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DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO Y FORMULACIN DE INDICADORES DE

LA UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN A LA POBLACIN


DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET-UAO.

DALIA MARGARITA SEVILLANO JARAMILLO.

INFORME FINAL

ASESOR ESAP:
JAIRO RINCN PACHN.
ASESOR UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN A LA POBLACIN
DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET-UAO.
MAURICIO CLEVES
GERENTE GENERAL

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP


FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVAS
BOGOT, D.C.
2008

NDICE
INTRODUCCIN.
I PARTE DEL TRABAJO
1. IDENTIFICACIN DEL TIPO DE PRCTICA ADMINISTRATIVA Y SU
RELACIN CON EL TEMA A DESARROLLAR.
2. OBJETIVOS
2.1. Generales
2.2. Especficos
2.3. Resultados Esperados.
3.2. MARCO CONCEPTUAL.
3.2.1. Diagnstico Administrativo.
4.1. Fase de recoleccin de informacin
4.2. Fase de Anlisis de la Informacin.
4.3. Fase de Diseo del Documento.
II SEGUNDA PARTE RESULTADO DE LA PRACTICA
ADMINISTRATIVA
5.
ANLISIS DE LA INFORMACIN PARA LE DIAGNOSTICO.
5.1. INSTITUCIONAL.
5.1.1. Misin.
5.1.2. Visin.
5.2. FUNCIONES.
5.3. PROYECTOS QUE MANEJA.
5.4. OBJETIVOS ESTRATGICOS.
5.5. METAS.
5.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
5.7. ANLISIS DE FUNCIONES.
5.8. PLANES Y PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS.
5.9. ANLISIS DE PROCESOS.
5.10. SELECCIN DE PERSONAL, INDUCCIN Y
CAPACITACIN.
5.11. INSTALACIONES Y EQUIPOS DE DOTACIN.
5.12. RECURSOS.
6.
CONCEPTUALIZACIN DE INDICADORES PARA LA
UNIDAD DE ATENCIN
Y POBLACIN DESPLAZADA DE
FLORENCIA-CAQUET.
6.1.
ESTABLECIMIENTO DE UN PROCESO DE MEDICIN.
6.2.1. Objetivos De Los Indicadores en la Unidad De Atencin Y
Orientacin Para La Poblacin Desplazada-UAO De Florencia
Caquet
6.2.2. Caractersticas Que Deben Tener Los Indicadores
Formulados Para La UAO.
6.2.3. Que Van Medir Los Indicadores Formulados En La UAO.
6.2.4. TIPOS DE INDICADORES.
6.2.4.1. Indicadores De Eficacia.

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17
6.2.4.2. Indicadores De Eficiencia.
17
6.2.4.3. Indicadores De Efectividad.
17
6.4.4.4. Indicadores De Calidad.
18
7.
CONSTRUCCIN DE MATRIZ DOFA.
18
7.1.
FACTORES EXTERNOS.
18
7.1.1.
Competencia.
18
7.1.2. Polticos.
18
7.1.3. Sociales.
7.1.4
Jurdico.19
7.1.5. Econmicos.19
19
7.2.
FACTORES INTERNOS.
19
7.2.1. Capacidad Administrativa.
19
7.2.2. Capacidad Econmica.
20
7.2.3. Capacidad de personal.
22
9.
DOFA.
23
10.
ESTRATEGIAS.
24
11.
RECOMENDACIONES.
12.
FORMULACIN DE INDICADORES EN LA UNIDAD DE ATENCIN
Y ORIENTACIN PARA LA POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA
CAQUET-UAO.
28
12.1. Perspectivas.
28
12.1.2. Perspectiva del Cliente.
29
12.1.3. Perspectiva Financiera.
29
12.1.4. Perspectiva del conocimiento.
29
12.2. Vectores.
30
12.3. Objetivos Estratgicos.
31
12.4. Estrategias.
32
12.5
Conjunto de Estrategias.
36
12.6
Definicin de Factores Crticos de xito.
37
13.
Formulacin de Indicadores.
37
13.1. Identificacin de Variables.
37
14.2. CONSTRUCCIN.
37
14.2.1. Manual Indicador 1.
38
14.2.2. Hoja de vida Indicador de Cobertura.
39
14.2.3. Manual Indicador 2.
40
14.2.4. Hoja De Vida Del Indicador.
41
14.2.4. Manual del indicador 3.
42
14.2.5. Hoja De Vida Del Indicador 3.
43
14.2.6. Manual del Indicador 4.
44
14.2.7. Hoja De Vida Del Indicador.
45
14.2.8. Manual Indicador 5.
46
14.2.9. Hoja De Vida Del Indicador.
47
14.2.10. Manual Indicador 6.
48
14.2.11. Hoja De vida Del Indicador
49
13.2.12. Manual del Indicador 7.
50
14.2.13. Hoja De Vida Del Indicador.
3

14.2.14. Manual Indicador 8.


14.2.15. Hoja De Vida Del Indicador.
15. TABLERO DE CONTROL
BIBLIOGRAFIA
ndice de anexos
A. ENCUESTA FORMULADA A LOS FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD PARA EL ANLISIS DEL DIAGNOSTICO.
B.
MATRIZ DE PONDERACIN DE DOFA.
C. ENCUESTA PARA FORMULACIN DE INDICADORES.
ndice de Cuadros.
1.
Matriz DOFA.
2.
Estrategias
3.
Matriz De Identificacin De Objetivos Estratgicos
4.
Matriz Identificacin De Estrategias
5.
Matriz Conjunto De Estrategias
6,.
Hoja De Vida Indicador 1
7.
Hoja De Vida Indicador 2
8.
Hoja De Vida Indicador 3
9.
Hoja De Vida Indicador 4
10.
Hoja De Vida Indicador 5
11.
Hoja De Vida Indicador 6
12.
Hoja De Vida Indicador 7
13.
Hoja De Vida Indicador 8
14.
Tablero De Control

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54

I PARTE DEL TRABAJO

INTRODUCCIN

La Unidad de Atencin y Orientacin

a la poblacin desplazada UAO de

Florencia Caquet es una entidad descentralizada de la alcalda, esta, para


cumplir a cabalidad con los requerimientos de la poblacin necesita adecuar su
estructura interna y demostrar su creciente desempeo. Para poder cumplir con
tales cometidos es necesario que realice un diagnostico y que formule unos
indicadores de gestin y resultados, el primero consiste en: un estudio
sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental conocer
la organizacin administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio,
con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas
administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de
solucin que ayuden a la erradicacin de los mismos.1 El

segundo hace

referencia a la formulacin de una tcnica de medicin de la gestin de la


entidad por medio de indicadores.
La UAO debe involucrarse debe prepararse para la constante evolucin de los
mercados y para que tambin puedan competir con calidad dentro de estos.
Por esta razn resulta necesario realizar un diagnostico para evaluar las
condiciones actuales en que se encuentra la Unidad de Atencin y Orientacin
para la poblacin desplazada de Florencia-Caquet- UAO y formular unos
indicadores de gestin y resultados que conlleven a la cultura de la auto
evaluacin y de esta manera se refuerce su estructura y se pueda repensar
su desempeo de manera constante para que ofrezca un excelente servicio a
la comunidad.
El presente plan de trabajo contiene el diseo de la prctica administrativa que
se realizara en la Unidad de Atencin y orientacin para la poblacin
1

Harold HerreraEl Diagnostico Administrativo Articulo encontrado en Internet www.gestiopolis.com

desplazada de Florencia Caquet-UAO. La cual consistir en la realizacin de


un diagnostico administrativo y la formulacin de unos indicadores de gestin.

1. IDENTIFICACIN DEL TIPO DE PRCTICA ADMINISTRATIVA Y SU


RELACION CON EL TEMA A DESARROLLAR

La prctica administrativa se llevar a cabo en la Unidad de Atencin y


orientacin para la Poblacin Desplazada de Florencia-Caquet estar
relacionada con el conjunto de actividades desarrolladas en el marco de
procesos de asesora y/o consultora teniendo en cuenta

los compromisos

adquiridos con la entidad y estn orientados realizacin de un diagnostico de


mejoramiento institucional y la formulacin de indicadores de gestin y
resultados para la misma
2. OBJETIVOS
2.1. Generales.
1. Realizar un diagnostico administrativo de la Unidad de Atencin y
Orientacin Para la Poblacin Desplazada UAO de Florencia-Caquet y
Construir los indicadores de gestin para la Unidad de Atencin y
orientacin para la Poblacin Desplazada UAO de Florencia Caquet.
2.2. Especficos.
1. Evaluar la conformacin de la estructura de la Unidad de Atencin y
Orientacin a la Poblacin desplazada de Florencia Caquet.
2. Analizar las funciones de de los rganos administrativos, su conjunto de
actividades que se requieren para lograr los objetivos de la entidad.
3. Identificar los problemas que se estn presentando dentro de la unidad
de Atencin y orientacin a la Poblacin desplazada.
4. Brindar unas recomendaciones para la entidad.
5. Realizar un manual de indicadores

2.3. RESULTADOS ESPERADOS.


Al final de la prctica se obtendr un documento aplicable con un diagnstico
de mejoramiento institucional y unos indicadores de gestin y resultados
formulados para

la Unidad de Atencin y orientacin a desplazados de

Florencia-Caquet. UAO. Donde se especifiquen:


1. Naturaleza, conformacin y funciones de la UAO.
2. Identificacin de problemas actuales.
3. Matriz DOFA
4. Recomendaciones para la entidad
5. Manual de indicadores.
6. Indicadores de gestin y resultados debidamente formulados
3. MARCO DE REFERENCIA
3.1. Marco institucional.2
Segn el ttulo primero de la Ley 387 de 1997, en su artculo tercero es
responsabilidad del Estado colombiano formular las polticas y adoptar las
medidas para la prevencin del desplazamiento forzado; la atencin, proteccin
y consolidacin y estabilizacin socioeconmica de los desplazados internos
por la violencia. En el captulo II, artculo 19, convoca a las instituciones para
que se comprometan en la atencin integral a la poblacin desplazada, con su
planta de personal y estructura administrativa, y adopten a nivel interno las
directrices que les permitan prestar en forma eficaz y oportuna la atencin a
la poblacin desplazada, dentro del esquema de coordinacin del Sistema
Nacional de Atencin Integral a la poblacin desplazada, del cual hacen
parte el conjunto de entidades pblicas, privadas y comunitarias del Estado
Colombiano.
En el Decreto 2569 del 2000 se reglamenta parcialmente la Ley 387 de 1997 y
se dictan otras disposiciones, decreta en el literal j) del Ttulo I que la Red de
2

/www.accionsocial.gov.co/documentos/directorioUAO.pdf

10

Solidaridad Social, ahora Agencia Presidencial para la Accin social y la


Cooperacin Internacional-ACCIN SOCIAL -, como entidad coordinadora del
Sistema Nacional de Atencin Integral a la Poblacin Desplazada, promover
con entidades pblicas y privadas el establecimiento de una red nacional para
la atencin humanitaria integral de emergencia conformada, entre otros, por
Unidades de Atencin y Orientacin en las ciudades medianas y grandes
receptoras de poblacin en situacin de desplazamiento.
El Decreto 250 de 2005 (Plan Nacional para la Atencin Integral a la Poblacin
Desplazada), incluye dentro de las lneas de accin para fortalecer la
capacidad territorial de respuesta, el montaje y fortalecimiento tcnico, humano
y logstico de las Unidades de Atencin y Orientacin, con el objetivo de brindar
orientacin, informacin y servicios a la poblacin en situacin de
desplazamiento por parte de las entidades que en el nivel territorial hacen parte
del SNAIPD, propendiendo por la integralidad, oportunidad de la atencin y
facilitando su acceso a los servicios institucionales.
3.1.1. Objetivo principal
El objetivo principal de la Unidad de Atencin y Orientacin es mejorar la
calidad de la atencin brindada a la poblacin que se encuentra en situacin de
desplazamiento, a travs de:
1.

