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MANUALES ADMINISTRATIVOS
CONTENIDO
INTRODUCCIN
CAPTULO 1.- ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA DE LAS EMPRESAS
1.1.-IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIN
1.2.-LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
1.3.-MODELOS DE ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
1.4.-LAS RELACIONES EN LA ORGANIZACIN
1.5.-FUNCIONES, ACTIVIDADES, OBLIGACIONES, RESPONSABILIDADES
Y LA AUTORIDAD EN LA ORGANIZACIN
1.6.-LA DIVISIN EN EL TRABAJO
1.7.-LA REORGANIZACIN
CAPTULO 2.-LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS
2.1.-CONCEPTOS, ANTECEDENTES, Y OBJETIVOS
2.2-CLASIFICACIN
2.3.-PLANTACIN Y PROCESO DE ELABORACIN
2.4.-ACTUALIZACIN
CAPTULO 3.-GUA PRCTICA PARA EL DISEO DE MANUALES ADMINISTRATIVOS
3.1.-MANUALES DE ORGANIZACIN
3.2.-MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
3.3.-MANUALES DE POLTICAS
AUTO EVALUACIN
BIBLIOGRAFA
INTRODUCCIN
Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnolgicos vienen a transformarse en
rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeo mismo de las tareas, el
creciente grado de especializacin, como consecuencia de la divisin del trabajo, hace
necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada
actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. As pues los manuales administrativos
representan una alternativa para este problema, as mismo son de gran utilidad en la reduccin
de errores, en la observancia de las polticas del organismo, facilitar la capacitacin de nuevos
empleados, proporcionar una mejor y ms rpida induccin a empleados en nuevos puesto,
etc.
La efectividad de los manuales administrativos radica en el anlisis de cada proceso, actividad,
funcin, tarea, etc. Ya que este permitir una elaboracin precisa de cada manual, logrando
con ello que el usuario encuentre una solucin a sus problemas sin necesidad de consultar a
los niveles superiores.
1.1
Importancia de la organizacin.
Una organizacin formal es la constituida por una sancin oficial para lograr
objetivos determinados, en ocasiones se le cita como una jerarqua de
puestos; existen cuatro componentes bsicos en la organizacin formal:
a) a)
El trabajo, el cual es divisionado.
b) b)
Las personas que son
asignadas y ejecutan este trabajo
divisionado.
c) c)
El ambiente en el cual se ejecuta el trabajo.
d) d)
Las relaciones entre las personas las unidades las unidades
trabajo-personas.
Lo anterior podemos entenderlo mejor con los siguientes razonamientos: 1) el
trabajo es demasiado para que lo ejecute una sola persona y debe dividirse
para que sea ejecutado por varias, 2) la distribucin del trabajo requiere que
ste sea dividido, y 3) el deseo de lograr las ventajas de la especializacin, sin
dejar de mantener un sano equilibrio en la divisin para no crear un ambiente
de insatisfaccin en el trabajo.
