INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

SUBDIRECCION FINANCIERA
MANUAL GUIA PARA
CONTRATISTAS - DIRECCIONES TERRITORIALES

GLOSAS MAS COMUNES

Enumeramos las Glosas mas comunes, para que se tomen las medidas
necesarias y no incurrir nuevamente en estos errores:

Factura mal elaborada.

En la descripcin registran mal el nmero del contrato, el acta o

periodo.
El valor de IVA mal liquidado.
Los clculos aritmticos mal realizados.
La amortizacin del anticipo o pago anticipado no se realiza de
acuerdo a lo estipulado en el contrato.
La facturacin no concuerda con lo estipulado contractualmente
Fecha de la factura anterior al periodo de ejecucin.

Facturas no cumplen con los requisitos de ley.

No actualizan la resolucin de autorizacin de la numeracin

(cada dos aos segn concepto 85922 de noviembre de 1998
DIAN). No incluye el NIT del contratista.
No incluyen el NIT de los consorciados o integrantes de la Unin
Temporal, ni el porcentaje de participacin.
No indica la calidad de retenedor del Impuesto sobre las ventas.

Actas mal elaboradas

La ejecucin es anterior a la fecha de expedicin del registro

presupuestal.
Fecha del periodo de ejecucin mal registrado en el acta.
Valor en nmeros o letras en el acta no concuerdan.
Falta de firma del Ordenador del Pago en el acta.
Mal aplicado los ndices de ajustes.

No pago de impuesto de timbre.

En el evento de haberlo consignado, remitir al Area de Tesorera la

consignacin para la elaboracin del comprobante de ingreso.

Falta de documentos estipulados en el contrato para el

pago.

No anexan copia del oficio de aprobacin de plizas.

No anexan copia de la orden de iniciacin.

Presentacin de facturacin despus del cierre de vigencia.

Esto genera tramite de vigencias expiradas.

DOCUMENTOS QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA O

PROVEEDOR PARA EL TRAMITE DE LA FACTURACION
ANTICIPO

Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el

pago.
Haber entregado copia al carbn de consignacin del Impuesto
de Timbre al rea de Tesorera (si esta obligado al pago del
impuesto, base para 2006 $63.191.000.00).
Si pertenece al Rgimen Simplificado anexar copia de la
inscripcin en el RUT.
Solicitud del contratista, cuando el contrato lo estipule
Certificacin bancaria
PAGO ANTICIPADO

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al

Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado.
Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el
pago.
Haber entregado copia al carbn de consignacin del Impuesto
de Timbre al rea de Tesorera (si esta obligado al pago del
impuesto, base para 2006 $63.191.000.00).
Si pertenece al Rgimen Simplificado anexar copia de la
inscripcin en el RUT.
Certificacin bancaria
ACTA DE OBRA

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al

Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado.

Original y dos (2) copias del acta de obra.

Original y dos (2) copias del programa de inversin

correspondiente al perodo ejecutado, si se encuentra estipulado
contractualmente.
Una (1) Copia del programa de inversin aprobado si se encuentra
estipulado contractualmente, cuando presente la primera acta de
obra y cada vez que haya reprogramacin.
Cuando es acta final debe presentar copia del acta de recibo
definitivo si esta pactado en el contrato.
Cuando existan modificaciones en las cantidades de obra, deben
anexar copia de sta.
ACTA DE AJUSTE

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al

Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado.
Original y dos (2) copias del acta de ajuste

ACTA DE COSTO:

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al

Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado.
Original y dos (2) copias del acta de costos.
PROVEEDORES Y/O PRESTACION DE SERVICIOS

Original y dos (2) copias de la factura de venta si pertenece al

Rgimen Comn o cuenta de cobro si es del rgimen simplificado.
Si pertenece al Rgimen Simplificado anexar copia de la
inscripcin en el RUT.
Original y dos (2) copias de la certificacin de prestacin del
servicio y/o entrega del bien, y/o documento estipulado
contractualmente.
Original y dos (2) copias del formato mediante el cual se autoriza el
pago.
Copia del comprobante de ingreso al almacn.
Certificacin bancaria

INFORMACION BASICA QUE DEBE CONTENER EL ACTA DE OBRA

Nmero del acta y mes correspondiente al periodo facturado.

