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deben
ser
planeadas,
coordinadas,
dirigidas
controladas,
estas
LA ADMINISTRACIN
1.1.2. ORGANIZACIN
El proceso de Organizar consiste en construir las estructuras materiales y sociales
de la empresa3, es decir, organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo,
la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera
que stos puedan alcanzar las metas.
1.1.3. DIRECCIN
Antes de mencionar qu es el proceso de direccin primero se debe mencionar la
ejecucin, la ejecucin es hacer que los miembros de la organizacin, a
travs del uso adecuado de medios o recursos, alcancen los objetivos y se
esfuercen para lograrlo de manera voluntaria4.
Koontz, Odonnell y Weihrich indican que dentro la ejecucin est la Direccin que
se define como el proceso de dirigir, influir y motivar al personal para que realicen
las tareas esenciales.
1.1.4. CONTROL
Finalmente, el ltimo proceso que permite verificar, constatar, palpar, medir, si la
actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado est cumpliendo y/o
alcanzando o no los resultados que se esperan durante el proceso de planificacin.
1.1.5. ENFOQUE SISTMICO
3 Ibdem, Pg. 70
4
CUADRO N 1
EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU RELACIN CON LOS SISTEMAS DE LA
LEY 1178
FUNCIONES
(fases/etapas)
PROCESOS
RELACIN SAFCO
De Desarrollo.
Estratgica.
Planificacin.
Institucional.
Operacional.
Organizacin.
Ejecucin.
Control.
Anlisis
Organizacional.
Diseo
organizacional.
Direccin
e Integracin
de Recursos:
Humanos.
Financieros.
Registro e Informacin.
Determinacin de estndares
Medicin
de
resultados.
Comparacin de resultados
con los estndares
Establecimiento
de medidas
correctivas.
Sistemas
Nacionales
de
Planificacin
e
Inversin
Sistemas de Programacin de
Operaciones y Presupuesto.
Sistemade Organizacin
Administrativa.
Sistema de Administracin de
Persona.
Sistema de Administracin de
Bienes y Servicios.
Sistema
de
Tesorera
y Crdito Pblico.
Sistema
de
Contabilidad Integrada.
Sistema
de
Control Gubernamental.
1.1.6.2.
DE
LAS
NORMAS
BSICAS
DEL
SISTEMA
DE
ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA
El objetivo general del Sistema de Organizacin Administrativa, es optimizar la
estructura organizacional del aparato estatal, reorientndolo para prestar un mejor
servicio a los usuarios, de forma que acompae eficazmente los cambios que se
producen en el plano econmico, poltico, social y tecnolgico. Los objetivos
especficos son:
6 Ley de Administracin y Control Gubernamental Ley 1178 SAFCO, de 20 de julio de 1990, Artculo 7.
7 Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa. Resolucin Suprema No. 217055, de 20 de mayo
de 1997, Artculo 1.
pblicos.
Evitar la duplicacin y dispersin de funciones.
Determinar el mbito de competencia y autoridad de las reas y unidades
organizacionales.
Proporcionar a las entidades una estructura que optimice la comunicacin, la
LA FUNCIN DE ORGANIZACIN
Artculo 5.
Relacin funcional.
Relacin horizontal.
a) RELACIN LINEAL
La relacin lineal es aquella donde la autoridad se sucede a travs de una sola
lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que
aparecen en el grfico de la organizacin.
b) RELACIN DE STAFF
Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o
conocimientos especializados a unidades de lnea.
c) RELACIN FUNCIONAL
Representa la relacin de mando especializado, la autoridad funcional puede existir
en forma paralela a la autoridad de lnea, o entre un rgano especializado y los
subordinados de otras unidades de lnea.
1.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Una estructura organizacional es un concepto fundamentalmente jerrquico de
subordinacin dentro de las entidades que colaboran y contribuyen a servir a un
objetivo comn11.
11
[www.enciclopediafinanciera.com/organizaciondeempresas/estructura-
organizacin determinar los modos en los que opera en el mercado y los objetivos
que podr alcanzar.
1.2.4.1.
