Вы находитесь на странице: 1из 51

EL CUADERNO DE OBRA Y

EL PROCESO DE EJECUCIN

Arq FREDY ROLAND TOLENTINO HUARANGA

PRESENTACIN
Contribuir a una mejor administracin de la
ejecucin en obra de los proyectos y sobre todo a
garantizar un eficaz y eficiente uso de los recursos
que Estado destina hacia stos.
El contenido est basado en la normatividad
vigente que rigen los procesos de direccin y
conduccin de las obras pblicas.
Uno de los documentos clave en la gestin,
monitoreo y supervisin de los proyectos es el
Cuaderno de Obra.

I. CONCEPTO
El cuaderno de obra, es el documento firmado en todas sus pginas por
el inspector o supervisor, segn corresponda, y por el residente, y consta
de una hoja original con tres copias desglosables, correspondiendo una
de stas a la Entidad, otra al contratista y la tercera al inspector o
supervisor; en donde se anotan los hechos relevantes durante la
ejecucin de la obra. (Art.194 y 195 del Decreto Supremo N 1842008-EF Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 43
de la Ley de Contrataciones del Estado). Este concepto se aplica para
obras ejecutadas por contrata

I. CONCEPTO
Cuaderno de Obra, El documento que, debidamente foliado, se abre al
inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente
anotan las ocurrencias, rdenes, consultas y las respuestas a las
consultas. (Glosario de trminos del Decreto Supremo N 184-2008-EF
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y Art. 43 de la
Ley de Contrataciones del Estado).

I. CONCEPTO
El cuaderno de obra, es el documento que dispone la Entidad en la
etapa de construccin, debidamente foliado y legalizado en el que se
anotar la fecha de inicio y trmino de los trabajos, las modificaciones
autorizadas los avances mensuales, los controles diarios de ingreso y
salida de materiales y personal, las horas de trabajo de los equipos, as
como los problemas que viene afectando el cumplimiento de los
cronogramas establecidos y las constancias de la supervisin de la
obra.(Art. 1 de la RC. N 195-88-CG del 18 de julio de 1988).

I. CONCEPTO
El cuaderno de obra, Documento tcnico en que se anotar y se
registrar cronolgicamente todas las incidencias y ocurrencias que se
consideren

convenientes

como

el

avance

de

los

trabajos,

las

modificaciones que se produzcan, las consultas, ordenes, por parte del


residente o inspector o supervisor.

Incidencia: Lo que sucede en el curso de


un asunto o negocio y tiene relacin con
ello Influencia de un nmero de casos
en algo.

Ocurrencia: Idea inesperada y repentina


que tiene una persona Dicho o hecho
gracioso e ingenioso de una persona

Pregunta:

Es necesario que el cuaderno de

obra sea legalizado notarialmente?

DIFERENCIAS:
CUADERNO DE OBRA POR CONTRATA

CUADERNO DE OBRA POR


ADMINISTRACIN DIRECTA

- Dialogo entre Residente de Obra y el


Supervisor o Inspector de obra segn
corresponda.

- Dialogo entre Residente de Obra y el


Supervisor o Inspector de obra segn
corresponda.

- Anotan consultas y Observaciones de


carcter tcnico.

- Anotan consultas y Observaciones de


carcter tcnico.

- Anotan ocurrencias mas relevantes.

- Anotan ocurrencias mas relevantes.


- Nmero de personal que trabaj.
- Materiales que ingresaron y salieron a
almacn.
- Materiales utilizados en obra.
- Equipo y personal que utilizaron en la
ejecucin de la partida.

- Pruebas de control de calidad.

- Pruebas de control de calidad.


- Avances logrados.

II. MARCO LEGAL


Ley de Contrataciones del Estado Decreto Legislativo N 1017
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado Decreto

Supremo N 184-2008-EF.
Resolucin de Contralora N 195-88-CG del 18 de julio de
1988.
Manuales y/o procedimientos especficos de desarrollo,
ejecucin, supervisin y control de obras de cada entidad

pblica.

