AUTOMATIZACIN DOCUMENTAL, MS QUE SLO ESCANEAR

DOCUMENTOS
Cuando por primera vez se digitalizan documentos en una organizacin o
empresa, las expresiones de al fin podemos eliminar los papeles u otras de las
mismas caractersticas se escuchan constantemente. Sin embargo, el escaneo se
traduce slo en: almacenar imgenes de documentos, por lo tanto son solamente
una parte de la solucin.
Una solucin de automatizacin documental debe considerar herramientas de
administracin de los documentos digitalizados que permitan acceso seguro
mediante perfiles de grupos de documentos asociados por alguna caracterstica
comn.
Esto que parece tan simple, al analizarlo con profundidad no lo es. Requiere
disponer de potencia tecnolgica tal como OCRs, ICRs, OMRs (Optical
Character Recognition, Intelligent Character Recognition, Optical Mark
Recognition, respectivamente), cdigos de barra y otros, los cuales simplificarn y
eliminarn la digitacin de informacin mejorando los tiempos de captura y
eliminado errores.
Las funciones ms importantes y necesarias con las que debemos contar son:
Captura de Documentos de Papel (formularios, notas de pedido, facturas,
reportes u otros) o documentos electrnicos (archivos de Office, e-mail,
XML, web y PDF, adems de otros), en cualquier formato y origen.
Indexacin de los Documentos a partir de la Informacin contenida en
ellos, identificndola, interpretndola y validndola, desde formatos
estructurados (formularios de solicitud), semiestructurados (facturas o notas
de pedido) y sin estructurar (cartas o contratos). Comprensin de la
escritura manual, los caracteres impresos, los cdigos de barras y los
campos de marcacin, y reconocer imgenes (logotipos).
Si disponemos de estas funcionalidades bsicas en alguna herramienta simple y
rpida de implantar, permitir a empresas de tamao pequeo optimizar sus
procesos de captura y distribucin de informacin y a las compaas medianas y
grandes distribuir la captura de documentos y centralizar la administracin, as
entonces podremos decir: "S, estamos implantando automatizacin documental".
(Herane, 2007)

QUIN TIENE MIEDO A LA GENERACIN DE LAS COMPUTADORAS?

Pasajes del libro The End of Lawyers? o El fin de los abogados? de Richard
Susskind se centran en el importante rol que la tecnologa y automatizacin tienen
dentro de la produccin de documentos legales.
Susskind ve el uso de software que permite al cliente para generar contratos o
testamentos, con el uso de lo que bsicamente es un rbol de decisin. Es verdad
que hay obstculos en el camino, pero no hay mucho trfico que venga en contra
de esto.
La automatizacin no es total en muchas reas, pero su rol es dominante.
Conforme las tecnologas y procesos mejoren, los mrgenes en el trabajo que
ellos apoyan bajar.
Es tiempo entonces para que muchas de estas prcticas salgan de este tipo de
trabajo, as como muchos lo han hecho con el trabajo de asistencia jurdica,
adems de como los mrgenes se han vuelvo un serio reto? Aquellos que dicen
que no se presenta un argumento convincente, reconocen que la competencia que
ofrezca estos servicios crecer, y la rentabilidad caer ante las propuestas
sencillas.
Pero no deberan los buffet, a cmo va esto, comprar estos productos
automatizados a medida que estn disponibles y accesibles, para luego ofrecerlos
sus clientes?. Los Buffet pueden hacer esto sabiendo que si sus clientes compran
este producto a travs de ellos, entonces hay una posibilidad para vender
servicios de mayor valor al cliente. Alguno de estos servicios puede relacionarse
con testamentos o contratos laborales. Ms significativamente, el argumento y las
instrucciones de menor margen pueden conseguir abogados ms cerca de los
clientes.
La razn para observar este modelo, es que tiene caracterstica clave alentadora:
es un modelo que podra ser trabajado por los pequeos buffet, como una posible
solucin para aquellos que se pegan al modelo actual, es probable que la
competencia se vuelva ms dura. (Reyes, 2010)

