MANUAL BSICO PARA LA REALIZACIN DE EVENTOS EN LA SEDE BOGOT

Uno de los campos de realizacin de la Funcin de Extensin en la Universidad Nacional son los
eventos. Anualmente nuestro campus universitario acoge a cientos de personas que acuden
para participar en los diferentes eventos y actos institucionales lo cual requiere de ciertas
formalidades para su organizacin y desarrollo. Es de vital importancia dar a conocer una
imagen homognea de nuestra Universidad. Cualquier acto que se realice en el campus
universitario debe tener el sello de modernidad, internacionalidad y profesionalismo que siempre
nos ha caracterizado. Por ello es necesario un manual que designe y seale, las normas
fundamentales sobre bases comunes, de los actos y eventos acadmicos oficiales que
organicen y celebren las diferentes unidades acadmicas de la Universidad Nacional de
Colombia.
Este manual estar a la disposicin de las facultades e institutos de la sede Bogot, para el
apoyo en la preparacin de los eventos que se celebren en nuestra Universidad.
1. CONCEPTOS BSICOS
Los principales conceptos bsicos que deben manejarse al momento de organizar una actividad
acadmica son:
Ceremonial
Protocolo
Precedencia
Etiqueta
1.1 CEREMONIAL acto solemne que se lleva a cabo segn el conjunto de normas y reglas
establecidas.
Entre ceremonial y protocolo, se puede dar una confusin, la diferencia es que no son
equivalentes sino complementarios.
El protocolo ordena, regula las normas y reglas del ceremonial y controla su ejecucin.
El ceremonial aplica, prctica y concreta lo que ordena el protocolo.
Es importante sealar que el ceremonial no crea jerarquas, slo las reconoce. Tampoco inventa
honores ni los otorga, slo establece un orden que haga posible las ms libres y cmodas
relaciones. No complica, simplifica. No crea problemas, solamente los evita.
En todo acto ceremonial debemos tener en cuenta la diplomacia, esto significa el uso de la
inteligencia y el tacto en las relaciones entre las personas y las naciones. Es el arte de la
cortesa pero para llegar a ser realmente corteses no basta con conocer las normas de la moral y
de la urbanidad, tambin es indispensable practicarlas constantemente para formar hbitos de
buena educacin.
1.2 PROTOCOLO viene del griego protocollum y significa orden. Elemento de orden creado
para evitar problemas y resolver divergencias que surgen constantemente del encuentro de las
vanidades humanas.
El protocolo es una ciencia y un arte basado en un conjunto de normas legales, sociales, usos,
tradiciones y costumbres de modo que regulan el comportamiento humano en los aspectos
ntimos, privados, pblicos y oficiales. El protocolo se viene usando desde hace miles de aos y
es una constante en el da a da de la sociedad actual por lo que es importante tener al menos
un conocimiento bsico a cerca de l.

Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez

Coordinadora Educacin Continua y Permanente
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Tanto el ceremonial como el protocolo trascienden las normas de urbanidad, de buenas maneras
o de comportamiento social. No obstante, en su esencia, pretenden necesariamente lo mismo: el
respeto que nos debemos unos a otros.
El protocolo reconoce las jerarquas del ordenamiento institucional. Al efectuarlo, instituye el
rango de las autoridades y sus precedencias.
1.3 PRECEDENCIA
Es el orden y ubicacin que le corresponde a una autoridad, en un acto o ceremonia, de acuerdo
a su categora.
En las empresas las precedencias se basan en el organigrama, que representa las diferentes
divisiones de la organizacin y las relaciones entre sus empleados.
La precedencia es el punto crucial y la base del ceremonial, ya que sta respeta las jerarquas y
categoras de las personas y establece su ubicacin y orden de la estructura interna, tanto de los
estados como en el mbito internacional.
La precedencia desde tiempos antiguos y en todas partes es motivo de normas estrictas que de
no acatarse produce desavenencias y ofensas.
Ceder el paso o el lugar de honor en toda la escala de las jerarquas es un derivado del orden de
precedencia.
Los inconvenientes desagradables siempre provienen del desconocimiento del orden de
precedencia o de las fallas en su aplicacin o interpretacin.
En el caso de las ubicaciones tngase presente que el lugar preferencial, reservado para el
principal invitado, o sea quien preside el acto, es el centro. Esto obliga a tener una fila de
asientos impares. Siguen en importancia inmediata del centro la ubicacin a la derecha, luego la
izquierda, luego la derecha, y as sucesivamente.
1.4 ETIQUETA
Es el conjunto de reglas y costumbres que nos permite desenvolvernos adecuadamente en los
diferentes ambientes. Acto ceremonial y solemne que se observa en la presidencia de la
repblica, nuestra institucin, y sitios pblicos.
Es una parte esencial de la urbanidad, se refiere al ceremonial de los usos, estilos y costumbres
que se observan en reuniones de carcter elevado y serio. La etiqueta vara segn las
costumbres de cada pueblo o de cada institucin; y es de suma importancia someterse a los
usos de la etiqueta que se encuentran establecidos en las diferentes naciones que visitamos. La
etiqueta y el protocolo son guas sociales que nos llevan a reconocer el respeto por otras
personas, culturas y costumbres.
2. TIPOS DE EVENTOS NACIONALES O INTERNACIONALES

