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DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIN
CARRERA DE PSICOLOGA ORGANIZACIONAL
TTULO:
Estudio de la Comunicacin Organizacional y su inferencia en el clima laboral:
Diseo de un manual de servicio de consultora sobre Comunicacin Organizacional
para Empresas Financieras
AUTORA:
Murillo Ortiz Rebeca Noem
TUTOR:
Pesantes Burgos, Virgilio
Guayaquil, Ecuador
2014
UNIVERSIDAD CATLICA
DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIN
CARRERA DE PSICOLOGA ORGANIZACIONAL
CERTIFICACIN
Certificamos que el presente trabajo fue realizado en su totalidad por Rebeca Noem
Murillo Ortiz y Jacqueline Priscilla Viteri Ibarra, como requerimiento parcial para la
obtencin del Ttulo de Psiclogo Organizacional.
TUTOR (A)
_______________________
Virgilio, Pesantes Burgos
REVISOR(ES)
_____________________
(Nombres, apellidos)
___________________
(Nombres, apellidos)
DIRECTOR DE LA CARRERA
______________________
(Nombres, apellidos)
UNIVERSIDAD CATLICA
DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIN
CARRERA DE PSICOLOGA ORGANIZACIONAL
DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD
Yo, Rebeca Noem Murillo Ortiz
DECLARAMOS QUE:
El Trabajo de Titulacin Estudio de la Comunicacin Organizacional y su inferencia en el
clima laboral: Diseo de un manual de servicio de consultora sobre Comunicacin
Organizacional para Empresas Financieras, previo a la obtencin del Ttulo de Psicloga
Organizacional, ha sido desarrollado en base a una investigacin exhaustiva, respetando
derechos intelectuales de terceros conforme las citas que constan al pie de las pginas
correspondientes, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografa. Consecuentemente este
trabajo es de nuestra total autora.
En virtud de esta declaracin, me responsabilizo del contenido, veracidad y alcance
cientfico del Trabajo de Titulacin referido.
Guayaquil, a los 15 das del mes de Octubre del ao 2014
LA AUTORA
_______________________
Rebeca Noem Murillo Ortiz
UNIVERSIDAD CATLICA
DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIN
CARRERA DE PSICOLOGA ORGANIZACIONAL
DECLARACIN DE RESPONSABILIDAD
AUTORIZACIN
Yo, Rebeca Noem Murillo Ortiz
Autorizo a la Universidad Catlica de Santiago de Guayaquil, la publicacin en la
biblioteca de la institucin del Trabajo de Titulacin: Estudio de la Comunicacin
Organizacional y su inferencia en el clima laboral: Diseo de un manual de servicio de
consultora sobre Comunicacin Organizacional para Empresas Financieras, cuyo
contenido, ideas y criterios son de mi exclusiva responsabilidad y total autora.
Guayaquil, a los 15 das del mes de Octubre del ao 2014
LA AUTORA
_______________________
Rebeca Noem Murillo Ortiz
AGRADECIMIENTO
Principalmente a Dios por habernos permitidos llegar hasta este punto final de nuestra
carrera.
A nuestros padres quienes con su ejemplo y dedicacin nos motivan continuamente a
buscar la superacin personal y profesional.
A nuestra facultad, profesores, tutores y personal administrativo.
DEDICATORIA.
Dedico este trabajo a mi familia, por su amor incondicional, inters y preocupacin por mi
superacin, desarrollo y bienestar.
A Patricio, por su apoyo continuo, comprensin y cario
Rebeca Noem Murillo Ortiz.
TRIBUNAL DE SUSTENTACIN
_____________________________
(Nombres, apellidos)
PROFESOR GUA TUTOR
_____________________________
(NOMBRES Y APELLIDOS)
PROFESOR DELEGADO
UNIVERSIDAD CATLICA
DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE FILOSOFA, LETRAS Y CIENCIAS DE LA EDUCACIN
CARRERA DE PSICOLOGA ORGANIZACIONAL
CALIFICACIN
_____________________________
(NOMBRES Y APELLIDOS)
PROFESOR GUA TUTOR
NDICE GENERAL
INDICE GENERAL9
RESUMEN (ABSTRACT)..12
Palabras Claves..13
INTRODUCCION.14
CAPITULO I: MARCO TEORICO.....18
1. Comunicacin Organizacional ..............18
1.1.Comunicacin Interna...19
1.2. Comunicacin Externa.21
1.3. Importancia de la Comunicacin Organizacional22
2. Clima Organizacional..23
3. La Consultora..27
3.1. La Consultora en las organizaciones y su Beneficio...29
CAPITULO II METODOLOGIA..33
4. Diseo de Investigacin....33
4.1. Modalidad de Investigacin...33
4.2. Tipo de Investigacin..34
4.3.Poblacin y Muestra....35
4.4Procedimiento de Investigacin..37
4.5. Recoleccin, procesamiento y Anlisis de Datos............39
CAPITULO III: PROPUESTAS..66
Manual de desarrollo de Servicios de consultora en comunicacin
Organizacional..66
CAPITULO IV CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES..83
5. CONCLUSIONES83
6. RECOMENDACIONES..84
BIBLIOGRAFA....85
ANEXOS...88
NDICE DE TABLAS
1. Forma de Comunicacin Interna20
2. Clasificacin de Bancos Segn Tamao.35
3. Tabla #3 Encuesta...40
4. Tabla #4 Encuesta41
5. Tabla #5 Encuesta42
6. Tabla #6 Encuesta....43
7. Tabla #7 Encuesta....44
8. Tabla #8 Encuesta.45
9. Tabla #9 Encuesta.46
10. Tabla #10 Encuesta..48
11. Tabla #11 Encuesta..49
12. Tabla #12 Encuesta..50
13. Tabla #13 Propuesta51
14. Tabla #14 Propuesta53
15. Tabla #15 Propuesta54
16. Tabla #16 Propuesta...55
17. Tabla #17 Propuesta57
18. Tabla #18 Propuesta58
19. Tabla #19 Propuesta59
20. Tabla #20 Propuesta61
21. Tabla #21 Propuesta..........63
22. Tabla #22 Propuesta64
23. Tabla #23 Propuesta...65
NDICE DE GRFICOS
1. Conocimiento de informacin general de la compaa....40
2. Efectividad de los procesos de CO..41
