestre.
Decreto 567 de 2006 Por la cual se adopta la estructura organizacional y las
funciones de la Secretara Distrital de Movilidad, y se dictan otras disposiciones.
Resolucin 1050 de Mayo de 2004 - Ministerio de Transporte - Manual de
Sealizacin Vial Dispositivos para la regulacin del trnsito en calles, carreteras y
ciclorrutas de Colombia, o la norma que lo modifique.
Decreto 319 de 2006. Por el Cual se Adopta el Plan Maestro de Movilidad Para
Bogot Distrito Capital, que Incluye el Ordenamiento de Estacionamientos, y Se
Dictan Otras Disposiciones.
Decreto 190 de 2004 Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas
en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003.
Manual de Planeacin y Diseo para la Administracin del Trnsito y el Transporte.
Secretara de Trnsito y Transporte, versiones 1998 y 2005.

3.

ALCANCE

El procedimiento inicia con el recibo de solicitudes provenientes de la comunidad, otras


Entidades, entes de control u otras direcciones de la Secretaria Distrital de Movilidad,
solicitudes en las que describen los requerimientos o necesidades en materia de
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PROCEDIMIENTOS
PROCESO DE CONTROL Y VIGILANCIA
Procedimiento de atencin de solicitudes
en materia de sealizacin
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sealizacin y finaliza con la entrega a correspondencia para envo de la respuesta al
peticionario y archivo del cumplido del oficio de respuesta, de acuerdo con lo establecido
en la tabla de retencin documental de la Entidad.
4.

DEFINICIONES

Contratista: Persona que suscribe un acuerdo o contrato con una organizacin para
desarrollar un trabajo especfico.
Control: Actividades tendientes a verificar y sancionar el no cumplimiento de la
normatividad vigente o de una especificacin o requisito tcnico.
Correspondencia: Conjunto de documentos o correos electrnicos que se reciben o se
expiden
Cumplido: Copia de documento de respuesta en el que se evidencia que fue recibido,
mediante firma de quien lo recibi.
Derecho de peticin: Derecho que la constitucin Nacional en su Artculo 23 ha
concedido a los ciudadanos para que estos puedan presentar peticiones a las autoridades
para que se les suministre informacin sobre situaciones de inters general y/o particular.
Dispositivos para la regulacin del trnsito: Son los mecanismos fsicos o marcas
especiales, que indican la forma correcta como deben circular los usuarios de las calles y
carreteras. Los mensajes de los dispositivos para la regulacin del trnsito se dan por
medio de smbolos, elementos y leyendas de fcil y rpida interpretacin.
Documento: Escrito en que consta iinformacin fidedigna o susceptible de ser empleada
como tal para probar algo. El medio de soporte de los documentos puede ser papel, disco
magntico, ptico, electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
Operativo: Accin o conjunto de acciones desarrolladas por un sujeto o sujetos con un
objetivo o fin definido.
Pliego de Condiciones: Documento contractual, de carcter comprensivo y obligatorio
donde se establecen las condiciones o clusulas que se aceptan en un contrato de obras
o servicios, una concesin administrativa o una subasta.
Profesional interno: Persona asignada para desarrollar una labor dentro del grupo de
sealizacin de la entidad, ya sea personal de planta o por contrato de prestacin de
servicios.
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Seal de Trnsito: Dispositivo fsico o marca especial. Preventiva, reglamentaria e


