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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA

VENEZUELA, 2001

INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIN EDUCATIVA

NIVEL: FORMACIN BSICA


MODO: FORMACIN

Caracas, Abril 2001

Direccin General de INCE Turismo


Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite
Gerencia de Formacin Profesional de INCE Turismo
Lic. Ada Rizzo Rizzo
Unidad de Tecnologa Educativa
Lic. Mara Xiomara Garca
Asesora Tcnica
Lic. Encarnacin Barreto
Analista Integral
T.S.U. Luca Torrealba
Analista Productor de Medios
Jos Gerardo Len Plaza
Transcriptora
Isabel Lpez
Especialistas en Contenido
Econ. Manuel Acosta
Profesor Universidad Simn Bolvar
Colaboradores en la Validacin
Lic. Luis Alvarado
Jefe de la Divisin de Ceremonial
Ministerio de Relaciones Exteriores
Direccin General de Protocolo
Lic. Vctor Mendoza
Director General de Protocolo
Asamblea Nacional
Lic. Carlos A. Gmez
Gerente General
Plain Art.
Coordinacin Tcnica Estructural
Divisin de Recursos para el Aprendizaje
Coordinacin General
Gerencia General de Formacin Profesional
Gerencia de Tecnologa Educativa
Primera Edicin 2.001
Copyright INCE

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CONTENIDO
-

Qu es INCE TURISMO?
Presentacin
Introduccin
Objetivo

- UNIDAD I EVENTOS ESPECIALES


- Definicin del Trmino Eventos Especiales
- Origen Etimolgico del Trmino Ceremonial y Protocolo

13
15

- Naturaleza del Ceremonial

20

- Clasificacin del Ceremonial

24

- UNIDAD II CEREMONIAL Y PROTOCOLO


- Ceremonial y Protocolo
-

31

Metodologa para la realizacin de Ceremonias Acadmicas

32

- Cronologa para la Coordinacin de una Ceremonia

33

- Normas de Protocolo

39

- Tratamientos

46

- Criterios Protocolares

46

- Aplicaciones referidas a las normas del protocolo

50

- Precedencia Protocolar

53

- Presidencia Protocolar

58

- Sistema de Presidencia

59

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

- UNIDAD III Funciones Protocolares

- Funciones Protocolares
- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar

63
71

- Perfil Profesional del Asistente de Protocolo

76

- UNIDAD IV Tcnicas Grupales Para Eventos


- Dinmica de Grupos

79

- Tcnicas Grupales

80

- Importancia del Manejo de las Tcnicas Grupales

90

- UNIDAD V Recursos Operacionales


- Recursos Didcticos y Operacionales para Eventos

91

- Recursos Didcticos y Medios Audiovisuales

95

- UNIDAD VI Montajes
- Montajes

97

- Distribucin y Espacio para Mesas y Sillas

101

- UNIDAD VII Organizar Eventos


- Eventos Especial

121

- Diferencia de los Eventos segn la Tcnica y Procedimiento utilizado

124

- Proceso Logstico en los Eventos

128

- Fases Operativas en la Organizacin de Eventos

146

- Fase Operativa de Pre-Eventos

148

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

- Fase Operativa de Eventos

152

- Fase Operativa de Post-Eventos

154

- Tcnicas de Redaccin de Informe

155

157

Bibliografa

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

QU ES EL INCE TURISMO?
El Instituto de Capacitacin Turstica INCE TURISMO, es una Asociacin Civil sin
fines de lucro, constituida mediante documento firmado el 23 de Septiembre de
1976, por la Corporacin de Turismo de Venezuela, CORPOTURISMO y el
Instituto Nacional de Cooperacin Educativa, INCE; para la formacin,
adiestramiento y especializacin de los Recursos Humanos que requiere el pas
en las reas del Turismo y la Hotelera. Dicho documento fu debidamente
protocolizado e insertado en el libro de registros correspondientes el 9 de
Noviembre de 1976

QU HACEMOS?
El

INCE

TURISMO

desarrolla

programas

de

formacin,

capacitacin,

adiestramiento y especializacin a travs de un Sistema de Formacin Profesional


al servicio de la Hotelera y el Turismo en Venezuela.

NUESTRA MISIN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participacin de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formacin y capacitacin continua de la fuerza laboral, complementando la
educacin recibida en el sistema formal.
Ofrecer asesoramiento tcnico a empresas e instituciones pblicas y privadas
vinculadas a la Hotelera y al Turismo.

Promover la Actividad Turstica y la incorporacin de nuestros egresados al


mercado laboral.

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PRESENTACIN

Apreciado participante: Este manual es el resultado del esfuerzo de un equipo que


ha trabajado arduamente con el fin de ayudarle a formarse en el oficio que ha
seleccionado.

El contenido se ajusta a un programa de estudio diseado segn los


requerimientos del oficio; pero desearamos que, adems, investigue en otras
fuentes para incrementar los conocimientos adquiridos.

Esperamos que aproveche al mximo la oportunidad que el INCE le brinda de


convertirse en un trabajador altamente capacitado, que responda ampliamente, a
las exigencias de su rea laboral y se constituya en un ejemplo a seguir en su
futuro desempeo.

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

INTRODUCCIN
En el mundo globalizado de hoy, la especializacin del trabajo y el desarrollo
tecnolgico han conducido hacia la formacin de especialidades y de actividades
que estn directamente relacionadas con la evolucin del conocimiento humano,
de la ciencia, la tecnologa y por sobre todo de la obra intelectual y manual del
hombre; dada la necesidad ilimitada de conocimiento y el creciente volumen de
informacin que debe manejar, el hombre ha buscado caminos ptimos que le
permitan recolectar y recibir informacin mejorando los niveles de contacto y
relaciones personales. Es as como en la medicina, la educacin, la industria, el
comercio, el turismo, la hospitalidad, etc., se desarrollan acontecimientos que son
previamente planificados, organizados y coordinados de manera que se
produzcan, en un tiempo y lugar determinados, con un mtodo para su desarrollo
y control, que faciliten el intercambio tan valioso de informacin y contacto
humano. Es por ello, que surge, de acuerdo con nuestra realidad mundial,
continental y local un campo o rea de especializacin que se sustenta en
tcnicas y tecnologas necesarias para lograr cumplir con la funcin que
podramos denominar Produccin de Eventos. En el contexto literal sera ms
bien la prestacin del servicio de Organizacin de Eventos Especiales dada su
naturaleza, la cual es intangible y supeditada a las necesidades humanas
crecientes e ilimitadas. Surge en consecuencia esta rea del conocimiento tcnico
a la cual se ha dedicado poca investigacin y que se soporta en pilares de otras
disciplinas como la psicologa, la oratoria, las relaciones pblicas, el ceremonial y
protocolo, la etiqueta, el manejo de las tcnicas de grupos y de la alta tecnologa
de medios audiovisuales. Organizar un evento requiere de un grado de
especializacin y experiencia mnima que garantice el xito a futuro del
acontecimiento de all su enorme valor y trascendencia para los distintos campos o
reas de la produccin y de los servicios en el mundo.
El material instruccional que se presenta es el resultado de un proceso de
actualizacin llevado a cabo con expertos del mercado laboral, conjuntamente con
los tcnicos de la institucin; las ayudas del instructor en las tareas prcticas son
fundamentales, a travs de ellas, cada participante podr utilizar las tcnicas y
recursos necesarios a ser utilizados en eventos especiales.

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

10

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

OBJETIVO
Proporcionar a los participantes los conocimientos tericos prcticos para
organizar eventos de acuerdo a las fases metodolgicas que lo determinan, las
tcnicas y mtodos que lo sustentan, siguiendo el procedimiento establecido
cumpliendo con las normas de seguridad.

11

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

12

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD I
EVENTOS ESPECIALES
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Se entiende por Eventos Especiales el conjunto de acontecimientos susceptibles
de ser planificados y ejecutados que se producen en distintas reas del quehacer
econmico, social, cultural o cientfico. Por tanto, eventos especiales es un trmino
genrico que agrupa eventos que pudieran tener naturalezas distintas: Poltica,
Cientfica,

Religiosa,

Ceremonial,

Educativa,

Econmica,

Tecnolgica,

Recreacional, Otras.

Indistintamente del campo del conocimiento que trate y de la actividad social,


cultural o econmica que los genere se entender como Eventos especiales a ese
conjunto de propuestas que harn posible el logro de los objetivos trazados a fin
de satisfacer las crecientes e ilimitadas necesidades humanas.

IIm
mppoorrttaanncciiaa

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Evveennttooss

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Essppeecciiaalleess

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Meerrccaaddoo

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Naacciioonnaall
Siguiendo la tendencia mundial de los ltimos aos, congresos, exposiciones,
ferias, simposios y otros eventos, se han convertido en una de las herramientas de
comunicacin, promocin y comercializacin ms empleadas por empresas en
nuestro pas. Los eventos pueden adoptar distintas formas y modalidades de
acuerdo con las finalidades previstas, la cantidad de participantes, el tipo de
actividades, los medios disponibles, los lugares y tiempos de realizacin y los
objetivos de comunicacin, creando nuevas opciones como, competencias
deportivas, inauguraciones, muestras, eventos culturales y presentaciones
artsticas entre otras. Resulta imprescindible integrar los eventos en un programa
13

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

de comunicacin institucional con otras disciplinas vinculadas como relaciones


pblicas, publicidad, imagen empresarial, promocin y comercializacin. Quienes
estn en esta actividad saben que desde la concepcin hasta su ejecucin final,
nada puede quedar librado al azar o la improvisacin. Desde un desayuno de
prensa a un torneo deportivo se demanda una planificacin y conocimiento que
permita llevarlos a cabo con xito, integrando la eleccin del lugar, el programa de
actividades, la participacin de los expositores, los necesarios servicios de apoyo
(alimentacin, administracin, recepcin y seguridad), los soportes audiovisuales,
la documentacin, las prestaciones adicionales y difusin entre otras acciones.
Son sin duda ms complejos los eventos internacionales; la mayora de ellos
requiere un staff (equipo) permanente para su planificacin, gestin y una
programacin cuidadosa en la que se suman equipos especficamente
capacitados para esta nueva disciplina.

Todo tipo de empresa, grande o pequea, debe de manera permanente realizar


algn tipo de evento para sus comunicaciones institucionales, por lo que debe
recurrir a profesionales especializados en la materia. Las mismas empresas como
las organizaciones gubernamentales, no gubernamentales, polticas y sociales,
han comenzado a incorporar estos especialistas en su nmina de personal, para
desarrollar una poltica organizacional respecto a esta actividad.

Asimismo crece el nmero de empresas a nivel mundial e internacional que


ofrecen el servicio de organizacin de eventos, como otro tipo de firmas
comerciales relacionadas con el cathering o el alquiler de accesorios o salones,
suman a su oferta la planificacin e implementacin del evento en s mismo.

Es un nuevo campo muy globalizado de actividades profesionales y en plena


expansin que ofrece infinidad de posibilidades para quienes adquieran una slida
formacin y puedan desplegar su creatividad en la realizacin de eventos

14

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

realmente imaginativos, de alcance internacional, continental, regional, nacional o


local.

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moollggiiccoo ddeell TTeerrm
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Prroottooccoolloo
Existe ms de una definicin acerca de qu es el ceremonial y protocolo. Para
algunos el protocolo es el cdigo de la cortesa internacional, para otros, en el
plano informal y cotidiano, son las normas de buena educacin que rigen la
convivencia humana de la sociedad y al igual que el ceremonial, son reflejo de la
cultura y desarrollo de los pueblos.

Adolfo de Urquiza, lo define, en su tratado sobre el ceremonial pblico, como "el


conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de relacin de los Estados", lo
establece como premisa que se fundamenta en el "principio jurdico de la igualdad
natural de los Estados, axioma del Derecho Internacional contemporneo."

Rubens de Melo, seala que protocolo y ceremonial son expresiones sinnimas y


su "finalidad principal no es slo organizar los actos pblicos, como ceremonias
oficiales, recepciones o banquetes, sino establecer normas para evitar el viejo y
siempre

permanente

problema

de

las

precedencias.

Existe la tendencia a confundir los conceptos de Ceremonial y Protocolo y que


muchas veces se hable de ellos como si fueran sinnimos. Ello es un error. En
efecto, aunque ambos se encuentran estrechamente ligados entre s, no son
trminos equivalentes sino complementarios.

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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PROTOCOLO

El Protocolo es un sistema o una institucin que ordena las reglas del Ceremonial
y controla su ejecucin. Es por lo tanto un rgano ejecutor del Ceremonial.

Contemplado en forma ms amplia, se podra definir el Protocolo como el conjunto


de normas o reglas impuestas por la costumbre, destinadas a reglamentar los
actos sociales.

A diferencia del Ceremonial, el Protocolo es aplicable a los actos sociales de todos


los hombres y mujeres, instituciones o sociedades y no solamente a aquellos
referentes a las autoridades de diferentes pases.

Existe tambin una definicin prctica que incide en el fondo mismo de las
relaciones entre los individuos. Esta definicin prctica indica que "el Protocolo es
un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen
constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un
importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicacin y
molestias, como generalmente se le considera. Precisamente cuando puede haber
o presentarse un problema, los conocimientos elementales de Protocolo acuden
en ayuda y posibilitan una solucin satisfactoria para todos.

Resulta muy lamentable que personas, instituciones o empresas pretendan hacer


o retribuir una invitacin a una o ms personas y por desconocimiento de un
mnimo de reglas protocolares, el invitado finalmente quede molesto o resentido
con los anfitriones, an cuando no lo manifieste.

Finalmente, cabe recordar que el Diccionario de la Real Academia Espaola


distingue entre protocolo y ceremonial lo siguiente:
16

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Entre otras acepciones, define el protocolo como "regla ceremonial diplomtica o


palatina establecida por decreto o por costumbre".

En cuanto al ceremonial, palabra de origen latino (ceremonilis) indica tres


acepciones:

Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias;

Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto pblico o solemne;


Libro, cartel o tabla en que estn escritas las ceremonias que se deben
observar en ciertos actos pblicos.

Antes de continuar definiendo que es el Ceremonial, es menester saber primero


que se entiende por "ceremonia". Para ello, el Diccionario de la Lengua Espaola
establece:

Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Accin o acto exterior arreglado, por ley,
estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las
profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con
todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar
ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."

CEREMONIAL

En cuanto a Ceremonial, la definicin ms conocida es aquella que dice que el


Ceremonial es el conjunto de reglas y prcticas que se observan en las relaciones
entre los Jefes de Estado o entre stos y quienes los representan directamente.
Sin embargo, esta definicin, a pesar de referirse al aspecto ms significativo del
Ceremonial, es excluyente ya que parece alcanzar solamente a los Jefes de
Estado o a sus representantes directos. De all que algunos entendidos se vieran
17

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

en la necesidad de ampliar dicha definicin, sealando que "Ceremonial es el


conjunto de solemnidades, usos y costumbres que deben observarse tanto en la
actividad oficial de los Estados como en sus manifestaciones de relacin con otros
Estados".

Es el trmino Ceremonial siempre estar bien empleado para referirse a las


relaciones o actividades, tanto entre Estados como entre organizaciones y
particulares, o bien entre cualquiera de stos con los dems.

Prueba de lo anterior es que existe un Ceremonial de Estado, que atiende


fundamentalmente a todo lo relacionado con los Jefes de Estado; un Ceremonial
Diplomtico, que comprende lo relativo a los Agentes Diplomticos y a sus
Misiones; un Ceremonial de Cancillera, que se refiere a la redaccin de los
documentos diplomticos oficiales de cualquier naturaleza, como Cartas
Credenciales, Notas Diplomticas, etc.; un Ceremonial religioso o relativo a la
liturgia; un Ceremonial de carcter institucional tanto en organizaciones pblicas
como privadas; y, finalmente, porque no decirlo, uno civil, de hecho, en el marco
de las relaciones de amistad y de la familia.

En cuanto al trmino Protocolo, es definido como el conjunto de normas y reglas


del ceremonial (pblico, militar, litrgico o diplomtico) establecidas por decreto o
por costumbre, el cual determina el orden de precedencia, tratamiento y
equivalencia entre personalidades de diferentes jerarquas, rangos o categoras.

Algunas definiciones adicionales son:

Serie de escrituras ordenada, matrices y otros documentos que un notario o


escribano autoriza y custodia.
Acta relativa a un acuerdo, conferencia o congreso diplomtico.
Regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o costumbre.
18

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Conjunto de normas y reglas del Ceremonial (Pblico, Militar o Litrgico)


establecidas por decreto o costumbre, las cuales determinan:
Orden de precedencia

Tratamientos
Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarqua
Es el arte o la tcnica de la construccin de las ceremonias
Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales
debe llevarse a cabo la accin del Estado.
Es un medio, nunca un fin.

Protocolo es el conjunto de normas (estrictas y poco flexibles) establecidas para


ceremonias y formalidades de carcter oficial, diplomtica, militar, institucional o
social, que es necesario cumplir para obtener los objetivos propuestos y entablar
una relacin de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, Etiqueta y
Protocolo , 1998).
Segn la Real Academia Espaola, el Protocolo proviene del Latn: Protocollum y
del griego Protokollao con el significado de primera hoja encolada o pegada. Le
da tres acepciones:

Ordenada serie de escrituras, matrices y otros documentos que un notario o


escribano autoriza y custodia con ciertas formalidades.
Acta o cuaderno de actas, relativas a un acuerdo, conferencia o congreso
diplomtico.
Por extensin regla ceremonial diplomtica o palatina establecida por decreto o
costumbre.

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ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

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Proviene evidentemente de "ceremonia", cuya procedencia latina significa la forma
exterior y regular de un culto.

Su origen es religioso y mstico.

El trmino

ceremonial encuadra en un ambiente bien delimitado y de plena actualidad.

Al analizar el origen de la diplomacia surgen ineludiblemente, como parte integral


de ella, las reglas del ceremonial y protocolo. Las formalidades del ceremonial
pblico y del protocolo, son consubstanciales a la evolucin y principios de la
diplomacia, resultando ser, finalmente, un valioso e indispensable elemento
demostrativo en nuestros das de uno de los ms preciados principios bsicos del
Derecho, Internacional, moderno, tal es: La igualdad jurdica de los Estados.

El

principio jurdico de la igualdad de los Estados, axioma del derecho

internacional contemporneo, es la slida base sobre la que se asienta el


Ceremonial Pblico, nombre con el que se designa al conjunto de frmula en que
se exterioriza la relacin de los Estados. Una de las caractersticas del ceremonial
es crear un cuadro y una atmsfera en la cual se estrechan las relaciones entre
los Estados y los hombres que la representan, de una manera armnica y racional.

En el Congreso de Viena, de 1815, con el propsito de evitar las sucesivas


disputas que se presentaban en relacin a la precedencia, se puso fin a las
diferencias de rango entre los Estados y se establecieron distintas categoras
diplomticas.
Posteriormente, en un sentido ms preciso y de carcter universal, las categoras
o jerarquas de los Agentes Diplomticos fueron definidas en la Convencin de
Viena sobre Relaciones Diplomticas. Estas forman parte de la Carta de Naciones
Unidas, siendo adoptadas de hecho y de derecho, tanto en el mbito bilateral
como multilateral del Concierto Internacional.

20

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor
de la Academia Diplomtica de Chile Andrs Bello, Don Mario Silva Concha, en un
artculo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia
de dicha Academia, referente al ms delicado problema del protocolo, cual es el
de la precedencia, la mxima enseanza tica de todos los tiempos, ms all de la
actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repblicas, se
encuentra en la Biblia.

En efecto, en el Evangelio segn San Lucas, se ubica el siguiente versculo. Dice


el Seor Jess: "Cuando seas invitado por alguno a bodas, no te sientes en el
primer puesto, no sea que otro ms distinguido que t este convidado por l,
y viniendo el que convido a ti y a l te diga: Cede a ste tu puesto y entonces
con vergenza, vayas a ocupar el ltimo lugar. Cuando seas invitado, ve y
sintate en el postrer lugar, para que cuando venga el que te invit, te diga:
Amigo, sube ms arriba. Entonces tendrs gran honor en presencia de todos
los comensales, porque el que se enaltece, ser humillado y el que se
humilla ser enaltecido". (Lucas 14, 7-11)

Este mensaje de humildad habido slo aceptado por quienes han llegado a la
excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo odos han odo y lo
practican sin ostentacin alguna ni doble intencin. En el caso de la precedencia
protocolar de los Agentes Diplomticos y de las autoridades nacionales, sta
enseanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por
mera simpata personal del anfitrin sino por la dignidad de la investidura de cada
cual ms all de la persona.

