A

Capacitacin 2015

Redaccin corporativa
de e-mails
Mdulo 1
Coordina: Julia Martn

Caractersticas, propsitos y efectos del e-mail en la oficina

Todos sabemos que una buena comunicacin es el ingrediente esencial realizar con xito
actividades tanto en la profesin como en las relaciones personales. Cantidad de usuarios de
Internet han adoptado el e-mail como una herramienta de trabajo para compartir y gestionar
textos, planillas, imgenes y as vincularse con personas de todo el mundo.
Como medio de comunicacin es rpido, sencillo y barato. Su empleo ha ido transformando los
hbitos comunicativos de la sociedad y, en la actualidad, el e-mail compite con las reuniones, la
carta, el telfono o el fax. Desde l se venden productos o servicios, se contestan preguntas de
clientes o empleados, se distribuye informacin dentro de una entidad y fuera de ella, se realizan
campaas publicitarias, entre otros. La red permite no slo enviar textos, sino tambin imgenes,
vdeos y ms.
Sin duda el e-mail no reemplazar el contacto cara a cara, las reuniones de trabajo ni las
entrevistas, pero posee la ventaja de poder comunicarse en cualquier momento del da, desde
cualquier lugar y con cualquier dispositivo (PC, notebook, tablet, celular).
Sin embargo, el aumento de su uso ocasiona el avance descontrolado de la informacin, a tal
punto que el exceso de sta requiere de un programa que funcione como un "panel de control
digital" que agrupe los mensajes por categoras temticas y procedencias: mensajes personales,
de trabajo, por sector, etc. De esta manera, los usuarios podrn procesar rpidamente la
informacin relevante o urgente, tomar decisiones precisas y analizar luego los detalles.
Hoy, gracias al e-mail, el sistema de comunicacin interna de una corporacin o entidad se ha
flexibilizado. Hoy, todos tienen la posibilidad de comunicarse entre si sin restriccin de jerarquas
o sectores.
Respecto de las comunicaciones externas, un e-mail es sinnimo de presencia de una

institucin al igual que lo es una hoja con membrete. Un mensaje bien construido
contribuye a forjar una buena imagen de la entidad, porque habla de profesionalismo y
eficiencia. Un mensaje con falencias genera una impresin negativa y atenta contra el buen
nombre de quien los respalda. Escribir un e-mail con la direccin (el dominio) de la institucin, es
representarla. Por ms de que una persona firme el correo, escribe en representacin de la
entidad.
Si bien el e-mail es un instrumento de avanzada, en manos inexpertas o mal intencionadas puede
convertirse en un peligro. Desde enviar virus en los archivos que anexa, copar las redes de la
empresa/entidad/organizacin con una avalancha de mensajes insustanciales, hasta leer, cambiar
o borrar los textos.

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Bastara con que un empleado tergiverse el sentido de un escrito para producir serios trastornos y
daos irreparables. Las instituciones estn expuestas, en este aspecto, a los abusos y a las faltas
de prudencia en el manejo del e-mail.

Una medida inteligente sera replantearse: cmo podra adaptar su funcionamiento para obtener
una mayor eficacia comunicativa? tom conciencia del riesgo que implica (tcnico, de seguridad,
legal, como imagen de mi empresa, etc.)? me disciplin en su uso? establec una poltica sobre
el e-mail y la compart con mis compaeros? valoro constantemente sus beneficios? me adapto
a los cambios que me aporta la tecnologa o simplemente los rechazo?
Si reflexionamos sobre estos puntos, posiblemente lleguemos a disear un especie de cdigo
interno que regule la modalidad de los mensajes que se enven.
Tener siempre presente que, cometeramos una falta de tica, si incurriramos en las siguientes
transgresiones que amenazan la identidad, la integridad, la privacidad o la sensibilidad de los
otros:
a)
Usar el nombre de usuario y la contrasea de otra persona.
b)
Cambiar el contenido de escritos que ya han sido enviados.
c)
Facilitar la direccin de e-mail a otra persona.
d)
Mandar mensajes con contenidos inquietantes, ofensivos o molestos que puedan herir la
sensibilidad ajena.

Caractersticas del correo electrnico

Queda registro.
Un mensaje escrito se puede guardar y archivar.
Se puede consultar en cualquier momento y enviar a cuantas personas se desee.
Brinda la oportunidad de transmitir informacin compleja en un formato que

permite al receptor asimilarla del modo y al ritmo que quiera.

Permite que el receptor, si lo estima necesario, repita la lectura del mensaje hasta

su total comprensin.
Se adecua a mensajes largos.
Si su registro es formal, el mensaje tambin lo es.

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Planificacin previa del e-mail

