POLITCNICO DE COLOMBIA

EDUCACIN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO

GUA DIDCTICA
CDIGO: M2-FR17

VERSIN: 1

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GERENCIA DE PROYECTOS

MDULO DE FORMACIN:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

SEGUIMIENTO Y
CONTROL DE
PROYECTOS

Educacin Sin Lmites!

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DIPLOMADO:

MDULO

"Lo importante no es si el vaso est medio lleno o medio vaco, lo

importante es si se est llenando o se est vaciando" @yoriento

MDULO 4:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

MDULO DE FORMACIN 4:

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Comprende las pautas para el seguimiento y control de proyectos.

Identifica el proceso metodolgico para el seguimiento y control del proyecto.
Conoce y aplica herramientas de software para el proceso de seguimiento y
control de proyectos.
Comprende las pautas para elaborar el informe de anlisis de rendimiento
del proyecto.
Analiza ejemplos sobre el seguimiento y anlisis de proyectos.

Proceso de seguimiento y control

Metodologa para el seguimiento y control

del proyecto

CONTENIDO

Aplicacin del software para el seguimiento y

control del proyecto

Informe para analizar el rendimiento del

proyecto

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

DESCRIPCIN DEL MATERIAL

Bienvenidos al Diplomado en Gerencia de Proyectos!

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

INTRODUCCIN

El concepto de planificacin se puede definir mediante diversos puntos de vista y

pensamientos de diferentes autores, pero para efectos de la gerencia de proyectos
Qu se entiende por planificacin?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes debern ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.
Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La
planificacin es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la
proyeccin de metas, basada en mtodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y
se constituye en un medio para lograr algo y no es un fin en s mismo.
La planificacin es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para
mejorarla.

coherente de acciones que procuran modificar una situacin o problema.

Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar
en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra
planificacin. Es arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la
manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la mayor calidad posible.
A continuacin, se presentan teorias expuestas en la metodologa PMI con apoyo
de herramientas de software como el Microsoft Project y MindManager, las cuales
facilitan las actividades de planificacin al gerente de proyectos.

DIPLOMADO EN GERENCIA DE PROYECTOS

Toda planificacin tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

I.

PROCESO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Control: Proceso de hacer que las cosas ocurran de forma ordenada o de acuerdo
a lo planificado.

Por medio del control es posible:

Comparar lo realizado con las metas y planes
Revelar cuando y donde existen desviaciones
Poner en marcha acciones correctoras

A continuacin se presenta una descripcin grfica del proceso de seguimiento y

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control de un proyecto:

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

En atencin a la metodologa propuesta (PMI Project Management Institute) se

observa que el proceso de seguimiento y control cuenta a su vez con importantes
actividades, las cuales se pueden observar en el siguiente grfico:

De igual forma, el grupo de procesos que integran el seguimiento y control de un

proyecto, tambin presentan una inter-relacin que puede observarse en el

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siguiente grfico, para sintetizar lo que describe la metodologa PMI:

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SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

El seguimiento persigue que el proyecto se ajuste a la planificacin inicial, por esta

razn es fundamental las siguientes fases:
Creacin de un plan de referencia: Es la planificacin del proyecto que se
considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto. Se utiliza para
comparar la evolucin del proyecto real con la evolucin que se esperaba.
Recoleccin de datos reales: En esta fase es importante definir qu
informacin se debe recoger para cada actividad.
Anlisis de seguimiento del plan original: Es una realimentacin de la
programacin con valores reales para obtener una planificacin que
incorpore el estado real del proyecto. Si el proyecto se aleja mucho del plan
de referencia, llega un momento en que es necesario crear un nuevo plan de

II.

METODOLOGA PARA EL SEGUIMIENTO Y CONTROL

El seguimiento y control consiste en los procesos realizados para observar la

ejecucin del proyecto para que los problemas potenciales se puedan identificar en
forma oportuna y se puedan adoptar medidas, cuando sea necesario, para controlar
la ejecucin del proyecto. El beneficio clave es que el rendimiento del proyecto es
observado y medido regularmente para identificar las variantes del plan de gestin
de proyectos.

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referencia, ms prximo a la realidad del proyecto.

Incluye:

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Medicin de las actividades en curso del proyecto

Las variables de seguimiento del proyecto (costes, esfuerzo, alcance, etc)

contra el plan de gestin del proyecto

Identificar las acciones correctivas para abordar las cuestiones y los riesgos

Influenciar en los factores que podran eludir el control

En proyectos multi-fase, el proceso de supervisin y control tambin proporciona

retroalimentacin entre las fases del proyecto, a fin de implementar acciones
correctivas o preventivas para que el proyecto cumpla con el plan de gestin del
proyecto.

El mantenimiento de Proyectos es un proceso continuo, e incluye:

Continuar con el apoyo de los usuarios finales

Correccin de errores

Actualizaciones del software a travs del tiempo

parte normal y esperada del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de
modificaciones de diseo necesarias, diferentes condiciones ambientales, la
disponibilidad de materiales, efectos de terceros, etc. Ms all de realizar el cambio
en el campo, el cambio normalmente necesita ser documentado para demostrar lo
que realmente se construye.

Esto se conoce como Gestin del Cambio. Cuando se introducen cambios en el

proyecto, la viabilidad del proyecto tiene que ser evaluado de nuevo. Es importante
no perder de vista los objetivos iniciales y los objetivos de los proyectos. Cuando los
cambios se acumulan, el resultado previsto no puede justificar la inversin

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En el transcurso de cualquier proyecto, se producen cambios. El cambio es una

propuesta.