III. PROCEDIMIENTO DE
SU LLENADO.
Artculo 184.- Inicio del plazo de ejecucin de obra, El inicio del plazo de ejecucin
de obra comienza a regir desde el da siguiente de que se cumplan las siguientes
condiciones:
1. Que se designe al inspector o al supervisor, segn corresponda;
2. Que la Entidad haya hecho entrega del expediente tcnico de obra completo;
3. Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se

la

ejecutar obra;
4. Que la Entidad provea el calendario de entrega de los materiales e insumos que,
de acuerdo con las Bases, hubiera asumido como obligacin;

5. Que se haya entregado el adelanto directo al contratista, en las


condiciones y oportunidad establecidas en el artculo 187.

- Las condiciones debern ser cumplidas dentro de los quince (15) das contados a partir del
da siguiente de la suscripcin del contrato.
- No solicitud adelanto directo, el plazo se inicia con el cumplimiento de las dems condiciones.
- Si la Entidad no cumple con lo dispuesto en los numerales precedentes por causas
imputables a sta, el contratista podr iniciar el procedimiento de resolucin del contrato
dentro del plazo de quince (15) das de vencido el plazo previsto en el prrafo anterior, de
acuerdo a lo sealado en el artculo 169.

- Asimismo, en el mismo plazo tendr derecho a solicitar resarcimiento de daos y perjuicios


debidamente acreditados, hasta por un monto equivalente al cinco por diez mil (5/10000) del

monto del contrato por da y hasta por un tope de setenta y cinco por diez mil (75/10000).
- La Entidad debe pronunciarse sobre dicha solicitud en el plazo de diez (10) das hbiles de
presentada. Respecto al derecho de resarcimiento, el contratista podr iniciar un
procedimiento de conciliacin y/o arbitraje dentro de los quince (15) das hbiles de vencido
el plazo con el que cuenta la Entidad para pronunciarse sobre la solicitud.
- Si cumplidas las condiciones antes indicadas, la estacionalidad climtica no permitiera el
inicio de la ejecucin de la obra, la Entidad podr acordar con el contratista la fecha para el
inicio de la ejecucin. Dicha decisin deber ser sustentada en un informe tcnico que
formar parte del expediente de contratacin.

Art. N 194 Cuaderno de Obra:


Se abre en la fecha de entrega de terreno

ORIGINAL
(en Obra)

Firmado por inspector o supervisor,


Segn corresponda y por el residente.

Si el contratista no permite el acceso al cuaderno de obra al inspector o


supervisor, impidindole anotar las ocurrencias, ser causal de aplicacin de
multa del cinco por mil (5/1000) del monto de la valorizacin por cada da de
dicho impedimento.
Concluida la ejecucin de la obra, el original quedar en poder de la Entidad.

- Entidad
- Contratista
- Supervisor

Art. N 195: Anotacin de ocurrencias:


Se anotan hechos relevantes que ocurran durante la ejecucin
de la obra.

Firmando al pie de cada anotacin el inspector o supervisor


o el residente, segn sea el que efectu la anotacin.
Las solicitudes que se realicen como consecuencia de las
ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harn
directamente a la Entidad por el contratista o su
representante, por medio de comunicacin escrita.
El cuaderno de obra ser cerrado por el inspector o
supervisor cuando la obra haya sido recibida
definitivamente por la Entidad.

Artculo 196.- Consultas sobre ocurrencias


en la obra:

1. Se formulan en el C/O. se dirige al I/S.


2. Sern absueltas mx. en 5 d/s de ser anotadas sino requieren
opinin del proyectista.
3. Si no son absueltas dentro de los 02 d/s acude a la entidad, la que
tiene 05 d. para resolverlas, contados desde el da siguiente de la
recepcin de la comunicacin del contratista.

Artculo 196.- Consultas sobre ocurrencias


en la obra:
4. Si requiere la opinin del proyectista el I/S la eleva a la entidad mximo
en 4 d/s. de anotadas; la Entidad en coordinacin con el Proyectista
absuelve mx. en 15 d/s.
5. Proyectista es responsable de absolver las consultas dentro de los
plazos establecidos (es preciso mencionarlos en las bases y contrato
del proyectista).
6. Si el proyectista no responde en el plazo estipulado, la entidad da
instrucciones al contratista a travs del I/S sin perjuicios que adopten
contra el proyectista.

