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Manual de Usuario

Sistema Nmina New Age 8.X

INDICE GENERAL

1. Archivos
1.1 Seleccionar Nmina

1.2 Tipos de Nmina

1.2.1 Crear un Tipo de Nmina

1.2.2 Lista de Perodos

1.3 Constantes

4,5

1.4 Conceptos

6,7

1.4.1 Formulas de Conceptos

1.4.2 Asignacin de Perodos

8,9

1.4.3 Asignacin de Trabajadores

10

1.5 Sucursales, Departamentos, Unidades y Cargos

10

1.5.1 Sucursales

11

1.5.2 Departamentos

11

1.5.3 Unidades

12

1.5.4 Cargos

12

1.5.4.1 Grupos de Cargos

12

1.5.4.2 Registro de Cargos

13

1.6 Condicin Laboral

13

1.7 Bancos

14

1.8 Trabajadores

14,15

1.8.1 Registro de Trabajadores

15

1.8.2 Registro de Laborales

16

1.8.2.1 Constantes Laborales

17

1.8.2.2 Conceptos Laborales

17

1.8.3 Registro de Archivos


1.8.4 Registro de Cargas Familiares

18
18,19

1.8.5 Registro de Histrico de Salarios

19

1.9 Das no Laborables

19,20

1.10 Tipos de Prstamo

20

1.11 Caracterizador de Prestaciones Sociales y Vacaciones

20

1.11.1 Caracterizar Prestaciones


1.11.2 Caracterizar Vacaciones
1.12 Dispositivos Biomtricos

20,21
21
21

1.12.1 Definicin de Dispositivos Biomtricos

22

1.12.2 Relacin de Dispositivos Biomtricos

22,23

1.13 Horarios

23

1.13.1 Definicin de Tipos de Horarios

23

1.13.2 Definicin de Jornadas

24

1.13.3 Caracterizar Horarios de Trabajo

24

1.13.3.1 Lotes de Trabajadores


1.13.4 Asignacin de Horarios
1.13.5 Validez y Variabilidad de Horarios
1.14 Caracterizar Liquidaciones

25
26
26,27
27

1.14.1 Caracterizar Salarios

27

1.14.2 Caracterizador de Conceptos de Liquidacin

28

1.14.3 Tipos de Liquidacin

28,29

1.15 Caracterizar Ley de Alimentacin

29

1.16 Caracterizar Ley Habitacional (FAOV)

30

2. Procesos
2.1 Constantes Peridicas

31

2.2 Procesar Pre-Nmina

31

2.2.1 Operaciones de Pre-Nmina

32

2.2.1.1 Retencin

33

2.2.1.2 Recalculo

33

2.2.1.3 Notas

34

2.2.1.4 Resumen

34

2.2.1.5 Calculadora

35

2.2.1.6 Botones de Desplazamiento

35

2.2.1.7 Bsqueda

35

2.3 Actualizar Acumulados

36

2.4 Reversar Acumulados

37

2.5 Histrico de Sueldos

37

2.5.1 Adicionar a Las Asignaciones en Fechas Anteriores


2.6 Adelanto de Prestaciones Sociales
2.7 Liquidaciones
2.7.1 Planificacin de Liquidaciones
2.7.2 Clculo de Liquidaciones

38,39
39,40
41
41
42,43

2.7.3 Reversar Liquidaciones

43

2.7.4 Reimprimir Liquidaciones

44

2.8 Prstamos

44

2.8.1 Emisin / Modificacin

44,45

2.8.2 Pagos

45,46

2.9 Procesos Adicionales

46

2.10 Registros de Entrada y Salida

47

2.11 Ajuste de Registro de Entrada y Salida

47,48

2.12 Validacin de Tiempo Extra

48

2.13 Intereses sobre Prestaciones Sociales

48

2.13.1 Tabla de Intereses sobre Prestaciones


2.13.2 Clculo de Intereses sobre Prestaciones
2.13.3 Pago de Intereses sobre Prestaciones

49,50
51
52,53

2.14 Ley de Alimentacin

53,54

2.15 Procesamiento de Registros de Entrada y Salida

54,55

2.16 Recalculo de Prestaciones Sociales

55,56

2.17 Importar Caractersticas de Nmina

56

3. Informes
3.1 Cmo Realizar un Informe?

57,59

3.2 Listados Generales

59

3.3 Carnet del Trabajador

60

3.4 Listado de Trabajadores

61

3.5 Fichas de Trabajadores

62

3.6 Conciliados de Nmina

63

3.7 Pagos por Nmina Procesada

63,64

3.8 Nmina de Banca Electrnica

64,65

3.9 Nmina de Ley Habitacional (FAOV)

65

3.9.1 Qu es el FAOV?

65

3.9.2 Reportes del FAOV

65,66

3.10 Recibos de Pagos

66,67

3.11 Pagos por Concepto

67,68

3.12 Acumulados por Trabajador

68,69

3.13 Deducciones y Asignaciones del Trabajador

69,70

3.14 Resumen por Concepto

70

3.15 Resumen General por Conceptos

71

3.16 Resumen General por Constantes

71,72

3.17 Antigedad de Trabajadores

72,73

3.18 Conceptos por Departamento

73

3.19 Familiares de Trabajadores

74

3.20 Liquidaciones

75

3.21 Carta al Banco

76

3.22 Anlisis de Prstamos

77

3.23 Reportes Adicionales

78

3.24 Reportes de Entrada y Salida

79

3.25 Prestaciones Acumuladas

80

3.26 Anlisis de Asistencia Personal

81

3.26.1 Anlisis Personal

81

3.26.2 Anlisis por Rango

82

3.27 Ley de Alimentacin

82,83

3.28 Reportes a Entes Pblicos

83

3.28.1 Condicin Laboral

83,84

3.28.2 Reportes a Organismos

84,85

3.29 Reportes INCES

85,86

3.30 Reimprimir Comprobantes de Retencin

86

4. Miscelneos
4.1 Cambio de Usuarios

87

4.2 Configuracin de Usuarios

88

4.2.1 Tipos de Nminas Habilitadas

89

4.2.2 Perfil de Usuarios

90

4.2.2.1 Ruta de Reportes

90

4.2.2.2 Informacin del Correo y Servidor SMTP

91

4.2.2.2.1 Envo de Correo Electrnico por SMTP

91,92

4.3 Configuracin de FTP

92

4.4 Agenda

93

4.4.1 Asignar Tareas

93,94

4.4.2 Registro de Telfonos en Agenda

95

4.4.3 Registro de Tareas Asignadas

94

4.4.4 Usuarios de Agenda

96

4.5 Actualizacin de Estructuras


4.6 Configuracin de Empresas

96,97
98

4.6.1 Configuraciones Generales

99

4.6.2 Identificares

100

4.6.3 Enlace Administrativo

101

4.7 Conversin entre Versiones


4.8 Configurar Nmina de Banca Electrnica

102,103
103

4.8.1 Registro de Campos

104,105

4.9 Editar Formatos de Impresin

105,106

4.10 Crear Reportes Adicionales

106,107

4.11 Crear Procesos Adicionales

107

4.12 Visor de Sucesos

108

4.13 Informacin del Sistema

108

1. Archivos

1.1 Seleccionar Nmina

Esta opcin se encarga de seleccionar el tipo de Nmina a preferencia del


usuario, cada nomina tiene una carpeta dentro del sistema que lleva el registro
general de trabajadores, es decir, si el usuario ingresa datos de trabajadores en
Nomina Quincenal, esto incluye informacin personal, pagos, horarios del
trabajador entre otros, solo se guardar en ese tipo de nmina seleccionada.

1.2 Tipo de Nmina

Aunque el sistema posee tipos de nminas ya predeterminados, se pueden


crear las nminas que se deseen con el perodo deseado por el usuario.

Esta imagen demuestra los tipos de nmina predeterminados que existen,


aunque se pueden crear los que el usuario requiera dependiendo del tipo de pago
que desee facturar a los empleados mediante el perodo de pagos.

