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CONTENIDO
I. PROGRAMA DE AUDITORIA: ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS
PROCESOS DE SELECCIN
2

INFORME N 001-2014
EXAMEN ESPECIAL
ZZZ
PERODO: OCTUBRE 2008 MAYO 2014

I.

INTRODUCCIN

10

1.1.

ORIGEN DEL EXAMEN.

10

1.2.

NATURALEZA Y OBJETIVO DEL EXAMEN.

10

1.2.1. OBJETIVO GENERAL...10

1.2.2. OBJETIVOS ESPECFICOS...10
1.3.

ALCANCE DEL EXAMEN.

11

1.4.

ANTECEDENTES Y BASE LEGAL DE LA ENTIDAD.

11

1.5.

COMUNICACIN DE HALLAZGOS.

13

1.6.

OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIA.

13

2.1. NO SE HAY CUMPLIDO CON LOS REQUISITOS OBLIGATORIOS PARA LA

CONVOCATORIA A LICITACIN PBLICA, YA QUE ENTRE CONVOCATORIA (13 DE
OCTUBRE 2001) Y EL OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO (23.11.2001) SOLO HAN
TRANSCURRIDO 10 (DIEZ) DAS CALENDARIO.
14
2.2. NO SE HA CUMPLIDO CON EL REQUISITO DE HACER CONOCIMIENTO DE
LOS POSTORES, AS COMO DE RESPUESTAS SOBRE LAS CONSULTAS DE LOS
POSTORES.
16
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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2.3. LA EVALUACIN Y CALIFICACIN DE LAS PROPUESTAS, FUE REALIZADO
SIN CRITERIO TCNICO, PUESTO QUE LAS BASES NO PREVIERON EL MTODO
PARA HACERLO.
17
2.4. LA APROBACIN DE LAS BASES NO FUE APROBADA POR UNA AUTORIDAD
COMPETENTE.
19
ANEXOS

21

BASES PARA LA SELECCIN DE POSTORES

DETERMINACIN DE RESPONSABLES
INFRACCIONES Y SANCIONES ADMINISTRATIVAS
COMUNICACIN DE HALLAZGOS

I.

22
23
24
27

PROGRAMA DE AUDITORIA: ELABORACIN DE LAS BASES DE

LOS PROCESOS DE SELECCIN

ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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"ZZZ"
PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.1.1. ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS
DESELECCIN
DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013
T.
R. P/T.
RESP
PRESUP. T. REAL COMENT.
OBJETIVO
Comprobar ala adecuada Elaboracin de
las Bases de los procesos de seleccin.

PROCEDIMIENT
OS:
P.1. Verificar que las Bases contengan
todos los documentos y partes que la
conforman (Calendario del proceso de
Seleccin, Plazos y Mecanismos de
Publicidad, Mtodo de Evaluacin y
Calificacin de Propuesta, Proformas del
Contrato, etc.)
P.2. Comprobar que el cronograma del
proceso de Seleccin contemple los
plazos mnimos de cada una de las
etapas del proceso,
P.3. Verificar que el Sistema de
Evaluacin o Calificacin de Propuestas
se sustente en parmetros objetivos y
se orienten a la obtencin de la ofertatcnico-econmica- ms conveniente.

PT 1

LQE

PT 1

LQE

PT1

LQE

LQE

5Hrs

5Hrs

3 Hrs

3 hrs

1 hrs

PT1

PT1

1 hrs

LQE

2hrs

2 hrs

P.4. Verificar que las especificaciones

tcnicas contenidas en las Bases
corresponden a las definidas por el rea
usuaria.
DOCUMENTOS A
REVISAR:
PT 1 LQE
5Hrs
5Hrs
Bases del Proceso, Expediente Tcnico, Libro de Actas, Expediente de Contratacin,
SEACE
RIESGOS.
R.1. Mayor nmero de consultas, Observaciones y Recursos impugnativos al
proceso de Seleccin.
R.2. Distorsin de los resultados en precio y calidad del proceso de seleccin.
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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R.3. Demoras en la obtencin de Bienes.
R.4. Adicionales de Obras y ampliaciones de plazos.
EFECTOS.
E.1. Las Bases estn orientadas a determinados postores o marcas.
E.2. Se obtiene un producto final inadecuado a las necesidades de la Entidad.
E.3. Se genera adquisiciones que son adquiridas de maneara sobreestimada,
subestimada o dirigida, en trminos de calidad, vigencia tecnolgica, nmero y
precio.
"ZZZ"
PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.1.2. APROBACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013
R. P/T.
RESP T. PRESUP. T. REAL
COMENT.
OBJETIVO
Verificar de la aprobacin de las
Bases de los procesos de
0:30
seleccin.
PT1
RNS 0:30 min
min
PROCEDIMIENTOS:
P.1. Verificar que las Bases
correspondan al documento
elevado por el Comit Especial y
que se haya seguido el
0:45
procedimiento correspondiente.
PAAC
RNS 0:45 min
min
P.2. Contratar que las Bases
estn aprobadas por la
autoridad competente.
PAAC
P.3. Comprobar que las Bases
se hayan aprobado
oportunamente y que permita
convocar al proceso de
seleccin en las fechas
sealadas en el PAAC.
PAAC
RNS
1Hra
1Hra
P.4. Indagar que se cuente con
la disponibilidad de recursos
presupuestales para la
1:15
adquisicin y/o contratacin.
PAAC
RNS 1:15 min
min
DOCUMENTOS A REVISAR:
PT1
RNS
1:25 min
1:25 min
Las Bases firmadas por los miembros del Comit y el Titular de la Entidad
RIESGOS
R.1. Vicios en el proceso de seleccin de los bienes no correspondan a
objetivos estratgicos de la Entidad.
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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EFECTOS.
E.1. Nulidad del proceso por un acto ineficaz de aprobacin de las Bases.
E.2. Adquisicin o contratacin innecesarias.