Facilitar el acceso de la poblacin a los servicios estatales locales, que


brinden atencin integral a sus diferentes requerimientos.

2.

Facilitar el acceso a informacin integral, clara y oportuna.

3.

Prestar atencin personalizada y humanizada.

4.

Brindar mayor oportunidad y efectividad en la atencin, disminuyendo


trmites y optimizando el tiempo de los usuarios.

3.2. MARCO CONCEPTUAL.


3.2.1.

Diagnstico Administrativo: es un estudio sistemtico, integral y

peridico que tiene como propsito fundamental conocer la organizacin


10

11

administrativa y el funcionamiento del rea objeto de estudio, con la finalidad


de detectar las causas y efectos de los problemas administrativos de la
empresa, para analizar y proponer alternativas viables de solucin que ayuden
a la erradicacin de los mismos.
3.2.2. Conocimiento administrativo: pretender explicar y predecir la relacin
entre los elementos de una situacin determinada de las organizaciones, se
ubica en el campo de las ciencias fcticas y por consiguiente dentro de la
dimensin material o campo fctico de la teora de la ciencia. El conocimiento
administrativo al buscar la explicacin y prediccin de todo fenmeno
organizacional,
3.2.3. Indicador: se define como la relacin entre las variables cuantitativas o
cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio
generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto de objetivos y metas
previstos e influencias esperadas
3.2.4. Atributos de la medicin:
Pertinente: Las mediciones que se hagan deben ser tomadas en cuenta y
tener importancia en las decisiones que se toman con base en las mismas.
Precisa: Se refiere al grado en que la medida obtenida refleja fielmente la
magnitud del hecho que se quiere analizar o corroborar.
Oportuna: Se refiere al logro de medicin que permita tomar las decisiones
ms adecuadas de correccin, restableciendo as la estabilidad deseada del
proceso.
Confiable: Se refiere al hecho de que la medicin no es un acto que se haga
una sola vez, por el contrario es un acto repetitivo y de naturaleza
generalmente peridica.

11

12

3.2.5. Que permite ver los indicadores:


Gracias a ellos podemos ver el impacto progresivo en el desarrollo de los
procesos de la empresa, tambin nos muestra el grado de aceptacin los
diferentes programas de la entidad.
4. METODOLOGA
La Practica Administrativa que consiste en la realizacin de un diagnostico de
mejoramiento institucional y la formulacin de indicadores de gestin de la
unidad de Atencin y Orientacin a Desplazados- UAO., se realizara en tres
fases que son:
4.1. Fase de recoleccin de informacin: la informacin recolectada ser de
tipo Administrativo y Legal con el fin de determinar la situacin actual de la
entidad con respecto al cumplimiento de las labores, los documentos que se
requieren para esto sern generados por la misma entidad y las normas
regulatorias existentes, tambin tipo de informacin nos debe arrojar
4.2.

Fase de Anlisis de la Informacin:, Despus de realizada la

recoleccin de informacin, se permitir comparar la informacin recolectada y


los aspectos tcnicos establecidos para determinar las debilidades, fortalezas,
amenazas y oportunidades de la entidad para la realizacin de la matriz DOFA
y se determinaran los puntos crticos que afecten el buen desempeo de la
entidad , a su vez se comenzara a relacionar lo conceptualizado de los
indicadores de gestin con la formulacin de los indicadores de gestin de la
UAO
4.3. Fase de Diseo del Documento: con la informacin tabulada, organizada
y validada se proceder a disear y elaborar el documento final objeto de la
prctica, este documento se ajustara a las necesidades de la entidad, a la
normatividad vigente y ser aplicable para vigencias futuras.

12

13

II PARTE DEL TRABAJO RESULTADOS DE LA PRACTICA

13

14

5. PRIMERA PARTE DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO

5.1. INSTITUCIONAL.

La Unidad de Atencin y orientacin para la Poblacin Desplazada de Florencia


Caquet UAO es una entidad descentralizada de la Alcalda municipal de
Florencia Caquet, lleva 5 aos de funcionamiento en el departamento; Esta
se cre con el fin de mejorar la calidad de la atencin brindada a la poblacin
que se encuentra en situacin de desplazamiento, Tiene como objetivo general:
Establecer y consolidar un programa de atencin y orientacin integral para la
poblacin para las familias desplazadas por la violencia que llegan a Florencia,
coordinadamente con las instituciones Nacionales, Departamentales,
Municipales, ONGS, iglesias, Empresas Privadas y sociedad civil para
restablecer las condiciones de vida digan de las familias. Sus objetivos
especficos son:

1. Brindar un espacio fsico nico a laso servicios de informacin, toma de


declaracin, registro y remisin de las personas para su atencin a las
instituciones competentes.
2. Definir y coordinar la oferta institucional del orden nacional, departamental y
municipal, relacionada con la ejecucin de estrategias de ayuda inmediata,
atencin humanitaria de emergencia y restablecimiento.
3. Orientar a la poblacin
acceder a los beneficios.

desplazada acerca de los procedimientos para

5.1.1. Misin
Somos un espacio interinstitucional para la atencin y orientacin de las
familias desplazadas, donde convergen programas, acciones y recursos del
gobierno del orden nacional, departamental y municipal, para ofrecer una
atencin coordinada, eficiente y eficaz a la poblacin

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15

5.1.2. Visin:
Ser en el 2010 un institucin modelo en la prestacin de los servicios y liderar
procesos integrales de atencin, orientacin, capacitacin y prevencin, para
mejorar la calidad de vida l de la poblacin desplazada; reconocida y querida a
nivel Municipal y Departamental por sus excelente niveles de efectividad,
equipo humano que presta sus servicios con: Solidaridad, calidez, respeto y
transparencia

La misin y visin como se vio anteriormente estn claramente definidas y


estn acordes a la funciones de la entidad que son:

5.2. FUNCIONES.
1. Orientar a la poblacin en situacin de desplazamiento sobre sus derechos
como sujeto de especial proteccin por parte del Estado, una vez sea incluido
en el Registro nico de Poblacin Desplazada - RUPD -, y acerca de la
responsabilidad que ste adquiere frente a la construccin de iniciativas y
propuestas que le permitan retomar su proyecto de vida.
2. Informar a la Poblacin Desplazada sobre el procedimiento para vincular a
los nios menores de 7 aos, mujeres embarazadas y lactantes a los
programas del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (I.C.B.F).
3. Comunicar a la persona sobre las alternativas existentes para que pueda
volver a su lugar de origen (Retorno), pueda establecer su lugar de residencia
en otro lugar (Reubicacin) o permanecer donde se encuentra
(Reasentamiento).
4. Informacin sobre su estado de inclusin si fue incluido en el Registro nico
de la Poblacin Desplazada o notificar la no inclusin por no cumplir los
requisitos establecidos por la ley.
5. Orientacin a la Poblacin Desplazada sobre los procedimientos para que
acceda a los servicios de salud.
6. Informacin a la persona sobre los programas de vivienda rural y urbana, y
los procedimientos para acceder a ella.
7. Orientacin a la poblacin desplazada sobre los programas que ofrece
Accin Social, relacionados con la seguridad alimentaria, Familias en Accin,
generacin de ingresos, entre otros.

15

16

8. Orientacin a la poblacin desplazada sobre programas de generacin de


ingresos a travs de actividades productivas o vinculacin laboral, por parte de
otras entidades.
9. Asesora jurdica frente a las diversas situaciones de carcter legal en la que
requieran orientacin.
10. Remitir a las personas a la registradura para que realice los trmites
necesarios que le permitan la obtencin de su documento de identidad si lo
requiere.
11. Orientacin sobre los cursos de capacitacin que brinda el SENA y otras
entidades que desarrollan este tipo de acciones.
12. Orientacin sobre el procedimiento para proteger la tierra que tuvo que
abandonar.

5.3. Proyectos que maneja.


Actualmente maneja dos proyectos productivos para las distintas familias que
pertenecen a la poblacin desplazada. Trabaja en coordinacin con la Alcalda
Municipal de Florencia, la Gobernacin del departamento de Caquet, Accin
Social, el Ministerio Pblico, (Defensora del pueblo, o personera), Secretaria
de salud, Instituto Colombiano de Bienestar familiar, Las organizaciones no
gubernamentales operadoras de Atencin Humanitaria de Emergencia, entre
otras.

5.4. Objetivos Estratgicos


La entidad no cuenta con objetivos estratgicos, para la consecucin de sus
fines, tampoco cuenta con estrategias, metas o polticas que orienten al
alcance satisfactorio de sus objetivos y a la autonoma de la entidad.

5.5. Metas.
Se suma a lo anterior la falta de metas definidas para la entidad, por esta razn
el personal no cuenta una motivacin para realizar sus labores de manera
eficiente.

16

17

5.6. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:


La entidad no cuenta con un organigrama estructural, no existe una lnea
jerrquica y no estn definidas lneas ni tipos de autoridad, no hay un tramo de
control regular, el control lo ejerce el gerente directamente sobre todos los
cargos, cuenta con cinco reas las cuales no son las ms adecuadas para la
entidad.
La entidad no tiene un planta definida y hay carencia de mandos medios, no
existe la figura de delegacin de funciones, generalmente la mayora de
funciones recaen sobre el gerente.

