Memoria Anual Direccion Nacional - 2014

Direccin Nacional de Desarrollo
Archivstico y Archivo Intermedio
Memoria Anual 2014
DIRECCIN NACIONAL DE DESARROLLO ARCHIVSTICO Y ARCHIVO

INTERMEDIO
INFORME DE GESTIN - MEMORIA

ANUAL 2014
Lima, 2015
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Memoria Anual 2014
MEMORIA ANUAL 2014

I.
PRESENTACION
La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio,
ha elaborado el presente documento, en el que se resumen las labores
y acciones ms importantes ejecutadas acorde con los lineamientos de
poltica el Archivo General de la Nacin, a fin de contribuir al
fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos y a la proteccin del
Patrimonio Documental de la Nacin.
Cabe hacer mencin que durante el ao 2014, en esta Direccin
Nacional se programaron actividades que han sido ejecutadas acorde
al Plan Operativo Institucional, alcanzndose importantes logros que se
deben al esfuerzo y constancia del trabajo en equipo de esta Direccin
Nacional.
II.
INTRODUCCIN
La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio
es el rgano de lnea dependiente del Archivo General de la Nacin,
encargada de establecer en el mbito nacional las normas y
procedimientos de los procesos archivsticos y la racionalizacin de la
produccin documentaria en la gestin administrativa; as como aplicar
los procesos archivsticos en la documentacin proveniente de la
administracin pblica o archivos conformantes del Sistema Nacional
de Archivos, cuyo ciclo de vida administrativa no ha concluido, y
transferirla al Archivo Histrico cuando adquiera su valor permanente.
Tambin se encarga de controlar, supervisar y asesorar los archivos del
Sistema. Promueve y conduce la investigacin archivstica, expide
copias y certifica los documentos que custodia.
La DNDAAI es responsable ante la Jefatura institucional de ejecutar
los planes, programas, proyectos y metas establecidas, as como dirigir
y conducir las direcciones a su cargo.
La Direccin de Archivos Pblicos (en adelante DAP) es la unidad
orgnica dependiente de
la Direccin Nacional de Desarrollo
Archivstico y Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin,
encargada del acopio, procesamiento, evaluacin, conservacin,
sistematizacin y de poner a disposicin del pblico usuario los
documentos transferidos por las instituciones que conforman el
Sistema Nacional de Archivos tales como: Ministerios, Gobiernos
Locales, Empresas del Estado, Empresas para Estatales, Entes
Autnomos, Mutuales, Bancos y otras entidades que conforman el
sistema financiero en liquidacin, para su conservacin y tratamiento
archivstico, orientado todo ello con el fin de brindar un eficiente
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Memoria Anual 2014
servicio a los investigadores y pblico en general, y transferir

peridicamente los documentos de valor permanente al Archivo
Republicano, en concordancia con la normatividad vigente.
La Direccin de Normas Archivsticas (en adelante DNA), segn el
ROF institucional, es el rgano tcnico normativo encargado de
formular, orientar, promover y conducir las acciones de investigacin y
normatividad archivstica; de evaluar la organizacin y funcionamiento
de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos, y realizar
el seguimiento de la correcta aplicacin de las normas emitida por el
Archivo General de la Nacin
La Direccin de Archivos Notariales y Judiciales (en adelante
DANJ) es un rgano de lnea del Archivo General de la Nacin,
encargado del acopio, organizacin, descripcin, seleccin,
conservacin y servicio de la documentacin que custodia;
perteneciente a los archivos notariales provenientes de los ex Notarios
Pblicos de la capital y algunos de provincia, y de la documentacin
judicial proveniente de los secretarios de juzgados.
III.
MISIN
La misin de esta Direccin Nacional es la de organizar, custodiar,
conservar y servir el Patrimonio Documental de la Nacin, que tiene en
custodia desarrollando actividades en materia archivstica a nivel
nacional, en los Archivos Regionales y Subregionales. As como en los
archivos del Sector Pblico. Realiza supervisiones, asesoramientos,
eventos, charlas, Reuniones Tcnicas, Encuentros Regionales y
Reuniones con los Comits Regionales de Archivos del Norte, Centro y
Sur.
La finalidad es la de contribuir a implementar, reforzar, fortalecer y
consolidar el Sistema Nacional de Archivos.
IV.
ORGANIZACIN Y FUNCIONES
tiene a su cargo tres direcciones:
Direccin de Normas Archivsticas.
Direccin de Archivos Pblicos
Direccin de Archivos Notariales y Judiciales.
Tambin coordina internamente con los rganos del Archivo General
de la Nacin y en lo externo mantiene una constante comunicacin con
los Archivos Regionales y Subregionales, asimismo con los integrantes
de la Comisin Tcnica Nacional de Archivos.
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Memoria Anual 2014
Funciones de la DNDAAI:
Formular y proponer la poltica nacional en materia de archivo.
Planificar, orientar, coordinar, normar, racionalizar y evaluar las
actividades el Sistema Nacional de Archivos.
Disear planes y programas orientados a la consolidacin del
Sistema Nacional de Archivos.
Emitir resoluciones directorales y expedir copias de documentos
que custodia con las responsabilidades de Ley.
Supervisar, asesorar y controlar la organizacin y funcionamiento
de los archivos integrantes del sistema.
Realizar el seguimiento de las aplicaciones de las normas tcnicas
del SNA.
Coordinar la transferencia de los archivos notariales y de entidades
del sector pblico de acuerdo a las disposiciones vigentes.
Coordinar y supervisar el desarrollo archivstico de los archivos
Regionales y Subregionales, entre otras.
cuenta con el siguiente personal
NOMBRE
CARGO
Direccin Nacional
Lic. Deomar Hidalgo Salas

Lic. Norman Berros Silva
Sra. Sonia Lpez Arroyo
Lic. Jos Villa Crdova
Sr. Martin Bernaola Gonzles
Sra. Milagros Barrientos Juyo
Director Nacional
Director Programa Sectorial I
Especialista Administrativo
Tcnico en Archivo IV
Trabajador de Servicio I
Secretaria (CAS)

Mtr. Flix Alberto Atncar Quispe
Sr. Jhon Williams Pimentel Carrasco
Sr. Miguel Renato Ordaya Cuenca
Sr. Juan Valeriano Maman
Sr. Arnaldo Anchayhua Acho
Sr. Luis Alberto Juarez Torres
Sr. Isaas Israel Ruiz Torres
Sr. Daniel Alfonso Correa Arboleda
Director (e) Programa Sectorial I

Especialista en Archivos (CAS).
Tcnico en Archivo II
Archivero (CAS).
Archivero (CAS).
Archivero (CAS).
Direccin de Normas Archivsticas

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Lic. Marlitt Rodriguez Francia

Sra. Liliana Dvila Acero
Srta. Shirley Zanabria Palomino
Sr. Robert Castro Podesta
Sra. Yeny Mallqui Bejar
Bach. Jorge Sarmiento Sicos
Bach. Marlyn rivera Huamn
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Director (e) Programa Sectorial I

Especialista en Archivo II
Tcnico Administrativo I
Supervisor (CAS)
Supervisora (CAS)
Direccin de Archivos Notariales y Judiciales

Lorena Sigencias Romero
Luyo Muoz Oyolo
Christian Michel Carrasco Celis
Segundo Zurita Pea
Milagros Corrales Orosco
Anita Macines Ahumada
Kelber Jonatan Sanchez Ortiz
Veronica Calero Gonzales
Ana Mara Vargas Laura
Mara Rita Ladron de Guevara
Rodriguez
V.
Director(e)
Tcnico en Archivos IV.
Especialista en Archivos III.
Contratado CAS
Contratado CAS
Contratado CAS
Contratado CAS
Contratado CAS
INFRAESTRUCTURA:
Toda la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico est diseminada
en distintos locales, de esta manera:
Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y

Intermedio: Jr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia
04 ambientes: 01 oficina del Director Nacional
01 oficina de Secretara y Asistencia
01 oficina de especialista y director adjunto
01 oficina del archivo de gestin y perifrico
Archivo

Sede Palacio de Justicia
Jr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia, Primer Piso y Stano.
03 ambientes (1 piso) rea de atencin al ciudadano, direccin,
digitacin.
Stano:
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Memoria Anual 2014
En este ambiente se conservan los libros de Registros Civiles de Lima

Metropolitana, el Callao, de las provincias de la regin Lima y de los
Consulados del Per en el extranjero. Asimismo, se conservan
documentos de diversos ministerios y de algunas entidades que han
sido liquidadas, tal es el caso del ex Instituto Nacional de Planificacin
(INP), entre otros.
Este repositorio tiene un rea de 759 m2, cuenta con estantera
metlica y de concreto, y la iluminacin es artificial.
La totalidad de los fondos documentales de dicho local cuentan con
inventario de registro, excepto los libros de Registros Civiles de Lima
Metropolitana y el Callao (hasta el momento llevamos un 70% de libros
inventariados).
Local Pueblo Libre (Hawai)
Este local se encuentra en Calle Islas Hawai N 180. Es un local propio,
de material noble. Aqu se conserva documentacin en su mayora
proveniente de entidades que han sido liquidadas (mutuales, bancos,
financieras, compaa de seguras, entidades y empresas del Estado,
etc.). La totalidad de la documentacin se encuentra en cajas y en
estanteras metlicas. El rea de dicho local es de 2,908 m2. Cuenta
con un techo en condiciones no apropiadas, ya que en pocas de
lluvias se producen filtraciones de agua. Tiene iluminacin natural
debido a las grandes ventanas que rodean los repositorios y tambin
cuenta con iluminacin artificial.
Este local tambin cuenta con amplios lugares de trabajo para realizar
los procesos archivsticos. La totalidad de la documentacin se
encuentra inventariada (inventario de registro). Faltara realizar
inventarios analticos para saber al detalle la documentacin que
conservamos y facilitar el servicio al pblico.
Actualmente se realiza procesos de seleccin documental de aquellas
series que han prescrito, en tal sentido hay que hacer inventarios para
solicitar su eliminacin e inventariar los documentos restantes de valor
permanente y aquellos que no han perdido todava su vigencia
administrativa y legal.
Direccin de Normas Archivsticas
La Direccin de Normas Archivsticas ocup hasta el mes de julio un
ambiente del local de Palacio de Justicia, ubicado en el primer piso,
el cual no era suficientemente amplio para el nmero de personal que
se tiene; menos aun no tena un lugar apropiado para los usuarios que
acuden para realizar coordinacin sobre los trmites iniciados,
eventos tcnico normativos de difusin de los documentos para la
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Memoria Anual 2014
gestin, orientaciones sobre asesoramientos iniciados, atencin de

expedientes de eliminacin, etc. Problema que se va solucionando con
la mudanza realizada a los ambientes del local de Pueblo Libre,
ubicado en calle Islas Hawi N 180, Pueblo Libre.
Direccin de Archivo Notarial y Judicial
Jr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia
Actualmente el repositorio se encuentra ubicado en el primer piso y el
stano de palacio de justicia.
Local Pueblo Libre (Hawai)
En este local se encuentra una parte de los documentos notariales
trasladados, Se tienen en este local protestos notariales.
VI.
GESTIN ARCHIVSTICA
6.1 Direccin Nacional:
Durante el 2014 la Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y
Archivo Intermedio
desarroll las siguientes actividades
programadas:
XXIII Encuentro Nacional de Directores de Archivos Regionales
Y Subregionales: En su misin de conducir y consolidar el Sistema
Nacional de Archivos, la DNDAAI realiz el XXIII Encuentro
Nacional de Directores de Archivos Regionales y Subregionales el
mismo que se llev a cabo los das 14, 15 y 16 de mayo en el
Auditorio Ral Porras Barrenechea Jr. Caman N 125 Lima. Se
cont con la asistencia de los directores y tcnicos de los archivos
Regionales, sub regionales y provinciales
GILBERTO LOAYZA
ESTRADA
MARCO BASILIO
VARGAS
YESY MAGALY
VILCA ADAUTO
JULIAN VALERO
LORES
ROGER QUICHA
LLANCO
SAMUEL BARZOLA
NAVARRO
VIRGILIO
GUTIERREZ
ARCHIVO REGIONAL DE AREQUIPA