informativa, que indica la forma correcta como deben transitar los usuarios de las vas.
Seal preventiva: Seales lllamadas tambin de prevencin, tienen por objeto advertir al
usuario de la va la existencia de una condicin peligrosa y la naturaleza de sta. Se
identifican con el cdigo SP.
Seal reglamentaria: Las seales reglamentarias o de reglamentacin tienen por objeto
indicar a los usuarios de la va las limitaciones, prohibiciones o restricciones sobre su uso.
Estas seales se identifican con el cdigo SR.
Seal informativa: Las seales informativas o de informacin, tienen por objeto guiar al
usuario de la va suministrndole la informacin necesaria sobre identificacin de
localidades, destinos, direcciones, sitios de inters turstico, geogrficos, intersecciones,
cruces, distancias por recorrer, prestacin de servicios, etc. Estas seales se identifican
con el cdigo SI.
Sealizacin: Sealizacin es el conjunto de elementos que condicionan la actuacin de
las personas que los captan frente a determinadas situaciones que se pretender resaltar.
La sealizacin tiene como misin llamar la atencin sobre los objetos o situaciones que
pueden provocar peligros.
Vigilancia: Verificacin y seguimiento del comportamiento frente a las normas de trnsito
y transporte.
Visita de Campo: Actividad que se debe realizar para comprobar in situ (en el propio
lugar) los hechos, aseveraciones o recabar los datos especficos de que trate el estudio o
asunto en cuestin.
5.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Secretario (a) de Movilidad


Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta a las solicitudes en materia de
sealizacin, cuando sea de su competencia.
Subsecretario(a) de Servicios de la Movilidad
Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta a las solicitudes en materia de
sealizacin, cuando sea de su competencia.

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Director(a) de Control y Vigilancia
Aprobar y firmar los documentos finales de respuesta en materia de sealizacin, cuando
sea de su competencia, dar visto bueno a los oficios que deben ser firmados por la
Subsecretara de Servicios o por el Secretario (a) de Movilidad
Profesional Universitario y/o Especializado.
Recibir, hacer una evaluacin tcnica integral y generar concepto tcnico y/o atender los
requerimientos que le sean asignados en materia de sealizacin.
Auxiliar Administrativo
Recibir y actualizar las bases de datos de correspondencia recibida y entregada, imprimir
las planillas, entregar los requerimientos o solicitudes al profesional asignado, fotocopiar y
escanear los documentos y archivar los cumplidos.
6.

LINEAMIENTOS O POLITICAS DE OPERACIN

Atender oportunamente las solicitudes en materia de sealizacin, con respecto a la


implementacin, retiro, traslado y/o mantenimiento de los dispositivos de sealizacin.
Para dar respuesta a los diferentes requerimientos se deber realizar una evaluacin
inicial de antecedentes de la solicitud, a fin de verificar si el tema ya ha sido evaluado o se
han desarrollado acciones por parte de la entidad.
Al proyectar las respuestas a las solicitudes o requerimientos, acatar la normatividad
vigente en materia de sealizacin y los conceptos tcnicos establecidos por la Entidad.
Para atender una solicitud, se debe identificar la necesidad y el sector, as como llevar a
cabo una evaluacin tcnica integral y una verificacin de la informacin correspondiente
en las bases de datos de sealizacin de la Entidad, al igual que una evaluacin de las
condiciones operativas observadas en la en la visita tcnica (cuando sta se requiera),
que incorpora el inventario de la sealizacin existente, caractersticas tcnicas y de
circulacin de los segmentos viales, caracterizacin de los usos del suelo, espacio pblico
y de la infraestructura complementaria, caracterizacin del trnsito y usuarios y de todos
aquellos elementos que permitan un planteamiento integral de la sealizacin.
Cuando se trate de dar respuestas a travs de contratistas, estas debern ser revisadas
previamente por el profesional asignado del grupo de sealizacin antes de ser enviadas
al (a) director(a) de Control y Vigilancia para su respectiva firma.
Los documentos que sean remitidos para generar respuesta, debern ser previamente
relacionados en una planilla, la cual se firmar por quien recibe los respectivos
documentos.
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La Direccin de Control y Vigilancia llevar un control de fechas y asignacin de los


documentos recibidos y entregados, a fin de evitar que se incumpla con los tiempos
legales establecidos para dar respuesta a los mismos.
La respuesta a las solicitudes se proyectar de acuerdo con el orden cronolgico de
llegada, no obstante, se dar prioridad a los derechos de peticin y a los casos que se
consideren como urgentes.
Las actividades que realice el contratista estarn sujetas a las definidas en el pliego de
condiciones del contrato suscrito con la Secretara Distrital de Movilidad.
7.