5.7. ANLISIS DE FUNCIONES:


Como se dijo anteriormente la planta de personal est compuesta por tres
cargos: uno de Nivel Directivo (gerente), uno de apoyo (asistente) y uno
asistencial (servicios generales).
El gerente cumple con funciones de coordinacin entre las diferentes
instituciones que aportan recursos a la entidad tambin cumple las siguientes
funciones:
1. Proponer y generar diferentes tipos de alternativas para la poblacin
desplazada.
2. Coordinar con diferentes instituciones los diferentes proyectos productivos
que se genere a la poblacin desplazada.
3. Crear estrategias oportunas de ayuda inmediata y atencin humanitaria en
coordinacin con otras entidades para la poblacin desplazada.
4. Idear estrategias para la obtencin de recursos por parte de diferentes
entidades y organismos para la financiacin de los proyectos productivos de
la UAO.
5. Realizar seguimiento y control a los diferentes proyectos de la entidad
6. Supervisar la debida ejecucin presupuestal de la entidad.
7. Reportar a travs de informes la evolucin de la entidad, tanto a la alcalda
con las dems entidades instituciones involucradas.
8. Asesorar en aspectos tcnicos y productivos los diferentes proyectos que
maneje la entidad
9. Atender a las distintas personas pertenecientes a la poblacin desplazada.
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10. Repartir insumos alimenticios a las distintas familias que pertenezcan a este
tipo de poblacin.
11. Recolectar informacin de la poblacin desplazada existente en la ciudad
de Florencia para poder formular proyectos para esta poblacin.
12. Asistir a los diferentes eventos y reuniones que se realicen en el
departamento y dar a conocer los proyectos que maneja la UAO.
13. Creara bases de datos para la debida organizacin de la informacin de la
poblacin desplazada.
La asistente cumple con funciones de apoyo:
1. Llevar la agenda, organizar y coordinar las reuniones de carcter oficial en
las que deba participar el jefe inmediato y dems funcionarios de la
dependencia.
2. Controlar y tramitar la correspondencia, proveniente de otras dependencias y
entidades externas a la Contralora y la originada en la dependencia.
3. Responder por el manejo y buen uso de la informacin documental y
personal de la dependencia.
4. Divulgar la informacin institucional al interior de la dependencia.
5. Tomar y transcribir dictados de cartas, notas, memorandos, oficios, informes
y dems documentos que deba producir la dependencia.
6. Coordinar y controlar el trmite de la correspondencia recibida o remitida por
la dependencia.
7. Coordinar y controlar la actualizacin y buen estado de conservacin de los
documentos que conforman el archivo de la dependencia
8. Atender cordialmente, dar informacin y debida orientacin a las personas
que lo soliciten.
9. Efectuar, contestar y dar trmite a las llamadas telefnicas.
10. clasificar y tabular la informacin de la poblacin desplazada.
11. actualizar la base de datos constantemente.
La persona de servicios generales se encarga de realizar el aseo en las
instalaciones y ofrecer caf, aromtica y agua al personal.
La entidad no cuenta con un manual de funciones los diferentes cargos deben
asumir cualquier tipo de funcin, esto se denota sobretodo en las funciones del
Gerente. Tampoco est definido el grado de especializacin que se requiere
para realizar las diferentes funciones y no hay perfiles definidos.
18

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En cuanto a la calidad profesional y tcnica de los diferentes puestos de trabajo


se cuenta con lo siguiente:
1. Dos profesionales nicamente con pregrado: funcionaria de accin social
(psicloga) y gerente (Contador).
2. Un bachiller cursando algn tipo de estudio tipo de estudio de nivel tcnico
(asistente).
3. Un bachiller (servicios generales).
No se cuenta con los siguientes perfiles: Tecnlogos, tcnicos, profesionales
con especializacin, posgrado o maestra. Teniendo en cuenta que son de
suma importancia los perfiles tcnicos y tecnlogos para asesorar los
diferentes proyectos productivos.

5.8. PLANES Y PROGRAMAS ADMINISTRATIVOS.

No cuenta con planes y programas administrativos que facilite el trabajo para


los diferentes cargos, esto es debido a que no se ha realizado ningn tipo de
estudio de necesidades que seale la importancia de la existencia de estos en
la entidad.

5.9. ANLISIS DE PROCESOS.


La entidad no cuenta con un manual de procesos y procedimientos, hasta el
momento no se ha realizado el debido estudio para su diseo e implementacin
en la entidad.

El personal tiene conocimiento acerca del MEC pero no es suficiente, solo


cuenta con ocho horas de capacitacin por medio de la Alcalda Municipal y no
cuenta con un equipo especializado para implementarlo.

Actualmente no se est llevando cabo ningn tipo de estudio para la


construccin de un manual de procesos y procedimientos, tan solo se cuenta
con una propuesta que est desarrollando un pasante.

19

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5.10. SELECCIN DE PERSONAL, INDUCCIN Y CAPACITACIN.

La entidad no realiza una adecuada seleccin de personal, no se realizan


pruebas de ingreso, ni entrevistas, la seleccin no se encuentra debidamente
regulada.
Tampoco se realizan programas de induccin al personal, llegan directamente
de trabajo y realizan su labor. No existe un equipo de capacitacin dentro de la
entidad, por esta razn no tiene formulado un plan de capacitacin, no se
renuevan los conocimientos y la entidad no se encuentra preparada para un
proceso de renovacin de la administracin pblica: implementacin de MEC,
Implementacin de sistemas de calidad etc.

5.11. INSTALACIONES Y EQUIPOS DE DOTACIN.

Las instalaciones fsicas de la entidad nos son las ms adecuadas para el


desarrollo de la gestin, son muy pequeas y resulta difcil atender a la
poblacin, el desarrollo de reuniones con esta poblacin suele tener problemas
por las dimensiones del recinto. A estos problemas se suma la ubicacin de la
planta fsica, esta se encuentra al lado del serpentario de la universidad de la
Amazona y tal situacin afecta constantemente la salud de los empleados y los
visitantes ya que estn en riesgo de ser vctimas de las mordeduras de las
serpientes porque constantemente se pasan al sitio donde est ubicada la
entidad.

La entidad cuenta con cuatro computadores, pero no cuenta con Internet. La


dotacin para realizar las distintas labores no es suficiente, no cuentan con
suficiente papelera, no hay scanner, faxes ni impresoras, no hay suficientes
elemento para ayudar a realizar su labor, y cuentan con una sola lnea
telefnica.

5.12. RECURSOS.

La entidad mantiene sus gastos de funcionamiento con recursos de la alcalda,


la gobernacin y la universidad de la Amazona el resto se obtiene por gestiona
ante organismos, instituciones ONGS y entidades de carcter territorial.

20

21

6. CONCEPTUALIZACIN DE INDICADORES PARA LA UNIDAD DE


ATENCIN Y POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA-CAQUET

6.1. ESTABLECIMIENTO DE UN PROCESO DE MEDICIN


Es importante establecer un proceso de medicin en la Unidad de Atencin y
orientacin para la poblacin desplazada para brindar una oportunidad de
mejorar los procesos de la entidad y as poder corregir las falencias que se
estn presentando a tiempo en esta.
Un proceso de medicin por medio de la formulacin de indicadores en la UAO
ayudara a las personas competentes en la entidad para tomar a las decisiones
acertadas en el momento oportuno.

6.2. INDICADORES PARA LA UAO


Los indicadores para la UAO se consideraran como elementos que permitan
establecer el grado de cumplimiento de la misin, visin y los objetivos de la
entidad, para as determinar sobre qu temas se debe prestar especial
atencin, corregir los problemas que se detecten a tiempo y prevenir
situaciones que afecten en un futuro la gestin de la entidad.

6.2.1. Objetivos De Los Indicadores En La Unidad De Atencin Y


Orientacin Para La Poblacin Desplazada UAO De Florencia Caquet.
1. Establecer las prioridades de la entidad.
2. Contar con una herramienta de control sobre la gestin de la entidad.
3. Disear estrategias de mejoramiento para la entidad.
4. Corregir oportunamente las falencias que se estn presentando.
5. Evaluar los procesos de la entidad.
6. Impulsar a la eficiencia y eficacia y productividad de las actividades de la
entidad.
7. Generar procesos de innovacin y enriquecimiento del trabajo diario.

21

22

8. Motivar al personal para alcanzar metas retadoras y generar un proceso de


mantenimiento continuo.
9. Establecer una gerencia basada en datos y hechos.

6.2.2. Caractersticas Que Deben Tener Los Indicadores Formulados Para


La UAO.
Los indicadores que se formulen para unidad de atencin y orientacin para la
unidad de atencin y orientacin para la poblacin desplazada deben cumplir
con los siguientes requisitos:
1. Deben ser cuantificables: deben sealarse unidades de medidas para los
indicadores: # de horas, # de personas atendidas etc.
2. Deben ser tiles. Deben orientarse hacia la toma de decisiones para la UAO
3. Pertinentes: que se asocien a la misin y la visin de la entidad.
4. Consistentes: Despus de determinar unos factores claves de xito lo
indicadores deben relacionarse con estos.

6.2.3. Que Van Medir Los Indicadores Formulados En La UAO.


1. Nivel de alcance de los objetivos.
2. Capacidad de respuesta de la entidad ante las necesidades de la poblacin.
3. satisfaccin de la poblacin ante la gestin de la gestin de la entidad.

6.2.4. TIPOS DE INDICADORES.


Los indicadores diseados para la Unidad de Atencin y Orientacin sern de
tres tipos:

6.2.4.1. Indicadores De Eficacia.


1. Capacidad de gestin de la UAO ante las necesidades de la poblacin
segn el numero proyectos ejecutados en su totalidad
2. Nivel Respuesta de la entidad segn el tiempo de ejecucin de proyectos.
22

23

3. Nivel de atencin a la poblacin.


4. Capacidad estratgica de la UAO segn el nmero de proyectos formulados
versus el nmero de proyectos aprobados

6.2.4.2. Indicadores De Eficiencia.


1. Uso de capacidad instalada.
2. Ejecucin presupuestal
3. Cumplimiento.
6.2.4.3. Indicadores De Efectividad.
Nivel de satisfaccin de la poblacin ante la gestin de la entidad

6.2.4.4. Indicadores de Calidad.

Los que miden la calidad del producto entregado

23

24

7. CONSTRUCCIN DE MATRIZ DOFA

Para la realizacin del DOFA se realizo una encuesta, que ayudo a extraer
unos factores que sirvieron de apoyo para construir para construir una matriz
de ponderacin, de la encuesta levantada se identificaron los siguientes
factores que se desagregaron de la siguiente manera:

7.1. FACTORES EXTERNOS


7.1.1. Competencia
Caquet es un Departamento afligido por el conflicto armado, por esta razn
existen varios organismos y entidades que cumplen con el mismo objetivo de la
U.A.O como:
1. OIM: organizacin internacional para las migraciones.
2. Accin Social:
3. Mdicos sin fronteras
4. Cruz roja internacional
7.1.2. Polticos
El actuar poltico influye en gran medida en la gestin de la U.A.O, aqu se
identificaron los siguientes elementos:
Alcalda: destina recursos para gastos de funcionamiento de la U.A.O. y el
funcionamiento de esta entidad depende en gran medida del gobierno local de
turno.
Concejo: puede presentar y aprobar proyectos para aumentar recursos.
Presidencia de la repblica: con el fin de dar disposicin a la ley 387 y el
decreto 250 de 2005, creo y promovi las diferentes U.A.O en el pas, a su vez
las puede suprimir segn las necesidades de la poblacin.

