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ACCESS XP

ndice
CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS ............................................1
O QUE UMA BASE DE DADOS?.................................................................................. 1
O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS? .................................................... 1
SGBDS RELACIONAIS ........................................................................................... 1
CRIAR UMA BASE DE DADOS ...................................................................................... 2

APRESENTAO DO MICROSOFT ACCESS ...................................................3


O ECR PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS .................................................................... 3
O SISTEMA DE AJUDA ............................................................................................. 4
ASSISTENTES ....................................................................................................... 4
OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS ............................................................ 4

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS ....................................................5


A TABELA - O RECEPTCULO DE DADOS ......................................................................... 5
O QUE UMA TABELA? ............................................................................................ 5
DEFINIO DE UMA TABELA ....................................................................................... 6
COMO CRIAR UMA TABELA? ....................................................................................... 6
O MTODO "VISTA DE ESTRUTURA"......................................................................................... 7

NOME DE UM CAMPO ............................................................................................... 7


TIPOS DE DADOS ................................................................................................... 7
DESCRIO ......................................................................................................... 9
PROPRIEDADES ..................................................................................................... 9
TERMINAR A CRIAO DA TABELA .............................................................................. 10
CHAVES ........................................................................................................... 10
CRIAO DE CHAVES PRIMRIAS .............................................................................. 10
GESTO DE UMA BASE DE DADOS ............................................................................. 11
RELAES ENTRE AS TABELAS .................................................................................. 12
CRIAR RELAES ENTRE TABELAS ..........................................................................................12
A INTEGRIDADE REFERENCIAL ..............................................................................................14

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS .................................................................... 15

INTRODUO DE DADOS.....................................................................................................15
REGRAS DE INTRODUO DE DADOS .......................................................................................16
ADICIONAR REGISTOS .......................................................................................................16
ESCONDER REGISTOS........................................................................................................17
SELECCIONAR REGISTOS ....................................................................................................17
COPIAR REGISTOS ...........................................................................................................18
MOVIMENTAO NA TABELA .................................................................................................18
ELIMINAR DADOS ............................................................................................................18
PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO ..................................................................................19
MOVER COLUNAS ............................................................................................................20
ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS.............................................................................................20

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS ...........................................21


O QUE UMA CONSULTA ........................................................................................ 21
PORQU UTILIZAR CONSULTAS ................................................................................. 22
CRIAR UMA CONSULTA ........................................................................................... 22
MODOS DE VISUALIZAO NA JANELA DAS CONSULTAS ...................................................... 23
SELECCIONAR CAMPOS .......................................................................................... 24
ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA ..................................................... 24
ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS ............................................................................ 24
RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA ......................................................................... 24
ORDENAES NA CONSULTA .................................................................................... 25
ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS ................................................. 26
VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES................................................................... 27
EXCLUIR CAMPOS DO DYNASET .............................................................................. 28
ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA ........................................ 29

CONSULTAS DE SELECO ...................................................................................... 29


O QUE SO CONSULTAS DE SELECO ..................................................................................... 29
SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS ................................................................................. 29
UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS)........................................................ 30
ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS ................................................................................ 30
SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES.......................................................................... 31
CRIAR CAMPOS(COLUNAS) DE CLCULO ................................................................................... 31
SELECCIONAR VALORES NICOS ........................................................................................... 31
CRIAR CONSULTAS COM VRIAS TABELAS ................................................................................. 32
CLCULO DE TOTAIS NAS CONSULTAS ..................................................................................... 32
CLCULO DE TOTAIS PARA GRUPOS DE REGISTOS ........................................................................ 34
ESPECIFICAR CRITRIOS DE SELECO EM CONSULTAS DE TOTAIS ...................................................... 34

CONSULTAS AVANADAS ........................................................................................ 35

CONSULTAS PARMETRO ................................................................................................. 35


CONSULTAS DE REFERNCIA CRUZADA .................................................................................. 37

ALTERAR DADOS ATRAVS DA CONSULTAS DE ACO ....................................................... 42

CRIAR CONSULTAS DE ACO ............................................................................................. 42


CRIAR CONSULTAS DE CRIAO DE NOVAS ................................................................................ 42
CRIAR CONSULTAS DE ELIMINAO ........................................................................................ 43
CRIAR CONSULTAS DE ADIO DE REGISTOS (ACRESCENTAR) .......................................................... 43
CRIAR CONSULTAS DE ACTUALIZAO ..................................................................................... 44

FORMULRIOS ................................................................................. 45
CRIAR FORMULRIOS ............................................................................................ 45
MOVIMENTAO NO FORMULRIO .............................................................................. 47
INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS ...................................................................... 47
LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR ......................................................................... 47
SUBSTITUIR DADOS .............................................................................................. 48
ORDENAO DE REGISTOS ...................................................................................... 48
FILTROS ........................................................................................................... 48
VANTAGENS DOS FILTROS .................................................................................................. 49
CRIAR E APLICAR UM FILTRO ............................................................................................... 49

FILTRAR POR SELECO .................................................................................... 49


FILTRAR POR FORMULRIO ................................................................................. 50
A ESTRUTURA DOS FORMULRIOS ............................................................................. 50

SELECO E MOVIMENTAO DOS OBJECTOS ............................................................................. 52


SELECCIONAR VRIOS OBJECTOS .......................................................................................... 52
REDIMENSIONAMENTO DOS OBJECTOS .................................................................................... 52
RGUA ....................................................................................................................... 53
PROPRIEDADES DOS OBJECTOS ............................................................................................ 53
INTRODUO DE CAMPOS LIGADOS ........................................................................................ 56
CAIXAS DE TEXTO DEPENDENTES........................................................................................... 57
LISTAS ....................................................................................................................... 57
OUTROS OBJECTOS.......................................................................................................... 60
DESENHAR ................................................................................................................... 60
FORMULRIOS COM MAIS DE UMA TABELA (SUBFORMULRIOS) ......................................................... 60

CRIAR UM SUBFORMULRIO SEM RECORRER AO ASSISTENTE ........................................... 63

BOTES DE COMANDO ...................................................................................................... 63

RELATRIOS ................................................................................... 69
CRIAR RELATRIOS .............................................................................................. 70
VISUALIZAO DO RELATRIO ................................................................................. 73
AMPLIAO/REDUO ........................................................................................... 73
MODOS DE VISUALIZAO DO RELATRIO .................................................................... 73
PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO .................................................................. 74
IMPRESSO ....................................................................................................... 74
ESTRUTURA DE UM RELATRIO.................................................................................. 74
RELATRIOS AGRUPADOS ....................................................................................... 76
ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATRIO ................................................................ 79
ORDENAR DADOS............................................................................................................ 79
AGRUPAR DADOS (REGISTOS) ............................................................................................. 80

MACROS .........................................................................................81
CRIAR UMA MACRO ............................................................................................... 81
ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTO DE COMANDO ........................................................... 82
MACRO "AUTOEXECUTVEL" .................................................................................... 83

CONCEITOS GERAIS SOBRE BASES DE DADOS


O QUE UMA BASE DE DADOS?
Uma base de dados uma qualquer coleco organizada de dados, respeitante a um
determinado assunto, que tem como objectivo armazenar informao num
computador e que criada com o propsito de facilitar o acesso a esses dados pelos
utilizadores. Neste caso, a informao pode ser entendida como um conjunto de
dados em forma de texto, nmeros ou grficos.
No nosso quotidiano, recorremos frequentemente a bases de dados no informticas,
embora de uma forma inconsciente. Com efeito, uma simples agenda telefnica, uma
coleco de selos ou lista de livros ou cds, sendo coleces de dados organizados,
constituem bases de dados.

O QUE UM SISTEMA DE GESTO DE BASES DE DADOS?


Um SGBD (do ingls DBMS - DataBase Management System) uma ferramenta
construda para gerir a informao que se encontra armazenada numa base de dados.
Um SGBD ajuda a adicionar nova informao medida que fica disponvel, a
actualizar a informao sempre que necessrio, a catalogar rapidamente a
informao, a realizar clculos com os dados e a imprimir a informao numa grande
variedade de formatos. Mais importante que tudo isto, permite-lhe encontrar
exactamente a informao pretendida.
Um SGBD deve disponibilizar um conjunto de tarefas para os utilizadores de um
modo geral e para o administrador de bases de dados em particular:
permitir a definio dos dados a armazenar, isto , criar a estrutura da base de
dados;
receber e armazenar a informao correctamente, por forma a evitar a sua
redundncia;
disponibilizar ferramentas de actualizao dos dados (insero, alterao e
eliminao);
facultar mecanismos de consulta e listagem/impresso da informao;
estabelecer medidas de segurana e nveis de acesso informao;

SGBDS RELACIONAIS
Um SGBDR (Sistema de Gesto de Bases de Dados Relacional) desenhado
especificamente para gerir informao que est organizada em uma ou mais tabelas,
consoante o assunto a que dizem respeito.
O termo relacional refere-se ao modo como um SGBD espera que estejam
organizados os dados que est a gerir. Uma relao, tal como denominada em
matemtica, simplesmente uma tabela de informao (isto , um receptculo de

dados) que est organizada ordenadamente em linhas e colunas, ou seja, num


formato tabular.
Listas de preos, formulrios de encomendas, listas telefnicas, contas dos clientes de
um banco e horrios de voos so apenas alguns exemplos de informao organizada
num formato tabular de modo os utilizadores poderem rapidamente extrair a
informao necessria.
A obrigatoriedade dos dados estarem organizados num formato tabular pode parecer
uma restrio, caso a informao que pretende gerir no esteja originalmente nesse
formato. Mas, quase todo o tipo de informao pode ser organizado de modo a ser
armazenada em uma ou mais tabelas.

CRIAR UMA BASE DE DADOS


Poder-se-ia comear a construir uma base de dados da mesma forma que
comeamos a criar uma folha de clculo: organizando a informao em linhas e
colunas, colocando frmulas de clculo onde as pensamos necessrias.
No entanto, quem j trabalhou de uma forma mais intensiva com bases de dados ou
folhas de clculo ter-se- apercebido que esta tcnica do comear logo a fazer,
apenas resolve os problemas imediatos.
Estabelecendo uma analogia com uma situao real, podemos dizer que a criao de
uma base de dados assemelha-se projeco e construo de uma obra de
engenharia. Sem um projecto bem definido, inevitavelmente a obra sofrer
constantes ajustamentos e consequentemente, na maior parte dos casos, um
agravamento dos seus custos. fundamental desenhar previamente a estrutura de
uma base dados, definindo que tipo de informao deve guardar e como vai ser
gerida.
Convm referir, a este propsito, o conceito de tabela. Numa base de dados, como j
foi referido, os dados so armazenados em tabelas e posteriormente manipulados de
formas diferentes consoante o objectivo, recorrendo para isso a vrios mecanismos.
Uma tabela uma coleco de dados acerca de um assunto especfico. Uma tabela
relacional simplesmente uma coleco de informaes cujos dados esto
relacionados entre si e que esto estruturados em colunas e linhas. A cada linha da
tabela designamos por registo, e a cada coluna, campo.
Por exemplo, uma tabela de Clientes poderia ter o seguinte aspecto

APRESENTAO DO MICROSOFT ACCESS


O Access um SGBD desenvolvido pela Microsoft, para o ambiente Windows. O
Access evidencia as seguintes caractersticas:
Ambiente grfico (o acesso informao visual e a sua manipulao com o
rato simplifica a execuo das tarefas mais complexas)
Navegao dos dados (as poderosas capacidades de pesquisa e de ligao a
outros SGBDS permitem localizar rapidamente a informao pretendida)
Funcionalidade ( operacionalmente semelhante a outros produtos Microsoft)
Produtividade (devido criao de macros que automatizam muitas tarefas,
sem ter de recorrer a uma linguagem de programao)

O ECR PRINCIPAL DO MICROSOFT ACCESS

Elementos do Ecr:
Barra de Ttulo
Botes de controle da janela
Barra de Menus
Barra de Ferramentas
Barra de Estado
rea de trabalho

O SISTEMA DE AJUDA
Quando se fala em sistemas de ajuda do Access, significa que existem trs formas
distintas de aceder ao ficheiro de Help, mas todas elas eficazmente concebidas por
forma a serem produtivas para os seus utilizadores. So elas: ajuda geral, ajuda
interactiva e os cue cards.

ASSISTENTES
Tal como todas as aplicaes recentes Microsoft, o Access tem sempre dois processos
de realizar uma determinada operao: o processo assistido e automtico recorrendo
aos Assistentes (Wizards), e o processo manual e profissional.