Actos inaugurales o de clausura

Mesas redondas
Congresos, simposios
Seminarios, conferencias, foros, talleres
Ferias, exposiciones, lanzamientos
Nuevas tecnologas

2.1 Actos inaugurales o de clausura:

Dentro de estos actos hay que diferenciar si son actos breves (como actividades culturales,
inauguraciones de obras, etc.), sern de una duracin no superior a los 10 minutos; o actos
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de tipo acadmicos, ms ceremoniosos, como aperturas de cursos en la Universidad

Duracin entre los 30 y 45 minutos.
2.2 Mesas Redondas:
Se caracterizan por la presencia de varios ponentes. Cada una de las ponencias pueden
tener una duracin distinta, todo depender del reparto del tiempo. (Habr que conocer el
tiempo total disponible y el nmero de ponentes, para distribuir igualmente los tiempos).
2.3. Congresos Simposios Seminarios, conferencias, foros, talleres:
Al igual que en las mesas redondas, se suele contar con varios ponentes, que exponen
sobre diversas materias relacionadas con el congreso. Por regla general, las ponencias
pueden ser variadas desde los 20 a los 60 minutos (pero hay excepciones segn el tema y el
ponente). Son de eminente carcter profesional la mayora de ellos, y suele haber un turno
de preguntas e incluso alguna mesa redonda. Su finalidad es tratar o examinar temas que
contribuyan a desarrollar o fortalecer competencias para trabajar en diversas reas del
conocimiento mediante la actualizacin permanente.
2.4 Ferias, exposiciones, lanzamientos
Su finalidad es divulgar y difundir avances cientficos, investigaciones y programas de
formacin que se realizan u ofrecen en la Universidad, en cooperacin con otras
instituciones. Para el caso de las ferias y exposiciones se requiere montajes especiales con
diferentes modelos de paneles.
2.5 Nuevas Tecnologas:
Con el avance de las nuevas tecnologas, han surgido nuevos modos de reunin y de
participacin como son las video-conferencias, donde la parte escrita puede basarse en un
guin previo, como si se interviniera en televisin, pues las intervenciones suelen ser muy
cortas. Deberemos dejar intervenir a todo el mundo, ya que este tipo de reuniones "virtuales"
suelen contar con gran nmero de asistentes de todo el mundo.
La composicin bsica de estos eventos debera ser ms o menos de la siguiente forma:
1. Introduccin. Se trata de exponer una breve entrada al tema principal de la charla dando
al oyente un adelanto de lo que va a escuchar y as poder captar mejor su atencin.
2. Desarrollo principal. Aqu ya desarrollamos el tema introducido anteriormente de una
forma ms pormenorizada y detallada.
3. Conclusiones. Es el resumen de todo lo expuesto a lo largo de la conferencia. Habr que
sintetizar de forma clara y precisa los aspectos ms importantes del tema desarrollado. Dejar
a la audiencia con la esencia de la conferencia, debe ser uno de los objetivos de las
conclusiones.
3. CMO ESCRIBIR PARA HABLAR EN PBLICO:
Aqu tratamos de escribir lo que vamos a hablar. Para saber qu decir debemos conocer:
El tipo de acto en el que vamos a intervenir
Conocer a quin se lo vamos a decir
Dnde lo vamos a decir
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Todos estos factores condicionan nuestro discurso - conferencia; por ejemplo, no es lo mismo
hablarle a un colectivo de profesionales especializados, que a un grupo de estudiantes. No es lo
mismo hablar en un acto que en otro.
Haciendo una similitud con una carta, una conferencia tiene tres puntos bsicos: cabecera,
cuerpo y pie.
La organizacin y desarrollo del tema podemos hacerlo por:
1. Tpico.
2. Cronolgico.
3. Espacial.
4. Categoras.
5. Problema / solucin.
6. Causa/efecto.
La charla no debe estar mal construida, ni ser demasiado larga o salirse del tema tratado. En
temas profesionales, evite un tono familiar y cercano.
Discursos cortos:
Se utilizan en actos culturales, entregas de premios, etc.
Constan de tres puntos fundamentales:
1. Agradecimientos: A quien organiza el acto (personas e instituciones).