Como las cartas, los textos de los mails debern estar organizados en tres partes:
introduccin: saludo inicial - por qu escribo? - presentacin de tema
desarrollo: desarrollo de la cuestin
final: conclusiones - cierre
PARTES DEL CORREO ELECTRNICO
Destinatarios
No incluyamos a todos los integrantes de la oficina o sector, sino a los estrictamente necesarios.
Reflexionemos a quines involucra el contenido.
En ocasiones es importante ordenar los destinatarios por prioridad. Por ejemplo: si un superior
nos solicit que le enviemos un Informe y que copiemos a su secretaria, haremos al pie de la letra
lo encargado y as se lo haremos saber en el cuerpo del mail:
Estimado/a Superior:
Con copia a Srta. Sr. Secretoria/o
Si nuestro correo tiene como destinatarios a varias personas, en la parte de destinatarios irn las
personas que solicitaron esa informacin (o consideramos que son los destinatarios reales) y en la
parte de CC (con copia) debern ir los dems.
El asunto
Un buen ttulo para el mensaje contribuye a sealar la importancia de ste. El receptor lo
distinguir de los cientos que recibe cada da. Cundo un asunto es significativo? Cuando informa
sintticamente acerca del contenido del texto, es decir, expresa mucho en poco espacio. (Algo
parecido ocurre con los titulares de los diarios que, con frases breves, anuncian el contenido de la
noticia.)
El encabezamiento
La existencia del saludo inicial o encabezamiento del texto es cuestionado por quienes piensan
que la informalidad propia del e-mail no lo requiere. Sin embargo, ste cumple con una misin
importante: por un lado, asegurarle al destinatario que el mensaje va dirigido a l, y por otro,
hacer menos fra y distante la comunicacin, sobre todo si no conocemos al destinatario.
La despedida
Los e-mail tienen una frmula de despedida menos protocolar que la carta. Basta con un simple:
"Saludos" o "Cordiales saludos", para incluir un matiz de cortesa. Inmediatamente despus
aparece la firma, que es el nombre, apodo o seal de reconocimiento del autor. En muchos casos,
se hace necesario agregar ms datos, como por ejemplo: el cargo de quien escribe y la direccin
de la pgina web de la empresa. (No nos olvidemos que en esta ltima el interesado podr

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encontrar otras informaciones: telfonos, direccin, fax, e-mail, etc.)

Hay quienes rechazan la inclusin de la despedida y la firma. Lo cierto es que si colocamos un

encabezamiento, deberamos despedirnos y firmar.
El diseo
Recordemos algunos consejos que ayudarn a la legibilidad de nuestros textos:
a) uso de espacios y lneas en blanco entre prrafo y prrafo,
b) oraciones breves y ordenadas sintcticamente en prrafos cortos;

c) si el sistema de e-mail no posee formatos (tipografa, alineacin y vietas, entre otros), y el

texto requiere un diseo especial, escribmoslo en otro programa y envimoslo como anexo
(Word, por ejemplo);
d) elijamos la forma habitual de escritura (con combinacin de maysculas y minsculas)
para evitar mensajes en maysculas y minsculas corridas;
e) tratemos de no usar abreviaturas, vulgarismos, humor o irona en los e-mail del trabajo,
porque nuestro receptor puede no entendernos o tomarnos a mal;
f) evitemos enviar mensajes demasiado largos;
g) si el mensaje contiene pasajes de otro autor, hagmoslo saber en el escrito y sealemos su
identidad (poner comillas y mencionar al autor de la cita).
Los archivos anexos
Una de las ventajas del e-mail es la posibilidad de anexar archivos al mensaje. Es importante
avisarle siempre al lector qu, cuntos y en qu formatos se los estamos enviando y chequear el
tamao de estos.

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Recomendaciones
Comprobar que mandamos la comunicacin a la persona indicada.

No expresar nada que luego nos pueda incomodar si se hiciera pblico.

Protegernos y proteger a los dems de los virus.
Verificar que el mensaje expres con claridad su objetivo.
Revisar todo lo escrito y preocuparse por la sntesis y la exactitud de lo expresado.
Facilitar la lectura del destinatario con mensajes bien armados y concretos.
Ser preciso al escribir el asunto.
Ser amable y cordial.
Antes de reenviar un mensaje, consideremos borrar la lista de destinatarios anteriores y

utilizar la opcin de envo con copia escondida.

La existencia del saludo inicial o encabezamiento del texto es cuestionado por quienes

piensan que la informalidad propia del e-mail no lo requiere. Sin embargo, ste cumple con una
misin importante: por un lado, asegurarle al destinatario que el mensaje va dirigido a l, y por
otro, hacer menos fra y distante la comunicacin, sobre todo si no conocemos al destinatario. El
estilo y el tono dependern de la relacin que tengamos con el receptor.
Los e-mail tienen una frmula de despedida menos protocolar que la carta. Basta con un

simple: "Saludos" o "Cordiales saludos", para incluir un matiz de cortesa. Inmediatamente

despus aparece la firma, que es el nombre, apodo o seal de reconocimiento del autor. En
muchos casos, se hace necesario agregar ms datos, como por ejemplo: el cargo de quien escribe
y el departamento al que pertenece y los telfonos, internos, etc.
Usar espacios en blanco lo hace ms legible (entre los prrafos, entre el encabezamiento y

el primer rengln del texto; entre el ltimo rengln y el saludo).

Escribir oraciones breves.
Utilizar la forma habitual de escritura (con combinacin de maysculas y minsculas) para

evitar mensajes en maysculas y minsculas corridas.

Evitar el uso de abreviaturas, vulgarismos, humor o irona en los correos de trabajo porque

puede generar malos entendidos.

Si el mensaje contiene pasajes de otro autor, hagmoslo saber en el escrito (mediante las

comillas) y sealemos su identidad.

Avisarle al destinatario que le estamos enviando uno o ms documentos anexos y revisar

antes de enviarlos que estn y que sean legibles.

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Bibliografa para ampliar conceptos

LITERATORIO: Taller Literario de Literatorio, Cuadernillos de Normativa de la Lengua: 2012

Taller de redaccin I y II (2009) del Instituto Superior de Letras Eduardo Mallea, Ediciones Mallea:
Buenos Aires.
RAE on-line: www.rae.es
Agencia efe. espaol urgente: www.efe.es/esurgente/lenguaes/
Literatorio: www.literatorio.com.ar // www.facebook.com/Literatorio

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