Infonomia.com: la empresa es informacin.

Noviembre de 2000

Por Alfons Cornella

LA INFORMACION NO ES NECESARIAMENTE CONOCIMIENTO

Datos, capta, informacin, conocimiento

Segn Checkland (1998) el objetivo bsico de un sistema de informacin debera
ser proveer adecuadamente de datos e informacin a la organizacin, mediante el
uso de tecnologas de informacin, siendo esa informacin relevante para las
actividades continuamente cambiantes de la organizacin y/o sus miembros. Se
han sealado en cursiva los conceptos fundamentales de esta definicin que
sern tratados en este apartado.
Para empezar, sera preciso entender bien qu es la informacin, si es que la
tenemos que manejar mediante tecnologas. Pero en este punto todava no
podemos ser muy optimistas, porque la verdad es que nuestro grado de
comprensin sobre lo qu es la informacin es limitado.
Quizs el primer problema es que no podemos separar la informacin y el
conocimiento de nuestra propia actividad mental. O sea, resulta difcil estudiar algo
que no es objetivable: la informacin y el conocimiento es una actividad humana,
algo que ocurre en nuestra mente. Lo dejaba muy claro Branscomb (1995) cuando
defina la informacin como la representacin simblica, en cualquier forma, de
materiales creados por la inteligencia humana e inteligible por cerebros humanos.
Que la frase contenga trminos como representacin, simblica, humano,
inteligencia, inteligible, o cerebro, da una idea de hasta qu punto resulta complejo
entender con qu tipo de objeto nos estamos enfrentando. Y si entender qu es
la informacin es difcil, no resulta, por tanto, extrao que manejar informacin sea
una actividad an poco comprendida.
Datos
Entendemos por datos los resultados de nuestras observaciones sobre el estado
del mundo. Son normalmente el resultado de medidas aplicadas a hechos
concretos, o de valores aplicados unvocamente a acontecimientos u objetos. La
temperatura en la habitacin en estos momentos, el nmero de telfono de
nuestro ayuntamiento, el resultado de un partido de ftbol, y tambin las ventas
realizadas a un cliente concreto, son ejemplos de datos. Los datos reflejan, por
tanto, hechos ocurridos en la realidad.
Y tienen dos caractersticas distintivas. Primero, los datos quedan perfectamente
identificados, sin posibilidad de confusin, por conjuntos de smbolos
(bsicamente letras y nmeros). Y, segundo, son contrastables, es decir, es
posible determinar si el dato es cierto o no, de manera indiscutible; hay, por
1

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ejemplo, una manera clara y distinta ( la Descartes, diramos) de determinar

cul es la temperatura en la habitacin en estos momentos, o de determinar quin
gan ayer tal partido de ftbol, o de encontrar cules fueron las ventas a tal cliente
durante el pasado mes.
Los datos gozan de un elevado nivel de estructura, es decir, la posibilidad de
confusin en la comunicacin de los mismos entre emisor y receptor, es mnima;
las ventas a tal cliente han sido tanto, sin ninguna posibilidad de interpretacin. En
todo caso, si se presenta tal confusin ser porque hay un problema de calidad
comunicacional en el medio utilizado (por ejemplo, la lnea telefnica utilizada para
transmitir un dato puede fallar), o porque alguna de las partes utiliza unos
smbolos para transcribir los datos que el otro no entiende (por ejemplo, el dato
puede corresponder a la medida de un fenmeno fsico, y ser medido en una
unidades que el receptor desconoce).
El que los datos tengan una estructura tan clara, el hecho de que sean totalmente
transformables en una cadena de bits, y que nada si pierda (si no hay error en la
transmisin) entre emisor y receptor cuando se transmiten todos estos bits, hace
que sea fcil capturar, almacenar y transmitir datos mediante tecnologas de la
informacin. De hecho, las tecnologas son muy tiles cuando se aplican al
manejo de datos, hasta el punto de que algunos expertos consideran que la
informtica debera seguirse llamando proceso de datos, como en sus
principios.
Capta
Se acostumbra a decir que en la progresin de los conceptos informacionales, tras
los datos viene la informacin. Checkland (1998), sin embargo, introduce entre
ellos un concepto muy til y atractivo que conviene comentar. En su opinin, la
gran cantidad de datos existentes a nuestro alrededor, claramente en cantidad
superior a la que podemos manejar, nos lleva a seleccionar slo aquellos datos
que son relevantes para las acciones en las que estamos implicados en un
determinado momento.
Si, por ejemplo, estamos estudiando el efecto del comercio electrnico en la
banca, podemos recopilar montones de datos, procedentes de las ms variadas
fuentes. Pero la necesidad de supervivencia informacional (la prevencin de la
infoxicacin) nos hace seleccionar de todos los datos accesibles aquellos que ms
relevancia nos aportan. Esta pequea parte de los datos existentes a los que
prestamos atencin recibe el nombre, propone Checkland, de capta. As, mientras
la etimologa de datos (del latn, dare: dar) nos indica que son algo que se nos da,
algo que existe y al que tenemos alcance, la de capta (del lat, capere: tomar),
indica que de todo lo existente tomamos slo aquello que nos es de inters, que
nos es relevante.

