Qu es Microsoft Access?

Toda empresa u organizacin necesita tener un control de sus datos. Microsoft Access es
una aplicacin para manejo de bases de datos que cuenta con una interfaz de usuario
amigable que facilita su uso sin requerir un conocimiento especializado de
programacin.
Microsoft Access maneja varios tipos de datos (texto, numrico, fechas, etctera) de
manera flexible. Access puede adems importar y exportar datos de Word, Excel, y otras
bases de datos.
Las computadoras operan sobre datos que han sido organizados dentro de
agrupamientos lgicos, para que su procesos sea efectivos y los resultados obtenidos
sean tiles.
La informacin disponible en una base de datos puede ser cualquier cosa que se
considere importante para el individuo o la organizacin.
Dicho de otro modo, cualquier cosa necesaria para apoyar el proceso general de atender
los asuntos de un individuo u organizacin.
Microsoft Access es una de las aplicaciones que vienen incluidas en la suite ofimtica
Microsoft Office en su versin profesional. Y es una de esas aplicaciones que por
desconocimiento la mayora de las veces nunca abrimos pero Realmente que es, para
que sirve y que podemos hacer con Microsoft Access?.
La definicin propia de Access es que es una base de datos, pero definir en toda su
amplitud el concepto de base de datos es complicado, as que voy a intentar
simplificarlo con los siguientes ejemplos:

El catlogo de libros que tenemos en casa se puede guardar en una base de

datos para poder buscar fcilmente un libro.

Las cientos de recetas de cocina que tenemos en casa podemos guardarlas en

una base de datos y con un par de clic de ratn buscar la que necesitemos.

El seguimiento de averas de nuestros vehculos se pueden guardar en una

base de datos para poder analizar a golpe de ratn y en segundos los costes de
las mismas, la rentabilidad del vehculo, etc.

La gestin de nuestras cuentas bancarias se pueden guardar en una base de

datos, ingresos, gastos, recibos, prstamos, todo bien organizado y que nos
permita de forma cmoda introducir los datos y con un golpe de ratn visualizar
informes de nuestras cuentas.

En mi empresa, el control del almacn podemos llevarlo con una base de

datos, entradas, salidas, stock, albaranes, facturas, todo ello desde una sola base
de datos.

En mi empresa, la gestin de una campaa de marketing podemos dirigirla y

analizarla con una base de datos donde introducir toda la informacin, gastos,
contrataciones, impresos, anuncios, costes, relevancia, resultados, etc.

Un centro de estudios puede gestionar los alumnos, profesores, aulas, cursos,

exmenes, evaluaciones, matriculaciones, recursos, eventos, nminas, etc, todo
ello desde una base de datos.

Como ves, ese programa que tienes instalado en el ordenador y no sabes para que sirve
acaba de abrirte un abanico de posibilidades casi infinitas pero Todo esto ser difcil
de hacer, no? pues depende, Microsoft siempre piensa en sus clientes y nos ofrece una
herramienta muy cuidada y a la vez que sencilla para proyectos pequeos pero
tambin esconde muchsimas caractersticas para usuarios avanzados que quieran
embarcarse en un gran proyecto.
Has visto un programa comercial de facturacin? pues eso es una base de datos. Y
no te gustara disear tu propio programa de facturacin adaptado a tus necesidades e ir
mejorndolo segn te vaya haciendo falta sin necesidad de invertir ingentes cantidades
de dinero en caros programas comerciales? pues eso es Access. Diseado para ti, mente
inquieta.
Para muchos de los proyectos descritos Access ofrece una serie de plantillas que con
apenas unos clics de ratn tendremos funcionando nuestra base de datos. para proyectos
mas complejos proporciona un montn de asistentes que con cuatro preguntas tienes
un botn que abre un informe, o aade un registro a tu base de datos o simplemente
cierra el programa.
Pero si eres un usuario aventajado Access tambin te ofrece herramientas de
programacin avanzada, puedes saltarte la sencillez de los asistentes e ir directamente
a programar en Visual Basic, herramienta que se incluye dentro de Microsoft Access,
y que te va a permitir dar rienda suelta a tu imaginacin hasta lmites inimaginables.
Gracias a su facilidad de uso permite un aprendizaje escalable, porque una vez la
pruebas, y entiendes su funcionamiento, es como una droga, te engancha.

