La medicin del desempeo contra estndares se debe hacer, idealmente, sobre
una base adelantada con el fin de que se puedan detectar las desviaciones antes de que ocurran y evitarlas mediante las acciones apropiadas. El gerente en ocasiones puede predecir las probables desviaciones (antes de que ocurran) de los estndares. Sin embargo, si no se tiene esta capacidad, las desviaciones se deben descubrir lo ms pronto que sea posible__ Si se disean correctamente los estndares y si se dispone de medios para determinar con exactitud lo que estn haciendo los subordinados, la evaluacin del desempeo real o esperado ser bastante fcil. Sin embargo, hay muchas actividades que resultan difciles de medir y otras para las cuales resulta difcil desarrollar estndares precisos. La medicin de resultados consiste en medir la ejecucin y los resultados, mediante la aplicacin de unidades de medida, que deben ser definidos de acuerdo con los estndares. La medicin de lo que se ha hecho, es por tanto, la valoracin de las actividades y los resultados que se pretende controlar; la informacin que surja debe ser actual, correcta y oportuna, para que sea aprovechada e interpretada de la mejor forma, y permita obtener conclusiones con respecto a los logros presentes y los deseados, tal como estn determinados en los estndares. Sin la medicin, el gerente se ve obligado a adivinar o a usar mtodos empricos que pueden ser o no confiables. La medicin requiere una unidad de medida y una cuenta de cuntas veces la entidad est bajo consideracin. En ocasiones, cuando se enfrentan problemas de medicin es til pensar en trminos de logros tangibles e intangibles. Las unidades producidas, tarjetas llenas y muestras distribuidas son mediciones tangibles. Indican la cuenta de varias unidades similares cuyo total da un valor de posicin relativa para una entidad conocida. Por otra parte, hay muchos resultados intangibles. No es fcil reunir datos sobre ellos, por lo tanto se debe tomar un criterio.
Descubrir las desviaciones del estndar es especialmente til. Tambin, deben
buscarse las sugerencias de quienes desempean el trabajo o estn cerca de l, que indiquen que esfuerzos de control deben aplicarse. En la mayora de los casos, este paso de control de comparar el desempeo con el estndar debe hacerse tan cerca del punto de desempeo como sea posible. Esto facilita los esfuerzos de control y ayuda en la localizacin de las reas que deben corregirse; por lo general resulta en prdidas mnimas. Correccin de las desviaciones La utilidad concreta y tangible del control est en la accin correctiva para integrar las desviaciones en relacin con los estndares. El tomar accin correctiva es funcin de carcter netamente ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. Un ejemplo frecuente de esta situacin sucede cuando existe una baja en las ventas, lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planeado, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos, es conveniente analizar si esta baja no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre. La correccin de las desviaciones es el punto en el cual se puede contemplar el control como una parte de todo el sistema de administracin y se puede relacionar con las otras funciones gerenciales. Los gerentes pueden corregir las desviaciones redactando de nuevo sus planes o modificando sus metas. O pueden corregir las desviaciones ejerciendo su funcin de organizacin mediante la reasignacin o aclaracin de las tareas. Tambin pueden hacer la correccin mediante la contratacin adicional de personal, una mejor seleccin y capacitacin de los subordinados o con esa medida final de la contratacin (el despido) o de nuevo, pueden hacer la correccin mediante una mejor direccin, la explicacin ms completa del trabajo, o tcnicas de liderazgo ms efectivas. Al comparar el desempeo con la base de control es hacia la excepcin a la que debe dirigirse la atencin administrativa. El gerente no necesita preocuparse por las situaciones en donde el desempeo es igual o se aproxima mucho a los resultados esperados. Adems, la concentracin en las excepciones requiere menos
trabajo, ya que por lo general el nmero de partidas o elementos que tienen
variaciones de importancia es pequeo comparado con el total; las acciones correctivas apropiadas que encaucen hacia los resultados pretendidos; un sistema de control debe hacer posible detectar prontamente las desviaciones, para corregirlas a tiempo. El valor tangible del control est en la aplicacin de las acciones correctivas necesarias para ajustarse a los estndares; y como ejemplo de acciones correctivas se pueden citar las siguientes: Revisin de objetivos Modificacin de polticas y reglas Proporcionar entrenamiento al personal para mejorar el desempeo en el trabajo Utilizar la autoridad para motivar cambios de comportamiento en las personas; en este caso la funcin de direccin se convierte en parte integral del control.