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Checkland tambin advierte que la conversin de datos en capta es un proceso

mental muy habitual, tan habitual que nos es totalmente transparente. En otras
palabras, la gran cantidad de datos con los que debemos trabajar nos lleva
automticamente a rechazar parte de ellos para concentrarnos en los que nos
aportan ms relevancia en el momento y la situacin concreta en la que nos
encontramos. Y la seleccin se hace de acuerdo con nuestras habilidades
cognitivas, con nuestra capacidad para detectar qu nos interesa y qu puede ser
considerado como accesorio en esa circunstancia concreta. Personas distintas
escogern distintos grupos de datos como su capta personal. De hecho, ser capaz
de escoger los datos adecuados de entre todos los accesibles es una habilidad
informacional muy importante, en especial en cualquier rea de creatividad
cientfica. Es una habilidad que depende del marco cognitivo de la persona (lo que
sabes te permite identificar qu datos son los importantes), pero que puede ser
desarrollada con un adecuado entrenamiento, parte de lo que hemos denominado
cultura informacional.

Informacin
Con los datos que hemos seleccionado, hemos construido nuestra capta. Esta
primera seleccin ya ha aadido valor a los datos accesibles. Pero el verdadero
valor proviene de poner la capta en nuestro contexto personal o colectivo, en el
mbito de lo que nos interesa en un determinado momento y situacin, de lo que
sabemos, o de nuestro propsito, Este contexto nos permite dar sentido a los
datos seleccionados, convirtindolos en informacin. En un determinado contexto,
los datos nos servirn para algo; en otro contexto, su significado o utilidad puede
ser otro muy diferente. Por tanto, somos las personas, en nuestro contexto
concreto, las que damos sentido a los datos; as pues, somos las personas las que
convertimos los datos (la capta) en informacin. Las mquinas manejan datos,
pero no pueden crear informacin.
Para que los datos se conviertan en informacin, alguien debe interpretarlos,
darles sentido, de acuerdo con su contexto. As, un directivo puede considerar
que, de entre todos los datos de ventas de qu dispone, le conviene en un
determinado momento seleccionar como capta los datos de ventas durante el
ltimo trimestre de un determinado producto, ordenados por reas geogrficas.
Ser el contexto del directivo (cmo quiere usar la informacin, que propsito
persigue, qu quiere demostrar, sus prejuicios previos, etc), as como sus
capacidades (cmo analiza los datos, cmo los enlaza con otros ya conocidos,
cmo sabe extraer tendencias, cmo determina patrones, cmo elimina datos que
no le sean relevantes para el objetivo en cuestin, etc) los que determinarn que
esos datos le permitan generar informacin. Por ejemplo, de los datos podr
deducir cmo est respondiendo a su oferta la poblacin de una determinada rea
geogrfica, y de acuerdo con datos histricos, podr interpretar si el lanzamiento
del nuevo producto ha tenido xito o no, o si los vendedores en esa rea estn
haciendo un trabajo correcto o no.

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As, como seala Drucker, la informacin son datos dotados de relevancia y

propsito, aunque deberamos aadir, por y para alguien, porque sin la
involucracin de una persona los datos no conducen a informacin. De manera
ms radical, se ha llegado a decir que es informacin aquello que informa a
alguien (Dervin 1977), de manera que si los datos no aportan nada, no informan
a quin los recibe, no reducen su incertidumbre, no podra hablarse en realidad de
informacin. En este sentido, recuperaramos as el sentido ms estricto de la
etimologa de la palabra informacin: dar forma (del latn in formare).
Aunque lo anterior pueda parecer una elucubracin estril, la comprensin de la
diferencia entre datos, capta e informacin es fundamental para el avance en el
campo de la gestin de la informacin:

Primero, porque la importancia del contexto de cada persona en el proceso

de in-formacin hace que una misma capta tenga significados distintos
para distintas personas.

