CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACION

LA IMPORTANCIA DE ORGANIZAR
Organizar es una de las funciones de la administracin que se ocupa de escoger qu tareas deben realizarse,
quin las tiene que hacer, cmo deben agruparse, quin se reporta a quin y dnde deben tomarse las
decisiones. En la funcin de planeacin fijamos objetivos y despus formulamos una estrategia y un conjunto
de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a
las personas y estas tareas deben coordinarse. El objeto de la organizacin es hacer que cada uno de los
miembros conozca "qu actividades son las que va a ejecutar". La funcin organizadora crea lneas definidas
de autoridad y responsabilidad en una organizacin mejorando as las funciones de activacin y control del
gerente.
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
1.

Es de carcter continuo, puesto que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes.

2. Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente con un mnimo
de esfuerzos.
4.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e incrementando la
productividad.
5.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, delimita funciones y responsabilidades. Por lo que la
accin de organizar es de gran importancia para todo organismo dado que es la funcin por la cual los
administradores darn un uso metdico a los recursos del sistema administrativo.
2. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BSICOS DE LA TEORA CLSICA
Las organizaciones y la administracin tienen una relacin estrecha con la revolucin industrial y el
surgimiento de las empresas a gran escala, que requirieron del desarrollo de nuevas formas de organizacin y
prcticas administrativas. La teora tradicional de la administracin y la organizacin es el resultado de las
contribuciones de la administracin cientfica, la teora del proceso administrativo, el modelo burocrtico, la
economa y la administracin pblica. La administracin cientfica se interesaba principalmente por la
planeacin, la estandarizacin y el mejoramiento de la eficiencia del trabajo humano. Vio a la administracin
como una ciencia, ms que como un enfoque individual basado en reglas prcticas. Primero se desarroll un
cuerpo de conocimientos llamado "teora del proceso administrativo". La forma piramidal, el principio
escalar, la unidad de mando, el principio de excepcin, la delegacin de autoridad, los lineamientos de control
y los conceptos de divisin departamental, fueron establecidos por este grupo.
La teora administrativa tradicional operaba bajo ciertas hiptesis como la del hombre econmico racional; los
administradores deben planear, dirigir y controlar las actividades del grupo de trabajo. La autoridad proviene
de la cima de la pirmide jerrquica y es delegada hacia abajo. Se establecieron los principios para guiar la
prctica administrativa.
3. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS BSICOS DE LA TEORA MODERNA
La teora de la organizacin y la prctica administrativa evolucionan continuamente. El enfoque de sistemas
1

