CAPTULO 2.

INFLUENCIA DE LA ORGANIZACIN Y CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los proyectos y la direccin de proyectos se llevan a cabo en un entorno ms amplio que el del proyecto en s.
Los proyectos estn delimitados de acuerdo con los objetivos de la organizacin y se gestiona de conformidad con las prcticas establecidas en la organizacin.

2.1 Influencia de la Organizacin en la

Direccin de Proyectos
La cultura, los principios y valores as como su
estructura influyen en la forma en que se llevan a
cabo los proyectos y en la madurez de la
direccin de proyectos y sus sistemas de
planeacin.

2.1.1 Culturas y Estilos de Organizacin:

Las organizaciones son estructuras sistemticas de entidades (personas y/o departamentos) destinados a lograr un objetivo, el cual puede implicar el emprendimiento
de proyectos.
Cada estructura mantiene una forma de llevar a cabo los proyectos a partir de las normas culturales, la cuales incluyen enfoques establecidos para el inicio y
planificacin de proyectos.
Estas experiencias y valores en comn crean un cdigo y mtodo a partir de:

Visin, misin, valores, creencias y expectativas compartidas;

Normas, polticas, mtodos y procedimientos;

Sistemas de motivacin e incentivos;

Tolerancia al riesgo;

Percepcin del liderazgo, jerarqua y relaciones de autoridad;

Cdigo de conducta, tica laboral y horario de trabajo; y

Entornos operativos.

2.1.2 Comunicaciones en la Organizacin

El xito en la direccin de proyectos de una organizacin depende en gran medida de un estilo de comunicacin efectivo dentro de la organizacin, sobre todo si se
considera la globalizacin de la profesin de direccin de proyectos.
Pero a la vez con la influencia tecnolgica es posible la comunicacin electrnica y virtual con los interesados del proyecto, agregando valor al proceso de
comunicacin
1.3

Estructuras de las organizaciones

La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede

afectar a la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

a) La organizacin funcional clsica,

consiste en una jerarqua donde cada empleado tiene un superior claramente
definido
las especialidades pueden subdividirse en unidades funcionales especficas

b) Las organizaciones matriciales fuertes tienen muchas de las caractersticas

de la organizacin orientada a proyectos: tienen directores de proyecto con
dedicacin plena y con una autoridad considerable, as como personal
administrativo dedicado a tiempo completo

d) Las organizaciones orientadas a proyectos suelen contar con unidades

organizacionales denominadas departamentos, sin embargo pueden reportar
directamente al director del proyecto o bien prestar servicios de apoyo a
varios proyectos

c) Organizacin Matricial Fuerte

e) Organizacin Matricial Equilibrada

f)

Las organizaciones compuestas, presentan todas estas estructuras a diferentes niveles.

2.1.4 Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin son los planes, los procesos, las polticas, los procedimientos
y las bases de conocimiento especficos de la organizacin ejecutora y utilizados por la misma.

En ellos se incluyen las prcticas o conocimientos de las organizaciones que participan directamente en el proyecto.
Estos procesos estn constituidos de:

2.1.4.1 Procesos y Procedimientos

Los procesos y procedimientos de la organizacin para realizar el trabajo del proyecto incluyen, entre otros:
Inicio y Planificacin:

Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estndar de la organizacin con el fin de que satisfagan las necesidades especficas
del proyecto;
Estndares especficos de la organizacin, tales como: polticas, ciclos de vida del producto y del proyecto, polticas y procedimientos de calidad; y
Plantillas y Cronogramas

Ejecucin, Monitoreo y Control:

Procedimientos de control de cambios, con la descripcin de las etapas durante las cuales se modificarn los estndares, polticas, planes y procedimientos de
la organizacin ejecutora ,
Procedimientos de control financiero
Procedimientos para la gestin de incidentes y defectos que definen los controles, la identificacin, y las acciones de seguimiento a realizar para los mismos;
Requisitos de Comunicacin Especfica
Procedimientos enfocados a la prioridad de emitir autorizaciones de trabajo
Procedimientos de Control de Riesgos
Criterios de Evaluacin de propuestas.