7.1.3. Sociales:
El conflicto armado, los altos niveles de pobreza, los bajos niveles de
educacin que presenta son bajos, los niveles de educacin son elementos que
determinan la pronta y eficaz gestin de la UAO.
24

25

Grupos armados: el departamento de Florencia Caquet tiene una alta


presencia de grupos al margen de la ley, esto causa que el ndice de
desplazamiento de municipios aledaos a la capital sea alto.
Pobreza: es uno de los elementos por los cuales muchas familias deciden
migrar hacia la capital del departamento, en busca de nuevas oportunidades.
7.1.4. Jurdico
La creacin, fortalecimiento y supresin de la U.A.O. depende jurdicamente de
las siguientes normas:
Ley 387
Decreto 250 de 2005.
7.1.5. Econmicos
Presupuesto: sus gastos de funcionamiento dependen directamente de la
alcalda, la Gobernacin y la universidad de la Amazona.
Recursos propios: no cuenta con recursos propios.
7.2. Factores internos
7.2.1. Capacidad Administrativa
En el factor administrativo de la U.A.O. encontramos que:
1. Planeacin: no cuenta con planes, programas administrativos que
conlleve al logro de los objetivos
2. Estructura organizacional: no se encuentra definida.
3. Control: existe un sistema de control como tal, pero no es el ms
conveniente para la entidad.
7.2.2. Capacidad Econmica:
1. Gastos de funcionamiento: no son altos debido a que cuenta con una
planta de 8 personas estos mensualmente ascienden a 11 500.000. y
son asumidos por la alcalda, la universidad de la Amazona y la
Gobernacin de Cundinamarca a travs de IDESAP.
7.2.3. Capacidad de personal
1. Capacitacin: el personal no se encuentra capacitado, la entidad no cuenta
con un plan de capacitacin; tampoco se realizan programas de induccin o
re induccin.
2. Salarios: consideran que son buenos
25

26

3. Capacidad gerencial es buena pero el gerente se ve muy limitado por que el


presupuesto no es suficiente para adelantar la gestin de la mejor manera.
7.2.4. Instalaciones fsicas
1. Cuenta con un espacio fsico ubicado al lado del serpentario de la
universidad de la Amazona.
2. Solo cuenta con un punto de red de Internet.
3. No cuenta con la dotacin suficiente
8. CLASIFICACIN DE LOS DATOS
En base a los factores anteriormente definidos se construyo una matriz de
ponderacin para que las personas que trabajan en la UAO den un valor a
cada elemento y poder as sacar las debilidades, oportunidades, fortalezas y
amenazas DOFA. (Ver anexo 2)
La clasificacin que se le dio a la ponderacin es la siguiente:
Para los factores externos:
De 1 a 4 se considera una oportunidad
De 4 a 7 el elemento se considera neutral.
De 8 a 10 la entidad tiene muchas amenazas
Para los factores internos:
De 1 a 4 la entidad es dbil
De 4 a 7 neutral
De 8 a 10 la entidad tiene muchas fortalezas.
Tal matriz de ponderacin se realizo para los empleados de dicha entidad la
cual arrojo los siguientes resultados.
Totales:
Factores externos: 5.9 la empresa tiene varias
fcilmente contrarrestarlas

amenazas pero puede

Factores internos: 4 la empresa es dbil.


Con estos totales proseguimos a clasificar las amenazas que tiene la entidad:
Amenazas:
26

27

1. La alta competencia que se presenta en el departamento sin embargo esta


competencia generalmente termina alindose con la entidad. Calificacin 8
2. El intenso conflicto armado que se presenta en el departamento y sus
consecuencias, aun as no se puede olvidar que la existencia de la UAO se
debe a la presencia de este conflicto Calificacin 9.3
3. Impacto en la legislacin 9
4. La entidad no tiene capacidad buena econmica el presupuesto es muy
limitado.
Debilidades:
1. su sistema de planeacin presenta falencias y est en proceso de ajuste y
no cuenta con: planes administrativos, estratgicos, de accin etc.
2. No tiene una estructura organizacional definida.
3. El sistema de control no es el adecuado para la entidad
5. El personal no cuenta con programas de capacitacin, y no cuenta con
mtodos definidos de seleccin de personal.
6. L a entidad es una competidora dbil.
Oportunidades:
1. Es una entidad relativamente nueva en el municipio, por lo tanto no ser
difcil que empiece a implementar planes de mejora para su gestin.
2. Cuenta con apoyo de distintas instituciones para llevar a cabo sus proyectos
3. Se pueden desarrollar nuevas ideas para aumentar sus recursos tales como:
dictar conferencias, seminarios etc.
4. Se pueden lograr nuevos acuerdos con las diferentes instituciones que la
apoyan.
3. Se puede mejorar el producto que se le entrega a la poblacin
Fortalezas.
1. La gerencia se encuentra comprometida con la gestin de la entidad.
2. La entidad se puede adaptar a los cambios internos y a la implementacin de
manuales tales como: funciones, procesos y procedimientos, etc.

27

28

3. los funcionarios trabajan constantemente con la mejora de la atencin a la


poblacin.

9. DOFA
1. MATRIZ DOFA
AMENAZAS
La alta competencia que se presenta en
el departamento
El intenso conflicto armado que se
presenta en el departamento y sus
consecuencias, aunque en este punto
se debe resaltar que una de las razones
por la cuales existe la UAO es por la
presencia de este tipo de agentes
Impacto en la legislacin

DEBILIDADES
Tiene un sistema de planeacin pero este
se encuentra en ajuste planeacin y no
cuenta con: planes administrativos,
estratgicos, de accin etc.
No tiene una estructura organizacional
definida.
Las instalaciones no son las ms
adecuadas para la desarrolla la gestin de
la entidad.
El sistema de control que se utiliza en la
entidad no es el ms adecuado

La entidad no tiene buena capacidad


econmica su presupuesto es muy El personal no cuenta con programas de
limitado
capacitacin, y no cuenta con mtodos
definidos de seleccin de personal.
OPORTUNIDADES
FORTALEZAS
Es una entidad relativamente nueva en
el municipio, por lo tanto no ser difcil
que empiece a implementar planes de
La gerencia se encuentra comprometida
mejora para su gestin.
con la gestin de la entidad.
Cuenta con apoyo de distintas
instituciones para llevar a cabo sus
proyectos
Se pueden desarrollar nuevas ideas La entidad se puede adaptar a los
para aumentar sus recursos tales como: cambios internos y a la implementacin de
manuales tales como: funciones, procesos
dictar conferencias, seminarios etc.
Se pueden lograr nuevos acuerdos con y procedimientos, etc.
las diferentes instituciones que la
Los funcionarios trabajan constantemente
apoyan
con la mejora de la atencin a la
Se puede mejorar el producto que se le poblacin.
entrega a la poblacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

28

29

10. ESTRATEGIAS.
2. Matriz Estrategias
Estrategias para las oportunidades

Estrategias para las fortalezas

Crear nuevos convenios con las


instituciones que apoyan la entidad para
formular y gestionar nuevos proyectos
que estn enfocados en el mejoramiento Empezar por la formulacin e
de vida de la poblacin desplazada
implementacin de los diferentes
Crear un portafolio de servicios donde se manuales para que se empiece a
empiecen a vender productos de la orientar de mejor manera la gestin
misma entidad(seminarios conferencias de los funcionarios.
y dems que pueda ofrecer), ofrecerlo a
distintas universidades y entidades para
empezar a generar recursos
Crear incentivos para que los
para mejorar la calidad en la atencin funcionarios se motiven a desarrollar
empezar a crear acuerdos con mejor su gestin
universidades y utilizar la figura de Estrategias para las amenazas
pasantes que ayuden en la atencin de Crear alianzas con las distintas
la poblacin desplazada
entidades, organismos y dems
Estrategias para las debilidades
instituciones que traten el problema
del desplazamiento para generar y
Solicitar recursos a la alcalda para
fortalecer los proyectos existentes en
contratar personal competente que
la UAO.
empiece a disear un sistema integrado
Empezar a incursionar en el
de planeacin en la entidad.
mercado, ofertando los servicios que
Gestionar con las diferentes entidades puede ofrecer como conferencias y
un espacio ms adecuado para realizar dems para empezar a generar
recursos de manera progresiva
la gestin de la entidad
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

11. RECOMENDACIONES.
Teniendo en cuenta los resultados obtenidos con la realizacin del DOFA,
llegamos a la conclusin que la entidad se encuentra tiene muchas amenazas y
es dbil, aun as tambin debemos tener en cuenta que es una entidad
relativamente nueva en el municipio y que por lo tanto puede adaptarse a los
cambios que sean necesario

29

30

En general los problemas que se encontraron en la entidad fueron los


siguientes:

1. Las falencias que se presentan en el sistema de planeacin.


2. Inexistencia de manuales de funciones.
3. No hay manual de procesos y procedimientos.
4. Hay muy poco personal en la entidad.
5. Debe ajustarse y redisearse el sistema de control
6. La estructura organizacional no se encuentra bien definida.
7. No hay delegacin de funciones.
8. las instalaciones son inadecuadas
9. No hay programas de capacitacin.
10. los recursos no son suficientes para adelantar una adecuada gestin

Por lo tanto la entidad debe entrar en un proceso de diseo y de


implementacin de una serie de estrategias para mejorar su gestin, organizar
su parte interna y ser competente.

Por eso es necesario que:


1. Debe revisar como se encuentra su estructura interna y como esta no est
claramente definida entonces debe ajustarse y redisearse para poder
comenzar a establecer jerarquas, canales de comunicacin y dems que
sean necesarios para la implementacin de los diferentes manuales.
2. Una vez rediseada la estructura organizacional debe empezar a crearse un
manual de funciones para la entidad, dentro de este manual de funciones
deben definirse los perfiles necesarios para los cargos y establecerse una
serie de parmetros que los caracteric ejemplo: profesin requerida,
experiencia etc. esto con el fin de definir cules son las responsabilidades
de cada cargo y as evitar los cuellos de botella que se presenta en la
gerencia.

30

31

2. Debe empezar a estudiarse la posibilidad de disear,


formular e
implementar el MEC en la entidad para empezar a adaptar a la entidad a la
gestin por procesos.
3. Se debe solicitar a la alcalda o a la gobernacin ms recursos para la
contratacin de por lo menos 5 personas ms 2 que sirvan de apoyo, 2 con
perfil tcnico para asesorara en proyectos productivos y por lo menos una
con perfil administrativo. En el caso de las personas de apoyo se puede
realizar un convenio con la universidad de la Amazona para instaurar la
figura de pasantes en la entidad para que no se genere un aumento muy
grande en los gastos de funcionamiento.
4. Es necesario contratar una persona que ajuste el sistema de control de la
entidad y que se empiece a difundir la cultura de la medicin a travs de los
indicadores para generara el autocontrol en la entidad, los indicadores ya se
encuentran diseados.
5. Cuando se haya realizado la contratacin de las 5 personas y est
terminado el Manual de funciones se debe empezar a delegar funciones y
responsabilidades en los mismos funcionarios para lograr ms efectividad
en el logro de los objetivos.
6. Es necesario empezar a gestionarse con a las diferentes instituciones que
apoyan a la UAO para que se le brinde un nuevo espacio ms grande y con
menos riesgos en el desempeo de sus funciones.
7. Debe estudiarse la posibilidad de empezar al formular para el 2009 un
programa de capacitacin par ala UAO. Si financieramente esto no es
posible entonces lo ms recomendable es pasar una propuesta a la alcalda
para que el personal de la UAO sea incluido en su programa de
capacitacin.
8. Pasar una propuesta a la alcalda para que se aumente en un porcentaje el
presupuesto, esto con el fin de dar solucin a los problemas existentes de
la entidad.

