DEDICATORIA

El presente trabajo est dedicado a todas las

personas que desarrollan la comunicacin
como medio verstil para resolver problemas,
ya que es una forma inteligente de evitar
conflictos.

COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 2

PRESENTACIN

El presente trabajo de investigacin tiene como ttulo COMUNICACIN EN

LAS EMPRESAS, y se ha desarrollado teniendo en cuenta la revisin de
diversas fuentes de informacin, tanto virtuales como escritas, es as que se ha
estructurado el presente trabajo teniendo en cuenta que el tema debe
expresarse de forma sencilla y coherente.

Es importante mencionar que el trabajo da a conocer las principales

caractersticas de la comunicacin, as como la importancia para las empresas
y tambin temas como los tipos de comunicacin que existen.

Espero haber contribuido con un pequeo aporte bibliogrfico al presentar este

trabajo.

COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 3

INDICE
Pg.
Dedicatoria .

02

Presentacin.

03

ndice .

04

Introduccin .

05

TEMA: COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Funciones de la comunicacin dentro de las organizaciones .

La funcin de la direccin: Informacin y comunicacin
..
Conflicto y negociacin en la comunicacin
..
Fases de la negociacin
.
Tipos de comunicacin
.
Tipos de comunicacin en las empresas .
Importancia de la comunicacin en la empresa .
Barreras de la comunicacin
.
Factores esenciales en las comunicaciones y su
Incidencia en la empresa .
10. Relacin entre organizacin y comunicacin de la empresa

06
06
07
07
08
08
09
10
11
11

Conclusiones

13

Bibliografa

14

INTRODUCCION

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La comunicacin en una empresa, conocida como la comunicacin

organizacional, es un factor determinante en el xito de una empresa; una
buena comunicacin es sinnimo de eficiencia, organizacin y coordinacin,
mientras que una mala comunicacin puede ser motivo de ineficacia, desorden
y conflictos internos.
La comunicacin en una empresa debe basarse en un lenguaje claro, simple y
comprensible para el receptor. Debe ser oportuna, el mensaje debe llegar al
receptor en el momento indicado. Y debe ser precisa, no debe utilizar adornos
lingsticos ni informacin innecesaria.
Bsicamente, la comunicacin en una empresa se clasifica en dos tipos:
comunicacin externa y comunicacin interna y las dos se presentan en
diferentes situaciones de la vida empresarial.

COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS

1. FUNCIONES DE LA COMUNICACIN DENTRO DE LAS ORGANIZACIONES
COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 5

Esta tiene cuatro funciones principales dentro de un grupo u organizacin:

Control: acta para controlar el comportamiento de los miembros en

varias formas. Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y
lineamientos formales que requieren el comportamiento por parte de los
empleados.

Pero

la

comunicacin

informal

tambin

controla

el

comportamiento.
Cuando los grupos del trabajo gastan bromas se estn comunicando
informalmente con los otros individuos del grupo y as controlan su
comportamiento.

Motivacin: La comunicacin fomenta la motivacin al aclarar a los

empleados lo que se debe hacer, lo bien que lo hacen etc.
La formacin de metas especficas, la retroalimentacin sobre el avance
hacia las metas y el reforzamiento del comportamiento deseado; estimula a
la motivacin y es necesaria la comunicacin.

Expresin emocional: La comunicacin es fundamental dentro del grupo,

as los miembros muestran sus frustraciones y sus sentimientos de
satisfaccin.

Informacin: La comunicacin proporciona informacin que los individuos

y grupos necesitan para tomar decisiones as transmiten datos y evalan
opciones alternativas.

2. LA FUNCIN DE LA DIRECCIN: INFORMACIN Y COMUNICACIN.

Segn H- Mintzberg (1983) los directivos desempean diez roles bsicamente, y
los clasifica en 3 grupos:

PRIMER GRUPO: roles de autoridad y de su escala de mando:

Rol de representante (cabeza visible de la empresa, representa)

Rol de lder (estimula al personal)

Rol de enlace (empresa - exterior)

SEGUNDO GRUPO: roles informativos, es receptor y emisor de informacin:

Rol de receptor de informacin.