1.2.1 Crear un Tipo de Nmina

Crear un tipo de nmina es sencillo, se especifica un cdigo deseado para


mayor comodidad del usuario, se especifica el tipo de Nmina, si este no se
encuentra en los predeterminados al seleccionar la opcin Otros se puede
especificar la cantidad perodos que se requieran.
1.2.2 Lista de Perodos

Al momento de seleccionar una nmina, se puede presionar la opcin de


Ver perodos como indica la flecha, donde se podr observar la lista de los
periodos de pago y el status que representa cada uno, cuando se realicen los
procesos de pagos de nmina el estatus del perodo se observar como
Realizado.
1.3 Constantes

Las constantes son variables que requieren intervencin del usuario para
poder cargar sus datos, estas poseen dos tipos, peridicas y perpetuas, a
continuacin se mostrarn varias constantes para identificar la funcin de las
constantes:

Al oprimir Buscar, se muestran todas las constantes que el sistema crea


de manera predeterminada; Salario Bsico es una variable perpetua, tomando en
cuenta que es poco frecuente el cambio de salario, por su parte, los Bonos
Nocturnos requiere que se actualice en cada perodo ya que su valor en una
nueva quincena debera pasar a cero.
Luego de conocer las constantes, se pueden asignar las mismas a los
empleados mediante el botn Asignar Trabajadores; previamente seleccionando
una constante, identificando el Valor y dependiendo de la variable que sea, tildar o
no la opcin de Actualizar en cada perodo, especificado a continuacin:

En la imagen anterior se debe especificar, desde la sucursal hasta el cargo


de cada empleado, al momento de ingresar los parmetros laborales requeridos,
se oprime la opcin Procesar el cual se encarga de buscar el empleado, donde
se puede identificar el valor de la asignacin, en este caso 3000.

Ahora se puede observar despus de haber introducido la informacin


requerida: nombres de los trabajadores y el valor de la constante, para poder
llevar un registro detallado de los pagos realizados mediante el sistema de
Nmina.
1.4 Conceptos

Los conceptos son clculos que se realizan mediante a las constantes, el


cual se encarga de calcular mediante frmulas aritmticas las asignaciones o
deducciones que se procesan en una Nmina.
Hay ciertas barras de texto y opciones de seleccin que caracterizan cada
concepto, al momento de seleccionar el botn Buscar, se pueden observar
registros predeterminados por el sistema, los cuales pueden ser asignados a
predeterminados perodos y empleados.

En la imagen anterior se pueden observar todos los conceptos


predeterminados, los cuales son las deducciones y asignaciones que se le
asignan a los trabajadores al momento de calcular la Nmina.

En la imagen anterior se puede observar una deduccin, como lo es el


Seguro Social Obligatorio SSO, que se debe procesar en los sueldos de los
trabajadores al momento de procesar la Nmina. Tambin est compuesto por
varias opciones predeterminadas que pueden ser editables y que tambin pueden
ser asignados a trabajadores directamente.

1.4.1 Formulas de Conceptos


Al presionar Frmula en la barra superior se puede observar de qu
manera se calcula el Seguro Social Obligatorio (SSO), mediante un proceso
aritmtico junto con constantes incluidas en el sistema, esta frmula es
predeterminada pero se puede re-formular si el usuario lo desea.

En la imagen anterior se observa el botn Herramientas que muestra las


constantes, conceptos y las funciones existentes, mediante a estas opciones se
pueden realizar diferentes maneras de calcular los conceptos para asignarlos a la
Nmina.
1.4.2 Asignacin de Perodos
Para asignar perodos es necesario haber cargado en Tipo de nmina los
perodos dependiendo del tipo de Nmina (quincenal, mensual, semanal) y el da
de inicio de perodo. La siguiente imagen demuestra cuando se graban los
perodos de un tipo de nmina:

Como se puede observar, se estn cargando los perodos de la Nmina


Semanal que se encuentra en Tipo de Nmina, al momento de presionar la
opcin Grabar hace el registro de todos los perodos para poder asignarlo a los
conceptos.

Luego de realizar el proceso de Tipos de Nmina, como se observa en la


imagen anterior se pueden asignar a los perodos en los cuales se realizar el
clculo de dicho concepto.

1.4.3 Asignacin de Trabajadores

En la ventana anterior, se seleccionan a los trabajadores que se le van a


asignar los conceptos, y se presiona Grabar para terminar la operacin. Dicho
proceso, se debe realizar para todos los conceptos que utilice el usuario para
procesar la Nmina con las asignaciones y deducciones que desee.
1.5 Sucursales, Departamentos, Unidades y Cargos
Estos parmetros laborales, son partes del sistema que se encargan de
definir el esquema organizacional de toda la compaa, buscando tener un registro
ms especfico de todos los empleados que laboran en la misma.

10

1.5.1 Sucursales
Si la compaa de la empresa posee sucursales se pueden registrar en
este campo, con el fin de organizar los trabajadores para llevar un registro
sistematizado, el cual se identifica con un cdigo y un nombre, en este caso la
sucursal Principal.

1.5.2 Departamentos
En esta opcin se pueden registrar los departamentos que posee la
empresa, de manera de organizar de una manera ms sistemtica los
trabajadores de la empresa, para que cada empleado posea sus propios
parmetros laborales. En la siguiente imagen, se representa el registro de un
departamento, ingresando Cdigo y Nombre, como se observa a continuacin:

11

1.5.3 Unidades
En esta opcin se pueden observar todas las unidades o subdepartamentos que se encuentren en la empresa, al igual que las anteriores
ventanas, se asignan nuevas unidades al momento de asignar un Cdigo y un
Nombre especifico, luego presionar Guardar para finalizar el registro.

1.5.4 Cargos
Esta opcin expresa los cargos o las responsabilidades de cada empleado,
para crear un cargo se necesita una cadena de cargos, buscando tener ms
organizacin al momento del registro de cargos para un trabajador.
1.5.4.1 Grupo de Cargos

Esta opcin se encarga de llevar un orden de todos los cargos,


almacenndolos en un mismo grupo, con la finalidad de llevar un registro ms
sistemtico al momento de asignarle estos parmetros al trabajador.

12

1.5.4.2 Registro Cargos


En la ventana Cargos, se puede identificar el cargo que posee uno o
muchos trabajadores, recordando que antes de realizar este proceso es necesario
tener un registro previo de Grupos de Cargos, luego de asignar el Cdigo y el
Nombre del cargo se finaliza presionando la opcin Grabar. A continuacin se
puede observar una imagen del registro del cargo de un trabajador:

1.6 Condicin Laboral


La condicin o estado laboral busca para definir el tiempo del contrato o
algunas condiciones especiales que posea el empleado, ayudando a llevar un
registro de la condicin que posea dicho trabajador en el sistema. En la imagen
siguiente se podr observar el registro de un Cdigo y Nombre de la condicin
laboral, para finalizar se presiona Grabar.

13

1.7 Bancos
En la seccin bancos, se registran el o los bancos que posea la empresa,
bien sea jurdica con varias firmas o personal, para poder tener registro de los
bancos que posea la empresa, para cuando se procesan Nminas por depsitos
bancarios.

1.8 Trabajadores
En la seccin de trabajadores, los usuarios podrn hacer registro de todos
los empleados y su informacin ms relevante, llevando un registro exacto de
todas las personas que laboran en la empresa.

14

En la opcin Buscar, se pueden ver todos los trabajadores registrados con


anterioridad, adems, si se desea, se pueden modificar los datos personales del
trabajador, su informacin laboral, y los archivos y cargas familiares que posee. A
continuacin se podr observar los procesos que se pueden realizar en la opcin
de Trabajadores:
1.8.1 Registro de Trabajadores

Esta imagen anterior representa el registro de un trabajador, recomendando


principalmente que el cdigo sea igual al nmero de cedula, con la finalidad de
poder identificar el empleado fcilmente al momento de necesitar realizar una
modificacin a sus datos. Esta opcin, posee tambin varios identificadores para
tener un registro actualizado de la persona, Datos personales como Cedula y RIF,
Nombres y Apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, tipo de sangre,
nacionalidad, Ciudad de Nacimiento, fecha de Ingreso en la empresa, Nivel
Acadmico, condicin Laboral y Destreza Manual. Tambin en la esquina inferior
derecha se puede observar el campo de texto Cdigo Alternativo, que se
encarga de almacenar otro cdigo al momento de buscar el empleado.