"ZZZ"
PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.2.1. CONVOCATORIA Y DIFUSIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN
DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013
T.
R. P/T.
RESP
PRESUP. T. REAL COMENT.
OBJETIVO
Verificar de la Convocatoria y
Difusin de los procesos de
seleccin
PAAC
MRV
1 Hra
1Hra
PROCEDIMIENTOS:
P.1. Constatar que el proceso
convocado est incluido en el
PAAC, salvo excepciones de Ley,
tiene disponibilidad de recursos y
0:30
0:30
fuente de financiamiento.
PAAC
MRV
min
min
P.2. Verificar la publicacin de la
convocatoria en el SEACE(en el
diario de mayor circulacin
nacional o local), la oportunidad en
que sta se ha dado y se haya
adjuntado la documentacin
0:30
0:30
respectiva.
SEACE MRV
min
min
P.3. Constatar que la Entidad haya
efectuado la comunicacin
oportuna a la Contralora General
de la Repblica (CGRP) y a
PROMPYME, cuando corresponda.
CGRP
P.4. Analizar si los plazos previstos
en el cronograma del proceso son
0:45
0:45
los correctos.
PAAC MRV
min
min
P.5. Analizar el registro de
PAAC
MRV
0:30
0:30
participaciones, indagando que el
min
min
perodo de registro corresponda al
cronograma, el monto por el
derecho de participacin es el
adecuado y el nivel de
confiabilidad de la informacin sea
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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adecuada.
P.6. En los casos de ADS y AMC
constatar que las comunicaciones
de invitacin a los postores existan
y se hayan emitido en la debida
oportunidad
DOCUMENTOS A REVISAR:
SEACE, pagina Web de la Entidad, diarios de mayor circulacin, registro de
ingreso de fondos, Libro de Actas del Proceso, file de comunicaciones del
Comit Permanente y Dependencia Responsable.
RIESGOS
R.1. Inadecuada difusin de la convocatoria, colisionando con el principio de
transparencia, libre competencia y de trato justo e igualitario.
R.2. Orientacin a determinados postores.
R.3. Vicios en el proceso de Seleccin.
R.4. Incumplimiento de plazos.
EFECTOS.
E.1. Retrotraer el proceso a esta fase por incumplimiento de los
procedimientos.
E.2. Generar procesos de seleccin desierto.
E.3. Inadecuada cobertura de difusin y/o participacin en el proceso de
convocatoria.
E.4. Retrotraer el proceso a esta etapa por incumplimiento de plazos en la
venta de Bases.
E.5. Perjuicio econmico al Estado por malas prcticas empresariales.

"ZZZ"
PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.3.1. FORMULACIN Y ABSOLUCIN DE CONSULTAS DE LAS BASES
DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013
T.
R. P/T.
RESP
PRESUP.
OBJETIVO
Comprobar la adecuada
formulacin y absolucin de
consultas de las bases de los
procesos de seleccin
PROCEDIMIENTOS:
P.1. Comprobar que las

PAAC
PAAC

T. REAL

EUC

0:30
min

0:30
min

EUC

1 Hra

1 Hra

ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

COMENT.

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consultas y absolucin de las
mismas se haya efectuado de
acuerdo al cronograma del
proceso.
P.2. Verificar que todas las
consultas formuladas se hayan
absuelto, que tenga el
fundamento y sustento
correspondiente y que han sido
puesto en conocimiento de
todos los postores.
PAAC
P.3. Comprobar que las
respuestas a las consultas estn
consideradas como parte
integrante de las Bases y se
hayan incluido en las Bases
Integradas y comunicando a
todos los postores o publicado
en el SEACE.
PAAC
P.4. Revisar si en los casos de
las consultas relacionadas con
las caractersticas tcnicas de
los bienes, stas han sido
absueltas previa opinin del rea
especializada de la Entidad.
PAAC
P.5. Analizar si el Comit
Especial en la absolucin de
consultas, excedindose en sus
funciones, modifique las
condiciones previstas en las
Bases y en las caractersticas
tcnicas.
PAAC

EUC

EUC

EUC

1:15
min

1:15
min

1:30
min

1:30
min

1 Hra

1 Hra

EUC

DOCUMENTOS A REVISAR:
Consultas, Absolucin de las mismas, SEACE, comunicacin a los postores,
Expediente de Contratacin.
RIESGOS
R.1. Evaluacin sesgada en la absolucin de consultas sobre las Bases.
R.2. Distorsionar el verdadero sentido de los procesos de seleccin.
R.3. Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario.
EFECTOS.
E.1. La nulidad del proceso

ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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E.2. Los bienes no sean los adecuados
E.3. Demora en la obtencin de los bienes.

