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19/08/2012

Proyectos Informáticos William Cepeda A. Agosto 2012
Proyectos Informáticos
William Cepeda A.
Agosto 2012
¿Qué es un proyecto?
¿Qué es un proyecto?

“Un proyecto es un esfuerzo temporal para lograr un objetivo específico por medio de un conjunto de tareas interrelacionadas y de la utilización eficiente de recursos”

19/08/2012

 Temporal no necesariamente significa de corta duración.  Un proyecto es un esfuerzo temporal que
 Temporal no necesariamente significa de corta duración.
 Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a
¿Qué es un proyecto?
cabo para crear un producto, servicio o resultado
Principio y un final definidos.
único.

El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus

objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales que durarán mucho más

que los propios proyectos.

Atributos de un proyecto
Atributos de un proyecto

Objetivo bien definido Definición de tareas interdependientes Utilización optima de recursos

personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones

Marco temporal específico Satisfacción del cliente,

calidad, puntualidad y economía

incertidumbre

19/08/2012

Factores de éxito de un proyecto
Factores de éxito de un proyecto

Alcance del proyecto: actividades a realizarse para garantizar al cliente el cumplimiento de los requisitos o criterios de aceptación acordados

Costo: monto acordado con el cliente, se basa en un presupuesto y estima de costos de recursos

Cronograma que especifica cuando tiene que iniciar y terminar cada actividad

Satisfacción del cliente: el proyecto debe finalizar dentro del tiempo, del presupuesto asignado y con mejor calidad

Triángulo de restricciones de un Proyecto
Triángulo de restricciones de un Proyecto
ALCANCE TIEMPO COSTO
ALCANCE
TIEMPO
COSTO

19/08/2012

Un proyecto puede generar:  Un producto que puede ser un componente de otro elemento o
Un proyecto puede generar:
 Un producto que puede ser un componente de otro
elemento o un elemento final en sí mismo

La capacidad de realizar un servicio

Una función comercial que brinda apoyo a la producción o distribución

Un resultado tal como un producto o un documento

un proyecto de investigación que desarrolla conocimientos que se pueden emplear para determinar si existe una

tendencia o si un nuevo proceso beneficiará a la sociedad.

Implementar un cambio en la estructura, el personal Ejemplos de proyectos Desarrollar un nuevo producto o
Implementar un cambio en la estructura, el personal
Ejemplos de proyectos
Desarrollar un nuevo producto o servicio

o el estilo de una organización

Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado

Construir un edificio o una infraestructura

Implementar un nuevo proceso o procedimiento de

negocio

19/08/2012

¿Qué es la dirección de proyectos?
¿Qué es la dirección de proyectos?

La dirección de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y

técnicas a las actividades del proyecto para

cumplir con los requisitos del mismo.

Dirigir un proyecto - implica:
Dirigir un proyecto - implica:

Identificar requisitos • Abordar las diversas necesidades, inquietudes y

expectativas de los interesados según se planifica y

efectúa el proyecto

Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se relacionan, entre otros aspectos, con:

El alcance, La calidad, El cronograma, El presupuesto, Los recursos, El riesgo.

19/08/2012

 Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que Gestión del portafolio  Portafolio
 Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que
Gestión del portafolio
 Portafolio

se agrupan para facilitar la dirección eficaz de ese trabajo

para cumplir con los objetivos estratégicos del negocio.

La gestión del portafolio

Gestión centralizada de uno o más portafolios, que incluye identificar, establecer prioridades, autorizar, dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados para alcanzar los objetivos específicos y estratégicos del negocio.

Dirección de programas  Programa
Dirección de programas
 Programa

Un grupo de proyectos relacionados administrados de forma coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual.

Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la capacidad colectiva

Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un programa incluye siempre proyectos.