ARCHIVO REGIONAL DE PASCO
ARCHIVO REGIONAL DE PASCO
ARCHIVO REGIONAL DE AREQUIPA
ARCHIVO REGIONAL DE
HUANCAVELICA
ARCHIVO REGIONAL DE JUNIN
ARCHIVO REGIONAL DE AYACUCHO
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ORELLANA
CLAUDIO
SAIRITUPA YALLE
LUIS MEVES
HINOSTROZA
GONZALES
VICTOR CASANOVA
VELEZ
CESAR PEREZ
GARCIA
CESAR
RODRIGUEZ SOTO
PEDRO SANCHEZ
COLLAS
ELBA ALVAREZ
TRUJILLO
ENITH OLORTEGUI
RODRIGUEZ
ROBERTO BURGOS
CHINGA
JUANA LAURA
SALAS GOMEZ
RICARDO CHURA
TISNADO
MARCOS HILASACA
YUNGAS
BETTY NORTHA
CAQUI VILLANUEVA
LUZMILA PEREZ
AFTAIN
ELSA MUOZ
PORTAL
NELLY CHUNGA
MICHELET
MARTHA VALENCIA
ORRILLO
YRIS ROCIO
TORRES AREVALO
NORBERTO
LANCHIPA PALZA
JOSE CASTRO
SILVA
JORGE
GOICOCHEA
GALLARDO
JAIMITO AZANG
HUAMAN
Memoria Anual 2014
ARCHIVO REGIONAL DE APURIMAC

ARCHIVO REGIONAL DE AYACUCHO
ARCHIVO REGIONAL DE MOQUEGUA
ARCHIVO REGIONAL DE LORETO
ARCHIVO REGIONAL DE ANCASH
MINISTERIO DE TRANSPORTES
ANCASH
DIRECCION REGIONAL DE EDUC.
ANCASH
ARCHIVO REGIONAL DE LORETO
ARCHIVO REGIONAL DE PIURA
ARCHIVO REGIONAL DE TACNA
ARCHIVO REGIONAL DE PUNO
ARCHIVO REGIONAL DE PUNO
ARCHIVO REGIONAL DE LIMA
GOBIERNO REGIONAL DELCALLAO
ARCHIVO REGIONAL DE CAJAMARCA
ARCHIVO REGIONAL DE PIURA
ARCHIVO REGIONAL DE UCAYALI
ARCHIVO REGIONAL DE UCAYALI
ARCHIVO REGIONAL DE TACNA
ARCHIVO REGIONAL DE ICA
ARCHIVO REGIONAL AMAZONAS
ARCHIVO REGIONAL SAN MARTIN
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HERNAN D.
HUARAC ANTUNEZ
VICTOR SOLIER
OCHOA
URBANO APAZA
QUISPE
TULA MORALES
ESCALANTE
ABILIA SIFUENTES
BARRUETA
EVELIO GAITAN
PAJARES
CESAR A. GUERRA
CASTILLO
MARIA ELENA
PAREDES PRADO
ADA LLUEN JUAREZ
Memoria Anual 2014
ARCHIVO REGIONAL DE ANCASH

ARCHIVO REGIONAL JUNIN
ARCHIVO REGIONAL CUSCO
GOBIERNO REGIONAL DE ANCASH
ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO
ARCHIVO REGIONAL CAJAMARCA
ARCHIVO REGIONAL DE LIMA
GOBIERNO REGIONAL CAJAMARCA
ARCHIVO REGIONAL LAMBAYEQUE
Se conformaron seis (6) mesas de trabajo y llegaron a las siguientes

conclusiones:
Apoyar la revisin de la MESA DE TRABAJO N 01 Respecto al
proyecto de Directiva N 001-2014-AGN/DNDAAI Norma para la
elaboracin del Plan de Trabajo Regional en un plazo de 45 das
hbiles que permita recoger las impresiones, opiniones y aporte
de los Archivos Regionales de Piura, Cajamarca, Arequipa, Puno
y Junn.
Apoyar el trabajo realizado por la MESA DE TRABAJO N 02 - El
Programa de Control de Documentos, caractersticas, pasos para
su elaboracin, dificultades y oportunidades para su
implementacin, debiendo la mesa precisar todo concepto y
mbito necesario para su modificacin, dando cuenta de este
avance en la siguiente reunin nacional.
Apoyar el trabajo realizado por la MESA DE TRABAJO N 03
Supervisar a los Archivos del Sistema Regional de ArchivosBalance y expectativas para el Sistema Nacional de Archivos,
brindndole los aportes necesarios para su implementacin
buscando los medios para que se precise el mbito de jurisdiccin
en el proceso de supervisin.
I Foro Nacional de Terminologa Archivstica: El Da mircoles 14
de mayo se realiz el I Foro Nacional de Terminologa Archivstica
en el Auditorio Ral Porras Barrenechea en el horario de 17:00 a
20:00 horas, con la palabra de bienvenida a cargo del Lic. Alfonso
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Memoria Anual 2014
Maguia Minaya Jefe del Archivo General

desarrollndose las siguientes exposiciones:
de
la
Nacin,
Introduccin a la terminologa Archivstica, fundamentos y

revisin. Expositor: Lic. Norman Berrios Silva.
La Terminologa Archivstica y los Archivos
Expositora: Dra. Mayra Saavedra Welsch.
Municipales
La Importancia de la Terminologa Archivstica y las Nuevas

Tecnologas Expositor: Lic. Julio Abanto Chani.
Este evento busc conocer la problemtica y las propuestas de
implementacin en los tcnicos y especialistas de innovaciones en la
terminologa as como aquellos conocimientos tericos y prcticos
que nos permiten comunicarnos, e innovar la normatividad y
procedimientos archivsticos, base para la elaboracin de un
diccionario propio a nivel nacional. El presente evento cont con la
participacin de diferentes instituciones pblicas y privadas (204
personas) y la presencia de los directores y servidores de los
Archivos.
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Memoria Anual 2014
MESAS DE TRABAJO
XXIII Encuentro Nacional de Directores de Archivos Regionales Y Subregionales
Evaluacin de normatividad archivstica vigente, desarrollo y aplicacin

que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa N 03
Archivos Regionales de Ancash, Moquegua,Callao, La Libertad,
Cajamarca, DNDAAI

que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa N 01
Archivos Regionales de Ica, Piura, Puno, Arequipa, Junn y la DNDAAI
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Memoria Anual 2014

que corresponde a los procesos tcnicos archivsticos Mesa de trabajo
Archivos Regionales de Cajamarca, Ayacucho, Tacna

Archivos Regionales de Cusco, Huancavelica, Hunuco
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Memoria Anual 2014

Archivos Regionales de Loreto, Callao, Pasco

Archivos Regionales de Ucayali, Lima
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Memoria Anual 2014
Supervisin y Asesoramiento a los Archivos Regionales y

Subregionales:
El Archivo General de la Nacin, como ente
rector y
central
del
Sistema
Nacional de Archivos
y
con
las
facultades que le confiere la Ley N 25323, del Sistema
Nacional de Archivos y con el fin de velar por la correcta
aplicacin de las normas del SNA y como
suele
realizarse
continua y peridicamente, la DNDAAI ejecuta funciones de
supervisin
a
fin
de
evaluar la situacin de los archivos
integrantes del Sistema Nacional
de Archivos y hacer las
recomendaciones tcnicas para su cumplimiento de acuerdo a la
normatividad vigente en materia de archivos pblicos.
En comparacin al ao anterior 2013 (06 archivos visitados), se han
programado 12 archivos regionales, logrando la difusin,
asesoramiento tcnico e instruccin sobre los procesos tcnicos
archivsticos en todas las regiones geogrficas de nuestro pas.
El 2015 se han programado 25 regiones cumpliendo as con
presencia y desarrollo para todas las regiones a nivel nacional
velando por el cumplimiento de las normas del Sistema Nacional de
Archivos.
Archivos visitados:
Esta Direccin Nacional ha supervisado y asesorado a los Archivos
Regionales de:
Archivo Regional de Ica
Se brind apoyo a la supervisin y elaboracin de expediente de
eliminacin del Banco de la Nacin Agencia Ica. Se encuentra
pendiente la presentacin del informe de eliminacin a cargo del
Director del Archivo Regional. Adicionalmente se visit el
Hospital Regional y la Direccin Regional de Educacin de Ica.
Archivo Regional de Ucayali, en las instalaciones del Gobierno
Regional se realiz una exposicin sobre los procesos tcnicos
archivsticos, se asisti a una reunin de trabajo con el
Presidente del Gobierno Regional y se coordin futuros
acuerdos y resultados esperados.
Archivo Regional de Loreto, se realiz la visita al Archivo
Regional y al Archivo Central del Gobierno
Regional
de
Loreto, adicionalmente se sostuvo una reunin de trabajo con el
Administrador del Gobierno Regional denotando las necesidades
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Memoria Anual 2014
del Archivo Regional. Resultados: Habilitacin de una lnea

telefnica y el traslado a un nuevo local.
Archivo Regional de Madre de Dios
Se realiz una visita de supervisin al Archivo Regional y a la
Municipalidad Provincial de Tambopata, advirtindoles sobre la
necesidad de contar con un archivo central, bajo
responsabilidad. Adicionalmente se desarroll una exposicin en
las instalaciones del Colegio de Ingenieros de Puerto
Maldonado.
Archivo Regional de Cusco Se realiz una visita de supervisin y
asesoramiento, asimismo se efectu una charla de organizacin
de documentos e implementacin del Programa de Control de
Documentos.
Archivo Regional de Puno, se realiz una visita de supervisin al
Archivo Regional, asimismo una visita de supervisin a las
instalaciones de la Direccin Regional de Agricultura de la
regin. Se brindaron recomendaciones. Asimismo se realiz una
charla de capacitacin a los servidores de la regin y atencin a
los requerimientos de prensa sobre el desarrollo de los archivos
a nivel nacional.
Archivo Regional de La Libertad-Curso Integral de ArchivosReunin Macro Norte, se efectu una visita de supervisin y
ejecucin del II Taller de Adiestramiento de los servidores de
archivos regionales, subregionales y sectoriales. Adicionalmente
se efectu la reunin de Directores de la Macro Regin Norte, en
la cual particip el Director Nacional de Desarrollo Archivstico y
Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin.
Archivo Regional de Huancavelica, se efectu una visita de
supervisin al Archivo Regional, asimismo se brind una charla
de capacitacin en las instalaciones de la Direccin Regional de
Cultura de la Regin. Asimismo se realiz una visita a las
instalaciones de la Prefectura de Huancavelica, para conocer el
estado de conservacin de documentos que conserva.
Archivo Regional de Pasco, acompaado por el Director de
Archivos Pblicos, el Director de la DNDAAI efectu una visita
de supervisin y asesoramiento brindando una charla sobre los
procesos archivsticos desarrollados a nivel nacional.
Archivo Regional de San Martin, se efectu una visita de
supervisin detectando sus principales necesidades de espacio
para el tratamiento tcnico respectivo de los documentos de
archivo.
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Memoria Anual 2014
Seminario Tcnicas de Gestin Documental y Acceso a la Informacin

para la Modernizacin del Estado - Ciudad de Tacna -
Capacitacin al personal de la Municipalidad de Villa Mara del Triunfo
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Memoria Anual 2014
Reunin de Archivos Municipales de la Regin de Lima provincias

Seminario Taller Elaboracin del Cuadro de Clasificacin y Descripcin
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Memoria Anual 2014
Visita de Asesoramiento al personal de los Archivos Sectoriales

Ciudad de Moyobamba 29 de mayo del 2014
Atencin a los medios de prensa respondiendo sus interrogantes sobre

las necesidades de implementar el Sistema de Archivo Regional
Regin Puno 2014
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Memoria Anual 2014
Visita de Asesoramiento al personal los Archivos sectoriales y Regional

de Puno
Visita
2de
Visita
Supervisin
deForo
Asesoramiento
Nacional
al Archivo
dealTerminologa
Regional
personalde
deSan
la
Archivstica
Municipalidad
Martn Reunin
de Villa
de
Explicacin
Llevadosobre
a cabolos
Mara
enprocesos
la ciudad
del Triunfo
tcnicos
de Lima29.05.2014
durante
el mes de mayo del 2014
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Memoria Anual 2014
Charla de Asesoramiento brindado al