OS OBJECTOS DE UMA BASE DE DADOS EM ACCESS


Tal como foi dito anteriormente, uma base de dados armazena os seus dados em
estruturas tabulares (Tabelas) e recorre a um conjunto de ferramentas para gerir e
manipular esses dados.
Desta forma, identificamos 6 tipos de objectos que podem fazer parte de uma base
de dados:
Tabelas

local onde so armazenados os dados

Consultas

servem para localizar rapidamente osdados que esto


armazenados nas tabelas, especificando condies de pesquisa

Formulrios

servem para auxiliar a insero, visualizao, alterao e


eliminao dos dados das tabelas

Relatrios

permitem listar informao no ecr ou na impressora, com vrios


formatos

Macros

automatizam sequncias de tarefas repetitivas em Access, sem


recorrer a programao

Mdulos

so programas escritos utilizando a linguagem Access Basic

CRIAR UMA BASE DE DADOS EM ACCESS


Como j foi referido e nunca demais relembr-lo, para construir uma base de dados
h a imperativa necessidade de estabelecermos algumas regras que devem, tanto
quanto possvel, ser observadas. A saber:

Determinar o objectivo da base de dados


Definir que tabelas vamos criar na base de dados
Determinar os campos (informaes) dessas tabelas
Relacionar os dados dentro de cada tabela
Determinar as relaes entre as diferentes tabelas

1. Quando inicia o Microsoft Access pela


primeira vez, surge a janela da
aplicao sem apresentar qualquer
base de dados. De modo a abrir ou
criar uma base de dados, deve dar
. Surgir do
um clique no boto
lado direito da janela o Painel de
Tarefas conforme mostrado na
imagem da direita.
2. Se optar por criar uma base de
dados deve especificar um nome e
uma localizao para a base de
dados e faa clique sobre Criar.

A TABELA - O RECEPTCULO DE DADOS


O primeiro tipo de objecto a inserir numa base de dados consiste na tabela ou tabelas
que vo permitir o armazenamento dos dados.

O QUE UMA TABELA?


Uma tabela uma coleco de dados acerca de um assunto especfico. Por exemplo,
uma tabela de clientes contm informao sobre os clientes de uma empresa.

DEFINIO DE UMA TABELA


No caso dos dados no estarem armazenados em formato tabular, preciso pensar
em como se vai organizar essa informao em uma ou mais tabelas. Deve pensar nos
tipos de informao disponveis que definem os campos das tabelas.
Efectivamente, cabe ao utilizador/administrador da base de dados
satisfazer. por este motivo que o processo de definio de
resultar num processo complexo e moroso, porque nem sempre
utilizadores fornecem as pistas necessrias para classificar
categorias/assuntos.

o papel de cliente a
tabelas pode vir a
as apreciaes dos
a informao por

COMO CRIAR UMA TABELA?


Para criar uma tabela o separador
Tabelas deve estar visvel e em seguida
dar um clique no boto Novo, existente
na parte superior da janela da base de
dados.

Vista de Folha de Dados cria uma nova tabela sem qualquer identificao dos
campos a definir.
Vista de Estrutura

o processo manual para criar uma tabela. Ter que


identificar o nome dos campos a tratar, o tipo de dados
a inserir em cada um dos campos bem como as suas
propriedades.

Assistente de Tabelas

o modo automtico e assistido para criar uma tabela


atravs da explorao de um assistente.

Importao de Tabelas

permite importar uma tabela de um outro programa,


como por exemplo de outra base de dados ou de outra
aplicao como o EXCEL.

Ligao de Tabelas

permite estabelecer a ligao a outras tabelas de outra


base de dados.

O MTODO "VISTA DE ESTRUTURA"


Neste caso, o utilizador visualiza uma caixa de dilogo que est dividida em duas
partes. A parte de cima corresponde grelha de definio dos campos que
constituem a tabela, e em que cada linha corresponde definio de um campo. Uma
tabela pode ter at 255 campos. A parte inferior corresponde zona de definio das
propriedades associadas a cada campo da tabela.

Cada campo da tabela caracterizado por:

um Nome - coluna Nome do Campo


um Tipo de dados - coluna Tipo de Dados
uma Descrio opcional - coluna Descrio
um conjunto de Propriedades, que podem determinar o tipo de valores
aceites, o formato dos dados, a quantidade de dados a ser recebida, etc - rea
Propriedades do Campo.

NOME DE UM CAMPO
O nome de um campo pode ter at 64 caracteres de tamanho, incluir quaisquer
letras, algarismos, espaos e caracteres especiais, excepto o ponto, ponto de
exclamao, acento agudo e os parntesis rectos.

TIPOS DE DADOS
Cada campo da tabela tem de ter atribudo um tipo de dados (do ingls Data Type),
que determina o contedo que pode ser introduzido e o espao de armazenamento
em disco disponvel para esse campo.
Existem alguns aspectos a considerar e que ajudam no correcto funcionamento da
tabela, relativamente ao tipo de dados.

A que tipo de operaes vo ser sujeitos


os dados. Serviro como base para
clculos?
Ou
sero
simplesmente
nomes, descries, moradas, etc. E se
forem valores monetrios, o que que
fica guardado: todo o nmero, ou o seu
valor literal?
Que quantidade de espao, medido em
bytes, ser necessrio para o Access
guardar esses dados?

Que campos sero utilizados para ordenar e indexar as tabelas? Isto importante,
porque h dois tipos de campos - lgicos e OLE - que no podem ser utilizados nestas
operaes, e outros - numricos - que aumentam a velocidade de pesquisa.

Tipo de
Dados

Utilizao

O que guarda

Tamanho

Texto

Nomes, moradas, telefones, etc

Qualquer caracter - texto


e nmeros

At 255
caracteres

Memo

Comentrios e explicaes

Qualquer caracter - texto


e nmeros

At 64000
bytes

Nmero

Nmeros e clculos aritmticos

Valores numricos:
inteiros e com casas
decimais

1, 2, 4 ou 8
bytes

Data/Hora

Datas e horas

Datas e horas em
diferentes formatos

8 bytes

Valores monetrios

Valores em moeda e
permite at 15 dgitos
esquerda e 4 dgitos
direita da casa decimal

8 bytes

Nmeros sequenciais como cdigos

Nmero incrementado
automaticamente pelo
Access sempre que se
adiciona um novo registo

4 bytes

Sim/No

Valores booleanos:
Sim/No,
Verdadeiro/Falso,
Ligado/Desligado

1 bit

Objecto OLE

Fotografias, vdeos

Objectos criados noutros


programas utilizando o
protocolo OLE, que
podem ser ligados ou
inseridos numa tabela
Access

At 1 Gigabyte

Hiperligao

Endereos de E-mail ou sites da


Internet

Partes de uma
Hiperligao

at 2048
Caracteres

Assistente
de Pesquisa

Listas de valores atravs de Caixa


de Listagem ou Caixa de
Combinao

Pesquisa dados numa


outra tabela ou consulta

4 Bytes

Moeda

Numerao
Automtica
Sim/No
(lgico)

DESCRIO
A coluna intitulada por Descrio serve para colocar um comentrio/descrio acerca
do campo que est a criar, isto , uma identificao adicional, mas com carcter
opcional.

PROPRIEDADES
Quando estamos posicionados na coluna Tipo de Dados, activada a rea inferior
esquerda da caixa de dilogo. Nessa rea existem vrias clulas que permitem definir
as propriedades/caractersticas do campo que se est a criar ou a alterar. Estas
propriedades variam consoante o tipo de dados.

Tamanho do campo

Nmero mximo de caracteres possveis de introduzir no


campo texto ou nmero. Por defeito, assumido um
comprimento de 50 caracteres para campos texto e Nmero
Inteiro Longo para campos Nmero

Formatar

Define a aparncia dos dados, como o caso das datas.

Casas decimais

Existe quando o campo numrico e permite definir o n.


de casas decimais.

Mscara de introduo

Mscara de entrada que controla a introduo de dados


para o campo.

Legenda

Texto a ser utilizado para legendar o campo quando este


utilizado num formulrio ou relatrio.

Valor predefinido

Valor que assumido para o campo de cada vez que se


introduz um novo registo.

Regra de validao

Condies/critrios que controlam a entrada de dados.

Texto de validao

Mensagem que invocada pelo Access quando as regras de


validao no so respeitadas.

Necessrio

Se ou no obrigatria a introduo de dados para o


campo.

Permitir Comprimento
Zero

Permite (ou no) que o contedo de um campo do tipo


texto ou memo seja zero (sem quaisquer caracteres)

Indexado

Esta propriedade quando activada, permite que a tabela


fique ordenada por este campo. A indexao permite que as
pesquisas efectuadas ao contedo do campo sejam mais
rpidas. A indexao sem duplicados no permite a
repetio de dados em registos diferentes

TERMINAR A CRIAO DA TABELA


Para terminar o trabalho, resta agora fechar a caixa de dilogo de criao da tabela.
Surgir ento uma caixa de dilogo a questionar o utilizador se pretende gravar as
alteraes efectuadas tabela (neste caso, a criao da mesma). Respondendo
afirmativamente, ter em seguida de atribuir um nome tabela.

CHAVES
Uma das grandes vantagens dos SGBDRs como o Access a possibilidade de
localizar rapidamente determinada informao. A sua comprovada eficincia provm
de um mecanismo interno que atribui a um conjunto de campos a tarefa de identificar
de uma forma nica cada registo da tabela.
Deste modo, a um campo ou a um conjunto de campos que identificam de uma forma
nica, sem duplicaes nem valores nulos, um registo na tabela d-se o nome de
Chave Primria.
A definio de uma chave primria traz grandes vantagens, nomeadamente ao nvel
das seguintes operaes:
pesquisa de registos, que se torna consideravelmente mais rpida uma vez que
para o campo chave primria criado automaticamente um ndice
ordenao dos registos, visvel aquando de operaes de consulta ou listagem de
informao
integridade dos dados armazenados no campo chave primria, uma vez que o
Access no permite duplicao de valores nem valores nulos
Pelos motivos acima referidos, todas as tabelas devem ter chave primria constituda
por um ou mais campos.
Uma chave primria composta (mais que um campo) ser necessria quando no
exista um s campo que identifique de uma forma nica o registo, algo que s
possvel se agregarmos a informao desse campo com a de outro campo obtendo
deste modo um registo nico.

CRIAO DE CHAVES PRIMRIAS


Quando se grava uma tabela sem se ter definido uma chave primria, o Access
apresenta uma caixa com um aviso, alertando para o facto de a chave primria no
existir e sugerindo a criao da mesma.

Se responder afirmativamente, o Access vai adicionar um novo campo, do tipo


Numerao Automtica, com o nome Cdigo e que vai permitir identificar de uma
forma nica cada registo da tabela.
Se a resposta for No, ento mais tarde, teremos que definir um dos campos
existentes na tabela como chave primria.
Para definir a chave primria:
1. No modo de visualizao Estrutura, ou seja, visualizando a estrutura da
tabela, seleccionar a linha ou linhas correspondentes aos campos que iro
constituir a chave primria
2. Dar um clique no boto

Chave Primria.

GESTO DE UMA BASE DE DADOS


H a considerar alguns aspectos relacionados com a segurana das bases de dados e
com o espao que ocupam.
Compactar (Compacting)
De forma a optimizar o espao disponvel no disco, recomendvel que
periodicamente se proceda compactao da base de dados. A compactao consiste
na desfragmentao do ficheiro da base de dados.
Abra o menu Ferramentas / Utilitrios de Base de dados / Compactar e
Reparar a base de dados.

RELAES ENTRE AS TABELAS


O Microsoft Access uma Base de Dados Relacional e por isso, podemos visualizar
simultaneamente informao proveniente de duas ou mais tabelas, se estas
estiverem relacionadas entre si por campos em comum.
O Access utiliza as relaes definidas entre Tabelas, para:
estabelecer automaticamente as relaes entre tabelas quando estas so
utilizadas na criao de Consultas
visualizar os registos relacionados em "Subformulrios" ou "Subrelatrios".
(Quando se arrasta um Formulrio ou Relatrio para dentro de outro
Formulrio ou Relatrio, o Access utiliza as relaes entre tabelas para mostrar a
informao correcta (relacionada) no "Subformulrio" ou "Subrelatrio".
activar a integridade referencial (respeitar as relaes entre tabelas quando se
adicionam, alteram ou eliminam registos)
Relacionam-se tabelas ou consultas por um ou mais campos que contm a mesma
informao (tipo de dados). Na maior parte dos casos, os campos tm o mesmo
nome e frequente a relao estabelecer-se entre a chave-primria de uma tabela e
um campo, que no chave-primria, da outra tabela.
Para o exemplo que se segue, optamos por criar uma base de dados para controlo de
facturas. Construmos 2 tabelas:
Uma para guardar os dados dos clientes;
E outra para as respectivas facturas.

CRIAR RELAES ENTRE TABELAS


1. Activar o boto

ou no menu Ferramentas escolher o comando Relaes

2. Surgir uma janela como na figura seguinte

Adicione as tabelas ou consultas para as quais pretende estabelecer relaes.


3.

Para adicionar tabelas ou consultas


janela das relaes deve dar um clique
no boto
de dilogo

e surgir a seguinte caixa

4.

Seleccionar a tabela ou tabelas que


pretende adicionar janela das
relaes

5.