3. Canales de Comunicacin en la Organizacin..42
4. Tipos de Mensaje Transmitido..44
5. Caractersticas de Emisin del Mensaje (Tiempos)..46
6. Caracteristicas de Emisin Mensaje (Claridad y Precisin)47
7. Consecuencias por problemas de comunicacin.48
8. Feedback en la Organizacin49
9. Estado de los procesos de CO en la estructura50
10. Impacto generado por malos procesos de CO.52
11. Actividad de Comunicacin Organizacional..53
En el Banco
12. Contratacin de Servicios de Comunicacin.54
Para el rea de Recursos Humanos en el Banco
13. Proyectos desarrollados con servicios de consultora.56
En Bancos
14. Inters sobre el servicio de Comunicacin.57
Organizacional
15. Potenciales Servicios de Consultora..60
16. Categora de Preferencias en Servicios de...62
Consultora
17. Adquisicin de Servicios de Consultora.65
RESUMEN (ABSTRACT)
Este trabajo de investigacin surge con la intencin de identificar si una Comunicacin
Organizacional poco efectiva puede tener un impacto negativo en el Clima Organizacional.
Para corroborar la existencia de este efecto, se defini realizar una investigacin en
instituciones del sector financiero, debido a que las entidades, por el giro de negocio que
desarrollan, y el volumen de talento humano que integran sus organizaciones para
garantizar la correcta operatividad del negocio, requieren mantener altos estndares en el
manejo de la comunicacin interna y la motivacin de su personal.
Para el desarrollo de este trabaj se aplic encuestas que permitan evidenciar si existe
una relacin entre la Comunicacin Organizacional y el Clima laboral dentro de estas
instituciones, y si este vnculo es algo que genera una problemtica para la organizacin.
Tambin se busc identificar el inters de las instituciones en incorporar a la consultora
como una herramienta para alcanzar un estado ptimo de resultados en el desarrollo de
estos subsistemas.
Palabras Claves:
INTRODUCCION
El problema
En la actualidad las empresas han modificado su concepcin sobre la importancia
del talento humano como el mayor aporte para alcanzar sus objetivos institucionales. Las
nuevas prcticas desarrolladas por las reas de Recursos Humanos estn orientadas a
establecer una comunicacin organizacional adecuada, sin embargo no siempre se
cuentan con reas capacitadas para desarrollar acciones que permitan tener un
subsistema de comunicacin organizacional eficiente.
Los conocimientos adquiridos a lo largo de nuestros estudios en la Universidad
Catlica de Santiago de Guayaquil, nos permiten tener herramientas para analizar el
estado actual del subsistema de Comunicacin Organizacional y la influencia que genera
en el Clima Laboral de las empresas con el objetivo de ofrecer un servicio de consultora
que permita atender a esta necesidad.
Planteamiento del Problema
De acuerdo a la teora de
organizacional es un subsistema que busca mantener un vnculo directo entre los objetivos
de las empresas y las expectativas de los integrantes de la organizacin en virtud de su
desarrollo profesional y personal.
Es en este punto en donde la comunicacin tiene un papel preponderante ya que
se requiere del compromiso de cada uno de los integrantes y lderes de la organizacin
para mantener un lineamiento en polticas, procesos, y procedimientos, con el objetivo de
mantener la orientacin hacia las metas de la empresa procurando establecer una sinergia
con los planes individuales de cada miembro de la organizacin.
Segn (Ecos, 2012) existe la preocupacin de las instituciones en desarrollar
ambientes laborales propicios para generar resultados eficientes y de alto impacto por
parte de los colaboradores, por lo que existe el reto de crear espacios cmodos, tranquilos
Justificacin
En consecuencia a lo antes mencionado, este problema afecta directamente en la
consecucin de los propsitos de la empresa, por lo tanto es pertinente para el efecto de
esta tesis proponer un servicio de consultora que mejore la comunicacin organizacional
minimizando los niveles de inconformidades.
Existen algunos organismos que certifican los procesos organizacionales de las
empresas, sin embargo el acceso a estos servicios resultan largos y costosos a los cuales
solo pueden acceder grandes empresas, quedando de lado una gran cantidad de
medianas y pequeas organizaciones que pueden convertirse en un espacio idneo para
el desarrollo de este servicio.
Entre las empresas que podran ofrecer servicios similares, tenemos a la compaa
Taktikee que es una empresa que se dedica al desarrollo de servicios de comunicacin
institucional y relaciones pblicas. Por otra parte se encuentra la compaa DBM, que es
una empresa cuyos servicios de comunicacin se orientan a procesos de desvinculacin
o terminaciones exitosas de relaciones laborales, tambin se desarrolla este tipo de
servicios en la consultora Grant Thornton en donde apalancados en alianzas estratgicas
con empresas de Recursos Humanos se oferta este servicio y finalmente la consultora
Andeanecuador quien
Objeto de Estudio.
Para este estudio nos hemos enfocado en compaas del sector financiero debido a
las caractersticas que este giro de negocio requiere para el correcto desarrollo de su
operacin que involucra el trabajo dinmico y flexible a diversos cambios generados por el
entorno, en donde es importante mantener una comunicacin eficiente de forma continua.