Archivo Regional y Sectoriales de la Regin Loreto
Iquitos 07.03.2014
Reunin con el Administrador del Gobierno Regional de Loreto

Solicitndole implemente el Archivo Regional con lnea telefnica,
mejor local, apoyo logstico y atencin a requerimientos.
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Memoria Anual 2014
Visita de supervisin al Archivo Regional de Loreto, uno de sus

principales defectos es la falta de profesionales y tcnicos para el
desarrollo de las actividades archivsticas.
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Memoria Anual 2014
Visita con las autoridades de la Direccin Regional de Educacin de la

Regin Ica, manifestndoles los principales problemas de su local de
Archivo y explicndoles las infracciones y sanciones que ameritan
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Memoria Anual 2014
Visita de Supervisin y Asesoramiento al Archivo Regional de Ica, en la

foto ubicacin de los documentos notariales.
Visita de Asesoramiento a los archivos sectoriales de la regin Ica

14 de febrero del 2014
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Memoria Anual 2014
Visita de Asesoramiento a los archivos sectoriales de la regin Cusco

12 de junio del 2014
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Memoria Anual 2014
II Talleres de Capacitacin para Los servidores de los archivos regionales y

subregionales
Esta actividad naci de un proyecto ADAI para la capacitacin del personal
archivero Se realizaron tres talleres programados (Cajamarca, Arequipa y
Ayacucho) y un Taller no programada (Trujillo)
Taller del Norte Cajamarca
En cumplimiento al Plan de Trabajo Institucional para el ao 2014 se realiz el II
Taller de Adiestramiento para los servidores de los Archivos Regionales y la
Reunin de los Directores y Trabajadores de la Macro Regin Norte Cajamarca,
el cual se desarroll en el Auditorio del Gobierno Regional los das 09, 10 y 11 de
abril del presente ao.
La ejecucin del Taller se oficializ mediante Resolucin Jefatural N 110-2014
AGN/J, de fecha 26 de marzo del 2014.
El II Taller de Adiestramiento para Servidores de los Archivos Regionales -Macro Norte Cajamarca, se realiz con la colaboracin de las
autoridades del Gobierno Regional as como del personal del Archivo Regional de Cajamarca.
La inauguracin estuvo a cargo del Dr. Cesar Aliaga Daz Vicepresidente del Gobierno Regional y la clausura de la Dra. Mara
Elena Paredes Prado Secretaria General del Gobierno Regional de
Cajamarca.
De acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional esta actividad
cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin del programa se
realiz sin mayores dificultades. Se cont con la presencia de 90
participantes aproximadamente a nivel del Gobierno Regional de
Cajamarca.
A cada participante se les entreg un folder con la icha de Inscripcin
y el control de asistencia, el ingreso fue sin costo y al final se otorg
un certificado de asistencia por los das del evento
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Memoria Anual 2014
Directores y servidores de los Archivos Regionales de la macro Norte (Piura,

Lambayeque, La Libertad, Cajamarca, Ancash, San Martin y Archivo General
de la Nacin.
Reunin de coordinacin con los Directores y servidores de los

Archivos Regionales
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Memoria Anual 2014
Taller sobre elaboracin de instrumentos descriptivos para archivos

administrativos
Taller del Sur Arequipa

El II Taller de Adiestramiento para los servidores de los Archivos Regionales y la
Reunin de los Directores y Trabajadores de la Macro Regin Sur, el cual se
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Memoria Anual 2014
desarroll en el Auditorio del Gobierno Regional de Arequipa durante los das 26

27 y 28 de marzo del presente ao.
El II Taller de Adiestramiento para Servidores de los Archivos Regionales - Macro
Sur, se realiz con la colaboracin de las autoridades del Gobierno Regional as
como del personal del Archivo Regional de Arequipa, sin ninguna dificultad, con
la participacin de 200 personas aproximadamente. La inauguracin estuvo a
Cargo del Jefe Institucional Lic. Alfonso Maguia Minaya y la clausura la Dra.
Yamila Osorio Presidenta del Consejo Regional de Arequipa.
La mayora de los participantes sugieren que se realicen con mayor frecuencia
cursos de capacitacin, talleres, seminarios, charlas para los archiveros de la
zona sur (Elaboracin de instrumentos descriptivos, PCD, capacitacin virtual,
auditoria en archivos, eliminacin de documentos etc.)
El Lic. Urbano Apaza Quispe Director Archivo Regional del Cusco, brind su
experiencia sobre el funcionamiento de la Comisin Tcnica
Regional de Archivos
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Memoria Anual 2014
Exposicin del Lic. Norman Berrios Silva sobre el Programa de Control de

Documentos
Lic. Jorge Medrano Valdez Director del Archivo Regional de Madre de Dios
expuso sobre Eliminacin de documentos.
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Memoria Anual 2014
Taller del Centro Ayacucho

El II Taller de Adiestramiento para los Servidores de los Archivos Regionales
Macro Centro, se realiz en la ciudad de Ayacucho los das 23, 24 y 25 de julio del
presente ao.
El da 23 de julio se realiz el II Taller de Capacitacin para los Directores y
trabajadores de los Archivos Regionales-Macro Centro en el Auditorio del
Centro Cultural Simn Bolvar del Gobierno Regional de Ayacucho, con la
participacin de los Archivos Regionales de
: Apurmac (3 personas)
Huancavelica (3 personas) Gobierno Regional de Ucayali, Direccin
Desconcentrada del INC, con un total de 20 personas incluidos los del Archivo
Regional de Ayacucho. . En el horario de 9:00 a 17.00 horas.
II Taller de Adiestramiento para los servidores de los Archivos Regionales, el cual
se desarroll en el Auditorio del Centro Cultural Simn Bolvar los das 23, 24 y
25 de julio del presente ao, en cumplimiento a lo establecido en el Plan de
Trabajo Institucional para el ao 2014.
INAUGURACION DEL TALLER DE ADIESTRAMIENTO MACRO REGION

CENTRO- AYACUCHO
A CARGO DEL LIC. PABLO ALFONSO MAGUIA MINAYA
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Memoria Anual 2014
Exposicin sobre servicios que brinda el Archivo General de la Nacin
La inauguracin y Clausura estuvo a cargo del Lic. Pablo Alfonso

Minaya Jefe del Archivo General de la Nacin.
Maguia
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Memoria Anual 2014
El II Taller de Adiestramiento para Servidores de los Archivos Regionales Macro Centro Ayacucho, se realiz con la colaboracin de las autoridades del
Gobierno Regional as como del personal del Archivo Regional de Ayacucho.
De acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional esta actividad cumpli
con sus objetivos trazados, la ejecucin del programa se realiz sin mayores
dificultades. Se cont con la presencia de 75 participantes aproximadamente a
nivel del Gobierno Regional de Ayacucho.
Directores y Servidores de los Archivos Regionales de la Macro Regin

Centro
.Reunin del Comit de Directores de la Macro Norte y el Curso Integral de
Archivos- Trujillo
Se realiz la reunin del Comit de Directores de Archivos Regionales del Norte el
da 09 de julio del presente ao con la participacin de los Directores de los
Archivos Regional de Piura (2 personas), Ancash, Cajamarca (2 personas), La
Libertad (4 personas) y la Municipalidad de Chota. Asimismo sobre el Curso
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Memoria Anual 2014
Integral de Archivos el cual se desarroll en el Auditorio del Colegio de Notarios

de Trujillo los das 10 y 11 de julio del presente ao.
Inauguracin por el Prof. Evelio Gaitn Pajares Presidente del Comit de

Directores de
los Archivos Regionales del Norte
Participantes de la Reunin del Comit de Directores
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Memoria Anual 2014
Curso Integral de Archivos
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Memoria Anual 2014
LOCAL DEL ARCHIVO REGIONAL DE LA LIBERTAD
El Curso Integral de Archivos, se realiz con la colaboracin del Colegio de

Notarios de Trujillo y las autoridades del Gobierno Regional as como del
Personal del Archivo Regional de La Libertad.
De acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional la Reunin del Comit
de Directores de Archivos Regionales del Norte as como el Curso Integral
de Archivos cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin se realiz sin
Mayores dificultades. Se cont con la presencia de 127 participantes aproximadamente a nivel del Gobierno Regional de La Libertad.
El Curso Integral de Archivos permiti actualizar conceptos y procesos Archivsticos que contribuir al fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, la mayora de los participantes sugieren que se contine con los cursos/talleres de capacitacin a los archiveros de la Regin La Libertad, temas sobre:
1.
2.
3.
4.
5.
Programa de Control de Documentos.

Organizacin documental
Planes de Trabajo
Auditoria en Archivos
Transferencia y Eliminacin de Documentos, entre otros.
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Memoria Anual 2014
II Congreso Nacional de Archivos Notariales y Judiciales:

El II Congreso Nacional de Archivos Notariales y Judiciales, se realiz los das 4
y 5 de diciembre del presente ao, en el Auditorio Ral Porras Barrenechea sede
central, (sito en el Jr. Caman N 125 y Pasaje Piura Lima) en el horario de
09:00 a 14:00 horas.
Los objetivos del citado evento fueron los de Organizar un evento de integracin y
difusin de la riqueza del Patrimonio Cultural Archivstico Notarial y Judicial,
debatir cada uno del problema de los archivos notariales y Judiciales, conceptuar
la importancia del documento de archivo y su utilidad pblica.
La inauguracin estuvo a cargo del Lic. Alfonso Maguia Minaya Jefe del Archivo
General de la Nacin, de acuerdo a lo programado por esta Direccin Nacional el
evento cumpli con sus objetivos trazados, la ejecucin se realiz sin mayores
dificultades. Se cont con la presencia de 181 participantes del sector pblico, a
cada participante se les entrego un folder con la ficha de inscripcin y control de
asistencia el ingreso fue libre, y si requeran certificado el costo era de S/ 25.00
nuevos soles.
Recomendaciones:
a. Se actualice la normatividad notarial emitida por el Archivo General de la
Nacin, teniendo en cuenta las normas y procedimientos de simplificacin
administrativa y uso de la nueva tecnologa.
b. Promover mayor acercamiento de las entidades como el Consejo de
Notariado, Colegios de Notarios, Superintendencia Nacional de Registros
Pblicos (SUNARP), Poder Judicial, y, el Archivo General de la Nacin, con
la finalidad de mejorar la atencin a los usuarios y evitar la distorsin del
contenido de los documentos.
c. Fomentar la formacin de comisiones multisectoriales para proponer
soluciones integrales en relacin a la mejora de los archivos notariales y
judiciales.
d. En base al convenio marco suscrito entre los representantes del Archivo
General de la Nacin y el Poder Judicial, se debe implementar medidas de
coordinacin con la Gerencia de Administracin y Cortes Superiores a nivel
nacional, mediante convenios especficos para el tratamiento integral de los
archivos del Poder Judicial.
e. Modernizar la gestin notarial, mediante el uso de tecnologa informtica.
f. Fomentar las buenas prcticas de gestin de archivos del Poder Judicial,
teniendo como modelo el archivo de la Corte Superior de Cajamarca.
g. Implementar la digitalizacin de expedientes judiciales y notariales,
como medios de preservacin del Patrimonio Cultural Archivstico.
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Memoria Anual 2014
Comisin Tcnica Nacional de Archivos