Nombre del contratista.
Objeto del contrato.
Nmero del contrato y ao.
Fecha de iniciacin y terminacin,
Relacionar y especificar claramente las fechas de suspensin.
Contratos adicionales en valor y en plazo.
Valor del bsico del acta en nmero y letras.
Fecha de actas de suspensin y reanudacin si es el caso
Las actas deben ser refrendadas por el representante del
Constructor y del Interventor en la obra, el supervisor del INVIAS y el
ordenador de pago respectivo. Deben identificar claramente su
nombre completo y numero de matricula profesional al pie de
firma. As mismo, cuando el supervisor del INVIAS no posea
matricula profesional deber identificarse con el numero de la
cedula de ciudadana y el nombre completo al pie de firma. El
ordenador de pago se identificara en esa calidad, indicando el
nombre y cargo. Igualmente todas las actas relacionadas con
Estudios, Diseos, Consultora y Prestacin de servicios, deben
contener los mismos requisitos.(Pargrafo, Articulo segundo resolucin No. 306
de Febrero 1 de 2001)

REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA (ART. 617 E.T.)

Se debe recibir el original de la misma, con el lleno de los siguientes
requisitos as:
a. Estar denominada expresamente como factura de venta.
b. Apellidos y nombre o razn social y NIT de quien presta el servicio.
c. Siempre deber estar expedida a nombre del INSTITUTO NACIONAL
DE VIAS, NIT. 800.215.807-2
d. Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracin
consecutiva.
e. Fecha de su expedicin.
f. Descripcin especifica o genrica de los artculos vendidos o
servicios prestados.
Concepto del acta de obra o costo
Numero y periodo del acta que se esta facturando

Valor bsico del acta.

Valor de la amortizacin del anticipo o pago anticipado ( %
pactado contractual mente).
Liquidacin del IVA.
Valor neto en numero y letras.
g. Valor total de la operacin.
h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la Factura.
i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al
momento de la expedicin de la factura los requisitos de los
literales a, b, d y n debern estar previamente impresos a travs
de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de
carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de
facturacin por computador o mquinas registradoras, con la
impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los
requisitos de impresin previa. El sistema de facturacin deber
numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer
los medios necesarios para su verificacin y auditoria.
j. Los consorcios y uniones temporales deben presentar en la factura
la informacin de los consorciados, Nombre, Numero de Cedula y
porcentaje de participacin que tiene cada uno de ellos en el
consorcio o unin temporal (Decreto 3050/97)
Documentos equivalentes a la factura

Los tiquetes de maquinas registradoras

Los tiquetes de transporte de pasajeros
Los recibos de pago de matrculas y pensiones expedidos por
establecimientos de educacin reconocidos por el Gobierno.
Plizas de seguros, ttulos de capitalizacin y los respectivos
comprobantes de pago
Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de
inversin, fondos de inversin extranjera, fondos mutuos de
inversin, fondos de valores, fondos de pensiones y de cesantas.
Factura Electrnica.

Nota:
Recuerde que la vigencia de la Resolucin mediante la cual se
autorizo la numeracin y facturacin se debe renovar cada dos aos.
Es de anotar que el requisito del literal c, es indispensable para la
devolucin del Impuesto a las Ventas, ( Cajas Menores y Avances)
deben exigir la factura a nombre del INSTITUTO NACIONAL DE VIAS

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA LA FACTURACION

En la factura debe incluir la fecha de ejecucin del acta que va a

cobrar.
La factura se presenta con el valor neto, tanto en letras como en
nmeros
En la factura se debe incluir el numero del contrato y la vigencia
del mismo.

DOCUMENTOS QUE DEBEN REMITIR LAS UNIDADES EJECUTORAS AL

AREA DE CUENTAS POR PAGAR
PARA EL TRAMITE DE LA
FACTURACIN

Copia contrato principal

Copia contratos adicionales y / o otro si (en plazo y valor)
Copia oficio aprobacin de plizas del contrato principal y de los
adicionales en valor y plazo.
Copia del comprobante de ingreso por concepto de pago del
impuesto de timbre (contrato principal y adicionales en valor).
Actas de suspensin y reanudacin del contrato.
Copia del a Resolucin de multas y sanciones relacionadas con el
contrato.
Copia del contrato de cesin a cxp y presupuesto
EJEMPLO DE UNA LIQUIDACION DE ACTA DE OBRA
VALOR ACTA
LEGALIZACIN ANTICIPO
U 5% AIU 30%

$ 179.892.310.00
89.946.155.00

LIQUIDACION
VALOR
LEGALIZACIN ANTICIPO
BASE RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION EN LA FUENTE DE 1%
BASE RETENCIN LEY 104
RETENCION LEY 104 5%
BASE IVA (AIU)
IVA U:5% AIU% 30 IVA 16%
RETE IVA

