ALMACEN

El Departamento de Almacenes e Inventarios se encarga de garantizar el abasto suficiente de los

artculos y productos recurrentes, as como el adecuado manejo y custodia de las existencias de
substancias qumicas, materiales de laboratorio, refacciones, muebles y enceres, verificando la
exactitud del registro de los bienes, y la integracin de los datos que forman el catlogo de
productos que manejan los diferentes almacenes, as como la informacin que conforma el
detalle de sus inventarios. El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y
funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y producto. Por lo tanto, el almacenamiento o
resguardo de los materiales ha de ser ordenado y con las condiciones ms favorables que
ayuden a la consecucin de los objetivos de la empresa.
FUNCIONES
-

Coadyuvar con la informacin necesaria para la conformacin del Programa Anual de

Adquisiciones.
Programar, dirigir y controlar las actividades de recepcin, despacho, registro y control de los
bienes destinados al uso y/o consumo de las reas del Centro.
Verificar que los bienes que se reciben en los almacenes establecidos, cumplan con la
cantidad, calidad, especificaciones y oportunidad establecidas en los pedidos, requisiciones o
contratos, otorgando en su caso, la conformidad correspondiente al proveedor.
Controlar los vales de abastecimientos e informar al Departamento de Contabilidad con la
periodicidad que se establezca, sobre los bienes entregados a las reas solicitantes.
Mantener el registro y control de mximos y mnimos de existencias de bienes, turnando al
Departamento de Adquisiciones las requisiciones de compra para la reposicin del nivel
mnimo de inventario en el almacn.
Levantar anualmente el inventario fsico de activo fijo y de existencias en los almacenes
establecidos, conciliando con el Departamento de Contabilidad los resultados obtenidos y,
aclarando en su caso, las diferencias encontradas.
Mantener actualizado el control de asignacin y resguardo del activo fijo propiedad de la
organizacin, identificando en las hojas de resguardo correspondientes el nmero de
inventario, ubicacin, costo y condicin fsica del bien, recabando la firma del responsable de
su custodia.
Llevar a cabo las acciones que permitan la concentracin de equipo obsoleto, en mal estado o
en desuso, para promover su baja, de conformidad con la normatividad establecida en la
materia, informando al Departamento de Contabilidad para que se efecte el registro
correspondiente.
Efectuar conciliaciones mensuales de movimientos con el Departamento de Contabilidad,
aclarando las diferencias que pudieran encontrarse.
Preparar la informacin trimestral para el Comit de Control y Auditora, as como para el
informe de las sesiones de la Junta Directiva.
Realizar las dems actividades que le sean encomendadas por la Subdireccin de Recursos
Materiales, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al rea de su competencia.

OBJETIVOS
-

Resguardar y suministrar los materiales, suministros e insumos requeridos por las

dependencias en la calidad, cantidad y oportunidad precisas.
Desarrollar un sistema que comprenda la recepcin y entrega adecuada y oportuna, que
incluya su clasificacin, ubicacin, control de calidad y custodia con seguridad.

Evaluar las necesidades de suministros y materiales de los distintos departamentos de la

empresa
Entregar los materiales, suministros e insumos almacenados en ptimas condiciones a los
solicitantes

ACTIVIDADES
1. En primer lugar, la planificacin de los espacios necesarios y de la organizacin interna del
almacn. Por la naturaleza inflamable de la mayora de los productos manejados por la
empresa editorial y sus diferentes exigencias de temperatura, humedad, etc., a la hora de ser
almacenados, deben separarse el material fotogrfico, las tintas y el papel, acondicionndose
convenientemente los distintos espacios destinados a cada uno de estos materiales. Es
necesario, adems, reservar una zona de descarga aislada de la zona de almacenamiento
propiamente dicha. En este lugar, un muelle o zona de trnsito, permanecer el material
hasta superar el proceso de control de calidad o ser devuelto al proveedor.
2. Recepcin de materiales: Esta operacin se realiza, como hemos dicho, en la zona reservada
expresamente para ello (zona de descarga). Se exigir siempre albarn acompaando a los
materiales, el cual deber contrastarse contra el pedido para averiguar si coinciden las
especificaciones de lo solicitado con lo servido.
3. Control de calidad: Antes del almacenamiento del material recibido debe realizarse siempre el
control de calidad. Ya advertimos anteriormente que esta actividad es responsabilidad no del
personal del Almacn, sino de especialistas pertenecientes al departamento de Produccin.
La naturaleza de las pruebas depende de los productos a contrastar, y suelen ser realizadas
sobre muestras representativas.
4. Entrada de materiales y almacenamiento: Las unidades que pasaron satisfactoriamente el
control de calidad son identificadas, introducidas sus referencias en el ordenador (para
actualizar las existencias) y trasladadas a su lugar de depsito.
5. Conservacin de los materiales: Todas las existencias almacenadas deben mantener
ntegramente, a pesar del paso del tiempo, su capacidad de satisfacer las necesidades para
las que fueron adquiridas. Es responsabilidad del personal de Almacn crear y mantener las
condiciones necesarias para ello, evitando deterioros en su manipulacin o conservacin, as
como prdidas de cualquier clase. Por ello, no es recomendable el trnsito por el Almacn de
personal ajeno al mismo.
6. Salida de materiales: sta siempre debe producirse mediante peticin de persona autorizada,
normalmente el responsable de la seccin productiva que ha de consumirlos. El
requerimiento se har por escrito, en documento o vale de salida, que servir despus de
justificante para la introduccin en el ordenador de la correspondiente baja de existencias y la
imputacin del coste al departamento solicitante.
TCNICAS DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
El almacenamiento de materiales depende de la dimensin y caractersticas de los materiales.
Estos pueden exigir una simple estantera hasta sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y complejas tecnologas. La eleccin del sistema de almacenamiento de materiales
depende de los siguientes factores:
-

Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.

Tipos de materiales que sern almacenados.
Tipos de materiales que sern almacenados.
Nmero de artculos guardados.
Velocidad de atencin necesaria.
Tipo de embalaje.

Las principales tcnicas de almacenamiento de materiales son:

1. Carga unitaria: Se da el nombre de carga unitaria a la carga constituida por embalajes de
transporte que arreglan o acondicionan una cierta cantidad de material para posibilitar su
manipulacin, transporte y almacenamiento como si fuese una unidad. La carga unitaria es
un conjunto de carga contenido en un recipiente que forma un todo nico en cuanto a la
manipulacin, almacenamiento o transporte. La formacin de cajas unitarias se hacen a
travs de una diapositiva llamado pallet (plataforma), que es un estrado de madera
esquematizado de diversas dimensiones. Sus medidas convencionales bsicas son 1100mm x
1100mm como patrn internacional para adecuarse a los diversos medios de transporte y
almacenamiento. Las plataformas pueden clasificarse de la siguiente manera:
1.1.En cuanto al nmero de entrada en: plataformas de 2 y de 4 entradas.
1.1.1.
Plataforma de 2 entradas: se usan cuando el sistema de movimiento de materiales
no requieren utilizar equipos de materiales.
1.1.2.
Plataforma de 4 entradas: Son usados cuando el sistema de movimiento de
materiales requiere utilizar equipos de maniobras.
2. Cajas o cajones. Es la tcnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeas
dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como plumas, lpices,
entre otros. Algunos materiales en procesamiento, semi-acabados pueden guardar en cajas
en las propias secciones productivas las cajas o cajones pueden ser de metal, de madera de
plstico. Las dimensiones deben ser esquematizadas y su tamao puede variar enormemente
puede construirlas la propia empresa o adquirirlas en el mercado proveedor.
3. Estanteras: Es una tcnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaos y
para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanteras pueden ser de madera o
perfiles metlicos, de varios tamao y dimensiones, los materiales que se guardan en ellas
deben estar identificadas y visibles, la estanteras constituye el medio de almacenamiento
ms simple y econmico. Es la tcnica adoptada para piezas pequeas y livianas cuando las
existencias no son muy grandes.
4. Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos,
barras, correas, varas gruesas, flejes entre otras. Pueden ser montadas en rueditas para
facilitar su movimiento, su estructura puede ser de madera o de acero.
5. Apilamientos: Se trata de una variacin de almacenamiento de cajas para aprovechar al
mximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apilados una sobre otras,
obedeciendo a una distribucin equitativa de cargas, es una tcnica de almacenamiento que
reduce la necesidad de divisiones en las estanteras, ya que en la prctica, forma un gran y
nico estante. El apilamiento favorece la utilizacin de las plataformas y en consecuencia de
las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. La configuracin del apilamiento es
lo que define el nmero de entradas necesarias a las plataformas.
6. Contenedores flexibles: Es una de las tcnicas ms recientes de almacenamiento, el
contenedor flexible es una especie de saco hecho con tejido resistente y caucho vulcanizado,
con un revestimiento interno que vara segn su uso. Se utiliza para almacenamiento y
movimiento de slidos a granel y de lquidos, con capacidad que puede variar entre 500 a
1000 kilos. Su movimiento puede hacerse por medio de apiladoras o gras.
INVENTARIO FSICO
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la existencia de
los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadstica
fsica o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los
ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. Algunas empresas le dan el
nombre de inventario fsico porque se trata de una estadstica fsica o palpable de aquellos que

hay en existencias en la empresa y para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE. El

inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la
empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el inventario se hace en toda la
empresa; en la bodega, en las secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es
importante por las siguientes razones:
-

Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE y las existencias
fsicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en valores monetarios.
Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para efectos de
balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser transcrito en el libro de
inventario, conforme la legislacin.
2. El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia
del material y la aproximacin del consumo real.
CODIFICACIN DE MATERIALES
Para facilitar la localizacin de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan
sistemas de codificacin de materiales. Cuando la cantidad de artculos es muy grande, se hace
casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaos, etc. Para facilitar la
administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema
racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuados y operativos; operacionalizacin
de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a
la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de
todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Veamos mejor este concepto
de clasificacin, definiendo cada una de sus etapas.
1. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos los existentes sin omitir ninguna. La
catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea
general de la coleccin.
2. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una
misma finalidad, cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda la
simplificacin favorece la normalizacin.
3. Especificacin: significa la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato,
tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones
sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La
especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea
precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de
ingeniera del producto, etc.
4. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas
aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales.
5. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para
los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin
hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que
cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias.
RECEPCIN

El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere
de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. La recepcin es el
proceso de planificacin de las entradas de unidades, descarga y verificacin tal y como se
solicitaron mediante la actualizacin de los registros de inventario. El objetivo al que debe tender
una empresa en su proceso de recepcin de mercancas es la automatizacin tanto como sea
posible para eliminar o minimizar burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al
producto. Otra tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de
programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que reducen al mnimo
las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no aaden valor.
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una previsin de
entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y que contenga, al menos, el
horario, artculos, y procedencia de cada recepcin, este proceso se conoce como cita previa ya
que para procesos como Entregas Paletizadas se debe contar con recursos muy especficos como
montacargas, plataformas mviles, rampas, entre otros. Es evidentemente necesario que se
distingan los ingresos de unidades internas de las externas. En el primero de los casos, los
requerimientos de recepcin son significativamente menores que las mercancas de origen
externo, en el caso de que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las
mercanca.
IMPORTANCIA DE LA RECEPCIN DE MATERIALES
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia, ya que una
gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada la recepcin
total bajo un departamento nico, las excepciones principales son aquellos grandes empresas
con plantas mltiples. La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que
probablemente el 70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento
de compra
ZONAS DE UN ALMACN
Recepcin: zona donde se realizan las actividades del proceso de recepcin
Almacenamiento, reserva o stock: zonas destino de los productos almacenados. De
adaptacin absoluta a las mercancas albergadas, incluye zonas especficas de stock para
mercancas especiales, devoluciones, etc.
Preparacin de pedidos o picking: zona donde son ubicados las mercancas tras pasar por
la zona de almacenamiento, para ser preparadas para expedicin
Salida, verificacin o consolidacin: desde donde se produce la expedicin y la inspeccin
final de las mercancas
Paso, maniobra: zonas destinadas al paso de personas y mquinas. Diseados tambin para
permitir la total maniobrabilidad de las mquinas. Oficinas: zona destinada a la ubicacin de
puestos

de

trabajo

auxiliares a las operaciones propias de almacn

Oficinas: zona destinada a la ubicacin de puestos de trabajo auxiliares a las operaciones
propias de almacn

MOVIMIENTO
Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los
materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de recepcin a la
ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente mercancas se puede lograr
por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulacin de materiales.
El tipo de herramientas utilizado depende de una serie de factores como son:
-

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada y salida del
almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo:
1. Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la primera que sale
para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente utilizada en productos frescos.
2. First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es la primera que es
sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para evitar las obsolescencias
3. First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de caducidad es el primero en salir.
1. Segn sus existencias
1.1.ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacn de productos terminados presta
servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el
momento de despachar los productos a los clientes.
1.2.ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacn tiene como funcin
principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los
departamentos de produccin.
1.3.ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no
son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo.
Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
1.4.ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la
programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso.
1.5.ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un
encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y tiles que se
prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Cabe
mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
1.6.ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: Los productos partes o materiales rechazados
por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben

tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento
mismo.
1.7.ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS: Los materiales obsoletos son los que han sido
descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por
descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn
especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los
espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
1.8.ALMACEN DE DEVOLUCIONES: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan
y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
2. Segn su relacin con el flujo de produccin
2.1.ALMACENES DE MATERIAS PRIMAS: Aquellos que contiene materiales, suministros, envases,
etc.; que sern posteriormente utilizados en el proceso de transformacin.
2.2.ALMACENES DE PRODUCTOS INTERMEDIOS: Aquellos que sirven de colchn entre las
distintas fases de obtencin de un producto.
2.3.ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS: Exclusivamente destinados al almacenaje del
resultado final del proceso de transformacin.
2.4.ALMACENES DE MATERIA AUXILIAR: Sirve para almacenar repuestos, productos de limpieza,
aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser estocstica.
2.5.ALMACENES DE PREPARACIN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIN: Su objeto es acondicionar el
producto terminado y ponerlo a disposicin del cliente.
3. Segn su ubicacin
3.1.ALMACENAJE INTERIOR: Almacenaje de productos con proteccin completa contra
cualquiera de los agentes atmosfricos, permitindose incluso modificar las condiciones de
temperatura e iluminacin.
3.2.ALMACENAJE AL AIRE LIBRE: Carecen de cualquier tipo de edificacin y que estn formados
por espacios delimitados por cercas, marcados por nmeros, seales pintadas, etc. Se
almacenan productos que no necesitan proteccin contra los agentes atmosfricos.
4. Segn el material a almacenar
4.1.ALMACN PARA BULTOS: El objetivo es juntar el material en unidades de transporte y de
almacn cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un
vehculo para conseguir su transporte econmico.
4.2.ALMACENAJE DE GRANELES: Si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de
consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable
el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automticamente, su
extraccin regulable y con conexin a un medio de transporte.
4.3.ALMACENAJE DE LQUIDOS: Es un material especfico de granel pero que pueden ser
transportables por caeras.
4.4.ALMACENAJE DE GASES: Requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser
observadas por la alta presin o la particular inflamabilidad.
5. Segn su localizacin

5.1.ALMACENES CENTRALES: aquellos que se localizan lo ms cerca posible del centro de

fabricacin. Estn preparados para manipular cargas de grandes dimensiones.
5.2.ALMACENES REGIONALES: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Estn
preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de
distribucin de menor capacidad. La eleccin de almacenes centrales o almacenes
regionales depende del tipo de carga y la estructura de costes de la empresa. As productos
de bajo valor, o costes de transporte elevados, conducen al uso de almacenes regionales.
Por el contrario con costes de almacn elevados, por el valor del producto, implican
almacenes centrales. En cualquier caso existen mtodos para la evaluacin de la mejor
decisin.
6. Segn su funcin logstica
6.1.CENTRO DE CONSOLIDACIN: Estos almacenes reciben productos de mltiples proveedores
y los agrupan para servirlos al mismo cliente.

6.2.CENTRO DE RUPTURA: Tienen la funcin inversa de los centros de consolidacin. Recibe la

carga de un nmero reducido de proveedores y sirven a un gran nmero de clientes, con
necesidades dispares. Reducen el nmero de contactos de los fabricantes con los clientes
finales y reducen el movimiento de los clientes que nicamente han de acudir a un centro
de ruptura para recoger mltiples productos. La mayor simplicidad de estos dos sistemas
hace que en la prctica, empresas con mltiples proveedores y mltiples clientes (como los
sistemas de distribucin) des agrupen las funciones pasando a tener un centro de
consolidacin para el aprovisionamiento y un centro de ruptura para la distribucin.
6.3.CENTRO DE TRNSITO: Conocidos en ingls como Cross-dock, son almacenes que no
almacenan, slo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte
urgente. Este tipo de centros, muy complicados de gestionar, permite aumentar la
eficiencia del transporte entre nodos y mantener altos niveles de servicio al cliente
reduciendo el stock total.

6.4.ALMACENES CCLICOS O ESTACIONALES: Son almacenes que recogen una produccin

puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permiten resolver una demanda
puntual frente a una produccin ms constante.

6.5.ALMACENES DE CUSTODIA A LARGO PLAZO: Es el nico de los almacenes analizados cuyo