FORMATOS Y DOCUMENTOS ANEXOS

F01-PM05-PR02 Formato de control de Entrada y salida de correspondencia


F02-PM05-PR02 Formato de visita de campo
F04-PA01-PR23 Acta de Reunin
Planilla del programa de correspondencia
8.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

No.

Responsable

Auxiliar
Administrativo

Dependencia

Direccin de
Control y
Vigilancia

Auxiliar
Administrativo

Direccin de
Control y
Vigilancia

Profesional
Universitario y/o
Especializado y/o
auxiliar

Direccin de
Control y
Vigilancia

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Descripcin

Soporte

Tiempo

Recibir la correspondencia
diariamente por parte de la
oficina de radicacin.

Planilla de
Correspondencia
Programa de
Correspondencia

1 da

Asignar al profesional lder del


grupo de sealizacin o al
auxiliar
administrativo del
grupo de sealizacin las
solicitudes o requerimientos
asignados
por
contener
necesidades en referencia al
tema de sealizacin

Planilla de
Correspondencia.

30 minutos

Recibir, clasificar por localidad


y
asignar
solicitudes
relacionadas con sealizacin.
Definir si se asigna a

Planilla de
Correspondencia
Programa de
Correspondencia

30 minutos

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No.

Responsable

Dependencia

Administrativo

Auxiliar
Administrativo

Direccin de
Control y
Vigilancia

Auxiliar
Administrativo

Direccin de
Control y
Vigilancia

Descripcin
profesional
interno
o
a
contratista externo.
Registrar en base de datos de
seguimiento
la
correspondencia entregada a
los
profesionales
o
a
contratistas externos.
Asignar el documento en el
aplicativo de correspondencia
e Imprimir la
planilla de
entrega de correspondencia.
Entregar correspondencia al
contratista externo o personal
de
la
entidad
segn
corresponda y obtener firma
de parte de quien recibe los
documentos. Si la entrega se
realiz al contratista externo
continuar con la actividad
No.13.
Verificar
si
existen
antecedentes
del
requerimiento y a su vez
verificar a travs de las
bases
de
datos
georeferenciadas,
informacin relacionada
en la solicitud.

Auxiliar
Administrativo

Direccin de
Control y
Vigilancia

Profesional
Universitario y/o
Especializado

Direccin de
Control y
Vigilancia

Profesional
Universitario y/o
Especializado

Direccin de
Control y
Vigilancia

Establecer si requiere visita de


campo.
Si: Seguir actividad No 9
No: Seguir actividad No 10

Direccin de
Control y
Vigilancia

Programar y realizar visitas de


campo y/o reuniones de
atencin a la comunidad
previstas, para complementar
y
actualizar
informacin
Diligenciar formato de visita
de campo y/o acta de reunin
cuando aplique.

Profesional
Universitario y/o
Especializado

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Soporte

Tiempo

Base de Datos

30 minutos

Planilla de
Correspondencia

30 minutos

Planilla de
Correspondencia

20 minutos

1 hora

10 minutos

Acta de reunin
y/o formato de
visita de campo

1 da

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No.

