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financiera en
la gerencia,
divulgacin de
cualquier carta
Normas personales: son cualidades que el auditor debe tener para ejercer
sin dolo una auditoria, basados en sus conocimientos profesionales as
como en un entrenamientos tcnico, que le permita ser imparcial a la hora
de dar sus sugerencias.
Normas de ejecucin del trabajo: son la planificacin de los mtodos y
procedimientos, tanto como papeles de trabajo a aplicar dentro de la
auditoria.
Normas de informacin: son el resultado que el auditor debe entregar a los
interesados para que se den cuenta de su trabajo, tambin es conocido
como informe o dictamen.
2.1.3. Procedimiento:
Se le llama as al conjunto de investigacin aplicable a un grupo de hechos o
circunstancias que nos sirven para fundamentar la opinin del auditor dentro de
una auditoria. La combinacin de dos o mas procedimientos, derivan en
programas de auditoria, y al conjunto de programas de auditoria se le denomina
plan de auditoria, el cual servir al auditor para llevar una estrategia y organizacin
de la propia auditoria.
El auditor no puede obtener el conocimiento que necesita para sustentar su
opinin en una sola prueba, es necesario examinar los hechos, mediante varias
tcnicas de aplicacin simultnea, en general los procedimientos de auditoria
permiten:
2.2. Objetivos:
El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles
de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de
unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la informacin de la forma
mas adecuada asegurando su calidad y por ltimo agilizar la circulacin de la
informacin para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
Constituye un objetivo primordial del proyecto la definicin de un modelo de
gestin que garantice y asegure:
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Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una
breve descripcin (preferiblemente de una hoja como mximo) de la forma como
se debe llenar. En esta descripcin se debe especificar el recorrido del documento
entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los
originales como las copias si las tiene.
Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben
describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar
como resultado, como es el caso de una acta, el reporte para dar de baja un
activo, la descripciones de las acciones a seguir, etc.
2.3. Manual de Organizacin
El manual de organizacin es un documento que refleja informacin detallada
sobre los antecedentes histricos, las atribuciones, el marco jurdico de la unidad
organizativa, la estructura, los objetivos, las funciones, y las lneas de
comunicacin y coordinacin que se debe dar en una unidad organizativa,
dependencia o unidad administrativa. La creacin de manuales de organizacin
agrupa cinco objetivos fundamentales: Esquematizar los puestos, relaciones y
funciones para presentar una visin de conjunto de la organizacin a travs de
organigramas. Precisar las funciones encomendadas a cada unidad orgnica para
deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Apoyar la
ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo. Servir como orientacin al personal de nuevo ingreso
para facilitar su incorporacin a las distintas unidades orgnicas. Proporcionar el
mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales para ayudar a
reducir los costos de operacin de la organizacin.
Por lo tanto un Manual de Organizacin se convierte en una gua til para la
administracin, principalmente por que es el producto final y tangible de la
planeacin organizacional; por lo tanto, la importancia de este tipo de manual
radica en que contribuye a realizar la tarea principal de un directivo: organizar,
delegar, supervisar y motivar al personal.
La Estructura de un manual de organizacin es convencional y los aspectos ms
comunes son: Portada del manual, Hojas de identificacin de firmas, ndice,
Introduccin o presentacin, Antecedentes histricos, Marco jurdico de la unidad
organizativa, Estructura orgnica, Organigrama general y Estructura funcional.
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2.10.2. Desventajas
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Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular debe
anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Numero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer termino, las siglas de la organizacin, en segundo
lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ultimo,
el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero debe colocarse un guin o
diagonal.
2.12.2. ndice o contenido
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del
documento.
2.12.3. Prlogo y/o introduccin
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas en el manual.
2.12.4. Objetivos de los procedimientos
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
2.12.5. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos Esfera de
accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o
sectoriales.
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2.12.6. Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en
cualquiera de sus fases
2.12.7. Polticas o normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que
se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:
2.12.8. Concepto
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento, las
cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la
consulta del manual.
2.12.9. Procedimiento
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten,
cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
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Una vez que se rene la informacin revisada y firmada por cada rea, los
involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para compaginar e
integrar el proyecto final del manual.
2.18. Formulacin de recomendaciones:
Para seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo,
Recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones.
2.19. Tipos de recomendaciones.
De mantenimiento: preservacin general de la misma estructura orgnica,
funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. De eliminacin: supresin
de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin total o parcial
de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades
administrativas, De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del
nmero de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o
programas De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de
trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la
utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas. De intercambio: re
direccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del
trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o sector.
Una vez que el manual ha quedado debidamente estructurado, el encargo del
proyecto debe someter a las instancias procedentes para su aprobacin;
convocara a su grupo de trabajadores para la ltima revisin de la documentacin
que se presentara a los niveles directivos. Es recomendable que esta
recomendacin parta en un documento sntesis derivado del informe, cuya
extensin no sea mayor de treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado,
requiera de un mnimo de tiempo que deje un lapso adicional para explicaciones,
as como para intercambio de opiniones.
Reproduccin del Manual:
Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual haya recabado e
integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisiones, debe
coordinarse con la unidad o reas que maneja los recursos econmicos para que
este sea reproducido para su distribucin e implantacin.
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CONCLUSIONES
1. Se concluye que el manual de normas y procedimientos es de mucha
importancia en una organizacin, porque refleja los lineamientos en los
cuales se deben guiar para mantener un buen control en las diferentes
reas de la empresa y tambin es de suma importancia para facilitar el
reclutamiento y seleccin del personal.
2. Se concluye que el manual de normas y procedimientos de auditoria
permiten el estudio organizacional y sirve como fuente nica para obtener
informacin concisa y tambin apoya a la capacitacin y supervisin del
personal.
3. En conclusin existen una serie de circunstancias dentro del mbito
empresarial, que se presenta a los gerentes de forma continua. Problemas
tales como la centralizacin del poder, un mal clima laboral,
incumplimientos en los procesos de produccin y entregan de productos,
mal mejoramiento en los sistemas o lneas de montajes de los artculos
entre otros se pueden derivar de una mala gestin o peor an por aun
inexistencia o falta de auditora interna.
4. El Estatuto de Auditora Interna no es ms que un auxilio o una serie de
tcnicas modernas que le permiten al Director de Auditora Interna tomar
decisiones cruciales y oportunas ante la evaluacin de algn tipo de
disparidad o desequilibrio en los procesos productivos, econmicos,
polticos y sobre todo sociales que constituyen la naturaleza y esencia de la
empresa.
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RECOMENDACIONES
1. Se recomienda que el departamento de auditoria interna de una
organizacin adopte el manual de normas y procedimientos para facilitar la
coordinacin y comunicacin dentro de la empresa y por ende dar un valor
agregado a la institucin.
2. Se recomienda que el departamento de auditoria interna realice anlisis de
toda la organizacin con el fin de obtener informacin oportuna y clara de
acuerdo al manual de normas y procedimientos para para mantener una
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BIBLIOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos27/manual-auditoria/manualauditoria2.shtml
www.monografias.com/normas/tcnicas/procedimientos
informtica.shtml
www.monograficas.com/trabajos27/manula-auditoria/manual-auditoria.html
de
auditoria
en