2. Breve referencia: Hacer referencia al acto o motivo, (el premio recogido, etc.).
3. Despedida: Un saludo a todos los presentes.
El tono de estos mini-discursos, suele tener un tono ms familiar y cercano que los dems.
4. ETAPAS PARA LA REALIZACIN DE UN EVENTO:
Plantear una estructura eficaz de acuerdo a la actividad acadmica, teniendo en cuenta el
pblico al que va dirigido y el apoyo logstico que eso implica en cuatro etapas:
Primera etapa: Planeacin
Segunda etapa: Ejecucin
Tercera etapa: Cierre
Cuarta etapa: evaluacin
4.1 PLANEACIN
Se debe tener en cuenta que la primera etapa en el proceso de preparacin de los eventos de
alcance nacional e internacional, es el diseo del evento. El diseo es la planeacin previa a la
ejecucin del mismo; es decir est constituido por una serie de actividades de gran importancia
que requieren de la toma de decisiones de forma lgica, objetiva y coherente por parte del
equipo organizador.
Estas actividades tendrn un importante impacto en el desarrollo de otras etapas posteriores,
pues definirn, en gran medida, sus bases iniciales. En esta etapa se acentan decisiones
relativas a la organizacin y marketing de los eventos.
Las decisiones que generalmente se deben tomar en esta etapa, y que se adecuarn a las
especificidades del evento que se ejecutar, son las siguientes:
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4.1.1 Definir criterios acadmicos

Es muy importante determinar cules son los objetivos acadmicos que se buscan con el evento
y el aporte que dar a las funciones misionales de la Universidad. De estos criterios se derivarn
el tipo de invitados, los temas, el lugar, entre otras.
4.1.2 Participantes, duracin y alcance
Partcipes (conferencistas, ponentes, asistentes)
Sede del evento de acuerdo a los criterios acadmicos se escoger el lugar central de
evento
Duracin de evento. Determinar el tiempo ms apropiado dependiendo del tipo de evento
Fijacin de Fecha y Horarios
Denominacin del Acto
Definicin de eventos paralelos
4.1.3 Estructura organizacional responsable(s)
Determinar las coordinaciones (Interinstitucionales, internacionales, nacionales o locales) con
unas responsabilidades claras. De igual forma conformar equipos de trabajo:
Comit acadmico
Equipo Convocatoria
Equipo de Logstica
4.1.4 Legalizaciones
Es importante tramitar los permisos que sean del caso teniendo en cuenta el Acuerdo 036, que
regula las actividades de extensin de las cuales hacen parte cualquier tipo de eventos. Toda
actividad debe tener autorizacin explcita de los Consejos de Facultad o instituto. De igual forma
se recomienda tener en cuenta el procedimiento de Educacin Continua y Permanente y los
formatos ah establecidos. Posteriormente informar por escrito a la Vicerrectora de la Sede,
aclarando datos como: nombre del evento y los responsables, fecha, lugar, duracin exacta
(desde el montaje de equipos y desmonte de los mismos), personal de logstica, un aproximado
del nmero de personas que asistirn al evento, tipo de evento, los medios para atencin de
emergencia contemplados.
4.1.5 Elaboracin del plan de trabajo
Este es un documento que sirve para detallar las actividades que se requieren para las
diferentes etapas establecidas, determinando objetivos, tiempos y responsables.
4.1.6 Cronograma
Esta herramienta est articulada con el plan de trabajo, con las mismas actividades,
determinando fechas y resultados.
4.1.7 Programacin
Para la elaboracin del programa es necesario determinar los conferencistas, ponentes y
comentaristas en caso que existan de acuerdo al tipo de evento, con los ttulos de las
presentaciones, teniendo en cuenta nombres breves y claros. De igual forma se incluyen las
palabras de apertura, de cierre, actividades culturales, sociales y recesos. Teniendo en cuenta la
duracin del evento el programa debe contener horarios especficos.
4.1.8 Plan Logstico
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Convocatoria y procedimientos de inscripcin. Establecer si el evento cobrar o no