ofrece una base para la integracin al permitir visualizar la organizacin total en interaccin con su ambiente
y la conceptualizacin de las relaciones entre los componentes internos o subsistemas. La teora de la
organizacin tradicional utilizaba un enfoque de sistema cerrado altamente estructurado. La teora moderna ha
avanzado hacia el enfoque de sistema abierto. "Las cualidades distintivas de la moderna teora de
organizacin son su base conceptualanaltica, su dependencia de datos de investigacin empricos y, sobre
todo, su naturaleza sintetizadora e integradora. Estas cualidades estn agrupadas en una filosofa que acepta la
premisa de que la nica manera significativa de estudiar la organizacin es como un sistema social.
La organizacin puede ser considerada la integracin y estructuracin de actividades humanas en torno de
varias tecnologas lo que ayuda a entender las interrelaciones entre los principales componentes de una
organizacin: sus objetivos, tecnologa, estructura y relaciones psicosociales.
El subsistema administrativo abarca toda la organizacin al relacionarla con su medio ambiente, fijar los
objetivos, desarrollar planes estratgicos y operativos, disear la estructura y establecer procesos de control.
4. CULTURA ORGANIZACIONAL
La cultura organizacional es el conjunto de valores, creencias y entendimientos importantes que los miembros
tienen en comn. La cultura ofrece formas definidas de pensamiento, sentimiento y reaccin que guan la
forma de decisiones y otras actividades de los participantes en la organizacin.
Transmitir un sentimiento de identidad a los miembros de la organizacin
Facilitar el compromiso con algo mayor que el yo mismo
Reforzar la estabilidad del sistema social
Ofrecer premisas reconocidas y aceptadas para la toma decisiones
Uno de los papeles ms importantes de la administracin es dar forma a los valores culturales. Los
administradores eficientes hacen uso de smbolos, creencias y rituales de la cultura para lograr la aceptacin
de metas, motivar a la gente y asegurar su compromiso a largo plazo. Debido a las rpidamente cambiantes
tecnologas y a una creciente competencia, el cambio cultural hacia un sistema ms dinmico, orientado al
mercado, competitivo y de respuesta, tendr que hacerse ms rpido.
LIDERAZGO
Es el ejercicio de influencia que una persona ejerce sobre otras para obtener determinadas metas. El liderazgo
incluye: 1) a los lderes y sus seguidores, 2) lograr algn objetivo, 3) en una situacin determinada. Tambin
influye el tamao de la unidad organizacional en el estilo de liderazgo que los seguidores estn dispuestos a
aceptar. Los diferentes tipos de situacin de la misma clase de empresa requieren distintos estilos de
liderazgo. Se deben contar con:
Relaciones ldermiembro: este factor ms importantes es el grado en que los seguidores acepten, confen y
estn dispuestos a seguir al lder para lograr los fines que les interesan. Lo consideran alguien en quien pueden
confiar, alguien a quien conocen lo suficientemente bien como para aceptarlo.
Estructura de la tarea este segundo factor, en orden de importancia, es la estructura de la tarea que empleen lo
subordinados o seguidores. Cuando los trabajos se detallan paso por paso son altamente estructurados,
mientras que, cuando la mayora de los pasos no son aclarados o definidos, la situacin no es estructurada. El
Poder del puesto es la tercera dimensin; es el poder que el lder tienen en la organizacin.

El liderazgo en las organizaciones:

El lder puede adaptar su estilo a la organizacin logrando que correspondan pero existen muchas limitaciones
en cuanto a lo que el lder puede hacer. Con frecuencia, cambiar el estilo de liderazgo o a la organizacin para
cualquier propsito prctico est fuera de su control.
Otro aspecto de este impacto organizacional en el liderazgo es el relativo a la forma en que se introduce a los
subordinados en el proceso de toma de decisiones. Consecuentemente, las prcticas del liderazgo tienden a ser
homogneas dentro de una misma organizacin.
CREATIVIDAD
Uno de los factores ms importantes en la administracin de personas es la creatividad.
Por creatividad suele entenderse la capacidad de desarrollar nuevas ideas. Por el contrario, innovacin
significa el uso de esas ideas. Para entender la naturaleza del fenmeno que llamamos creatividad, hay cuatro
aspectos de ella:
a.
La innovacin se refiere a la novedad y originalidad del producto. La creatividad innovadora se traduce
en la generacin de algo nuevo, una combinacin nueva de componentes a menudo familiares. La fantasa o
los sueos pueden jugar una parte importante en la innovacin. Se requiere una mente abierta para dar crdito
o investigar lo fantstico, las relaciones originales que pueden ocurrrsenos a cada uno de nosotros.
b.
Sntesis implica la naturaleza absorbente de las personas creativas de casi cualquier procedencia y
reconocen la interrelacin y los paralelos que pueden trasferirse apropiadamente. Las cosas que a primera
vista parece que no estn relacionadas, pueden combinarse por la asociacin creativa. El gerente organizativo
debe ser altamente creativo en este aspecto de la sntesis. Debe combinar los talentos altamente variados de la
gente, y los recursos, para obtener un producto nico.
c.
La extensin es casi imposible de separarse de la sntesis. El deseo de la persona creativa para entender
todo, se moviliza por su caracterstica de extensin. Es esta calidad lo que la capacita para comprender las
relaciones nuevas que se encuentran y el puente para implicaciones y analogas ms nuevas.
d.
La duplicacin. Algunas de las actividades ms creativas han empezado con una duplicacin del
descubrimiento de alguien ms. Si esto sucede y su duplicacin se vuelve sin sentido y sin adaptacin y
aplicacin, entonces la duplicacin cesa de ser un acto creativo y se vuelve un acto de pereza y de aceptacin
sin pensar. La capacidad de tomar una idea nueva y encontrar una aplicacin ms eficiente de la del credor,
puede probar ser una forma creativa altamente productiva de utilidades.
El proceso creativo
El proceso creativo no suele ser simple ni lineal. Por lo general se compone, en cambio, de cuatro fases
sobrepuestas e interectuantes entre s:
1.
La primera fase, exploracin inconsciente, usualmente se aplica la abstraccin de un problema, cuya
determinacin mental es probable que sea muy vaga.
2.
La segunda fase, intuicin, sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia. Esta etapa puede
implicar una combinacin de factores aparentemente contradictorios a primera vista. No obstante, esta idea
cobra sentido si se toman en cuenta los principios subyacentes de a) responsabilizar de las operaciones al
gerente general de cada divisin y b) mantener en las oficinas generales de la compaa el control centralizada
de ciertas funciones. La intucin precisa de tiempo para funcionar. Supone para los individuos la deteccin de
3