De la misma forma por la magnitud que refleja el trabajo de estas instituciones es
necesario contar con un amplio grupo humano que sea el apoyo en la consecucin de
objetivos de la institucin, grupo que evidencia la necesidad de estar altamente motivado y
a gusto en gusto en su espacio de labores para generar buenos resultados.
Por lo antes mencionado, se identific a 26 empresas registradas en la
Superintendencia de Bancos y Seguros, de las cuales se ha tomado como muestra de 13
categorizadas de la siguiente manera:
Objetivo General
Establecer el estado de la Comunicacin Organizacional de varias empresas del
sector financiero e identificar la influencia que esta genera en el Clima Laboral para
proponer un Servicio de Consultora enfocado en mejorar los procesos de Comunicacin.
Objetivos Especficos
Hiptesis
Mejorar la Comunicacin Organizacional en empresas del sector financiero, generar un
impacto positivo en el Clima Laboral en consecuencia un mejor desempeo institucional.
Metodologa:
La investigacin est diseada de manera cualitativa porque estamos buscando definir las
causas que generar una insatisfaccin laboral que estn directamente relacionadas con la
Comunicacin Organizacional. La aplicacin de los instrumentos de medicin
en las
instalaciones de las empresas definidas como muestra define a este proceso como una
investigacin de campo; y el tipo de indagacin es exploratoria porque busca determinar la
naturaleza exacta del problema.
CAPITULO I
MARCO TEORICO
1.- Comunicacin Organizacional
Segn (Bilella, 2011), la comunicacin organizacional siempre ha existido, debido a
que es la esencia de cualquier organizacin; adems, con esto se puede cumplir
satisfactoriamente las metas planteadas. La comunicacin organizacional comienza su
desarrollo a fines de los aos setenta en Estados Unidos y Europa, con ella surgi el uso
de organigramas ligado siempre al rea de Recursos o Talento Humano.
Varios autores han establecido una relacin entre la comunicacin organizacional y
el rea del intercambio de informacin, es as como (Readding y Sanborn, 1964) postulan
que la comunicacin organizacional es el hecho de enviar y recibir informacin dentro del
marco de una compleja organizacin, por su parte (Kartz y Kahn, 1966) indican que es el
intercambio de informacin y la trasmisin de mensajes con sentido.
Por otro lado tambin se vincula de forma directa a la comunicacin organizacional
con la cultura de las empresas, de esta manera (Putnam, 1987) menciona que existe un
vnculo entre la comunicacin
valores de los pblicos relacionados con la organizacin, lo que segn (Trelles, 2011)
nos conduce al estudio de la influencias, de la comunicacin en la cultura y en el clima
organizacional tanto desde el punto de vista interno como en su interrelacin con el
entorno.
Tambin se estudia la definicin de la comunicacin organizacional tomando el
punto de vista de la direccin empresarial en donde (Noguero, 2000), quien habla sobre
esta como el vector de competitividad de empresas e instituciones, en algunos casos con
nfasis en la planificacin al estilo de la mercadotecnia
En base a las definiciones citadas anteriormente, llegamos a la conclusin que la
comunicacin organizacional busca establecer procesos y definir canales de comunicacin
efectivos que permitan transmitir de forma clara y precisa mensajes determinados por la
organizacin, para la difusin de forma exacta y directa de informacin que la empresa
busca compartir tanto interna como externamente,
Comunicacin Interna
Comunicacin Externa
1.1.- Comunicacin Interna.La comunicacin interna es una herramienta que permite recopilar informacin
pertinente de la organizacin para los integrantes de la misma, con el objetivo de que al
compartirla pueda ser de utilidad en diversos procesos relacionados con el desarrollo de
sus actividades, mejora de habilidades y competencias, orientacin de conductas o
solucin de conflictos que permitan coordinar esfuerzos para alcanzar metas comunes.
Este tema ha sido sujeto de estudio de varios profesionales que han generado
aportes a la comunicacin interna,
Horizontal
Ascendente
Formal
Informal
1.2.- Comunicacin Externa.La comunicacin externa es un proceso mediante el cual las organizaciones
pretenden dar a conocer al pblico exterior informacin de la organizacin con el objetivo
de establecer oportunidades de adaptacin desarrollo y consolidacin de una empresa en
una mercada cada da ms competitivo y demandante por las necesidades de sus
potenciales clientes. Esta accin permite considerar a las organizaciones como un sistema
abierto en donde de acuerdo a lo expresado por (Lucas, 1997) citado por, (Cuenca, 2012,
pg. 230) toma varios inputs y como respuesta genera outputs en base a la informacin
incorporada del medio.
Por su parte (Creps, 1990) citado por (Cuenca, 2012, pg. 231) indica que la
comunicacin externa se caracteriza por el envi de informacin a los representantes del
entorno para crear y mantener una identidad y prestigio; y la atencin al pblico externo
para lograr su cooperacin y aumentar as la efectividad de la organizacin.
Como principales beneficios generados por un manejo de la comunicacin externa
en las organizaciones se explica los siguientes puntos citados por (Salas, 2009):
Transmitir prestigio
sobre
condiciones
de
trabajo:
Est
relacionado
con
las
podemos
con el estudio del clima organizacional, y que estos tienen una estrecha
relacin con la percepcin que el colaborador tiene de la organizacin y de
su entorno. Situacin que est relacionada con la comunicacin que la
organizacin transmita a travs de sus diversos canales al trabajador sobre
la empresa.
Tambin se puede obtener como conclusin que la falta de una
correcta aplicacin de acciones que permitan manejar un adecuado clima
tendr un papel preponderante en la productividad que los colaboradores
generan para las organizaciones.