inscripcin. Constituir el procedimiento de inscripcin. En caso de requiere pago a travs
del recaudo virtual hacer la solicitud previa en el formato establecido
Espacios: Dependiendo del tipo de evento buscar el espacio o los espacios ms
adecuados, salones auditorios (Dentro del campus o fuera) Stands. Hacer un mapa de
ubicacin previa. Parqueaderos. Definir Logstica de parqueo. De igual forma se
recomienda una clara sealizacin que oriente a los asistentes.
Equipos: Videoconferencia, Red Inalmbrica, Equipos Adicionales (computadores, video
beam, micrfonos) Traduccin Simultnea, Otros Equipos. Hacer las solicitudes con la
debida anticipacin. Es importante revisar los puntos de conexin antes del evento.
Seguridad y Vigilancia y Comit de Emergencia. Tener mnimo una reunin previa con
las dependencias responsables de prevenir situaciones de riesgo y emergencia y velar
por la seguridad de los habitantes de la Universidad Nacional de Colombia Sede
Bogot; determinando con quien se podrn coordinar las acciones para lograr un
desarrollo normal de la actividad a realizar.

Esta informacin debe llegar con mnimo 15 das de anticipacin con el fin de coordinar con
las instancias pertinentes y responsables al interior de la universidad de manejar la
prevencin de situaciones de riesgo y emergencia para brindar las directrices necesarias
para tal fin, como la Divisin de Vigilancia y Seguridad, el Comit de Emergencia, entre
otros.
Alimentacin (Cctel Inauguracin, Refrigerio, Almuerzo, Cena, Etc.). Determinar que
tipo de atencin se va a brindar. Si hay almuerzo, cena, copa de vino, refrigerios, etc.
hay que solicitar cotizaciones y diferentes opciones para determinar la que ms
convenga. Reservar con al menos una semana de anterioridad, teniendo en cuenta el
men apropiado segn el caso, indicando el nmero de personas.
Acreditacin (confirmacin inscripciones) Elaborar las escarapelas de acuerdo al formato
establecido tanto para ponentes, conferencistas, organizadores, como participantes
inscritos.
Actos Culturales.
Conferencistas: Recibimiento, Tiquetes, Hospedaje, Transporte Local
Trmites administrativos y financieros
4.19 Estrategias de promocin y divulgacin
Definir imagen. Con ayuda de un experto buscar una imagen que represente de manera
grfica ele evento y con ello adquiera un sello de identidad. A partir de esta imagen se
realizar el diseo de todas las piezas grficas y dems comunicaciones.
Piezas publicitarias Impresas. Disear con ayuda de un experto: Plegable, afiche,
escarapela, botn, carpeta, pendn, Piezas 3D (dummies, material POP). Las piezas
que se requieran de acuerdo al presupuesto y objetivos del evento. Tener en cuenta el
manual dispuesto por UNIMEDIOS y solicitar el visto bueno previo a impresin.
Pginas web. Contar siempre con un espacio en la pgina de la instancia que organiza,
con toda la informacin relevante dele evento. Buscar un espacio en la pgina de Bogot
de la Universidad, con un Banner informativo para que redireccione a la pgina de origen
Boletines. Mensaje digital diagramado para envo masivo peridicamente.
Invitaciones. No todos los eventos requirieren de una invitacin formal depende del tipo
de evento a quien va dirigido, el propsito y objetivo. Se puede enviar impresa o en medio
digital o de las dos formas
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La invitacin posee la intencionalidad y caracterizacin que es la base de toda carta. Es