Segundo, porque es informacin slo aquello que el usuario encuentra

informante; datos que aunque relevantes no le aportan nada nuevo o nada
que no poda predecir de lo que ya saba, no son considerados informacin
por el usuario. En este punto, la edicin de la informacin, o sea, su
presentacin en un formato que sea de utilidad al usuario, tiene cada vez
ms importancia.

Tercero, porque mientras que los datos son muy fcilmente manejables por
las tecnologas de la informacin (como hemos visto, el contenido de los
datos es totalmente codificable en forma de cadenas de bits; nada se pierde
si ningn bit se pierde), la conversin de datos en informacin es un
proceso bsicamente humano, an no automatizable. Las tecnologas han
resultado de gran utilidad para el manejo de datos, pero lo son menos para
manejar informacin. En consecuencia, para que una organizacin tenga
una buena gestin de la informacin son an ms importantes las personas
que las tecnologas.

EXTRA-NET
Mensaje 453
28/09/99
El informando: informacin sobre cmo usar la informacin, y otras claves
del mercado...
Hoy he tenido la ocasin de participar en el II Foro Internet Empresa organizado
por el ICT, uno de los mejores ejemplos de comunidad de profesionales del
mundo. Transcribo aqu el argumentario que he presentado a la audiencia sobre
los retos que le esperan a la industria de creacin de contenidos. La reflexin es
algo terica, pero ya me conocis...

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La primera reflexin es que estamos en un momento especialmente interesante en

cuanto a nuestra comprensin de lo que es una organizacin.
La visin ms tradicional, la heredada de los ingenieros que inventaron el
management cientfico, segn el cual una organizacin es una mquina para
conseguir unos resultados (unos inputs se transforman en outputs a travs de lo
que frecuentemente se describe como una caja negra lo que ocurre en el
interior de la organizacin), convive ahora con una visin ms atrevida, segn la
cual una organizacin es una red de personas ligadas por contratos (de todo
tipo, laborales, comerciales, emocionales, etc).
Esta segunda visin, propuesta, por ejemplo, por la denominada teora de la
agencia (theory of the firm), nos lleva a la conclusin de que una organizacin es
fundamentalmente una red de personas. Y como las personas son seres
fundamentalmente informacionales (su relacin con el mundo es informacional),
entender la organizacin exige hoy entender sus flujos de informacin.
Y entender los flujos de informacin es, an, tremendamente complicado.
Es preciso volver a recordar que la calidad de un flujo de informacin (y su
eficiencia) depende de que en el mismo se intercambie informacin ms que
solamente se transfiera. La diferencia entre transferencia y transaccin de
informacin es crtica: mientras sigamos pensando en que la mera transferencia
(yo hablo, t escuchas, si quieres...) sirve para algo nos equivocaremos. El xito
de un flujo reside en que quin emite y quin recibe se comuniquen, de forma que
sintonicen sus contextos y sus intereses. Por ejemplo, una clase magistral que
intenta transferir una gran cantidad de conocimientos fracasa si no consigue
motivar a su audiencia (es decir, si no sintoniza con sus intereses), mientras que
una clase totalmente participativa puede ser un xito gracias al dilogo constante
de intereses y contextos personales.
En muchas organizaciones, demasiadas, el modelo hoy seguido en sus sistemas
de informacin es el de transferencia: se ofrece una gran cantidad de informacin
que se supone que puede ser de inters para el usuario (que acaba no
sindolo, porque no usa lo que se supone que debera usar). Hay muy pocos
sistemas informacionalmente de intercambio (un dilogo entre fuente y receptor), y
as nos va... Pero tambin es cierto que existen fuentes que consiguen enganchar
con una audiencia, con sus intereses intelectuales, y que por ello pueden tener
xito, aunque aparentemente utilicen un sistema de transferencia... Extra!-Net
puede ser un caso (slo emite uno...) aunque novedades que se acercan pueden
aumentar la transaccin con el lector...
Las implicaciones que tiene para la industria de los contenidos la gran diferencia
entre transferencia y transaccin son muy variadas. Comentaremos aqu solo
cuatro:

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1) Ser cada vez ms fundamental que el receptor de la informacin (el

informando) haga el esfuerzo de determinar qu informacin necesita. Tanto
a nivel organizacional (la empresa en la que trabaja) como a nivel personal, se
tratar de llevar a cabo una auditora de la informacin. En la actualidad, lo que
hacemos normalmente es adaptarnos nosotros a las fuentes de informacin
que existen en el mercado (incluso aunque podamos personalizar los servicios,
nuestra eleccin es muy limitada). En el futuro prximo podrs definir qu
inputs de informacin necesitas. Y los productores que sepan capaces de jugar
este juego de transaccin informacional puede que se queden con la mayor
parte del mejor mercado...
2) Aunque los receptores reciban la informacin que mejor responde a sus
necesidades auditadas, de nada les servir si no disponen de capacidad de
interpretacin de esa informacin. Utilizando una metfora: de nada sirve tener
informacin codificada si no disponemos del decodificador. Si no estamos
entrenados para sacar el adecuado rendimiento de la informacin, la calidad de
la informacin obtenida se desvanece. No hay informacin si no hay quien la
entienda... La informacin en abstracto no existe... Por tanto, invertir en cultura
de la informacin, en saber usar la informacin, ser crtico. Y los productores
de informacin tendrn una labor importante a la hora de instruir a sus usuarios
sobre cmo usar la informacin que ofrecen. En otras palabras, no ser tan
importante la informacin como la informacin sobre cmo usar esa
informacin (la metainformacin?). Quin ofrezca el mejor manual de
instrucciones de uso de la informacin se llevar lo mejor del mercado...
3) Ser tambin fundamental desarrollar nuevas herramientas de productividad
informacional. Instrumentos, mtodos, sistemas, que permitan absorber mayor
informacin en menor cantidad de tiempo. Este es un campo fascinante, en el
que me voy introduciendo poco a poco. Y una de las facetas ms interesantes
en el mismo es el de la visualizacin de informacin (utilizar ingenios visuales
para hacer ms metabolizable la informacin).
4) Ser tambin preciso que los emisores y los receptores de informacin
apalanquen la enorme capacidad del cerebro humano para hacer conexiones
entre lo aparentemente inconexo. Las informaciones acumuladas en neuronas
lejanas se conectan a travs de sinapsis intermedias, y conciben perspectivas
nuevas sobre problemas inicialmente lejanos. Que las fuentes de informacin
aumenten, potencien, nuestra capacidad de anlisis metafrico (unir
conceptualmente lo aparentemente disconexo), ser de gran utilidad. Ya
tenemos bastante input desagregado... El sentido (meaning) procede de la
conexin de los inputs...
En fin, en la era de la informacin, saber manejar la informacin no slo ser
crtico para las organizaciones, sino que ser la garanta de empleabilidad de los
profesionales. Y, justamente por ello, estaremos dispuestos a pagar por nuestra
informacin... la cantidad de dinero que haga falta...

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Por Alfons Cornella

Conocimiento
El ltimo estadio en este desarrollo conceptual, corresponde al conocimiento. Se
ha dedicado en el texto un apartado a describir qu entendemos por conocimiento,
cules son los tipos bsicos de conocimiento (tcito y explcito), y cmo se
produce la creacin de conocimiento en una organizacin a base de intercambios
constantes entre conocimientos tcitos y explcitos.
Baste aqu decir que la metabolizacin de la informacin, su conversin en
estructuras mentales, generalmente permanentes, lleva a la creacin de
conocimiento en nuestras mentes. As, un determinado contexto nos lleva a
interpretar los datos seleccionados (capta) de una determinada manera; en ese
acto hemos creado informacin. La combinacin de esa informacin con otras
informaciones nos puede llevar a crear un modelo de interpretacin (reflexin y
anlisis), nos permite llegar a conclusiones (sntesis), hace que nos surjan ideas
nuevas (abstraccin), de manera que puede decirse que hay un antes y un
despus en nuestro estado mental.
La formacin de conocimiento, como el proceso de formacin de informacin en
nuestras mentes, es un proceso fundamentalmente humano, que una mquina
an no puede realizar. Es cierto que las organizaciones atesoran conocimiento en
forma de procesos y mtodos, pero este conocimiento formalizable, es el resultado
de convertir en forma explcita un conocimiento tcito almacenado exclusivamente
en forma humana. La transmisin de datos era fcil. La de informacin era ms
compleja, y requiere algn tipo de acuerdo mutuo entre emisor y receptor sobre el
significado de lo transmitido (un cdigo comn de significado, relevancia e inters).
Pero la transmisin de conocimiento es realmente compleja, y se ha realizado
tradicionalmente mediante el contacto, el trabajo conjunto, de las personas.
La Figura A3-1 ilustra las conexiones entre datos, capta, informacin y
conocimientos