Para criar a relao entre duas tabelas


deve seleccionar o campo da tabela
primria e arrastar para cima do campo
da tabela relacionada. Quando largar o
boto surgir a caixa das relaes
conforme mostra a figura seguinte

6. Opte pela activao da integridade referencial entre as duas tabelas e confirme no


boto Criar.

A INTEGRIDADE REFERENCIAL
A integridade referencial impe regras para as relaes entre tabelas, que so
observadas quando se introduzem, alteram ou eliminam registos. Se activar a
integridade referencial, o Access impede o utilizador de:
adicionar registos a uma tabela relacionada quando no existe um registo
associado na tabela primria
alterar valores numa tabela primria em funo dos quais resultariam registos
rfos (sem relao) numa tabela relacionada
eliminar registos de uma tabela primria quando existam registos relacionados
na tabela relacionada
eliminar qualquer tabela ou campos relacionados enquanto no eliminar a
relao
A integridade referencial refora as relaes entre Tabelas protegendo-as de
eliminao dos dados de uma forma acidental.
Tipos de Relaes
Quando activada a integridade referencial, o Access permite a alterao das opes
que se encontram na parte inferior da caixa de dilogo. No lado esquerdo encontra-se
o tipo de relao que estabelecido.
Um-Para-Um
Um-Para-Muitos

(a cada registo da tabela primria corresponde um e um


s registo na tabela relacionada)
(a cada registo da tabela primria podero corresponder
vrios registos na tabela relacionada)

Eliminao e Actualizao em cascata


Quando a integridade referencial activada, o Access no permite a realizao de
determinadas operaes. Mas em determinadas circunstncias existe a necessidade
de se contrariar este comportamento quando se pretendem realizar alteraes ou
eliminaes em tabelas primrias e que se reflictam nas tabelas relacionadas. Assim,
temos duas opes que podem ser ligadas:
Propagar Actualizao dos campos relacionados (actualiza todos os
registos das tabelas relacionadas quando existem alteraes na chave-primria
da tabela primria)

Propagar Excluso dos registos relacionados (elimina todos os registos das


tabelas relacionadas quando for eliminado o correspondente registo na tabela
primria)

Por norma, estas opes s devem ser activadas quando o utilizador pretende proceder a
alteraes e eliminao dos registos nas tabelas primrias e que essas modificaes tenham
repercusso nas tabelas relacionadas. Caso contrrio, recomendvel que estas opes
permaneam desligadas.

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS


Aps a criao de uma tabela, o utilizador pode introduzir dados para essa tabela.
Poder tambm, posteriormente, manipular esses dados introduzidos provocando
alteraes, eliminao ou copiar os dados.
Para introduzir dados para uma tabela, basta dar um duplo clique no respectivo nome
da tabela, ou, em alternativa, seleccionar a tabela e dar um clique no boto Abrir da
janela da base de dados.
Surgir ento uma janela com a tabela sob a forma tabular (Folha de Dados) onde
cada coluna representa um campo da tabela e cada uma das linhas, um registo. Os
nomes dos campos encontram-se na primeira linha da grelha de clulas.

Por se tratar da primeira vez que se inserem dados, s existe uma linha que se
encontra vazia. medida que se introduzem registos iro aparecer novas linhas
vazias.

INTRODUO DE DADOS
Para introduzir dados, basta comear a escrever na primeira clula.
Automaticamente, abre-se uma nova linha em branco abaixo da linha corrente.

Se tiverem sido definidas regras de validao para os campos, as mesma sero


observadas quando for confirmado (atravs da tecla Enter) o contedo para o campo.
Caso os dados inseridos no campo no correspondam ao tipo especificado aquando da
criao da estrutura da tabela, surgir a seguinte caixa de dilogo:

Aps a introduo de cada registo, automaticamente o Access grava-o na tabela.

REGRAS DE INTRODUO DE DADOS


Relativamente introduo de valores nos campos existem algumas regras a ter em
considerao:
num campo Nmero (Number) ou Moeda (Currency) no pode escrever
letras e sinais de pontuao (excepto os sinais -, . , , e os parntesis
curvos
um campo Sim/No (Yes/No) s aceita as palavras Sim, No, Verdadeiro,
Falso, Ligado, Desligado (Yes, True, On, No, False, Off). Tambm pode
introduzir um nmero, sendo o 0 convertido para No e outro nmero
qualquer convertido para Sim
o valor de um campo Data/Hora (Date/Time) tem de estar conforme com o
formato de data especificado no cone Definies Regionais (Regional
Settings) do Painel de Control (Control Panel).
um campo Numerao Automtica (Counter) no aceita nenhum valor.
um campo de preenchimento automtico.

ADICIONAR REGISTOS
Em virtude da ordem dos registos no ser relevante aquando da sua introduo, o
Access no permite que o utilizador insira registos entre os j existentes. permitido
apenas a adio de registos no fim da tabela. Para tal, basta escolher a opo
Registo do menu Inserir ou Ir Para/Novo no menu Editar.

O smbolo + que surge no lado esquerdo dos registos tem como funo mostrar
(permite edio) os registos relacionados na tabela Facturas.

ESCONDER REGISTOS
Pode esconder os registos j introduzidos de modo a no alterar, inadvertidamente, o
contedo dos campos. Para tal, basta escolher a opo Introduo de dados no
menu Registos. A tabela assumir a aparncia de uma tabela que ainda no possui
qualquer registo.
Para voltar a ver todos os registos, deve escolher a opo Remover
Filtro/Ordenao no menu Registos.
Copiar valores
De modo a facilitar a introduo de valores repetidos no mesmo campo de registos
seguidos, pode optar pela utilizao da combinao de teclas CTRL+. Se pretender
copiar valores de campos de registos no adjacentes, ter de recorrer ao binmio
Copiar/Colar (Copy/Paste).

SELECCIONAR REGISTOS
Para efectuar qualquer operao sobre um registo como, por exemplo, copiar ou
eliminar um registo, ter de o seleccionar posicionando o cursor na zona/barra de
seleco que se situa na coluna esquerda do primeiro campo da tabela ao lado do
registo que se pretende seleccionar e dar um clique.

Para seleccionar um conjunto de registos, seleccione o primeiro registo do conjunto e,


carregando na tecla SHIFT seleccione o ltimo registo do conjunto.

Para seleccionar todos os registos de uma tabela poder optar por escolher a opo
Seleccionar todos os registos no menu Editar ou, em alternativa, dar um clique
no quadrado existente do lado esquerdo do nome do primeiro campo (como numa
folha de clculo):

COPIAR REGISTOS
Para copiar registos, dever seleccionar, em primeiro lugar, o(s) registo(s) que
pretende copiar, copi-los e finalmente escolher a opo Colar acrescentando no
menu Editar.
Os
registos
sero
acrescentados
automaticamente
independentemente do registo corrente.

no

fim

da

tabela,

MOVIMENTAO NA TABELA
Para se movimentar nos campos e nos registos pode utilizar as mesmas tcnicas da
folha de clculo. Para alm disso, o utilizador pode recorrer caixa de deslocamento
vertical (elevador), existente no lado direito do ecr para se posicionar num
determinado registo.
Para se posicionar num registo especfico, poder recorrer barra de controle
existente no canto inferior esquerdo do ecr, posicionando o cursor na clula direita
da palavra Registo: e digitar um novo valor confirmando atravs da tecla Enter:

ELIMINAR DADOS
Para eliminar o contedo de um campo, o utilizador deve seleccionar o respectivo
valor e utilizar a tecla Delete ou Backspace. Poder optar pelo comando Cortar do
menu Editar ou dar um clique no boto

Para desfazer a operao de eliminao, utilize a tecla Esc, ou escolha o comando


Anular do menu Editar, ou o boto

Para eliminar um ou mais registos, seleccione-os e utilize a tecla Delete ou escolha a


opo Eliminar no menu Editar.

O Access solicitar ao utilizador que confirme a operao de eliminao dos registos


seleccionados.

PARAMETRIZAO DA JANELA DE EDIO


Embora a janela de visualizao/edio seja suficientemente explcita para as funes
que lhe competem, h sempre a hiptese de alterar o seu aspecto, adequando-a ao
modo ao utilizador. Esta alterao do aspecto pode ir desde o aumento ou diminuio
da largura das colunas ou da altura das linhas, at ao congelamento de colunas,
entre outras.
Este tipo de alteraes gravado juntamente com a estrutura da tabela sempre que
se fecha a janela. As operaes de parametrizao podem aplicar-se s colunas,
linhas ou a toda a janela.
Colunas
Para alargar ou diminuir a largura de uma coluna, deve colocar o cursor no separador
(linha vertical) existente entre a coluna/campo e a coluna/campo seguinte e arrastar
o cursor na direco desejada.
Poder efectuar um duplo clique para ajustar automaticamente a largura de uma
coluna.
Congelamento/descongelamento de colunas
muito frequente a necessidade de manter um determinado nmero de colunas
sempre visvel esquerda da janela, afim de permitir a leitura simultnea de dados
colocados em colunas fisicamente distantes umas das outras. A isto chama-se
congelamento (manter um n. de colunas fixas), sendo o oposto,
descongelamento.
Esta uma situao vulgar quando se trata de tabelas extensas, isto , tabelas com
muitos campos que ocupam mais espao do que a largura do ecr.
Para congelar colunas dever, em primeiro lugar, seleccionar as colunas
pretendidas. Para o fazer dever posicionar o cursor por cima do nome identificador
do campo e efectuar um clique. A coluna ficar seleccionada e de seguida deve
escolher o comando Fixar colunas no menu Formatar.
Para fazer o inverso, ou seja, descongelar as colunas deve escolher o comando
Libertar todas as colunas no menu Formatar.

MOVER COLUNAS
Por vezes, h necessidade de alterar a ordem natural das colunas, por forma a
modificar a sua disposio na tabela. Pode mover colunas sem problemas, dado que
esta operao no vai afectar a estrutura da tabela, uma vez que se trata apenas de
um efeito visual (a nvel de ecr).
Para mover uma ou mais colunas basta seleccionar a coluna ou colunas e arrastar o
selector da coluna para o local pretendido.

ESCONDER/MOSTRAR COLUNAS
Um efeito com algumas semelhanas ao do congelamento o de esconder colunas.
O facto de se poder esconder colunas consecutivas de uma tabela e posteriormente
faz-las reaparecer uma caracterstica til nas seguintes situaes:
Quando a tabela tem muitos campos e que no podem ser visualizados num s
ecr
Quando existe informao confidencial que s dever ser visvel em algumas
situaes
Para esconder colunas, seleccione a(s) coluna(s) que pretende esconder e escolha a
opo Ocultar Colunas no menu Formatar.

Em qualquer circunstncia, poder recorrer ao menu de contexto (sensitive menu) que se


obtm atravs da tecla direita do rato.
Para fazer reaparecer as colunas ter de utilizar a opo Mostrar Colunas no menu
Formatar. Surgir uma caixa com a lista de campos da tabela, com a indicao dos
que esto escondidos, seleccionar o campo que pretende fazer reaparecer e dar um
clique no boto Fechar.

CONSULTAR A BASE DE DADOS - CONSULTAS


Uma das principais capacidades de qualquer base de dados a possibilidade de
consultar os dados nela existentes.
As consultas permitem questionar a base de dados, ou seja, permitem consultar os
dados guardados nas tabelas da base de dados.
As consultas no so mais do que uma extenso dos filtros, introduzindo novas
potencialidades. O Access fornece uma ferramenta de consulta por exemplo (QBE Query-By-Example) que pode ser utilizada para visualizar apenas determinados
campos ou registos de uma tabela, ordenar registos pela ordem desejada e
inclusivamente, realizar clculos.
A consulta consiste numa questo colocada base de dados e cuja resposta
constituda por um subconjunto dos dados existentes na tabela pesquisada. como
aplicar um filtro a uma determinada tabela, permitindo apenas a visualizao dos
registos/campos que obedecem a determinados critrios.

O QUE UMA CONSULTA


Como j foi dito, uma consulta permite questionar uma ou mais tabelas de uma base
de dados.
As Consultas mais comuns so os de seleco (Select Queries). Este tipo de
Consultas permite visualizar, analisar e alterar os dados das tabelas.
Podemos visualizar dados de uma ou mais tabelas. A execuo da Consulta tem como
resultado uma seleco de dados provenientes de uma ou mais tabelas, a que se d o
nome de Dynaset.
O Dynaset apresenta-se e comporta-se como uma tabela, mas na realidade no
uma tabela. Constitui um conjunto de dados provenientes de uma ou mais tabelas,
seleccionados e ordenados de acordo com o que foi especificado na consulta.
Podemos adicionar ou modificar os dados de um Dynaset como uma tabela. As
alteraes iro afectar as tabelas utilizadas na consulta.
Uma consulta de seleco o tipo de consulta mais comum, embora o Access permita
tambm criar outros tipos de consultas:
Tabela de Referncia Cruzada

So utilizadas para a visualizao dos registos em


folha de clculo, na qual os dados obtidos surgem
da interseco entre dois campos.

Criar Tabela

utilizada para criar uma tabela com base em


registos de outras tabelas.