10
DEPARTAMENTALIZACIN FUNCIONAL
Una de las formas ms populares para agrupar las actividades es por medio de las
funciones que se desempean. La departamentalizacin funcional trata de alcanzar
economas de escala, al colocar a personas con habilidades y orientaciones
comunes en unidades comunes.13
El tipo de departamentalizacin que ms se adeca a las instituciones pblicas es la
departamentalizacin funcional, debido a que, el estado siempre est en busca de
economas de escalas, adems de ser el modelo ms adecuado para poder agrupar
tareas en una sola Unidad o Departamento, con el objetivo de los logros de la
unidad e institucionales.
1.2.4.3.3. JERARQUA
Cuando se ha dividido el trabajo y elegido el tramo de control, es decir, la cantidad
de Cargos y Departamentos que dependen de un Gerente especfico, generalmente
se selecciona una cadena de mando (que es una lnea de autoridad que conecta
los puestos de la organizacin y especifica quin es subordinado de quin) 14. El
12 PACHECO ngel Op. Cit. Pg. 62
13 ROBBINS Stephen P Comportamiento Organizacional. Libro Digital, Cap. 14 Pg. 33
14 CHIAVENATO Idalberto Op. Cit. Pg. 489
12
1.2.4.3.4. AUTORIDAD
Se define como la capacidad del superior de tomar decisiones que afectan a la
conducta de los subordinados15, y su importancia radica en que la autoridad debe
garantizar que las cosas sean bien hechas, conforme fue planeado y organizado.
AUTORIDAD LINEAL
Los Gerentes que tienen autoridad lineal son aquellas personas de la organizacin
que tienen la responsabilidad directa de alcanzar las metas de la organizacin. La
autoridad de lnea est representada por la cadena normal de mando, empezando
por el Directorio y extendindose hacia abajo por los diversos niveles de la
jerarqua, hasta el punto donde se efectan las actividades bsicas de la
organizacin.
Se basa en la unidad de mando o de supervisin nica, donde cada subordinado
tiene un jefe y cada jefe tiene autoridad total sobre sus subordinados.
1.2.4.3.5. COORDINACIN
Coordinar es integrar las actividades de Departamentos independientes con el fin de
perseguir las metas de la organizacin. Sin coordinacin se perdera de vista el
papel particular dentro de la organizacin y se enfrentara a la tentacin de
perseguir los intereses de un Departamento a expensas de los objetivos
organizacionales.
1.2.4.4.
ORGANIGRAMA
cualquier
institucin,
los
niveles
jerrquicos,
la
dependencia,
lneas
de
CUADRO N 3
OBJETIVOS DEL ORGANIGRAMA SOA
Informar a los miembros de la organizacin la posicin relativa que ocupan y la
relacin que tienen con el resto de la estructura.
Proveer un cuadro global de la estructura.
Facilitar a las personas que se incorporan a lo organizacin, la toma de
contacto con la estructura de la misma.
Facilitar la comprensin acerca de las posibilidades que tiene cada persona de
ascender a otra posicin de la estructura organizativa.
Informar a terceros interesados en la organizacin cmo se encuentra
estructurada la misma.
15
ORGANIGRAMA VERTICAL
Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo, a partir del titular en la parte
superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son
los de uso ms generalizado en la Administracin, por lo cual se recomienda su uso
en los Manuales de Organizacin (ANEXO 1).
Cabe mencionar que en el Reglamento del Sistema de Organizacin Administrativa,
slo menciona tres tipos de Organigramas Vertical, Horizontal y Circular.
1.2.4.4.4. CRITERIOS
GENERALES
PARA
LA
ELABORACIN
DE
ORIGEN
El presidente de la Repblica
El titular de la institucin.
Una dependencia globalizadora (instituciones oficiales que tienen la facultad de
dictar lineamientos de carcter normativo para todo un sector administrativo o de
actividad).
Una cabeza de sector (Secretario de Estado responsable de la coordinacin de
1.2.4.4.4.2.
MECNICA
1.2.4.4.4.3.
RESPONSABLES
Titular de la institucin.
Funcionario designado.
Responsable del rea administrativa.