Concluido este diagnostico es necesario que la entidad tenga muy en cuenta


las propuestas establecidas anteriormente y empiece a estudiar una seria de
estrategias para poder llevarlas a cabo.

31

32

12. FORMULACIN DE INDICADORES EN LA UNIDAD DE ATENCIN Y


ORIENTACIN PARA LA POBLACIN DESPLAZADA DE FLORENCIA
CAQUET-UAO.

Para poder formular los indicadores de la U.A.O. primero se verifico que tiene
la entidad para tener una base sobre que trabajar, para esto se recolecto la
informacin por medio de una encuesta. Ver anexo 3
De tal encuesta se concluye que no existe un plan estratgico, tablero de
control y que por ende nunca se ha realizado un monitores de la gestin, por lo
tanto debemos partir de cero, esto quiere decir que debemos empezar por
definir unos objetivos estratgicos, unas estrategias, metas y ahora si se
formularn los indicadores.
El primer paso ser la definicin de los objetivos estratgicos. El fin es guiar a
los funcionarios mediante un esquema organizado al xito de la gestin de la
entidad, para esto se delimitaran los siguientes elementos:
1. Perspectivas: Son

dimensiones para describir el

desempeo

estratgico de la entidad en la forma de construir la promesa de valor


hacia la comunidad y la ciudadana 3
2. Vectores: Describen las estrategias o programas para alcanzar la
promesa de valor 4
12.1 IDENTIFICACIN DE VARIABLES
12.1.1Perspectivas
Las perspectivas que se van a definir deben ser los puntos claves hacia los
cuales la U.A.O. debe trabajar y monitoreas su gestin, para la definicin de
estas se estudiaron las propuestas en la gua metodolgica de los andes:

Universidad de los Andes, Facultad de IngenieraDepartamento de Ingeniera Industrial, Gua para la


construccin de indicadores de control de gestin para las entidades del Distrito. PG. 10

Ibd. PG. 11

32

33

1. Cliente
2. Ciudadano
3. Financiera
4. Procesos
5. Conocimiento y aprendizaje
Para definirlas se tuvo en cuenta que se est hablando de una entidad de
carcter social, que no cuenta con procesos y procedimientos, que es
relativamente nueva en el municipio y que es la primera vez que se desea
implantar un proceso de medicin, se va hacer referencia en: la poblacin, el
manejo de recursos y su capital humano por ende las perspectivas ms
adecuadas analizar son:
1. Cliente
2. Financiera
3. Conocimiento y aprendizaje
12.1.1.2. Perspectiva del cliente:
Para medir la expectativa de la poblacin acerca de la gestin de la entidad se
formulo una pregunta que logre desagregar una serie de factores:
Qu es lo primordial que se debe satisfacer en la poblacin? Ante esta
formulacin los funcionarios de la entidad contestaron:
1. Calidad en el servicio de informacin para la poblacin.
2. Cobertura.
3. Generacin de estrategias que mejoren la calidad de vida.
4. Asesora oportuna en los procedimientos de acceso de salud, jurdicos y
que competan que ayuden a subsanar su situacin
12.1.1.3 Perspectiva Financiera:
La pregunta correspondiente es:
Cmo podemos asegurar que nuestros recursos sean suficientes para
alcanzar los propsitos?

33

34

Los funcionarios de la entidad llegaron a un acuerdo y establecieron que la


mejor manera es mediante los siguientes factores:
1. Autonoma presupuestal.
2. Eficiencia en el manejo de la ejecucin presupuestal.
13.1.4 Perspectiva del conocimiento.
Qu se necesita para

alcanzar nuestro ltimo fin? los funcionarios

propusieron 4 elementos que consideran esenciales para el mejoramiento de


su desempeo:
1. Conocimientos
2. Destrezas
3. Ser competentes
4. Ser hbiles para manejar cualquier situacin.
12.2. Vectores
Para definir los vectores se realizo una encuesta n la cual los mismo
funcionarios propusieron unas estrategias que ayuden al logro de los objetivos.
Cmo considera Ud. Que se pude conseguir el fin ltimo de la entidad?
1. Servicio de informacin efectivo y veraz
2. Generando mayor cantidad de proyectos para la poblacin.
3. Aumento de los recursos
4. Capacitando al personal.
12.3. Objetivos Estratgicos:
Para definir los objetivos de la entidad, es decir el estado final que desea llegar
la entidad se les propuso a los funcionarios que dieran sus propias ideas de los
cuales se obtuvieron los siguientes resultados:
1.

Mejorar la capacidad de respuesta institucional, mediante la provisin de

informacin veraz, oportuna y pertinente para poblacin desplazada.


2. Disminuir la tramitologa, prestando atencin personalizada y diseando un
formato nico de informacin que permita recopilar los datos para la correcta
remisin de la poblacin a las entidades competentes.
34

35

3. Aumentar la capacidad de respuesta integral no solo por medio de la


remisin sino tambin por medio de la formulacin de nuevos proyectos de
generacin de ingresos que beneficien a la poblacin desplazada.
4. mejorar el capital humano de la entidad De lo anterior se obtuvo la siguiente
matriz:
3. Matriz De Identificacin De Objetivos Estratgicos
1
Perspectiva Cliente
Vectores

financiera

Conocimiento

Incremento

de Mejora

en

capacidad

de utilizacin

de

respuesta integral

la Mejorar

el

capital

los humano de la entidad

recursos

Mejoramiento en el
servicio

de

informacin.
Objetivos

Mejorar la capacidad Utilizar de la manera Construir un capital


respuesta ms

de
institucional
municipio

el recursos

en
en

eficiente
de

los humano
la para

los entidad

prximos 5 aos

competente

conseguir

el

xito de la gestin de
la entidad

Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

12.4. Definicin De Estrategias:


para definir las estrategias se relacionaron los objetivos de la entidad, con las
perspectivas, los vectores y los objetivos estratgicos, y en conjunto con los
funcionarios de la entidad se propusieron un conjunto de acciones que
conllevara la logro de los objetivos, esto con el fin de obtener una matriz que
nos arrojar un valor agregado que son las estrategias:
35

36

4. Matriz Definicin De Estrategias

Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

12.5. CONJUNTO DE ESTRATEGIAS.

Despus de haber organizado la informacin en la matriz anterior, se prosigue


a definir el conjunto de acciones que ayudaran al logro de los objetivos.
Lo primero que se hizo fue preguntar los funcionarios como sera la mejor
forma de conseguir un mejoramiento en la capacidad de respuesta institucional,
ellos nombraron una serie de elementos que hacen la gestin sea algo lenta:
3. No existe un orden para la debida atencin personalizada.
4. El personal existente no es suficiente para atender a la poblacin.
5. El establecimiento no es el adecuado para a la atencin adecuada de las
personas.
36

37

6. No existe un formato nico de toma de datos.


7. los medios de divulgacin de la entidad para la poblacin

no son

suficientes.
8. No hay recursos suficientes para sostenibilidad de la entidad.
9. el personal no est lo suficientemente capacitado.
Teniendo como base principal esta serie de dificultades tambin se les propuso
que dieran un conjunto de soluciones las cuales sern nuestras estrategias.
Ellos propusieron las siguientes ideas:
1. Disear un formato nico que sea claro y preciso para la toma de datos.
2. Disear una base de datos que recoja toda la informacin de las personas
y actualizara semanalmente.
3. Establecer un sistema de turnos para dar ms orden al sistema de
atencin.
4. Realizar semanalmente un evento donde se informe a las distintas
personas pertenecientes a la poblacin desplazada.
5. Solicitar a la alcalda recursos para la contratacin de 4 personas ms, 2
que sirvan de apoyo para agilizar la atencin y otras dos con un perfil
tcnico y experiencia en proyectos productivos que ayuden a formular y
ejecutar proyectos productivos para ayudar a subsanar la situacin de la
poblacin desplazada de Florencia
6. Realizar un portafolio de productos donde se establezca que servicios
puede vender la entidad a diversas universidades y entidades del
departamento estos servicios puede ser: conferencias, seminarios,
capacitaciones etc. Con el fin de empezar a generar recursos propios que
tenga como fin el fortalecimiento del capital humano.
7. Empezar el diseo de una de una revista en material reciclable en
conjunto con la poblacin desplazada, que esta sea ofrecida en distintas
universidades, colegios y entidades para recoger fondos que ayuden al
sostenimiento de la revista y se convierta en un futuro en un proyecto
departamental que genere ingresos para la entidad y para poblacin.

37

38

8. Empezar a formular proyectos artesanales y agrcolas y comercializarlos


en los distintos espacios que generen: ONGS, Instituciones de carcter
regional, I.C.B.F, la alcalda y dems entidades del departamento.
9. Comenzar a gestionar un espacio en el canal regional para la difusin de
la entidad y sus distintos eventos.
10. Solicitar a la alcalda capacitaciones para el personal de la U.A.O. a su
vez que seamos insertados en el plan de capacitacin de la alcalda y si
esto es inviable entonces que se estudie la posibilidad de remitir personal
de la misma para formular un plan de capacitacin para la U.A.O.
El conjunto de soluciones anteriormente dado se resume en las siguientes
estrategias
1. Diseo de elementos adecuados que ayuden a la mejor prestacin del
servicio de informacin.
2. Aumento de recursos por solicitud a la alcalda que tengan como fin nico
ms contratacin de personal.
3. Generacin de alternativas propias para la entidad que ayuden a
aumentar los recursos para que en un futuro sea sostenible.
4. Generacin de proyectos por parte de la entidad que ayuden a la atencin
inmediata de la poblacin.
5. Mayor publicidad de la entidad por medio de distintos medios de difusin.
6. Ser lderes en estrategias de comunicacin para poblacin desplazada sin
necesidad de utilizar exceso de recursos
7. Aumento de la capacitacin de los funcionarios

38

39

5. Matriz conjunto de estrategias

Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

39

40

12.6. DEFINICIN DE FACTORES CRTICOS DE XITO.


El paso a seguir es definir los factores crticos de xito, se entiende por factor
crtico de xito aquel aspecto que es necesario mantener bajo control para
lograr el xito de la gestin, el proceso o la labor que se pretende adelantar5
Para tener una idea ms clara se les formulo la siguiente pregunta a los
funcionarios:
De los siguientes factores de xito seale cuales consideran importantes para
su monitoreo:
1. Eficacia donde se el grado de cumplimiento de los objetivos.
2. Eficiencia donde se mide la utilizacin adecuada de los recursos.
3. Efectividad donde se mide el grado el grado eficiencia y eficacia.
4. Productividad donde se mide la capacidad transformadora de la gestin de
la entidad.
5. Calidad donde se mide los atributos del producto entregado a la poblacin
Los funcionarios de la entidad se inclinaron en los numerales uno, dos y cinco
de la lista anterior, consideraron estos pertinentes para el proceso de
monitoreo.
Por lo tanto los factores crticos de xito (FCE) definidos fueron:
1. Eficacia.
2. Eficiencia.
3. Calidad.