3.- La Consultora:
Hablar de consultora es adentrarse en un mundo de mltiples oportunidades de
desarrollo de servicios basados en los conocimientos tcnicos y experiencias que
profesionales pueden brindar a diversas instituciones de los ms variados sectores de
gestin, con el objetivo de generar un punto de vista externo que permita otorgar una
direccin, estructura u orden en los procesos y procedimientos de estas instituciones con
el objetivo de poder ser parte del desarrollo de estas instituciones y lograr ser un socio
estratgico en decisiones importantes dentro del mejoramiento continuo que las
organizaciones hoy en da deben enfrentar debido a la competitividad y el dinamismo que
el mercado en la actualidad demandan.
Realizando una investigacin sobre el origen de los servicios de consultora, se ha
podido identificar de manera general que la misma proviene de la bsqueda de generar
procesos que aporten a la eficiencia en compaa industriales durante el perodo de la
Revolucin Industrial y toma una mayor fuerza y estructura cmo negocio basado en los
conocimientos y experiencias tcnicas y cientficas durante los aos 50 especficamente
en Estados Unidos y Europa Occidental.
A partir de esto varios expertos buscaron realizar estudios referentes a este tema
generando varios conceptos sobre el mismo que citamos a continuacin:
De acuerdo a lo expresado por (Milan, 2008, pg. 4), "La consultora de empresas
puede enfocarse como un servicio profesional o como un mtodo de prestar
asesoramiento y ayuda prcticos. Es indudable que se ha transformado en un
sector
especfico
de
actividad
profesional
debe
tratarse
como
tal.
CAPTULO II
METODOLOGA
El marco metodolgico contempla el tipo de investigacin que se va a realizar
acorde al propsito del proyecto, tambin incluye la determinacin de la poblacin y
muestra a quienes va dirigido el estudio y; del mismo modo, el uso de instrumentos
adecuados para realizar la recopilacin de datos.
4. Diseo de la investigacin
Para el desarrollo de este proyecto de investigacin se implementar el mtodo
cualitativo, segn (Bernal, 2010) y citando a Bonilla y Rodrguez, el mtodo cualitativo se
orienta a profundizar casos especficos y no a generalizar. Su preocupacin no es
primordialmente medir sino cualificar y describir el fenmeno social a partir de rasgos
determinados, segn sean percibidos por los elementos mismos que estn dentro de la
situacin de estudio (Bonilla y Rodrguez citado por Bernal, 2010).
La implementacin de este mtodo aplicado al trabajo de investigacin es con la
intencionalidad de identificar caractersticas y expectativas de potenciales clientes sobre
los servicios que se busca ofertar al mercado con la creacin de un servicio de
comunicacin organizacional.
n0
S 2 t
e2
n0
N
1
n0
)
N
986
Desviacin
Desviacin estndar de la
poblacin.
0,5
Tamao parcial.
Tamao de la muestra.
Porcentaje de la muestra
sobre el total de la
poblacin.
5%
95%
1,96
384,16
276, 453
1%
La conozco claramente
No tengo una
informacin clara al
respecto
No la conozco
83
119
74
Grfico No. 1
Conocimiento de informacin general de la compaa
27%
30%
La conozco claramente
No tengo una informacin
clara al respecto
No la conozco
43%
Anlisis:
De acuerdo a los resultados obtenidos en cuanto al conocimiento que los
integrantes de la organizacin muestran sobre datos referentes a informacin general de
la organizacin podemos evidenciar que existe un 70% de personas que evidencian un
conocimiento parcial o total desconocimiento sobre informacin que es de gran
importancia para los colaboradores, resultados que pueden ser producto de un
inadecuado manejo de la informacin, lo que hace que estos datos no estn los
suficientemente interiorizados o comprendidos por los miembros de la empresa.
El conocimiento de esta informacin puede ser de gran ayuda para establecer un
vnculo estrecho entre los trabajadores y el cumplimiento de los objetivos de la empresa
gracias al aporte generado por cada uno de los integrantes de la empresa.
Efectiva
61
No Efectivos
124
91
Grfico No. 2
Efectividad de los procesos de Comunicacin Organizacional
22%
33%
Efectiva
Parcialmente Efectivos
No Efectivos
45%
Anlisis:
Con los resultados de esta pregunta se puede identificar que existe la necesidad de
establecer una revisin de los procesos que se manejan para establecer una
comunicacin dentro de la organizacin con el objetivo de evidenciar oportunidades de
No identifican los
canales de manera
correcta
Respuestas
218
58
(Respuestas en blanco a la
pregunta o incompleta)
Grfico No. 3
Canales de Comunicacin Implementados en la Organizacin
21%
Identifican los canales de
manera correcta
No identifican los canales
de manera correcta
79%
Anlisis:
En esta pregunta se puede evidenciar que existe un 79% de colaboradores que
identifican de forma clara los canales de comunicacin que la empresa ha definido para
establecer un vnculo de intercambio de informacin, por lo que se puede concluir que los
colaboradores estn confidentes de la existencia de medios por los cuales pueden llegar
informacin de la organizacin hacia ellos. Es importante realizar el anlisis de si la
informacin que se pretende transmitir a travs de estas vas estn siendo lo
suficientemente claros para los receptores del mensaje o si existe la necesidad
implementar nuevas rutas para la transmisin de informacin.
Adems es importante sealar que las personas encuestadas un 56% de los
colaboradores incluyeron dentro de los canales de comunicacin de la compaa la
categora de conversaciones informales, que es un medio no contemplado de manera
formal por la organizacin como va de comunicacin, lo que indica que es una prctica
recurrente dentro de los miembros de la organizacin.