Responsable

Dependencia

10

Profesional
Universitario y/o
Especializado

Direccin de
Control y
Vigilancia

11

Profesional
Universitario y/o
Especializado

Direccin de
Control y
Vigilancia

12

Profesional
Universitario y/o
Especializado

Direccin de
Control y
Vigilancia

13

Auxiliar
Administrativo

Direccin de
Control y
Vigilancia

14

Profesional
Universitario y/o
Especializado y
Auxiliar
Administrativo

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Direccin de
Control y
Vigilancia

Descripcin
Hacer un Anlisis tcnico
integral de la informacin
recolectada
y
de
las
condiciones
fsicas
y
operativas del segmento vial y
determinar las acciones a
desarrollar.
Ingresar a base de datos de
compromisos para diseo de
sealizacin, implementacin
Retiro,
Mantenimiento
o
reubicacin de sealizacin
y/o solicitar operativo al grupo
de transporte de la Direccin
de Control y Vigilancia.
Proyectar oficio de respuesta
al
peticionario,
descargar
consecutivos del aplicativo de
correspondencia,
enviar
comunicaciones
a
otras
dependencias, ya sea a travs
de medio fsico, o electrnico
si se considera necesario;
informando acerca de las
acciones y registrar. Entregar
el oficio al lder del grupo
Mediante el registro en el
formato
F1-PM05PR02
Continuar con la actividad
No.14.
Recibir los proyectos de
respuesta de parte del(os)
contratista(s) externos y firmar
planilla de recibido.
Entregar a un profesional del
grupo de sealizacin los
proyectos de respuesta de los
contratistas
externos
e
internos del personal de la
Entidad para revisin.

Soporte

Tiempo

30 minutos

Base de datos
30 minutos

Correo
electrnico,
Aplicativo de
correspondencia,
memorando u
oficio
Formato de
entrega de oficios.

2 Horas

20 minutos
Planillas de
correspondencia

Oficio de
respuesta

30 minutos

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No.

15

16

Responsable

Profesional
Universitario y/o
Especializado del
grupo de
sealizacin

Profesional
Universitario y/o
Especializado

Profesional
Universitario y/o
Especializado
17

18

Director de Control
y Vigilancia

Director de Control
y Vigilancia
19

20

21

Secretario (a) de
Movilidad o
Subsecretario(a)
de Servicios de la
Movilidad
Auxiliar
Administrativo

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Dependencia

Descripcin

Soporte

Tiempo

Direccin de
Control y
Vigilancia

Revisar y determinar
Existen observaciones?
Si:
Devolver
oficio
al
contratista externo o al
profesional interno para su
correccin. Continuar con
actividad No. 16
No: Continuar con la actividad
No.17

Oficio de
respuesta

30 minutos

Direccin de
Control y
Vigilancia

Corregir el oficio de respuesta


y volver a la actividad No.14.

Oficio de
respuesta

30 minutos

Entregar para revisin y firma


de el(a) Director(a) de Control
y Vigilancia, si fuere de su
competencia.

Oficio de
respuesta

Direccin de
Control y
Vigilancia

Direccin de
Control y
Vigilancia

Aprobar oficio de respuesta


y/o dar visto bueno para
remitir al Despacho o a la
Subsecretara de Servicios de
la Movilidad, de ser necesario.
Hacer la entrega mediante
planilla que deber ser
firmada
por
el
auxiliar
administrativo de la Direccin
de Control y Vigilancia.

Direccin de
Control y
Vigilancia

Remitir al Despacho o a la
Subsecretara de Servicios de
la Movilidad para aprobacin,
si fuere de su competencia.

Despacho o
Subsecretara de
Servicios de la
Movilidad

Firmar la respuesta si fuere de


su competencia.

Direccin de
Control y

Fotocopiar oficio firmado y


aprobado.

Oficio de
respuesta

Oficio de
respuesta

Oficio de
respuesta

Oficio de
respuesta

1 da

1 da

da

1da

10 minutos

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No.

Responsable

Profesional
Universitario y/o
Especializado

22

Auxiliar
Administrativo
23

Dependencia
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia
Direccin de
Control y
Vigilancia

Descripcin

Entregar al contrato de
correspondencia de la Entidad
la respuesta al requerimiento
para enviar al peticionario.
Archivar los cumplidos de
acuerdo
con
las
especificaciones establecidas
en las tablas de retencin
documental.

