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LA EXPERIENCIA
En Colombia la reorganizacin del sistema de salud a travs de la Ley 100
cambi las reglas de juego y la manera de interrelacionarse de los actores.
Plante la necesidad de modificar la forma como se venan haciendo las
cosas y forz a convocar esfuerzos con miras a manejar las entidades
prestadoras de servicios como una empresa. El hacer claridad en que la
principal fuente de recursos, y en algunos casos la nica, es la venta de
servicios, oblig a las personas del sector a mejorar o a implementar por
primera vez sistemas de informacin integrales e integrados.
Las entidades prestadores de servicios se dieron cuenta de que se
encontraban frente al reto de mantenerse vivas, saludables y
competitivas, siendo uno de los motores la capacidad de cobrar bien y
oportunamente los servicios prestados. Dentro de este nuevo entorno el
proceso de facturacin cobr un mayor inters y esfuerzo pues es all donde
se producen las facturas de venta a cargo de los terceros pagadores. No es
donde se realiza la atencin pero s donde se resume el resultado de sta
desde el punto de vista econmico. Por lo tanto, el disponer oportunamente
de la totalidad de la informacin requerida para la facturacin se convirti
en elemento central para los hospitales.
Por lo anterior se ha forzado a las instituciones hospitalarias a implantar un
sistema gil e integrado capaz de asegurar un proceso de facturacin en un
tiempo prcticamente real. Esto condujo a entender que hoy da el
departamento de facturacin debe estar descentralizado, con presencia a lo
largo y ancho de la organizacin. Por esto debe entenderse que en las reas
en las cuales se preste el servicio debe existir la posibilidad de alimentar un
sistema de informacin, y que de manera inmediata permita digitar los
procedimientos realizados, lo exmenes solicitados, los medicamentos y
suministros requeridos, los honorarios del mdico y, en fin, la totalidad de
las actividades prestadas al paciente.
Dentro de su planta de personal es conveniente contar con facturadores que
conozcan la totalidad de los convenios, as irn convirtindose en auditores
proactivos que eviten glosas y no pagos por errores al facturar. Igualmente,
en vigilantes del sistema verificando permanentemente que las tablas y los
perfiles de los convenios estn actualizados de acuerdo con lo pactado en
cada contrato.
Lo anterior marca el inicio de un proceso que se complica por otras factores
tales como el responsable de la cuenta, las tarifas pactadas y los
documentos requeridos por las aseguradores y otros terceros pagadores
para la atencin de sus afiliados. Sera muy sencillo si existieran tarifas de
contratacin por complejidad e infraestructura de las instituciones y un solo
manual normativo de actividades y procedimientos con conceptos claros de
Paso 2
Una vez entendidos todos estos puntos, se debe instruir a diferentes reas
del hospital sobre los requerimientos para cobro a estos pacientes: firmas
del mdico, formas de identificar servicios prestados, servicios que se
pueden prestar o no y cobrar, documentos que se deben adjuntos, etc.
Tambin es necesario definir conjuntamente con las otras reas, los
procedimientos para llenar esos requerimientos.
Al final de este paso, el jefe de facturacin tendr definidos unos
procedimientos para la facturacin de los nuevos pacientes y las reas del
hospital que sern instruidas sobre estos procedimientos.
Paso 3
Tambin se deben definir los cambios requeridos en la facturacin
automatizada, el jefe debe valorar si los nuevos pacientes pueden ser
facturados con la aplicacin existente o si se requieren cambios en esta.
Por seguridad, los cambios en el programa deben tener control y quedar
bajo responsabilidad del jefe de rea. Este puede solicitar a Sistemas
cambios mayores que no puede abordar personalmente.
Paso 4
Es necesario capacitar al personal del rea que va a intervenir sobre los
procedimientos y las tarifas para liquidar los servicios. Debe entregarles un
manual con las tarifas completas y si la facturacin es automatizada, una
aplicacin facturada de acuerdo con nuevas tarifas y procedimientos.
Para la comprensin de los contratos, el jefe de facturacin se apoya en los
contratos mismos y en los manuales de tarifas que la han entregado, en
forma completa y oportuna, las directivas encargadas de la elaboracin de
los contratos. Ellas constituyen el proveedor del jefe de facturacin, y ste,
como cliente de las directivas, debe verificar que los contratos y manuales
que le sean entregados vengan completos y lleguen oportunamente para
ser analizados y entendidos.
Otro cliente de este proceso son los servicios mdicos y de apoyo
diagnstico y teraputico, suministros, admisiones y dems reas del
hospital que van a prestar servicios a este nuevo tipo de paciente o
contratante. Ellos requieren que el jefe de facturacin los instruya con
claridad y precisiones sobre los procedimientos y requisitos que deben
cumplir para que el hospital pueda cobrar los servicios que ellos van a
prestar a un paciente.