EL SISTEMA INTREGRADO DE GESTION

1. LA INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTIN: RAZONES, VENTAJAS E

INCONVENIENTES
Integrar los sistemas de gestin es una nueva forma de enfocar las actividades de
una empresa para controlar integralmente y de forma eficaz las diferentes
variables que son de claves para esta, colocando como objetivo mximo el logro
de una poltica integrada de gestin asegurando as la competitividad y que se
permita responder a las exigencias de los mercados internacionales y locales.
La integracin de sistemas de gestin tiene una serie de ventajas alusivas a una
mejor organizacin del trabajo, a la optimizacin de los recursos y al ahorro en
costes, como son las siguientes:

La sinergia entre los sistemas.

La simplificacin de la documentacin y de la gestin documental.

La reduccin de costes propiciada debido a la repercusin sobre los costes

operativos al compartirse gastos.

Optimizacin de la formacin del personal gracias a la integracin de

procesos.

Mejora de la percepcin y de la implicacin del personal en los sistemas de

gestin, favoreciendo que toda la organizacin hable un mismo lenguaje.

Mejora de la capacidad de reaccin de la organizacin frente a las nuevas

necesidades o expectativas de las partes interesadas.

Mejora de la comunicacin tanto interna como externa.

Sin embargo, la integracin de sistemas de gestin no est libre de riesgos y de

problemas. Las dificultades para la unificacin pueden residir en aspectos muy
distintos:

Diferencias en los factores inductores de la adopcin y difusin de los modelos

de SGC y SIGMA.

La inexistencia de una norma internacional comnmente aceptada que seale

los requisitos del SIG.

Las resistencias normales a los procesos de cambio, que exigen un esfuerzo

organizativo y humano importante.

Los distintos grados de implantacin de los propios sistemas.

El grado de compatibilidad entre los principios que guan cada sistema.

La necesidad de recursos y capacidades adicionales para planificar y ejecutar

el plan de integracin.

Las propias estrategia, estructura y cultura de la empresa.

Problemas en el desarrollo de la documentacin integrada.

La dificultad para elegir el nivel de integracin adecuado al nivel de madurez

de la organizacin.

2. CONCEPTO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Un Sistema Integrado de Gestin (SIG) es una plataforma comn para unificar los
sistemas de gestin de la organizacin en distintos mbitos en uno slo (Poltica
Integrada de Gestin), recogiendo en una base documental nica los antes
independientes manuales de gestin, procedimientos, instrucciones de trabajo,
documentos tcnicos y registros, actualizando la estructura y el mapa de procesos,
realizando una sola auditora y bajo un nico mando que centraliza el proceso de
revisin por la direccin.
La heterogeneidad de principios que ha marcado la historia del movimiento por la
calidad est en trance de superarse con la integracin de sistemas de gestin
diseados de manera compatible, tomando como base aquellos una serie de
principios compartidos. La heterogeneidad de prcticas entre los distintos
enfoques y sistemas de gestin est evolucionando asimismo en la lnea de la
compatibilidad y la integracin de prcticas. No obstante la creciente
compatibilidad, existen an ciertas diferencias significativas entre los sistemas de
gestin analizados, como se observa en la figura siguiente:
Coincidencias y Diferencias Significativas entre Sistemas de Gestin

Un SIG implica que los esfuerzos de la Gestin de la Calidad debern orientarse

en el futuro hacia la erradicacin de duplicaciones costosas para el despliegue
independiente de cada estndar, asegurando el desarrollo integrador y compatible
de los sistemas de gestin de modo que puedan satisfacer los requisitos de todos
los grupos de inters crticos para la organizacin, internos y externos a ella. El
grado real de integracin de los sistemas de gestin que cada organizacin
alcance depender sobre todo de su estructura, de la naturaleza de sus
actividades y de su avance hacia la GCT. Cuanto ms prximo est su enfoque de
Gestin de la Calidad al enfoque de GCT, tanto ms fcil ser la integracin.
La Integracin de Sistemas de Gestin en una SIG

La compatibilidad de principios y prcticas entre los SGC y los SIGMA es muy

fuerte, gracias a la inspiracin en estndares (ISO 9001:2000 e ISO 14001:2004)
desarrollados por la misma organizacin (ISO) con una estructura y un enfoque de
gestin afines.
El progreso en la integracin de sistemas podr continuar en el futuro avanzando
hacia la gestin total de los clientes y grupos de inters crticos para la
organizacin, la gestin total de la informacin (integrando la Gestin de la Calidad
en los sistemas de informacin on-line y en los sistemas de gestin integral como
los ERP) y la gestin total de recursos (extendiendo el compromiso a la gestin de
todos los recursos humanos, financieros, fsicos, tecnolgicos y organizativos).