21

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

TTeerrm
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Ceerreem
moonniiaall yy P
Prroottooccoolloo

Urbanidad (Guevara Marisela): conjunto de pautas que aunque no escritas en


ninguna legislacin, regulan tcitamente las relaciones humanas. (Guevara,
1998).

Urbanidad (Larousse): Cortesa, buenos modales, buena educacin.

Urbanidad(Manuel Antonio Carreo): Conjunto de reglas que tenemos que


observar para comunicar dignidad, decoro y elegancia a nuestras acciones y
palabras, y para manifestar a los dems la benevolencia, atencin y respeto
que les son debidos. Es una emanacin de los deberes morales.

Educacin (Larousse): Accin y efecto de educar. Instruccin, enseanza:


educacin primaria.//Conocimiento de las normas de cortesa: tener educacin.

Educacin (Manuel Acosta): A los fines del ceremonial y protocolo se entiende


como el grado de conocimientos y aprendizajes que ha logrado desarrollar un
individuo y que le permite diferenciarse de manera determinante en los grupos
permitindole destacarse en cuanto al manejo de normas de cortesa, buenas
costumbres y atencin publica.

Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:
trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesin.// Obra humana que
expresa simblicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la
realidad entendida estticamente.// Conjunto de obras artsticas de un pas o
de una poca.

22

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Manera (Larousse): Modo particular de ser o de hacer algo.// Porte y modales


de una persona.

Manera (Manuel A. Carreo): expresa que a travs de un atento estudio de las


reglas de la urbanidad y por el contacto con las personas cultas y bien
educadas, se llega a adquirir lo que especialmente se llama buenas maneras o
buenos modales, lo cual no es otra cosa que la decencia, moderacin y
oportunidad en nuestras acciones y palabras y aquella delicadeza y gallarda
que aparecen en todos nuestros movimientos exteriores, revelando la suavidad
de las costumbres y la cultura del entendimiento.

Cortesa (Camille Le Carre): La demostracin de nuestra consideracin hacia


los dems.

Cortesa (Louise de Vilmorin): Es el deseo de no ofender a nadie, de ser


agradable de forma natural. Las malas maneras son un atentado contra la
propia dignidad. Existen ciertas reglas de comportamiento en la vida y
seguirlas hace ms grata la convivencia.

Cortesa (Manuel Acosta): consiste en la manera en que un individuo utiliza


todas las normas de tipo social que permiten agradar a otra logrando con ello
crear un clima de confianza, seguridad y por sobre todo de comunicacin.

Normas sociales (Manuel Acosta): Son el conjunto de normas y reglas


establecidas por costumbres fundamentalmente que garantizan con su
aplicacin y observancia un buen comportamiento pblico.

Etiqueta (Manuel A. Carreo): Es una parte esencial de la urbanidad, dse este


nombre al ceremonial de los usos, estilos y costumbres que se observan en las

23

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

reuniones de carcter elevado y serio y en aquellos actos cuya solemnidad


excluye absolutamente todos los grados de la familiaridad y la confianza.

Etiqueta (Elvira Contreras): Abarca un conjunto de normas para hacer las


cosas correctamente y de manera fcil; es la expresin formal de los buenos
modales que son imprescindibles para que todos podamos vivir en sociedad.

C
Cllaassiiffiiccaacciinn ddeell C
Ceerreem
moonniiaall
Por una parte prevalece la tendencia caracterizar el ceremonial como expresin
de una mentalidad formal ms o menos superada o como algo que ocurre ms
por necesidad que por conviccin, habiendo la posibilidad de utilizarla al servicio
del Estado y de la Sociedad. El ceremonial expresa la necesidad de contacto y
relaciones de la vida presente (ceremonias, comidas, correspondencias,
recepciones, etc.) ya sean en formas tradicionales, caractersticas de tiempos
pasados o en forma todava vlida que se refiere a ambientes y circunstancias
particulares, tales como las visitas de los Jefes de Estado, la presentacin de
credenciales por parte de los representantes diplomticos y el desenvolvimiento
de todos los actos solemnes de importancia pblica que se refiere a las relaciones
entre los estados. En

dichas ocasiones el Ceremonial asume aspectos

particulares fijados como protocolo apropiado y se desenvuelven bajo la direccin


de funcionarios adecuados.

El ceremonial deja as, bajo ciertos aspectos, un ambiente y esquemas reservados


y se pone al servicio de la relaciones pblicas a las cuales provee de un material
precioso de modelo y de enseanzas.

El Ceremonial en Venezuela se clasifica, segn la naturaleza de su constitucin,


que est representada en los poderes pblicos, de la siguiente manera:

24

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Ceremonial Pblico
Ceremonial Militar
Ceremonial Litrgico
Ceremonial Civil

A su vez el Ceremonial Pblico se clasifica en:

a .- El ceremonial extranjero o poltico


b.- El ceremonial diplomtico o de embajada
c.- El ceremonial de Cancillera y Protocolo
C
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Es aquel que representa un conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de


relacin de los estados, es decir, las relaciones entre los estados y los hombres
que lo representan. Es la expresin de una mentalidad normal.
C
Ceerreem
moonniiaall E
Exxttrraannjjeerroo oo P
Poollttiiccoo

Comprende todos los actos, celebraciones o instrumentos que se refieren a: Jefes


de Estado, Papa, Monarcas, cualquier cabeza visible de un pas.
Cortesa que se tributa a comunicaciones oficiales con motivo de advenimiento al
trono,

elecciones

presidenciales,

exaltaciones

al

poder,

nombramientos

diplomticos, etc.
C
Ceerreem
moonniiaall D
Diipplloom
mttiiccoo oo ddee E
Em
mbbaajjaaddaa

Comprende todo lo relacionado a Poltica Exterior, Ceremonial de Embajadas.


Regula cunto atae a los honores y prerrogativas que le corresponden a los

25

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Agentes Diplomticos en el ejercicio de sus funciones. Se considera la calidad y el


rango del Agente.
C
Ceerreem
moonniiaall ddee C
Caanncciillleerraa

Se refiere a todo lo vinculado con la poltica interior, regula las formalidades a


observar en relacin a notas, oficios, tratados y dems documentos oficiales
diplomticos. Es considerado como parte del Ceremonial Diplomtico. Adems
seala:

Los ttulos y calificativos correspondientes a los estados, a sus jefes y a sus


representantes.
La medida de los honores y el rango a que tienen derecho los diferentes
funcionarios pblicos.
Las frmulas de cortesa consagradas internacionalmente para un uso recproco.
C
CE
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MO
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ALL M
MIILLIITTA
AR
R

Comprende lo relacionado al conjunto de frmulas en que se exterioriza la vida de


relacin de las Fuerzas Armadas. Las relaciones entre las diferentes fuerzas
(Ejrcito, Armada, Aviacin, Guardia Nacional), instituciones y hombres. Regula el
conjunto de formalidades rigurosas de estricto cumplimiento militar.

El artculo 55 de la Ley Orgnica de las Fuerzas Armadas nacionales y el artculo


27 ordinal 14, regulan la aplicacin de Ceremonial y Protocolo Militar. El
Reglamento de Ceremonial y Protocolo Militar tiene por objeto establecer las
normas y procedimientos que las Fuerzas Armadas nacionales, en general, y sus
miembros, en particular, deben cumplir en las ceremonias militares, actos oficiales
y sociales.

26

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

El Ceremonial Militar se define como:

El conjunto de normas y procedimientos que se destinan a solemnizar los actos


del servicio, los de significacin histrica, aquellos de carcter oficial en lo que
tomen parte las F.F.A.A.N.N, demostrando su moral, disciplina y educacin. Esto
determina el orden de la autoridades militares.
C
CE
ER
RE
EM
MO
ON
NIIA
ALL R
RE
ELLIIG
GIIO
OS
SO
OO
O LLIITT
R
RG
GIIC
CO
O

Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales
que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier
naturaleza.
C
CE
ER
RE
EM
MO
ON
NIIA
ALL C
CIIV
VIILL O
OP
PR
RIIV
VA
AD
DO
O

Es el conjunto de formalidades que exteriorizan la vida de relacin de los entes


privados en el contorno en donde se ubican, rigindose por normas y procesos de
observancia general.

IIm
mppoorrttaanncciiaa ddee llaa E
Ettiiqquueettaa eenn eell C
Ceerreem
moonniiaall
La Etiqueta, representa el ceremonial de los estilos, usos y costumbre que deben
observarse en todos los actos y ceremonias pblicas y solemnes, as como en las
manifestaciones externas de la vida social. Es la reglamentacin de ciertas
normas del ceremonial extranjero o poltico, con el que suele confundir y en el que
est implcitamente comprendida. Hoy por hoy, el concepto de sta ha variado
radicalmente hasta el punto de que en las propias monarquas tiende a aligerar la
aplicacin de sus prcticas, en consonancia con el espritu de la poca en que
vivimos.

27

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

En las organizaciones democrticas, la etiqueta desempea un papel secundario.


Aunque

existen y se reconocen algunas reglas universales, la etiqueta vara

segn las tradiciones y los uso del los Estados, pues es privativo de stos,
establecer pragmtica que rigen las normas de un ceremonial. La Etiqueta regula
la conducta personal de los individuos, es decir todas aquellas cosas que nadie
puede hacer por otro. La fuente generadora de las normas de etiqueta la
constituyen los sentimientos, tradiciones y costumbres de los pueblos, que son
especificados en tratados, manuales, etc.

La Etiqueta implica:

Normas de comportamiento derivadas de la experiencia y el sentido comn.

Un entorno o contexto apropiado: Fsico, rea en que se desenvuelve el


individuo y donde hay que considerar una distribucin adecuada. Cultural,
donde la cortesa es el comn denominador para las buenas relaciones, pero
sus formas de expresin varan de un lugar a otro. Entorno de las relaciones: el
buen trato entre las personas se rige por ciertas reglas basadas en el respeto
mutuo y el conocimiento de los derechos de cada quien.

Actitud interior de querer hacer las cosas bien.

Muchos autores sealan que el trmino Protocolo Social, no es ms que una


analoga que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el
comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus
social, la educacin y las buenas maneras son las variables que delimitan y
califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse segn la
interpretacin hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita
Gonzlez, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que
rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,
excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomticos.

28

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

D
DIIFFE
ER
RE
EN
NC
CIIA
AC
CIIO
ON
NE
EN
NTTR
RE
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CE
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ALL,, P
PR
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OTTO
OC
CO
OLLO
OY
YE
ETTIIQ
QU
UE
ETTA
A
Ceremonial
-

Protocolo

Conjunto

de -

Etiqueta

Conjunto de normas -

Conjunto de normas

formalidades que se

establecidas para las

para hacer las cosas

aplican

ceremonias

correctamente

durante

el

desarrollo de todo acto

formalidades

pblico

carcter

privado,

oficial

de

de

manera fcil, expresin

formal de los buenos

regidas por normas de

social,

estricto cumplimiento.

cumplimiento.

Reglas que determinan -

Establece los criterios

personal

el modus operandi de

de trato y precedencia

individuos

actos

que

de

No

sido

institucin con relacin

comprende las reglas

previamente normados

a sus similares

protocolarias

por

Todo acto protocolario -

Tienen

incluye la etiqueta

ms universal

solemnes

hayan

la

autoridad

respectiva civil,

de

una

estricto

persona

segn

o -

eclesistica, militar o -

Varan

diplomtica.

circunstancias de cada

las -

pas: cultura, religin,


etc.
-

Slo

se

aplica

ciertos momentos

29

modales.

en

Regula

la

conducta
de

los

siempre

un

carcter

Est presente en todos


los actos de la vida

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

30

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD II

CEREMONIAL Y PROTOCOLO
Todo acto o ceremonia sigue un procedimiento o formalidad el cual debe
cumplirse estrictamente. De all la naturaleza rgida del ceremonial, sujeto a
procedimiento que garantizan el desarrollo y cumplimiento de las mnimas normas
de protocolo y etiqueta.

En un acto o ceremonia participan distintos profesionales los cuales atienden


actividades acordes con el nivel y responsabilidad que le es asignada. Desde la
funcin de planificacin hasta el desarrollo de tareas de naturaleza operativa son
desarrolladas a los fines de garantizar el cumplimiento estricto de los actos y
ceremonias. El diseo de una ceremonia no es tarea de cualquier persona, sino
de un profesional con experticia y con dominio tcnico del rea. No obstante, cabe
resaltar que de lo que se trata en este apartado no es crear una ceremonia, sino
montar o ensamblar un acto o ceremonia que existe y que es aceptada por el ente
y los actores que en ella participan, es decir, de lo que se trata es de
operacionalizar un acto formal o ceremonial protocolar.

La importancia de este tema radica en que para ejecutar cualquier ceremonia o


acto formal el xito se garantiza siempre y cuando el profesional de protocolo
maneje a plenitud las formalidades, normas y el procedimiento que ha de seguirse
para lograr la majestuosidad e imagen que perdurar en el asistente, de lo
contrario la ceremonia ser recordada por su mala organizacin y falta de
elegancia.

31

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

A los fines de abordar cualquier acto o ceremonia pblica o privada, militar o


religiosa debe tomarse en cuenta la metodologa que a continuacin se seala
(ver cuadro en la pgina 39):

M
Meettooddoollooggaa ppaarraa llaa R
Reeaalliizzaacciinn ddee C
Ceerreem
moonniiaass A
Accaaddm
miiccaass
Llevar a cabo una ceremonia acadmica implica la consideracin de las siguientes
variables:

FUENTE ORIGINARIA

Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un
contexto geogrfico y cultural determinado. Es as como toda ceremonia tiene una
explicacin y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de
necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.
Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolucin o los
antecedentes y costumbres que rigen la actuacin de una determinada ceremonia.

DESCRIPCIN

Consiste en presentar la caracterizacin de la ceremonia. Para ello se toma en


cuenta el objeto, los aspectos ms relevantes y su importancia.

MBITO / ALCANCE

Se refiere a la penetracin y cobertura que tiene la ceremonia, es decir, si tiene


alcance local, regional, nacional o internacional.

32

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ORGANISMOS INVOLUCRADOS

Se refiere a detallar todos aquellos organismos pblicos y privados que debern


estar presentes y a los cuales deber envirsele invitacin institucional.

C
Crroonnoollooggaa ppaarraa llaa C
Coooorrddiinnaacciinn ddee uunnaa C
Ceerreem
moonniiaa
Se refiere al desarrollo y control del proceso administrativo que debe iniciarse
desde el momento en que se decide realizar un acto o ceremonia determinada.
Ello implica:

PROCESO ADMINISTRATIVO

Trata de los procesos de informacin, promocin, logstica y de relaciones


pblicas involucrados en el montaje de una ceremonia. El ms importante de ellos
es el flujo de informacin el cual tiene por objeto informar y suministrar las
instrucciones adecuadas a los fines de contar con los servicios y apoyo logstico
necesarios para garantizar el xito en el desarrollo de la ceremonia.

DOCUMENTOS A EMITIR

Se refiere a toda comunicacin, invitacin, instrumento tcnico (vocativo, tarjetas


de identificacin, etc) y guin protocolar que debe producirse para el buen
desenvolvimiento del acto. Todos estos documentos formarn posteriormente un
expediente que registrar y documentar para el futuro el evento o ceremonia
tratado.

33

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO EL CEREMONIAL

Se refiere al conjunto de formalidades y pasos que debern cumplirse


cronolgicamente segn lo establece la ley o la costumbre.
-

Normas de protocolo

Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirn y que debern respetarse
para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.

Instrumentos a utilizar

Se refiere a los instrumentos siguientes

Guin protocolar del acto o ceremonia


Tarjetas de identificacin de la sala
Vocativos
Decretos, resoluciones, providencias, etc.
Lista protocolar
Tarjetas de invitacin
Croquis o planos del lugar
Lista de personal de ceremonial y protocolo

- Orientacin logstica

Trata de las actividades de logstica (transporte, mobiliario, podium, sonido,


refrigerios, pancartas, etc) planificadas, con detalles de los responsables que
debern seguirse a los fines de garantizar el xito del evento.

34

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

- Etiqueta

Se refiere a las pautas en el vestir que regirn el acto o ceremonia


tradicionalmente segn el evento del que se trate, se utiliza el siguiente vestuario.

TIPO DE TRAJE

HOMBRE

Chaqu o Jaquette

Chaqueta

MUJER
negra

con Para el da: traje corto de

faldn largo

dos

piezas

Pantaln sin vuelta, gris preferiblemente

,
con

oscuro, a rayas muy finas. mangas. Para la noche: si


Camisa blanca con cuello as se exige, vestido largo
almidonado.

elegante.

Corbata de seda gris, de


nudo corriente o plastrn.
Zapatos

negros,

lisos,

ligeramente en punta, con


cordones
Calcetines de seda negra,
hasta la pantorrilla.
El sombrero y el guante,
de

rigor

lugares

en

algunos

dejaron

de

llevarse en climas clidos.

Frac

Chaqueta

negra,

corta Traje largo

adelante, con faldn largo


y estrecho atrs.
Pantaln negro, con dos
hileras de galn negro por

35

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

la parte posterior de las


perneras.
Camisa

blanca

pechera

con

de

almidonada,

piqu,

con

duro

cuello de pajarita.
Corbata de lazo, blanca
(pajarita)
Chaleco de piqu blanco,
con botones de ncar.
Zapatos.
deben

Estrictamente
ser

de

cortesano,

cuero
aunque

tambin se pueden usar


de

charol o piel (con

cordones)
Calcetines

negros,

de

seda hasta la pantorrilla.


Admite

el

uso

condecoraciones,

de
pero

slo cuando la invitacin


lo especifique.
Esmoquin o Smoking

Chaqueta

negra,

faldones,

sencilla

sin Traje de cctel, corto o


o largo.

cruzada y con solapas de


seda.
Pantaln a juego, con un
galn negro por la parte
exterior.

36

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Camisa

blanca

con

pechera de piqu, lisa o


plisada.
Corbata de lazo negro, de
seda o corbatn negro y
cuero duro de pajarita
Chaleco si se utiliza suele
ser negro. Las alternativas
al chaleco es una banda
negra de seda (nunca se
usan juntos).
Zapatos negros lisos
Calcetines

negros,

de

seda hasta la pantorrilla.


No

admite

el

uso

de

condecoraciones. Slo un
botn en el ojal.
En

ocasiones

menos Trajes de calle, claros en Trajes a dos piezas.

protocolarias se usa un la maana y oscuros en la


traje

oscuro,

deportivo

casual

segn

o tarde, noche.
las

circunstancias.
Uniformes de gala

Fuerza Armada de Venezuela

Todas las ceremonias deben recibir un tratamiento tcnico como el anterior de


manera de cubrir todos los aspectos que garantizan la buena realizacin de las
mismas.

37

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

METODOLOGIA PARA EL DISEO DE


UNA CEREMONIA ACADEMICA
ANALISIS DE
LA
CEREMONIA

CRONOLOGIA
PARA LA
COORDINACION

PROCESO
ADMINISTRATIVO

FUENTE
ORIGINARIA

DESCRIPCION

DOCUMENTOS A
EMITIR

AMBITO/ALCANCE

CEREMONIAL A
REGIR

PROCEDIMIENTO
NORMAS
PROTOCOLARES

INSTRUMENTOS
PROTOCOLARES

ORGANISMOS

ORIENTACION

INVOLUCRADOS

LOGISTICA

ETIQUETA
Elaborado por Manuel Acosta. 1999.

38

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Normas de Protocolo
Constituyen el conjunto de reglas palatinas o de ceremonial que rigen el
comportamiento de los individuos en todo acto formal y solemne que es el
resultado de la costumbre, los usos y las leyes de un determinado lugar. Las
normas de protocolo se ven afectadas por la tipologa existente del ceremonial.
Las principales normas a considerar son las siguientes:

CEREMONIAL PBLICO

El lugar de honor es la derecha


La persona de mayor rango se coloca de pi o sentada a la derecha de la de
mayor jerarqua.
El puesto central de cualquier reunin y/o evento debe ser ocupado por la mxima
autoridad que asista al mismo (Persona de mayor nivel jerrquico).
El orden de ubicacin es alternativo a partir del centro.
Cuando son dos las autoridades que concurren al acto, aquella de mayor jerarqua
ocupar la derecha.

1.

2
.

Si son tres personas

2
.

1.

3
.

Si son cuatro

1.