"ZZZ"
PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.3.2. FORMULACIN Y ABSOLUCIN DE LAS OBSERVACIONES DE LAS
BASES
DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013
T.
T.
R. P/T.
RESP PRESUP. REAL COMENT.
OBJETIVO
Verificacin de la adecuada
formulacin y absolucin de las Bases
de los procesos de seleccin.
PAAC
MRV 1 hrs
1 hrs
PROCEDIMIENTOS:
P.1. Comprobar que las observaciones
y absolucin de las mismas se hayan
efectuado de acuerdo al cronograma
del proceso.
P.2. Verificar que todas las consultas
formuladas se hayan absuelto, que
tenga el fundamento y sustento
correspondiente y que han sido puesto
en conocimiento de todos los
1:15
1:15
postores.
PAAC EUC
hrs
hrs
P.3. Comprobar que en el caso que los
observantes requieran la elevacin de
sta a CONSUCODE, se haya
efectuado oportunamente y siguiendo
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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los procedimientos establecidos.

DOCUMENTOS A REVISAR:
PAAC
EUC
1:30 hrs
1:30 hrs
Registro de Observaciones, Absolucin de las mismas, Bases Integradas,
SEACE, documentos de notificaciones, Resoluciones de CONSUCODE.
RIESGOS
R.1. Evaluacin sesgada de las Observaciones a las Bases.
R.2. Distorsionar el verdadero sentido de los procesos de seleccin.
R.3. Afectar el principio de transparencia y trato justo e igualitario.
EFECTOS.
E.1. La nulidad del proceso
E.2. Los bienes no sean los adecuados
E.3. Demora en la obtencin de los bienes.

"ZZZ"
PROGRAMA DE AUDITORIA: 3.3.3. INTEGRACIN DE LAS BASES
DE OCTUBRE 2008 A MAYO 2013
T.
R. P/T. RESP
PRESUP. T. REAL COMENT.
OBJETIVO
Constatar la integracin de las
0:45
0:45
Bases de los procesos de seleccin. PAAC
JSA
min
min
PROCEDIMIENTOS:
P.1. Comprobar que la integracin
de las Bases se haya realizado
dentro de los plazos establecidos.
PAAC
JSA
1hrs
1hrs
P.2. Verificar que la integracin de
las Bases comprenden todas las
observaciones acogidas.
PAAC
JSA
1hrs
1hrs
P.3. Comprobar que las Bases se
hayan comunicado en su
oportunidad y siguiendo los
procedimientos respectivos.
PAAC
JSA
1hrs
1hrs
DOCUMENTOS A REVISAR:
Bases del proceso de seleccin, Bases Integradas, Registro de las
Observaciones formuladas, Pronunciamientos de CONSUCODE, SEACE.
RIESGOS
R.1. Que las reglas del proceso sean confusas.
ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

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R.2. Genera vicios en el proceso de seleccin.
EFECTOS.
E.1. Recursos impugnativos.
E.2. Declaratoria de nulidad del proceso de seleccin
E.3. Demora en la conduccin de los procesos de seleccin.

ELABORACIN DE LAS BASES DE LOS PROCESOS DE SELECCIN

1
0

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I.

INTRODUCCIN

I.1.

Origen del Examen.

En fecha 20 de Setiembre 2012 la empresa ZZZ solicit se practique una

auditora sobre la adquisicin de equipos electrnicos, por presentar indicios de
delitos.

I.2.

Naturaleza y Objetivo del Examen.

Se practicar un EXAMEN ESPECIAL para verificar la correcta adquisicin de

equipos electrnicos, comprendiendo los siguientes objetivos:
Objetivo General

Verificar el cumplimiento de lo prescrito por el Reglamento de Adquisiciones y

Contrataciones (Decreto Supremo N 138-2012-EF), durante el Proceso de
Elaboracin de las Bases de los Procesos de Seleccin y Otorgamiento de la
Buena Pro y disposiciones legales afines a la transaccin de adquisicin de
Equipos Electrnicos y Suministros complementarios.

Objetivos Especficos

A. Elaboracin de las Bases de los Procesos De Seleccin

Comprobar la adecuada elaboracin de la Bases de los procesos de
seleccin.
A. Aprobacin de las Bases de los Procesos de Seleccin
Verificar la aprobacin de las bases de los procesos de seleccin.

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B. Convocatoria y Difusin de los Procesos de Seleccin

Verificacin de la Convocatoria y Difusin de los procesos de seleccin.
C. Formulacin y Absolucin de Consultas de Las Bases
Comprobar la adecuada formulacin y absolucin de consultas de las bases
de los procesos de seleccin.
D. Formulacin y Absolucin de las observaciones a las Bases
Verificacin de la adecuada formulacin y absolucin de las Bases de los
Procesos de Seleccin.
E. Integracin de Las Bases
Constatar la integracin de las Bases de los procesos de seleccin.
1.3.

Alcance del Examen.