JEFATURA
DE
PRODUCCIN
SUPERVISIN
NIVELES OPERATIVOS
0
Asistente
de
Investigacin
Asistente de
Relaciones
Pblicas
Sub-Gerente
de
Finanzas
Sub-Gerente
de
Produccin
Sub-Gerente
de
Ventas
Jefe
de
Personal
Jefe
de
Fabricacin
Jefe
de
Ingeniera
Supervisor
Producto A
Supervisor
Producto B
Relacin de Asesora
Flujo de la Autoridad de
lnea
Supervisor
Producto C
Divisin A
Divisin B
Divisin C
Coordinacin
con
Mercadotecnia
Asignacin
de
Recursos
Produccin
y
Apoyo
PROYECTOS
1
Ingeniera
y
Investigacin
Divisin C
Materiales
y
Suministros
Personal
y
Seguridad
Contabilidad
y
Control
Grupo
de
Produccin
Grupo
de
Ingeniera
Grupo
de
Materiales
Grupo
de
Personal
Grupo
de
Contabilidad
Grupo
de
Produccin
Grupo
de
Ingeniera
Grupo
de
Materiales
Grupo
de
Personal
Grupo
de
Contabilidad
Grupo
de
Produccin
Grupo
de
Ingeniera
Grupo
de
Materiales
Grupo
de
Personal
Grupo
de
Contabilidad
Vicepresidente
de
Finanzas
Vicepresidente
de
Fabricacin
Administrador
de
Personal
Administrador
de
fabrica
Capataz A
Capataz B
Vicepresidente
de
Ventas
Administrador
de
Presupuesto
Capataz C
Determinar y
analizar las bases
para la
reestructuracin
Investigacin y
anlisis de la
informacin
obtenida
CONTROL
Elaboracin de un
plan para modificar
la estructura
orgnica actual
Implantacin del
plan de
reorganizacin
2.2. Clasificacin.
Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su
contenido y por su funcin especfica, en el siguiente cuadro se describen cada
una de estas agrupaciones:
Por su contenido
ETAPAS ACTIVIDADES
TIEMPO EN SEMANAS
1
1
RECOLECCIN
DE
INFORMACIN
+ Elaboracin de oficios
dirigidos a funcionarios.
+ Preparacin de formularios
para registrar la informacin.
ESQUEMATIZACIN
DEL
MANUAL
+ Preparar el contenido del
manual.
REDACCIN
+ Redactar el borrador de los
manuales.
+ Elaborar grficas.
+ Formatos del manual.
APROBACIN
+ Revisin por parte del
responsable
de
la
manualizacin.
10
+ Distribucin y Control.
+ Distribucin de los manuales
y dar instrucciones.
+
Registro
de
los
Departamentos que tienen
manual.
PRESUPUESTO DE ELABORACIN
DEL MANUAL DE ORGANIZACIN DE COMPRAS
ETAPA RECURSOS HUMANOS
DESCRIPCIN U.M. CANTIDAD C.U. COSTO
TOTAL
1
Analista
HR. 80
30 2,400
RECURSOS MATERIALES
DESCRIP- U.M.
CIN
Telfono
Renta
/
sem
papel
Paq /
5000
fotocopiado pieza
Art.
lote
escritorio
Aux. analista
HR
160
15
2,400
Supervisor
Revisor
HR
HR
80
80
20
20
1,600
1,600
Mecangrafa
HR
80
10 800
Sub-8,800.00
30 1.200
Telfono
Analista
HR
40
Supervisor
Aux. analista
HR
HR
40
80
Analista
HR
80
20 800
15 1,200
Sub-total 3,200.00
30 2,400
telfono
CANTIDAD C.U.
TOTAL
30.00
60.00
75.00
75.00
200
1
.15
30.00
200.00 200.00
Renta 1
/
sem
Renta 2
/
Sub-total 365.00
30.00 30.00
Sub-total
30.00
30.00
60.00
.15
Sub-total 285.00
30.00 60.00
.15
Sub-total 30.00
30.00 30.00
.15
300.00
Sub-total 330.00
30.00 30.00
Sub-total 365.00
1,175.00
45.00
Sub-total 105.00
30.00 30.00
225.00
LOGOTIPO DEL
ORGANISMO:
ORGANISMO
NOMBRE DEL
MANUAL DE ORGANIZACIN
DE COMPRAS
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN
NDICE
1.- INTRODUCCIN
2.- ORGANIGRAMA
3.- FUNCIONES
4.- DESCRIPCIN DE PUESTOS
PGINA
X
X
X
X
ABASTO
SISTEMA
AUTOMATIZADO
SECRETARIA
RESPONSABLE
DE
ALMACN
RESPONSABLE
DE
COMPRAS
ENCARGADO
DE
EMBARQUE Y
RECEPCION
ENCARGADO
DE
GESTORA
AUXILIARES
Y
CHOFERES
AUXILIARES
DE
SERVICIOS Y
PAGOS
DEL FECHA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
COMPRAS
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
FUNCIONES QUE REALIZA.
Realiza, coordina y dirige todas las
actividades referentes a la compra y
pago de mercancas adquiridas
para el aprovechamiento de los
centros comerciales y almacn de
abasto.
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN
DESCRIPCIN DE PUESTOS
PUESTO:
Responsable de Compras
JEFE INMEDIATO:
Jefe de abasto
SUBORDINADOS:
DESCRIPCIN GENRICA:
Realiza, coordina y dirige todas las actividades referentes a la compra y al pago
de mercancas adquiridas para el aprovechamiento del centro comercial y
almacn de abasto.
