ORGANIZACIN

Una organizacin es un sistema diseado para alcanzar ciertas metas y objetivos.

Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros subsistemas
relacionados que cumplen funciones especficas.
En otras palabras, una organizacin es un grupo social formado por personas,
tareas y administracin, que interactan en el marco de una estructura sistemtica
para cumplir con sus objetivos.

DIVISIN DEL TRABAJO

Se llama divisin del trabajo, a la separacin de las operaciones productoras.
Observando esta divisin cada obrero se ocupa siempre de la misma clase de
operaciones, y entre todos los obreros de una fbrica se alcanza un resultado
comn por la reunin de sus esfuerzos. Con ello consigue mayor aumento de
fuerza productiva y mejor satisface las necesidades de la produccin.
El propsito fundamental de. La divisin del trabajo es facilitar las labores, al
separarlas segn su naturaleza. Para hacerlo, es necesario tener una concepcin
global del trabajo y de las interrelaciones que sucedern la prctica, cuando l se
desglose y asigne a diferentes individuos.
El principio de divisin del trabajo se basa en los conceptos de que:
a) La concentracin del esfuerzo en un campo limitado aumenta la cantidad y
calidad del trabajo.
b) La redaccin de las necesidades de conocimientos disminuye el tiempo de
aprendizaje.
c) La personalidad humana es producto de caractersticas particulares de cada
Individuo y la actualizacin de esa Personalidad se logra por el auto desarrollo
dinmico de los componentes.
d) La especializacin requiere que la persona utilice en su trabajo slo unas pocas
habilidades y ello se acenta a medida que 1a especializacin se hace mayor.
Como consecuencia, se produce una situacin psicolgica que impide el auto
mejoramiento y el desarrolla complet de 1a personalidad.
e) La, especializacin requiere una actuacin ms mecnica, que exige menos
madurez intelectual.

ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
CONCEPTO
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de
una institucin o de una de sus reas o unidades administrativas, en las que se
muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin
formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua, y las principales
funciones que desarrollan.
CLASIFICACIN DE LOS ORGANIGRAMAS
Los organigramas Se pueden clasificar dentro de cuatro grandes grupos de
acuerdo a diferentes criterios que son: Por su naturaleza, por su mbito, por su
contenido y por su presentacin.
Por su naturaleza
Micro administrativo
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella en
forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
Macro administrativos
Involucran a ms de una organizacin.
Meso administrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones
de un mismo sector.
Por su mbito
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta
determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y caractersticas, por lo
tanto, presentan toda la organizacin y sus interrelaciones; se llaman tambin
carta maestra.
Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de
la organizacin, por lo tanto, representan la organizacin de un departamento o
seccin de una empresa.
Por su contenido
Integrales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una
organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus
interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el
siguiente grfico:
De puestos, plazas y unidades

Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a

puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden
incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas.
Por su presentacin
Verticales
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la
parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma
escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se
recomienda su uso en los manuales de organizacin.
Horizontales
Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el
extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a
columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen
horizontalmente.
Mixtos
La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto
de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el
caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.
De Bloque
Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en
espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades
administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.
Un organigrama consta de 2 elementos:

Las formas: son aquellas que se encargan de representar las diversas unidades
orgnicas dentro de la organizacin; estas pueden adoptar distintas formas
geomtricas (cuadrado, rectngulo, crculos o elipsis).

Las lneas: representan diversas relaciones o interrelaciones que se establecen

entre las diversas unidades dentro de una empresa; estas pueden ser continuas o
discontinuas, en ngulos o rectas.
Rectngulos: representan los departamentos que conforman la estructura
organizacional.

EL Flujo grama o Diagrama de Flujo

Consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o
relaciones de todo tipo, por medio de smbolos.
Es un diagrama que expresa grficamente las distintas operaciones que
componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia
cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional

sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las

formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc.
Caractersticas de los Flujo gramas
Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso
deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los
diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de
ser prcticos.

Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de

sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas
y confusas en su interpretacin.

De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten

observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area
que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar
estos rasgos o detalles principales.