La Comisin Tcnica Nacional de Archivos, en adelante CTNA, es un rgano
consultivo especializado del Archivo General de la Nacin, encargado de
pronunciarse sobre asuntos en materia archivstica y cuyas funciones son:
Asesorar al Archivo General de la Nacin en materia tcnico-archivstica.
Emitir opinin sobre las solicitudes de la eliminacin de documentos
declarados innecesarios en los archivos de la administracin pblica.
Emitir opinin sobre la salida temporal de documentos del Archivo General
de la Nacin y Archivos de la Administracin Publica con fines de exposicin
y restauracin.
Opinar sobre el traslado total o parcial de documentos del Archivo General
de la Nacin o de los Archivos Regionales o provinciales, o quienes hagan
sus veces.
Absolver consultas tcnicas sobre la aplicacin de la legislacin archivstica.
Pronunciarse sobre las faltas contra el Patrimonio Documental de la Nacin,
que la jefatura somete a su consideracin.
Supervisar el funcionamiento de las Comisiones Tcnicas Regionales de
Archivos.
Emitir opinin sobre el uso de tecnologas modernas en los archivos
pblicos, que la jefatura somete a su consideracin.
Los miembros de la CTNA, se reunieron bajo la coordinacin del Secretario
Tcnico a cargo del Director Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo
Intermedio y presidido por el Jefe Institucional del Archivo General de la Nacin.
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Memoria Anual 2014
Los acuerdos y recomendaciones de la CTNA, constan en las Actas de Sesin

elaboradas por el personal de la Direccin Nacional de Desarrollo y Archivo
Intermedio, y suscritas por los miembros asistentes.
En el ao 2014 esta Comisin Tcnica Nacional de Archivos se reuni en diez
oportunidades para:
a. Revisar los informes tcnicos - archivsticos elaborados por la Direccin de
Normas Archivsticas, y aprobar las solicitudes de la eliminacin de
documentos declarados innecesarios y que no reviste importancia legal ni
histrica que justifique su conservacin en los archivos de la administracin
pblica.
b. Recomendar a travs de la Secretaria Tcnica, a los supervisores que al
momento de la recopilacin de la informacin y elaboracin de los informes
tcnico-archivstico de eliminacin, consideren lo siguiente:
c. Mayor detalle en los casos de Series Documentales que ameriten una
mayor especificacin;
d. Especifiquen en las conclusiones, la cantidad de documentos propuestos a
eliminar;
e. Se precise la fecha de creacin de la entidad que propone la autorizacin
de la documentacin a eliminar.
f. Soliciten informacin sobre las series documentales cuyos aos no se
presenten de forma correlativa.
g. Coordinar sobre la participacin de la CTNA en el procedimiento
administrativo sancionador del AGN (alcances y atribuciones como rgano
Evaluador de las infracciones graves y muy graves, indicado en el
Reglamento de Aplicacin de Sanciones e Infracciones en contra del
Patrimonio Documental de la Nacin), e iniciar la evaluacin de los
informes de supervisin.
Miembros de la comisin tcnica nacional de archivos
Para el ao 2014, la CTNA estuvo conformada de la siguiente manera:
Institucin
Archivo General de la
Nacin
Archivos integrantes del
Sistema Nacional de
Archivos
Academia Nacional de
Historia
Colegio de Abogados de
Lima
Secretario Tcnico CTNA
Condici
n
President
e
Representante
Lic. Pablo Alfonso Maguia
Minaya
Miembro
Lic. Deonicio Avila Chumpitaz

Dra. Mayra Saavedra Welch
Miembro
Dr. Lorenzo Huertas Vallejos
Miembro
Miembro
Dra. Jenny Lourdes Inocente

Pecho
Lic. Deomar Hidalgo Salas
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Memoria Anual 2014
SESIONES REALIZADAS:
1. Acta de Sesin del da 11 de febrero de 2014:
Se aprobaron las propuestas de eliminacin de documentos de las
siguientes entidades:
N
Instituciones
Informes
01
N 059-2013Ministerio RR.EE. AGN-DNDAAIDNA/RCP
02
ONP
03
Provias Nacional
04
KOLKANDINA
S.A.
05
Municipalidad
Distrital Jess
Mara
N 060-2013AGN-DNDAAIDNA/RCP
N 016-2013AGN-DNDAAIDNA/MRH
N 002-2013AGN-DNDAAIDNA/LDA
N 026-2013AGN-OGAJ
Acuerdos
Se aprob la propuesta de
eliminacin.
eliminacin.
eliminacin
eliminacin
eliminacin. Rectificando el
error material.
2. Acta de Sesin del da 24 de marzo de 2014:

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Instituciones
Memoria Anual 2014
Informes
Programa de
Apoyo al
01
Repoblamiento (
EXPAR)
Banco de la
02 nacin- Agencia
C Pichanaki
Servicio de
Administracin
03
Tributaria de
Lima
Acuerdos
N 008-2014-AGN- Se aprob la propuesta de

DNDAAI-LDA
eliminacin.
DNDAAI-RCP
eliminacin
N 013-2014AGNN-DNDAAIDNA/ERC
eliminacin
04 FONAFE

DNDAAI-DNA/LDA eliminacin.
05 INVERMET

DNDAAI-DNA/RCP eliminacin.
06
RENIEC AYACUCHO

DNDAAI-DNA/RCP eliminacin.
07
Ministerio de
Cultura

DNDAAI-DNA/LDA eliminacin.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
3.
Acta de Sesin del da viernes 29 de abril de 2014:

N
Instituciones
01
Municipalidad de
Surco
02
SUNARP sede
Lima
03 INGEMMET
Informes
N 033-2014AGN-DNDAAIDNA/MRH
Acuerdos
eliminacin.
eliminacin
eliminacin
04 PRONAA- LIMA
eliminacin. A excepcin de
los aos 2004 al 2007 los
que sern conservados.
PRONAA Zonal
05
Imacita
eliminacin.
Pgina 40 de 78

PRONAA
06 TRABAJO ZONAL
TACNA
07
PRONAA ZONAL
MOQUEGUA
Memoria Anual 2014
N 002-2014Se aprob la propuesta de

AGN/DNDAAI/LDA eliminacin.
N 14-2014AGN/DNDAAILDA
eliminacin
PRONAA ZONAL
08 PUQUIO

DNDAAI-DNA/LDA eliminacin
09 PRONAA ZONAL
ANDAHUAYLAS

PRONAA ZONAL
10 MADRE DE DIOS

4. Acta de Sesin del da lunes 17 de junio de 2014:

N
Instituciones
01 Ministerio de Salud
02 IPEN
03 CORPAC
Municipalidad
04 Distrital de Jess
Mara
05 ENAFER
Informes
N 046-2014AGN-DNDAAIDNA/JASS
Acuerdos
eliminacin.
eliminacin
eliminacin
eliminacin.
eliminacin.
Pgina 41 de 78

Memoria Anual 2014
5. Acta de Sesin del da 08 de junio de 2014:
06 MEF

AGN/DNDAAI/RCP eliminacin.
MEF
07 PRESUPUESTO
PUBLICO
N 20-2014AGN/DNDAAIRCP
eliminacin
Pgina 42 de 78

Memoria Anual 2014

N
Instituciones
Informes
Archivo Central del

N 051-2014-AGN01 Ministerio de Agricultura DNDAAIy Riego
DNA/JASS
N 046-2014-AGN02 PROVIAS NACIONAL DNDAAIDNA/MRH
03
JURADO NACIONAL
DE ELECCIONES
04 Revisin de Directiva
N 006-286-AGN-DGAI
Acuerdos
Se aprob la
propuesta de
eliminacin
Se aprob la
propuesta de
eliminacin
Se
aprob
la
propuesta
de
eliminacin.
A
excepcin
de
las
N 031-2014-AGN- series
doc.
DNDAAI-DNA/LDA Expedientes de tacha,
Nulidad,
Vacancia
Denuncia,
Reconsideracin.
Normas
para
la
Eliminacin
de
Documentos en los
Archivos Adm. Del
Sector Pblico.
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Memoria Anual 2014
6. Acta de Sesin del da martes 15 de julio de 2014:

N
Instituciones
01 SIS - LAMBAYEQUE
Revisin de Directiva
02
N 006-86-AGN/DGAI
Informes
Acuerdos
Se aprob la
N 034-2014-AGNpropuesta de
DNDAAI-DNA/LDA
eliminacin
Normas para la
Eliminacin de Doc.
En los Archivos Adm.
Del Sector Pblico.
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Memoria Anual 2014
7. Acta de Sesin del da jueves 14 de agosto de 2014:

N
Instituciones
01
HOSPITAL
HERMILIO
VALDIZN
02
Ministerio de la
Produccin
03
PERUPETRO
04
MINISTERIO DE
SALUD
05
ENAFER
Informes
N 39-2014-AGNDNDAAIDNA/LDA
N 038-2014AGNDNDAAI/LDA
N 40-2014-AGNDNDAAI/LDA
Acuerdos
Se aprob la propuesta
de eliminacin.
de eliminacin
de eliminacin
de eliminacin
de eliminacin
8. Acta de Sesin del da martes 09 de setiembre de 2014

N
Instituciones
01
PRONAA- LIMA
METROPOLITANA.
Informes
Acuerdos
N 017-2014AGN/DNDAAIDNA-LDA
Se aprob la
propuesta de
eliminacin
N 054-2014-AGNDNDAAI-MRH
Se aprob la
propuesta de
eliminacin.
9.
10.
11.
02
03
04
CONTRALORIA
GENERAL DE LA
REPUBLICA
MINISTERIO DE
SALUD- LIMA
N 41-2014-AGNDNDAAI-DNA/LDA
RENIEC
Se aprob la
propuesta de
eliminacin
Pgina
Se aprob
la 45 de 78
propuesta de
eliminacin

Memoria Anual 2014
9. Acta de Sesin del da martes 14 de octubre de 2014:

Evaluacin final de los expedientes e informes tcnicos legales de las
N
Instituciones
01 RENIEC
Informes
MUNICIPALIDAD N 51-2014-AGN02
JESUS MARIA
DNDAAI-DNA/LDA
OFICINA NAC.
03 DE PROCESOS
ELECTORALES
N062-2014-AGNDNDAAI-DNA/jass
04 OSINFOR
N 040-20114-AGNDNDAAI-DNA-RCP
05 OSINFOR
N 040-2014-AGNDNDAAI-DNA/RCP
06 OSCE
MUNICIPALIDAD
07 DISTRITAL DE
MIRAFLORES
DIRECCION
REGIONAL DE
08
SALUD
AYACUCHO
N 38-2014-AGNDNDAAI-DNA/RCP
N 53-2014-DAIAYAC/GRA
Acuerdos
eliminacin
eliminacin
. Se aprob la propuesta
de eliminacin
eliminacin
eliminacin
eliminacin
eliminacin
Traslado de doc. de la
Direccin Reg. De Salud
Ayacucho
10. Acta de Sesin del da lunes 15 de diciembre del 2014:

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Instituciones
01 DIRESA CALLAO
02 ONP
03
HOSPITAL SAN
BARTOLOME
DE
04 MINISTERIO
INPE
06 TRANSPORTE Y
COMUNIC.
MINISTERIO DE
05 RELACIONES
07 MINISTERIO
EXTERIOR DE
SALUD
Memoria Anual 2014
Informes
Acuerdos
eliminacin.
eliminacin
eliminacin
N 062-2014eliminacin.
Se aprobAlaexcepcin
propuestadede
AGN-DNDAAIloseliminacin.
aos 2004 al 2007 los
N 068-2014DNA/LDA
que
sern conservados.
AGN/DNDAAI/MR
H
AGN-DNDAAIeliminacin.
N
61-2014Se aprob la propuesta de
DNA/RCP
AGN/DNDAAI-LDA eliminacin
SISTEMA NAC. DE N 58-2014-AGN- Se aprob la propuesta de

08 COOPERACION
POPULARCOOPOP-PARFONCODES
09 SENAMHI
FAP
10
N
Instituciones
MINISTERIO DE
11 TRANSPORTE Y
COMUNIC.

DNDAAI-DNA/RCP eliminacin
Informes
Acuerdos
N 072-2014-AGNDNDAAI-MRH
eliminacin.
MUTUAL
VIVIENDA
N63-2014-AGN12 PANAMERICANA
DNDAAI-DNA/LDA
EN LIQUIDACIONPRESENTADO
POR LA DAP
13
ENCI EN
LIQUIDACION
eliminacin
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eliminacin