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE ORGANIZACIN
NOMBRE
DEL FECHA
VIGENCIA
REVISIN HOJA_____
PUESTO:
JEFE INMEDIATO:
Responsable de compras.
SUBORDINADOS:
Ninguno.
DESCRIPCIN GENRICA:
Atiende a los proveedores de las compras directas, realizando negociaciones
que en cada caso procedan, recaba de los proveedores y distribuye las listas
de precios en forma oportuna a los gerentes de los centros comerciales,
informa y acuerda con su jefe inmediato sobre las actividades que desarrolla.
DESCRIPCIN ESPECFICA:
-
PUESTO:
Encargado de Gestora.
JEFE INMEDIATO:
Responsable de compras.
SUBORDINADOS:
Auxiliares de gestora.
DESCRIPCIN GENRICA:
Organiza, dirige y controla las actividades requeridas para la atencin de:
recepcin de documentos, programacin de pagos e integracin de
expedientes para el pago a proveedores de compras directas y consolidadas.
DESCRIPCIN ESPECFICA:
-
de
De igual forma debe ser enviado, a manera de reporte, a los niveles directivos,
para su anlisis y aprobacin. As mismo debe elaborarse tanto el plan de
trabajo y el presupuesto para la instrumentacin del manual de procedimientos,
ambos formatos (programa de manualizacin y presupuesto) usados en el
manual de organizacin son aplicables a ste, por lo que solo haremos
mencin de ellos.
Una vez terminada la etapa de planeacin en el proceso de elaboracin del
manual de procedimientos, se proceder a la recopilacin de la informacin,
que a continuacin detallamos:
-
LOGOTIPO DEL
ORGANISMO:
ORGANISMO
NOMBRE DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MES
3.2.2.
El
ndice
debe
mostrar
en
forma
rpida el contenido del manual de
AO
procedimientos, as como la localizacin por el nmero de pgina.
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NDICE
PGINA
1.- INTRODUCCIN
2.- ORGANIGRAMA
3.- PROCEDIMIENTOS
4.- CATALOGO DE FORMAS E INSTRUCTIVO DE USO
X
X
X
X
JEFE
DE
ABASTO
SISTEMA
AUTOMATIZADO
SECRETARIA
RESPONSABLE
DE
ALMACN
RESPONSABLE
DE
COMPRAS
ENCARGADO
DE
EMBARQUE Y
RECEPCION
ENCARGADO
DE
GESTORA
AUXILIARES
Y
CHOFERES
AUXILIARES
DE
SERVICIOS Y
PAGOS
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
POLTICAS
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
INICIO
DE
PROCEDIMIENTO
ESTUDIO DE DESPLAZAMIENTO
2
REPORTE DE EXISTENCIA
1
-
- Analiza propuestas.
- Esta actividad se
conecta al procedimiento de
adquisicin de mercancas
para el almacn de abasto
en el paso No. 2.
- Determinando las
condiciones para el pago
ENCARGADO DE COMPRAS
ENCARGADO DE ALMACN
MERCANCIA
FACTURA
PEDIDO OFICIAL
-
- Recibe copia de
pedido oficial, elabora
factura.
- Entrega mercanca al
almacn de abasto, en el
rea de recepcin y
acomodo.
- Cotejando con el
encargado la recepcin de
mercanca contra el pedido
oficial y la factura.
- Esta actividad se
conecta al procedimiento
de entradas por
mercancas.
PEDIDO OFICIAL
3
-
- Elabora el pedido
oficial, notificando al
proveedor para realizar la
compra correspondiente.
- Recaba autorizacin y
distribuye para continuar
con el trmite del pedido
oficial.
Espera
Proveedor
FIN
PEDIDO OFICIAL
- Recibe original del
pedido oficial y
espera al proveedor.
Espera
Proveedor
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIAGRAMAS DE FLUJO
GESTORA ENCARGADO
INICIO
DE
PROCEDIMIENTO
FACTURA
DOCUMENTOS
LIBRO DE REGISTRO
PROGRAMACIN DE
PAGOS
RECIBO DE CAJA
DESGLOSE
DESGLOSE
1
CONTRA RECIBO
3
- Recibe desglose y copia de
factura, captura y devuelve.
Elabora la programacin
de pagos y registra en el
libro de control.
- Asigna fecha de pago
y ordena documentos.
