Mdulo 2

Organizacin Documental
Docente:
Jos Rolando Villa Crdova

Pasos a seguir para el estudio del mdulo:

1. Lea y estudie el texto de las unidades 1, 2 y 3 en el orden establecido
porque tienen una secuencia que le permitir avanzar el curso de lo
ms simple a lo complejo.
2. Puede realizar tcnicas de subrayado y resumen para facilitar el
estudio del material.
3. Realice las actividades de aprendizaje del material de estudio.
4. Elabore el trabajo individual que est publicado en el aula virtual.
Segn las fechas establecidas.
5. Recuerde participar en la videoconferencia a travs del aula virtual.
6. Las consultas acadmicas, puede realizarla al docente va correo
electrnico o chat. El correo electrnico del docente es
jvillacordova@hotmail.com
Aprendizajes esperados:
a. Al finalizar el mdulo, usted habr alcanzado las siguientes
competencias:
b. Entender que los documentos de archivo son testimonio del
cumplimiento de las funciones y actividades realizadas en una
entidad.
c. Cambio de conducta en relacin a los documentos de archivo
d. Formacin del hbito de organizacin de los documentos desde el
momento en que se generan hasta la formacin de los archivos.
e. Desarrollo de la capacidad de integridad de las funciones orientadas a
la misin institucional.
ndice
Presentacin
5

UNIDAD 1
Identificacin Archivstica, Conceptos Bsicos Operativos
7
UNIDAD 2
Las Agrupaciones Documentales
16
UNIDAD 3
Clasificacin y Ordenamiento de los Archivos
25

Presentacin
El mdulo de Organizacin Documental, se inicia con la identificacin
archivstica para que el participante, conozca la entidad a donde aplicar los
conceptos que adquiera, brindamos algunos conceptos bsicos que se
utilizarn durante su desarrollo, con fines didcticos, para una mejor
comprensin y aplicacin prctica partimos desde el momento en que se
genera los documentos, en cumplimiento de las funciones de una
dependencia, las actividades que realiza y el surgimiento del documento
como testimonio, luego la formacin de la primera agrupacin que es el
expediente dando lugar a la segunda agrupacin, la serie documental y la
formacin de los archivos en las diferentes fases hasta culminar en el
archivo histrico.
Para facilitar su entendimiento y aprendizaje se ha dividido en tres (03)
unidades, cuya lectura secuencial permita en forma prctica organizar los
documentos hasta lograr la formacin de las series documentales en una
dependencia u oficina.
La unidad 1 se refiere a la identificacin archivstica, investigacin necesaria
para que el participante investigue y obtenga la informacin necesaria de la
entidad pblica o privada cuyo fondo documental debe ser tratado
tcnicamente. Se desarrolla el tema de conceptos bsicos que se utilizarn
a lo largo de todo el mdulo, lo denominamos como conceptos operativos,
debido a que existen diferentes acepciones, sin embargo los utilizaremos tal
como lo estamos definiendo, evitando dudas en su entendimiento y
aplicacin. Asimismo se desarrolla el tema de Organizacin Documental, su
ubicacin dentro de los procesos tcnicos archivsticos, la clasificacin y el
ordenamiento. Se enfatiza el concepto de tipo documental, la importancia
que tiene su determinacin en la organizacin documental, su nomenclatura
y la relacin que tiene con la denominacin de las series documentales.
La unidad 2 trata sobre el expediente, como la primera agrupacin
documental, su formacin, secuencia cronolgica, la foliacin y su
denominacin como tipo documental, su organizacin como base de la
clasificacin y ordenamiento de los documentos y la denominacin de las
series documentales, su formacin como la segunda agrupacin
documental, su denominacin cuando se trata de una agrupacin de
unidades documentales simples y cuando se trata de agrupaciones de
unidades documentales compuestas.
La unidad 3 explica sobre la tercera agrupacin de los documentos,
formados por el conjunto de series, se trata de la clasificacin orgnica,
clasificacin orgnica funcional y la clasificacin funcional y las variantes en
cada una de ellas.

Una importante consideracin de carcter general que hay que tener en

cuenta al hablar de terminologa es la cuestin de los prstamos
lingsticos a travs de los tiempos y entre las diversas profesiones y
oficios. Por ejemplo, sabemos que los masones tomaron su terminologa
del gremio de la albailera. Del mismo modo nuestra archivstica tom
muchos trminos y expresiones del mundo jurdico y administrativo en el
que la profesin se movi siempre.

