19/08/2012

Proyectos Informticos
William Cepeda A.

Agosto 2012

Qu es un proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal para

lograr un objetivo especfico por medio de un
conjunto de tareas interrelacionadas y de la
utilizacin eficiente de recursos

19/08/2012

Qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a
cabo para crear un producto, servicio o resultado
nico.
Principio y un final definidos.
Temporal no necesariamente significa de corta duracin.

El final se alcanza cuando se logran los objetivos del

proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus
objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos,
o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al
proyecto.
Los proyectos pueden tener impactos sociales,
econmicos y ambientales que durarn mucho ms
que los propios proyectos.

Atributos de un proyecto
Objetivo bien definido
Definicin de tareas interdependientes
Utilizacin optima de recursos
personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones

Marco temporal especfico

Satisfaccin del cliente,
calidad, puntualidad y economa

incertidumbre

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Factores de xito de un proyecto

Alcance del proyecto: actividades a realizarse para garantizar al

cliente el cumplimiento de los requisitos o criterios de
aceptacin acordados
Costo: monto acordado con el cliente, se basa en un
presupuesto y estima de costos de recursos
Cronograma que especifica cuando tiene que iniciar y terminar
cada actividad
Satisfaccin del cliente: el proyecto debe finalizar dentro del
tiempo, del presupuesto asignado y con mejor calidad

Tringulo de restricciones de un Proyecto

TIEMPO

COSTO

ALCANCE

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Un proyecto puede generar:

Un producto que puede ser un componente de otro
elemento o un elemento final en s mismo
La capacidad de realizar un servicio
Una funcin comercial que brinda apoyo a la produccin o
distribucin

Un resultado tal como un producto o un documento

un proyecto de investigacin que desarrolla conocimientos
que se pueden emplear para determinar si existe una
tendencia o si un nuevo proceso beneficiar a la sociedad.

Ejemplos de proyectos
Desarrollar un nuevo producto o servicio
Implementar un cambio en la estructura, el personal
o el estilo de una organizacin
Desarrollar o adquirir un sistema de informacin
nuevo o modificado
Construir un edificio o una infraestructura
Implementar un nuevo proceso o procedimiento de
negocio

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Qu es la direccin de proyectos?

La direccin de proyectos es la aplicacin de

conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo.

Dirigir un proyecto - implica:

Identificar requisitos
Abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados segn se planifica y
efecta el proyecto
Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto
que se relacionan, entre otros aspectos, con:
El alcance, La calidad, El cronograma,
El presupuesto, Los recursos, El riesgo.

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Gestin del portafolio

Portafolio
Conjunto de proyectos o programas y otros trabajos que
se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo
para cumplir con los objetivos estratgicos del negocio.

La gestin del portafolio

Gestin centralizada de uno o ms portafolios, que
incluye identificar, establecer prioridades, autorizar,
dirigir y controlar proyectos, programas y otros trabajos
relacionados para alcanzar los objetivos especficos y
estratgicos del negocio.

Direccin de programas
Programa
Un grupo de proyectos relacionados administrados de forma
coordinada para obtener beneficios y control, que no se obtendran
si se gestionaran en forma individual.

Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el

resultado comn o la capacidad colectiva
Un proyecto puede o no formar parte de un programa, pero un
programa incluye siempre proyectos.

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Relaciones entre la direccin de proyectos, la direccin

de programas y la gestin del portafolio

Portafolio
de Bajo
Nivel

Estrategias & prioridades

Elaboracin progresiva
Gobernanza
Disposicin a los cambios
Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o
proyectos

Portafolio
de Alto
Nivel

Programas
de Bajo
Nivel

Proyectos

Estrategias & prioridades

Elaboracin progresiva
Gobernanza
Disposicin a los cambios
Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o proyectos
Reportes de rendimiento
Requerimientos de cambios
con impacto en otros
portafolios, programas o
proyectos.

Reportes de rendimiento
Requerimientos de cambios
con impacto en otros
portafolios, programas o
proyectos.

Programas
de Alto
Nivel

Estrategias & prioridades

Elaboracin progresiva
Gobernanza
Disposicin a los cambios
Impacto de los cambios en otros
portafolios, programas o
proyectos

Reportes de rendimiento
Requerimientos de
cambios con impacto en
otros portafolios,
programas o proyectos.

Proyectos

Programas
de Alto
Nivel

Programas
de Bajo
Nivel

Proyectos

Proyectos
Proyectos

Direccin de proyectos, programas, portafolios

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Interdependencias:

Resolver restricciones de los recursos y/o conflictos

que afectan a mltiples proyectos dentro del
sistema;
Ajustar la direccin estratgica/de la organizacin
que afecta las metas y los objetivos de los proyectos
y del programa
Resolver problemas y cambiar la gestin dentro de
una estructura de gobernabilidad compartida.