Figura A3-1. Los datos se convierten en informacin, va la seleccin de la capta personal, y

finalmente se metabolizan en forma de conocimientos. Fuente: Checkland (1998)

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Lenguajes de representacin de datos, informacin y conocimientos

Los lenguajes utilizados para la transmisin de datos, informacin y conocimientos
tienen cada uno sus caractersticas diferenciales:
Los datos pueden ser transmitidos mediante un lenguaje descriptivo;
basta con el acuerdo sobre el significado de unos smbolos que
describen hechos concretos. Una lista de temperaturas en grados
Celsius, una lnea de programa informtico, una partitura musical, son
ejemplos de datos inconfundibles, si ambas partes conocen el lenguaje
simblico utilizado.
La informacin, en cambio, requiere un lenguaje explicativo, puesto que
conlleva una interpretacin de los hechos; el emisor tiene que arropar
los datos con su interpretacin, y debe explicar al receptor en qu
contexto ha realizado su interpretacin. En un determinado
acontecimiento, es justamente la diferencia de contextos de cada cul el
que hace que un mismo hecho sea interpretado de maneras distintas, y
que distintas personas den distintas versiones e interpretaciones de las
mismas, haciendo uso de sus conocimientos, pero tambin de sus
modelos mentales y de sus prejuicios.
El conocimiento, por su parte, requiere para su transmisin un lenguaje
ms emocional. No se trata de enviar bits o de transmitir una
interpretacin, sino de establecer un intercambio, una transaccin, entre
lo que el emisor sabe y lo que el receptor sabe. Hay transmisin de
conocimiento si el receptor acepta el valor de lo que se le transmite, y lo
metaboliza para que pase a formar parte de su conocimiento. Este acto,
que podra parecer puramente mecnico, tiene una gran componente
psicolgica: slo quin quiere aprender aprende. Y para conseguir que el
receptor valore y digiera lo que se le enva, debe abrir su mente, en
respuesta al estmulo que le enva el emisor. Resulta, pues, fundamental,
que se exploren los mecanismos de orden psicolgico que facilitan el
intercambio de conocimientos, puesto que, de no tenerlos en cuenta,
todo el esfuerzo en el desarrollo de un sistema de informacin puede
fracasar.
Informacin estructura y no estructurada
A pesar de la precisin con la que se han utilizado aqu los trminos datos,
informacin y conocimiento, la realidad es que en la prctica diaria se confunden
entre s en dos tipos bsicos de informacin:
Informacin estructurada, aquella que tiene una respuesta clara y distinta,
precisa. Normalmente, se trata de datos puros, o de informacin que tiene

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un sentido claro en el contexto de la organizacin, resultado de un acuerdo

sobre significados. Por ejemplo, el nmero de personas que viven en
Barcelona constituye una informacin muy estructurada (aunque la
respuesta exacta pueda ser en realidad desconocida, hay un acuerdo sobre
la precisin mxima que puede pedirse a este tipo de estadsticas). O, el
ranking de empresas en el sector qumico espaol es tambin una
informacin estructurada, siempre que haya acuerdo sobre cuales son los
criterios generalmente aceptados sobre las variables a tener en cuenta
para hacer tal ranking. O, una empresa puede considerar como informacin
muy clara una determinada medida de la evolucin de sus ventas (un ratio
que ellos mismos hayan definido), cuando tal variable pueda no tener
ningn sentido en otra empresa.
Informacin no-estructurada, aquella que no tiene una respuesta clara, que
no es posible responder de manera precisa sin incorporar algn tipo de
interpretacin ms all del acuerdo sobre el significado de los trminos. Por
ejemplo, la pregunta bajar el euro los tipos de inters no tiene una
respuesta clara, entre otras cosas porque hace intervenir la variable futuro,
que no es predecible. La respuesta obvia a tal pregunta es puede que s,
puede que no, depende de qu modelo se utilice para analizar la cuestin.
O la pregunta cules son nuestros mercados potenciales, tambin
requiere un elevado nivel de anlisis; y los mercados que un grupo
identificar no tiene porque coincidir con el que otro grupo pueda detectar.
Por otra parte, hay un tipo especial de informacin no estructurada,
especialmente peligrosa en las organizaciones, consistente en los rumores,
informacin que sin decir nada en concreto presenta una forma aparente de
decir mucho.
Finalmente, algunos expertos, en un intento de precisar an ms en estos
conceptos algo escurridizos, han definido la informacin semi-estructurada como
la correspondiente a una situacin intermedia, con algunas caractersticas de la
estructurada y otras de la no-estructurada.