4.- De las siguientes categoras favor ponderar la frecuencia con la que se utiliza un
medio de comunicacin interna formal para dar a conocer esta informacin e
indique cual de ellos se emplea.
Utilice los siguientes parmetros de medida para proporcionarnos su respuesta:
Tabla No. 6
Siempre
Responsabilidades y Tareas a su cargo
70%
90%
35%
Nunca
Grfico No. 4
Tipo de mensaje transmitido
Responsabilidades y Tareas a su
cargo
Polticas, Procedimientos y
Normativa de la Organizacin
90%
70%
35%
Siempre
Eventualmente
Nunca
Tabla No. 7
Medios de Comunicacin Interna ms recurrentes implementados para transmitir
informacin al personal
Memos
Correos Electrnicos
Intranet
Carteleras
Conversaciones Informales
Anlisis:
En esta respuesta podemos evidenciar que la informacin que de mayor recurrencia
se transmite de manera formal en la organizacin est orientada a proporcionar
informacin correspondiente a procesos internos de la organizacin (90%) y en base a los
resultados de la pregunta nmero 1 podemos concluir que es necesario realizar una
redefinicin de procesos o medios para compartir informacin por parte de la organizacin
ya que la misma no est siendo incorporada de forma correcta por parte de los
colaboradores.
Por otro parte se concluye tambin que existe un proceso de comunicacin para
transmitir informacin referente a temas de trabajo y responsabilidades de cada uno de los
256
14
Grfico No. 5
Caractersticas de la emisin de mensaje relacionado al tiempo
2%
5%
En tiempo
93%
Anlisis:
De acuerdo a los resultados obtenidos en la encuesta se puede evidenciar que la
organizacin se preocupa por proporcionar informacin en tiempos para el desarrollo de
las tareas por parte de los colaboradores, esto se sustenta con el 93% de respuestas
positivas, lo que evidencia el inters por parte de la organizacin en desarrollar procesos
de comunicacin efectivos.
6.- Las instrucciones impartidas por su superior son claras y precisas para el
desarrollo de sus actividades?
Tabla No. 9
Siempre
108
Eventualmente
Nunca
155
13
Grfico No. 6
Caractersticas de la emisin de mensaje relacionado a claridad y precisin
5%
39%
Siempre
Eventualmente
Nunca
56%
Anlisis:
De acuerdo al anlisis de la informacin obtenida en esta pregunta un 56% de
personas encuestada evidencia que existe una trasmisin de informacin por parte de su
superior no tan claro y preciso al momento de dar a conocer mensajes a los
colaboradores. Otro 39% opina que la informacin compartida es pertinente para el
desarrollo adecuado de actividades y un 5% comenta que la informacin nunca es clara.
Lo que indica que es necesario desarrollar actividades que permita mejorar la
accin de comunicacin entre los integrantes de la empresa, podra ser importante
generar un seguimiento con cada uno de los lderes de las reas para evidenciar
fortalezas y oportunidades de mejora en sus habilidades de comunicacin como proceso
adicional a la revisin de procesos y medios ya antes mencionado.
152
168
168
168
Grfico No. 7
Consecuencias generadas por problemas en la comunicacin de mensajes
168
168
168
152
Retraso en entrega
de informacin
Mala calidad de
trabajo
8.- En su rea de trabajo se generan espacios entre su lder y usted para otorgar
Feedback de su desempeo en el rea
Tabla No. 11
Siempre
15
Eventualmente
Nunca
200
61
Grfico No. 8
Empleo de procesos de Feedback en la organizacin
5%
22%
Siempre
Eventualmente
Nunca
73%
Anlisis.De acuerdo a los resultados obtenidos en esta pregunta 73% de los encuestados
define que se maneja procesos de retroalimentacin entre lderes y colaboradores de
forma eventual, un 22% comenta que no ha recibido algn proceso de retroalimentacin
sobre su desempeo y un 5% indica que es una prctica continua. Lo que evidencia que
existe una tendencia a otorgar feedback en la organizacin, sin embargo no es una
gestin realizada a nivel general ni de forma continua por los lderes. Este proceso es
importante ya que permite mantener a los colaborados una conciencia clara del nivel de
gestin con el que desarrolla sus actividades, las fortalezas que caracterizan su gestin y
Buena
Regular
Mala
50
130
75
21
158
98
10
95
125
30
17
40
193
6
13
43
Grfico No. 9
Estado actual de los procesos de comunicacin entre los niveles estructurales de la
organizacin
Muy Buena
Buena
Regular
69,92
57,24
46,1
La comunicacin
con sus superiores
45,28
La comunicacin
con su equipo de
trabajo
La comunicacin
con otras reas
La comunicacin
con lderes de la
empresa
Anlisis.Como anlisis de esta pregunta identificamos que la comunicacin entre los colaboradores
y sus lderes es calificada como buena de acuerda a la opinin de los encuestados
correspondiente a un 46,10%, por otra parte, se evidencia la existencia de un buen
relacionamiento de los colaboradores entre los miembros de su equipo de trabajo definido
por el 57,24%.
La comunicacin entre reas se define como buena considerando un 45,28% de
colaboradores que de personas que consideran que la comunicacin departamental es en
trminos generales buena y finalmente un 69,92% de colaboradores definen que la
comunicacin entre los colaboradores y los lderes de la empresa son de carcter regular.
Por lo que sera interesante el poder establecer acciones que permitan mejorar los niveles
de comunicacin principalmente entre los lderes de rea como los de la organizacin,
esta situacin puede resultar ventajosa para la organizacin ya que este vnculo directo
con los lderes puede permitir un mejor control de las actividades del personal a su cargo y
de esta manera la obtencin de mejores resultados tanto para cada una de las reas como
los resultados organizacionales.