El Examen Especial se realiz de conformidad con las Normas de Auditora

Gubernamental (NAGUs); y cubrir el periodo comprendido entre el 01 de
Octubre del 2011 al 31 de Junio de 2012, correspondiente a las etapas de
necesidad de adquirir los bienes hasta la recepcin de los mismos, con fecha
16 de Junio del 2012.

1.4.

Antecedentes y Base Legal de la Entidad.

La entidad ZZZ goza de personera jurdica de derecho pblico y de

autonoma poltica, econmica y administrativa en los asuntos de su
competencia.

Su organizacin y funcionamiento se encuentra normado por la Ley No.

23853, Ley Orgnica de Municipalidades y tiene como finalidad planificar,
ejecutar e impulsar un conjunto de acciones con el objeto de proporcionar el
desarrollo integral y armnico de su jurisdiccin.

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La entidad, para el cumplimiento de sus funciones cuenta con una Estructura
Orgnica Administrativa, aprobada mediante Edicto Municipal N. 007-99C/CPP de fecha 13.Ago.1999, la misma que est conformada por rganos de
Gobierno, rgano de Control, rganos de Asesoramiento y Apoyo, y rganos
de Ejecucin.

BASE LEGAL
Ley N 23853. Nueva Ley Orgnica de Municipalidades y sus
modificatorias.
Decreto Supremo No. 012-2001-PCM que aprueba el Texto nico
Ordenado de la Ley No. 26850 (Vigente a partir del 15.Mar..2001).
Decreto Supremo No. 013-2001-PCM que aprueba la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado (Vigente a partir del
15.Mar.2001).
Decreto Legislativo No. 909-2000, Ley del Presupuesto del Sector
Pblico para el Ao Fiscal 2001.
Ley N 27573, Ley del Presupuesto del Sector Pblico Para el Ao Fiscal
2002.
Ley N 27209, Ley de Gestin Presupuestaria del Estado.
Normas Tcnicas de Control Interno para el Sector Pblico aprobadas
con Resolucin de Contralora No. 072-98-CG.
Directiva N 005-2000-CONSUCODE/PRE, aprobada con Resolucin N
068-2000-CONSUCODE/PRE (vigente para el primer trimestre del ao
2001)
Directiva No. 014-2001-CONCUSCODE/PRE, aprobada con Resolucin
No.119-2001-CONSUCODE/PRE, aprueban Directiva que regula la
Informacin que debe contener el Registro de Procesos de Seleccin y

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sus Contratos a cargo de las Entidades del Sector Pblico (vigente a
partir de 2do trimestre del ao 2001)
Resolucin de Contralora No. 042-2001-CG que aprueba la Directiva
No. 005-2001-CG/OATJ que aprueban Directiva sobre la Informacin que
las Entidades deben remitir a la Contralora General de la Repblica con
relacin a Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Resolucin de Contralora No. 092-2001-CG que modifica la Directiva
que establece la Informacin que las Entidades deben remitir a la
Contralora General con relacin a Contrataciones y Adquisiciones del
Estado.
Decreto Legislativo N 276. Ley de Bases de la Carrera Administrativa y
de Remuneraciones del Sector Pblico.

1.5.

Comunicacin de Hallazgos.

De conformidad a las Normas de Auditora Gubernamental N 3.60:

Comunicacin de Hallazgos, se comunica a los partcipes implicados en el
hallazgo, mediante Oficio N 34578 de fecha 29 de Diciembre del ao 2012,
dndoles la oportunidad de presentar sus descargos, los mismo que fueron
evaluados y considerados al emitirse el presente informe.
1.6.

Otros aspectos de importancia.

Se precisa que las adquisiciones efectuadas de equipos electrnicos y

accesorios para la entidad correspondiente al ao 2011-2012, no fueron
evaluadas en una Accin de Control especfica en el presente ao.
De otro lado considerando que los montos pagados indebidamente
representan sumas considerables, que devienen en perjuicio econmico que
afectan la economa de la entidad, razn por lo que se est reportando los
mismos en el presente Examen Especial.

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II.

OBSERVACIONES

OBSERVACIN N 01

II.1.

No se hay cumplido con los requisitos obligatorios para la

Convocatoria a Licitacin Pblica, ya que entre Convocatoria
(13 de octubre 2001) y el Otorgamiento de la Buena Pro
(23.11.2001) solo han transcurrido 10 (Diez) das calendario.

Condicin:
Durante el examen ejecutado a la entidad en fecha 20.SEP.12 se detect el no
cumplimiento de los requisitos obligatorios para la Convocatoria a Licitacin
Pblica ya que entre la Convocatoria (13 octubre 2oo1) y el Otorgamiento de la
Buena Pro (23.11.2001) solo haban transcurrido 10 (Diez) das calendario.

Criterio:
Se han incumplido tres principios del Artculo 4 de la Ley de Contrataciones del
Estado, D. Leg. N1017 (aprobado mediante D. S. N 184-2008-E.F): el
PRINCIPIO DE LIBRE CONCURRENCIA Y COMPETENCIA establece que En
los procesos de contrataciones se incluirn regulaciones o tratamientos que
fomenten la ms amplia, objetiva e imparcial concurrencia, pluralidad y
participacin de postores, as como al PRINCIPIO DE PUBLICIDAD que indica:
Las convocatorias de los procesos de seleccin y los actos que se dicten como
consecuencia debern ser objeto de publicidad y difusin adecuada y suficiente a
fin de garantizar la libre concurrencia de los potenciales postores. Adems del
PRINCIPIO DE EFICIENCIA: Las contrataciones que realicen las Entidades
debern efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de
ejecucin y entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos
disponibles. Las contrataciones deben observar criterios de celeridad, economa y
eficacia.