EXTRA!-NET
Mensaje 486
10/02/2000
Comunicamos ms de lo que simplemente decimos...
Se me ocurre hoy construir el mensaje alrededor de una simple ancdota. Pasaba
por delante de un portal en una calle de Barcelona justo en el momento en el que
una mujer pulsaba el timbre de un portero automtico. Del aparato ha surgido un
simple monoslabo (s?), que la mujer ha contestado con otro (yo!). Acto
seguido, la puerta se ha abierto...
Algo muy simple, que ocurre miles de veces cada da, ya sea en el portero
automtico o en el telfono.

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Por Alfons Cornella

Pero es algo que nos tiene que hacer pensar... Hay un montn de entrenamiento
en nuestras mentes para que el acto citado sea eficiente... Por un lado, debemos
saber que para entrar hay que apretar un botn, que el monoslabo s? quiere en
realidad decir quin eres?, y que la respuesta yo! en realidad est indicando, no
mediante la simple palabra, sino mediante el tono de voz, quien es el que est
solicitando entrar...
As, de la manera ms sorprendente, con 4 letras se ha desarrollado un acto muy
complejo... que alguien unos pisos ms arriba haya podido permitir la entrada a
alguien muy concreto con el que tiene alguna relacin (el detalle de esa relacin
no lo he podido descifrar...)
La pregunta es... tenemos algo parecido en la Red? Puedo mediante tan
parquedad de bits realizar algn acto? Puedo imaginarme una comunicacin con
alguien, al otro lado de la lnea, con tal eficiencia en los smbolos?
Los jvenes estn desarrollando una especie de lenguaje eficiente en las redes...
ya sea mediante los smbolos que utilizan en los chats (herencia de los
emoticones que usbamos mucho antes, como el :-) para indicar que ests
contento), o mediante las reducciones de palabras que utilizan en sus telfonos
mviles (por ejemplo, kdmos por quedamos...)
Pero esto no debe quedar en una simple ancdota... Hace unos meses tuve la
ocasin de asistir a un muy interesante curso sobre Prgmatica. Esta es una
disciplina, muy prxima a la lingstica, que estudia por qu comunicamos ms de
lo que decimos, o sea, cmo al decir algo, al proferir unas palabras, en realidad
estamos diciendo mucho ms. En ese curso, el Dr. Eduard Bonet utiliz un
ejemplo muy interesante, que despus he usado en algunas clases...
Imaginmonos que empiezo la clase a las 9 en punto de la maana... y que a las
9:30 llega alguien tarde y entra en el aula... Yo le respondo: Buenas noches!".
Tanto para la audiencia como para el afectado, resulta obvio que no es de noche...
y que, por tanto, mi frase no puede ser entendida como una expresin meramente
descriptiva de una situacin... sino que indica, por el contrario, que lamento que
haya llegado tarde...
La pragmtica es una ciencia muy interesante, que nos ensea mucho de cmo
hablamos y comunicamos. Y bsicamente nos dice que en todo mensaje hay una
seal (un conjunto de smbolos, que deben ser transmitidos de manera correcta:
cosa que analiza la sintctica), un significado (cosa que analiza la semntica), y
que persigue cierto efecto (cosa que cae en el dominio de la pragmtica). Una
manera muy fcil de introducirse en el tema es mediante un librillo genial, de
George Yule, publicado por Oxford University Press, con el ttulo "Pragmatics".
Si, por ejemplo, yo digo la palabra kavalo nadie entender nada, porque es
sintcticamente incorrecta. La palabra sintcticamente correcta es caballo. En el
contexto de una granja, est claro lo que digo si digo mira como corre el caballo.

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Por Alfons Cornella

Pero la misma frase significa algo muy diferente si la digo en una fiesta donde se
consume droga...
El hecho de que nuestro lenguaje cotidiano est plagado de metforas, de frases
hechas, de referencias a tradiciones culturales, etc, hace que no podamos
entender nada si simplemente nos atenemos a la precisin sintctica... Esta es,
precisamente, una de las principales dificultades en el desarrollo de artefactos
informticos capaces de entender nuestro lenguaje natural...
Todo lo que hemos dicho creo que es de una importancia fundamental a la hora
de entender Internet como instrumento de comunicacin, ya sea el correo
electrnico o el Web. Porque si no entendemos que la comunicacin de los
humanos depende del contexto y del bagaje cultural, poco vamos a comunicar. El
Web puede, por tanto, que diga mucho, pero quizs no comunica nada... algo
grave en esta economa de la emocin, como ya hemos dicho en otras
ocasiones.
Y la cosa se sofistica ms si incluimos en el discurso imgenes que "comunican
ms de lo que ilustran"... (Figura A3-2).