Actualizar

Permite efectuar alteraes em


atravs de uma nica operao.

Acrescentar

Quando se pretende adicionar registos de uma outra


tabela.

Eliminar

Permite eliminar registos.

muitos

registos

PORQU UTILIZAR CONSULTAS


Com as Consultas possvel:
Escolher campos, registos; ordenar registos; colocar questes relativamente a vrias
tabelas; realizar clculos; utilizar uma consulta como objecto para formulrios,
relatrios e outras consultas; fazer alteraes aos dados das tabelas.

CRIAR UMA CONSULTA


Tal como acontece com a criao de Tabelas, existem duas alternativas no processo
de criao de consultas.

Optando pela via Assistentes de Consultas, o Access disponibiliza 4 tipos de


consultas:
Assistente de Consulta Simples
Assistente de Consultas de Referncia Cruzada: apresenta os dados num
formato tabular compacto no qual existe informao cruzada.
Assistente de Consultas Localizar Duplicados: apresenta um dynaset
com registos repetidos existentes numa tabela ou consulta.
Assistente de Consultas Localizar no Correspondentes: apresenta um
dynaset com registos de uma tabela que no tenham registos relacionados
noutra tabela.
Optando pela via Modo de Estrutura, o Access apresenta uma caixa com a lista de
tabelas e/ou consultas existentes na base de dados. O passo seguinte consiste em
seleccionar a tabela ou tabelas, Consulta ou Consultas e dar um clique no boto
Adicionar.

Quando so seleccionadas pelo


menos duas tabelas que esto
relacionadas por um ou mais
campos,
essa
relao

automaticamente evidenciada pelo


aparecimento do trao de unio
entre as mesmas, indicando o tipo
de
relao
existente.
Se
porventura a relao entre as
tabelas no existir, pode ser
criada.

MODOS DE VISUALIZAO NA JANELA DAS CONSULTAS


Modo de Estrutura - criar ou alterar a estrutura da consulta

Modo Consulta - visualizar os dados (dynaset) obtidos pela consulta

SELECCIONAR CAMPOS
Aps a seleco das tabelas, o passo seguinte consiste em escolher os campos a
incluir na consulta.
Para colocar um campo na grelha QBE (query by example) existem duas
alternativas:
1. Dar um duplo clique no campo.
2. Seleccionar o campo e arrast-lo (Drag & Drop) para a clula Campo na
grelha QBE.
Para adicionar todos os campos existem, tambm, dois mtodos:
1. Dar um duplo clique na barra de ttulo da lista de campos arrast-los para a
grelha QBE.
2. Arrastar o asterisco, que surge no topo da lista de campos, para a grelha
QBE. A vantagem deste processo, consiste em no haver a necessidade de
alterar a consulta quando a tabela sofre alteraes na sua estrutura.

ARRUMAR, INSERIR E ELIMINAR CAMPOS NA CONSULTA


Para mover um campo:
Apontar para o selector de coluna e arrast-la para uma nova posio
Para inserir um campo:
Seleccionar o campo na lista da tabela e arrast-lo para cima de uma coluna na
grelha QBE.
Para eliminar um campo:
Seleccionar a respectiva coluna e utilizar a tecla Delete.

ALTERAR A LARGURA DAS COLUNAS


Apontar o cursor para o limite direito da coluna e arrastar para a direita ou esquerda
consoante pretender alargar ou estreitar.
De modo a ajustar automaticamente a largura da coluna basta dar um duplo clique.

RENOMEAR OS CAMPOS NA CONSULTA


Poder surgir a necessidade de alterar o ttulo de uma determinada coluna do
dynaset, uma vez que o nome do campo no sugestivo ou suficiente para a
identificar. Assim, para renomear um campo da consulta:
1. Abrir a consulta em modo estrutura ou passar para o modo estrutura se estiver
no modo consulta.
2. Clique esquerda do nome do campo na grelha QBE
3. Escreva o novo nome seguido de dois pontos.

Passe para o Modo Consulta:

ORDENAES NA CONSULTA
Quando executada a consulta e visualizado o respectivo dynaset torna-se
frequente, e extremamente til, a visualizao dos dados obedecendo a uma
determinada ordem. Quando se ordenam registos, podemos coloc-los por ordem
alfabtica ou numrica.
Criar uma consulta com ordenao de dados por um determinado campo ou campos,
torna-se til na medida em que a podemos utilizar na construo de um formulrio ou
relatrio.
Para especificar uma ordenao numa consulta:
Dar um clique na clula Ordenao e seleccionar o tipo de ordenao:
Ascendente ou Descendente.

Pode ser especificada mais que uma


ordenao, desde que as ordenaes
estejam encadeadas. O Access ordena a
partir da 1 coluna esquerda (a que
apresenta ordenao) para a ltima
direita (a que apresenta ordenao).
No podem ser utilizados campos do tipo
Memo ou OLE para ordenao.
Neste exemplo a consulta ordena os
registos por Nmero de Factura.

ESPECIFICAO DE CRITRIOS DE SELECO DE REGISTOS


De modo a limitar o dynaset a mostrar apenas alguns registos, deve ser
especificado na clula Critrio uma ou mais condies. Esta condio traduz-se numa
expresso que informa o Access relativamente aos registos que deve seleccionar e
apresentar no dynaset.
Para criar uma expresso dispomos de duas alternativas:
1. Recorrer ao boto

Compilar disponvel na Barra de ferramentas.

2. Escrever a expresso directamente na clula.

Se for conhecida a sintaxe da expresso que pretendemos definir como critrio, torna-se mais
simples e rpido utilizar a segunda alternativa, ou seja, escrever a expresso directamente na
clula.

Nesta consulta so visualizadas todas as facturas que NO tenham sido recebidas.

Nesta consulta que utiliza duas tabelas relacionadas so solicitadas todas as facturas
efectuadas Entre 01-01-2002 E 31-03-2002. O dynaset consequente
apresentar todas as facturas ordenadas por nmero de factura e cuja data de
factura esteja dentro do intervalo definido.
Esta consulta mostra todas as facturas do Cliente n. 4 entre 01/01/2002 e
31/03/2002.

VISUALIZAR E CONFIGURAR PROPRIEDADES


Em Access, as propriedades de uma consulta determinam as caractersticas e o
funcionamento dessa mesma consulta.
Qualquer campo de uma consulta e toda e qualquer lista de campos de uma consulta
contm propriedades, e que so as seguintes:
Propriedades da Consulta: Determinam o comportamento de uma consulta
no seu todo. Por exemplo, pode definir uma propriedade que iniba, no
dynaset, o aparecimento de valores duplicados.

Propriedades do Campo: Afecta as caractersticas dos dados num campo.


Por exemplo, poder alterar o formato dos dados, esconder no dynaset o
aparecimento de um campo, etc.
Propriedades de uma lista de Campos: Afecta uma das listas de campos
(tabelas ou consultas) existentes na consulta. Por exemplo, poder especificar
um nome que identifique uma lista de campos.
Para visualizar, configurar e modificar as propriedades dos objectos de uma consulta:
1. Seleccionar o campo, lista de campos ou consulta
Para seleccionar um campo, dar um clique na clula Campo
Para seleccionar uma lista de campos, dar um clique em qualquer stio
da lista
Para seleccionar a consulta, dar um clique em qualquer zona fora da
QBE e da lista de campos.
2. Dar um clique no boto Propriedades disponvel na Barra de ferramentas, ou
escolher o comando Propriedades no menu Ver.

EXCLUIR CAMPOS DO DYNASET


S pelo facto de se incluir numa consulta este ou aquele campo, no significa a
obrigatoriedade do seu aparecimento no dynaset. Por exemplo, pode pretender
visualizar todas as Facturas de um determinado Cliente sem, contudo, visualizar se
foi recebida ou no.

Basta para tal, desligar a caixa Mostrar no QBE do campo que se pretende inibir no
dynaset.

ADICIONAR E ELIMINAR TABELAS OU CONSULTAS NUMA CONSULTA


Quando se est a desenhar uma consulta frequente acontecer a necessidade de
invocar uma outra tabela ou consulta. Para tal, basta dar um clique no boto
Mostrar tabela disponvel na Barra de ferramentas ou, em alternativa, escolher o
comando Mostrar tabela do menu Consulta.

CONSULTAS DE SELECO
O QUE SO CONSULTAS DE SELECO
Quando uma consulta de seleco executada, o Access apresenta um subconjunto
de registos num formato tabular (tal como uma tabela). Na maior parte dos casos,
este subconjunto permite que se faam alteraes nos registos e que so
provenientes das tabelas utilizadas na consulta. A este subconjunto d-se o nome de
Dynaset (subconjunto de registos dinmico).
Sabendo especificar critrios de seleco de registos, constitui a chave para desenhar
consultas - simples e complexas. Alguns exemplos comuns de critrios de seleco
que permitem obter:
um conjunto de registos que mostre as facturas emitidas entre 01/06/02 e
10/06/02.
todos os nomes de clientes comeados pelas letras Soc.
todas as facturas no recebidas.

SELECCIONAR INTERVALOS DE REGISTOS


Identifique um intervalo, numa expresso de critrio, atravs de operadores de
comparao (<,>,<>,<=,>=) ou pelos operadores Entre...E.

UTILIZAO DE CARACTERES DE AMBIGUIDADE (WILDCARDS)


Poder utilizar caracteres de ambiguidade para seleco de determinados registos.
Por exemplo, seleccionar todos os clientes cujo nome comece pelas letras Soc..
indiferente a utilizao de maisculas e minsculas quando utilizadas com os
wildcards (Obtm-se o mesmo resultado com Soc* ou soc*).

ESPECIFICAO DE CRITRIOS MLTIPLOS


Para um campo:
Com a utilizao de critrios mltiplos, o intervalo de pesquisa torna-se mais curto e
obtm-se exactamente a informao pretendida. Por exemplo, quais os montantes
facturados cujo valor maior que 50000 e menor que 150000.
Para especificar vrios critrios para o mesmo campo, devem utilizar-se os
operadores E e Ou.

Para vrios campos:


Tambm possvel especificar critrios para vrios campos. Por exemplo, visualizar
todos os clientes cujo nome comece pela nome Joaquim, que no tenham pago as
facturas a partir de 01/02/99.

Por exemplo, visualizar todos os clientes comeados por S cujas facturas foram
recebidas ou todos os clientes comeados por J cujas facturas ainda no foram
recebidas.

SELECCIONAR REGISTOS QUE CONTM VALORES


De modo a encontrar registos que num campo no contenham valores nulos, recorrese expresso No Nulo. Por exemplo, encontrar clientes que tenham nmero de
Telefone.

CRIAR CAMPOS(COLUNAS) DE CLCULO


Quando se adicionam campos a uma consulta, no estamos limitados apenas aos
campos provenientes da tabela ou tabelas. Podemos utilizar expresses para criar
campos de clculo. Por exemplo, calcular o valor da IVA a 19%.

SELECCIONAR VALORES NICOS


Por defeito, uma consulta retorna todos os registos que satisfazem os critrios
especificados. Por exemplo, suponha que pretende seleccionar uma lista de
Localidades de todos os Clientes. O resultado obtido, seria um dynaset com todos
os Clientes e respectiva Localidade e muito provavelmente uma repetio de algumas
Localidades, uma vez que podem existir vrios Clientes da mesma Localidade. Para
eliminar no dynaset as repeties relativamente Localidade, teria que activar a
propriedade da consulta Valores Exclusivos para Sim.

CRIAR CONSULTAS COM VRIAS TABELAS


Uma das principais vantagens e caractersticas de uma consulta consiste na
possibilidade de se juntarem vrios campos provenientes de diferentes tabelas. Para
que isto acontea necessrio escolher as tabelas que se possam relacionar entre si.
Podem ser adicionadas vrias tabelas na altura da criao da consulta ou no decorrer
da construo do mesmo, recorrendo ao comando Mostrar Tabela do menu
Consulta, ou em alternativa dar um clique no boto

Na maior parte dos casos as relaes entre as tabelas so automticas uma vez que
foram definidas aquando da sua construo. O Access mostra automaticamente uma
linha de unio entre os campos das tabelas pelos quais as tabelas se relacionam. Nas
extremidades da linha de unio surge o smbolo 1(um) do lado da tabela cujo campo
de relao constitui a chave primria dessa tabela e o smbolo (muitos) do lado da
tabela cujo campo de relao se relaciona com a chave primria da primeira tabela.
Se no tiverem sido definidas relaes entre tabelas aquando da sua construo, o
Access estabelece, todavia, uma ligao entre tabelas desde que tenham o campo em
comum com o mesmo nome, do mesmo tipo e se um deles constituir chave primria
de uma das tabelas. Neste caso, os smbolos 1 e no surgem porque a integridade
referencial no est activa.
Se o Access no criar qualquer linha de unio entre tabelas, o utilizador poder
desenhar o trao de unio entre as tabelas da seguinte forma:
Seleccionar o campo numa das tabelas e arrast-lo para cima do campo da
outra tabela e largar.