179.892.310.00
89.946.155.00
179.892.310.00
.798.923.00
89.946..155.00
4.497.307.75
179.892.310.00
1.107.030.00
830.273.00
===========
$83.926.681.25

NETO A PAGAR

=============

EJEMPLO DE UNA LIQUIDACION DE ACTA DE OBRA

VALOR ACTA
LEGALIZACIN PAGO ANTICIPADO
U 5% AIU 30%

$ 179.892.310.00
89.946.155.00

LIQUIDACION
VALOR
LEGALIZACIN PAGO ANTICIPADO
BASE RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION EN LA FUENTE DE 1%
BASE RETENCIN LEY 104
RETENCION LEY 104 5%
BASE IVA (AIU)
IVA U:5% AIU% 30 IVA 16%
RETE IVA

179.892.310.00
89.946.155.00
89.946.155.00
8 99.462.00
89.946..155.00
4.497.307.75
89.946.155.00
553.515.00
415.136.00
============
$84.687.764.25
=============

NETO A PAGAR

CONTRATO DE ADMINISTRACION DE MANTENIMIENTO VIAL

INTEGRANTES: HOL LTDA 50% - LEONARDO RUEDA 50%
VALOR ACTA
VALOR IVA

TOTAL

19.351.900.00
3.096.304.00
==========
22.448.204.00

LIQUIDACION
VALOR
BASE RETENCION EN LA FUENTE
RETENCION EN LA FUENTE DE 2%
BASE RETENCION FUENTE
RETENCION FUENTE 6%
BASE IVA
IVA
RETE IVA

$ 19.351.900.00
9.675.950.00
193.519.00
9.675.950.00
580.557.00
19.351.900.00
3.096.304.00
1.548.152.00
============

NETO A PAGAR

$ 20.125.976.00

INCONSISTENCIAS EN CONTRATOS
1. Inconsistencias en el valor del contrato
a. Diferencias entre el valor en letras y en nmero.
b. En el valor acumulado del contrato.
c. En liquidacin de precios y cantidades de obras.
d. En la sumatoria de bsico, ajustes e IVA.
e. Superan el 50% del Principal.
f. No discriminan valores de bsico e Iva
2.- Inconsistencias en la liquidacin del IVA
a. Liquidacin de IVA al rgimen simplificado.
b. No se incluye % de AIU en Obra en vigilancia y Aseo.
c. Operaciones aritmticas incorrectas)
3.- Saldo Presupuestal Insuficiente
a. Suscripcin de Contratos por valores superiores al C.D.P.
b. No se considera el valor del 4X1000.
c. En los C.D.P. Globales no se tienen en cuenta los saldos reales
disponibles del CDP.
d. Saldo de Apropiacin Insuficiente.
e. No se indican los Proyectos a afectar)
4.- Contratos Adicionales que tramitan solicitud de Registro
Presupuestal en fechas posteriores al vencimiento de plazo vigente de
ejecucin.
5.- Inconsistencias frente al Rubro Presupuestal
A.-Entre el Objeto de Gasto del C.D.P. Y el Objeto del Contrato.
B.- Tramo del Contrato No se ajusta al Proyecto.
6.-Otros :
Nit del contratista,
Incluyen timbre en contratos por valores inferiores a $63.191.000,
Contratos sin fechar,
falta de documentos en tramite de Contratos Adicionales,
Pactan pagos anticipados sin motivacin,
Citan CDP que no corresponde.

LIQUIDACION DE IVA EN CONTRATOS TIPO

1. CONTRATO DE OBRA PUBLICA
Ejemplo:
Valor Bsico:
$ 19.580.236.56
PORCENTAJE A.I.U.: 30% UTILIDAD: 5%.
VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.AIU * %U * %TARIFA (16%):
$19.580.236.56/ 1.30=
$15.061.720.43
(CORRESPONDE A COSTO DIRECTO)
$15.061.720.43 * 5%=
$753.086.02
(CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA)
$753.086.02 * 16%=
$120.493.76
(CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE APROXIMA POR EXCESO O
DEFECTO AL PESO MAS CERCANO).
VALOR IVA =
$120.494.00
EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SER:
VALOR BASICO: $ 19.580.236.56
+ VALOR IVA .
120.494.00
---------------------VALOR TOTAL $ 19.700.730.56

2.- CONTRATO DE OBRA PUBLICA CON MICROEMPRESAS ASOCIATIVAS

Ejemplo:
Valor Bsico:$ 19.580.236.56 PORCENTAJE EXCEDENTES COOPERATIVOS 2.5%.
VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.E.C .* %E.C. * % TARIFA (16%):
$19.580.236.56 / 1.025= $ 19.102.669.81 (CORRESPONDE A COSTO DIRECTO)
$19.102.669.81 * 2.5%= $ 477.566.75 (CORRESPONDE AL VALOR BASE DE IVA)
$ 477.566.75 * 16%= $ 76.410.68 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA, QUE SE
APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO).
VALOR IVA = $ 76.411.00.

EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SER:

VALOR BASICO: $ 19.580.236.56
+ VALOR IVA .
76.411.00
---------------------VALOR TOTAL $ 19.656.647.56

10

3.-

CONTRATOS DE VIGILANCIA Y ASEO

Ejemplo:
Valor Bsico:$ 19.580.236.56 PORCENTAJE DE AIU : 12%.
VALOR DE IVA = VALOR BASICO / 1.AIU * %AIU * % TARIFA IVA (10%):
$19.580.236.56 / 1.12 = $ 17.482.354.07 (CORRESPONDE A COSTO
DIRECTO)
$17.482.354.07 * 12% = $ 2.097.882.42 (CORRESPONDE AL VALOR BASE
DE IVA)
$ 2.097.882.42 * 10%= $ 209.788.25 (CORRESPONDE AL VALOR DEL IVA,
QUE SE APROXIMA POR EXCESO O DEFECTO AL PESO MAS CERCANO).
VALOR IVA = $ 146.852.00
EL VALOR TOTAL DEL CONTRATO ENTONCES SER:
VALOR BASICO: $ 19.580.236.56
+ VALOR IVA .
209.788.00
---------------------VALOR TOTAL $ 19.790.024.56

CERTIFICACIONES BANCARIAS
La certificacin debe contener:
9 Nombre de la entidad financiera, sucursal, ciudad.
9 Tipo de cuenta (Ahorros o Corriente)
9 Nmero de la cuenta bancaria
9 Nombre completo de la cuenta, en la cual el Area de Tesorera del
INVIAS abonar los pagos en desarrollo de la ejecucin de los
contratos, incluidos los pagos anticipados. sta debe ser a nombre
del beneficiario del contrato con su respectivo Nit (incluido el digito
de verificacin) o cedula de ciudadana.
Para el Anticipo
9 El contratista suministrar la certificacin expedida por la entidad
financiera en la cual deber constar la apertura de la cuenta
corriente conjunta entre el contratista y el interventor o supervisor,
segn el caso, con indicacin que se trata de la cuenta corriente

11

para el manejo del anticipo, el objeto a contratar y el nombre e

identificacin de los titulares de la cuenta que van a manejar los
fondos.
9 Debe informar claramente que es para el manejo del Anticipo del
contrato xxxxx.
NOTA:
No se deben aperturar cuentas bancarias a nombre de
terceros.
Siempre que inicie un nuevo contrato con anticipo, se debe
aperturar una nueva cuenta para el manejo de ste.
Para las actas, si puede manejar los recursos en la misma
cuenta de actas del contrato anterior.
Siempre se deben enviar las certificaciones bancarias al Area
de Tesorera o va fax a los nmeros 428 19 76 o 383 10 00 Ext.
1323, inclusive cuando se presente la primer acta de un nuevo
contrato y la cuenta bancaria sea la misma del contrato
anterior.

CESIONES ORDENES DE PAGO

El tramite est reglamentado nicamente para cuentas de
contratistas (Ordenes de Pago), de acuerdo con el numeral 8 del
artculo duodcimo de la Resolucin 03895 octubre 3 de 2003.
El INVIAS mediante Resolucin 06085 del 30 de septiembre de 1997,
establece un nico procedimiento para tramitar cesiones de derecho
...De la solicitud de cesin de derechos provenientes de actas de
obra, actas de ajuste y actas de costos.....
Este tramite se hace ante la Oficina Jurdica del Instituto.
Dentro de este procedimiento el Area de Tesorera expide la
Certificacin de Libre Embargo, con el fin de tramitar la cesin de las
respectivas ordenes de pago.

CONSULTA DE ORDENES DE PAGO (CUENTAS)

A travs de la pagina web www.invias.gov.co , se pueden efectuar las
consultas necesarias, relacionadas con la Orden de Pago.
Lo nico que se necesita es el NIT y Numero de Radicacin del INVIAS.
Segn los pasos que ilustramos a continuacin:

12

CONSULTA DE ORDENES DE PAGO (CUENTAS)

A travs de la pagina web www.invias.gov.co , se pueden efectuar las
consultas necesarias, relacionadas con la Orden de Pago.
Lo nico que se necesita es el NIT y Numero de Radicacin del INVIAS.
Segn los pasos que ilustramos a continuacin:

Al ingresar a la pagina
debe elegir la opcion

Estado de cuentas

13

2. Digitar el NIT sin numero de verificacin, digitar el numero de

radicacin de la factura, ir a la casilla BUSCAR , dar ENTER.