15

1.8.2 Registro de Laborales

En la pestaa de Laborales, se puede identificar la direccin del trabajador


con el telfono, adems de ello se identifica la forma de pago en la cual se le
cancela al trabajador. Tambin se identifican los parmetros laborales que posea
desde la sucursal donde trabaja hasta el cargo que posee. Si el empleado se le
asigna cesta ticket, al tildar el campo de Incluir en el clculo de la Ley de
Alimentacin, se puede facturar dicha ley para que el trabajador goce del
beneficio, dependiendo de la manera en que se le calcule. A continuacin podr
observar de qu manera se asignan los conceptos y las constantes a un
trabajador especfico en la pestaa de Laborales:

16

1.8.2.1 Constantes en Laborales

Al oprimir la opcin Constantes en la pestaa de Laborales se pueden


observar las constantes fijas y peridicas que posee el empleado, dichas
constantes se pueden modificar directamente desde esta opcin si el usuario lo
requiere, en la imagen anterior se asigna el salario bsico del trabajador, una vez
finalizado el proceso se presiona el botn Grabar
1.8.2.2 Conceptos en Laborales

Esta opcin representada por la imagen anterior, muestra todos los


conceptos que posee el sistema, en donde se le pueden asignar al trabajador de
pendiendo de la manera en la cual se le calcule la Nmina, con la finalidad de
poder observar el clculo desde los parmetros que desee el usuario.
17

1.8.3 Registro de Archivos

La pestaa Archivos observada en la imagen anterior, lleva registro de


ms documentacin del empleado, desde el currculo hasta las descripciones del
cargo, ayudando a identificar ms los procesos que ejecuta dicho empleado en la
empresa y de tener un registro ms exacto y sistematizado, con posicionarse en
los recuadros y oprimir guardar, realiza el registro inmediatamente.
1.8.4 Registro de Cargas Familiares

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Las cargas familiares son un beneficio que la empresa debe ofrece al


trabajador, ayudando a la manutencin familiar que estn bajo su dependencia, la
imagen muestra el registro de la carga familiar de un empleado. Al momento de
oprimir Procesar se har un registro de la carga familiar que posea el trabajador.
1.8.5 Registro de Histrico de Salarios

En la pestaa de Histrico Salarios, se observan los conceptos que tiene


asignado, las nminas que se le han procesado, las prestaciones, intereses y
adelantos que se le ha realizado al trabajador, adems se puede observar los das
que posee acumulados y en la opcin de Adicionar se puede ingresar un pago
cualquier que se le haya aplicado, llevando un registro del total pagado por la
empresa.
1.9 Das no Laborables

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La opcin llamada Das no laborables, es un calendario que se encarga


de especificar para los trabajadores los das que no se trabaja, adems se pueden
especificar otros das libres para todos los empleados o das feriados; dicho
calendario representa todos los meses y los aos y lleva un registro de todos los
das no laborables en el mes.
1.10

Tipos de Prstamo

En esta tabla se toman en cuenta todos los prstamos o adelantos que


puede realizar la empresa a cualquier trabajador, como representa la imagen el
tipo de prstamo de prueba es Adelanto de Sueldo, se puede crear cualquier
variable que se desee dependiendo de las necesidades del usuario.
1.11

Caracterizador de Prestaciones Sociales y Vacaciones

1.11.1 Caracterizar Prestaciones

20

En la imagen anterior se puede observar el caracterizador de prestaciones


sociales en el cual se va a plasmar segn la ley todos los parmetros que se
indique, esta tabla representa las leyes tanto la antigua como la reciente, adems
de ello con el botn Incluir se puede realizar el proceso de prestaciones sociales
como desee el usuario.
1.11.2 Caracterizar Vacaciones

En la pestaa de Vacaciones se pueden asignar los datos necesarios para


el clculo de las vacaciones y el pago por liquidacin de la misma, al seleccionar
Nueva Ley del Trabajo, se identifican los datos que exige la ley en cuestin de
vacaciones, luego de verificar la seleccin se oprime Grabar.
1.12

Dispositivos Biomtricos

Esta ventana administra los dispositivos biomtricos o capta huellas que no


son directamente compatibles con la aplicacin de Premium-Soft, este mdulo
posee dos sub-conjuntos para registrar los dispositivos y en relacin se crea la
conexin desde el sistema biomtrico hasta el sistema para tener total
compatibilidad.

21

1.12.1 Definicin de Dispositivos Biomtricos

En esta ventana se registran los dispositivos biomtricos, creando un


Cdigo y Nombre para identificarlo, el archivo que genera el dispositivo biomtrico
para la relacin con el sistema y la ubicacin del archivo que genera el dispositivo.
1.12.2 Relacin de Dispositivos Biomtricos
En esta ventana se especifica el dispositivo capta huellas creado
anteriormente, adems se identifica la ruta donde se guarda el archivo de relacin
en este caso el TXT y el nombre del archivo, luego dentro de la plantilla se
definen los campos que comprende el dispositivo biomtrico que son: cdigo, que
se relaciona como un campo clave o la llave primaria del registro, nombre y
apellido. A continuacin se ver un ejemplo de la manera en la cual se realiza la
relacin de los datos con el dispositivo biomtrico, recordando que al presionar
Agregar se puede asignar un nuevo dato de relacin:

22

1.13

Horarios

Este mdulo administra el horario de todos los trabajadores y la


especificacin de los horarios de trabajadores particulares, para llevar un control
de los lapsos de tiempo de los cuales el trabajador labora y entra a la empresa.

1.13.1 Definicin de tipos de horarios

En esta ventana se especifica, luego de haber ingresado Tipo de Horario


el Formato de las horas si desea el usuario, los bloques de horas laborales.
Adems de ello se especifican las horas nocturnas para el empleado que tiene
relacin con el pago de horas nocturnas, llevando un registro especfico de ambas.
23

1.13.2 Definicin de jornadas

La opcin de Definicin de Jornadas, identifica los bloques de trabajo


mediante lapsos de tiempo diario, adems identifica los das que se trabaja. Para
agregar una opcin al presionar Agregar se pueden tildar y asignar, al igual que
representa la imagen anterior.
1.13.3 Caracterizar Horarios de Trabajo

En la opcin Caracterizar Horarios de Trabajo se puede especificar los


horarios para todos los trabajadores que se encuentran en la compaa, aunque
tambin se pueden ingresar horarios Variables los cuales se pueden definir por
lapsos de tiempo. A continuacin se podr observar cmo se asigna los horarios.
24

NOTA: Tanto para un horario Fijo como en uno Variable, se puede


identificar la validez el mismo, identificndolo en el campo Horario Vlido desde
en el cual se identifica hasta que tiempo el horario ser identificado. A
Continuacin se mostrar donde se registra la valides del horario y un ejemplo del
mismo:

1.13.3.1 Lotes de Trabajadores

El botn Lote muestra una tabla, en la cual se representan los


trabajadores que se encuentran en la compaa, para buscarlos de una manera
ms clasificada se pueden buscar por los parmetros del trabajador o presionar
Procesar sin agregar datos en ningn campo para que muestre todos los
trabajadores. Con el botn Seleccionar Todos se pueden asignar a todos los
empleados que se encuentran en la lista, tambin se puede hacer un registro
manual de este proceso.

25

1.13.4 Asignacin de Horarios Fijos

En la esquina inferior izquierda como representa la imagen anterior, se


puede especificar los tipos de horarios de los ya registrados, para asignrselos a
los trabajadores seleccionados del lote, estos mostrarn un cambio de estatus, de
No Asignado a Fijo.
1.13.5 Asignacin de Horarios Variables

26

Como se observa en la imagen anterior, para asignar un horario Variable


se debe tildar en el campo Tipos de Horario, como identifica la imagen anterior.
Seguidamente, en el botn Agregar Horarios se pueden asignar los nuevos
horarios y el tiempo de utilidad que tendr, donde se identifica el inicio del horario
Variable, las horas trabajadas, y las horas de descanso.
1.14 Caracterizar Liquidaciones
Al momento de tener que realizar el clculo de las liquidaciones para un
empleado, el sistema Premium posee clculos predeterminados de Nmina en la
cual dependiendo del sueldo y la antigedad y la condicin de la liquidacin realiza
un clculo mediante procesos aritmticos. El usuario, tambin puede crear su
proceso e identificar referencias de mes y la inclusin de facciones del periodo,
haciendo ms fcil realizar dicho clculo.

1.14.1 Caracterizar Salarios

Al momento de que realizar una liquidacin, el Caracterizador de Salarios


identifica como va a realizar la operacin de liquidacin mediante al salario del
trabajador, adems se puede crear nuevos caracterizadores.

27

1.14.2 Caracterizador de Conceptos de Liquidacin

El Caracterizador de Conceptos de Liquidacin posee una lista de todos


reglamentos y estatutos que se rigen al momento de calcular una liquidacin de
cualquier tipo, estos, tiene procesos predeterminados por el sistema para realizar
los clculos pero, pueden ser revisados por los usuarios para realizar
modificaciones. Adems de ello el cuadro azul demuestra que ciertos conceptos
poseen escalas de valores o frmulas para realizar el proceso, que pueden ser
modificados o re-asignados.
1.14.3 Tipos de Liquidacin

28

Como se observa en la imagen anterior, los Tipos de liquidacin muestran


todas las maneras de clculo de liquidaciones dependiendo en qu circunstancias
se liquida el trabajador; este, al seleccionar algn tipo puede identificar cules son
los pagos que se les tiene q realizar a dicho empleado basndose en la ley, como
muestra el cuadro azul.
1.15 Caracterizar Ley de Alimentacin

En la imagen anterior se puede observar el Caracterizador de Ley de


Alimentacin donde se especifican los valores de la unidad tributaria y del
porcentaje que la empresa les cancela a sus empleados, segn la ley el
porcentaje mnimo es 25%. Hecho esto el sistema automticamente calcula el
pago de cesta ticket para cada uno de sus empleados, se pueden seleccionar los
das que trabajan naturalmente los empleados, las horas mnimas de labor y que
tan aplicable es para los empleados con diferentes opciones mediante a horas
extras y otras maneras, haciendo el proceso ms especfico.