Objetos de Access
Qu herramientas nos ofrece?

Tablas
Es la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

Consultas
De las tablas, si queremos, podemos extraer informacin filtrada segn nuestras
necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o elimiar ciertos registros que
cumplan una determinada condicin. Para todo es y mucho mas se usan las consultas.

Formularios
Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos. Usamos los formularios para
trabajar con la base de datos, estos estn vinculados a las tablas y nos ofrecen una
forma mas prctica y bonita, segn el gusto y el empeo que le ponga el usuario, para
trabajar con nuestra informacin.

Microsoft Access nos proporciona herramientas suficientes para incluir textos, botones,
imgenes y muchas mas cosas, adems de ofrecernos plantillas y temas que nos
cambian todos los colores y tipos de letras de nuestros formularios con apenas unos
clics.

Informes
Y como mximo exponente tenemos los informes que podemos configurar a nuestro
gusto y antojo, con los datos que nos apetezca, colores, grficas y posicin de los
mismos segn nos plazca.

En Access se denomina objeto a cualquier cosa o elemento sobre los que acta la
aplicacin. En una base de datos de Access los objetos principales son (ver Figura 1):
tablas, consultas (queries), informes, formularios, macros, y mdulos. El conjunto de
estos objetos constituye una base de datos de Access.

Tabla
La informacin de una base de datos est organizada en forma tabular. Cada
tabla contiene datos acerca de alguna entidad de informacin, por ejemplo,
clientes. Las tablas guardan la informacin en registros que corresponden a las
hileras y campos que corresponden a las columnas y definen los nombres y tipos
de datos que componen la tabla.
Columna o campo
Cada columna representa una caracterstica de los datos.
Hilera o registro
Las hileras son instancias conocidas como registros.

Consultas
Es un objeto que proporciona una vista de una o varias tablas. Las consultas se
pueden usar para consultar, borrar, actualizar, o insertar datos en una tabla.
Tambin es posible definir consultas que creen nuevas tablas a partir de las
tablas existentes. Una consulta puede ser una bsqueda simple de un registro
especfico o una solicitud de seleccionar todos los registros que satisfagan un
conjunto de criterios. Una vez hecha la seleccin, se puede producir un listado.
Formularios
Es un objeto diseado principalmente para introducir, mostrar, o controlar la
ejecucin de las aplicaciones (ver Figura 3). Las formas se pueden imprimir y
tambin se usan para personalizar la presentacin de la base de datos.
Tipos de datos

Access permite nombres de hasta 64 caracteres. Es recomendable utilizar nombres

descriptivos. Los tipos de datos en Access pueden ser:
Texto.
Caracteres alfanumricos. Hasta 255 caracteres.
Memo.
Caracteres alfanumricos. Hasta 64,000 caracteres.
Numero.
Valores numricos en varios tipos y formatos.
Fecha/Tiempo.
Formato de fecha
y hora.
Moneda.
Datos monetarios.
Auto Numrico.
Contador numrico auto incrementado.
Si/No.
Valores lgicos. Si/No, Verdadero / falso.
Objetos OLE.
Imgenes, graficas, multimedia, documentos de Office.

Qu es una tabla?
Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada
registro de una tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado
empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una direccin y un
nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos,
columnas.

1. Registro o fila
2. Campo o columna
La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con informacin sobre
un tema diferente. Cada tabla, a su vez, puede contener muchos campos de diferentes
tipos, como texto, nmeros, fechas e imgenes.
En la lista siguiente se indican algunos ejemplos de tablas comunes que puede crear.