Memoria Anual 2014
ACTIVIDADES NO PROGRAMADAS
N
ACTIVIDAD
FECHA
ORDE
N
1
Charla Transferencia y
26 DE FEBRERO
Eliminacin de Documentos DE 2014
IPEN
2
Charla Procesos Archivsticos y
14 DE MARZO
RAS- Municipalidad Villa Mara
2014
del Triunfo
Charla Transferencia
20 FEBRERO
3
Documental- Regin Ucayali
2014
4
Charla Transferencia y
13 y 14
Eliminacin de Doc.- Gobierno
FEBRERO 2014
Regional Ica
Charla Procesos Archivsticos- 6 y 7 de MARZO
5
Gobierno Regional Loreto
2014
6
PCD Y Conservacin de
22 Y 23 DE marzo
Documentos- Gobierno
2014
Regional Madre de Dios
PCD Transferencia y
29 y 30 de MAYO
Eliminacin de Documentos y
2014
7
Foliacin Gobierno Regional
San Martn
Curso Taller Gestin
21 y 22 DE
Documentaria y Nuevas
MARZO 2014
8
Tecnologas Universidad
Nacional de Piura
Curso Taller Gestin
23 y 24 ABRIL
Documentaria y Nuevas
2014
9
Tecnologas Univer. Nac.
Piura
Gestin de Documentos y
Tecnologa para Archivos.02 Mayo 2014
10
Municipalidad Prov. Daniel
Carrin
11
12
13
14
Gestin de Documentos
Municipalidad Coronel Portillo
Ucayali
Seminario Procesos
Transferencia y Eliminacin
Municipalidad Prov. La Oroya
Charla Capacitacin
Archivstica- Autoridad Nacional
del Agua
Curso Taller Formulacin de
3 y 4 JULIO 2014
30 JULIO Y 12
AGOSTO 2014
24 JULIO 2014
21 y 22 AGOSTO
OBSERVACIONES
30 participantes
42 participantes
37 participantes
30 participantes
50 participantes
50 participantes
50 participantes
310 participantes
290 participantes
60 participantes
60 participantes
60 personas
60 participantes
40 personas
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15
16
17
18
19
20
21
22
Instrumentos de Gestin
Archivstica- Piura
Charla Procesos Tcnicos
Archivstico y PCD Oficina
Nac. De Gobierno Interior
Charla Cuadro de Clasificacin
y sus ventajas - Caete
Curso Gestin Documental
para el Desarrollo y
Transferencia en la Gestin
Pblica Archivo Regional
Tacna
Charla Normatividad
Archivstica Oficina Nacional
de Gobierno Exterior
Taller Modelo de Gestin para
la red de transparencia y
Acceso a la Informacin Casa
Castilla Lima
Taller de Capacitacin para los
Trabajadores de los Archivos
Pblicos Regin Apurmac
Seminario Gestin de Nuevas
Tecnologas Aplicaciones y
Sanciones-Archivo Regional de
Pasco
Charla Importancia de los
Archivos de Gestin y
Aplicacin de la Directiva N
008-2014-CGR-Municipalidad
Provincial de Huaral
Memoria Anual 2014
2014
28 AGOSTO
2014
4 y 5 SETIEMBRE
2014
70 personas
65 personas
18 y 19
SETIEMBRE
2014
110 participantes
25 SETIEMBRE
2014
120 participantes
11 y 12
SETIEMBRE
2014
20 participantes
25 y 26
SETIEMBRE
2014.
180 participantes
09 y 10
OCTUBRE 2014
180 participantes
30 de OCTUBRE
2014
4 articipantes
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Memoria Anual 2014
COMISIN DE ARCHIVOS Y NUEVAS TECNOLOGAS

La Jefatura Institucional a travs de la Resolucin N -2014-AGN/J ha conformado
la Comisin Nacional de Archivos y Nuevas Tecnologas, cuya finalidad es la
revisin, propuesta y tratamiento respectivo de los principales problemas y
soluciones que demande la modificacin de normas y procedimientos tcnicos
que permitan la incorporacin en los procedimientos y procesos, recursos,
herramientas y nuevos enfoques que impliquen el desarrollo de nuevas
tecnologas de la informacin y comunicaciones.
A la citada comisin de trabajo participan la Direccin Nacional de Desarrollo
Archivstico y Archivo Intermedio, el Registro Nacional de Identificacin y Estado
Civil (RENIEC), la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE), Instituto
Nacional de Defensa del Consumidor (INDECOPI), el Organismo Supervisor la
Inversin en Energa y Minera (OSINERGMIN), la Contralora General de la
Repblica (LA CONTRALORA), la Superintendencia Nacional de Registros
Pblicos (SUNARP), la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV), el Banco
de la Nacin (BN), la Oficina Nacional de Gobierno Electrnico e Informtica
(ONGEI), la Universidad del Pacfico (UP).
La citada comisin se encuentra evaluando la Directiva N 004-86-AGN/DGAI,
aprobada mediante la Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J.
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Memoria Anual 2014
RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

La Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico la Nacin durante el presente ao
ha participado como coorganizador con la Jefatura Institucional y la Comisin
Nacional Anticorrupcin (CAN) del Taller Modelo de Gestin para la Red de
Transparencia y Acceso a la Informacin Proyecto del Programa EUROSOCIAL,
que se desarroll en la Sede Casa Castilla, Jr. Carabaya N 607 Cercado de
Lima. Al presente evento asistieron los representantes de la Comisin de Archivos
y Nuevas Tecnologas del Archivo General de la Nacin y el personal de la
Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio.
El citado evento tuvo como expositores los profesionales encargados del Proyecto
de Desarrollo de Directrices y Guas de Tratamiento Tcnico Archivstico para el
Desarrollo de la Red de Transparencia, el Dr. Ricard Prez Alczar y la Dra.
Beatriz Franco Calopia, funcionarios del Ministerio de Cultura y Deporte de
Espaa
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Memoria Anual 2014
4.2
Direccin
Archivos
Pblicos:
de
Actividades programas:
a. ACOPIO.Consiste en el procedimiento habitual de ingreso de documentos de las
entidades conformantes del Sistema Nacional de Archivos al Archivo
General de la Nacin mediante traslado de los fondos documentales (o
fracciones de los mismos), una vez que han cumplido el plazo de
permanencia fijado por las normas archivsticas vigentes. Esta actividad
se encuentra en relacin directa a las solicitudes de transferencia
realizadas por las instituciones pblicas.
Asimismo, la Direccin de Archivos Pblicos luego de haber valorado y
de proponer la eliminacin las series documentales de valor temporal,
realiza la transferencia de los fondos documentales cuyas series son de
valor permanente al Archivo Histrico para su conservacin final.
Durante este ao, la Direccin de Archivos Pblicos ha realizado el
acopio de documentos pertenecientes a las siguientes entidades:
FONDOS
DOCUMENTALE
S
TRANSFERIDO
S
FECHA DE
TRANSF.
DD/MM/AAA
A
TOTAL DE
CAJAS
TRANSF.
FECHAS
EXTREMAS
SENAPA
(EXTINTA)
28-feb-14
12
planotecas
1971-1994
BANCO
HIPOTECARIO
DEL PERU
29-oct-14
856
1929-2014
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Memoria Anual 2014
27-nov-14
80
1994-2013
LIBROS
DUPLICADOS
DE REGISTROS
CIVILES DE
CAJAMARCA
17-jul-14
273
(Libros)
1915-1989
LIBROS
DUPLICADOS
DE REGISTROS
CIVILES DE
CAJAMARCA
07-ago-14
731
(Libros)
1927-1990
LIBROS
DUPLICADOS
DE REGISTROS
CIVILES DE
CAJAMARCA
24-set-14
1464
(Libros)
1898-1990
ETESUR
Cuadro de las actividades:

Actividad
Unidad de
Medida
1
ACOPIO
Metros lineales
Transferencia al
Metros lineales
2
Archivo Histrico
Meta Anual
Programada
1500
500
Cantidad
Ejecutada
300.60
0.0
Este ao no se ha realizado transferencia al Archivo Histrico del AGN.

Se tiene previsto que en el ao 2015 se entregar todos los fondos
institucionales que se conservan en nuestro repositorio del local de
Palacio de Justicia, que asciende a un total de 2,593.62 m.l.
aproximadamente.
b. Organizacin documental.Consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a
clasificar, ordenar y signar los documentos transferidos a la Direccin
de Archivos Pblicos.
1 Depende de las solicitudes de transferencias de parte de las entidades pblicas que
conforman el Sistema Nacional de Archivos.
2 Este ao no se ha producido ninguna transferencia a la Direccin de Archivo
Republicano debido que no cuentan con espacio disponible. Mediante Informe N 362013-AGN-DNDAAI/DAP, de fecha 24 de marzo del 2013, se solicit coordinar la
transferencia de los fondos documentales de ENAFER (The Peruvian Corporation), sin
embargo, hasta la fecha no hay respuesta.
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Actividad
Clasificacin y
ordenamiento
Unidad de
medida
Metros Lineales
Memoria Anual 2014
Meta Anual
Programada
70
Cantidad
Ejecutada
401.40
Esta actividad ha considerado todo lo referente al ordenamiento de los

documentos antes de ser descritos y valorados. Los fondos
documentales que han pasado por este proceso tcnico son los
siguientes:
Ministerio de Trabajo (Expedientes Laborales).
Tribunal Nacional del Servicio Civil (Expedientes
Administrativos).
Mutual Panamericana.
Municipalidad Distrital de Pueblo Libre (Libros de
Registros Civiles).
Municipalidad Provincial de Lima (Libros de Registros
Civiles - Nacimientos).
Municipalidad Distrital de San Martn de Porres (Libros de
Registros Civiles Nacimientos).
c. Descripcin documental.Este proceso archivstico consiste en identificar, analizar y determinar
los caracteres internos y externos de los documentos, con la finalidad
de elaborar los auxiliares descriptivos:
Actividad
Unidad de
Meta Anual
Cantidad
medida
Programada
Ejecutada
Inventariado de
Fondos
Asientos o
15,000
19, 421
Documentales
registros
Elaboracin de
ndices de
Asientos o
300,000
96,194
Registros Civiles
registros
Rotulado de
unidades de
Metros lineales
500
1,045.90
conservacin
Este ao se ha realizado los inventarios analticos e ndices de los
siguientes fondos documentales:
a.
b.
c.
d.
e.
Ministerio de Trabajo (Expedientes Laborales).

Tribunal Nacional del Servicio Civil (Expedientes Administrativos).
Urbanizadora Maranga (Extinta).
Municipalidad Provincial del Callao (Expedientes Matrimoniales).
Municipalidad Provincial de Lima (Libros de Registros Civiles
Serie Nacimientos, sub serie Mandato Judicial).
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Memoria Anual 2014
f. Municipalidad Distrital de San Martn de Porres (Libros de

Registros Civiles serie Nacimientos).
Este ao solo hemos contado con 3 digitadores desde el mes de agosto
a noviembre y seis digitadores en el mes de diciembre. Estaba
proyectado digitar 300,000 actas de registros civiles; sin embargo, por
falta de personal, solo se ha digitado 96, 194 actas durante los meses
mencionados. Se ha digitado los siguientes fondos documentales:
a. Municipalidad Provincial de Lima. Serie: Nacimientos. Sub serie:
Mandato Judicial.
b. Municipalidad Distrital de San Martn de Porres. Serie:
Nacimientos.
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Memoria Anual 2014
d. Seleccin Documental.Consiste en identificar, analizar y evaluar la totalidad de los documentos

que conforman los fondos documentales, determinando sus valores, ya
sean stos administrativos, contables, histricos, jurdicos, econmicos,
cientficos, culturales e informativos.
Actividad
Valoracin
Propuesta de
Eliminacin
Unidad de
medida
Metros lineales
Metros lineales
Meta Anual
Programada
500
300
Cantidad
Ejecutada
565.7
409.5
Durante el ao 2014 se han propuestos para eliminacin series de los

siguientes fondos documentales:
Fecha
extremas
eliminada
s
Total de
cajas /
paquetes
Fecha de
eliminaci
n
Metros
Lineales
ENAFER
1981-2000
231
FEB. 2014
36.3
ENAFER
1992-2000
396
MAY. 2014
80.85
ENCI
1977-2000
1150
OCT. 2014
250.7
MUTUAL
PANAMERICAN
A
1982-2005
118
NOV. 2014
29.4
Fondos
documentales
e. Servicios Archivsticos.Consiste en poner a disposicin del pblico usuario la documentacin

que se custodia en nuestros repositorios, mediante la expedicin de
copias autenticadas, constancias, bsquedas, atencin a sala de
investigacin y consultas (presenciales y va telefnica o electrnica).
Actividad
Usuarios
Copias
Autenticadas
Constancias
Unidad de
medida
Usuario
Copia
Autenticad
a
Constancia
Meta Anual
Programada
4,000
3,000
Cantidad
Ejecutada
3318
1690
200
392
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Bsqueda/
exhibicin
Atencin a Sala
Consultas
Archivodesarchivo
Traslado y
ubicacin
Memoria Anual 2014
Bsqueda
1,400
1344
Atencin
Consulta
Metros
lineales
Metros
lineales
50
2,500
3,000
174
1299
1,425.60
2,100
1,417.00
a. La demanda del servicio que brinda el Archivo General de la