Permitir al analista asegurarse que ha desarrollado todos los aspectos del

procedimiento.

Dar las bases para escribir un informe claro y lgico.

Es un medio para establecer un enlace con el personal que eventualmente

operar el nuevo procedimiento.

Simbologa de los Flujo gramas

Principio y/o terminacin del diagrama: Este smbolo representa tanto la

disponibilidad de la informacin para su procesamiento (entrada), como la
mencin de que la informacin ya ha sido procesada.
Actividad u operacin: Se utiliza siempre que una actividad o grupo de
ellas tengan como objetivo un cambio, ya sea en el valor, forma o disposicin de la
informacin.
Anotacin, aclaracin, o ambos casos: Siempre que se quiera algn
comentario al margen, notas explicatorias, aclaraciones, etc.; se trazar
indistintamente una lnea punteada que vaya de la nota aclaratoria al smbolo en
que se requiere esa nota.
Conector: Este smbolo se utiliza siempre que las condiciones fsicas de
nuestro diagrama obligue a interrumpir el graficado de la informacin que se tiene
y deba seguirse el diagrama en otro lugar, o bien cuando interese unir
informaciones aisladas.
Documento:
Destruccin:
Transferencia:

Alternativa: Este smbolo representa el momento en que una actividad u

operacin cualquiera implica tomar uno o varios caminos diferentes.

Direccin de flujo:

Canalizacin: Este smbolo se utiliza en tres formas diferentes, cuando se

recibe informacin de varias fuentes o condensa en una sola
Smbolos ms usados son:

Operacin

Transporte

Inspeccin

Demora

Almacenamiento
.
Tipos de Flujo gramas

Segn su forma:

Formato Vertical: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba

hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la
informacin que se considere necesaria, segn su propsito.
Formato Horizontal: En l el flujo o la secuencia de las operaciones, va de
izquierda a derecha.
Formato Panormico: El proceso entero est representado en una sola carta y
puede apreciarse de una sola mirada mucho ms rpidamente que leyendo el
texto, lo que facilita su comprensin, aun para personas no familiarizadas.
Formato Arquitectnico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona
sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo. El primero de los flujo gramas es
eminentemente descriptivo, mientras que los ltimos son fundamentalmente
representativos.

Por su propsito:

De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o

ninguna descripcin de las operaciones. Presenta la secuencia de cada una de las
operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes copias, a
travs de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que
se archiva.
Las formas pueden representarse por smbolos, por dibujos o fotografas
reducidas o por palabras descriptivas. Se usa el formato horizontal. Se retrata o se
designa la forma en el lado izquierdo de la grfica.
De Labores (qu se hace?): Estos diagramas abreviados slo representan las
operaciones que se efectan en cada una de las actividades o labores en que se
descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las ejecutan. El
trmino labor incluyendo toda clase de esfuerzo fsico o mental. Se usa el formato
vertical.
De Mtodo (cmo se hace?): Son tiles para fines de adiestramiento y
presentan adems la manera de realizar cada operacin de procedimiento, por la
persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el
formato vertical.
Analtico (para qu se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones
del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza,
sino que analiza para qu sirve cada una de las operaciones dentro del
procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la
distancia recorrida o alguna observacin complementaria. Se usa formato vertical.
De Espacio (dnde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre
una forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o
parte de l, sealando el espacio por el que se desplaza. Cuando el dato es
importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato
arquitectnico.
Combinados: Presenta una combinacin de dos o ms flujo gramas de las
clases anteriores. Se usa el flujo grama de formato vertical para combinar labores,
mtodos y anlisis (qu se hace, cmo se hace, para qu se hace).