- Recibe documento
y fecha de pago
- Elabora contra
recibo, recibo de caja,
anexa al expediente,
registra en el libro de
recepcin de
contabilidad, turna.
GESTORA AUXILIAR
GESTORA ENCARGADO
COMPRAS RESPONSABLE
EXPEDIENTE
LIBRO DE REGISTRO
RELACIN DE
PROGRAMACIN
RECIBO DE CAJA
EXPEDIENTE
5 - Recibe expediente
para trmite de firmas;
revisa, rubrica y turna.
EXPEDIENTE
6
- Recibe expediente,
verifica firmas y turna
para autorizacin.
4
-
ABASTO JEFE
NOMBRE DEL
FECHA VIGENCIA REVISIN HOJA_____
ORGANISMO
D/M/A
D / M / A DE _______
UNIDAD ADMINISTRATIVA: COMPRAS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GESTORA ENCARGADO
7
-
EXPEDIENTE
- Recibe expediente,
analiza, verifica y valida.
- Obtiene copias de todo el
expediente para su registro
contable, recaba acuse en el
libro de control y entrega.
8
-
EXPEDIENTE
- Recibe el expediente,
obteniendo copias, archiva
para aclaraciones.
- Anexa relacin de
programacin de pago a
proveedores al expediente y
entrega al Departamento del
control del egreso.
- Esta actividad se conecta
al procedimiento de revisin y
autorizacin de documentos,
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Pedido Oficial.
CLAVE.
s/c
No.
DEBE ANOTARSE
1
Con nmeros arbigos y consecutivos el que
corresponda al folio.
2
El da, mes y ao en que se elabora este
pedido oficial.
3
El nombre completo del proveedor
empresa.
4
El da, mes y ao de entrega de la mercanca
de este pedido.
5
Tachar con una X el plazo de pago (das),
15,30,60 y 90 de acuerdo a lo convenido.
6
El nombre de la unidad administrativa donde
se va entregar la mercanca de est pedido oficial.
7
Con nmeros arbigos la clave que
corresponde al articulo.
8
El nombre del artculo y sus especificaciones.
9
El nombre de la unidad en que se presenta la
mercanca ejemplo: pieza, caja, etc.
10
Con nmeros arbigos el nmero que
corresponde a la cantidad del articulo.
11
Con nmeros arbigos el precio que
corresponde a cada articulo.
12
Con nmeros arbigos el importe que
corresponde al total de la cantidad.
13
Con nmeros arbigos la cantidad que
corresponde a la suma de los importes.
14
El nombre y la firma del responsable de
compras que es quien elabora este formato.
15
El nombre y la firma del jefe de abasto que
autoriza este documento.
16
El nombre y la firma del proveedor que
recibe este documento.
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
CLAVE:
Nota de Entrada
s/c
No.
DEBE ANOTARSE
1
Con nmeros arbigos y consecutivos el que
corresponda al folio de este formato.
2
El da, mes y ao en que se elabora esta nota
de entrada.
3
El nombre del proveedor empresa.
4
Con nmeros arbigos los que corresponden
a la (s) factura (s).
5
Con nmeros arbigos los folios de las notas
de remisin.
6
Transporte.
7
Taln nmero.
8
Con nmeros arbigos el folio del pedido
oficial.
9
El da, mes y ao en que se elabor el pedido
oficial al que corresponde esta nota de entrada.
10
Con nmeros arbigos la cantidad de la
mercanca.
11
El nombre de la unidad en que se presenta la
mercanca, ejemplo: pieza, caja, etc.
12
El nombre del artculo y sus especificaciones.
13
Con nmeros arbigos clave asignada a la
mercanca de acuerdo al catlogo.
14
Con nmeros arbigos el importe del total de
la cantidad.
15
Anotar las observaciones encontradas en la
entrada de la mercanca.
16
El nombre y la firma del encargado de
recepcin y acomodamiento.
17
El nombre y la firma del encargado de
sistemas que registra la informacin.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
contra recibo
s/c
No.
DEBE ANOTARSE
1
Nmero
ordinal
consecutivo
que
corresponde al folio.
2
Nombre completo del proveedor empresa a
la que se le va a pagar.
3
Con nmero ordinal y letra a la cantidad que
corresponde al pago a realizar.
4
Con nmeros arbigos y consecutivos al folio
que corresponden a las facturas a pagar.