Nacin por intermedio de la Direccin de Archivos Pblicos
vara dependiendo de la necesidad y frecuencia de asistencia
del pblico usuario a nuestro local.
b. Durante el ao 2014 se ha continuado con la expedicin de
copias autenticadas, constancias, consultas, bsquedas y de
solicitudes de Atencin a Sala de Investigacin.
c. Los documentos ms solicitados por los usuarios son las
Actas de Registros Civiles de las municipalidades de Lima
Metropolitana, los Expedientes de Vivienda de ENACE en
Liquidacin y de las mutuales, y los expedientes laborales del
Ministerio de Trabajo.
d. El ao que ha concluido se ha lanzado el primer lote de un
milln de actas digitalizadas que cuentan con ndices, es
decir, se ha implementado el Sistema de Registros Civiles del
AGN (Base de Datos). Con ello, se ha reducido nuestro
tiempo de expedicin de copias autenticadas de actas de
registros civiles, de 2 horas a 10 minutos, aproximadamente.
De tal forma, la Direccin de Archivos Pblicos, mediante los
proyectos de digitalizacin (Convenio marco con Family
Search) e indizado (digitacin de actas por ingresos propios),
est contribuyendo a la mejora de la gestin pblica al
simplificar nuestros procedimientos e insertarnos en el
gobierno electrnico, y, asimismo, cumple con una de las
funciones principales de nuestra Institucin, esto es, la
conservacin y salvaguarda del Patrimonio Documental de la
Nacin, al evitar la manipulacin continua del documento
producto del servicio archivstico.
4.2.1 Problemas detectados:
a. Falta de personal: por esta razn no se ha podido cumplir la
meta de elaboracin de ndices de registros civiles, ya que
durante los siete primeros meses del ao no se ha contado
con personal digitador. Desde el mes de agosto recin hemos
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Memoria Anual 2014
podido contar con 3 personas para digitar las actas registros

civiles de la Municipalidad Provincial de Lima, serie
Nacimientos, sub serie Mandato Judicial. Asimismo, las otras
actividades tambin han sido afectadas, aunque con menor
impacto. El objetivo de esta Direccin es contar con personal
capacitado y con experiencia que pueda aportar al
fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos y a la
elaboracin de instrumentos descriptivos acordes a nuestra
poca actual, que nos permitan gestionar y tener un control
intelectual del Patrimonio Documental de la Nacin.
4.2.1.1
Actualizacin
de
la
Directiva
de
Transferencia (Directiva N 005/86-AGN-DGAI,
aprobada mediante Resolucin Jefatural N 17386-AGN-J):
El
formato
de
Inventario
de
Transferencia que forma parte de la mencionada
directiva (Inventario de Registro) ya no cubre todas
las expectativas y medidas de seguridad que un
procedimiento tan importante como el de
transferencia de documentos de valor permanente
debe requerir; a propsito de las normas de
procedimiento administrativo, de transparencia y de
control que han salido en los ltimos aos. Por ello,
es importante la actualizacin o modificacin de la
mencionada directiva.
4.2.1.2
Restauracin de documentos deteriorados:
La Direccin de Archivos Pblicos tiene identificados
los documentos deteriorados (la mayor parte de ellos
Libros de Registros Civiles), de los cuales aquellos
que se encuentran en un alto grado de deterioro han
sido separados para que no sean puestos al servicio
y para que no perjudiquen a otros documentos en
buen estado. La Direccin de Conservacin, si bien
ha atendido algunos pedidos de restauracin an no
se da abasto como para efectuar un trabajo mucho
mayor de restauracin de todos los documentos.
4.2.1.3
Deficiente atencin de los requerimientos de
bienes de capital, trabajos de mejora de
repositorios, mobiliario y otros. Es importante que
los requerimientos de bienes y servicios que las
reas usuarias realizan puedan ser atendidos con
celeridad para el cumplimiento de las funciones.
4.2.2 Recomendaciones:
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Memoria Anual 2014
4.2.2.1
Se sugiere la contratacin mayor nmero de
personal capacitado para la ejecucin de los
procesos tcnicos archivsticos, especialmente los
procesos tcnicos de acopio, descripcin y seleccin
documental.
4.2.2.2
Se sugiere se contine con la elaboracin del
Diagnstico del Patrimonio Documental custodiado
por el AGN y se realice un Plan de Restauracin de
Documentos.
4.2.2.3
Se sugiere continuar con la digitalizacin de
Actas de Registros Civiles por parte de la Sociedad
Genealgica de UTAH y el indizado de la mismas
contando con personal digitador; para seguir
mejorando nuestros procedimientos administrativos
y conservar el Patrimonio Documental de la Nacin.
4.2.2.4
Se sugiere se realicen los cambios del techo del
local de Hawai, as como la adquisicin de estantera
de material mini rack para los repositorios del mismo
local.
4.2.2.5
La actualizacin y modificacin de la Directiva de
Transferencia con el objetivo de mejorar el
procedimiento y estar acorde con la poltica de
modernizacin
de
la
gestin
pblica,
el
fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, la
transparencia y acceso a la informacin pblica y las
actividades de control respectivo.
4.2.2.6
En trminos generales, se contine con la
poltica institucional de fortalecimiento del Sistema
Nacional de Archivos, de elaboracin de
instrumentos descriptivos y actualizacin de las
normas archivsticas.
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Memoria Anual 2014
ANEXO N 01
Actas de Registros Civiles digitalizadas por el personal de Family Search
(Antes Utah) Durante El 2014
N
MES
CANT.
IMGENES
ENERO
16,836
FEBRERO
32,113
MARZO
34,767
ABRIL
39,501
MAYO
60,896
JUNIO
46,917
JULIO
41,767
AGOSTO
55,219
SETIEMBRE
45,183
10
OCTUBRE
49,432
11
NOVIEMBRE
44,858
12
DICIEMBRE
42,549
TOTAL
510,038
OBSERV.
4714,641 (acumulado al
31.12.14)
El Convenio de Digitalizacin de Imgenes entre el Archivo General de la Nacin

y la Sociedad Genealgica de Utah (actualmente Family Search) fue aprobado
mediante Resolucin Jefatural N 176-2007-AGN/J, de fecha 16.FEB.2007.
El ao 2014, Family Search digitaliz 510, 038 actas de registros civiles.
Al 31 de diciembre del 2014, Family Search ha logrado digitalizar 4 714,641
imgenes de Actas de Registros Civiles.
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Memoria Anual 2014
4.3 Direccin De Normas Archivsticas

4.3.1 Asesoramiento y Consultas
En atencin a las solicitudes de los interesados, se ha brindado
orientacin para la aplicacin de las normas y tcnicas, para el
tratamiento tcnico del acervo documental, su conservacin y
accesibilidad; as como en la elaboracin de los instrumentos de
gestin archivstica. El nmero de atenciones fue determinado por la
demanda de parte de las entidades, pero adems se ha venido
tomando en cuenta la indicacin de la Comisin Tcnica Nacional de
Archivos, y de la DNDAAI, en el sentido que las visitas de supervisin
en casi todos los casos se convirtieran en asesoramientos; debido a
que la nueva versin del RAS no se emiti sino hasta fines del mes de
diciembre.
Con tal actividad se
verifica la aplicacin de la Normatividad
Archivstica,
mediante el examen in situ de la situacin y
funcionamiento de los archivos, dando lugar a las recomendaciones
tcnicas pertinentes, o en su defecto determinando las posibles faltas
tipificadas en el Reglamento
de Aplicacin de Sanciones
Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental
Archivstico y Cultural de la Nacin, aprobado por R.J. N 076-2008AGN/J. normatividad. Sin embargo, en los informes tcnicos emitidos
por las visitas realizadas, se ha indicado a las entidades que seran
nuevamente visitadas para constatar la implementacin de las
recomendaciones tcnicas, de lo contrario se aplicara el RAS.
En el presente ao, se ha incrementado las atenciones a diferentes
archiveros y funcionarios de las entidades pblicas y privadas, en los
ambientes de la DNA y va correo electrnico.
Atenciones: 119 a entidades de Lima y Regiones
Una parte del asesoramiento es el estudio, revisin, anlisis y
correcciones de los instrumentos de gestin archivstica que presentan
ante el AGN las diversas entidades, como es el caso del Programa de
Control de Documentos- PCD; en cumplimiento de la Directiva N00486-AGN-DGAI
NORMAS PARA LA FORMULACIN DEL
PROGRAMA DE CONTROL DE DOCUMENTOS PARA LOS
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS DEL SECTOR PBLICO NACIONAL
aprobada con
Resolucin Jefatural N 173-86-AGN/J. Se ha
elaborado una relacin de entidades que vienen cumpliendo con la
presentacin de dicho instrumento, Otro instrumento importante que se
recepciona a principios del ao, es la Evaluacin 2013 y el Plan anual
de trabajo archivstico 2013, segn la DIRECTIVA N 003- 2008AGN/DNDAAI NORMAS PARA LA FORMULACIN Y APROBACIN
DEL PLAN ANUAL DE TRABAJO DEL RGANO DE
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES
DE LA
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Memoria Anual 2014
ADMINISTRACIN PBLICA Se ha tratado de incorporar informacin