39

2
.

4
.

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

La colocacin de personas o delegaciones en un evento deber hacerse en orden


alfabtico del pas anfitrin. La nacin anfitriona cuando no asume la presidencia
de la reunin tomara el ltimo lugar.
Las delegaciones se ubican en sentido inverso a las agujas del reloj.
El puesto central, en todos los casos, corresponde al presidente del evento,
siempre y cuando no vaya el Presidente de la Repblica o un Ministro en su
nombre, quienes ocuparan dicho puesto.
Cuando asistan damas para efectos de precedencia, la categora de ellas es igual
a la de sus esposos. Al asignarles sus puestos se buscar que stos queden
alternados con los de los caballeros. Se evitar que los esposos queden uno a
continuacin del otro.
Cuando las personas deben colocarse o marchar en columna, la de mayor
categora va a la cabeza y los dems en su correspondiente orden.
Cuando la mxima autoridad presida un acto, no debe abandonarse el lugar hasta
tanto no lo haga dicha autoridad.
La bandera de Venezuela va a la derecha y en el medio, despus el resto de
banderas.
Cuando el nmero de banderas sea impar la de Venezuela ocupar el lugar
central.
Cuando sea par, ocupar el lugar derecho de las centrales, vista desde el edificio
donde ondee, es decir, la derecha de la presidencia o la izquierda del observador.
Si se coloca la bandera en el centro del saln, tras el presidium, deber estar
flanqueada a su derecha por la del Estado y a su izquierda por la de la ciudad
anfitriona (Municipio).

40

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

En caso de ser solamente dos, la de Venezuela ocupa la derecha y la otra la


izquierda.

Si las banderas se colocan en el lateral derecho de la puerta de entrada de un


edificio, el puesto de honor es siempre el ms cercano a sta y ser ocupado por
la bandera de Venezuela, siguiendo el resto de aquellos pases que participan en
el evento.

Si se realiza una reunin de carcter internacional, tales como congresos,


simposios, etc., por un organismo, entidad o institucin venezolana y celebrada en
nuestro pas, se colocarn las banderas:
Por la antigedad de ingreso al mismo
Orden alfabtico del pas sede.
Cuando tras un presidium se coloquen dos peanas a derecha e izquierda, que
formen cada una un bloque de honor, la bandera de Venezuela estar flanqueada
por las otras dos.

41

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

De celebrarse un acto cuyas caractersticas tengan relacin con el tema de las


Comunidades Autnomas, las banderas que las representan se colocarn a
continuacin de la de Venezuela, precediendo las de fecha ms antigua.
La bandera se iza a media asta llevndola lentamente hasta el tope y luego se
baja hasta la posicin adecuada. Para arriarla se vuelve a izar rpidamente hasta
el tope y luego se baja lentamente.
Al acceder a un vehculo, quien accede en primer lugar es la autoridad de mayor
rango para ocupar el puesto de la derecha, en sentido de la marcha del vehculo.
Hacindolo a continuacin por el lado izquierdo, la autoridad de menor rango o
persona que lo acompae.
Cuando una autoridad recibe a otra de mayor rango o categora y le invita a subir
a su vehculo oficial, le ceder siempre el asiento de la derecha.
Al descender se proceder a la inversa, hacindolo en primer lugar la mayor
autoridad.
Al descender por una escalera, siendo varias autoridades con sus esposas, si no
hubiese espacio suficiente para hacerlo por parejas, lo harn primero los
caballeros y luego las damas, a las que esperarn y dejarn pasar delante, de no
hacerlo por parejas al bajar lo harn las damas primero.

CEREMONIAL DIPLOMTICO

Internacionalmente las normas que rigen el ceremonial diplomtico son las


siguientes:

Los idiomas francs e ingls se emplean en la redaccin de los tratados cuando


stos se celebran entre varios pases.
En caso de dos pases, se utiliza el idioma nacional de los signatarios.
La correspondencia diplomtica usa su propio idioma, acompaado de una
traduccin.
42

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Cuando el ttulo de la persona es permanente (General, Obispo, Duque, etc.) se


antepone ste al nombre.
Cuando el ttulo fuera transitorio (Embajador, Gobernador, Diputado, etc.) el
nombre se antepone al ttulo.
La precedencia de los agregados militares venezolanos estar en funcin de su
grado. Si son Generales o Almirantes, vendrn inmediatamente detrs del
funcionario diplomtico. Si son Coroneles o Capitanes de Navo irn despus del
Ministro Consejero o Consejero de la Embajada. Si son Tenientes Coroneles,
Mayores o equivalentes, despus del primer secretario. Si son Capitanes, despus
del segundo secretario.
El Nuncio Apostlico ser siempre el Decano del Cuerpo Diplomtico acreditado
ante el gobierno de Venezuela.
La precedencia de los jefes de misin ser la establecida por el orden cronolgico
de la entrega de credenciales.
El orden de precedencia dentro de cada misin diplomtica ser establecido por el
respectivo pas.
La precedencia entre las autoridades nacionales ser establecida por la Direccin
de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin del Ministerio de Relaciones
Interiores.

CEREMONIAL MILITAR

Las normas que lo rigen son:

Cumplir a cabalidad el horario programado.


Los invitados deben llegar con la mayor puntualidad.
Nadie podr retirarse antes de que lo haga la mxima autoridad presente.
Cuando deba solicitarse permiso para comenzar o terminar el acto o para dar
parte, el oficial que comanda la unidad lo har directamente ante la autoridad
mxima presente.
43

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Todo oficial de la Fuerza Armada Nacional que sea destinado a un nuevo cargo,
ser dado a conocer ante el personal de la unidad que estar a su mando.
En la Marina, al embarcar en una lancha, subir en primer lugar la autoridad de
menor rango y luego la de mayor rango.
Si la embarcacin se dirige a un buque, atracar a estribor, es decir, al costado
derecho del mismo.
En las reuniones de las distintas fuerzas, a igualdad de grados y antigedad,
privar la antigedad de la fuerza.
La precedencia entre las autoridades militares ser la establecida en la lista
protocolar militar que elaborar la direccin general del Ministerio de la Defensa y
los Comandos de Fuerza.
En ceremonias militares con asistencia de representantes de los poderes pblicos,
la forma de colocacin ser:
El Presidente, en el centro.
A su derecha el Presidente del Congreso.
A su izquierda el Presidente de la CSJ.
Alternativamente el Presidente de la Cmara de Diputados, el Ministro de la
Defensa y la autoridad militar anfitriona.
Las dems autoridades militares, civiles y eclesisticas.
El cuerpo diplomtico ser ubicado en sector especial.
En las ceremonias militares donde no asisten los representantes de los poderes
pblicos, la mxima autoridad se ubicar en el lugar preferente, a su izquierda el
anfitrin, EXCEPTO, cuando lo sea el Ministro de la Defensa, en cuyo caso el
anfitrin se colocar a su derecha.
Cuando asistan damas, stas se colocarn detrs de sus respectivos esposos o
en lugar especial.

Ejemplos de Actos Y Ceremonias Militares.

Reconocimiento del Ministro de la Defensa.


44

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

El acto se realizar en la Capital de la Repblica en el Parque de Honor de la


Escuela Militar, o donde lo ordena el Presidente de la Repblica.
Se invitar a las Altas Autoridades Civiles y Eclesisticas de la localidad.
Ser dado a conocer por el Comandante General de la respectiva fuerza o el
inspector de la misma.

Reconocimientos de los comandantes de unidades tcticas.


El acto se realizar en la sede que ocupe la unidad.
Deber asistir todo el personal de la unidad tctica.
Ser dado a conocer por el comandante de la unidad operativa correspondiente.

Izada y arriada de la Bandera.


La guardia rinde honores, precedidos por la banda marcial, de guerra o de
corneta, formada en lnea frente al lugar donde se encuentre el asta de la bandera.
El Comandante de la guardia mandar a presentar armas, se ejecutar el Himno
Nacional o la marcha regular, segn el caso, procedindose a izar la bandera. El
personal sin armas ejecutar el saludo.

Ejemplo de Programa Militar

Honores a la Bandera
Honores a la Autoridad que preside el acto.
Partes
Lectura del Decreto o Resolucin que notifica el nombramiento
Presentacin por la autoridad superior y reconocimiento por parte de los
subalternos. Durante este acto las tropas permanecern con las armas al hombro.
Revista de la Unidad por la Autoridad que da a conocer, a quien acompaarn los
Comandantes entrante y saliente.
Firma del acta.
Asociaciones.
45

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Desfile de las Unidades presentes ante la autoridad que preside.


Honores a la autoridad que preside.
Honores a la Bandera.

Tratamientos
Ttulo de cortesa con que se dirige una persona a otra en razn del cargo que
ocupa o de la consideracin recibida que ostenta.

Los tratamientos de las autoridades son de carcter honorfico, ya que se pierden


al cesar en sus cargos; algunos ejemplos se especifican a continuacin.

EXCELENTISIMO

EMBAJADORES

EMINENCIA

CARDENALES

VUESTRA MAJESTAD

REYES

ALTEZA REAL

PRINCIPES

MAGNIFICO

RECTORES

ILUSTRISIMO

ALCALDE

CIUDADANO

APLICACION COMUN

Criterios Protocolares
Los criterios protocolares conforman un conjunto de elementos que rigen un
determinado evento; a saber:

46

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ORDEN ALFABTICO

Consiste en el ordenamiento de los invitados a una ceremonia con rango,


categora o jerarqua determinada segn el alfabeto (ingls o espaol). Esta norma
se estableci como medio de evitar los conflictos de precedencia tanto en actos
protocolares como en la firma de actas, tratados o convenios.

EL AZAR

En el ordenamiento de autoridades con la misma equivalencia se da el caso que al


ser ubicadas segn otros criterios (alfabtico, alternado) queden colocada de
ltima. A solicitud de las partes interesadas, mediante este criterio, bajo
consentimiento expreso, se permite bajo el sorteo a la suerte, alterar el orden de
precedencia. Para Manuel Acosta Profesor de la Universidad Simn Bolvar, este
criterio no debe ser aplicado en Venezuela, por la discrecionalidad que trae
implcito.

LA PUNTUALIDAD

Las ceremonias deben realizarse a la hora pautada, De no estar a la hora todos


los integrantes del presidio se corre la precedencia y se elimina la silla
correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a
menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.

LA SUPERSTICIN

Se refiere al hecho que en algunos pases existen consideraciones especiales a


determinados nmeros o aspectos vinculados con la suerte o la desgracia, tal

47

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

como el nmero trece (13) en EEUU; el cual no es considerado en el montaje de


las ceremonias.

LA ESTTICA

En la organizacin de un estrado o mesa de reunin puede darse el caso de que


las autoridades asistentes tengan la misma equivalencia, pero al ser ubicadas
segn determinados criterios (alternativo) stas queden homogneamente
distribuidas de un lado y del otro, por ejemplo caballeros. El criterio permite alterar
el orden de precedencia para favorecer la cobertura grfica o registro fotogrfico,
televisivo o flmico del evento.

EL CNYUGE HOMBRE

Al contrario de su mujer, el esposo con jerarqua no goza de los mismos privilegios


de precedencia que ella. Segn Isabelita Gonzlez, cuando a una mujer con
jerarqua se le invita a una recepcin con su marido, ella ocupar el lugar de honor
que le corresponde y el esposo ser colocado en sitio adecuado pero nunca por
encima de alguna persona que tenga jerarqua.

EL DESCANSO MATRIMONIAL

Este criterio que rige para la colocacin de parejas en una mesa de comida indica
que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.

EL RESPETO A LA ESPOSA

Como resultado del criterio del descanso matrimonial, si al ordenar la mesa el


marido coincide con su esposa, sta mantiene su puesto y l lo cede bajando un
grado en la precedencia de la mesa siempre y cuando sea de su mismo rango o
48

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

nivel y si el comensal que asciende en su lugar es tambin de su mismo rango o


nivel. De no ser posible el descenso del marido por el cargo, rango o
representacin que ostenta, la esposa desciende y l conserva su puesto en la
mesa.

LA CORTESA

En algunas ocasiones por razones de deferencia o cortesa se cede la


precedencia a determinado visitante o invitado el cual recibe tal actitud con agrado
y agradecimiento. No obstante en ceremonia estricta este criterio no debe ser
considerado.

LA CULTURA

En todo acto formal o ceremonial la cultura del invitado es una variable


determinante en la imagen que se forman los asistentes. En caso de no tener
informacin o desconocer de la manera o formalidad que rige un acto o ceremonia
es importante preguntar e informarse de tal situacin, de lo contrario deber
utilizar su capacidad de observacin para proceder a imitar las formalidades que
rigen dicha actividad.

LOS IMPREVISTOS

El proceso de planificacin funciona, no obstante hay que tener presente el


principio de Peter: lo que va a ocurrir ocurre aun cuando haya sido previsto. Esto
significa que no importa cuan organizada est la ceremonia cuando algo va a salir
mal saldr mal, pero se deber prever dicha situacin de manera de atenuar sus
efectos.

49

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

LA ANTIGEDAD

Se refiere al criterio que seala que una persona tiene precedencia sobre otra
cuando es ms antigua en el cargo, rango o categora o cuando es creada una
institucin primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia
jerrquica.

Aplicaciones Referidas a Las Normas de Protocolo


A continuacin se presenta una serie de situaciones ocurridas en la vida real, de
manera que sean analizadas y se infiera la respectiva norma protocolar a
considerar:

Inauguracin del Teatro Teresa Carreo


Programa

Bendicin de la Obra, por su eminencia el Cardenal Jos Al Lebrum, Arzobispo de


Caracas.
Honores al Presidente de la Repblica
Palabras del Dr. Antonio Lpez Acosta, presidente del C.S.B.
Reconocimiento de la Orquesta Sinfnica de Venezuela al Presidente de la
Repblica
Imposicin de Condecoraciones
Palabras del Dr... Presidente de la Repblica
Lectura y firma del Acta de Inauguracin
Concierto de la Orquesta Sinfnica de Venezuela
Brindis.

50

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

- Acto con motivo del Bicentenario del Natalicio del general en Jefe Jos Antonio
Pez. (13-06-90)

Programa

Honores al ciudadano Presidente de Repblica


Ofrendas Florales ante la estatua de Pez
Poder Ejecutivo-Himno nacional
Poder Legislativo
Poder Judicial
Autoridades eclesisticas
Concejo Municipal de Acarigua
Concejo Municipal de Araure
Fuerzas Armadas
Comisin Nacional y Regional para los actos del Bicentenario
Promociones de Oficiales de Las Fuerzas Armadas General en Jefe Jos Antonio
Pez,
Familiares del Prcer

Honores al ciudadano Presidente de la Repblica

- Acto de instalacin del III Seminario Latinoamericano sobre Anlisis y Previsin


de Demanda de Energa a largo plazo en los Sectores de Gran Consumo de
Energa. Horizonte 2000.

Programa

Apertura del acto


Palabras del ciudadano Rector de la U.S.B.

51

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Palabras del Dr. Luis Castro Leiva, Presidente del Instituto Internacional de
Estudios Avanzados (IDEA)
Palabras del Dr. Luigi Boselli, Embajador de la Comunidad Europea para Amrica
Latina.
Palabras del Dr. Julio Cesar Gil, Ministro Encargado del Ministerio de Energa y
Minas
Clausura del Acto.

Acto de imposicin de condecoraciones

Programa

Honores a la autoridad que preside el acto


Honores al Pabelln Nacional
Parte y solicitud de permiso para comenzar el acto
Lectura de mensajes
Lectura de Resolucin mediante la cual fue creada la Infantera de Marina
Lectura de Resoluciones
Imposicin de la Cinta Naval
Imposicin de la Barra insignia Honor al Mrito
Imposicin de la Insignia de la Infantera de Marina
Entrega de Placas de Reconocimiento
Demostracin de destrezas con Armas
Palabras del Comandante de la Infantera de Marina
Himno de la Infantera de Marina
Participacin de haber finalizado el acto
Honores al pabelln Nacional
Honores a la Autoridad que presidi el acto: Contra Almirante Edgar Escobar
Ochoa, Comandante de la Infantera de Marina.

52

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PRECEDENCIA PROTOCOLAR
P
Prriioorriiddaadd oo aanntteellaacciinn eenn eell oorrddeenn ppaarraa ddeetteerrm
miinnaarr llaa ssiittuuaacciinn ppoossiicciioonnaall qquuee ppoorr
ccaatteeggoorraa,, ccaarrggoo rraannggoo,, llee eesstt rreesseerrvvaaddaa aa uunnaa aauuttoorriiddaadd oo ppeerrssoonnaalliiddaadd qquuee
ccoonnccuurrrree aa uunn aaccttoo..

Fuentes Protocolares
En Venezuela, el poder pblico se distribuye entre el Poder Municipal, el poder
Estadal y el poder Nacional. El poder pblico nacional se divide en:

Ejecutivo
Legislativo
Judicial
Ciudadano
Electoral

La precedencia se establece tomando en cuenta la distribucin siguiente:

PODER EJECUTIVO

Presidente de la Repblica
Vicepresidente de la Repblica

PODER LEGISLATIVO

Presidente de la Asamblea Nacional


Primer Vicepresidente
Segundo Vicepresidente

53

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PODER JUDICIAL

Presidente del Tribunal Supremo de Justicia

PODER CIUDADANO

El poder ciudadano se ejerce por el Consejo Moral Republicano integrado por:

El Fiscal General
El Contralor General de la Repblica
El Defensor o Defensora del Pueblo

Luego de los representantes del Consejo Moral debe aparecer el Procurador


General de la Repblica

PODER ELECTORAL

Presidente del Consejo Nacional Electoral

Su Eminencia el Cardenal (Arzobispo) de Caracas

Expresidentes de la Repblica

Expresidente de la Junta de Gobierno

Consejo de Ministros

Ministerio de Interior y Justicia


Ministerio de Relaciones exteriores
54

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Ministerio de Finanzas
Ministerio de la Defensa
Ministerio de la Produccin y Comercio
Ministerio de Educacin, Cultura y Deportes
Ministerio de Salud y Desarrollo Social
Ministerio del Trabajo
Ministerio de Infraestructura
Ministerio de Energa y Minas
Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales
Ministerio de Planificacin y Desarrollo
Ministerio de Ciencia y Tecnologa
Ministerio de la Secretara de la Presidencia

Alcalda Mayor de Caracas

Alcalda del Municipio Libertador

Estado Vargas

Alcalda del Municipio Vargas

Estado Miranda

Alcalda del Municipio Sucre


Alcalda del Municipio Baruta
Alcalda del Municipio el Hatillo
Alcalda del Municipio Chacao

55

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Alto Mando Militar

Inspector General de las Fuerzas Armadas


Jefe del Estado Mayor Conjunto
Comandante General del Ejercito
Comandante General de la Armada
Comandante General de la Aviacin
Comandante General de las Fuerzas Armadas de Cooperacin (Guardia Nacional)

Directores Ejecutivos

Oficina Central de Personal


Oficina Central de Estadstica e Informtica
Oficina Central de Presupuesto
Secretario del Consejo de Seguridad y Defensa (SECONASEDE)

Academias Nacionales

Academia Nacional de la Lengua


Academia Nacional de la Historia
Academia Nacional de Ciencias polticas y Sociales
Academia Nacional de Medicina
Academia Nacional de Ciencias Fsicas
Academia Nacional de Matemticas y Sociales
Academia Nacional de Ciencias Econmicas

Universidades

Universidad Central de Venezuela


Universidad de los Andes
56

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Universidad del Zulia


Universidad de Carabobo
Universidad de Oriente
Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado
Universidad Simn Bolvar
Universidad Simn Rodrguez
Universidad Experimental del Tchira
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel Zamora
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda
Universidad Nacional Experimental Rmulo Gallegos
Universidad Nacional Abierta
Universidad Nacional Experimental de Guayana
Universidad Nacional Experimental Rafael Mara Baralt
Universidad Pedaggica Experimental Libertador
Universidad Nacional Experimental Politcnica Antonio Jos de Sucre
Universidad Catlica Andrs Bello
Universidad Santa Mara
Universidad Metropolitana
Universidad Rafael Urdaneta
Universidad Nacional Tecnolgica del Centro
Universidad Catlica del Tchira
Universidad Sur del Lago Jess Mara Semprum
Universidad Jos Mara Vargas
Universidad Cecilio Acosta
Universidad Bicentenaria de Aragua
Universidad Nororiental Gran Mariscal de Ayacucho
Universidad Nueva Esparta
Universidad Fermn Toro
Universidad Yacamb
Universidad Rafael Belloso Chacn
57

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Universidad del Valle del Momboy


Universidad Alejandro Humbolt
Universidad Jos Antonio Pez

Consejo de la Orden del Libertador

Arzobispado de Caracas

Presidente de la Sociedad Bolivariana

Prefecto del Municipio Libertador

Presidentes de Institutos Autnomos y Fundaciones del Estado

Directores Generales Sectoriales


Director General Sectorial de Ceremonial y Acervo Histrico de la Nacin
Director General Sectorial de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
Director de Relaciones Pblicas del Ministerio de la Defensa
Secretario Privado del Presidente de la Repblica
Jefe de la Casa Militar

Presidente de la Confederacin de Trabajadores de Venezuela (CTV)

Presidente de la Federacin Venezolana de Cmaras y Asociaciones de Comercio


y Produccin (FEDECAMARAS)

PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Se refiere concretamente al lugar donde se ubicarn las ms altas autoridades
que asisten a un evento o ceremonia,
58

se le conoce

como Presidium, mesa

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

presidencial Presidencia del Evento. Esta distribucin est conformada por quien
la Preside y por un nmero de invitados o personalidades que no debe exceder de
los once (11) puestos, dado que pierde elegancia y majestuosidad.