Rol e difusor de informacin.

Rol de portavoz (de la informacin de la empresa al entorno)

COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 6

TERCER GRUPO: roles de tomas de decisiones, logro de objetivos,

estrategias
Rol de empresario: organiza segn su propia voluntad, soluciona
problemas.
Rol de gestor de anomalas: situaciones que deben ser solucionadas.
Rol de asignador de recursos: programa, tiempo y autorizacin de
actuacin.
Rol de negociador.

3.

CONFLICTO Y NEGOCIACIN EN LA COMUNICACIN.

Conflicto: situacin de enfrentamiento entre dos partes, originada porque

una de las partes cree que la otra le perjudica. No todo conflicto es malo o
negativo para la empresa. De lo contrario poda originarse un conflicto de
conformismo que desmotive. El nivel ideal sera el que impide el
estancamiento, estimula la creatividad y promueve cambios.

Negociacin: es la situacin donde dos partes con divergencias llegan a un

acuerdo que es ms beneficioso que romper la relacin. Por medio de la
comunicacin se intenta llegar al acuerdo, con un lenguaje claro y preciso,
sin ambigedades. El medio para la negociacin es el lenguaje oral.

4.

FASES DE LA NEGOCIACIN:

Preparacin de la negociacin: llevar el proceso bien preparado y

previsto, sin dejar nada al azar

Divisin de tareas.
Elaboracin de la zona de negociacin (ceder algo a cambio de algo)
Establecimiento de objetivos.
Previsin del desarrollo de la negociacin.

Gestin de la negociacin: los negociadores se encuentran cara a cara

para negociar. Se pueden utilizar diferentes tcnicas para aproximar
intereses sin atacar ni aadir tensin al conflicto.

5.

Cierre de la negociacin: cuando se redacte o se firme el acuerdo.

TIPOS DE COMUNICACIN
5.1. Comunicacin externa

COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 7

Es la comunicacin en donde el mensaje se dirige hacia fuera de la

empresa, es decir, se dirige hacia los consumidores, el pblico en general,
grupos de opinin, etc. Tiene como objetivo informar sobre la existencia de
un producto o servicio, informar sobre sus principales beneficios o
caractersticas, informar sobre las actividades en que participa la empresa,
etc.
Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como la
televisin, la radio, la prensa escrita, llamadas telefnicas, envo de emails,

Internet,

afiches,

carteles,

volantes,

paneles,

tarjetas

de

presentacin, cartas publicitarias, catlogos, folletos, etc.

5.2. Comunicacin interna
Es la comunicacin en donde el mensaje se dirige hacia dentro de la
empresa, es decir, se dirige hacia el personal de sta. Tiene como objetivo
informar sucesos, reportar ocurrencias, coordinar actividades, organizar
tareas, controlar, motivar, liderar, etc.
Para realizar este tipo de comunicacin se utilizan medios tales como
murales, intercomunicadores, telfonos, Internet, circulares, memorandos,
cartas, publicaciones, informes, reportes, reuniones, charlas, eventos, etc.
6.

TIPOS DE COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS.

Segn el medio que se emplea.

VERBALES: mediante la emisin de palabras. Permite la interaccin directa

entre emisor y receptor. Y esto se traduce en ahorro de tiempo. Evita mal
entendidos y permite aclaraciones inmediatas. Pueden ser:
Individuales: entre dos personas (bidireccional y con feedback)
Colectivas:

un

grupo

de

personas.

Son

inmediatas

multidireccionales. (se da en forma de reunin que permite el

intercambio de ideas y opiniones)

ESCRITAS: plasmadas directamente en un soporte de papel o un soporte

magntico (correo electrnico) Se dividen en:
Internas: comunicaciones que quedan reflejadas en documentos tales
como una nota interior enviada por correo o e-mail.

COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 8

 Externas: carta comercial, solicitud de pedido.