3. ESTRUCTURA DEL SIG

El diseo de un SIG requiere unificar los distintos sistemas de gestin en tres
aspectos:
1. El alcance y la aplicabilidad del sistema integrado.
2. Los detalles de coordinacin y control de los sistemas.
3. El soporte documental necesario para la unificacin.

El alcance de un SIG depender de los sistemas de gestin que la organizacin

decida integrar. Existe un nmero ya significativo de experiencias que han
integrado SGC y SIGMA, basados ambos en normas ISO; y ambos con SIGPRE,
por adoptar estos ltimos el mismo enfoque normalizador. Los SIG de tercera
generacin, que concilian SGC, SIGMA y SIGPRE en un nico sistema, gozan de
la ventaja de compatibilidades importantes. Pero de aqu en adelante el progreso
hacia la integracin es ms escaso. Los SIG de cuarta generacin, que integren
los tres sistemas anteriores con SGE, son ciertamente inusuales, como es tambin
el caso de la integracin con sistemas de gestin de otras reas como las
tecnologas de la informacin, la I+D o la gestin de recursos humanos.

Estructura de un SIG por SGC, SIGMA y SIGPRE

Para definir el contenido de un SIG de tercera generacin, es til la Gua para la

integracin de los sistemas de gestin de calidad, medio ambiente y prevencin de
riesgos laborales, elaborada por el Grupo de Trabajo de Integracin de Sistemas
de Gestin de la Seccin de Industrias Energticas de la AEC (2000). Su diseo
toma como base las normas ISO 9001:2000 para la Gestin de la Calidad,
ISO14001:1996 para la Gestin Medioambiental y UNE 81900:1996 EX para la
Prevencin de Riesgos Laborales. Este modelo de sistema integrado detalla las
directrices para el desarrollo de un SIG, concretando su alcance y aplicabilidad, los
detalles de coordinacin y control de los sistemas, y el soporte documental
necesario para la unificacin.
Las consideraciones incluidas en esta gua son lo suficientemente genricas para
que puedan adaptarse a cualquier organizacin, con independencia de su mbito
de actividad, el mbito de la organizacin al que desee aplicarse y su sistema de
gestin.
Este documento consta de dos partes. La primera, denominada Secciones
Generales, constituye el tronco comn para el desarrollo integrado de los tres
sistemas de gestin (SGC, SIGMA y SIGPRE). La segunda son Secciones
Especficas a cada sistema de gestin. En la Figura inferior se ofrece una
estructura modelo de las secciones generales del Manual Integrado de Gestin.
Por tanto, si la empresa lo adopta integralmente, puede certificar sus SGC y
SIGMA con la misma estructura y soporte documental, aunque no su SIGPRE por
no ser an certificable.

4. GESTION DOCUMENTAL DEL SIG

La simplificacin de la documentacin y de la gestin documental constituye un
elemento bsico de un SIG. La complejidad del soporte documental a que obligan
los modelos normativos crece fuertemente cuando en la empresa existen diversos
sistemas de gestin, provocando la multiplicacin de documentos y registros, en
muchos casos duplicados en algunas de las informaciones que recogen.
De ah que sea esencial unificar en un mismo manual los antes independientes
manuales de calidad, de gestin medioambiental y de prevencin de riesgos
laborales, disear procedimientos de gestin e instrucciones de trabajo comunes, y
compilar los registros en una misma base de datos, aunque haya algunos
documentos que sean ms especficos para ciertos procesos.

Esquema de sistema documental integrado de cuatro niveles: Sistema

documental integrado de gestin de la calidad, medio ambiente y prevencin de
riesgos laborales.

Las caractersticas de esta estructura documental variarn apreciablemente, en

funcin del proceso de gestin organizativo, las competencias del personal, los
requisitos de los clientes o de carcter legal, el tamao de la empresa, la
complejidad de sus productos, la propia complejidad e interaccin de sus
procesos, y la necesidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos del
sistema. Un requisito de la documentacin ha de ser su claridad y sencillez.
La base documental del SIG debe recoger toda la documentacin ya mencionada
al explicar los SGC, SIGMA y SIGPRE en un conjunto de documentos ordenados.