Beltrn Jaramillo Jess MauricioIndicadores de Gestin Herramienta Clave Para el Logro de la


CompetitividadDocumento del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, PG. 16

40

41

13. FORMULACIN DE INDICADORES


13.1. IDENTIFICACIN DE VARIABLES
Para identificar las variables se realizo una encuesta la cual se relaciono con
cada objetivo estratgico planteado
1. Qu elementos cree que son pertinentes para la consecucin de este
objetivo?
Objetivo estratgico numero 1
Mejorar la capacidad de respuesta institucional en el municipio en los prximos
5 aos.
1. Atencin personalizada a la poblacin.
2. Formulacin y ejecucin de proyectos para el mejoramiento de la calidad de
vida de la poblacin.
3. Cobertura de los programas generados por los programas de la U.A.O.
Objetivo estratgico numero 2
Utilizar de la manera ms eficiente los recursos de la entidad
1. Ejecucin presupuestal.
2. Nivel de gastos que incurre la entidad.
Objetivo estratgico 3.
Construir un capital humano competente para conseguir el xito de la gestin
de la entidad
1. Personal competente.
2. Personal capacitado
3. Programas de capacitacin existentes.

41

42

14.2. CONSTRUCCIN.
14.2.1. Manual Indicador 1
Objetivo:
Formular un indicador que establezca el grado de cobertura que tiene la UAO
en el municipio de Florencia a travs de sus Programas.
Nombre del indicador:
Cobertura
Variables:
1. Nmero de personas desplazadas beneficiadas por los programas de la
UAO.
2. Poblacin Total desplazada del municipio.
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anual para establecer un
comparativo con respecto al ao anterior de la medicin.
Meta: Teniendo en cuenta que anteriormente no se haban formulado
indicadores para esta entidad, la meta que se propone para establecer la
gestin de la entidad ser del 50% como mnimo, esta deber subir el ao
inmediato de la primera medicin realizada en un 10%
Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para
realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.

42

43

14.2.2. Hoja de vida Indicador de Cobertura


6. Hoja de Vida
HOJA DE VIDA DEL
CDIGO
0 0 0 0 1
INDICADOR
Fecha de Creacin del Indicador Da
1 0 mes 0 8 Ao 2 0 0 8
Unidad de Atencin y orientacin Para la
ENTIDAD
Poblacin Desplazada-UAO-de FlorenciaCaquet.
NIT
Objetivo Estratgico
Mejorar
la
capacidad
de
respuesta
institucional en el municipio en los prximos
5 aos.
Nombre Del Indicador
Cobertura de los programas de la UAO

Objetivo del Indicador


Categorizacin del Indicador
Meta

Establecer el nivel de
cobertura de los
programas de la UAO. En la poblacin
desplazada de Florencia
Eficacia.
>50%
C= Xi/Yi*100 donde :Xi es el nmero de
personas desplazadas beneficiadas con los
programas de la UAO y Yi: es la poblacin
total desplazada del departamento

Definicin Operacional
A partir de los datos recolectados y
consignados en las base de datos de la
entidad
Mecanismo de medicin
DATOS DE LAS VARIABLES
Frecuencia
Unidad de
Variable
Fuente
Responsable
de medicin
medida
Xi
Bases de datos
Anual
%
Gerente
Yi
Bases de datos
Anual
%
Gerente

Interpretacin del Indicador

Se interpretara
con el porcentaje de
personas beneficiarias de la entidad con
respecto a la poblacin desplazada del
municipio: % de la poblacin desplazada de
Florencia son beneficiarios de la entidad.

Observaciones: se debe tener una base actualizada de datos donde se recopile


43

44

la informacin de todas las personas que han accedido a beneficios de


alimentacin, salud y educacin por medio de la UAO.
Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

14.2.3. Manual Indicador 2


Objetivo
Disear un indicador que establezca un promedio de tiempo de atencin por
persona en la U.A.O.
Nombre del indicador:
Tiempo de atencin
Variables:
1. Nmero de personas atendidas en dos horas.
2. Nmero de personas atendida en un da
Frmula Matemtica: (Nmero de personas atendidas en dos horas/Nmero
de personas atendidas en un da)*100
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo mensualmente, y establecer
un comparativo con el mes anterior a la medicin y as definir si se

est

cumpliendo o no con la meta


Meta: Se estableci una meta de 15 minutos por persona, esta no
necesariamente tiene que subir con respecto al mes al ao anterior porque
ante todo se debe tener calidad en la atencin a la poblacin
Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para
realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el

44

45

gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea
14.2.4. Hoja De Vida Del Indicador
7. Hoja De Vida

CDIGO
Fecha de
Indicador

Creacin

ENTIDAD

0 0 0 0 2

del
Da
1 0 mes 0 8 Ao 2 0 0 8
Unidad de Atencin y orientacin Para la
Poblacin Desplazada-UAO-de FlorenciaCaquet.

NIT
Objetivo Estratgico

Nombre Del Indicador

Mejorar la capacidad de respuesta institucional


en el municipio en los prximos 5 aos.
Tiempo de Atencin

Establecer cuanto es el nivel promedio de


atencin de las personas en un mnimo de 2
Objetivo del Indicador
horas
Categorizacin del Indicador
Calidad
Meta
15 minutos
T= (Di/Pi)*100: donde :Di es el nmero de
personas atendidas en 2 horas y Pi: es el
nmero total de personas atendidas en un da
Definicin Operacional
*100
A partir de los datos recolectados y
consignados en las base de datos de la
entidad
Mecanismo de medicin
DATOS DE LAS VARIABLES
Frecuencia
Unidad de
Variable
Fuente
Responsable
de medicin
medida
Di
Bases de datos
Mensual
Numero
Gerente
Pi
Bases de datos
Mensual
Numero
Gerente
Se establecer el promedio de tiempo gastado
Interpretacin del Indicador
en atender a una persona en el da: la entidad
tiene un tiempo de atencin promedio de #- se
45

46

especifica el tiempo utilizado- por persona


Observaciones: se debe tener una base actualizada de datos donde se
recopile la informacin de todas las personas que han accedido a beneficios
de alimentacin, salud y educacin por medio de la UAO.
Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

14.2.4. Manual Indicador 3


Objetivo
Establecer un indicador que establezca al relacin entre el personal que
trabaja en la UAO para atencin y las personas que requieren de los servicios
de la entidad
Nombre del indicador:
Nivel de atencin
Variables:
1. Personal existente en la UAO para atencin
2. Personas Atendidas en el da.
Frmula matemtica: Personas atendidas en el da/personas existente en la
U.A.O para la atencin
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo semestralmente y
establecer un comparativo con el semestre anterior siempre y cuando se haya
realizado una nueva contratacin con el fin de aumentar el personal existente
de lo contrario no es necesario hacer comparaciones porque la relacin seria la
misma.
Meta: Se estableci una meta de 16
46

47

Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para


realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.
14.2.5. Hoja De Vida Del Indicador
8. Hoja De Vida
CDIGO
Fecha de
Indicador

Creacin

del

ENTIDAD
NIT
Objetivo Estratgico
Nombre Del Indicador

Objetivo del Indicador


Categorizacin del Indicador
Meta

Definicin Operacional

0 0 0 0 3

Da
1 1 mes 0 8 Ao 2 0 0 8
Unidad de La Atencin y orientacin Para la
Poblacin Desplazada-UAO-de FlorenciaCaquet.
Mejorar
la
capacidad
de
respuesta
institucional en el municipio en los prximos 5
aos.
Nivel de Atencin
Medir el nivel de atencin de la entidad con
una relacin de personal existente y poblacin
atendida
Eficacia
16
Ni(Ai/Pi): Donde: Pi es el nmero de personas
atendidas en un da existente y Ai: personal
existente dedicado a la atencin en la U.A.O

A partir de los datos recolectados y


consignados en las base de datos de la
entidad
Mecanismo de medicin
DATOS DE LAS VARIABLES
Frecuencia
Unidad de
Variable
Fuente
Responsable
de medicin
medida
Ai
Bases de datos
Mensual
Numero
Gerente
Pi
Bases de datos
Mensual
Numero
Gerente
Relacin directa de personal que trabaja en
Interpretacin del Indicador
atencin frente a un valor de referencia Pi (
47

48

personas atendidas en el mes): de cada 16


personas que llegan a la entidad existe 1
funcionario para su atencin
Observaciones: se debe tener una base actualizada de datos donde se
recopile la informacin de todas las personas que han accedido a beneficios
de alimentacin, salud y educacin por medio de la UAO.
Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

14.2.6. Manual del Indicador 4


Objetivo
Crear un indicador que permita ver la cantidad de solicitudes que la misma
entidad es capaz de resolver sin necesidad de remitir a las personas a otras
entidades
Nombre del indicador:
Capacidad de respuesta de solicitudes por parte de la entidad
Variables:
1. Solicitudes respondidas por la entidad
2. solicitudes totales en un mes
Frmula

matemtica:

(Nmero

de

solicitudes

respondidas

por

la

entidad/Nmero total de solicitudes que llegan en un mes)*100


Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo mensualmente y establecer
un comparativo con el mes anterior.
Meta: Se estableci una meta del 50% esta meta deber incrementarse al mes
siguiente en 1% para as demostrar que se est trabajando en mejorar la
gestin de la U.A.O

48

49

Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para


realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.
14.2.7. Hoja De Vida Del Indicador
8. Hoja De Vida

CDIGO
Fecha
de
Indicador

Creacin

ENTIDAD
NIT
Objetivo Estratgico

Nombre Del Indicador

Objetivo del Indicador


Categorizacin del Indicador
Meta

del

0 0 0 0 4

me
Da
1 2 s 0 8 Ao 2 0 0 8
Unidad de Atencin y orientacin Para la
Poblacin Desplazada-UAO-de FlorenciaCaquet.
Mejorar
la
capacidad
de
respuesta
institucional en el municipio en los prximos 5
aos.
Calidad de respuesta
Medir la capacidad que tiene la entidad de
responder directamente las solicitudes sin
tener que remitir a las personas a otras
entidades
Calidad
50%
Ci:(Si/St)*100, Donde Si es el nmero de
solicitudes respondidas por la entidad y St
es el nmero total de solicitudes que llegan a
la entidad en el lapso de un mes

Definicin Operacional
A partir de los datos recolectados y
Mecanismo de medicin
consignados en las base de datos de la
entidad
DATOS DE LAS VARIABLES
Frecuencia
Unidad de
Variable
Fuente
Responsable
de medicin
medida
Si
Bases de datos
Mensual
%
Gerente
49

50

St

Bases de datos

Interpretacin del Indicador

Mensual

Gerente

Se expone el porcentaje de solicitudes


propias resueltas por la entidad frente al total
de solicitudes que se presentaron: de un total
de # solicitudes que llegaron a la entidad un
% fueron resueltas directamente en la UAO

Observaciones: se debe tener una base actualizada de datos donde se


recopile la informacin de todas las personas que han accedido a beneficios
de alimentacin, salud y educacin por medio de la UAO.
Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

14.2.8. Manual Indicador 5


Objetivo
Formular aun indicador que permita ver la gestin de la entidad mediante la
ejecucin de los proyectos en un ao frente a los aprobados para el mismo
Nombre del indicador:
Ejecucin de proyectos
Variables:
1. Proyectos ejecutados en un ao
2. proyectos aprobados
Frmula

matemtica:

(Proyectos

ejecutados

en

un

ao/

proyectos

aprobados)*100
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anual y establecer un
comparativo con el ao anterior.