Vase inventario, registro y otros muchos trminos. Hoy da los

documentalistas han tomado prestada la terminologa de los archivos en
su conexin con la Administracin, perdiendo en su uso por stos su
significado ms apegado a la realidad concreta en que naci y sacndola
de algn modo de su contexto. De esta forma utilizan expediente para
reunir documentos que ofrecen informacin sobre un asunto concreto,
entre otros. El mundo informtico ha tomado prestadas de nuestro lxico
y del de la Administracin un sinnmero de vocablos archivo, registro,
etc.

UNIDAD 1
Identificacin Archivstica, Conceptos Bsicos Operativos
1.1. Concepto de Identificacin
En esta oportunidad se desea presentar cuatro conceptos sobre
identificacin.
El Diccionario de Terminologa Archivstica 1 define la identificacin como la
fase del tratamiento archivstico que consiste en la investigacin y
sistematizacin de las categoras administrativas y archivsticas en que se
sustenta la estructura de un fondo. 1
Esta fase de identificacin es el estudio profundo y sistematizado de los
grupos bsicos del conocimiento administrativo y archivstico en que se
fundamenta la estructura de un fondo.
Es el primer paso a seguir para la organizacin y conservacin adecuada.
Asimismo, en la identificacin lo elemental es tener como referencia los
elementos caractersticos de los documentos, cuales son: el soporte, la
forma, el formato, el gnero, la especie, el tipo y el contexto de produccin.
Otro concepto es el que explica Gustavo Villanueva Bazn la identificacin
aplicada a los archivos histricos es el anlisis de las caractersticas
formales e informativas de los documentos que componen un fondo o una
coleccin, as como el contexto histrico-administrativo en el cual fueron
producidos o recopilados, con miras al establecimiento de las series
documentales. Si bien la identificacin debe realizarse en los archivos de
gestin, que es donde se definen y sistematizan las categoras
administrativas y archivsticas que sustenta la estructura de un acervo, es
comn que en las oficinas y archivos respectivos no se siga dicho proceso
en forma correcta, y por tanto, la documentacin llegue a los archivos
histricos sin los elementos mnimos para determinar criterios de
organizacin y otros aspectos relacionados. 2
El autor anterior nos hace conocer que el inicio de la identificacin debe
darse desde los archivos de gestin, porque en esta fase de archivo es
donde se sistematizan las categoras administrativas y archivsticas en que
se fundamenta la estructura de un fondo documental.
Por otra parte Concepcin Mendo Carmona3, nos explica que la
identificacin es la mejor herramienta para aplicar el principio bsico de la
archivstica: el de respeto a la procedencia y a la estructura interna del
fondo. Consiste en la investigacin de las caractersticas de los dos
elementos implicados en la gnesis del fondo: el sujeto productor y el objeto
producido. Se entiende por sujeto productor la persona fsica, familia u
organismo que ha producido y/o acumulado el fondo. Se entiende por objeto
producido la totalidad del fondo y cada una de las agrupaciones
documentales que lo conforman
1

Diccionario de Terminologa Archivstica. Edicin electrnica, publicado en 1995 por la Subdireccin

General de los Archivos Estatales. Ministerio de Cultura. Gobierno de Espaa.
2

Gustavo Villanueva Bazn y otros, Manual de procedimientos tcnicos para archivos histricos de
universidades e instituciones de educacin superior. Mxico, 2002, p. 67.

En tal sentido, entindase a la identificacin como el procedimiento del

mtodo analtico de la archivstica, en el que se estudia a travs de un
anlisis exhaustivo al organismo productor del fondo documental, sus
funciones y actividades, as como a la documentacin generada por las
mismas.
Entonces podemos deducir que la identificacin archivstica es el estudio
exhaustivo e investigacin del organismo productor, del fondo documental,
sus funciones y actividades, trmite de la documentacin, identificacin de
los documentos y el anlisis de la tipologa. Es el paso anterior al desarrollo
de los procesos tcnicos archivsticos que debe realizarse en los archivos de
gestin.
1.1.1. FASES DEL ANLISIS DE IDENTIFICACIN
Concepcin Mendo Carmona 4 nos explica que son dos fases sucesivas de
trabajo. La primera fase del anlisis se centra en la identificacin del
organismo productor del fondo documental. Mientras que el segundo paso o
fase de la identificacin se centra en el anlisis de cada una de las series
documentales generadas. 3
a. Primera fase: Identificacin del organismo productor del fondo
documental. En esta fase se recopila toda la informacin
concerniente al organismo productor, recurriendo de esta manera a la
informacin contenida en las fuentes externas: boletines, recortes
periodsticos, normas legales, estudios histricos realizados y; las
fuentes internas: la propia documentacin objeto de estudio, la
normativa interna generada por el organismo, y cuando sea posible la
entrevista personal con los responsables de las gnesis de los
documentos.
b. Segunda fase : Concepcin Mendo Carmona nos dice que: a partir de
las fuentes recopiladas se estudian todos y cada uno de los
procedimientos o trmites que determinan las series, as como su
circulacin interna y externa por las distintas oficinas que interviene
en su produccin 4
1.2 Unidad Documental.
La informacin que contienen los documentos refleja las actividades que se
realizan en una entidad en cumplimiento de las competencias por tanto esta
informacin debe ser integra, sin lugar a que se divida o mutile, similar a un
rompecabezas con todas sus partes, lo que da lugar al concepto de unidad
documental definida por Gladys Jimnez de la siguiente manera: La unidad
documental, archivsticamente es el elemento fundamental de una serie
documental, la cual puede ser simple o compleja. La simple, constituida por
el mismo tipo documental (vase Series con unidades documentales
simples). La compleja, con la que ms estamos familiarizados, es el
expediente, est integrada por tipos documentales de diversa ndole y que
3