CLCULO DE TOTAIS NAS CONSULTAS


Podem ser realizados clculos para grupos de registos recorrendo a consultas de
totais. O resultado de uma consulta de totais um snapshot, tipo de subconjunto
de registos que no permite alteraes, contrariamente ao dynaset.
Para calcular totais para todos os registos de uma tabela:

1. Crie uma consulta com campos


para os quais pretende calcular
totais.
2. No menu Ver, escolha o comando
Totais (ou d um clique no boto

Exemplo:

Totais na barra de
ferramentas).
3. Na clula Total de cada campo
escolha um tipo de clculo.
4. Passe para o modo consulta para
visualizar o resultado.

Esta consulta permite visualizar todos os Nomes dos Clientes conjuntamente com o
somatrio dos Totais das respectivas facturas.

Relativamente aos tipos de clculo (funes agregadas) e que so acessveis atravs


das clulas Total so os seguintes:
Agrupar Por

permite agrupar registos por campos

Soma

apresenta a soma das ocorrncias num determinado


campo

Mdia

calcula a mdia de um conjunto de valores

Min/Mx

apresenta o valor mais baixo/alto, respectivamente

Contar

conta o n. de ocorrncias

Desvp

apresenta o desvio padro relativamente mdia

Var

varincia

Primeiro/ltimo

primeiro/ltimo registo do conjunto de registos

Expresso

permite a introduo de uma expresso de clculo

Onde

restringe a consulta

CLCULO DE TOTAIS PARA GRUPOS DE REGISTOS


Frequentemente, h a necessidade de
se realizarem clculos, no em todos os
registos mas em grupos de registos. Por
exemplo, calcular a quantidade de
facturas emitidas por dia bem como a
soma dos respectivos valores.
Na construo de uma consulta de
seleco com totais, so especificados
os campos pelos quais se pretendem
agrupar os registos e os campos para os
quais se pretendem atribuir totais
(clculos).

ESPECIFICAR CRITRIOS DE SELECO EM CONSULTAS DE TOTAIS


Como em qualquer outra consulta de seleco, nestes tambm podemos estabelecer
condies que restrinjam o resultado da consulta (snapshot ou dynaset).

Por outro lado, tambm possvel estabelecer condies para campos que tenham
funes de clculo.

Nesta consulta so visualizados os clientes que tiveram mais do que 2 facturas.

CONSULTAS AVANADAS
CONSULTAS PARMETRO
Se frequentemente utilizamos a mesma consulta mas com alterao de critrios de
cada vez que executado, podemos poupar tempo e trabalho se em alternativa
construirmos uma consulta do tipo Parameter.
Uma consulta do tipo Parameter consiste no aparecimento de uma caixa de dilogo
que solicita o critrio que ir condicionar o resultado da consulta.
Para criar uma consulta com um parmetro (Parameter):
1. Criar uma consulta de seleco pelos processos j conhecidos
2. Arrastar os campos para a grelha QBE
3. Na clula Critrio do campo para o qual se pretende aplicar uma condio,
introduzir entre parntesis rectos o texto (parmetro) que ir identificar a caixa
de dilogo. O texto introduzido deve ser diferente do nome do respectivo campo.

4. Execute a consulta. Surge no ecr uma caixa de dilogo para o utilizador


introduzir o critrio com o qual pretende restringir o resultado da consulta.

5. Introduza um valor e confirme em OK.


6.

possvel, igualmente criar uma consulta que contenha mais do que um parmetro.
Podemos especificar um parmetro para alguns campos ou mltiplos parmetros para
o mesmo campo.

Neste exemplo, quando a consulta executado surgem sequencialmente duas caixas


de dilogo para a introduo das duas datas (01/01/99 e 31/01/99) de modo a
especificar um determinado perodo de tempo.

CONSULTAS DE REFERNCIA CRUZADA


As consultas de referncia cruzada permitem agrupar dados em categorias e
apresentam valores num formato compacto semelhante a uma folha de clculo.
Por exemplo, suponha que pretende analisar as vendas totais por Cliente em cada
Ms (dia, trimestre, semestre ou ano) processado.
Uma consulta de referncia cruzada, como o prprio nome indica, permite cruzar
informaes de modo a obtermos um determinado resultado para anlise.
Para rapidamente construir uma consulta de referncia cruzada dever optar pelo
Assistente de Consultas de Referncia Cruzada. Quando executado uma
consulta deste tipo, o resultado consiste num snapshot (estrutura tabular que no
permite actualizao/alterao dos dados que so apresentados, contrariamente ao
modo consulta e dynaset).
Para criar uma consulta de referncia cruzada atravs do assistente:
1. Na janela da base de dados, d um clique na seco Consultas e escolha o
boto Novo.
2. Seleccione Assistente de Consulta de Referncia Cruzada.
3. Siga as instrues nas sucessivas caixas de dilogo

S possvel construir uma consulta de referncia de cruzada para uma tabela ou uma consulta
se estes possurem campos (dados) que se possam cruzar, caso contrrio, o Access emite uma
mensagem a informar de que no possvel construir uma consulta deste tipo.
Exemplo: Criar uma consulta que mostre o valor total facturado em cada trimestre
para cada Cliente.
1. Crie uma consulta de seleco utilizando as tabelas.
2. Construir uma consulta de referncia cruzada atravs do respectivo Assistente

3. Seleccione a consulta de seleco que construiu no ponto 1

4. D um clique no boto Seguinte e seleccione qual o campo ou campos que


pretende como cabealhos de linha. Neste caso seleccione Nome e d um clique no
boto.

5. De seguida seleccione o campo que pretende como cabealho de coluna. S


permitido um cabealho de coluna. Neste caso seleccione Data e d um clique no
boto Seguinte.
6. Por se tratar de um campo do tipo Data/Hora o Access permite que se seleccione
um intervalo pelo qual pretendemos agrupar as colunas. Neste caso, pretendemos
que considere o intervalo Mensal.

7. De seguida, seleccionar o campo que ir funcionar como resultado do cruzamento


dos campos definidos como cabealhos de linha e de coluna. Neste caso, pretendese somar o valor total facturado mensalmente e para cada cliente. Por isso,
seleccionamos o campo Montante e escolhemos a funo Soma.

8. Por ltimo, atribuir nome consulta e dar um clique no boto Terminar.


O resultado da consulta ser o seguinte:

Por defeito, o Assistente para a construo deste tipo da consulta coloca uma coluna
suplementar na Snapshot que corresponde coluna com o nome Soma de
Montante e que apresenta o somatrio de todas as facturas para cada cliente e em
cada trimestre.
A estrutura da consulta construda anteriormente a seguinte:

Repare que nesta grelha surge uma linha nova identificada com a descrio Tabela
de Referncia Cruzada. Nesta linha definido o tratamento e consequentemente o
posicionamento que se pretende atribuir a cada campo.
Exemplo:
Construir uma consulta de referncia cruzada que apresente a quantidade facturas
emitidas por ms para cada cliente, bem como o total facturado por ms, no
recorrendo ao Assistente de Consulta de Referncia Cruzada.
1. Criar uma nova consulta atravs do boto Novo.
2. Seleccione Modo de Estrutura.
3. Seleccionar as tabelas Clientes e Facturas.
Repare que so tabelas relacionadas.
4. Clique no boto Tipo de Consulta da Barra de
ferramentas e seleccione Tabela de referncia

5. Colocar na grelha o campo Nome, Data e Nmero e efectue as seguintes alteraes


para cada um dos campo inseridos na grelha:

6. Seleccione a coluna da Data e visualize as suas propriedades. Na Propriedade


Ttulo de Coluna digite o ttulo que deseja para cada uma das colunas do ms.

7. Por ltimo adicionar uma coluna suplementar consulta que permitir apresentar o
valor total facturado por ms para cada um dos Clientes. Proceda do seguinte
modo:

O resultado da consulta quando executado o seguinte:

ALTERAR DADOS ATRAVS DA CONSULTAS DE ACO


Por vezes, existe a necessidade de modificar os dados num determinado conjunto de
registos existentes numa tabela. Por exemplo, suponha que pretende efectuar um
desconto de 5% sobre todas as facturas. Esta operao implica que todos os registos
tenham que ser alterados, de forma a que seja actualizado o respectivo Valor.
Naturalmente, esta operao no seria vivel se tivesse que ser realizada registo a
registo.
Para resolver este problema, existem as consultas de aco que permitem realizar a
mesma operao em todos ou em grupos de registos de uma tabela e inclusivamente
criar novas tabelas.

CRIAR CONSULTAS DE ACO


Atravs da consultas de aco podemos criar novas tabelas ou provocar alteraes
em tabelas existentes. O Access disponibiliza quatro tipos de consultas de aco:
Criar Tabela

cria uma nova tabela a partir de outra ou outras tabelas

Actualizar

altera os dados num grupo de registos

Eliminar

elimina registos numa ou em vrias tabelas

Acrescentar

adiciona um grupo de registos de uma para outra tabela ou tabelas

CRIAR CONSULTAS DE CRIAO DE NOVAS


Uma consulta do tipo Criar Tabela cria uma nova tabela a partir de outra ou outras
tabelas, seleccionando os campos e impondo condies de forma a especificar que
informao a nova tabela deve conter.
As consultas deste tipo so teis para:
criar relatrios que apresentem informao referente a perodo de tempo
especfico
criar cpias de segurana de tabelas (backups)
criar uma tabela com registos antigos (dados que deixaram de ter qualquer
validade)

Para criar uma consulta "Criar Tabela":


1. Crie uma consulta seleccionando as tabelas ou consultas que contm os campos
que pretende incluir na nova tabela
2. Na barra de ferramentas clique no boto Tipo de Consulta e seleccione Criar
Tabela
3. Na caixa das Propriedades da Consulta deve escolher o nome para a nova tabela
ou escolher um nome da lista caso pretenda substituir alguma das tabelas
existentes. Indicar em que base de dados essa nova tabela vai ser guardada.

4. Clique em OK
5. De seguida seleccione os campos que pretende incluir na nova tabela e
especifique condies de seleco de registos se for caso disso.
Para testar a consulta deve escolher a opo Modo de Estrutura no menu Ver, Esta
opo permitir visualizar o aspecto da nova tabela antes da sua criao.
Para executar uma consulta do tipo Criar Tabela deve escolher o comando
Executar do menu Consulta, ou dar um clique no boto

CRIAR CONSULTAS DE ELIMINAO


As consultas do tipo Eliminar permitem eliminar registos que satisfaam uma ou
mais condies.
Na maior parte dos casos, s possvel eliminar registos de uma nica tabela. Por
exemplo, se a consulta de eliminao faz referncia a duas tabelas com uma relao
do tipo Um-para-Muitos, a eliminao de registos s efectiva na tabela
relacionada e no na tabela primria.
Nota: Nalguns casos, executar uma consulta de eliminao que faa referncia a uma
nica tabela implica que os registos das tabelas relacionadas tambm sejam
eliminados. Isto acontece quando a consulta contm uma tabela primria que faa
parte de uma relao do tipo Um-para-Muitos, e a integridade referencial foi
reforada pela opo Propagar excluso para os registos relacionados.

CRIAR CONSULTAS DE ADIO DE REGISTOS (ACRESCENTAR)


Uma consulta de adio consulta de aco que utilizado para adicionar registos de
uma tabela a outra tabela. Pode adicionar registos a uma tabela da mesma base de
dados ou de outra base de dados.
As consulta de adio (Acrescentar) so teis quando pretende adicionar campos
baseados em critrios.

As consulta de adio podem tambm ser utilizados mesmo que alguns campos de
uma tabela no existam na outra tabela. a consulta vai apenas considerar os dados
dos campos existentes nas duas tabelas.

CRIAR CONSULTAS DE ACTUALIZAO


Atravs de consultas de actualizao pode alterar os dados das tabelas. Por exemplo,
efectuar um desconto de 5% em todas as facturas emitidas para um determinado
cliente.
Para criar uma consulta de actualizao:
1. Crie uma consulta, seleccionando as tabelas ou consultas que contm os
campos que pretende afectar e os campos que pretende utilizar para definir
condies (critrio).
2. No menu Consulta escolha o comando Actualizar.
3. Arraste o campo ou campos que pretende actualizar ou para os quais pretende
atribuir condies, para a grelha QBE.
4. Na clula Actualizar para defina a expresso ou valor para o campo ou
campos que pretende afectar.
5. Escolha o boto

ou o comando executar do menu Consulta.

Antes de executar a consulta atravs do boto poder visualizar o resultado atravs do boto . No
modo estrutura apenas visualiza os campos que vo sofrer modificao, mesmo que a grelha
QBE contenha outros campos. Convm referir que os valores visualizados so os valores correntes
e no actualizados.