5
El da, mes y ao en que se expide este
contra recibo.
6
El da, mes y ao probable en que se
intercambiar el contra recibo por el cheque correspondiente.
2
3
4
5
6
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVO DE LLENADO
Nombre del Formato:
CLAVE:
Nota de Cargo.
s/c
1
El nombre del centro comercial al que
pertenece la aplicacin de la nota de cargo.
2
El da, mes y ao en que se elabora este
formato.
3
El nombre proveedor empresa.
4
El registro federal de causantes del proveedor
empresa.
5
Anotar el domicilio del proveedor empresa,
incluyendo calle, nmero, colonia, municipio y estado.
6
Anotar el nombre del artculo y sus
especificaciones.
7
Con nmeros arbigos la cantidad de la
mercanca.
8
Con nmeros arbigos el precio de cada
artculo.
9
Con nmeros arbigos, el importe del total de
la cantidad de los artculos.
10
La suma total de los importes.
11
Con nmeros arbigos la cantidad del
impuesto al valor agregado, obtenido del sub total .
12
Con nmeros arbigos la cantidad que se
origina de la suma del sub total ms el IVA.
13
Anotar con letra la cantidad del total de la nota
de cargo.
14
El nombre y la firma del proveedor al que le
afecta esta nota de cargo.
15
El nombre y la firma del encargado de
gestora que requisita este formato.
16
El nombre y la firma del responsable de
compras que revis este formato.
17
El nombre y la firma del jefe de abasto que
autoriza la aplicacin de esta nota de cargo.
18
El nombre y la firma del jefe de contabilidad
de centros comerciales.
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
formato.
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
2
Con nmeros arbigos el nmero que le
corresponde a esta hoja as como el que comprende al total que integran
esta programacin.
3
El nombre del rea administrativa que realiz
la compra (nombre del centro comercial, abasto, farmacias).
4
Nombre de la institucin bancaria donde se
cobrar el cheque que se va expedir.
5
Con nmeros arbigos los que corresponden
a la cuenta asignada por la institucin bancaria.
6
Tachar con una X el tipo de programacin:
Normal, especial y farmacia.
7
Con nmeros arbigos en forma consecutiva
iniciando por el 1, 2, 3, sucesivamente, las facturas a pagar.
8
El nombre completo del proveedor empresa
que presenta la factura a pagar.
9
Anotar con nmeros arbigos el nmero
consecutivo de folio que contiene el contra recibo.
10
El da, mes y ao en que se elabora el contra
recibo.
11
El da, mes y ao probable que se emitir el
cheque.
12
Con nmeros arbigos la cantidad que
corresponde al pago.
13
Anotar el nombre completo y la firma del jefe
de abasto donde se elabora esta forma.
14
Anotar el nombre completo y la firma del jefe
del departamento de centros comerciales y laboratorio ptico quien
autoriza este formato.
15
El nombre completo y la firma del visto bueno
del subdirector de proteccin al salario.
LOGOTIPO DEL
ORGANISMO:
MANUAL DE POLTICAS
AO
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE POLTICAS
NDICE
1.- INTRODUCCIN
2.- ORGANIGRAMA
3.- DECLARACIN DE POLTICAS
PAGINA
X
X
X
3.3.3. La introduccin debe ser breve y concisa, pero que permita al lector un
panorama general del contenido del manual de polticas, mediante una
explicacin sobre su mbito de aplicacin, a quien va dirigido como se usar,
propsitos, adems de un breve mensaje y la autorizacin del gerente
director de la unidad administrativa.
JEFE
DE
ABASTO
SISTEMA
AUTOMATIZADO
SECRETARIA
RESPONSABLE
DE
ALMACN
RESPONSABLE
DE
COMPRAS
ENCARGADO
DE
EMBARQUE Y
RECEPCION
ENCARGADO
DE
GESTORA
AUXILIARES
Y
CHOFERES
AUXILIARES
DE
SERVICIOS Y
PAGOS
3.3.5. Declaracin de Polticas.- Una vez que se han desarrollado las polticas, se elabora una
descripcin narrativa, utilizando textos especializados para escribir las polticas.
NOMBRE
ORGANISMO
DEL FECHA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
VIGENCIA
D/M/A
REVISIN HOJA_____
D/M/A
DE
_______
MANUAL DE POLTICAS