Una tabla de clientes con los clientes de su empresa y sus direcciones

Un catlogo de los productos en venta con precios e imgenes de cada artculo

Una tabla de tareas para controlar las tareas y los plazos

Un inventario de equipo o stock disponible

Debe planear y disear la base de datos con cuidado para asegurarse de que tiene un
diseo correcto y evitar as tener que realizar muchos cambios posteriormente. Para
obtener informacin sobre cmo planear y disear una base de datos, vea el artculo
Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.

Crear una tabla nueva

Una base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla,
pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva
base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de
la base de datos, incluidas las tablas.
Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base
de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos,
como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word

2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en
blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede
escribir datos para empezar a definir los campos.
Crear una tabla en una nueva base de datos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

Nuevo.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar

la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin.
3. Haga clic en Crear.
Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se
abre en la vista Hoja de datos.
Crear una tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja
de datos.

Crear una tabla a partir de una plantilla de tabla

Para crear una tabla Contactos, Tareas, Problemas, Eventos o Activos, tal vez desee
partir de una de las plantillas de tablas para estos temas que se incluyen en Office
Access 2007. Las plantillas de tablas se disearon para que fueran compatibles con las
listas de Windows SharePoint Services 3.0 del mismo nombre.
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office
Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a

continuacin, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.

Se inserta una nueva tabla basada en la plantilla de tabla que ha seleccionado.

Importar o vincular para crear una tabla

Puede crear una tabla importando o vinculando informacin almacenada en otro lugar.
Por ejemplo, puede importar o vincular a la informacin de una hoja de clculo de
Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una
carpeta de Microsoft Office Outlook 2007 y otros orgenes distintos. Cuando se importa
la informacin, se crea una copia de la informacin en una nueva tabla de la base de
datos actual. Sin embargo, cuando se vincula a la informacin, se crea una tabla
vinculada en la base de datos que representa un vnculo activo a la informacin
existente almacenada en otro lugar. Por tanto, cuando cambie los datos en la tabla
vinculada, los cambiar tambin en el origen, con algunas excepciones (vea la nota a
continuacin). Cuando se cambia la informacin en el origen mediante otro programa,
ese cambio queda reflejado en la tabla vinculada.
Nota En algunos casos, no puede realizar modificaciones en el origen de datos a travs
de una tabla vinculada, especialmente si el origen de datos es una hoja de clculo de
Excel.
Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

1. Para usar una base de datos existente, en el men Archivo, haga clic en Abrir.
2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
3. Para crear una nueva base de datos, en el men Archivo, haga clic en Nuevo.
o

En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre del

archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta.

Haga clic en Crear.

Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada
Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

4. En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en uno de los

orgenes de datos disponibles.

5. Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo.

Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de exploracin.
Nota Tambin puede importar o vincular a una lista de SharePoint mediante un
comando de la ficha Crear. Vea la siguiente seccin para obtener instrucciones
detalladas.

Crear una tabla a partir de una lista de SharePoint

Puede crear una tabla en la base de datos que importe o se vincule a una lista de
SharePoint. Esta lista puede existir previamente, en cuyo caso puede importarla o crear
un vnculo a la misma, o bien, puede crear una nueva lista personalizada o una nueva
lista basada en una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas de Office Access
2007 son Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.
En primer lugar, abra la base de datos en la que desea crear la tabla.
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office
Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Listas de SharePoint.

A continuacin, siga uno de estos procedimientos:

Crear la lista a partir de una plantilla

1. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.

2. En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de
SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba tambin el nombre de la
nueva lista de SharePoint y especifique una descripcin.

3. Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de
verificacin Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma
predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificacin.
4. Haga clic en Aceptar.
Crear una nueva lista personalizada

1. Haga clic en Personalizado.

2. En el cuadro de dilogo Crear nueva lista, escriba la direccin URL del sitio de
SharePoint donde desee almacenar la lista. Escriba tambin el nombre de la
nueva lista de SharePoint y especifique una descripcin.
3. Si desea que la tabla vinculada se abra una vez creada, active la casilla de
verificacin Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma
predeterminada). En caso contrario, desactive la casilla de verificacin.
4. Haga clic en Aceptar.
Importar los datos de una lista existente

1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.

2. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, escriba la direccin URL del
sitio de SharePoint que contiene la lista.
3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de
datos actual.
4. Haga clic en Siguiente.
5. Active la casilla de verificacin situada junto a las listas de SharePoint que desea
importar.
6. Haga clic en Aceptar.
Vincular a una lista existente

1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.

2. En el cuadro de dilogo Obtener datos externos, escriba la direccin URL del
sitio de SharePoint que contiene la lista.
3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.
4. Haga clic en Siguiente.

5. Active la casilla de verificacin situada junto a las listas de SharePoint que desea
vincular.
6. Haga clic en Aceptar.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan
en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos
podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin,
entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto,
el identificador del producto y el precio.
Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un
campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007
calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la
informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar
un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por
regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con
un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Para
obtener ms informacin sobre el diseo de una base de datos y la seleccin de campos,
vea el artculo Conceptos bsicos del diseo de una base de datos.
Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo
tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un
tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos
determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar,
as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada
campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las
caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato
define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se
muestre.
Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar
inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna Agregar nuevo
campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para
abrirla.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar
nuevo campo.
Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de
datos.
4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar
nuevo campo.
Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizar la
informacin especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por
ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007
examina la informacin especificada, determina que se trata de una fecha y define el
tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos
a partir de la informacin especificada, define el tipo de datos en Texto.
En la tabla siguiente se indica cmo funciona la deteccin automtica de tipos de datos
en la vista Hoja de datos.

Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es ms sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que
crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir

un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas
de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos.
Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel
Plantillas de campos y, a continuacin, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la
tabla abierta en la vista Hoja de datos.
Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de caractersticas y propiedades que
describen un campo. La definicin de plantilla de campo incluye un nombre de campo,
un tipo de datos, una configuracin de la propiedad de formato del campo y un nmero
de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve
como punto de partida para crear un nuevo campo.
1. Asegrese de que la tabla est en la vista Hoja de datos.
2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo
campo.

Aparece el panel Plantillas de campos.

3. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrstrelos a
la tabla. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.
El campo aparece en la hoja de datos.
Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del
cual puede crear un nuevo campo. Pero ste no es el nico punto de partida desde el que
puede crear un nuevo campo. Adems de crear un nuevo campo desde una plantilla de
campo, puede crearlo tambin desde un campo existente en otra tabla.

Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra
tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estn relacionadas. En una
base de datos relacional, la informacin se almacena en tablas distintas basadas en
temas y, despus, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administracin
de bases de datos lo que necesita para reunir la informacin segn se precise. Office
Access 2007 permite crear un nuevo campo agregndolo de otra tabla relacionada o de
otra tabla para la que no se ha creado una relacin. El campo se agrega mediante la lista
de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

Abrir el panel Lista de campos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un
campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en
Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos
agrupadas en categoras. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se
muestran dos categoras en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas
relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categora contiene
todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relacin. La segunda categora
contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relacin.
Para obtener ms informacin sobre las relaciones de tablas, vea el artculo Crear,
modificar o eliminar una relacin.
Al hacer clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los
campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el
campo que desee del panel Lista de campos en la tabla en la vista Hoja de datos.
Agregar un campo desde el panel Lista de campos

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office

Abrir.

y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En el panel de exploracin, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar un
campo existente.
La tabla se abre en la vista Hoja de datos.
4. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en
Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

5. Haga clic en el signo ms (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de
campos de esa tabla.

6. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista
Hoja de datos.
7. Cuando aparezca la lnea de insercin, coloque el campo en su posicin.

Se inicia el Asistente para bsquedas.

8. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.
Cuando termine de utilizar el asistente, aparecer el campo en la tabla en la vista
Hoja de datos.
Nota Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y despus se
utiliza el Asistente para bsquedas, se crea automticamente una relacin de uno a
varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.