Artculo 196.- Consultas sobre ocurrencias


en la obra:
4. Si requiere la opinin del proyectista el I/S la eleva a la
entidad mximo en 4 d/s. de anotadas; la Entidad en
coordinacin con el Proyectista absuelve mx. en 15 d/s.
5. Proyectista es responsable de absolver las consultas
dentro de los plazos establecidos (es preciso mencionarlos
en las bases y contrato del proyectista).
6. Si no cumplen, C. solicita Ampliac. de Plazo por le tiempo
de demora; segn afectacin de la ruta crtica por no
absolver las consultas en los plazos establecidos.

a. Anotaciones al inicio de la obra:

El Residente de obra debe verificar que el Cuaderno de Obra se


encuentre

debidamente

legalizado,

foliado,

con

las

firmas

correspondientes y dems formalidades segn la naturaleza de la


obra a ejecutarse.

a. Anotaciones al inicio de la obra:

En una Obra por Contrata


En el caso de obras por contrata, el primer folio del cuaderno de
obra debe utilizarse para transmitir el acta de entrega del terreno y
otros datos bsicos, tales como:
Nombre de la Empresa constructora o contratista.
Valor referencial de la obra contratada.
Plazo de ejecucin de la obra.

a. Anotaciones al inicio de la obra:

En una obra por Administracin Directa y por Encargo


En el caso de obras por Administracin Directa y Encargo, el primer
folio le corresponder para la legalizacin del cuaderno de obra, el
segundo folio para transcribir el Acta de entrega del terreno y otros
datos bsicos de la obra, tales como:
Fecha de Resolucin de aprobacin del expediente tcnico y/o
fecha de la firma del Convenio para la ejecucin de la Obra.
Resolucin de designacin del Residente o Coordinador.
Fecha de la Entrega del Terreno al Residente o Coordinador
Fecha de Inicio de Obra y plazo de ejecucin de la Obra

a. Anotaciones al inicio de la obra:

El siguiente asiento debe estar redactado por el Residente, en donde se


indica de manera clara y precisa las siguientes acciones:
Numero de asiento
Persona a quien corresponde el asiento
Hora de inicio de actividades
Detalle de la(s) partida(s) con que se inicia el proyecto

Distribucin de las cuadrillas de trabajo


Nmero de trabajadores que inician la actividad
///

a. Anotaciones al inicio de la obra:

Nmero y detalle de la mano de obra calificada que inician el proyecto:


Jefes de Cuadrilla, Asistente de Cuadrilla, Maestro de Obra, Operarios,
Oficiales, profesionales.
Herramientas con la que se inicia la obra
Detalle de las medidas de seguridad de los trabajadores.

Solicitud de autorizacin del trazo y replanteo del proyecto a ser aprobado por
el Supervisor.

3.3. Durante la obra:


En una Obra por Contrata
Las acciones o registros en el Cuaderno de Obra que se efectan
durante la ejecucin de la obra son las:

Acta de inicio de obra


Fecha de entrega del adelanto directo y/o materiales, asimismo si el
contratista ha cumplido con presentar su Plan de utilizacin del
adelanto por materiales.
Fecha de inicio del plazo contractual y fechas de aprobacin y
cancelacin de las valorizaciones de obra.
Proyectos de modificaciones de la obra, debidamente sustentadas,
precisando sus causales, as como el nmero y fecha de resoluciones
que aprueban dichas modificaciones.

3.3. Durante la obra:


Causales de adicionales y/o deductivos de obra, incluyendo nmero y
fecha de las resoluciones que los aprueben.
Cambios de Inspectores, Supervisores y Residentes de Obra;
indicando los documentos oficiales de designacin.
Avance fsico semanal de cada una de las partidas que se ejecutan en
la obra, con un anlisis comparativo relacionado con el Calendario
Valorizado de Obra.
Resultado de pruebas efectuadas para realizar los controles de calidad
de ejecucin de la obra. De existir observaciones se requiere de su
inmediata subsanacin y luego de ejecutada la misma, se dejar
constancia de ello.