Causa:

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Negligencia por comisin por parte del Comit Especial de Adquisiciones.
Integrado por:

CPC Ricardo Rivera Polo, Gerente de administracin

CPC Jos Lizama Lpez, Sub Gerente de Logstica
CPC Jos LLovera Siancas, Sub Gerente de Mantenimiento

Efectos:
E1. Debi retrotraerse el proceso a la primera fase de incumplimiento de los
procedimientos.
E2. Caso contrario, debi generar procesos de seleccin desierto.

E3. Inadecuada cobertura de difusin y/o participacin en el proceso de

convocatoria.
E4. Perjuicio econmico al Estado por malas prcticas empresariales.

Recomendacin:
No volver a realizar actas que no concuerden con las disposiciones obligatorias
para la Convocatoria a Licitacin Pblica; en este caso observado, debe tomarse
las medidas que conduzcan a la accin disciplinaria de los responsables de la falta
cometida.

OBSERVACIN N 02

II.2.

No se ha cumplido con el requisito de hacer conocimiento de

los postores, as como de respuestas sobre las consultas de
los postores.

Condicin:

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En el examen efectuado a la Entidad en la fecha 20 de septiembre 2012 se
detect que no se ha cumplido con el requisito de hacer de conocimiento de los
postores N 01, 02 y 03; sobre la consulta del Postor N 04 y la respuesta
otorgada por el Comit Especial.

Criterio:
Se ha incumplido con el Artculo 4 de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg.
N1017. Especficamente el PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD que seala: Los
acuerdos y resoluciones de los funcionarios y rganos responsables de las
contrataciones de la entidad, se adoptarn en estricta aplicacin de la presente
norma y su reglamento; as como en atencin a criterios que permitan objetividad
en el tratamiento a los postores contratistas.

Causa:
Negligencia por Omisin del Comit Especial de adquisiciones integrado por:

CPC Ricardo Rivera Polo, Gerente de administracin

CPC Jos Lizama Lpez, Sub Gerente de Logstica
CPC Jos LLovera Siancas, Sub Gerente de Mantenimiento

Efectos:
E1. Debi anularse el proceso
E2. Bajo esas circunstancias (observada) se corri el riesgo que los bienes no
sean los adecuados.
E3. Se corri el riesgo que los plazos de entrega no se cumplieron.

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Recomendacin:
Hacer de conocimiento, por escrito, a todos los postores de cualquier consulta u
observacin que tengan en algn momento del proceso, igual criterio se asumir
ante las respuestas a las consultas.

OBSERVACIN N 03

II.3.

La evaluacin y calificacin de las Propuestas, fue realizado

sin criterio tcnico, puesto que las Bases no previeron el
mtodo para hacerlo.

Condicin:
Durante el proceso del examen a la entidad en fecha 20.SEP.12 se encontr que
tanto la evaluacin como la calificacin de las propuestas haban sido realizadas
sin criterio tcnico, puesto que las Bases no previeron el mtodo para hacerlo.

Criterio:
No se ha cumplido con lo establecido por el Artculo 4 de la Ley de
Contrataciones del Estado D. Leg. N 1017, esencialmente en el PRINCIPIO DE
RAZONABILIDAD que manifiesta En todos los procesos de seleccin el objetivo
de los contratos debe ser razonable, en trminos cuantitativos y cualitativos, para
satisfacer el inters pblico y el resultado esperado, y en el PRINCIPIO DE
EFICIENCIA que seala: Las contrataciones que realicen las entidades debern
efectuarse bajo las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecucin y
entrega y con las mejores condiciones de calidad, precio y plazos de ejecucin y
entrega y con el mejor uso de los recursos materiales y humanos disponibles. Las
contrataciones deben observar criterios de celeridad, economa y eficacia.

Causa:

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Negligencia por omisin del Comit Especial de Adquisiciones integrado por:
CPC Ricardo Rivera Polo, Gerente de administracin
CPC Jos Lizama Lpez, Sub Gerente de Logstica
CPC Jos LLovera Siancas, Sub Gerente de Mantenimiento

Efectos:
E1. Las bases estuvieron orientadas a determinados postores o marcas.
E2. Se obtuvo un producto final inadecuado a las necesidades de la entidad.
E2. Se gener adquisiciones que fueron adquiridas de manera sobreestimada,
subestimada o dirigida, en trminos de calidad, vigencia tecnolgica, nmero y
precio.

Recomendacin:
Prever en las Bases el mtodo de evaluacin y calificacin de las Propuestas
antes de iniciar el proceso de seleccin de Postor y a evaluar y calificar sin criterio
tcnico.

OBSERVACIN N 04

II.4.

La aprobacin de las Bases no fue aprobada por una

autoridad competente.

Condicin:
En el transcurso del examen practicado a la entidad en fecha 20. SEP.12 se hall
que la aprobacin de las bases no haba sido aprobada por una autoridad
competente.