50

51

Meta: Se estableci una meta del 70% esta meta deber incrementarse al ao
siguiente en 5% para as demostrar que se est trabajando en mejorar la
gestin de la U.A.O
Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para
realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.
14.2.9. Hoja De Vida Del Indicador
9. Hoja De Vida
CDIGO
Fecha de Creacin del
Indicador
Da

ENTIDAD
NIT

Objetivo Estratgico
Nombre Del Indicador

Objetivo del Indicador


Categorizacin
del
Indicador
Meta

0 0 0 5
1 3 mes 0 8 Ao 2 0 0 8

Atencin y orientacin Para la


Unidad de
Poblacin Desplazada-UAO-de Florencia-Caquet.

Mejorar la capacidad de respuesta institucional en


el municipio en los prximos 5 aos.
Ejecucin de proyectos
Medir la capacidad de respuesta de la entidad
frente a esta poblacin por medio de la ejecucin
total de los distintos proyectos que maneja en el
lapso de un ao
Eficacia
70%

E=(Fi/Ft)*100, Donde Fi es el nmero de proyectos


Definicin Operacional
ejecutados en el ao por la entidad y Ft es el
nmero de proyectos Aprobados
A partir de los datos recolectados y consignados
en las base de datos y en los archivos de la
Mecanismo de medicin entidad
DATOS DE LAS VARIABLES
51

52

Frecuencia de
Unidad de
Responsable
medicin
medida
Fi
Bases de datos
Anual
Numero
Gerente
Ft
Bases de datos
Anual
Numero
Gerente
Se evidencia el nmero total de los proyectos que
se llevaron a cabo referente a los aprobados para
Interpretacin
del ese mismo tiempo: en el ao se ejecutaron #
Indicador
proyectos frente a # proyectos aprobados
Variable

Fuente

Observaciones: se debe tener un archivo organizado en donde se consigne


todos los proyectos que fueron formulados aunque no hayan sido aprobados y
tambin lo que se aprobaron y tambin cuantos se ejecutaron realmente
Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

14.2.10. Manual Indicador 6


Objetivo: Disear un indicador que mida la capacidad de generar proyectos
que ayuden a la mejorar la calidad de vida de la poblacin
Nombre del indicador:
Generacin de proyectos
Variables:
1. Proyectos formulados
2. proyectos aprobados
Frmula

matemtica:

(Proyectos

formulados

en

un

ao/

proyectos

aprobados)*100
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anual y establecer un
comparativo con el ao anterior.

52

53

Meta: Se estableci una meta del 70% esta meta deber incrementarse al ao
siguiente en 2% para as demostrar que se est trabajando en mejorar la
gestin de la U.A.O
Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para
realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.
14.2.11. Hoja De Vida Del Indicador
10. Hoja De Vida
CDIGO
Fecha de Creacin del Indicador Da
ENTIDAD
NIT
Objetivo Estratgico

Nombre Del Indicador

Objetivo del Indicador


Categorizacin del Indicador
Meta
Definicin Operacional

0 0 0 0 6
1 3 Mes 0 8 Ao 2 0 0 8

Unidad de Atencin y orientacin Para la


Poblacin Desplazada-UAO-de FlorenciaCaquet.
Mejorar la capacidad de respuesta
institucional en el municipio en los prximos
5 aos.
Generacin de proyectos
Medir la capacidad estratgica de la entidad
mediante los proyectos que esta sea capaz
de formular y que le sean aprobados
Eficacia
70%
Ei= (Fa/Ft)*100, Donde Fa ES el nmero de
proyectos aprobados y Ft es el nuero total de
proyectos formulados

se tomara como base el nmero de


proyectos que la institucin formule durante
el ao y se encuentren consignados en el
Mecanismo de medicin
archivo y el numero que sean aprobados
DATOS DE LAS VARIABLES
Variable
Fuente
Frecuencia
Unidad de
Responsable
53

54

Fa
Ft

Archivo
Archivo

Interpretacin del Indicador

de
medicin
Anual
Anual

medida
%
%

Se
relaciona el nmero de proyectos
formulados frente al nmero de proyectos
aprobados: de # proyectos formulados por la
entidad, # fueron aprobados

Observaciones: se debe tener un archivo organizado en donde se consigne


todos los proyectos que fueron formulados aunque no hayan sido aprobados y
tambin lo que se aprobaron
Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

INDICADORES REFERENTES AL OBJETIVO ESTRATGICO NMERO 2


14.2.12. Manual del Indicador 7
Objetivo: Disear un indicador que mida el porcentaje de ejecucin de los
recursos aprobados de la entidad en el ao
Nombre del indicador:
Ejecucin presupuestal
Variables:
1. Presupuesto ejecutado
2. Presupuesto aprobados
Frmula matemtica: (Total presupuesto ejecutado en un ao/ presupuesto
aprobado)*100
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anualmente
54

55

Meta: Se estableci una meta del 100%


Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para
realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.

14.2.13. Hoja De Vida Del Indicador


11. Hoja De Vida
CDIGO
Fecha
de
Indicador

Creacin

0 0 0 0 7

del

ENTIDAD
NIT
Objetivo Estratgico

Nombre Del Indicador

Objetivo del Indicador


Categorizacin del Indicador
Meta
Definicin Operacional

Da

1 5 mes 0 8 Ao 2 0 0 8

Unidad de Atencin y orientacin Para la


Poblacin Desplazada-UAO-de FlorenciaCaquet.
Utilizar de la manera ms eficiente los
recursos de la entidad
Ejecucin Presupuestal
Establecer el nivel de ejecucin presupuestal
de la entidad
Eficiencia
100%
Ep=(Ea/Eb)*100 en donde Ea es el
presupuesto ejecutado en el ao y Eb es el
presupuesto total aprobado

A partir de los soportes Contables: nominas,


recibos de cajas, egresos etc.

Mecanismo de medicin
DATOS DE LAS VARIABLES
Frecuencia
Unidad de
Variable
Fuente
de medicin
medida
Ea
Soportes Contables
Anual
%

Responsable
Gerente
55

56

Eb

Soportes Contables

Interpretacin del Indicador

Anual
%
Gerente
Se especifica el porcentaje ejecutado del
presupuesto: se ejecuto un
% del
presupuesto aprobado de la entidad en el
ao

Observaciones:

Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

14.2.14. Manual Indicador 8


Objetivo
Disear un indicador que mida el porcentaje de destinacin para gastos de
funcionamiento dentro del presupuesto total de la empresa.
Nombre del indicador:
Nivel de gastos de funcionamiento
Variables:
1. Gastos de funcionamiento
2. Presupuesto aprobado
Frmula matemtica:
(Valor destinado para gastos de funcionamiento / presupuesto aprobado)*100
Periodicidad: Este indicador es pertinente medirlo anualmente
Meta: Se estableci una meta del <30%, si sobrepasa este valor se considera
que la entidad tiene mucha prioridad en este rubro y no es conveniente para
ejecucin adecuada del presupuesto
56

57

Responsable: Debido a que la entidad no tiene personal competente para


realizar un monitoreo la responsabilidad de medicin deber recaer sobre el
gerente hasta que se realice una contratacin de una persona que lleve a cabo
esta tarea.

14.2.15. Hoja De Vida Del Indicador


12. Hoja De Vida
CDIGO
Fecha de
Indicador

Creacin

0 0 0 0 8

del

ENTIDAD
NIT
Objetivo Estratgica

Nombre Del Indicador

Objetivo del indicador


Categorizacin del Indicador
Meta
Definicin Operacional

1 9 mes 0 8 Ao 2 0 0 8
Unidad de Atencin y orientacin Para la
Poblacin
Desplazada-UAO-de
FlorenciaCaquet.
Utilizar de la manera ms eficiente los recursos
de la entidad
Nivel de gastos de funcionamiento
Determinar si el
nivel de gastos de
funcionamiento de la entidad es muy alto, bajo
o es pertinente
Eficiencia
<30%
G=(Gf/Eb)*100, donde Gf el valor destinados a
gastos de funcionamiento y Eb es el
presupuesto aprobado

A partir de los siguientes soportes: Nominas,


cuentas de cobro etc.
Mecanismo de medicin
DATOS DE LAS VARIABLES
Frecuencia de
Unidad de
Variable
Fuente
Responsable
medicin
medida
Gf
Soportes Contables
Anual
%
Gerente
Eb
Soportes Contables
Anual
%
Gerente
Interpretacin del Indicador
Se seala el porcentaje que se destin para
57

58

gastos de funcionamiento frente al total del


presupuesto de la entidad: se destino un %
para gastos de funcionamiento del presupuesto
total de la entidad
Observaciones:

Elaborado por
Dalia Margarita Sevillano Jaramillo
Aprobado por
Mauricio Cleves
Fecha de actualizacin
Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

INDICADORES REFERENTES AL OBJETIVO ESTRATGICO NMERO 3


Para este objetivo no se crearon indicadores debido a que la entidad no se
llevan a cabo programas de capacitacin, aun as se crearon los primero
elementos para que cuando estos programas se empiecen a implementar se
creen los indicadores

58

59

15. TABLERO DE CONTROL.


El tablero de control quedo de la siguiente manera:
OBJETIVO
ESTRATGICO

NOMBRE
Ejecucin
presupuestal

TIPO

Eficiencia

FRMULA
(Presupuesto
ejecutado/Presupuesto
aprobado)*100

Garantizar la
sotenibilidad
financiera de la
Nivel de gastos de
empresa
Eficiencia (Gastos de
funcionamiento
funcionamiento/Presupuesto
aprobado de la empresa)*100
Tiempo de
atencin

Calidad (Personas atendidas en dos horas


o menos/Total de personas
atendidas en el da)*100

(# Personas que solicitan atencin


Nivel de atencin Eficacia por da/Personal existente para
atencin)
Mejorar la
Ejecucin de
capacidad de Proyectos
respuesta
institucional en el
Generacin de
municipio en los
proyectos
prximos 5 aos
Cobertura
Capacidad de
respuesta de
solicitudes por
parte de la
entidad