Responsable del rea jurdica.
Responsable del rea afectada.
Consultor en Lnea.
1.2.4.4.4.4.
POLTICA GENERAL
1.3.
MANUALES ADMINISTRATIVOS
20 Rodrguez V. Joaqun, Como elaborar manuales administrativos Editorial ECAFSA. pg. 54.
18
21 Miranda C. Robert
20
CUADRO N 4
CLASIFICACIN DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.
Por su naturaleza:
o Macroadministrativos.
o Mesoadministrativos.
o Microadministrativos.
Por su contenido:
o De historia de la organizacin.
o De organizacin y funciones.
o De polticas.
o De procedimientos.
o De contenidos mltiples.
o De adiestramiento o instructivo.
o Tcnicos.
Por funcin especfica:
o Produccin.
o De compras.
o De ventas.
o De finanzas.
o De contabilidad.
o De crdito y cobranzas.
o De personal.
o Generales.
Por su mbito de aplicacin:
o Generales:
Organizacin y Funciones.
Procedimientos.
Polticas.
o Especficos.
o Reclutamiento y seleccin.
o Auditora Interna.
o Polticas de personal.
o Procedimientos de tesorera.
Fuente:Elaboracin propia en base a Joaqun Rodrguez Como elaborar y usar los manuales
administrativos Pgs. 60 y 63 y Enrique Franklin Organizacin de Empresas anlisis, diseo y
estructura Pg. 148.
GENERALES
las
instrucciones
sobre
el
marco
jurdico-administrativo,
atribuciones,
1.4.2. IMPORTANCIA
Pacheco Menciona que el Manual de Organizacin y Funciones es importante por:
23 Ministerio de Planificacin Nacional y Poltica Econmica rea de modernizacin del estado (Costa Rica) 2009.
22
Describir en forma clara la estructura orgnica interna, las funciones y las lneas
1.4.3. CARACTERSTICAS
El Manual debe guardar concordancia y coherencia con la ley orgnica y el
reglamento:
Planeacin.
Proceso de elaboracin.
Control.
Captacin de la informacin.
integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Preparacin
del
proyecto
manual.
Formulacin
de
recomendaciones.
Presentacin del Manual para su
aprobacin.
Reproduccin del Manual.
Implantacin del Manual.
Revisin y actualizacin.
Anlisis organizacional.
Diseo organizacional.
Implantacin del diseo.
El proceso presentado por Rodrguez muestra una sntesis de tres pasos para la
elaboracin y/o actualizacin del Manual de Organizacin y Funciones, el cual tiene
mucha relacin con el proceso presentado por Franklin que, en este caso, presenta
de una manera desglosada.
Por lo expuesto los dos autores tiene mucha relacin, en contraste el proceso
presentado en la SOA tiene una directa implicancia con la elaboracin o rediseo de
la estructura organizacional, donde se muestra un vaco legal.
En este proceso que si bien muestra cmo analizar, disear e implantar slo
menciona en su Artculo 15 el diseo organizacional se formalizara en los
siguientes documentos, aprobados mediante resolucin interna pertinente:
a) Manual de Organizacin y Funciones
24
b) Manual de Procedimientos, como se puede ver slo menciona que deben ser
formalizados en los Manuales pero no menciona o indica cmo se deben
elaborar estos Manuales.
Por lo expuesto y, de acuerdo con el Cuadro anterior se extrae los pasos ms
esenciales que sern desglosados a medida que avance el presente trabajo:
CUADRO N 6
PROCESO PARA ELABORAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL DE ORGANIZACIN
Y FUNCIONES
1.4.4.1.
Con una planeacin slida basada en estos dos puntos permite determinar con
cierta facilidad lo que se deber hacer en el futuro y quin, cundo, dnde y cmo
deber hacerlo. Para una planeacin adecuada Rodrguez menciona al autor S.
Diamond que indica:
1)
2)
3)
4)
5)
1.4.4.1.1. PRESUPUESTO
El paso final de la planeacin es la formulacin del presupuesto del Manual, aunque
no existen lineamientos para la elaboracin presupuestaria del Manual.
Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema, sobre todo si es la primera
vez que se realiza sta y es la de incluir todos los costos. Rodrguez presenta dos
tipos de costo unos generales y otros de tiempo:
Costos generales.
Cubiertas oCUADRO
encuadernacin.
N 7
CUENTAS PRESUPUESTARIAS
PARA
EL MANUAL DE
ORGANIZACIN Y
Comunicaciones
(correspondencia,
telfono)
FUNCIONES
Costo de distribucin.
Dibujos (graficas).
Papel.
Captura o Tipografa.
Impresiones (fotocopias, captura).
Costo de tiempo del Anlisis.
Auxiliar de Anlisis.
26
Analistas.
Supervisor o coordinacin.
Revisor.
Capturista.
Fuente: Joaqun Rodrguez V. Cmo elaborar y usar los Manuales Administrativos Pag.70.
anterioridad.
Objetivo; es el logro que se pretende alcanzar.
Recursos; requerimiento del personal, material y tecnologa necesaria para el
desarrollo.
Costo; estimacin global y especfica de recursos financieros que demande su
ejecucin.
Resultados; presentar los beneficios para la organizacin en cuanto a mejoras
b) FICHA TCNICA
27
1.4.4.2.
Para realizar las directrices para la elaboracin del Manual, es necesario mencionar
que no existe un modelo establecido para hacerlos, pero stos son los pasos ms
utilizados y pueden variar de acuerdo con criterios especficos:
28
1.4.4.2.1. FORMATO
Es necesario determinar el formato con el que debe presentarse el Manual de
Organizacin y Funciones, de ello depende en gran medida la facilidad de lectura,
consulta, estudio y conservacin. El formato del Manual de Organizacin y
Funciones se caracteriza por tener un encabezado y el cuerpo donde se describe:
CUADRO N 8
CONTENIDO MNIMO DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES
i. Las disposiciones legales que regulan la estructura.
ii. Los objetivos institucionales.
iii. El Organigrama.
Para las unidades dependientes:
iv. Nombre y los objetivos del cargo.
v. El nivel jerrquico y las relaciones de dependencia.
vi. Las funciones.
vii. Las relaciones de coordinacin interna y externa.
viii. Las responsabilidades.
ix. Requisitos para el cargo.
Fuente: Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA), Seguro Social
Universitario Potos, Artculo 15
Como se puede observar, el cuerpo del Manual se podra decir que se divide en dos
partes una que muestra la organizacin como estructura y la otra describe los
cargos o puestos.
FIGURA N 1
FORMATO DEL CUERPO PARA MOSTRAR LA ORGANIZACIN
Logotip
o
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
CDIGO
MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
PGINA
29
i.
ii.
iii.
iv.
Introduccin.
Objetivo del Manual.
Las disposiciones legales que regulan la estructura.
Antecedentes histricos:
Visin.
Misin.
Los objetivos institucionales.
Valores.
v. Planilla salarial.
vi. El Organigrama.
Fuente: En base al Reglamento Especfico del Sistema de Organizacin Administrativa (SOA), Seguro
Social Universitario Potos, Artculo 15
FIGURA N 2
FORMATO DEL CUERPO PARA MOSTRAR LA DESCRIPCIN DE PUESTOS
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
Logotipo
MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
CDIGO
PGINA
NDEPLAZAS
CARGO:
1. NIVEL JERRQUICO.
3. UNIDADES DEPENDIENTES.
2. NOMBRE
DEL
CARGO
INMEDIATO SUPERIOR.
30
institucin, cuyo fin es lograr que todos sus integrantes logren conocer,
familiarizarse e identificarse con la misma.
a) Portada: En dicha seccin se debe incorporar el logotipo de la institucin, el tipo
de Manual que se presenta, nombre de la institucin o unidad administrativa, la
fecha y el lugar de elaboracin del Manual de Organizacin.
b) Introduccin: Es la explicacin del contenido del Manual: qu es, cmo est
estructurado, objetivos o propsitos del Manual, mbito de aplicacin, periodicidad o
circunstancias que ameritan su actualizacin para su vigencia.
c) Objetivo y Alcance: Es la intencin o propsito que tiene la Institucin o unidad
administrativa al elaborar el Manual de Organizacin. En el alcance se indican las
unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el
documento.
d) Antecedentes Histricos: Se refiere a una descripcin del origen, antecedentes
o hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Institucin o la unidad
administrativa de la que trata el Manual. Se menciona la normativa (leyes, decretos,
directrices, entre otros) que crearon y han modificado aspectos de su organizacin.