Estructura
Si el Presidium es unipersonal, la mesa tiende a ser impar y se observa su
distribucin como sigue:

Si es bipersonal, la mesa debe ser dividida definiendo el centro conformado por


dos personas y a partir de all se distribuye el resto de las personalidades en orden
alternativo.

Sistemas de Presidencia
Para la ubicacin de las personalidades existen dos sistemas clsicos que son de
uso comn: el sistema anglosajn y el sistema francs.

59

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

El sistema anglosajn toma como referencia la puerta de entrada de los invitados,


la presidencia se coloca en la punta de la mesa (extremo) mirando hacia la puerta
de entrada de los invitados. En el caso de existir dos presidencias, el invitado debe
mirar hacia la puerta de entrada y el anfitrin hacia la puerta de entrada del
servicio.
Entrada
Invitados

Entrada de
Servicios

Presidencia
anfitrin

Presidencia
invitado

En el sistema Francs La presidencia se coloca en el centro de la mesa mirando a


las ventanas, de espalda a la pared. De haber dos presidencias, la segunda se
sita enfrente de la primera, de espalda a las ventanas y mirando a la puerta de
ingreso del servicio. Cuando el saln tiene las ventanas en un extremo o no tiene
ventanas,

el punto de referencia que define la presidencia es la entrada del

servicio.
Presidencia
anfitrin

Invitados

Ventana

Servicios

Presidencia
invitado

60

Ventana

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE LA PRESIDENCIA

A los fines de aplicar correctamente el criterio de la Presidencia se debe seguir el


siguiente procedimiento:

Determinar si la Presidencia es unipersonal o bipersonal


Si es bipersonal determinar el tipo de sistema anglosajn o francs. Actualmente
se utiliza el francs por las enormes ventajas de comunicacin que ofrece entre el
invitado y el anfitrin.
Se determina el nmero de integrantes que formarn la mesa presidencial
Se elabora croquis de ubicacin, tomando en cuenta la entrada y ventanas del
lugar
Se elabora la tarjeta de invitacin con el croquis correspondiente.

61

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

62

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD III
FUNCIONES PROTOCOLARES
Son funciones que Desempean los distintos Profesionales encargados del
Ceremonial y Protocolo en un Evento; ellos son:

Jefe de Protocolo
El Jefe de protocolo es el profesional encargado de planificar, organizar, coordinar
y supervisar el desarrollo de una determinada ceremonia. Es quien tiene la mayor
responsabilidad tcnica y logstica de una ceremonia o evento formal concreto.

Las principales funciones del Jefe de Protocolo son:

Determinar las formalidades de una ceremonia


Elaborar el guin protocolar
Determinar los requerimientos documentales y tcnicos que requiere una
ceremonia
Elaborar la lista de requerimientos logsticos a considerar
Determinan los entes participantes en la ceremonia
Determinan el orden de precedencia
Coordinar las acciones pertinentes con otras instituciones de apoyo a la
Ceremonia

Coordinador de Protocolo
Es el responsable de llevar a cabo el conjunto de formalidades previamente
planificadas y que sustentan una determinada ceremonia. Asimismo, controla el
respeto y seguimiento de la precedencia, coordina el personal de apoyo

63

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

protocolar, atiende a los invitados especiales y supervisa de manera directa todos


los servicios de apoyo logstico y protocolar a ofrecer en una ceremonia.

Sus principales funciones son:

Supervisar al personal de protocolo que se desempea en un evento


Determinar las pautas de actuacin y la distribucin de trabajo del personal de
apoyo protocolar.
Supervisar la ptima ubicacin y existencia de los recursos tcnicos y logsticos a
utilizar en una ceremonia.
Reportar al Jefe de protocolo sobre cualquier dificultad o inconveniente surgido
antes, durante y despus de la ceremonia.
Controlar los vocativos, tarjetas de identificacin, listas protocolares, tarjetas de
invitacin, manejo de medios de comunicacin, entre otras actividades.

A
Assiisstteennttee ddee P
Prroottooccoolloo
Es el responsable de asistir al Coordinador de Protocolo en las distintas
actividades y operaciones que deben cumplirse para garantizar el xito de una
ceremonia. En este sentido sus funciones son:

Asistir en materia de atencin a los invitados y al pblico


Es responsable del suministro y distribucin de cualesquiera de los materiales e
informacin que se maneje en la ceremonia o evento.
Colabora en la supervisin de la logstica del evento
Revisa la funcionalidad de los medios y equipos a utilizar
Coordina reas concretas de trabajo tales como: refrigerios, transporte, medios
audiovisuales, secretara, etc.

64

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

A
Auuxxiilliiaarr ddee P
Prroottooccoolloo
Es el responsable de ejecutar las tareas especficas que le son asignadas,
referidas a la atencin de los distintos pblicos y al apoyo logstico y tcnico de la
ceremonia o evento. Se refiere concretamente a:

Ordenamiento del Presidium


Vestimiento de las mesas
Arreglo de las mesas y lugares protocolares
Fijacin de etiqueta de identificacin
Verificar y supervisar colocacin de alfombras
Colocacin de banderas y dems smbolos
Verificacin de sonido y colocacin de bandas musicales
Colocacin de bordones del rea en cuestin
Traslado de los libros de actas y decretos
Verificacin de colocacin de los medios de comunicacin social
Atencin de distintos pblicos
Suministro de material informativo
Ubicacin de personalidades
Colocacin de agua y vasos
Colaboracin con las personalidades asistentes
Control de invitaciones
Control del vocativo
Control de las brigadas de servicios
Etc.

65

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

O
Offiicciiaalleess ddee S
Saallaa
Este profesional se encarga del apoyo logstico interno de las reas donde se
desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios
audiovisuales, distribucin de documentacin, suministro de agua y otros insumos.
No debe utilizarse el trmino Edecn para designar a este profesional dado que
dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formacin acadmica que
ejerce funciones de seguridad y atencin especial a determinadas personalidades
que por su rango o cargo as lo ameritan.

TTaarreeaass ddee A
Appooyyoo P
Prroottooccoollaarr A
Assiiggnnaaddaass aall A
Assiisstteennttee ddee P
Prroottooccoolloo
Las actividades se definen de acuerdo al tamao del evento. Es decir que las
actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en
funcin al volumen de personas a manejar.

En este sentido se tienen las siguientes actividades de referencia:

TCNICOS

Atencin de expositores, ponentes, o invitados especiales


Explicacin de la mecnica del evento
Control de los requerimientos tcnicos referidos a los participantes
Manejo de lista de equipos
Manejo de equipos y sistemas computarizados

66

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

SECRETARA

Registro de participantes
Suministro de material de apoyo
Entrega de distintivos
Suministro de informacin al participante
Atencin al pblico
Control de certificados

DE LOGSTICA

Distribucin de documentos
Manejo de computadoras
Manejo de fotocopiadoras
Manejo de equipos de cocina y grabacin
Manejo de equipos de oficina
Control de medios audiovisuales
Suministro de jarras, agua y vasos
Suministro de marcadores, rotafolios, lpices, etc.
Reservacin de servicios varios
Adecuacin de espacios fsicos y supervisin de la limpieza
Organizacin del transporte
Control de puntos de seguridad y vigilancia

RELACIONES PBLICAS Y CEREMONIAL

Reservacin de espacios fsicos


Elaboracin de listas de invitados
Participacin en el diseo de programas de apertura y clausura
67

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Organizacin del Presidium


Envo y control de invitaciones
Organizacin de las reas internas del auditorio o saln
Preparacin de planos de ubicacin
Control de personal de protocolo (auxiliares, anfitriones, oficiales de sala, etc)
Apoyo en la tramitacin de avisos de prensa
Atencin a periodistas
Organizacin de actos sociales
Preparacin del vocativo
Preparacin de carpetas y material de apoyo
Supervisin y control de la sealizacin del evento

ALIMENTOS Y BEBIDAS

Organizacin de almuerzos y cenas


Organizacin de desayunos
Organizacin de brigadas de servicios
Preparacin y suministro de refrigerios
Organizacin de brindis y ccteles

SOCIALES

Elaboracin de programa de actividades sociales


Contacto con grupos culturales
Apoyo logstico para los grupos culturales (transporte, refrigerios, sonido)
Alquiler de salones o reas sociales
Control de pasapalos
Organizacin y distribucin de espacios
Organizacin de banquetes

68

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PROTOCOLARES

Atencin de participantes
Atender requerimientos de los invitados especiales
Orientar y conducir al pblico
Atender personalidades (V.I.P)
Atender emergencias
Manejar listas de protocolo
Controlar maletn de primeros auxilios
Asistir en la labor de control del ceremonial

IIm
maaggeenn eenn llooss E
Evveennttooss E
Essppeecciiaalleess
Los eventos especiales y las ceremonias son acontecimientos controlados y
desarrollados por los hombres en atencin a las necesidades que son generadas
en los distintos campos del hacer y del saber. La productividad, formalidad,
observancia del ceremonial, protocolo y la etiqueta suelen ser los requisitos que
deben cumplirse para garantizar un evento de buena calidad.
Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gmez (1995) persiguen
comunicar el mensaje de una organizacin a un pblico especfico, utilizando
medios adecuados para alcanzar un feedback positivo. Este mensaje se percibe a
travs de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja
una imagen segn la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la
buena ubicacin, la armona, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el
control del tiempo, del espacio y de los recursos.

Un elemento importante que define la imagen de una organizacin lo representa la


identidad, es decir la forma de actuar (Pizzolante, 1996). La identidad es el ser
propiamente dicho y el hacer organizacional, que en conjunto conforman la
69

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

personalidad de una institucin. Tejada (1992) seala que la identidad es una


dimensin que se caracteriza por diferentes rasgos constitutivos:

IDENTIDAD ONTOLGICA

Est definida por la misin, Filosofa, Historia, Polticas, Objetivos, Visin de la


organizacin.

IDENTIDAD AXIOLGICA

Est representada por los valores y conciencia ticos

Identidad performativa o pragmtica:

implica la definicin de elementos tales

como niveles de accin organizativa, Estilo de gestin, Conducta de los


empleados, Relaciones de poder, Formas de influencia y cambio.
Tal como lo resea Etna de Fagre, citando a Cabaas, existe una identidad
conceptual conformada por la visin, misin, valores, filosofa y la cultura
organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos:

La identidad grfica el nombre, representada por la cromtica y el logotipo,


elementos que cumplen una labor distintiva dentro de la personalidad fsica para el
reconocimiento de la organizacin. La identidad ambiental definida por la
infraestructura, el mobiliario, las facilidades o tecnologas que utiliza y la
ergonoma (diseo del lugar de trabajo), elementos constituyentes.

Como puede observarse en una institucin pblica todo comunica y todos sus
miembros envan mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran
la organizacin, en conjunto, forman imgenes y no siempre semejantes en cada
uno de los diferentes pblicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una
70

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen


determinada.

La imagen es la representacin mental o idea global, positiva o negativa que se


forman las audiencias sobre un evento. Imagen de un evento se debe entender
como el resultado de las impresiones que construyen los pblicos sobre la base
del mensaje o mensajes que la organizacin el procedimiento del acto comunica,
que afectando o beneficiando a la institucin y a todos sus miembros por igual.

En la imagen entran en juego algunos factores, que el profesional de ceremonial y


Protocolo debe controlar:

La identidad de la organizacin
La cultura organizacional
La comunicacin
Los tipos de pblicos que atiende.

De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del
orden que tiene

que existir en todo acto formal para dar una imagen que

enaltezca y manifieste el prestigio y reputacin de una organizacin. El orden a


que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto
social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las
prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categora, rango o cargo. Si
no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicacin no
se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.

IIm
mppoorrttaanncciiaa ddeell U
Unniiffoorrm
mee eenn llaa A
Accttiivviiddaadd P
Prroottooccoollaarr
El Uniforme en protocolo tiene una importancia vital para el cumplimiento de los
propsitos por los cuales se desarrolla una ceremonia, debido a que constituye
71

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

fundamentalmente un indicador de atencin dirigido a los distintos pblicos que


asisten y participan en una ceremonia o acto formal determinado.

El trmino utilizado se interpreta de la siguiente manera: una persona al asistir a


un evento presenta muchas necesidades que debe satisfacer, desde informacin
sobre servicios bsicos como sanitarios hasta servicios especializados como el
nombre y ubicacin de algn ponente o el manejo de un medio audiovisual. Al
producirse un requerimiento en alguna persona sea este un participante, un
ponente o una autoridad inmediatamente trata de identificar a alguna persona
autorizada que le pueda resolver su necesidad. De all que al observar uniformidad
en el vestir del personal presente en el evento, es muy fcil ubicar y tratar de
resolver su situacin.

Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo
organizacin. De all su importancia y necesidad de considerarlo en eventos
protocolares. A continuacin se presenta informacin general elaborada por la
Prof. Antonieta Scannone de Nuez, referida al personal de protocolo.

Otro aspecto a considerar dentro de la actividad protocolar, esta relacionada con


el horario; la jornada de trabajo para el personal de protocolo, es variable,
dependiendo de la intensidad de ste y de las jornadas planificadas, generalmente
constan de ocho horas (8) las cuales tendrn que cumplirse a cabalidad, pudiendo
ausentarse los quince minutos (15) asignados para el receso en turnos alternos,
previamente estipulados por el coordinador de grupo o de eventos.
El personal de protocolo tendr que respetar los turnos sealados fijos y cualquier
cambio tendr que ser dado por el Jefe de Grupo o la persona indicada para el
control del mismo.
Se considerar inasistente el personal que llegue a su puesto de trabajo con ms
de diez minutos de retraso, lo cual motivar el descuento de esa jornada.
A la tercera falta injustificada para ser reemplazado por otra persona.
72

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Cuando se luce un uniforme es preciso cuidar ciertos detalles:

Tenerla siempre impecable, limpio y planchado


El pelo, el maquillaje y las uas cuidadas y
presentables
En todo momento se deber usar medias
teniendo ante algn imprevisto en la cartera
un par de repuesto.
Usar zapatos cmodos, cerrados, tipo
pump clsico y acorde con el uniforme de
la

compaa

para

la

cual

estn

desempeando sus funciones. Actualmente


zapatos de corte bajo es lo ideal debido al
prolongado tiempo de servicio que ha de
prestarse.
Est totalmente prohibido usar el uniforme
fuera de las horas de trabajo

Referente al comportamiento:

El trato hacia los delegados ser siempre de usted o su equivalente, en el idioma


que hablen, con la deferencia acostumbrada en estos casos, sin caer en
confianzas o familiaridades fuera de tono, que no slo empaaran su nombre sino
tambin el de la Compaa u Organizacin que lo contrate, el Comit Organizador
del evento y el resto del personal de protocolo.
No se deben aceptar invitaciones de ninguna persona durante las horas de
trabajo.
73

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Est prohibido ingerir bebidas alcohlicas, fumar y masticar chicle en sitios


pblicos o delante de los delegados, Comit Organizador, etc., y en todo momento
conservar una actitud digna del cuerpo que representan.
En ningn momento el personal de protocolo aceptar ni propinas ni regalos de los
delegados, con el fin de evitar cualquier mala interpretacin.

Su principal responsabilidad radica en solucionar los problemas que puedan


presentarse durante el desenvolvimiento de los eventos, as como dar la
informacin ms precisa sobre lo que se les requiera. Con el fin de evitar la
contestacin NO SE, es esencial pedir la informacin pertinente al evento.
El personal de protocolo deber tener, en todo momento, sus implementos de
trabajo y pedir da a da la informacin adicional que pueda surgir; cambios de
horarios, de salas, de eventos sociales etc. En caso de tener alguna duda deber
pedir la informacin adicional al jefe de grupo o coordinador del mismo.

El personal de protocolo, deber tener como meta el caracterizarse por su


educacin, amabilidad, cordialidad y paciencia en todo momento, recordando que
su colaboracin es indispensable para lograr el xito deseado del evento, y dejar
el nombre del pas muy en alto ante los visitantes que les tocar recibir o atender.
P
PR
RIIN
NC
CIIP
PIIO
OS
S
TTIIC
CO
OS
S Q
QU
UE
E R
RIIG
GE
EN
N E
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RR
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AJJO
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C
CE
ER
RE
EM
MO
ON
NIIA
ALL Y
YP
PR
RO
OTTO
OC
CO
OLLA
AR
R

No existe un manual de tica que rija el comportamiento del personal de protocolo


aceptado y difundido en Venezuela. No obstante se plantean a continuacin los
siguientes criterios como base para una profunda y seria discusin:

tica Profesional: se refiere a los principios morales. Lo que trata es


fundamentalmente de determinados criterios que son aceptados y asumidos como

74

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

parte de la manera de pensar, hacer y comportarse del hombre y concretamente


del personal que trabaja en ceremonial y protocolo.

Principios: Los principios que deben considerarse en el manejo protocolar y que el


personal debe asumir como parte de su comportamiento tico-tcnico, son los
siguientes:

Rigidez: se refiere a que los procedimientos de ceremonial no pueden ser


cambiados o modificados a capricho, se debe garantizar el cumplimiento estricto
de los mismos, la informacin y conocimiento exacto del ceremonial garantiza su
apego a las costumbres y usos.

Celeridad en los procesos: se refiere a que todo proceso o conjunto de


formalidades requiere de un proceso administrativo que debe ser gil y muy
efectivo.

Sinceridad en el gasto: se debe partir del concepto de que toda ceremonia


requiere de gastos y que estos deben ser considerados en su integridad, de all la
previsin que se debe tener al respecto.

Claridad informativa: el manejo de la informacin y la distribucin oportuna son


criterios bsicos en el xito de la atencin protocolar.

Mejoramiento progresivo del trato: cada persona debe recibir y percibir un


tratamiento que mejora en la medida en que se conoce e identifica a los actores.

Confidencialidad: todo paso o actividad, informacin o documento que se califique


de no pblico bajo ningn concepto deber ser difundido.

75

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Evolucin sociolgica del individuo: se refiere a que se debe identificar y reconocer


a cada individuo e ir formndose una tipologa de los pblicos lo cual ser de gran
utilidad en el desarrollo del trabajo.

Aceleracin del conocimiento tcnico: el progreso de las tcnicas y de la


tecnologa no puede escapar de la preparacin del personal de protocolo.

Orden y disciplina: base y razn de ser del ceremonial implica el grado de dominio
en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo.

Organizacin y efectividad: el grado de organizacin mide la efectividad con que


se trasmite en buena imagen.

P
Peerrffiill P
Prrooffeessiioonnaall ddeell A
Assiisstteennttee ddee P
Prroottooccoolloo
El perfil del Asistente de Protocolo se debe entender como el conjunto de tareas y
ocupaciones que dicho profesional debe desarrollar para asistir tcnica y
administrativamente el desarrollo de una ceremonia. En este sentido se presenta a
continuacin dicho perfil profesional.

PERFIL PROFESIONAL
DESCRIPCION

Es el responsable de la asistencia tcnica y administrativa del


Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando
actividades

tareas tcnicas y administrativas de importancia

determinante en el xito de una ceremonia.

PERFIL OCUPACIONAL

PERFIL DE
PERSONALIDAD

76

PERFIL PROSPECTIVO

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO


Asistir

en

el

diseo

de Capacidad de planificacin

ceremonias.
Apoyar

el

vinculado

Planificacin de las ceremonias

Capacidad de organizacin
proceso
con

logstico Crtico

actos

aplicados.

