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A Capacitación 2015 Redacción corporativa de e-mails Módulo 1 Coordina: Julia Martín
A Capacitación 2015 Redacción corporativa de e-mails Módulo 1 Coordina: Julia Martín

A

Capacitación 2015

Redacción corporativa de e-mails

Módulo 1

Coordina: Julia Martín

A Capacitación 2015 Redacción corporativa de e-mails Módulo 1 Coordina: Julia Martín
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Características, propósitos y efectos del e-mail en la oficina A Todos sabemos que una buena
Características, propósitos y efectos del e-mail en la oficina A Todos sabemos que una buena

Características, propósitos y efectos del e-mail en la oficina

A

Todos sabemos que una buena comunicación es el ingrediente esencial realizar con éxito actividades tanto en la profesión como en las relaciones personales. Cantidad de usuarios de Internet han adoptado el e-mail como una herramienta de trabajo para compartir y gestionar textos, planillas, imágenes y así vincularse con personas de todo el mundo.

Como medio de comunicación es rápido, sencillo y barato. Su empleo ha ido transformando los hábitos comunicativos de la sociedad y, en la actualidad, el e-mail compite con las reuniones, la carta, el teléfono o el fax. Desde él se venden productos o servicios, se contestan preguntas de clientes o empleados, se distribuye información dentro de una entidad y fuera de ella, se realizan campañas publicitarias, entre otros. La red permite no sólo enviar textos, sino también imágenes, vídeos y más.

Sin duda el e-mail no reemplazará el contacto cara a cara, las reuniones de trabajo ni las entrevistas, pero posee la ventaja de poder comunicarse en cualquier momento del día, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo (PC, notebook, tablet, celular).

Sin embargo, el aumento de su uso ocasiona el avance descontrolado de la información, a tal punto que el exceso de ésta requiere de un programa que funcione como un "panel de control digital" que agrupe los mensajes por categorías temáticas y procedencias: mensajes personales, de trabajo, por sector, etc. De esta manera, los usuarios podrán procesar rápidamente la información relevante o urgente, tomar decisiones precisas y analizar luego los detalles.

Hoy, gracias al e-mail, el sistema de comunicación interna de una corporación o entidad se ha

flexibilizado. Hoy, todos tienen la posibilidad de comunicarse entre si sin restricción de jerarquías

o sectores.

Respecto de las comunicaciones externas, un e-mail es sinónimo de presencia de una

institución al igual que lo es una hoja con membrete. Un mensaje bien construido contribuye a forjar una buena imagen de la entidad, porque habla de profesionalismo y

eficiencia. Un mensaje con falencias genera una impresión negativa y atenta contra el buen nombre de quien los respalda. Escribir un e-mail con la dirección (el dominio) de la institución, es representarla. Por más de que una persona firme el correo, escribe en representación de la entidad.

Si bien el e-mail es un instrumento de avanzada, en manos inexpertas o mal intencionadas puede convertirse en un peligro. Desde enviar virus en los archivos que anexa, copar las redes de la

empresa/entidad/organización con una avalancha de mensajes insustanciales, hasta leer, cambiar

o borrar los textos.

insustanciales, hasta leer, cambiar o borrar los textos. Todos los derechos reservados @Literatorio - Julia Martín

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o borrar los textos. Todos los derechos reservados @Literatorio - Julia Martín /Literatorio │ www.literatorio.com.ar
Bastaría con que un empleado tergiverse el sentido de un escrito para producir serios trastornos
Bastaría con que un empleado tergiverse el sentido de un escrito para producir serios trastornos

Bastaría con que un empleado tergiverse el sentido de un escrito para producir serios trastornos A y

daños irreparables. Las instituciones están expuestas, en este aspecto, a los abusos y a las faltas de prudencia en el manejo del e-mail.

Una medida inteligente sería replantearse: ¿cómo podría adaptar su funcionamiento para obtener una mayor eficacia comunicativa? ¿tomé conciencia del riesgo que implica (técnico, de seguridad, legal, como imagen de mi empresa, etc.)? ¿me discipliné en su uso? ¿establecí una política sobre el e-mail y la compartí con mis compañeros? ¿valoro constantemente sus beneficios? ¿me adapto a los cambios que me aporta la tecnología o simplemente los rechazo?

Si reflexionamos sobre estos puntos, posiblemente lleguemos a diseñar un especie de código interno que regule la modalidad de los mensajes que se envíen.