Este apartado puede suprimirse si la unidad administrativa es de creacin reciente,
si la informacin es confusa, de difcil recopilacin o presenta imprecisiones.
e) Marco Jurdico: En este apartado se relacionan los principales ordenamientos
jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de la Institucin o de
las unidades administrativas comprendidas en ella. Es
importante clasificar y
analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se
deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones.
stos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas
se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin.
f) Misin, Visin, Objetivos y Valores Institucionales:
32
33
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
LOGOTIPO
MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
CDIGO
PGINA
NDEPLAZAS
Fuente: Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa. Resolucin Suprema No. 217055, de 20
de mayo de 1997
FIGURA N 4
NUMERACIN DE LA PGINA 1
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
Logotip
o
MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
CDIGO
PGINA
12
NDE PLAZAS
CARGO:
Fuente: Elaboracin propia, en base a la numeracin de pgina propuesta por Rodrguez. J. Cmo
elaborar y usar los Manuales Administrativos, Tercera edicin, Editorial ECAFSA Thomson
Learning.
NOMBRE DE LA ORGANIZACIN
35
CDIGO
PGINA
MANUAL DE ORGANIZACIN Y
FUNCIONES
22
NDE PLAZAS
CARGO:
Fuente: Elaboracin propia, en base a la numeracin de pgina propuesta por Rodrguez. J. Cmo
elaborar y usar los manuales Administrativos, Tercera edicin, Editorial ECAFSA Thomson
Learning.
1.4.4.2.5. REDACCIN
Se debe tomar en cuenta a qu personas va dirigido el Manual para utilizar en ellos
un lenguaje claro, sencillo, preciso y comprensible para los lectores.
En la redaccin de los verbos que ms se utilizan para indicar las funciones que
desarrollan las unidades administrativas, rganos y puestos de acuerdo con su nivel
jerrquico son:
CUADRO N 9
VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES
Direccin
Planear.
Organizar.
Dirigir.
Controlar.
Autorizar.
Evaluar.
Definir.
Establecer.
Subdireccin
Organizar.
Integrar.
Dirigir.
Controlar.
Supervisar.
Desarrollar.
Formular.
Instrumentar.
Departamentos
Organizar.
Integrar.
Operar.
Programar.
Informar.
Proponer.
Sistematizar.
Participar.
Fuente: Franklin Enrique Organizacin de empresas anlisis, diseo y estructura, Editorial McGrawHill, Mxico 1998 Pg. 155.
1.4.4.2.6. COMPOSICIN
Es la manera en que se distribuye el texto sobre la pgina, la adecuada composicin
facilita la lectura y los lineamientos para una adecuada composicin son:
1)
2)
3)
4)
Las lneas de comunicacin son de mayor grosor que las lneas del rectngulo
teniendo un grosor de 1mm. por lo general (ANEXO 3).
c) Rectngulos.- Su utilizacin es para representar cargos, unidades, niveles o
nombres de personas, dependiendo del Organigrama que se va a realizar.
El grosor de sus lneas es de 0,5 mm y, por lo general, el tamao variar de acuerdo
con el nivel jerrquico a mayor nivel ser ms grande y a medida que desciende
ser de menor tamao (ANEXO 3):
normas.
Tamao de la hoja. Esta variar de acuerdo con el espacio que ocupa el
Organigrama.
Margen exterior (recuadro exterior). De acuerdo con el autor A. Pacheco deber
tener las siguientes dimensiones:
38
1.4.4.3.
REVISIN Y APROBACIN
a) REVISIN
Durante la etapa de la revisin es necesario considerar lo siguiente:
39
40