DIGITALIZAR, UNA ALTERNATIVA AL DERROCHE DE PAPEL

El incremento en la eficiencia y productividad, as como la reduccin del tiempo

dedicado a la bsqueda y archivo de documentos, son solo algunos de los
beneficios que esperan obtener las empresas al momento de implementar un
sistema de gestin documental.
Para Sergio Jurez, gerente comercial de GSI, la digitalizacin de documentos es
una alternativa informtica para el acceso estructurado y el respaldo de la
informacin en su forma tradicional. Mientras mayor sea el volumen de
documentos, ms difcil es obtener informacin inmediata y estructurada. De ah
que sea necesario establecer un sistema de gestin", explica.
Por otra parte, Randall Rojas, director comercial de Codisa, explica que la
digitalizacin y gestin de documentos tiene un alto impacto en las
organizaciones, pues promueve la disponibilidad inmediata de la informacin, as
como la optimizacin de procesos al disminuir en gran medida los tiempos de
bsqueda de los datos, con lo que se mejora as el servicio al cliente (externo e
interno) y la toma de decisiones oportunas.
Los expertos creen que Centroamrica es un mercado en proceso de maduracin
a nivel informtico y consideran que est invirtiendo cada vez ms en tecnologa
para optimizar los procesos internos de las empresas, as como en regulaciones
nacionales y estndares internacionales. Las entidades que en la actualidad
utilizan ms este tipo de procesos son las gubernamentales, bancarias y
financieras, debido al volumen de transacciones y la cartera de clientes que
manejan. Los proyectos de digitalizacin son un esfuerzo de toda la empresa con
el cual se busca mejorar los procesos existentes, cumplir con las
reglamentaciones gubernamentales, garantizar la continuidad del negocio,
optimizar el espacio de oficina, maximizar la productividad del empleado, mejorar
el servicio al cliente y ahorrar dinero.
Uno de los elementos necesarios para lograr la digitalizacin y automatizacin de
documentos es la instalacin de un software para administracin de estos, que
permita manejar la informacin de la empresa al integrar los archivos en papel.
Los archivos electrnicos, las fotografas, los emails y las bases de datos. Tambin
se requiere de un servidor con suficiente espacio en el disco duro para almacenar
los documentos. Sin embargo, los expertos consideran que la tendencia mundial
es disminuir la compra de hardware y software, sustituyndola por la adquisicin
de un servicio SaaS (Software como Servicio, por sus siglas en ingls), bajo el
cual las empresas se despreocupan por la compra, mantenimiento y contratos de
soporte recurrentes de las herramientas.

En la actualidad, las compaas pueden optar por realizar el proceso de gestin

documental con recursos de la empresa y dentro de sus instalaciones, o bien,
encargarle la tarea a una compaa externa, lo cual resulta ms conveniente
depender de las necesidades muy especficas de cada organizacin.
En la era de los ataques cibernticos, una de las razones que muchas empresas
aducen para no implementar un sistema de gestin documental es el temor a
perder su informacin a manos de criminales de la red. Sin embargo, los expertos
aseguran que la informacin no corre ningn riesgo, siempre y cuando la
compaa invierta en establecer las medidas de seguridad necesarias para este
fin.
Un proveedor con experiencia traslada a cada uno de sus clientes las mejores
prcticas en seguridad de la informacin. Esto permite plantear recomendaciones
para labores preventivas que eviten la prdida de los documentos digitalizados,
definan procesos para un plan de recuperacin de desastres (DR, por sus siglas
en ingls) exitoso y aseguren la continuidad de acceso a los datos.
Claro que, sean las caractersticas de la plataforma informtica adquirida, esta
debe incluir aspectos de seguridad, como perfiles de acceso, encriptacin de
ndices e imgenes, firma electrnica y optimizacin de servidores de
almacenamiento. (Ordez, 2012)