FORMULRIOS
O Modo de Estrutura que utilizado nas tabelas e consultas apenas uma das formas
utilizadas pelo Access para apresentar os dados existentes numa tabela ou tabelas.
No ser porm, a melhor forma de introduzir e visualizar os dados, uma vez que no
existe um controle real sobre as operaes realizadas pelo utilizador.
O ideal seria utilizar uma analogia de um formulrio em papel, dado que deste modo
transportvamos para o computador um objecto existente no mundo real ao qual as
pessoas j se habituaram.
Um formulrio permite a visualizao de um ou mais registos, podendo ser imposta
uma limitao em relao a essa visualizao. Isto no traz nada de novo em relao
ao Modo de Estrutura. Mas, um formulrio permite ao seu desenhador determinar a
forma como os dados vo aparecer no ecr, utilizar grficos, imagens, etc., bem
como controlar a forma como os dados so introduzidos e visualizados - utilizar listas
de valores, cores para sublinhar dados importantes, mensagens de erro para valores
incorrectos, valores predefinidos, resultados de clculos aritmticos, etc.

CRIAR FORMULRIOS
O mtodo mais fcil e rpido de criar um formulrio utilizar o Assistente. O
Assistente Automtico produz um formulrio pr-formatado sem colocar quaisquer
perguntas ao utilizador, para a sua construo.
Todos os outros assistentes colocam questes e constroem o formulrio baseado nas
respostas dadas pelo utilizador.
Quando utiliza um formulrio para introduzir ou visualizar dados, o formulrio deve
estar ligado tabela ou consulta que lhe fornece os dados. Se todos os dados
dependem apenas de uma tabela, o formulrio deve ser baseado apenas nessa
tabela. Por outro lado, se os dados que pretende colocar no formulrio derivam de
vrias tabelas, ento deve construir uma consulta e basear a construo do
formulrio nessa consulta.
Criar um formulrio com o Assistente
1. Na janela da base de dados, d um clique no boto Formulrio
2. Escolha o boto Novo
3. Seleccione o nome da tabela ou consulta para o qual vai construir o formulrio e
d um clique no boto OK.

4. O passo seguinte consiste em seleccionar os campos da tabela ou consulta que


se pretendem colocar no formulrio

5. Na lista Campos disponveis surgem os campos da tabela ou consulta e na


lista iro surgir os campos seleccionados e que vo aparecer no formulrio
6. Na caixa seguinte solicitado ao utilizador o formato (esquema) do formulrio

7. Seleccione o estilo (aparncia) para o formulrio

8. Por ltimo, surgir a caixa final do assistente que solicita um ttulo para o
formulrio.

MOVIMENTAO NO FORMULRIO
Num formulrio so utilizadas praticamente as mesmas tcnicas anteriormente
apresentadas para o Folha de dados.
Pode mesmo alternar entre a Folha de dados e o Formulrio. Basta para isso utilizar
os botes respectivos existentes na barra de botes.

INTRODUO E MANIPULAO DE DADOS


Na introduo e manipulao de dados, o formulrio utiliza praticamente as mesmas
regras da Folha de dados.
Sendo assim, para introduzir um novo registo basta dar um clique no boto

Para eliminar um registo, basta dar um clique no selector de registos, que se


encontra do lado esquerdo do formulrio, e carregar na tecla Delete. Neste caso, por
se tratar da eliminao de um registo o Access pede uma confirmao.

LOCALIZAR UM REGISTO PARA EDITAR


Vimos atrs que se podem utilizar os botes da barra de estado para movimentar ao
longo dos registos.

Mas se existir a necessidade de localizar um registo que num campo contenha um


determinado valor, no ser muito recomendvel utilizar os botes da barra de
estado at localizarmos o registo pretendido. Para ultrapassar este problema
frequente utilizar o comando Localizar que corresponde ao boto
botes da janela do formulrio.
Para encontrar um valor num determinado campo deve:

da barra de

1. Posicionar o cursor no campo que pretende utilizar na pesquisa


2. Dar um clique no boto

3. Na caixa Localizar: escrever o que se pretende procurar


4. Dar um clique no boto Localizar seguinte

SUBSTITUIR DADOS
Como do conhecimento atravs de outras aplicaes da Microsoft, o Access tambm
dispe do comando Substituir no menu Editar, que permite substituir de uma forma
rpida, a ocorrncia de uma determinada palavra por outra palavra.

Na caixa de dilogo acima, o utilizador ter, em primeiro lugar, de introduzir na caixa


Localizar o valor que pretende procurar/substituir, e na caixa Substituir por o valor
que ir substituir o existente.

ORDENAO DE REGISTOS
Tal como na Folha de dados que se utiliza nas tabelas e consultas, tambm nos
formulrios o utilizador poder recorrer aos botes de ordenao de registos.

Deve colocar o cursor no campo pelo qual pretende efectuar a ordenao e dar um
clique no boto. Este procedimento aplicvel a tabelas e formulrios.

FILTROS
Vimos anteriormente que para localizarmos um determinado valor podemos recorrer
ao comando Localizar. Porm, este comando apenas vai apresentando as diversas

ocorrncias de uma determinada palavra/texto que existem ao longo da tabela em


vrios registos e por isso levaria algum tempo at serem encontradas todas as
ocorrncias.
Para resolver este problema existem os Filtros. Um filtro no mais do que um
conjunto de condies/critrios aplicados a registos de modo a apresentar apenas um
subconjunto dos registos existentes na tabela. Quer isto dizer que aps a aplicao
do filtro, o Access apresenta apenas os registos que satisfazem as condies
impostas, como se apenas existissem esses registos na tabela.

Os filtros so aplicveis em tabelas e formulrios.

VANTAGENS DOS FILTROS


Um filtro como uma simples consulta, com a diferena de que apenas aplicvel a
uma tabela ou a um formulrio abertos. Um filtro a melhor opo quando,
temporariamente pretendemos visualizar um subconjunto de registos.

CRIAR E APLICAR UM FILTRO


Existem 2 tipos de filtros:
Filtrar por Seleco

Filtragem de registos atravs do prprio formulrio


(apenas um critrio de seleco de registos - os
dados do campo onde estiver posicionado).

Filtrar por Formulrio

Filtragem de registos atravs de um novo


formulrio com base no actual (possibilita mais de
um critrio - idntico aos critrios aplicados numa
consulta).

FILTRAR POR SELECO


1. Posicione-se no campo do registo onde se encontra o critrio (dado(s) para a
aplicao do filtro) para que se efectue a seleco (filtragem) de registos.
Por exemplo: consultar todas as facturas do Cliente 3

2. Clique no boto

Filtrar por Seleco na barra de ferramentas:

Para Remover a filtro abra o menu Registos e seleccione o comando Remover


Filtro/Ordenao
ferramentas.

ou

clique

no

boto

Remover

filtro

na

barra

de

FILTRAR POR FORMULRIO


1. Abra o menu Registos e clique no comando Filtro por Formulrio ou clique
Filtrar por Formulrio na barra de ferramentas. Surge um
no boto
novo Formulrio onde deve digitar, nos respectivos campos, os critrios de
filtragem.
Por exemplo: Consultar todas as facturas emitidas a partir de 01/01/99 para
o cliente n. 4

2. Clique no boto

Aplicar filtro na barra de ferramentas.

3. Utilize o processo anterior para remover o filtro.

A ESTRUTURA DOS FORMULRIOS


Aps ter criado um formulrio, o utilizador pode desejar alter-lo de modo a torn-lo
mais agradvel visualmente e a parametrizar o controlo da introduo de dados nos
campos do ecr. Efectivamente, os locais de introduo de dados num formulrio
tambm tm o nome de campos, embora no Access se utilize o termo objecto.

Para aceder estrutura (desenho) de um formulrio, ter que dar um clique no boto
Modo de Estrutura.

Na janela do formulrio, pode ver que este est dividido em trs seces:
Cabealho do formulrio

o cabealho do formulrio, onde o Access coloca


sempre o respectivo ttulo, que neste exemplo Ficha
de Clientes.

Detalhe

a seco onde se localizam a maior parte dos


objectos e aparece uma por cada registo existente na
tabela. Os objectos existentes nesta seco permitem a
introduo de dados na tabela associada - tabela para a
qual est a ser construdo o formulrio.

Rodap do formulrio

o rodap do formulrio, onde normalmente o Access


no coloca nada, mas que frequentemente utilizado
para apresentao de mensagens ou clculos que
envolvam todos os registos apresentados no formulrio.

Dentro destas trs seces podem existir trs tipos de objectos:


Dependentes

so objectos que apresentam dados armazenados na tabela


associada. medida que o utilizador se movimenta de registo em
registo, o contedo destes objectos modifica-se de modo a reflectir
os dados existentes no registo corrente.

Independentes so objectos que no esto ligados tabela associada, isto , no


mostram os dados existentes na tabela.
Clculos

um objecto que calcula um novo valor baseado nos dados


existentes na tabela associada e apresenta o resultado no
formulrio.

SELECO E MOVIMENTAO DOS OBJECTOS


Os objectos existentes num formulrio no esto fixos, podendo o utilizador desloclos dentro da rea do formulrio. Para isso, ter que em primeiro lugar seleccionar o
objecto atravs de um clique em qualquer parte desse mesmo objecto.

Pode verificar que os objectos da seco de detalhe existem aos pares: uma
identificao (Rtulo), que normalmente o nome do campo ou o seu nome
alternativo e uma caixa de texto (Caixa de Texto), onde aparecem os dados
existentes na tabela associada. Repare que o objecto seleccionado possui dois tipos
de quadrados a envolverem-no: o que surge no canto superior direito(quadrado
maior) utilizado para movimentar o objecto, os outros (quadrados pequenos) so
utilizados para redimensionar o objecto.
Para mover o objecto, basta seleccionar e arrastar o quadrado maior e largar no local
pretendido (o cursor assume a figura de uma mo fechada com o indicador a
apontar).
Para mover em conjunto o Rtulo e a Caixa de texto relativos a um campo da tabela,
coloque o cursor por cima do rectngulo que envolve o campo, de modo a cursor
mudar para uma mo aberta e de seguida arraste os objectos para o local pretendido.

SELECCIONAR VRIOS OBJECTOS


Para seleccionar todos os objectos de um formulrio utiliza-se o comando
Seleccionar tudo disponvel no menu Editar.
Para seleccionar apenas alguns objectos deve dar um clique em cada um deles
mantendo pressionada a tecla Shift. Para deslocar os objectos deve apontar para
qualquer parte do rectngulo que rodeia cada objecto.

REDIMENSIONAMENTO DOS OBJECTOS


Como foi referido anteriormente, os quadrados mais pequenos que aparecem quando
seleccionado um objecto, servem para alterar as dimenses desse objecto em
vrias direces. Sempre que se coloca o cursor em cima de um dos quadrados
pequenos, ele(o cursor)
transforma-se numa linha com uma seta em cada
extremidade (Seta Bidireccional).
suficiente ento deslocar o cursor na direco pretendida para alterar as dimenses
do objecto.

RGUA
Como j deve ter reparado, existem
duas rguas dispostas nas extremidades
da janela do formulrio. Enquanto a
rgua horizontal comum a todas as
seces do formulrio, existe uma rgua
vertical separada para cada uma das
seces. As rguas so extremamente
teis
para
alinhar
objectos
no
formulrio.
Pode utilizar as rguas para seleccionar
objectos. Para isso deve dar um clique
numa zona qualquer da rgua, ou
arrastar a linha que surge at ao local
pretendido. Sero seleccionados todos
os objectos que a linha intersecta.

PROPRIEDADES DOS OBJECTOS


Algumas das propriedades dos objectos encontram-se na barra de ferramentas da
estrutura do formulrio tal como o tipo de letra, o tamanho da letra, o estilo da letra,
alinhamento do texto dentro do objecto, etc.:

Vimos, anteriormente, que se podem alterar as caractersticas de um formulrio.


Tambm se podem alterar as propriedades de um objecto, devendo para isso efectuar
um duplo clique sobre o objecto, ou seleccionar o objecto e dar um clique no boto
Propriedades na barra de ferramentas. Pode ainda, como noutras
circunstncias, recorrer ao boto direito do rato para aceder ao menu de contexto.
Qualquer um destes procedimentos invoca a janela de propriedades do objecto
seleccionado.

As propriedades de um objecto esto divididas em 4 tipos:


Tudo
Apresenta todas as propriedades do objecto
Dados
Determinam as caractersticas dos dados apresentados no objecto, como o valor por
defeito, o n. de casas decimais, regra de validao, mscara de introduo, etc.

Origem do Controlo

liga o objecto a um campo da tabela ou consulta, ou


configura uma expresso que cria dados para apresentar no
(expression builder).
objecto atravs do boto

Activado

determina se num objecto do tipo ligado se podem introduzir


dados ou efectuar operaes com o rato.

Protegido

determina se o utilizador pode alterar o contedo do objecto,


ou seja, adicionar ou alterar dados.

As outras propriedades j so conhecidas do desenho de uma tabela (abordado no


captulo das Tabelas)
Formato
Definem as caractersticas de aparncia (formato) do objecto, como a altura, largura
ou cor, o tipo de letra o formato do nmero ou da data, etc.