19/08/2012

Relaciones entre la dirección de proyectos, la dirección de programas y la gestión del portafolio •
Relaciones entre la dirección de proyectos, la dirección
de programas y la gestión del portafolio
Estrategias & prioridades
Elaboración progresiva
Gobernanza
Disposición a los cambios
Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o
proyectos
Reportes de rendimiento
Requerimientos de cambios
con impacto en otros
portafolios, programas o
proyectos.
Proyectos
proyectos.
Estrategias & prioridades
Elaboración progresiva
Gobernanza
Disposición a los cambios
Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o
proyectos
de Bajo
Proyectos
Nivel
Reportes de rendimiento
Requerimientos de
cambios con impacto en
otros portafolios,
programas o proyectos.
Programas
Programas
Programas
Programas
Proyectos
Proyectos
Portafolio
Portafolio
de Bajo
de Bajo
de Alto
de Alto
Proyectos
Nivel
Nivel
Nivel
Nivel
Nivel
de Alto
Estrategias & prioridades
Elaboración progresiva
Gobernanza
Disposición a los cambios
Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o proyectos
Reportes de rendimiento
Requerimientos de cambios
con impacto en otros
portafolios, programas o
Dirección de proyectos, programas, portafolios
Dirección de proyectos, programas, portafolios

19/08/2012

Interdependencias:
Interdependencias:

Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos que afectan a múltiples proyectos dentro del sistema;

Ajustar la dirección estratégica/de la organización que afecta las metas y los objetivos de los proyectos

y del programa

Resolver problemas y cambiar la gestión dentro de una estructura de gobernabilidad compartida.

Proyectos y planificación estratégica
Proyectos y planificación estratégica

Consideraciones estratégicas

Demanda del mercado Oportunidad estratégica/necesidad comercial Solicitud de un cliente Adelantos tecnológicos Requisitos legales

19/08/2012

 Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos  Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas
Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos
Identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y
normas para la dirección de proyectos
Oficina de dirección de proyectos

Instruir, orientar, capacitar y supervisar

Vigilar el cumplimiento de las políticas de normas, procedimientos y plantillas de la dirección de proyectos

mediante auditorías del proyecto

Desarrollar y gestionar políticas, procedimientos, plantillas y

otra documentación compartida Coordinar la comunicación entre proyectos.

 El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto  La oficina
 El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos
del proyecto
 La oficina gestiona cambios importantes relativos al alcance del
programa para alcanzar mejor los objetivos de negocio.
Directores del proyecto y oficina de dirección de
proyectos

El director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto a fin de cumplir mejor con los objetivos;

La oficina de dirección de proyectos optimiza el uso de los recursos de la organización que son compartidos entre todos los proyectos.

El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance, cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos

individuales

La oficina de dirección de proyectos gestiona las metodologías, normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias entre

proyectos a nivel empresarial.

19/08/2012

Rol del director del proyecto  Conocimiento  Desempeño.
Rol del director del proyecto
 Conocimiento
 Desempeño.

Que puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en dirección de proyectos.

Personal.

Actitudes, Características básicas de la personalidad

Liderazgo

Fundamentos para la dirección de proyectos
Fundamentos para la dirección de
proyectos

La Guía del PMBOK® es la norma para dirigir la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, en diversos tipos de industrias.

Esta norma describe los procesos, herramientas y técnicas de la dirección de proyectos utilizados

para dirigir un proyecto con miras a un resultado

exitoso.

Fundamentos para la dirección de proyectos  La Guía del PMBOK® es la norma para dirigir

19/08/2012

Buenas Prácticas
Buenas Prácticas

“Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general, en que la aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos.

Buenas Prácticas  “Buenas prácticas” significa que se está de acuerdo, en general, en que la
Códigos de ética PMI 
Códigos de ética PMI

El Código de ética y conducta profesional del Instituto de Administración de Proyectos, precisa las obligaciones básicas de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad.

Requiere que quienes se desempeñan en este ámbito demuestren compromiso con la conducta ética y profesional.

Conlleva la obligación de cumplir con leyes, regulaciones y políticas profesionales, y de la organización.

Puesto que los profesionales provienen de culturas y orígenes diversos, el Code of Ethics and Professional Conduct se aplica a nivel mundial.