AUTOMATIZACIN DE PROCESOS DE CATEGORIZACIN JERRQUICA

DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES
Se puede entender un sistema de clasificacin como la segmentacin y
estructuracin arbitraria del conocimiento humano, con el objeto de crear
categoras y clases de temas, organizando de forma temtica el conocimiento en
un gran esquema que abarque y comprenda las distintas facetas del mismo. Los
sistemas de clasificacin deben caracterizarse por una serie de propiedades como
su estructuracin jerrquica y coherente, amplitud del rea de conocimiento, ser
explcitos y concisos, y fcilmente adaptables.
Los sistemas de clasificacin pueden separarse en base a varios criterios. As,
segn el mbito temtico se distinguen los sistemas generales y especializados.
Los primeros, tambin conocidos como universales o enciclopdicos, tratan de
cubrir todos los mbitos del conocimiento; su principal problema es precisamente
la bsqueda de una validez universal, entrando en conflicto con el carcter
dinmico de la actividad cientfica en una sociedad moderna como la actual. Los
sistemas de clasificacin especializados se limitan, en cambio, a un campo de
conocimiento especfico, buscando una mejor adaptacin a dicha disciplina. Un
ejemplo de sistema de clasificacin especfico es el sistema JEL para la
clasificacin de documentos de carcter econmico, sistema que se ha utilizado
en este trabajo de investigacin para automatizar los procesos de categorizacin
de documentos econmicos.
La labor de clasificacin de documentos mediante un sistema de clasificacin
documental no es una tarea sencilla, hasta el punto de intervenir muchas veces
una componente subjetiva, ya que, por ejemplo, un mismo documento podra ser
clasificado de diferentes maneras por dos expertos diferentes en catalogacin de
fondos bibliogrficos. Por otro lado, cuando el nmero de documentos a clasificar
es elevado o se requiere una respuesta rpida en el proceso de clasificacin, la
tarea se hace an ms compleja. Es por ello que disponer de sistemas de
clasificacin automtica es una necesidad para muchas organizaciones.
El comportamiento llegar a las mismas conclusiones pero por caminos diferentes.
Este aprovechamiento se plasma en la utilizacin de conjuntos de documentos de
entrenamiento que hayan sido preclasificados por expertos. El sistema deber
utilizar esta informacin para ser capaz de deducir clasificaciones para nuevos
documentos. En definitiva, para poder plantear la construccin de sistemas de
clasificacin documental automtica se requiere de una base de conocimiento, y
una serie de tcnicas de procesamiento, extraccin de rasgos, representacin de
los documentos y algoritmos de aprendizaje que permitan automatizar las tareas
propias de dicha labor. (Rocha & Cobo, 2010)

EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS:

COMO ESTRUCTURARLO

Una de las dificultades que con mayor frecuencia suelen enfrentar los archivistas
es la relacionada con el manejo de proyectos de tecnologa y ms
especficamente con la seleccin, desarrollo e implementacin de sistemas de
automatizacin de archivos y documentos, lo cual se debe principalmente a la
complejidad que caracteriza a este tipo de proyectos y a la diversidad de
aplicaciones que son necesarias.
El desarrollo de un proyecto de automatizacin de archivos debe partir de la
informacin empresarial, que permita no solo el acceso a los fondos, secciones,
series, etc., que conforman el acervo documental de la entidad, sino la integracin
con otros sistemas o ncleos de informacin hasta configurar un sistema Integral
de informacin que sirva de apoyo a la organizacin.
Uno de los elementos crticos frente al proceso de automatizacin se refiere a las
limitaciones en cuando al mercado del software para archivos, lo que impide
contar con suficientes aplicaciones comerciales.
Es muy frecuente que al emprender un proyecto de este tipo, no se tenga
suficiente claridad sobre las implicaciones del mismo frente a los diferentes
procesos de la organizacin y en muchos casos se descuiden factores que
pueden ser determinantes al momentos de decidir cul sistema adquirir o las
caractersticas del mismo, si la organizacin tiene previsto contratar un desarrollo
a la medida.
Un factor muy importante a tener en cuenta es la importancia de la utilizacin de
los estndares tecnolgicos como por ejemplo los sistemas abiertos, de tal
manera que el producto obtenido permita incorporar nuevas tecnologas y a su vez
facilite la integracin con los sistemas de informacin ya existentes en la
compaa.

(Crdenas, 2002)

Bibliografa
Crdenas, C. A. (2002). EL DESARROLLO DE PROYECTOS DE AUTOMATIZACIN
DE ARCHIVOS: Cmo estructurarlos. Lima.
Herane, M. (2007). Automatizacin documental, Ms que slo escanear
documentos. Gerencia.
Ordez, A. (2012). Digitalizar, una alternativa al derroche de papel. IT NOW,
48-52.
Reyes, E. (28 de Octubre de 2010). Who's afraid of computer generation? The
Law Society Gazette.
Rocha, R., & Cobo, . (2010). Automatizacin de procesos de categorizacin
jerrquica documental en las organizaciones . Aporte Santiaguino, 93100.