APTITUD

Capacitacin

Mdulo N 01
ORGANIZACIN DOCUMENTAL
TEORA Y PRCTICA

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I.

LA IDENTIFICACIN:
Uno de los objetivos principales de la identificacin es asegurar, mediante su
resultado, la clasificacin y valoracin de las series documentales. De hecho,
podemos decir que la identificacin es inseparable de la evaluacin
documental:
identificacin
y
evaluacin
documental
constituyen
necesariamente un paso previo ineludible para proceder de manera coherente
a la clasificacin, descripcin y recuperacin de los documentos y de la
informacin. Dicho de otro modo, la identificacin es el primer paso de un
proceso secuencial, puesto que proporciona una caracterizacin de la
estructura del fondo documental imprescindible para la evaluacin y
organizacin de documentos.1
En todo proceso de organizacin de un archivo se deben respetar dos
principios bsicos de clasificacin (entindase como organizacin) del archivo,
estos son:
1. El principio de procedencia o respeto de fondos
2. El principio de estructura o de orden original
Estimado participante a partir de estos dos principios entendemos bsicamente
como clasificamos nuestros archivos, por ello la clasificacin consiste en el
anlisis de las caractersticas de la entidad o institucin que determinan la
estructura donde se debe colocar los documentos. Antes de ordenar un archivo
debemos crear esa estructura conociendo la estructura de este, en tal sentido
los documentos deben estar plenamente identificados y conocer su
procedencia y orden de acuerdo a la forma en que fueron generados
(funciones, actividades, procedimientos, procesos, trmites, etc).
La clasificacin de documentos nos permite acelerar la ubicacin o bsqueda
de documentos e informacin, la clasificacin nos permite identificar
agrupaciones documentales y brindarles una denominacin unvoca.

II.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
II.1 El Documento de Archivo:

1 GAVILAN, C (2009) Gestion de Fondos Documentales: Identificacin,

descripcin, valoracin y seleccin. Temas de Biblioteconoma.

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Los documentos de archivo como unidad de toda gestin se pueden agrupar y

trabajar en conjunto nos permite tratarlos como unidad en distintas acciones de
naturaleza archivstica y administrativa.
El Documento de Archivo: Su definicin nos permite asociar el tratamiento que
le corresponde y diferenciar de otros tipos de documentos que no ameritan un
tratamiento archivstico y por ende no conllevan una responsabilidad
archivstica administrativa.
Entendemos al documento de archivo a aquel que ha sido producido (emitido y
recibido) por un productor (oficinista, secretaria, director, servidor) en el
ejercicio de una o mas funciones o actividades) bajo un sistema de produccin
(trmite, procedimientos, asuntos) y que son testimonio o prueba administrativa,
legal, fiscal, jurdica de uno o ms actos o procedimientos.

II.1.1 Caractersticas de los Documentos de Archivo:

Los documentos de archivo tienen caractersticas que le son propias y les
ayuda a diferenciarse de otros tipos de documentos como los documentos
hemerogrficos, bibliotecolgicos, referencia, bibliogrficos, etc.
a. La integridad: Todo documento de archivo debe conservar su integridad o
relacin de parte con un todo, es decir podemos tener documentos de
archivo fsicamente separados pero debe existir referencia con su totalidad
para poder interpretarlos como documentos de archivo.
b. La Inalterabilidad: Los documentos de archivo deben conservar su carcter
de inalterabilidad y as poder dar fe del contenido que representan, en tal
sentido los archivos no conservan documentos alterados o adulterados que
puedan sustentar fraudes o delitos.
c. El carcter original: De esta forma son resultado de un acto natural propio
de una funcin (se producen), los documentos no son creaciones
intelectuales a las que le son propias el derecho de autor.
d. No generan derecho de autor: as de acuerdo al punto anterior los
documentos no pueden ser retirados de un centro documental o un archivo.

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e. Tienen distintos caracteres segn su utilizacin, pueden ser testimoniales,

dispositivos y/o informativos, cada uno de ellos no menoscaba al otro pero
si determina el valor de cada pieza.
f. Se valoran de acuerdo a la funcin o actividad que les da origen.