3.3. Durante la obra:


Posibles ampliaciones de plazo, sustentando sus causales y en los
casos de concretarse, se indica el nmero y fecha de las resoluciones
que aprueban dichas ampliaciones.
Paralizaciones parciales y/o totales de obra, indicando sus causales e
informando si fuera quien decidir sobre la intervencin econmica o
resolucin (rescisin) del contrato.
Incumplimiento de los avances parciales de la obra, establecidos en los
Calendarios Valorizados de Avances de Obra, precisando sus causales
y solicitando al contratista la presentacin de Nuevos Calendarios que
permitan la aceleracin de los trabajos, a fin de garantizar el
cumplimiento de la obra, dentro del plazo establecido.

3.3. Durante la obra:


En una obra por Administracin Directa y por Encargo
De manera general las acciones o registros en el Cuaderno de
Obra que se efectan durante la ejecucin de la obra son las
siguientes:
Los requerimientos tcnicos de personal, materiales y servicios de
maquinaria y equipos, entre otros, que fueron tramitados mediante el
respectivo Informe Tcnico.
El cambio de residente y/o coordinadores de obra, al momento de su
ocurrencia, el mismo que debe estar sustentado mediante un documento
oficial de la entidad a cargo del proyecto, que por lo general es una
Resolucin.
Fechas de aprobacin de los Presupuestos Analticos y de sus
respectivas reestructuraciones, si las hubiera..

3.3. Durante la obra:


Los Informes semanales, quincenales o mensuales de avance fsico y
financiero de la Obra. Esta periodicidad depende del tipo de proyecto, el
plazo de ejecucin o las disposiciones expresas detalladas en los
manuales o procedimientos con que cuente la entidad.
Las pruebas de control de calidad que se realicen en la ejecucin de la
obra, entre los que se incluyen los Anlisis de Suelos, Pruebas de
Concreto, Pruebas Hidrulicas, Pruebas de Resistencia y/o
Compactacin de suelos, entre otras.
La no continuidad de la obra por paralizaciones debe registrarse
indicando las razones que generaron dicha circunstancia, el mismo que
debe basarse en hechos verificables, pues esta accin puede acarrear
posibles ampliaciones del plazo de ejecucin de la obra.

3.3. Durante la obra:

De manera especfica, a cada da calendario, el Residente


menciona el trabajo ejecutado en el da, los equipos, el personal, el
material utilizado (cimento asfalto etc.) y el metrado aproximado de
lo realizado.

3.4. Al concluir la obra:


En una obra por contrata:
Esta etapa constituye el proceso final de la ejecucin fsica del proyecto,
pues en base a ello se verificar el cumplimiento o no de los plazos
contractuales de ejecucin, adems de la verificacin del cumplimiento de
las caractersticas constructivas.
En esta fase se registra:
En la fecha indicada, el Residente de Obra realiza el asiento respectivo
indicando la fecha de trmino de ejecucin de la obra, indicando el
cumplimiento del 100% de las partidas del proyecto, debiendo solicitar al
Supervisor o Inspector la solicitud de conformidad de culminacin de obra.
Hay que recordar que este asiento no necesariamente es el ltimo da del
plazo de ejecucin de obra, pues si a ese da el proyecto no se encuentra
ejecutado en el 100% de sus partidas, no representa la culminacin de la
obra.

3.4. Al concluir la obra:


En una obra por contrata:
El Inspector, luego de verificar que las partidas del proyecto han sido
ejecutadas en un 100%, dar por concluida el proyecto, realizando el asiento
respectivo, debiendo informar sobre esta fecha a la Entidad, en el lapso de
cinco (05) das naturales.
Cuando las partidas no han sido concluidas al 100%, an cuando el residente
haya consignado dicho avance en el cuaderno de obra, el Inspector dejar
constancia del hecho, indicando de manera detalladas las partidas inconclusas
o aquellas que a criterio tcnico no cumplan con las especificaciones tcnicas
detalladas en el expediente tcnico.
Si el plazo trmino contractual ha vencido, esta fecha servir para el cmputo
de los das de penalidad por retraso en la fecha de culminacin de obra que se
encuentran estipulados en el contrato. De ah la importancia de detallar con
precisin este asiento en el cuaderno de obra.