10.- Si sus respuestas fueron regular y mala considera que este tipo de situaciones
afectan de forma negativa en:
Tabla No. 13
La productividad de los colaboradores de la
empresa
138
32
Ambiente laboral
Percepcin de la compaa
76
30
Grfico No. 10
Impacto generado por malos procesos de comunicacin organizacional
La productividad de los
colaboradores de la
empresa
11%
Consecucin de los
objetivos de la empresa
27%
50%
Ambiente laboral
Percepcin de la
compaa
12%
A partir de los resultados obtenidos podemos identificar que el 50% de las personas
encuestadas consideran que inconvenientes en los proceso de la comunicacin en los
diversos campos de relacionamiento en la organizacin generan inconvenientes a nivel de
la productividad en los trabajadores, por otra parte el 27% de los encuestados considera
que esta situacin tiene un impacto en el ambiente laboral que se genera en la
organizacin, un 12% indica que esta situacin impacta en el logro de los objetivos
organizacionales y finalmente un 11% considera que esta situacin tiene un impacto que
trasciende los lmites de la organizacin generando un impacto en la percepcin que el
exterior tiene de la empresa, de esta manera se evidencia la importancia de generar
acciones que permitan mejorar los procesos de comunicacin interna que generar
cambios positivos dentro de la compaa.
TOTAL
SI
NO
Grafico No. 11
Actividades de Comunicacin Organizacional en la Banca
23%
SI
NO
77%
Anlisis:
En esta grafica podemos identificar que 69% de las empresas encuestadas establecen
dentro de la programacin de actividades del rea de Recursos Humanos acciones que se
orientan al subsistema de Comunicacin Organizacional,
TOTAL
SI
10
NO
Grafico No. 12
Contratacin de Servicios de Comunicacin para el rea de Recursos Humanos en
Bancos
SI
NO
23%
77%
Anlisis:
En esta grfica podemos identificar que 77% de las compaas encuestadas han
contratado los servicios de consultora para desarrollar proyectos orientados a Recursos
Humanos, los que indica que estas instituciones buscan incorporar en esta rea acciones
estratgicas para el rea de la mano de consultores profesionales en este tema.
TOTAL
Planificacin Estratgica
Reingeniera de Procesos
Responsabilidad Social
Grafico No. 13
Proyectos desarrollados con servicios de consultora en Bancos
14%
36%
29%
Planificacin
Estratgica
Reingeniera de
Procesos
Responsabilidad Social
Plan Comunicacin
Externa
21%
Anlisis:
En esta grafica podemos identificar que de las 10 empresas que han manejado proyectos
con compaas consultoras el 36% de los servicios se han orientado al desarrollo del
alineamiento de la planificacin estratgica de la compaa en donde se ha generado
informacin para establecer y alcanzar planes, propsitos y objetivos en las
organizaciones y el alcance de esta actividad generaba un plan de socializacin de los
resultados en la organizacin.
Otro 29% ha manejado procesos de asesora en temas de Responsabilidad Social, estos
procesos han tenido una mayor demanda por la postura actual de las compaas en
aportar de forma directa a travs de proyectos orientados a la comunidad para apoyar con
el desarrollo de los mismos.
El 21% de empresas han manejado proyectos de reingeniera de proceso especficos para
el rea de Recursos Humanos, en la que se hace la revisin de cada proceso con el
objetivo de identificar flujos de las actividades y establecer acciones que permitan hacer
ms eficientes los mismos.
TOTAL
SI
13
NO
Grafico No. 14
Inters sobre el servicio de Comunicacin Organizacional
Inters sobre el servicio de
Comunicacin Organizacional
SI
NO
0%
100%
TOTAL
Planeacin Estratgica
Imagen Corporativa
Relaciones Pblicas
Comunicacin Interna
Programa
de
Responsabilidad
Social
Auditoria
de
Procesos
de
Comunicacin
Organizacional
Reingeniera de Procesos
Proyectos de Comunicacin en
situaciones
de cambio o crisis
Proyectos de implementacin de
Indicadores
de Gestin en Comunicacin
Organizacional
Grafico No. 15
Potenciales Servicios de Consultora en Comunicacin Organizacional a ofertar
0%
0%0%
8%
24%
12%
16%
Relaciones Pblicas
20%
20%
Planeacin Estratgica
Imagen Corporativa
Programa de Responsabilidad Social
Anlisis:
De acuerdo a los resultados obtenidos podemos establecer una ponderacin en virtud a la
tendencia de seleccin de opciones por parte de las personas encuestadas por lo que
estableceremos el siguiente orden:
Tabla No. 20
No.
SERVICIOS
TOTAL
Proyectos de Comunicacin en
1
situaciones
24%
de cambio o crisis
Auditoria de Procesos de
2
Comunicacin
20%
Organizacional
Proyectos de implementacin de
3
Indicadores
de Gestin en Comunicacin
20%
Organizacional
4
Reingeniera de Procesos
16%
Comunicacin Interna
12%
Relaciones Pblicas
8%
Planeacin Estratgica
0%
Imagen Corporativa
0%
Programa de Responsabilidad
Social
0%
Bajo este esquema se identificar que los productos de mayor inters por parte de los
potenciales clientes son aquellos que tienen relacin con acciones estratgicas para la
compaa
9%
37%
18%
Costos de Servicio
Calidad del Servicio
Experiencia
Diversidad de Servicios
37%
Anlisis:
En esta grafica podemos identificar que los criterios con mayor ponderacin sobre las
preferencias de contratacin de servicios de consultora se concentran en temas
remunerativos y la calidad con la que se otorga los servicios sin dejar de lado la
experiencia en el manejo de este tipo de servicios.