Tener siempre presente que, cometeríamos una falta de ética, si incurriéramos en las siguientes transgresiones que amenazan la identidad, la integridad, la privacidad o la sensibilidad de los otros:

a) Usar el nombre de usuario y la contraseña de otra persona.

b) Cambiar el contenido de escritos que ya han sido enviados.

c) Facilitar la dirección de e-mail a otra persona.

d) Mandar mensajes con contenidos inquietantes, ofensivos o molestos que puedan herir la

sensibilidad ajena.

Características del correo electrónico

Queda registro.

Un mensaje escrito se puede guardar y archivar.

Se puede consultar en cualquier momento y enviar a cuantas personas se desee.

Brinda la oportunidad de transmitir información compleja en un formato que

permite al receptor asimilarla del modo y al ritmo que quiera.

Permite que el receptor, si lo estima necesario, repita la lectura del mensaje hasta

su total comprensión.

Se adecua a mensajes largos.

Si su registro es formal, el mensaje también lo es.

 Si su registro es formal, el mensaje también lo es. Todos los derechos reservados @Literatorio

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Planificación previa del e-mail A Como las cartas, los textos de los mails deberán estar
Planificación previa del e-mail A Como las cartas, los textos de los mails deberán estar

Planificación previa del e-mail

A

Como las cartas, los textos de los mails deberán estar organizados en tres partes:

introducción: saludo inicial - ¿por qué escribo? - presentación de tema

desarrollo: desarrollo de la cuestión

final: conclusiones - cierre

PARTES DEL CORREO ELECTRÓNICO

Destinatarios No incluyamos a todos los integrantes de la oficina o sector, sino a los estrictamente necesarios. Reflexionemos a quiénes involucra el contenido. En ocasiones es importante ordenar los destinatarios por prioridad. Por ejemplo: si un superior nos solicitó que le enviemos un Informe y que copiemos a su secretaria, haremos al pie de la letra lo encargado y así se lo haremos saber en el cuerpo del mail:

Estimado/a Superior:

Con copia a Srta. Sr. Secretoria/o

Si nuestro correo tiene como destinatarios a varias personas, en la parte de “destinatarios” irán las personas que solicitaron esa información (o consideramos que son los destinatarios reales) y en la parte de CC (con copia) deberán ir los demás.

El asunto Un buen título para el mensaje contribuye a señalar la importancia de éste. El receptor lo distinguirá de los cientos que recibe cada día. ¿Cuándo un asunto es significativo? Cuando informa sintéticamente acerca del contenido del texto, es decir, expresa mucho en poco espacio. (Algo parecido ocurre con los titulares de los diarios que, con frases breves, anuncian el contenido de la noticia.)

El encabezamiento La existencia del saludo inicial o encabezamiento del texto es cuestionado por quienes piensan que la informalidad propia del e-mail no lo requiere. Sin embargo, éste cumple con una misión importante: por un lado, asegurarle al destinatario que el mensaje va dirigido a él, y por otro, hacer menos fría y distante la comunicación, sobre todo si no conocemos al destinatario.

La despedida Los e-mail tienen una fórmula de despedida menos protocolar que la carta. Basta con un simple:

"Saludos" o "Cordiales saludos", para incluir un matiz de cortesía. Inmediatamente después aparece la firma, que es el nombre, apodo o señal de reconocimiento del autor. En muchos casos, se hace necesario agregar más datos, como por ejemplo: el cargo de quien escribe y la dirección de la página web de la empresa. (No nos olvidemos que en esta última el interesado podrá

(No nos olvidemos que en esta última el interesado podrá Todos los derechos reservados @Literatorio -

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el interesado podrá Todos los derechos reservados @Literatorio - Julia Martín /Literatorio │ www.literatorio.com.ar
A encontrar otras informaciones: teléfonos, dirección, fax, e-mail, etc.) Hay quienes rechazan la inclusión de
A encontrar otras informaciones: teléfonos, dirección, fax, e-mail, etc.) Hay quienes rechazan la inclusión de

A

encontrar otras informaciones: teléfonos, dirección, fax, e-mail, etc.)

Hay quienes rechazan la inclusión de la despedida y la firma. Lo cierto es que si colocamos un encabezamiento, deberíamos despedirnos y firmar.