Visvel

determina se o objecto ou no visvel.

Mostrar quando

determina se o objecto apenas apresentado num


formulrio, apenas impresso ou ambos.

Barras de deslocamento

determina se aparece (Vertical) ou no (nenhuma) uma


barra de deslocamento vertical.

Amplivel

determina se um objecto ligado pode aumentar (Sim) ou


no (No) de tamanho de modo a acomodar os dados
introduzidos pelo utilizador.

Redutvel

determina se um objecto ligado pode reduzir de tamanho


de modo a acomodar os dados introduzidos.

Cor de fundo

define a cor do interior do objecto, que, por defeito


branco. Pode introduzir o nmero da cor, ou seleccionar
ou criar uma cor a partir da paleta de cores.

Efeito especial

determina a aparncia do objecto.

Estilo do limite

determina se a moldura do objecto transparente


(Clear) ou visvel (Normal).

Cor do limite

define a cor da moldura que rodeia o objecto.

Espessura do limite

define a espessura de linha da moldura que rodeia o


objecto. Esta propriedade s ter efeito quando a
propriedade Estilo do limite tiver o valor Normal.

Cor da letra

define a cor a ser utilizada para o texto introduzido no


objecto ligado.

Tipo de letra

define o tipo de letra para o texto introduzido no objecto


ligado. Pode recorrer ao boto

Tamanho da letra

define o tamanho da fonte a ser utilizada para o texto


introduzido no objecto ligado.

Alinhamento do texto

define o alinhamento do texto. O valor desta propriedade


pode ser activado atravs dos botes

Acontecimento
Especificam uma macro ou procedimento que o Access executa quando ocorre um
evento, como quando o utilizador carrega em certas teclas, altera os dados existentes
no objecto ou d um clique no objecto.

Outra
Configuram caractersticas adicionais ao objecto, como o nome ou a descrio que
surge na barra de estado.

Nome

o nome do objecto. Por defeito apresenta o


nome do campo da tabela a que est ligado.

Texto da barra de estado

especifica o texto que apresentado na barra


de estado quando um objecto seleccionado.
Pode conter no mximo 255 caracteres.

Tabulao automtica

faz com que o cursor passe para o objecto


seguinte quando introduzido o ltimo
caracter permitido pela mscara de introduo
de dados.

Comportamento da tecla ENTER

define o comportamento da tecla Enter quando


utilizada numa caixa de texto.

Paragem da tabulao

determina se o utilizador pode utilizar a tecla


Tab
para
avanar
para
a
caixa
de
texto/objecto seguinte.

ndice de tabulao

determina a ordem de seleco de um objecto


(apenas objectos que podem receber dados)
quando o utilizador carrega na tecla Tab para
avanar para a caixa de texto/objecto
seguinte.

INTRODUO DE CAMPOS LIGADOS


O utilizador pode introduzir em qualquer altura no formulrio um campo existente na
tabela ou consulta. No formulrio, esses campos sero identificados por campos
ligados uma vez que existe uma ligao entre eles e a tabela ou consulta.

Para insero de um campo ligado:

Efecutar um clique no boto


Lista de campos ou escolher
a opo Lista de campos do menu Ver. Surgir no ecr uma
lista com os campos da tabela ou consulta.

Para colocar um campo no formulrio, basta apenas arrastar o campo para o local
pretendido no formulrio.
Repare que a insero de um campo ligado no formulrio, provoca a criao de um
outro objecto(do lado esquerdo) com texto. Este texto coincide (por defeito) com o
nome do campo, mas em qualquer altura poder ser modificado uma vez que se trata
apenas de texto.
Regra geral, e na sua maioria, os objectos esto emparelhados. Por um lado existe
um objecto no ligado que contm apenas texto (Rtulo) e um outro (objecto
dependente) que representa o campo propriamente dito (Caixa de texto). Ser
este ltimo que apresenta no formulrio o contedo do campo com o qual est ligado.

CAIXAS DE TEXTO DEPENDENTES


Atravs da barra de ferramentas, o utilizador pode tambm criar caixas de texto
ligadas a campos da tabela ou consulta, atravs do boto
existente na Caixa de Ferramentas:

Caixa de texto

Depois de ter seleccionado o boto Caixa de texto da Caixa de ferramentas, dever


desenhar um rectngulo no local onde pretende inserir a caixa de texto relativa a um
campo da tabela ou a uma expresso.

LISTAS
Torna-se por vezes extremamente til, o utilizador ter sua disposio num campo
de um formulrio, uma lista de valores possveis.
O Access disponibiliza dois processos que oferecem ao utilizador uma lista de valores:
Caixa de listagem e Caixa de combinao.
Uma Caixa de listagem uma simples lista de valores da qual o utilizador selecciona
um desses valores. Uma Caixa de combinao um misto de uma Caixa de listagem
e de uma Caixa de texto, uma vez que pode seleccionar um dos valores da lista ou
introduzir um novo valor.

Caixa de combinao

Caixa de listagem

Numa Caixa de listagem os valores esto sempre visveis, enquanto que numa Caixa
de combinao ter que dar um clique no boto com a seta descendente para aceder
lista de valores.
Para criar uma Caixa de listagem ou uma Caixa de combinao ter que recorrer
caixa de ferramentas e optar pelos botes
combinao respectivamente.

Caixa de listagem ou

Caixa de

Para criar uma Caixa de combinao:


e desenhar um rectngulo na zona do formulrio
1. Dar um clique no boto
onde se pretende colocar a Caixa de combinao.
2. Ser invocado a assistente que permitir criar uma Caixa de combinao onde o
utilizador pode introduzir um novo valor ou seleccionar um valor de uma lista.
3. Nesta primeira caixa de dilogo, o utilizador pode escolher entre uma lista
produzida a partir de uma tabela ou consulta, ou uma lista de valores
introduzidos pelo utilizador.

4. Na caixa de dilogo seguinte o utilizador selecciona a tabela ou consulta que vai


ser utilizado para produzir a lista.
5. A fase seguinte consiste em seleccionar o campo ou campos que vo ser utilizados
na Caixa de combinao.

6. Surgir na caixa de dilogo seguinte a coluna ou colunas que vo ser utilizadas na


Caixa de combinao.

7. Quando a Caixa de combinao composta por mais do que uma coluna, o


utilizador ter que indicar qual a coluna que deve ser utilizada para controle da
Caixa de combinao, ou seja, se o valor seleccionado na Caixa de combinao
deve ser gravado na base de dados ou se deve ser relembrado mais tarde.

8. Caso opte por guardar o valor na base de dados tem que identificar o campo da
tabela que vai receber o valor introduzido ou seleccionado na lista.
9. Finalmente surgir a ltima caixa de dilogo deste assistente, que solicita
(opcional) uma identificao para a Caixa de combinao.

Esta identificao ir surgir no formulrio esquerda da Caixa de combinao,


funcionando como um simples texto (Rtulo).
O formulrio apresentar a Caixa de combinao com o seguinte aspecto.

Neste exemplo, quando o utilizador estiver posicionado no campo Categoria, deve


escolher uma das opes da lista atravs do boto

A criao de uma List Box semelhante da Caixa de combinao.


Relativamente s propriedades de objectos deste tipo existem alguns aspectos a
salientar, uma vez que se podero tornar extremamente teis.

OUTROS OBJECTOS
O utilizador dispe ainda de vrios outros objectos na barra de cones que lhe
permitem configurar o formulrio ao seu gosto, nomeadamente a utilizao de opes
mltiplas e a agregao de vrios objectos.
Outros objectos disponveis so ento:
designa-se por Boto de opo e indica se uma situao verdadeira ou
falsa.
designa-se por Boto de verificao e indica se uma situao verdadeira
ou falsa.
designa-se por Boto de alternar e tem a mesma funo dos anteriores.
um objecto que permite agrupar botes de opo, botes de verificao ou
botes de alternar que representam um conjunto de hipteses mutuamente
exclusivas.
permite a colocao de um grfico no formulrio.

DESENHAR
Para melhorar do ponto de vista esttico, o utilizador poder recorrer aos botes
para desenhar linhas e rectngulos, respectivamente.

FORMULRIOS COM MAIS DE UMA TABELA (SUBFORMULRIOS)


Normalmente nos formulrios que utilizam mais de uma tabela, uma da tabelas est
sempre dependente da(s) outra(s). Utiliza-se ento uma estrutura de
formulrio/subformulrio, em que o segundo est dependente do primeiro, e
apresenta apenas registos relacionados com os existentes no formulrio.

Este tipo de formulrio utilizado em tabelas com relaes de um-para-muitos.


O mtodo mais expedito de criar um formulrio com mais de uma tabela recorrer
ao assistente.
Para criar um formulrio do tipo Principal/Subformulrio:
1. Invocar o Assistente de formulrios clicando no boto Novo da seco
Formulrios.
(pretende-se, como exemplo, um formulrio que mostre os dados de cada cliente e
respectivas facturas)
2. Em seguida deve seleccionar a tabela ou consulta que pretende para o
formulrio principal ("UM" na relao de um-para-muitos) e adicionar os campos
que pretende para o formulrio.

3. Seleccione a outra tabela ou consulta ("MUITOS" na relao um-para-muitos) e


adicione os campos que pretende para o subformulrio.

Na tabela de facturas no necessrio seleccionar o campo


que estabelece a relao Cdigo Cliente.
4. Na caixa seguinte ter que escolher qual a forma que pretende para visualizar os
dados.

5. Na caixa de dilogo seguinte ter que seleccionar o formato para o subformulrio


(neste caso a tabela de facturas).

6. No passo seguinte escolha o estilo (formato) para o .seu formulrio.


7. Por ltimo, deve atribuir um nome ao formulrio e ao subformulrio e clicar no
boto Terminar.
O resultado final do formulrio ser:

Neste exemplo, foram utilizadas as tabelas Clientes e Facturas. A tabela Clientes


considerada a tabela principal pois relaciona-se com a tabela Facturas pela chave
primria. A relao existente entre estas duas tabelas uma relao Um-para-Muitos

e consequentemente, para cada registo (Cliente) da tabela Clientes existem vrios


registos (Facturas) relacionados na tabela Facturas.
Para alterar qualquer propriedade do subformulrio ou do formulrio, ter que activar
o Modo estrutura do formulrio

Neste caso foi atribudo o nome Facturas Subformulrio ao Subformulrio e cujas


propriedades evidenciam a relao existente com a tabela utilizada no formulrio,
concretamente nas propriedades Ligar campos incorporados (campo da tabela do
subformulrio) e Ligar campos principais (campo da tabela do formulrio).
CRIAR UM SUBFORMULRIO SEM RECORRER AO ASSISTENTE
Quando no utiliza um assistente para criar um formulrio composto a partir de duas
tabelas, necessita de desenhar o formulrio principal e o subformulrio
separadamente. Ter depois de inserir o subformulrio no formulrio principal. Para
isso, basta arrastar o subformulrio da janela da base de dados para o formulrio
principal. Se no subformulrio, as propriedades Ligar campos incorporados e
Ligar campos principais estiverem activadas, isso indica que o Access ligou
automaticamente o formulrio principal e o subformulrio.

BOTES DE COMANDO
Botes de comando so objectos que, ao efectuar um clique sobre eles, executam
uma determinada tarefa, tal como abrir um Formulrio ou enviar um Relatrio para a
impressora, inserir, apagar ou localizar registos, fechar a janela de um Formulrio,
etc..
Neste exemplo, iremos utilizar o formulrio que mostra todas as facturas emitidas
para um determinado cliente:

Pretende um boto que permita fechar a janela deste formulrio:


1. "Passe" para o modo estrutura do formulrio.
2. Clique no boto Boto de comando na caixa de ferramentas e, em seguida,
na seco do Rodap do formulrio (por exemplo).
3. Na caixa de dilogo que se segue dever seleccionar a aco que pretende que
o boto efectue - fechar um formulrio:

4. No passo seguinte opte entre boto com Texto ou boto com Imagem:

5. Digite um nome para o boto (opcional) e clique no boto Terminar:

Alterne para o modo formulrio e verifique se o boto executa a aco que


seleccionou.
Pretende um boto que abra um relatrio em modo de visualizao da
impresso a partir do formulrio:
1. "Passe" para o modo estrutura do formulrio.
2. Clique no boto Boto de comando na caixa de ferramentas e, em seguida,
na seco do Rodap do formulrio (por exemplo).
3. Na caixa de dilogo que se segue dever seleccionar a aco que pretende que
o boto execute - Visualizar um relatrio:

4. Seleccione o relatrio que pretende visualizar:

5. No passo seguinte opte entre boto com Texto ou boto com Imagem:

6. Digite o nome para o boto e clique no boto Terminar.

RELATRIOS
Um relatrio utilizado essencialmente para listar ou imprimir dados, conferindo-lhes
a melhor apresentao possvel. A informao pode ser reunida em grandes grupos
ou subgrupos de dados, sendo possvel obter linhas de totais por cada um deles.
Um relatrio consiste na apresentao de um conjunto de dados, proveniente de uma
ou mais tabelas ou consultas, organizado e formatado de acordo com determinadas
necessidades em termos de anlise da informao.
Os items utilizados num relatrio podem ser dados existentes em campos, resultados
de clculos, palavras para os ttulos ou mensagens, grficos ou figuras.
Ao contrrio de um formulrio, um relatrio est orientado para uma impressora, e
no serve por isso, para introduzir ou alterar dados. Um relatrio apresenta sempre
os dados correntes e actualizados, ou seja, o utilizador aps desenhar e gravar o
relatrio pode utiliz-lo vezes repetidas para imprimir ou vizualizar os dados
correntes existentes numa ou mais tabelas ou consultas.
Com efeito, pode mesmo criar um relatrio a partir dos dados extrados por uma
consulta. Convm lembrar, a este propsito, que uma consulta produz um
subconjunto de dados de uma tabela, e por isso , por sua vez, uma espcie de
tabela.
Com os relatrios pode:
organizar e apresentar os dados agrupados
efectuar clculos, subtotais, totais e percentagens
incluir subformulrios, subrelatrios e grficos
apresentar os dados em formatos atraentes com a incluso de imagens e
outros objectos grficos
A forma mais fcil de perceber a utilidade de um relatrio e analisar os seus
diferentes componentes observar um exemplo e examinar o seu desenho
(estrutura).
Em regra geral, a maior parte da informao existente num relatrio provm de uma
tabela ou de uma consulta (que normalmente, extrai informao de vrias tabelas).
Outra informao corresponde a objectos (texto, linhas, figuras, etc) que faz parte do
prprio relatrio.
O relatrio da pgina seguinte, apresenta as encomendas agrupadas por cliente e no
fim de cada grupo apresenta subtotais para as colunas que o justificam. Na ltima
pgina do relatrio surgir uma linha de totais que corresponder ao somatrio dos
subtotais de cada grupo.