Es importante trabajar en ofertar un servicio de calidad a costos moderados lo que
permitir ser competitivos frente a otras compaas que puedan tener una solidez en el
mercado por su posicionamiento en el mismo.
Anlisis:
En estas respuestas podemos identificar que el 75% de las opciones proporcionadas por
los posibles clientes sobre la toma de decisin entre la seleccin de un determinado
proveedor se inclina a aquella que pueda brindar un servicio de calidad y personalizado.
Anlisis:
Se puede identificar que existe un inters para los potenciales clientes poder contar con
insumos que permitan ser evidenciables los avances que se generan en la
gestin
TOTAL
SI
13
NO
Grafico No. 17
Adquisicin de servicios de Consultora en Comunicacin Organizacional
SI
NO
0%
100%
Anlisis:
En esta grafica podemos identificar que 100% de las empresas muestra un inters generar
cambios en las acciones que se realizan dentro del subsistema de Comunicacin
Organizacional en sus compaas por lo que estaran dispuestos a invertir en este
producto.
CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:
5. CONCLUSION:
Luego del desarrollo de este proyecto se llega a las siguientes conclusiones:
En las empresas del sector financiero se manejan procesos de comunicacin
organizacional dentro de sus estructuras en el rea de Recursos Humanos, sin embargo
estas acciones no estn lo suficientemente desarrolladas por lo que se evidencia la
existencia de falencias en el manejo de mensaje dentro de la institucin.
Si bien es cierto existe una definicin de los medios de comunicacin que se implementan
para dar a conocer el mensaje que la organizacin pretende transmitir, se evidenci que
es una prctica recurrente dentro de la organizacin que se utilicen medios poco formales
para dar a conocer importantes mensajes de gran impacto para el desarrollo de sus tareas
por parte de los colaboradores.
La mala comunicacin que se puede generar por la falta de expresin clara, efectiva y
dentro de los tiempos del mensaje, afecta directamente en la percepcin que los
colaboradores tienen de su organizacin, as como en la calidad del trabajo desempeado
y en la productividad de los mismos generando retrasos en la entrega de informacin y
afectando al cumplimiento de metas pactadas con cada colaborador.
En referente al anlisis realizado con los lderes de las reas de Recursos Humanos se
concluye que existe una total aceptacin por las compaas del sector bancario sobre la
creacin de un manual de servicio de consultora orientada al desarrollo de actividades de
Comunicacin Organizacional, y se evidencia el inters en contratar estos servicios para
implementarlos en sus instituciones como medios para alcanzar cambios importantes
dentro de la compaa, establecer mejorar en procesos para obtener mejoras en los
resultados de la organizacin.
6. RECOMENDACIONES:
Una vez establecidas las conclusiones a las que se ha llegado mediante el desarrollo de
este proceso investigativo
CAPITULO III
PROPUESTAS
MANUAL DE DESARROLLO DE
SERVICIO DE CONSULTORIA EN COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
De acuerdo a lo indicado por Kurb Milan en su libro La consultora de Empresas, Gua para
Estructura del Manual: El manual est estructurado definiendo cada una de las faces
que se va a desarrollar en el proceso de implementacin del servicio de comunicacin
organizacional a oferta. En cada una de estas faces se especificar los siguientes puntos:
Acciones a implementar
Responsables de la etapa
Producto
Fortalezas
Debilidades
Amenazas
Oportunidades de la institucin
Historia de la compaa
Misin
Visin
Valores Organizacionales
Objetivos
Competencias Organizacionales.
Para recabar esta informacin es necesario mantener reuniones con los lderes claves de
la institucin y responsables del rea de Recursos Humanos quienes podrn proporcionar
Para esta fase del proyecto el consultor deber hacer uso de la siguiente gua de
preguntas:
DATOS GENERALES:
Empresa:
Actividad:
No. de
Empleados:
2. Productos o
Servicios ofertados por
la empresa:
IV. METODOLOGA
1. Se han realizado procesos de comunicacin organizacional con anterioridad en
la compaa? Qu metodologa se ha implementado?
2. Qu herramientas se han utilizado hasta ahora en procesos de comunicacin
interna?
Una vez culminado el proceso de recoleccin de informacin inicial se deber
desarrollar una propuesta de servicios para la aprobacin del cliente previo al inicio
del desarrollo de proyecto que principalmente debe tener los siguientes puntos:
1. Entendimiento de la Organizacin Cliente: Se debe realizar un breve
resumen de la compaa e indicar cul es el servicio que se desea
contratar.
2. Respuesta de la Compaa Consultora: Se indica el servicio que se va
a realizar, el alcance del desarrollo del servicio y los objetivos que se
espera alcanzar.
3. Proceso de Gestin: En este punto se deben registrar las etapas del
proyecto.
4. Duracin del Proyecto: Se define el tiempo que tomar el desarrollo del
proyecto
2.- Fase de Anlisis: En esta etapa del proyecto se busca definir que se quiere alcanzar
con la implementacin de este proceso y definir la tcnica adecuada para alcanzar los
resultados esperados.
Es importante destacar que estos resultados deben estar alineados con la planeacin
estratgica de la organizacin ya que no tendra sentido establecer algn proyecto de
comunicacin organizacional sin que este genere un aporte a alcanzar los objetivos de la
organizacin.
Para el desarrollo de esta fase del proyecto es necesario que participen por parte de la
compaa consultora Lder de Proyecto y Consultor Senior a cargo del mismo y como
contraparte de la organizacin el lder del rea de Recursos Humanos o la persona
asignada por la organizacin para liderar el proyecto.