Cierre:

Guas o requisitos de cierre del proyecto

2.1.4.2 Base de Conocimiento Corporativa

La base de conocimiento de la organizacin para almacenar y recuperar informacin incluye, entre otros elementos:

Bases de conocimiento de la gestin de configuracin, que contienen las versiones y lneas base de todos los estndares, polticas y procedimientos de la
organizacin ejecutora, as como cualquier otro documento del proyecto;

Bases de datos financieras con informaciones tales

Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas ;

Bases de datos de incidentes y defectos que contienen el estado estos, informacin de control, y su resolucin;

Bases de datos para la medicin de procesos, utilizadas para recopilar y tener disponibles las medidas realizadas sobre procesos y productos; y
Archivos de proyectos anteriores (de respaldo)

2.1.5 Factores ambientales de la Empresa

Hace referencia a condiciones que no estn bajo el control de equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto.
Los factores ambientales de la empresa se consideran entradas para la mayor parte de los procesos de planificacin, pueden mejorar o restringir las opciones de la
direccin de proyectos, y pueden influir de manera positiva o negativa sobre el resultado.
Tema 1

2.2
Interesados del Proyecto y
Gobernabilidad
Un interesado es un individuo, grupo u
organizacin que puede afectar, verse afectado, o
percibirse a s mismo como afectado por una
decisin, actividad o resultado de un proyecto.
Los interesados pueden participar activamente en
el proyecto o tener intereses a los que puede
afectar positiva o negativamente la ejecucin o la
terminacin del proyecto. Los interesados tienen
diferentes niveles de responsabilidad y autoridad
cuando participan en un proyecto. Estos niveles
pueden cambiar durante el ciclo de vida del
proyecto.

2.2.1 Interesados del Proyecto

Los directores de proyecto pueden involucrar al patrocinador del proyecto o a otros miembros del equipo de diferentes ubicaciones para identificar y gestionar a los
interesados que pueden estar dispersos en el mundo. Algunos ejemplos de interesados son:

Patrocinador. Un patrocinador es la persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto y que es responsable de facilitar su xito. El patrocinador
puede ser externo o interno a la organizacin del director del proyecto.

Clientes y usuarios. Los clientes son aquellas personas u organizaciones que aprobarn y gestionarn el producto, servicio o resultado del proyecto.

Vendedores. Los vendedores, tambin llamados proveedores, suplidores o contratistas, son compaas externas que celebran un contrato para proporcionar
componentes o servicios necesarios para el proyecto.

Socios de negocios. Los socios de negocios son organizaciones externas que tienen una relacin especial con la empresa, obtenida en ocasiones mediante un
proceso de certificacin.

Grupos de la organizacin. Los grupos de la organizacin son interesados internos que se ven afectados por las actividades del equipo del proyecto

Gerentes funcionales. Los gerentes funcionales son personas clave que desempean el rol de gestores dentro de un rea administrativa o funcional de una
empresa.

Otros interesados. Otros interesados, tales como entidades contratantes, instituciones financieras, organismos reguladores, expertos en la materia, consultores
y otros, pueden tener inters financiero en el proyecto, realizar contribuciones al proyecto o tener inters en el resultado del proyecto.
2.2.2

Gobernabilidad del Proyecto

La gobernabilidad del proyecto resulta fundamental para la gestin exitosa de la participacin de los interesados y para el logro de los objetivos de la organizacin. La
gobernabilidad del proyecto permite a las organizaciones dirigir los proyectos de manera coherente, maximizar el valor de sus resultados y alinear los mismos con la
estrategia del negocio.
El marco de gobernabilidad del proyecto proporciona al director y al equipo del proyecto la estructura, los procesos, los modelos de toma de decisiones y las
herramientas para dirigir el proyecto, a la vez que apoya y controla el proyecto para lograr una entrega exitosa. El enfoque de la gobernabilidad del proyecto debe
describirse en el plan para la direccin del proyecto.

2.2.3 xito del Proyecto

El xito de un proyecto debe medirse en trminos de completar el proyecto dentro de las restricciones de alcance, tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo, tal y
como se aprob por los directores del proyecto conjuntamente con la direccin general. El director del proyecto es responsable y rinde cuentas por el establecimiento
de lmites realistas y alcanzables para el proyecto y por la ejecucin del proyecto dentro de las lneas base aprobada.

La estructura y las caractersticas de un equipo de proyecto pueden variar ampliamente, pero una constante es el rol del director del proyecto como lder del equipo,
independientemente de la autoridad que ste pueda tener sobre sus miembros.
2.3 Equipo del Proyecto
El equipo del proyecto incluye al director del
proyecto y al grupo de individuos que actan
conjuntamente en la realizacin del trabajo del
proyecto para alcanzar sus objetivos. El equipo
del proyecto incluye al director del proyecto, al
personal de direccin del proyecto y a otros
miembros del equipo que desarrollan el trabajo,
pero que no necesariamente participan en la
direccin del proyecto.