Capacidad preventiva

Realizar labores administrativas Vocacin de servicio


relacionadas con la prestacin Capacidad
de servicios bsicos y tcnicos
Apoyar

en

el

proceso

de

anlisis

sntesis

de Capacidad de racionalizar

contratacin de servicios

Amable

Coordinar la labor de asistencia Esmerada atencin al pblico


y atencin a personalidades
Asistir

en

la

labor

de

coordinacin de los auxiliares de


protocolo, oficiales de sala y
personal de logstica.
Manejar

controlar

medios

audiovisuales y espacios fsicos


donde

se

desarrollan

de

sistemas

informticos y software tcnicos

y Observador

ceremonias

travs

los

eventos.
Supervisar la ejecucin de las
ceremonias
Asistir al Jefe de Protocolo en
las atenciones VIP.
Elaborar informes y reportes del
servicio protocolar ofrecido.

77

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

78

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD IV
TCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS
DINMICA DE GRUPOS
Segn lo expresa Olmsted1 la dinmica de grupos constituye el intento ms
difundido y de mayor influencia en estos momentos, en el estudio de los grupos.
Se refiere, segn Cirigliano y Villaverde a las fuerzas que actan en cada grupo
a lo largo de su existencia y que lo hacen comportarse en la forma como se
comporta; incluye para ello el manejo de un conjunto de tcnicas.

La dinmica de grupo se fundamenta originariamente en la teora de la estructura


o Gestalt, en el concepto bsico de teora del campo de la conducta del grupo.

IIm
mppoorrttaanncciiaa ddee llaa D
Diinnm
miiccaa ddee G
Grruuppooss
Su importancia radica en su concepcin como disciplina la cual estudia las fuerzas
que afectan la conducta del grupo, comenzando por analizar la situacin grupal
como un todo con forma propia (Gestalt). Del conocimiento y comprensin del
todo, de esa estructura (campo) surgir luego el conocimiento y la comprensin de
cada uno de los aspectos particulares de la vida del grupo y de sus componentes.
(El todo da sentido a las partes)

Para entender mejor la importancia se parte de la caracterizacin formulada por


Kurt Lewin (alemn radicado en EEUU), iniciador de la Dinmica de Grupos en la
dcada de los treinta, quien plantea:

79

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

El grupo no es una suma de miembros, es una estructura que emerge de la


interaccin de los individuos e induce ella misma a cambios en los individuos.
La interaccin psicosocial est en la base de la evolucin de los grupos y de sus
movimientos.

La evolucin de la dinmica de grupos cuenta con un sustrato una suerte de


espacio que resulta ser el lugar de las interacciones, un verdadero campo de
fuerza social.

En conclusin, el comportamiento del individuo est determinado siempre por la


estructura de la situacin presente; consideracin importante a ser tomada en la
labor de ceremonial y protocolo.

TTccnniiccaass G
Grruuppaalleess
Constituyen, segn Villaverde (1966) maneras, procedimientos o medios
sistematizados de organizar y desarrollar la actividad de grupo, sobre la base de
conocimientos suministrados por la teora de la dinmica de grupos. Se entiende,
de igual forma, como los medios o mtodos empleados en situaciones de grupos
para

lograr

la

accin

de

este;

constituyen

procedimientos

fundados

cientficamente y suficientemente probados en la experiencia.

Las tcnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en s mismas, sino
como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal:
beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean.

Las diversas tcnicas que se utilizan, poseen caractersticas variadas que las
hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La eleccin de
la tcnica adecuada en cada caso corresponde generalmente al conductor de

80

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

grupo. Para seleccionar la tcnica ms conveniente en cada caso habr que tomar
en consideracin los siguientes factores:

Los objetivos que persigan


La madurez y entrenamiento del grupo
El tamao del grupo
El ambiente fsico
Las caractersticas del medio externo
Las caractersticas de los miembros.
La capacitacin del conductor.

Entre las Tcnicas Grupales ms importantes, se destacan:

SIMPOSIO

Un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en


forma sucesiva ante el grupo. Consiste en reunir a un grupo de personas muy
capacitadas sobre un tema, especialistas o expertos, las cuales exponen al
auditorio sus ideas o conocimientos en forma sucesiva, integrando as un
panorama lo ms completo posible acerca de la cuestin que se trate. Es una
tcnica formal que tiene muchos puntos de contacto con la mesa redonda y con el
panel. La diferencia estriba en que en la mesa redonda los expositores mantienen
puntos de vistas divergentes u opuestos, y hay lugar para un breve debate entre
ellos; y en el panel los integrantes conversan o debaten libremente entre s. En el
simposio, en cambio, los integrantes exponen individualmente y en forma sucesiva
durante unos 15 20 minutos, sus ideas pueden ser coincidentes o no serlo y lo
ms importante es que cada uno de ellos ofrezca un aspecto particular del tema,
de modo que al finalizar ste quede desarrollado en forma relativamente integral y
con la mayor profundidad posible.

81

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

MESA REDONDA

Se utiliza esta tcnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de
vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado
tema o cuestin. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6,
generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el
tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Adems han de ser
expertos o buenos conocedores de la materia y hbiles para exponer y defender
con argumentos slidos su posicin. La Mesa redonda es conveniente que no se
extienda ms all de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee
formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial.

PANEL

Se renen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema
ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan,
debaten entre s el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y
especializacin, pues cada uno es experto en una parte del tema general.

82

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

DILOGO O DEBATE PBLICO

Consiste en una intercomunicacin directa entre dos personas que conversan ante
un auditorio sobre un tema, cuestin o problema determinado. Los dialoguistas
han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan,
pues del dilogo que realizan el grupo debe obtener informacin, actualizacin,
opiniones o puntos de vista de cierta significacin.

ENTREVISTA O CONSULTA PBLICA

Consiste en un interrogatorio realizado ante el grupo por uno de sus miembros, a


un experto, persona capacitada, o especialista en un tema o actividad. Permite
obtener informacin, opiniones, conocimientos especializados, actualizacin de
temas, por lo cual

se puede considerar de utilidad para la enseanza y el

aprendizaje.

ENTREVISTA COLECTIVA

La entrevista es colectiva cuando son varios los que interrogan al experto.

83

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

DEBATE DIRIGIDO O DISCUSIN GUIADA

Consiste en un intercambio informal de ideas e informacin sobre un tema,


realizado por un grupo bajo la conduccin estimulante y dinmica de una persona
que hace de gua e interrogador.

PEQUEO GRUPO DE DISCUSIN

Se refiere a que un nmero reducido de personas, entre cinco y veinte, se renen


para intercambiar ideas sobre un tema de manera informal, aunque con un mnimo
de normas. Se trata de un intercambio cara a cara entre personas que poseen un
inters comn para discutir un tema, resolver un problema, tomar una decisin o
adquirir informacin por el aporte recproco.

PHILLIPS 66

El nombre de esta tcnica deriva de su creador J. Donald Phillips, del Michigan


State College, y del hecho de que 6 personas discuten un tema durante 6 minutos.
Es particularmente til en grupos grandes de ms de veinte personas y tiene como
84

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

OBJETIVOS

Permitir y promover la participacin activa de todos los miembros en de un grupo


grande, obtener las opiniones de todos los miembros en un tiempo breve, llegar a
la toma de decisiones, obtener informacin o puntos de vista de gran nmero de
personas acerca de un problema o cuestin.

CUCHICHEO (DILOGOS SIMULTNEOS)

Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se
enteren. La tcnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja
un tema o cuestin del momento. De este modo, todo el grupo trabaja
simultneamente sobre un mismo asunto, en grupos mnimos de dos y en pocos
minutos puede obtenerse una opinin compartida sobre una pregunta formulada al
conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.

85

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

FORO

Recuerda las grandes asambleas romanas, todos los presentes tienen la


oportunidad de participar en una reunin, organizada para tratar o debatir un tema
o problema determinado. Suele realizarse un foro a continuacin de una actividad
de inters general observada por un auditorio: la proyeccin de una pelcula, una
representacin teatral, una conferencia, clase o experimento, etc. Puede constituir
la parte final de una mesa redonda, simposio, panel, role playing y otras tcnicas
grupales. La finalidad del foro es permitir la libre expresin de ideas y opiniones a
todos los integrantes de un grupo, en un clima informal de mnimas limitaciones.

CLNICA DEL RUMOR

Se trata de una experiencia de gabinete ms que de una tarea o proceso grupal,


pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones
interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la
creacin del rumor, concretamente cmo a travs de sucesivas versiones sobre un
hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores.

COMISIN

Cuando un grupo numeroso decide hacer una distribucin de tareas, o cuando se


considera que un tema o problema requiere de un estudio ms detenido a cargo
de personas especialmente capacitadas, se utiliza la tcnica de comisin.
Consiste en un grupo pequeo, por lo comn de tres a cinco miembros que acta
por delegacin del grupo grande. Su objetivo es debatir un tema, proyecto o
problema con el objeto de elevar las conclusiones o sugerencias al grupo que la
ha designado.

86

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

SEMINARIO

Tiene por objeto la investigacin o estudio intensivo de un tema en reuniones de


trabajo debidamente planificadas (Workshops). Constituyen verdaderos grupos de
aprendizaje activo, pues los miembros no reciben la informacin ya elaborada,
sino que la indagan por sus propios medios en un clima de colaboracin recproca.
Est integrado por 5 a 12 personas.

DISCUSIN DE GABINETE

Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo
de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar
una decisin. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un
nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.
Suele utilizarse cuando existe un problema muy especial, de particular resonancia,
de cuya solucin depende en gran medida la buena marcha del grupo.

87

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

SERVICIOS DE ESTADO MAYOR

Se trata de una actividad especfica de la vida militar, pero puede ser adaptada
para fines educativos como una tcnica de aprendizaje. Consiste en producir
entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de
Estado Mayor como un ejercicio prctico que persigue la solucin de una situacin
problemtica.

TCNICA DEL RIESGO

Expuesta por Norma R. F. Maier (1963) consiste en un procedimiento grupal que


tiene por objeto reducir o eliminar ciertos riesgos o temores por medio de la libre
manifestacin de los mismos. Se trata de los temores inherentes a situaciones
nuevas en el mbito de las relaciones humanas, tales como podran ser la
perspectiva de solicitar un empleo, de enfrentar por primera vez la direccin de
una clase, de ingresar en un club donde no se conoce a nadie, etc.

TORBELLINO DE IDEAS (BRAINSTORMING)

Brainstorming significa en ingls tormenta cerebral y a esta tcnica se le denomina


en espaol torbellino de ideas, tormenta cerebral, promocin de ideas o discusin
creadora. Consiste en desarrollar y ejercitar la imaginacin creadora, fuente de
innovaciones, descubrimientos o nuevas soluciones.

PROYECTOS DE VISIN FUTURA

Ha sido originariamente desarrollada bajo el nombre de Ingeniera Creadora, por


el prof. Arnold, de la escuela de Ingeniera del Massachusetts Institute of
Tecnology. Consiste en desarrollar el arte del ingeniero imaginativo, que es en
suma, una ctedra de ciencia-ficcin aplicada.
88

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PROCESO INCIDENTE

Es una tcnica de grupo desarrollada por el Dr. Pal Pigors del Massachusetts
Institute of Tecnology, con la colaboracin de su esposa. Se define como un
proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas
reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la
posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la prctica de decisiones
simuladas. Consiste en definitiva, en el anlisis detallado de un hecho o incidente
expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20
personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas.

ESTUDIO DE CASOS

Es la descripcin detallada y exhaustiva de una situacin real, la cual ha sido


investigada y adoptada para ser presentada de modo tal que posibilite un amplio
anlisis e intercambio de ideas. Esta tcnica tiene semejanzas con la tcnica de
proceso incipiente difiere en que el planteo no se limita a narrar escuetamente el
hecho desencadenante (incidente) sino que comprende una explicacin amplia y
detallada de la situacin total con todas sus implicancias, dentro de la cual puede
ubicarse el incidente. Una de las caractersticas importantes es que cada miembro
puede aportar una solucin diferente, de acuerdo con sus conocimientos,
experiencias y motivaciones, es decir que no hay una nica solucin.

89

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

ROLE PLAYING

Cuando se desea que alguien comprenda lo ms ntimamente posible una


conducta o situacin, se le pide que se ponga en el lugar de quien la vivi en la
realidad. Si en lugar de evocarla mentalmente se asume el rol y se revive
dramticamente la situacin, la comprensin ntima (insight) resulta mucho ms
profunda y esclarecedora. Representar (teatralizar) una situacin tpica (un caso
concreto) con el objeto de que se torne real, visible, vivido, de modo que se
comprenda mejor la actuacin de quien o quienes deben intervenir en ella en la
vida real.

TEAM TEACHING

Enseando en equipo no es una tcnica de grupo del tipo de las que hasta aqu se
han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la
enseanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al mximo
los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.

IIm
mppoorrttaanncciiaa M
Maanneejjoo ddee llaass TTccnniiccaass G
Grruuppaalleess
La importancia del manejo de las Tcnicas Grupales para el rea de eventos
especiales, fundamentalmente radica en el hecho de que con el dominio y
conocimiento de sus procedimientos,

es posible atender y resolver mltiples

necesidades de informacin y aprendizaje que son necesarias para el buen


desenvolvimiento de los eventos especiales. Las tcnicas de grupos se pueden
transformar perfectamente en eventos masivos de mucha eficacia y alta
rentabilidad

siempre

que

se

maneje

correctamente

conceptualizacin y procedimiento operacional.

90

su

interpretacin,

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD V
RECURSOS OPERACIONALES

RECURSOS DIDCTICOS Y OPERACIONALES PARA EVENTOS

Recursos Operacionales
Constituyen los distintos instrumentos y herramientas de trabajo utilizadas con el
fin de lograr el mejor desempeo del evento.

Los recursos operacionales ms empleados en la instrumentacin de un evento,


son los siguientes:

VOCATIVOS

Es

el

instrumento

lista

de

nombres

de

personalidades

ordenadas

jerrquicamente a los fines de su correspondiente salutacin protocolar,


mencionada por los principales oradores del da. Puede estructurarse mediante
una lista o a travs de tarjetas.

GUIN PROTOCOLAR

Es la herramienta que se utiliza para controlar cronolgicamente el desarrollo de


todas las aciones vinculadas con el acto o ceremonia en cuestin. Generalmente
es utilizada por el maestro de ceremonias y el coordinador o jefe de protocolo.

91

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

PLANOS Y CROQUIS

Es la herramienta que se utiliza para zonificar el rea donde se desarrollar un


evento. Define las reas de presidium, personalidades, periodistas, invitados
internacionales o nacionales, diplomticos, militares, pblico en general, entre
otras.

IDENTIFICADORES

Es un instrumento de trabajo que se utiliza para lograr la identificacin de los


puestos o lugares asignados a las personalidades e invitados especiales.
Generalmente son tarjetas de identificacin.

HABLADORES O TRIEDROS

Es un instrumento que se utiliza para identificar a los oradores e invitados


protocolares que se ubican en el presidium, o aquellos que realizarn alguna
presentacin oral en el evento.

TARJETAS PROTOCOLARES

Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que
asisten a un evento.

GAFETES (PORTADISTINTIVOS) PARA PROTOCOLO

Es un instrumento que se utiliza para identificar visualmente al personal de la


organizacin, a los invitados especiales y al pblico en general.

92

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

LISTAS PROTOCOLARES

Es un instrumento que se utiliza a los fines de determinar la lista de invitados que


potencialmente asistirn al evento, consiste en una ordenacin de las principales
autoridades a las que hay que invitar al evento y que ostentan determinada
jerarqua.

ROOMING LIST

Es un instrumento que se utiliza para identificar en un hotel el nmero de personas


que se alojarn en el mismo, identificando el nombre, institucin, fecha de entrada
y de salida y procedencia.

Lista de Invitados
Endgenos: internos de la Organizacin
Exgenos: externos a la organizacin

93

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

A manera de ejemplo, a continuacin se especifica el procedimiento a seguir, para


el Diseo del Vocativo y el Guin Protocolar.

En cuanto al vocativo, este es un instrumento que utilizan los oradores


fundamentalmente para ordenar distintas personalidades que se encuentran
presente en un evento.

Para elaborar el vocativo se debe seguir el procedimiento que a continuacin se


detalla:

Determinar el rea de influencia que tiene el evento


Definir todas las organizaciones y personalidades que tienen relacin con el
evento o ceremonia
Determinar las principales autoridades de cada organizacin o institucin
Ordenar jerrquicamente las personalidades tomando en cuenta:

Cargos, categora o rango


Ttulos que posee
Nombres y apellidos
Ordenar y preparar el vocativo, no olvidndose de numerarlos secuencialmente.
Tener al menos dos juegos del vocativo.

Diseo del Guin protocolar

El Guin protocolar en una herramienta que utiliza el maestro de ceremonia para


controlar el desarrollo de un evento o acto ceremonial. Contiene en forma
detallada los anuncios que debern producirse secuencialmente el desarrollo de
una ceremonia. Antes de iniciarse el evento, est descrito paso a paso el proceso
del mismo.

94

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Contiene los siguientes elementos:

Accin: actividad que ocurrir


Persona que lo ejecuta
Anuncio que hace el maestro de ceremonia
Ejemplo:
ACCION

PERSONA QUE LA

ANUNCIO

EJECUTA
Entrada del Presidente de la Maestro de Ceremonia

Hace su entrada al saln.... el

Repblica

ciudadano Presidente de la

Bolivariana

de

Repblica

Venezuela

Bolivariana

de

Venezuela, Hugo Chvez Fras.

Alocucin presidencial

Maestro de Ceremonia

Alocucin
Presidente

del

ciudadano
de

la

Repblica...Hugo Chvez Fras


con motivo del aniversario de....

R
Reeccuurrssooss D
Diiddccttiiccooss yy M
Meeddiiooss A
Auuddiioovviissuuaalleess
Definicin: Constituyen el conjunto de recursos y medios audiovisuales a utilizar
durante el desarrollo de un evento especial. Tienen relacin directa con el manejo
tecnolgico de los sistemas y equipos comunicacionales y de informtica.

Los recursos didcticos y medios audios ms utilizados en eventos especiales


son:
Retroproyector
Proyector
Computadora
VHS
95

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Micrfonos
Sealadores
Video beam o Data Show

96

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD VI
MONTAJES
Los montajes son formas de distribucin de mesas y sillas que permiten el control
de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas.
Asimismo, facilitan la aplicacin de las normas de ceremonial y protocolo en actos
o ceremonias donde es necesario su previsin.

Tipos de Montajes
Los tipos de distribucin de mayor aplicacin son los siguientes:

ESCUELA

Es una distribucin de mesas y sillas que permiten al usuario apoyarse para


escribir o manipular algn equipo especial. Su forma es como sigue:

PRESIDIUM

97

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

TEATRO

Esta forma de distribucin permite ganar mayor capacidad, para ubicar al pblico
asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.

PRESIDIUM

Segn las letras existen algunas distribuciones: E, U, T, V, L, entre otras. Algunos


ejemplos de ellos son:
En U, se disponen las sillas alrededor de la mesa, haciendo un semicrculo y
simulando la letra U

98

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

En T, se colocan las mesas enlazadas en forma de T y las sillas alrededor de


ellas.

99

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

DIRECTORIO

Es una distribucin utilizada en las grandes organizaciones empresariales,


gremios y Federaciones. Su distribucin es de forma ovalada tal como se seala
a continuacin:

Muchos otras distribuciones existen actualmente y tienen aplicacin generalizada,


el estudiante deber investigar algunas de ellas tales como:

Mesa redonda
Taller
Anfiteatro
Peine
Ruso
M
MO
ON
NTTA
AJJE
ED
DE
EA
AU
UD
DIITTO
OR
RIIO
OS
S,, S
SA
ALLO
ON
NE
ES
SY
YM
ME
ES
SA
AS
S

En la planificacin del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visin, comodidad, espacio, as como el trfico de personas, servicio
de alimentos y caf y acceso cercano a sanitarios y telfonos.

100

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Dependiendo del tipo de actividad y los horarios, se puede presentar la necesidad


de cambiar la escenografa y los montajes de los salones, por lo que hay que
considerar los tiempos y movimientos necesarios para no desfasar el programa
original.

Para la distribucin de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y
presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un
cenicero para cada cinco personas es adecuado.