decir, se debe escribir en ella lo mismo y en la misma forma que se dira de viva voz a
la persona ausente.
La tarjeta de invitacin implica establecer un compromiso entre invitante e invitado, es
por ello que se le debe respeto a la misma, debe ir diseada de acuerdo al modelo
establecido por el Manual de imagen Institucional con el logo correspondiente, de igual
forma los sobres.
Al redactarse una tarjeta de invitacin debe tenerse en consideracin los siguientes
aspectos:
Objetivo de la invitacin.
Nombre y apellido del anfitrin
Cargo del anfitrin
Nombre de la institucin u organizacin que representa el anfitrin.
Nombre y apellidos del invitado
Cargo del invitado
Nombre de la institucin u organizacin.
Naturaleza del acto o ceremonia
Tipo de acto o ceremonia a que se invita
Lugar donde se desarrollar el acto.
Fecha y hora en que se realizar el acto o ceremonia (indicar horas lmites en
aquellos casos que lo requiera)
- Telfono o direccin donde dar respuesta a la invitacin, acompaado de la
abreviatura S.R.C. (se ruega contestar)
- Si el caso lo requiere, indicar la tenida a usarse.
- Indicar la fecha de confeccin y envo de la tarjeta
Radio. Disear cuas radiales, con textos breves que contengan informacin puntual.
Enviar a UN radio y otros medios externos previstos,
Prensa. Actualizacin base de datos de periodistas. Contactos y seguimiento con medios
externos (redaccin y envo de boletines de prensa). Cubrimiento en medios
institucionales. Hacer boletines de prensa hacer resmenes peridicos con informacin
muy breve y precisa. Hacerlo llegar a UNIMEDIOS para solicitar Fre Press
Cubrimiento en video y fotografa. Garantizar que qued un registro fotogrfico y en caso
de ser necesario en video.
Televisin. Gestionar con Unimedios la transmisin por el canal Prisma de la UN
Medios sociales. Habilitar cuentas como Facebook y twiuter
Tele mercadeo. Hacer llamadas telefnicas peridicas para confirmar recepcin de
invitaciones y asistencia al evento
Distribucin de material impreso. Construir una base de datos con lugares donde se
requiere ubicar el material impreso. Redactar solicitud de autorizacin para ubicar la
publicidad.
Convocatoria asistentes
Actualizacin bases de datos (universidades, empresas, periodistas y entidades del
Estado)
Envo masivo de boletines digitales
Envo de invitaciones digitales e impresas
Disponer espacios en la web para inscrpcin
Confirmacin telefnica
Segumiento de inscripciones
-

Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez

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 Convocatoria DE PATROCINIOS
Definicin de patrocinadores (Contactos)
Tramitar solitudes
4.1.10 Planeacin presupuestal y financiera
Dentro de los recursos internos y externos que se deben desarrollar para tener en cuenta dentro
del presupuesto.
Gastos de personal en general
Gastos operacionales materiales y suministros
Gastos de viticos, comunicaciones y transporte
Impresos publicidad
Arrendamientos (alquiler sonido, tarima, etc.)
Apoyo logstico a eventos acadmicos (alojamiento, atencin integral (desayunos,
refrigerios, almuerzos o cocteles)
Impuestos 4 por mil (dependiendo si son recursos propios o aporte de la nacin)
Imprevistos
Transferencias 22% y 5% de costos indirectos
Para hacer la planeacin presupuestal se recomienda hacer las cotizaciones previas de acuerdo
a los requerimientos del evento. Para garantizar el cubrimiento de los costos, se deben gestionar
los recursos necesarios o determinar el valor de la inscripcin y nmero de participantes,
contemplando los descuentos que la Universidad normatiz, de tal forma que se busque el punto
de equilibrio. Se recomienda tener en cuenta el formato de presupuesto.
4.2 EJECUCIN Y SEGUMIENTO
4.2.1 Consolidacin de bases de datos
Organizacin de bases de datos de acuerdo al pblico al que se vaya a dirigir el evento.
Validacin de dichas bases y actualizacin bases de datos (universidades, empresas, periodistas
y entidades del Estado). Es importante incluir todas las directivas de la Universidad. Las bases
de datos deben incluir:
Nombre
Cargo
Direccin y telfono
Correo electrnico
4.2.2. Ejecucin plan logstico
SOLICITUD DEL LUGAR
Se solicitar el lugar que se desee utilizar por escrito a la dependencia correspondiente,
teniendo en cuenta el montaje de medios necesarios para el desarrollo del evento o acto,
(micrfonos, atril para discursos, mesas principales (indicando el nmero de personas que
tendrn que ocuparla, manteles, msica, proyectores, banderas, pendn, etc.). Espacios
para atencin integral, como desayunos, refrigerios cocteles. Es aconsejable reservar con
suficiente tiempo.
Definir Personal apoyo logstico
Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez
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Adems del equipo organizador se requiere personal de apoyo que soporte la etapa de
ejecucin en atencin y envo de invitaciones, soporte operativo para preparativos previos y
durante el evento. De acuerdo a las tareas y cantidad de personas que asistirn al evento
determinar el nmero de personal de apoyo. Mnimo una persona por cada 50 asistentes.
Realizar cuadro de funciones
Una vez definido el equipo de apoyo logstico se debern establecer unas funciones claras,
con responsable determinado para las mismas y fechas exactas para su cumplimiento, tanto
para las tareas previas al evento, como las funciones de cada quien el da del evento. Hacer
reuniones peridicas para revisar y ajustar funciones.
Envo de invitaciones
Es importante que el envo se haga con un mes de anticipacin. Para el envo tener en
cuenta lo siguiente:
o Trabajar combinacin de correspondencia con las bases de datos
o Elaboracin e impresin de Stikers
o Hechura de paquetes
o Envo de correspondencia
o Seguimiento a la entrega
Para el caso de los eventos que tienen inscripcin se deber especificar claramente la foram
de efectuar el pago y los descuentos a que haya lugar.
Confirmacin de invitados y/o inscritos
A los ocho das de enviar las invitaciones hacer una llamada para confirmar el recibimiento
de las invitaciones y quince das antes del evento confirmar la asistencia, con las
inscripciones previas. Hacer el listado de las personas confirmadas en formato de asistencia.
Para los eventos que tienen inscripcin de deber revisar los pagos electrnicos y
consignaciones recibidas.
Organizar materiales y equipos
De acuerdo al tipo de evento se determinaron los materiales que se les entregar a los
asistentes, tales como: carpetas, fotocopias, escarapelas, libros, plegables, suvenires etc.
Tramitar la compra o elaboracin de los materiales necesarios
En lo relacionado a los equipos, conforme a lo planeado, comprar, tramitar prstamos,
contratar alquileres o traslado de los equipos necesarios y establecer la ubicacin de los
mismos en los espacios establecidos.
Seguridad y Vigilancia
Con base en las conclusiones obtenidas con el personal de vigilancia y seguridad enviar la
solicitud explcita a travs de las comunicaciones que sean necesarias de acuerdo al tipo de
evento. Se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
o Para manejar emergencias buscar apoyo de una entidad externa especialista en
emergencias mdicas, con su correspondiente dotacin para atencin bsica en
primeros auxilios, se sugiere la Cruz Roja, donde se puede coordinar al telfono
5400512, la Defensa Civil al telfono 2126951 7715890.
o Contar con el apoyo de un vehculo de emergencia: Ambulancia preferiblemente
medicalizada, que permita la atencin de situaciones de urgencia y emergencia
de inmediato en el campus.
o Coordinar con la Direccin de Bienestar o la Divisin de Vigilancia y Seguridad
para el apoyo de la Empresa Emermdica, que atiende las situaciones de
Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez
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urgencia y emergencia en el campus, hacer la solicitud, mnimo con 8 das de