Poltica Integrada de Gestin. La norma UNE 66177:2005 define la poltica

integrada de gestin como directrices y objetivos generales de una
organizacin, expresados formalmente por la alta direccin y relacionados con
la gestin integrada de los sistemas.

Manual de Gestin Integrada. Es un documento que proporciona informacin

coherente acerca del alcance, la estructura y la organizacin del SIG para el
logro de los objetivos y de los compromisos fijados, diferenciando
exclusivamente aquellas actividades especficas de cada rea. En especial,

cabe destacar que debe recoger la relacin revisada y actualizada de toda la

legislacin y la normativa aplicable en calidad, gestin medioambiental y
prevencin de riesgos laborales, de la cual emanan los requisitos legales y
normativos a cumplir.

Planes de Gestin Integrada. Son documentos que especifican los

procedimientos y recursos asociados que deben aplicarse, quin debe
aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o
contrato especfico. Ejemplos de ellos son los planes de formacin, de
desarrollo de un nuevo producto o de auditora.

Especificaciones. Son documentos que establecen requisitos. Las

especificaciones pueden ser requisitos de gestin relativos a actividades que
caen dentro del alcance del SIG (procedimientos, reglas e instrucciones de
trabajo) o requisitos tcnicos que detallan caractersticas a cumplir por
productos (abarcando entonces estndares del producto) o procesos
(especificaciones de procesos, de ensayos y pruebas).

La base documental piramidal de un SIG.

5.

EL PROCESO DE IMPLANTACION DEL SIG

El proceso de desarrollo de un SIG ha de amoldarse a las circunstancias que
concurren en cada organizacin y a su grado de introduccin de sistemas de
gestin. El proceso de integracin tiene como finalidad la definicin e implantacin
en condiciones controladas de un plan de integracin desarrollado
especficamente en funcin de los objetivos, contexto y nivel de madurez de la
organizacin.
El proceso puede verse facilitado con la gua aportada por la norma UNE
66177:2005. Sistemas de gestin. Gua para la integracin de los sistemas de
gestin. Esta norma no certificable ofrece directrices para la elaboracin y
ejecucin de una Plan de Integracin enfocado a crear un SIG de tercera
generacin, ayudando a la direccin en el diseo y establecimiento (aunque sin
precisar su alcance ni su contenido) con una serie de herramientas de
autoevaluacin y seleccin de plan y mtodo de integracin ajustados al contexto
organizativo. Este modelo est fuertemente inspirado por la norma ISO 9004:2000.

El Proceso de Implantacin de un SIG

La prescripcin de proceso de integracin de sistemas de gestin establecida en la

norma sigue el ciclo PDCA, por considerar AENOR que esta estructura goza de una
eficacia probada y facilita el desarrollo de proyectos de esta ndole. Por tanto, el
proceso de integracin recomendado consta de tres grandes etapas. Estos tres
captulos detallan las directrices para el diseo, implantacin y mantenimiento del plan
de integracin. A continuacin detallamos los requisitos bsicos de cada uno de ellos.
1. Desarrollo del Plan de Integracin:
Para desarrollar el plan de integracin, la norma aconseja documentar tres
aspectos esenciales:

1.1 Beneficios Esperados: La norma parece sugerir un enfoque coste / beneficio

en el anlisis del proyecto de integracin. Adems, considera necesario
conocer con antelacin el balance entre los beneficios esperados y los
recursos necesarios, para asignar al proyecto de integracin la prioridad y el
apoyo directivo adecuados. Por tanto, la organizacin debe identificar
claramente los beneficios que espera alcanzar y los recursos que necesitar
invertir.
1.2 Anlisis del Contexto: Es recomendable realizar una diagnosis inicial que
debe cubrir desde el estudio del impacto de la integracin en la documentacin
de los sistemas, al anlisis de la situacin de la empresa y de su personal. El
conocimiento de la cultura organizativa, de su situacin de partida en cuanto a
normalizacin de los sistemas de gestin y de las prioridades marcadas por la
direccin son bases esenciales que hay que estudiar y valorar. El contenido de
este anlisis debe comprender, los 4 siguientes aspectos (clasificndolos en
bajo, medio o alto):

Nivel

de madurez o capacidad para la gestin por

procesos. Existen diversos niveles de madurez posibles de los
sistemas de gestin, segn las caractersticas que presenten en
tres aspectos: experiencia y eficacia en el uso de los sistemas y
herramientas de gestin, estructura organizativa y nivel de
competencias del personal de la organizacin.