Figura A3-2. De la misma forma que al hablar comunicamos ms de lo que decimos, algunas
imgenes comunican ms de lo que parece. Fuente: Anuncio en prensa del portal Ya.com.

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Documentos
Las organizaciones almacenan sus datos en bases de datos. El anlisis y
estructuracin de estos datos pueden generar informacin, aunque para que
podamos considerarla como tal, alguien debera resultar informado. La informacin
recibida puede acumularse en la mente del receptor, en su memoria humana, para
que la pueda recordar permanentemente; aunque sera ms realista decir que la
recordar durante el tiempo en que le sea necesaria. Sin embargo, el receptor
puede optar tambin por no memorizarla y conservarla en algn tipo de soporte,
como papel o un ordenador, a la que podemos referirnos como memoria soporte y
a la que el receptor puede acceder cuando lo necesite.
As pues, la habilidad para organizar y mantener esta memoria soporte constituye
un complemento fundamental de la memoria de las personas, que es limitada, y
por ello se desarrollan sistemas de organizacin de la informacin, ya sea en el
terreno personal como en el organizativo. Se trata de una disciplina a menudo
olvidada o exclusiva del mbito de los especialistas en organizacin de la
informacin, como bibliotecarios y documentalistas, pero que va adquiriendo cada
vez ms relevancia en el diseo de sistemas de informacin. Esta disciplina centra
su investigacin en la observacin y el anlisis de cmo las personas organizan
(categorizan) espontneamente la informacin de que disponen y cmo buscan
informacin cuando la necesitan, con el fin de derivar sistemas que permitan
recuperar 1 la mayor cantidad de informacin relevante 2 posible.
Por lo general, las personas o las organizaciones guardan informacin en la memoria
soporte en forma de documentos3, concepto cuya definicin plantea algunas
dificultades. Sin embargo, est bastante aceptada la definicin de documento como
cualquier fuente de informacin, en forma material, susceptible de ser utilizada para
consulta, estudio o prueba, de la que son ejemplos manuscritos, materia impresa,
ilustraciones, objetos de coleccin o museo, etc4. As, un libro o un artculo son
documentos, puesto que son colecciones de smbolos y signos organizados que
podemos utilizar como fuente de informacin. Son tambin documentos las notas
tomadas en una reunin, un pedido enviado por fax, el catlogo de un competidor, la
reclamacin de un cliente enviada por correo o una pregunta enviada por correo
electrnico al servicio de atencin tcnica de una empresa.
1

Traduccin al castellano del trmino ingls retrieval.

Todava no hay una definicin unnimemente aceptada del concepto relevancia, que adems es un concepto
utilizado de distintas maneras en disciplinas como filosofa, psicologa, inteligencia artificial o comprensin
del lenguaje natural (Mizzaro 1997). Sin embargo, podramos aventurar la definicin de que una informacin
es relevante para un usuario cuando responde a una necesidad que este ltimo haba expresado; de manera
anloga, un documento es relevante cuando responde a la pregunta planteada a un sistema de organizacin de
informacin.
3
Es evidente que en algunas ocasiones los datos tambin se organizan en forma de documentos, pero lo ms
habitual es que los datos, en el sentido estricto que aqu les damos, se almacenen en forma de apuntes o
registros en bases de datos.
4
Traduccin del original Any source of information, in material form, capable of being used for reference
or study or as an authority. Examples. Manuscripts, printed matter, illustrations, diagrams, museum
specimens, etc. (Annimo 1937, citado en Buckland 1997).
2

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Todos estos documentos se organizan en distintos tipos de archivos5: los libros en