Criterio:

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No se ha cumplido con el PRINCIPIO DE EFICIENCIA establecido en el Artculo
4 de la Ley de Contrataciones del Estado D. Leg. N 1017, que indica: Las
contrataciones que realicen las entidades debern efectuarse bajo las mejores
condiciones de calidad, precio y plazos de ejecucin y entrega y con las mejores
condiciones de calidad, precio y plazos de ejecucin y entrega y con el mejor uso
de los recursos materiales y humanos disponibles. Las contrataciones deben
observar criterios de celeridad, economa y eficacia ni tampoco con el PRINCIPIO
DE RAZONABILIDAD expresado en el mismo artculo, este principio indica que
en todos los procesos de seleccin el objeto de los contratos debe ser razonable,
en trminos cuantitativos y cualitativos, para satisfacer el inters pblico y el
resultado esperado.

Causa:
Negligencia por comisin por parte del Titular de la entidad, en este caso el
Alcalde el Sr. Carlos Rodrguez Ruiz

Efectos:
E1. Se debi anular del proceso por un acto ineficaz desde la aprobacin de las
Bases.
E2. Se realiz Adquisiciones o contrataciones innecesarias.

Recomendacin:
Las Bases deben ser aprobadas por una autoridad competente y no iniciar el
proceso de seleccin sin la aprobacin de esta autoridad.

III.

CONCLUSIONES

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Como resultado del Examen Especial relacionado con las bases del proceso
de seleccin, se ha llegado a las siguientes conclusiones:

1. Durante el examen se determin que no cumplan con los requisitos

obligatorios para la Convocatoria a Licitacin Pblica, se han
incumplido tres principios del Artculo 4 de la Ley de Contrataciones
del Estado, D. Leg. N1017 (aprobado mediante D. S. N 184-2008E.F):

Principio De Libre concurrencia y competencia.

Principio de Publicidad
Principio de Eficiencia

2. No se ha cumplido con el requisito de hacer conocimiento de los

postores, as como de respuestas sobre las consultas de los postores,
se ha incumplido con el Artculo 4 de la Ley de Contrataciones del
Estado D. Leg. N1017

Principio de Imparcialidad

3. La evaluacin y calificacin de las Propuestas, fue realizado sin criterio

tcnico, puesto que las Bases no previeron el mtodo para hacerlo. No
se ha cumplido con lo establecido por el Artculo 4 de la Ley de
Contrataciones del Estado D. Leg. N 1017

Principio de razonabilidad
Principio de Eficiencia

4. La aprobacin de las bases no haba sido aprobada por una autoridad

competente. No se ha cumplido con:

IV.

Principio de razonabilidad
Principio de Eficienci

RECOMENDACIONES

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AL TITULAR:

Se recomienda a la Entidad hacer de conocimiento, por escrito, a todos los

postores de cualquier consulta u observacin que tengan en algn momento del
proceso, igual criterio se asumir ante las respuestas a las consultas.

Prever en las Bases el mtodo de evaluacin y calificacin de las Propuestas

antes de iniciar el proceso de seleccin de Postor y a evaluar y calificar sin criterio
tcnico.

Las Bases deben ser aprobadas por una autoridad competente y no iniciar el
proceso de seleccin sin la aprobacin de esta autoridad.

En coordinacin con la Comisin de Procesos de seleccin y el Jefe del

Departamento de Asesora Legal aplicar las sanciones de carcter administrativo a
las personas que resulten responsables de las faltas incurridas arriba
mencionadas con copia de las mismas a su respectivos Legajos personales.

Junto con el informe de las pruebas sustantivas y el presente informe, trasladados

a la Comisin de las bases de los procesos de seleccin para que tome las
medidas pertinentes al fin de sancionar tanto por la va administrativa, civil y penal
a los responsables identificados tcitamente.

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V.

ANEXOS

Bases para la seleccin de postores

Las Bases de un proceso de seleccin sern aprobadas por el Titular de la Entidad

o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad y deben contener
obligatoriamente, con las excepciones establecidas en el Reglamento para la
adjudicacin, lo siguiente:

a) Los mecanismos que fomenten la mayor concurrencia y participacin de

postores en funcin al objeto del proceso y la obtencin de la propuesta
tcnica y econmica ms favorable. No constituye tratamiento
discriminatorio la exigencia de requisitos tcnicos y comerciales de
carcter general establecidos por las Bases;
b) El detalle de las caractersticas tcnicas de los bienes, servicios u obras
a contratar; el lugar de entrega, elaboracin o construccin, as como el
plazo de ejecucin, segn el caso. Este detalle puede constar en un
Anexo de Especificaciones Tcnicas o, en el caso de obras, en un
Expediente Tcnico;
c) Las garantas, de acuerdo a lo que establezca el Reglamento;

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d)