Nivel de complejidad de las necesidades y expectativas de

clientes y otras partes interesadas en el momento actual y en el

medio plazo. Pretende revelar la heterogeneidad de los requisitos
que la organizacin pretende satisfacer de los clientes, el personal,
los accionistas o propietarios, la sociedad y planteados por la
estrategia de la propia empresa, junto a los requisitos sectoriales o
sociales que la misma suscriba.

 Extensin de los sistemas de gestin. Para caracterizar la

extensin de los sistemas de gestin implantados que se busca

integrar, se deben identificar los sistemas normalizados ya
implantados, junto con los productos y procesos afectados por ellos.
Con este fin, la norma recomienda partir de una buena identificacin
de los procesos de la organizacin y sus interacciones, en forma de
mapa de procesos.
Nivel de riesgo, debido a incumplimientos legales o fallos

asociados al proceso de integracin. La norma aconseja

sintetizar todo este anlisis de la situacin de partida en un DAFO
(Diagnstico
de
Debilidades,
Amenazas,
Fortalezas
y
Oportunidades) u otra tcnica similar.
Ejemplo de Mapa de Procesos para un Sistema Integrado de
SGC, SIGCA y SIGPRE

1.3 Seleccin del Mtodo de Integracin: Establece las directrices para que la
organizacin seleccione el mejor mtodo de integracin, en funcin de su nivel
de madurez y su contexto. La norma propone tres mtodos de integracin cuya
seleccin est guiada por el nivel de madurez o experiencia que la
organizacin posee en la gestin por procesos. La organizacin puede ir
ascendiendo por ellos a medida que adquiere mayor madurez. Los mtodos en
cuestin son:
Mtodo Bsico. Segn la norma, es un mtodo muy rentable
porque requiere una inversin pequea y en cambio produce
resultados importantes a corto plazo gracias a la simplificacin
documental y a la gestin integrada de algunos procesos. Es
abordable por todo tipo de organizaciones, incluyendo aquellas que
no tienen experiencia en la gestin por procesos.
Mtodo Avanzado. La norma prev que la rentabilidad de este

mtodo de integracin se alcanza a medio plazo, pues exige de la

organizacin cierta experiencia para implantar eficazmente la
gestin por procesos. Este mtodo estar restringido a las
organizaciones que ya poseen un cierto nivel de madurez en la
gestin por procesos.
Mtodo Experto. Este mtodo ser muy rentable, porque supone

extender la integracin del sistema de gestin por procesos

existente ya a otras reas no contempladas, sin inversiones
adicionales. No obstante, tambin previene que este mtodo est
limitado a organizaciones con una gran experiencia en la gestin
por procesos.
Diagrama de flujo para identificar el mtodo de Integracin Aprobado

El apoyo de la alta direccin se plasma en acciones concretas, como la asignacin de

los recursos necesarios para llevar a cabo el plan aprobado, el apoyo poltico y la
concesin de autoridad a los responsables del plan, y el seguimiento del proyecto. A la
alta direccin compete igualmente nombrar al responsable o coordinador del Plan de
Integracin, que actuar como su representante.

2. Implantacin del Plan de Integracin:

Esta fase consiste en responder a la pregunta Cmo lo voy a hacer?. La norma
ofrece aqu directrices sobre dos aspectos:

Equipo del proyecto de integracin de sistemas de gestin. El documento

considera conveniente formar un comit o equipo de integracin del cual
formen parte los responsables de los distintos departamentos o sistemas a
integrar.

Seguimiento del plan de integracin, con una frecuencia que permita

controlar el cumplimiento de los objetivos prefijados y, en el caso de
desviaciones, introducir los oportunos cambios en el plan actualizndolo. El
seguimiento debe documentarse en informes de revisin, que deben
distribuirse a todas las partes implicadas en el proceso de integracin.

3. Revisin y Mejora del SIG:

La norma adopta la filosofa de mejora continua siguiendo el ciclo PDCA. Esta
ltima fase pretende responder a dos preguntas: es eficaz y rentable la
integracin adoptada?, y necesita mejoras? Las ventajas que la norma indica de
la revisin conjunta sobre la revisin individual de cada sistema son tres: una
visin global de los hechos y los resultados, la mejora de la coherencia de las
decisiones y la determinacin de las prioridades en los distintos elementos del SIG
aprovechando las sinergias.