2.3.1 Composicin de los Equipos de Proyecto

La composicin de los equipos de proyecto vara sobre la base de factores como la cultura de la organizacin, el alcance y la ubicacin.
En otros casos, el director del proyecto puede tener poca o ninguna autoridad organizacional directa sobre los miembros del equipo y puede haber sido convocado
para liderar el proyecto a tiempo parcial o bajo contrato.

Dedicado. En un equipo dedicado, la asignacin de todos o de la mayor parte de los miembros del equipo del proyecto es para trabajar a tiempo completo en
el mismo.

Tiempo Parcial. Algunos proyectos se establecen como trabajo adicional temporal, en estos tanto el director del proyecto como los miembros del equipo
trabajan en el proyecto pero permanecen en sus respectivas organizaciones y continan llevando a cabo sus funciones normales.

2.4 Ciclo de Vida del Proyecto

El ciclo de vida de un proyecto es la serie de
fases por las que atraviesa un proyecto desde su
inicio hasta su cierre.
Las fases son generalmente secuenciales y sus
nombres y nmeros se determinan en funcin de
las necesidades de gestin y control de la
organizacin u organizaciones que participan en
el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su
rea de aplicacin. Los proyectos varan en
tamao y complejidad

2.4.1 Caractersticas del Ciclo de Vida del Proyecto

A menudo se hace referencia a esta estructura genrica del ciclo de vida
durante las comunicaciones con la alta direccin u otras entidades menos
familiarizadas con los detalles del proyecto.
El ciclo de vida del proyecto es independiente del ciclo de vida del producto
producido o modificado por el proyecto. No obstante, el proyecto debe tener en
cuenta la fase actual del ciclo de vida del producto.
En particular, los ciclos de vida adaptativos se desarrollan con la intencin de
mantener, a lo largo del ciclo de vida, las influencias de los interesados ms
altas y los costos de los cambios ms bajos que en los ciclos de vida
predictivos

Niveles Tpicos de Costo y Dotacin de Personal en una Estructura Genrica del Ciclo de Vida del Proyecto

Si bien estas caractersticas permanecen presentes en cierta medida en casi todos los ciclos de vida de los proyectos, no
siempre estn presentes en el mismo grado

2.4.2 Fases del Proyecto

Un proyecto se puede dividir en cualquier nmero de fases. Una fase del
proyecto es un conjunto de actividades del proyecto, relacionadas de manera
lgica, que culmina con la finalizacin de uno o ms entregables.
La estructuracin en fases permite la divisin del proyecto en subconjuntos
lgicos para facilitar su direccin, planificacin y control. El nmero de fases, la
necesidad de establecer fases y el grado de control aplicado dependen del
tamao, la complejidad y el impacto potencial del proyecto

Relacin secuencial. En una relacin secuencial, una fase slo se inicia cuando se
completa la fase anterior.

2.4.2.1 Relaciones entre Fases

Cuando los proyectos constan de ms de una fase, las fases son parte de un
proceso generalmente secuencial, diseado para asegurar el control adecuado
del proyecto y para obtener el producto, servicio o resultado deseado.

Esto puede aplicarse algunas veces como un ejemplo de la tcnica de compresin

del cronograma, conocida como ejecucin rpida
Relacin de superposicin. En una relacin de superposicin, una fase se inicia
antes de que finalice la anterior

2.4.2.3 Ciclos de Vida Iterativos e Incrementales

Los ciclos de vida iterativos e incrementales son aquellos en los cuales, dentro de las fases del proyecto (tambin llamadas iteraciones), se repiten de manera
intencionada una o ms actividades del proyecto a medida que aumenta el entendimiento del producto por parte del equipo del proyecto. Las iteraciones desarrollan
el producto a travs de una serie de ciclos repetidos, mientras que los incrementos van aadiendo sucesivamente funcionalidad al producto. Estos ciclos de vida
desarrollan el producto de forma iterativa y con incrementos graduales.

2.4.2.1 Ciclos de Vida Adaptativos

Los ciclos de vida adaptativos (tambin conocidos como mtodos orientados al cambio o mtodos giles) pretenden responder a niveles altos de cambio y a la
participacin continua de los interesados.

El alcance global del proyecto ser descompuesto en un conjunto de requisitos y trabajos a realizar, a veces denominado trabajo pendiente asociado al producto. Al
comienzo de una iteracin, el equipo trabajar para determinar cuntos de los elementos de alta prioridad de la lista de pendientes se pueden entregar dentro de la
siguiente iteracin. Al final de cada iteracin el producto debe estar listo para su revisin por el cliente.