En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, caf y
galletas.

El espacio que normalmente se asigna por persona, en una mesa de trabajo, es


de 0.75 centmetros.

Para calcular el tiempo necesario, para la entrada y salida de los participantes a


los auditorios y salones, hay que conocer el tamao y cantidad de puertas en cada
saln en particular.

D
Diissttrriibbuucciinn yy E
Essppaacciiooss ppaarraa M
Meessaass yy S
Siillllaass
En el montaje es importante considerar los espacios admisibles alrededor de una
mesa y el nmero de personas que se pueden acomodar.

Cuando se trata de servicio de alimentacin, se puede partir de las siguientes


consideraciones para dar mayor comodidad a los comensales

Analizar el cuerpo humano, silla, mesa y plaza de servicio o trabajo como un


sistema integral
Comprender la dimensin humana y las diversas postura que el cuerpo toma
101

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Considerar la mxima anchura del cuerpo de la persona con mayor tamao


corporal, pensando que los codos pueden estar extendidos; generalmente, esta
media oscila de 76 cm., hasta un mnimo admisible de 61 cm. La provisin de 76
cm. por persona, deja suficiente espacio para los codos
El tamao del saln, de las mesas, sillas y la cantidad de comensales
La distancia entre el canto de una mesa y la pared u otro obstculo fsico debe ser
suficiente para acomodar el espacio que ocupa la silla y la mxima anchura de
cuerpo de una persona de gran tamao que circule por el espacio que separa silla
y pared. Considerar lo ms lejos posible que puede estar la silla de la mesa; es
necesario tener una holgura confortable en lo referente al espacio que ocupa la
silla, que cambia de posicin varias veces en el curso de una comida
Considerar distancia entre el permetro de la mesa y la pared u obstculo fsico
ms cercano para circular por detrs de las personas
E
Ell B
Baannqquueettee

Recientemente, durante la extraordinaria "Cena de Gala" que ofreciera la Editorial


Exceso en La Esmeralda, con la presencia de los tres prestigiosos chefs
franceses: Daniel Boulud, Eric Ripert y Jean-Georges Vongerichten, los ms
destacados en New York y punteros en la categora de los mejores del mundo, se
comentaba que se concurra a lo que con propiedad se poda denominar un
"banquete".
El Diccionario del Uso del Espaol de Mara Moliner, dice que banquete, viene del
francs "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se
sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas
personas, se agasaja a alguien o se festeja algn acontecimiento. Comilona.
Festn. Comida esplndida, extraordinaria,

a una comida fastuosa en todo

sentido.
La nocin de comer en comn tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y
que originalmente tena el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que
102

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida
en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en
la cual los asistentes repartan la carne asada que, compartida por todos, era
adems una de las pocas ocasiones en que el pueblo tena posibilidad de comer
carne. Asimismo, el acto de comunin de los primeros cristianos, en este caso con
un contenido religioso, muy significativo.
Ms tarde en Grecia, el banquete no slo tena como objeto comer, era tambin la
ocasin para conversar, discutir, sentados en un pequeo banco, banquetto, frente
a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con
miga de pan.
Ms tarde, en la Grecia clsica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de
dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida
espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en
el cual se charlaba, se discutan ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegan
al rey del banquete bajo cuyas rdenes beban, acompaados por msica de
flautas. Poco a poco fueron agregndose juglares, cantos, recitacin de poesas,
equilibristas, acrbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta.
En Atenas y en Espaa los banquetes cvicos se celebraban en memoria de los
ancianos, los comensales vestan tnicas blancas y coronas de flores. La
Revolucin Francesa trat de revivir, sin xito, estos banquetes, al estilo de
Lacedomonia para dar oportunidad a pobres y ricos de sentarse a compartir la
mesa y la comida.
Tambin los etruscos arcaicos en sus banquetes coman sentados, pero ya en el
Siglo V antes de Cristo lo hacan recostados dos a dos. El ritual era siempre
acompaado por los flautistas.
Los romanos introdujeron el triclinio, tres lechos uno tras otro en ngulo recto cada
uno con el siguiente, sobre los cuales coman hombres y mujeres reclinados,
hasta tres en cada lecho. El banquete romano estaba compuesto de varias
secuencias: el "gustus" o antipasto, la "coena", o parte principal, compuesta de
varios platos de carnes, pescados y diversas preparaciones culinarias; la
103

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

"secundae mensae" o postres cuando se serva comida apropiada para beber y


por ltimo la "commissatio", que era la libacin a las rdenes del rey del banquete
electo previamente. Al llegar la Repblica comenzaron a aprobarse leyes para
controlar los excesos al lujo y extravagancias de los banquetes, sin embargo, en la
Roma Imperial se dejaron de lado esos controles y se comenz a abusar del lujo
ostentoso y a prestar ms atencin al espectculo, que a la comida, fuese pblico
o privado, dando origen a las francachelas y bacanales que caracterizaron la
decadencia y corrupcin de la vida romana, adaptados posteriormente, as como
otras costumbres, por los brbaros al penetrar en el Imperio Romano.
En la corte de Bizancio se segua un ceremonial muy solemne y refinado. En la
poca de Carlomagno la costumbre era que cada vasallo le ofreciera un banquete
al menos una vez al ao, siguiendo reglas de sobriedad y templanza, pero siempre
atendiendo a la decoracin, con vajillas y otros elementos cada vez ms ricos. Era
costumbre que las municipalidades organizaran banquetes cada vez que un
evento pona en contacto al soberano y su pueblo. Se volvi as a la comida
espectculo que prestaba ms atencin al accesorio que a la comida.
Con el tiempo los banquetes se volvieron actos polticos, en los cuales mediante la
fastuosidad, se mostraba el podero del soberano, como en el caso de los que
ofreca Luis XIV en Versalles. Taillerand, en cambio, amante de la buena mesa,
ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad poltica. Por
supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronmico era ms bien de baja
calidad, los alimentos llegaban fros a la mesa, como tambin lo es hoy da en la
mayora de los banquetes oficiales en todos los pases, en los cuales adems, se
sirven platos que se adaptan a las circunstancias, ms que platos en los cuales se
atienda o se destaque la parte gastronmica.
Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la poca de Luis XIV, se
comenz a dar ms importancia a la comida y a disminuir los elementos
accesorios, adems comenzaron a perder importancia los banquetes pblicos
frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por
anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los
104

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba


importancia a la conversacin y discusin de nuevas ideas, que en algunos casos
daban origen a corrientes intelectuales o artsticas.
Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenz a aparecer en Francia
el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su
origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios,
cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas
asadas enteras que incluso se exhiban a los comensales y se colocaban sobre la
gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera
inmediatamente. Adems de cierto desorden, muchos coman ya fro y se lleg a
establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la
russa" vino a remediar esa situacin pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y
era presentado al comensal para que en un mnimo de tiempo pudiera servirse y
comer caliente.
E
Ettiiqquueettaa ppaarraa uunnaa C
Ceennaa FFoorrm
maall IInnffoorrm
maall
(Recopilado de Soraya Aguilar)

A continuacin se ofrecen algunas ideas que permitirn vestir la mesa para una
ocasin formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y
amigos.

La mesa formal

La regla de oro en la presentacin formal es que todos los utensilios u otros


arreglos deben ser colocados geomtricamente sobre la mesa. Debe haber un
adorno en el centro de la mesa, el cual, nos servir de punto de referencia para
colocar el resto de los utensilios. La idea es lograr que exista la misma distancia y
un equilibrio perfecto entre dicho centro de mesa y los utensilios.

105

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Es importantsimo elegir el mantel adecuado. Para la cena, el ms recomendado


es un mantel de damasco blanco, cuyo nombre justamente proviene de la ciudad
en Siria. Dicho mantel central requiere que utilice otro mantel de una tela ms
delgada debajo, el mantel central solamente debe colgar 18 pulgadas de la mesa
y nunca debe tocar el suelo.

Un toque elegante al decorar la mesa

El adorno central es lo primero que se coloca en la mesa, una vez que se ha


vestido con el mantel adecuado. Dicho centro de mesa nunca debe impedir la
visibilidad de los comensales. Es recomendable colocar un jarrn con flores
naturales y evitar el uso de flores artificiales, una vajilla de cristal con frutas
frescas u otros objetos elegantes realzan su mesa.
De usar velas, deben estar encendidas antes de que los invitados se sienten a la
mesa y no debern apagarse antes que finalice la velada. Es costumbre colocar
las velas a cada extremo del adorno central y dejar un espacio equilibrado entre el
adorno central y el extremo final de la mesa.
Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente,
miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la
servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las
servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de
los tenedores y no debajo de stos, si algn plato se sirve antes de que los
invitados se sienten a la mesa.
La regla de oro de la cena formal es que la cubertera debe ser de plata. No es
necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego,
pero por lo menos, s los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al
juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos
solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar
ms de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso
de la cena, los cubiertos respectivos se traern cuando se sirva cada comida.
106

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Las copas, la vajilla y otros accesorios

Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el nmero exacto de copas que
se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la
parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las
copas de champaa, de vino y por ltimo, la de jerez segn el orden que vayan a
utilizarse.
Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con
los cubiertos, la que se utilizar para servir los platos principales debe pertenecer
a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se
pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se vern de las
mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad
que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de
una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sera usar servilletas de
papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.
Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos
se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero
y un pimentero por persona o como mnimo uno para cada dos personas.
El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos
sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simtrica;
todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican segn el orden en
que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del
plato, a la izquierda de ste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el
tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el
cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de
pescado y por ltimo, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el nico que se
puede poner a la derecha.

107

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

La mesa informal

Cuando se prepara una mesa informal hay mucha ms libertad en la decoracin,


aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena
y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentacin
de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginacin.
Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrin. De utilizar el mantel de damasco
u otro con encajes, se deber vestir para brindar un ambiente informal, la manera
de lograrlo es aadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro
de mesa.
Segn el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y
llamativo. No est de ms darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse
de ideas y sorprender a los invitados.
Tambin puede utilizar velas en las cenas informales. Se recomienda el uso de un
candelabro del color que combine con el mantel y las servilletas escogidas para
adornar la mesa.

La imaginacin y la cena informal

La diferencia en la presentacin de una mesa formal y otra informal est en la


cantidad de cubiertos y platos que se utilizan. En una cena informal, normalmente,
se sirve un slo vino, por lo tanto, slo son necesarias dos copas, una de agua y
otra de vino. Incluso en oportunidades el vino se sirve durante la sobremesa, por
lo tanto, solamente se coloca sobre la mesa la copa de agua que tambin sirve
para servir el t fro.

Si el plato principal que se sirve incluye algn tipo de salsa, se recomienda utilizar
otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne
que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada
como acompaante en el mismo plato.
108

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

En la mesa slo se necesitan:


Dos tenedores: Uno para la ensalada colocado a la izquierda del plato y otro para
el plato principal que se coloca a la izquierda del tenedor de ensalada.
Un plato: Se debe servir cuando los invitados se sienten a comer. La cena debe
servirse muy caliente.
Un plato de ensalada: Colocado a la izquierda de los tenedores.
Un cuchillo: Ubicado a la derecha del plato.
Dos cucharas: Una para postre puesta a la derecha del cuchillo y otra para la sopa
que se coloca a la derecha de la cuchara de postre.
Un plato y un cuchillo para mantequilla.
Una copa para agua.
Una copa para vino.
Una servilleta: Colocada en el centro o a la izquierda de los cuchillos.

Si se decide servir caf con la comida, la taza y su plato se colocan a la derecha,


en la parte superior de los cuchillos.

Se recomienda el uso de saleros pimenteros y ensaladeras de madera. El tipo de


vajilla que se emplea para la cena ser a discrecin. Otra sugerencia es evitar
servir la cena con una vajilla fina y vasos de plstico o viceversa.

Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las
copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, stos tambin deben estar
en la mesa antes que los invitados se sienten.

La cortesa, el deseo de agradar a los otros, la educacin y los buenos modales,


nunca pasan de moda. Desde la antigedad, la sociedad ha observado una serie
de principios que regulan y hacen ms agradable la convivencia y aunque muchos
se han ido simplificando con el paso de los aos, eso no quiere decir que hayan
109

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

desaparecido. Son el estrs y la prisa de la vida moderna quienes nos hacen, a


veces, pasarlo por alto, olvidando que es precisamente a travs de ellos, nuestros
modales, que revelamos nuestro grado de educacin y sentido de la elegancia,
especialmente cuando se trata de las normas que se deben mantener en la mesa.
Las buenas maneras al comer son extremadamente importantes, y no se limitan a
masticar correctamente, a no colocar los codos sobre la mesa, o a utilizar la
servilleta de la manera correcta. Hay muchas otras cosas que se incluyen en la
llamada "etiqueta de mesa": como las formas en que deben ingerirse los diferentes
alimentos, la manera en que debe tomarse la copa, etc. Procurando rescatar esos
buenos modales que bien pudieran considerarse "saludables conquistas de la
civilizacin", se ofrece una serie de reglas que permitirn actualizar las nociones
sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre
todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasin.

Cmo se comen algunos alimentos: - Alcachofas : para comer este vegetal es


recomendable utilizar los dedos. De las hojas slo se aprovechan las partes
tiernas que estn en la base, sumergindolas en la salsa con que van
acompaadas. La parte dura se deja a un lado del plato; pero el corazn se corta
con cuchillo y tenedor pasando los bocados por la misma salsa. - Esprragos: si
son de conserva pueden comerse con tenedor, pues al enlatarlos suele quitrseles
las partes duras y las fibras. Si son frescos puede tomarse el extremo duro con la
punta de los dedos, uno por uno, e ir mojndolo en la salsa y absorber
discretamente. El resto se deja a un lado del plato. - Cangrejos: con el tenedor
especial se extrae la parte carnosa de su interior. El mismo procedimiento se sigue
en los langostinos. En un ambiente de confianza pueden usarse los dedos. - Aves:
deben comerse con cuchillo y tenedor pues se supone que a la mesa se llevan las
partes ms nobles y fciles de tratar. No obstante, en el hogar y en caso de
almuerzo o cena de confianza, est permitido tomar los muslos, as como las alas
de pollo, con los dedos. - Verduras: no deben comerse con cuchillo, slo se utiliza
en las carnes. - Espaguetis: con el tenedor en la mano derecha, deben hacerse
110

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

girar hasta enrollarlos suficientemente. Para facilitar esta operacin tambin se


acostumbra utilizar una cuchara contra la cual, al enrollar los espaguetis, se
apoyan los dientes del tenedor; pero en algunas partes, esto no resulta bien visto.
Melones y Patilla: cuando son presentados y cortados en tajadas, se comen
desprendiendo la pulpa con el cuchillo y el tenedor. Si los melones son pequeos,
se presentan en mitades y la pulpa se extrae con cucharillas de postre. - Bananas:
lo indicado es comerlas con cuchillo y tenedor. Pueden presentarse o bien en la
mitad de su cscara o elegantemente cortadas y puestas en platos individuales. Postres: cuando tiene parte slida y parte lquida, se toma la cuchara con la
derecha y con la izquierda el tenedor, para ayudarse. Para cortar, se pasa el
tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de
champaa se sostiene por el tallo con el pulgar y el ndice, porque como son
bebidas que deben servirse fras, si se toma la copa con toda la mano podra
calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos,
porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera.
- En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el
dedo meique volando (eso s que es de muy mal gusto). Comportamiento
correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera
y apoyando slo las muecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos
deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o
elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni
hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni
se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeos trozos, a
medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe desdoblarse
discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y slo se
utilizar para pasarla por los labios antes y despus de beber. - Despus de
cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en
el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando
un ngulo de 45 .

111

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

P
Prreesseennttaacciinn ddee llaa B
Buueennaa m
meessaa
E
Ell aarrrreegglloo

Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa
un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado
ms que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla
de modo que sea cmoda para los comensales, en los medios y recursos a su
alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.

Las cuestiones bsicas son las que deben saberse, las dems corren por cuenta
de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un cdigo nico, ni
estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares,
costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros
urbanos y en el campo.

Generalmente se tiene lo que se llama vajilla diaria que se compone de juegos de


loza y cristal ms simples, manteles de color o individuales as como vasos
irrompibles

de

material

plstico

para

los

nios.

Esto no significa que la mesa de todos los das se arregle de cualquier manera
sino con simplicidad, que no significa indiferencia.

Buscar manteles de colores vivos, individuales, brillantes y platos alegres, puede


constituir un conjunto donde resulte grato reunir a la familia para comer.
En toda circunstancia se debe considerar importante el arreglo de una mesa, su
elegancia, su armona, aunque slo asistan a ella la pareja y los hijos.
Las ropas de la mesa, manteles y servilletas, deben ser elegidas con buen gusto;
para diario, estampados, a cuadros, en color y tonos alegres.
Los manteles individuales son muy prcticos. La mesa, con un detalle de flores
naturales, da una nota de personalidad al ambiente.
112

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Las cenas formales, con invitados especiales, requieren manteles que pueden ser
blancos o de tonos muy suaves, las servilletas deben combinar con ellos y puede
completarse el arreglo con dos candelabros de colores fuertes.
A
Allgguunnaass R
Reeccoom
meennddaacciioonneess eenn llaa C
Coom
miiddaa ddee E
Ettiiqquueettaa
Los anfitriones se servirn una porcin que permita que no terminen antes que el
invitado.

En estos casos no se pasa la sal, la pimienta ni la mantequilla unos a otros. Son


los mesoneros o ayudantes los que hacen todo el servicio.

Ningn invitado se sentar a la mesa con el cigarrillo encendido; corresponde


encenderlos en la sobremesa si se colocan los ceniceros correspondientes.

En una comida de etiqueta no se rehusa ningn plato, si no es del gusto se sirve


una cantidad mnima y no tiene importancia que se deje intacta la pequea
cantidad servida.

Cuando se acepta comer, se colocan el tenedor y el cuchillo en la orilla derecha


del plato, el tenedor con los dientes hacia abajo (cuando uno o ambos han sido
usados).

La cuchara de postre o el tenedor segn lo que se use, o los dos se colocan en el


plato vaco, igual que en el caso anterior, el tenedor quedar con los dientes hacia
abajo. La cuchara a la izquierda, el tenedor a la derecha o el cubierto solo en el
centro del plato.

Lo mismo pueden quedar el tenedor y el cuchillo en el centro del plato.

113

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Cuando el caf no se toma en la mesa y los dueos de casa invitan a pasar a otro
recinto, los caballeros se ponen de pi y en ese momento pueden disfrutar de un
cigarrillo.
R
Reeccoom
meennddaacciioonneess aa C
Coonnssiiddeerraarr eenn llaa C
Coom
miiddaa FFoorrm
maall

El mantel puede ser de hilo bordado,

o de encaje, as como las servilletas

haciendo juego.
Tradicionalmente

se supriman

los

platos y cuchillos

para

mantequilla.

Actualmente se colocan en bandejitas apropiadas. El centro de esta mesa puede


ser de flores en una vasija de cristal o cermica, preferentemente alta, que resalte
del resto; en ambientes muy modernos puede colocarse un detalle decorativo que
demuestre el buen gusto de la duea de casa.
Los candelabros se usan en invierno mientras se mantengan los cortinados
corridos.

Si la mesa estuviera cubierta de vidrio, se pueden usar mantelitos individuales


con servilletas haciendo juego, colocndolas a la izquierda de los tenedores, que
sern dos o tres como mximo. Los cubiertos de postre en las mesas formales son
llevados en el momento de servirlos y con la mesa ya limpia de la anterior comida.
Los platos de mantequilla, sern colocados en el lugar acostumbrado con los
pequeos cuchillos en una de las tres posiciones que se ha sealado
anteriormente.
En raras ocasiones se sirven ms de dos clases de vinos, cuando se usa el
rosado se sirve nicamente uno y las copas sern presentadas de acuerdo con las
bebidas; pero en mesas formales es mejor servir blanco y tinto.
Si la duea de casa lo aprueba, se colocan los ceniceros.

114

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

LLaa C
Ceennaa FFoorrm
maall

Se realiza para festejar un acontecimiento, una fecha, una ceremonia, etctera.