29

1.16 Caracterizar Ley Habitacional (FAOV)

En la imagen anterior se observa la ventana Caracterizador de Ley


Habitacional donde se asignan los porcentajes aplicados a los empleados y al
patrn, y los conceptos de Nmina que se le aplican a los mismos, este
caracterizador al momento de procesarlo, realiza un informe y clculo mediante los
datos ingresados en esta ventana.

30

2. Procesos
El mdulo de procesos se encarga de realizar las actividades necesarias
para procesar pagos, nmina, liquidaciones, prstamos entre otros. Para los
empleados, adems realiza los clculos referentes a los datos de los trabajadores
de la empresa.

2.1 Constantes Peridicas

En esta ventana se muestran todas las constantes peridicas que se


pueden asignar al momento de operar la nmina.

31

2.2 Procesar Pre-Nmina

En esta ventana, puede calcular la nmina no procesada, el botn Ver


perodos se muestran las fechas de las nminas y el estatus que poseen. A
continuacin se realizar el proceso de pre-nmina con las deducciones y
asignaciones que tendr al momento de procesar la nmina:

32

2.2.1 Operaciones en Pre-Nmina


Retencin
Este proceso se encarga realizar retenciones para los trabajadores,
dependiendo del sueldo de trabajador se puede realizar este
proceso, luego de procesar procesa la deduccin a la nmina.

Recalcular
Este botn realiza el proceso de recalculo de sueldo a cualquier
empleado, en el cual podemos cambiar las constantes fijas y
peridicas que el posea, al momento de procesar la nmina.

La imagen anterior demuestra las constantes asignadas al trabajador, el


cual puede ser modificado para aumentar o disminuir el pago de la nmina, o para
agregar nuevas asignaciones no procesadas.
33

Notas
En este proceso se pueden realizar anotaciones a un empleado para
tener en cuenta al momento de procesar la nmina del empleado.

Resumen
El botn de resumen muestra un listado de todas las asignaciones y
deducciones que posee cada trabajador, tambin un clculo del total
a cancelar del perodo.

Esta imagen representa un listado de todos los trabajadores, en el cual se


puede visualizar todos los conceptos y constantes por los cuales procede su
quincena, adems, en el botn representado por la flecha, se realiza la operacin
de visualizar e imprimir el resumen total de nmina.
34

Calculadora
Este botn muestra una calculadora sencilla, el cual realiza
operaciones aritmticas varias.

Botones de Desplazamiento
Estos botones se encargan de pasar las secuencias
registradas a cada trabajador, para as poder observar el
clculo de cada empleado.
Bsqueda
En este botn despliega una ventana de bsqueda, para identificar a
cualquier trabajador una manera ms clasificada, desde cdigo hasta
el nombre y apellido.

35

2.3 Actualizar Acumulados

En esta ventana, se realiza el proceso final de nmina, previamente


habiendo realizado hacer una pre-nmina para verificacin de que las
asignaciones y las deducciones que procesaron. Luego de presionar procesar el
sistema arrojar el siguiente mensaje:

Al presionar S, el sistema Premium realiza el proceso de facturacin de


nmina, para que el estatus del perodo Procesado, luego de realizar este
proceso se puede imprimir el recibo mediante los pagos por nmina procesada,
(Vase- Informes, pagos por nmina procesada p.62).

36

2.4 Reversar Acumulados

Esta ventana se utiliza en caso de querer revertir la nmina que ya est


procesada. El sistema mostrar un mensaje de validacin que, al presionar la
opcin Si, realizar el proceso.

2.5 Histrico de Sueldos

El histrico de sueldos tiene como funcin principal hacer una observacin


general de los datos y los pagos de los trabajadores dependiendo del rango de la
fecha en que se encuentre. En esta ventana tambin puede adicionar pagos en
perodos que no se hayan asignado en la nmina.
37

2.5.1 Adicionar a las Asignaciones en fechas Anteriores

En la parte superior de la ventana de histrico de sueldos, se puede


observar los rangos de las fechas de pago, en la cual se puede agregar un lapso
de tiempo para adicionar montos en las deducciones y asignaciones de los
trabajadores registrados.

Este mensaje se presenta cuando el rango de las fechas ya explicadas se


encuentra entre los perodos asignados al trabajador, para poder manipular el
histrico de sueldos se debe identificar una fecha fuera de los perodos. Luego de
seleccionar la fecha correcta, se puede adicionar al histrico de sueldos,
representados los azules como asignaciones y los rojos como deducciones.

38

La imagen anterior demuestra que al seleccionar un concepto, se puede


adicionar deducciones y asignaciones, al ingresar un nmero y presionar
Adicionar, dicho botn agrega las cifras y hace el registro para el histrico.
2.6 Adelanto de Prestaciones Sociales

En esta ventana, dependiendo de las prestaciones que posea el trabajador,


se pueden realizar adelantos de pago, dependiendo del acumulado que posea,
tambin en esta opcin se identifica el usuario, la antigedad que posee y el
acumulado de prestaciones. A continuacin se ver el ejemplo de cmo realizar un
adelanto:

Luego de identificar el usuario, se tilda la opcin Realizar adelanto?, y en


el campo de texto Monto solicitado identificado por el recuadro, se agrega la
cantidad del adelanto, teniendo encuentra el monto disponible de las prestaciones
acumuladas.
39

Luego de agregar la cantidad del adelanto, la opcin de Procesar se


activa y realiza el adelanto y la impresin del recibo. A continuacin se mostrar
un ejemplo de la factura de los anticipos de prestaciones sociales:

40

2.7 Liquidaciones

La liquidacin es el proceso que se debe realizar a los trabajadores al


momento de su retiro en la empresa, por las condiciones que sea, a continuacin
se explicarn las diferentes opciones para, calcular liquidaciones, procesar y
reversar.
2.7.1 Planificacin de Liquidaciones

En esta ventana se realiza el primer proceso para poder generar una


liquidacin, principalmente se identifica el Tipo de Liquidacin, dependiendo de la
condicin en se le realiza este proceso al empleado, tambin el trabajador y se
agrega a la tabla, luego se identifica la fecha en el cual se le realiza el proceso y
se verifica el ingreso del empleado, en el caso anterior, se identifica el tipo de
liquidacin Vacaciones, donde se asigna el la salida y el retorno del empleado,
dependiendo de las vacaciones que tenga disponible.

41

2.7.2 Clculo de Liquidaciones

En esta ventana, al buscar el tipo de liquidacin previamente planificada, se


puede realizar el clculo y proceso de liquidacin, en el cual muestra el monto
mensual, los promedios de pago las relaciones de utilidades y la constante
principal que en este caso es el sueldo base. A continuacin se mostrarn una
serie de botones que realizan el proceso el clculo e impresin de liquidaciones:

El boton de Calcular, realiza el proceso mediante los conceptos que tenga


cada liquidacion para identificar la cantidad que se le debe cancelar al empleado.
La opcion de Procesar realiza la liquidacion e imprime la factura.

42

Ya las opciones Agregar Modificar y Borrar, son para manipular las


asignaciones y deducciones que tiene cada liquidacion. Ya luego de haber
procesado la liquidacin. A continuacion se podra observar la factura de la
liquidacion de vacaciones:

2.7.3 Reversar Liquidaciones

El proceso de reversar cancela las liquidaciones procesadas,


principalmente se debe indicar el perodo en el cual procesa la liquidacion, se
buscar el trabajador y finalmente al oprimir reversar, cancela la liquidacion
procesada. El proceso de reversar deja almacenado el registro si se desea volver
a procesar.
43

2.7.4 Reimprimir Liquidaciones

Esta ventana realiza la re-impresin de las liquidaciones procesadas, se


debe identificar el trabajador al cual se desea realizar el proceso, al seleccionar la
opcin Imprimir procesa el recibo nuevamente.
2.8 Prstamos

El sistema Premium, puede emitir prestamos a los trabajadores, los cuales


se descuentan directamente de la nmina, ademas se pueden identificar
cuotas,montos, lapsos de perodos e informes de pagos.
2.8.1 Emisin / Modificacin

44

En esta ventana se asignan los datos del trabajador con el tipo de


prestamo, se identifica el intervalo de das y las cuotas que tendran los apgos, la
opcion Ajustadas realiza el calculo sin decimales y el ultimo calculo lo ajusta,
Divididas, realiza el pago con decimales. Luego de asignar el monto y los
intervalos, se ver la distribuciones de las cuotas del prestamo al momento de
calcular.