Los plazos y mecanismos de publicidad que garanticen la efectiva

posibilidad de participacin de los postores;

e) La definicin del sistema y/o modalidad a seguir, conforme a lo

dispuesto en la presente norma y su Reglamento.
f) El cronograma del proceso de seleccin;
g) El mtodo de evaluacin y calificacin de propuestas;
h) La proforma de contrato, en la que se seale las condiciones de la
contratacin, salvo que corresponda slo la emisin de una orden de
compra o de servicios. En el caso de contratos de obras, figurarn
necesariamente como anexos el Cronograma General de Ejecucin de
la

obra,

el

Cronograma

de

los

Desembolsos

previstos

presupuestalmente y el Expediente Tcnico;

i) El Valor Referencial y las frmulas de reajuste en los casos que
determine el Reglamento;
j) Las normas que se aplicarn en caso de financiamiento otorgado por
entidades Multilaterales o Agencias Gubernamentales; y,
k) Los mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas. Lo
establecido en las Bases, en la presente norma y su Reglamento obliga
a todos los postores y a la Entidad convocante. El Organismo Supervisor
de las Contrataciones del Estado - OSCE, mediante Directivas, aprobar
Bases Estandarizadas, cuyo uso ser obligatorio por las Entidades.

Determinacin de responsables

Los miembros del Comit Especial son solidariamente responsables de

que el proceso de seleccin realizado se encuentre conforme a ley y
responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, respecto de
cualquier irregularidad cometida en el mismo que les sea imputable por
dolo, negligencia y/o culpa inexcusable. Es de aplicacin a los miembros

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del Comit Especial lo establecido en el artculo 46 del presente Decreto
Legislativo. En caso se determine responsabilidad en los expertos
independientes que participen en el Comit Especial, sean stos personas
naturales o jurdicas, el hecho se comunicar al Tribunal de Contrataciones
del Estado para que previa evaluacin se les incluya en el Captulo de
Inhabilitados para Contratar con el Estado del Registro Nacional de
Proveedores (RNP).
La evaluacin del adecuado desempeo de los servidores o funcionarios
en las decisiones discrecionales a que se refiere el prrafo precedente, es
realizada por la ms alta autoridad de la Entidad a la que pertenece, a fin
de medir el desempeo de los mismos en sus cargos. Para tal efecto, la
Entidad podr disponer, en forma peridica y selectiva, la realizacin de
exmenes y auditoras especializadas. En el caso de las empresas del
Estado, dicha evaluacin es efectuada por el Directorio.
En caso de incumplimiento de las disposiciones establecidas en el
presente Decreto Legislativo se aplicarn, de acuerdo a su gravedad, las
siguientes sanciones:
a. Amonestacin escrita;
b. Suspensin sin goce de remuneraciones de treinta (30) a noventa
(90) das;
c. Cese temporal sin goce de remuneraciones hasta por doce (12)
meses; y,
d. Destitucin o despido.

Infracciones y sanciones administrativas

Infracciones
Se impondr sancin administrativa a los proveedores, participantes, postores y/o
contratistas que:
a) No mantengan su oferta hasta el consentimiento de la Buena Pro o, de resultar
ganadores hasta la suscripcin del contrato, no suscriban injustificadamente el
contrato, o no reciban injustificadamente la orden de compra o de servicio
emitida a su favor,

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b) Den lugar a la resolucin del contrato, orden de compra o de servicios por

causal atribuible a su parte;
c) Hayan entregado el bien, prestado el servicio o ejecutado la obra con
existencia de vicios ocultos, previa sentencia judicial firme o laudo arbitral;
d) Contraten con el Estado estando impedidos para ello, de acuerdo a la presente
norma;
e) Participen en procesos de seleccin o suscriban un contrato sin contar con
inscripcin vigente en el Registro Nacional de Proveedores (RNP);
f) Suscriban un contrato, en el caso de ejecucin o consultora de obras, por
montos mayores a su capacidad libre de contratacin, o en especialidades
distintas, segn sea el caso;
g) Realicen subcontrataciones sin autorizacin de la Entidad o por un porcentaje
mayor al permitido en el Reglamento;
h) Participen en prcticas restrictivas de la libre competencia, previa declaracin
del organismo nacional competente; as como cuando incurran en los
supuestos de socios comunes no permitidos segn lo que establece el
Reglamento;
i) Presenten documentos falsos o informacin inexacta a las Entidades, al
Tribunal de Contrataciones del Estado o al Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado -OSCE;
j) Interpongan

recursos

impugnativos

contra

los

actos

inimpugnables

establecidos en el Reglamento;
k) Se constate despus de otorgada la conformidad que incumplieron
injustificadamente las obligaciones del contrato hasta los plazos de
responsabilidad establecidos en las Bases; y,
Otras infracciones que se establezcan en el Reglamento.

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Sanciones
En los casos que la presente norma o su Reglamento lo sealen, el Tribunal de
Contrataciones del Estado impondr a los proveedores, participantes, postores y
contratistas las sanciones siguientes:
a) Inhabilitacin temporal: Consiste en la privacin, por un perodo
determinado, de los derechos a participar en procesos de seleccin y a
contratar con el Estado. Esta inhabilitacin en ningn caso podr ser menor
de seis (6) meses ni mayor de tres (3) aos.
b) Inhabilitacin definitiva: Consiste en la privacin permanente del ejercicio
de los derechos de los proveedores, participantes, postores y contratistas a
participar en procesos de seleccin y a contratar con el Estado. Cuando en
un perodo de cuatro (4) aos a una persona natural o jurdica se le
impongan dos (2) o ms sanciones que en conjunto sumen treinta y seis
(36) o ms meses de inhabilitacin temporal, el Tribunal de Contrataciones
del Estado resolver la inhabilitacin definitiva del proveedor, participante,
postor o contratista.
c) Econmicas: Son aquellas que resultan de la ejecucin de las garantas
otorgadas a la presentacin de recursos de apelacin que son declarados
infundados o improcedentes por la Entidad o el Tribunal de Contrataciones
del Estado. Si el recurso de apelacin es declarado fundado en todo o en
parte, se devolver la garanta por el Tribunal o la Entidad. En caso de
desistimiento, se ejecutar el cien por ciento (100%) de la garanta.