1. O ttulo do relatrio e os ttulos das colunas so guardados no desenho do


relatrio.
2. Os dados so provenientes da tabela ou consulta associada.
3. Os totais so calculados no prprio relatrio atravs de uma expresso de
clculo, e por isso fazem parte do desenho do relatrio.

CRIAR RELATRIOS
Tal como acontece com os outros objectos de uma base de dados j referidos,
possvel criar um relatrio de raiz ou recorrer a um Assistente.
A maneira mais fcil e rpida para criar um relatrio optar pelo assistente de
relatrios. Tal como acontecia para o assistente de formulrios para criar formulrios,
este assistente cria um relatrio automaticamente para a tabela ou consulta
seleccionada.
Para criar um relatrio atravs do Assistente de Relatrios:
1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E
seleccione Assistente de Relatrios.
2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende
construir o relatrio e adicione os campos que pretende ver apresentado na
listagem (relatrio)

3. Neste passo poder optar por um relatrio agrupado ou no. Na figura que se
segue, o relatrio no tem qualquer agrupamento.
4. Em seguida escolha o ou os campos pelos quais pretende ordenar o relatrio

5. Seleccione o formato para o relatrio.

6. Seleccione o estilo que pretende para o seu relatrio.

7. Atribua um nome ao relatrio e clique no boto Terminar


O relatrio ter o seguinte aspecto:

VISUALIZAO DO RELATRIO
Se tiver optado por um dos assistentes, aps ter respondido a todos os passos surgir
no ecr a primeira pgina do relatrio.
Aps o relatrio ter sido criado e apresentado no ecr, o utilizador pode realizar
diversas aces. A primeira das quais consiste em analisar visualmente o relatrio.
Para tal, basta recorrer s barras de deslocamento vertical e horizontal, para ver todo
o contedo de cada pgina.
Pode tambm saltar de uma pgina para outra, utilizando a barra de controle j
conhecida.

AMPLIAO/REDUO
Quando visualizado o contedo do relatrio, existe o mecanismo de ampliao e
reduo da pgina. Esta alternncia efectuada por um simples clique do boto do
rato em qualquer parte da pgina. Repare que o cursor do rato quando posicionado
em cima da pgina, assume o desenho de uma lupa.

MODOS DE VISUALIZAO DO RELATRIO


A janela do relatrio possui trs modos de visualizao,
disponveis no menu Ver ou no boto Modo Relatrio na
barra de ferramentas.

Modo de Estrutura

Para alterar o desenho do relatrio

Visualizar esquema

Para verificar o tipo de


caractersticas do relatrio.
verificar se a aparncia do
com a que se pretendia.

letra, tamanho e outras


Serve acima de tudo, para
relatrio est consentnea
Neste modo so apenas

apresentados alguns registos (normalmente apenas


uma pgina do relatrio) provenientes da tabela ou
consulta.
Visualizar impresso

Semelhante ao Visualizar esquema, com a diferena


de que so apresentadas todas as pginas do
relatrio.

PREVISO E CONFIGURAO DA IMPRESSO


Quando termina o desenho do relatrio
atravs
de
um
dos
assistentes,
automaticamente o Access passa para o
modo visualizar impresso. Conforme j foi
referido a principal vocao de um relatrio
consiste em ser impresso. Porm, antes de
o fazer, o utilizador dever verificar e
configurar a impresso. Dever escolher o
comando Configurar pgina... do menu
Ficheiro.

IMPRESSO
Aps ter definido todas as configuraes de impresso, o passo seguinte consiste em
imprimir o relatrio.
Para imprimir o relatrio basta dar um clique no boto
, ou escolher a opo
Imprimir do menu Ficheiro. Surgir a caixa de dilogo correspondente.

ESTRUTURA DE UM RELATRIO
semelhana de um formulrio, um relatrio tambm constitudo por vrias zonas
identificadas como seces.
Para visualizar a estrutura de um relatrio basta dar um clique no boto Fechar na
barra de ferramentas, se estiver no modo Visualizar impresso. Se estiver na
janela Relatrio da base de dados e depois de seleccionar o relatrio, deve dar um
clique no boto Estrutura.

Neste exemplo, podemos identificar 5 seces:


Cabealho do relatrio
Cabealho da pgina
Detalhe
Rodap da pgina
Rodap do relatrio

Os dados desta seco surgem no incio do relatrio, ou


seja, na primeira pgina.
Os dados colocados nesta seco repetem-se no topo
de todas as pginas do relatrio.
Constitui a parte principal de um relatrio, pois nesta
seco que surgem os dados referentes aos registos de
uma tabela ou consulta.
semelhana de Cabealho da pgina, os dados desta
seco surgem no fundo de todas as pginas do
relatrio.
Como em Cabealho do relatrio, a informao desta
seco surge no fim do relatrio, ou seja, na ltima
pgina.

Exemplo:
Inserir, no final do relatrio, a soma de todas as facturas.
1. Passe para o modo de estrutura do relatrio.
2. Clique no boto Caixa de texto , na caixa de ferramentas, e em seguida
faa um clique na seco Rodap do relatrio.

3. No Rtulo digite, por exemplo, Total.


4. Na caixa de texto escreva a frmula: =SOMA([nome da caixa de texto que
se pretende somar]).

RELATRIOS AGRUPADOS
Como j foi referido, este tipo de relatrio agrupa registos e pode apresentar totais
para cada grupo e um total final de todos os grupos.
Por exemplo:
Um relatrio que apresente todas as facturas agrupadas por Cliente (Nome de
Cliente) com Subtotal por Cliente e um Total Geral (somatrio de todas as
facturas)
1. Posicionar-se na seco dos Relatrios e dar um clique no boto Novo. E
seleccione Assistente de Relatrios.
2. No passo seguinte seleccione a tabela ou a consulta na qual pretende
construir o relatrio e adicione os campos que pretende ver apresentado na
listagem (relatrio)

3. Seleccione o campo pelo qual pretende agrupar o seu relatrio.

4. Escolha os campos pelos quais pretende ordenar o relatrio.

Clique no boto Opes de sumrio para que o assistente crie um subtotal e um total
global.

5. Seleccione o esquema para o relatrio.

6. Escolha o estilo para a listagem.


7. Digite um nome para o relatrio e clique no boto Terminar.
Se analisar a estrutura deste tipo de relatrio, ver que existem duas novas seces:
Cabealho do Nome e Rodap do Nome (Incio do Grupo e Fim do Grupo)

ORDENAR E AGRUPAR DADOS NUM RELATRIO


ORDENAR DADOS
Quando se imprime um relatrio, normalmente pretende-se que os dados apaream
por uma determinada ordem. Por exemplo, se pretende imprimir uma lista de
clientes, naturalmente ter a inteno que os registos correspondentes apaream
ordenados pelo nome do cliente, ou ordenados por Pas e nome de cliente.
Isto possvel atravs da caixa de ordenao e agrupamento de dados que
disponvel na barra de ferramentas.
invocada pelo boto Ordenar e agrupar
Tendo em linha de conta o relatrio dado como exemplo no captulo anterior, este
apresenta as seguintes caractersticas:

Na coluna Campo/Expresso especifica-se o nome do campo ou uma expresso em


funo do qual se pretende estabelecer a ordenao dos registos. possvel
estabelecer ordenaes mltiplas fazendo referncia, no mximo, a 10 campos ou
expresses.
A coluna Sequncia de ordenao define qual a ordem dos dados (ascendente ou
descendente)

AGRUPAR DADOS (REGISTOS)


Para muitos relatrios, as ordenaes no so suficientes para conferir ao relatrio
uma leitura mais acessvel e consequentemente uma anlise rpida da informao
que contm. Em muitos casos, h a necessidade de se constituirem grupos de
registos por forma a proporcionar uma leitura mais correcta e relevante dos dados
que o relatrio apresenta.
Para agrupar registos num relatrio, necessrio constituir cabealhos e rodaps de
grupos. Isto possvel atravs das Propriedades do Grupo Cabealho do Grupo e
Rodap do Grupo que surgem na parte inferior da caixa de dilogo Ordenar e
Agrupar.
Repare que o campo pelo qual a listagem est agrupada (campo Nome) tem
Cabealho do grupo e Rodap do grupo.

Para adicionar ou remover um cabealho ou rodap de grupo deve:


1. Abrir o relatrio no modo estrutura e activar a Ordenar e Agrupar.
2. Dar um clique na clula da coluna Campo/Expresso que contm o campo ou
expresso pelo qual se pretende agrupar os registos.
3. Dar um clique na propriedade Cabealho do grupo ou Rodap do grupo
para adicionar um cabealho ou rodap seleccione Sim
para remover um cabealho ou rodap seleccione No. Esta operao requer
uma confirmao atravs de uma caixa de dilogo que surgir no ecr.
4. Fechar a caixa de dilogo Ordenar e Agrupar e colocar informao, se
necessrio, nas seces de grupo que foram adicionadas ao relatrio.

MACROS
Um macro executa, automaticamente, um conjunto de tarefas designadas por aces.
O Access disponibiliza cerca de 50 aces.
Quando executamos uma macro o Access executa as aces na sequncia pela qual
esto definidas. Por exemplo, abrir um formulrio e posicionar o utilizador num novo
registo e/ou fazer surgir no ecr uma caixa de mensagem.
As macros podem ser executadas a partir da respectiva janela, ou a partir de botes
de comnassoci-las a botes dos formulrios.

CRIAR UMA MACRO


Pretende-se criar uma macro que abra o formulrio Ficha de Clientes e
posicione o utilizador num novo registo.
Clique no mdulo Macros e no boto
Novo.
Na coluna Aco determine o tipo de
aco que pretende que a macro
execute;
Na
coluna
Comentrio
(opcional) digite a descrio - funo da
aco; Na parte inferior da janela
dever especificar os Argumentos da
Aco, quando necessrio.

Abrir formulrio:

Posicionar num novo registo:

Guarde a macro atravs do menu Ficheiro/Guardar

Para executar a macro clique no boto Executar.

ASSOCIAR UMA MACRO A UM BOTO DE COMANDO


Aps a criao da macro abra o formulrio um Modo Estrutura.
1. Desactive o
ferramentas.

boto

Assistente

de

Controlos

na

caixa

de

2. Seleccione o boto Boto de comando e clique no rodap do


formulrio (por exemplo).
3. Visualize as propriedades do boto:
Propriedades (ou efectue um duplo clique
Clique no boto
sobre o novo boto de comando.
4. No separador Acontecimentos e propriedade Ao Fazer Clique
seleccione o nome da macro.

5. Guarde a alterao, alterne para o Modo Formulrio e verifique se o boto


executa, realmente, a macro.

MACRO "AUTOEXECUTVEL"
Uma macro "autoexecutvel" uma macro que se executa automaticamente quando
se abre uma Base de Dados. Para isso a macro dever ter o nome de AUTOEXEC.
Pretende-se uma macro que felicite o utilizador por ter aberto a base de dados.
1. Seleccione o mdulo Macros e clique no boto Novo.
2. Efectue o seguinte:

3. Guarde a macro com o nome de AUTOEXEC.


4. Feche a Base de Dados e volte a abri-la.