anterioridad teniendo en cuenta la fecha, el nmero de horas y sitio.
o Informar por escrito al Cuerpo de Bomberos la ocurrencia del evento y sus
caractersticas para la atencin en caso de emergencia y si se considera
necesario solicitar su presencia en el campus. Telfono. 2175300 Extensin
3209. El tiempo de solicitud, debe ser mnimo con 8 das de anterioridad.

Catering (Ccteles, refrigerios, comidas, etc.)

Conforme a lo planeado hacer las contrataciones necesarias. Disponer espacios adecuados
para la atencin y velar por una presentacin impecable. Se debe ir al sitio, con las personas
responsables de la atencin para conocer la distribucin y ubicacin de los lugares de
atencin.
Actos culturales
Los actos culturales se acostumbran para los congresos, foros, lanzamientos y cualquier
evento de tipo internacional. Pueden ser formales o informales de acuerdo al tipo de evento,
con msica andina o msica internacional. Se pude presentar danzas, grupos, tros msica
instrumental o canto. Tramitar la solicitud a divulgacin cultural o al conservatorio de msica.
Plan conferencistas

EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
Este proceso esta diseado para hacerse durante el evento y al final del mismo obteniendo
resultados en cuanto al desempeo
y eficacia del comit de organizacin y todo el personal ejecutor, a la organizacin, montaje y
finanzas del evento, al logro de los objetivos propuestos inicialmente, al impacto logrado en la
comunidad universitaria y los dems participantes y por ltimo confirmar la importancia del
evento para consolidar su permanencia y consecutividad en el mbito acadmico.

Encuesta a los visitantes.

Encuesta a los expositores
Entrevista de los Organizadores
Evaluacin financiera
Seguimiento

EVENTO MASIVO (CONSIDERACIONES ADICIONALES)

En cumplimiento con la normatividad existente en el Distrito y con el nimo de brindar proteccin
y seguridad a la comunidad universitaria y visitante asistente a eventos de carcter masivo
realizados en el campus, presentamos algunas precisiones y orientaciones, al respecto de
dichos eventos:
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En primer lugar precisar que de acuerdo con la normatividad vigente un evento se

considera masivo cuando supera la presencia de ms de 1000 personas y requiere un
manejo de recursos bsico para la atencin y prevencin de situaciones de emergencia.
Tener en cuenta la Circulas 539 de la Direccin de Bienestar

PRODUCCIN DEL EVENTO

Espacio
Equipo tcnico
Equipo de logstica
Recibimiento
Proceso de Acreditacin
Transporte (local) (Aqu se incluir el proceso para solicitar transporte en la Universidad)
Tiquetes
Alimentacin
SEGURIDAD Y PARQUEADEROS
Avanzada de seguridad
Logstica de parqueo
CORRESPONDENCIA
Elaboracin e impresin de Stikers
Hechura de paquetes
Envo de correspondencia
Envo de fax

1.

LA INVITACION

2.

DENOMINACIN DEL ACTO

Nombre del evento.

3.

FIJACIN DE FECHA Y HORA.

Con antelacin suficiente para hacer todos los preparativos, que dependiendo de la
importancia del acto ser de al menos 3 meses.

4.
5.

PIEZAS PUBLICITARIAS
Impresin de invitaciones, afiches, folletos, programa, plegables, pendones, cuas
radiales, memorias multimedia, certificados, escarapelas,
carpetas, etc.
Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez
Coordinadora Educacin Continua y Permanente
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6.

ENVO DE INVITACIONES
Las invitaciones debern enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las
confirmaciones (teniendo en cuenta los tiempos).
Deber constar en la invitacin la fecha lmite de confirmacin de asistencia y el telfono,
fax o correo electrnico donde hacerlas.

7.