Soporte

Tiempo

Oficios recibidos y
contestados

30 minutos

9.

CAMBIO O MEJORA REALIZADA EN EL PROCEDIMIENTO

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11

CAMBIO O MEJORA REALIZADA

Archivos
escaneados

20 minutos

Modificacin del logo imagen institucional


Se modific el nombre del procedimiento
Se actualiz la base legal del procedimiento
Se modific el alcance
Se complementaron algunas responsabilidades y autoridades
Se incluyeron algunas definiciones adicionales.
Se elimin un lineamiento o poltica de operacin
Se complementaron los pasos 2 y 11
Se modificaron los pasos 12,15,19,23 y 24
Se modific el tiempo del paso 13
Se ajust el flujograma de acuerdo con los cambios realizados en el procedimiento

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10.

FLUJOGRAMA

INICIO

Recibir la correspondencia diariamente


de parte de la oficina de radicacin

Entregar al profesional lder del grupo


de
sealizacin
o
al
auxiliar
administrativo
del
grupo
de
sealizacin
Recibir, clasificar por localidad y
asignar solicitudes relacionadas con
sealizacin. Definir si se asigna a
profesional interno o a contratista
externo

Registrar en base de datos de


seguimiento
la correspondencia
entregada a los profesionales o a
contratistas externos.

Asignar
en
el
aplicativo
de
correspondencia e imprimir la planilla de
entrega de correspondencia.

Entregar correspondencia al contratista


externo o al funcionario de la Entidad
segn corresponda y obtener firma de
parte de quien recibe los documentos

Fue asignado a
un funcionario de
la Entidad?

NO

S
1

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1

Verificar en las bases de datos de


sealizacin de la Entidad, la
informacin relacionada con la
solicitud y verificar si existen
antecedentes del requerimiento

NO
Requiere visita?

SI
Programar y realizar visitas de campo y/o
reuniones de atencin a la comunidad previstas,
para complementar y actualizar
informacin.Diligenciar formato de verificacin
y/o acta de reunin si se requiere

Analizar la informacin recolectada y determinar


las acciones a desarrollar.

Ingresar a base de datos de compromisos para


diseo de sealizacin, implementacin Retiro,
Mantenimiento o reubicacin de sealizacin. Si
se requiere, solicitar operativo al grupo de
Transporte Pblico de la Direccin de Control y
Vigilancia

Proyectar oficio de respuesta al peticionario,


descargar consecutivos del aplicativo de
correspondencia, enviar comunicaciones a otras
dependencias o a otras Entidades cuando se
requiera,
ya sea a travs de medio fsico, o electrnico si se
considera necesario; informando a cerca de las
acciones y registrar. Entregar el oficio al lder del
grupo ( F1-PM05- PR02) . Continuar con la
actividad No.14.

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Recibir los proyectos de respuesta de


parte del(os) contratista(s) externos y
firmar planilla de recibido

Entregar para revisin por parte de un


profesional del grupo de sealizacin
los proyectos de respuesta de los
contratistas externos o del personal
interno de la Entidad
Revisar
el
respuesta.

documento

5
3

de

NO
Existen
observaciones?

SI
Devolver al contratista externo o
profesional para su correccin.

Corregir oficio y continuar


actividad No.14

al

con la

Entregar para revisin y firma de el(a)


Director(a) de Control y Vigilancia, si
fuere de su competencia.

Aprobar oficio de respuesta y/o dar visto


bueno para remitir al Despacho o a la
Subsecretara de Servicios de la
Movilidad si se requiere

Remitir al Despacho o
a la
Subsecretaria de Servicios de la
Movilidad para aprobacin, si fuere de
su competencia.

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Firmar la respuesta si fuere de su


competencia.

Fotocopiar oficio firmado y aprobado

Entregar a correspondencia y
escanear los oficios.

Archivar los cumplidos de acuerdo


con lo establecido en la tabla de
retencin documental de la Entidad

FIN

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