(# Proyectos ejecutados en su
Eficacia totalidad en el ao/Nmero de
proyectos programados)*100
(#Proyectos
Eficacia aprobados/#proyectos
formulados)*100
Eficacia

(#Beneficiarios de los programas


de la U.A.O/poblacin desplazada
de Florencia)*100

PERIODICIDAD RESPONSABLE

Anual

Anual

Mensual

Gerente

Gerente

Gerente

UMBRAL
META UNIDAD
VER. AMA. ROJ.
100%

< 30%

Nmero

100% <100 <100

<30% 3139% >40

75p <4
16 Numero

Mensual

Gerente

R 16 1725 <26

Anual

Gerente

>70 6955 <54

Anual

Gerente

>70 6955 <54

Semestral

Gerente

Gerente

>70

>50

>50

>50 4940 <39

(# De solicitudes respondidas por


Calidad la entidad /# Solicitudes totales en
un mes )*100
Mensual

>70

>50 4930 <29

Fuente: Dalia Margarita Sevillano Jaramillo

59

60

ANEXO 1
ENCUESTA PARA LEVANTAMIENTO DE INFORMACIN.
PARTE INSTITUCIONAL
1. Defina cual es el objetivo principal de la Unidad de Atencin Y orientacin a
la poblacin desplazada de Caquet?
2. Indique el tiempo de funcionamiento de la unidad de atencin y orientacin
a la poblacin desplazada en Florencia Caquet.
Misin, visin y objetivos definidos claramente.
3. Cuenta con misin y visin la unidad?, si la respuesta es negativa indique
porque la entidad carece de esta, si por el contrario la entidad cuenta con
misin y visin seale si estas estn definidas claramente y si estn acordes a
las funciones de de la entidad.
4. Cuenta la entidad con objetivos estratgicos para la consecucin de sus
fines, si no explique el porqu no cuenta con tales objetivos y si la respuesta es
contraria selelos
Estrategias, metas y polticas administrativas que orienten sobre los objetivos
de la organizacin, para no confundir autonoma con independencia.
5. Existen estrategias en la entidad para la orientacin de los objetivos?, si la
entidad no cuenta con estrategias indique la razn.
LAS SIGUIENTES PREGUNTAS SE CONTESTAN SLO SI LA ENTIDAD
TIENE LAS ESTRATEGIAS DEFINIDAS, SI NO, POR FAVOR SALTARSE A
LA PREGUNTA 15
6. seale cuales son las estrategias de la entidad
7. indique que tipo de estrategias tiene le entidad.
1. Las que conllevan a logro de los objetivos misionales.
2. Las que conllevan la logro de objetivos estratgicos.
60

61

3. Las que se consideran de apoyo.


8.

Si la entidad carece de alguna de las estrategias mencionadas

anteriormente seale el porqu de la situacin.


9. Cuenta la entidad con

estrategias propias que se relacionen con sus

necesidades o son las definidas a nivel nacional? Si no cuenta con estrategias


propias conteste la siguiente pregunta de lo contrario pase a la pregunta 10.
10. Porque la entidad no cuenta con estrategias propias?
11.

Seale el ao que se realizo la ltima actualizacin de las estrategias de

la entidad. Si es mas de dos, indique el porqu, estas no han sido actualizadas.


12. Considera Ud. Que las estrategias de la entidad han contribuido al logro
exitoso de los objetivos?
13. Si su respuesta es negativa indique qu medidas ha tomado la entidad
para corregirlas, si no se ha tomado ninguna medida indique el porqu no se ha
hecho.
14.

Considera Ud. Que deben revaluarse las estrategias definidas en la

entidad.
15. Tiene la entidad metas definidas?, si las tiene selelas si no explique l
porque carece de estas.
16. Seale las polticas de la entidad, sino existen manifieste seale el porqu
de esto.
Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del rea de estudio
17. Se encuentran divididas las reas de la entidad? si no se encuentran
divididas explique porque.
18. Indique en cuantas reas se encuentra divida la entidad.
19. Determine como se encuentra la estructura organizacional de la entidad.
20. Seale las funciones de la entidad.
61

62

21. Seale el nmero de cargos dependen directamente de la unidad.


22. Especifique las funciones de cada cargo.
Calidad profesional y tcnica en los diferentes puestos de trabajo.
23. Seale si su entidad cuenta con los siguientes perfiles profesionales en
algunos cargos.
1. Profesionales nicamente con pregrado.
2. Profesionales con algn tipo de especializacin.
3. Profesionales con algn tipo de maestra.
4. Profesionales con postgrado.
5. Tecnlogos.
6. Tecnlogos con algn tipo de especializacin.
7. Tecnlogos con algn tipo de maestra.
8. Tcnico.
9. Bachiller cursando algn estudio de nivel tcnico, tecnolgico o profesional.
10. Sin ningn tipo de estudio.
24. seale cuantos profesionales existen en la entidad y que cargos ocupan. Si
no existen profesionales indique la razn.
25. Seale cuantos tecnlogos existen y que cargos ocupan. Si no existen
indique el porqu.
26. Seale cuantos tcnicos existen en la entidad y que cargos ocupan, si no
existen indique el porqu. Realice el mismo procedimiento para bachilleres.
27. Existen mandos medios, si existe selelos de lo contrario explique el
porqu de la inexistencia de estos.
Planes y programas administrativos.
62

63

28. Cuenta la entidad con planes y programas administrativos que faciliten el


trabajo del personal, si existen por favor adjuntarlos y si no existen explique el
porqu.
29. la entidad cuenta con las instalaciones pertinentes para poder realizar su
trabajo de manera efectiva.
Canales de comunicacin en la entidad y generacin de informacin.
30. Existen canales de comunicacin efectivos entres los diferentes niveles de
la entidad? Si la entidad carece de estos seale las razones.
31. La informacin que genera la entidad es oportuna para todos sus
trabajadores?
32. La informacin generada ha sido clave para la toma de decisiones en la
entidad?
33. Seale a travs de que se transmite la informacin a los empleados.
Programas de induccin y capacitacin para el personal que realiza las
diferentes actividades.
34. Se realiza programas de induccin para los trabajadores seleccionados
en la

Entidad? Si no existe explique porque

35. Los programas de induccin que se realizan son satisfactorios y ayudan a


que los trabajadores inicien su labor de manera correcta?
36. Cuenta la entidad con un plan de capacitacin? Si no cuenta con uno
especifique la razn de la inexistencia. De los contrario pase a la siguiente
pregunta
37. Indique la fecha de actualizacin del ltimo programa de capacitacin que
realizo para su entidad
38.

Cada cuanto se realizan capacitaciones para los trabajadores de la

entidad?
63

64

39.

Considera UD. Que los programas de capacitacin brindado a los

trabajadores de su entidad contribuyen de manera efectiva al mejoramiento de


la gestin porque?
Instalaciones y equipos de dotacin.
40.

La entidad cuenta con las instalaciones fsicas pertinentes para poder

realizar su trabajo de manera efectiva.


41. Cuenta la entidad con los suficientes equipos para llevar a cabo su gestin.
42. Seale el nmero de computadores con que cuenta la entidad.
43. Tienen acceso a Internet todos los trabajadores de la empresa, o por lo
menos la gran mayora?
44. Con cuntos puntos de red cuenta la entidad?
45. Considera UD. Que el equipo cuenta con la dotacin necesaria para
realizar su trabajo?
46. El quipo de trabajo est capacitado para manejar tal equipo?
47.

Cuenta con papelera suficiente para que el equipo desarrolle sus

labores?.
Recursos.
48. Especifique de qu manera se generan recursos para la gestin de la
entidad?
49. Qu entidades aportan recursos
50. Cuenta la entidad con autonoma para generar y aumentar sus recursos?
Si tiene autonoma mencione a travs de qu medios los obtiene de lo contrario
seale la razn de porque no cuenta con estos.
51.

Considera UD. Que los recursos con los que cuenta la entidad

actualmente son necesarios para desarrollar su gestin?


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Anexo 2
FACTORES EXTERNOS
COMPETENCIA
OIM
Accin Social
Mdicos sin fronteras
Cruz Roja Internacional
POLTICOS
Alcalda
Concejo
Presidencia de la Repblica
SOCIALES
Grupos Armados
Pobreza
Desempleo
JURDICOS
Ley 387
Decreto 250 de 2005
ECONMICOS
Presupuesto
Recursos
Donaciones
FACTORES INTERNOS
ADMINISTRATIVOS
Planeacin
Estructura organizacional
Control
CAPACIDAD ECONMICA
Gastos de funcionamiento
Gastos de financiamiento
CAPACIDAD DEL PERSONAL
Capacitacin
salarios
Capacidad Gerencial
INFRAESTRUCTURA
Instalaciones
Dotacin
Redes de Internet

PONDERACIN
1 2 3 4 5 6

10
x

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x

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ANEXO 3
SI
Cuenta con objetivos

Cuenta con Misin y Visin

NO

Cuenta Con Objetivos estratgicos

Tiene una propuesta de valor

Tiene perspectivas definidas

Cuenta con metas

Cuenta con iniciativas

Hay relaciones de causalidad y efecto de los objetivos

definidas
Cuenta con CMI

Tiene indicadores anteriormente definidos

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BIBLIOGRAFA.

1. Documento del Instituto de Innovacin y Calidad Gubernamental de OaxacaSistema de Indicadores.


2. Documento de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogot EAAB.
ESP-Tablero de control gerencial TCG.- definicin de indicadores.
3. Documento del DNP Departamento Nacional de Planeacin, Grupo Asesor
de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin Pblica GAPI-Gua
General para elaborar indicadores.
4. Documento del gobierno municipal de Tocancip- Gua metodolgica
aplicada para la formulacin de indicadores y el seguimiento a metas de
gobierno ene l municipio de Tocancip.
5. Gerardo Domnguez Giraldo-Indicadores de Gestin y Resultados, un
enfoque sistmico-6 Edicin de 2005
6.
Jos Aguilar, Iaki Aguirre, William Morantes Y Yasmn Espinoza,
Metodologa Para La Elaboracin De Un Modelo De Gestin En Una Institucin
Pblica. Caso Fundacite Mrida.
7.
Jess Mauricio Beltrn Jaramillo, Documento del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica Indicadores de Gestin Herramienta
Clave para el Logro de la Competitividad-Bogot D.C 2006.
8. Luis Castro, Indicadores en la Funcin Pblica-Bogot 2005.
9.
Ricardo Marn Garca, Universidad ICESI-Documento tcnico para la
iniciativa de formacin en gerencia social para la proteccin social zona sur
occidente FONADE-monitoreo y evaluacin-desarrollo de indicadores.
10. Universidad de los Andes, Facultad de Ingeniera- Departamento de
Ingeniera Industrial Gua para la construccin de indicadores de control de
gestin para las entidades del Distrito Bogot, abril 2007.

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