La imagen anterior muestra los perodos de pago del prestamo, que se


identificaron cada quince dias mediante al intervalo de dias asignado, ademas el
monto que se debe cancelar cada cuota y los estatus. Luego de oprimir Grabar,
se podr realizar una impresin para llevar el comprobante del prestamo.
2.8.2 Pagos

45

En esta opcion se puede observar el pago o el abono de los prestamos


realizados a la empresa, al buscar el trabajador se ve todos los montos y cuotas
que debe pagar, dependiendo de si se desea observar todos prestamos o los que
no han sido cancelados, al seleccionar una cuota e ingresar la cantidad Pagos de
Hoy, se realiza la deduccion del prestamo. Al oprimir procesar se formaliza el
pago realizado y se hace el descuento de la cuota, tambien, se podr imprimir un
comprobante de cancelacin de prestamo, donde se observan las cuotas faltantes
y la deuda total.
2.9 Procesos Adicionales

En esta ventana se pueden trabajar mediante a aplicaciones o programas


que adicionemos al sisetma de nmina (Vease- Miscelaneos, Crear procesos
adicionales p.105), el cual al seleccionarlos entra directamente a la aplicacin para
poder realizar las actividades que se deseen.

46

2.10 Registros de Entrada y Salida

Este opcion realiza el registro de entrada y salida mediante el capta huella


de los empleados. Tambin hace un registro manual, para llevar un control con los
trabajadores de la hora de llegada, en el campo de texto Indique su Codigo, se
agrega el codigo asignado al trabajador y el sistema toma el tiempo de llegada.
2.11 Ajuste de Registro de Entrada y Salida

47

En esta opcion, se puede modificar la hora de entrada y salida de los


trabajadores asignados, para ajustarlas, principalmente se deben seleccionar los
trabajadores deseados y Agregar Registros de Entrada y Salida que se
observarn en la tabla de la derecha, en la cual se puede modificar las horas en
las cuales se registro al empleado.
2.12 Validacion de Tiempo Extra

En esta ventana se pueden asignar horas diurnas o nocturnas trabajadas


por el empleado, para asignar el pago de horas extras en nmina al momento de
procesarlo, se busca el trabajador, un perodo no procesado y se asignan el total
de horas extras.
2.13 Intereses sobre Prestaciones Sociales

En estas ventanas se hace el calculo, registro y pago de las prestaciones


sociales de todos los trabajadores, llevando un control dependiendo de las tasas
de interes que ofrece el Banco Central de Venezuela. A continuacin se mostrarn
los procesos requeridos para el calculo de las prestaciones:

48

2.13.1 Tabla de intereses sobre prestaciones

En esta ventana se pueden ingresar los intereses de los meses asignados,


adems mediante el botn importar se pueden ubicar todas las tasas de inters
del Banco Central de Venezuela que se encuentran previamente en un archivo
con formato Excel dentro de la carpeta donde se instal el sistema Nmina 8.x.
Para los sistemas que nunca han realizado clculos de intereses sobre
prestaciones deben seguir el siguiente proceso de modificacin de la tabla como
indica el mensaje que se ver a continuacin:

Luego se debe seleccionar la opcin de Ayuda, para seguir los pasos de


configuracin de formato. A continuacin se sealiza donde se ve la induccin
para modificar el archivo del banco central de Venezuela:

49

Despus de realizar la configuracin, se procede a ubicar el archivo de


formato Excel, se debe extraer el archivo que se encuentra donde est instalado el
sistema Premium, como se observa a continuacin:

Se selecciona el archivo en Excel que lleva el registro de todas las tasas de


inters desde 1997, se importa el archivo se procede a ejecutar la importacin
para terminar la operacin, luego de haber realizado el proceso con xito saldr el
siguiente mensaje:

50

2.13.2 Clculo de Intereses sobre Prestaciones

En esta ventana se pueden observar todas las tasas de inters y los


trabajadores que pueden optar por los mismos, los botones especificados por el
cuadro azul pueden tildar o destildar todos los campos de intereses al igual que
los trabajadores, luego de haber terminado la seleccin se debe dar clic en
Procesar. Para culminar se podr observar el siguiente mensaje:

51

2.13.3 Pago de Intereses sobre Prestaciones

En esta ventana se puede observar los intereses acumulados por fechas


que lleva cada trabajador, indicando la condicin laboral, el estatus y la fecha de
ingreso a la empresa. Si se desea realizar un pago individual por prestaciones, se
realiza de la siguiente manera:

Al presionar el botn se despliega una ventana donde se puede observar


los datos de prestaciones del empleado, y se puede realizar un pago de los
acumulados que el trabajador tenga, al momento de ser solicitados por el mismo,
luego de ingresar el monto requerido por el empleado se presiona Procesar y
mostrar el siguiente mensaje de validacin:

52

De manera de confirmar el registro del adelanto de las prestaciones, luego


de aceptar el proceso enviar el registro y se podr visualizar el comprobante del
anticipo de intereses de prestaciones sociales. A continuacin se podr observar
el modelo de la factura:

2.14 Ley de Alimentacin


La ley de alimentacin es una obligacin de las empresas para los
empleados, por esto el sistema de nmina realiza el proceso del clculo y pago de
cesta ticket de manera sistemtica. A continuacin se ver el proceso de agregar
nminas a trabajadores:

53

Al presionar Actualizar lista como indica la flecha se pueden observar dos


tablas, la superior donde se encuentran los trabajadores y la inferior donde se
encuentran los cesta ticket diarios acumulados de los empleados, al seleccionar
un trabajador y oprimir el botn de validar que seala el cuadro azul se agregan
todos los cesta ticket del mes, agregndole al total la suma del pago, luego de
realizar este proceso se oprime la opcin Grabar para registrar el pago.
2.15 Procesamiento de Registros de Entrada y Salida

54

Para identificar el procesamiento del capta huella, primero se debe hacer un


registro previo de dispositivos biomtricos (Vase- Archivos, Definicin de
Dispositivos Biomtricos p.20), se agregan el registro y se selecciona la
configuracin del archivo de texto, luego de esto se oprime procesar y el sistema
ubica el archivo controlador del dispositivo biomtrico para poder utilizarlo.
2.16 Recalculo de Prestaciones Sociales

Esta ventana muestra los trabajadores junto con las leyes vigentes, donde
se puede identificar el pago de prestaciones haciendo un recalculo, tanto con la
ley actual como con la anterior. A continuacin se va a observar la opcin
Conceptos Acumulados al Sueldo identificado por el recuadro azul:

55

En este botn se puede observar todos los conceptos que posee el clculo
de las prestaciones. Luego de esto se ver el proceso del botn Intereses,
procesado anteriormente (Vase- Procesos, Tabla de intereses sobre
prestaciones sociales p.48). Luego de identificar los intereses y realizar el proceso
de mensaje enviar un mensaje de validacin y culminara el proceso.

2.17 Importar Caractersticas de Nmina

Este proceso puede transmitir datos de una nmina a otra, pare realizar
este proceso es necesario elegir una nmina de la cual se quieren extraer datos,
luego seleccionar como representa la imagen anterior que tipo de variable se va a
tomar en este caso trabajadores. Al seleccionar la opcin requerida se abre una
lista de los datos encontrados registrados por esa nmina, al tildar los campos que
y oprimir la opcin Procesar se realiza importacin de datos.
56

3. Informes
En este mdulo se realizan todas las operaciones de impresin de listas
generales tanto de los empleados, como de sus cuentas con la empresa, carnets,
pagos, anlisis, reportes y otras operaciones para facilitar el proceso al momento
de observar cualquier requerimiento que se desee.

3.1 Cmo realizar un informe?


Generalmente los informes se realizan insertando datos de los trabajadores
o de la empresa, de modo que busque el reporte mediante las descripciones
dadas, para imprimir un registro cualquiera que necesite la empresa. Al momento
ir a la opcin de Imprimir se podrn observar una serie de botones que se
adaptan a las necesidades del cliente; a continuacin se podrn observar los
botones que posee la ventana de Impresin de reportes y se explicar de
manera detallada de qu manera se utiliza cada uno:

57

Esta opcin va directamente con la impresora conectada y


realiza la impresin del informe.
Este botn muestra una imagen predeterminada de cmo se
ver el informe antes de imprimirlo, de forma que se pueda
verificar que los datos del mismo.
Al presionar esta opcin se activa la ventana de Email,
donde se puede registrar los datos del destinatario al cual se
le enva el correo, antes de poder realizar este proceso
(Vase- Miscelneos, Configurar Usuarios p.87).
Esta opcin pasa el informe directamente a un formato Web
para poderlo visualizar desde un explorador.
Esta ltima opcin transfiere el diseo predeterminado
informe a un formato en Excel.