3.4. Al concluir la obra:


En una obra por contrata:
Si la obra es declarada por el Inspector que se ha cumplido con el 100% de las
partidas, la entidad nombrar una Comisin de Recepcin de Obra, cuya
resolucin ser insertada en el cuaderno de obra, as como el Acta de
Observaciones, si la hubiere.
Cuando el Comit de Recepcin ha identificado observaciones al proyecto, el
Levantamiento de Observaciones con su Acta respectiva o de incumplimiento
de las mismas, por parte del Contratista, tambin se registra en el cuaderno de
obra.
De los considerandos expuestos se desprende que el Supervisor es quien
realiza el ltimo asiento de obra.
El informe de Liquidacin del Proyecto, deber incluir el original del cuaderno
de obra.

3.4. Al concluir la obra:


En una obra por Administracin Directa:
El asiento que informa la fecha de culminacin de la obra debe ser redactado
por el Residente, en donde se indica la fecha de trmino de la obra, haciendo
un anlisis de las partidas ejecutadas, debiendo solicitar a Inspector su
conformidad. Adems deber consignar lo siguiente:
Valoracin final del proyecto
Metrados alcanzados, detallados segn las partidas del expediente
tcnico
Nmero de participantes con que se concluye el proyecto,
desagregado por sexo. Este dato es importante en la ejecucin de
proyectos sociales como FONCODES y Construyendo Per.
Detalle de los materiales e insumos existentes en almacn
Detalle de las herramientas que obran en almacn, detallando su
estado de conservacin.

3.4. Al concluir la obra:


En una obra por administracin directa:
Sin embargo de forma oficial mediante documento se debe informar de este
hecho al inspector.
El inspector, luego de la verificacin del cumplimiento de las partidas
expresadas en el Expediente Tcnico con lo realizado en obra, realizar el
asiento respectivo dando conformidad a lo expresado por el Residente o su
disconformidad.

En caso el inspector manifestara que no se ha cumplido el 100% de las partidas


especificadas en el proyecto, el asiento respectivo deber consignar de manera
detallada y pormenorizada de la(s) partidas(s) que no se hayan ejecutado al
100%, por lo que deber continuar el proyecto hasta su culminacin total,
dando un tiempo adicional para la culminacin del proyecto.

3.4. Al concluir la obra:


En una obra por administracin directa:
Si se ha dado la conformidad del 100% de ejecucin del proyecto, se informar
de este hecho a la institucin, quien nombrar la Comisin de Recepcin de
Obra mediante resolucin u otro documento estipulado en su TUPA o el
documento de gestin respectivo, transcribiendo dicho documento en el
cuaderno de obra.
Si la Comisin de Recepcin identificara deficiencias o que las partidas no han
sido ejecutadas al 100%, el Acta de Observaciones se registrar en el cuaderno
de obra, as como el Acta de Levantamiento de Observaciones o de
incumplimiento de las mismas.
El original del cuaderno de obra debe ser presentado como parte del Informe
de Liquidacin del Proyecto.

IV. PRINCIPALES ERRORES, FALTAS Y DELITOS


QUE SE COMENTEN EN EL MANEJO DEL
CUADERNO DE OBRA
4.1. Responsabilidades : Tipologa:

Por la materia, la responsabilidad de los responsables del manejo del


cuaderno de obra y de quienes se encargan de verificar el cumplimiento de
la aplicacin correcta de este documento son:

IV. PRINCIPALES ERRORES, FALTAS Y DELITOS QUE


SE COMENTEN EN EL
MANEJO DEL
CUADERNO DE OBRA
Responsabilidad Administrativa:

Por ejemplo cuando en un proceso de seleccin no hago caso al


Reglamento y no cumplo con los plazos establecidos para integrar las
bases.
En el caso del cuaderno de obra, cuando no registro de manera
oportuna los acontecimientos importantes del proyecto.
Supletoriamente cuando corresponda, se aplica tambin lo expresado
por la Ley N 27815- Ley del Cdigo de tica en la Funcin Pblica.

Responsabilidad Civil:
Es aquella en la que incurren los servidores y funcionarios pblicos, que
por su accin u omisin en el ejercicio de sus funciones, hayan ocasionado
dao econmico a su Entidad o al Estado. Es necesario que el dao
econmico haya sido ocasionado por un incumplimiento de funciones, por
dolo o culpa, sea esta inexcusable o leve.