contenida en dichos documentos a una Base de Datos; sin embargo
por falta de tiempo (no hay personal en nmero suficiente), no se ha
completado totalmente la labor. A manera de seguimiento se cuenta
con la relacin de entidades que dieron cumplimiento a dicha directiva.
4.3.2 Supervisin para la Eliminacin de Documentos Declarados
Innecesarios:
Para la atencin de solicitudes de autorizacin de eliminacin, se ha
realizado el estudio y anlisis de las solicitudes presentadas por las
instituciones, luego que sus Comits Evaluadores de Documentos
terminaron la innecesaria conservacin de los documentos de valor
temporal. Con la verificacin in situ, mediante visitas a los repositorios
para confrontar la existencia documental con los inventarios y muestras
documentales,
se elaboraron los informes tcnicos que fueron
elevados a la DNDAAI, que a su vez lo puso a consideracin de la
Comisin Tcnica Nacional de Archivos. El nmero de atenciones se
determin por el nmero de solicitudes de autorizacin de eliminacin
que presentaron las entidades.
En varios casos, las instituciones no cumplen con los requisitos
establecidos por la normativa correspondiente; menos an no cumplen
con las exigencias de los acuerdos que toma la Comisin Tcnica
Nacional de Archivos. Se les devuelve el expediente o se les hace
conocer los defectos que presentan los documentos presentados.
Ello evidencia una aparente falta de celeridad de parte de nuestro
personal, ms an cuando se trata de pedidos hechos desde las
instituciones donde no funciona un Archivo Regional; repetidas veces
desde dichos archivos no hay la comprensin cabal del procedimiento y
los informes carecen de formalidad tcnico archivstica.
Ser necesario que desde la propia DNDAAI se establezca y se
difunda oficialmente las exigencias o determinaciones que acuerda la
CTNA.
4.3.3 Charlas de Orientacin Archivstica
A solicitud de las entidades, se imparti informacin necesaria sobre la
normativa emitida por el AGN; la importancia del Sistema Nacional de
Archivos, Elaboracin del Cuadro de Clasificacin, Formulacin del
Programa de Control de Documentos, la importancia de los archivos,
transferencia y eliminacin, el rol del Archivo General de la Nacin, etc.
Charlas a nivel nacional, con las cuales se favorece al desarrollo
archivstico de las entidades de Lima y regiones del Pas.
Atenciones: 22 Charlas impartidas en Lima y Regiones
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Memoria Anual 2014
4.3.4 Coordinaciones:
Mediante llamadas telefnicas, se recibe y absuelve distintas preguntas
que hacen el personal archivero y administrativo de las entidades
pblicas, as como distintos usuarios. Atenciones: 1293 instituciones
(Lima y regiones)
4.3.5 Comisiones Nacionales 2014 - Reuniones de Trabajo
Se ha continuado con las coordinaciones y trabajo conjunto con los
archiveros que integran las Comisiones siguientes: Comisin Nacional
de Archivos Municipales (CONAM), Comisin Nacional de Archivos de
Entidades de Salud (CONAES) y Comisin Nacional de Archivos
Universitarios (CONAU), Grupo de Trabajo de revisin de la Directiva
N005-2008-AGN/J; a fin de elaborar y/o mejorar los documentos de
gestin archivstica, sobre la base de la normativa archivstica vigente.
Este ao se ha incorporado una nueva, la Comisin Nacional de
Archivos de Entidades de Defensa Nacional y Orden
Interno
(CONADI). Con esto se inicia un trabajo ms directo con las
instituciones castrenses. Tal es el hecho que por primera vez se tramit
y autoriz la eliminacin de documentos innecesarios de la Fuerza
Area del Per.
Sus integrantes tienen experiencia en la gestin archivstica y cuentan
con el apoyo de sus autoridades; y han participado activamente en la
realizacin de los eventos internacionales. Se realiz una Reunin
Descentralizada en el mes de junio, en la ciudad de Hunuco, en
donde tambin se desarroll la I CONFERENCIA INTERNACIONAL
DE ARCHIVOS.
El trabajo realizado por las comisiones fue presentado mediante
distintas ponencias en la II Jornada Internacional de Archivos
celebrada en el mes de octubre en la ciudad de Piura. Y tuvieron una
presencia significativa y muy felicitada por los concurrentes, durante la I
Expo Feria Internacional de Archivos.
Los avances y resultados de las Comisiones se registran en los
diferentes informes presentados mes a mes y en los informes finales
elaborados por cada uno de los coordinadores; personal supervisor de
la DNA quienes vienen desempendose en forma eficiente al frente de
cada una de las mencionadas comisiones y grupo de trabajo. Se
adjunta informes finales.
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Memoria Anual 2014
4.3.6 eventos a nivel internacional

II Conferencia Internacional
Esta actividad de difusin se dio aprovechando la disponibilidad de los
archiveros integrantes de las diferentes comisiones y grupo de trabajo;
como una forma de apoyar al Archivo Regional de Hunuco.
Se denomin : Conservacin de la informacin, el compromiso de las
entidades pblicas, que tuvo lugar en la ciudad de Hunuco los das 26 y
27 de junio del presente ao, en el Auditorio de la Institucin Educativa
Eclesial La Inmaculada Concepcin.
PARTICIPANTES: 350 aproximadamente (entre inscritos y participantes
libres).
Se ha podido cumplir los objetivos:
Se mostr la importancia que cobran los archivos como agentes
importantes para satisfacer las necesidades que surgen de los derechos
del ciudadano, la transparencia de gobierno, el acceso a la informacin
pblica y la salvaguarda de la memoria colectiva; resaltando su rol en el
desarrollo y fortalecimiento de la identidad, la cultura y la integracin.
Las
Comisiones
Nacionales
de Archivos de
municipalidades,
universidades, entidades de salud, defensa nacional y orden interno y del
grupo de trabajo de revisin de la Directiva N005-2008-AGN/DNDAAI,
realizaron su trabajo y continuaron con la elaboracin de los proyectos de
documentos de gestin.
Se logr la participacin de los jefes y encargados de los archivos
centrales a nivel nacional, profesionales comprometidos con el quehacer
archivstico, del mbito pblico y privado, as como expositores y
autoridades internacionales de Chile, Ecuador, Espaa, Colombia, Brasil,
Ecuador y Per.
El Programa se desarroll en su totalidad, con el profesionalismo,
experiencia y buena disposicin que tuvieron los ponentes se logr lo
siguiente, conocer el avance de los Archivos Nacionales para el desarrollo y
fortalecimiento de sus sistemas nacionales de archivos. Presentar las
propuestas de gestin de la informacin surgidas a partir de la globalizacin,
y sus efectos como la innovacin, el intercambio y otros aspectos. Y
destacar la importancia de las medidas preventivas y de conservacin de los
documentos en los nuevos soportes, como producto del desarrollo
tecnolgico.
El Archivo Regional brind las facilidades para el desarrollo ptimo de la
actividad; ofreci un pequeo tours en las cercanas de la ciudad, a los
invitados (expositores y personales del AGN) y la entrega de algunos
presentes para los expositores.
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Memoria Anual 2014
La Conferencia Internacional de Archivos, ha sido importante por ser una

oportunidad para que los jefes nacionales y encargados de los archivos
pblicos y privados hagan conocer sus experiencias, expresen sus nuevos
planteamientos sobre el quehacer archivstico, en su relacin con las nuevas
formas de administrar la informacin gracias a las Tics para un acceso ms
amplio para el ciudadano, entre otros aspectos.
II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
Actividad se titul Estrategias para el Desarrollo Archivstico Nacional e
Internacional, realizada en la ciudad de Piura los das 22, 23 y 24 de
octubre, como una forma de celebrar el onomstico del Doctor Guillermo
Durand Flores (21 de octubre), fecha de celebracin en el medio
archivstico que se ha vuelto una tradicin en el AGN, en la Escuela Nacional
de Archiveros y en otros espacios de archiveros en el Per.
La Universidad Nacional de Piura, fue la sede, auspiciando con un apoyo
considerable en trminos de infraestructura, equipos, personal, atenciones
diversas especiales a los invitados ponentes nacionales y en especial
extranjeros; as como a los asistentes en general. La Universidad Nacional
de Piura tambin ofreci sus ambientes para la realizacin de la I Expo Feria
Internacional de Archivos (lo que se detalla ms adelante).
Con un apoyo muy destacado de parte de la Municipalidad Provincial de
Piura. Quien hizo un reconocimiento oficial a las autoridades del AGN, e
invitados extranjeros, mediante Resolucin de Alcalda y la entrega de
obsequios tpicos. Don los estands para la Expo Feria y distribuy diversos
presentes a los asistentes; y brind un cctel en la inauguracin del
mismo.
El programa consider la participacin de reconocidos profesionales
de la Archivstica a nivel internacional, muy bien representados el ICA
(CIA), ANABAD, autoridades de archivos nacionales, organismos
importantes del Estado, entre otros, as tambin de las comisiones
nacionales de archivos universitarios, municipales, de entidades de salud, de
defensa nacional y orden interno, grupo de trabajo de revisin de la directiva
sobre foliacin, que actualmente conduce la DNA, quienes presentaron sus
proyectos elaborados durante el ao; con su asistencia a tiempo completo
en la expo Feria.
Las ponencias fueron de primer nivel y con las ltimas tendencias de trabajo
archivstico, uso de tecnologa;
temas motivadores para desarrollar
proyeccin y difusin para fortalecer las polticas de accesibilidad del
ciudadano a los organismos de gobierno, a travs de los archivos.
PARTICIPANTES:
500 personas
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Memoria Anual 2014
Los asistentes de la II Jornada Internacional de Archivos, provenan de 19

regiones del Per: Ancash, Apurmac, Arequipa, Ayacucho, Cajamarca,
Huancavelica, Hunuco, Ica, Junn, La Libertad, Lambayeque, Lima, Loreto,
Madre de Dios, Piura, Puno, San Martn, Tumbes, Ucayali y otros pases
como de la Repblica del Ecuador.
Las entidades representadas fueron 123, entre las cuales se puede
mencionar la presencia de 8 Archivos Regionales: Apurmac, Cajamarca,
San Martn, La Libertad, Piura, Ica, Archivo Puno y Ayacucho.
Se debe resaltar la presencia de los 16 ponentes extranjeros, representantes
de Francia, Uruguay, Ecuador, Colombia, Brasil, Espaa, Suiza, Mxico,
Nicaragua y Paraguay.
La Jornada Internacional reuni
a archiveros y profesionales
representantes de diversos pases y del Per, quienes realizaron un
trabajo en conjunto, de carcter
informativo y de exposicin de
experiencias, problemtica y planteamientos tcnicos normativos y nuevas
frmulas utilizadas en la gestin de archivos. Por ello se cont con la
presencia de los responsables del desarrollo de los sistemas nacionales de
archivos, los Directores Nacionales y funcionarios de los Archivos Generales
de la Nacin de otros pases; directores de los archivos. Las ponencias se
publicaran posteriormente en el portal Web institucional y ANABAD
(Espaa).
Se cumpli con el objetivo general, al mostrar la importancia que tienen
actualmente los archivos centrales como agentes importantes para el
desarrollo de polticas de accesibilidad a la informacin pblica con
proyeccin a la comunidad para satisfacer las necesidades que surgen de
los derechos del ciudadano, la transparencia de gobierno, y la salvaguarda
de la memoria colectiva.
Con la Jornada se ha logrado objetivos especficos, como: conocer las
formas de avance archivstico que cobran los Archivos Nacionales para el
desarrollo y fortalecimiento de sus sistemas nacionales en los distintos
pases invitados. El AGN se ha mostrado con mejores niveles de
fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos, su proyeccin y
posicionamiento en el medio archivstico latinoamericano.
CONCLUSIONES DE LA II JIA
1 Fortalecer los Sistemas Institucionales de Archivo en las diferentes
niveles de Gobierno (Central, Regional y Local); dotndolos de mayor
recursos.
2 Gestionar al Gobierno Central la emisin de una norma que disponga la
asignacin de un presupuesto especfico que permita construir o
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Memoria Anual 2014
acondicionar la infraestructura para los archivos, en cuyo proyecto debe

intervenir el archivero.
Descentralizar y masificar los programas de capacitacin en materia
archivstica, incluyendo como autores principales los centros educativos
(primarios, secundarios y universitarios).
Los resultados, producto de las comisiones tcnicas, previa a su
aprobacin oficial, debern ser puestos en consulta de los usuarios para
recibir aportes que permitan mejorarlos.
Las comisiones tcnicas deben recibir las facilidades de las entidades
de donde provienen, brindndoles el apoyo respectivo, en permisos,
licencias y estipendios, para el cumplimiento de los objetivos trazados.
Promover la activacin y/o creacin de las asociaciones de archiveros
con personera jurdica determinando estatutos y reglamentos para su
funcionamiento.
El uso de la tecnologa debe considerar el programa de control de
documentos, debindose conservar los documentos de valor
permanente en el soporte de mayor estabilidad, ante la fragilidad de los
nuevos soportes.
I EXPO FERIA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

Se desarroll el da martes 21 de octubre en el horario de 8:00 am a 7:00
pm y el da mircoles 22 de octubre de 8:00 am a 11 am. en el Auditorio de
la Secretaria General de la Universidad Nacional de Piura ubicado en la Urb.
Miraflores s/n, Castilla.
La inauguracin estuvo a cargo del Jefe Institucional del Archivo General de
la Nacin y el Secretario General de la mencionada Universidad; con la
presencia de archiveros, destacados funcionarios de las distintas
instituciones y pblico en general; en especial cabe destacar la presencia del
Secretario General de la Municipalidad de Piura. Institucin que financi los
stands y los brindis de inauguracin.
Instituciones y organismos que exhibieron sus productos y servicios
archivsticos:
Archivo General de la Nacin (AGN-Per).
Archivos Universitarios (CONAU).
Universidad Nacional de Piura (Universidad Nacional de Piura).
Archivo Regional de Piura (Archivos Regional de Piura).
Archivos Pblicos (SENAMHI).
Archivo Nacional de Ecuador
(Archivo Nacional de Ecuador).
Archivos internacionales Nicaragua
(Instituto de Historia
Nicaragua y Centroamrica de la Universidad Centroamericana).
Archivos Pblicos (RENIEC).
de
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Memoria Anual 2014
Archivos de Entidades de Salud (CONAES).