19/08/2012

Factores ambientales de la empresa
Factores ambientales de la empresa

Procesos, estructura y cultura de la organización Normas de la industria o gubernamentales

Regulaciones del organismo de control, códigos de conducta,

Normas de producto, normas de calidad y normas de fabricación

Infraestructura

Instalaciones existentes Bienes de capital

Recursos humanos existentes

Habilidades, disciplinas y conocimientos

Factores ambientales de la empresa Administración de personal 
Factores ambientales de la empresa
Administración de personal

Sistemas de autorización de trabajos de la compañía Condiciones del mercado Tolerancia al riesgo por parte de los interesados Clima político Canales de comunicación establecidos en la organización Bases de datos comerciales Sistemas de información para la dirección de proyectos

19/08/2012

5 Dominios - Grupos de procesos
5 Dominios - Grupos de procesos

Iniciando del proyecto Planeando el proyecto Ejecutando el Proyecto Monitoreando y Controlando el proyecto Cerrando el proyecto

Iniciando el proyecto
Iniciando el proyecto

Realizando la evaluación del proyecto Definir el alcance a alto nivel Identificar y analizar a los involucrados

Identificar riesgos, aspectos, suposiciones y restricciones

Desarrollar el mapa del proyecto Conseguir la aprobación

19/08/2012

Desarrollar el cronograma Planear el Proyecto  Establecer los entegables Crear la estrucutura de división del
Desarrollar el cronograma
Planear el Proyecto
 Establecer los entegables
Crear la estrucutura de división del trabajo - WBS
Desarrollar el presupuesto
Desarrollar el plan de RRHH
Desarrollar el plan de comunicacion
Desarrollar el plan de adquisiciones
Desarrollar el plan de calidad

Desarrollar el plan de gestión de cambios Desarrollar el plan de gestión de riesgos Presentar el plan Conducir la iniciación

Ejecutar el proyecto
Ejecutar el proyecto

Obtener los recursos Ejecutar las tareas Implementar un plan de calidad Implementar cambios aprobados Implementar estrategias de riesgos Maximizar el rendimiento del equipo

19/08/2012

Monitoreo y Control del Proyecto  Medir el rendimiento del proyecto: a tiempo, presupuesto, calidad
Monitoreo y Control del Proyecto
 Medir el rendimiento del proyecto: a tiempo,
presupuesto, calidad

Administrar los cambios: solo aprobados

Asegurarse de que los entregables cumplen con los requerimientos

Identificación de riesgos en curso Monitorear riesgos abiertos Comunicar el estado del proyecto

Éxito, Fracaso, desafios

 Transferir la propiedad: mover el proyecto a un estado operacional Cerrando el proyecto  Conseguir
 Transferir la propiedad: mover el proyecto a un estado
operacional
Cerrando el proyecto
 Conseguir la aceptación final

Garantizar el cierre del proyecto:

Presupuesto financiero cerrado- Compras, vendedores, facturas pagadas

Distribuir el proyecto final Recopilar lecciones aprendidas:

éxito, fracasos- implicaciones

Archivar el proyecto Medición de satisfacción

19/08/2012

Ciclo de vida de proyectos TI
Ciclo de vida de proyectos TI

Requerimientos Análisis Diseño Desarrollo Implementación

Por qué es importante la AP
Por qué es importante la AP

Crisis del Software (Standish Group Caos Report) 30% total fracaso 30% Desafios al proyecto

Sobre Cronograma Sobre Proyecto Soluciones pobres o limitadas

19/08/2012

Factores de éxito de la Administración de Proyectos
Factores de éxito de la Administración
de Proyectos

Soporte de los ejecutivos Alto nivel de involucramiento del negocio Requerimientos bien definidos

Por qué los proyectos TI son especiales
Por qué los proyectos TI son
especiales

Difícil definir requerimientos Tecnología cambiante A menudo Organización departamental cruzada Industria poco madura

19/08/2012

2. Ciclo de vida del proyecto y organización
2. Ciclo de vida del proyecto y
organización

Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un ambiente más amplio que el proyecto mismo.

Asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los objetivos de la empresa y se gestione de conformidad con las

metodologías de prácticas establecidas de la organización.

El ciclo de vida del proyecto Panorama general
El ciclo de vida del proyecto
Panorama general

El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión

y control de la organización u organizaciones que participan en

el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación.

El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado.