Se debe preparar una mesa formal; si es posible con vajilla de juegos de
porcelana, cristal o de materiales que actualmente reemplacen su elegancia y
distincin.
En las comidas formales se suprimen platos y cubiertos de mantequilla. El pan se
presenta en bandejas de plata o cermica con cuchillas apropiadas, con una
servilleta que slo cubra el fondo y haciendo juego con las del mantel.
Nunca se pone el pan en la mesa, los mozos o el servicio adecuado lo ofrecen de
vez en cuando a los comensales, tambin se puede colocar en platos pequeos a
la izquierda del comensal y de las copas. Es necesario colocar tres clases por lo
menos de pan segn sean los platos y los gustos o exigencias de los comensales.
La servilleta se pone en el plato.
El nmero de copas para una cena formal es el que sigue: para agua, vino tinto y
vino blanco. Cuando se sirve champaa se pondr solamente esa copa.
Un cctel servido en copas dobles (con hielo picado al fondo), pero dentro de la
vasija pequea, ya estar preparado en la mesa cuando lleguen a sentarse los
invitados.
El tenedor para pescado puede ser colocado en tres posiciones, a la derecha de
los cuchillos y paralelos a ellos. La cuchara frente al plato; en la parte superior
entre el plato y el cenicero. La servilleta a la izquierda de los tenedores.
En una comida formal constituida por cuatro platos la ensalada se sirve con el
entrems y puede usarse para ella el plato de postre o un recipiente especial.
La cuchara para el t helado va a la derecha de los cuchillos.
La vajilla de plata debe presentarse brillante y sin abolladuras; si el juego es de
cristal debe tener las piezas completas, caso contrario no usarlo; es de mal efecto
completar

un

juego

con

piezas

ajenas.

Deben ponerse los cubiertos que requiere el tipo de platos que van a servirse y

115

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

naturalmente deben retirarse los que no son necesarios, as como los saleros y los
platos de mantequilla que pueden hacer juego con los de cristal o plata.
Si se sirve un sopa, la cuchara se coloca al lado de los cuchillos. Si se sirve un
plato de huevos o pescado, habr un pequeo cuchillo a la izquierda de la cuchara
y a su lado uno mayor para el otro plato.
Si el primer plato es un entrems, naturalmente no habr necesidad de cuchara de
sopa.
Para que una mesa quede elegante y bonita, debe procurarse que no est llena de
cuchillos y copas. Se debe procurar que haya buen espacio entre los comensales
para

no

hacer

difciles

los

movimientos

la

conversacin.

Se recuerda que en una mesa formal no hay ceniceros, pues slo se fuma
despus de la cena.
En una mesa estrecha con pocos comensales, los dueos de la casa deben
sentarse uno frente a otro, en el centro, los amigos de un lado y del otro; los
extremos no los ocupar nadie.
Cuando se sirve la cena, ser suficiente colocar en la mesa solamente los platos
individuales. En el centro se colocar un adorno de flores o candelabros, uno o
dos segn el tamao de la mesa.
En cada lugar, junto al plato, van el pan, las servilletas y los cubiertos. No se
deben colocar ms de tres tenedores: uno para el cctel y el entrems, otro para
la

carne

el

pescado

el

otro,

en

su

caso,

para

la

ensalada.

Cuando sean necesarios ms de tres cuchillos, el cuarto se colocar despus


cuando se cambie el servicio. A la izquierda siempre los tenedores y cuando se
necesite alguno para ensalada se presentar cuando sta se sirva.
Los cubiertos para ensalada se colocan de dos maneras, quedando al mismo nivel
superior y al mismo nivel inferior.
Los tenedores para los ostiones son colocados al lado de los cuchillos.
No debe haber ninguna otra cuchara que no sea la de sopa junto a los cuchillos.
En una cena formal el caf se sirve en tazas pequeas y las cucharitas tambin
pequeas, quedan en los platos al lado del asa de las tacitas.
116

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Si se usan enjuagues, deben ser llevados a la mesa con la bandeja de frutas antes
de ser tomados otros tipos de postres.
En la mesas de este tipo los saleros y recipientes de mostaza u otra salsa quedan
junto a cada plato o al lado de las copas, una para cada dos comensales.
La cristalera debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya
sean grandes o pequeas irn de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas
cenas nunca se sirve cerveza. Se irn combinando de acuerdo al servicio o
pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el t o el
caf. Tambin puede servirse exclusivamente champaa.
Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos
ni ceniceros durante la comida.
Las pipas y los puros pueden fumarse con el caf pero es mejor que se fumen
cigarrillos.
LLaa C
Crriissttaalleerraa

En otras pocas, en todas las casas haba un juego de cristal a veces se heredaba
de generacin en generacin, se cuidaba mucho y se usaba slo en las grandes
ocasiones.
Actualmente las amas de casa deben ser ms prcticas y en caso de tener que
comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se
talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro pas
variadas y bonitas colecciones de ese gnero.
Se considera que con una docena de copas de diversos tamaos, una docena de
vasos para whisky, coac, refresco, champn, vinos, cerveza, etc., completa las
copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.

117

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

O
Ottrraass FFoorrm
maass ddee C
Coom
miiddaa ((B
Buuffffeett))

Generalmente, en horario nocturno se acostumbra servir una comida que puede


ser para una reunin en la casa, un espectculo pblico, reuniones sociales,
etctera, se trata del Buffet, el cual consiste en servir de una vez todos los platos y
donde los convidados se sirven por s mismos. Esta comida es siempre informal.
Hay distintas maneras de presentarlo: los visitantes pueden estar de pi en las
grandes recepciones; cuando son menos numerosos sentados a una gran mesa o
tambin en mesas pequeas de cuatro o seis invitados.
El buffet volante es aquel en el que cada invitado sirve su plato a su gusto,
tomando las preparaciones de las fuentes colocadas en la mesa en el centro de la
habitacin y tambin en el aparador, sentndose despus en el sitio que elija. Es
una forma muy americana que todo lo simplifica cuando en la casa no hay
sirvientes.
Los platos grandes y pequeos, cubiertos, copas, vasos, servilletas, etc., pueden
estar en pequeas pilas sobre la mesa grande y cada invitado tomar lo que
quiera y necesite.
El caf y las bebidas sern servidos por la duea de la casa. Se presenta una
mesa redonda tendida para buffet en la casa que puede ser en el interior o en el
jardn.
La mesa redonda queda muy vistosa y elegante cuando la vajilla se coloca
partiendo desde el centro. Sin embargo, es comn que el buffet sea una mesa
ovalada, en cuyo caso la disposicin de la vajilla no se ajusta a unas reglas fijas,
sino que puede tomar formas caprichosas, segn el gusto y la imaginacin de la
anfitriona. Un buffet no debe recargarse con adornos. Se pueden usar mesitas
auxiliares cuando la principal no sea suficientemente grande.
Por lo general las mesas para este tipo de comida son ms simplificadas que
otras; en lugar de colocarse la vajilla en lugares determinados, los platos y
cubiertos son arreglados de manera que cada uno pueda servirse solo sin auxilio
de mozos o sirvientes.
118

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la
vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos,
platillos en distintos lugares, as como la jarra de agua y las botellas, agregando
platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a
la vista y al paladar. El caf siempre ser servido por la duea de la casa o por los
propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con
todo lo necesario para un servicio de caf.
Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y
social de una persona.

No es tan fcil ni tan complicado usar

normas correctas en forma natural y

refinada y sobre todo sin afectacin en toda circunstancia.


Una actitud equivocada puede a veces afectar el concepto y comprometer el xito
social.

Es importante conocer las cosas fundamentales acerca del comportamiento que


debe usarse en cada ocasin.
U
Ussoo ddee llooss C
Cuubbiieerrttooss

Los cuchillos y los tenedores pueden ser usados a la manera norteamericana o


continental, pero se ha generalizado hoy una combinacin de los dos sistemas,
que es muy adecuada.

De cualquier manera cuando no es necesario cortar el alimento, el tenedor se usa


con la mano derecha. Los norteamericanos acostumbran a cortar toda la comida,
dejar enseguida el cuchillo y tomar el tenedor y usarlo.

119

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se
mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo
hacia el tenedor estando ste ltimo en la mano izquierda.

Cuando se est comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar lquido con la
boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta.

Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, nicamente cuando los
comensales los crucen sobre los platos.
E
Ell U
Ussoo ddee llaa S
Seerrvviillleettaa

Las servilletas en la mesa estn dobladas en los platos o a la izquierda de los


tenedores.

Cuando se sientan, los invitados colocan sus servilletas en el regazo,


completamente abiertas si son grandes y por la mitad si son regulares. Los
comensales esperan hasta que la duea coloque su servilleta.
A los nios se les coloca la servilleta alrededor del cuello para evitar que ensucien
la ropa. Nunca se debe doblar de nuevo la servilleta despus de usada, al terminar
de comer se coloca descuidadamente a la derecha del plato.

En la poca actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad
bastante prcticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de
metal o de plstico son nada ms que para los miembros de la familia. A un
husped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer.
Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las ms simples son las
preferidas actualmente. Quedan bien en tringulo o en forma rectangular con
monogramas o bordados a la vista.

120

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

UNIDAD VII
ORGANIZAR EVENTOS

EVENTO ESPECIAL
A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo
acontecimiento programado sujeto a la aplicacin de una metodologa adecuada,
con la utilizacin de tcnicas especficas, el cual persigue una finalidad
determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prev, se
planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde
lo ms importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los
participantes. Para entender su definicin es necesario identificar sus principales
caractersticas, las cuales se resumen en las siguientes:

Reunin de grupos de individuos con intereses comunes.

Satisfacen necesidades colectivas

Generan altos niveles de comunicacin

Favorecen el intercambio social

Implican el trabajo conjunto, til y productivo.

Contribuyen a difundir y mejorar el conocimiento.

121

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

E
Essttrruuccttuurraa ddee uunn E
Evveennttoo
Un evento posee una estructura determinada que durante su realizacin se debe
controlar. Dicha estructura abarca tres fases: aperturar, referida a la instalacin o
inauguracin; desarrollo, cumplimiento del programa y cierre que est relacionado
con la clausura del evento.
Acompaantes

C
Cllaassiiffiiccaacciinn ddee llooss E
Evveennttooss
Los eventos atienden a la siguiente clasificacin
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn llaa N
Naattuurraalleezzaa ddeell E
Evveennttoo
Culturales
Deportivos
Polticos
Sociales
Educativos
Cientficos
Comerciales
Tecnolgicos
Recreativos
Mixto
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn eell G
Grraaddoo ddee E
Exxcclluussiivviiddaadd

Pblicos
Privados

122

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn eell A
Allccaannccee yy M
Maaggnniittuudd ddeell M
Miissm
moo

Mundial
Internacional
Nacional
Regional
Municipal
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn eell C
Crriitteerriioo E
Eccoonnm
miiccoo
Autofinanciable
Subsidiado
D
Dee A
Accuueerrddoo ccoonn llaa TTccnniiccaa uuttiilliizzaaddaa yy eell TTrraattaam
miieennttoo ddee llaa IInnffoorrm
maacciinn

Congresos
Convenciones
Ferias y exposiciones
Talleres
Foros
Seminarios
Simposios
Jornadas
Asambleas
Conferencias
Panel
Reuniones
Semanas y das especiales
Aniversarios
Inauguraciones
123

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

D
Diiffeerreenncciiaa ddee llooss E
Evveennttooss sseeggnn llaa TTccnniiccaa yy P
Prroocceeddiim
miieennttoo
uuttiilliizzaaddoo
CONGRESO

Reunin que fusiona las experiencias y opiniones de un grupo de personas


calificadas en una esfera determinada, o entre un grupo que busca analizar un
problema,

basndose

en

la

informacin

proporcionada

por

conductores

competentes. Se organiza con base en los intereses, necesidades y problemas de


los participantes (no de los organizadores); se concretan decisiones y
compromisos a llevarse a cabo.

CONVENCIN

Acontecimiento que es organizado para congregar a un grupo de personas


calificadas como delegados, los cuales toman decisiones y definen polticas
vinculadas preferentemente con un rea, grupo de profesionales, gremio,
sindicato, asociacin o una organizacin determinada. La participacin implica una
representatividad en la persona que asiste, por tanto ella posee voz y voto para
decidir. Sus decisiones pueden delinear actuaciones y comportamientos
ideolgicos o procedimentales futuros. Puede utilizarse para establecer nuevos
rumbos, fijar posiciones y elegir autoridades. En las Convenciones se pueden
trazar objetivos relacionados con el mejoramiento de tcnicas y la capacitacin de
los individuos pertenecientes a una organizacin especfica.

EXPOSICIN

Es una manifestacin que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone
la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilizacin, poniendo

124

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

de relieve los progresos realizados a partir de una poca determinada, que se


toma como trmino de comparacin, asegurando una presentacin racional. Las
exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como
objetivo inmediato, de transacciones comerciales.
La exposicin implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y
prolongada duracin, realizada en sede fija o variable.

FERIA

Es una muestra comercial donde se encuentran vendedores y compradores en un


lugar y fecha prefijados. Son manifestaciones sociales que tienen por objeto
mostrar productos y/o servicios directamente a los interesados con el fin de
establecer, consolidar y extender contactos comerciales. Puede implicar muestras
cclicas y duracin constante. Los industriales, comerciantes o exportadores
exhiben sus productos mediante tales eventos.

JORNADA

Serie de reuniones concebidas para impartir instrucciones e informaciones


especficas en sectores particulares de trabajo o para diagnosticar reas
concretas. Generalmente, se programan para ser realizadas en varios das. No
obstante se puede realizar en un da dependiendo de la complejidad del tema a
tratar y del nmero de personas participantes. Las jornadas tambin pueden tener
carcter de reunin tcnica-cientfica para presentar informacin relevante sobre
tcnicas, investigaciones y mtodos en rea profesionales.

FORO

Acontecimiento programado que posibilita la participacin de todos los presentes


en un reunin organizada para tratar o debatir un tema o problema determinado.
125

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Suele realizarse a continuacin de una actividad de inters general observada por


el auditorio.

TALLER

Reunin de 10 a 30 personas que permite la interaccin en lapsos cortos para


trabajos de relativa intensidad. (Tiene una duracin mxima de cuarenta horas) El
taller generalmente se aplica a situaciones donde se desea debatir un tema a
profundidad, explicar tcnicas especficas o desarrollar habilidades y destrezas en
los participantes.

SEMINARIO

Evento que se utiliza para analizar o profundizar en temas tratados en estudios o


investigaciones de relevancia. Su duracin oscila entre 1 a 3 das y su desarrollo
gira alrededor de un experto (o varios) quien (quienes) suministrar (n)
informacin tcnica o especializada a un nmero determinado de personas. El
nmero de personas convenientes para un seminario es de 20, no obstante
pueden existir eventos que se realicen con 80 personas dado lo importante del
tema y lo difcil que es conseguir al expositor.

SIMPOSIO

Es un evento que tiene por objeto la presentacin sistemtica y desglosada de un


tpico por varios especialistas, los cuales abordan diferentes aspectos o enfoques
vinculados al mismo. Se usa para analizar nuevos avances, metodologa y
resultados de investigaciones. No permite la estructuracin de mesas de trabajo
ya que es un evento informativo-formativo exclusivamente dirigido a tal fin.

126

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CONFERENCIA

Evento que gira alrededor de una exposicin en forma oral sobre un rea temtica
especfica o general desarrollada por un profesional, experto, acadmico, poltico,
etc., con alto dominio de la informacin que se trate. No implica la interaccin con
el pblico. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesin corta
de preguntas-respuestas.

ASAMBLEAS

Reunin que permite mantener a la gente informada y confirmar compromisos con


respecto a una serie de actividades que le son propias, por pertenecer a un ente,
organizacin o grupo definido.

OTROS EVENTOS

Das y semanas especiales


Festivales
Salones de arte
Reconocimientos
Concursos
Reunin de Gabinetes
Ccteles
Almuerzos / cenas de gala
Ceremonias militares, religiosas, diplomticas
Bautizos de publicaciones
Presentaciones musicales / culturales
Ruedas de negocios

127

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

P
PR
RO
OC
CE
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UN
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VE
EN
NTTO
O

En esta etapa es cuando se pone en prctica todo lo planificado y la organizacin


diseada ejerce sus funciones para cumplir eficientemente con las actividades
programadas para el evento.

Llevar a la prctica lo planificado no es sencillo, requiere de entrega del comit


organizador a sus actividades. Adems, el xito del evento depende de que se
respete la divisin de funciones y se apoye en lo posible a los dems.

Cada uno de los miembros del comit organizador debe conocer perfectamente
sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.

La primera impresin que tienen los participantes sobre la organizacin del evento
es un momento fundamental.

Desde que se inicia un evento todos los elementos son importantes.


LLIIS
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UN
NE
EV
VE
EN
NTTO
O

Esta lista de seguimiento o chequeo (Cotejo), tiene como propsito que no se


olvide ningn detalle en la planificacin, organizacin y realizacin del evento.
Siempre es til tener una lista de seguimiento que incluya todas las necesidades y
pormenores que hemos mencionado, como las funciones y acciones de cada una
de las coordinaciones que forman el comit organizador.
La lista que se presenta, se debe adaptar dependiendo del tipo y magnitud de
cada evento.

128

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

El tiempo de anticipacin para empezar la organizacin de un evento nacional o


internacional, depender de la magnitud y complejidad de ste.
Con base en las acciones que a continuacin se numeran, hay que definir una ruta
crtica para cada evento en particular, con el objetivo de proyectar el camino ms
corto para lograr las metas planificadas.
Es necesario elaborar una matriz en donde se pueda ver la interrelacin de todas
las acciones; hay muchas que dependen de la realizacin de otras, algunas son
simultneas o estn ligadas en diferentes aspectos.

A continuacin se presenta una lista con un orden lgico de la realizacin de un


evento.