58

del

FTP: Esta ltima opcin es para subir el archivo mediante la red directamente
desde el servidor FTP, antes de realizar este proceso (Vase Miscelneos:
Configurar FTP p.91).
A continuacin se explicar de manera ms detallada todos los tipos de
informes que se pueden realizar en el sistema Premium Soft Nmina 8.X:
3.2 Listados Generales

En esta lista se pueden observar reportes de los conceptos, constantes, y


los estatus laborales del trabajador y de la nmina, todos estos listados se
encuentran en el men de Archivos. Al momento de seleccionar el documento
que el usuario desea imprimir, podr visualizar un informe que describe los
procesos que posee ese mdulo; a continuacin se podr observar un ejemplo de
un informe de los conceptos que posee el sistema:

59

3.3 Carnet del Trabajador

En esta ventana se pueden realizar impresiones de carnet del trabajador,


donde se indica: el nombre y apellido del trabajador, la cdula de identidad, el
cdigo que posee en la empresa, el nombre de la empresa y la direccin, de
manera de que el cliente tenga un identificador. A continuacin se podr observar
de qu manera se realizar la impresin del carnet:

60

3.4 Listado de Trabajadores

En la imagen anterior se puede observar una seccin para identificar los


trabajadores mediante los parmetros laborales que posea, seguidamente de la
fecha de ingreso a la empresa y el Estatus. Al momento de presionar el botn
Imprimir se podr observar un panel donde elije la opcin que quiera para
visualizar el listado de trabajadores.

En la imagen anterior se puede observar el listado impreso, en este caso


desde Visualizar, representa el listado de los trabajadores que posee la empresa
con cdigo, cdula, nombre y apellido, cargo, tiempo en la empresa, Estatus y la
condicin laboral.
61

3.5 Ficha de Trabajadores

En la imagen anterior se puede ver una ventana, la cual busca el listado de


trabajadores desde los parmetros laborales o seleccionar un trabajador
especfico en el campo Trabajador, luego se observan fechas promedios de
ingreso del trabajador, el estatus y el parmetro por el cual se va a organizar.
Al presionar Imprimir- Visualizar, se puede observar un informe de los
datos del trabajador, de los cuales se observa el expediente y la ubicacin
administrativa que posee en la empresa, como se visualiza en la siguiente imagen:

62

3.6 Conciliado de Nmina

En esta ventana se puede imprimir dependiendo de la nmina, el nmero


de parmetros laborales, constantes, conceptos y trabajadores que se encuentran
registrados en cada nmina. Tambin se puede llevar organizacin de una
descripcin que es ms detallada o por cdigo. A continuacin se podr observar
una imagen que representa como se ve el informe:

3.7 Pagos de Nminas Procesadas

63

La imagen anterior representa una ventana que realiza operaciones de


impresin informes de Nminas ya procesadas a los trabajadores. Se pueden
seleccionar los datos del trabajador sucursal, departamento, unidades entre otros.
Tambin identificar si es un trabajador especfico al cual se le quiere realizar el
reporte. A continuacin se podr observar un ejemplo del resumen por nmina,
mostrando el listado de los trabajadores con las asignaciones, deducciones y total
a pagar:

3.8 Nmina de Banca Electrnica

64

Antes de realizar este proceso, es necesario configurar la nmina y para


identificar la ubicacin y el nombre del TXT, (Vase- Miscelneos, Configuracin
de Banca Electrnica p.102), luego de realizar las configuraciones pertinentes, se
indica el banco registrado y el nombre del archivo, y luego se presiona Generar,
como indica la flecha. Finalmente, despus de que genere el archivo .TXT, se
puede ubicar en la carpeta donde se haya almacenado y visualizar el archivo
directamente mediante la opcin.

3.9 Nmina de Ley Habitacional (FAOV)


3.9.1 Qu es el FAOV?
El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda o (FAOV), es un fondo
constituido por el ahorro patronal o individual equivalente al 3% del salario
mensual de los empleados (2% pagado por el patrono y 1% por el trabajador).
Este fondo permite a los trabajadores acceso a crditos para compra de vivienda
principal.
3.9.2 Reporte del FAOV

65

En la imagen anterior se observan los conceptos ya predeterminados para


realizar el reporte general de la deduccin realizada a los empleados asignados en
la empresa, adems de ello se puede seleccionar el perodo dependiendo del
informe que se requiera. Cuando se hayan indicado correctamente las opciones se
procede Imprimir. A continuacin se podr una lista de relaciones de deduccin a
los trabajadores, el cual muestra la relacin del FAOV de un perodo determinado:

3.10 Recibos de Pago

66

La imagen anterior identifican una ventana, en la cual se imprime un recibo


dependiendo del perodo en que se encuentre, principalmente se puede identificar
por los parmetros laborales o por un trabajador en especfico, luego se identifica
el tipo de formato. A continuacin se podr observar el recibo de pago de un
trabajador, en el cual se observan las asignaciones y deducciones que posee:

3.11 Pago por Concepto

67

En la imagen anterior, luego de haber seleccionado el perodo procesado, y


los parmetros laborales para identificar un grupo de empleados o seleccionar uno
especfico, se puede imprimir un informe de algn concepto (bien sea deduccin o
asignacin) que se procese en la nmina de un trabajador. A continuacin se
podr observar una imagen, la cual muestra el concepto cancelado a un
trabajador, en este caso Salario Bsico:

3.12 Acumulados por Trabajador

En la imagen anterior, se puede imprimir el informe de los acumulados


pagados a un trabajador o grupo de ellos, en los cuales se puede definir un
perodo o seleccionar un lapso entre perodos, aadir que tan detallado va a ser el
informe y si considera pre nminas. A continuacin se podr observar un registro
de cmo se visualiza al momento de la impresin el acumulado de un trabajador:

68

3.13 Deducciones y Asignaciones de Trabajador

En la imagen anterior se observa la opcin Deducciones y Asignaciones


por Trabajador, la cual puede realizar informes sobre los pagos y las deducciones
que se les realizan a los trabajadores, este informe se puede realizar mediante
lapsos procesados o pagados, tambin se puede considerar el tipo de nmina y el
concepto, bien sea asignacin o deduccin. A continuacin se podr observar un
ejemplo de las asignaciones de un trabajador:

69

3.14 Resumen por Concepto

En esta ventana se puede realizar un informe del resumen de todos los


pagos realizados o por procesar, en donde se identifica el grupo de trabajadores o,
uno en especfico, el concepto a considerar, ya que se pueden realizar informes
tanto de pre-nminas como de acumuladas. A continuacin se podr observar un
informe del concepto Horas Extras Diurnas cancelados a un trabajador:

70

3.15 Resumen General por Conceptos

La opcin Resumen General por Conceptos procesa un informe general


de todos los conceptos que posee el sistema, donde se observa la cantidad de
dinero que se debe cancelar por perodo y los totales generales de todos los
conceptos existentes. Se puede generar tambin dependiendo de parmetros
laborales del trabajador. A continuacin se podr observar un resumen general del
pago por conceptos en un perodo:

3.16 Resumen General por Constantes

71

En la imagen anterior se puede observar una ventana, que se encarga de


realizar impresiones de las constantes a procesar, dependiendo de los bonos y las
horas adicionales que realicen los trabajadores en el campo laboral. A
continuacin se muestra un ejemplo de las constantes actualizables la cual
representa la cantidad asignada para los trabajadores que se incluyan en la
constante:

3.17 Antigedad de Trabajadores

La imagen anterior muestra una venta, que se encarga de realizar un


informe del tiempo que posee determinado trabajador o grupo de trabajadores en
la empresa, mediante los parmetros laborales que posea el mismo. A
continuacin se podr observar el informe de antigedad de un empleado:

72

3.18 Conceptos por Departamento

En esta ventana se puede visualizar la lista de conceptos que existen


declarados, para poder seleccionar los departamentos de trabajo y especificar la
cantidad mediante el concepto. A continuacin se puede ver un ejemplo de la
visualizacin de los conceptos de un departamento, en este caso Mantenimiento
el cual representa el acumulado de las asignaciones, en este caso Salario
Quincenal:

73

3.19 Familiares de Trabajadores

La imagen anterior especifica una ventana la cual se encarga de imprimir


informes de las cargas familiares del trabajador o los trabajadores, la cual muestra
los datos del empleado, las cargas familiares que posee y la descripcin de dicha
carga. A continuacin se podr observar una imagen que representa el informe de
cargas familiares de los trabajadores de una empresa:

74

3.20 Liquidaciones

En la imagen anterior se observa la ventana de Liquidaciones donde se


pueden realizar informes de liquidaciones. Para poder imprimir estos recibos es
necesario realizar liquidaciones previamente (Vase- Procesos, Liquidaciones
p.40), al registrar el trabajador, se puede seleccionar el tipo de liquidacin, si es
planificada, est ya calculada o si est procesada, tambin se puede especificar si
se desea observar entre perodos, y el tipo de formato en el cual se desea imprimir
el informe. A continuacin se visualiza la liquidacin de un trabajador al que se le
calcul el total mediante a los estatutos de la ley:

75

3.21 Carta al Banco

En la imagen anterior se puede realizar las impresiones de Carta al


Banco. Este informe se puede procesar identificando el banco y los parmetros
laborales del trabajador o los trabajadores. En el informe se puede observar, los
datos del empleado, el nmero de cuenta y un espacio para poder firmar, de modo
de verificacin. Este informe se realiza cuando el pago de la nmina se cancela
mediante operaciones bancarias, por depsitos o transferencias, para llevar un
control fsico del pago realizado. A continuacin se podr observar el histrico de
bancos de un trabajador, con el sueldo a cancelar:

76

3.22 Anlisis de Prstamos

La opcin de anlisis de prstamos se encarga de imprimir informes de un


trabajador especfico, sobre los prestamos bien sea pendientes o cancelados que
tuvo el empleado dentro de la empresa, para poder realizar el anlisis de
prstamos es necesario haber realizado uno con anterioridad (Vase- Procesos,
Prestamos p.43). A continuacin se podr observar un el listado del informe de
letras canceladas de un trabajador pertinente:

77

3.23 Reportes Adicionales

En esta opcin, se muestran todos los reportes adicionales realizados


dentro del sistema, (Vase- Miscelneos, Crear reportes adicionales p.105). Al
seleccionar dicho reporte, se muestran los procesos que posee el mismo, desde
cuestionarios y condiciones, hasta diseos de informes que cumplan con las
necesidades del cliente. A continuacin se podr observar un cuestionario de
prueba, el cual se encarga de recabar informacin y luego imprimirla:

78

3.24 Reportes de Entrada y Salida

En los reportes de entrada y salida se muestra el listado de todos los


procesos realizados al trabajador o los trabajadores. Para poder procesar estos
reportes es necesario realizar registros (Vase- Procesos, Registro de Entrada y
Salida p.46). Estos informes se encargan de llevar un control mediante un informe
de las horas en las que el empleado ingresa a la empresa. A continuacin se ver
como modelo de prueba registros que se le realizaron a un empleado:

79

3.25 Prestaciones Acumuladas

Las prestaciones son la indemnizacin que debe cancelrsele a un


trabajador como compensacin por sus aos de servicio, en esta opcin se
pueden realizar el informe, para observar el monto total de prestaciones
acumuladas que tiene el trabajador o los trabajadores desde una fecha
determinada. A continuacin se muestra un informe de las prestaciones sociales
calculadas de un empleado:

80

3.26 Anlisis de Asistencia Personal


3.26.1 Anlisis Personal

En esta opcin se pueden procesar listados de uno o varios trabajadores


del registro de las asistencias, entrada y salida, creando un informe que identifica
su llegada a la empresa, el da de labor, las inasistencias que ha tenido y las horas
que debe trabajar por perodo. A continuacin se observar un listado donde
identifica el anlisis general de trabajadores:

81

3.26.2 Anlisis por Rango

Esta ventana, realiza un proceso ms detallado de un anlisis de


asistencia, ubicando a los trabajadores por lapsos de tiempo y fecha
determinados, para poder generar registros especficos de un tiempo determinado,
llevando control de los horarios y de las asistencias puntuales de los trabajadores.
3.27 Ley de Alimentacin

Esta ventana puede realizar procesos de informes luego de haber aadido


los cesta ticket a los trabajadores (Vase- Procesos, Ley de Alimentacin p.53),
dependiendo del perodo mostrar los cesta ticket procesados y asignados a los
empleados dependiendo del tipo de informe que desee el usuario. A continuacin
se ver un ejemplo del informe detallado del pago de un trabajador su ley de
alimentacin.

82

3.28 Reportes a Entes Pblicos

Estos reportes se realizan generalmente para constatar y enviar informes a


entes pblicos, definiendo las condiciones y los registros de los trabajadores en
cuestin a la ley. A continuacin se dar una explicacin de los dos tipos de
reporte que puede realizar esta ventana:
3.28.1 Condicin Laboral

La condicin laboral pasa un registro de los pagos, horas extras, y algunas


otras comisiones que se ganan los empleados, dependiendo del trabajador
seleccionado o el grupo de los mismos, mediante las condiciones que declara el
sistema y el orden que se lleve y el lapso de perodos procesados. A continuacin
se mostrar un ejemplo de la condicin laboral de un grupo de trabajadores:
83

3.28.2 Reportes a Organismos

En esta opcin se realizan todo tipo de reportes para diferentes organismos


pblicos, dependiendo del perodo, el cual muestra el pago de cada trabajador y
los conceptos dependiendo del tipo de trabajador y de su condicin laboral. A
continuacin se vern los diferentes organismos a los cuales se pueden producir
informes:

84

A continuacin se ver un ejemplo para el Inpsasel mediante la ley orgnica


de prevencin, condiciones y medio ambiente de trabajo (Lopcymat) de un perodo
final con todos los trabajadores:

3.29 Reportes INCES

Este sistema te hace un registro de los pagos por trimestre realizados al


instituto nacional de cooperacin educativa o (INCE), mediante los sueldos de los
trabajadores. A continuacin se podr observar la declaracin trimestral procesada
al ente pblico INCES:
85

3.30 Reimprimir Comprobantes de Retencin

Esta ventana realiza la impresin de la retencin que se le realiza a los


trabajadores mediante el sueldo, dependiendo del perodo a procesar, si a un
trabajador se le realiza deduccin, se puede observar un informe con la cantidad
de retencin, el porcentaje y el impuesto total retenido. A continuacin se puede
observar el recibo de retencin de ISLR a un trabajador:

86

4. Miscelneos

El mdulo de miscelneos muestra opciones varias que realiza el sistema,


adems de operaciones con nomina, por la cual se puede administrar el sistema
de una manera ms personalizada, crear operaciones adicionales y una gua de
ayudas e informacin en la se puede apoyar al momento de un inconveniente.
4.1 Cambio de Usuarios

En la imagen anterior se puede observar el men principal de entrada, al


presionar esta opcin puedes ejecutar otro usuario sin necesidad de cerrar el
anterior, ayudando a poder administrar ms usuarios al mismo tiempo.

87

4.2 Configuracin de Usuarios

En la ventana de configuracin de usuarios, el operador principal puede:


hacer registro de usuarios nuevos, modificar los existentes y seleccionar los
permisos que puede tener dicho usuario. En la pestaa Accesos al Men, como
muestra la imagen se pueden modificar las opciones que puede operar cada
usuario, donde se pueden seleccionar todos o agregar manualmente dependiendo
de las necesidades del usuario.

88

4.2.1 Tipos de Nminas Habilitadas

En esta pestaa se pueden observar todas las nminas disponibles dentro


del sistema, lo cual se puede configurar para que dependiendo de la permisologa
que posea el usuario, pueda observar la nmina que tenga permitida. Al tildar los
campos, se activa el permiso para poder observar las nminas.

89

4.2.2 Perfil de Usuarios

En la imagen anterior se puede observar la pestaa de Perfil del usuario donde


se pueden modificar los accesos que tiene cada benefactor del dependiendo de lo
que el usuario principal quiera admitir, buscando proteger la integridad del sistema
para que solo los usuarios autorizados puedan realizar procesos de edicin,
modificacin y eliminacin de registros.
4.2.2.1 Ruta de Reportes

Esta ruta viene predeterminada por el sistema y por ello aparece vaca, si
se desea cambiar la ruta donde se almacenan los reportes, esta barra se encarga
de ubicar y guardar los reportes en la ruta deseada.

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4.2.2.2 Informacin del Correo Electrnico y Servidor SMTP

Este registro se utiliza para poder enviar correos electrnicos mediante el


sistema, para hacer un registro se agrega el correo, el servidor STMP (Protocolo
para Transferencia Simple de Correo Electrnico), dependiendo del tipo de correo
que sea, el ejemplo se representa con el GMAIL, luego el tipo de puerto bien sea
587 o 25, el Login y el Password de dicho correo, y adems, un campo para
que al enviar correo muestre un aviso de autenticacin, que verifica si realmente el
usuario autorizado desea realizar dicho proceso.
4.2.2.2.1 Envo de Correo Mediante el Servidor SMTP

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En este caso, se presenta el envo del carnet de un trabajador para


demostracin del proceso, al presionar la opcin de E-mail, se activa la ventana
en la cual se puede registrar el e-mail del destinatario, y el sistema registra el
archivo adjunto, luego de verificar los datos al presionar Enviar correo, realiza el
proceso.
4.3 Configuracin de FTP
Esta ventana representa la configuracin requerida para hacer contacto
mediante al FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos), que se encarga de
mandar archivos mediante a redes interconectadas entre s.

La imagen anterior representa el registro de datos para realizar una


conexin, para poder realizar la conexin se debe hace un cdigo para hacer
registro de dicha conexin, luego de verificar los datos se hace la conexin
mediante el Botn (Conectar con FTP), para poder realizar la conexin requerida y
hacer envo de archivos mediante la red.