14

3. Alli observaran el estado en que se encuentra la Orden de Pago

(cuentas por Pagar, Presupuesto, Tesoreria, Fecha de pago o si tiene
glosa devolutiva o informativa, y que Area realizo la glosa.)
Luego dar clic en la barra Ver la liquidacin de la orden de

pago,

15

4. En esta pantalla se puede observar la liquidacin de la orden de

pago y sus respectivos descuentos, as como el valor Neto
Consignado.
Igualmente se puede imprimir y le servir como soporte del Pago
recibido.

16

Para el conocimiento y todos los fines pertinentes, anexamos la

siguiente tabla de impuesto correspondiente a la presente vigencia

NORMAS TRIBUTARIAS
CONCEPTO DE PAGO

BASE

Salarios y dems pagos laborales (Decreto

4713 del 26 de dic/2005
o

Prestacin de servicios Personas Jurdicas

Prestacin de servicios Personas Natural Si

1.895.001

TARIFA
Segn
Tabla

E.T.
383

78.000

4.0%

392

declarantes, si los pagos de un mismo agente 78.000

6.0%

392

1.0%

392

los pagos de un mismo agente retenedor

excede $66.888.000,oo
Prestacin de servicios Personas naturales no
retenedor no exceden $66.888.000,oo
Empresas servicios temporales Jurdica

78.000

CONCEPTO DE PAGO

BASE

Transporte Nacional carga terrestre, areo,

TARIFA

E.T.

78.000

1.0%

392

Transporte Nacional de pasajeros terrestre

545.000

3.5%

392

Transporte Nacional de pasajeros areo

78.000

1.0%

393

78.000

1.0%

martimo

Transporte Nacional de pasajeros areo

y martimo
o

10.0%

Honorarios Nacionales y Comisiones,

personas Naturales sin exceder ingresos a

393

$66.888.000,oo
Honorarios Nacionales y Comisiones,
personas Naturales, jurdicas y asimiladas
que que exceden ingresos a
$66.888.000,oo.

Profesores Extranjeros sin residencia en el

392

100% del pago o

abono en cuenta

11.0%

100% del pago o 7.0%

17

409

pas

abono en cuenta

Arrendamiento Bienes Races

545.000

3.5%

392

Arrendamiento Bienes Muebles

abono en cuenta 4.0%

392

Compras y otros ingresos tributarios

545.000

3.5%

401

Compras de Vehculos

545.000

1.0%

401

Compra de gasolina y sus derivados

100% del pago o

combustibles y lubricantes

abono en cuenta

0.1%

401

100% del pago o

Contratos de Consultoria y Administracin

Delegada, para Declarante con pagos que

6.0%

exceden $66.888.000,oo.
o

Contratos de Consultoria y Administracin

Delegada, para No Declarante con pagos
que no exceden $66.888.000,oo.

100% del pago o 10.0%

392

abono en cuenta

Contratos de Consultoria y Administracin

2.0 %

Delegada con personas Jurdicas y factor

multiplicador.
Compra de insumos agropecuarios sin

1.848.000

procesamiento industrial

Pagos al exterior Renta y Remesas (Cnsul. y 100% del pago o

servicios tcnicos)

abono en cuenta

CONCEPTO DE PAGO

BASE

Contratos construccin inmuebles

545.000

Servicios restaurante, hotel y hospedaje

78.000
100% del pago o

Rendimientos Financieros (intereses)

abono en cuenta

1.5%

10.0%

TARIFA
1.0%

401
408

E.T.
412

3.5%
7.0%

395

Retencin IVA por servicios (4)

78.000

50.0%

437

Retencin IVA por compras (4)

547.000

50.0%

437

18

Impuesto de timbre (3)

63.191.000

0.75%

519

Otros Datos Importantes

Activos depreciables en el mismo ao

1.001.000

Sancin mnima tributaria - DIAN

201.000

Tarifa general del impuesto sobre las ventas IVA

16.00%

Contribucin sobre transacciones financieras

4 x mil

I.P.C del ao 2005

4.85%

Cifras Laborales
Salario mnimo (Decreto 4686 21 dic/2005

408.000,oo

Subsidio de Transporte (Decreto 4726 del

26 de dic/05 derecho hasta 2 veces el

47.700,oo

SMLV)

19