Definicin de objetivo, estructura de organizacin y fecha:

Definir Objetivos
Polticas
Estructura Orgnica
Comit organizador

Definicin de temtica y elaboracin de convocatoria y reglamentos:

Seleccionar la temtica general del evento


Seleccionar la temtica de las mesas de trabajo
Elaborar y publicar la convocatoria
Elaborar el reglamento general

Fuentes de ingresos y financiamiento:

Definir el monto de las cuotas de inscripcin


Confirmar patrocinios
129

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Confirmar donativos
Definir el precio de venta de los mdulos (en exposiciones)
Otros ingresos
Pronstico de ingresos por venta

Definicin de la sede:

Definicin de la ciudad sede


Seleccin de lugares (centros de convenciones, hoteles, etc.)
Visitas para inspeccionar las instalaciones
Verificar el potencial de la sede para dar servicios de calidad a los participantes
Definicin de tarifas y descuentos de los arrendamientos, servicios, equipos y
productos que se requieren
Seleccin de hoteles de apoyo
Definicin, confirmacin y contratacin de lugares
Entrega de anticipos
Obtencin de permisos y licencias

Seleccin de recursos materiales y servicios generales, solicitud de


cotizaciones a proveedores:

Seleccin de proveedores
Seleccin de materiales adecuados
Solicitar varias cotizaciones
Comparar condiciones
Definicin de proveedores
Elaborar pedidos
Programar fecha de entrega

130

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Determinar posibles patrocinadores:

Alimentos
Materiales
Eventos sociales y culturales
Espectculos y animacin
Hospedaje y alquiler de salones
Instalaciones

Definicin y Elaboracin de presupuestos:

Cotizacin de los lugares, servicios y materiales que se requieran


Presupuesto de la coordinacin general
Presupuesto de comercializacin y difusin
Presupuesto de operacin
Presupuesto de relaciones pblicas
Presupuesto de apoyo tcnico
Presupuesto de organizacin
Presupuesto de la exposicin

Definicin y elaboracin de programas:

Programa general de trabajo


Programa de actividades sociales
Programa de actividades para acompaantes
Programa de difusin
Programa de actividades especiales

131

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Determinacin del nmero de participantes e invitados:

Determinar nmero aproximado de participantes


Determinar los invitados especiales
Elaborar el directorio de posibles participantes por persona, empresa o agrupacin

Ponentes magistrales y de mesa de trabajo:

Determinar los ponentes magistrales y los ponentes de mesa


Distribuir cartas informativas e invitaciones
Recepcin de confirmacin de expositores

Planificacin del alojamiento:

Definir nmero de habitaciones necesarias por hotel


Nmero de personas por cuarto
Definir lugar y forma de hospedaje del comit organizador
Definir lugar y forma de hospedaje de los expositores
Coordinar con el personal del hotel para definir la operacin del primer da de
registro y asignacin de habitaciones

Estrategia de difusin en los medios de comunicacin:

Elaboracin del anteproyecto del spot (pautas) de radio, televisin y cine


Presentacin a los organizadores
Autorizacin de los spots
Elaboracin de los spots
Entrega de spots a las estaciones de radio y televisin
Definicin y contratacin de tiempo en radio, televisin y cine
Programa de entrevistas en radio y televisin
132

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Diseo de las inserciones para prensa y revistas


Programa de inserciones en prensa escrita
Programa de inserciones en revistas especializadas
Entrega de desplegados a peridicos y revistas
Mandar boletines de prensa

Difusin a travs de correo directo y publicidad impresa:

Rotulacin de sobres para el envo de correspondencia


Distribucin de carteles
Envo de cartas informativas y publicidad del evento
Envo de invitaciones al evento a posibles participantes
Entrega de invitaciones a posibles ponentes magistrales
Entrega de invitaciones a posibles ponentes de mesa de trabajo

Invitacin de representantes de los medios:

Seleccin de reporteros
Contratacin de reporteros
Invitacin a la prensa
Radio
Televisin
Organizar ruedas de prensa, antes, durante y despus del evento

Diseo y elaboracin de impresos y materiales:

Determinar el diseo del logotipo, lema


Determinar la cantidad y calidad de cada uno de los impresos necesarios
Carpetas
Carteles
133

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Diplomas
Folders (maletn)
Folletos promocionales
Gafetes (Portadistintivo)
Hojas de registros
Hojas membreteadas
Invitaciones
Papelera en general
Personificadores (Triedros/identificadores)
Recibos
Mantas (textos)
Sealizacin
Materiales Auxiliares
Obsequios
Reconocimientos en vidrios, piel etc.
Colocacin de carteles en sitios estratgicos
Envo de invitaciones, folletos promocionales, boletines informativos

Determinar el personal necesario para el buen desarrollo del evento:

Choferes
Edecanes(vestuario)
Fotgrafos
Intrpretes
Maestros de ceremonias
Mansajera
Operadores
Secretarias
Seguridad
Servicios mdicos
134

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Traductores
Otros

Reclutamiento, seleccin y capacitacin del personal necesario para el


desarrollo del evento:

Definir medios de reclutamiento


Hacer una descripcin de puestos y perfiles
Definir criterios para la seleccin del personal
Capacitar especficamente sobre el evento

Preparacin del comit organizador y personal de apoyo:

Definir objetivos
Polticas de trabajo
Proporcionar la descripcin de responsabilidades
Establecer procedimientos
Dar a conocer los programas generales

Determinar el material de trabajo necesario para el desarrollo del evento:

Alfileres
Blocks
Carpetas
Ceniceros
Cinta adhesivas
Clips
Cubiertas de mesa(pao)
Diplomas
Flders
135

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Folletos
Gafetes
Grapas
Jarras
Lpices
Ligas
Pancarta para la inauguracin del evento
Manteles
Obsequios
Papel blanco de varias medidas
Plumas
Posters
Recibos
Sealizaciones
Tarjetas de varias medidas
Tijeras
Uniformes
Vasos
Velas

Determinar el equipo necesario para el desarrollo del evento:

Automviles
Botiqun mdicos para primeros auxilios
Cables de extensin y contactos mltiples
Cmaras de fotos y videos
Camionetas y camiones de pasaje y carga
Computadoras PC e impresoras
Dictfonos
Equipos de sonido
136

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Equipo de traduccin simultnea


Fax
Fotocopiadoras
Fusiles de diferentes medidas
Grabadoras
Linternas
Mquinas de escribir
Micrfonos
Pantallas de acuerdo al tamao requerido
Pizarrones informativos
Proyector de transparencias
Radios de Comunicacin
Retroproyector de acetatos
Rotafolios
Sistema cerrado de televisin
Video Bean
Data Show
Telfonos celulares
Telfonos
Televisores
Videocaseteras

Determinar los servicios necesarios para el desarrollo del evento:

Alimentos (salones, mens y mesoneros)


Bebidas calientes, fras, bocadillos y galletas
Compaginado
Engargolado
Espectculos
Fotocopiado
137

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Fotografa
Seguros
Vdeo

Recepcin de cuotas y conformacin de asistencia:

Elaborar listas y hacer registro de participantes y cuotas


Inscribir a los participantes y a sus acompaantes

Recepcin de ponencias:

Inscribir a los ponentes aceptados


Recibir las ponencias
Analizar, clasificar y evaluar ponencias
Elaborar y mandar cartas de aceptacin rechazo a ponentes
Distribuir las ponencias por temas y mesas de trabajo
Fotocopiar ponencias

Organizacin de las mesas de trabajo:

Determinar nmero de mesas de trabajo


Determinar nmero de ponencias por mesa de trabajo
Designar funcionarios y suplentes por mesa de trabajo
Coordinar los materiales de trabajo

Confirmacin final de participantes y ponentes:

Confirmar participantes
Confirmar invitados especiales
Confirmar ponentes magistrales
138

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Confirmar ponentes por mesa


Confirmar funcionarios por mesa
Confirmar medios de comunicacin
Elaborar directorios

Contratacin y distribucin de transporte:

Elaborar un plan de distribucin y traslado del transporte


Seleccionar transporte de pasaje y de carga
Contratar el transporte
Asignar cantidad y nmero de transporte por lugar y recorrido
Asignar participantes por transporte

Distribucin de participantes por hoteles.

Distribucin de participantes por hotel


Distribucin de habitaciones a participante, ponentes, invitados especiales y
medios de comunicacin, segn inscripciones
Asignacin de habitaciones para el comit organizador, edecanes y personal de
seguridad y apoyo

Instalacin de mdulos:

Mdulos de informacin
Mesa de registro
Mdulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
Mdulo para invitados especiales
Mdulo para informacin sobre eventos sociales, culturales y especiales
Mdulo de servicios
Definir la ubicacin de los mdulos
139

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Definir responsables en cada mdulo de informacin y control

Instalacin de centros de servicio:

Servicio mdico
Sala de prensa
Sala para ejecutivos
Guardera

Envo de los grupos de trabajo a los lugares sede:

Organizacin del grupo


Distribucin del grupo
Asignacin a centros de control
Ubicacin de lugares de trabajo
Asignacin de actividades

Colocacin y distribucin de materiales en los lugares sede:

Impresos
Mantas
Sealizacin
Materiales
Equipos
Pizarrones informativos
Jarras con agua
Ceniceros suficientes
Identificadores (distintivos)
Lpices, gomas y marcadores
Sillas y mesas suficientes
140

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Definir sistemas de control:

De acceso al evento
Administrativo
Financiero
Lugares sede
Transporte
Hoteles
Eventos Sociales

Elaboracin de documentos:

Guiones para el maestro de ceremonias


Boletines de prensa

Creacin de mdulo de prensa:

Equipos y materiales para el mdulo


Programacin e integracin de reportajes
Seguimiento y control de entrevistas
Conferencias de prensa
Entrega de boletines de prensa
Entrega de discursos y conclusiones
Servicios generales

Simulacro:

Definir la ubicacin fsica de los organizadores


Hacer simulacros por cada actividad programada
141

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Definir alternativas de accin en caso de que la planificacin sufriera alguna


desviacin

Recorrido de supervisin:

Definir ruta y tiempo del recorrido


Definir quienes asisten al recorrido
Objetivos y procedimiento del recorrido

Supervisin de auditorios y salones de trabajo:

Verificar contactos de encendido y apagado de luces


Servicios de limpieza
Letreros con los temas y nombres de los ponentes
Supervisar el tipo de montaje, que haya suficiente ventilacin, luz y ausencia de
ruidos en los salones

Nombramiento de responsables por reas y actividades.

Recepcin y registro
Hoteles y alojamiento
Mesas de trabajo
Ceremonias de inauguracin y clausura
Transporte
Desayunos, Almuerzos y cenas
Servicios de refrigerios
Informacin y medios de comunicacin
Personal administrativo, de apoyo y protocolo
Control y distribucin de materiales de trabajo
Presidium
142

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Atencin de ponentes magistrales y de mesa


Invitados especiales
Informacin

Asignacin y traslado a hoteles:

Asignar participantes en los transportes


Asignar participantes en los hoteles
Distribuir habitaciones

Distribucin de hoteles y habitaciones a los participantes, ponentes, invitados y


representantes de los medios de comunicacin:

Asignar hoteles y habitaciones


Asignar nmero de personas por cuarto

Entregar habitaciones a ponentes magistrales, de mesa, invitados especiales,


participantes y medios de comunicacin
Entregar habitaciones para el comit organizador, protocolo y personal de apoyo
Informar sobre la siguiente actividad

Recepcin en mdulos de registro y centros de informacin y control:

Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del mdulo
Instalar al personal responsable de cada mdulo

Realizacin del cctel de bienvenida:

Definir local o saln


Escenografa
143

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Programa del cctel


Alimentos y bebidas
Grupos musicales
Espectculos
Recepcin de participantes
Palabras de bienvenida

Realizacin de la inauguracin.

Definir lugar
Escenografa
Lista de invitados
Distribucin del saln
Programa de inauguracin
Lista de invitados
Distribucin del saln
Programa de inauguracin
Discursos
Boletines de prensa

Implantacin del programa general de actividades:

Ponencias magistrales
Ponencias de mesa de trabajo
Eventos sociales y culturales
Ruedas de prensa
Reuniones especiales
Acompaantes

144

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Recopilacin de conclusiones.

Recopilar las conclusiones por cada mesa de trabajo


Redactar las conclusiones generales del evento
Mecanografiar e imprimir o fotocopiar las conclusiones
Entregar a medios de comunicacin

Clausura del evento:

Elaborar discurso de logros alcanzados y conclusiones del evento


Entregar constancias de participacin
Clausurar formalmente el evento

Evento Social de clausura:

Definir local o saln


Escenografa
Programa del evento
Alimentos y bebidas
Grupos musicales
Espectculos
Recepcin de participantes
Palabras de despedida

Elaboracin de la memoria:

Recopilar informacin y fotografa


Aprobar diseo
Hacer la impresin
145

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Coordinar la distribucin

Traslado de hoteles a medios de transporte:

Distribuir el transporte para llevar a los participantes a los aeropuertos y terminales


de transporte terrestre

FASES OPERATIVAS EN LA ORGANIZACIN DE EVENTOS

Fases Operativas a Considerar en el Desarrollo de un Evento

Todo evento debe considerar fundamentalmente tres fases consideradas como


bsicas: Pre-evento, Evento y Post-evento

La Fase de evento tiene relacin directa con las funciones de previsin,


planificacin, programacin, organizacin y por sobre todo coordinacin. Su
explicacin se infiere del siguiente grfico:

PRE-VENTO

Previsin: Significa que el evento debe preverse y considerarse dentro de la


realidad del mercado. Ello implica considerar las oportunidades que se pudieran
presentar en distintos mbitos, reas y profesiones.
Planificacin: se refiere a planear el evento conjuntamente con otros que pudieran
generarse para el perodo considerado, tomando en cuenta eventos similares,

146

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

mbito de accin, alcance, sectores y reas que involucra, tipo de participacin,


entre otras variables.
Programacin: se refiere a la determinacin de los aspectos y actividades
especficas que se derivan del evento planeado.
Organizacin : se refiere esta funcin al hecho concreto de lograr buscar y obtener
los recursos humanos, tcnicos, materiales e insumos que se requieren para
hacer realidad el evento programado

EVENTO
Esta fase se refiere a la ejecucin del evento planificado, ello implica la realizacin
del conjunto de actividades consideradas segn los aspectos detectados en la
fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisin del
personal y la direccionalidad de la imagen del evento.

POST-VENTO

La fase de post-evento se refiere a la evaluacin final y el cierre del evento. Su


principal accin radica en la evaluacin de las variables organizativas, econmicas
y financieras del evento as como la imagen y servicios ofrecidos.

POST-EVENTO

147

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

FFaassee O
Oppeerraattiivvaa ddee P
Prree--E
Evveennttooss
E
Enn E
Essttaa ffaassee ssee ccoonnssiiddeerraann llooss lliinneeaam
miieennttooss qquuee ssee sseeaallaann aa ccoonnttiinnuuaacciinn

Determinacin de los objetivos, tipologa y nombre del evento.

Definir fecha de realizacin, duracin, sede operativa, lugar de realizacin, tipo y


cantidad de participantes, idioma oficial.

Decidir, previo asesoramiento, el tpico y sub-temas del evento.

Delimitar, previo anteproyecto del evento, la estructura organizativa del mismo.

Designar los coordinadores de comisiones u otras instancias.

Elaborar y distribuir toda comunicacin oficial del evento

Determinar el mecanismo de reunin y control de grupo de trabajo

Preparar un archivo particular para la clasificacin y control de la informacin del


evento, segn las siguientes reas:

Administracin General, Comunicaciones

(Enviadas y recibidas), Publicidad, Participantes, Organizacin Tcnica, Finanzas,


Programa, Formatos y planillas, Reglamentos, Invitados especiales, Secretara,
Protocolo, Alimentos y Bebidas, Permisologa, Directorio, Otros.

Aprobar el presupuesto del evento.


Coordinar el trabajo integral de las comisiones.
En la fase del Pre-Evento deben tomarse en cuenta tres elementos que permitan
planificar la organizacin del evento entre ellos:

148

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

CRONOGRAMA DE TRABAJO

En la Fase del Pre-Evento cada participante deber, de acuerdo con los


lineamientos generales establecidos determinar cules son los aspectos a
considerar en la realizacin del evento seleccionado. Para ello deber escoger
entre los siguientes:

Administrativo / Organizativo
Tcnico
Protocolo
Relaciones Publicas (Rr.Pp)
Publicidad y Promocin
Logstica
Alimentos y Bebidas
Actividades Sociales y Culturales
Alojamiento
Seguridad
Transporte
Secretaria
Programa de Acompaantes
Oficina de Prensa
Exposiciones (Otros Eventos)
Otros (Depender del Evento: Permisologa)

Es preciso recordar que para cada evento, segn el tamao y nmero de


participantes, se deber decidir que tan detalladas debern ser las actividades
segn los aspectos seleccionados, sealando con claridad los recursos y
cantidades a utilizar.

149

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Con base en las actividades determinadas y clasificadas segn aspectos a


considerar deber elaborarse un cronograma segn el parmetro siguiente:

Enumerar las actividades segn la prioridad de ejecucin


Establecer fechas mnimas y mximas para su cumplimiento
Establecer la relacin existente entre las actividades
Disear un grfico de Gantt.
Asignar cuotas de responsabilidad segn actividades.

CRONOGRAMA

NOMBRE DEL EVENTO

FECHA DE REALIZACION

MESES
ASPECTOS

ACTIVIDADES

ENE
1

FEB

MAR

3 2 15 28 3

P
PLLA
AN
ND
DE
EA
AC
CC
CII
N
N

Cada responsable de realizar las actividades que le fueron asignadas debe


elaborar un plan de accin; instrumento que contempla el conjunto de acciones

150

25

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

que deber ejecutar el responsable de alguna actividad o actividades para el


cumplimiento de los objetivos que se infieren del evento. Este plan de accin se
constituye en la herramienta que permite evaluar de manera operativa, rpida y
eficiente el grado de cumplimiento y avance de las actividades.

La importancia del mencionado plan radica en que constituye la herramienta que


aplicada correctamente garantiza la puesta en ejecucin del evento, en el se
deben considerar los siguientes aspectos:

Las actividades
Su secuencia de aplicacin o desarrollo
El lugar de aplicacin
La duracin
Los recursos que deben preverse
La supervisin de la actividad
Las condiciones para su inicio
Las pautas para su culminacin

Actividades: implica el conjunto de acciones a seguir para lograr la actividad o


actividades.
Costo: se refiere al costo que implica su desarrollo
Tiempo: se refiere al tiempo mnimo y mximo para su cumplimiento

E
Ellaabboorraacciinn ddee uunn P
Pllaann ddee A
Acccciinn
A continuacin se seala el procedimiento para elaborar un Plan de Accin:

Determine el rea de accin que le corresponde: Ceremonial y Protocolo,


Alimentos y Bebidas, Secretara, Logstica, etc.
Determine las funciones que le son asignadas segn el rea en cuestin
151

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Especifique el conjunto de actividades que deber desarrollar para cumplir con la


funcin asignada.
Cada actividad deber ser desarrollada en trminos de acciones o tareas, para lo
cual Ud. deber considerar:
Accin a desarrollar
mbito de aplicacin
Duracin
Recursos a utilizar
Condiciones mnimas a considerar
Responsable
Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control
IIN
NS
STTR
RU
UM
ME
EN
NTTO
OS
SD
DE
EC
CO
ON
NTTR
RO
OLL D
DE
EE
EV
VE
EN
NTTO
OS
S

Definicin: los instrumentos de control constituyen herramientas sencillas que


permiten darle seguimiento a las actividades, tareas y acciones vinculantes a una
determinada rea o funcin previamente definida permiten registrar datos,
indicadores o hechos que luego son evaluados y corregidos, de ser necesario.
Los instrumentos de control permiten justificar la implantacin de correctivos de
manera objetiva y no subjetiva, a criterio del evaluador.
Los principales tipos de instrumentos de control son: las listas de cotejos, las
encuestas y entrevistas, observaciones directas y la programacin controlada.

FFaassee O
Oppeerraattiivvaa ddee E
Evveennttooss
La fase de Evento significa la fase de ejecucin del proyecto elaborado. Implica
poner en prctica el conjunto de actividades que
consideradas.

152

previamente fueron

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Su importancia radica en que es el momento de que lo planificado y lo ejecutado


coincidan en trminos de las exigencias planteadas por el cliente. Esta fase
garantiza la imagen de la organizacin y calidad del evento.

No controla el

cumplimiento cabal de los servicios y actividades, significa la prdida de un cliente


y posiblemente la salida a corto plazo del mercado.

En esta fase se llevan a cabo las siguientes acciones:

Supervisin, antes y despus del da del evento, del local para verificar su limpieza
y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar.

Recibimiento de los participantes e invitados especiales

Registro de participantes y/o invitados especiales.

Revisin del sistema general de informacin

Supervisin de los equipos de sonido y medios audiovisuales en operacin.

Supervisin del equipo de anfitrionas y personal de apoyo

Supervisin de los horarios de comidas

Supervisin del procedimiento de suministro de informacin personalizada.

Dotacin permanente de recursos y suministros varios, de ser requeridos.

153

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

S
SU
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PE
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SIIO
ON
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YC
CO
ON
NTTR
RO
OLL

Cuando se organiza un evento es importante mantener la supervisin y control del


mismo para garantizar el cumplimiento de los servicios y actividades que fueron
programadas para el evento en cuestin. Para ello, el personal que tiene
responsabilidad en el desarrollo del evento debe estar atento a todo lo
concerniente a su puesta en prctica y controlar aspectos tales como:

Condiciones mnimas de operacin


Condiciones adecuadas de los equipos
Materiales y suministros a disposicin
Recursos humanos en sus lugares de trabajo y con amplio dominio de sus
acciones, equipos y recursos.
Normas y pautas de seguridad, atencin, eficiencia en el suministro de los
servicios
Imagen del evento

Las principales etapas del proceso de supervisin y control son las siguientes:

Determinacin de los principales puntos crticos a controlar


Determinar momentos de supervisin y control
Establecimiento de correctivos
Atencin de emergencia

FFaassee O
Oppeerraattiivvaa ddee P
Poosstt--E
Evveennttooss
Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha
culminado. Una vez culminado el evento, a travs de esta fase se acometen las
siguientes acciones:
154

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Redactar y enviar las comunicaciones de agradecimientos

Reproducir el material que no fue distribuido y hacerlo llegar a los participantes.

Evaluar el evento desde todas sus variables.

Ensamblar el expediente del evento.

Cancelar los compromisos econmicos adquiridos.

Otros.

Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez
cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudindose
hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.

TTccnniiccaass ddee R
Reeddaacccciinn ddee IInnffoorrm
mee
A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de
accin ejecutados, se utiliza la tcnica de redaccin de informes la cual representa
en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre
los resultados de su asignacin y lograr registrar tcnicamente lo acontecido
antes, durante y despus de la realizacin de un evento.

Esta tcnica permite presentar informacin objetiva que sirve a la Gerencia para la
toma de decisin posterior.

155

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

Todo informe debe contener los siguientes elementos:


Indice
Presentacin o introduccin
Plan de accin
Cronograma
Herramientas utilizadas.
Principales logros
Problemas observados
Observaciones a la Gerencia
Conclusiones y Recomendaciones
Soportes y anexos.

156

ORGANIZACIN DE EVENTOS Y PROTOCOLO

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