MANUALES ADMINISTRATIVOS
Conceptos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemtica la informacin de una organizacin.
"Es un registro escrito de informacin e instrucciones que conciernen al empleado
y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una
empresa".
OBJETIVOS DE LOS MANUALES
De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos.
Permiten cumplir con los siguientes objetivos:
a)Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones,
relaciones, polticas, procedimientos, normas, etc.
b)Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para
deslindar, responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
c)Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y
propiciar la uniformidad en el trabajo.
d)Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso,
Facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.
g)Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
h)Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema.
i)Interviene en la consulta de todo el personal.
j)Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente.
k)Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar
su alteracin arbitraria.
l)Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
m)Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su
evaluacin.
n)Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y
cmo deben hacerlo.
o)Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento
de los sistemas, procedimientos y mtodos.
Por su contenido:
Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de
este tipo tenemos los siguientes:

Manual de Historia: Su propsito es proporcionar informacin histrica

sobre el Organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin y
posicin actual.
Manual de organizacin: Su propsito es exponer en forma detallada la
estructura organizacional formal a travs de la descripcin de los
objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos,
y las relaciones.

Manual de polticas: Consiste en una descripcin detallada de los

lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los
objetivos.
Pueden elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales
tales como: Produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etc.
Manual de procedimientos: Es la expresin analtica de los procedimientos
administrativos a travs de los cuales se canaliza la actividad operativa del
organismo.
Manual de contenido mltiple: Cuando el volumen de actividades, de
personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la
elaboracin y utilizacin de distintos manuales, puede ser conveniente la
confeccin de este tipo de manuales.

POR SU FUNCIN ESPECFICA:

Esta clasificacin se refiere a una funcin operacional especfica a tratar. Dentro
de este apartado puede haber los siguientes manuales:

Manual de produccin: Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos tendientes a lograr su
mejor y pronta solucin.
Manual de compras: El proceso de comprar debe estar por escrito;
consiste en definir el alcance de compras, definir la funcin de comprar,
los mtodos a utilizar que afectan sus actividades.
Manual de ventas: Consiste en sealar los aspectos esenciales del trabajo
y las rutinas de informacin comprendidas en el trabajo de ventas
(polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.)
Manual de Finanzas: Consiste en asentar por escrito las
responsabilidades financieras en todos los niveles de la administracin,
contiene numerosas instrucciones especficas a quienes en la
organizacin estn involucrados con el manejo de dinero, proteccin de
bienes y suministro de informacin financiera.
Manual de contabilidad: Trata acerca de los principios y tcnicas de la
contabilidad.
Manual de crdito y cobranzas: Entre los aspectos ms importantes que
puede contener este tipo de manual estn los siguientes: operaciones de
crdito y cobranzas, control y cobro de las operaciones, entre otros.
Manual de personal: Los manuales de personal podrn contener aspectos
como: reclutamiento y seleccin, administracin de personal, lineamientos
para el manejo de conflictos personales, polticas de personal, uso de
servicios, prestaciones, capacitacin, entre otros.
Manual tcnico: Trata acerca de los principios y tcnicas de una funcin
operacional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia
para la unidad administrativa responsable de la actividad y como
informacin general para el personal interesado en esa funcin.

Manual de adiestramiento o instructivo: Estos manuales explican, las

labores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, son
comnmente ms detallados que un manual de procedimientos.

MAPAS CONCEPTUALES
Son herramientas muy eficaces para lograr un aprendizaje significativo
aunque es justo destacar que ellos por si solos no van conseguir lograr este
propsito. Para lograr un aprendizaje significativo es necesario emplear mtodos y
concepciones de aprendizaje En la funcin de conducir, orientar, guiar el
aprendizaje de este a travs de mtodos que activen al estudiante y lo estimulen
hacia la bsqueda del conocimiento.
El papel de los mapas conceptuales est centrado, en nuestra opinin, en dos
aspectos:
a. Presentar la informacin al estudiante de forma ms organizada, con un
referente grfico, respondiendo a estructuras cognitivas desarrolladas por
docentes y expertos en una rama del conocimiento, que respondan a su
vez a los intereses y a las estructuras cognitivas desarrolladas por los
estudiantes anteriormente.
b. La consecucin del trabajo colaborativo entre estudiantes y entre
estudiantes y profesores, de forma tal que los estudiantes van construyendo
su conocimiento a partir no solo de sus percepciones sino de las
percepciones de los dems estudiantes, llevando esto a que el profesor
pueda evaluar lo que el estudiante ha aprendido.