Archivos Municipales
(CONAM).
Archivos Pblicos (Ministerio de Relaciones Exteriores).
Municipalidad Provincial de Piura (Municipalidad Provincial de Piura).
La I Expo Feria Internacional de Archivos fue visitada por personal archivero

de diferentes instituciones, pblicas y privadas, nacionales e internacionales.
Tambin se cont con estudiantes universitarios y catedrticos. A su vez,
participaron visitantes extranjeros, entre los que destacaron extranjeros de
Uruguay, Brasil, Ecuador, Colombia, Mxico, Nicaragua, Suiza, Espaa y
Francia. Con un total aproximado de 250 visitantes, muchos de los cuales
el segundo da (22 de octubre) participaron tambin en la II Jornada
Internacional de Archivos. Respecto a los productos y servicios expuestos en
los Stands se destaca:
Archivo Nacional de Ecuador (Archivo Nacional de Ecuador).
Se expuso diferentes materiales informativos sobre el Archivo Nacional de
Ecuador (Cartas de servicios, publicaciones, etc.).Publicaciones de Archivos
Pblicos de Ecuador, entre los que resalt la documentacin que custodia el
Centro Cvico Ciudad Alfaro y su "Archivo Histrico de la Revolucin". Es
importante destacar la gran acogida que tuvo dicho Stand y su compromiso
con el evento, puesto que adems de cumplir con lo dispuesto en las Bases,
distribuy de manera gratuita una gran cantidad de materiales de difusin de
su Archivo e incluso comparti productos oriundos de Ecuador con el pblico
en general.
El Instituto de Historia de Nicaragua y Centroamrica de la Universidad
Centroamericana, expuso principalmente documentos sobre el Tren Cultural
de la Alfabetizacin de 1980.
Segn lo planificado, mediante la I Expo Feria Internacional de Archivos
se comparti experiencias para fortalecer lazos de compromiso entre los
organismos y la sociedad civil en general, en materia de archivo y afines.
CENSO NACIONAL DE ARCHIVOS - II CENAR 2014
Sobre el II Censo Nacional de Archivos 2014, se adjunta el Informe Final

en el cual se detalla las diferentes etapas que comprendi esta
investigacin; cuya cdula censal fue aplicada en cada uno de los
sectores de la administracin pblica, notaras y los archivos de la iglesia,
de los distritos metropolitanos que conforman la provincia capital de todas
las Regiones del Per; con 3095 archivos empadronados, cuyos
resultados se constituye en la base para la elaboracin de diagnsticos a
nivel nacional y regional.
Se pudo concretar un diagnstico actualizado del S.N.A, que fue uno de
los requerimientos de la PCM en el ao 2013. A partir de ello, con el
anlisis de los resultados generales, investigacin, produccin de nuevos
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Memoria Anual 2014
indicadores, su edicin y publicacin; se podr contar con un instrumento

a partir del cual se formule en corto tiempo polticas y estrategias para el
fortalecimiento del Sistema Nacional de Archivos.
El IICENAR proporciona informacin sobre las caractersticas

estructurales de los rganos de Administracin de Archivos (Archivos),
como: El nmero de rganos de Administracin de Archivos (Archivos), la
cantidad de personal ocupado, el perfil educativo de estos, su condicin
laboral, aos de experiencia, cursos de la especialidad estudiados,
instituciones que brindaron la capacitacin recibida, entre otros.
Las experiencias obtenidas en el censo se incorporan en tem de

conclusiones y recomendaciones, las mismas que deben ser
consideradas en la realizacin de posteriores investigaciones estadsticas
de similares caractersticas.
La Alta Direccin del Archivo General de la Nacin debe reconocer con

satisfaccin la participacin de las instituciones pblicas y privadas que
proporcionaron su informacin respondiendo las preguntas de la cdula
censal. As tambin, al compromiso institucional demostrado por el
personal que intervino en la realizacin del II Censo Nacional de Archivos
2014. Que a pesar del tiempo corto en que se ejecut, a base de esfuerzo
y sin descanso (laborando incluso sbados y domingos), logr alcanzar
los objetivos de dicha actividad.
VI. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Ha sido muy importante la realizacin de las actividades de convocatoria

internacional, por ser una oportunidad para que los jefes nacionales y
encargados de los archivos pblicos y privados hagan conocer sus
experiencias, expresen sus planteamientos sobre el quehacer archivstico,
en su relacin con las nuevas formas de administrar la informacin con el
uso de la tecnologa.
Ello, posibilita medidas para lograr el acceso y transferencia de

informacin que acerque cada vez ms al ciudadano a los organismos de
gobierno. Se ha recibido diversas felicitaciones verbales, mediante
llamadas telefnicas y email, dirigidas al AGN
en donde queda
demostrado el buen papel y proyecciones que tiene nuestra institucin
como ente rector del S.N.A. Ha significado con las dos actividades
paralelas, cumplir un rol que pases como Espaa, Francia, el ICA,
reconocen un buen futuro con proyeccin y aporte del Archivo General de
la Nacin en el medio Latinoamericano.
De acuerdo a lo informado por la Direccin de Normas Archivsticas, las

limitaciones que se presentaron, por la falta de personal, impidi el
cumplimiento de todas las actividades, sobre todo las supervisiones y la
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Memoria Anual 2014
investigacin para la propuesta de nuevas normas. La realizacin del II

CENAR permite levantar un diagnstico de la realidad de los archivos que
debe continuar actualizndose en el tiempo; y aprovechar sus resultados
para establecer lineamientos y medidas para una mayor accin de
proteccin, incremento y servicio del Patrimonio Documental de la Nacin,
de parte del Archivo General de la Nacin. Debe darse la atencin
prioritaria a la incorporacin de nuevo personal con mayor nmero y
mejores perfiles de acuerdo a las proyecciones que tiene la DNA para los
prximos aos.
De la misma forma de acuerdo a lo informado por la Directora de la DNA,

existe el compromiso y dedicacin del personal de la DNA, laborando
incluso ms all del horario normal de labores, lo que ha permitido lograr
los objetivos propuestos; lo que debe reconocerse a fin de motivar la
continuidad de su identificacin institucional. Tambin ha sido fundamental
el respaldo y apoyo brindado por la Alta Direccin y su presencia en todas
las actividades, en especial las desarrolladas fuera de Lima que
demuestra as el deseo institucional de mayor presencia en las regiones,
en post de la descentralizacin e inclusin.
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Memoria Anual 2014
ANEXOS
FOTOGRAFAS DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS Y EJECUTADAS
POR LA DIRECCIN DE NORMAS ARCHIVSTICAS
II JORNADA INTERNACIONAL DE ARCHIVOS
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Memoria Anual 2014
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Memoria Anual 2014
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Memoria Anual 2014
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Memoria Anual 2014
6.1 Direccin de Archivos Notariales y Judiciales

Actividades Efectuadas
Con Informe N 053-2014-AGN/DNDAAI-DANJ, de fecha 16 de enero de
2014 de la Abog. ISABEL INGA FLORES, Directora (e) de la Direccin de
Archivos Notariales y Judiciales, remite a la Direccin Nacional de
Desarrollo Archivstico y Archivo Intermedio, la reformulacin del Plan de
Trabajo 2014 correspondiente a la DANJ, donde se adjuntaron el cuadro
de actividades de la DANJ 2014, su justificacin, las Fichas de
Actividades y el Cuadro de Necesidades, conforme al esquema
presentado por la Oficina de Planificacin y Presupuesto.
Digitacin de ndices notariales.
Dicha actividad reside en realizar el registro en una base de datos, de la
documentacin notarial, de los ex notarios transferidos a la entidad, para
agilizar la bsqueda de instrumentos notariales en beneficio del usuario.
Meta :
02 Notarios (1,200 protocolos notariales)
Monto :
S/. 90,963.20 (personal, bienes y/o servicios)
Duracin: 12 meses, Enero Diciembre.
Mediante el Informe N6-2014-AGN-DNDAAI-DANJ-mrlgr de fecha 28
octubre 2014 se requiere la contratacin por seis meses para esta
direccin de nueve (09) trabajadores para ejecutar dicha actividad, sin
embargo, segn Informe N10-2014-AGN-DNDAAI-mrlgr, de fecha 09
diciembre 2014, se informa que en el mes de diciembre se incorporaron
bajo la modalidad de terceros seis (06) personas para ejecutar dicha
actividad, no alcanzando la meta trazada, por lo que urge la contratacin
de personal a fin de cumplir con la meta trazada.
Ordenamiento Y descripcin de Secretarias Judiciales
La actividad consiste en la organizacin y descripcin de los expedientes,
elaboracin de inventarios de los archivos de los ex secretarios judiciales
de la Corte Superior de Lima que conserva en la DANJ, para su posterior
digitacin (registro en una base de datos)
Meta: 30 m.l. (3 secretarios).
Duracin: 12 meses Enero - Diciembre.
Monto: S/. 98,163.20 (personal, bienes y/o servicios, equipamiento)
Respecto a la presente actividad programada para el ao 2014, no pudo
ejecutarse debido a las recargadas labores del escaso nmero de
personal bajo esta direccin, lo cual impide ejecutar politicas de gestin.
Transferencia de documentos notariales.
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Memoria Anual 2014
Consiste en trasladar a la Direccin de Archivos Notariales y Judiciales

del AGN, el acervo notarial de los notarios fallecidos y/o cesados en el
cargo, para su custodia definitiva y su puesta al servicio del ciudadano.
Meta:
Duracin:
Monto:
03 Notarios.
07 meses, Febrero - Agosto.
S/. 38,900.00 (personal, bienes y/o servicios)
Se trasladaron los archivos notariales del Ex Notario Pblico de Lima

Chepote Coquis, no pudiendose trasladarse los otros dos (02) archivos
notariales debido al escaso personal con el que cuenta dicha direccin.
Servicios a la ciudadana.
Mediante la presente actividad se brinda al usuario el servicio de
expedicin de Traslados Notariales y copias certificadas de los Expedientes
Judiciales, constancias, as como exhibiciones, anotaciones de inscripcin,
desarchivo de planos y otros.
Meta: 9,500 usuarios.
Servicios:
ARCHIVOS NOTARIALES
Nmero de usuarios
Constancias
Bsquedas
Exhibicin
Desarchivo de Planos
Anotacin a la matriz
Prstamo de exp. judiciales por
mandato judicial
Solicitudes Calificadas
Regularizaciones
Transcripcin de documentos
Particulares (servicios brindados
fuera de lo establecido por el TUPA)
4659
299
1505
369
38
837
0
3342
54
44
9
Expedicin de Copias
Testimonio
Simple
Boleta
Certificada
Respecto a la
presente
actividad
programada para
el ao 2014, los
servicios
brindados
por
esta direccin se
detallan en el
cuadro
que
aparece
a
continuacin:
1785
67
7
294
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ARCHIVOS JUDICIALES
Bsqueda y Copias Certificadas
Judiciales
Duracin:
12
meses, Enero
Diciembre.
Monto: S/.
128,999.00
(personal, bienes
y/o servicios)
122

Memoria Anual 2014
* Datos correspondientes a los meses de abril a diciembre de 2014.

Gestin Administrativa
Consiste en planificar, organizar, ejecutar acciones para el logro de los
objetivos de la DANyJ, as como del AGN, manifestados mediante el uso
adecuado de los recursos humanos, recursos financieros y de
infraestructura.
Meta: 1,200 informes
Duracin: 12 meses, Enero Diciembre
Monto: S/. 25,360.43 (personal, bienes y/o servicios)
Respecto de dicha actividad la meta ha sido alcanzada pues se emitieron
1,600 informes durante el ao 2014.
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Memoria Anual Direccion Nacional - 2014

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