19/08/2012

• Inicio • Organización y preparación • Ejecución del trabajo • Cierre. Características del ciclo de
• Inicio
• Organización y preparación
• Ejecución del trabajo
• Cierre.
Características del ciclo de vida del proyecto

Niveles típicos de costo y dotación de personal durante el ciclo de vida del proyecto.

Características del ciclo de vida del proyecto Influencia de los participantes, riesgos e incertidumbrec Costo de
Características del ciclo de vida del proyecto
Influencia de los participantes, riesgos e incertidumbrec
Costo de los cambios

Impacto de la variable en función del tiempo del proyecto

19/08/2012

Fases del proyecto
Fases del proyecto

Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo producido como el entregable de la fase.

Re-evaluar el esfuerzo en curso

Cambiar o terminar el proyecto.

Hitos, puertas de fase, puntos de decisión, puertas de etapa o puntos de cancelación.

Para alcanzar con éxito el objetivo o entregable principal de la fase, se requiere un grado adicional de control.

La repetición de procesos , proporciona ese grado adicional de control y define los límites de la fase.

Fases del proyecto (1)
Fases del proyecto (1)

Deben considerarse una buena práctica la revisión de los entregables clave y

el desempeño del proyecto a la fecha, para:

Determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase Detectar y corregir errores de una manera económica.

19/08/2012

Relaciones entre fases (n)
Relaciones entre fases (n)
Relaciones entre fases
Relaciones entre fases

19/08/2012

Los Interesados Relación entre los interesados y el proyecto
Los Interesados
Relación entre los interesados y el proyecto
Influencias de la organización en la dirección de proyectos
Influencias de la organización en la dirección de
proyectos

Cultura Estilo Estructura de la organización

Influencias de la organización en la dirección de proyectos  Cultura  Estilo  Estructura de

19/08/2012

Culturas y estilos de la organización
Culturas y estilos de la organización

Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas

Políticas, métodos y procedimientos,

Percepción de las relaciones de autoridad

Etica laboral y horario de trabajo

El director del proyecto debe conocer quiénes toman las decisiones dentro de la organización y trabajar con ellos para influir en el éxito del proyecto.

Estructura de la organización
Estructura de la organización

Influencia de la organización en los proyectos

19/08/2012

Organización funcional
Organización funcional
Organización matricial débil
Organización matricial débil

19/08/2012

Organización matricial equilibrada
Organización matricial equilibrada
Organización matricial fuerte
Organización matricial fuerte

19/08/2012

Organización orientada a proyectos
Organización orientada a proyectos
Organización combinada
Organización combinada

19/08/2012

Activos de los procesos de la organización
Activos de los procesos de la
organización

Procesos y procedimientos Base corporativa de conocimiento

Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe: 3 Procesos de la Dirección
Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:
3 Procesos de la Dirección de
Proyectos para un Proyecto

Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto

Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos

Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados

Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance,

tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el

producto, servicio o resultado especificado.

19/08/2012

Los procesos de dirección de proyectos Los conocimientos, habilidades y procesos descritos deben 
Los procesos de dirección de proyectos
Los conocimientos, habilidades y procesos descritos deben

aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.

Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre tiene la

responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados, así como el grado de rigor adecuado para cada

proceso.

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Grupos de Procesos de la Dirección
de Proyectos

Grupo del Proceso de Iniciación Grupo del Proceso de Planificación Grupo del Proceso de Ejecución Grupo del Proceso de Seguimiento y Control Grupo del Proceso de Cierre

19/08/2012

Interacciones comunes entre procesos de la dirección de proyectos
Interacciones comunes entre procesos de la
dirección de proyectos

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos

Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto
Los grupos de procesos interactúan en una fase o proyecto

19/08/2012

Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos
Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos
Interacciones entre procesos de la dirección de proyectos
procesos y áreas de conocimiento de la dirección Corresponden de proyectos grupos de cia entre
procesos y
áreas de
conocimiento
de la dirección
Corresponden
de proyectos
grupos de
cia entre

19/08/2012

Grupo del Proceso de Iniciación
Grupo del Proceso de Iniciación

Límites del proyecto

Grupo del Proceso de Iniciación
Grupo del Proceso de Iniciación