NO VERBALES: manifestaciones corporales

Segn la direccin.
VERTICALES: estas se subdividen en:

Descendentes: se transmiten de arriba abajo, de un superior a

un subordinado. Consiste en dar informacin sobre objetivos y tareas dentro
de la empresa. Pueden ser escritas, orales u orales, pero de este ltimo
modo la informacin puede desvirtuarse inconscientemente. El escrito es
ms preciso.

Ascendentes: su finalidad es la de informar a niveles superiores

de los logros alcanzados, estado del trabajo en ejecucin, propuestas.

HORIZONTALES: se establecen entre dos departamentos del mismo nivel

jerrquico. Se dividen en:

Formales: informacin entre diferentes departamentos como

medio de coordinacin entre ellos. Pueden ser orales en reuniones, o al
telfono y escritas en forma de notas internas.

Informales: las que se establecen fuera del mbito empresarial.

7. IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN EN LA EMPRESA.

Es importante que la informacin fluya por los diferentes niveles jerrquicos de la
empresa. Puede tratarse de comunicaciones INTERNAS (se dan entre los
miembros de la organizacin) o bien comunicaciones EXTERNAS (se dan con
otras empresas, si estas comunicaciones la empresa no podra vivir)
8. BARRERAS DE LA COMUNICACIN
8.1. Barrera psicolgica. Constituyen el resultado de la diferencia de
personalidades entre el emisor y el receptor, puesto que cada persona
emite e interpreta los mensajes segn su conveniencia, valores, juicios,
hbito, costumbres, etc. Existen factores fundamentales en la mente que
obstaculizan la comunicacin, entre los cuales destacan el hecho de
adoptar una posicin sarcstica, dspota... No poder dominar las pasiones,
hacer caso omiso del punto de vista de los dems, valorar a la gente por
sus conocimientos y el uso del lenguaje. Aceptar la influencia sobre ciertos
COMUNICACIN EN LAS EMPRESAS Pgina 9

hechos, palabras, personajes, jerarquas, etc. Sospechar de los dems y

tenerles una constante aversin. Interpretar los mensajes basndose en lo
moral y lo social. Inclinarse o voltearse para no registrar lo desagradable.
Timidez.

Emociones

preocupaciones

ajenas

mi

persona.

Sobrevalorarse o infravalorarse a s mismos.

8.2. Barrera semntica. Es aquella barrera que se ejerce debido al lugar en el
cul se desarrolla el individuo, ya que el significante y significado pueden
variar dependiendo el habla, idioma y lenguaje mmico que utilicemos. En
el mismo espaol las palabras pueden variar.
8.3. Barreras fisiolgicas. Estas se atribuyen a las deficiencias orgnicas de
la persona emisora o receptora. Ejemplo: Alteracin de aquellos rganos
que constituyen los sentidos, deficiencia en la escritura, lectura, escuchar a
travs de la msica o sonidos fuertes.
8.4. Barreras fsicas: La distancia y el exceso de ruido dificultan la
comunicacin, as como las interferencias en el radio o el telfono. Estos
son ejemplos de barreras fsicas que debemos tomar en cuenta al
comunicarnos, a fin de eliminarlas lo ms posibles.
8.5. Barreras administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras
organizacionales, como mala planeacin y deficiente operacin de los
canales. Las siguientes recomendaciones podran ayudar al administrador
a salvar algunos de los tipos de barreras administrativas. Aclaracin
anticipada

de

toda

idea,

antes

de

comunicarla.

Inters

en

retroalimentacin; o sea, verificar si el mensaje se recibi bien o no, o si la

reaccin del receptor es la deseada. Precisar la verdadera finalidad de la
informacin a comunicar. Conocimiento del significado preciso de los
conceptos, para eliminar malos entendidos. Utilizacin de lenguaje sencillo
y directo. Empleo de mltiples canales de comunicacin a fin de
asegurarse de que la informacin llegue hasta donde nos hemos
propuesto. Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el
mensaje, pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el
receptor pueden alterar el contenido del mensaje. Reforzar las palabras
con hechos, por lo general, este punto se descuida.