nuevas combinaciones y la integracin de conceptos e ideas diversos. Para ello es necesario profundizar en el
anlisis de un problema.
3.
El discernimiento es resultado sobre todo del trabajo intenso. Para desarrollar un producto til, un nuevo
servicio o un nuevo proceso, son necesarias muchas ideas. El discernimiento puede resultar de la
concentracin de ideas en cuestiones distintas al problema de que se trate.
4.
La ltima fase es la formulacin o verificacin lgica. El discernimiento debe someterse a la prueba de
la lgica o de la experimentacin. Esto se logra mediante la persistente reflexin en una idea o pidiendo
crticas a los dems.
1.

DIRECCIN CON CALIDAD

Este es un estilo que involucra activamente a los subordinados en el establecimiento de las metas mediante las
tcnicas de la administracin participativa y que se enfoca a las personas y en la tarea.
La prueba de una direccin eficaz est relacionada con las caractersticas de la comunicacin efectiva. Para
ser eficaz, una orden debe ser razonable, inteligible, expresada correctamente y consistente con las metas
globales de la organizacin. El proceso de dirigir incluyendo slo la forma en la que se comunican los
mandatos, sino tambin las peculiaridades de la persona que dirige, puesto que la direccin implica un
liderazgo cara a cara.
En el modelo administrativo para la calidad de la alta direccin busca las utilidades dedicando su tiempo a
administrar y a cuidar que se administre. Un director de calidad debe obedecer a los siguientes rasgos:
o

Gran capacidad de comunicacin y organizacin.

Familiarizado con los procesos de la empresa.

o
Persona reconocida y con carisma para ser admitido por los responsables operativos de las lneas y de
los departamentos staff.
Adems el director debe dedicar sus esfuerzos personales a:
o
Auditar los sistemas de la compaa y a escuchar a los equipos de trabajo para conocer su
funcionamiento real.
o
Intervenir los sistemas para mejorarlos o innovarlos de acuerdo al anlisis estadstico del proceso
efectuado por los equipos de trabajo.
o
1.

Cuidar de la calidad de vida y de los sentimientos de todas las personas que laboran en la empresa.
TENDENCIAS ACTUALES DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO

Antes de 1965, la filosofa administrativa que prevaleca estaba caracterizada por hallarse basada en sistemas
de mando. El modus operandi del gerente era la posicin de poder sobre la gente. El gerente "llevaba la voz
cantante". Quin decida qu asuntos y haca cumplir la decisin era visto como una consideracin clave. El
concepto total estaba orientado a las actividades; se subrayaba lo que estaba hecho. El gerente prescriba la
estructura de la organizacin, fijaba las tareas de los empleados no administrativos, delegaban facultades para
la toma de decisiones, determinaba la mejor forma de hacer el trabajo y ejerca un control rgido.
La administracin se considera como un recurso que proporciona poder mediante la participacin de las
4

personas. Utilizando todos los recursos de su personal, una empresa da forma a su futuro y a su destino. El
establecimiento de objetivos y la creatividad y ayuda para alcanzar ese objetivo reciben mucha atencin.
El derecho a tomar decisiones se deriva del objetivo:
a.

Los empleados trabajan para el objetivo no slo para cumplir ciertas actividades.

b.

Los gerentes desarrollan una autocompromiso y autodireccin para los resultados.

c.