El diseño

Recordemos algunos consejos que ayudarán a la legibilidad de nuestros textos:

a) uso de espacios y líneas en blanco entre párrafo y párrafo,

b) oraciones breves y ordenadas sintácticamente en párrafos cortos;

c) si el sistema de e-mail no posee formatos (tipografía, alineación y viñetas, entre otros), y el

texto requiere un diseño especial, escribámoslo en otro programa y enviémoslo como anexo

(Word, por ejemplo);

d) elijamos la forma habitual de escritura (con combinación de mayúsculas y minúsculas)

para evitar mensajes en mayúsculas y minúsculas corridas;

e) tratemos de no usar abreviaturas, vulgarismos, humor o ironía en los e-mail del trabajo,

porque nuestro receptor puede no entendernos o tomarnos a mal;

f) evitemos enviar mensajes demasiado largos;

g) si el mensaje contiene pasajes de otro autor, hagámoslo saber en el escrito y señalemos su

identidad (poner comillas y mencionar al autor de la cita).

Los archivos anexos

Una de las ventajas del e-mail es la posibilidad de anexar archivos al mensaje. Es importante avisarle siempre al lector qué, cuántos y en qué formatos se los estamos enviando y chequear el tamaño de estos.

se los estamos enviando y chequear el tamaño de estos. Todos los derechos reservados @Literatorio -
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el tamaño de estos. Todos los derechos reservados @Literatorio - Julia Martín /Literatorio │ www.literatorio.com.ar
Recomendaciones A  Comprobar que mandamos la comunicación a la persona indicada.  No expresar
Recomendaciones A  Comprobar que mandamos la comunicación a la persona indicada.  No expresar

Recomendaciones

A

Comprobar que mandamos la comunicación a la persona indicada.

No expresar nada que luego nos pueda incomodar si se hiciera público.

Protegernos y proteger a los demás de los virus.

Verificar que el mensaje expresó con claridad su objetivo.

Revisar todo lo escrito y preocuparse por la síntesis y la exactitud de lo expresado.

Facilitar la lectura del destinatario con mensajes bien armados y concretos.

Ser preciso al escribir el asunto.

Ser amable y cordial.

Antes de reenviar un mensaje, consideremos borrar la lista de destinatarios anteriores y utilizar la opción de envío con copia escondida.

La existencia del saludo inicial o encabezamiento del texto es cuestionado por quienes piensan que la informalidad propia del e-mail no lo requiere. Sin embargo, éste cumple con una misión importante: por un lado, asegurarle al destinatario que el mensaje va dirigido a él, y por otro, hacer menos fría y distante la comunicación, sobre todo si no conocemos al destinatario. El estilo y el tono dependerán de la relación que tengamos con el receptor.

Los e-mail tienen una fórmula de despedida menos protocolar que la carta. Basta con un simple: "Saludos" o "Cordiales saludos", para incluir un matiz de cortesía. Inmediatamente después aparece la firma, que es el nombre, apodo o señal de reconocimiento del autor. En muchos casos, se hace necesario agregar más datos, como por ejemplo: el cargo de quien escribe y el departamento al que pertenece y los teléfonos, internos, etc.

Usar espacios en blanco lo hace más legible (entre los párrafos, entre el encabezamiento y el primer renglón del texto; entre el último renglón y el saludo).

Escribir oraciones breves.

Utilizar la forma habitual de escritura (con combinación de mayúsculas y minúsculas) para evitar mensajes en mayúsculas y minúsculas corridas.

Evitar el uso de abreviaturas, vulgarismos, humor o ironía en los correos de trabajo porque puede generar malos entendidos.

Si el mensaje contiene pasajes de otro autor, hagámoslo saber en el escrito (mediante las comillas) y señalemos su identidad.

Avisarle al destinatario que le estamos enviando uno o más documentos anexos y revisar antes de enviarlos que estén y que sean legibles.

y revisar antes de enviarlos que estén y que sean legibles. Todos los derechos reservados @Literatorio

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y que sean legibles. Todos los derechos reservados @Literatorio - Julia Martín /Literatorio │ www.literatorio.com.ar
Bibliografía para ampliar conceptos A LITERATORIO: Taller Literario de Literatorio, Cuadernillos de Normativa de la
Bibliografía para ampliar conceptos A LITERATORIO: Taller Literario de Literatorio, Cuadernillos de Normativa de la

Bibliografía para ampliar conceptos

A

LITERATORIO: Taller Literario de Literatorio, Cuadernillos de Normativa de la Lengua: 2012 Taller de redacción I y II (2009) del Instituto Superior de Letras Eduardo Mallea, Ediciones Mallea:

Buenos Aires. RAE on-line: www.rae.es Agencia efe. español urgente: www.efe.es/esurgente/lenguaes/ Literatorio: www.literatorio.com.ar // www.facebook.com/Literatorio

www.literatorio.com.ar // www.facebook.com/Literatorio Todos los derechos reservados @Literatorio - Julia Martín

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