Las sanciones que se imponen no constituyen impedimento para que el contratista

cumpla con las obligaciones derivadas de contratos anteriormente suscritos con
Entidades; por lo tanto, deber proseguir con la ejecucin de los contratos que
tuviera suscritos hasta la culminacin de los mismos.
Los proveedores, participantes, postores o contratistas que incurran en las
causales establecidas en el literal g) del numeral 51.1 del presente artculo, sern
sancionados con inhabilitacin temporal para contratar con el Estado por un
perodo no menor de seis (6) meses ni mayor de un (1) ao.

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Los proveedores, participantes, postores o contratistas que incurran en las

causales establecidas en los literales a), b), c), d), e), f), h), i), j) y k) del numeral
51.1 del presente artculo 51, sern sancionados con inhabilitacin temporal para
contratar con el Estado por un perodo no menor a un (1) ao ni mayor de tres (3)
aos.
La imposicin de las sanciones es independiente de la responsabilidad civil o
penal que pueda originarse por las infracciones cometidas. Asimismo, el
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado OSCE podr imponer
sanciones econmicas a las Entidades que trasgredan la normativa de
contratacin pblica.
Comunicacin de hallazgos

Durante la ejecucin de la accin de control, la Comisin Auditora debe

comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los
mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o
comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y
consideracin pertinente en el Informe correspondiente.
Presuntas deficiencias o irregularidades identificadas como resultado de la
aplicacin de los procedimientos de control gubernamental empleados. Su
formulacin y comunicacin se realiza teniendo en consideracin los principios
y criterios que orientan el ejercicio del control.
La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez
evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con
hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estn
o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles
la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente
documentados y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de acciones
correctivas.
Los hallazgos a ser comunicados revelarn necesariamente la situacin o
hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin
transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado
(efecto); as como la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido
(causa), cuando sta ltima haya podido ser determinada a la fecha de la
comunicacin. Para efectos de la comunicacin de los hallazgos se
considerar su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la
participacin y competencia personal del destinatario, as como en su

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redaccin, la utilizacin de un lenguaje sencillo y fcilmente entendible que
refiera su contenido en forma objetiva, concreta y concisa.
La comunicacin se efecta por escrito y su entrega al destinatario es directa
y reservada, debiendo acreditarse la recepcin correspondiente. De no
encontrarse la persona, se le dejar una notificacin para que se apersone a
recabar los hallazgos en un plazo de dos (2) das hbiles.
En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas
en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados para recabarlos
dentro de igual plazo, mediante publicacin, por una sola vez, en el Diario
Oficial El Peruano u otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle la
entidad auditada. Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a
travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con
firma legalizada. Vencido el plazo otorgado para recabar los hallazgos, se
tendr por agotado el procedimiento de comunicacin de los mismos. En el
documento que se curse para comunicar los hallazgos, se sealar el plazo
perentorio para la recepcin de las aclaraciones o comentarios que debern
formular individualmente las personas comprendidas, el cual ser establecido
por la Comisin Auditora teniendo en cuenta la naturaleza del hallazgo, el
alcance de la accin de control y si la persona labora o no en la entidad
auditada, no debiendo ser menor de dos (2) ni mayor de cinco (5) das hbiles,
ms el trmino de la distancia; precisndose que a su vencimiento sin
recibirse respuesta o ser sta extempornea, tal situacin constar en el
Informe respectivo, conjuntamente con los hechos que sean materia de
observacin, no siendo obligatoria, en su caso, la evaluacin e incorporacin
de los comentarios presentados extemporneamente al plazo otorgado.
Excepcionalmente, el citado plazo podr prorrogarse por nica vez y hasta por
tres (3) das hbiles adicionales en casos debidamente justificados por el
solicitante; en estos casos, se entender que el pedido ha sido aceptado a su
recepcin, salvo denegacin expresa. El inicio del proceso de comunicacin
de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del Titular de la
entidad auditada, con el propsito que ste disponga que por las reas
correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir
las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus aclaraciones o
comentarios documentados. Para tal efecto, la comunicacin cursada por la
Comisin Auditora servir como acreditacin.
nicamente, bajo responsabilidad de la Comisin Auditora y previa
autorizacin del nivel gerencial competente, podr exceptuarse la
comunicacin de hallazgos, en los casos que, por existir absoluta certeza en
cuanto a su comisin, tipicidad, sustento e identificacin de los presuntos

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responsables, la citada comunicacin resulte irrelevante, debindose en
dichos casos emitirse con inmediatez el correspondiente Informe Especial
para su remisin a las autoridades competentes

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