LOGSTICA
Si es necesaria en el evento o acto de la colaboracin de personal de
apoyo logstico se solicitar a travs del comit de Protocolo que
organiza el evento o acto quien proporcionara el personal adecuado.

8.

PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES

Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:

1. Invitacin al acto.
Entregar la invitacin personalmente o a su secretara con 2 semanas de anticipacin. Adjuntar
programa completo del evento o acto, con fechas, horarios y autoridades que van a asistir. Si la
invitacin se entrega personalmente, ponerlo en conocimiento de su secretara para que conste
en agenda (es imprescindible).
2. Asistencia de autoridades.
Cuando en los eventos o actos a celebrar est prevista la presencia de autoridades con rango
igual o superior al del rector, los organizadores de los mismos debern ponerse en contacto con
la oficina de UNIMEDIOS para revisin y coordinacin de la parte institucional que debe
intervenir y acordar conjuntamente un programa.
3. Da del evento o acto
Un cuarto de hora antes del comienzo del acto, los organizadores del evento o acto irn a
recoger al rector a su despacho para acompaarlo hasta el saln donde se vaya a celebrar.
El rector o persona en quien delegue deber tener en la mesa principal un guin del desarrollo
del evento o acto, y de los momentos en los que deba intervenir.
9.
OFICINA DE COMUNICACIN
Si se desea dar difusin del evento que se va a celebrar en cuas radiales por la 98.5fm UN
radio, UN peridico (impreso), Carta universitaria (impreso), Agencia de noticias UN (web),
deber ponerse en contacto con la Oficina de Unidad de medios de comunicacin - UNIMEDIOS
con al menos una semana de anticipacin.
10.
SERVICIO DE MANTENIMIENTO
Se aconseja poner en conocimiento el evento o acto que se va a celebrar y si se van a hacer
recorridos o visitas para que lo tengan todo preparado.
11.
CONTRATACIN DE MENS
Si hay almuerzo, cena o copa de vino despus del evento o acto hay que reservarla con al
menos una semana de anterioridad, teniendo en cuenta el men
apropiado segn el
caso, indicando el nmero de personas.
Se debe ir al sitio para conocer la distribucin de las mesas, y organizar el protocolo.
Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez
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12.
ADECUACIN DEL SITIO
El grupo organizador de Protocolo del evento o acto podr asesorar sobre la ornamentacin de
los distintos salones: manteles, nombres sobre mesas principales, (segn rango), ornamentos
florales, banderas, himnos, disposicin de agua en la mesa.
13.
VESTUARIO
Vestir de forma correcta es siempre importante. Ahora bien, si adems el acto o ceremonia tiene
un determinado carcter formal, es an ms importante acudir de la forma requerida. En los
caballeros, debe cumplir unas, "estrictas", normas establecidas que nos indican la composicin
del mismo. En la mujer aunque es mucho menos "estricta", debe adecuarse a unas ciertas
"normas", influye la moda a diferencia de la etiqueta masculina. Se sugiere que para actividades
durante el da se utilice para mujeres, vestidos estilo sastre con falda o pantaln. En el caso de
los hombres se recomienda cualquier traje completo preferiblemente con corbata. Para
actividades en la noche que tengan programado cctel, las mujeres podrn usar vestidos o
sastres con blusas elegantes y los hombres trajes enteros oscuros, con corbata.
El vestuario del personal de apoyo debe ser uniforme, por ejemplo pantaln negro y camisa
blanca o en lo posible uniformarse con chalecos.
14.
RECURSOS
El grupo organizador de Protocolo facilita enlaces tanto internos como externos para la solicitud
de los recursos necesarios para la organizacin del evento o acto.
RECURSOS INTERNOS
--

Envo de invitaciones
Impresos
Reserva de espacios
Personal apoyo logstico
Oficina de Comunicacin
video conferencia
Obsequios institucionales
Mantenimiento

RECURSOS EXTERNOS
-

Traduccin simultnea
Ornamentacin
Restaurantes
Transporte
Agencia de viajes
Grupo musical

Elaborado por: Gladys Santacruz Martnez

Coordinadora Educacin Continua y Permanente
Universidad Nacional de Colombia Sede Bogot