COMUNICACIN EN LAS EMPRESASPgina 10

9. FACTORES ESENCIALES EN LAS COMUNICACINES Y SU INCIDENCIA EN

LA EMPRESA.
El primer paso para desarrollar un sistema de comunicaciones ptimo va a ser
determinar las exigencias de cada empresa. Determinadas por le estructura de
la empresa (si la empresa se encuentra geogrficamente dispersa...). entre los
factores sobresalen los siguientes:

LOS PLAZOS: hay que establecer periodos de tiempo en los que obtener
cada informacin. Es valiosa en cuanto a que sirve para tomar una
decisin, por ello es necesaria la agilidad.

EL COSTE: siempre hay gasto (tiempo empleado en elaborar un

documento, llamada telefnica, material que se consume...) hay que
valorar coste-eficacia.

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIN: es un deber de cualquier

empleado mantener en secreto sobre toda informacin relacionada con la
empresa o sus trabajadores. No se duplicar informacin confidencial ni se
mantendr fuera del archivo ms de lo preciso.

10. RELACION ENTRE ORGANIZACIN Y COMUNICACIN DE LA EMPRESA.

Una empresa centralizada es aquella en la que la labor de direccin y
produccin recae sobre la misma persona, es la organizacin tpica de las
empresas tradicionales.
En una empresa descentralizada. La descentralizacin se dar en mayor o
menor medida y se produce cuando las actividades se han delegado a los
subordinados. Ellos agravan el problema de comunicaciones en la empresa,
debido a que:

Hay una rgida divisin de responsabilidades.

La comunicacin entre diferentes secciones se ve dificultado siempre que

haya una circunstancia anmala.

La descentralizacin no es buena ni mala por si sola. Tiene ventajas e

inconvenientes:

Reglas y procedimientos: formas homogneas para afrontar situaciones

rutinarias y repetitivas.

Polticas y planes de uso: lneas generales de actuacin comunes.

Jerarqua: cuando hay alguna discrepancia entre dos o ms personas se

acude al superior.

COMUNICACIN EN LAS EMPRESASPgina 11

Reuniones oficiales: de carcter peridico para coordinar las respectivas

operaciones.

Reuniones no oficiales: no son de carcter peridico, surgen para encontrar

soluciones a problemas repentinos.

Para que una empresa tenga xito necesita mecanismos de coordinacin,

sistemas de informacin y acciones de comunicacin coherentes.

CONCLUSIONES
COMUNICACIN EN LAS EMPRESASPgina 12

.An en un mundo informatizado, sea por E-mail, internet, fax, telfono,

alrededor de un escritorio, frente a una mesa de reuniones, en un pasillo, la
comunicacin (el compartir con) entre las personas es el corazn de cualquier
empresa u organizacin.

Una comunicacin eficaz es una exigencia de primer orden para mantener la

excelencia en una persona o empresa. Una adecuada comunicacin favorece un
buen entendimiento, lo cual es un factor de motivacin y una inagotable fuente
de energa.

La comunicacin es un proceso dinmico e irreversible, intencional y complejo,

mediante el cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un
contexto determinado. Es un proceso que progresa en el espacio y en el tiempo,
es irrepetible e irreversible.

La comunicacin es una funcin de carcter estratgico y un elemento de

progreso y de eficacia en el marco de la vida institucional, econmica y poltica,
por lo que constituye un valor social, ya que fomenta la participacin en nuestras
sociedades democrticas.

BIBLIOGRAFA
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Ariana, S. (1995) La comunicacin, un compromiso de educacin. Evento

Internacional Pedagoga'95. Palacio de las Convenciones, La Habana.
Asensio, J. (1991) La comunicacin como medio educativo, p. 41-52. Revista
Educar, No. 18, Espaa.
http://html.rincondelvago.com/funciones-de-la-comunicacion.html
http://html.rincondelvago.com/comunicacion-en-la-empresa_6.html
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/66/comunicaherr.htm
http://www.losrecursoshumanos.com/contenidos/221-la-comunicacion-en-laempresa.html
http://balcazarvaldezkarlalibier.blogspot.com/2010/02/barreras.html

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