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4.4 Agenda

En la imagen anterior se puede observar una aplicacin se encarga de


realizar registros de tareas y la hora en la cual se van a efectuar, representada por
un calendario y una planilla de horas. Adems esta opcin puede hacer registro de
datos de clientes dentro del botn Telfonos el cual se encarga de almacenar
nombre del cliente, de la empresa, direccin, telfono entre otros.
4.4.1 Asignar Tareas

Al seleccionar una hora en la planilla de horarios, abre una ventana


emergente que se encarga de agregar tareas nuevas, editar o modificar,
oprimiendo Agregar tarea se puede observar la siguiente ventana:

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En la imagen mostrada anteriormente, se puede observar: fecha en la cual


se hace registro de la tarea, hora, usuario y Descripcin de la tarea. En la opcin
de Descripcin se puede explicar la actividad que se vaya a realizar en la hora
seleccionada. El campo de Confidencial. Se selecciona en el caso de que esta
tarea solo la pueda observar el seleccionado, al momento de presionas Grabar,
se realiza el registro de la nueva tarea.
4.4.2 Registro de Telfonos en Agenda

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En la pestaa llamada Telfonos como se observa en la imagen anterior,


se pueden registrar los datos de una empresa o persona natural: nombre, apellido,
direccin, telfono, usuario, confidencialidad, entre otros. Adems esta pestaa
posee un botn llamado "Buscar", en el cual representa todos los registros
almacenados. Luego de ingresar un cliente nuevo presionar "Grabar" para finalizar
la operacin.
4.4.3 Registro de Tareas Asignadas

Esta pestaa lleva registro de las tareas que anteriormente se asignan en la


agenda, de manera de poder visualizar todas las tareas mediante la fecha y la
hora, tambin se puede especificar si dicha tarea es confidencial dependiendo del
usuario que lo requiera.

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4.4.4 Usuarios en Agenda

Esta seccin muestra todos los usuarios registrados a la agenda, como se


puede observar hay algunos usuarios de prueba, los cuales se pueden editar
borrar y agregar otros, asignndoles una contrasea y el nombre de usuario, esto
tiene funcin principal con el fin de poder almacenar datos y tareas para diferentes
usuarios de agenda.
4.5 Actualizacin de Estructuras
Este proceso principalmente se realiza cuando el sistema hace un cambio
entre versiones o la manipulacin de la base de datos, aunque en ocasiones el
sistema presenta un mensaje para poder realizar la actualizacin como se podr
observar en la imagen a continuacin:

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Como se puede observar en la imagen anterior, la opcin "Actualizar


Estructuras" representa una ventana, en la cual se debe asignar el Script SQL,
para realizar el proceso de actualizacin, ubicada en la carpeta donde est
instalado el sistema de Nmina 8.X, para finalizar se selecciona si ser un mtodo
detallado y se presiona la opcin Procesar.
Luego de oprimir Procesar, se debe tener cuidado de estar maniobrando
el sistema desde otro usuario ya que podra afectar la integridad del sistema,
como muestra el siguiente aviso:

Al estar seguro que ningn otro usuario esta almacenando datos o


utilizando el sistema, se presiona S, luego de esperar unos minutos se
recomienda cerrar y abrir el sistema para que la operacin se realice con
efectividad. Una vez realizado esto no debera presentar ms el mensaje.

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4.6 Configuracin de Empresa

En la ventana de Configuracin de Empresas se pueden identificar todos


los datos principales que posee la compaa con el sistema Premium: Direccin,
telfonos, correo, pgina web, direccin, e-mail, RIF y el mtodo de pago principal
dependiendo del pas. En la parte superior se puede observar el tipo de licencia y
la versin que tiene, en la cual se puede determinar qu cantidad de usuarios
pueden utilizar dicho sistema.

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4.6.1 Configuraciones Generales

En estas opciones se recomienda no manipular por usuario que no conozca


en totalidad el sistema, ya que todas las opciones vienen predeterminadas,
aunque se puede configurar la opcin de dispositivos capta huellas, para poder
utilizarlo, la configuracin de los horarios y si el sistema es integrable o no a
contabilidad.

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4.6.2 Identificadores

Esta pestaa llamada Indicadores se encarga de administrar los nombres


y las caractersticas de las opciones, estas opciones generalmente se dejan
predeterminadas. Tambin se encuentra de nuevo un registro de la persona que
realizo la instalacin del sistema, en caso de presentarse alguna eventualidad y
necesitar soporte tcnico, de manera de ubicar los datos de la empresa de fcil
manera.

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4.6.3 Enlace Administrativo

En la pestaa de Enlace Administrativo, se puede realizar una conexin


en el caso de que se posea el sistema Administrativo de Premium, el cual se hace
el registro de los datos de Driver y los nombres de usuarios con las contraseas
de las bases de datos y el tipo de empresa con la cuenta contable. El botn Test
de Conexin se realiza para verificar que el Driver est bien enlazado, si los datos
se ingresaron correctamente y se puede hacer conexin, al presionar el botn se
podr observar:

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4.7 Conversin entre Versiones

En la imagen anterior, se puede ver el men de conversin entre versiones,


generalmente se utiliza para actualizar el sistema, ya que el sistema de Nmina
posee diferentes versiones, para realizar este proceso hay que identificar la
revisin a la cual vamos a convertir en el botn representado por el cuadro azul:

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Luego de identificar la carpeta a la cual se va a convertir el sistema, se


oprime Procesar para realizar finalizar el proceso, seguido de esto el sistema
podr usarse desde la nueva versin seleccionada.
4.8 Configurar nmina de Banca Electrnica

Esta opcin procesa un formato en TXT, que se entrega al banco para


realizar los procesos de banca electrnica, clasifica los datos de los trabajadores
con nmero de cuenta. Antes de poder realizar este proceso es necesario haber
creado un banco (Vase- Archivos, Bancos p.13). En la barra de archivos, se
ingresa el nombre que tendr el formato, finalmente se indica la ruta donde se
desea guardar el archivo que se genera.

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4.8.1 Registro de Campos

Luego de configurar el nombre y la ubicacin, se selecciona el botn


Agregar representado por un signo ms (+), para realizar el registro de los
campos que se asignarn en el TXT para cuestin de banco, se agrega el nmero
de lnea, el tipo dependiendo de los requerimientos y los delimitadores o
separadores del archivo, luego se selecciona el botn campos. A continuacin se
observar el registro de las columnas respectivas basadas en la estructura
indicada por el banco.

Una vez que se presione el botn Agregar, se podr configurar las lneas
de archivo, los cuales se seleccionan dependiendo del campo que se desee, el
mismo mostrar la informacin asignada dentro del formato. Se debe completar
los datos del campo referente, tipo, longitud, justificacin entre otros.

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Una vez asignado los datos referentes que se incluirn en el archivo TXT,
se oprime Grabar, para finalizar el registro, para visualizar el archivo (VaseInformes, Nmina de banca electrnica p.63).
4.9 Editar Formatos de Impresin

El sistema Premium posee varios formatos predeterminados al momento de


hacer impresin de informes o registros, estos pueden ser modificables al gusto
del usuario, al seleccionar un informe desde el botn Buscar luego presionar
Editar para poder modificar los datos del informe a conveniencia; a continuacin
se muestra un reporte, el cual puede ser editable:

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4.10 Crear Reportes Adicionales

En esta ventana se pueden realizar reportes que no se encuentren dentro


del sistema, el cual puede procesar cuestionarios con condiciones y un informe
con las especificaciones que se deseen. A continuacin se observa un reporte de
prueba, el cuadro azul representa el botn Editar donde se crean los informes
nuevos o se editan los ya realizados, y Visualizar para poder tener una vista
previa del informe creado. A continuacin se podr observar un informe de prueba
editado mediante la ventana que representa el recuadro azul llamado Controles.
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4.11 Crear Procesos Adicionales


En esta ventana se puede conectar a otras aplicaciones o programas que
no sean de Premium, para realizar la conexin con sistemas paralelos, estos
pueden ser aplicativos ejecutables o programas de cualquier tipo que hagan
informes o procesos con relacin a la nmina.

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4.12 Visor de Sucesos

En el visor de sucesos se pueden observar todas las averas y errores que


registra el sistema, para llevar un registro de los problemas que ocasiono al
momento de hacer una revisin o actualizacin del sistema, estos registros se
pueden imprimir mediante el botn Reporte si se requiere.
4.14 Informacin del Sistema

En la imagen anterior se puede observar una imagen que representa: los


datos de la licencia del sistema, el nombre de la empresa registrada a Premium
Soft y algunos datos de ubicacin de archivos, versin y nombre de estacin, este
caso es una licencia de prueba o demostrativa.
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