ETAPAS DE LA PLANEACIN

PROPSITO o MISION
La misin de una organizacin es la razn de su existencia. Es la finalidad o motivo
de creacin de la empresa, y a la que debe servir. La definicin de la misin
organizacional debe responder a tres preguntas bsicas: quines somos?, Qu
hacemos?, por qu hacemos lo que hacemos? En el fondo, la misin incluye los
objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la
empresa, es decir, hacia la atencin de las demandas de la sociedad, del mercado o
del cliente. Es importante conocer la misin y los objetivos esenciales, pues si el
administrador no sabe por qu existe LA EMPRESA, ni hacia dnde quiere ir, jams
sabr decir cual es el mejor camino que se debe seguir.
Cada empresa tiene su misin propia y especfica. La misin debe constar de una
declaracin formal y escrita, el denominado credo de la organizacin, para que
sirva de recordatorio peridico que indique a los empleados hacia dnde y cmo
conducir los negocios. Para que sea eficaz, la formulacin o declaracin de la
misin debe describir con claridad:
a. Cul es el propsito fundamental del negocio.
b. Quin es el cliente o cuales son los sectores objetivos o el mercado que se debe
atender.
c. Cul es la contribucin de la empresa a la sociedad.
d. Cules son los compromisos y valores y creencias que impulsa la empresa.
e. Cules son las necesidades bsicas que el negocio debe atender y cmo
atenderlas.
Ejemplo:
Se presenta a continuacin la Misin de la Empresa Ford Motor Company.
MISION
Nuestra misin es mejorar continuamente nuestros productos y servicios, para
atender las necesidades de nuestros consumidores, de modo que podamos
prosperar como un negocio y proporcionar un razonable retorno a nuestros
accionistas, los propietarios de nuestros negocios.
VISON:
La Visin es la imagen que la empresa tiene respecto de si misma y de su futuro.
Es el acto de verse en el tiempo y el espacio.
Muchas EMPRESAS colocan la visin como el proyecto de lo que quieren ser dentro
de cierto plazo y el camino futuro que pretenden seguir para lograrlo.
Ejemplo de Visin de una empresa:
Actualmente somos la segunda mayor productora de pollo en la regin.
Queremos ser la primera productora de lcteos de la regin.
La satisfaccin de los clientes alcanza el 83%,
La satisfaccin de los consumidores deber alcanzar el 95%.
Nuestra produccin actual es de 2000 pollos mensuales

Nuestra produccin mensual deber alcanzar 5.000 pollos mensuales.

Ejemplo de Visin de una empresa de prestacin de servicios:
Visin: conquistar y mantener la posicin de ser la ms avanzada empresa de
asistencia tcnica en el rea de sistemas informticos de la regin.
Para concluir se puede decir que la planeacin se inicia a partir de la definicin de
la misin o propsitos.
ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA.
Hoy en da los administradores se valen de matrices que indican las relaciones
entre las principales variables. La matriz DOFA es una herramienta que le ayudar a
saber qu debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio.
La matriz DOFA es un marco conceptual para un anlisis sistemtico que facilita la
articulacin de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades
con las fortalezas internas de la organizacin.
Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo
de generar diferentes opciones de estrategias.
(F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas.
FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales, tecnolgicos,
polticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro
de la empresa.
FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos
financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus
actividades.
Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevencin de accidentes, maquinaria y
equipos disponibles, capacitacin del talento humano.
Oportunidades, ejemplo - contar con los suficientes clientes potenciales para
ofrecer nuestros productos.
Fortalezas, ejemplo - contar con el personal suficiente y capacitado que sepa
brindar la mejor calidad en nuestros productos.
Amenazas, ejemplo - Impuestos, estabilidad poltica del pas, medioambiente,
enfermedades, crecimiento demogrfico, la competencia, la posicin en el
mercado, cambios en la demanda, fuentes de financiamiento, comportamiento de
los consumidores, transporte, rapidez en los avances tecnolgicos. la competencia,
podra ser una amenaza pero si lo gramos esquivarla tal vez no, ofreciendo la
mejor calidad en el producto y buenos precios al publico.
Se pueden utilizar las fortalezas internas para aprovechar las oportunidades
externas y para atenuar las amenazas externas. Igualmente una organizacin
podra desarrollar estrategias defensivas orientadas a contrarrestar debilidades y
esquivar amenazas del entorno.
Las amenazas externas unidas a las debilidades internas pueden acarrear