Proyectos y planificacin estratgica

Consideraciones estratgicas
Demanda del mercado
Oportunidad estratgica/necesidad comercial
Solicitud de un cliente
Adelantos tecnolgicos
Requisitos legales

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Oficina de direccin de proyectos

Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y
normas para la direccin de proyectos
Instruir, orientar, capacitar y supervisar
Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas,
procedimientos y plantillas de la direccin de proyectos
mediante auditoras del proyecto
Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y
otra documentacin compartida
Coordinar la comunicacin entre proyectos.

Directores del proyecto y oficina de direccin de

proyectos
El director del proyecto se concentra en los objetivos especficos
del proyecto
La oficina gestiona cambios importantes relativos al alcance del
programa para alcanzar mejor los objetivos de negocio.

El director del proyecto controla los recursos asignados al proyecto

a fin de cumplir mejor con los objetivos;
La oficina de direccin de proyectos optimiza el uso de los recursos de
la organizacin que son compartidos entre todos los proyectos.

El director del proyecto gestiona las restricciones (alcance,

cronograma, costo y calidad, entre otras) de los proyectos
individuales
La oficina de direccin de proyectos gestiona las metodologas,
normas, oportunidad/riesgo global e interdependencias entre
proyectos a nivel empresarial.

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Rol del director del proyecto

Conocimiento
Desempeo.
Que puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en
direccin de proyectos.

Personal.
Actitudes,
Caractersticas bsicas de la personalidad
Liderazgo

Fundamentos para la direccin de

proyectos
La Gua del PMBOK es la norma para dirigir la
mayora de los proyectos, la mayor parte del
tiempo, en diversos tipos de industrias.
Esta norma describe los procesos, herramientas y
tcnicas de la direccin de proyectos utilizados
para dirigir un proyecto con miras a un resultado
exitoso.

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Buenas Prcticas
Buenas prcticas significa que se est de acuerdo,
en general, en que la aplicacin de estas habilidades,
herramientas y tcnicas puede aumentar las
posibilidades de xito de una amplia variedad de
proyectos.

Cdigos de tica PMI

El Cdigo de tica y conducta profesional del Instituto de
Administracin de Proyectos, precisa las obligaciones bsicas
de responsabilidad, respeto, imparcialidad y honestidad.
Requiere que quienes se desempean en este mbito
demuestren compromiso con la conducta tica y profesional.
Conlleva la obligacin de cumplir con leyes, regulaciones y
polticas profesionales, y de la organizacin.
Puesto que los profesionales provienen de culturas y orgenes
diversos, el Code of Ethics and Professional Conduct se aplica
a nivel mundial.

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Factores ambientales de la empresa

Procesos, estructura y cultura de la organizacin
Normas de la industria o gubernamentales
Regulaciones del organismo de control, cdigos de conducta,
Normas de producto, normas de calidad y normas de
fabricacin

Infraestructura
Instalaciones existentes
Bienes de capital

Recursos humanos existentes

Habilidades, disciplinas y conocimientos

Factores ambientales de la empresa

Administracin de personal
Sistemas de autorizacin de trabajos de la compaa
Condiciones del mercado
Tolerancia al riesgo por parte de los interesados
Clima poltico
Canales de comunicacin establecidos en la organizacin
Bases de datos comerciales
Sistemas de informacin para la direccin de proyectos

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5 Dominios - Grupos de procesos

Iniciando del proyecto

Planeando el proyecto
Ejecutando el Proyecto
Monitoreando y Controlando el proyecto
Cerrando el proyecto

Iniciando el proyecto
Realizando la evaluacin del proyecto
Definir el alcance a alto nivel
Identificar y analizar a los involucrados
Identificar riesgos, aspectos, suposiciones y
restricciones
Desarrollar el mapa del proyecto
Conseguir la aprobacin

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Planear el Proyecto

Establecer los entegables

Crear la estrucutura de divisin del trabajo - WBS
Desarrollar el presupuesto
Desarrollar el cronograma
Desarrollar el plan de RRHH
Desarrollar el plan de comunicacion
Desarrollar el plan de adquisiciones
Desarrollar el plan de calidad
Desarrollar el plan de gestin de cambios
Desarrollar el plan de gestin de riesgos
Presentar el plan
Conducir la iniciacin

Ejecutar el proyecto

Obtener los recursos

Ejecutar las tareas
Implementar un plan de calidad
Implementar cambios aprobados
Implementar estrategias de riesgos
Maximizar el rendimiento del equipo

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Monitoreo y Control del Proyecto

Medir el rendimiento del proyecto: a tiempo,
presupuesto, calidad
Administrar los cambios: solo aprobados
Asegurarse de que los entregables cumplen con los
requerimientos
Identificacin de riesgos en curso
Monitorear riesgos abiertos
Comunicar el estado del proyecto
xito, Fracaso, desafios

Cerrando el proyecto
Conseguir la aceptacin final
Transferir la propiedad: mover el proyecto a un estado
operacional
Garantizar el cierre del proyecto:
Presupuesto financiero cerrado- Compras, vendedores,
facturas pagadas