objetivo es estar lleno, sin importarle costes de transporte, demandas o ritmos de
produccin.
NORMAS DEL ALMACN
1. Recibir de una manera ordenada.
2. Delegacin de responsabilidades en personas especficamente capacitadas.
3. Utilizar el equipo suficiente y necesario (botas de seguridad, cascos, guantes, tapa bocas,
orejeras).
4. No recibir nunca, sin pensar contar o medir. La misma debe de especificar: unidades, piezas,
kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema
mtrico decimal, cuya base es el metro.
5. Confrontacin sistemtica del material recibido con los documentos que lo acompaan.
Cualquier modificacin de documentos, de inventario, de cdigo o envo de materiales,
deber ser consultado y aprobado por el Jefe de la Seccin de Almacn General.
6. El diseo adecuado de las zonas destinadas a almacenamiento es fundamental de cara a una
disminucin de futuros riesgos.
7. En la mayora de emplazamientos, coexiste la circulacin de vehculos con la de personas y
ello obliga a que el diseo de dichas vas se configure respetando ante todo al peatn.
8. Muchos fabricantes de estanteras estn ofreciendo inspecciones tcnicas anuales de las
condiciones estructurales de las estanteras e, incluso, emiten certificados al respecto.
9. Con independencia del tamao del almacn, los criterios de minimizacin de las cantidades
almacenadas y de delimitacin correcta de las diferentes zonas son aplicables a todo tipo de
almacenamiento
10.Mantener ordenados los recintos destinados al almacenamiento, estableciendo criterios claros
(peso, tamao, movilidad) que faciliten tanto guardar la mercanca como recuperarla.
11.Mantener limpio el suelo de los almacenes para evitar resbalones o cadas accidentales.
12.Evitar zonas y puntos de congestin, as como implantar medidas que faciliten la localizacin
y el control de las cantidades almacenadas (mapas de situacin de productos, etiquetas,
rotulacin, etc.).
13.Almacenar los objetos rgidos sin embalar en contenedores seguros y resistentes.
14.Asegurar la estabilidad de la estructura de las estanteras sujetndolas a elementos
estructurales rgidos, tales como paredes de carga
15.Levantar el nivel ms bajo de los estantes de tal forma que las cargas se almacenen a una
altura que no sea necesario agacharse (por debajo de la cintura)
16.Procurar que los proveedores entreguen pro- ductos en cajas estables con asideros
17.Realizar peridicamente un mantenimiento preventivo de las instalaciones, de los equipos de
trabajo y de los elementos utilizados en las operaciones de manutencin (estanteras, cajas,
contenedores, pals).
18.Sealizar las zonas destinadas al almacenamiento de mercancas

PASOS A SEGUIR
1. UNIDAD DE ALMACN
a. Secretaria
i. Recibe la 3 copia de la Orden de Compras y tres (3) Informes de Recepcin (4,5 y 6
copias de la Orden de Compras) y los archiva temporalmente hasta que llegue el material
solicitado.
b. Almacenista
i. Recibe el material solicitado, pide al Proveedor la Factura en original y dos (2) copias y
Orden de Compras original.
ii. Solicita la 3 copia de la Orden de Compras y los Informes de Recepcin a la Secretaria.
iii. Compara la Factura con la Orden de Compra.
iv. Verifica que la cantidad y caractersticas del material recibido concuerde con lo
especificado en la Factura. Si cumple con las especificaciones, estampa su firma y verifica
si es un Activo, de serlo, informa a la Seccin de Bienes Nacionales para que realice el
respectivo Registro y Control. Si no cumple con las especificaciones, es devuelto de
inmediato al Proveedor.
v. Pide al Proveedor que descargue el material solicitado en el lugar indicado.
vi. Enva Orden de Compra y copia, Informes de Recepcin y Factura en original y las dos (2)
copias al Jefe de la Unidad de Almacn.
c. Jefe de Almacn
i. Recibe documentacin, verifica que todo este en orden, firma y sella todos los
documentos en seal de conformidad. Caso contrario va al paso N 5.
ii. Enva a la Secretaria de la Unidad la documentacin para su desglose.
d. Secretaria
i. Recibe Documentacin.

ii. Accede al Sistema de Control de Inventarios de la Unidad de Almacn y registra el ingreso

de los materiales y/o equipos.
iii. Desglosa de la siguiente forma:
- La Orden de Compra original es entregada al Proveedor.
- Factura original y 4 copia de la Orden de Compras (Informe de Recepcin) a la Unidad
de Finanzas.
- Copia de Factura, 3 y 5 copia de la Orden de Compras (Informe de Recepcin) es
archivado temporalmente hasta el despacho de la mercanca a las Unidades
Solicitante. (inicia Procedimiento para el Despacho de Equipos, Materiales y Artculos
de Oficina) Copia de Factura y 6 copia del Informe de Recepcin a la Unidad de
Compras.
2. UNIDAD DE FINANZAS
a. Secretaria
i. Recibe Factura original y 4 copia del Informe de Recepcin.
ii. Anexa documentacin recibida al Expediente de Pago correspondiente a la compra en
referencia. Inicia Procedimiento para la Cancelacin Orden de Pago.
3. UNIDAD DE COMPRAS
a. Secretaria
i. Recibe copia de la Factura y 6 copia del Informe de Recepcin.
ii. Anexa documentacin recibida al Expediente de Compras correspondiente y procede a
cerrarlo.