Para definir estos objetivos utilizaremos los siguientes cuestionamientos para recabar
informacin:
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
estilo
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
responsable del desarrollo del mismo para dar a conocer su papel dentro del
desarrollo del proyecto.
3.- Fase de Planificacin: En esta fase se busca establecer las acciones necesarias
para el desarrollo del programa de Comunicacin Organizacional, as como tambin la
planificacin de tiempos y recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
3.1.- Acciones.- Son los mecanismos a desarrollar que nos permiten alcanzar los
objetivos planteados con el desarrollo del proyecto, para esto es necesario definir los
medios que se implementarn para alcanzar el plan establecido.
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
CUESTIONARIO DE PREGUNTAS
MEDIOS DE COMUNICACIN
Canales
Cartas
Escritos
Memos Internos
Circulares
Carteleras
Manuales
Peridicos
Institucionales
Revistas
Reuniones
Comits
Charlas
Teleconferencias
Canales
Internet
Tecnolgicos
Intranet
Audiovisuales
Redes Sociales
Canales Orales
DIRECCIN ESTRATEGICA
COMUNICACIN INSTITUCIONAL
CORPORATIVA
MARKETING
Muestras
Telemarketing
Marketing mvil
Merchandising
Catlogos
PUBLICIDAD
RELACIONES PBLICAS
Actos Pblicos
Participacin en Ferias
INTERNET
E-mail marketing
Redes sociales
COMUNICACIN INTERNA
Manual de Induccin
Revistas corporativas
Boletines electrnicos
Intranet
Correo electrnico
Buzn de comunicaciones
Videoconferencias
la
organizacin
la
implementacin
de
proyectos
de
comunicacin
HERRAMIENTAS MEDICIN
Indicadores de Gestin
Estos indicadores estn relacionados con cada una de las actividades planteadas en el
Plan de Comunicacin.
4.- Fase de Implementacin.- En esta etapa del proceso debe existir un monitoreo
continuo por parte de los consultores en las acciones realizadas para que permitan
lograr el cumplimiento de lo planificado, garantizar que las actividades se den de
acuerdo a lo programado en el cronograma, la implementacin de recursos
asignados para el proyecto e identificacin de novedades que puedan afectar al
normal cumplimiento del proyecto.
Para esto se realizar reuniones semanales con los lderes del proyecto para
establecer un seguimiento del proceso, al trmino de cada reunin se entregar un
acta sobre los temas tratados durante la reunin y los acuerdos a los que se ha
llegado durante la misma.
5.-
Bibliografa
Alles, Martha, Direccin Estratgica de Recursos Humanos, Ediciones Granica, Buenos
Aires, 2000, 235 pginas
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Cervantes, ngel Luis, Comunicacin Total. Madrid: Esic Editorial, 2008, 400 pginas
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09 de Diciembre de 2013, de Clima Organizacional.
Jimnez, Jess, La Comunicacin Interna. 1era. Edicin, Madrid, Ediciones Daz de
Santos, 384 pginas
ANEXOS
ANEXO # 1
FORMATO DE ENCUESTA NO.1
La siguiente encuesta es con el objetivo de conocer el estado de la comunicacin
organizacional en tu institucin por lo que solicitamos tu colaboracin
respondiendo a las siguientes preguntas de acuerdo a lo que evidencias al
momento en tu empresa.
No tengo una
informacin clara al
respecto
2
No la conozco
3
Efectiva
Parcialmente Efectivos
No Efectivos
CANALES
Intranet
Correos Electrnicos
Memos
Cartas
Reuniones
Teleconferencias
Buzones de sugerencias y
quejas
Carteleras
Revistas
Boletines
4.- De las siguientes categoras favor ponderar la frecuencia con la que se utiliza un
medio de comunicacin interna formal para dar a conocer esta informacin e
indique cul de ellos se emplea.
Responsabilidades y tareas a su cargo:
Siempre
1
Eventualmente
2
Muy Pocas
Veces
3
Nunca
4
Eventualmente
2
Muy Pocas
Veces
3
Nunca
4
Eventualmente
2
Muy Pocas
Veces
3
Nunca
4
6.- Las instrucciones impartidas por su superior son claras y precisas para el
desarrollo de sus actividades?
Siempre
1
Eventualmente
2
Nunca
3
8.- En su rea de trabajo se generan espacios entre su lder y usted para otorgar
Feedback de su desempeo en el rea
Siempre
1
Eventualmente
2
Nunca
3
Muy
Buena
Buena
Regular
Mala
10.- Si sus respuestas fueron regular y mala considera que este tipo de situaciones
afectan de forma negativa en:
La productividad de los colaboradores de la
empresa
Consecucin de los objetivos de la empresa
Ambiente laboral
Percepcin de la compaa
ANEXO # 1
FORMATO DE ENCUESTA NO.2
La presente encuesta es con el objetivo de conocer su opinin en referencia a la creacin
de una manual de servicios de consultora en Comunicacin Organizacional, as como
tambin identificar sus expectativas en trminos de oferta de servicios para orientar la
seleccin de contratacin de proveedores de servicios de consultora.
Por lo que solicitamos pueda responder a las siguientes consultas:
SI
NO
NO
NO
CALIDAD DEL
SERVICIOS
EXPERIENCIA
DIVERSIDAD
DE SRVICIOS
Seleccin
Planeacin Estratgica
Imagen Corporativa
Relaciones Pblicas
Comunicacin Interna
Programa de Responsabilidad Social
Auditoria de Procesos de Comunicacin
Organizacional
Reingeniera de Procesos
Proyectos de Comunicacin en situaciones
de cambio o crisis
Proyectos
de
implementacin
de
Indicadores
de Gestin en Comunicacin Organizacional
NO