la biblioteca, los artculos en las carpetas personales de quienes los tienen que
utilizar o los pedidos en los archivadores del departamento de ventas. Para poder
encontrarlos cuando convenga, estos documentos tienen que estar organizados
de alguna forma. A menudo, la forma concreta de organizacin depende del tipo
de documento concreto. As, los libros se almacenan en una biblioteca, donde se
ordenan de acuerdo con algn criterio de clasificacin o de catalogacin, en el
argot de los bibliotecarios, y se crea un registro con los datos bsicos de
descripcin, de qu libro es trata, y localizacin, dnde est dentro de la biblioteca.
Por lo general, estos registros se almacenan en algn tipo de soporte informtico
que facilite su recuperacin, es decir, en una base de datos.
A menudo estas bases reciben el nombre de bases de datos documentales puesto
que suelen permitir la bsqueda de documentos mediante trminos de bsqueda
que el sistema localiza en el conjunto del texto o en una parte suficientemente
descriptiva, como un resumen. Podemos organizar de maneras similares los
dems tipos de documentos antes mencionados o, simplemente, ordenarlos sin
tener que recurrir a ningn tipo de sistema. En muchas pequeas empresas, por
ejemplo, los pedidos de los clientes todava se organizan en archivadores fsicos,
siguiendo el orden alfabtico de los nombres de los clientes y el orden cronolgico
de la fecha de la operacin. Otra alternativa consiste en escanear estos
documentos y guardarlos en formato ptico, magntico o digital.
A pesar de esta gran variedad de alternativas para organizar documentos, es
absolutamente necesario diferenciar los documentos originales que vamos a
organizar, la entidad fsica, de sus representaciones6, los registros en una base de
datos que nos permitirn localizar y recuperar el documento original o una copia, si
el original se conserva como imagen escaneada, por ejemplo.
Cada vez ms, las organizaciones deben procesar documentos no incluidos en los
ejemplos anteriores. Actualmente, mucha informacin se presenta en formato
multimedia, con fotografas, vdeos, imgenes generadas por ordenador o sonido.
Esto obliga a ampliar el concepto de documento y disear sistemas de
organizacin y archivo adecuados.
En este punto, es necesario entender el concepto documento de una manera ms
amplia. As, por ejemplo, aunque podemos considerar como documento una
fotografa del escaparate de un competidor, porque aporta informacin que puede
ser analizada y empleada, lo es tambin la fotografa del abuelo del propietario
que est colgada en la recepcin de una empresa? Por qu una piedra de ro no
es un documento cuando tropezamos con ella en un paseo por el campo y en
cambio lo es cuando la contemplamos a travs de las vitrinas de un museo? Y
todava ms, por qu no lo es un antlope que corre por la sabana y si que lo es
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6

Con el sentido original del trmino, no el que se utiliza en informtica.

O surrogates, segn Mizzaro (1997).

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Infonomia.com: la empresa es informacin. Noviembre de 2000

Por Alfons Cornella

cuando, normalmente contra su voluntad, lo vemos en un zoolgico? (Buckland

1997, p806, citando a Briet 1951).
La respuesta, obvia por otra parte, es que son documentos cuando aparecen
dispuestos de modo que puedan ser observados, analizados o estudiados. Un
documento sera, pues, todo aquello que ha sido organizado para permitir su
observacin, anlisis o estudio, por lo general con la intencin de que alguien
resulte informado. Segn la definicin de Briet (1951), un signo fsico o simblico,
conservado o registrado, cuya intencin es representar, reconstruir o demostrar un
fenmeno fsico o conceptual, es decir, una evidencia fsica organizada. 7
Bibliografa
Branscomb, A.W. (1995) Who o wns information? From privacy to public access.
New York, NY. Harper and Collins.
Briet, S. (1951) Qu'est-ce que la documentation? Paris, F: EDIT.
Buckland, M.K. (1997) What is a document? Journal of the American Society for
Information Science, 48(9):804-809.
Chekland, P. y Holwell, S. (1998) Information, systems and information systems.
Chichester, UK: John Wiley & Sons.
Cole, Ch. (1993) Shannon revisited: information in terms of uncertainty. Journal of
the American Society for Information Science, 44(4):204-211.
Cole, Ch. (1994) Operationalizing the notion of information as a subjective
construct. Journal of the American Society for Information Science, 45(7):465-476.
Dervin, B. (1977) Useful theory for librarianship: communication, not information.
Drexel Library Quarterly, 13, 16-32.
Losee, R.M. (1997) A discipline independent definition of information. Journal of
the American Society for Information Science, 48(3):254-269.
Mizzaro, S. (1997) Relevance: the whole history. Journal of the American Society
for Information Science, 48(9):810-832.
Yule, G. (1996) Pragmatics. New York, NY: Oxford University Press.
Te recordamos que el libro de Alfons Cornella Infonomia.com: la empresa es
informacin (Ediciones Deusto, 2000) est enteramente dedicado a la gestin de
la informacin en las organizaciones.
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A document is any physical or symbolic sign, preserved or recorded, intended to represent, to reconstruct,
or to demonstrate a physical or conceptual phenomenon (Buckland 1997 citando a Briet 1951).

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