resultados desastrosos para cualquier organizacin. Una forma de disminuir las

debilidades internas, es aprovechando las oportunidades externas.
La matriz DOFA conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias:
1. La estrategia DA, (debilidades y Amenazas), esta estrategia puede requerir que
la empresa forme una sociedad o que se liquide.
2. La estrategia DO, ( Debilidades y Oportunidades), esta estrategia tiene como
propsito minimizar la debilidades y maximizar las oportunidades. De este modo
una empresa con cientas debilidades en algunos aspectos, puede fortalecerlos
internamente o adquirir del exterior las capacidades necesarias, como tecnologa o
las personas con esas habilidades, para aprovechar las oportunidades del ambiente
externo.
3. La estrategia FA, (fortalezas y amenazas) con esta estrategia una compaa
aprovecha las fortalezas tecnolgicas, financieras, admninistrativas, o de
comercializacin para hacer frente al peligro que representa un nuevo producto
introducido por su competidor.
4. La situacin ms deseable es aquella en que una empresa aplica sus fortalezas
para aprovechar las oportunidades, (la estrategia FO).
OBJETIVOS:
Una vez que se han establecido los propsitos (la misin), investigado y
determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se establecen los
objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un
tiempo determinado y que proporcionan las pautas bsicas, hacia donde dirigir los
esfuerzos y recursos.
Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines
a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse
transcurrido un tiempo especifico.
Los objetivos especifican los resultados esperados e indican los resultados de lo
que debe hacerse, los campos en que debe insistirse ms y lo que hay que
conseguir con el conjunto de las estrategias, polticas, procedimientos, reglas,
presupuestos, y programas.
Ejemplo:
DEBILIDAD:
Baja produccin.
(500 productos/mquina/da)
Objetivo:
Lograr una produccin de 700 productos por mquina al da.
Objetivos especficos: son los medios por los cuales se piensa lograr el objetivo
general.
Ejemplo: Capacitar y motivar a los operarios,
Ejemplo: Dar un mantenimiento adecuado a las mquinas.

Ejemplo: Aumentar los controles tanto de operarios como de las mquinas.

IDENTIFICAR ALTERNATIVAS:
El cuarto paso de la planeacin es buscar y examinar alternativas de accin. El
problema ms comn no es encontrar alternativas, sino reducir su nmero de tal
modo que se puedan analizar las ms prometedoras. De ordinario el experto en
planeacin debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades ms
fructferas.
COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS,
EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS.
Despus de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente
paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la ms rentable,
pero quiz impone un desembolso de efectivo cuantioso y una recuperacin lenta;
otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos riesgos; otro ms
cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa.
En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso considerar
tantas variables y limitaciones que la evaluacin llega a ser sumamente difcil.
ELEGIR UNA ALTERNATIVA.
En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de
decisiones.
PROGRAMAS.
Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un
programa, el cual puede definirse como:
Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades especficas que
habrn de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuar cada una de sus partes.
Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarroll a inicios del siglo XX este mtodo
grfico de planeacin y control, que permite contemplar las fases de inicio y
finalizacin de las diversas actividades.
Llamado tambin cronograma de actividades o Calendarizacin, se trata de un
grfico de barras, dnde la longitud de cada barra representa la duracin en das,
semanas, meses o aos de una actividad.
La utilidad de ste grfico radica en que seala la frecuencia en que debe
ejecutarse cierto nmero de actividades en base a la duracin de cada una de las
mismas.
La elaboracin tcnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:
Identificar y determinar las actividades comprendidas.
Ordenar cronolgicamente la realizacin de las actividades. Es decir, determinar
que actividad debe realizarse antes de la otra, que actividades se dan
simultneamente y, por ltimo, que actividades deben realizarse posteriormente.
Interrelacionar las actividades.
Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin, as como los recursos