Los trabajadores tienen una parte para determinar los mtodos de trabajo.

d.

El control se evala por los resultados ms que por las actividades.

Valores
Los valores son la base para una filosofa administrativa. Los valores revelan lo que realmente es importante
para un gerente; lo que es en lo personal significativo y lo que ser el tono de las acciones administrativas
emprendidas.
Implicaciones para la administracin
Nuestro entorno cambiante har que la administracin en las dcadas futuras sea todava ms retadora y
excitante, exigiendo una prctica administrativa eficiente con un estado de arte efectivo. Los graduados
universitarios de hoy son sensibles a la responsabilidad social empresarial y sin duda conformarn las
polticas y programas que asegurarn una alta calidad de vida dentro y fuera del trabajo.Los gerentes de ms
xito sern los que estn siempre "en la escuela" formal o informalmente, permaneciendo educados y
mantenindose al frente de los desarrollos econmicos y tecnolgicos a escala internacional as como a nivel
nacional. El conocimiento de la "economa del lado del abasto", microprocesadores, tipos de cambio, polticas
de la OPEP, y muchos otros conceptos debern ser rutinarios por naturaleza para el gerente del futuro maduro,
orientado al logro.13
Geoge Steiner hizo algunas predicciones acerca del nfasis cambiante, y los enfoques de los negocios en el
futuro. Las caractersticas administrativas de Steiner estn todas en lnea con el concepto de "muerte del
empresario nacimiento del gerente social". Cada rea de esfuerzo parece haber purificado sus motivaciones
en el futuro, segn Steiner, y enfatizado las razones ms nobles para la empresa.
1. Conservador, tradicional, contra la
innovacin

1. Liberal, progresista, revolucionario.

2.Sobresale la espontaneidad y
exhibicin.
3. Se enfatiza la compasin y piedad en
3. Se enfatiza la ley y la justicia.
los dems.
4. Enfatiza el deber, la disciplina, y crear 4. nfasis en el gusto de vivir, en la no
conciencia.
culpabilidad.
5. Sacrificio, temor del placer.
5. El ocio es bienvenido.
6. Desconfianza de la investigacin e
6.Se fomenta la creatividad y la
indagacin.
averiguacin.
7. Construir, producir, ahorrar.
7. Disfruta, aprecia, consume.
8. Se destaca la competencia.
8. Se fomenta la cooperacin.
2. Represin y restriccin.

9. Se maximizan las diferencias de sexo, 9.Se minimizan las diferencias entre

en especial en el vestido.
sexos.
10. Relaciones racionales, abstractas, de
10. Emocin, intuicin e instinto.
causa y efecto.

Pasado Reciente

Futuro
La utilidad an domina, pero modificada
Suposicin de que la nica responsabilidad
por la suposicin de que un gerente de
de un gerente de negocios es aumentar la
negocios tiene otras responsabilidades
riqueza del accionista.
sociales.
La actuacin comercial medida solamente Aplicacin de ambas medidas econmicas
por normas econmicas.
y sociales de actuacin.
nfasis sobre cantidad de produccin.
nfasis sobre cantidad y calidad.
Administracin autoritaria.
Administracin permitida/democrtica.
Planeacin comprensiva estructurada a
Planeacin intuitiva a corto plazo.
largo plazo.
Empresario.
Gerentes del renacimiento.
Control.
Creatividad.
La gente subordinada.
La gente dominante.
Contabilidad financiera.
Contabilidad de recursos humanos.
Deje que el comprador se preocupe.
Ombudsman.
Toma de decisiones descentralizadas y de
Toma de decisiones centralizada.
grupos pequeos.
Concentracin en los ingredientes externos
Concentracin de las funciones internas.
para el xito de la compaa.
Uso mayor de pronsticos sociales,
Dominio de los pronsticos econmicos en
tcnicos y polticos as como pronsticos
la toma de decisiones.
econmicos.
El negocio visto como un sistema de
El negocio visto por un solo sistema.
sistemas dentro de un sistema social ms
grande.
Cooperacin entre los negocios y el
La ideologa de los negocios requiere el
gobierno y la convergencia de la
alejamiento del gobierno.
planeacin.
Preocupacin cada vez mayor por
Los negocios se preocupan poco por los
internalizar los costos sociales de
costos sociales de produccin.
produccin.14
Reyes Ponce define as a la Administracin: "El conjunto sistemtico de reglas para lograr la mxima
eficiencia en las formas de estructurar y manejar un rgano social".
Su obra Administracin de Empresas se desarrolla bajo el enfoque del Proceso Administrativo donde el autor
divide en dos partes este proceso:

a)Previsin
La previsin responde a la pregunta qu puedo hacer? Para Reyes Ponce es "el elemento de la
Administracin en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse,
reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de accin que nos permitirn
realizar los objetivos de la misma".
La Previsin tiene tres momentos:
La definicin del propsito.
La investigacin.
El desarrollo de alternativas.
b)Planeacin
La planeacin responde a la pregunta qu voy a hacer? Es para Reyes Ponce "fijar el curso concreto de
accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de recursos, necesarios para su realizacin".
Los momentos de la planeacin son:
Fijacin de objetivo
Definicin de polticas
Fijacin del presupuesto respectivo
c)Organizacin
La organizacin responde a la pregunta cmo lo voy a hacer? Se define como "la estructuracin tcnica de
las relaciones que deben existir; funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados".
El Proceso de Organizacin contempla estructuras y sistemas. Las estructuras definen las relaciones de
autoridad y comunicacin en cuanto a funciones, niveles, jerarquas y puestos de los responsables.
a) Integracin de Recursos
Responde a la pregunta con quin lo voy a hacer? "Es el obtener y articular los elementos materiales y
humanos que la organizacin y la planeacin sealan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social".
La parte de la integracin son:
Reclutamiento
Seleccin
Introduccin

Adiestramiento
Desarrollo de habilidades, capacidades o actitudes favorables al cumplimiento del fin perseguido.
b)Direccin
Contesta a la pregunta se est haciendo? Se define como "el elemento de la Administracin en el que se logra
la realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de
decisiones, ya sean tomadas directamente, ya con ms frecuencia, delegando dicha autoridad y se vigila
simultneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las rdenes emitidas".
Reyes Ponce seala que una buena Direccin requiere saber comunicarse, saber delegar, ejercer un liderazgo
basado en la razn y no solamente en la autoridad, y motivar a la accin y al cumplimiento de la meta.
c) Control
La etapa de control responde a la pregunta qu se hizo? pues es el anlisis de resultados. "Consiste en el
establecimiento de sistemas que nos permitan medir resultados actuales y pasados en relacin con los
esperados, con el fin de saber si se han obtenido los que se esperaba, corregir, mejorar y formular planes"

2. Isaac Guzmn Valdivia.

Al igual que Reyes Ponce, fue pionero en las carreras de Relaciones Industriales y Administracin en la
Universidad Iberoamericana. Ha escrito mucho sobre el tema administrativo, entre sus principales obras se
encuentran:
La Ciencia de la Administracin, Problemas de la Administracin de Empresas, Reflexiones sobre la
Administracin, Sociologa Industrial, Humanismo Trascedental y Desarrollo.
Para Isaac Guzmn la Administracin es:
Una ciencia social normativa de la direccin de los grupos humanos.
Su teora administrativa est desarrollada bajo un enfoque sociolgico pero a partir del Proceso
Administrativo al que divide en:
Planeacin
Organizacin
Integracin
Direccin
Control

3. Jos Fernndez Arena

Fernndez Arena fue director de la Facultad de Contadura y Administracin de la UNAM. Ha escrito

diversas obras entre las que destacan El Proceso Administrativo y Auditora Administrativa.
Este autor divide el proceso administrativo en tres partes:
Planeacin
Organizacin
Control
4. Miguel Duhalt Krauss
Administrador Pblico egresado de la Facultad de Ciencias Polticas y Sociales. Ha escrito diversos libros
entre los que destacan: Los Manuales de Procedimientos de las Oficinas Pblicas, Aspectos de la
Administracin Pblica y el Desarrollo en Mxico, Tcnicas de Comunicacin Administrativa.
5. Francisco Laris Casillas
Contador Pblico y Licenciado en Administracin de Empresas, graduado en Harvard en Ciencias
Administrativas. Escribi el libro Administracin Integral.14