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Medicin del desempeo o de los resultados

La medicin del desempeo contra estndares se debe hacer, idealmente, sobre


una base adelantada con el fin de que se puedan detectar las desviaciones antes de
que ocurran y evitarlas mediante las acciones apropiadas. El gerente en ocasiones
puede predecir las probables desviaciones (antes de que ocurran) de los estndares.
Sin embargo, si no se tiene esta capacidad, las desviaciones se deben descubrir lo
ms pronto que sea posible__
Si se disean correctamente los estndares y si se dispone de medios para
determinar con exactitud lo que estn haciendo los subordinados, la evaluacin del
desempeo real o esperado ser bastante fcil. Sin embargo, hay muchas
actividades que resultan difciles de medir y otras para las cuales resulta difcil
desarrollar estndares precisos.
La medicin de resultados consiste en medir la ejecucin y los resultados,
mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidos de
acuerdo con los estndares.
La medicin de lo que se ha hecho, es por tanto, la valoracin de las actividades y
los resultados que se pretende controlar; la informacin que surja debe ser actual,
correcta y oportuna, para que sea aprovechada e interpretada de la mejor forma, y
permita obtener conclusiones con respecto a los logros presentes y los deseados, tal
como estn determinados en los estndares.
Sin la medicin, el gerente se ve obligado a adivinar o a usar mtodos empricos
que pueden ser o no confiables. La medicin requiere una unidad de medida y una
cuenta de cuntas veces la entidad est bajo consideracin. En ocasiones, cuando
se enfrentan problemas de medicin es til pensar en trminos de logros tangibles
e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenas y muestras distribuidas son
mediciones tangibles. Indican la cuenta de varias unidades similares cuyo total da
un valor de posicin relativa para una entidad conocida. Por otra parte, hay
muchos resultados intangibles. No es fcil reunir datos sobre ellos, por lo tanto se
debe tomar un criterio.

Descubrir las desviaciones del estndar es especialmente til. Tambin, deben


buscarse las sugerencias de quienes desempean el trabajo o estn cerca de l, que
indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. En la mayora de los casos, este
paso de control de comparar el desempeo con el estndar debe hacerse tan cerca
del punto de desempeo como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y
ayuda en la localizacin de las reas que deben corregirse; por lo general resulta en
prdidas mnimas.
Correccin de las desviaciones
La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar
las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es
funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital
importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Un ejemplo
frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que
indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de
incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es
causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.
La correccin de las desviaciones es el punto en el cual se puede contemplar el
control como una parte de todo el sistema de administracin y se puede relacionar
con las otras funciones gerenciales. Los gerentes pueden corregir las desviaciones
redactando de nuevo sus planes o modificando sus metas. O pueden corregir las
desviaciones ejerciendo su funcin de organizacin mediante la reasignacin o
aclaracin de las tareas. Tambin pueden hacer la correccin mediante la
contratacin adicional de personal, una mejor seleccin y capacitacin de los
subordinados o con esa medida final de la contratacin (el despido) o de nuevo,
pueden hacer la correccin mediante una mejor direccin, la explicacin ms
completa del trabajo, o tcnicas de liderazgo ms efectivas.
Al comparar el desempeo con la base de control es hacia la excepcin a la que
debe dirigirse la atencin administrativa. El gerente no necesita preocuparse por
las situaciones en donde el desempeo es igual o se aproxima mucho a los
resultados esperados. Adems, la concentracin en las excepciones requiere menos

trabajo, ya que por lo general el nmero de partidas o elementos que tienen


variaciones de importancia es pequeo comparado con el total; las acciones
correctivas apropiadas que encaucen hacia los resultados pretendidos; un sistema
de control debe hacer posible detectar prontamente las desviaciones, para
corregirlas a tiempo.
El valor tangible del control est en la aplicacin de las acciones correctivas
necesarias para ajustarse a los estndares; y como ejemplo de acciones correctivas
se pueden citar las siguientes:
Revisin de objetivos
Modificacin de polticas y reglas
Proporcionar entrenamiento al personal para mejorar el desempeo en el
trabajo
Utilizar la autoridad para motivar cambios de comportamiento en las
personas; en este caso la funcin de direccin se convierte en parte integral
del control.