necesarios.
La grfica mas comnmente utilizada para un programa, es la grfica de Gantt.
PRESUPUESTOS:
Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las
actividades, implican una estimacin del capital, de los costos, de los ingresos y de
las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos.
Detallar costos de produccin. Consultar precios verdaderos de materia prima,
equipos necesarios, arriendos, servicios pblicos, entre otros.
Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.
La planificacin es la parte de la gestin que trata sobre la creacin de
procedimientos, reglas y directrices para conseguir un objetivo establecido. La
planificacin se lleva a cabo a nivel macro y micro. Los gestores necesitan crear
objetivos amplios y declaraciones de misin tanto como cuidar el da a da de llevar
la empresa.
A continuacin, echaremos un vistazo a los tres tipos de planes de gestin y cmo
se utilizan dentro del marco de una organizacin:
I. El Plan Estratgico
Un plan estratgico es una visin general de alto nivel del negocio completo, su
visin, objetivos y valores. Este plan es la base fundamental de la organizacin y
dictar las decisiones a largo plazo. El alcance del plan puede ser de dos, tres,
cinco o incluso diez aos.
Los gestores de cada nivel se basarn en el plan estratgico para guiar sus
decisiones. Tambin influir la cultura dentro de la organizacin y cmo interactar
con los clientes y con los medios de comunicacin. Por lo tanto, el plan estratgico
debe mirar hacia adelante, ser robusto pero flexible, y estar enfocado a acomodar
el crecimiento futuro.
Los componentes claves de un plan estratgico son:
1. Visin
Dnde quiere estar la organizacin dentro de cinco aos? Cmo quiere
influenciar el mundo? Estas son algunas de las preguntas que debe preguntarse
cuando perfile la visin de su organizacin. Est bien si esta visin es grandiosa e
idealista. Si hay un lugar para aadir algo de romanticismo en un plan, es aqu.
Aferrarse a ambiciones como dejar una huella en el Universo (Apple/Steve Jobs)
es aceptable, como lo es la versin ms realista de crear la compaa ms
centrada en el cliente de la Tierra (Amazon).
2. Misin

La declaracin de la misin es un punto de vista ms realista de la finalidad y las

ambiciones de la compaa. Por qu existe la empresa? Qu intenta conseguir
durante su existencia? Una empresa de ropa puede querer traer alta moda urbana
a las masas, mientras que una empresa sin nimo de lucro puede querer
erradicar la polio.
3. Valores
Inspirar. Llegar ms alto y ms all. Innovar. Rezumar pasin. Mantenerse
humilde. Divertirse. Estos no son fragmentos de un discurso motivacional, sino los
valores de Fab.com. como Fab, cada organizacin tiene sus propios valores. Estos
valores guiarn a los gestores e influenciarn el tipo de empleados que contrate.
No hay una plantilla en la que apoyarse cuando liste sus valores. Puede escribir un
ensayo de 1000 pginas, o algo tan sencillo como el No ser Malvado de Google
todo depende de usted.
Como puede ver, realmente no hay reglas para escribir el plan estratgico perfecto.
Es un documento abierto y vivo que crece con la organizacin. Puede escribir lo
que quiera en l, mientras que dicte el futuro de su organizacin. Si busca
inspiracin, slo tiene que buscar la declaracin de valores/misin/visin de sus
empresas favoritas en Google.
II. El Plan Tctico
El plan tctico describe las tcticas que la organizacin planea utilizar para
conseguir las ambiciones descritas en el plan estratgico. Es un documento a corto
plazo (p.e. con un mbito de menos de un ao), de bajo nivel que descompone las
amplias declaraciones de misin en trozos ms pequeos y ejecutables. Si el plan
estratgico es una respuesta al Qu?, el plan tctico responde al Cmo?.
La creacin de planes tcticos se lleva a cabo normalmente por gestores de medio
nivel.
El plan tctico es un documento muy flexible; puede contener cualquier cosa y
todo lo necesario para conseguir las metas de la organizacin. Dicho esto, hay
algunos componentes compartidos por la mayora de planes tcticos:
1. Metas Especficas con Fechas Lmite
Suponga que el propsito de su organizacin es convertirse en el distribuidor ms
grande de zapatos de la ciudad. El plan tctico partir esta gran ambicin en metas
ms pequeas y procesables. Las metas debern ser muy especficas y establecer
plazos lmite para fomentar la accin expandirse a dos tiendas dentro de tres
meses, crecer al 25% por cuatrimestre, o aumentar los ingresos a $1mn dentro de
seis meses, y as sucesivamente.
2. Presupuestos