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APLICACIN DEL SOFTWARE PARA EL SEGUIMIENTO Y

CONTROL

El seguimiento y control del proyecto tiene como objetivo fundamental la vigilancia

de todas las actividades de desarrollo del sistema. Es una de las labores ms
importantes en todo desarrollo de sistemas, ya que un adecuado control hace
posible evitar desviaciones en costes y plazos, o al menos detectarlas cuanto antes.
Para poder ejercer un correcto seguimiento y control del proyecto es necesario que
el Gerente del Proyecto dedique todo el tiempo que sea preciso a vigilar el estado
de cada una de las tareas que se estn desarrollando, prestando especial inters a
aquellas que estn sufriendo algn retraso. En el momento en que se detecta
cualquier desviacin hay que analizar las causas para poder efectuar las
correcciones oportunas y recuperar el tiempo perdido.

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III.

MDULO 4:
SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS

Las Actividades de Seguimiento y Control de un proyecto se llevan a cabo desde la

asignacin de las tareas hasta su aceptacin interna por parte del equipo de
proyecto en el software que se utilice, en este caso puede ser Microsoft Project o
en un aplicativo denominado MTRICA. Las tareas propias del Seguimiento y
Control del proyecto se realizan a medida que se ejecutan las distintas tareas de los
procesos de Anlisis, Diseo, Construccin, Implantacin y Mantenimiento del
Sistema.

El siguiente grfico muestra la secuencia de actividades de Seguimiento y Control

Actividades:
Actividad GPS 1: Asignacin Detallada de Tareas
Actividad GPS 2: Comunicacin al Equipo de Proyecto
Actividad GPS 3: Seguimiento de Tareas

Gestin de Incidencias
Actividad GPS 4: Anlisis y Registro de la Incidencia

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del Proyecto.

Gestin de Cambios en los Requisitos

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Actividad GPS 5: Peticin de Cambio de Requisitos

Actividad GPS 6: Anlisis de la Peticin de Cambio de Requisitos
Actividad GPS 7: Aprobacin de la Solucin
Actividad GPS 8: Estimacin del Esfuerzo y Planificacin de la Solucin
Actividad GPS 9: Registro del Cambio de Requisitos

Actividad GPS 10: Finalizacin de la Tarea

Actividad GPS 11: Actualizacin de la Planificacin
Actividad GPS 12: Reuniones de Seguimiento
Actividad GPS 13: Aceptacin
Actividad GPS 1: Asignacin Detallada de Tareas
Actividad GPS 2: Comunicacin al Equipo del Proyecto
Actividad GPS 3: Seguimiento de Tareas
Gestin de Incidencias
Gestin de Cambios en los Requisitos
Actividad GPS 10: Finalizacin de la Tarea
Actividad GPS 11: Actualizacin de la Planificacin
Actividad GPS 12: Reuniones de Seguimiento

IV.

INFORME PARA ANALIZAR EL RENDIMIENTO DEL

PROYECTO

Los informes de rendimiento organizan y resumen la informacin recogida, y

presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base
para la medicin del rendimiento. Los informes deben proporcionar la informacin
sobre el estado de la situacin y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por los
diversos interesados, segn lo documentado en el plan de gestin de las
comunicaciones. Los formatos ms comunes de los informes de rendimiento
incluyen diagramas de barras, curvas S, histogramas y tablas.

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Actividad GPS 13: Aceptacin

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Informar el rendimiento involucra la recoleccin de los datos de lnea base y la

distribucin de la informacin de rendimiento para los interesados del proyecto.

SNTESIS DEL INFORME:

Herramientas y tcnicas:
Herramientas de presentacin de la informacin
Recopilacin y compilacin de informacin sobre el rendimiento
Reuniones de revisin de estado
Sistemas de informe de tiempos
Sistemas de informe de costos

Salidas:

Informe de rendimientos

Proyecciones

Cambios solicitados

Acciones correctivas recomendadas

Activos de los procesos de la organizacin

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Entradas:
Informacin sobre el rendimiento del trabajo
Mediciones del rendimiento
Conclusin proyectada
Mediciones de control de calidad
Plan de gestin del proyecto
Solicitudes de cambio aprobadas
Productos entregables

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Los esperamos en mdulo siguiente del Diplomado en Gerencia de

Proyectos!

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Ejemplo de un informe para analizar el rendimiento del proyecto:

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BIBLIOGRAFIA

UNIVERSIDAD DE CHILE. Gua de apoyo Project Professional. Plan de

modernizacin de la gestin institucional. 2012. 19p.
CMARA DE COMERCIO DE MEDELLN. Juan Carlos Garca. Gerencia de
Proyectos. 2013. 78p.
PONS, Juan Felipe. Anlisis terico del PMBOK y su puesta en marcha en
proyectos de edificacin. 2009. 236p.
CANO, Walter G. Introduccin a la gerencia de proyectos. Medelln. 2006. 23p.
RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos y
contingentes de trabajo. Bogot. 2013. 47p.

CIBERGRAFA:

www.iso-21500.es/
www.aenor.es
grupoiso21500.blogspot.com/
www.aec.es

ELABORADO POR:
Carlos
Mario
Alzate/Duber
Castrilln Quiroz
FECHA:
Octubre 30 de 2014

REVISADO POR:
Comit de Diseo Curricular

APROBADO POR:
Consejo Acadmico

FECHA:
Octubre 30 de 2014

FECHA:
Noviembre 08 de 2014

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http://es.slideshare.net/Dharmacon/pi-010-01

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