Concepcin Mendo Carmona, Consideraciones sobre el mtodo de la Archivstica.

En: DOCUMENTA & INSTRUMENTA, 1 (2004), 42, pp. 35 46.
4

Concepcin Mendo Carmona, Consideraciones sobre el mtodo de la Archivstica.

En: DOCUMENTA & INSTRUMENTA, 1 (2004), p. 44

responden a una secuencia dentro del trmite respectivo (vase Series con
unidades documentales complejas) 6. Para los objetivos del presente
mdulo lo definimos como la parte menor indivisible de una serie
documental, que puede ser simple o compuesta. 5
SIMPLE.- Formado por un tipo documental cuyo contenido mantiene una
unidad de informacin: El oficio, la carta, el informe, la solicitud, el
memorando, recibo, etc.

Gladys Jimnez Gonzales, Ordenacin Documental (2003) Archivo General de la Nacin Bogota
Colombia p 20

COMPUESTA.- Formado por dos o ms documentos o tipos documentales

que se sustentan, cuyo contenido mantienen una unidad de informacin: El
legajo de personal, el expediente, la historia clnica, etc.
1.3. Unidad de Conservacin o Archivamiento.
Cuando ubicamos los documentos dentro de algn envoltorio como por
ejemplo dentro de una carpeta, mencionamos que lo estamos archivando y
lo ubicamos all para conservarlo, por tanto ese envoltorio se define como
una unidad de conservacin o unidad de archivamiento, porque cumple esas
funciones. Muchos autores dentro de ellos el Jefe del Departamento de
Conservacin del Archivo Histrico Nacional de Espaa, nos brindan una
posibilidad de definicin Se puede definir la unidad de conservacin como
equivalente a unidad de instalacin, y, a su vez, unidad de instalacin
puede ser igual o no a documento o conjunto de documentos 6
1.4. Unidad de Instalacin.
Los documentos archivados en las unidades de archivamiento y
conservacin, son ubicados o instalados en diferentes muebles que
permitan darle un orden y su fcil ubicacin para el servicio, por la funcin
que cumplen estos muebles los denominaremos como unidades de
instalacin, dentro de ellos tenemos, los gaveteros, los armarios de dos
puertas, los estantes y otros que cumplen el mismo fin. Es conveniente
aclarar que otros autores consideran que las unidades de instalacin son los
envoltorios de los documentos es decir lo que estamos denominando
unidades de archivamiento.
1.5. Ubicacin Topogrfica.
La ubicacin topogrfica de los documentos tiene relacin con las unidades
de instalacin, lugar donde se coloca la unidad de archivamiento
conteniendo los documentos. En nuestro medio el mueble de uso habitual
es el estante de metal, cuyas partes podemos observar en el siguiente
grfico:
Se trata de un estante
de metal de ngulos
ranurados, de doble
cara, que tiene cuatro
cuerpos, dos en cada
cara, de cinco baldas
(niveles).
Para
determinar la ubicacin
topogrfica
de
los
documentos
consideramos
el
nmero del cuerpo, el
nivel de la balda, el
nmero de la unidad de
6

7 Juan Ramn Romero y Fernndez Pacheco, Principios de Conservacin del Patrimonio Documental de
Archivos, Biblioteca Nacional del Per ao 2001 p 35

archivamiento y de existir, el nmero de la unidad de conservacin de la

pieza documental. En el siguiente ejemplo: la ubicacin topogrfica de una
pieza documental que se encuentra en la carpeta N 05 ubicado en la caja
sombreada del grfico N 2 sera la siguiente:
Cuerpo 3
Nivel D
Caja N 68
Carpeta N 5
Se simplifica con guiones de la siguiente manera: 3-D-68-5.