El plan tctico debe listar los requisitos presupuestarios para conseguir las metas
especificadas en el plan estratgico. Este debe inlcuir el presupuesto para contratar
personal, marketing, suministros, fabricacin, y ejecutar las operaciones del da a
da de la empresa. Listar los flujos de salida y de entrada tambin es una prctica
recomendada.
3. Recursos
El plan tctico debe listar todos los recursos de que pueda disponer para conseguir
los objetivos de la organizacin. Debe incluir recursos humanos, IP, recursos de
caja, etc. De nuevo, se aconseja ser altamente especfico.
4. Marketing, Financiacin, etc.
Por ltimo, el plan tctico debe listar la estrategia inmediata de marketing,
suministros, financiacin, fabricacin, distribucin, y PR. Su mbito debe estar
alineado con las metas descritas arriba.
III. El Plan Operativo
El plan operativo describe el da a da de conducir la empresa. El plan operativo
traza una hoja de ruta para lograr los objetivos tcticos dentro de un plazo realista.
Este plan es muy detallado y hace nfasis en los objetivos a corto plazo.
Incrementar las ventas a 150 unidades/da, o contratar 50 nuevos
trabajadores, son ambos ejemplos de objetivos de planes operativos.
Crear el plan operativo es responsabilidad de los gestores y supervisores de bajo
nivel.
Los planes operativos pueden ser de un solo uso, o de uso continuo, como se
describe a continuacin:
1. Planes de Uso nico
Estos planes son creados para eventos/actividades que slo ocurrirn una vez. Esto
puede ser un programa de ventas, una campaa de marketing, un proceso de
seleccin, etc. nicos y de carcter excepcional. Los planes de Uso nico suelen ser
muy especficos.
2. Planes Permanentes
Estos planes puede utilizarse en mltiples configuraciones de forma permanente.
Los planes permanentes pueden ser de varios tipos, a saber:

Polticas: Una poltica es un documento general que dicta cmo los gestores
deben abordar un problema. Influye en la toma de decisiones a nivel micro.

Planes especficos sobre contratacin de trabajadores, finalizar la relacin

con proveedores, etc. son ejemplos de polticas.

Reglas: Las reglas son normativas especficas segn las cuales la empresa
funciona. Las reglas tienen un carcter rgido y deben ser cumplidas
rigurosamente. No fumar dentro de las instalaciones, o Los empleados
deben presentarse a las 9 a.m., son dos ejemplos de reglas.

Procedimientos: Un procedimiento describe un proceso paso a paso para

alcanzar un objetivo determinado. Por ejemplo: la mayora de las
organizaciones tienen directrices detalladas para contratar o dar formacin a
los trabajadores, o para el suministro de materias primas. Estas directrices
pueden ser llamadas procedimientos.

Los planes permanentes son creados con un carcter ad-hoc pero pueden repetirse
y ser cambiados segn sea necesario.
Los planes operativos alinean el plan estratgico de la empresa con el da a da de
la empresa. Aqu es donde lo macro se encuentra con lo micro.
Dirigir una empresa de xito requiere prestar igual atencin tanto a los objetivos
generales, como a los objetivos que deben cumplirse diariamente, de ah la
necesidad de una compleja planificacin.