Distribuir el proyecto final

Recopilar lecciones aprendidas:
xito, fracasos- implicaciones

Archivar el proyecto
Medicin de satisfaccin

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Ciclo de vida de proyectos TI

Requerimientos
Anlisis
Diseo
Desarrollo
Implementacin

Por qu es importante la AP

Crisis del Software (Standish Group Caos Report)

30% total fracaso
30% Desafios al proyecto
Sobre Cronograma
Sobre Proyecto
Soluciones pobres o limitadas

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Factores de xito de la Administracin

de Proyectos

Soporte de los ejecutivos

Alto nivel de involucramiento del negocio
Requerimientos bien definidos

Por qu los proyectos TI son

especiales
Difcil definir requerimientos
Tecnologa cambiante
A menudo Organizacin departamental cruzada
Industria poco madura

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2. Ciclo de vida del proyecto y

organizacin
Los proyectos y la direccin de proyectos se llevan a cabo en
un ambiente ms amplio que el proyecto mismo.
Asegurar que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con los
objetivos de la empresa y se gestione de conformidad con las
metodologas de prcticas establecidas de la organizacin.

El ciclo de vida del proyecto

Panorama general
El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo,
generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo
nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin
y control de la organizacin u organizaciones que participan en
el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de
aplicacin.
El ciclo de vida proporciona el marco de referencia bsico para
dirigir el proyecto, independientemente del trabajo especfico
involucrado.

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Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Inicio
Organizacin y preparacin
Ejecucin del trabajo
Cierre.

Niveles tpicos de costo y dotacin de personal durante el ciclo de vida del proyecto.

Caractersticas del ciclo de vida del proyecto

Influencia de los participantes, riesgos e incertidumbrec

Costo de los cambios

Impacto de la variable en funcin del tiempo del proyecto

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Fases del proyecto

Cuando las fases son secuenciales, el cierre de una fase termina
con cierta forma de transferencia o entrega del trabajo
producido como el entregable de la fase.
Re-evaluar el esfuerzo en curso
Cambiar o terminar el proyecto.
Hitos, puertas de fase, puntos de decisin, puertas de etapa o
puntos de cancelacin.

Para alcanzar con xito el objetivo o entregable principal de la

fase, se requiere un grado adicional de control.
La repeticin de procesos , proporciona ese grado adicional de
control y define los lmites de la fase.

Fases del proyecto (1)

Deben considerarse una buena prctica la revisin de los entregables clave y

el desempeo del proyecto a la fecha, para:
Determinar si el proyecto debe avanzar hacia la siguiente fase
Detectar y corregir errores de una manera econmica.

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Relaciones entre fases (n)

Relaciones entre fases

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Los Interesados

Relacin entre los interesados y el proyecto

Influencias de la organizacin en la direccin de

proyectos

Cultura
Estilo
Estructura de la organizacin

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Culturas y estilos de la organizacin

Visiones, valores, normas, creencias y expectativas

compartidas
Polticas, mtodos y procedimientos,
Percepcin de las relaciones de autoridad
Etica laboral y horario de trabajo

El director del proyecto debe conocer quines toman las

decisiones dentro de la organizacin y trabajar con ellos para
influir en el xito del proyecto.

Estructura de la organizacin

Influencia de la organizacin en los proyectos

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Organizacin funcional

Organizacin matricial dbil

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Organizacin matricial equilibrada

Organizacin matricial fuerte

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Organizacin orientada a proyectos

Organizacin combinada

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Activos de los procesos de la

organizacin
Procesos y procedimientos
Base corporativa de conocimiento

3 Procesos de la Direccin de
Proyectos para un Proyecto
Para que un proyecto tenga xito, el equipo del proyecto debe:
Seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar
los objetivos del proyecto
Utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para
cumplir con los requisitos
Cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y
expectativas de los interesados
Equilibrar las demandas contrapuestas relativas al alcance,
tiempo, costo, calidad, recursos y riesgo para producir el
producto, servicio o resultado especificado.

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Los procesos de direccin de proyectos

Los conocimientos, habilidades y procesos descritos deben

aplicarse siempre de la misma manera en todos los proyectos.
Para un proyecto determinado, el director del proyecto, en
colaboracin con el equipo del proyecto, siempre tiene la
responsabilidad de determinar cules son los procesos
apropiados, as como el grado de rigor adecuado para cada
proceso.

Grupos de Procesos de la Direccin

de Proyectos

Grupo del Proceso de Iniciacin

Grupo del Proceso de Planificacin
Grupo del Proceso de Ejecucin
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control
Grupo del Proceso de Cierre

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Interacciones comunes entre procesos de la

direccin de proyectos

Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Los grupos de procesos interactan en una fase o proyecto

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Grupos de Procesos de la Direccin de Proyectos

Interacciones entre procesos de la direccin de proyectos

Corresponden
cia entre
grupos de
procesos y
reas de
conocimiento
de la direccin
de proyectos

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Grupo del Proceso de Iniciacin

Lmites del proyecto

Grupo del Proceso de Iniciacin

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