Cuando no aplic al contratista las penalidades por la demora


injustificada en la entrega de la obra.
En el caso del cuaderno de obra, cuando registro una accin que no ha
ocurrido y que ocasionar un pago a la institucin.

Responsabilidad Penal:
Es aquella en la que incurren los servidores y
funcionarios pblicos que en ejercicio de sus funciones
han efectuado un acto u omisin tipificado como delito.
Cuando simulo un proceso de seleccin, pero en la realidad ya se
conoce con quien voy a contratar y probablemente ya est brindando el
servicio.
En el uso del cuaderno de obra, por ejemplo, aprobar por parte del
supervisor un adicional de obra por vicios ocultos, sin que esta
dificultad en obra haya ocurrido.
El objeto de tutela penal es el correcto funcionamiento de la
administracin pblica.

COLUSIN:
Este delito se verifica cuando el funcionario o servidor pblico
interviene en contratos, suministros, licitaciones, concursos de precios,
subastas o cualquier otra operacin semejante por razn de su cargo o
comisin especial, y defrauda al Estado o Entidad u Organismo del
Estado concertando con los interesados en los convenios, ajustes,
liquidaciones o suministros.
Un ejemplo de este delito es cuando el Residente y el Superviso
de manera concertada, registran en el cuaderno de obra que la
obra se ha concluido al 100%, sin que ello haya ocurrido de
manera real.

PECULADO:
Este delito se configura cuando el funcionario o servidor pblico se
apropia o utiliza, en cualquier forma, para s o para otro, caudales o
efectos cuya percepcin, administracin o custodia le han sido
confiados por razn de su cargo.
Un ejemplo de este delito es cuando se registra el ingreso de
materiales a almacn de obra sin que el hecho haya ocurrido,
generando el pago al proveedor por la irreal entrega de los bienes
registrados en el cuaderno de obra.

MALVERSACIN:
Este delito se produce cuando el funcionario o servidor pblico da al
dinero o bienes que administra, una aplicacin definitiva diferente a
aquella a la que estn destinado, afectando el servicio o la funcin
encomendada.
Un ejemplo de este delito es cuando se registra en el cuaderno de
obra la utilizacin de materiales, sin que ellos se usen en la obra,
dndole un fin distinto, como por ejemplo destinarlo a otra obra.

El uso de fondos destinados a materiales y/o equipos y se pague


por otros rubros como mano de obra.

3.

Principales Hallazgos que se detectan en el cuaderno de obra


a. El cuaderno de obra no se encuentra fsicamente en obra.
b. El cuaderno de obra no se encuentra al da en los asientos
respectivos, es decir el ltimo asiento no corresponde al da
anterior a la visita.
c. Se encuentran hojas y/o espacios en blanco.
d. Los asientos se realizan con una letra poco legible.
e. Se presentan borrones y/o enmendaduras en los asientos.
f. Se realizan asientos, tanto del residente como del supervisor, sin
haber estado en obra el da que indica el asiento respectivo.
g. Se realizan los asientos sin considerar los detalles de las
principales ocurrencias de obra en el da.
h. Se registran hechos que no ocurrieron en obra.
i. Se registran especificaciones tcnicas diferentes a lo ocurrido en
obra.

3.

Principales Hallazgos que se detectan en el cuaderno de obra


a. El cuaderno de obra no se encuentra fsicamente en obra.
b. El cuaderno de obra no se encuentra al da en los asientos
respectivos, es decir el ltimo asiento no corresponde al da
anterior a la visita.
c. Se encuentran hojas y/o espacios en blanco.
d. Los asientos se realizan con una letra poco legible.
e. Se presentan borrones y/o enmendaduras en los asientos.
f. Se realizan asientos, tanto del residente como del supervisor, sin
haber estado en obra el da que indica el asiento respectivo.
g. Se realizan los asientos sin considerar los detalles de las
principales ocurrencias de obra en el da.
h. Se registran hechos que no ocurrieron en obra.
i. Se registran especificaciones tcnicas diferentes a lo ocurrido en
obra.

ias O
e c irm e